Come Essere un buon Assistente Personale
Questo articolo descrive le competenze e gli attributi che devono essere sviluppati per essere un buon Assistente Personale (PA). Considera questo articolo come un elenco abilità che necessitano di sviluppo. Arrivare al top della professione PA richiede un certo numero di abilità e competenze: professionalità e riservatezza sono i marchi di fabbrica di un buon assistente personale, oltre che organizzazione, efficienza, e conoscenza dei computer.
1. **Sviluppare buone abilità interpersonali.** Un buon PA è imperturbabile sotto pressione. Lavorare con personalità difficili come il CEO tende a mettere sotto pressione il Personal Assistant, che deve sapere reggere lo stress.
2. **Sviluppare buone capacità di comunicazione.** È il primo punto di contatto con i clienti, quindi il PA deve essere un buon comunicatore verbale. La capacità di influenzare le persone è essenziale, come il bisogno di negoziare con gli altri per il tempo e le risorse. Buone capacità di comunicazione scritta sono necessarie perché spesso il PA deve rispondere alle comunicazioni per conto del boss, e, talvolta, scrivere relazioni e sintesi.
3. **Sviluppare buone capacità informatiche.** Un buon assistente personale aziendale dovrebbe avere le seguenti competenze IT: Microsoft Word (Avanzato), Microsoft Excel (buono), Microsoft PowerPoint (Avanzato), una buona conoscenza di un pacchetto di posta elettronica come Microsoft Outlook, Lotus Notes, o Eudora. E avere una discreta conoscenza di un software di database come Microsoft Access, e qualche conoscenza di Microsoft Project.
4. **Essere capace di navigare su Internet.** Il PA dovrebbe essere anche esperto di internet, in quanto può essere tenuto a fare ricerche o eseguire compiti che richiedono una buona conoscenza dell'ambiente internet. Una buona conoscenza di e-commerce è un plus. La comprensione di internet marketing e il comportamento del motore di ricerca permetterà al PA di aggiungere valore al suo ruolo e di fornire la migliore assistenza possibile al suo capo.
5. **Sviluppare un interesse nella Tecnologia di Ufficio.** Nella società tecnologicamente avanzata, è essenziale che il PA abbia una buona conoscenza delle nuove tecnologie. Il PA dovrebbe tenere il passo con gli ultimi gadget d'ufficio come la fotocopiatrice e il Blackberry del boss. Un buon PA raccomanderà cambiamenti nella tecnologia office per migliorarne l'efficienza. Fare le ricerche necessarie per capire come usare la nuova tecnologia sarà conveniente per l'azienda.
6. **Sviluppare le competenze necessarie per:** monitorare le e-mail del capo e rispondere a suo nome, delegare il lavoro per conto del boss; gestire il diario elettronico del boss; prendere appunti, preparare i documenti per le riunioni; prenotare e gestire gli incontri, organizzare e gestire eventi; organizzare viaggi complicati; preparare itinerari complessi, gestire un budget, partecipare a eventi/riunioni in qualità di rappresentante del boss; condurre una ricerca su internet; preparare presentazioni, scrivere la corrispondenza, report, newsletter e sommari esecutivi; aggiornare intranet e siti web; mantenere efficaci i sistemi di archiviazione per l'ufficio; scrivere documenti a macchina in modo veloce e accurato; usare attrezzature per ufficio e cancelleria, gestire progetti e supervisionare il personale.
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