Come Smettere di Perdere Tempo
Passi sempre molto tempo a fissare fuori dalla finestra, anche se hai qualcosa da fare? Cerchi informazioni inutili o giochi su Internet quando sai di avere compiti ben più importanti e urgenti? Probabilmente è arrivato il momento di ammettere che hai la tendenza a rimandare. Il segreto per gestire il tempo in maniera più proficua sta nel ridurre al minimo le distrazioni, concentrarsi sulle faccende più importanti da portare a termine e trovare un modo più affidabile di valutare la propria produttività.
1. **Stai alla larga da Internet.** Con Internet a portata di mano, non c'è da meravigliarsi se combatti continuamente contro la tentazione di consultare i tuoi siti preferiti. Quando sai che non puoi permetterti di perdere tempo perché devi applicarti su qualcosa, la maniera più semplice per evitare di rimandare il tuo lavoro consiste nel mettere da parte Internet.
Se la semplice forza di volontà non è sufficiente a tenerti lontano dalla rete o, peggio, se il lavoro che devi terminare comporta l'uso di Internet, potresti installare qualche tool che blocchi i siti che vuoi visitare direttamente dal browser. Ti basta attivare l'applicazione quando devi mantenere alta la concentrazione e lasciare che il programma dia man forte alla tua forza di volontà.
2. **Non aprire la casella di posta.** Un sondaggio effettuato tra i dipendenti dell'azienda Microsoft ha dimostrato che impiegano in media dieci minuti a rispondere alle loro e-mail e poi un altro quarto d'ora per tornare a concentrarsi sul loro lavoro. Se hai davvero bisogno di dedicare tutta la tua attenzione a un compito in particolare, attiva un sistema di risposta automatica alle e-mail che ricevi ed evita di controllarle finché non avrai terminato di lavorare.
Lo stesso principio di base vale per gli sms, i messaggi istantanei, le notifiche push, gli avvisi che ricevi sullo smartphone e così via. Queste distrazioni ci portano a rinviare il lavoro perché non sembrano tanto dannose quanto altre perdite di tempo, ma raramente contribuiscono alla nostra produttività. Perciò quando hai la possibilità, spegni completamente il telefono se l'ansia di separazione da questo tipo di connessione non fa altro che distrarti.
3. **Svolgi tutto il tuo lavoro su un solo dispositivo.** Passare dal computer portatile per lavorare su un foglio di calcolo, al telefono per controllare un'e-mail, al tablet per prendere parte a una video-conferenza è il modo migliore per andare incontro a un disastro. Ogni volta che ti sposti da un dispositivo all'altro, corri il rischio di farti catturare da una o due distrazioni, per poi essere costretto a ritrovare la concentrazione. Pertanto, ti conviene raccogliere il più spesso possibile tutto ciò che ti occorre su un unico dispositivo mentre ti prepari a iniziare, in modo da poter lavorare e continuare su un solo apparecchio.
4. **Elabora un programma.** La maggior parte delle persone rabbrividisce al pensiero di stare al passo con una scaletta, ma non sei costretto a farlo sempre. Quando stabilisci di portare a termine un determinato compito, trova cinque minuti per stilare un elenco, tracciare le tue priorità o scrivere gli orari per ogni attività da svolgere. Se ti dai la possibilità di raggiungere un obiettivo entro un arco di tempo gestibile, sarai anche più propenso ad attenerti a quello che devi portare a termine.
Fissando dei segmenti di tempo per ogni compito, potrai dividerli in passaggi più comodi e facili da gestire e riuscirai a farti coinvolgere più facilmente dalla tua giornata di lavoro. Puoi applicare questo metodo a qualsiasi cosa, dai compiti scolastici, al lavoro d'ufficio, alle riparazioni domestiche.
5. **Rallenta il ritmo.** Nell'ottica della gestione del tempo può sembrare un suggerimento controproducente, ma se cerchi di lavorare in fretta o di svolgere diversi piccoli compiti in una volta sola, rischi di perdere tempo. È stato dimostrato che solo il 2% delle persone riesce a dedicarsi a più cose contemporaneamente ottenendo ottimi risultati e risparmiando tempo.
