Come Ridurre le Email
Sei fai molto affidamento sull'email come metodo principale di comunicazione, potresti trovarti con centinaia di messaggi non letti nella tua casella di posta, e passarli in rassegna per trovare quelli importanti può essere piuttosto frustrante. Per evitarti di dover avere a che fare con una montagna di email ogni giorno, puoi cercare di limitare il numero di messaggi che ricevi, restringendo il campo a quelli che per te sono importanti.
1. **Insegna alla tua email a riconoscere lo spam.** Segna i messaggi come spam per fare in modo che vengano automaticamente filtrati dalla casella di posta in arrivo. Quando ricevi dello spam, seleziona il messaggio e segnalo come spam. In questo modo il mittente verrà registrato come spammer, e tutti i suoi messaggi futuri verranno automaticamente reindirizzati alla cartella di spam.

La maggior parte dei webclient di posta (come Google Mail, Yahoo! Mail, Outlook e altri) hanno già dei filtri anti-spam predefiniti che filtrano la posta in arrivo. Questi filtri sono in grado di riconoscere lo spam grazie a delle caratteristiche comuni e al numero di destinatari generalmente molto alto.
I messaggi di spam sono email che vengono inviate casualmente a un gran numero di destinatari, solitamente per marketing o per tentativi di truffa.
Poiché i messaggi di spam possono contenere dei virus, è una buona idea evitare di aprirli per segnarli come spam. Molto meglio eliminare semplicemente il messaggio piuttosto che essere infestati da un virus nel tentativo di segnalare lo spam.
2. **Prova con un altro servizio email.** I vari client di posta hanno funzioni specifiche e filtri anti-spam diversi; se quello che usi non ti convince provane un altro.

Gmail viene considerato uno dei client migliori per quanto riguardo il filtraggio dello spam, e mette a tua disposizione molti strumenti per meglio controllare la tua email.
Se il tuo indirizzo di email ti obbliga a utilizzare un client specifico ma vuoi provarne uno nuovo, configura il tuo client attuale in modo che inoltri tutta la tua posta al nuovo indirizzo.
3. **Evita siti e servizi che chiedono la tua email.** Dovresti fornire la tua email soltanto ai siti di cui ti fidi e che hanno una buona reputazione. Non fornire il tuo indirizzo email a meno che sia davvero indispensabile. L'indirizzo email è una delle tue informazioni personali di contatto, come il numero di telefono. Se fai attenzione a non iscriverti a molti siti potrai ridurre il numero di email che ricevi.

Anche se un sito a cui fornisci la tua email non ti dovesse mai contattare, potrebbe vendere il tuo indirizzo a un'altra azienda in modo che ti possa mandare dello spam.
Potrebbero fare la stessa cosa aziende reali a cui fornisci il tuo indirizzo email. Fai particolare attenzione a determinati settori, come le agenzie di viaggio o le esposizioni per matrimoni. Poiché queste aziende sanno perfettamente cosa stai cercando, possono facilmente vendere il tuo indirizzo email a compagnie simili.
4. **Non condividere il tuo indirizzo email sui siti web.** A volte potrebbe capitarti di voler pubblicare il tuo indirizzo email su un sito. Magari si tratta del tuo sito personale, o della sezione dei commenti di un altro sito (come un blog o un magazine). Un altro errore molto comune è il pubblicare il tuo indirizzo email nei forum. Ci sono persone che spulciano la rete per trovare indirizzi email, per poi rivenderli a società commerciali. Prendi le dovute precauzioni per evitare che accada.

Una soluzione molto pratica è quella di modificare lo spelling dell'indirizzo email. Ad esempio "mariorossi@email.it" può diventare "mariorossi chiocciola email punto it".
Se il sito su cui vuoi pubblicare il tuo indirizzo email è il tuo personale, puoi creare un link che ti manda automaticamente un messaggio invece che esplicitare il tuo indirizzo. Si tratta in pratica di un link del tipo "mailto:".
5. **Disiscriviti dalle newsletter.** Oltre allo spam, anche le newsletter contribuiscono a creare un'alta affluenza di email. Quando crei un account su molti siti (come Amazon, eBay, ecc.) in cui è obbligatorio inserire un indirizzo email, vieni automaticamente iscritto alle loro newsletter.

