Contract management
کنٹریکٹ مینجمنٹ یا کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن گاہکوں، دکانداروں، شراکت داروں یا ملازمین کے ساتھ کیے گئے معاہدوں کا انتظام ہے۔ کنٹریکٹ مینجمنٹ میں معاہدوں میں شرائط و ضوابط پر بات چیت اور شرائط و ضوابط کی تعمیل کو یقینی بنانا، نیز اس کے نفاذ یا عمل درآمد کے دوران پیدا ہونے والی کسی بھی تبدیلی یا ترمیم پر دستاویز سازی اور اتفاق کرنا شامل ہے۔ اس کا خلاصہ مالی اور آپریشنل کارکردگی کو زیادہ سے زیادہ کرنے اور خطرے کو کم کرنے کے مقصد سے معاہدے کی تخلیق، عمل درآمد اور تجزیہ کو منظم اور موثر طریقے سے سنبھالنے کے عمل کے طور پر کیا جا سکتا ہے۔ عام تجارتی معاہدوں میں خریداری کے آرڈر، سیلز انوائس، یوٹیلیٹی کنٹریکٹ، مشیروں اور پیشہ ور افراد کی تقرری کے لیے لیٹر آف انگیجمنٹ، اور تعمیراتی معاہدے شامل ہیں۔ تعمیراتی منصوبوں، اشیا یا خدمات جو انتہائی منظم ہیں، تفصیلی تکنیکی خصوصیات کے ساتھ اشیا یا خدمات، دانشورانہ املاک (آئی پی) معاہدوں، آؤٹ سورسنگ اور بین الاقوامی تجارت کے لیے پیچیدہ معاہدے اکثر ضروری ہوتے ہیں۔ زیادہ تر بڑے معاہدوں میں متعدد فریقوں کے درمیان انتظامیہ کی مدد کے لیے کنٹریکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئر کے موثر استعمال کی ضرورت ہوتی ہے۔ 2007 میں شائع ہونے والی ایک تحقیق سے پتہ چلا ہے کہ "42 فیصد کاروباری اداروں کے لیے معاہدوں کے انتظام میں بہتری کا سب سے بڑا محرک خطرات کا بہتر اندازہ لگانے اور ان کو کم کرنے کا دباؤ تھا" اور اس کے علاوہ، "تقریبا 65 فیصد کاروباری اداروں نے اطلاع دی ہے کہ کنٹریکٹ لائف سائیکل مینجمنٹ (سی ایل ایم) نے مالی اور قانونی خطرے سے نمٹنے میں بہتری لائی ہے"۔ معاہدہ معاہدہ میں بیان کردہ شرائط و ضوابط کو پورا کرنے کے لیے معاہدے میں شناخت شدہ فریقین کے درمیان ایک تحریری یا زبانی قانونی طور پر پابند معاہدہ ہے۔ معاہدے کے نفاذ کے لیے، دوسری چیزوں کے علاوہ، ایک شرط یہ ہے کہ معاہدے کے فریقین دعوی کردہ معاہدے کی شرائط کو قبول کریں۔ تاریخی طور پر، یہ سب سے زیادہ عام طور پر دستخط یا کارکردگی کے ذریعے حاصل کیا جاتا تھا، لیکن بہت سے دائرہ اختیار میں-خاص طور پر الیکٹرانک کامرس کی ترقی کے ساتھ-قبولیت کی شکلیں الیکٹرانک دستخط کی مختلف شکلوں کو شامل کرنے کے لیے پھیل گئی ہیں۔ معاہدے کئی قسم کے ہو سکتے ہیں، جیسے۔ فروخت کے معاہدے (بشمول لیز)، خریداری کے معاہدے، شراکت داری کے معاہدے، تجارتی معاہدے، اور دانشورانہ املاک کے معاہدے۔ فروخت کا معاہدہ ایک کمپنی (فروخت کنندہ) اور ایک گاہک کے درمیان ایک معاہدہ ہے جہاں کمپنی مصنوعات اور/یا خدمات فروخت کرنے پر راضی ہوتی ہے اور بدلے میں گاہک خریدی گئی مصنوعات/خدمات کی ادائیگی کا پابند ہوتا ہے۔ خریداری کا معاہدہ ایک کمپنی (خریدار) اور ایک سپلائر کے درمیان ایک معاہدہ ہے جو متفقہ شرائط و ضوابط کے اندر مصنوعات اور/یا خدمات فروخت کرنے کا وعدہ کر رہا ہے۔ بدلے میں کمپنی (خریدار) سامان/یا خدمت کو تسلیم کرنے اور پیدا کی گئی ذمہ داری کی ادائیگی کا پابند ہے۔ جب خریداری کا معاہدہ خوردہ فروش اور صنعت کار کے درمیان ہوتا ہے، تو معاہدے میں واپس کی گئی اشیاء کی پروسیسنگ کے لیے شرائط بھی شامل ہوتی ہیں۔ تاہم ریورس لاجسٹکس کی لاگت کی وجہ سے، خوردہ فروش اکثر ریٹرن کو وینڈر کو واپس بھیجنے کے بجائے ٹھکانے لگا دیتے ہیں۔ شراکت داری کا معاہدہ ایک معاہدہ ہو سکتا ہے جو باضابطہ طور پر دو قانونی اداروں کے درمیان شراکت داری کی شرائط کو اس طرح قائم کرتا ہے کہ وہ تجارتی انتظام میں ایک دوسرے کو 'شراکت دار' سمجھتے ہیں۔ تاہم، اس طرح کے تاثرات محض معاہدہ کرنے والے فریقوں کی خواہش کی عکاسی کرنے کا ایک ذریعہ بھی ہو سکتے ہیں جیسے کہ دونوں مشترکہ اہداف کے ساتھ شراکت میں ہوں۔ لہذا، یہ شراکت داری کا مشترکہ قانونی انتظام نہیں ہو سکتا ہے جو تعریف کے مطابق مخلصانہ فرائض پیدا کرتا ہے اور جس پر 'مشترکہ اور متعدد' واجبات بھی ہوتے ہیں۔ کنٹریکٹ مینجمنٹ کی سرگرمیاں بزنس اسٹینڈرڈ کنٹریکٹ مینجمنٹ ماڈل، جیسا کہ ریاستہائے متحدہ میں بہت سی تنظیموں کے ذریعہ استعمال کیا جاتا ہے، عام طور پر درج ذیل کاروباری مضامین پر دائرہ کار کا استعمال کرتا ہے: اتھارٹی اور گفت و شنید بیس لائن مینجمنٹ عزم مینجمنٹ کمیونیکیشن مینجمنٹ۔ معاہدے کی مرئیت اور آگاہی معاہدے کے متوقع فوائد کو محفوظ بنانے کے لیے بنائے گئے تجارتی لیورز کا اطلاق، اس بات کو یقینی بنانا کہ معاہدہ کے ذریعے جہاں خطرہ رکھا گیا ہے وہیں رہے اور اچھی کارکردگی کو محفوظ بنانے اور ناقص کارکردگی کی حوصلہ شکنی کے لیے معاہدے میں شامل ترغیبات کو خارج کریں۔ ڈاکیومنٹ مینجمنٹ گروتھ (سیلز سائیڈ کنٹریکٹس کے لیے) کنٹریکٹ کی تعمیل/گورننس کنٹریکٹ مینجمنٹ کے مراحل کو تین مراحل میں تقسیم کیا جا سکتا ہے: پری کنٹریکٹ فیز کنٹریکٹ پر عمل درآمد کا مرحلہ ایوارڈ کے بعد کا مرحلہ (جسے اکثر کنٹریکٹ کی تعمیل/گورننس کہا جاتا ہے)، بشمول کنٹریکٹ کا خاتمہ۔ ایوارڈ کے بعد یا "ڈاؤن اسٹریم" مرحلے میں، کچھ تنظیموں کے پاس کنٹریکٹ مینجمنٹ ٹیم ہوتی ہے، دوسروں کو آپریشنل مینیجرز کی ضرورت پڑ سکتی ہے کہ وہ معاہدوں کے انتظام کو اپنے کردار میں شامل کریں۔ چارٹرڈ انسٹی ٹیوٹ آف پروکیورمنٹ اینڈ سپلائی (سی آئی پی ایس) تجویز کرتا ہے کہ وقف کنٹریکٹ مینجمنٹ کی ضرورت کا انحصار کنٹریکٹ ویلیو، کنٹریکٹ کی لمبائی، خدمات کی پیچیدگی اور رسک کی سطح پر ہوتا ہے، حالانکہ کنٹریکٹ کے ابتدائی مراحل میں، رسک کی تشخیص اور بنیادی کنٹریکٹ مینجمنٹ کے عمل کا نفاذ ایک وقف کنٹریکٹ مینیجر کے لیے مناسب کام ہو سکتے ہیں۔ سی آئی پی ایس یہ بھی نوٹ کرتا ہے کہ کچھ معاملات میں کنٹریکٹ مینجمنٹ کو برقرار رکھنے میں پروکیورمنٹ ٹیم کا طویل کردار ہو سکتا ہے۔ خدمات کے لیے معاہدہ صرف سپلائی کے معاہدوں سے زیادہ پیچیدہ ہو سکتا ہے اور اس لیے قریبی انتظام کی ضرورت ہوتی ہے۔ معاہدے میں تغیر ایوارڈ کے بعد کے مرحلے کے دوران ایسے مواقع ہو سکتے ہیں جب معاہدے میں جو اتفاق ہوا ہے اسے بعد میں تبدیل کرنے کی ضرورت ہے۔ بعد میں ہونے والی تبدیلی کی حمایت کے لیے متعدد اڈے استعمال کیے جا سکتے ہیں، تاکہ پورے معاہدے کو نئے انتظام کے تحت نافذ کیا جا سکے۔ تبدیلی اس پر مبنی ہو سکتی ہے: موجودہ معاہدے کے فریم ورک سے باہر، معاہدے کو تبدیل کرنے کے لیے دونوں فریقوں کا باہمی معاہدہ۔ یہ معاہدے کو تبدیل کرنے کے لیے ایک آزاد بنیاد ہوگی۔ معاہدے کو تبدیل کرنے کا یکطرفہ فیصلہ، جس پر غور کیا گیا اور موجودہ معاہدے کے ذریعہ اس کی اجازت دی گئی۔ اس میں عام طور پر انصاف پسندی کے لیے نوٹس پیریڈز ہوتے ہیں اور اکثر دوسرے کا حق، خاص طور پر صارفین کے معاہدوں میں، معاہدہ تعلقات کو ختم کرنے کا ہوتا ہے۔ تبدیلی کے کسی بھی یک طرفہ نفاذ کو معاہدے کے لحاظ سے جائز قرار دیا جانا چاہیے، بصورت دیگر اس کی تشریح اصل معاہدے کی تردید کے طور پر کی جا سکتی ہے، جس سے دوسرے فریق کو معاہدہ ختم کرنے اور ہرجانے طلب کرنے کے قابل بنایا جا سکتا ہے۔ موجودہ معاہدے میں بیان کردہ تغیر یا تبدیلی کے کنٹرول کے عمل کے اندر، معاہدے کو تبدیل کرنے کا دو طرفہ فیصلہ۔ انہیں اکثر تبدیلی پر قابو پانے کی دفعات کہا جاتا ہے۔ معاہدے کی تعمیل/حکمرانی ایوارڈ کے بعد کے مرحلے کے دوران، اس بات کو یقینی بنانا ضروری ہے کہ معاہدے کی شرائط اور شرائط پوری ہوں، لیکن غیر ریکارڈ شدہ واجبات، کم رپورٹ شدہ آمدنی یا زیادہ ادائیگیوں جیسی اشیاء پر گہری نظر ڈالنا بھی ضروری ہے۔ اگر ان اشیاء کو نظر انداز کر دیا جائے تو مارجن پر منفی اثر پڑ سکتا ہے۔ ایک کنٹریکٹ کمپلائنس آڈٹ اکثر سب سے زیادہ خطرے والے علاقوں کی نشاندہی کرنے کے لیے موقع کے جائزے کے ساتھ شروع ہوتا ہے۔ ایک وقف شدہ معاہدے کی تعمیل (اور/یا گورننس) پروگرام کے ہونے کے نتیجے میں 2-4% کی عام بازیابی اور بعض اوقات 20 ٪ تک زیادہ دکھایا گیا ہے۔ پیچیدہ تعلقات میں کنٹریکٹ مینجمنٹ کے بارے میں موجودہ سوچ تعمیل "مینجمنٹ" سے "گورننس" کے نقطہ نظر کی طرف منتقل ہو رہی ہے، جس میں ایک گورننس ڈھانچہ بنانے پر توجہ دی گئی ہے جس میں فریقین کو زیادہ باہمی تعاون، صف بندی، لچکدار اور قابل اعتماد طریقے سے انتہائی پیچیدہ معاہدے کے انتظامات کو سنبھالنے میں ذاتی دلچسپی ہوتی ہے۔ 1979 میں، نوبل انعام یافتہ اولیور ولیمسن نے لکھا کہ حکمرانی کا ڈھانچہ "وہ فریم ورک ہے جس کے اندر لین دین کی سالمیت کا فیصلہ کیا جاتا ہے"۔ انہوں نے مزید کہا کہ "چونکہ معاہدے متنوع اور پیچیدہ ہوتے ہیں، اس لیے انتظامی ڈھانچے لین دین کی نوعیت کے مطابق مختلف ہوتے ہیں"۔ باہمی تعاون پر مبنی حکمرانی کے فریم ورک کے چار اجزاء ہوتے ہیں: تعلقات کے انتظام کا ڈھانچہ (فریقین روز مرہ کے آپریشنل فیصلوں کے ساتھ ساتھ اسٹریٹجک فیصلے کرنے کے لیے کس طرح مل کر کام کرتے ہیں) شراکت داری کی مجموعی کارکردگی پر نظر رکھنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا مشترکہ کارکردگی اور تبدیلی کے انتظام کا عمل ایک کنٹرولنگ میکانزم کے طور پر ایگزٹ مینجمنٹ پلان جس سے تنظیموں کو تمام فریقین کے باہمی فائدے کے لیے اخلاقی، فعال تبدیلیاں کرنے کی ترغیب ملتی ہے۔ خصوصی خدشات اور ضوابط کی تعمیل، جس میں معاہدے کی تعمیل کے معاہدوں اور اعتماد کے زیادہ روایتی اجزاء شامل ہیں۔ معاہدے کے انتظام کی ایک اور جہت معاہدوں اور اعتماد کے درمیان باہمی تعامل سے متعلق ہے۔ خاص طور پر، انتظامی اسکالرز نے معاہدہ اور اعتماد کی ترقی کے درمیان تعلقات کی نوعیت پر تبادلہ خیال کیا ہے۔ ایک طرف، کچھ لوگوں نے استدلال کیا ہے کہ معاہدے اور اعتماد ایک دوسرے کی جگہ لے لیں گے ؛ یعنی، ایک طریقہ کار کے استعمال سے دوسرے کے فوائد کم ہو جاتے ہیں۔ دوسری طرف، دوسرے تجویز کرتے ہیں کہ معاہدہ اور اعتماد ایک دوسرے کی تکمیل کرتے ہیں ؛ یعنی، ایک کا استعمال دوسرے طریقہ کار کو استعمال کرنے کے فوائد میں اضافہ کرتا ہے۔ 2008 میں، انٹرنیشنل ایسوسی ایشن فار کنٹریکٹ اینڈ کمرشل مینجمنٹ (آئی اے سی سی ایم، جو اب ورلڈ کامرس اینڈ کنٹریکٹنگ ہے) نے ایک پروجیکٹ شروع کیا جس کا مقصد کنٹریکٹ مینیجر کے کردار کو واضح کرنا تھا، جسے اس کے بعد سے کئی مواقع پر اپ ڈیٹ کیا گیا ہے۔ اس کام نے اس بات کی نشاندہی کی کہ خود کنٹریکٹ مینیجرز میں، "یہ وسیع پیمانے پر عقیدہ ہے کہ عنوان (اور اس کی مختلف قسمیں، جیسے کمرشل منیجر) ملازمت کے کردار، حیثیت اور ذمہ داریوں میں بڑے پیمانے پر تغیرات کو چھپاتا ہے"۔ تاہم، آئی اے سی سی ایم کی تحقیق سے یہ اشارے ملے ہیں کہ "کنٹریکٹ مینیجرز (اور کٹوتی کے ذریعے، کنٹریکٹ مینجمنٹ ڈیپارٹمنٹس) کی بنیادی ذمہ داریاں بہت ملتی جلتی ہیں" اور ان کا اطلاق بولی کی تیاری اور کنٹریکٹ کے مذاکرات سے لے کر تنظیم کے ملازمین اور اس کے صارفین کے درمیان "مڈل مین" کے کردار تک، اور تعمیل اور معاہدے کو بند کرنے، توسیع یا تجدید کو اس کے اختتامی مقام پر یقینی بنانے تک مختلف کاموں پر ہوتا ہے۔ کاروبار اور انتظام کے اسکالرز نے افراد کے درمیان یا تنظیموں کے درمیان تعلقات کے انتظام میں معاہدوں کے کردار پر توجہ دی ہے۔ خاص طور پر، معاہدے کنٹرول اور ہم آہنگی کے آلات کے طور پر کام کرتے ہیں۔ ایک طرف، معاہدے موقع پرست شراکت دار کے ذریعے استحصال یا غبن کے خطرات کو کم کر سکتے ہیں۔ دوسری طرف، معاہدوں سے فریقین کے درمیان مواصلات اور معلومات کے اشتراک کو فروغ دینے میں مدد مل سکتی ہے۔ پبلک سیکٹر کنٹریکٹ مینجمنٹ برطانیہ کے پبلک سیکٹر میں، 2009 میں ہاؤس آف کامنز پبلک اکاؤنٹس کمیٹی نے کنٹریکٹ مینجمنٹ کے سلسلے میں ریسورسنگ اور ٹریننگ کے حوالے سے خدشات اٹھائے تھے۔ کمیٹی نے اطلاع دی کہ کسی بھی تجارتی ڈائریکٹر/خریداری کے سربراہ نے اپنے بڑے معاہدوں کے انتظام کے لیے مختص کردہ وسائل کی سطح کو 'اچھا' قرار نہیں دیا، اور 22 فیصد کنٹریکٹ مینیجرز کا خیال تھا کہ ان کے پاس اپنی ذمہ داریوں کو اچھی طرح سے نبھانے کے لیے وقت نہیں ہے۔ زیادہ تر کنٹریکٹ مینیجرز نے متعلقہ تربیت حاصل کی تھی، حالانکہ 60 فیصد تنظیموں نے اپنے عملے کے لیے ایک منظم تربیتی پروگرام فراہم نہیں کیا تھا۔ کنٹریکٹ مینجمنٹ کے معیارات 2014 میں کراؤن کمرشل سروس کے ذریعہ شائع کیے گئے تھے، اور وقتا فوقتا اپ ڈیٹ کیے جاتے رہے ہیں۔ یہ معیارات 2013 کے "کراس گورنمنٹ ریویو آف میجر کنٹریکٹس" کے نتیجے میں تیار کیے گئے تھے، جسے کابینہ آفس نے جی 4 ایس اور سرکو کمپنیوں کے زیر انتظام بڑے معاہدوں کے انتظام کا جائزہ لینے کے لیے کمیشن کیا تھا، اور اس کی قیادت حکومت کے چیف پروکیورمنٹ آفیسر بل کروتھرس نے کی تھی۔ پچھلی ناکامیوں کو اجاگر کرنے کے بعد، ستمبر 2014 تک برطانیہ کے نیشنل آڈٹ آفس (این اے او) نے محسوس کیا کہ حکومت "اپنے معاہدوں کو سنبھالنے کے طریقے کو بہتر بنانا شروع کر رہی ہے"، لیکن اہم بہتری کا کام ابھی باقی ہے۔ دسمبر 2016 میں این اے او نے ایک اچھا پریکٹس کنٹریکٹ مینجمنٹ فریم ورک دوبارہ شائع کیا جو پہلی بار 2008 میں آفس آف گورنمنٹ کامرس کی مدد سے شائع ہوا تھا، جو اس وقت ایچ ایم ٹریژری کا حصہ تھا۔ این اے او نے پریکٹیشنر کے تاثرات کی بنیاد پر "یقین کیا" کہ یہ فریم ورک "اچھے معاہدے کے انتظام کے لیے ضروری بنیادی کاموں کے لیے بہترین حوالوں میں سے ایک تھا"۔ برطانیہ کی حکومت نے ایک "کنٹریکٹ مینجمنٹ کیپیبلٹی پروگرام" قائم کیا ہے جس کا مقصد کنٹریکٹ مینجمنٹ کے کرداروں میں شامل سرکاری عملے کی مہارتوں کو فروغ دینا ہے۔ ریاستہائے متحدہ میں، نیشنل کنٹریکٹ مینجمنٹ ایسوسی ایشن اور نیشنل ایسوسی ایشن آف گورنمنٹ کنٹریکٹرز سرکاری کنٹریکٹ مینجمنٹ کے لیے درکار مہارتوں میں سرٹیفیکیشن پیش کرتے ہیں۔ کمرشل مینجمنٹ کنٹریکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئر دستاویز آٹومیشن گورنمنٹ کنٹریکٹ نیشنل کنٹریکٹ مینجمنٹ ایسوسی ایشن گروپ خریداری تنظیم آفس آف فیڈرل کنٹریکٹ کمپلائنس پروگرام-ریاستہائے متحدہ امریکہ حکومت کے ساتھ معاہدوں کے لیے یکساں تجارتی ضابطہ-سامان کی بین الاقوامی فروخت کے معاہدوں پر اقوام متحدہ کا کنونشن متعلقہ معاہدہ ویسٹڈ آؤٹ سورسنگ حوالہ جات انٹرپرائز فن تعمیر معاہدہ قانون