E-procurement
ای-پروکیورمنٹ (الیکٹرانک پروکیورمنٹ، جسے بعض اوقات سپلائر ایکسچینج بھی کہا جاتا ہے) انٹرنیٹ کے ساتھ ساتھ دیگر معلومات اور نیٹ ورکنگ سسٹم، جیسے الیکٹرانک ڈیٹا انٹرچینج اور انٹرپرائز ریسورس پلاننگ کے ذریعے سامان، کام اور خدمات کی بزنس ٹو بزنس یا بزنس ٹو کنزیومر یا بزنس ٹو گورنمنٹ خریداری اور فروخت ہے۔ ای-پروکیورمنٹ ویلیو چین میں انڈینٹ مینجمنٹ، ای-انفارمیشن، ای-ٹینڈرنگ، ای-نیلامی، وینڈر مینجمنٹ، کیٹلاگ مینجمنٹ، خریداری آرڈر انضمام، آرڈر اسٹیٹس، شپ نوٹس، ای-انوائسنگ، ای-پیمنٹ اور کنٹریکٹ مینجمنٹ شامل ہیں۔ انڈینٹ مینجمنٹ ٹینڈرز کی تیاری میں شامل ورک فلو ہے۔ ویلیو چین کا یہ حصہ اختیاری ہے، جس میں انفرادی خریداری کے محکمے اپنے انڈینٹنگ کے عمل کی وضاحت کرتے ہیں۔ کاموں کی خریداری میں، انتظامی منظوری اور تکنیکی منظوری الیکٹرانک شکل میں حاصل کی جاتی ہے۔ سامان کی خریداری میں انڈینٹ جنریشن کی سرگرمی آن لائن کی جاتی ہے۔ مرحلے کا حتمی نتیجہ این آئی ٹی جاری کرنے کے لیے ان پٹ کے طور پر لیا جاتا ہے۔ ای-خریداری کے عناصر میں معلومات کی درخواست، تجویز کی درخواست، کوٹیشن کی درخواست، آر ایف ایکس (پچھلے تین مل کر)، اور ای آر ایف ایکس (آر ایف ایکس منصوبوں کے انتظام کے لیے سافٹ ویئر) شامل ہیں۔ ای-خریداری کے بڑھتے ہوئے استعمال کے ساتھ ساتھ معیاری کاری کی ضروریات پیدا ہوتی ہیں۔ فی الحال، الیکٹرانک کاروباری تجربے کے بھرپور ورثے پر بنایا گیا ایک عالمی سطح پر تیار کردہ اوپن ایکسٹینسیبل مارک اپ لینگویج پر مبنی معیاری فریم ورک ہے۔ یہ پانچ تہوں پر مشتمل ہے-پیغام رسانی، رجسٹری اور ذخیرہ، تعاون پروٹوکول، بنیادی اجزاء اور کاروباری عمل۔ تاریخ یہ سب سے پہلے آئی بی ایم نے سال 2000 میں استعمال کیا تھا، جب کمپنی نے اپنا ریپلنشمنٹ مینجمنٹ سسٹم اینڈ میتھڈ لانچ کیا تھا، جسے میکسیکن کمیونیکیشن انجینئر ڈینیئل ڈیلفن نے ڈیزائن کیا تھا، جو اس وقت آئی بی ایم کے سب سے بڑے پروڈکشن پلانٹ میں پروکیورمنٹ ڈائریکٹر تھے، اور ایک آئی ٹی پروگرامر البرٹو واریو نے پروگرام کیا تھا۔ یہ نظام میکسیکو کے گواڈالجارا میں واقع پلانٹ کے لیے آئی بی ایم کے پیچیدہ خریداری کے عمل کو حل کرنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا تھا، جو اس وقت دنیا کا سب سے بڑا پرسنل کمپیوٹر پروڈکشن پلانٹ تھا، جس کی سالانہ پیداواری قیمت 1.6 بلین ڈالر تھی۔ اس نظام کے نافذ ہونے کے تین سال بعد پلانٹ کی پیداوار بڑھ کر 3.6 بلین ڈالر تک پہنچ گئی، جس کے بعد کمپنی نے اپنے ثانوی پیداواری پلانٹس میں اس نظام کا استعمال کیا، اور بعد میں دنیا بھر کی بیرونی کمپنیوں کو لائسنس فروخت کیے۔ جیری توی نے ای-پروکیورمنٹ ٹیکنالوجی کے ارتقاء میں تین مراحل کی نشاندہی کی: ابتدائی نظام خریداری کے پیشہ ور افراد کے لیے فعال تھے لیکن صارف کی ضروریات کو پورا نہیں کرتے تھے۔ دوسری نسل نے ویب پر مبنی ٹیکنالوجی کا استعمال کیا اور اس کا مقصد اختتامی صارفین کی مدد کے ساتھ ساتھ خریداری ٹیموں کی ضروریات کو پورا کرنا تھا لیکن اس میں لچک اور استعمال کی کمی تھی۔ تیسری نسل نے صارف پر مرکوز لچک اور استعمال کی اہلیت کو زیادہ محفوظ کیا جس کی پہلے کمی تھی۔ یورپی یونین میں، پبلک سیکٹر کے لیے ای-پروکیورمنٹ سب سے پہلے 31 مارچ 2004 کی ہدایات 2004/17 ای سی اور 2004/18 ای سی کے ساتھ متعارف کرائی گئی تھی۔ ان ہدایات، جن میں بعد میں 2014 میں ترمیم کی گئی تھی، نے عوامی خریداری کے لیے شفاف اور مساوی مواقع کے لیے فریم ورک قائم کیا جس میں مواقع کی اشاعت کے لیے الیکٹرانک مواصلات کا لازمی استعمال، خریداری کے عمل کو معیاری بنانا، الیکٹرانک ٹینڈر جمع کرنے کے طریقہ کار، اعتراضات سے نمٹنا وغیرہ شامل ہیں۔ یورپی یونین میں مخصوص حدود سے اوپر کی گئی تمام عوامی خریداری کے لیے۔ ای-انفارمیشن ای-انفارمیشن خریداری کے عمل میں براہ راست حصہ نہیں لیتا ہے، یہ عمل خریداری سے پہلے ہوتا ہے۔ یہ انٹرنیٹ ٹیکنالوجی کا استعمال کرتے ہوئے داخلی اور بیرونی فریقین سے خریداری کی معلومات اکٹھا کرنے اور تقسیم کرنے کا عمل ہے۔ معلومات کا اشتراک اس حد تک ہوتا ہے جس تک اہم اور ملکیتی معلومات کو کسی کے سپلائی چین پارٹنر تک پہنچایا جاتا ہے اس طرح سپلائی چین کی زیادہ کارکردگی اور اعلی کارکردگی ہوتی ہے۔ معلومات کے اشتراک میں، معلومات کے معیار پر بھی غور کیا جاتا ہے۔ اس میں تبادلے کی گئی معلومات کی درستگی، بروقت، مناسبیت اور ساکھ شامل ہے۔ یہ عمل خاص طور پر انٹرپرائز ریسورس پلاننگ (ای آر پی) میں ہوتا ہے۔ ای-ٹینڈرنگ الیکٹرانک ٹینڈرنگ ("ای-ٹینڈرنگ") کاغذ پر مبنی پرانے طریقہ کار کے بجائے الیکٹرانک ذرائع سے ٹینڈر بھیجنے اور وصول کرنے کا ایک عمل ہے۔ لفافے میں دستاویزات ڈالنے اور انہیں پوسٹ کرنے کے بجائے، ہم-اور آپ-اب انٹرنیٹ کے ذریعے محفوظ طریقے سے ان کا تبادلہ کریں گے۔ ای-نیلامی ای-نیلامی آن لائن مسابقتی بولی کے ذریعے اثاثے، قدرتی وسائل یا دیگر سامان فروخت کرنے کے لیے نیلامی کرنے کا عمل ہے۔ فزیکل نیلامی کے مقابلے الیکٹرانک نیلامی مکمل شفافیت فراہم کرتی ہے اور مزید فریقوں کو حصہ لینے کے قابل بناتی ہے۔ وینڈر مینجمنٹ یہ اس وقت ہوتا ہے جب کنٹریکٹ اتھارٹی کا مقصد اخراجات کو کنٹرول کرنا، سروس کی اتکرجتا کو بڑھانا اور خریداری کے پورے عمل میں اپنے وینڈرز سے بڑھتی ہوئی قیمت حاصل کرنے کے لیے خطرات کو کم کرنا ہوتا ہے۔ سب سے زیادہ موثر ڈیل کو یقینی بنانے کے لیے اکثر کنٹریکٹ مینجمنٹ کے محکمے قائم کیے جاتے ہیں۔ کیٹلاگ مینجمنٹ ایک اسٹریٹجک عمل ہے جو اس وقت شروع ہوتا ہے جب سپلائرز اپنے پروڈکٹ پورٹ فولیو کو الیکٹرانک طور پر شائع کرتے ہیں اور مصنوعات کو خریداروں کو الیکٹرانک طور پر سامان اور خدمات کی خریداری کے لیے دستیاب کرایا جاتا ہے، اور سیلز چینلز میں پروڈکٹ ڈیٹا کے معیار کو یقینی بنانے کے لیے پروڈکٹ کیٹلاگ کا انتظام کرتے ہوئے ظاہر ہوتا ہے۔ پروڈکٹ کے مواد کی میزبانی فراہم کنندہ یا خریدار کر سکتے ہیں۔ ای-خریداری ای-ٹینڈرنگ کے برعکس، ای-خریداری کا استعمال کم قیمت اور زیادہ مقدار والی اشیا اور خدمات کی خریداری میں کیا جاتا ہے۔ یہ الیکٹرانک طور پر ایسی اشیا اور خدمات کی خریداری کے عمل کو آسان بناتا ہے۔ اس قسم کی خریداری کے لیے، کیٹلاگ ان کلیدی اجزاء میں سے ایک ہیں جو اکثر ہوتے ہیں۔ اس نظام کے کلیدی اجزاء اکثر پیچیدہ ہوتے ہیں اور اس طرح نظام کی ترقی کی اکثر ضرورت ہوتی ہے۔ یہ عمل سپلائرز کے ذریعہ اشیاء کی آن لائن اشاعت سے شروع ہوتا ہے، اور الیکٹرانک انتخاب، آرڈر، استقبالیہ تک جاری رہتا ہے، اور خریداری کی طرف سے ادائیگی کے ساتھ ختم ہوتا ہے۔ انٹرنیٹ ٹیکنالوجی پر مبنی سافٹ ویئر سسٹم کا استعمال کرتے ہوئے خریداری کے مطالبے کو بنانے اور منظور کرنے کا ای-آرڈرنگ عمل، خریداری کے آرڈر دینے اور آرڈر کردہ سامان اور خدمات حاصل کرنے دونوں، جو سپلائی چین کی کارکردگی کو بہت بہتر بناتا ہے۔ ای-آرڈر کے بارے میں بات کرتے وقت، آرڈر کردہ سامان اور خدمات عام طور پر غیر پروڈکٹ سے متعلق ہوتی ہیں، دوسرے الفاظ میں-بالواسطہ۔ انٹرپرائز ریسورسز پلاننگ (ای آر پی) کے معاملے میں آرڈر کردہ سامان اور خدمات مصنوعات سے متعلق ہیں۔ معاون سافٹ ویئر سسٹم کے ساتھ ساتھ آرڈرنگ کیٹلاگ سسٹم دونوں کو کسی تنظیم کے تمام ملازمین کے استعمال کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ ای-انوائسنگ ای-انوائسنگ کوئی بھی طریقہ ہے جس کے ذریعے ادائیگی کے لیے گاہک کو انوائس الیکٹرانک طور پر پیش کی جاتی ہے۔ بڑی کمپنیوں میں، اکاؤنٹس قابل ادائیگی محکمے انوائس کی منظوری، کارروائی اور ادائیگی کے ذمہ دار ہوتے ہیں۔ ای-کنٹریکٹ مینجمنٹ اس قسم کے انتظام میں وصولیوں، ادائیگیوں، معاہدے کے تصفیے، معاہدے کے تغیرات، کارکردگی کی سیکیورٹیز، اور آڈیٹنگ اور کنٹرول کی سرگرمیاں شامل ہیں، اور اس کی کلاسیکی شکل کے برخلاف، ای-کنٹریکٹ مینجمنٹ اس کی الیکٹرانک بہتری ہے۔ پبلک سیکٹر میں ای-خریداری بین الاقوامی سطح پر ابھر رہی ہے۔ لہذا، بنگلہ دیش، منگولیا، یوکرین، ہندوستان، سنگاپور، ایسٹونیا، برطانیہ، امریکہ، ملائیشیا، انڈونیشیا، آسٹریلیا، یورپی یونین میں اقدامات نافذ کیے گئے ہیں۔ سرکاری شعبے کی تنظیمیں معاہدوں کے لیے ای-خریداری کا استعمال کرتی ہیں تاکہ سرکاری خریداری میں کارکردگی میں اضافہ اور لاگت کی بچت (تیز اور سستی) اور خریداری کی خدمات میں بہتر شفافیت (بدعنوانی کو کم کرنے کے لیے) جیسے فوائد حاصل کیے جا سکیں۔ حالیہ برسوں میں پبلک سیکٹر میں ای-خریداری میں تیزی سے ترقی ہوئی ہے۔ لوزیانا کے 2008 کے باقاعدہ قانون ساز اجلاس کے ایکٹ 590 میں سیاسی ذیلی ڈویژنوں کو الیکٹرانک بولیوں کی وصولی کے لیے دفعات بنانے کی ضرورت ہے۔ ای-خریداری کے منصوبے اکثر ڈیجیٹل معیشت میں اپنے شہریوں اور کاروباروں کی بہتر خدمت کے لیے ملک کی عمومی ای-گورنمنٹ کوششوں کا حصہ ہوتے ہیں۔ مثال کے طور پر، سنگاپور کے جی ای بی آئی زیڈ کو اس کے ای-گورنمنٹ ماسٹر پلان کے تحت ایک پروگرام کے طور پر نافذ کیا گیا تھا۔ پروکیورمنٹ جی 6 عوامی خریداری میں ای-پروکیورمنٹ آلات کے استعمال کی قیادت کرتا ہے۔ کامیاب اصلاحات کی ایک مثال یوکرین پروزورو نے دکھائی ہے۔ یوکرائن کی حکومت، کاروباری شعبے اور سول سوسائٹی کے درمیان تعاون کا نتیجہ۔ یہ نظام بین الاقوامی انسداد بدعنوانی تنظیم، ٹرانسپیرنسی انٹرنیشنل یوکرین نے رضاکاروں، این جی اوز، کاروباری برادری اور یوکرین کے ریاستی اداروں، ڈبلیو این آئی ایس ای ایف فنڈ، ای بی آر ڈی اور دیگر شراکت داروں کی مدد سے تیار کیا تھا۔ دکاندار یہ شعبہ دو قسم کے دکانداروں سے آباد ہے: بڑے انٹرپرائز ریسورس پلاننگ (ای آر پی) فراہم کنندگان جو اپنی خدمات میں سے ایک کے طور پر ای-خریداری پیش کرتے ہیں، اور زیادہ سستی خدمات خاص طور پر ای-خریداری پر مرکوز ہیں۔ فوائد اور نقصانات فوائد ای-خریداری کے نظام کو نافذ کرنے سے تنظیم کی تمام سطحوں کو فائدہ ہوتا ہے۔ ای-پروکیورمنٹ سسٹم اخراجات کی بہتر نمائش اور کنٹرول پیش کرتے ہیں اور فنانس افسران کو خریداری کے آرڈرز، رسیدیں اور جاب ٹکٹوں کے ساتھ خریداری کا موازنہ کرنے میں مدد کرتے ہیں۔ ایک ای-پروکیورمنٹ سسٹم ویب سائٹ کے ذریعے ٹینڈرز کا انتظام بھی کرتا ہے۔ ایک مثال 'سسٹم فار ایکوزیشن مینجمنٹ (ایس اے ایم)' ہے جس نے 30 جولائی 2013 کو ریاستہائے متحدہ میں سابق سنٹرل کنٹریکٹر رجسٹریشن اور آن لائن ریپریزنٹیشنز اینڈ سرٹیفیکیشن ایپلی کیشن (او آر سی اے) سے معلومات کو یکجا کیا۔ سرکاری خریداری کے معاملے میں، فوائد کارکردگی، شفافیت، مساوات، انصاف پسندی اور مقامی کاروبار کی حوصلہ افزائی ہو سکتے ہیں۔ چونکہ ای-خریداری مقابلے میں اضافہ کرتی ہے، لین دین کی لاگت کو کم کرتی ہے، اور بولی کے عمل میں وقت اور غلطیوں کو کم کرنے کی صلاحیت رکھتی ہے، اس لیے کارکردگی حاصل کی جاتی ہے۔ انٹرنیٹ کی آسان رسائی اور کشادگی کی وجہ سے، زیادہ سے زیادہ لوگ معلومات کے ابتدائی ٹکڑوں کو حاصل کر سکتے ہیں، جس سے شفافیت میں اضافہ ہوتا ہے۔ مقام اور وقت کی غیر جانبداری مساوات اور انصاف پسندی کو یقینی بناتی ہے۔ نقصانات کیونکہ وینڈر عام سپلائی چین مینجمنٹ ڈھانچے کے مقابلے میں کسٹمر کے بارے میں زیادہ معلومات حاصل کر رہا ہے، اس لیے ای-خریداری کا بڑا نقصان کسٹمر سے فائدہ اٹھانے کے لیے وینڈر کی ترغیب ہو سکتا ہے۔ پیچیدہ سیلز کنسٹرکشن بولی کا معاہدہ ایک پروپوزل ریورس نیلامی کم کاربن ٹینڈر ٹینڈر نوٹیفکیشن ٹینڈر اسٹریٹجک سورسنگ آؤٹ سورسنگ پبلک ای پروکیورمنٹ خریداری سے ادائیگی حوالہ جات کاروبار سے کاروبار کی خریداری