Purchasing
ખરીદી એ એવી પ્રક્રિયા છે જેનો ઉપયોગ વ્યવસાય અથવા સંસ્થા તેના લક્ષ્યોને પૂર્ણ કરવા માટે માલ અથવા સેવાઓ મેળવવા માટે કરે છે. જો કે એવી ઘણી સંસ્થાઓ છે જે ખરીદીની પ્રક્રિયામાં ધોરણો નક્કી કરવાનો પ્રયાસ કરે છે, તેમ છતાં સંસ્થાઓ વચ્ચે પ્રક્રિયાઓ મોટા પ્રમાણમાં બદલાઈ શકે છે. ખરીદી એ વ્યાપક ખરીદી પ્રક્રિયાનો એક ભાગ છે, જેમાં સામાન્ય રીતે ઝડપી, સપ્લાયરની ગુણવત્તા, પરિવહન અને લોજિસ્ટિક્સનો પણ સમાવેશ થાય છે. વિગતો ખરીદ વ્યવસ્થાપકો/નિર્દેશકો, પ્રાપ્તિ વ્યવસ્થાપકો/નિર્દેશકો અથવા સંસ્થાની ખરીદી કચેરીમાં સ્થિત સ્ટાફ, સંસ્થાની સંપાદન પ્રક્રિયાઓ અને ધોરણો અને કાર્યકારી ખરીદી પ્રવૃત્તિઓને માર્ગદર્શન આપે છે. મોટાભાગની સંસ્થાઓ તેમના ખરીદી કાર્યક્રમોના પાયા તરીકે ત્રિકોણીય તપાસનો ઉપયોગ કરે છે. આમાં સંસ્થાના ત્રણ વિભાગોનો સમાવેશ થાય છે જે સંપાદન પ્રક્રિયાના અલગ-અલગ ભાગોને પૂર્ણ કરે છે. અનૈતિક પ્રથાઓને રોકવા અને પ્રક્રિયાને વિશ્વસનીયતા આપવા માટે ત્રણેય વિભાગો એક જ વરિષ્ઠ વ્યવસ્થાપકને જાણ કરતા નથી. આ વિભાગો ખરીદી, પ્રાપ્ત અને ચૂકવવાપાત્ર ખાતાઓ હોઈ શકે છે; અથવા ઇજનેરી, ખરીદી અને ચૂકવવાપાત્ર ખાતાઓ હોઈ શકે છે; અથવા પ્લાન્ટ મેનેજર, ખરીદી અને ચૂકવવાપાત્ર ખાતાઓ હોઈ શકે છે. સંયોજનો નોંધપાત્ર રીતે બદલાઈ શકે છે, પરંતુ ખરીદી વિભાગ અને ચૂકવવાપાત્ર ખાતાઓ સામાન્ય રીતે સામેલ ત્રણ વિભાગોમાંથી બે હોય છે. સંસ્થાઓમાં સામાન્ય રીતે ઓછી કિંમતની ખરીદી માટે સરળ પ્રક્રિયાઓ હોય છે, ઉદાહરણ તરીકે યુકેના સંરક્ષણ મંત્રાલય પાસે 10,000 પાઉન્ડથી ઓછી કિંમતની ઓછી કિંમતની ખરીદી માટે અલગ આંતરિક નીતિ છે. જ્યારે પ્રાપ્તકર્તા વિભાગ સામેલ ન હોય, ત્યારે તેને સામાન્ય રીતે દ્વિ-માર્ગી ચેક અથવા દ્વિ-માર્ગી ખરીદી ઓર્ડર કહેવામાં આવે છે. આ પરિસ્થિતિમાં, ખરીદી વિભાગ ખરીદી ઓર્ડરની રસીદ જારી કરે છે જેની જરૂર નથી. જ્યારે ઓર્ડર સામે ભરતિયું આવે છે, ત્યારે ચૂકવવાપાત્ર ખાતાનો વિભાગ માલ અથવા સેવાઓ પ્રાપ્ત થઈ છે કે કેમ તે ચકાસવા માટે સીધા જ ખરીદી ઓર્ડરની વિનંતી કરનાર પાસે જશે. આ સામાન્ય રીતે માલ અને સેવાઓ માટે કરવામાં આવે છે જે પ્રાપ્ત કરનાર વિભાગને બાયપાસ કરશે. કેટલાક ઉદાહરણોમાં ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે વિતરિત સોફ્ટવેર, એન. આર. ઈ. કાર્ય (બિન-પુનરાવર્તિત ઇજનેરી સેવાઓ), પરામર્શના કલાકો વગેરે છે. ઐતિહાસિક રીતે, ખરીદી વિભાગે પુરવઠો, સેવાઓ, સાધનો અને કાચા માલ માટે ખરીદીના આદેશો જારી કર્યા