Einen Sozialausschuss am Arbeitsplatz gründen
Sozialausschüsse bei der Arbeit können eine unterhaltsame Möglichkeit sein, deine Mitarbeiter kennen zu lernen und spezielle Veranstaltungen für sie zu planen. Wenn es in deinem Unternehmen noch keinen gibt, kannst du deinen Vorgesetzten oder Personalvertreter fragen, ob er einen solchen Ausschuss einrichtet. Sobald du Unterstützung erhalten hast, kannst du mit der Planung des ersten Treffens beginnen und alle Details für einen reibungslosen Ablauf ausarbeiten.
1. **Finde einen Partner, der dir hilft, die Dinge in die Wege zu leiten.** Sprich in der Mittagspause mit einigen deiner Mitarbeiter und finde heraus, ob jemand daran interessiert ist, dir bei der Gründung eines Sozialausschusses zu helfen. Es kann hilfreich sein, einen Partner zu haben, der das erste Treffen organisiert und das Interesse im Büro weckt.
Wenn sich niemand freiwillig meldet, lasse dich nicht entmutigen. Du kannst es immer noch auf eigene Faust tun und die Leute für einen Sozialausschuss begeistern.
2. **Plane eine Zeit ein, um mit dem Management zu sprechen.** Frage deinen Vorgesetzten, ob du eine kurze Besprechung arrangieren kannst, um über die Gründung eines Sozialausschusses zu sprechen. Vermeide es, einfach alle Einzelheiten in eine E-Mail zu schreiben, da dein Vorgesetzter vielleicht nicht alle Fragen beantwortet, die du hast. Wenn er dich in der Kette weiter oben an einen anderen Vorgesetzten verweist, vereinbare stattdessen eine kurze Besprechung mit dieser Person.
Zu den Fragen, die stellen solltest, gehören u. a., ob die Arbeitszeiten für Sitzungen genutzen werden können und ob das Unternehmen dem Ausschuss Mittel zur Verfügung stellt. Du solltest auch fragen, welche Arten von Veranstaltungen das Management mit dir vereinbaren kann.
3. **Kontaktiere die Personalabteilung für die endgültige Genehmigung.** Wenn ein Vorgesetzter dir grünes Licht für den Start gibt, sende eine E-Mail an deine Personalabteilung, um sie über deinen Plan zu informieren. Frage, ob es dort spezielle Formulare gibt, die du ausfüllen musst oder eine Liste mit Regeln und Vorschriften für Arbeitsplatzausschüsse.
Erkundige dich, wie du die vom Ausschuss getätigten Einkäufe bezahlen kannst, wenn dein Unternehmen dir eine Rückerstattung anbietet.
4. **Wähle eine Zeit, die weder die Arbeit noch persönliche Verpflichtungen behindert.** Wenn dein Vorgesetzter gesagt hat, dass es in Ordnung ist, die Besprechung während der Arbeitszeit abzuhalten, plane sie so ein, dass andere geplante Besprechungen nicht behindert werden. Wenn die Besprechung außerhalb der Arbeit stattfinden muss, plane sie während der Mittagspause oder direkt nach der Arbeit ein. So musst du von deinen Kollegen nicht verlangen, zu viel persönliche Zeit zu opfern.
Plane, die Sitzung auf 30 Minuten zu beschränken, unabhängig davon, wann sie stattfindet. Eine Möglichkeit, das Interesse der Menschen an deinem Ausschuss aufrechtzuerhalten, besteht darin, ihre Zeit zu respektieren.
5. **Reserviere einen Tagungsort.** Frage deinen Vorgesetzten, welchen Raum du für die Sitzung nutzen kannst. Erkundige dich, ob während der Besprechungszeit Konferenz- oder Pausenräume frei wären. Erkundige dich bei einem Büroverwalter, ob es ein Protokoll für die Reservierung von Räumen in deinem Büro gibt.
Achte darauf, dass in dem Raum für jeden ein Stuhl da ist, der an dem Treffen teilnimmt.
6. **Sende das Datum und die Uhrzeit des Treffens per E-Mail an deine Mitarbeiter.** Verfasse eine E-Mail an deine Kollegen, um ihnen mitzuteilen, dass du einen Sozialausschuss gründen möchtest. Lasse sie wissen, wofür der Ausschuss im Wesentlichen gedacht ist (z.B. Partyplanung, Happy Hours usw.). Gib das Datum, die Zeit und den Ort des ersten Treffens klar an und bitte die Leute, zu antworten, wenn sie daran interessiert sind.
Achte darauf, dass die E-Mail an alle Abteilungen geht, damit sich niemand übergangen fühlt.
7. **Hänge Flugblätter im Büro auf, wenn du kaum antworten auf die E-Mail erhältst.** Wenn nur sehr wenige Personen auf deine E-Mail antworten, tippe ein Flugblatt mit den gleichen Informationen aus der E-Mail und drucke ein paar Exemplare aus, die du im Büro aufhängen kannst. Dies dient als Erinnerung für Leute, die die E-Mail vergessen haben. Hänge sie in der Nähe des Wasserspenders, in der Küche, im Pausenraum oder am schwarzen Brett deines Unternehmens auf.

Füge auch deine E-Mail-Adresse hinzu, damit jemand in einer anderen Abteilung weiß, wie er dich erreichen kann.
Frage deinen Vorgesetzten oder die Personalabteilung, ob es in Ordnung ist, Flugblätter im Büro aufzuhängen.
8. **Wähle fünf bis acht Mitglieder für den Ausschuss aus.** Ein effektiver Ausschuss besteht aus fünf bis acht Mitgliedern. Wenn also eine Handvoll Leute antwortet, mache mit diesen Freiwilligen weiter. Wenn du mehr als acht Beitrittsgesuche erhältst, stelle einen Rotationsplan auf, damit alle teilnehmen können.

Versuche, einen vierteljährlichen Mitgliederwechsel einzurichten. Alle drei Monate routieren die Mitglieder, die keine Führungspositionen innehaben, nach außen, damit neue Mitglieder aufgenommen werden können.
Achte darauf, dass jede Rotationsgruppe aus Leuten aus einigen wenigen verschiedenen Abteilungen besteht.
9. **Erstelle eine Gliederung deiner Tagesordnung.** Mache eine Liste der Dinge, die du bei dem Treffen besprechen möchtest. Dazu gehören Dinge wie Führungspositionen, Budget, Veranstaltungsideen und Zeitpläne für zukünftige Treffen. Schreibe ein Handout der Tagesordnung und drucke Kopien aus, die du beim ersten Treffen verteilen kannst.
10. **Beginne pünktlich.** Es ist wichtig, den Leuten zu zeigen, dass man ihre Zeit schätzt. Komme nicht zu spät zu deinem eigenen Treffen und lasse andere auf dich warten. Sitze auch nicht fünfzehn Minuten lang herum und plaudere, bevor du endlich anfängst, über den Ausschuss zu reden. Danke allen für ihr Kommen und tauche dann direkt in relevante Themen ein.
11. **Verteile die Tagesordnung.** Verteile Kopien deiner Tagesordnung, damit die Leute mitmachen können. Verteile Stifte, so dass sich jeder Notizen zu der Tagesordnung machen kann, wenn er möchte.
12. **Lasse jemanden Protokoll über das Treffen führen.** Wenn das Treffe  beginnt, bitte einen Freiwilligen, ein Protokoll anzufertigen, damit du die Details an alle weitergeben kannst, die nicht teilnehmen konnten. Wenn sich niemand freiwillig meldet, musst du selbst Notizen machen.

Schließe wichtige Dinge ein, wie z.B. was abgestimmt wurde und wer bestimmten Aufgaben zugestimmt hat. Vermeide es, einfach aufzuschreiben, was alle sagen.
Schreibe zum Beispiel auf, wenn jemand beantragt, dass Ausschussmittel für eine Abschiedsfeier für einen Mitarbeiter ausgegeben werden sollen. Schreibe dann auf, wie viele Stimmen dafür und wie viele dagegen abgegeben wurden.
13. **Stimmt über Führungspositionen ab.** Dein Ausschuss sollte einen Präsidenten oder „Vorsitzenden" sowie einen Sekretär und einen Schatzmeister haben. Wenn mehr als eine Person an einer Position interessiert ist, lasse den Ausschuss darüber abstimmen oder erwäge eine Aufteilung der Aufgaben zwischen zwei Personen.
