Internal control
એકાઉન્ટિંગ અને ઓડિટિંગ દ્વારા વ્યાખ્યાયિત આંતરિક નિયંત્રણ, ઓપરેશનલ અસરકારકતા અને કાર્યક્ષમતા, વિશ્વસનીય નાણાકીય અહેવાલ અને કાયદા, નિયમો અને નીતિઓના પાલનમાં સંસ્થાના ઉદ્દેશોની ખાતરી આપવા માટેની પ્રક્રિયા છે. એક વ્યાપક ખ્યાલ, આંતરિક નિયંત્રણમાં એવી દરેક વસ્તુનો સમાવેશ થાય છે જે સંસ્થાના જોખમોને નિયંત્રિત કરે છે. તે એક એવું માધ્યમ છે જેના દ્વારા સંસ્થાના સંસાધનો નિર્દેશિત, દેખરેખ અને માપવામાં આવે છે. તે છેતરપિંડી શોધવા અને અટકાવવા અને સંસ્થાના સંસાધનો, ભૌતિક (દા. ત., મશીનરી અને સંપત્તિ) અને અમૂર્ત (દા. ત., પ્રતિષ્ઠા અથવા ટ્રેડમાર્ક જેવી બૌદ્ધિક સંપત્તિ) બંનેનું રક્ષણ કરવામાં મહત્વપૂર્ણ ભૂમિકા ભજવે છે. સંગઠનાત્મક સ્તરે, આંતરિક નિયંત્રણના ઉદ્દેશો નાણાકીય અહેવાલની વિશ્વસનીયતા, કાર્યકારી અથવા વ્યૂહાત્મક લક્ષ્યોની સિદ્ધિ પર સમયસર પ્રતિસાદ અને કાયદા અને નિયમોનું પાલન સાથે સંબંધિત છે. ચોક્કસ વ્યવહાર સ્તર પર, આંતરિક નિયંત્રણો એ ચોક્કસ ઉદ્દેશ હાંસલ કરવા માટે લેવામાં આવતી ક્રિયાઓનો સંદર્ભ આપે છે (દા. ત., તૃતીય પક્ષોને સંસ્થાની ચૂકવણી પ્રદાન કરવામાં આવેલી માન્ય સેવાઓ માટે છે તેની ખાતરી કેવી રીતે કરવી.) આંતરિક નિયંત્રણ પ્રક્રિયાઓ પ્રક્રિયાની વિવિધતાને ઘટાડે છે, જે વધુ અનુમાનિત પરિણામો તરફ દોરી જાય છે. આંતરિક નિયંત્રણ એ 1977ના વિદેશી ભ્રષ્ટ વ્યવહાર અધિનિયમ (એફ. સી. પી. એ.) અને 2002ના સરબેન્સ-ઓક્સલી કાયદાનું મુખ્ય તત્વ છે, જેમાં યુનાઇટેડ સ્ટેટ્સના જાહેર નિગમોમાં આંતરિક નિયંત્રણમાં સુધારાની જરૂર હતી. વ્યવસાયિક સંસ્થાઓમાં આંતરિક નિયંત્રણોને કાર્યકારી નિયંત્રણો તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે. મુખ્ય નિયંત્રણોને કેટલીકવાર "મુખ્ય નાણાકીય નિયંત્રણો" (કેએફસી) તરીકે ઓળખવામાં આવે છે. આંતરિક નિયંત્રણનો પ્રારંભિક ઇતિહાસ પ્રાચીન સમયથી અસ્તિત્વમાં છે. હેલેનિસ્ટીક ઇજિપ્તમાં બેવડા વહીવટ હતા, જેમાં અમલદારોના એક જૂથ પર કર વસૂલવાનો અને બીજા પર તેમની દેખરેખ રાખવાનો આરોપ હતો. રિપબ્લિક ઓફ ચાઇનામાં, સુપરવાઇઝિંગ ઓથોરિટી (પિનયિનઃ જીઆનચા યુઆન), સરકારની પાંચ શાખાઓમાંથી એક, એક તપાસ એજન્સી છે જે સરકારની અન્ય શાખાઓનું