હતા. પછી, મૂળભૂત ઉપભોજ્ય વસ્તુઓના પુનરાવર્તિત ક્રમ સાથે સંકળાયેલા વહીવટી ખર્ચમાં ઘટાડો કરવાના પ્રયાસરૂપે, "બ્લેન્કેટ" અથવા "માસ્ટર" કરારો કરવામાં આવ્યા હતા. આ પ્રકારના કરારોમાં સામાન્ય રીતે લાંબો સમયગાળો હોય છે અને સ્કેલ ખ્યાલની માત્રાને મહત્તમ કરવા માટે વધેલો અવકાશ હોય છે. જ્યારે વધારાના પુરવઠાની જરૂર હોય ત્યારે, માલ અથવા સેવાઓ પ્રદાન કરવા માટે સપ્લાયરને એક સરળ રીલીઝ જારી કરવામાં આવશે. સામાન્ય સામગ્રી માટે પુનરાવર્તિત કરારો સાથે સંકળાયેલા વહીવટી ખર્ચમાં ઘટાડો કરવાની બીજી પદ્ધતિ, કંપનીના ક્રેડિટ કાર્ડનો ઉપયોગ છે, જેને "ખરીદી કાર્ડ્સ" અથવા ફક્ત "પી-કાર્ડ્સ" તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે. પી-કાર્ડ કાર્યક્રમો અલગ અલગ હોય છે, પરંતુ યોગ્ય ઉપયોગની ખાતરી કરવા માટે તે બધામાં આંતરિક તપાસ અને ઓડિટ હોય છે. એકવાર નીચા ડોલર મૂલ્યની ઉપભોજ્ય વસ્તુઓ માટેના કરારો થઈ જાય, ત્યારે ખરીદી કરારોની કામગીરી અને ઉપયોગમાં નાની ભૂમિકા ભજવી શકે છે. ઓડિટ અને માસિક સ્ટેટમેન્ટ સમીક્ષાઓના સ્વરૂપોમાં હજુ પણ દેખરેખ છે, પરંતુ તેમનો મોટાભાગનો સમય હવે મોટી ખરીદીઓ માટે વાટાઘાટો કરવા અને અન્ય લાંબા ગાળાના કરારોની સ્થાપના માટે ઉપલબ્ધ છે. આ કરારો સામાન્ય રીતે વાર્ષિક ધોરણે નવીનીકરણીય હોય છે. દૈનિક ખરીદી કાર્ય (વ્યૂહાત્મક ખરીદી) થી દૂર રહેવાના આ વલણને પરિણામે ઉદ્યોગમાં ઘણા ફેરફારો થયા. પ્રથમ કર્મચારીઓનો ઘટાડો હતો. ખરીદી વિભાગો હવે નાના હતા. ભૂતકાળની જેમ વ્યક્તિગત ભાગો માટે ઓર્ડરની પ્રક્રિયા કરવા માટે કારકુનોની સેનાની કોઈ જરૂર નહોતી. બીજો ફેરફાર કરારની વાટાઘાટો અને મોટા મૂડી સાધનોની ખરીદી પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાનો હતો. આ બંને કાર્યોએ ખરીદી વિભાગોને સંસ્થામાં સૌથી મોટું નાણાકીય યોગદાન આપવાની મંજૂરી આપી. એક નવો શબ્દ અને નોકરીનું શીર્ષક ઉભરી આવ્યું-સ્ટ્રેટેજિક સોર્સિંગ અને સોર્સિંગ મેનેજર્સ. આ વ્યાવસાયિકોએ માત્ર બોલી પ્રક્રિયા અને સપ્લાયરો સાથે વાટાઘાટો પર જ ધ્યાન કેન્દ્રિત કર્યું ન હતું, પરંતુ સમગ્ર પુરવઠા કાર્ય પર પણ ધ્યાન કેન્દ્રિત કર્યું હતું. આ ભૂમિકાઓમાં તેઓ મૂલ્ય ઉમેરવામાં અને સંસ્થાઓ માટે મહત્તમ બચત કરવામાં સક્ષમ હતા. આ મૂલ્ય ઓછી ઇન્વેન્ટરી, ઓછા કર્મચારીઓ અને અંતિમ ઉત્પાદનને ગ્રાહક સુધી ઝડપથી પહોંચાડવામાં પ્રગટ થયું હતું. આ ભૂમિકાઓમાં ખરીદી વ્યવસ્થાપકોની સફળતા પરંપરાગત ખરીદી કાર્યની બહાર નવી સોંપણીઓમાં પરિણમી-લોજિસ્ટિક્સ, મટિરિયલ મેનેજમેન્ટ, ડિસ્ટ્રિબ્યુશન અને વેરહાઉસિંગ. વધુને વધુ ખરીદી વ્યવસ્થાપકો તેમની સંસ્થાની કામગીરીના વધારાના કાર્યો સંભાળતા પુરવઠા શૃંખલાના સંચાલકો બની રહ્યા હતા. સપ્લાય ચેઇન મેનેજર્સ બનવા માટે માત્ર ખરીદી મેનેજરો જ નહોતા. લોજિસ્ટિક મેનેજર્સ, મટિરિયલ મેનેજર્સ, ડિસ્ટ્રિબ્યુશન મેનેજર્સ વગેરે. બધા વ્યાપક કાર્ય તરફ આગળ વધ્યા અને કેટલાક પાસે હવે ખરીદી કાર્યોની જવાબદારી હતી. હિસાબમાં, ખરીદી એ આ સમગ્ર વર્ષ દરમિયાન કંપનીએ ખરીદેલી ચીજવસ્તુઓની રકમ છે. તે ખરીદેલી ચીજવસ્તુઓના પ્રકાર, ગુણવત્તા, જથ્થો અને કિંમતની માહિતીનો પણ ઉલ્લેખ કરે છે જેને જાળવી રાખવી જોઈએ. તેઓ ઇન્વેન્ટરીમાં ઉમેરવામાં આવે છે. ખરીદી પર ડિસ્કાઉન્ટ અને ખરીદી વળતર અને ભથ્થાં દ્વારા ખરીદીની ભરપાઈ કરવામાં આવે છે. તે ક્યારે ઉમેરવું જોઈએ તે વેપારની ફ્રી ઓન બોર્ડ (એફઓબી) નીતિ પર આધાર રાખે છે. ખરીદનાર માટે, આ નવી ઇન્વેન્ટરી શિપમેન્ટ પર ઉમેરવામાં આવે છે જો પોલિસી એફઓબી શિપિંગ પોઇન્ટ હતી, અને વિક્રેતા આ વસ્તુને તેની ઇન્વેન્ટરીમાંથી દૂર કરે છે. બીજી બાજુ, જો પોલિસી એફઓબી ગંતવ્ય હોય તો ખરીદનારે રસીદ પર આ ઇન્વેન્ટરી ઉમેરી અને જ્યારે તે વિતરિત કરવામાં આવી ત્યારે વિક્રેતા આ વસ્તુને તેની ઇન્વેન્ટરીમાંથી દૂર કરે છે. સીધા વેચાણ સિવાયના હેતુ માટે ખરીદવામાં આવેલ માલ, જેમ કે સંશોધન અને વિકાસ માટે, ઇન્વેન્ટરીમાં ઉમેરવામાં આવે છે અને સંશોધન અને વિકાસ ખર્ચમાં ફાળવવામાં આવે છે કારણ કે તેનો ઉપયોગ થાય છે. બીજી બાજુ, સંશોધન અને વિકાસ માટે ખરીદવામાં આવેલા ઉપકરણોને ઇન્વેન્ટરીમાં ઉમેરવામાં આવતા નથી, પરંતુ સંપત્તિ તરીકે મૂડીગત કરવામાં આવે છે. ખરીદી વિષયો સંપાદન પ્રક્રિયા યુ. એસ. ડિપાર્ટમેન્ટ ઓફ ડિફેન્સમાં મુખ્ય સિસ્ટમો માટે સુધારેલી સંપાદન પ્રક્રિયા આગામી આકૃતિમાં દર્શાવવામાં આવી છે. આ પ્રક્રિયાને શ્રેણીબદ્ધ તબક્કાઓ દ્વારા વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવે છે, જે દરમિયાન ટેકનોલોજીને વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવે છે અને વ્યવહાર્ય વિભાવનાઓમાં પરિપક્વ કરવામાં આવે છે, જે પછીથી વિકસાવવામાં આવે છે અને ઉત્પાદન માટે તૈયાર કરવામાં આવે છે, જે પછી ઉત્પાદિત પ્રણાલીઓને ક્ષેત્રમાં ટેકો આપવામાં આવે છે. આ પ્રક્રિયા આપેલ સિસ્ટમને વિકાસના કોઈપણ તબક્કે પ્રક્રિયામાં પ્રવેશવાની મંજૂરી આપે છે. ઉદાહરણ તરીકે, અપ્રમાણિત તકનીકનો ઉપયોગ કરતી સિસ્ટમ પ્રક્રિયાના પ્રારંભિક તબક્કામાં પ્રવેશ કરશે અને