Municipal clerk
کلرک (جسے برطانوی اور آسٹریلوی انگریزی میں "کلارک" کہا جاتا ہے) انگریزی بولنے والی دنیا کی بہت سی میونسپل حکومتوں کا ایک سینئر اہلکار ہوتا ہے۔ کچھ کمیونٹیز میں، بشمول ریاستہائے متحدہ میں زیادہ تر، اس عہدے کا انتخاب کیا جاتا ہے، لیکن بہت سے دوسرے میں، کلرک کو ان کے عہدے پر مقرر کیا جاتا ہے۔ برطانیہ میں، قصبے یا پیرش کلرک کا تقرر قصبے یا پیرش کونسل کے اراکین کے ذریعے کیا جاتا ہے۔ تقریبا تمام معاملات میں، کلرک کا اصل لقب اس بلدیہ کی قسم کی عکاسی کرتا ہے جس کے لیے وہ کام کرتے ہیں۔ اس طرح، صرف کلرک کے نام سے جانے کے بجائے، اس عہدے کو عام طور پر ٹاؤن کلرک، ٹاؤن شپ کلرک، سٹی کلرک، ولیج کلرک، بورو کلرک، بورڈ سکریٹری، یا کاؤنٹی کلرک کہا جاتا ہے۔ دیگر عنوانات بھی موجود ہیں، جیسے ریکارڈر اور کارپوریٹ آفیسر۔ یہ دفتر صدیوں سے موجود ہے، حالانکہ کچھ جگہوں پر اب اسے دوسرے عہدوں کے ساتھ ضم کیا جا رہا ہے۔ میونسپل کلرک کے فرائض ان کے لقب سے بھی زیادہ مختلف ہوتے ہیں۔ برطانیہ میں کلرک عام طور پر مقامی کونسل (قصبہ یا پیرش) کا ذمہ دار ہوتا ہے۔ خاص طور پر ریاستہائے متحدہ میں، کلرک کے فرائض کو مکمل طور پر بیان کرنا مشکل ہے، کیونکہ سینکڑوں مختلف ملازمتیں ہیں جو ایک کلرک پورا کر سکتا ہے۔ کچھ امریکی ریاستوں میں، ریاستی آئین میں کلرک کے فرائض کی وضاحت کرنے کی دفعات موجود ہیں، لیکن دوسری ریاستوں میں، ہر میونسپلٹی خود فیصلہ کرتی ہے کہ کلرک کیا کردار ادا کرتا ہے۔ تاریخ کلرک کے عہدے کی ابتدا واضح نہیں ہے۔ قدیم یونان میں ہر پولس کے لیے سیکرٹری ہوتے تھے جو سرکاری دستاویزات کو عوامی طور پر پڑھتے تھے اور اجلاس کے آغاز پر عوامی لعنت پڑھتے تھے۔ آرکائیوز کے ابتدائی رکھوالوں کو اکثر ریممبرانسر کہا جاتا تھا، اور لکھنے کے استعمال میں آنے سے پہلے، ان کی یادداشت عوامی ریکارڈ تھی۔ جب ابتدائی نوآبادیات امریکہ آئے تو قائم ہونے والے پہلے دفاتر میں سے ایک کلرک کا تھا۔ پلایماؤتھ کی کالونی نے ایک شخص کو ریکارڈر کے طور پر کام کرنے کے لیے مقرر کیا۔ آسٹریلیا نیو ساؤتھ ویلز میں، ایک صدی سے زیادہ عرصے تک، کسی شہر یا بورو کے چیف ایڈمنسٹریٹو آفیسر کو بھی قانونی طور پر ٹاؤن کلرک نامزد کیا جاتا تھا۔ یہ 1993 تک جاری رہا، جب این ایس ڈبلیو لوکل گورنمنٹ ایکٹ 1993 منظور کیا گیا اور افسر کو 'مقامی کونسل/شائر کا جنرل منیجر' کہا جانے لگا۔ کینیڈا کینیڈا کی تمام مقامی حکومتوں کے پاس کلرک کے فرائض کے لیے ذمہ دار اپنی تنظیم میں ایک عہدہ ہوگا، جو چیف ایڈمنسٹریٹو آفیسر اور چیف فنانشل آفیسر سمیت دیگر قانونی عہدوں کے ساتھ مل کر کام کرے گا۔ کلرک کینیڈا میں منتخب نہیں ہوتے ہیں، اور غیر سیاسی ہوتے ہیں۔ یہ ایک اہم اقدام ہے، اس بات پر غور کرتے ہوئے کہ بہت سے کینیڈین کلرکوں کو مقامی انتخابات کے انتظام کی ذمہ داری سونپی جاتی ہے۔ صوبائی قانون سازی کلرک کے کلیدی فرائض کا تعین کرتی ہے، اور یہ صوبے سے صوبے میں مختلف ہو سکتی ہے، لیکن اکثر اس میں درج ذیل شامل ہوتے ہیں: کونسل کے منٹس کو درست طریقے سے لینا/کونسل کے فیصلوں کی ریکارڈنگ کو یقینی بنانا ؛ اس بات کو یقینی بنانا کہ عوام کو مقامی حکومت کے ریکارڈ تک رسائی فراہم کی جائے ؛ ضمنی قوانین اور کونسل کی قراردادوں کی کاپیاں تصدیق کرنا ؛ حلف اور حلف نامے کا انتظام کرنا ؛ اور کارپوریٹ مہر کو برقرار رکھنا۔ بہت سے کلرک ایف او آئی کی درخواستوں کے مقاصد کے لیے حکومت کے فریڈم آف انفارمیشن (ایف او آئی) کے سربراہ کے طور پر بھی کام کرتے ہیں۔ اونٹاریو میں کلرک شادی کے لائسنس اور تدفین کے اجازت نامے جاری کرتا ہے، اور صوبائی حکومت کی جانب سے اموات کا اندراج کرتا ہے۔ انہیں سول شادیاں کرنے کا بھی اختیار حاصل ہے۔ کلرک کا لقب مقامی حکومت سے مقامی حکومت میں مختلف ہو سکتا ہے۔ برٹش کولمبیا میں، کلرک کو اکثر میونسپل حکومت کا کارپوریٹ آفیسر کہا جاتا ہے، جیسا کہ اس صوبے کے کمیونٹی چارٹر قانون سازی میں قائم کیا گیا ہے۔ نیوزی لینڈ میں، ایک صدی سے زیادہ عرصے تک، کسی شہر یا بورو کے چیف ایڈمنسٹریٹو آفیسر کو بھی قانونی طور پر ٹاؤن کلرک نامزد کیا جاتا تھا۔ یہ 1970 کی دہائی تک جاری رہا، جب شہر اور کاؤنٹی کے انتظامی طریقہ کار کو بڑے پیمانے پر ضم کر دیا گیا اور لوکل گورنمنٹ ایکٹ 1974 نے اعلان کیا کہ ایسے ہر شخص (اس کے دیہی ہم منصب، کاؤنٹی کلرک کے ساتھ) کو اب سے چیف ایڈمنسٹریٹو آفیسر کا لقب دیا جانا چاہیے۔ لوکل گورنمنٹ ایکٹ 2002 نے دوبارہ عنوان تبدیل کر دیا، اس بار چیف ایگزیکٹو بنا دیا۔ برطانیہ میں، ٹاؤن کلرک شہر، بورو یا قصبے کا سینئر انتظامی افسر ہوتا ہے، جو عام طور پر کونسل کا سب سے سینئر تنخواہ دار ملازم ہوتا ہے۔ زیادہ تر یکطرفہ حکام میں ٹاؤن کلرک کا نام اب چیف ایگزیکٹو رکھ دیا گیا ہے، حالانکہ زیادہ تر چھوٹے شہروں میں اصل نام برقرار ہے۔ بڑے کاؤنٹی بوروں کے ٹاؤن کلرکوں کو اکثر نائٹ ہڈ ملتے تھے، اور بڑے حکام کے چیف ایگزیکٹوز بعض اوقات اب بھی کرتے ہیں۔ کاؤنٹیوں اور اضلاع میں مساوی افسر کونسل کا کلرک تھا (جسے اب چیف ایگزیکٹو بھی نامزد کیا گیا ہے) اور (غیر قصبے) پیرش میں پیرش کلرک ہوتا ہے، جو عام طور پر جز وقتی ہوتا ہے، لیکن پھر بھی ایک تنخواہ دار اہلکار ہوتا ہے، جس کی بنیادی ذمہ داری پیرش کونسل کے اجلاسوں اور پیرش کونسل فنانس کی انتظامیہ اور منیٹنگ ہوتی ہے۔ لندن کا ٹاؤن کلرک عملے اور اہم بجٹ کے ساتھ ایک اہم ایگزیکٹو عہدہ ہے۔ رسمی مواقع پر، کچھ قصبے کے کلرک پینل آستینوں اور فلیپ کالر کے ساتھ لی پیٹرن کے سیاہ ریشم کے عثمان/گروس گرین کا گاؤن پہنیں گے۔ گاؤن کو چوٹی اور ٹسلز کی قطاروں سے تراشا جاتا ہے۔ یہ گاؤن آکسفورڈ اور کیمبرج کی قدیم یونیورسٹیوں میں انڈرگریجویٹ ساتھی اور شریف آدمی عام لوگوں کے گاؤن سے ملتا جلتا ہے۔ ٹاؤن کلرک بھی بیرسٹر کی طرح وگ پہن سکتا ہے۔ تاہم، بہت سے ٹاؤن کلرک رسمی لباس نہیں پہنیں گے کیونکہ برطانیہ کے بہت سے شہروں میں اس کردار کو جدید بنایا گیا ہے۔ برطانیہ میں ٹاؤن کلرکوں کے لیے پیشہ ورانہ ادارہ سوسائٹی آف لوکل کونسل کلرک ہے، جو ملک بھر میں 5000 سے زیادہ کلرکوں کی نمائندگی کرتا ہے۔ چیئرمین مائیکل کنگ کے ساتھ ایس ایل سی سی کی صدر لنڈا لارٹر ایم بی ای ہیں۔ ریاستہائے متحدہ میں، کلرک اکثر میونسپل ریکارڈز کے سرکاری محافظ کے طور پر کام کرتا ہے، اور اس طرح، بعض اوقات اسے کمیونٹی کا "مورخ" کہا جاتا ہے۔ بعض اوقات کلرک کے دفتر میں قانون ساز اور کمیٹی کے اجلاسوں کے لیے ایجنڈا اور منٹ پیش کرنا شامل ہوتا ہے۔ میونسپلٹیوں کی سرکاری ملاقاتیں ایک سنجیدہ کام بن سکتی ہیں کیونکہ بڑی آبادی کے ساتھ شہر میں سرگرمی میں اضافہ ہوتا ہے۔ معاون دستاویزات کے ساتھ ایجنڈے کے پیکٹوں کو جمع کرنے کے کام میں ایک میٹنگ میں کئی دن لگ سکتے ہیں۔ تنظیم کے اندر اور باہر، متعدد محکموں اور ایجنسیوں کے ذریعہ ان پٹ اور تکراری ترمیم کی وجہ سے یہ زیادہ پیچیدہ ہو جاتا ہے۔ سافٹ ویئر ایپلی کیشنز جو آسانی سے ایجنڈوں، منٹ کو جمع کر سکتی ہیں، اور یہاں تک کہ خود بخود میٹنگوں کو نقل کر سکتی ہیں، اب زیادہ عام ہو رہی ہیں۔ اکثر، یہ ایجنڈے اور میٹنگ منٹ دلچسپی رکھنے والے شہریوں کے ذریعہ تنظیم کی ویب سائٹ تک رسائی حاصل کرکے ڈاؤن لوڈ کیے جا سکتے ہیں۔ کلرک لائسنس جاری کرنے، مقامی انتخابات کی نگرانی کرنے، مالی ریکارڈ کو برقرار رکھنے، اہم اعداد و شمار کے رجسٹرار کے طور پر خدمات انجام دینے، اور بلدیہ کے کاروبار کے انعقاد کی شفافیت کو یقینی بنانے کے لیے بھی ذمہ دار ہو سکتے ہیں۔ کیلیفورنیا میں، سٹی کلرک مقامی اہلکار ہوتا ہے جو انتخابات، شہر کے ریکارڈ تک رسائی، اور عوام کے لیے شفافیت کو یقینی بنانے والے تمام قانون سازی کے اقدامات جیسے جمہوری عمل کا انتظام کرتا ہے۔ سٹی کلرک پولیٹیکل ریفارم ایکٹ، براؤن ایکٹ، اور پبلک ریکارڈ ایکٹ سمیت وفاقی، ریاستی اور مقامی قوانین کے لیے تعمیل افسر کے طور پر کام کرتا ہے۔ شہر کا کلرک عوامی پوچھ گچھ اور رشتوں کا انتظام کرتا ہے اور رسمی اور سرکاری افعال کا انتظام کرتا ہے۔ الینوائے میں، کلرک ٹاؤن شپ کی سطح پر بھی موجود ہو سکتے ہیں، جو کہ کاؤنٹی کی ذیلی تقسیم ہے۔ الینوائے میں اکثر اوور لیپنگ دائرہ اختیار موجود ہونے کی وجہ سے اس طرح کے کلرکوں کو بعض اوقات ایک سے زیادہ سرکاری اکائیوں میں خدمات انجام دینے کی ضرورت ہوتی ہے۔ میساچوسٹس میں، ٹاؤن کلرک کسی قصبے کا چیف الیکشن اہلکار اور مستقل اور اہم ریکارڈ کا محافظ ہوتا ہے۔ ٹاؤن کلرک کے فرائض ہر کمیونٹی میں قدرے مختلف ہوتے ہیں۔ میساچوسٹس کے کلرک جو پانچ یا اس سے زیادہ سال عہدے پر رہے ہیں انہیں 70 سال کی عمر میں لازمی ریٹائرمنٹ کے ساتھ زندگی بھر کی مدت کے لیے خصوصی رائے شماری کے ذریعے منتخب کیا جا سکتا ہے، جس کے بعد اگر وہ لگاتار مدت کے لیے انتخاب لڑتے ہیں تو وہ عہدے پر برقرار رہ سکتے ہیں۔ نیو جرسی میں، جیسا کہ نیو جرسی کے آئین (1947) میں فراہم کیا گیا ہے، ہر کاؤنٹی میں تین منتخب آئینی افسران ہیں: شیرف، سروگیٹ، اور کاؤنٹی کلرک، جن کی آخری میعاد پانچ سال ہے۔ کاؤنٹی کلرک انتخابات کی نگرانی، رئیل اسٹیٹ کی ملکیت/منتقلی میں تمام دستاویزات کی فائلنگ اور ریکارڈنگ، پاسپورٹ کی درخواستوں کی پروسیسنگ، ان افراد کی مدد کرنا جو نوٹری پبلک بننا چاہتے ہیں، شناختی کارڈ جاری کرنا، کاروباری تجارتی ناموں کی فائلنگ، دیگر انتظامی فرائض کے درمیان ذمہ دار ہے۔ نیویارک نیویارک ریاست کا قانون منتخب قصبے اور کاؤنٹی کلرکوں کے لیے فراہم کرتا ہے جن کے پاس الگ سے ذمہ داریوں کی وضاحت ہوتی ہے۔ (نیویارک آئین کے آرٹیکل XIII، §13 (a) کے تحت، نیویارک شہر کے اندر کاؤنٹی کلرک منتخب نہیں ہوتے ہیں، بلکہ اس کے بجائے "عدالتی محکمہ میں سپریم کورٹ کے اپیلٹ ڈویژن کے ذریعے مقرر کیے جائیں گے، اور انہیں ہٹایا جائے گا جس میں کاؤنٹی واقع ہے۔") مثال کے طور پر، شادی کے لائسنس اور کتوں کے لائسنس ٹاؤن کلرک کے ذریعے جاری کیے جاتے ہیں جبکہ کاروباری سرٹیفکیٹ اور رئیل پراپرٹی کے دستاویزات کاؤنٹی کلرک کے ذریعے برقرار رکھے جاتے ہیں۔ ہر سطح پر مقرر شدہ مورخین کی بھی ضرورت ہوتی ہے۔ سٹی کلرک انتخابات کا انتظام کر سکتے ہیں لیکن، شہروں سے باہر، کاؤنٹی الیکشن کمشنر انتخابی آلات کی سربراہی کرتے ہیں۔ ویسٹ ورجینیا کوڈ کلاس IV کے قصبوں (جن کی آبادی 2,000 سے کم ہے) اور کچھ بڑی بلدیات میں ایک منتخب ریکارڈر فراہم کرتا ہے۔ پہلے سے طے شدہ طور پر، ریکارڈر اصل میئر کی عدم موجودگی میں میونسپل حکومت کے میئر پروٹیم کے طور پر کام کرتے ہیں۔ ریکارڈرز شہر یا ٹاؤن کونسل کے اراکین اور سیکرٹری کے ساتھ ساتھ اعمال کے ریکارڈر، آرکائیوسٹ، اور انتخابات کے میونسپل سپروائزر کے طور پر بھی کام کرتے ہیں۔ کچھ چھوٹے شہروں کی حکومتوں میں، ریکارڈر اضافی طور پر مالیاتی افسر کا کردار ادا کرتے ہیں۔ بہت سی بلدیات ان میں سے کچھ یا تمام فرائض شہر یا قصبے کے کلرک کے لقب والے ملازم کو تفویض کرتی ہیں، جبکہ دیگر انہیں ریکارڈر اور کلرک کے درمیان تقسیم کر سکتے ہیں۔ ریکارڈر یا کلرک کو آرڈیننس کے ذریعے گرفتاری کے وارنٹ جاری کرنے کا اختیار بھی ہو سکتا ہے، حالانکہ یہ اختیار عام طور پر میونسپل جج کے پاس ہوتا ہے۔ سوئٹزرلینڈ میں، فرقہ وارانہ سیکرٹری، یا تو تنہا یا ماتحت کلرکوں کے ساتھ، وہ تمام انتظامی کام انجام دیتا ہے جس کے لیے منتخب میونسپل کونسل کے اختیارات کی ضرورت نہیں ہوتی ہے۔ ریکارڈر آف ڈیڈز حوالہ جات آسٹریلیا میں مقامی حکومت کینیڈا میں مقامی حکومت برطانیہ میں مقامی حکومت نیوزی لینڈ حکومت کے پیشوں میں مقامی حکومت ریاستہائے متحدہ کے انتظامی پیشوں میں مقامی حکومت