Fixed assets management
ફિક્સ્ડ એસેટ્સ મેનેજમેન્ટ એ એક એકાઉન્ટિંગ પ્રક્રિયા છે જે નાણાકીય એકાઉન્ટિંગ, નિવારક જાળવણી અને ચોરી અટકાવવાના હેતુઓ માટે ફિક્સ્ડ એસેટ્સને ટ્રેક કરવા માંગે છે. સંસ્થાઓ તેમની સ્થિર અસ્કયામતોના સ્થાન, જથ્થો, સ્થિતિ, જાળવણી અને અવમૂલ્યનની સ્થિતિને ટ્રેક કરવા માટે નોંધપાત્ર પડકારનો સામનો કરે છે. નિશ્ચિત અસ્કયામતો પર નજર રાખવાનો લોકપ્રિય અભિગમ ક્રમિક ક્રમાંકિત એસેટ ટેગનો ઉપયોગ કરે છે, જે સરળ અને સચોટ વાંચન માટે ઘણીવાર બાર કોડ સાથે લેબલ હોય છે. અસ્કયામતોના માલિક મોબાઇલ બાર કોડ રીડર સાથે ઇન્વેન્ટરી લઈ શકે છે અને પછી અહેવાલ તૈયાર કરી શકે છે. ફિક્સ્ડ એસેટ મેનેજમેન્ટ માટે ઓફ-ધ-શેલ્ફ સોફ્ટવેર પેકેજો નાના અને મોટા વ્યવસાયોને વેચવામાં આવે છે. કેટલીક એન્ટરપ્રાઇઝ રિસોર્સ પ્લાનિંગ સિસ્ટમ્સ ફિક્સ્ડ એસેટ્સ મોડ્યુલો સાથે ઉપલબ્ધ છે. કેટલીક ટ્રેકિંગ પદ્ધતિઓ પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરે છે, જેમ કે રેલવે ફ્રેઇટ કાર પર બાર કોડ વાંચવા માટે ફિક્સ્ડ સ્કેનર્સનો ઉપયોગ કરીને અથવા સંપત્તિ સાથે રેડિયો-ફ્રિક્વન્સી આઇડેન્ટિફિકેશન (RFID) ટેગ જોડીને. ફિક્સ્ડ એસેટ ટ્રેકિંગ સોફ્ટવેર ટ્રેકિંગ એસેટ્સ એ દરેક કંપનીની એક મહત્વપૂર્ણ ચિંતા છે, કદને ધ્યાનમાં લીધા વગર. સ્થિર અસ્કયામતોને કોઈપણ 'કાયમી' વસ્તુ તરીકે વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવે છે જેનો વ્યવસાય આંતરિક રીતે ઉપયોગ કરે છે, જેમાં કમ્પ્યુટર્સ, સાધનો, સોફ્ટવેર અથવા ઓફિસ સાધનો સુધી મર્યાદિત નથી. જ્યારે કર્મચારીઓ ચોક્કસ સાધન અથવા સાધનોનો ઉપયોગ કરી શકે છે, ત્યારે સંપત્તિ આખરે કંપનીની છે અને તેને પરત કરવી આવશ્યક છે. અને તેથી આ અસ્કયામતો પર નજર રાખવાની સચોટ પદ્ધતિ વિના કંપની માટે તેમનું નિયંત્રણ ગુમાવવું ખૂબ જ સરળ રહેશે. એસેટ ટ્રેકિંગ સોફ્ટવેર કંપનીઓને તેની માલિકીની અસ્કયામતો, દરેક ક્યાં સ્થિત છે, કોની પાસે છે, ક્યારે તેની તપાસ કરવામાં આવી હતી, ક્યારે તે વળતર માટે બાકી છે, ક્યારે જાળવણી માટે સુનિશ્ચિત થયેલ છે, અને દરેક સંપત્તિની કિંમત અને અવમૂલ્યનને ટ્રેક કરવાની મંજૂરી આપે છે. મોટાભાગના એસેટ ટ્રેકિંગ સોલ્યુશન્સમાં સમાવિષ્ટ રિપોર્ટિંગ વિકલ્પ પૂર્વ-નિર્મિત