Archiefwet 1995/Hoofdstuk II


Hoofdstuk II. Archiefbescheiden in het algemeen

Artikel 3

De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

Artikel 4

1. Een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, houdt een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden.

2. Een regeling, waarbij een tijdelijk overheidsorgaan wordt ingesteld, houdt een voorziening in omtrent de bewaring van de archiefbescheiden na zijn opheffing.

3. Een regeling, waarbij taken van een overheidsorgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon houdt een voorziening in omtrent de terbeschikkingstelling aan die rechtspersoon van de op die taken betrekking hebbende archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, voor een tijdvak van ten hoogste twintig jaar. Deze voorziening houdt tenminste in een nadere bepaling van het in de eerste volzin bedoelde tijdvak, alsmede een bepaling omtrent het toezicht op het beheer van de desbetreffende archiefbescheiden, overeenkomstig het bij of krachtens deze wet bepaalde.

Artikel 5

1. De zorgdrager is verplicht tot het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.

2. De lijsten worden, nadat Onze minister de Raad voor cultuur, bedoeld in artikel 2a van de Wet op het specifiek cultuurbeleid, heeft gehoord, vastgesteld, voor zover het betreft:

a. archiefbescheiden van de Eerste en de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de andere Hoge Colleges van Staat en het Kabinet der Koningin: bij koninklijk besluit, op voordracht van Onze minister, in overeenstemming met het betrokken overheidsorgaan;

b. archiefbescheiden van de ministeries: door Onze minister en Onze minister wie het mede aangaat;

c. archiefbescheiden van andere overheidsorganen: door Onze minister.

3. De vastgestelde lijsten worden gepubliceerd in de Staatscourant.

Artikel 6

Tot vernietiging van in een rijksarchiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden mag Onze minister slechts overgaan na machtiging van degene, op wiens last deze archiefbescheiden zijn overgebracht.

Artikel 7

De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de in artikel 5 bedoelde lijsten, is een machtiging vereist van Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, van gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.

Artikel 8

1. De zorgdrager is bevoegd tot vervreemding van niet in een rijksarchiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, voor zover het betreft:

a. archiefbescheiden van de Eerste en de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de andere Hoge Colleges van Staat en het Kabinet der Koningin: na een bij koninklijk besluit, op voordracht van Onze minister, verleende machtiging;

b. archiefbescheiden van andere overheidsorganen: na machtiging van Onze minister.

2. Voor de vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in het eerste lid is geen machtiging vereist indien de vervreemding geschiedt ter uitvoering van een in enige wet neergelegd voorschrift.

3. Tot vervreemding van in een rijksarchiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden mag Onze minister slechts overgaan ter uitvoering van een in enige wet neergelegd voorschrift of na machtiging van degene, op wiens last deze archiefbescheiden zijn overgebracht.

Artikel 9

1. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld omtrent het ontwerpen van lijsten als bedoeld in artikel 5 alsmede omtrent de vervanging en vervreemding van archiefbescheiden.

2. Onze Minister-President kan regels stellen op grond waarvan in geval van buitengewone omstandigheden kan worden afgeweken van hetgeen in deze wet is bepaald met betrekking tot de vernietiging van archiefbescheiden.

Artikel 10

Indien archiefbescheiden ten onrechte berusten onder een ander overheidsorgaan dan dat waaronder zij behoren te berusten, zien de betrokken zorgdragers erop toe, dat die bescheiden te bestemder plaatse geraken.

Artikel 11

1. Ieder die archiefbescheiden onder zich heeft, is verplicht deze binnen vier weken, nadat hij een daartoe strekkende kennisgeving heeft ontvangen, aan het overheidsorgaan, waaronder zij volgens de bepalingen van deze wet zouden behoren te berusten, voor rekening en risico van dit overheidsorgaan af te staan, teneinde het in de gelegenheid te stellen hiervan een reproduktie te vervaardigen.

