Control self-assessment
नियंत्रण स्व-मूल्यांकन 1987 में विकसित एक तकनीक है जिसका उपयोग निगमों, दान और सरकारी विभागों सहित कई संगठनों द्वारा उनकी जोखिम प्रबंधन और नियंत्रण प्रक्रियाओं की प्रभावशीलता का आकलन करने के लिए किया जाता है। "नियंत्रण प्रक्रिया" एक जाँच या प्रक्रिया है जो त्रुटि के जोखिम को कम करने या समाप्त करने के लिए की जाती है। इसकी शुरुआत के बाद से इस तकनीक को संयुक्त राज्य अमेरिका, यूरोपीय संघ और अन्य देशों में व्यापक रूप से अपनाया गया है। एक नियंत्रण स्व-मूल्यांकन को लागू करने के कई तरीके हैं लेकिन इसकी प्रमुख विशेषता यह है कि, एक पारंपरिक लेखा परीक्षा के विपरीत, परीक्षण और जांच उन कर्मचारियों द्वारा की जाती है जिनकी सामान्य दिन-प्रतिदिन की जिम्मेदारियां मूल्यांकन की जा रही व्यावसायिक इकाई के भीतर होती हैं। एक स्व-मूल्यांकन, संगठन के भीतर उच्च जोखिम प्रक्रियाओं की पहचान करके, आंतरिक लेखा परीक्षकों को अपने काम की अधिक प्रभावी ढंग से योजना बनाने की अनुमति देता है। कई सरकारी संगठनों को नियंत्रण स्व-मूल्यांकन के उपयोग की आवश्यकता होती है। संयुक्त राज्य अमेरिका में यह एफ. एफ. आई. ई. सी. की आवश्यकता है कि नियमित आधार पर आई. टी. प्रणालियों और परिचालन प्रक्रियाओं पर स्व-मूल्यांकन को नियंत्रित किया जाए। नियंत्रण स्व-मूल्यांकन के लिए दावा किए गए लाभों में नियंत्रण के लिए जवाबदेही की एक स्पष्ट रेखा बनाना, धोखाधड़ी के जोखिम को कम करना और कम जोखिम वाले संगठन का निर्माण शामिल है। कुछ परिस्थितियों में नियंत्रण आत्म-मूल्यांकन हमेशा प्रभावी नहीं होता है। उदाहरण के लिए, विकेंद्रीकृत वातावरण में उन संगठनों में लागू करना मुश्किल हो सकता है जहां उच्च कर्मचारी कारोबार है, जहां संगठन लगातार परिवर्तन से गुजरता है या जहां संगठन का वरिष्ठ प्रबंधन खुले संचार की संस्कृति को बढ़ावा नहीं देता है। विकास और दुनिया भर में अपनाना नियंत्रण स्व-मूल्यांकन 1987 में गल्फ कनाडा द्वारा विकसित किया गया था जब कंपनी के सामान्य लेखा परीक्षक, ब्रूस मैकक्वैग मूल कंपनी, गल्फ ऑयल कॉर्पोरेशन पर वाटरगेट मामले के प्रभाव के बाद उपयोग में आने वाली मानक लेखा परीक्षा तकनीकों से असंतुष्ट थे। खाड़ी कनाडा में नियंत्रण स्व-मूल्यांकन को पूरी तरह से लागू करने का निर्णय कई कारकों से प्रेरित था। इनमें एक सहमति आदेश की उपस्थिति शामिल थी जिसमें कंपनी को अपने आंतरिक नियंत्रणों पर रिपोर्ट करने की आवश्यकता थी और अधिक पारंपरिक लेखा परीक्षा उपायों का उपयोग करके अपने तेल और गैस भंडार का अनुमान लगाने में कठिनाइयों का सामना करना पड़ रहा था। अगले दस वर्षों में गल्फ कनाडा ने परिचालन कर्मचारियों द्वारा नियंत्रण