Escrever um Email Comercial para Alguém que Você não Conhece
Na vida profissional, principalmente nesta era da tecnologia em que estamos vivendo, é muito comum ter que escrever um e-mail comercial para alguém que você não conhece. Por mais constrangedor que isso possa parecer em um primeiro momento, faz parte do ofício e é algo muito comum. Na dúvida de como proceder, existem algumas regras de etiqueta que você pode seguir ao redigir um e-mail para uma pessoa desconhecida.
1. **Pesquise.** Antes de redigir um e-mail para alguém que não conhece, existem algumas coisas que você precisa fazer. Para começar, dê uma olhada no site da empresa na qual a pessoa trabalha.

Caso ainda não saiba o endereço de e-mail do indivíduo, pesquise no site corporativo. Se essa informação não estiver listada, você vai ter que arranjar outra forma de conseguir o endereço eletrônico dele. Uma alternativa é telefonar para a companhia e solicitar o endereço eletrônico da pessoa.
Quer entrar em contato para fazer um questionamento? Observe se a pergunta já não está respondida nas informações disponibilizadas no site. Muitas vezes, os dados já estão prontos e disponíveis para consulta, basta pesquisar.
Veja se está mandando a mensagem para a pessoa certa. Muita gente começa um e-mail escrevendo coisas do tipo: “Não tenho certeza se você é a pessoa certa para responder minha dúvida, mas...”. Além da falta de profissionalismo de sua parte, essa atitude chega a ser desrespeitosa, porque você está desperdiçando o tempo de alguém. Se não souber para quem enviar, aguarde um pouco até ter uma confirmação.
2. **Coloque um título descritivo.** Na linha onde você escreve o assunto, é importante inserir o motivo de você estar enviando a mensagem. Na maioria das vezes, principalmente quando a pessoa recebe centenas de e-mails por dia, as mensagens enviadas por estranhos são apagadas ou ignoradas. Uma descrição elucidativa no campo do assunto reduz as chances de o seu e-mail ser negligenciado.

Em poucas palavras, explique o teor da mensagem. Use o máximo de detalhes possíveis em quatro ou cinco palavras. “Reunião às 10:00 sobre novo sistema de computadores”, por exemplo, é melhor do que um título genérico, como “Reunião pela manhã”.

“Oi” ou “Olá” são assuntos muito vagos e costumam ser vistos como spam, além de serem facilmente descartados.
Use uma conta de e-mail profissional, já que seu endereço eletrônico vai ser visto ao lado do assunto. Prefira uma conta com seu nome verdadeiro, e não o nome de um personagem ou algo ligado a um hobby. Para as contas empresariais, o ideal é seu primeiro nome e último sobrenome (ou o mais utilizado por você).
Nunca escreva o assunto de um e-mail todo em letras maiúsculas, mesmo que seja algo urgente. As letras em caixa alta, na linguagem da internet, significam que você está gritando, e isso pode ser interpretado como uma comunicação hostil.
3. **Analise a melhor forma de se referir ao destinatário.** Essa parte pode ser complicada ao enviar a mensagem para um desconhecido, porque você não sabe como ele gosta de ser chamado. Felizmente, existem algumas regrinhas de etiqueta virtual que você deve levar em consideração nesses casos.

Se não souber o nome do destinatário, evite tratamentos como “A quem possa interessar” ou algo muito formal, tipo “Caríssimo senhor/senhora”. Por outro lado, também é prudente evitar um tom muito casual para uma mensagem profissional, como “Oi” ou “E aí?”. Na dúvida, use “Prezado senhor/senhora”.

Observe se o nome da pessoa está escrito corretamente. É fácil cometer erros trocando algumas letras, especialmente quando é um nome mais complicado.
Use “Sr.” e “Sra.” Seguido do primeiro nome do destinatário. Se o nome dele for Joaquim dos Santos, por exemplo, comece a mensagem com “Prezado Sr. Joaquim”.
A menos que você saiba a idade ou o estado civil, caso seja alguém do sexo feminino, evite usar “Srta.” na introdução. Para e-mails profissionais, é melhor usar “Sra.” Ou simplesmente “Prezada”.
Para um profissional com PhD, o mais apropriado é se referir como “Dr.” Ou “Dra.”.
4. **Identifique-se.** Ao enviar um e-mail comercial, lembre-se de que você está representando a empresa na qual atua. É imprescindível, portanto, que logo na primeira frase você se identifique e diga onde trabalha. Seu e-mail pode começar da seguinte maneira: “Prezada Sra. Carolina, meu nome é João Dantas e trabalho no departamento de marketing da Wilson Tecnologia”.
5. **Seja breve e objetivo.** Quando consegue ser sucinto e direto, você apresenta uma imagem profissional e positiva para o receptor. Essa assertividade costuma ser vista com bons olhos, o que aumenta as chances de ter seu e-mail respondido com muito mais agilidade e semelhante cortesia.

