Receptionist
استقبالیہ کار وہ ملازم ہوتا ہے جو دفتر یا انتظامی معاون کا عہدہ سنبھالتا ہے۔ یہ کام عام طور پر ویٹنگ ایریا جیسے کسی تنظیم یا کاروبار کی لابی یا فرنٹ آفس ڈیسک میں انجام دیا جاتا ہے۔ ٹائٹل ریسیپشنسٹ اس شخص سے منسوب کیا جاتا ہے جو کسی بھی زائرین، مریضوں، یا مؤکلوں کو وصول کرنے یا سلام کرنے اور ٹیلی فون کالز کا جواب دینے کے لیے کسی تنظیم کے ذریعے ملازم ہوتا ہے۔ فرنٹ ڈیسک کی اصطلاح بہت سے ہوٹلوں میں انتظامی محکمے کے لیے استعمال ہوتی ہے جہاں استقبالیہ کے فرائض میں کمرہ ریزرویشن اور اسائنمنٹ، مہمان رجسٹریشن، کیشیئر کا کام، کریڈٹ چیک، کلیدی کنٹرول، اور میل اور میسج سروس بھی شامل ہو سکتی ہے۔ ایسے استقبالیہ سازوں کو اکثر فرنٹ ڈیسک کلرک کہا جاتا ہے۔ استقبالیہ کار ان کاروباروں کی مدد کے لیے کام کے بہت سے شعبوں کا احاطہ کرتے ہیں جن کے لیے وہ کام کرتے ہیں، بشمول ملاقاتوں کا تعین، فائلنگ، ریکارڈ رکھنا، اور دفتر کے دیگر کام۔ ذمہ داریاں استقبالیہ کے کاروباری فرائض میں کسی کمپنی اور اس کی مصنوعات یا خدمات کے بارے میں زائرین کی پوچھ گچھ کا جواب دینا، زائرین کو ان کی منزلوں کی طرف ہدایت کرنا، میل کو ترتیب دینا اور حوالے کرنا، ملٹی لائن ٹیلی فون پر آنے والی کالوں کا جواب دینا یا 20 ویں صدی کے اوائل میں، ایک سوئچ بورڈ، ملاقاتوں کا تعین کرنا، فائلنگ، ریکارڈ رکھنا، کی بورڈنگ/ڈیٹا انٹری اور مختلف قسم کے دیگر دفتری کام انجام دینا، جیسے فیکسنگ یا ای میل کرنا شامل ہو سکتے ہیں۔ کچھ استقبالیہ کار بک کیپنگ یا کیشیئرنگ کے فرائض بھی انجام دے سکتے ہیں۔ کچھ، لیکن تمام نہیں، دفاتر استقبالیہ سے توقع کر سکتے ہیں کہ وہ مہمانوں کو کافی یا چائے پیش کرے، اور لابی کے علاقے کو صاف ستھرا رکھے۔ ایک استقبالیہ کار ملازمین کی شناخت کی تصدیق، وزیٹر پاس جاری کرنے، اور کسی غیر معمولی یا مشکوک افراد یا سرگرمیوں کا مشاہدہ اور اطلاع دے کر کسی تنظیم کے لیے کچھ سیکیورٹی گارڈ رسائی کنٹرول افعال بھی سنبھال سکتا ہے۔ استقبالیہ کار اکثر وہ پہلا کاروباری رابطہ ہوتا ہے جس سے کسی شخص کی کسی بھی تنظیم میں ملاقات ہوتی ہے۔ تنظیمیں عام طور پر توقع کرتی ہیں کہ استقبالیہ دینے والا مہمان کے رویے سے قطع نظر ہر وقت پرسکون، شائستہ اور پیشہ ورانہ رویہ برقرار رکھے۔ کچھ ذاتی خصوصیات جو استقبالیہ کے ماہر سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ کام کو کامیابی کے ساتھ کرنے کے لیے رکھتے ہیں ان میں توجہ، ایک اچھی طرح سے تیار شدہ ظاہری شکل، پہل، وفاداری، پختگی، رازداری اور صوابدید کا احترام، ایک مثبت رویہ اور انحصار شامل ہیں۔ بعض اوقات، مختلف قسم کی شخصیات کے ساتھ بہت سے مختلف لوگوں کے ساتھ بات چیت، اور متعدد کاموں کو تیزی سے انجام دینے کی توقع کی وجہ سے نوکری تناؤ کا شکار ہو سکتی ہے۔ ترقی کے مواقع صنعت پر منحصر ہے کہ استقبالیہ کی پوزیشن میں نیٹ ورکنگ کے مواقع ہو سکتے ہیں تاکہ کسی مخصوص شعبے میں دیگر عہدوں پر پیش قدمی کی جا سکے۔ کچھ لوگ اس قسم کی نوکری کو دفتر کے کام سے واقف ہونے، یا کارپوریشن کے اندر دیگر افعال یا عہدوں کے بارے میں جاننے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ کچھ لوگ استقبالیہ کے کام کو مزید تعلیمی مواقع یا کیریئر کے دیگر مفادات جیسے پرفارمنگ آرٹس یا مصنفین کے طور پر پیسہ کمانے کے طریقے کے طور پر استعمال کرتے ہیں۔ اگرچہ استقبالیہ کے طور پر کام کرنے والے بہت سے افراد اپنے پورے کیریئر میں اس عہدے پر برقرار رہتے ہیں، کچھ استقبالیہ دیگر انتظامی ملازمتوں میں آگے بڑھ سکتے ہیں، جیسے کسٹمر سروس کے نمائندے، ڈسپیچر، انٹرویو لینے والے، سکریٹری، پروڈکشن اسسٹنٹ، پرسنل اسسٹنٹ، یا ایگزیکٹو اسسٹنٹ۔ چھوٹے کاروباروں میں، جیسے ڈاکٹر یا وکیل کے دفتر میں، استقبالیہ کار دفتر کا مینیجر بھی ہو سکتا ہے جس پر درمیانی انتظام کی سطح کے کاروباری کارروائیوں کے تنوع کا الزام ہوتا ہے۔ مثال کے طور پر، ہوٹل کی صنعت میں، رات کے وقت استقبالیہ دینے والے کا کردار تقریبا ہمیشہ روزانہ اکاؤنٹ کو مستحکم کرنے اور رپورٹنگ کے ساتھ مل جاتا ہے، جسے خاص طور پر نائٹ آڈیٹنگ کے نام سے جانا جاتا ہے۔ جب استقبالیہ دینے والے نوکری چھوڑ دیتے ہیں، تو وہ اکثر کیریئر کے دیگر شعبوں جیسے سیلز اینڈ مارکیٹنگ، تعلقات عامہ یا میڈیا کے دیگر پیشوں میں داخل ہوتے ہیں۔ شروع میں چند مشہور افراد استقبالیہ ساز تھے، جیسے کہ بیٹی ولیمز، جو 1976 کے نوبل امن انعام کی شریک وصول کنندہ تھیں۔ مشہور ہونے سے پہلے متعدد مشہور شخصیات نے استقبالیہ کے طور پر کام کیا تھا، جیسے گلوکار/نغمہ نگار نومی جڈ اور لنڈا میک کارٹنی، فوٹوگرافر، کاروباری شخصیت اور پال میک کارٹنی کی اہلیہ۔ دیگر مشہور شخصیات جنہوں نے استقبالیہ کے طور پر اپنے کیریئر کا آغاز کیا یا میدان میں کام کیا ان میں شہری حقوق کی کارکن روزا پارکس اور سابق ہیولیٹ پیکارڈ سی ای او کارلی فیورینا شامل ہیں۔ ارتقاء اور نئی ٹیکنالوجی کچھ چھوٹے سے درمیانے درجے کے کاروباری مالکان مواصلاتی ٹیکنالوجی میں پیشرفت کی بدولت کل وقتی، اندرونی استقبالیہ کے بدلے ایک لائیو ریموٹ استقبالیہ کی خدمات حاصل کرتے ہیں۔ جیسا کہ خود اس جملے سے پتہ چلتا ہے، ایک لائیو ریموٹ استقبالیہ ٹیلی فونی پرائیویٹ برانچ ایکسچینج (پی بی ایکس) سرورز کا استعمال کرتے ہوئے کسی دوسری جگہ پر کسی کمپنی کے لیے فون کالز سے نمٹتا ہے۔ زیادہ تر جدید استقبالیہ خدمات پیغامات، اسکرین اور فارورڈ کالز لے سکتی ہیں، بنیادی عمومی سوالات کے جوابات دے سکتی ہیں، اور ویب فارم بھر سکتی ہیں۔ بہت سی خدمات ملاقاتوں کا شیڈول بھی بنا سکتی ہیں اور کریڈٹ کارڈ کے آرڈر بھی لے سکتی ہیں۔ کچھ پرانی استقبالیہ خدمات کئی دہائیوں سے چل رہی ہیں، لیکن یہ اکثر جدید خدمات سے بہت مختلف طریقے سے کام کرتی ہیں۔ ٹچ اسکرین اور ٹو وے ویڈیو ٹیکنالوجی میں پیش رفت کچھ استقبالیہ کے کام کرنے کے طریقے کو تبدیل کر رہی ہے۔ ورچوئل ویڈیو استقبالیہ نظام کی نئی اقسام اب لائیو، ان ہاؤس یا ریموٹ استقبالیہ کے لیے دور دراز مقامات سے آفس لابی کے علاقوں کا انتظام کرنے کی اجازت دیتی ہیں۔ یہ ورچوئل استقبالیہ دینے والے نہ صرف فون کا جواب دیتے ہیں بلکہ عمارت میں داخل ہوتے ہی زائرین کو "دیکھنے" کے لیے موشن ڈیٹیکشن کیمرا کا استعمال کرکے واک ان زائرین کا استقبال بھی کرتے ہیں۔ اس کے بعد ریموٹ ریسیپشنسٹ کو وال ماونٹڈ ایل سی ڈی، کیوسک یا ڈیسک ٹاپ آل ان ون کمپیوٹر پر ویڈیو ونڈو میں دکھایا جاتا ہے۔ اس کے بعد ویڈیو استقبالیہ کار اور زائرین دو طرفہ ویڈیو کے ذریعے بات چیت کر سکتے ہیں، جس سے استقبالیہ کار مرکزی مقام سے ایک یا کئی آفس لابی کے علاقوں کا انتظام کر سکتا ہے۔ آفس آٹومیشن کی ترقی نے استقبالیہ کے کچھ کارکنوں کی ملازمتوں کو ختم کر دیا ہے۔ مثال کے طور پر، ٹیلی فون کال کا جواب ایک خودکار اٹینڈنٹ دے سکتا ہے۔ تاہم، ایک استقبالیہ کار جس کے پاس مضبوط دفتر/تکنیکی مہارتیں ہیں اور جو شائستگی، حکمت عملی اور سفارت کاری میں بھی ماہر ہے، اسے اب بھی کمپنی کی کاروباری شبیہہ کا اثاثہ سمجھا جاتا ہے، اور کاروباری دنیا میں اب بھی اس کی بہت زیادہ مانگ ہے۔ مزید دیکھیں سیکرٹری حوالہ جات تعلقات عامہ کے افراد بذریعہ رول آفس اور انتظامی معاون پیشے