Gehe nicht davon aus, dass du der Vorsitzende sein wirst, nur weil du den Ausschuss gegründet hast. Stelle dich zur Wahl, aber sei nicht wütend, wenn jemand anderes in die Position gewählt wird.
14. **Erkläre die Ziele des Ausschusses.** Planst du nur gesellschaftliche Veranstaltungen wie Feiertagspartys und Happy Hours? Oder willst du diesen Ausschuss auch auf Veranstaltungen konzentrieren, die der Gemeinschaft etwas zurückgeben, wie Spendenläufe für wohltätige Zwecke? Mache genaue Angaben zu den Arten von Veranstaltungen, die du durchführen möchtest und erstelle online ein Dokument, auf das jeder zugreifen kann, um diese Ziele später zu überprüfen.
Sei offen für Vorschläge von anderen Ausschussmitgliedern. Du hast vielleicht andere Vorstellungen davon, was für Dinge ihr planen solltet. Bei großen ideologischen Unterschieden solltest du deinen Vorgesetzten fragen, ob es eine Richtung gibt, in die der Ausschuss am liebsten gehen soll.
15. **Diskutiere das Budget.** Sage den anderen Mitgliedern, mit wie viel Geld ihr arbeiten müsst. Wie viel gibt dir das Unternehmen vierteljährlich oder jährlich? Wenn ihr kein Geld erhalten werdet, besprecht, ob du Mitarbeiter um Spenden bitten willst oder macht ein Brainstorming, um Ideen für Spendenaktionen zu sammeln.
Um Spenden zu sammeln, kannst du den traditionellen Kuchenverkauf oder eine Autowäsche durchführen oder etwas wie die Verlosung von Fertigkeiten versuchen. Ein Fotograf in der Gruppe könnte neue Passfotos gegen eine Spende anbieten.
16. **Teile die Aufgaben gleichmäßig auf.** Versuche nicht, alles selbst zu machen, auch wenn du am Ende der Vorsitzende bist. Verteile die Aufgaben, damit sich alle beteiligt fühlen. Bitte z.B. einen Freiwilligen, die Veranstaltungsorte für die nächste Weihnachtsfeier zu recherchieren und bitte jemand anderen, sich an Caterer zu wenden. Mache klar, was genau eine Aufgabe erfordert, bevor du sie verteilst.
17. **Lege einen regelmäßigen Plan für die Treffen fest.** Die einfachste Möglichkeit, die Beteiligten zu halten, besteht darin, regelmäßige Treffen alle paar Wochen am selben Ort und zur selben Zeit anzusetzen. Versuche es mit einem einmal im Monat stattfindenden Treffen, es sei denn, es werden viele Veranstaltungen stattfinden, die häufigere Treffen erfordern.
18. **Erstelle einen gemeinsamen Kalender.** Verwende deinen E-Mail-Server, um einen gemeinsamen Kalender zu erstellen, auf den alle Mitglieder des Ausschusses Zugriff haben. Wenn du keine Firmen-E-Mail hast, die Kalender anbietet, verwende einen Dienst wie Google-Kalender. Protokolliere die Daten und Zeiten für Besprechungen und Partys sowie die Fälligkeitsdaten für bestimmte Aufgaben.
19. **Erstatte der Geschäftsleitung nach jeder Sitzung Bericht.** Sende nach jeder Sitzung eine E-Mail an deinen Vorgesetzten (oder den Vorgesetzten, der den Ausschuss genehmigt hat) mit dem beigefügten Besprechungsprotokoll. Triff dich in regelmäßigen Abständen mit ihm, um die Fortschritte zu besprechen und ihm Ideen für neue Veranstaltungen zu unterbreiten.
20. **Ermutige neue Mitglieder zum Beitritt.** Ein Sozialausschuss kann sich irgendwann exklusiv anfühlen, wenn es immer die gleichen Leute sind, die alle Veranstaltungen planen. Versende alle paar Monate eine E-Mail, in der du die Leute einlädst, bei deinem nächsten Treffen dabei zu sein oder in die nächste Rotation einzusteigen. Die Erstellung einer Online-Tabelle für die Anmeldung kann den Leuten helfen, sich leicht zu engagieren.
Sage zum Beispiel so etwas wie: „Wir sind immer auf der Suche nach neuen Perspektiven und Ideen, also kommt bei unserem nächsten Treffen zu uns!
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