Procedendo più lentamente, avrai anche la possibilità di assicurarti di terminare qualsiasi faccenda in maniera chiara e compiuta, senza il pericolo di dover tornare indietro, inserire precisazioni o correggere eventuali errori e, di conseguenza, prendere più tempo.
6. **Attieniti al compito da svolgere.** Non è un segreto che gli appartamenti di molti studenti universitari splendano durante la settimana prima degli esami di fine sessione. Spesso, infatti, ci facciamo carico di altri compiti importanti (benché non urgenti), posticipando quelli che effettivamente dobbiamo portare a termine. Dedicarsi ad attività meno rilevanti è una scappatoia per rimandare quelle da cui non si può prescindere, perdendo tempo quando vi sono scadenze o date fatidiche da rispettare. Ammetti quando l'attività in cui sei impegnato non è quella a cui dovresti dare priorità.
7. **Concediti una pausa.** Lavorando senza concederti un momento di pausa, rischi di esaurire tutte le energie e avvilirti. Se in mente stabilisci un limite di tempo, che si tratti di una tregua a fine giornata, quando hai in programma una cena, o qualcosa di completamente diverso, riuscirai a non farti fagocitare dal lavoro e a non abbassare la qualità del tuo rendimento.
Anche se hai urgenza di consegnare una tesina per il giorno dopo, pianifica qualche pausa che ti dia il tempo sufficiente di recuperare prima di rimetterti al lavoro.
8. **Crea uno schema per gestire il tempo durante il giorno.** Ora che per rimanere concentrato hai a disposizione una serie di misure, come quelle delineate nella prima parte dell'articolo, il test della ripetizione è un ottimo modo per valutare il modo in cui le applichi. Inizia a creare un foglio di calcolo o anche semplicemente uno schema su un pezzo di carta o una lavagna. Traccia una colonna in cui inserire le ore della giornata e a fianco una colonna più ampia in cui lascerai spazio alla destra di ogni ora.
9. **Interrompi quello che stai facendo all'inizio di ogni ora.** Questo test ti richiede uno o due minuti all'inizio di ogni ora per valutare come hai sfruttato l'ora precedente. Imposta una sveglia se devi fermarti un momento per compilare il modulo.
10. **Esamina come hai trascorso l'ora appena passata.** Durante la fase di valutazione prendi in considerazione ciò che hai compiuto nell'ora precedente. Non conta l'attività in sé – magari ti sarai allenato, avrai studiato per un esame oppure avrai guardato la televisione – l'importante è che tu sia onesto con te stesso su come hai impiegato quell'arco di tempo.
11. **Chiediti se ripeteresti ciò che hai fatto nell'ora precedente.** Questa è la fase dalla quale il test prende nome. Una volta tracciato un bilancio dell'ora passata, chiediti se desideri ripeterla. Questa domanda ti serve sostanzialmente per renderti conto se hai trascorso quel lasso di tempo in modo produttivo. Sarai meno propenso a ripetere quanto hai fatto se la risposta è negativa.
12. **Riassumi l'attività dell'ora precedente e scrivi la tua valutazione nella colonna di destra.** Conservando una traccia scritta sull'andamento della giornata che ti dia la possibilità di capire quante ore ripeteresti e di quante faresti a meno, avrai a disposizione un utile strumento per mantenere alta la tua motivazione. Nella casella di destra descrivi brevemente l'attività svolta entro la relativa ora insieme con una valutazione sull'eventualità di volerla ripetere.
13. **Individua su quali parti della giornata hai il controllo.** Uno degli svantaggi di questo test è che potrebbe indurti facilmente a giudicare ogni ora in base alla sua utilità. Un corso in cui l'insegnante non apporta materiale nuovo, una riunione di lavoro improduttiva e altri ritagli della giornata possono iniziare a sembrare frustranti perdite di tempo. Cerca di ricordare che non sempre puoi avere il completo controllo su ogni ora della tua giornata e che certi obblighi, come la tua presenza presso una riunione di lavoro per quanto inconcludente, possono essere comunque necessari.
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