Small-scale project management
लघु-स्तरीय परियोजना प्रबंधन लघु-स्तरीय परियोजनाओं का विशिष्ट प्रकार का परियोजना प्रबंधन है। इन परियोजनाओं की विशेषताएँ कम अवधि; कम व्यक्ति घंटे; छोटी टीम; बजट का आकार और परियोजना को स्वयं वितरित करने के लिए प्रतिबद्ध समय और परियोजना के प्रबंधन के लिए प्रतिबद्ध समय के बीच संतुलन जैसे कारक हैं। वे अन्यथा अद्वितीय हैं, समय पर चित्रित हैं और बड़े पैमाने पर परियोजनाओं की तरह ही अंतिम उत्पादन के वितरण की आवश्यकता होती है। अवलोकन लघु-स्तरीय परियोजनाएं अब तक संस्थानों और बड़े पैमाने के संगठनों द्वारा अधिनियमित परियोजना का सबसे सामान्य रूप हैं जो छोटे-क्रम के कार्यों की एक श्रृंखला को पूरा करने के लिए छोटी परियोजनाओं का उपयोग कर सकते हैं। एस. एम. ई. और सूक्ष्म व्यवसायों के लिए, विशेष रूप से रचनात्मक उद्योगों में, छोटी परियोजनाओं का संचालन उनके मुख्य व्यवसाय का एक आवश्यक घटक हो सकता है। व्यक्ति और समूह नियमित रूप से छोटे पैमाने की परियोजनाओं का उपयोग गाँव के उत्सव के आयोजन से लेकर बगीचे के शेड के निर्माण तक कई प्रकार के परिणाम देने के साधन के रूप में करते हैं। छोटी परियोजनाओं पर परियोजना प्रबंधन पद्धतियों को लागू करने की प्रभावशीलता को देखते समय विचार के लिए 'प्रक्रिया' और 'उत्पादन' के बीच संतुलन एक प्रमुख कारक है। आम तौर पर बड़े पैमाने पर परियोजना प्रबंधन से जुड़े अन्य कारक, उदाहरण के लिए समय, लागत और गुणवत्ता, अभी भी लागू होते हैं और मोटे तौर पर दो दृष्टिकोण हैं जिन्हें अपनाया जा सकता हैः PRINCE2 के स्केल-डाउन संस्करण को अपनाना छोटे पैमाने पर परियोजना प्रबंधन के लिए एक लचीला और प्रतिबिंबीत दृष्टिकोण प्रदान करता है और प्रक्रिया को बढ़ाते हुए प्रबंधन के बोझ को सीमित करता है। यह पद्धति परियोजना प्रबंधक को एक वैचारिक उपकरण के रूप में 'लीन प्रोजेक्ट प्लानिंग' का उपयोग करने में सक्षम बनाती है जिसे विभिन्न वातावरणों में छोटे पैमाने की परियोजनाओं की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। ए. जी. आई. एल. ई. एक जोखिम संचालित दृष्टिकोण है जो समीक्षा और मूल्यांकन के पुनरावृत्ति चक्र पर निर्भर करता है। यह 'प्रबंधन ओवरहेड' को उस तक सीमित करता है जो परियोजना के लिए उपयोगी है। यह प्रक्रिया रचनात्मक भ्रमण की अनुमति देती है और इसका उद्देश्य कम समय-पैमाने पर मूल्य परिणाम प्रदान करना है। इस दृष्टिकोण में उच्च स्तर का लचीलापन रचनात्मक और प्रयोगात्मक परियोजना वातावरण के लिए अच्छी तरह से अनुकूल है। गुणवत्ता प्रबंधन 'प्रबंधन अधिभार' किसी प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण या प्रबंधन करने के लिए आवश्यक प्रयास और किसी परियोजना के अंतिम परिणाम के बीच के अनुपात का वर्णन करता है। बड़े पैमाने पर परियोजना पद्धतियों के साथ गुणवत्ता प्रबंधन एक परियोजना की