Per interrompere la ricezione di una newsletter basta aprire una di queste email e scorrere fino in fondo alla pagina. Troverai un pulsante o un link che ti permetterà di disiscriverti con molta semplicità. Clicca sul link per rimuoverti dalla mailing list e non riceverai più messaggi.
Il tuo filtro anti-spam non intercetta questi messaggi perché si tratta di email provenienti da siti con buona reputazione.
6. **Modifica le impostazioni dei tuoi social network.** Gli account dei social network, come Facebook e Twitter, sono spesso configurati in modo da inviarti delle email di notifica ogni volta che ricevi un messaggio, che qualcuno ti tagga, o che qualcuno interagisce con il tuo profilo. Se non vuoi più perdere tempo con questo tipo di email puoi cambiare le impostazioni dei tuoi account in modo che non ti vengano più inviate notifiche, o che vengano inviate soltanto per questioni importanti.
Invece di fare affidamento sulle notifiche, prenditi qualche minuto di tempo tutti i giorni per controllare manualmente i tuoi account. È molto meglio che ritrovarsi sommersi dalle email.
7. **Crea più account email da utilizzare per scopi diversi.** Se frequenti spesso siti che richiedono la tua iscrizione, o se vuoi continuare a ricevere comunicazioni di massa, puoi creare un altro account email da usare solo per lo spam. Fornisci questo nuovo indirizzo a siti e aziende, e usa il tuo solito indirizzo email soltanto per uso personale o per lavoro. 
Puoi fare anche il contrario e creare un nuovo indirizzo email da usare per lavoro o per uso personale. Si tratta di una buona idea soprattutto se hai ancora un indirizzo del tipo "licantropo92@nonprofessionale.it".
8. **Crea un tuo filtro.** La maggior parte dei web client di posta elettronica ti dà la possibilità di configurare un filtro per selezionare i messaggi. I filtri funzionano nello stesso modo dei filtri anti-spam, l'unica differenza è che vengono impostati direttamente dall'utente. Puoi creare un filtro contenente indirizzi email specifici, in modo che ogni volta che ricevi un'email da un determinato mittente il messaggio viene direttamente cestinato.
Per creare dei filtri, entra nelle impostazioni del tuo account email e seleziona l'opzione "filtro". Da qui potrai inserire gli indirizzi email che vuoi filtrare, e specificare la destinazione che preferisci (il cestino, o una cartella separata nel tuo account).
9. **Filtra a seconda del mittente.** Se continui a ricevere delle email indesiderate da account personali (come ad esempio le barzellette quotidiane che ti manda un tuo collega o un tuo compagno di scuola), puoi fare in modo che non vengano recapitate nella tua casella di posta in arrivo. In questo caso probabilmente vorrai filtrare i messaggi in base all'indirizzo email del mittente, quindi imposta il filtro in modo che tutti quei messaggi vengano recapitati in una cartella a parte, o anche direttamente nel cestino.
10. **Filtra in base all'oggetto.** Se il tuo filtro anti-spam non è sufficientemente efficace e ti trovi ad avere molto spam tra la posta in arrivo, potresti creare un filtro personalizzato contenente le frasi più usate nelle email di spam. In questo caso devi configurare un filtro che selezioni i messaggi in base all'oggetto dell'email.

Parole da includere nel filtro possono essere, ad esempio, "Cialis", "Viagra", o "pene".
Assicurati di non includere frasi che non sono necessariamente tipiche dello spam. Ad esempio potresti essere stanco di ricevere email in cui ti si propone l'acquisto di qualcosa, ma inserire la parola "vendita" nel filtro non è una buona idea. Ci sono dei casi in cui potrebbe esserti utile ricevere messaggi in cui ti vengono proposte delle vendite.
11. **Filtra in base al contenuto.** Se non vuoi ricevere email riguardanti un determinato argomento puoi configurare il filtro in modo che cerchi nel corpo del messaggio frasi o parole chiave, e che dirotti le email in una cartella separata. Questa opzione è molto utile se sei stanco di ricevere email su un particolare argomento, o se sai che presto ne riceverai molte riguardanti qualcosa di specifico.
Ad esempio, facciamo l'ipotesi che tu abbia un'azienda che produce capi d'abbigliamento, e hai appena iniziato a vendere una maglietta dedicata alla serie "Squadra di unicorni guerrieri". Potresti pensare di creare un filtro che manda tutte le email riguardanti questa maglietta in una cartella specifica, in modo da poter tenere sotto controllo tutti quei messaggi senza perderne nemmeno uno.
12. **Organizza dei momenti prestabiliti per controllare le email.** È facile perdere un sacco di tempo durante la giornata per controllare le email. Si tratta di un problema molto comune soprattutto in ufficio. Per questo motivo è una buona idea cercare di ridurre il tempo che passi a leggere la posta. Datti dei limiti, e seleziona 2-3 momenti brevi in cui ti concedi di aprire la tua casella email. 

Ad esempio, controlla la tua posta alle 9, alle 13:30 e alle 17:00, per non più di 10 minuti alla volta.
Se sei a capo di un gruppo di persone puoi imporre questi limiti anche a loro, in modo da aumentare la produttività.
13. **Evita di rispondere alle email "per educazione".** Una cattiva abitudine che molte persone hanno è quella di rispondere alle email solo per essere educati. Si comportano come se si trattasse di una conversazione, ma l'unico risultato che ottengono è quello di aumentare il numero di email per tutti. Non sentirti obbligato a rispondere a un'email solo per dire "buona giornata" o "grazie".
Generalmente dovresti rispondere per confermare la ricezione di un messaggio solo se si tratta di una cosa importante per l'altra persona. Ad esempio, se qualcuno ti invia una documentazione da compilare, è meglio rispondere inviando il file compilato o con un messaggio in cui comunichi quando sarai in grado di compilare la documentazione.
14. **Cerca di comunicare usando altri canali, quando puoi.** Le email sono perfette per una comunicazione veloce ed essenziale, quando non devi scambiarti più di qualche messaggio per concludere la conversazione. Se hai bisogno di scambiare molti messaggi, incontrarsi di persona o parlare al telefono è molto più efficiente, ti farà risparmiare tempo e ridurrà il numero di email nella tua casella.
15. **Limita il numero di messaggi al giorno che puoi inviare.** Se vuoi ridurre il tempo che passi a controllare le email, e allo stesso tempo ridurre il numero di messaggi che altre persone dovranno leggere, prova a dare un limite al numero di email che puoi mandare in un giorno. In questo modo dovrai pensare più attentamente a quanto una comunicazione sia importante, e se davvero deve essere inviata.

Ad esempio, se sai che dovrai inviare una email al tuo capo, potresti essere meno tentato di inviare a tutti i tuoi amici l'invito alla recita di tua figlia.
Se vuoi inviare un messaggio unico a tutti i tuoi colleghi, ci sono modi più efficaci per farlo. Appendi un foglio sulla bacheca in corridoio, ad esempio.
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