Night auditor
ایک نائٹ آڈیٹر رات کو ہوٹل کے استقبالیہ پر کام کرتا ہے۔ نائٹ آڈیٹر عام طور پر فرنٹ ڈیسک ایجنٹ کے فرائض اور محکمہ اکاؤنٹنگ کے کچھ فرائض دونوں کو سنبھالتا ہے۔ یہ اس حقیقت کی وجہ سے ضروری ہے کہ زیادہ تر مالی دن آدھی رات کو یا اس کے آس پاس بند ہو جاتے ہیں، اور محکمہ اکاؤنٹنگ میں ملازمین کا معمول کا کام کا دن دن کے اس وقت تک نہیں بڑھتا ہے۔ رات کے آڈیٹرز کے لیے کام کی شفٹ عام طور پر رات 11 بجے سے صبح 7 بجے تک چلتی ہے لیکن ہوٹل کے لحاظ سے مختلف ہو سکتی ہے، رات 10 بجے سے صبح 6 بجے تک یا آدھی رات سے صبح 8 بجے تک کی شفٹ عام ہے۔ کام کے ہفتے بھی ہوٹل کے لحاظ سے مختلف ہوتے ہیں، زیادہ تر ہوٹلوں میں ایک کل وقتی آڈیٹر ہوتا ہے جو ہفتے میں پانچ راتیں (عام طور پر اتوار سے جمعرات) کام کرتا ہے اور ایک علیحدہ جز وقتی آڈیٹر ہفتے میں دیگر دو راتیں (جمعہ اور ہفتہ) کام کرتا ہے۔ بڑے ہوٹلوں میں، نائٹ آڈیٹر رات کے وقت دوسرے ملازمین جیسے نائٹ منیجر، ہوٹل سیکیورٹی گارڈز، نائٹ پورٹرز، ٹیلی فون اٹینڈنٹس، روم سروس اٹینڈنٹس، اور بیل ہاپس کے ساتھ کام کر سکتے ہیں۔ کچھ بڑے ہوٹلوں میں متعدد نائٹ آڈیٹر ہوتے ہیں، جبکہ چھوٹے ہوٹلوں اور موٹلوں میں، نائٹ آڈیٹر اکیلے کام کر سکتا ہے یا "آن کال" ہو سکتا ہے، جس کا مطلب ہے کہ ایک بار جب وہ روزانہ کی رپورٹوں کو چلانا مکمل کر لیتا ہے، تو آڈیٹر ڈیسک سے دور کسی علاقے میں ریٹائر ہو جاتا ہے لیکن مہمانوں کی غیر متوقع درخواستوں پر توجہ دینے کے لیے دستیاب رہتا ہے۔ سب سے چھوٹے ہوٹلوں اور کچھ بستر اور ناشتے کے اداروں میں، فرنٹ ڈیسک رات بھر مکمل طور پر بند ہو سکتی ہے۔ ایسی سہولیات میں مہمانوں کو عام طور پر کسی ملازم یا منیجر کے لیے رابطہ نمبر دیا جاتا ہے، جو ہنگامی صورت حال میں استعمال کے لیے احاطے میں سو رہا ہو یا قریب ہی رہتا ہو۔ فنکشنز نائٹ آڈٹ خود مہمان لیجر (یا فرنٹ آفس لیجر) کا آڈٹ ہے ؛ یعنی، فی الحال رجسٹرڈ مہمانوں کے لیے وصول ہونے والے تمام کھاتوں کا مجموعہ۔ اس کی تعریف تمام مہمان فولیو کے مجموعے کے طور پر بھی کی جا سکتی ہے، جو اس وقت رجسٹرڈ مہمانوں کے لیے بلنگ رسیدیں ہیں۔ نائٹ آڈیٹر کے مقصد میں شامل ہے، لیکن اس تک محدود نہیں ہے، تمام مالی معلومات کی درستگی کو یقینی بنانا اور آڈٹ کو مکمل کرنے کے لیے تمام ضروری کاغذی کارروائی جمع کرنا۔ اس میں کسی بھی یا تمام چیک آؤٹ مہمانوں کے رجسٹریشن کارڈ کو کھینچنا اور اس بات کو یقینی بنانا شامل ہوگا کہ مہمانوں کو سسٹم میں چیک آؤٹ کیا گیا ہے۔ نائٹ آڈیٹر کا ایک کام دن کے کمرے کی شرح اور کمرے کے ٹیکس کو کاروبار کے اختتام پر ہر مہمان فولیو پر پوسٹ کرنا ہے، جو عام طور پر آدھی رات سے صبح 2 بجے کے درمیان ہوتا ہے۔ دوسرا، نائٹ آڈیٹر کو مہمان فولیوز کے چارجز کی درستگی کو یقینی بنانا چاہیے، اس بات کی تصدیق کرنی چاہیے کہ مختلف محکموں (مثال کے طور پر، خوراک اور مشروبات، کمرے، گفٹ شاپ) سے موصول ہونے والے کھاتوں کی وجہ سے محکمہ کی کنٹرول شیٹ پر پائے جانے والے محصولات کی رقم مہمان فولیوز کو کیے گئے چارجز کے مجموعے کے برابر ہے۔ فرنٹ ڈیسک فنکشن اکاؤنٹنگ فنکشن کے علاوہ، نائٹ آڈیٹرز کو قبرستان کی شفٹ کے دوران عام فرنٹ ڈیسک فنکشن انجام دینے کی بھی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ ان افعال میں چیک ان، چیک آؤٹ، ریزرویشن، مہمانوں کی شکایات کا جواب دینا، ہاؤس کیپنگ کی درخواستوں کو مربوط کرنا، اور پیدا ہونے والی کسی بھی ہنگامی صورتحال سے نمٹنا شامل ہیں۔ یہ خاص طور پر ضروری نہیں ہے، لیکن اس کے باوجود ایک اچھی عادت ہے کہ نائٹ آڈیٹر کسی ہوٹل میں بجلی بند ہونے کی صورت میں فرنٹ ڈیسک (کچھ ہوٹل ان کو "ہنگامی رپورٹس" کہتے ہیں) پر کاغذ پر مختلف رپورٹس کے پرنٹ آؤٹ رکھتا ہے۔ نائٹ آڈیٹر رات کے عملے اور مہمانوں دونوں کے لیے دیر رات کے اوقات میں سیکیورٹی کی سطح کو برقرار رکھنے کے لیے سیکیورٹی افسر کے ساتھ مل کر کام کر سکتے ہیں۔ مہمان لیجر کو متوازن کرنے کے علاوہ، نائٹ آڈیٹر عام طور پر سٹی لیجر اور ایڈوانس لیجر کو متوازن کرنے کا ذمہ دار ہوتا ہے۔ سٹی لیجر کریڈٹ کارڈ کمپنیوں اور براہ راست بل اکاؤنٹس کی طرف سے ہوٹل کو واجب الادا رقم پر مشتمل ہوتا ہے۔ سٹی لیجر میں ہاؤس اکاؤنٹس بھی ہوتے ہیں، جیسے کہ مینجمنٹ ڈرائی کلیننگ چارجز، یا مقامی فون کال چارجز جو عام طور پر ہر مہینے کے آخر میں ایڈجسٹ (تحریری) ہوتے ہیں۔ ایڈوانس لیجر کا نام مناسب طور پر رکھا گیا ہے کیونکہ یہ ان مہمانوں کے لیے ایک لیجر ہے جنہوں نے اپنے قیام کی ادائیگی یا ضمانت کے لیے پیشگی رقم بھیجی ہے۔ یہ فنڈز ہوٹل کے موصول ہونے پر ایڈوانس لیجر میں ڈال دیے جاتے ہیں، اور پھر اس مہمان کی آمد پر مہمان کے فولیو (مہمان لیجر میں) میں منتقل کر دیے جاتے ہیں۔ کچھ ہوٹلوں میں ایسے وقت آتے ہیں جب کمروں کی دستیاب فہرست سے تجاوز کرنے والے ہوٹل کے لیے ریزرویشن کیے جاتے ہیں، جس کے نتیجے میں "زیادہ فروخت" کی صورتحال پیدا ہوتی ہے۔ نائٹ آڈیٹر عام طور پر ہوٹل کا ملازم ہوتا ہے جسے اس سے نمٹنا چاہیے اگر رات کی آڈٹ شفٹ کے وقت تک ہوٹل زیادہ فروخت ہو چکا ہو۔ اگر کوئی مہمان آتا ہے جس کے پاس زیادہ فروخت شدہ ریزرویشن ہے، تو آڈیٹر کو مہمان کو پرسکون کرنا پڑتا ہے اور انہیں مناسب متبادل رہائش تلاش کرنی پڑتی ہے، ترجیحا قریب ہی، پھر ہوٹل کے معیار کے مطابق منتقلی پر کارروائی کریں۔ متاثرہ مہمانوں کی تعداد اور متبادل رہائش تلاش کرنے کے لیے درکار وقت کی لمبائی کے لحاظ سے یہ ایک طویل عمل ہو سکتا ہے۔ زیادہ فروخت ہونے والے حالات سے نمٹنا اس وقت کو متاثر کر سکتا ہے جو عام طور پر رات کے آڈیٹر کو آڈٹ، منیجر کی رپورٹ، اور ہوٹل کے کمپیوٹر سسٹم میں دن کی تبدیلی کرنے میں لگتا ہے۔ حوالہ جات مزید پڑھنا اکاؤنٹنسی کے پیشے مہمان نوازی کے پیشے