प्रक्रियाओं के विश्लेषण और मूल्यांकन का समर्थन करने के लिए एक रूपरेखा विकसित की। इसमें गुमनाम मतदान शामिल था ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि कर्मचारियों को अपने विचार व्यक्त करने में कोई बाधा न हो। यह दृष्टिकोण पहली बार दिसंबर 1990 में आंतरिक लेखा परीक्षक में प्रकाशित किया गया था। गल्फ कनाडा ने 1997 में इस सुविधाजनक बैठक दृष्टिकोण को बंद कर दिया, हालांकि इसने विभिन्न तकनीकों का उपयोग करके नियंत्रण आत्म-मूल्यांकन जारी रखा। गल्फ कनाडा के नियंत्रण स्व-मूल्यांकन की शुरुआत के बाद कई निजी क्षेत्र के संगठनों ने इसी तरह की तकनीकों को लागू किया। संयुक्त राज्य अमेरिका में कई राज्यों ने संघीय जमा बीमा निगम और कनाडाई जमा बीमा निगम की तरह नियंत्रण स्व-मूल्यांकन प्रथाओं के आधार पर समीक्षा को अनिवार्य बना दिया। प्रारंभ में बाहरी लेखा परीक्षकों ने नियंत्रण स्व-मूल्यांकन के लाभों को नजरअंदाज कर दिया, भले ही यह आंतरिक नियंत्रण प्रणालियों की प्रभावशीलता के लिए महत्वपूर्ण "नरम" क्षेत्रों (जैसे कर्मचारियों का मनोबल) के आसपास लेखा परीक्षा साक्ष्य प्रदान करने में प्रभावी था। कई वित्तीय घोटालों के बाद, विशेष रूप से रॉबर्ट मैक्सवेल के प्रकाशन साम्राज्य के पतन के बाद, यूनाइटेड किंगडम सरकार ने एड्रियन कैडबरी को कॉर्पोरेट प्रशासन की जांच की अध्यक्षता करने के लिए नियुक्त किया। समिति ने 1992 में अपनी रिपोर्ट द फाइनेंशियल एस्पेक्ट्स ऑफ कॉरपोरेट गवर्नेंस प्रकाशित की। अनुभाग 4, रिपोर्टिंग एंड कंट्रोल्स में, कैडबरी ने कई सिफारिशें कीं जिनके कारण यू. के. में नियंत्रण स्व-मूल्यांकन को अपनाया गया। विशेष रूप से रिपोर्ट में निहित आचार संहिता की धारा 4.5 में यह आवश्यक है कि किसी कंपनी के निदेशकों को प्रत्येक वार्षिक रिपोर्ट में कंपनी की आंतरिक नियंत्रण प्रणाली की प्रभावशीलता पर रिपोर्ट करनी चाहिए। मार्च 2000 में यूरोपीय आयोग ने सुधार पर एक श्वेत पत्र को मंजूरी दी जिसके कारण आयोग के प्रबंधन के तरीके में एक बड़ा बदलाव आया। इन परिवर्तनों में एक प्रभावी आंतरिक नियंत्रण प्रणाली स्थापित करने के लिए प्रत्येक विभाग के लिए सिफारिशें शामिल थीं। आंतरिक नियंत्रणों के कार्यान्वयन का समर्थन करने के लिए बजट के केंद्रीय वित्तीय सेवा महानिदेशालय ने एक नियंत्रण स्व-मूल्यांकन प्रक्रिया विकसित की। इस पहले नियंत्रण स्व-मूल्यांकन ने आयोग में आंतरिक नियंत्रण में सुधार के लिए कई क्षेत्रों की पहचान की, विशेष रूप से जोखिम प्रबंधन के लिए एक अधिक व्यवस्थित दृष्टिकोण को लागू करने की आवश्यकता। इस पहले स्व-मूल्यांकन का परिणाम प्रत्येक महानिदेशालय के लिए वार्षिक रूप से नियंत्रण और जोखिम स्व-मूल्यांकन करने की आवश्यकता का कार्यान्वयन था। 