Personal assistant
વ્યક્તિગત સહાયક, જેને વ્યક્તિગત સહાયક (પી. એ.) અથવા વ્યક્તિગત સચિવ (પી. એસ.) તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે, તે એવી વ્યક્તિનું વર્ણન કરતી નોકરીનું શીર્ષક છે જે ચોક્કસ વ્યક્તિને તેમના રોજિંદા વ્યવસાય અથવા વ્યક્તિગત કાર્યમાં સહાય કરે છે. તે સચિવીય ફરજોની પેટા વિશેષતા છે. ફરજો, જવાબદારીઓ અને કાર્યો એક સહાયક સમય અને દૈનિક વ્યવસ્થાપન, બેઠકો, પત્રવ્યવહાર અને નોંધ લેવામાં મદદ કરે છે. વ્યક્તિગત સહાયકની ભૂમિકા વૈવિધ્યસભર હોઈ શકે છે, જેમ કે ફોન કૉલ્સનો જવાબ આપવો, નોંધો લેવી, બેઠકોનું સમયપત્રક બનાવવું, ઇમેઇલ કરવું, ટેક્સ્ટ્સ વગેરે. વ્યવસાય અથવા વ્યક્તિગત સંદર્ભમાં, સહાયકો એવા લોકો છે જે સેવાઓ પૂરી પાડે છે જે તેના અથવા તેણીના એમ્પ્લોયરને વ્યક્તિગત અને/અથવા વ્યવસાયિક જીવનના સંચાલન સાથે સંકળાયેલા કાર્યોના તણાવમાંથી રાહત આપે છે. તેઓ વિવિધ જીવન વ્યવસ્થાપન કાર્યોમાં મદદ કરે છે, જેમાં કાર્યો ચલાવવા, મુસાફરીની વ્યવસ્થા કરવી (દા. ત., ટ્રાવેલ એજન્ટ સેવાઓ જેવી કે એરલાઇન ટિકિટ ખરીદવી, હોટલના ઓરડાઓ અને ભાડાની કાર આરક્ષિત કરવી, અને પ્રવૃત્તિઓની વ્યવસ્થા કરવી, તેમજ વધુ સ્થાનિક સેવાઓનું સંચાલન કરવું જેમ કે માર્ગ અથવા મુસાફરીની પરિસ્થિતિઓના આધારે કામ કરવા માટે અલગ માર્ગની ભલામણ કરવી), નાણાં (બિલ ચૂકવવા, શેરોની ખરીદી અને વેચાણ), અને ખરીદી (ભોજનનું આયોજન, જન્મદિવસ જેવા વિશેષ પ્રસંગોને યાદ રાખવા) નો સમાવેશ થાય છે. સહાયક ઘણીવાર સંસ્થાની અંદર અને બહારના લોકો સાથે વ્યવસ્થાપકના સંપર્કના પ્રથમ બિંદુ તરીકે કામ કરે છે. આનો અર્થ એ છે કે તેના કાર્યો અને કુશળતાને ઘણીવાર બે ક્ષેત્રોમાં વહેંચી શકાય છેઃ તકનીકી કુશળતા અને વ્યક્તિગત કુશળતા. કાર્યોમાં સમાવેશ થઈ શકે છે પરંતુ તે મર્યાદિત નથીઃ ડેટા મેનેજમેન્ટ અને ફાઇલિંગ સહિત ઓફિસ સિસ્ટમ્સની રચના અને જાળવણી; મુસાફરી, વિઝા અને રહેઠાણની વ્યવસ્થા કરવી અને, પ્રસંગોપાત, બેઠકોમાં નોંધો અથવા આદેશ લેવા અથવા પ્રસ્તુતિઓ દરમિયાન સામાન્ય સહાય પ્રદાન કરવા માટે મેનેજર સાથે મુસાફરી કરવી; ફોન કૉલ્સ, પૂછપરછ અને વિનંતીઓની તપાસ કરવી અને જ્યારે યોગ્ય હોય ત્યારે તેમને સંભાળવી; વરિષ્ઠતાના તમામ સ્તરે મુલાકાતીઓને મળવું અને શુભેચ્છા આપવી; ડાયરીઓનું આયોજન અને જાળવણી અને નિમણૂકો કરવી; આવતા ઇમેઇલ, ફેક્સ અને પોસ્ટ સાથે વ્યવહાર કરવો, જે ઘણીવાર મેનેજર વતી અનુરૂપ હોય છે; આદેશ અને મિનિટ લેવી; પૃષ્ઠભૂમિ સંશોધન કરવું અને તારણો રજૂ કરવા; દસ્તાવેજો, સંક્ષિપ્ત કાગળો, અહેવાલો અને પ્રસ્તુતિઓ તૈયાર કરવી; બેઠકોનું આયોજન અને હાજરી આપવી અને ખાતરી કરવી કે મેનેજર બેઠકો માટે સારી રીતે તૈયાર છે; ગ્રાહકો, સપ્લાયર્સ અને અન્ય કર્મચારીઓ સાથે સંપર્ક કરવો. સહાયક મેનેજરો, તેમની ટીમ અને વિભાગો ઉપરાંત, ઘણા પી. એ. નું પોતાનું વ્યક્તિગત કાર્યભાર અને જવાબદારીઓ પણ હોય છે. પીએની ભૂમિકાનો વ્યાપ વ્યાપક હોઈ શકે છે અને વધારાની ફરજોમાં નીચેનાનો સમાવેશ થઈ શકે છેઃ ચોક્કસ પ્રોજેક્ટ અને સંશોધન હાથ ધરવા; ખાતાઓ અને બજેટ માટેની જવાબદારી; મેનેજરની કેટલીક જવાબદારીઓ સંભાળવી અને મેનેજમેન્ટ સાથે વધુ નજીકથી કામ કરવું; મેનેજર માટે પ્રતિનિયુક્તિ કરવી, નિર્ણયો લેવા અને મેનેજરની ગેરહાજરીમાં અન્ય લોકોને કામ સોંપવું; નિર્ણય લેવાની પ્રક્રિયાઓમાં સામેલ થવું. એયુ પેઅર મેનેજર (અસ્પષ્ટતા) પણ જુઓ, કેટલાક સમાન વ્યવસાયોનું શીર્ષક, ખાસ કરીને રાજકારણ અને મનોરંજનમાં બોડી મેન, રાજકારણી અથવા રાજકીય ઉમેદવારના અંગત સહાયક માટે યુ. એસ. રાજકીય શબ્દપ્રયોગ સંદર્ભો કાર્યાલય અને વહીવટી સમર્થન વ્યવસાયો સહાય