Personal assistant
ذاتی معاون، جسے ذاتی معاون (پی اے) یا ذاتی سیکرٹری (پی ایس) بھی کہا جاتا ہے، ایک نوکری کا عنوان ہے جو کسی ایسے شخص کو بیان کرتا ہے جو کسی مخصوص شخص کو ان کے روزمرہ کے کاروبار یا ذاتی کام میں مدد کرتا ہے۔ یہ سیکرٹری کے فرائض کی ایک ذیلی خاصیت ہے۔ فرائض، ذمہ داریاں اور افعال ایک معاون وقت اور روزمرہ کے انتظام، ملاقاتوں، خط و کتابت، اور نوٹ لینے میں مدد کرتا ہے۔ ذاتی معاون کا کردار مختلف ہو سکتا ہے، جیسے کہ فون کالز کا جواب دینا، نوٹ لینا، میٹنگز کا شیڈولنگ، ای میلنگ، ٹیکسٹ وغیرہ۔ کاروباری یا ذاتی سیاق و سباق میں، معاون وہ لوگ ہوتے ہیں جو ایسی خدمات فراہم کرتے ہیں جو اس کے آجر کو ان کاموں کے تناؤ سے نجات دلاتی ہیں جو کسی کی ذاتی اور/یا کاروباری زندگی کے انتظام سے وابستہ ہیں۔ وہ زندگی کے انتظام کے مختلف کاموں میں مدد کرتے ہیں، بشمول کام چلانا، سفر کا انتظام کرنا (مثال کے طور پر، ٹریول ایجنٹ کی خدمات جیسے ہوائی جہاز کے ٹکٹ خریدنا، ہوٹل کے کمرے اور کرایے کی کاریں محفوظ کرنا، اور سرگرمیوں کا انتظام کرنا، نیز زیادہ مقامی خدمات کو سنبھالنا جیسے سڑک یا سفری حالات کی بنیاد پر کام کرنے کے لیے مختلف راستے کی سفارش کرنا)، مالیات (بلوں کی ادائیگی، اسٹاک کی خریداری اور فروخت)، اور خریداری (کھانے کی منصوبہ بندی، سالگرہ جیسے خصوصی مواقع کو یاد رکھنا)۔ ایک معاون اکثر تنظیم کے اندر اور باہر دونوں جگہ کے لوگوں کے ساتھ مینیجر کے رابطے کے پہلے مقام کے طور پر کام کرتا ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ اس کے کاموں اور مہارتوں کو اکثر دو شعبوں میں تقسیم کیا جا سکتا ہے: تکنیکی مہارت اور ذاتی مہارت۔ کاموں میں شامل ہو سکتے ہیں لیکن ان تک محدود نہیں ہیں: آفس سسٹم وضع کرنا اور برقرار رکھنا، بشمول ڈیٹا مینجمنٹ اور فائلنگ ؛ سفر، ویزا اور رہائش کا انتظام کرنا اور، کبھی کبھار، میٹنگوں میں نوٹ یا ڈکٹیشن لینے یا پریزنٹیشنز کے دوران عمومی مدد فراہم کرنے کے لیے منیجر کے ساتھ سفر کرنا ؛ فون کالز، پوچھ گچھ اور درخواستوں کی اسکریننگ کرنا، اور جب مناسب ہو تو انہیں سنبھالنا ؛ سنیارٹی کی تمام سطحوں پر زائرین سے ملنا اور سلام کرنا ؛ ڈائریوں کو منظم کرنا اور برقرار رکھنا اور تقرریاں کرنا ؛ آنے والے ای میل، فیکس اور پوسٹ سے نمٹنا، جو اکثر منیجر کی طرف سے مطابقت رکھتے ہیں۔ ڈکٹیشن اور منٹ لینا ؛ پس منظر کی تحقیق کرنا اور نتائج پیش کرنا ؛ دستاویزات، مختصر کاغذات، رپورٹس اور پریزنٹیشنز تیار کرنا ؛ میٹنگوں کا اہتمام کرنا اور شرکت کرنا اور اس بات کو یقینی بنانا کہ منیجر میٹنگوں کے لیے اچھی طرح سے تیار ہے۔ معاون منتظمین، ان کی ٹیم اور محکموں کے علاوہ، بہت سے پی اے کا اپنا ذاتی کام کا بوجھ اور ذمہ داریاں بھی ہوتی ہیں۔ پی اے کے کردار کا دائرہ وسیع ہو سکتا ہے اور اضافی فرائض میں شامل ہو سکتے ہیں: مخصوص منصوبوں اور تحقیق کو انجام دینا ؛ اکاؤنٹس اور بجٹ کی ذمہ داری ؛ منیجر کی کچھ ذمہ داریوں کو نبھانا اور انتظامیہ کے ساتھ زیادہ قریب سے کام کرنا ؛ منیجر کے لیے تعینات کرنا، فیصلے کرنا اور منیجر کی غیر موجودگی میں دوسروں کو کام تفویض کرنا ؛ فیصلہ سازی کے عمل میں شامل ہونا۔ اے یو پیئر منیجر (ابہام)، کچھ اسی طرح کے پیشوں کا عنوان، خاص طور پر سیاست اور تفریح میں باڈی مین، سیاست دان یا سیاسی امیدوار کے ذاتی معاون کے لیے امریکی سیاسی اصطلاحات حوالہ جات دفتر اور انتظامی معاون پیشوں کی مدد بھی دیکھیں۔