Control self-assessment
کنٹرول سیلف اسسمنٹ ایک ایسی تکنیک ہے جو 1987 میں تیار کی گئی تھی جسے کارپوریشنز، خیراتی اداروں اور سرکاری محکموں سمیت متعدد تنظیمیں اپنے رسک مینجمنٹ اور کنٹرول کے عمل کی تاثیر کا اندازہ لگانے کے لیے استعمال کرتی ہیں۔ "کنٹرول پروسیس" ایک چیک یا عمل ہے جو غلطی کے خطرے کو کم کرنے یا ختم کرنے کے لیے انجام دیا جاتا ہے۔ اس کے تعارف کے بعد سے اس تکنیک کو امریکہ، یورپی یونین اور دیگر ممالک میں بڑے پیمانے پر اپنایا گیا ہے۔ کنٹرول سیلف اسسمنٹ کو نافذ کرنے کے کئی طریقے ہیں لیکن اس کی کلیدی خصوصیت یہ ہے کہ، روایتی آڈٹ کے برعکس، ٹیسٹ اور چیک اس عملے کے ذریعے کیے جاتے ہیں جن کی معمول کی روزمرہ کی ذمہ داریاں کاروباری یونٹ کے اندر ہوتی ہیں جس کا جائزہ لیا جا رہا ہے۔ خود تشخیص، تنظیم کے اندر زیادہ خطرے کے عمل کی نشاندہی کرکے، اندرونی آڈیٹرز کو اپنے کام کی زیادہ مؤثر طریقے سے منصوبہ بندی کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ متعدد سرکاری تنظیموں کو کنٹرول سیلف اسسمنٹ کے استعمال کی ضرورت ہوتی ہے۔ ریاستہائے متحدہ میں ایف ایف آئی ای سی کی یہ ضرورت ہے کہ آئی ٹی سسٹمز اور آپریشنل عمل پر باقاعدگی سے کنٹرول سیلف اسسمنٹ کیے جائیں۔ کنٹرول سیلف اسسمنٹ کے لیے دعوی کیے جانے والے فوائد میں کنٹرول کے لیے جوابدہی کی ایک واضح لائن بنانا، دھوکہ دہی کے خطرے کو کم کرنا اور کم رسک پروفائل والی تنظیم کی تشکیل شامل ہے۔ بعض حالات میں کنٹرول سیلف اسسمنٹ ہمیشہ مؤثر نہیں ہوتا۔ مثال کے طور پر، وکندریقرت ماحول میں، ان تنظیموں میں جہاں ملازمین کا زیادہ کاروبار ہوتا ہے، جہاں تنظیم بار بار تبدیلی سے گزرتی ہے یا جہاں تنظیم کی سینئر انتظامیہ کھلے مواصلات کے کلچر کو فروغ نہیں دیتی ہے، اسے نافذ کرنا مشکل ہو سکتا ہے۔ ترقی اور دنیا بھر میں اپنانے والے کنٹرول سیلف اسسمنٹ کو گلف کینیڈا نے 1987 میں تیار کیا تھا جب کمپنی کے جنرل آڈیٹر، بروس میک کوئگ پیرنٹ کمپنی، گلف آئل کارپوریشن پر واٹر گیٹ کے معاملے کے اثرات کے بعد استعمال ہونے والی معیاری آڈیٹنگ تکنیکوں سے مطمئن نہیں تھے۔ گلف کینیڈا میں کنٹرول سیلف اسسمنٹ کو مکمل طور پر نافذ کرنے کا فیصلہ کئی عوامل کی وجہ سے ہوا۔ ان میں ایک رضامندی کے حکم نامے کی موجودگی شامل تھی جس میں کمپنی کو اپنے اندرونی کنٹرول اور زیادہ روایتی آڈٹ اقدامات کا استعمال کرتے ہوئے اپنے تیل اور گیس کے ذخائر کا اندازہ لگانے میں درپیش مشکلات کے بارے میں رپورٹ کرنے کی ضرورت تھی۔ اگلے دس سالوں میں گلف کینیڈا نے آپریشنل عملے کے ذریعے کنٹرول کے عمل کے تجزیے اور تشخیص کی حمایت کے لیے ایک فریم ورک تیار کیا۔ اس میں گمنام ووٹنگ شامل تھی تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ عملے کو اپنے خیالات کا اظہار کرنے میں کوئی رکاوٹ نہ ہو۔ یہ نقطہ نظر پہلی بار دسمبر 1990 میں اندرونی آڈیٹر میں شائع ہوا تھا۔ گلف کینیڈا نے 1997 میں اس آسان میٹنگ اپروچ کو بند کر دیا حالانکہ اس نے مختلف تکنیکوں کا استعمال کرتے ہوئے کنٹرول سیلف اسسمنٹ جاری رکھا۔ گلف کینیڈا کے کنٹرول سیلف اسسمنٹ کے تعارف کے بعد بہت سی نجی شعبے کی تنظیموں نے اسی طرح کی تکنیکوں کو نافذ کیا۔ ریاستہائے متحدہ میں کئی ریاستوں نے کنٹرول سیلف اسسمنٹ کے طریقوں پر مبنی جائزے کو لازمی قرار دیا جیسا کہ فیڈرل ڈپازٹ انشورنس کارپوریشن اور کینیڈین ڈپازٹ انشورنس کارپوریشن نے کیا۔ ابتدائی طور پر بیرونی آڈیٹرز نے کنٹرول سیلف اسسمنٹ کے فوائد کو نظر انداز کر دیا حالانکہ یہ "نرم" علاقوں (جیسے عملے کے حوصلے) کے ارد گرد آڈٹ کے ثبوت فراہم کرنے میں موثر تھا جو اندرونی کنٹرول سسٹم کی تاثیر کے لیے اہم ہیں۔ متعدد مالیاتی اسکینڈلوں کے بعد، خاص طور پر رابرٹ میکسویل کی پبلشنگ سلطنت کے خاتمے کے بعد، برطانیہ کی حکومت نے ایڈرین کیڈبری کو کارپوریٹ گورننس کی تحقیقات کی صدارت کرنے کا حکم دیا۔ کمیٹی نے 1992 میں اپنی رپورٹ دی فنانشل ایسپیکٹس آف کارپوریٹ گورننس شائع کی۔ سیکشن 4، رپورٹنگ اینڈ کنٹرولز میں، کیڈبری نے متعدد سفارشات پیش کیں جن کی وجہ سے برطانیہ میں کنٹرول سیلف اسسمنٹ کو اپنانے میں اضافہ ہوا۔ خاص طور پر کوڈ آف پریکٹس کے سیکشن 4.5 میں رپورٹ میں یہ ضروری ہے کہ کمپنی کے ڈائریکٹرز کو ہر سالانہ رپورٹ میں کمپنی کے اندرونی کنٹرول کے نظام کی تاثیر کے بارے میں رپورٹ کرنا چاہیے۔ مارچ 2000 میں یورپی کمیشن نے اصلاحات سے متعلق ایک وائٹ پیپر کی منظوری دی جس کی وجہ سے کمیشن کے انتظام کے طریقے میں بڑی تبدیلی آئی۔ ان تبدیلیوں میں ایک موثر داخلی کنٹرول سسٹم قائم کرنے کے لیے ہر محکمہ کے لیے سفارشات شامل تھیں۔ داخلی کنٹرول کے نفاذ میں مدد کے لیے ڈائریکٹوریٹ جنرل برائے بجٹ کی سنٹرل فنانشل سروس نے کنٹرول سیلف اسسمنٹ کا عمل تیار کیا۔ اس پہلی کنٹرول سیلف اسسمنٹ نے کمیشن میں اندرونی کنٹرول میں بہتری کے لیے کئی شعبوں کی نشاندہی کی، خاص طور پر رسک مینجمنٹ کے لیے زیادہ منظم نقطہ نظر کو نافذ کرنے کی ضرورت۔ اس پہلی خود تشخیص کا نتیجہ ہر ڈائریکٹوریٹ جنرل کے لیے سالانہ کنٹرول اور رسک سیلف اسسمنٹ انجام دینے کی ضرورت کا نفاذ تھا۔ 2007 میں ریاستہائے متحدہ نے سربانس-آکسلے ایکٹ نافذ کیا۔ ایکٹ کے سیکشن 404 کی تعمیل کے لیے کمپنی کو ایک ٹاپ ڈاؤن رسک اسسمنٹ انجام دینا تھا جس کی وجہ سے ایک "اندرونی کنٹرول رپورٹ" تیار کرنا ضروری ہو گیا جس میں "مالیاتی رپورٹنگ کے لیے مناسب اندرونی کنٹرول ڈھانچہ اور طریقہ کار قائم کرنے اور برقرار رکھنے کے لیے انتظامیہ کی ذمہ داری" کی تصدیق کی گئی تھی۔ ۔ اس رپورٹ میں مالیاتی رپورٹنگ سے متعلق داخلی کنٹرول اور طریقہ کار کی تاثیر کا جائزہ شامل ہونا چاہیے۔ اس ضرورت کو پورا کرنے کے لیے تنظیموں نے تیزی سے ایک تسلیم شدہ معیاری طریقہ کار کا استعمال کرتے ہوئے کنٹرول سیلف اسسمنٹ کرنا شروع کیا۔ تنظیم کے بیرونی آڈیٹرز، جنہیں اندرونی کنٹرول رپورٹ پر دستخط کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، عام طور پر کنٹرول سیلف اسسمنٹ کے عمل میں زیادہ گہرائی سے شامل ہو گئے کیونکہ اس سے داخلی کنٹرول رپورٹ کے بعد کے جائزے میں آسانی ہوئی۔ برطانیہ میں 2011 میں فنانشل سروسز اتھارٹی نے آپریشنل رسک مینجمنٹ کی بہتری کے لیے اپنی سفارشات میں تسلیم کیا کہ کنٹرول سیلف اسسمنٹ کے ذریعے خطرات کی تشخیص خطرات کی نشاندہی کا ایک اہم ذریعہ ہو سکتا ہے۔ اس نے یہ بھی نوٹ کیا کہ تشخیص کو مکمل طور پر موثر ہونے کے لیے اسے مالیاتی تنظیم کے رسک مینجمنٹ کے عمل میں مکمل طور پر ضم کرنا ہوگا۔ کنٹرول سیلف اسسمنٹ انجام دینا کنٹرول سیلف اسسمنٹ کا پہلا قدم تنظیم کے کنٹرول کے عمل کو دستاویز کرنا ہے جس کا مقصد ہر کنٹرول کی پیمائش یا جانچ کے مناسب طریقوں کی نشاندہی کرنا ہے۔ کنٹرول کی اصل جانچ عملے کے ذریعہ کی جاتی ہے جس کا روزمرہ کا کردار اس تنظیم کے علاقے میں ہوتا ہے جس کی جانچ کی جا رہی ہے کیونکہ انہیں اس بات کا سب سے زیادہ علم ہوتا ہے کہ عمل کیسے کام کرتے ہیں۔ تشخیص انجام دینے کے لیے دو عام تکنیکیں ہیں: ورکشاپس، جو ہو سکتی ہیں لیکن آزادانہ طور پر سہولت فراہم کرنے کی ضرورت نہیں ہے، جس میں کاروباری یونٹ کے کچھ یا تمام عملے کی جانچ کی جا رہی ہے۔ سروے یا سوالنامے عملے کے ذریعے آزادانہ طور پر مکمل کیے جاتے ہیں۔ دونوں نقطہ نظر رسمی آڈٹ کے برعکس ہیں جہاں آڈیٹر، نہ کہ کاروباری یونٹ کا عملہ، تشخیص انجام دے گا۔ تشخیص کی تکمیل پر ہر کنٹرول کی درجہ بندی موصولہ ردعمل کی بنیاد پر کی جا سکتی ہے تاکہ اس کی ناکامی کے امکان اور ناکامی ہونے کی صورت میں اس کے اثرات کا تعین کیا جا سکے۔ ان درجہ بندی کو خطرے کے ممکنہ علاقوں کو ظاہر کرنے والا ہیٹ میپ تیار کرنے کے لیے نقشہ بنایا جا سکتا ہے۔ طریقہ کار کنٹرول سیلف اسسمنٹ کے لیے چھ بنیادی طریقوں کی وضاحت کی گئی ہے: اندرونی کنٹرول سوالنامہ (آئی سی کیو) سیلف آڈٹ حسب ضرورت سوالنامے کنٹرول گائیڈز انٹرویو تکنیک کنٹرول ماڈل ورکشاپس انٹرایکٹو ورکشاپس نیشنل انسٹی ٹیوٹ آف اسٹینڈرڈز اینڈ ٹیکنالوجی کنٹرول سیلف اسسمنٹ کا طریقہ کار حسب ضرورت سوالناموں پر مبنی ہے۔ یہ ایک آئی ٹی مرکوز طریقہ کار ہے جو نظام پر مبنی کنٹرول کا اندازہ لگانے کے لیے موزوں ہے۔ یہ انفارمیشن سیکیورٹی کنٹرولز کی حیثیت کا تعین کرنے، کسی بھی کمزوری کی نشاندہی کرنے اور جہاں ضروری ہو، بہتری کے منصوبے کی وضاحت کرنے کے لیے ایک لاگت سے موثر تکنیک فراہم کرتا ہے۔ طریقہ کار ایک سوالنامہ کا استعمال کرتا ہے جس میں مخصوص کنٹرول کے مقاصد ہوتے ہیں اور کسی نظام یا نظام کے گروپ کے خلاف تکنیک کی جانچ اور پیمائش کی جا سکتی ہے۔ یہ طریقہ کار ریاستہائے متحدہ کی وفاقی ایجنسیوں کے لیے ڈیزائن کیا گیا تھا لیکن نجی شعبے کی تنظیموں کے لیے بھی قیمتی ہو سکتا ہے۔ کوبیٹ طریقہ کار کو کنٹرول سیلف اسسمنٹ کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے ؛ این آئی ایس ٹی طریقہ کار کی طرح اسے آئی ٹی فوکسڈ اسسمنٹ کے لیے ڈیزائن کیا گیا تھا۔ کوبیٹ کا عمل کی تفصیل کا جزو تنظیم کے عمل اور ان کی ملکیت کا ایک حوالہ ماڈل فراہم کرتا ہے۔ اس کا کنٹرول مقاصد جزو تنظیم کے ساتھ ہر آئی ٹی عمل کے موثر کنٹرول کے لیے ضروری سمجھی جانے والی ضروریات کا ایک مجموعہ فراہم کرتا ہے۔ انتظامی رہنما خطوط کے جزو کا استعمال کرتے ہوئے ان اجزاء کی تشخیص اور تشخیص ایک تشخیصی طریقہ کار فراہم کرتا ہے جو ایک پختگی ماڈل تیار کرتا ہے جس سے یہ ظاہر ہوتا ہے کہ آیا تنظیم اپنے کنٹرول کے مقاصد کو پورا کر رہی ہے۔ انسٹی ٹیوٹ آف انرل آڈیٹرز نے اپنے کنٹرول سیلف اسسمنٹ کے طریقہ کار کو 1990 کی دہائی کے کل کوالٹی مینجمنٹ کے طریقوں کے ساتھ ساتھ سی او ایس او کے فریم ورک پر مبنی کیا۔ یہ طریقہ کار اندرونی آڈیٹنگ کے پیشہ ورانہ عمل کے بین الاقوامی معیارات کا حصہ بن گیا اور اسے بڑی تعداد میں بڑی تنظیموں نے اپنایا۔ کنٹرول سیلف اسسمنٹ کو معیاری بنانے کے لیے کئی دیگر طریقے شائع کیے گئے ہیں۔ انسٹی ٹیوٹ آف انرل آڈیٹرز کنٹرول سیلف اسسمنٹ پریکٹس میں سرٹیفیکیشن پیش کرتا ہے۔ سافٹ ویئر ٹولز کنٹرول سیلف اسسمنٹ کے عمل کی حمایت کے لیے متعدد سافٹ ویئر پیکجز دستیاب ہیں۔ یہ عام طور پر سافٹ ویئر کے ترمیم شدہ ورژن ہیں جو اصل میں آڈٹ اور اکاؤنٹنسی فرموں جیسے ڈیلوائٹ یا کاروبار یا مالیاتی انتظامی ٹولز میں مہارت رکھنے والے طاق دکانداروں کے اندرونی استعمال کے لیے تیار کیے گئے ہیں۔ فوائد کنٹرول خود تشخیص کنٹرول کے لیے جوابدہی کی ایک واضح لکیر بناتی ہے، دھوکہ دہی کے خطرے کو کم کرتی ہے (ڈیٹا کی جانچ کرکے جو لین دین کے غیر معمولی نمونوں کو نشان زد کر سکتا ہے) اور اس کے نتیجے میں کم رسک پروفائل والی تنظیم بن جاتی ہے۔ کنٹرول سیلف اسسمنٹ کرنے والی تنظیموں کے لیے کئی دیگر سافٹ فوائد کا دعوی کیا گیا ہے۔ ان میں کاروباری کارروائیوں کی بہتر تفہیم (انتظامیہ اور آپریشنل عملے دونوں کے ذریعے) ؛ خطرے کے طریقوں کے بارے میں مضبوط آگاہی ؛ ایک مضبوط کارپوریٹ گورننس نظام اور اندرونی آڈٹ کی کارکردگی میں بہتری شامل ہیں۔ تنقید کچھ محققین نے کنٹرول سیلف اسسمنٹ کو ایک ناقص نقطہ نظر قرار دیتے ہوئے تنقید کا نشانہ بنایا ہے کیونکہ خطرے کی وضاحت اور پیمائش کا طریقہ غیر جدید ہے۔ خاص طور پر، کنٹرول سیلف اسسمنٹ انتہائی منفی خطرے کی نشاندہی نہ کر کے خطرے کو کم کر سکتا ہے۔ انتہائی منفی خطرہ ایک انتہائی ناممکن واقعہ ہے جو اگر پیش آیا تو اس کے تباہ کن نتائج برآمد ہوں گے۔ ان خطرات کا مجموعی طور پر زیادہ رسک اسکور ہونا چاہیے (عام طور پر خطرے کے ہونے کے امکان اور اگر یہ 1 سے 5 کے پیمانے پر ہوتا ہے تو اس کے اثرات کی پیداوار کے طور پر شمار کیا جاتا ہے)۔ کنٹرول سیلف اسسمنٹ انجام دینے والے افراد نتیجتا خطرات کے درمیان نمایاں طور پر فرق کرنے سے قاصر ہوتے ہیں جس کی وجہ سے انتہائی کم امکانات والے خطرات کو یا تو تجزیہ سے خارج کر دیا جاتا ہے یا دوسرے زیادہ ممکنہ (لیکن پھر بھی امکان نہیں) خطرات کے ساتھ گروپ کیا جاتا ہے جن کا کم شدید اثر ہوتا ہے۔ خطرے کے خاتمے پر مسلسل توجہ مرکوز کرنے پر بھی تنقید کی گئی ہے جس کا باعث کنٹرول سیلف اسسمنٹ ہو سکتا ہے۔ خطرات کی مسلسل تشخیص اور ان کو کم کرنے اور ختم کرنے کے منصوبے بنانے کا عمل ایک غیر متوازن کارپوریٹ کلچر کا باعث بن سکتا ہے جہاں مختلف کاروباری انتخاب کے رسک ریٹرن تناسب کو نظر انداز کرتے ہوئے خطرات کو ختم کیا جاتا ہے۔ اندرونی آڈٹ اندرونی کنٹرول بیرونی لنکس کنٹرول سیلف اسسمنٹ ٹول بھی دیکھیں جو فیڈرل ٹرانزٹ ایڈمنسٹریشن حوالہ جات آڈیٹنگ رسک مینجمنٹ کارپوریٹ گورننس اندرونی آڈٹ کے ذریعہ استعمال ہوتا ہے۔