નિરીક્ષણ કરે છે. વ્યાખ્યાઓ આંતરિક નિયંત્રણની ઘણી વ્યાખ્યાઓ છે, કારણ કે તે સંસ્થાના વિવિધ મતવિસ્તાર (હિતધારકો) ને વિવિધ રીતે અને એકત્રીકરણના વિવિધ સ્તરે અસર કરે છે. સી. ઓ. એસ. ઓ. આંતરિક નિયંત્રણ-સંકલિત માળખા હેઠળ, માત્ર યુનાઇટેડ સ્ટેટ્સમાં જ નહીં પરંતુ સમગ્ર વિશ્વમાં વ્યાપકપણે ઉપયોગમાં લેવાતા માળખા હેઠળ, આંતરિક નિયંત્રણને વ્યાપક રીતે એક પ્રક્રિયા તરીકે વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવે છે, જે એક સંસ્થાના નિયામક મંડળ, વ્યવસ્થાપન અને અન્ય કર્મચારીઓ દ્વારા પ્રભાવિત હોય છે, જે કામગીરી, અહેવાલ અને પાલન સંબંધિત હેતુઓની સિદ્ધિ અંગે વાજબી ખાતરી પ્રદાન કરવા માટે રચાયેલ છે. સી. ઓ. એસ. ઓ. આંતરિક નિયંત્રણને પાંચ ઘટકો તરીકે વ્યાખ્યાયિત કરે છેઃ પર્યાવરણનું નિયંત્રણ-સંસ્થા માટે સૂર નક્કી કરે છે, તેના લોકોની નિયંત્રણ ચેતનાને પ્રભાવિત કરે છે. તે આંતરિક નિયંત્રણના અન્ય તમામ ઘટકોનો પાયો છે. જોખમનું મૂલ્યાંકન-ઉદ્દેશોની સિદ્ધિ માટે સંબંધિત જોખમોની ઓળખ અને વિશ્લેષણ, જોખમોનું સંચાલન કેવી રીતે કરવું જોઈએ તે માટેનો આધાર બનાવવો માહિતી અને સંદેશાવ્યવહાર પ્રણાલીઓ અથવા પ્રક્રિયાઓ કે જે લોકોને તેમની જવાબદારીઓ નિભાવવા માટે સક્ષમ બનાવે છે તે ફોર્મ અને સમયમર્યાદામાં માહિતીની ઓળખ, કેપ્ચર અને વિનિમયને ટેકો આપે છે. સમય જતાં આંતરિક નિયંત્રણ કામગીરીની ગુણવત્તાનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે ઉપયોગમાં લેવાતી દેખરેખ-પ્રક્રિયાઓ. સી. ઓ. એસ. ઓ. ની વ્યાખ્યા સંસ્થાની એકંદર નિયંત્રણ પ્રણાલી સાથે સંબંધિત છે, જે ઘણી વ્યક્તિગત નિયંત્રણ પ્રક્રિયાઓથી બનેલી છે. સ્વતંત્ર નિયંત્રણ પ્રક્રિયાઓ અથવા નિયંત્રણોને એસ. ઇ. સી. દ્વારા આ રીતે વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવે છેઃ "... નીતિઓ, પ્રક્રિયાઓ અને પ્રવૃત્તિઓનો ચોક્કસ સમૂહ જે ઉદ્દેશ્યને પહોંચી વળવા માટે રચાયેલ છે. પ્રક્રિયામાં નિયુક્ત કાર્ય અથવા પ્રવૃત્તિમાં નિયંત્રણ અસ્તિત્વમાં હોઈ શકે છે. નિયંત્રણની અસર એન્ટિટી-વાઇડ અથવા એકાઉન્ટ બેલેન્સ, વ્યવહારોના વર્ગ અથવા એપ્લિકેશન માટે વિશિષ્ટ હોઈ શકે છે. નિયંત્રણોની અનન્ય લાક્ષણિકતાઓ હોય છે-ઉદાહરણ તરીકે, તે હોઈ શકે