Receptionist
રિસેપ્શનિસ્ટ એ ઓફિસ અથવા વહીવટી સહાયક પદ લેનાર કર્મચારી છે. આ કામ સામાન્ય રીતે સંસ્થા અથવા વ્યવસાયના લોબી અથવા ફ્રન્ટ ઓફિસ ડેસ્ક જેવા પ્રતીક્ષાલયમાં કરવામાં આવે છે. શીર્ષક રિસેપ્શનિસ્ટ એ વ્યક્તિને આભારી છે જે કોઈ પણ મુલાકાતીઓ, દર્દીઓ અથવા ગ્રાહકોને પ્રાપ્ત કરવા અથવા શુભેચ્છા પાઠવવા અને ટેલિફોન કૉલ્સનો જવાબ આપવા માટે સંસ્થા દ્વારા કાર્યરત છે. ફ્રન્ટ ડેસ્ક શબ્દનો ઉપયોગ ઘણી હોટલોમાં વહીવટી વિભાગ માટે થાય છે જ્યાં રિસેપ્શનિસ્ટની ફરજોમાં રૂમ રિઝર્વેશન અને સોંપણી, મહેમાન નોંધણી, કેશિયરનું કામ, ક્રેડિટ ચેક, કી કંટ્રોલ અને મેઇલ અને મેસેજ સર્વિસનો પણ સમાવેશ થઈ શકે છે. આવા રિસેપ્શનિસ્ટને ઘણીવાર ફ્રન્ટ ડેસ્ક ક્લર્ક કહેવામાં આવે છે. રિસેપ્શનિસ્ટ તેઓ જે વ્યવસાયો માટે કામ કરે છે તેમાં મદદ કરવા માટે કામના ઘણા ક્ષેત્રોને આવરી લે છે, જેમાં એપોઇન્ટમેન્ટ સેટ કરવા, ફાઇલિંગ, રેકોર્ડ રાખવા અને અન્ય ઓફિસ કાર્યો સામેલ છે. જવાબદારીઓ રિસેપ્શનિસ્ટની વ્યવસાયિક ફરજોમાં કંપની અને તેના ઉત્પાદનો અથવા સેવાઓ વિશે મુલાકાતીઓની પૂછપરછનો જવાબ આપવો, મુલાકાતીઓને તેમના સ્થળો તરફ માર્ગદર્શન આપવું, ટપાલને સૉર્ટ કરવું અને સોંપવું, મલ્ટી-લાઇન ટેલિફોન પર આવતા કૉલ્સનો જવાબ આપવો અથવા 20મી સદીની શરૂઆતમાં, સ્વીચબોર્ડ, એપોઇન્ટમેન્ટ સેટ કરવી, ફાઇલિંગ, રેકોર્ડ્સ રાખવા, કીબોર્ડ/ડેટા એન્ટ્રી અને ફેક્સિંગ અથવા ઇમેઇલ જેવા અન્ય વિવિધ ઓફિસ કાર્યો કરવાનો સમાવેશ થઈ શકે છે. કેટલાક રિસેપ્શનિસ્ટ બુકકીપિંગ અથવા કેશિયરિંગ ફરજો પણ કરી શકે છે. કેટલીક, પરંતુ તમામ નહીં, ઓફિસો રિસેપ્શનિસ્ટ પાસેથી મહેમાનોને કોફી અથવા ચા પીરસવાની અને લોબી વિસ્તારને વ્યવસ્થિત રાખવાની અપેક્ષા રાખી શકે છે. રિસેપ્શનિસ્ટ કર્મચારીની ઓળખની ચકાસણી કરીને, મુલાકાતી પાસ જારી કરીને અને કોઈપણ અસામાન્ય અથવા શંકાસ્પદ વ્યક્તિઓ અથવા પ્રવૃત્તિઓનું નિરીક્ષણ કરીને અને જાણ કરીને સંસ્થા માટે કેટલાક સુરક્ષા રક્ષક પ્રવેશ નિયંત્રણ કાર્યો પણ ધારણ કરી શકે છે. રિસેપ્શનિસ્ટ ઘણીવાર કોઈ પણ સંસ્થામાં મળનારો પ્રથમ વ્યવસાયિક સંપર્ક હોય છે. સંસ્થાઓ સામાન્ય રીતે અપેક્ષા રાખે છે કે રિસેપ્શનિસ્ટ દરેક સમયે શાંત, નમ્ર અને વ્યાવસાયિક વર્તન જાળવી રાખે, મુલાકાતીના વર્તનને ધ્યાનમાં લીધા વગર. સફળતાપૂર્વક કામ કરવા માટે રિસેપ્શનિસ્ટ પાસે કેટલાક વ્યક્તિગત ગુણો હોવાની અપેક્ષા રાખવામાં આવે છે જેમાં