प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है और इसका उद्देश्य निरंतर सुधार और एक परियोजना उत्पादन प्रदान करना है जो अंतिम उपयोगकर्ता की आवश्यकताओं को पूरा करता है। छोटे पैमाने की परियोजनाओं पर समय, बजट और संसाधनों की सीमाओं के कारण मानक गुणवत्ता प्रबंधन दृष्टिकोण का उपयोग करना हमेशा संभव नहीं होता है। हालाँकि, गुणवत्ता मानकों को बनाए रखते हुए अभी भी रचनात्मक और अभिनव होने की आवश्यकता है, विशेष रूप से रचनात्मक उद्योगों में, जिन्हें परिभाषित करना या मूल्यांकन करना मुश्किल हो सकता है, और सरल वर्गीकरण की अवहेलना हो सकती है। यह पहचानना महत्वपूर्ण है कि गुणवत्ता एक जन्मजात विशेषता है जिसे हम स्वाभाविक रूप से पहचानते हैं। जब हम इसे देखते हैं तो हम गुणवत्ता को जानते हैं लेकिन 'यह' पहले से कहना मुश्किल लगता है कि यह क्या है। अंतर्दृष्टि, अंतर्ज्ञान और रचनात्मकता गुणवत्ता के संकेतक हैं कि एक छोटे पैमाने की परियोजना पर शायद एक सहज स्तर पर बेहतर मूल्यांकन किया जाता है। "क्या यह काफी है?" किसी भी हल्के, कमजोर या छोटे पैमाने की परियोजना प्रबंधन पद्धति को प्रक्रिया प्रबंधन और प्रलेखन को इष्टतम स्तर तक कम करना चाहिए। एक ऐसा स्तर जो अनावश्यक प्रशासन के साथ परियोजना पर अधिक बोझ नहीं डालता है और एक गुणवत्ता प्रबंधन दृष्टिकोण के लिए दुर्लभ संसाधनों को प्रतिबद्ध नहीं करता है जो रचनात्मक और नवीन होने की क्षमता को सीमित करता है। "क्या यह पर्याप्त है" प्रश्न के विस्तार के आधार पर एक सरल मूल्यांकन कई छोटे पैमाने की परियोजनाओं के उद्देश्य के लिए पर्याप्त हो सकता है। रचनात्मकता, नवाचार और कार्यान्वयन "नवाचार रचनात्मकता और कार्यान्वयन के बराबर है", जहां रचनात्मकता "कल्पना और विश्लेषण" का संतुलन है, और कार्यान्वयन विचार चयन, विकास और व्यावसायीकरण की एक प्रक्रिया है। इससे पता चलता है कि लघु परियोजनाओं के कार्यान्वयन के लिए दो चरणीय समाधान की आवश्यकता है। पहला चरण समस्या की परिभाषा, विश्लेषण और आलोचनात्मक सोच का है; इसके बाद दूसरा कार्य या कार्यान्वयन चरण है जहां मुख्य गतिविधि रचनात्मक विचार को लागू करने के लिए कौशल और ज्ञान का उपयोग है। नवान्वेषण की प्रक्रिया को दो बुनियादी चरणों में विभाजित करने से नवान्वेषण और नवान्वेषण कार्यान्वयन की दो-चरणीय प्रक्रिया के रूप में लघु-स्तरीय परियोजनाओं के बारे में सोचने की संभावना है। स्केलिंग PRINCE2 PRINCE2 पद्धति के एकीकृत तत्वों के साथ लचीले वैचारिक ढांचे का उपयोग छोटे पैमाने की परियोजनाओं की योजना को सामान्य शीर्षकों का उपयोग करके एक 'कार्य विराम अनुसूची' के रूप में संरचित करने की अनुमति देता हैः इसका उत्पादन कब किया जाना है, इसका उत्पादन किसके द्वारा किया जाएगा, इसे कैसे निर्दिष्ट किया जाना है और मापा जाना है तकनीकी संसाधनों पर एक कथन चरण विवरण (न्यूनतम 2)-प्राकृतिक ब्रेकप्वाइंट, महत्वपूर्ण घटकों, मील