Vegleiding um handfaring av teldupostkassa hjá starvsfólki Dátueftirlitið fær javnan fyrispurningar um handfaring av teldupostkassa hjá starvsfólki, sum eru farin úr starvi, tað veri seg, starvsfólk sum eru søgd úr starvi, sjálvi hava sagt seg úr starvi, eru í farloyvi ella eru deyð. Persónsupplýsingarlógin Dátueftirlitið umsitur persónsupplýsingarlógina. Endamálið við persónsupplýsingarlógini er at tryggja persónsverndina hjá tí einstaka soleiðis, at persónsupplýsingar m. a. verða viðgjørdar við virðing fyri persónliga frælsinum. Ein av meginreglunum í § 8 í lógini er, at persónsupplýsingar bert verða viðgjørdar, um tær eru viðkomandi og ikki fevna um meira enn krevst fyri at røkka endamálinum við innsavnanini. Harafturat skulu persónsupplýsingar bert viðgerast, um tað er sakligt og neyðugt. Mannagongdir Dátueftirlitið mælir til, at arbeiðsgevarar hava mannagongdir fyri, hvussu farast skal fram, tá ið starvsfólk koma í starv, eru í starvi og tá tey fara úr starvi. Í samband við teldupostkassan hjá starvsfólki, so verður skilt í millum privatan og arbeiðsrelateraðan teldupost. Privatur teldupostur verður mettur sum eitt bræv, sum er vart av reglunum um brævloynd í § 263 í revsilógini, tvs. at bert tann, sum telduposturin er skrivaður til, hevur rætt til at lesa teldupostin. Tá talan er um at lesa arbeiðsrelateraðan teldupost, hevur arbeiðsgevarin í nøkrum førum rætt til at kanna hesar. Í hvørjum førum og eftir hvørjum treytum, hetta ber til, má metast um í hvørjum einstøkum føri. Dátueftirlitið mælir eisini til, at arbeiðsgevarar við setan upplýsa starvsfólkum um loyvt er at nýta arbeiðstelduna privat ella ikki. Um so er, at ongar reglur eru á arbeiðsplássinum um hesi viðurskifti, so verður í dag gingið út frá, at starvsfólk í ávísan mun hava rætt til at nýta arbeiðstelduna privat. Dátueftirlitið mælir annars til, at starvsfólk halda privatan teldupost og arbeiðsrelateraðan teldupost burtur frá hvørjum øðrum, við td. at gera serligar mappur til privatan teldupost, og at privat skjøl vm. verða goymd fyri seg. Áðrenn starvsfólk fara úr starvi/gevast í fyritøku, skulu tey hava møguleika fyri at rudda upp í sínum privatu viðurskiftum. Hetta kann eisini gerast saman við einum álitisfólki, um arbeiðsgevarin krevur tað. Teldan, sum verður brúkt á arbeiðsplássinum, er eitt arbeiðsamboð, sum arbeiðsgevarin eigur, og arbeiðsrelateraður teldupostur má tískil roknast sum arbeiði gjørt vegna arbeiðsgevaran. Dátueftirlitið metir, at um arbeiðstakarin hevur fingið nóg rúma tíð og møguleika at rudda upp í privatum teldupostum, so kann arbeiðsgevarin í serligum føri, har tað er neyðugt, sleppa fram at teldupostinum, ið hevur við arbeiðið at gera. Mælt verður til, at álitisumboð ella annað umboð fyri starvsfólkið er til staðar í slíkum føri. Sjálvvirkin svarboð Tá ið starvsfólk fara úr starvi ella fara í farloyvi, mælir Dátueftirlitið til, at sjálvvirkin svarboð verða løgd á teldupostin hjá viðkomandi starvsfólkum, sum sigur frá, at viðkomandi ikki er í starvi longur/hevur farloyvi. Harafturat skal upplýsast, hvør ið hevur yvirtikið arbeiðsuppgávurnar hjá viðkomandi, soleiðis at