Project management office
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ઓફિસ (સંક્ષિપ્તમાં પીએમઓ) એ વ્યવસાય, સરકારી એજન્સી અથવા એન્ટરપ્રાઇઝની અંદર એક જૂથ અથવા વિભાગ છે જે સંસ્થામાં પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ માટેના ધોરણોને વ્યાખ્યાયિત કરે છે અને જાળવે છે. પીએમઓ પ્રોજેક્ટના અમલીકરણમાં પુનરાવર્તનની અર્થવ્યવસ્થાઓને પ્રમાણિત કરવા અને રજૂ કરવાનો પ્રયાસ કરે છે. પીએમઓ એ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ અને અમલની પ્રથા પર દસ્તાવેજીકરણ, માર્ગદર્શન અને મેટ્રિક્સનો સ્રોત છે. ડાર્લિંગ એન્ડ વ્હિટ્ટી (2016) નોંધે છે કે પીએમઓના કાર્યની વ્યાખ્યા સમય જતાં વિકસિત થઈ છેઃ 1800ની પ્રોજેક્ટ ઓફિસ એ કૃષિ ઉદ્યોગના રાષ્ટ્રીય શાસનનો એક પ્રકાર હતો. 1939માં પ્રથમ વખત પ્રકાશનમાં "પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ઓફિસ" શબ્દનો ઉપયોગ કરવામાં આવ્યો હતો. 1950ના દાયકામાં પીએમઓનો ખ્યાલ સમકાલીન પીએમઓ કેવો દેખાય છે તેનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે. આજે, પીએમઓ એક ગતિશીલ સંસ્થા છે જેનો ઉપયોગ ચોક્કસ મુદ્દાઓને ઉકેલવા માટે થાય છે. ઘણીવાર પી. એમ. ઓ. પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટના સિદ્ધાંતોને PRINCE2 જેવી ઉદ્યોગ-માનક પધ્ધતિઓ અથવા પી. એમ. બી. ઓ. કે. જેવી માર્ગદર્શિકાઓ પર આધારિત કરે છે. કામગીરી પ્રોજેક્ટની નિષ્ફળતાના ઘણા કારણો છે. 1524 સંસ્થાઓના પ્રાઇસવોટરહાઉસકૂપર્સના સર્વેક્ષણ અનુસાર, પ્રોજેક્ટની નિષ્ફળતામાં અપૂરતા અંદાજ અને આયોજનનો હિસ્સો 30 ટકા છે, એક્ઝિક્યુટિવ સ્પોન્સરશિપનો અભાવ 16 ટકા છે અને નબળી રીતે વ્યાખ્યાયિત લક્ષ્યાંકો અને ઉદ્દેશો 12 ટકા છે. તેમાં એવું પણ જાણવા મળ્યું છે કે સ્થાપિત પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ અભિગમોનો ઉપયોગ ગુણવત્તા, અવકાશ, સમયપત્રક, બજેટ અને લાભોના પ્રોજેક્ટના મુખ્ય પ્રદર્શન સૂચકાંકો દ્વારા માપવામાં આવેલી સફળતામાં વધારો કરે છે. સર્વેક્ષણ સૂચવે છે કે સ્થાપિત પીએમઓનું સંચાલન એ સફળ પ્રોજેક્ટ વિતરણને ચલાવતા ટોચના ત્રણ પરિબળોમાંથી એક છે. ડાર્લિંગ એન્ડ વ્હિટ્ટી (2016) એ શોધી કાઢ્યું હતું કે પીએમઓ બૌદ્ધિક મૂડીમાં આંતર જોડાણોની જટિલતા છે, અને જો કે ઘણીવાર પીએમઓ સ્થાપના માટે તર્ક પ્રોજેક્ટ સાથે હિસ્સેદારોનો સંતોષ વધારવાનો હોય છે, ઘણીવાર પીએમઓની સ્થાપના વરિષ્ઠ વ્યવસ્થાપનમાં નોંધપાત્ર અસંતોષ તરફ દોરી જાય છે. કાર્યો પીએમઓ ધોરણો અને પદ્ધતિથી આગળ અન્ય કાર્યો કરી શકે છે, અને પોર્ટફોલિયો મેનેજમેન્ટ પ્રક્રિયાના સહાયક અથવા માલિક તરીકે વ્યૂહાત્મક પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં ભાગ લઈ શકે છે. કાર્યોમાં સક્રિય પ્રોજેક્ટ અને પોર્ટફોલિયો પર દેખરેખ અને રિપોર્ટિંગ (પૂર્ણ થાય ત્યાં સુધી પ્રોજેક્ટને અનુસરવું) અને કયા પ્રોજેક્ટ ચાલુ રાખવા અથવા રદ કરવા તે અંગેના વ્યૂહાત્મક નિર્ણયો માટે ટોચના મેનેજમેન્ટને પ્રગતિની જાણ કરવી શામેલ હોઈ શકે છે. પ્રોજેક્ટ પર પી. એમ. ઓ. નું કેટલું નિયંત્રણ અને પ્રભાવ હોય છે તે પી. એમ. ઓ. ના પ્રકાર પર આધાર રાખે છે. ત્રણ સામાન્ય પ્રકારો છેઃ સહાયક, સલાહકારની ભૂમિકા સાથે નિયંત્રણ, પાલનની આવશ્યકતા દ્વારા ઉદાહરણ તરીકે નિર્દેશ, નિયંત્રણ લઈને અને પ્રોજેક્ટ્સનું સંચાલન કરીને પી. એમ. ઓ. એ કઈ પ્રથાઓનું પાલન કરવું જોઈએ તે અંગે ઘણા મંતવ્યો છે. પીએમબીઓકેની પાંચમી આવૃત્તિ આવી ચર્ચા માટે દોઢ પાનું સમર્પિત કરે છે, જેમાં પીએમઓના 6 કાર્યોની ઓળખ કરવામાં આવી છે. હોબ્સ એન્ડ ઔબ્રી (2010) પી. એમ. ઓ. ના 27 અલગ-અલગ કાર્યોને ઓળખે છે, જેમાં તેમાંથી સંખ્યાબંધ પર પ્રકાશ પાડવામાં આવ્યો છે જે ઉન્નત પ્રોજેક્ટ કામગીરી સાથે સંકળાયેલ નથી. ડાર્લિંગ એન્ડ વ્હીટી (2016) જણાવે છે કે પુરાવા આધારિત વ્યવસ્થાપન પ્રથાની જરૂર છે, કે સલાહકારો અને વ્યાવસાયિકો અપ્રમાણિત ઉકેલો પ્રદાન કરી રહ્યા છે જેમાં જાહેર અને ખાનગી બંને સંસ્થાઓ ખાતરીપૂર્વકના પરિણામ વિના પ્રચંડ માત્રામાં નાણાંનું રોકાણ કરી રહી છે. વિજ્ઞાન, દવા અથવા કાયદાના ક્ષેત્રમાં વૈજ્ઞાનિક આધાર વિના મંતવ્યોનું પ્રકાશન સહન કરવામાં આવશે નહીં અને વ્યવસ્થાપન ક્ષેત્રમાં સમર્થન રજૂ કરવું પણ એટલું જ મહત્વપૂર્ણ છે. કેટલાક પી. એમ. ઓ. નિષ્ણાત સંદર્ભમાં કામ કરે છે. સ્કેલ્ડ એજાઇલ ફ્રેમવર્કમાં એપીએમઓ શબ્દનો ઉપયોગ વ્યવસાયિક ચપળતાને ટેકો આપવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરીને પીએમઓને વ્યાખ્યાયિત કરવા માટે થાય છે. પીએમઓ વિભાગો વારંવાર અને વિવિધ કારણોસર બદલાય છે. સંશોધન સૂચવે છે કે પોર્ટફોલિયો વ્યવસ્થાપન અને પદ્ધતિઓ, સહયોગ અને જવાબદારીમાં ફેરફારો; પ્રોજેક્ટ વ્યવસ્થાપનની પરિપક્વતા અને કામગીરી; અને કામનું વાતાવરણ એ તમામ પરિબળો છે જે પીએમઓમાં પરિવર્તન લાવે છે. જ્યારે પીએમઓના કાર્યો વારંવાર પરિવર્તન દ્વારા બદલાય છે, ત્યારે એવી દલીલ કરવામાં આવે છે કે પીએમઓનું મુખ્ય કાર્ય સંસ્થાઓમાં પરિવર્તન અને વિતરણ માટે ઉત્પ્રેરક તરીકે કામ કરવાનું છે. પી. એમ. ઓ. ના વિવિધ પ્રકારો છે, જેમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છેઃ એન્ટરપ્રાઇઝ પી. એમ. ઓ.: એ સુનિશ્ચિત કરે છે કે પ્રોજેક્ટ સંસ્થાની વ્યૂહરચના અને ઉદ્દેશ સાથે સંરેખિત થાય છે; આ તમામ પી. એમ. ઓ. પ્રકારોની વ્યાપક રકમ ધરાવે છે, જે સામાન્ય રીતે સી. ઈ. ઓ. (અથવા