તકનીકી પરિપક્વતાના લાંબા સમયગાળામાંથી પસાર થશે, જ્યારે પરિપક્વ અને સાબિત તકનીકો પર આધારિત સિસ્ટમ સીધા ઇજનેરી વિકાસમાં અથવા કલ્પનાત્મક રીતે ઉત્પાદનમાં પણ પ્રવેશ કરી શકે છે. આ પ્રક્રિયામાં વિકાસના ચાર તબક્કાઓનો સમાવેશ થાય છેઃ વિભાવના અને તકનીકી વિકાસઃ તેનો હેતુ કામગીરીની જરૂરિયાતો, તકનીકી સજ્જતા, જોખમ અને પરવડે તેવા મૂલ્યાંકનના આધારે વૈકલ્પિક વિભાવનાઓનું અન્વેષણ કરવાનો છે. વિભાવના અને તકનીકી વિકાસનો તબક્કો વિભાવના સંશોધન સાથે શરૂ થાય છે. આ તબક્કા દરમિયાન, વૈકલ્પિક વિભાવનાઓને વ્યાખ્યાયિત કરવા અને ક્ષમતા અને જોખમ વિશેની માહિતી પ્રદાન કરવા માટે વિભાવના અભ્યાસ હાથ ધરવામાં આવે છે જે સ્પર્ધાત્મક વિભાવનાઓની ઉદ્દેશ્યપૂર્ણ સરખામણીને મંજૂરી આપશે. પ્રણાલી વિકાસ અને પ્રદર્શન તબક્કો. આ તબક્કો તકનીકી તક અને તાત્કાલિક વપરાશકર્તાની જરૂરિયાતના પરિણામે તેમજ ખ્યાલ અને તકનીકી વિકાસ દ્વારા આવી શકે છે. છેલ્લો અને સૌથી લાંબો તબક્કો એ કાર્યક્રમનો ટકાઉપણું અને નિકાલનો તબક્કો છે. આ તબક્કા દરમિયાન શક્ય તેટલી વધુ ખર્ચ-અસરકારક રીતે ક્ષેત્રમાં સિસ્ટમ જાળવવા અને ટકાવી રાખવા માટે તમામ જરૂરી પ્રવૃત્તિઓ પૂર્ણ કરવામાં આવે છે. બોલી લગાવનારની પસંદગી આ એવી પ્રક્રિયા છે જેમાં સંસ્થા ચોક્કસ પુરવઠો, સેવાઓ અથવા સાધનો માટે સંભવિત સપ્લાયરોને ઓળખે છે. આ સપ્લાયરોની ઓળખ અને ઇતિહાસનું તેઓ પ્રદાન કરે છે તે ઉત્પાદનો અથવા સેવાઓ સાથે વિશ્લેષણ કરવામાં આવે છે. બોલી લગાવનારની પસંદગીની પ્રક્રિયા સંસ્થાથી સંસ્થામાં બદલાય છે, પરંતુ તેમાં ધિરાણ અહેવાલો ચલાવવાનો, વ્યવસ્થાપનની મુલાકાત લેવાનો, ઉત્પાદનોનું પરીક્ષણ કરવાનો અને પ્રવાસની સુવિધાઓનો સમાવેશ થઈ શકે છે. આ પ્રક્રિયા હંમેશા મહત્વના ક્રમમાં નહીં, પરંતુ ખર્ચના ક્રમમાં કરવામાં આવે છે. ઘણીવાર ખરીદી વ્યવસ્થાપકો સંભવિત બોલી લગાવનારને મીડિયા સ્રોતો અને તેમના પોતાના ઉદ્યોગ સંપર્કોમાંથી સંસ્થાઓ અને ઉત્પાદનો વિશેની માહિતી મેળવવાનું સંશોધન કરે છે. વધુમાં, ખરીદી માહિતી એકત્રિત કરવામાં મદદ કરવા માટે સંભવિત સપ્લાયરોને માહિતી માટેની વિનંતી (આર. એફ. આઈ.) મોકલી શકે છે. કંપની અથવા સંસ્થા તેમને જરૂરી હોય તેવા ઉત્પાદનોનું ઉત્પાદન કરી શકે છે કે કેમ તે નક્કી કરવા માટે ઇજનેરી નમૂના ઉત્પાદનોની પણ તપાસ કરશે. જો બોલી લગાવનાર આ બંને તબક્કાઓ પાસ કરે તો ઇજનેરી ગુણવત્તાના ધોરણોને વધુ ચકાસવા માટે સામગ્રી પર કેટલાક પરીક્ષણ કરવાનું નક્કી કરી શકે છે. આ પરીક્ષણો ખર્ચાળ હોઈ શકે છે અને