møguleiki er at senda teldupostin umaftur til rætta starvsfólkið. Hetta skuldi havt við sær, at tað ikki gjørdist neyðugt at fáa fatur á leypandi inngangandi posti, ið hevur við sama arbeiðsøkið at gera. Dátueftirlitið kann í hesum sambandi somuleiðis upplýsa, at arbeiðsgevarin hevur ikki sakliga grund til at varðveita teldupostkassa í navninum hjá fólki, sum ikki longur eru í arbeiði. Teldupostkassin eigur tí at verða strikaður, so skjótt sum viðkomandi ikki er í starvinum longur. Tó verður arbeiðsgevarin sjálvsagt noyddur at tryggja sær, at hann fær teir teldupostar, sum hava við arbeiðið at gera, og sum eru sendir ella verða sendir til viðkomandi. Vanligi trygdarloggurin Øll nútímans upplýsingarkerv skráseta sjálvvirkandi rørslur í upplýsingarkervinum, herundir hvør loggar seg inn í skipanina og hvør loggar seg út úr skipanini. Arbeiðsgevarar hava skyldu til at logga allar rørslur, sum hava týdning fyri trygdina, í upplýsingarkervinum, og loggingin er harumframt neyðug fyri, at kervið kann virka. Dátueftirlitið skal gera vart við, at øll arbeiðspláss eiga at hava reglur fyri nýtslu av upplýsingarkervinum, og starvsfólkini eiga at verða kunnað um hesar reglur og um avleiðingarnar av at bróta tær. Hetta kann verða ásett í reglugerð viðvíkjandi kt-politikkinum hjá arbeiðsplássinum. Eisini eiga reglur at vera fyri, hvussu arbeiðsgevarin kann fremja eftirlit við eitt nú heimasíðuvitjanum og teldupostsamskifti hjá starvsfólkunum, og Dátueftirlitið mælir til, at álitisumboð altíð er til staðar, um eftirlit verður framt, og at starvsfólk verða kunnað um hesar reglur, tá tey verða sett í starv, við at víst verður til reglugerð viðvíkjandi kt-politikkinum hjá arbeiðsplássinum. Í somu reglugerð eigur at verða ásett, hvør loyvd/ikki loyvd nýtsla er, at internetnýtsla og teldupostsamskifti verður skrásett og loggað, og at arbeiðsgevarin hevur rætt til at eftirkanna internetnýtsluna og teldupostsamskifti hjá starvsfólkunum, um so er, at arbeiðsgevarin hevur grundaðan illgruna um, at internetið og/ella teldupostskipanin verða nýtt í andsøgn við kt-politikkin hjá arbeiðsplássinum. Eftirlit við starvsfólkum Arbeiðsgevarin kann ikki dagliga hava eftirlit við internetnýtslu og teldupostsamskifti hjá starvsfólkum uttan at hava grundaðan illgruna um, at óreglusemi fer fram. Hevur arbeiðsgevarin hinvegin grundaðan illgruna um, at óreglusemi fer fram, hevur hann undir ávísum treytum loyvi til at fremja eftirlit við upplýsingarkervinum so sum internetnýtslu og teldupostsamskifti hjá starvsfólkunum. Hetta er beinleiðis eftirlit við starvsfólkunum. Fyrilitini fyri starvsfólkunum viga í hesum føri meira, enn tá talan er um eftirlit við tí vanliga trygdarlogginum, og tí skulu krøvini í persónsupplýsingarlógini § 9, stk. 1, nr. 6 verða lokin, um eftirlitið skal vera heimilað. Hetta merkir, at til tess at eftirlitið skal vera heimilað, skulu áhugamálini hjá arbeiðsgevaranum viga meira enn fyrilitið fyri starvsfólkunum. Hesa meting skal arbeiðsgevarin tí gera, áðrenn hann tekur avgerð um at fremja eftirlit. Avgerðir tiknar sambært persónsupplýsingarlógini kunnu kærast til Dátueftirlitið.