المشتريات
وحدة المشتريات
هي الوحدة التنظيمية المسؤولة عن توفير احتياجات العمادة للأصناف المختلفة من المواد في الوقت المناسب و السعر المناسب والجودة المقبولة , ويتم توفير المواد من عدة جهات ووفقا للوائح و النظم المعمول بها في الجامعة.
المهام التفصيلية لوحدة المشتريات :
1- تدقيق و مراجعة بيانات طلبات الشراء الموجهة من الأقسام للتأكد من استيفائها قبل البدء في الإجراءات النظامية.
2- قيد طلبات الشراء في سجلات عن طريق إدخال البيانات في الحاسب الآلي.
3- مراعاة أحكام لائحة الشراء المعمول بها في الجامعة و الإجراءات النظامية الأخرى المتبعة عند مباشرة الاختصاصات و المسؤوليات المناطة بهم.
4- الاتصال بالموردين عن طريق إعداد مخاطبات للموردين و تلقي عروضهم و دراستها و مقارنتها و التأكد من مواصفات المواد و مطابقتها مع المواصفات المدونة في طلب الشراء.
5- جلب عينات من الأصناف المراد شراؤها من السوق المحلية لمعاينتها مع جهة الطلب قبل البت في الشراء.
6- إصدار أوامر الشراء والتأكد من تدوين البيانات المطابقة للمواد المطلوبة.
7- متابعة وصول الأصناف و التأكد من مطابقتها للمواصفات المدونة في أمر الشراء بالتنسيق مع قسم المستودعات و جهة الطلب.
8- متابعة التوريد بشأن الطلبات المتأخرة.
9- المتابعة مع قسم المستودعات بشأن إصدار سندات الإدخال الخاصة بالمواد المستلمة و العمل على تسديد فواتير الموردين في الوقت المناسب.
10- حفظ مستندات طلبات الشراء في الملفات بطريقة تسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
11- الاحتفاظ بسجلات/ملفات في الحاسب الآلي عن مشتريات العمادة و عن الموردين و الأسعار و الأصناف التي يتم التعامل فيها.
12- إعداد التقارير الدورية عن مشتريات العمادة.