તેમાં બહુવિધ ટેકનિશિયન અને ઇજનેરોના નોંધપાત્ર સમયનો સમાવેશ થાય છે. એન્જિનિયરિંગ મેનેજમેન્ટે આ નિર્ણય તેઓ જે ઉત્પાદનોની ખરીદી કરે તેવી શક્યતા છે તેની કિંમત, ઉત્પાદન માટે બોલી લગાવનારના ઉત્પાદનનું મહત્વ અને અન્ય પરિબળોના આધારે લેવો જોઈએ. જો એન્જિનિયરિંગ, મેન્યુફેક્ચરિંગ અને સપ્લાય ચેઇન મેનેજરો નક્કી કરે કે તેઓ તેમના નિર્ણયમાં મદદ કરી શકે છે અને ખર્ચ ન્યાયી છે તો ક્રેડિટ ચેક, ઇન્ટરવ્યૂ મેનેજમેન્ટ, ટૂરિંગ પ્લાન્ટ્સ તેમજ અન્ય પગલાંનો ઉપયોગ કરી શકાય છે. અન્ય સંસ્થાઓ બોલી લગાવનારની પસંદગીમાં લઘુમતી પ્રાપ્તિ લક્ષ્યાંકો પર વિચાર કરી શકે છે. સંસ્થાઓ મહિલા માલિકીના અથવા લઘુમતી માલિકીના વ્યવસાયોના ઉપયોગમાં લક્ષ્યોને ઓળખે છે. લઘુમતી પુરવઠાકારોનો નોંધપાત્ર ઉપયોગ પેઢીને તેમના લઘુમતી પુરવઠાકાર કાર્યક્રમોને વધારવા ઇચ્છતી કંપની અથવા સરકારી સંસ્થા સાથેના કરાર માટે સંભવિત બોલી લગાવનાર તરીકે લાયક ઠેરવી શકે છે. આ પસંદગી પ્રક્રિયામાં સંગઠનાત્મક લક્ષ્યો અને માપદંડોના આધારે આંતરરાષ્ટ્રીય સપ્લાયર્સનો સમાવેશ અથવા બાકાત કરી શકાય છે. તેમના પેસિફિક રિમ સપ્લાયર આધારને વધારવા માંગતી કંપનીઓ અમેરિકા, યુરોપ અને ઓસ્ટ્રેલિયાના સપ્લાયર્સને બાકાત રાખી શકે છે. અન્ય સંસ્થાઓ ઓર્ડરનો ઝડપી પ્રતિસાદ તેમજ ડિઝાઇન અને ઉત્પાદન પર સરળ સહયોગ સુનિશ્ચિત કરવા માટે સ્થાનિક સ્તરે ખરીદી કરવાનું વિચારી શકે છે. સંસ્થાકીય લક્ષ્યાંકો બોલી લગાવનારની પસંદગી પ્રક્રિયા માટેના માપદંડ નક્કી કરશે. તે પણ શક્ય છે કે ખરીદવામાં આવતું ઉત્પાદન અથવા સેવા એટલી વિશિષ્ટ હોય કે બોલી લગાવનારની સંખ્યા મર્યાદિત હોય અને સ્પર્ધાને મંજૂરી આપવા માટે માપદંડ ખૂબ વ્યાપક હોવા જોઈએ. જો માત્ર એક જ પેઢી ઉત્પાદનની વિશિષ્ટતાઓને પૂર્ણ કરી શકે તો ખરીદી વ્યવસ્થાપકોએ "સોલ સોર્સ" વિકલ્પનો ઉપયોગ કરવાનું વિચારવું જોઈએ અથવા જો પ્રોજેક્ટ સ્પષ્ટીકરણોમાં ફેરફારની મંજૂરી આપશે તો વિશિષ્ટતાઓને વિસ્તૃત કરવા માટે ઇજનેરી સાથે કામ કરવું જોઈએ. એકમાત્ર સ્રોત વિકલ્પ એ બોલી લગાવનારની પસંદગીનો ભાગ છે જે સ્વીકારે છે કે કેટલીકવાર કેટલીક સેવાઓ અથવા ઉત્પાદનો માટે માત્ર એક જ વાજબી સપ્લાયર હોય છે. આનું કારણ એ હોઈ શકે છે કે ઉત્પાદન માટેની મર્યાદિત એપ્લિકેશનો એકથી વધુ ઉત્પાદકને ટેકો આપી શકતી નથી, પૂરી પાડવામાં આવેલી સેવાની નિકટતા, અથવા ઉત્પાદનો નવી ડિઝાઇન અથવા શોધ છે અને સ્પર્ધા હજુ સુધી ઉપલબ્ધ નથી. બોલી પ્રક્રિયા આ એવી પ્રક્રિયા છે જેનો ઉપયોગ સંસ્થા માલ, સેવાઓ અથવા