ધ્યાન, સારી રીતે તૈયાર દેખાવ, પહેલ, વફાદારી, પરિપક્વતા, ગોપનીયતા અને વિવેકબુદ્ધિ માટે આદર, સકારાત્મક વલણ અને ભરોસાપાત્રતાનો સમાવેશ થાય છે. કેટલીકવાર, વિવિધ પ્રકારના વ્યક્તિત્વ ધરાવતા ઘણા જુદા જુદા લોકો સાથેની ક્રિયાપ્રતિક્રિયાને કારણે અને બહુવિધ કાર્યો ઝડપથી કરવાની અપેક્ષા રાખવાને કારણે નોકરી તણાવપૂર્ણ હોઈ શકે છે. પ્રગતિ માટેની તકો ઉદ્યોગ પર આધાર રાખીને રિસેપ્શનિસ્ટ પદમાં ચોક્કસ ક્ષેત્રમાં અન્ય હોદ્દાઓ પર આગળ વધવા માટે નેટવર્કિંગ માટેની તકો હોઈ શકે છે. કેટલાક લોકો આ પ્રકારની નોકરીનો ઉપયોગ ઓફિસના કામથી પોતાને પરિચિત કરવા અથવા કોર્પોરેશનની અંદર અન્ય કાર્યો અથવા હોદ્દાઓ વિશે જાણવા માટે કરી શકે છે. કેટલાક લોકો વધુ શૈક્ષણિક તકો અથવા પર્ફોર્મિંગ આર્ટ્સ અથવા લેખકો જેવા અન્ય કારકિર્દીના હિતોને અનુસરતી વખતે નાણાં કમાવવાના માર્ગ તરીકે રિસેપ્શનિસ્ટ કાર્યનો ઉપયોગ કરે છે. જ્યારે રિસેપ્શનિસ્ટ તરીકે કામ કરતા ઘણા લોકો તેમની સમગ્ર કારકિર્દી દરમિયાન તે પદ પર ચાલુ રહે છે, ત્યારે કેટલાક રિસેપ્શનિસ્ટ અન્ય વહીવટી નોકરીઓ તરફ આગળ વધી શકે છે, જેમ કે ગ્રાહક સેવા પ્રતિનિધિ, પ્રેષક, ઇન્ટરવ્યુ લેનારા, સચિવ, ઉત્પાદન સહાયક, વ્યક્તિગત સહાયક અથવા કાર્યકારી સહાયક. નાના વ્યવસાયોમાં, જેમ કે ડૉક્ટર અથવા વકીલની કચેરીમાં, રિસેપ્શનિસ્ટ ઓફિસ મેનેજર પણ હોઈ શકે છે, જેના પર મધ્યમ વ્યવસ્થાપન સ્તરની વિવિધ વ્યવસાયિક કામગીરીઓનો આરોપ હોય છે. ઉદાહરણ તરીકે, હોટેલ ઉદ્યોગમાં, રાત્રિના સમયે રિસેપ્શનિસ્ટની ભૂમિકા લગભગ હંમેશા દૈનિક ખાતાના એકત્રીકરણ અને રિપોર્ટિંગ સાથે જોડાયેલી હોય છે, જે ખાસ કરીને રાત્રિના ઓડિટિંગ તરીકે ઓળખાય છે. જ્યારે રિસેપ્શનિસ્ટ નોકરી છોડે છે, ત્યારે તેઓ ઘણીવાર વેચાણ અને માર્કેટિંગ, જનસંપર્ક અથવા અન્ય મીડિયા વ્યવસાયો જેવા અન્ય કારકિર્દી ક્ષેત્રોમાં પ્રવેશ કરે છે. શરૂઆતમાં કેટલાક પ્રખ્યાત લોકો રિસેપ્શનિસ્ટ હતા, જેમ કે બેટી વિલિયમ્સ, જે 1976ના નોબેલ શાંતિ પુરસ્કારની સહ-પ્રાપ્તકર્તા હતી. ગાયક/ગીતકાર નાઓમી જુડ અને ફોટોગ્રાફર, ઉદ્યોગસાહસિક અને પોલ મેકકાર્ટનીની પત્ની લિન્ડા મેકકાર્ટની જેવી સંખ્યાબંધ હસ્તીઓએ તેઓ પ્રખ્યાત થયા તે પહેલાં રિસેપ્શનિસ્ટ તરીકે કામ કર્યું હતું. અન્ય પ્રખ્યાત લોકો કે જેમણે રિસેપ્શનિસ્ટ તરીકે તેમની કારકિર્દીની શરૂઆત કરી હતી અથવા આ ક્ષેત્રમાં કામ કર્યું હતું તેમાં નાગરિક અધિકાર કાર્યકર્તા રોઝા