Records management
ریکارڈز مینجمنٹ، جسے ریکارڈز اینڈ انفارمیشن مینجمنٹ بھی کہا جاتا ہے، ایک تنظیمی کام ہے جو کسی تنظیم میں معلومات کے انتظام کے لیے وقف ہوتا ہے، تخلیق یا وصولی کے وقت سے لے کر اس کے حتمی مزاج تک۔ اس میں ریکارڈ کی شناخت، درجہ بندی، ذخیرہ کرنا، محفوظ کرنا، بازیافت کرنا، ٹریک کرنا اور تباہ کرنا یا مستقل طور پر محفوظ کرنا شامل ہے۔ آئی ایس او 15489-1:2001 کا معیار ("آئی ایس او 15489-1:2001") ریکارڈ مینجمنٹ کی تعریف اس طرح کرتا ہے کہ "[وہ] انتظام کا شعبہ جو ریکارڈ کی تخلیق، رسید، دیکھ بھال، استعمال اور تصرف کے موثر اور منظم کنٹرول کے لیے ذمہ دار ہے، بشمول ریکارڈ کی شکل میں کاروباری سرگرمیوں اور لین دین کے بارے میں ثبوت اور معلومات کو حاصل کرنے اور برقرار رکھنے کے عمل"۔ تنظیم کے ریکارڈ ادارہ جاتی یادداشت کے پہلوؤں کو محفوظ رکھتے ہیں۔ اس بات کا تعین کرنے میں کہ ریکارڈ کو کتنی دیر تک برقرار رکھنا ہے، ان کے دوبارہ استعمال کی صلاحیت اہم ہے۔ بہت سے سرگرمیوں، لین دین اور فیصلوں کے ثبوت کے طور پر رکھے جاتے ہیں۔ دوسرے دستاویز کرتے ہیں کہ کیا ہوا اور کیوں ہوا۔ ریکارڈ مینجمنٹ کا مقصد تنظیم کے گورننس، رسک مینجمنٹ اور تعمیل کے وسیع تر کام کا حصہ ہے اور بنیادی طور پر تنظیم کی سرگرمیوں کے شواہد کے انتظام کے ساتھ ساتھ اس سے وابستہ خطرے کو کم کرنے یا کم کرنے سے متعلق ہے۔ حالیہ تحقیق حکمرانی میں ریکارڈ کے انتظام اور جوابدہی کے درمیان روابط کو ظاہر کرتی ہے۔ ریکارڈ کے تصورات ریکارڈ کے تصور کی مختلف وضاحت کی گئی ہے۔ آئی ایس او 15489-1:2016 ریکارڈز کی تعریف اس طرح کرتا ہے کہ "قانونی ذمہ داریوں کے حصول یا کاروبار کے لین دین میں کسی تنظیم یا شخص کے ذریعہ تخلیق کردہ، موصول شدہ، اور ثبوت کے طور پر اور اثاثہ کے طور پر برقرار رکھی گئی معلومات"۔ اگرچہ ریکارڈ کے انتظام کے بہت سے مقاصد اور فوائد ہیں، جیسا کہ یہ تعریف اجاگر کرتی ہے، ریکارڈ کی ایک اہم خصوصیت ان کی کسی واقعہ کے ثبوت کے طور پر کام کرنے کی صلاحیت ہے۔ ریکارڈز کا مناسب انتظام ریکارڈز کی اس خصوصیت کو محفوظ رکھنے میں مدد کر سکتا ہے۔ حالیہ اور جامع مطالعات نے ریکارڈ کی تعریف "سرگرمیوں کی مستقل نمائندگی" کے طور پر کی ہے جیسا کہ شرکاء یا مبصرین کے ذریعہ ریکارڈ یا تخلیق کیا گیا ہے۔ یہ لین دین کا نظریہ ریکارڈ کے تعین اور معنی میں سیاق و سباق اور عمل کی اہمیت پر زور دیتا ہے۔ اس کے برعکس، پچھلی تعریفوں میں ریکارڈ کی ثبوت اور معلوماتی خصوصیات پر زور دیا گیا ہے۔ تنظیمی سیاق و سباق میں، ریکارڈ وہ مواد ہوتے ہیں جو کسی تنظیم کے ذریعہ کاروبار کے لین دین میں، یا قانونی ذمہ داریوں کے تعاقب یا تعمیل میں تخلیق یا موصول ہوتے ہیں۔ ریکارڈ کی یہ تنظیمی تعریف آرکائیوز کی ابتدائی تھیوریائزیشن سے ریکارڈ کے نامیاتی مجموعے کے طور پر نکلتی ہے، یعنی "تحریری دستاویزات، ڈرائنگ اور طباعت شدہ مواد، جو سرکاری طور پر کسی انتظامی ادارے یا اس کے عہدیداروں میں سے کسی کے ذریعہ موصول یا پیش کیا جاتا ہے"۔ کلیدی ریکارڈ کے انتظام کی اصطلاحات تمام دستاویزات ریکارڈ نہیں ہیں۔ ریکارڈ ایک دستاویز ہے جسے کسی عمل کے ثبوت کے طور پر شعوری طور پر برقرار رکھا جاتا ہے۔ ریکارڈز مینجمنٹ سسٹم عام طور پر ریکارڈز اور غیر ریکارڈز (سہولت کاپیاں، کھردری ڈرافٹ، ڈپلیکیٹ) کے درمیان فرق کرتے ہیں، جن کے لیے رسمی انتظام کی ضرورت نہیں ہوتی ہے۔ بہت سے نظام، خاص طور پر الیکٹرانک ریکارڈ کے لیے، دستاویزات کو باضابطہ طور پر ریکارڈ کے طور پر اعلان کرنے کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ ان کا انتظام کیا جا سکے۔ ایک بار اعلان ہونے کے بعد، ریکارڈ کو تبدیل نہیں کیا جا سکتا اور اسے صرف نظام کے قواعد کے اندر ہی ٹھکانے لگایا جا سکتا ہے۔ ریکارڈز تک رسائی کنٹرول کے ذریعے احاطہ کیا جا سکتا ہے تاکہ یہ طے کیا جا سکے کہ ان تک کون اور کن حالات میں رسائی حاصل کر سکتا ہے۔ جسمانی کنٹرول کا استعمال خفیہ ریکارڈ کو محفوظ رکھنے کے لیے کیا جا سکتا ہے-مثال کے طور پر اہلکاروں کی فائلیں، جو حساس ذاتی ڈیٹا رکھتی ہیں، رسائی کو ٹریک کرنے کے لیے کنٹرول لاگ کے ساتھ بند کابینہ میں رکھی جا سکتی ہیں۔ ڈیجیٹل ریکارڈ کے نظام میں کردار پر مبنی رسائی کے کنٹرول شامل ہو سکتے ہیں، جس سے عملے کو تنظیم میں ان کے کردار کے لحاظ سے اجازت (دیکھنے، تبدیل کرنے اور/یا حذف کرنے) مختص کی جا سکتی ہے۔ ریکارڈ کی سالمیت کو یقینی بنانے کے لیے تمام رسائی اور تبدیلیوں کو ظاہر کرنے والے آڈٹ ٹریل کو برقرار رکھا جا سکتا ہے۔ جس طرح تنظیم کے ریکارڈ مختلف شکلوں میں آتے ہیں، اسی طرح پوری تنظیم میں ریکارڈ کا ذخیرہ مختلف ہو سکتا ہے۔ فائل کی دیکھ بھال مالک، نامزد شخص، ریکارڈ کے ذخیرے یا کلرک کے ذریعے کی جا سکتی ہے۔ ریکارڈز کا انتظام ایک مرکزی مقام پر کیا جا سکتا ہے، جیسے کہ ریکارڈز سینٹر یا ریپوزیٹری، یا ریکارڈز کے کنٹرول کو ادارے کے اندر مختلف محکموں اور مقامات پر وکندریقرت کیا جا سکتا ہے۔ ریکارڈز کو کوڈنگ کے ذریعے باضابطہ اور سمجھدار طریقے سے شناخت کیا جا سکتا ہے اور خاص طور پر زیادہ سے زیادہ تحفظ اور ذخیرہ کرنے کی صلاحیت کے لیے بنائے گئے فولڈروں میں رکھا جا سکتا ہے، یا انہیں بغیر کسی واضح انڈیکسنگ کے آسانی سے شناخت اور فائل کیا جا سکتا ہے۔ وہ تنظیمیں جو ریکارڈ کا انتظام کرتی ہیں انہیں ضرورت پڑنے پر معلومات تک رسائی اور بازیافت کرنا مشکل ہو جاتا ہے۔ فائلنگ کی دیکھ بھال اور اسٹوریج سسٹم کی نااہلی ضائع شدہ جگہ اور ریکارڈ کی تلاش میں خرچ ہونے والے وسائل کے لحاظ سے مہنگی ثابت ہو سکتی ہے۔ غیر فعال ریکارڈ ایک ایسا ریکارڈ ہے جس کی موجودہ کاروبار کو انجام دینے کے لیے مزید ضرورت نہیں ہے لیکن اسے اس وقت تک محفوظ رکھا جا رہا ہے جب تک کہ اس کی برقرار رکھنے کی مدت ختم نہ ہو جائے، جیسے کہ جب کوئی پروجیکٹ ختم ہو جائے، پروڈکٹ لائن ریٹائر ہو جائے، یا مالیاتی رپورٹنگ کی مدت ختم ہو جائے۔ یہ ریکارڈ مستقبل میں ادارے کے لیے کاروباری، قانونی، مالی یا تاریخی اہمیت کے حامل ہو سکتے ہیں اور اس لیے انہیں مختصر یا مستقل مدت کے لیے برقرار رکھنا ضروری ہے۔ ریکارڈز کا انتظام برقرار رکھنے کے شیڈول کے مطابق کیا جاتا ہے۔ ایک بار جب کسی ریکارڈ کی زندگی اس کی پہلے سے طے شدہ مدت کے مطابق مطمئن ہو جاتی ہے اور کوئی قانونی انعقاد زیر التواء نہیں ہوتا ہے، تو اسے حتمی تصرف کے لیے اختیار دیا جاتا ہے، جس میں تباہی، منتقلی یا مستقل تحفظ شامل ہو سکتا ہے۔ ڈیزاسٹر ریکوری پلان ایک تحریری اور منظور شدہ عمل ہے جو کسی تباہی کے بعد کیا جاتا ہے جس میں تفصیل دی جاتی ہے کہ کوئی تنظیم کس طرح اہم کاروباری افعال کو بحال کرے گی اور خراب یا خطرے سے دوچار ریکارڈ کو دوبارہ حاصل کرے گی۔ ایک فعال ریکارڈ وہ ریکارڈ ہے جو موجودہ کارروائیوں کو انجام دینے کے لیے درکار ہوتا ہے، جو اکثر استعمال کے تابع ہوتا ہے، اور عام طور پر صارف کے قریب واقع ہوتا ہے۔ ماضی میں، 'ریکارڈ مینجمنٹ' کو بعض اوقات صرف ان ریکارڈوں کے انتظام کے لیے استعمال کیا جاتا تھا جو اب روزمرہ کے استعمال میں نہیں تھے لیکن پھر بھی رکھنے کی ضرورت تھی-"نیم موجودہ" یا "غیر فعال" ریکارڈ، جو اکثر تہھانے یا آف سائٹ میں محفوظ کیے جاتے تھے۔ زیادہ جدید استعمال ریکارڈز کے پورے "لائف سائیکل" کا حوالہ دیتا ہے-تخلیق کے نقطہ نظر سے لے کر ان کے حتمی تصفیے تک۔ ریکارڈ کی شکل اور میڈیا عام طور پر ریکارڈ کے انتظام کے مقاصد کے لیے اس نقطہ نظر سے غیر متعلقہ ہے کہ ریکارڈ کی شناخت اور انتظام کیا جانا چاہیے، قطع نظر ان کی شکل سے۔ آئی ایس او فزیکل اور الیکٹرانک ریکارڈز دونوں کے انتظام پر غور کرتا ہے۔ نیز، ریاستہائے متحدہ کے محکمہ دفاع کے معیاری ڈی او ڈی 5015.02-STD (2007) کے سیکشن DL1.105 میں ریکارڈز مینجمنٹ کی تعریف اس طرح کی گئی ہے کہ "میڈیا سے قطع نظر، معلومات کی تخلیق، دیکھ بھال (استعمال، ذخیرہ اندوزی، بازیافت)، اور تصرف سمیت معلومات کے لائف سائیکل پر مشتمل منصوبہ بندی، کنٹرول، ہدایت، تنظیم، تربیت، فروغ، اور دیگر انتظامی سرگرمیاں"۔ ریکارڈز مینجمنٹ تھیوری ریکارڈز لائف سائیکل ریکارڈز لائف سائیکل غیر متزلزل مراحل پر مشتمل ہوتا ہے جو ریکارڈ کی تخلیق سے لے کر اس کے حتمی مزاج تک کی عمر کا احاطہ کرتا ہے۔ تخلیق کے مرحلے میں، جدید الیکٹرانک نظاموں کے ذریعے ریکارڈ کی ترقی کی وضاحت کی جاتی ہے۔ تنظیم کے ذریعہ ریکارڈز کو دھماکہ خیز شرح پر تخلیق اور قبضہ کرنا جاری رہے گا کیونکہ یہ تنظیم کا کاروبار چلاتی ہے۔ پروڈکٹ کی ناکامی سے متعلق خط و کتابت داخلی قیادت کے لیے لکھا جاتا ہے، مالی بیانات اور رپورٹیں عوامی اور ریگولیٹری جانچ پڑتال کے لیے تیار کی جاتی ہیں، پرانا کارپوریٹ لوگو ریٹائر ہو جاتا ہے، اور ایک نیا-بشمول رنگین اسکیم اور منظور شدہ کارپوریٹ فونٹ-تنظیم کی تاریخ میں اپنی جگہ لے لیتا ہے۔ ریکارڈ کے مراحل کی مثالوں میں وہ شامل ہیں جو ریکارڈ کی تخلیق، ریکارڈ میں ترمیم، وجود میں رہتے ہوئے اس کی مختلف حالتوں کے ذریعے ریکارڈ کی نقل و حرکت، اور ریکارڈ کی تباہی کے لیے ہیں۔ ریکارڈز کے لائف سائیکل کے دوران، سیکیورٹی، پرائیویسی، ڈیزاسٹر ریکوری، ابھرتی ہوئی ٹیکنالوجیز، اور انضمام جیسے مسائل کو تنظیمی پروگراموں کے ذمہ دار ریکارڈز اور انفارمیشن مینجمنٹ پروفیشنل کے ذریعے حل کیا جاتا ہے۔ ریکارڈز اور انفارمیشن مینجمنٹ کے پیشہ ور افراد ادارے کے معلوماتی اثاثوں کو کنٹرول کرنے اور ان کی حفاظت کرنے میں اہم کردار ادا کرتے ہیں۔ وہ سمجھتے ہیں کہ ریکارڈز اور انفارمیشن مینجمنٹ کے طریقہ کار، اصولوں، اور ریکارڈز اور انفارمیشن قوانین اور ضوابط کی تعمیل میں بہترین طریقوں کا استعمال کرتے ہوئے ریکارڈز اور معلومات کی تخلیق، رسائی، تقسیم، اسٹوریج اور تصرف کو موثر اور لاگت سے موثر طریقے سے کیسے منظم کیا جائے۔ ریکارڈز کنٹینم تھیوری ریکارڈز کنٹینم تھیوری ایک تجریدی تصوراتی نمونہ ہے جو جگہ اور وقت کے ساتھ متعدد سیاق و سباق کے سلسلے میں ریکارڈ کیپنگ کی سرگرمیوں کو سمجھنے اور تلاش کرنے میں مدد کرتا ہے۔ ریکارڈز مینجمنٹ کے طریقوں اور تصورات ریکارڈز مینیجر وہ شخص ہوتا ہے جو کسی تنظیم میں ریکارڈز مینجمنٹ کا ذمہ دار ہوتا ہے۔ آئی ایس او 15489-1:2001 کے سیکشن 4 میں کہا گیا ہے کہ ریکارڈ مینجمنٹ میں شامل ہیں: ذمہ داریوں کو تفویض کرنے والی پالیسیاں اور معیارات طے کرنا اور حکام کو ریکارڈ کے انتظام اور استعمال سے متعلق خدمات کی ایک رینج فراہم کرنے والے طریقہ کار اور رہنما خطوط کو قائم کرنا اور جاری کرنا، ریکارڈز کے انتظام کو کاروباری نظاموں اور عمل میں ضم کرنے والے ریکارڈز کے انتظام کے لیے خصوصی نظاموں کو نافذ کرنا اور ان کا انتظام کرنا۔ اس طرح، ریکارڈ مینجمنٹ کے عمل میں شامل ہو سکتا ہے: کسی تنظیم کی معلومات کی ضروریات کی منصوبہ بندی کرنا جس میں معلومات کی نشاندہی کرنے کی ضرورت ہوتی ہے جس میں ریکارڈز سے متعلق پالیسیاں اور طریقوں کو تشکیل دینے، منظوری دینے اور نافذ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، بشمول ان کی تنظیم اور ریکارڈ اسٹوریج پلان تیار کرنا، جس میں جسمانی ریکارڈز کی مختصر اور طویل مدتی رہائش اور ڈیجیٹل معلومات کی شناخت، درجہ بندی اور ذخیرہ کرنا شامل ہے جو تنظیم کے اندرونی اور بیرونی ریکارڈوں تک رسائی کو مربوط کرتی ہے، کاروباری رازداری، ڈیٹا پرائیویسی کے تقاضوں کو متوازن کرتی ہے۔ ریکارڈز کی شناخت اور دیکھ بھال ایک مخصوص برقرار رکھنے کی مدت کے مطابق ریکارڈز کو ٹھکانے لگانے پر برقرار رکھنے کی پالیسی پر عمل درآمد کرتی ہے جس کی آپریشنل وجوہات کی بناء پر مزید ضرورت نہیں ہے۔ تنظیمی پالیسیوں، قانونی تقاضوں اور دیگر ضوابط کے مطابق اس میں یا تو ان کی تباہی یا کسی آرکائیو میں مستقل تحفظ شامل ہو سکتا ہے۔ ریکارڈز مینجمنٹ کے اصول اور خودکار ریکارڈز مینجمنٹ سسٹم ریکارڈز کی گرفتاری، درجہ بندی، اور ان کے پورے لائف سائیکل کے جاری انتظام میں مدد کرتے ہیں۔ اے آر ایم اے انٹرنیشنل ریکارڈز مینجمنٹ کی تعریف "انتظامیہ کا وہ شعبہ ہے جو کسی تنظیم کے ریکارڈ اور معلومات کو حاصل کرنے، بنانے، رسائی، تقسیم کرنے، استعمال کرنے، ذخیرہ کرنے، محفوظ کرنے، بازیافت کرنے اور اس کے تصرف کو یقینی بنانے کے لیے پالیسیاں، نظام اور طریقہ کار قائم کرنے اور ان پر عمل درآمد کے لیے ذمہ دار ہے۔" اس طرح کا نظام کاغذ پر مبنی ہو سکتا ہے (جیسے کہ انڈیکس کارڈ جو لائبریری میں استعمال ہوتے ہیں)، یا اس میں کمپیوٹر سسٹم شامل ہو سکتا ہے، جیسے کہ الیکٹرانک ریکارڈ مینجمنٹ ایپلی کیشن۔ دفاعی حل ایک ایسا حل ہے جس کی حمایت واضح طور پر دستاویزی پالیسیوں، عمل اور طریقہ کار کے ساتھ کی جا سکتی ہے جو کام کو کس طرح اور کیوں انجام دیا جاتا ہے اس کے ساتھ ساتھ طرز عمل کے نمونوں کے ثبوت کو واضح طور پر دستاویزی شکل دیتا ہے، یہ ثابت کرتا ہے کہ کوئی تنظیم اس طرح کی دستاویزی رکاوٹوں کی پیروی کرتی ہے۔ اگرچہ دفاع کا اطلاق ریکارڈ کے لائف سائیکل کے تمام پہلوؤں پر ہوتا ہے، لیکن اسے ریکارڈ کی تباہی کے تناظر میں سب سے اہم سمجھا جاتا ہے، جہاں اسے "دفاعی مزاج" یا "دفاعی تباہی" کے نام سے جانا جاتا ہے، اور کسی تنظیم کو واضح طور پر اس بات کا جواز پیش کرنے اور ثابت کرنے میں مدد کرتا ہے جیسے کہ کون ریکارڈ کو تباہ کرتا ہے، وہ انہیں کیوں تباہ کرتے ہیں، وہ انہیں کیسے تباہ کرتے ہیں، جب وہ انہیں تباہ کرتے ہیں، اور وہ انہیں کہاں تباہ کرتے ہیں۔ درجہ بندی ریکارڈ کے منتظمین کسی ادارے کے ذریعہ بنائے گئے اور برقرار رکھے گئے ریکارڈ کو منطقی طور پر منظم کرنے کے لیے ریکارڈ کی اقسام کی درجہ بندی یا درجہ بندی کا استعمال کرتے ہیں۔ اس طرح کی درجہ بندی ریکارڈز کی تخلیق، تنظیم، ذخیرہ، بازیافت، نقل و حرکت اور تباہی جیسے افعال میں مدد کرتی ہے۔ درجہ بندی کی اعلی ترین سطح پر فزیکل بمقابلہ الیکٹرانک ریکارڈ ہوتے ہیں۔ (یہ متنازعہ ہے ؛ میڈیا سے قطع نظر ریکارڈ کی تعریف اس طرح کی جاتی ہے۔ آئی ایس او 15489 اور دیگر بہترین طریق کار میڈیا پر مبنی درجہ بندی کے بجائے افعال پر مبنی تشہیر کرتے ہیں، کیونکہ قانون ریکارڈز کو میڈیا سے قطع نظر مخصوص قسم کی معلومات کے طور پر بیان کرتا ہے۔) جسمانی ریکارڈ وہ ریکارڈ ہوتے ہیں، جیسے کاغذ، جسے چھوا جا سکتا ہے اور جو جسمانی جگہ لے لیتے ہیں۔ الیکٹرانک ریکارڈز، جنہیں اکثر ڈیجیٹل ریکارڈز بھی کہا جاتا ہے، وہ ریکارڈز ہیں جو انفارمیشن ٹیکنالوجی کے آلات کے ذریعے تیار کیے جاتے ہیں اور استعمال کیے جاتے ہیں۔ ریکارڈز کی درجہ بندی درجہ بندی کے ڈیزائن، دیکھ بھال اور اطلاق کے ذریعے حاصل کی جاتی ہے، جو ریکارڈ مینیجرز کو مختلف خصلتوں کے مطابق ریکارڈز کی درجہ بندی، ٹیگنگ، سیگمنٹنگ، یا گروپنگ جیسے افعال انجام دینے کی اجازت دیتی ہے۔ انٹرپرائز ریکارڈ ان ریکارڈوں کی نمائندگی کرتے ہیں جو زیادہ تر کاروباری اداروں کے لیے عام ہیں، قطع نظر ان کے کام، مقصد یا شعبے کے۔ اس طرح کے ریکارڈ اکثر کسی انٹرپرائز کی روزمرہ کی کارروائیوں کے گرد گھومتے ہیں اور ان میں محدود قانونی چارہ جوئی، ملازمین کا انتظام، مشیر یا ٹھیکیدار کا انتظام، صارفین کی مصروفیات، خریداری، فروخت اور معاہدوں جیسے شعبوں کا احاطہ کیا جاتا ہے۔ کاروباری اداروں کی اقسام جو اس طرح کے ریکارڈ تیار کرتے ہیں اور ان کے ساتھ کام کرتے ہیں ان میں شامل ہیں لیکن ان تک محدود نہیں ہیں منافع بخش کمپنیاں، غیر منافع بخش کمپنیاں، اور سرکاری ایجنسیاں۔ صنعتی ریکارڈ ان ریکارڈوں کی نمائندگی کرتے ہیں جو عام ہیں اور صرف ایک مخصوص صنعت یا صنعتوں کے سیٹ پر لاگو ہوتے ہیں۔ مثالوں میں طبی صنعت کے ریکارڈ شامل ہیں لیکن ان تک محدود نہیں ہیں (مثال کے طور پر، ہیلتھ انشورنس پورٹیبلٹی اینڈ اکاؤنٹیبلٹی ایکٹ)، دواسازی کی صنعت کے ریکارڈ، اور فوڈ انڈسٹری کے ریکارڈ۔ قانونی ہولڈ ریکارڈ وہ ریکارڈ ہوتے ہیں جو عام طور پر قانونی مشیر یا تعمیل کرنے والے اہلکاروں کے ذریعہ، حکومت یا کسی انٹرپرائز کے ذریعہ، اور تعمیل آڈٹ اور قانونی چارہ جوئی سے وابستہ ممکنہ مسائل کو حل کرنے کے مقاصد کے لیے، ایک مدت کے لیے رکھے جانے کا حکم دیا جاتا ہے۔ اس طرح کے ریکارڈوں کو قانونی ہولڈ کی خصوصیات تفویض کی جاتی ہیں جو درجہ بندی کے علاوہ ہوتی ہیں جو انٹرپرائز یا صنعت کی درجہ بندی کے نتیجے میں ہوتی ہیں۔ قانونی ہولڈ ڈیٹا کی خصوصیات میں قانونی ہولڈ فلیگ جیسی چیزیں شامل ہو سکتی ہیں لیکن ان تک محدود نہیں ہیں (مثال کے طور پر۔ لیگل ہولڈ = ٹرو یا فالس)، وہ تنظیم جو قانونی ہولڈ چلاتی ہے، اس بات کی وضاحت کرتی ہے کہ ریکارڈ کو قانونی طور پر کیوں رکھا جانا چاہیے، کس مدت کے لیے ریکارڈ رکھنا چاہیے، اور ہولڈ کا مقام۔ ریکارڈز برقرار رکھنے کا شیڈول ایک دستاویز ہے، جسے اکثر آرکائیول تشخیص کے تصورات اور مطلوبہ دائرہ اختیار کے اندر کاروبار اور قانونی سیاق و سباق کے تجزیے کا استعمال کرتے ہوئے تیار کیا جاتا ہے، جو اس بات کا خاکہ پیش کرتا ہے کہ مخصوص قسم کے ریکارڈز کو تباہ کرنے سے پہلے انہیں کتنی دیر تک برقرار رکھنے کی ضرورت ہے۔ برقرار رکھنے کے شیڈول کو استعمال کرنے کے لیے متعدد رہنما خطوط مرتب کرنے کی ضرورت ہے تاکہ ان پر عمل درآمد کے لیے غور کیا جا سکے۔ فزیکل ریکارڈز کا انتظام کرنا فزیکل ریکارڈز کے انتظام میں مختلف مضامین یا صلاحیتیں شامل ہوتی ہیں اور اس میں مہارت کی مختلف شکلیں شامل ہو سکتی ہیں۔ ریکارڈ کی شناخت اگر کسی چیز کو قانونی ریکارڈ کے طور پر پیش کیا جاتا ہے، تو اس کی تصدیق کی ضرورت ہوتی ہے۔ فارنسک ماہرین کو کسی دستاویز یا نمونے کی جانچ پڑتال کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے تاکہ یہ معلوم کیا جا سکے کہ یہ جعل سازی نہیں ہے، اور یہ کہ کسی بھی نقصان، تبدیلی، یا گمشدہ مواد کو دستاویزی شکل دی گئی ہے۔ انتہائی صورتوں میں، اشیاء کو خوردبین، ایکس رے، ریڈیو کاربن ڈیٹنگ یا کیمیائی تجزیہ کا نشانہ بنایا جا سکتا ہے۔ تصدیق کی یہ سطح نایاب ہے لیکن اس کے لیے ضروری ہے کہ کسی تنظیم کے ریکارڈ کی تخلیق اور برقرار رکھنے میں خصوصی خیال رکھا جائے۔ ریکارڈز کو اس طرح ذخیرہ کیا جانا چاہیے کہ وہ قابل رسائی ہوں اور ماحولیاتی نقصان سے محفوظ ہوں۔ ایک عام کاغذی دستاویز کو دفتر میں فائلنگ کابینہ میں محفوظ کیا جا سکتا ہے۔ تاہم، کچھ تنظیمیں درجہ حرارت اور نمی سمیت خصوصی ماحولیاتی کنٹرول کے ساتھ فائل رومز کا استعمال کرتی ہیں۔ آگ، سیلاب، زلزلے اور تنازعات سے بچانے کے لیے اہم ریکارڈ کو ڈیزاسٹر مزاحم سیف یا والٹ میں محفوظ کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ انتہائی صورتوں میں، آئٹم کو ڈیزاسٹر پروفنگ اور عوامی رسائی دونوں کی ضرورت پڑ سکتی ہے، جیسے کہ اصل، دستخط شدہ امریکی آئین۔ اس بات کا تعین کرنے کے لیے سول انجینئروں سے مشورہ کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے کہ فائل روم کاغذ سے بھری شیلف اور فائل کیبنٹ کے وزن کو مؤثر طریقے سے برداشت کر سکتا ہے۔ تاریخی طور پر، کچھ فوجی جہازوں کو ان کے بیلسٹ مساوات کے حصے کے طور پر کاغذ پر ان کے آپریٹنگ طریقہ کار کے وزن کو مدنظر رکھتے ہوئے ڈیزائن کیا گیا تھا (جدید ریکارڈ رکھنے والی ٹیکنالوجیز نے اس معلومات کا زیادہ تر حصہ الیکٹرانک اسٹوریج میں منتقل کیا ہے)۔ ریکارڈز کے آن سائٹ اسٹوریج کے علاوہ، بہت سی تنظیمیں اپنے آف سائٹ ریکارڈ سینٹرز چلاتی ہیں یا تجارتی ریکارڈ سینٹرز کے ساتھ معاہدہ کرتی ہیں۔ ریکارڈ کی بازیافت ریکارڈ کو ذخیرہ کرنے کے قابل ہونے کے علاوہ، کاروباری اداروں کو ریکارڈ کی بازیافت کے لیے مناسب صلاحیتیں بھی قائم کرنی چاہئیں، اس صورت میں جب ان کی ضرورت آڈٹ یا قانونی چارہ جوئی، یا تباہی کے معاملے جیسے مقصد کے لیے ہو۔ الیکٹرانک ریکارڈز سے نمٹنے کے دوران ریکارڈ کی بازیافت کی صلاحیتیں پیچیدہ ہو جاتی ہیں، خاص طور پر جب انہیں مناسب طریقے سے ٹیگ یا دریافت کے لیے درجہ بند نہیں کیا گیا ہو۔ ریکارڈ کو عام اسٹوریج ایریا سے دور رکھتے ہوئے ٹریک کرنے کو سرکولیشن کہا جاتا ہے۔ اکثر یہ آسان تحریری ریکارڈنگ کے طریقہ کار کے ذریعے سنبھالا جاتا ہے۔ تاہم، بہت سے جدید ریکارڈ ماحول ریکارڈز کی نقل و حرکت کو ٹریک کرنے کے لیے بار کوڈ اسکینرز، یا ریڈیو فریکوئنسی شناختی ٹیکنالوجی (آر ایف آئی ڈی) پر مشتمل کمپیوٹرائزڈ سسٹم کا استعمال کرتے ہیں۔ ریکارڈ کی غیر مجاز نقل و حرکت کی شناخت کے لیے ان کا استعمال وقتا فوقتا آڈٹ کے لیے بھی کیا جا سکتا ہے۔ ریکارڈ کو ٹھکانے لگانے کا مطلب ہمیشہ تباہی نہیں ہوتا۔ اس میں کسی تاریخی آرکائیو، میوزیم، یا نجی فرد کو منتقلی بھی شامل ہو سکتی ہے۔ کاغذی ریکارڈ کی بڑی مقدار اور فعال کاغذی ریکارڈ کی عدم رسائی کچھ ایسی وجوہات ہیں جو تنظیموں کو ریکارڈ کو ٹھکانے لگانے یا تباہ کرنے پر مجبور کرتی ہیں۔ ریکارڈ کو تباہ کرنے کا اختیار قانون، قانون، ضابطے یا آپریٹنگ طریقہ کار کے ذریعے دیا جانا چاہیے، اور معلومات کے نادانستہ انکشاف سے بچنے کے لیے ریکارڈ کو احتیاط کے ساتھ ٹھکانے لگایا جانا چاہیے۔ اس عمل کو اچھی طرح سے دستاویزی شکل دینے کی ضرورت ہے، جس کا آغاز ریکارڈ برقرار رکھنے کے شیڈول اور پالیسیوں اور طریقہ کار سے ہوتا ہے جن کی اعلی ترین سطح پر منظوری دی گئی ہے۔ ٹھکانے لگانے والے ریکارڈوں کی فہرست کو برقرار رکھا جانا چاہیے، جس میں اس بات کی تصدیق بھی شامل ہے کہ انہیں تباہ کر دیا گیا ہے۔ ریکارڈ کو کبھی بھی محض کچرے کے طور پر ضائع نہیں کیا جانا چاہیے۔ زیادہ تر تنظیمیں پلورائزیشن، کاغذی کٹوتی یا جلانے سمیت عمل کا استعمال کرتی ہیں۔ تجارتی طور پر دستیاب مصنوعات تمام فعال، غیر فعال، آرکائیول، برقرار رکھنے کے شیڈولنگ اور ڈسپوزل کے ذریعے ریکارڈ کا انتظام کر سکتی ہیں۔ کچھ لوگ فزیکل فائل کی ٹریکنگ کے لیے آر ایف آئی ڈی ٹیکنالوجی کا بھی استعمال کرتے ہیں۔ ڈیجیٹل ریکارڈ کا انتظام ریکارڈ کے انتظام کے عمومی اصول کسی بھی شکل میں ریکارڈ پر لاگو ہوتے ہیں۔ تاہم، ڈیجیٹل ریکارڈ مخصوص مسائل کو اٹھاتے ہیں۔ اس بات کو یقینی بنانا زیادہ مشکل ہے کہ جب ریکارڈ کا جسمانی وجود نہ ہو تو ریکارڈ کے مواد، سیاق و سباق اور ڈھانچے کو محفوظ اور محفوظ رکھا جائے۔ ریکارڈ کی صداقت، وشوسنییتا اور وشوسنییتا کے لیے اس کے اہم مضمرات ہیں۔ ڈیجیٹل ریکارڈ کے انتظام پر کافی تحقیق کی جا رہی ہے۔ الیکٹرانک سسٹمز میں مستقل مستند ریکارڈ پر بین الاقوامی تحقیق (انٹر پیئرس) پروجیکٹ اس طرح کے اقدام کی ایک مثال ہے۔ وینکوور، برٹش کولمبیا، کینیڈا میں یونیورسٹی آف برٹش کولمبیا میں اسکول آف لائبریری، آرکائیول اینڈ انفارمیشن اسٹڈیز پر مبنی، انٹرپارز پروجیکٹ دنیا بھر کے محققین کے درمیان ایک باہمی تعاون کا منصوبہ ہے جو ڈیجیٹل ریکارڈز کی وشوسنییتا، درستگی اور صداقت کو یقینی بنانے کے لیے نظریات اور طریقہ کار تیار کرنے کے لیے پرعزم ہے۔ ڈیجیٹل ریکارڈز کے انتظام کے لیے کمپیوٹر سسٹمز کے لیے فنکشنل تقاضے امریکی محکمہ دفاع، برطانیہ کے نیشنل آرکائیوز اور یورپی کمیشن نے تیار کیے ہیں، جن کی موریک (الیکٹرانک ریکارڈز کے انتظام کے لیے ماڈل تقاضے) تفصیلات کا ترجمہ کم از کم بارہ زبانوں میں کیا گیا ہے جس کی مالی اعانت یورپی کمیشن نے کی ہے۔ وقت کے ساتھ ڈیجیٹل ریکارڈز تک رسائی اور پڑھنے کی صلاحیت کے بارے میں خاص خدشات موجود ہیں، کیونکہ ٹیکنالوجی میں تبدیلی کی تیز رفتار ریکارڈز بنانے کے لیے استعمال ہونے والے سافٹ ویئر کو متروک بنا سکتی ہے، جس سے ریکارڈز ناقابل پڑھنے رہ جاتے ہیں۔ ڈیجیٹل تحفظ کے عنوان کے تحت اس سے نمٹنے کے لیے کافی مقدار میں تحقیق کی جا رہی ہے۔ میلبورن، آسٹریلیا میں واقع پبلک ریکارڈ آفس وکٹوریہ (پی آر او وی) نے وکٹورین الیکٹرانک ریکارڈز اسٹریٹجی (وی ای آر ایس) شائع کی جس میں تحفظ، طویل مدتی اسٹوریج اور مستقل الیکٹرانک ریکارڈز تک رسائی کے لیے ایک معیار شامل ہے۔ وکٹورین حکومت کے تمام محکموں نے وی ای آر ایس معیار کو اپنایا ہے۔ عام لوگوں کو مستقل ریکارڈ تک رسائی کے قابل بنانے کے لیے پی آر او وی کے ذریعے ایک ڈیجیٹل آرکائیو قائم کیا گیا ہے۔ آرکائیوز نیوزی لینڈ بھی ایک ڈیجیٹل آرکائیو قائم کر رہا ہے۔ الیکٹرانک ٹیکس ریکارڈز کمپیوٹر پر مبنی/غیر کاغذ پر مبنی ریکارڈز کے ورژن ہیں جو ٹیکس ایجنسیوں جیسے اندرونی ریونیو سروس کے لیے درکار ہیں۔ اس بارے میں کافی الجھن ہے کہ آئی آر ایس کے لیے قابل قبول ڈیجیٹل ریکارڈ کیا ہے، کیونکہ یہ تصور نسبتا نیا ہے۔ اس موضوع پر اشاعت 583 اور بلیٹن 1997-13 میں بحث کی گئی ہے، لیکن مخصوص تفصیل میں نہیں۔ کاروبار اور افراد جو اپنے کاغذی ریکارڈ کو اسکین شدہ کاپیوں میں تبدیل کرنا چاہتے ہیں اگر وہ ایسا کرتے ہیں تو خطرے میں پڑ سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، یہ واضح نہیں ہے کہ آیا کوئی آئی آر ایس آڈیٹر کٹوتی شدہ اخراجات کی شے کے لیے خریداری کی رسید کی جے پی ای جی، پی این جی، یا پی ڈی ایف فارمیٹ اسکین شدہ کاپی قبول کرے گا یا نہیں۔ موجودہ مسائل تعمیل اور قانونی مسائل اگرچہ عوامی انتظامیہ، صحت کی دیکھ بھال اور قانونی پیشے کی ریکارڈ مینجمنٹ کی ایک طویل تاریخ ہے، لیکن کارپوریٹ شعبے نے عام طور پر کم دلچسپی ظاہر کی ہے۔ یہ حالیہ برسوں میں تعمیل کے نئے تقاضوں کی وجہ سے بدل گیا ہے، جو جزوی طور پر اینرون/اینڈرسن کے معاملے اور مورگن اسٹینلے کے حالیہ مسائل جیسے اسکینڈلز کی وجہ سے ہوا ہے۔ کارپوریٹ ریکارڈ کی تعمیل کے مسائل بشمول برقرار رکھنے کی مدت کے تقاضے اور قانونی چارہ جوئی کے نتیجے میں معلومات کو ظاہر کرنے کی ضرورت کو اہم سمجھا جاتا ہے۔ یو ایس سربانس-آکسلے ایکٹ جیسے قوانین کے نتیجے میں ریکارڈ مینجمنٹ کے طریقوں کو زیادہ معیاری بنایا گیا ہے۔ 1990 کی دہائی سے الیکٹرانک ریکارڈ کی طرف تبدیلی نے ریکارڈ مینیجرز اور آئی ٹی مینیجرز کے درمیان قریبی کام کرنے والے تعلقات کی ضرورت دیکھی ہے، خاص طور پر قانونی پہلوؤں سمیت، تعمیل اور رسک مینجمنٹ پر توجہ مرکوز کی گئی ہے۔ سیکیورٹی پرائیویسی، ڈیٹا پروٹیکشن، اور شناخت کی چوری بڑھتی ہوئی دلچسپی کے مسائل بن چکے ہیں۔ اس کے نتیجے میں تنظیم کے ریکارڈ کے تحفظ میں ریکارڈ منیجر کا کردار بڑھ گیا ہے۔ ذاتی معلومات کو غیر ضروری طور پر برقرار نہ رکھنے کو یقینی بنانے کی ضرورت نے برقرار رکھنے کے نظام الاوقات اور ریکارڈ کو ٹھکانے لگانے پر زیادہ توجہ دی ہے۔ شفافیت عوامی انتظامیہ میں شفافیت اور جوابدہی کی بڑھتی ہوئی اہمیت، جس کی نشاندہی آزادی اطلاعات کے قوانین کو بڑے پیمانے پر اپنانے سے ہوئی ہے، ریکارڈ کے انتظام کی ضرورت پر توجہ مرکوز ہوئی ہے تاکہ عوام ان تک آسانی سے رسائی حاصل کر سکیں۔ مثال کے طور پر، برطانیہ میں، فریڈم آف انفارمیشن ایکٹ 2000 کے سیکشن 46 کے تحت حکومت کو عوامی حکام کے لیے ریکارڈ مینجمنٹ پر کوڈ آف پریکٹس شائع کرنے کی ضرورت تھی۔ اسی طرح، ڈیٹا پروٹیکشن اور ماحولیاتی معلومات سے متعلق یورپی یونین کا قانون سازی، جس میں تنظیموں کو درخواست پر معلومات ظاہر کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، اس طرح کے ریکارڈ کے موثر انتظام کی ضرورت پیدا کرتی ہے۔ اپنانا اور عمل درآمد تنظیمی ثقافت میں مطلوبہ تبدیلیوں کو نافذ کرنا ایک بڑا چیلنج ہے، کیونکہ ریکارڈ کے انتظام کو اکثر غیر ضروری یا کم ترجیحی انتظامی کام کے طور پر دیکھا جاتا ہے جسے تنظیم کے اندر سب سے نچلی سطح پر انجام دیا جا سکتا ہے۔ ناقص ریکارڈ مینجمنٹ کی وجہ سے ہونے والے ساکھ کے نقصان نے یہ ظاہر کیا ہے کہ ریکارڈ مینجمنٹ کسی تنظیم کے اندر تمام افراد کی ذمہ داری ہے۔ ایک ایسا مسئلہ جو ریکارڈ مینیجرز کے درمیان بہت متنازعہ رہا ہے وہ الیکٹرانک دستاویز اور ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم کو غیر تنقیدی طور پر اپنانا ہے۔ انٹرنیٹ اور سوشل میڈیا کا اثر ریکارڈ مینیجرز کے لیے بڑی دلچسپی کا ایک اور مسئلہ انٹرنیٹ اور متعلقہ سوشل میڈیا، جیسے ویکیز، بلاگز، فورمز، اور فیس بک اور ٹویٹر جیسی کمپنیوں کا روایتی ریکارڈ مینجمنٹ کے طریقوں، اصولوں اور تصورات پر اثر ہے، کیونکہ ان میں سے بہت سے ٹولز ریکارڈ کی تیزی سے تخلیق اور پھیلاؤ کی اجازت دیتے ہیں اور اکثر گمنام شکل میں بھی۔ ریکارڈز لائف سائیکل مینجمنٹ بہت سے کاروباری اداروں کے لیے ایک مشکل چیلنج ان کے پورے انفارمیشن لائف سائیکل کے ذریعے ریکارڈ کی ٹریکنگ سے جڑا ہوا ہے تاکہ یہ ہر وقت واضح رہے کہ کوئی ریکارڈ کہاں موجود ہے یا اگر وہ اب بھی موجود ہے۔ ان کی زندگی کے چکروں کے ذریعے ریکارڈوں کا سراغ لگانا ریکارڈ مینجمنٹ کے عملے کو یہ سمجھنے کی اجازت دیتا ہے کہ ریکارڈ سے متعلق قواعد، جیسے قانونی انعقاد یا تباہی کے قواعد کو کب اور کیسے لاگو کیا جائے۔ کاغذ کے ریکارڈ کو الیکٹرانک شکل میں تبدیل کرنا جیسے جیسے دنیا فطرت میں زیادہ ڈیجیٹل ہوتی جارہی ہے، ریکارڈ مینجمنٹ کمیونٹی کے لیے ایک بڑھتا ہوا مسئلہ موجودہ یا آنے والے کاغذ کے ریکارڈ کو الیکٹرانک شکل میں تبدیل کرنا ہے۔ اس طرح کے تبادلوں کو اکثر اسٹوریج کے اخراجات، اسٹوریج کی جگہ کو بچانے اور ریکارڈ کی بازیافت کے وقت کو کم کرنے کی امید میں انجام دیا جاتا ہے۔ اس طرح کے تبادلوں کو آسان بنانے کے لیے دستاویز اسکینرز، آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن سافٹ ویئر، اور الیکٹرانک دستاویز مینجمنٹ سسٹم جیسے اوزار استعمال کیے جاتے ہیں۔ بہت سے کالج اور یونیورسٹیاں لائبریری اور انفارمیشن سائنسز میں ڈگری پروگرام پیش کرتے ہیں جو ریکارڈ مینجمنٹ کا احاطہ کرتے ہیں۔ مزید برآں، ایسی پیشہ ورانہ تنظیمیں ہیں جو پریکٹیشنرز کے لیے ایک علیحدہ، غیر ڈگری، پیشہ ورانہ سند، مصدقہ ریکارڈ منیجر کا عہدہ یا سی آر ایم فراہم کرتی ہیں۔ الیکٹرانک دستاویز اور ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم ایک کمپیوٹر پروگرام یا پروگراموں کا مجموعہ ہے جو ریکارڈ کو ٹریک کرنے اور ذخیرہ کرنے کے لیے استعمال ہوتا ہے۔ یہ اصطلاح امیجنگ اور ڈاکیومنٹ مینجمنٹ سسٹم سے ممتاز ہے جو بالترتیب پیپر کیپچر اور ڈاکیومنٹ مینجمنٹ میں مہارت رکھتے ہیں۔ الیکٹرانک ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم عام طور پر ریکارڈ مینیجرز کی ضروریات کے مطابق خصوصی سیکیورٹی اور آڈیٹنگ کی فعالیت فراہم کرتے ہیں۔ نیشنل آرکائیوز اینڈ ریکارڈز ایڈمنسٹریشن (این اے آر اے) نے یو ایس ڈیپارٹمنٹ آف ڈیفنس اسٹینڈرڈ 5015.2 کی توثیق "خودکار ماحول میں ریکارڈ کے انتظام کے بنیادی چیلنجوں سے نمٹنے کے لیے مناسب اور مناسب بنیاد کے طور پر کی ہے جو ریکارڈ کی تخلیق اور استعمال کو تیزی سے نمایاں کرتا ہے۔" ریکارڈز مینجمنٹ وینڈرز کو جوائنٹ انٹرآپریبلٹی ٹیسٹ کمانڈ سے تصدیق کے بعد ڈی او ڈی 5015.2-STD کے مطابق تصدیق شدہ کیا جا سکتا ہے جو ٹیسٹ کیس کے طریقہ کار بناتا ہے، 5015.2-certified مصنوعات پر تفصیلی اور خلاصہ حتمی رپورٹیں لکھتا ہے، اور سافٹ ویئر کا سائٹ پر معائنہ کرتا ہے۔ برطانیہ میں نیشنل آرکائیوز نے الیکٹرانک ریکارڈ مینجمنٹ سافٹ ویئر مارکیٹ (1999 اور 2002) کی ترقی کو فروغ دینے کے لیے فعال ضروریات کے دو سیٹ شائع کیے ہیں۔ اس نے 2002 کی ضروریات کے خلاف مصنوعات کا جائزہ لینے کے لیے ایک پروگرام چلایا۔ اگرچہ یہ تقاضے ابتدائی طور پر مرکزی حکومت کے تعاون سے وضع کیے گئے تھے، لیکن برطانیہ اور دنیا کے دیگر حصوں میں وسیع تر پبلک سیکٹر کے بہت سے حصوں نے انہیں جوش و خروش کے ساتھ اٹھایا ہے۔ جانچ کا پروگرام اب بند ہو چکا ہے ؛ نیشنل آرکائیوز اب جانچ کے لیے درخواستیں قبول نہیں کر رہا ہے۔ نیشنل آرکائیوز 2002 کے تقاضے موجودہ ہیں۔ یوروپی کمیشن نے 2001 میں الیکٹرانک ریکارڈز اور ڈاکیومنٹ مینجمنٹ کے لیے ماڈل تقاضے "مورک" شائع کیے ہیں۔ اگرچہ یہ ایک رسمی معیار نہیں ہے، لیکن اسے بڑے پیمانے پر مانا جاتا ہے اور اسے ایک معیار کہا جاتا ہے۔ اس کی مالی اعانت کمیشن کے آئی ڈی اے پروگرام کے ذریعے کی گئی تھی، اور اسے ڈی ایل ایم فورم کی ترغیب پر تیار کیا گیا تھا۔ مو ریک کی ایک بڑی تازہ کاری، جسے مو ریک 2 کے نام سے جانا جاتا ہے، فروری 2008 میں شائع ہوئی۔ یہ بھی ڈی ایل ایم فورم کے ذریعے شروع کیا گیا تھا اور اس موقع پر اس کے آئی ڈی اے بی سی پروگرام (آئی ڈی اے کے جانشین) کے ذریعے یورپی کمیشن کے ذریعے مالی اعانت فراہم کی گئی تھی۔ ایک سافٹ ویئر ٹیسٹنگ فریم ورک اور ایک ایکس ایم ایل اسکیما ایم او ریک 2 کے ساتھ ہے۔ دسمبر 2008 میں ٹولوز میں ڈی ایل ایم فورم کانفرنس میں ایک سافٹ ویئر تعمیل ٹیسٹنگ نظام پر اتفاق کیا گیا تھا۔ نیشنل آرکائیوز آف آسٹریلیا (این اے اے) نے فروری 2006 میں ایکسپوزر ڈرافٹ کے طور پر الیکٹرانک ریکارڈز مینجمنٹ سسٹمز سافٹ ویئر (ای آر ایم ایس) کے لیے فنکشنل وضاحتیں، اور الیکٹرانک ریکارڈز مینجمنٹ سسٹمز سافٹ ویئر کے لیے فنکشنل وضاحتیں نافذ کرنے کے لیے متعلقہ رہنما خطوط شائع کیے۔ آرکائیوز نیوزی لینڈ نے جون 2005 میں پبلک ریکارڈ ایکٹ 2005 کے سیکشن 27 کے اختیار کے تحت جاری کردہ 'صوابدیدی بہترین عمل' الیکٹرانک ریکارڈ کیپنگ سسٹم اسٹینڈرڈ (اسٹینڈرڈ 5) شائع کیا۔ تجارتی ریکارڈ مراکز تجارتی ریکارڈ مراکز ایسی سہولیات ہیں جو تنظیموں کے لیے کاغذی ریکارڈ کے ذخیرہ کرنے کے لیے خدمات فراہم کرتے ہیں۔ بعض صورتوں میں، وہ الیکٹرانک فارمیٹس میں رکھے گئے ریکارڈ کے لیے اسٹوریج بھی پیش کرتے ہیں۔ تجارتی ریکارڈ مراکز کاغذ کے ریکارڈ کے لیے اعلی کثافت کا ذخیرہ فراہم کرتے ہیں اور کچھ حساس غیر کاغذ اور اہم (اہم) کاغذ میڈیا کے لیے آب و ہوا پر قابو پانے والا ذخیرہ پیش کرتے ہیں۔ تجارتی ریکارڈ مراکز کے لیے ایک تجارتی تنظیم ہے (مثال کے طور پر، پی آر آئی ایس ایم انٹرنیشنل)، تاہم، تمام خدمت فراہم کرنے والے ممبر نہیں ہیں۔ کارپوریٹ میموری ڈیزائن اور ریکارڈ کیپنگ سسٹمز کا نفاذ (ڈی آئی آر کے ایس) الیکٹرانک ریکارڈز مینجمنٹ سافٹ ویئر ایپلی کیشنز کے لیے ڈیزائن کرائٹیریا اسٹینڈرڈ (ڈی او ڈی 5015.2) ڈاکیومنٹ امیجنگ ڈاکیومنٹ مینجمنٹ انٹرپرائز کنٹینٹ مینجمنٹ (ای سی ایم) یا کنٹینٹ مینجمنٹ انفارمیشن اینڈ ریکارڈز مینجمنٹ سوسائٹی مشین ریڈ ایبل ڈاکیومنٹس پیپر لیس آفس پکچر آرکائیونگ اینڈ کمیونیکیشن سسٹم ریکارڈز لائف سائیکل ریکارڈز مینجمنٹ ٹیکسونومی ریکارڈز منیجر ریلیشنل ڈیٹا بیس مینجمنٹ سسٹم ریٹینشن شیڈول یونائیٹڈ کنگڈم نیشنل آرکائیوز، دی یونائیٹڈ سٹیٹس نیشنل آرکائیوز اینڈ ریکارڈز ایڈمنسٹریشن حوالہ جات بیرونی لنکس اے آر ایم اے کے عام طور پر قبول شدہ ریکارڈ کیپنگ اصول ریکارڈز مینجمنٹ لسٹ سرو کنٹینٹ مینجمنٹ سسٹم پبلک ریکارڈ