સાધનોની ખરીદી માટે કરે છે. પ્રક્રિયાઓ કડકથી લઈને ખૂબ જ અનૌપચારિક સુધી નોંધપાત્ર રીતે બદલાય છે. મોટા કોર્પોરેશનો અને સરકારી સંસ્થાઓ પાસે કડક અને ઔપચારિક પ્રક્રિયાઓ હોવાની શક્યતા છે. આ પ્રક્રિયાઓ વિશિષ્ટ બિડ ફોર્મનો ઉપયોગ કરી શકે છે જેમાં ચોક્કસ પ્રક્રિયાઓ અને વિગતવાર માહિતીની જરૂર હોય છે. ખૂબ જ કડક પ્રક્રિયાઓમાં નિષ્પક્ષતા અને નિષ્પક્ષતા સુનિશ્ચિત કરવા માટે વિવિધ વિભાગોના ઘણા કર્મચારીઓ દ્વારા બોલીઓ ખુલ્લી રાખવાની જરૂર પડે છે. પ્રતિસાદ સામાન્ય રીતે ખૂબ વિગતવાર હોય છે. નિર્દિષ્ટ કરેલો બરાબર જવાબ ન આપનારા અને પ્રકાશિત પ્રક્રિયાઓનું પાલન ન કરનારાઓને ગેરલાયક ઠેરવી શકાય છે. નાના ખાનગી વ્યવસાયોમાં ઓછી ઔપચારિક પ્રક્રિયાઓ હોવાની શક્યતા વધુ હોય છે. બિડ ઉત્પાદનો અથવા સેવાઓને સ્પષ્ટ કરતી તમામ બિડરોને ઇમેઇલના સ્વરૂપમાં હોઈ શકે છે. બોલી લગાવનારના પ્રતિભાવો વિગતવાર હોઈ શકે છે અથવા માત્ર સૂચિત ડોલરની રકમ હોઈ શકે છે. મોટાભાગની બોલી પ્રક્રિયાઓ બહુસ્તરીય હોય છે. ચોક્કસ ડોલરની રકમ હેઠળની ખરીદીઓ "વપરાશકર્તાની વિવેકબુદ્ધિ" હોઈ શકે છે જે વિનંતીને મંજૂરી આપે છે અથવા તેઓ જેને ઇચ્છે તે પસંદ કરી શકે છે. આ સ્તર સંસ્થાના આધારે $100 જેટલું નીચું અથવા $10,000 જેટલું ઊંચું હોઈ શકે છે. તર્ક એ છે કે આ વિનંતીઓ પર પ્રક્રિયા કરીને જે બચત થાય છે તે જ મોંઘી વસ્તુઓ છે અને તે સમય અને ખર્ચને યોગ્ય ઠેરવતી નથી. ખરીદી વિભાગો વપરાશકર્તાના વિવેકબુદ્ધિ વિશેષાધિકારના દુરુપયોગ પર નજર રાખે છે. મધ્યમ શ્રેણીમાં અધિગ્રહણની પ્રક્રિયા થોડી વધુ ઔપચારિક પ્રક્રિયા સાથે કરી શકાય છે. આ પ્રક્રિયામાં વપરાશકર્તા ત્રણ અલગ-અલગ સપ્લાયરો પાસેથી ક્વોટ્સ પ્રદાન કરી શકે છે. અવતરણ મેળવવા માટે ખરીદીની જરૂર પડી શકે છે અથવા પૂછવામાં આવી શકે છે. ઔપચારિક બોલી પ્રક્રિયા સંસ્થાના આધારે $10,000 જેટલી ઓછી અથવા $100,000 જેટલી ઊંચી શરૂ થાય છે. બોલીમાં સામાન્ય રીતે ચોક્કસ ફોર્મનો સમાવેશ થાય છે જે બોલી લગાવનાર ભરે છે અને ચોક્કસ સમયમર્યાદા સુધીમાં પરત કરવું આવશ્યક છે. ખરીદવામાં આવતી ચીજવસ્તુ અને સંસ્થા પર આધાર રાખીને બોલી ભારિત મૂલ્યાંકન માપદંડનો ઉલ્લેખ કરી શકે છે. અન્ય બિડનું મૂલ્યાંકન ખરીદીના વિવેકબુદ્ધિ અથવા અંતિમ વપરાશકર્તાઓ દ્વારા કરવામાં આવશે. કેટલીક બિડનું મૂલ્યાંકન ક્રોસ-ફંક્શનલ સમિતિ દ્વારા થઈ શકે છે. અન્ય બિડનું મૂલ્યાંકન અંતિમ વપરાશકર્તા અથવા ખરીદદાર દ્વારા ખરીદીમાં થઈ શકે છે. ખાસ કરીને નાની, ખાનગી પેઢીઓમાં બોલી લગાવનારનું