છેઃ સ્વચાલિત અથવા મેન્યુઅલ; સમાધાન; ફરજોની અલગતા; સમીક્ષા અને મંજૂરી અધિકૃતતાઓ; સંપત્તિઓની સુરક્ષા અને જવાબદારી; ભૂલ અથવા છેતરપિંડી અટકાવવી અથવા શોધવી. પ્રક્રિયાની અંદરના નિયંત્રણોમાં નાણાકીય રિપોર્ટિંગ નિયંત્રણો અને ઓપરેશનલ નિયંત્રણો (એટલે કે, ઓપરેશનલ ઉદ્દેશો હાંસલ કરવા માટે રચાયેલ) નો સમાવેશ થઈ શકે છે. સંદર્ભ વધુ સામાન્ય રીતે, ઉદ્દેશો, અંદાજપત્ર, યોજનાઓ અને અન્ય અપેક્ષાઓ નક્કી કરવાથી નિયંત્રણ માટેના માપદંડ સ્થાપિત થાય છે. જે અપેક્ષિત, માન્ય અથવા સ્વીકૃત છે તેની અંદર કામગીરી અથવા બાબતોની સ્થિતિને રાખવા માટે નિયંત્રણ પોતે અસ્તિત્વમાં છે. પ્રક્રિયામાં બનેલું નિયંત્રણ આંતરિક પ્રકૃતિનું હોય છે. તે આંતરસંબંધિત ઘટકોના સંયોજન સાથે થાય છે-જેમ કે કર્મચારીઓના વર્તનને અસર કરતું સામાજિક વાતાવરણ, નિયંત્રણમાં જરૂરી માહિતી અને નીતિઓ અને પ્રક્રિયાઓ. આંતરિક નિયંત્રણ માળખું એ એક યોજના છે જે નક્કી કરે છે કે આંતરિક નિયંત્રણમાં આ તત્વોનો સમાવેશ કેવી રીતે થાય છે. કોર્પોરેટ શાસનની વિભાવનાઓ પણ આંતરિક નિયંત્રણોની જરૂરિયાત પર ભારે આધાર રાખે છે. આંતરિક નિયંત્રણો એ સુનિશ્ચિત કરવામાં મદદ કરે છે કે પ્રક્રિયાઓ ડિઝાઇન મુજબ કાર્ય કરે છે અને જોખમ વ્યવસ્થાપનમાં જોખમ પ્રતિક્રિયાઓ (જોખમ સારવાર) હાથ ધરવામાં આવે છે (સી. ઓ. એસ. ઓ. II). વધુમાં, ઉપરોક્ત પ્રક્રિયાઓ હેતુ મુજબ કરવામાં આવશે તેની ખાતરી કરવા માટે યોગ્ય સંજોગો હોવા જરૂરી છેઃ યોગ્ય વલણ, અખંડિતતા અને યોગ્યતા, અને સંચાલકો દ્વારા દેખરેખ. આંતરિક નિયંત્રણમાં ભૂમિકાઓ અને જવાબદારીઓ સી. ઓ. એસ. ઓ. માળખા અનુસાર, સંસ્થામાં દરેકની અમુક હદ સુધી આંતરિક નિયંત્રણની જવાબદારી હોય છે. વાસ્તવમાં તમામ કર્મચારીઓ આંતરિક નિયંત્રણ પ્રણાલીમાં ઉપયોગમાં લેવાતી માહિતી ઉત્પન્ન કરે છે અથવા નિયંત્રણને અસર કરવા માટે જરૂરી અન્ય ક્રિયાઓ કરે છે. ઉપરાંત, તમામ કર્મચારીઓએ કામગીરીમાં ઉપરની સમસ્યાઓનો સંપર્ક કરવા, આચાર સંહિતાનું પાલન ન કરવા અથવા અન્ય નીતિના ઉલ્લંઘન અથવા ગેરકાયદેસર ક્રિયાઓ માટે જવાબદાર હોવા જોઈએ. કોર્પોરેટ શાસનમાં દરેક મુખ્ય સંસ્થાની ચોક્કસ ભૂમિકા હોય છેઃ વ્યવસ્થાપન સંસ્થાના મુખ્ય કાર્યકારી અધિકારી (ટોચના વ્યવસ્થાપક) પાસે