Technical data management system
ٹیکنیکل ڈیٹا مینجمنٹ سسٹم (ٹی ڈی ایم ایس) ایک دستاویز مینجمنٹ سسٹم (ڈی ایم ایس) ہے جو تکنیکی اور انجینئرنگ ڈرائنگ اور دستاویزات کے انتظام سے متعلق ہے۔ اکثر اعداد و شمار مختلف شکلوں کے 'ریکارڈ' میں موجود ہوتے ہیں، جیسے کاغذ، مائیکرو فلمز یا ڈیجیٹل میڈیا پر۔ لہذا تکنیکی ڈیٹا مینجمنٹ کا تعلق تکنیکی ڈیٹا پر مشتمل ریکارڈ مینجمنٹ سے بھی ہے۔ تکنیکی دستاویز کے انتظام کے نظام کا استعمال بڑی تنظیموں کے اندر بڑے پیمانے کے منصوبوں کے ساتھ کیا جاتا ہے جن میں انجینئرنگ شامل ہوتی ہے۔ مثال کے طور پر، ٹی ڈی ایم ایس کو انٹیگریٹڈ اسٹیل پلانٹس (آئی ایس پی)، آٹوموبائل فیکٹریوں، ایرو اسپیس سہولیات، انفراسٹرکچر کمپنیوں، سٹی کارپوریشنز، تحقیقی تنظیموں وغیرہ کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ ایسی تنظیموں میں تکنیکی آرکائیوز یا تکنیکی دستاویزات کے مراکز کو تکنیکی ڈیٹا اور ریکارڈ کے موثر انتظام کے لیے مرکزی سہولیات کے طور پر بنایا جاتا ہے۔ ٹی ڈی ایم ایس کے افعال تصورات میں روایتی آرکائیو افعال سے ملتے جلتے ہیں، سوائے اس کے کہ اس معاملے میں آرکائیو شدہ مواد بنیادی طور پر انجینئرنگ ڈرائنگ، سروے میپس، تکنیکی وضاحتیں، پلانٹ اور آلات کی ڈیٹا شیٹس، فزیبلٹی رپورٹس، پروجیکٹ رپورٹس، آپریشن اور مینٹیننس دستی، معیارات وغیرہ ہیں۔ دستاویز کی رجسٹریشن، انڈیکسنگ، ریپوزیٹری مینجمنٹ، ریپروگرافی وغیرہ۔ یہ ٹی ڈی ایم ایس کے حصے ہیں۔ مختلف قسم کی جدید ترین ٹیکنالوجیز جیسے ڈاکیومنٹ اسکینر، مائیکرو فلمنگ اور ڈیجیٹائزیشن کیمرا یونٹ، وائڈ فارمیٹ پرنٹر، ڈیجیٹل پلاٹر، سافٹ ویئر وغیرہ۔ دستیاب ہیں، جو ٹی ڈی ایم ایس افعال کو پچھلے اوقات کے مقابلے میں ایک آسان عمل بناتے ہیں۔ تکنیکی ڈیٹا مینجمنٹ سسٹم کے اجزاء تکنیکی ڈیٹا سے مراد سائنسی اور تکنیکی معلومات ہیں جو ریکارڈ کی گئی ہیں اور کسی بھی شکل یا انداز میں پیش کی گئی ہیں (مالیاتی اور انتظامی معلومات کو چھوڑ کر)۔ تکنیکی ڈیٹا مینجمنٹ سسٹم کسی تنظیم کے اندر معلومات جیسے تکنیکی وضاحتیں، ڈیٹا شیٹ اور ڈرائنگ کو محفوظ کرنے اور شیئر کرنے کے لیے بنایا جاتا ہے۔ ڈیٹا مینجمنٹ سسٹم کی دیگر اقسام کی طرح، ٹیکنیکل ڈیٹا مینجمنٹ سسٹم 4 اہم اجزاء پر مشتمل ہوتا ہے جن کا ذکر ذیل میں کیا گیا ہے۔ ڈیٹا پلاننگ ڈیٹا پلان (طویل مدتی یا قلیل مدتی) ایک مناسب اور مکمل ٹی ڈی ایم ایس کے پہلے ضروری قدم کے طور پر بنائے جاتے ہیں۔ یہ بالآخر 3 دیگر اجزاء، ڈیٹا کے حصول، ڈیٹا مینجمنٹ اور ڈیٹا شیئرنگ میں مدد کے لیے بنایا گیا ہے۔ ایک مناسب ڈیٹا پلان 2 صفحات سے زیادہ نہیں ہونا چاہیے اور اسے درج ذیل بنیادی باتوں پر توجہ دینی چاہیے: ڈیٹا کی اقسام (نمونے، تجربے کے نتائج، رپورٹس، ڈرائنگ وغیرہ)۔ اور میٹا ڈیٹا (وہ ڈیٹا جو دوسرے ڈیٹا کا خلاصہ اور وضاحت کرتا ہے۔ اس معاملے میں، یہ نمونے کے سائز، تجرباتی حالات اور طریقہ کار، رپورٹس کی تاریخیں، ڈرائنگ کی وضاحتیں وغیرہ جیسی تفصیلات سے مراد ہے۔) تحقیق کے ذرائع اور اعداد و شمار کا مجموعہ (فیلڈ ورکس، پروڈکشن لائنوں میں تجربات وغیرہ) تحقیق کی لاگت رسائی، اشتراک (تنظیم کے اندر دوبارہ استعمال اور عوام میں دوبارہ تقسیم) کی پالیسیاں ڈیٹا کو محفوظ کرنے اور اس تک رسائی برقرار رکھنے کی تجاویز ڈیٹا کے حصول خام ڈیٹا کو جدید ٹیکنالوجی کے استعمال کے ذریعے تنظیموں کی بنیادی سائٹوں سے جمع کیا جاتا ہے۔ براہ کرم مثالوں کے لیے نیچے دیے گئے جدول کا حوالہ دیں۔ جمع کردہ ڈیٹا کو پھر ڈیٹا مینجمنٹ کے لیے تکنیکی ڈیٹا سینٹرز میں منتقل کیا جاتا ہے۔ ڈیٹا مینجمنٹ ڈیٹا کے حصول کے بعد، ڈیٹا کو ترتیب دیا جاتا ہے، جب کہ مفید ڈیٹا کو محفوظ کیا جاتا ہے، ناپسندیدہ ڈیٹا کو ٹھکانے لگایا جاتا ہے۔ ڈیٹا کا انتظام اور آرکائیو کرتے وقت، ڈیٹا کی نیچے دی گئی خصوصیات پر غور کیا جاتا ہے۔ متغیرات اور ریکارڈ کے نام، لیبل، اقدار اور وضاحتیں۔ (ٹی ڈی ایم ایس کے معاملے میں، ایک مثال آلات کی ڈیٹا شیٹ پر آلات کے نام ہیں) اصل ڈیٹا سے اخذ کردہ ڈیٹا، کوڈ، الگورتھم یا کمانڈ فائل کے ساتھ انہیں بنانے کے لیے استعمال کیا جاتا ہے۔ (ٹی ڈی ایم ایس کے معاملے میں، ایک مثال سامان کی ڈیٹا شیٹ کے تجزیے سے حاصل کردہ ایک متوقع رپورٹ ہے) میٹا ڈیٹا کے ساتھ وابستہ ڈیٹا کو آرکائیو کیا جا رہا ہے ڈیٹا شیئرنگ آرکائیوڈ اور منظم ڈیٹا صحیح اداروں کے لیے قابل رسائی ہیں۔ ایک مناسب اور مکمل ٹی ڈی ایم ایس کو مناسب سیکیورٹی کے تحت مناسب حد تک ڈیٹا کا اشتراک کرنا چاہیے، تاکہ تنظیم کے اندر ڈیٹا کا زیادہ سے زیادہ استعمال حاصل کیا جا سکے۔ اس کا مقصد دوسرے محققین کے ذریعہ دوبارہ استعمال ہونے پر آسان رسائی حاصل کرنا ہے اور اس لیے یہ دیگر تحقیقی عمل کو بڑھاتا ہے۔ ڈیٹا کا حوالہ اکثر دیگر ٹیسٹوں اور تکنیکی وضاحتیں میں دیا جاتا ہے، جہاں نیا تجزیہ تیار کیا جاتا ہے، منظم کیا جاتا ہے اور دوبارہ محفوظ کیا جاتا ہے۔ نتیجے کے طور پر، ٹی ڈی ایم ایس کے استعمال کے ذریعے موثر انتظام کے تحت تنظیم کے اندر ڈیٹا بہہ رہا ہے۔ تکنیکی ڈیٹا مینجمنٹ سسٹم کے استعمال کے فوائد اور نقصانات ڈیٹا کو آرکائیو کرنے کے لیے تکنیکی ڈیٹا مینجمنٹ سسٹم (ٹی ڈی ایم ایس) کا استعمال کرتے وقت طاقت اور کمزوری ہوتی ہے۔ کچھ فوائد اور نقصانات ذیل میں درج ہیں۔ فوائد 1. تیز تر اور آسان ڈیٹا مینجمنٹ چونکہ ٹی ڈی ایم ایس تنظیم کے سسٹمز میں مربوط ہوتا ہے، جب بھی کارکن ڈیٹا فائلیں (سالڈ ورکس، آٹو سیڈ، مائیکروسافٹ ورڈ وغیرہ) تیار کرتے ہیں۔ )، وہ ڈیٹا کو آرکائیو اور منظم بھی کر سکتے ہیں، ان کی ضرورت کو اپنے موجودہ کام سے جوڑ سکتے ہیں، ساتھ ہی وہ مفید ڈیٹا کے ساتھ آرکائیوز کو اپ ڈیٹ بھی کر سکتے ہیں۔ یہ کام کرنے کے عمل کو تیز کرتا ہے اور انہیں زیادہ موثر بناتا ہے۔ 2. سیکیورٹی میں اضافہ تمام ڈیٹا فائلیں مرکزی ہوتی ہیں، اس لیے اندرونی اور بیرونی ڈیٹا لیک ہونے کا امکان کم ہوتا ہے، اور ڈیٹا کے بہاؤ کی زیادہ قریب سے نگرانی کی جاتی ہے۔ اس کے نتیجے میں تنظیم میں ڈیٹا زیادہ محفوظ ہوتا ہے۔ 3. تنظیم کے اندر تعاون میں اضافہ چونکہ ڈیٹا فائلیں مرکزی ہوتی ہیں اور تنظیم کے اندر ڈیٹا کا بہاؤ بڑھتا ہے، اس لیے تنظیم کے اندر محققین اور کارکن مشترکہ منصوبوں پر کام کرنے کے قابل ہوتے ہیں۔ زیادہ پیداوار کے لیے زیادہ پیچیدہ کام انجام دیے جا سکتے ہیں۔ 4. ڈیٹا کے مختلف فارمیٹس کے ساتھ مطابقت رکھنے والا ٹی ڈی ایم ایس ڈیٹا کے بہت سے فارمیٹس کے ساتھ مطابقت رکھتا ہے، بنیادی ڈیٹا جیسے مائیکروسافٹ ورڈز سے لے کر پیچیدہ ڈیٹا جیسے وائس ڈیٹا تک۔ اس سے آرکائیو شدہ ڈیٹا کے انتظام کے معیار میں اضافہ ہوتا ہے۔ نقصانات 1. تنظیم کے نظام میں ٹی ڈی ایم ایس کو نافذ کرنے میں زیادہ مالیاتی اخراجات شامل ہوتے ہیں۔ دیکھ بھال میں انسانی وسائل اور پیسے کی ایک خاص رقم بھی خرچ ہوتی ہے۔ ان وسائل میں مواقع کی لاگت شامل ہوتی ہے کیونکہ انہیں دوسرے پہلوؤں میں استعمال کیا جا سکتا ہے۔ 2. کم استحکام چونکہ ٹی ڈی ایم ایس تنظیم کے عمل کے تمام اعداد و شمار کا انتظام اور مرکزیت کرتا ہے، اس لیے یہ پوری تنظیم کے اندر کام کرنے کے عمل کو ایک ساتھ جوڑتا ہے۔ یہ تنظیم کے ڈیٹا نیٹ ورک کی کمزوری کو بھی بڑھاتا ہے۔ اگر ٹی ڈی ایم ایس کافی مستحکم نہیں ہے یا جب اسے ہیکر اور وائرس کے حملوں کا سامنا کرنا پڑتا ہے، تو تنظیم کا ڈیٹا فلو مکمل طور پر بند ہو سکتا ہے، جس سے تنظیم کے وسیع پیمانے پر کام متاثر ہوتا ہے اور اس کے نتیجے میں استحکام کم ہوتا ہے۔ روایتی ڈیٹا مینجمنٹ کے طریقوں اور تکنیکی ڈیٹا مینجمنٹ سسٹم کے درمیان موازنہ ٹیسٹ انجینئرز اور محققین کو کمپنیوں کی اعلی پیداوار کے لیے پیچیدہ ٹیسٹ کے نتائج اور تخروپن ڈیٹا کو قابل استعمال معلومات میں تبدیل کرنے میں بڑے چیلنجوں کا سامنا ہے۔ ان چیلنجوں کی فہرست ذیل میں دی گئی ہے۔ ڈیزائن کی پیچیدگی میں اضافہ وقت اور دستیاب بجٹ میں کمی اعلی معیار کا مطالبہ کیا جاتا ہے روایتی ڈیٹا مینجمنٹ کے نقطہ نظر ڈیٹا مینجمنٹ کے لیے مناسب اور مکمل آرکائیوز بنانے میں دشواری کی وجہ سے بہت سی تنظیمیں اب بھی روایتی فائل مینجمنٹ سسٹم کا اطلاق کر رہی ہیں۔ پہلا طریقہ سادہ فائل فولڈر سسٹم ہے۔ اس کی قیمت غیر موثر ہونے کے مسئلے پر پڑتی ہے کیونکہ کارکنوں اور محققین کو ہدف کے ڈیٹا کے لیے دستی طور پر سسٹمز اور فائلوں کی متعدد تہوں سے گزرنا پڑتا ہے۔ مزید برآں، ہدف کے ڈیٹا میں مختلف فارمیٹس والی فائلیں ہو سکتی ہیں اور یہ فائلیں ایک ہی مشین میں محفوظ نہیں کی جا سکتی ہیں۔ اگر ان فائلوں کا نام تبدیل کر دیا جائے یا انہیں کسی اور مقام پر منتقل کر دیا جائے تو یہ فائلیں بھی آسانی سے گم ہو جاتی ہیں۔ دوسرا نقطہ نظر روایتی ڈیٹا بیس جیسے اوریکل ہے۔ یہ ڈیٹا بیس ڈیٹا کی آسان تلاش اور رسائی کو فعال کرنے کے قابل ہیں۔ تاہم، ایک بڑی خرابی یہ ہے کہ ڈیٹا کی تیاری اور ماڈلنگ کے لیے بہت زیادہ کوشش کی ضرورت ہوتی ہے۔ بڑے پیمانے کے منصوبوں کے لیے، بھاری مالیاتی اخراجات پیدا ہوتے ہیں، اور اضافی آئی ٹی انسانی وسائل کو غیر لچکدار نظام کو مسلسل سنبھالنے، وسعت دینے اور برقرار رکھنے کے لیے استعمال کیا جانا چاہیے، جو کہ تمام کاموں کے بجائے مخصوص کاموں کے لیے رواج ہے۔ طویل مدت میں، یہ لاگت سے موثر نہیں ہے۔ ٹیکنیکل ڈیٹا مینجمنٹ سسٹم (ٹی ڈی ایم ایس) ٹی ڈی ایم ایس 3 اصولوں، لچکدار اور منظم فائل اسٹوریج، سیلف اسکیلنگ ہائبرڈ ڈیٹا انڈیکس، اور ایک انٹرایکٹو پوسٹ پروسیسنگ ماحول کی بنیاد پر تیار کیا گیا ہے۔ عملی طور پر یہ نظام بنیادی طور پر 3 اجزاء پر مشتمل ہوتا ہے، ضروری اور متعلقہ میٹا ڈیٹا کے ساتھ ڈیٹا فائلیں، فائلوں کے فارمیٹس سے قطع نظر ڈیٹا کو منظم اور منظم کرنے کے لیے ڈیٹا فائنڈرز، اور تلاش، تجزیہ اور رپورٹنگ کا ایک سافٹ ویئر۔ اصل ڈیٹا فائلوں سے منسلک میٹا ڈیٹا کے ساتھ، ڈیٹا فائنڈر تلاش کے دوران مختلف متعلقہ ڈیٹا فائلوں کی شناخت کر سکتا ہے، چاہے وہ مختلف فائل فارمیٹس میں ہوں۔ اس لیے ٹی ڈی ایم ایس محققین کو انٹرنیٹ براؤزنگ جیسے ڈیٹا کی تلاش کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ آخری لیکن کم از کم، یہ ڈیٹا بیس کے برعکس، تبدیلیوں کے مطابق ڈھال سکتا ہے اور تبدیلیوں کے مطابق خود کو اپ ڈیٹ کر سکتا ہے۔ مضبوط انفارمیشن سسٹمز اور کمزور انفارمیشن سسٹمز کے درمیان موازنہ پیچیدہ تنظیموں کو بڑی مقدار میں تکنیکی معلومات کی ضرورت پڑ سکتی ہے، جسے کئی آزاد آرکائیوز میں تقسیم کیا جا سکتا ہے۔ موجودہ نقطہ نظر "کوئی انضمام نہیں" سے لے کر "مضبوط انضمام" تک ہے، جو ایک مشترکہ ڈیٹا بیس یا پروڈکٹ ماڈل پر مبنی ہے۔ نام نہاد کمزور انفارمیشن سسٹم (ڈبلیو آئی ایس) بیچ میں کہیں واقع ہے۔ ان کا بنیادی تصور پہلے سے موجود معلومات میں مصنوعات اور عمل کے متعدد جزوی ماڈلز کی ایک نئی پرت شامل کرنا ہے، تاکہ موجودہ ڈیٹا بیس کو دوبارہ استعمال کرنا ممکن ہو، تاکہ ترقی کو شروع سے کم کیا جا سکے، اور ڈبلیو آئی ایس کی ترقی کے لیے متعلقہ ارتقائی راستے فراہم کیے جا سکیں۔ ہر جزوی ماڈل میں مخصوص علم شامل ہو سکتا ہے اور یہ صارف کے مخصوص نقطہ نظر کے مطابق معلومات کی ساخت اور رسائی کے طریقے کے طور پر کام کرتا ہے۔ مضبوط اور کمزور انفارمیشن سسٹمز کے درمیان موازنہ کا خلاصہ اس طرح کیا جا سکتا ہے: کمزور انفارمیشن سسٹم کا فن تعمیر مندرجہ ذیل پر مشتمل ہوتا ہے: انفارمیشن سورس (ڈیٹا بیس، کمپیوٹیشنل پروگرام وغیرہ)۔ انضمام پرت مندرجہ ذیل ذیلی تہوں پر مشتمل ہے: تجریدی پرت (انفارمیشن ماڈل) ماڈلز اور معلومات کے ذرائع کے درمیان مواصلاتی پرت ماڈلز اور انسانوں کے درمیان مواصلاتی پرت (ہیومن کمپیوٹر انٹرفیس) مختلف ممالک میں قواعد و ضوابط کے لحاظ سے تکنیکی ڈیٹا مینجمنٹ سسٹم کچھ ممالک میں، جیسے کہ امریکہ میں، ریکارڈ اور دستاویز کے انتظام کو بہت اہم کام سمجھا جاتا ہے، اور تکنیکی آرکائیوز کے انتظام میں بہت زیادہ زور دیا جاتا ہے۔ عوامی ڈومین کے تحت آنے والے ریکارڈ اور دستاویزات مناسب قوانین کے تحت چلتے ہیں۔ تاہم، بہت سے پسماندہ اور ترقی پذیر ممالک میں ایسا نہیں ہوا ہے۔ مثال کے طور پر، ہندوستان نے 1993 میں 'پبلک ریکارڈ ایکٹ' نافذ کیا۔ تاہم، ملک میں بہت سے لوگ اس طرح کے قانون کے وجود یا اس کی اہمیت سے واقف نہیں ہیں۔ تکنیکی ڈیٹا مینجمنٹ سسٹم (ٹی ڈی ایم ایس) کی ایپلی کیشنز اور مثالیں دنیا بھر میں مختلف شعبوں میں وسیع پیمانے پر لاگو ہوتی ہیں۔ کچھ مثالیں ذیل میں درج ہیں۔ وائتھ ہائیڈرو پاور پلانٹ ٹربائنز کے ماڈلز کی جانچ کرتا ہے، جن میں 4 اہم پروگرام کے حصے، انجن کی خصوصیات کی اقدار، ارتعاش اور کھوکھلی شامل ہیں، اور ٹی ڈی ایم ایس کا استعمال کرتے ہوئے ڈیٹا کو 1 پروگرام کے حصے سے اگلے حصے میں منتقل کرتا ہے۔ ڈینبریکلائن نے ایک علم اور ڈیٹا پلیٹ فارم، ایس او آر او ایس بنایا، جو ویکی پر مبنی نقطہ نظر پر عمل پیرا ہے۔ اس کا مقصد ڈیٹا کو قابل رسائی اور سادہ شکلوں میں پیش کرنا ہے۔ برگھوف آٹوموبائل فرموں سمیت فرموں کی ترقی کے لیے ڈیٹا کو آسان بنانے اور ان کا انتظام کرنے کے لیے ایک ٹی ڈی ایم ایس تیار اور فراہم کرتا ہے۔ یہ ٹی ڈی ایم ایس ڈیٹا کے ذخیرے، آن لائن سرور پر ڈیٹا کے حجم کو مرکزی بنانے کے قابل بناتا ہے۔ یہ ونڈوز پی سی اور بہت سے دوسرے سسٹمز کے ساتھ بھی مطابقت رکھتا ہے۔ ڈیٹا مینجمنٹ سسٹم ڈیٹا مائننگ ڈیٹا بیس انفارمیشن سسٹمز ریسرچ، انفارمیشن سسٹمز اور انفارمیشن ٹیکنالوجی کے بارے میں ایک تعلیمی جریدہ حوالہ جات ڈیٹا مینجمنٹ حل وہ ٹولز اور ٹیکنالوجیز ہیں جو تنظیمیں اپنے ڈیٹا کو منظم کرنے کے لیے استعمال کرتی ہیں۔ ان حلوں میں مختلف ٹولز اور ٹیکنالوجیز کی ایک وسیع رینج شامل ہو سکتی ہے، جیسے ڈیٹا بیس اور ڈیٹا گودام، ڈیٹا انٹیگریشن اور ای ٹی ایل (ایکسٹریکٹ، ٹرانسفارم، لوڈ) ٹولز، ڈیٹا گورننس اور کوالٹی ٹولز، اور ڈیٹا ویژولائزیشن اور رپورٹنگ ٹولز۔ ڈیٹا مینجمنٹ کے حل تنظیموں کو اپنے ڈیٹا کو زیادہ موثر اور موثر انداز میں ذخیرہ کرنے، منظم کرنے اور منظم کرنے میں مدد کر سکتے ہیں۔ وہ اعداد و شمار کی درستگی اور وشوسنییتا کو بہتر بنانے میں بھی مدد کر سکتے ہیں جو اہم فیصلے کرنے کے لیے استعمال ہوتے ہیں اور تنظیموں کو اپنے اعداد و شمار سے زیادہ آسانی سے بصیرت حاصل کرنے کے قابل بناتے ہیں۔ مزید پڑھنا ڈیٹا مینجمنٹ ڈاکیومنٹ مینجمنٹ سسٹمز انجینئرنگ