2007 में संयुक्त राज्य अमेरिका ने सरबेन्स-ऑक्सले अधिनियम लागू किया। अधिनियम की धारा 404 का पालन करने के लिए कंपनी को एक टॉप डाउन जोखिम मूल्यांकन करना पड़ता था, जिसके लिए एक "आंतरिक नियंत्रण रिपोर्ट" तैयार करने की आवश्यकता होती थी, जो "वित्तीय रिपोर्टिंग के लिए एक पर्याप्त आंतरिक नियंत्रण संरचना और प्रक्रियाओं को स्थापित करने और बनाए रखने के लिए प्रबंधन की जिम्मेदारी" की पुष्टि करती थी। .. इस रिपोर्ट में वित्तीय रिपोर्टिंग से संबंधित आंतरिक नियंत्रणों और प्रक्रियाओं की प्रभावशीलता का मूल्यांकन शामिल होना चाहिए। इस आवश्यकता को पूरा करने के लिए संगठनों ने एक मान्यता प्राप्त मानक पद्धति का उपयोग करके नियंत्रण स्व-मूल्यांकन करना शुरू कर दिया। संगठन के बाहरी लेखा परीक्षक, जिन्हें आंतरिक नियंत्रण रिपोर्ट पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है, आमतौर पर नियंत्रण आत्म-मूल्यांकन प्रक्रिया में अधिक गहराई से शामिल हो गए क्योंकि इससे आंतरिक नियंत्रण रिपोर्ट की उनकी बाद की समीक्षा में सुविधा हुई। यूनाइटेड किंगडम में 2011 में वित्तीय सेवा प्राधिकरण ने परिचालन जोखिम प्रबंधन में सुधार के लिए अपनी सिफारिशों में मान्यता दी कि नियंत्रण स्व-मूल्यांकन के माध्यम से जोखिमों का मूल्यांकन जोखिमों की पहचान करने का एक महत्वपूर्ण साधन हो सकता है। इसने यह भी नोट किया कि मूल्यांकन को पूरी तरह से प्रभावी होने के लिए इसे वित्तीय संगठन की जोखिम-प्रबंधन प्रक्रिया में पूरी तरह से एकीकृत किया जाना था। नियंत्रण स्व-मूल्यांकन करना नियंत्रण स्व-मूल्यांकन में पहला कदम प्रत्येक नियंत्रण को मापने या परीक्षण करने के उपयुक्त तरीकों की पहचान करने के उद्देश्य से संगठन की नियंत्रण प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करना है। नियंत्रणों का वास्तविक परीक्षण उन कर्मचारियों द्वारा किया जाता है जिनकी दिन-प्रतिदिन की भूमिका संगठन के उस क्षेत्र के भीतर होती है जिसकी जांच की जा रही है क्योंकि उन्हें इस बात की सबसे बड़ी जानकारी होती है कि प्रक्रियाएं कैसे काम करती हैं। मूल्यांकन करने के लिए दो सामान्य तकनीकें हैंः कार्यशालाएं, जो स्वतंत्र रूप से सुविधाजनक हो सकती हैं, लेकिन जिन्हें स्वतंत्र रूप से सुविधाजनक बनाने की आवश्यकता नहीं है, जिसमें व्यावसायिक इकाई के कुछ या सभी कर्मचारियों का परीक्षण किया जा रहा है; सर्वेक्षण या प्रश्नावली जो कर्मचारियों द्वारा स्वतंत्र रूप से पूरी की जाती हैं। दोनों दृष्टिकोण औपचारिक लेखापरीक्षा के विपरीत हैं जहां लेखा परीक्षक, न कि व्यावसायिक इकाई कर्मचारी, मूल्यांकन करेंगे। मूल्यांकन के पूरा होने