के पत्थर, चेकप्वाइंट, समीक्षाओं आदि का पालन करते हुए। रचनात्मक और योजना चरण-पी. आई. डी. कार्रवाई या कार्यान्वयन चरण की ओर ले जाता है-उपयुक्त के रूप में उपविभाजित यह दृष्टिकोण पी. आई. डी. का उपयोग करके एक छोटे पैमाने की परियोजना का दस्तावेजीकरण करने के लिए एक प्रभावी और लचीला ढांचा प्रदान करता है जिसमें इसके केंद्र में एक परियोजना योजना शामिल होती है। यह मॉडल परियोजना के दस्तावेजीकरण के लिए एक हल्का दृष्टिकोण प्रदान करता है जो प्रमुख रूप से स्केलेबल है और एक छोटे पैमाने की परियोजना प्रक्रिया में अनावश्यक प्रबंधन बोझ नहीं जोड़ता है। नतीजतन, यह ढांचा उपकरणों का एक समूह प्रदान करता है जो गुणवत्ता को बढ़ाएगा और नवाचार और नवाचार कार्यान्वयन से जुड़े दो चरणों को प्रतिबिंबित करेगा। इसलिए यह रचनात्मक उद्योगों में लघु-स्तरीय परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए आदर्श प्रतीत होता है और इसे आसानी से उद्योग विशिष्ट कार्य-प्रवाह और शब्दावली के अनुरूप अनुकूलित किया जा सकता है। परियोजना जोखिम प्रबंधन एक सरल जोखिम मूल्यांकन उपकरण योजना प्रक्रिया का अभिन्न अंग होना चाहिए और टीम के सदस्यों को महत्वपूर्ण जांच के एक उपकरण के रूप में जोखिम मूल्यांकन का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित किया जा सकता है जो उन्हें एक निरंतर, पुनरावृत्ति चक्र के हिस्से के रूप में जोखिम कारकों और अवसरों की पहचान करने में मदद करेगा जो एक छोटी परियोजना को प्रतिबिंबीत तरीके से अपनी प्रगति का दस्तावेजीकरण करने का एक आसान और प्रभावी तरीका प्रदान करता है। कार्यान्वयन चरण में जटिलता की एक डिग्री रखने वाली किसी भी परियोजना को मील के पत्थर, या चौकियों का उपयोग करके इस चरण को और उप-विभाजित करने की आवश्यकता हो सकती है जो टीम को यह देखने की अनुमति देते हैं कि क्या यह सही रास्ते पर है और इस प्रक्रिया को आसानी से जोखिम मूल्यांकन उपकरण में एकीकृत किया जा सकता है। जोखिम मूल्यांकन उपकरण को अपनाने से परियोजना प्रबंधक परियोजना में अपवादों या परिवर्तनों से निपटने में सक्षम होगा और परियोजना को लागू करने के लिए एक लचीला दृष्टिकोण सक्षम करेगा। अपवाद और परिवर्तन के लिए एक 'प्रतिबिंबीत' दृष्टिकोण की कुंजी वह तरीका है जिसमें परियोजना पर 'सहिष्णुता' लागू की जाती है। राशि जिसके द्वारा परियोजना प्रबंधक या परियोजना दल आदेश की श्रृंखला को संदर्भित करने या संहिताबद्ध अपवाद या परिवर्तन प्रोटोकॉल शुरू करने की आवश्यकता के बिना परियोजना योजना (समय, लागत और गुणवत्ता के संबंध में) से विचलित हो सकता है। किसी परियोजना में परिवर्तनों के प्रति सहिष्णुता का प्रबंधन करने के लिए जोखिम मूल्यांकन को आसानी से एक अपवाद योजना प्रक्रिया के साथ जोड़ा जा सकता है। गुंजाइश रेंगना; लक्ष्यों और उद्देश्यों में परिवर्तन; बाधाओं में परिवर्तन; और जोखिम में