2. Het overheidsorgaan geeft de archiefbescheiden binnen vier weken na ontvangst terug aan degene, die deze heeft afgestaan, ook al kan de overheid op die bescheiden uit anderen hoofde rechten doen gelden.

Artikel 12

1. De zorgdrager brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats.

2. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden regels gesteld, die bij de overbrenging van archiefbescheiden in acht dienen te worden genomen.

Artikel 13

1. De zorgdrager kan archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en jonger zijn dan twintig jaar naar een archiefbewaarplaats overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.

2. Een afwijzende beslissing krachtens het eerste lid kan door degene aan wie de beheerder onmiddellijk ondergeschikt is worden herzien.

3. Indien archiefbescheiden ouder dan twintig jaar door het overheidsorgaan nog veelvuldig worden gebruikt of geraadpleegd kan op verzoek van de zorgdrager machtiging tot opschorting van de overbrenging van die archiefbescheiden worden verleend door Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, door gedeputeerde staten.

4. De in het derde lid bedoelde machtiging, waaraan voorwaarden kunnen worden verbonden, wordt verleend voor een periode van ten hoogste tien jaar, na afloop waarvan verlenging kan worden verkregen.

Artikel 14

De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn, behoudens het bepaalde in de artikelen 15, 16 en 17, openbaar. Ieder is, behoudens de beperkingen die voortvloeien uit het in die artikelen bepaalde, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken.

Artikel 15

1. Bij de overbrenging van de in artikel 1, onder c 1° en 2°, bedoelde archiefbescheiden kan de zorgdrager, na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats, slechts beperkingen aan de openbaarheid stellen voor een bepaalde termijn en met het oog op:

a. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;

b. het belang van de Staat of zijn bondgenoten;

c. het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden.

2. De zorgdrager ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden kan, na de in het eerste lid bedoelde overbrenging, niet alsnog beperkingen als bedoeld in het eerste lid stellen, tenzij zich na het tijdstip van overbrenging omstandigheden hebben voorgedaan die, waren zij op dat tijdstip bekend geweest, tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid ingevolge het eerste lid zouden hebben geleid.

3. De zorgdrager ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, kan, gehoord degene op wiens last de archiefbescheiden zijn overgebracht, de ingevolge het eerste of het tweede lid aan de openbaarheid gestelde beperkingen opheffen, dan wel ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing laten, indien het belang van de gestelde beperking niet opweegt tegen diens belang tot raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden.

4. Ingevolge het eerste of het tweede lid aan de openbaarheid gestelde beperkingen hebben geen betrekking op archiefbescheiden die ouder zijn dan vijfenzeventig jaar, tenzij door Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, door gedeputeerde staten anders wordt beslist.

5. Het derde lid is niet van toepassing op archiefbescheiden aan de openbaarheid waarvan beperkingen zijn gesteld met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten.

6. In geval van archiefbescheiden die het belang van de Staat of zijn bondgenoten betreffen vindt het vierde lid slechts toepassing voor zover de ministerraad niet anders beslist.

7. Met betrekking tot de in het vijfde lid bedoelde archiefbescheiden zijn van toepassing de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht.

Artikel 15a

1. Artikel 15, eerste lid, aanhef en onder c, is niet van toepassing voorzover in de archiefbescheiden milieu-informatie als bedoeld in artikel 19.1a van de Wet milieubeheer is neergelegd.

2. Voorzover in de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden milieu-informatie als bedoeld in artikel 19.1a van de Wet milieubeheer is neergelegd, laat de zorgdrager, in afwijking van artikel 15, derde lid, de ingevolge artikel 15, eerste lid, aanhef en onder c, of tweede lid, aan de openbaarheid gestelde beperkingen ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing.

3. In afwijking van artikel 15, eerste lid, onder a, en tweede lid in verbinding met het eerste lid, onder a, worden geen beperkingen aan de openbaarheid gesteld voorzover in de archiefbescheiden neergelegde milieu-informatie als bedoeld in artikel 19.1a van de Wet milieubeheer betrekking heeft op emissies in het milieu.