મૂલ્યાંકન એવા માપદંડ અથવા પરિબળો પર કરી શકાય છે જેનો વાસ્તવિક બોલી સાથે બહુ ઓછો સંબંધ હોય. આ પરિબળોના ઉદાહરણોમાં કંપની સાથે બોલી લગાવનારનો ઇતિહાસ, અન્ય પેઢીઓમાં કંપનીના વરિષ્ઠ વ્યવસ્થાપન સાથે બોલી લગાવનારનો ઇતિહાસ અને બોલી લગાવનારના ઉત્પાદનોની વ્યાપકતા છે. ટેકનિકલ મૂલ્યાંકન ટેકનિકલ મૂલ્યાંકન, જો જરૂરી હોય તો ટાંકવામાં આવેલી ચીજવસ્તુઓ અથવા સેવાઓની ટેકનિકલ યોગ્યતાનું મૂલ્યાંકન, સામાન્ય રીતે વ્યાપારી મૂલ્યાંકન પહેલાં કરવામાં આવે છે. ખરીદી પ્રક્રિયાના આ તબક્કા દરમિયાન, કંપનીના તકનીકી પ્રતિનિધિ (સામાન્ય રીતે એક ઇજનેર) દરખાસ્તની સમીક્ષા કરશે અને દરેક બોલી લગાવનારને તકનીકી રીતે સ્વીકાર્ય અથવા તકનીકી રીતે અસ્વીકાર્ય તરીકે નિયુક્ત કરશે. તકનીકી મૂલ્યાંકન સામાન્ય રીતે પૂર્વ-નિર્ધારિત તકનીકી મૂલ્યાંકન માપદંડના સમૂહ સામે કરવામાં આવે છે. બે પ્રકારના માપદંડ હોય છે, સામાન્ય માપદંડ (જેમાં ગુણ આપવામાં આવે છે જો તેઓ પૂરા થાય છે) અને આવશ્યક માપદંડ (જેમાં નિષ્ફળતા તકનીકી રીતે બોલીને ગેરલાયક ઠેરવશે). વાણિજ્યિક મૂલ્યાંકન નાણાંની કિંમતની ગણતરી લાગુ ચલણના વ્યાજ દરને માલની પ્રાપ્તિ પહેલાં ચૂકવવામાં આવેલી રકમ સાથે ગુણાકાર કરીને કરવામાં આવે છે. જો પૈસા ખરીદદારના ખાતામાં રહ્યા હોત, તો વ્યાજ ખેંચવામાં આવતું હતું. તે વ્યાજ અનિવાર્યપણે આવી પ્રગતિ અથવા સીમાચિહ્નરૂપ ચૂકવણી સાથે સંકળાયેલ એક વધારાનો ખર્ચ છે. મુખ્યત્વે નૂર ખર્ચ અને પ્રાદેશિક મુદ્દાઓની ગણતરી કરવા માટે મૂલ્યાંકન તબક્કા દરમિયાન ઉત્પાદન સ્થાનને ધ્યાનમાં લેવામાં આવે છે. દાખલા તરીકે, યુરોપમાં ઉનાળાની રજા માટે ઓગસ્ટ મહિનામાં કારખાનાઓ બંધ રહે તે સામાન્ય બાબત છે. શ્રમ કરારોને પણ ધ્યાનમાં લેવામાં આવી શકે છે અને જો ચોક્કસ પ્રદેશમાં વારંવાર શ્રમ વિવાદો હોવાનું જાણીતું હોય તો મૂલ્યાંકનમાં દોરવામાં આવી શકે છે. મેન્યુફેક્ચરિંગ લીડ-ટાઇમ એ ઓર્ડરની પ્લેસમેન્ટનો સમય છે (અથવા સમયના અંતિમ રેખાંકનો ખરીદદાર દ્વારા વેચનારને સુપરત કરવામાં આવે છે) જ્યાં સુધી માલનું ઉત્પાદન ન થાય અને ડિલિવરી માટે તૈયાર ન થાય. લીડ-ટાઇમ કોમોડિટી અનુસાર બદલાય છે અને કેટલાક દિવસોથી લઈને વર્ષો સુધી હોઈ શકે છે. માલની ડિલિવરીની સરખામણી ખરીદદારની જરૂરી ઉપયોગ-તારીખ સાથે કરતી વખતે પરિવહનના સમયનું મૂલ્યાંકન કરવામાં આવે છે. જો અવારનવાર જહાજના પરિવહન સાથે દૂરના બંદરથી માલ મોકલવામાં આવે છે, તો પરિવહનનો સમય સમયપત્રક કરતાં વધી શકે છે અને ગોઠવણો કરવાની જરૂર પડશે. ડિલિવરી