परिवर्तन जैसे मुद्दों से निपटने के लिए अपवाद प्रबंधन प्रक्रियाओं को शुरू करने के लिए 'ट्रिगर्स' का उपयोग। इस तरह का उपकरण कार्यान्वयन चरण के दौरान परियोजना संक्षिप्त पूछताछ के लिए एक विधि प्रदान करता है और इसका उपयोग योजना और समीक्षा प्रक्रिया के हिस्से के रूप में किया जाना चाहिए। एक संख्यात्मक कारक का उपयोग एक सरल पैमाना देता है जो पहले से सहमत मानदंडों के अनुसार प्रतिक्रिया को प्रेरित करता है। इस प्रकार परियोजना प्रबंधक परिवर्तन के बारे में निर्णय लेने में सक्षम होता है और उसे अपने अनुभव के स्तर को ध्यान में रखते हुए कुछ हद तक स्वायत्तता दी जा सकती है। एक फुर्तीले दृष्टिकोण को अपनाना द एजाइल मैनिफेस्टोः "प्रक्रियाओं और उपकरणों पर व्यक्ति और बातचीत; व्यापक प्रलेखन पर रचनात्मक समाधान; उपदेशात्मक औपचारिक संगठन पर टीम काम करना और सहयोग; एक योजना का पालन करने पर परिवर्तन का जवाब देना।" फुर्तीली परियोजना प्रबंधन जोखिम और मूल्य संचालित है। एक चुस्त परियोजना योजना को केवल परियोजना मूल्यों के संबंध में जोखिमों को दूर करने की आवश्यकता होती है। डिकार्लो द्वारा तैयार किया गया दृष्टिकोण एक परियोजना की सफलता के लिए एक 'पर्याप्त कार्यप्रणाली' की कुंजी के रूप में निम्नलिखित मूल्य प्रदान करता हैः लोग महत्व देते हैंः लोग पहले, ईमानदार संचार, कार्य जीवन संतुलन, जोखिम लेने का साहस रखते हैं। प्रक्रिया मूल्यः चालू ग्राहक सहयोग, जोखिमों से जल्दी निपटने में तेजी से विफलता, उच्च दृश्यता और जवाबदेही। व्यावसायिक मूल्यः उद्देश्य की स्पष्टता, परिणामों पर ध्यान केंद्रित करना न कि ट्रैकिंग, व्यावसायिक मूल्य का शीघ्र वितरण। फुर्तीली परियोजना प्रबंधन पद्धतियों में सीखने पर ध्यान केंद्रित किया गया है जो एक संगठनात्मक उपकरण के रूप में पुनरावृत्ति प्रतिबिंब का उपयोग करता है। फुर्तीला मॉडलिंग और अनुकरण के बजाय वास्तविक वातावरण में सीखने के बारे में है। यह परियोजना को "टाइम बॉक्स" या चरणों में विभाजित करके प्राप्त किया जाता है जिन्हें कभी-कभी "स्प्रिंट" के रूप में जाना जाता है। प्रत्येक 'टाइम बॉक्स' के अंत में परियोजना दल एक जोखिम उपकरण का उपयोग करके समीक्षा और मूल्यांकन करता है और पूछता है कि हमने इस चरण से क्या सीखा है और अब हम क्या बदलेंगे। समीक्षा के बाद पी. आई. डी. जो सीखा गया है उसके अनुसार मौलिक रूप से बदल सकता है। जोखिम उपकरण समूह चर्चा और प्रतिबिंब को बढ़ावा देते हैं और परियोजना जीवन चक्र या समय बक्से में पुनरावृत्ति करते हैं। एक सरल जोखिम मूल्यांकन एक फुर्तीले दृष्टिकोण के साथ पर्याप्त नहीं हो सकता है, हालांकि यह केवल "अवसर जोखिमों" को छोड़कर नकारात्मक या "खतरे के जोखिमों" को पकड़ता है। रचनात्मक या प्रयोगात्मक परियोजनाओं पर "अवसर जोखिम" बहुत महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे उस परियोजना के लिए मूल्य ला