સમાન ભૂમિકા) ને સીધી જાણ કરે છે, અને તમામ પ્રોજેક્ટ્સમાં વ્યૂહાત્મક અને વ્યૂહાત્મક નિર્ણયો લેવાનો અધિકાર ધરાવે છે. વિભાગીય પીએમઓઃ સંસ્થામાં ચોક્કસ વ્યવસાય એકમ માટેના પ્રોજેક્ટ્સને ટેકો પૂરો પાડે છે; તેમાં પોર્ટફોલિયો મેનેજમેન્ટ, તાલીમ, સંસાધન આયોજન અને પ્રોજેક્ટ સંકલનનો સમાવેશ થાય છે. પ્રોજેક્ટ પીએમઓઃ એક મોટા પ્રોજેક્ટ અથવા પ્રોગ્રામના સમયગાળા માટે સ્થાપિત; તેમાં વહીવટી સહાય, નિયંત્રણ, અહેવાલ અને દેખરેખનો સમાવેશ થાય છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સેન્ટર ઓફ એક્સેલન્સ (પી. એમ. સી. ઓ. ઈ.): સમગ્ર સંસ્થામાં પ્રોજેક્ટ ટીમોને ટેકો આપવા માટે પ્રમાણિત પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ધોરણો, પ્રક્રિયાઓ, પદ્ધતિઓ અને સાધનોને વ્યાખ્યાયિત કરે છે; જેમાં પ્રક્રિયા, પદ્ધતિ અને સાધનોમાં વહીવટી સેવાઓ અને તાલીમનો સમાવેશ થાય છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ઇન્સ્ટિટ્યૂટ (પીએમઆઈ) પ્રોગ્રામ મેનેજમેન્ટ ઓફિસ કમ્યુનિટી ઓફ પ્રેક્ટિસ (સીઓપી) પીએમઓને સંગઠનાત્મક શ્રેષ્ઠતા માટે વ્યૂહાત્મક ચાલક તરીકે વર્ણવે છે, જે અમલીકરણ વ્યવસ્થાપન, સંગઠનાત્મક શાસન અને વ્યૂહાત્મક પરિવર્તન નેતૃત્વની પ્રથાઓને વધારવા માંગે છે. ડાર્લિંગ એન્ડ વ્હિટ્ટી (2016) દર્શાવે છે કે કૃષિ ક્ષેત્રમાં સરકારી વ્યૂહરચના ચલાવવા માટે એક સામૂહિક તરીકે 1800ના દાયકાની શરૂઆતથી લઈને 20મી સદીની શરૂઆતમાં નાગરિક માળખાગત યોજનાઓ સુધી, 2000ના દાયકાની શરૂઆત સુધી, જ્યારે પીએમઓ વેપાર કરવા માટે કોમોડિટી બની ગયું, ત્યાં સુધી ઘણી પીએમઓ ટાઇપોલોજી અસ્તિત્વમાં છે. પી. એમ. ઓ. ને ચોક્કસ પ્રકારોમાં જૂથબદ્ધ કરવું અશક્ય હશે (ડાર્લિંગ એન્ડ વ્હીટી, 2016). જ્યારે પીએમઓમાં 'પી' નો અર્થ સામાન્ય રીતે 'પ્રોજેક્ટ' થાય છે, ત્યારે તે 'પ્રોગ્રામ' અથવા 'પોર્ટફોલિયો' નો પણ ઉલ્લેખ કરી શકે છે. જ્યાં પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ કચેરીઓ પ્રોજેક્ટ્સને ટેકો આપે છે, ત્યાં પ્રોગ્રામ મેનેજમેન્ટ કચેરીઓ પાસે પ્રોજેક્ટ્સ/પ્રોગ્રામ્સમાંથી લાભો મેળવવા અને ટકાવી રાખવા સહિત વ્યાપક રેમિટ હોય છે. પોર્ટફોલિયો વ્યવસ્થાપન કચેરીઓ વ્યૂહાત્મક લક્ષ્યો હાંસલ કરવા માટે સંસ્થાઓને ટેકો આપવાની વધારાની જવાબદારી ધરાવે છે પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સોફ્ટવેર પ્રોગ્રામ મેનેજમેન્ટ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સોફ્ટવેરની સરખામણી જુઓ પ્રોજેક્ટ પોર્ટફોલિયો મેનેજમેન્ટ ડોક્યુમેન્ટ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ સંદર્ભો પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