पर प्रत्येक नियंत्रण को प्राप्त प्रतिक्रियाओं के आधार पर मूल्यांकन किया जा सकता है ताकि इसकी विफलता की संभावना और विफलता होने पर प्रभाव निर्धारित किया जा सके। इन रेटिंग्स को भेद्यता के संभावित क्षेत्रों को दिखाने वाले हीटमैप का उत्पादन करने के लिए मैप किया जा सकता है। कार्यप्रणाली नियंत्रण स्व-मूल्यांकन के लिए छह बुनियादी पद्धतियों को परिभाषित किया गया हैः आंतरिक नियंत्रण प्रश्नावली (आई. सी. क्यू.) स्व-लेखा परीक्षा अनुकूलित प्रश्नावली नियंत्रण मार्गदर्शन साक्षात्कार तकनीक नियंत्रण मॉडल कार्यशालाएं संवादात्मक कार्यशालाएं राष्ट्रीय मानक और प्रौद्योगिकी नियंत्रण स्व-मूल्यांकन पद्धति अनुकूलित प्रश्नावली पर आधारित है। यह एक आई. टी. केंद्रित पद्धति है जो प्रणाली आधारित नियंत्रणों का आकलन करने के लिए उपयुक्त है। यह सूचना सुरक्षा नियंत्रण की स्थिति निर्धारित करने, किसी भी कमजोरी की पहचान करने और जहां आवश्यक हो, एक सुधार योजना को परिभाषित करने के लिए एक लागत प्रभावी तकनीक प्रदान करता है। कार्यप्रणाली एक प्रश्नावली का उपयोग करती है जिसमें विशिष्ट नियंत्रण उद्देश्य होते हैं और एक प्रणाली या प्रणालियों के समूह के खिलाफ तकनीकों का परीक्षण और माप किया जा सकता है। कार्यप्रणाली संयुक्त राज्य संघीय एजेंसियों के लिए डिज़ाइन की गई थी लेकिन निजी क्षेत्र के संगठनों के लिए भी मूल्यवान हो सकती है। सी. ओ. बी. आई. टी. पद्धति का उपयोग नियंत्रण स्व-मूल्यांकन के लिए किया जा सकता है; एन. आई. एस. टी. पद्धति की तरह इसे आई. टी. केंद्रित मूल्यांकन के लिए बनाया गया था। सी. ओ. बी. आई. टी. का प्रक्रिया विवरण घटक संगठन की प्रक्रियाओं और उनके स्वामित्व का एक संदर्भ मॉडल प्रदान करता है। इसका नियंत्रण उद्देश्य घटक संगठन के साथ प्रत्येक आई. टी. प्रक्रिया के प्रभावी नियंत्रण के लिए आवश्यक मानी जाने वाली आवश्यकताओं का एक समूह प्रदान करता है। प्रबंधन दिशानिर्देश घटक का उपयोग करके इन घटकों का मूल्यांकन और मूल्यांकन एक मूल्यांकन तंत्र प्रदान करता है जो एक परिपक्वता मॉडल उत्पन्न करता है जो दर्शाता है कि क्या संगठन अपने नियंत्रण उद्देश्यों को पूरा कर रहा है। आंतरिक लेखा परीक्षक संस्थान ने 1990 के दशक के कुल गुणवत्ता प्रबंधन दृष्टिकोण के साथ-साथ सी. ओ. एस. ओ. के ढांचे पर अपनी नियंत्रण आत्म-मूल्यांकन पद्धति आधारित की। यह कार्यप्रणाली आंतरिक लेखापरीक्षा के व्यावसायिक अभ्यास के लिए अंतर्राष्ट्रीय मानकों का हिस्सा बन गई और इसे बड़ी संख्या में प्रमुख संगठनों द्वारा अपनाया गया। नियंत्रण स्व-मूल्यांकन को मानकीकृत करने के लिए कई अन्य पद्धतियाँ प्रकाशित की गई हैं। आंतरिक लेखा परीक्षक संस्थान नियंत्रण