Depois de se identificar, o próximo passo é explicar o propósito do e-mail. Essa parte também deve ser assertiva e escrita em duas frases.

Use um tom positivo. Mesmo que seja uma reclamação ou uma questão mais séria, seja gentil e educado. Não use palavras de baixo calão para se referir ao destinatário, tampouco para falar mal de chefes, funcionários ou de outras empresas.
Não se esqueça, ao se identificar no e-mail, de colocar seu nome e a posição que ocupa. Caso esteja enviando a mensagem em nome de toda a equipe ou departamento, inclua essa informação.
6. **Seja claro.** Um e-mail profissional precisa ser fácil de entender, daí a necessidade de usar palavras claras e que não deem margem para uma dupla interpretação.

Use a voz ativa. Em vez de dizer, por exemplo, “Um documento foi enviado pelo meu chefe, Jaime Pereira”, diga “Meu chefe, Jaime Pereira, enviou um documento”.

Evite jargões e termos técnicos, ainda que sejam comumente utilizados na sua empresa. Como você está se comunicando com alguém que não faz parte do seu convívio profissional, prefira frases e termos mais comuns.

Use frases curtas. Elimine as conjunções, sempre que possível, e evite frases muito longas. Em vez de “Nós não recebemos retorno em relação ao documento e gostaríamos de acompanhar a situação para saber se vocês entenderam a informação que foi passada”, prefira “Não recebemos retorno em relação ao documento enviado. Vocês precisam de alguma informação que não tenha ficado clara?”.

Escrever português corretamente, fazendo bom uso da gramática, ortografia e pontuação, é fundamental. Antes de enviar a mensagem, revise seu texto.
7. **Saiba o que evitar.** Algumas regras de etiqueta determinam o que pode e o que não pode ser transmitido via e-mail. Veja algumas dicas:

Não há problema algum em anexar um arquivo, contanto que tenha sido previamente combinado com a pessoa ou que faça parte da apresentação inicial.

Evite anexar arquivos muito pesados. Se esse documento for essencial, mande outro e-mail antes avisando sobre o que vai ser enviado a seguir.

Não use uma assinatura com muitas informações. Sua assinatura deve conter nome, cargo e departamento, endereço de e-mail, endereço físico e número de telefone.

Não adicione imagem de plano de fundo. Além de deixar a mensagem mais pesada, o e-mail passa uma impressão menos profissional.
8. **Passe instruções de resposta.** No final do contato, educadamente ofereça instruções de como o destinatário pode responder.

Determine um horário específico. “Agradeço se o senhor puder me retornar até o final do dia amanhã” é um exemplo de solicitação a ser feita.
Inclua suas informações de contato, se necessário. Diga simplesmente “Fique à vontade para responder a este e-mail” ou peça um retorno por telefone e inclua seu número.
Explique o que deseja. Não diga simplesmente “Aguardo retorno”, prefira algo mais específico, como “Aguardo seu retorno para que possamos definir a data de transição para o novo sistema”.
9. **Escolha uma despedida adequada.** Antes da sua assinatura, é importante finalizar o e-mail de forma educada e apropriada.

Evite cumprimentos informais, como “Abraços” ou “Beijos”. Seguindo a mesma linha de pensamento, não inclua emoticons.

Em um e-mail corporativo, é melhor finalizar com “Atenciosamente” ou “Cordialmente”, que são despedidas simpáticas e que não comprometem o profissionalismo. “Com os melhores cumprimentos” segue o mesmo tom.

“Grato" e “Agradeço a atenção” também são apropriados, mas devem ser evitados caso você não esteja solicitando uma tarefa específica no e-mail.
10. **Faça um acompanhamento.** As pessoas do mundo corporativo são extremante ocupadas, e é possível que esqueçam seu e-mail em meio a tantos outros. Caso não obtenha resposta, envie outra mensagem, mas encaminhando a anterior.

A falta de retorno pode não ser intencional. É possível, inclusive que o e-mail tenha caído na caixa de spam da pessoa.

Seja educado ao enviar outro e-mail. Diga algo como "Imagino que esteja bastante ocupado. Só queria confirmar se o senhor recebeu o e-mail que enviei anteriormente” e mencione o assunto da mensagem original.
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