4. Voorzover in de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden milieu-informatie die betrekking heeft op emissies in het milieu is neergelegd, laat de zorgdrager in afwijking van artikel 15, derde lid, ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, de ingevolge artikel 15, eerste lid, onder a, of tweede lid in verbinding met het eerste lid, onder a, aan de openbaarheid gestelde beperkingen ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing.

Artikel 16

1. De openbaarheid van de in artikel 1, onder c 3°, bedoelde archiefbescheiden kan worden beperkt bij de desbetreffende overeenkomsten en beschikkingen.

2. Indien deze archiefbescheiden uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten, kan de zorgdrager beperkingen aan de openbaarheid stellen. Het in artikel 15 bepaalde is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 17

1. De beheerder van een archiefbewaarplaats stelt de daar berustende archiefbescheiden aan de verzoeker ter raadpleging of gebruik beschikbaar met inachtneming van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen.

2. De beheerder is bevoegd een verzoek tot raadpleging of gebruik van archiefbescheiden af te wijzen, indien naar zijn oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of deze aan de verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd.

3. Een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een schriftelijk verzoek tot raadpleging of gebruik vindt schriftelijk plaats. In geval van een mondeling verzoek vindt een afwijzing schriftelijk plaats, indien de verzoeker daarom vraagt. De verzoeker wordt op deze mogelijkheid gewezen.

4. Indien de aard of de mate van raadpleging of gebruik van archiefbescheiden een ernstige bedreiging vormt voor hun toestand, is de beheerder bevoegd te bepalen dat in de plaats van die archiefbescheiden reprodukties, niet zijnde archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c 4°, ter beschikking worden gesteld.

Artikel 18

1. De beheerder van een archiefbewaarplaats is verplicht archiefbescheiden voor een bepaalde tijd uit te lenen aan het overheidsorgaan, waaronder de bescheiden, indien zij niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht, zouden berusten, tenzij naar zijn oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet.

2. De beheerder van een archiefbewaarplaats is, met inachtneming van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen, bevoegd archiefbescheiden voor een bepaalde tijd uit te lenen aan een instelling, mits een deskundig beheer en een veilige bewaring zijn gewaarborgd. Aan een zodanige uitlening kunnen voorwaarden worden verbonden.

3. De beheerder is bevoegd een verzoek tot uitlening als bedoeld in het tweede lid af te wijzen, indien naar zijn oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of deze aan de verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd.

4. Een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een schriftelijk verzoek tot raadpleging of gebruik vindt schriftelijk plaats. In geval van een mondeling verzoek vindt een afwijzing schriftelijk plaats, indien de verzoeker daarom vraagt. De verzoeker wordt op deze mogelijkheid gewezen.

5. Indien de aard of de mate van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden bij de in het tweede lid bedoelde uitlening een ernstige bedreiging vormt voor hun toestand, is de beheerder bevoegd te bepalen dat in de plaats van die archiefbescheiden reprodukties worden uitgeleend.

6. De aan de uitlening verbonden kosten kunnen de verzoeker in rekening worden gebracht.

Artikel 19

De zorgdrager stelt, indien de kosten, bedoeld in de artikelen 14 en 18, zesde lid, in rekening worden gebracht, regels omtrent die kosten.

Artikel 20

De beheerder van een archiefbewaarplaats is bevoegd afschriften af te geven van een authentieke akte die volgens deze wet door hem bewaard moet worden.

Artikel 21

1. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden regels gesteld met betrekking tot de duurzaamheid van door overheidsorganen op te maken archiefbescheiden, omtrent de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, alsmede omtrent de ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefruimte of archiefbewaarplaats.

2. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur kunnen regels worden gesteld met betrekking tot het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden.

Artikel 22

Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden regels gesteld omtrent de opleiding tot en het verkrijgen van diploma's in de archivistiek.

Nederlandse wetgeving