અહેવાલો પ્રદાન કરે છે, જેમાં શ્રેણી અને વિભાગ દ્વારા અસ્કયામતો, ચેક-ઇન/ચેક-આઉટ, અસ્કયામતોની ચોખ્ખી બુક વેલ્યુ, ભૂતકાળની અસ્કયામતો, ઓડિટ ઇતિહાસ અને વ્યવહારોનો સમાવેશ થાય છે. આ બધી માહિતી એક પ્રોગ્રામમાં કેપ્ચર કરવામાં આવે છે અને તેનો ઉપયોગ પીસી તેમજ મોબાઇલ ઉપકરણો પર થઈ શકે છે. પરિણામે, કંપનીઓ નુકસાનની રોકથામ અને સાધનોની જાળવણીમાં સુધારો કરીને ખર્ચમાં ઘટાડો કરે છે. તેઓ નવા અને બિનજરૂરી સાધનોની ખરીદી ઘટાડે છે, અને તેઓ અવમૂલ્યન સમયપત્રકના આધારે કરવેરાની વધુ સચોટ ગણતરી કરી શકે છે. સૌથી સામાન્ય રીતે ટ્રેક કરવામાં આવતી અસ્કયામતો છેઃ પ્લાન્ટ અને સાધનો ઇમારતો ફિક્સર અને ફિટિંગ લાંબા ગાળાના રોકાણ મશીનરી વાહનો અને ભારે ઉપકરણો એસેટ ટ્રેકિંગ સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ ઘણીવાર નાણાકીય રિપોર્ટિંગ હેતુઓ તેમજ સંપત્તિના ભૌતિક સ્થાન માટે સંપત્તિ વિશેની માહિતી બંનેને ટ્રેક કરવા માટે થાય છે. ટ્રેકિંગના નાણાકીય રિપોર્ટિંગ તત્વો ઘણીવાર એકાઉન્ટિંગ પ્રક્રિયાઓ અને મૂલ્યાંકન જરૂરિયાતો સાથે સંબંધિત હોય છે પરંતુ તે સ્થાનની માહિતી સાથે સંબંધિત હોઈ શકે છે અથવા ન પણ હોઈ શકે. એસેટ લોકેશન ટ્રેકિંગ સોફ્ટવેર ઘણીવાર એસેટ સ્થાનોની દેખરેખ માટે બેમાંથી એક અભિગમ અપનાવે છે. પ્રથમ અભિગમ ભૌતિક સ્થાન પર માહિતી પ્રદાન કરવા માટે ભૌતિક ટ્રેકિંગ ઉપકરણનો ઉપયોગ કરવાનો છે. આ બ્લુટુથ ટ્રેકિંગ બીકન અથવા જીપીએસ ટ્રેકિંગ એકમનું સ્વરૂપ લઈ શકે છે. બીજો અભિગમ "જવાબદાર પક્ષ" દ્વારા સ્થાનને ટ્રેક કરવાનો છે. આ અભિગમમાં સોફ્ટવેર વ્યક્તિઓને અસ્કયામતોની જવાબદારી સ્વીકારવાની મંજૂરી આપવા માટે પીઅર ટુ પીઅર સોંપણી અને સ્વીકાર પ્રક્રિયાઓનો ઉપયોગ કરે છે. જે વ્યક્તિએ જવાબદારી સ્વીકારી છે તેના આધારે સંપત્તિના સ્થાનનું અનુમાન કરવામાં આવે છે. એસેટ કોમ્પ્યુટરાઈઝડ મેન્ટેનન્સ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ ફિક્સ્ડ એસેટ રજિસ્ટર (એફ. એ. આર.) ઇન્ફ્રાસ્ટ્રક્ચર એસેટ મેનેજમેન્ટ રેડિયો-ફ્રિક્વન્સી આઇડેન્ટિફિકેશન (આર. એફ. આઇ. ડી. ટેગનો ઉપયોગ ઓટોમેટિક એસેટ મેનેજમેન્ટ માટે થાય છે) બાહ્ય કડીઓ જાહેર ક્ષેત્રની સંપત્તિઓના વધુ સારા સંચાલન તરફ મેનેજમેન્ટ એકાઉન્ટિંગ ફિક્સ્ડ એસેટ