ચાર્જ-માલ નિર્ધારિત બિંદુ પર પહોંચાડવાનો ચાર્જ. બિડ માન્યતા પેકિંગ બિડ એડજસ્ટમેન્ટ નિયમો અને શરતો વિક્રેતાની સેવાઓ ધોરણો સંસ્થાઓ નાણાકીય સમીક્ષા ચુકવણી ચલણ જોખમ વિશ્લેષણ (બજારની અસ્થિરતા, બોલી લગાવનારની અંદર નાણાકીય તણાવ) પરીક્ષણ વાટાઘાટો વાટાઘાટો એ ખરીદીના ક્ષેત્રમાં એક મુખ્ય કૌશલ્ય સમૂહ છે. ખરીદ એજન્ટોનો એક ધ્યેય ખરીદદાર (અથવા ફક્ત "ખરીદનાર") ની સૌથી ફાયદાકારક શરતો અનુસાર માલ હસ્તગત કરવાનો છે. ખરીદ એજન્ટો સામાન્ય રીતે ખરીદદારની અન્ય જરૂરિયાતો જેમ કે સમયસર ડિલિવરી, વ્યાપારી નિયમો અને શરતો (વોરંટી, જોખમનું ટ્રાન્સફર, સોંપણી, ઓડિટિંગ અધિકારો, ગોપનીયતા, ઉપાયો વગેરે સહિત) નું પાલન કરતી વખતે ખર્ચ ઘટાડવાનો પ્રયાસ કરે છે. સારા વાટાઘાટકારો, જેમની પાસે દસ્તાવેજીકૃત "ખર્ચ બચત" નું ઉચ્ચ સ્તર છે, તેઓ તેમના વળતરની તુલનામાં ઉદ્યોગમાં પ્રીમિયમ મેળવે છે. ખરીદનાર અને નોકરીદાતા વચ્ચેના રોજગાર કરારના આધારે, ખરીદનારની ખર્ચ બચત વ્યવસાય માટે મૂલ્યના સર્જનમાં પરિણમી શકે છે, અને તે ફ્લેટ-રેટ બોનસ અથવા દસ્તાવેજીકૃત ખર્ચ બચતના ખરીદ એજન્ટને ટકાવારી ચૂકવણીમાં પરિણમી શકે છે. ખરીદી વિભાગો, જ્યારે કે તેમને મુખ્ય વ્યવસાયના સહાયક કાર્ય તરીકે ગણી શકાય, તે વાસ્તવમાં આવક પેદા કરતા વિભાગો છે. ઉદાહરણ તરીકે, જો કંપનીએ $30 મિલિયન યુએસડી વિજેટ્સ ખરીદવાની જરૂર હોય અને ખરીદી વિભાગ $25 મિલિયન યુએસડીમાં વિજેટ્સને સુરક્ષિત કરે, તો ખરીદી વિભાગે કંપનીને $5 મિલિયન યુએસડીની બચત કરી હોત. તે બચત વિભાગના વાર્ષિક બજેટ કરતાં વધી શકે છે, જે અસરકારક રીતે વિભાગના ઓવરહેડ-કર્મચારીના પગાર, કોમ્પ્યુટર, ઓફિસ સ્પેસ વગેરેની ચૂકવણી કરશે. પુરસ્કાર પછીના વહીવટમાં સામાન્ય રીતે નાના ફેરફારો, ઉમેરાઓ અથવા બાદબાકીનો સમાવેશ થાય છે, જે કોઈક રીતે કરારની શરતો અથવા વિક્રેતાના પુરવઠાના અવકાશમાં ફેરફાર કરે છે. આવા ફેરફારો ઘણીવાર નાના હોય છે, પરંતુ ઓડિટિંગ હેતુઓ માટે હાલના કરારમાં દસ્તાવેજીકરણ કરવું આવશ્યક છે. ઉદાહરણોમાં લાઇન આઇટમની માત્રામાં વધારો અથવા ચોક્કસ ઘટકના ધાતુશાસ્ત્રમાં ફેરફારનો સમાવેશ થાય છે. ઓર્ડર ક્લોઝઆઉટ એ ઓર્ડરની ક્લોઝિંગ છે. આ પણ જુઓ ઇકોલીઝિંગ ખરીદી પ્રક્રિયા સપ્લાય ચેઇન મેનેજમેન્ટ લોજિસ્ટિક્સ મટિરિયલ રિક્વાયરમેન્ટ્સ પ્લાનિંગ ગ્રુપ પરચેઝિંગ ઓર્ગેનાઇઝેશન ટેન્ડરિંગ એક્વિઝિશનની કુલ કિંમત ચાર્ટર્ડ ઇન્સ્ટિટ્યૂટ ઓફ પરચેઝિંગ મર્જર એન્ડ એક્વિઝિશન સંદર્ભો ફ્રેઇટ ટ્રાન્સપોર્ટ પ્રોક્યોરમેન્ટ સિસ્ટમ્સ એન્જિનિયરિંગ