en t og a-oppføring som inneholder alle nødvendige dataelementer kan være (1) et manuelt utfylt papirdokument, (2) en automatisert fil som oppbevares elektronisk, eller (3) en kombinasjon av automatiserte og manuelle oppføringer
dataelementene kan samles inn i en rekke formater
det er bare en måte å formatere dataene