सकते हैं जिसकी शुरुआत में अवधारणा नहीं की गई थी। प्रत्येक पुनरावृत्ति के पूरा होने पर परियोजना दल को एक जोखिम रजिस्टर के रूप में एस. डब्ल्यू. ओ. टी. विश्लेषण जैसे सरल उपकरण का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है जो सकारात्मक और नकारात्मक दोनों जोखिम विशेषताओं को पकड़ता है। इस सूची को प्राथमिकता देने के बाद जोखिम रजिस्टर पर सकारात्मक और नकारात्मक श्रेणियों में शीर्ष तीन अगले "टाइम बॉक्स" के लिए कार्रवाई बन जाते हैं। जोखिमों से "बचने/स्थानांतरित करने/कम करने/बढ़ाने" के एक सरल मंत्र का पालन करते हुए निपटा जा सकता है। इस तरह 'रिस्क' एक संरचनात्मक उपकरण बन जाता है जो परियोजना को चुस्त रखता है। एक छोटे पैमाने की परियोजना के प्रबंधन के लिए आवश्यक उपकरणों के एक सरल समूह के लिए एक टेम्पलेट में शामिल होंगेः एक परियोजना की संरचना के लिए दो-चरणीय दृष्टिकोण जिसमें शामिल हैंः महत्वपूर्ण, रचनात्मक, नवाचार चरण प्रक्रिया संचालित कार्यान्वयन चरण एक तीन-पृष्ठ वाला परियोजना आरंभ दस्तावेज जो नवाचार चरण के समापन पर परियोजना को ठीक करता है जिसमें शामिल हैः परियोजना परिभाषा परियोजना प्रस्ताव परियोजना योजना एक जटिल तकनीकी शब्दजाल को उचित रूप से उपयोगकर्ता के अनुकूल शब्दावली में सुगम बनाना या अनुवाद करना। एक मान्यता कि संरचित बैठकों के उपयोग के माध्यम से परियोजना की समीक्षा और निगरानी की प्रक्रिया जो परियोजना प्रलेखन का संदर्भ देती है, एक परियोजना की सफलता के लिए आवश्यक है। परियोजना प्रक्रिया में महत्वपूर्ण जांच को बढ़ावा देने के लिए 'अवसर और जोखिम' मूल्यांकन उपकरण का उपयोग। कुछ महत्व का अंतिम मुद्दा मेजबान संस्थान या संगठन से समर्थन की आवश्यकता है। पी. आर. आई. एन. सी. ई. 2. को छोटी परियोजनाओं पर लागू करने के लिए दिशानिर्देशों में सिफारिश की गई है कि जिस संस्थान के भीतर परियोजना चल रही है, उसे परियोजना की योजना में सहायता करने के लिए एक 'परियोजना सहायता कार्यालय' प्रदान करना चाहिए; परियोजना बोर्ड की ओर से प्रगति की निगरानी करने के लिए; गुणवत्ता आश्वासन भूमिका प्रदान करने के लिए; और एक अनुभवी लेकिन स्वतंत्र ध्वनि बोर्ड या सलाहकार भूमिका प्रदान करना चाहिए। यह सहायक भूमिका अम्ब्रेला संस्थान को यह सुनिश्चित करने में सक्षम बनाएगी कि परियोजना मेजबान संस्थान के व्यवसाय और संगठनात्मक उद्देश्यों का उचित प्रतिनिधित्व करती है और अनुभवहीन परियोजना टीमों के लिए पेशेवर सलाह और सहायता प्रदान कर सकती है। ऐसे मामलों में जहां उचित संगठनात्मक समर्थन है, एक छोटे पैमाने की परियोजना प्रबंधन पद्धति को अपनाना जैसे कि ऊपर प्रस्तावित एक, परियोजनाओं को प्रभावी ढंग से चलाने और समय, लागत और गुणवत्ता के संदर्भ में उनके उत्पादन को वितरित करने में सक्षम बनाने की दिशा में किसी न किसी तरह से काम करेगा। प्रकार के अनुसार संदर्भ परियोजना प्रबंधन