પાર્ક્સ અને હ્યુવલેટ-પેકાર્ડના ભૂતપૂર્વ સી. ઈ. ઓ. કાર્લી ફિઓરિના સામેલ છે. ઉત્ક્રાંતિ અને નવી ટેકનોલોજી કેટલાક નાના-થી-મધ્યમ કદના વ્યવસાય માલિકો સંચાર તકનીકમાં પ્રગતિને કારણે સંપૂર્ણ સમયના, ઘરના રિસેપ્શનિસ્ટને બદલે જીવંત દૂરસ્થ રિસેપ્શનિસ્ટને ભાડે રાખે છે. શબ્દસમૂહ પોતે સૂચવે છે તેમ, જીવંત દૂરસ્થ રિસેપ્શનિસ્ટ ટેલિફોની ખાનગી શાખા વિનિમય (પી. બી. એક્સ.) સર્વરનો ઉપયોગ કરીને અન્ય સ્થળે કંપની માટે ફોન કૉલ્સ સાથે વ્યવહાર કરે છે. મોટાભાગની આધુનિક રિસેપ્શનિસ્ટ સેવાઓ સંદેશાઓ લઈ શકે છે, સ્ક્રીન અને ફોરવર્ડ કૉલ્સ કરી શકે છે, મૂળભૂત વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નોના જવાબ આપી શકે છે અને વેબ ફોર્મ ભરી શકે છે. ઘણી સેવાઓ એપોઇન્ટમેન્ટ સુનિશ્ચિત કરી શકે છે અને ક્રેડિટ કાર્ડ ઓર્ડર પણ લઈ શકે છે. કેટલીક જૂની રિસેપ્શનિસ્ટ સેવાઓ દાયકાઓથી આસપાસ છે, પરંતુ આ ઘણીવાર આધુનિક સેવાઓથી ખૂબ જ અલગ રીતે કાર્ય કરે છે. ટચ સ્ક્રીન અને 2-વે વિડિયો ટેકનોલોજીમાં પ્રગતિ કેટલાક રિસેપ્શનિસ્ટના કામ કરવાની રીતને બદલી રહી છે. વર્ચ્યુઅલ વિડિયો રિસેપ્શનિસ્ટ સિસ્ટમ્સના નવા પ્રકારો હવે જીવંત, ઇન-હાઉસ અથવા દૂરસ્થ રિસેપ્શનિસ્ટ્સને દૂરના સ્થળોથી ઓફિસ લોબી વિસ્તારોનું સંચાલન કરવાની મંજૂરી આપે છે. આ વર્ચ્યુઅલ રિસેપ્શનિસ્ટ્સ માત્ર ફોનનો જ જવાબ આપતા નથી પરંતુ બિલ્ડિંગમાં પ્રવેશતા મુલાકાતીઓને "જોવા" માટે મોશન ડિટેક્શન કેમેરાનો ઉપયોગ કરીને વોક-ઇન મુલાકાતીઓને પણ આવકારે છે. દૂરસ્થ રિસેપ્શનિસ્ટ પછી દિવાલ-માઉન્ટ થયેલ એલસીડી, કિઓસ્ક અથવા ડેસ્કટોપ ઓલ-ઇન-વન કમ્પ્યુટર પર વિડિયો વિંડોમાં પ્રદર્શિત થાય છે. વીડિયો રિસેપ્શનિસ્ટ અને મુલાકાતીઓ પછી 2-માર્ગી વીડિયો દ્વારા વાતચીત કરી શકે છે, જે રિસેપ્શનિસ્ટને કેન્દ્રિય સ્થાનથી એક અથવા ઘણા ઓફિસ લોબી વિસ્તારોનું સંચાલન કરવાની મંજૂરી આપે છે. ઓફિસ ઓટોમેશનની પ્રગતિએ કેટલાક રિસેપ્શનિસ્ટ્સની નોકરીઓ દૂર કરી છે. ઉદાહરણ તરીકે, ટેલિફોન કોલનો જવાબ સ્વચાલિત પરિચર દ્વારા આપી શકાય છે. જો કે, એક રિસેપ્શનિસ્ટ કે જે મજબૂત કાર્યાલય/તકનીકી કુશળતા ધરાવે છે અને જે સૌજન્ય, કુશળતા અને મુત્સદ્દીગીરીમાં પણ પારંગત છે, તેને હજુ પણ કંપનીની વ્યવસાયિક છબીની સંપત્તિ માનવામાં આવે છે, અને હજુ પણ વ્યવસાય જગતમાં તેની ખૂબ માંગ છે. સચિવ સંદર્ભો ભૂમિકા કાર્યાલય અને વહીવટી સહાય વ્યવસાયો દ્વારા જનસંપર્ક લોકો પણ જુઓ.