स्व-मूल्यांकन अभ्यास में प्रमाणन प्रदान करता है। सॉफ्टवेयर उपकरण नियंत्रण स्व-मूल्यांकन प्रक्रिया का समर्थन करने के लिए कई सॉफ्टवेयर पैकेज उपलब्ध हैं। ये आम तौर पर सॉफ्टवेयर के संशोधित संस्करण हैं जो मूल रूप से ऑडिट और अकाउंटेंसी फर्मों जैसे डेलॉयट या व्यवसाय या वित्तीय प्रबंधन उपकरणों में विशेषज्ञता रखने वाले आला विक्रेताओं द्वारा आंतरिक उपयोग के लिए विकसित किए गए हैं। लाभ नियंत्रण स्व-मूल्यांकन नियंत्रण के लिए जवाबदेही की एक स्पष्ट रेखा बनाता है, धोखाधड़ी के जोखिम को कम करता है (डेटा की जांच करके जो लेनदेन के असामान्य पैटर्न को चिह्नित कर सकता है) और कम जोखिम प्रोफ़ाइल वाले संगठन में परिणाम देता है। नियंत्रण स्व-मूल्यांकन करने वाले संगठनों के लिए कई अन्य आसान लाभों का दावा किया गया है। इनमें व्यावसायिक संचालन (प्रबंधन और परिचालन कर्मचारियों दोनों द्वारा) की बेहतर समझ; जोखिम प्रथाओं के बारे में मजबूत जागरूकता; एक प्रबलित निगमित शासन व्यवस्था और आंतरिक लेखा परीक्षा दक्षता में सुधार शामिल हैं। आलोचना कुछ शोधकर्ताओं ने नियंत्रण आत्म-मूल्यांकन की आलोचना एक त्रुटिपूर्ण दृष्टिकोण के रूप में की है क्योंकि जिस तरह से जोखिम को परिभाषित और मापा जाता है वह अप्रचलित है। विशेष रूप से, नियंत्रण आत्म-मूल्यांकन अत्यधिक नकारात्मक जोखिम की पहचान नहीं करके जोखिम को कम कर सकता है। एक अत्यधिक नकारात्मक जोखिम एक अत्यधिक असंभव घटना है जिसके विनाशकारी परिणाम होंगे यदि ऐसा हुआ। इन जोखिमों का एक उच्च समग्र जोखिम स्कोर होना चाहिए (आम तौर पर जोखिम होने की संभावना और 1 से 5 के पैमाने पर होने पर प्रभाव के उत्पाद के रूप में गणना की जाती है)। नियंत्रण स्व-मूल्यांकन करने वाले व्यक्ति परिणामस्वरूप जोखिमों के बीच महत्वपूर्ण अंतर करने में असमर्थ होते हैं जिससे अत्यधिक कम संभावना वाले जोखिमों को या तो विश्लेषण से बाहर रखा जाता है या अन्य अधिक संभावित (लेकिन फिर भी संभावना नहीं) जोखिमों के साथ समूहीकृत किया जाता है जिनका कम गंभीर प्रभाव होता है। जोखिम उन्मूलन पर निरंतर ध्यान केंद्रित करने की भी आलोचना की गई है जिससे एक नियंत्रण आत्म-मूल्यांकन हो सकता है। जोखिमों के निरंतर मूल्यांकन की प्रक्रिया और उन्हें कम करने और समाप्त करने की योजना बनाने से एक असंतुलित कॉर्पोरेट संस्कृति पैदा हो सकती है जहां विभिन्न व्यावसायिक विकल्पों के जोखिम-वापसी अनुपात की अनदेखी करते हुए जोखिमों को समाप्त कर दिया जाता है। आंतरिक लेखापरीक्षा आंतरिक नियंत्रण बाहरी लिंक संघीय पारगमन प्रशासन संदर्भ लेखापरीक्षा जोखिम प्रबंधन निगमित शासन आंतरिक लेखापरीक्षा द्वारा उपयोग किए जाने वाले स्व-मूल्यांकन उपकरण को नियंत्रित करें