Small-scale project management
چھوٹے پیمانے پر پروجیکٹ مینجمنٹ چھوٹے پیمانے کے منصوبوں کے پروجیکٹ مینجمنٹ کی مخصوص قسم ہے۔ ان پروجیکٹوں کی خصوصیت مختصر مدت، کم افراد کے اوقات، چھوٹی ٹیم، بجٹ کا سائز اور پروجیکٹ کی فراہمی کے لیے وقف وقت اور پروجیکٹ کے انتظام کے لیے وقف وقت کے درمیان توازن جیسے عوامل ہیں۔ وہ بصورت دیگر منفرد ہیں، وقت کی وضاحت کی گئی ہے اور بڑے پیمانے کے منصوبوں کی طرح حتمی پیداوار کی فراہمی کی ضرورت ہوتی ہے۔ چھوٹے پیمانے کے منصوبے اب تک کے منصوبوں کی سب سے عام شکل ہیں جو اداروں اور بڑے پیمانے کی تنظیموں کے ذریعہ نافذ کیے گئے ہیں جو چھوٹے منصوبوں کو چھوٹے درجے کے کاموں کی ایک رینج کو پورا کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ ایس ایم ایز اور مائیکرو بزنس کے لیے، خاص طور پر تخلیقی صنعتوں میں، چھوٹے منصوبوں کو چلانا ان کے بنیادی کاروبار کا ایک لازمی جزو ہو سکتا ہے۔ افراد اور گروہ باقاعدگی سے چھوٹے پیمانے کے منصوبوں کو گاؤں کی تقریب کے انعقاد سے لے کر باغ کے شیڈ کی تعمیر تک مختلف نتائج فراہم کرنے کے ایک ذریعہ کے طور پر استعمال کرتے ہیں۔ چھوٹے منصوبوں پر پراجیکٹ مینجمنٹ کے طریقوں کو لاگو کرنے کی تاثیر کو دیکھتے وقت 'آؤٹ پٹ' پر 'عمل' کے درمیان توازن غور کے لیے ایک اہم عنصر ہے۔ عام طور پر بڑے پیمانے پر پروجیکٹ مینجمنٹ سے وابستہ دیگر عوامل، مثال کے طور پر وقت، لاگت اور معیار، اب بھی لاگو ہوتے ہیں اور وسیع پیمانے پر دو نقطہ نظر ہیں جو اختیار کیے جا سکتے ہیں: PRINCE2 کے اسکیلڈ ڈاؤن ورژن کو اپنانا چھوٹے پیمانے پر پروجیکٹ مینجمنٹ کے لیے ایک لچکدار اور اضطراری نقطہ نظر پیش کرتا ہے اور انتظامی بوجھ کو محدود کرتا ہے جبکہ اب بھی عمل کو بڑھاتا ہے۔ یہ طریقہ کار پروجیکٹ مینیجر کو 'لین پروجیکٹ پلاننگ' کو ایک تصوراتی ٹول کے طور پر استعمال کرنے کے قابل بناتا ہے جسے مختلف ماحول میں چھوٹے پیمانے کے منصوبوں کی ضروریات کو پورا کرنے کے لیے ترتیب دیا جا سکتا ہے۔ AGILE ایک خطرے پر مبنی نقطہ نظر ہے جو جائزے اور تشخیص کے تکراری چکر پر انحصار کرتا ہے۔ یہ 'مینجمنٹ اوور ہیڈ' کو اس تک محدود کرتا ہے جو پروجیکٹ کے لیے مفید ہے۔ یہ عمل تخلیقی گھومنے پھرنے کی اجازت دیتا ہے اور اس کا مقصد کم وقت کے پیمانے پر ویلیو آؤٹ پٹ فراہم کرنا ہے۔ اس نقطہ نظر میں اعلی سطح کی لچک تخلیقی اور تجرباتی پروجیکٹ کے ماحول کے لیے اچھی طرح سے موزوں ہے۔ کوالٹی مینجمنٹ 'مینجمنٹ اوور ہیڈ' کسی عمل کو دستاویز کرنے یا منظم کرنے کے لیے درکار کوشش اور کسی پروجیکٹ کے حتمی نتائج کے درمیان تناسب کو بیان کرتا ہے۔ بڑے پیمانے پر پروجیکٹ کے طریقوں کے ساتھ کوالٹی مینجمنٹ پروجیکٹ کے عمل کا ایک اہم حصہ ہے اور اس کا مقصد مسلسل بہتری اور پروجیکٹ آؤٹ پٹ فراہم کرنا ہے جو اختتامی صارف کی ضروریات کو پورا کرتا ہے۔ چھوٹے پیمانے کے منصوبوں پر وقت، بجٹ اور وسائل کی حدود کی وجہ سے معیاری کوالٹی مینجمنٹ کے طریقوں کا استعمال کرنا ہمیشہ ممکن نہیں ہوتا ہے۔ تاہم معیار کے معیار کو برقرار رکھتے ہوئے اب بھی تخلیقی اور اختراعی ہونے کی ضرورت ہے، خاص طور پر تخلیقی صنعتوں میں، جس کی وضاحت یا تشخیص کرنا مشکل ہو، اور سادہ درجہ بندی کی خلاف ورزی ہو سکتی ہے۔ یہ تسلیم کرنا ضروری ہے کہ معیار ایک فطری خصوصیت ہے جسے ہم فطری طور پر تسلیم کرتے ہیں۔ جب ہم اسے دیکھتے ہیں تو ہم معیار کو جانتے ہیں لیکن 'یہ' پہلے سے کہنا مشکل لگتا ہے کہ یہ کیا ہے۔ بصیرت، وجدان اور تخلیقی صلاحیت معیار کے اشارے ہیں کہ چھوٹے پیمانے کے پروجیکٹ پر شاید فطری سطح پر بہتر اندازہ لگایا جاتا ہے۔ "کیا یہ کافی ہے؟" کسی بھی ہلکے وزن، دبلی پتلی یا چھوٹے پیمانے کے پراجیکٹ مینجمنٹ کے طریقہ کار کو عمل کے انتظام اور دستاویزات کو زیادہ سے زیادہ سطح تک کم کرنا چاہیے۔ ایک ایسی سطح جو غیر ضروری انتظامیہ کے ساتھ پروجیکٹ پر زیادہ بوجھ نہیں ڈالتی ہے اور کوالٹی مینجمنٹ کے نقطہ نظر کے لیے کم وسائل کا ارتکاب نہیں کرتی ہے جو تخلیقی اور اختراعی ہونے کی صلاحیت کو محدود کرتی ہے۔ اس سوال کی وضاحت پر مبنی ایک سادہ تشخیص "کیا یہ کافی اچھا ہے" بہت سے چھوٹے پیمانے کے منصوبوں کے مقصد کے لیے کافی ہو سکتا ہے۔ تخلیقیت، اختراع اور نفاذ "اختراع تخلیقی صلاحیتوں کے ساتھ ساتھ عمل درآمد کے برابر ہے"، جہاں تخلیقیت "تخیل اور تجزیہ" کا توازن ہے، اور عمل درآمد خیالات کے انتخاب، ترقی اور تجارتی کاری کا عمل ہے۔ اس سے پتہ چلتا ہے کہ چھوٹے پیمانے کے منصوبوں کے نفاذ کے لیے دو مراحل کے حل کی ضرورت ہے۔ پہلا مرحلہ مسئلہ کی تعریف، تجزیہ اور تنقیدی سوچ کا ہوتا ہے ؛ اس کے بعد دوسرا عمل یا نفاذ کا مرحلہ ہوتا ہے جہاں بنیادی سرگرمی تخلیقی خیال کو نافذ کرنے کے لیے مہارت اور علم کا اطلاق ہوتا ہے۔ اختراع کے عمل کو دو بنیادی مراحل میں تقسیم کرنا چھوٹے پیمانے کے منصوبوں کے بارے میں دو مراحل کے عمل کے طور پر سوچنے کا امکان پیش کرتا ہے، یعنی اختراع اور اختراع پر عمل درآمد۔ اسکیلنگ PRINCE2 PRINCE2 طریقہ کار کے مربوط عناصر کے ساتھ لچکدار تصوراتی فریم ورک کا استعمال چھوٹے پیمانے کے منصوبوں کی منصوبہ بندی کو عام عنوانات کا استعمال کرتے ہوئے 'ورک بریک ڈاؤن شیڈول' تشکیل دینے کی اجازت دیتا ہے: کیا تیار کیا جانا ہے یہ کب تیار کیا جائے گا یہ کس کے ذریعہ تیار کیا جائے گا اس کی وضاحت اور پیمائش کیسے کی جائے گی تکنیکی وسائل پر ایک بیان مرحلے کی تفصیل (کم از کم 2)-قدرتی بریک پوائنٹس، اہم اجزاء، سنگ میل، چیک پوائنٹس، جائزے وغیرہ کے بعد۔ تخلیقی اور منصوبہ بندی کا مرحلہ-جو پی آئی ڈی ایکشن یا نفاذ کے مرحلے کی طرف لے جاتا ہے-مناسب کے طور پر ذیلی تقسیم کیا گیا یہ نقطہ نظر پی آئی ڈی کا استعمال کرتے ہوئے چھوٹے پیمانے کے منصوبے کی دستاویز کاری کے لیے ایک موثر اور لچکدار فریم ورک فراہم کرتا ہے جس میں اس کے مرکز میں ایک پروجیکٹ پلان شامل ہوتا ہے۔ یہ ماڈل پروجیکٹ کو دستاویزی شکل دینے کے لیے ہلکا پھلکا نقطہ نظر پیش کرتا ہے جو نمایاں طور پر توسیع پذیر ہے اور چھوٹے پیمانے کے پروجیکٹ کے عمل میں غیر ضروری انتظامی بوجھ کا اضافہ نہیں کرتا ہے۔ نتیجتا، یہ فریم ورک ٹولز کا ایک مجموعہ پیش کرتا ہے جو معیار کو بڑھائے گا اور اختراع اور اختراع کے نفاذ سے وابستہ دو مراحل کی عکاسی کرے گا۔ اس لیے یہ تخلیقی صنعتوں میں چھوٹے پیمانے کے منصوبوں کے انتظام کے لیے مثالی معلوم ہوتا ہے اور اسے صنعت کے مخصوص کام کے بہاؤ اور اصطلاحات کے مطابق آسانی سے ڈھالا جا سکتا ہے۔ پروجیکٹ رسک کا انتظام ایک سادہ رسک اسسمنٹ ٹول منصوبہ بندی کے عمل کا لازمی حصہ ہونا چاہیے اور ٹیم کے اراکین کو رسک اسسمنٹ کو تنقیدی انکوائری کے آلے کے طور پر استعمال کرنے کی ترغیب دی جا سکتی ہے جو انہیں خطرے کے عوامل اور مواقع کی نشاندہی کرنے میں مدد کرے گی جو ایک مسلسل، تکراری سائیکل کے حصے کے طور پر ایک چھوٹے سے پروجیکٹ کو اضطراری انداز میں اس کی پیشرفت کو دستاویزی شکل دینے کا ایک آسان اور موثر طریقہ پیش کرتا ہے۔ کوئی بھی پروجیکٹ جس کے نفاذ کے مرحلے میں کچھ حد تک پیچیدگی ہو اس مرحلے کو سنگ میل، یا چوکیوں کا استعمال کرتے ہوئے مزید ذیلی تقسیم کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے جو ٹیم کو یہ دیکھنے کی اجازت دیتے ہیں کہ آیا یہ راستے پر ہے اور اس عمل کو آسانی سے رسک اسسمنٹ ٹول میں ضم کیا جا سکتا ہے۔ رسک اسسمنٹ ٹول کو اپنانے سے پروجیکٹ مینیجر پروجیکٹ میں مستثنیات یا تبدیلیوں سے نمٹنے کے قابل ہو جائے گا اور پروجیکٹ کو نافذ کرنے کے لیے لچکدار نقطہ نظر کو قابل بنائے گا۔ استثنی اور تبدیلی کے لیے 'اضطراری' نقطہ نظر کی کلید وہ طریقہ ہے جس میں پروجیکٹ پر 'رواداری' کا اطلاق ہوتا ہے یعنی۔ وہ رقم جس کے ذریعے پروجیکٹ مینیجر یا پروجیکٹ ٹیم (وقت، لاگت اور معیار کے سلسلے میں) سلسلہ کمانڈ کا حوالہ دینے یا کوڈفائیڈ رعایت یا تبدیلی پروٹوکول شروع کرنے کی ضرورت کے بغیر پروجیکٹ پلان سے ہٹ سکتی ہے۔ کسی پروجیکٹ میں ہونے والی تبدیلیوں کے تئیں رواداری کا انتظام کرنے کے لیے خطرے کی تشخیص کو مستثنی منصوبہ بندی کے طریقہ کار کے ساتھ آسانی سے جوڑا جا سکتا ہے۔ دائرہ کار، اہداف اور مقاصد میں تبدیلیاں، رکاوٹوں میں تبدیلیاں اور خطرے میں تبدیلیاں جیسے مسائل سے نمٹنے کے لیے استثنی کے انتظام کے طریقہ کار کو شروع کرنے کے لیے 'ٹرگرز' کا استعمال۔ اس طرح کا ٹول نفاذ کے مرحلے کے دوران پروجیکٹ سے مختصر پوچھ گچھ کے لیے ایک طریقہ پیش کرتا ہے اور اسے منصوبہ بندی اور جائزے کے عمل کے حصے کے طور پر استعمال کیا جانا چاہیے۔ عددی عنصر کا استعمال ایک سادہ پیمانہ دیتا ہے جو پہلے سے طے شدہ معیار کے مطابق ردعمل کو متحرک کرتا ہے۔ اس طرح پروجیکٹ مینیجر تبدیلی کے بارے میں فیصلے کرنے کے قابل ہوتا ہے اور اسے اپنے تجربے کی سطح کو مدنظر رکھتے ہوئے ایک حد تک خود مختاری دی جا سکتی ہے۔ فرتیلی نقطہ نظر کو اپنانا فرتیلی منشور: "عمل اور آلات پر افراد اور تعاملات ؛ جامع دستاویزات پر تخلیقی حل ؛ تدریسی رسمی تنظیم پر ٹیم کا کام اور تعاون ؛ کسی منصوبے پر عمل کرنے میں تبدیلی کا جواب دینا"۔ اگل پروجیکٹ مینجمنٹ رسک اور ویلیو پر مبنی ہے یعنی۔ ایک چالاک پروجیکٹ پلان کو صرف پروجیکٹ کی اقدار کے سلسلے میں خطرات سے نمٹنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ ڈیکارلو کا وضع کردہ نقطہ نظر کسی پروجیکٹ کی کامیابی کے لیے 'کافی طریقہ کار' کی کلید کے طور پر درج ذیل اقدار پیش کرتا ہے: لوگ قدر کرتے ہیں: لوگ پہلے، ایماندارانہ بات چیت، کام کی زندگی کا توازن، خطرہ مول لینے کی ہمت رکھتے ہیں۔ عمل کی اقدار: کلائنٹ کے ساتھ جاری تعاون، خطرات سے جلد نمٹ کر تیزی سے ناکامیاں، اعلی مرئیت اور جوابدہی۔ کاروباری اقدار: مقصد کی وضاحت، ٹریکنگ کے بغیر نتائج پر توجہ مرکوز کرنا، کاروباری قدر کی جلد فراہمی۔ فرتیلی پراجیکٹ مینجمنٹ کے طریقوں میں سیکھنے پر توجہ مرکوز کی گئی ہے جو تنظیمی ٹول کے طور پر تکراری عکاسی کا استعمال کرتی ہے۔ چستی ماڈلنگ اور تخروپن کے بجائے حقیقی ماحول میں سیکھنے کے بارے میں ہے۔ یہ پروجیکٹ کو "ٹائم باکسز" یا مراحل میں توڑ کر حاصل کیا جاتا ہے جسے بعض اوقات "سپرنٹ" کہا جاتا ہے۔ ہر 'ٹائم باکس' کے آخر میں پروجیکٹ ٹیم ایک رسک ٹول کا استعمال کرتے ہوئے جائزہ لیتی ہے اور یہ پوچھتی ہے کہ ہم نے اس مرحلے سے کیا سیکھا ہے اور اب ہم کیا تبدیل کریں گے۔ جو کچھ سیکھا گیا ہے اس کے مطابق جائزے کے بعد پی آئی ڈی بنیادی طور پر تبدیل ہو سکتا ہے۔ رسک ٹولز گروپ ڈسکشن اور عکاسی کو فروغ دیتے ہیں اور پروجیکٹ لائف سائیکل یا ٹائم باکسز میں تکرار کرتے ہیں۔ خطرے کی ایک سادہ تشخیص ایک چالاک نقطہ نظر کے ساتھ کافی نہیں ہو سکتی ہے تاہم یہ صرف "موقع کے خطرات" کو چھوڑ کر منفی یا "خطرے کے خطرات" کو پکڑتی ہے۔ تخلیقی یا تجرباتی منصوبوں پر "مواقع کے خطرات" بہت اہمیت کے حامل ہیں کیونکہ وہ اس منصوبے کو اہمیت دے سکتے ہیں جس کا ابتدائی تصور نہیں کیا گیا تھا۔ ہر تکرار کی تکمیل پر پراجیکٹ ٹیم کو ایک سادہ ٹول جیسے کہ ایس ڈبلیو او ٹی تجزیہ کو رسک رجسٹر کے طور پر استعمال کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے جو رسک کی مثبت اور منفی دونوں صفات کو ظاہر کرتا ہے۔ اس فہرست کو ترجیح دینے کے بعد رسک رجسٹر پر مثبت اور منفی زمروں میں سرفہرست تین اگلے "ٹائم باکس" کے لیے اقدامات بن جاتے ہیں۔ خطرات سے "اجتناب/منتقلی/تخفیف/اضافہ" کے ایک سادہ منتر پر عمل کرتے ہوئے نمٹا جا سکتا ہے۔ اس طرح 'رسک' ایک ساختی ٹول بن جاتا ہے جو پروجیکٹ کو متحرک رکھتا ہے۔ ایپلی کیشن ٹولز کے ایک سادہ سیٹ کے لیے ایک ٹیمپلیٹ جو چھوٹے پیمانے کے پروجیکٹ کے انتظام کے لیے زیادہ سے زیادہ ضروری ہے اس میں شامل ہوں گے: کسی پروجیکٹ کی تشکیل کے لیے دو مراحل کا نقطہ نظر جس میں شامل ہیں: تنقیدی، تخلیقی، اختراعی مرحلے کے عمل سے چلنے والا نفاذ مرحلہ ایک تین صفحات پر مشتمل پروجیکٹ ابتدائی دستاویز جو پروجیکٹ کو اختراعی مرحلے کے اختتام پر طے کرتا ہے جس میں شامل ہے: پروجیکٹ کی تعریف پروجیکٹ تجویز پروجیکٹ پلان ایک پیچیدہ تکنیکی اصطلاحات کو مناسب صارف دوست اصطلاحات میں ہموار کرنا یا ترجمہ کرنا۔ اس بات کو تسلیم کرنا کہ اسٹرکچرڈ میٹنگز کے استعمال کے ذریعے پروجیکٹ کا جائزہ لینے اور نگرانی کرنے کا عمل جو پروجیکٹ کے دستاویزات کا حوالہ دیتا ہے، کسی پروجیکٹ کی کامیابی کے لیے ضروری ہے۔ پروجیکٹ کے عمل میں تنقیدی انکوائری کو فروغ دینے کے لیے 'آپرچونیٹی اینڈ رسک' اسسمنٹ ٹول کا استعمال۔ کچھ اہمیت کا ایک حتمی مسئلہ میزبان ادارے یا تنظیم سے حمایت کی ضرورت ہے۔ چھوٹے پروجیکٹوں پر PRINCE2 کا اطلاق کرنے کے لیے رہنما خطوط تجویز کرتے ہیں کہ جس ادارے کے اندر پروجیکٹ چل رہا ہے، اسے پروجیکٹ کی منصوبہ بندی میں مدد کے لیے ایک 'پروجیکٹ سپورٹ آفس' فراہم کرنا چاہیے ؛ پروجیکٹ بورڈ کی طرف سے پیشرفت کی نگرانی کرنا ؛ کوالٹی اشورینس کا کردار فراہم کرنا ؛ اور ایک تجربہ کار لیکن آزاد ساؤنڈنگ بورڈ یا رہنمائی کا کردار فراہم کرنا چاہیے۔ یہ معاون کردار امبریلا ادارے کو اس بات کو یقینی بنانے کے قابل بنائے گا کہ یہ منصوبہ میزبان ادارے کے کاروبار اور تنظیمی مقاصد کی مناسب نمائندگی کرتا ہے اور ناتجربہ کار پروجیکٹ ٹیموں کو پیشہ ورانہ مشورے اور مدد فراہم کر سکتا ہے۔ ایسے معاملات میں جہاں مناسب تنظیمی مدد موجود ہو، چھوٹے پیمانے کے پراجیکٹ مینجمنٹ کے طریقہ کار کو اپنانا جیسے کہ اوپر تجویز کردہ طریقہ کار پروجیکٹوں کو مؤثر طریقے سے چلانے اور وقت، لاگت اور معیار کے لحاظ سے ان کی پیداوار کو فراہم کرنے کے قابل بنانے کی طرف جائے گا۔ حوالہ جات قسم کے لحاظ سے پروجیکٹ مینجمنٹ