અસરકારક આંતરિક નિયંત્રણની રચના અને અમલીકરણની એકંદર જવાબદારી હોય છે. અન્ય કોઈપણ વ્યક્તિ કરતાં વધુ, ચીફ એક્ઝિક્યુટિવ "ટોચ પર ટોન" સુયોજિત કરે છે જે અખંડિતતા અને નૈતિકતા અને હકારાત્મક નિયંત્રણ વાતાવરણના અન્ય પરિબળોને અસર કરે છે. મોટી કંપનીમાં, ચીફ એક્ઝિક્યુટિવ વરિષ્ઠ મેનેજરોને નેતૃત્વ અને દિશા પ્રદાન કરીને અને તેઓ વ્યવસાયને કેવી રીતે નિયંત્રિત કરી રહ્યા છે તેની સમીક્ષા કરીને આ ફરજ નિભાવે છે. વરિષ્ઠ સંચાલકો, બદલામાં, એકમના કાર્યો માટે જવાબદાર કર્મચારીઓને વધુ ચોક્કસ આંતરિક નિયંત્રણ નીતિઓ અને પ્રક્રિયાઓની સ્થાપના માટેની જવાબદારી સોંપે છે. નાની સંસ્થામાં, મુખ્ય કારોબારી, ઘણીવાર માલિક-વ્યવસ્થાપકનો પ્રભાવ સામાન્ય રીતે વધુ સીધો હોય છે. કોઈ પણ સંજોગોમાં, વ્યાપક જવાબદારીમાં, મેનેજર અસરકારક રીતે તેના અથવા તેણીના જવાબદારીના ક્ષેત્રનો મુખ્ય કાર્યકારી હોય છે. નાણાકીય અધિકારીઓ અને તેમના કર્મચારીઓ ખાસ મહત્વ ધરાવે છે, જેમની નિયંત્રણ પ્રવૃત્તિઓ ઉદ્યોગના સંચાલન અને અન્ય એકમોમાં તેમજ ઉપર અને નીચે કાપ મૂકે છે. બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સ મેનેજમેન્ટ બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સને જવાબદાર છે, જે શાસન, માર્ગદર્શન અને દેખરેખ પૂરી પાડે છે. અસરકારક બોર્ડના સભ્યો ઉદ્દેશ્યપૂર્ણ, સક્ષમ અને જિજ્ઞાસુ હોય છે. તેઓ સંસ્થાની પ્રવૃત્તિઓ અને પર્યાવરણનું જ્ઞાન પણ ધરાવે છે, અને તેમની બોર્ડની જવાબદારીઓને પૂર્ણ કરવા માટે જરૂરી સમય ફાળવે છે. વ્યવસ્થાપન નિયંત્રણોને ઓવરરાઇડ કરવાની અને ગૌણ અધિકારીઓના સંદેશાવ્યવહારને અવગણવાની અથવા દબાવવાની સ્થિતિમાં હોઈ શકે છે, જે અપ્રમાણિક વ્યવસ્થાપનને સક્ષમ કરે છે જે ઇરાદાપૂર્વક તેના ટ્રેકને આવરી લેવા માટે પરિણામોને ખોટી રીતે રજૂ કરે છે. એક મજબૂત, સક્રિય બોર્ડ, ખાસ કરીને જ્યારે અસરકારક ઉપર તરફની સંચાર ચેનલો અને સક્ષમ નાણાકીય, કાનૂની અને આંતરિક ઓડિટ કાર્યો સાથે જોડાય છે, ત્યારે ઘણીવાર આવી સમસ્યાને ઓળખવા અને સુધારવામાં શ્રેષ્ઠ રીતે સક્ષમ હોય છે. ઓડિટની ભૂમિકાઓ અને જવાબદારીઓ ઓડિટર્સ સંસ્થાના આંતરિક ઓડિટર્સ અને બાહ્ય ઓડિટર્સ પણ તેમના પ્રયાસો દ્વારા આંતરિક નિયંત્રણની અસરકારકતાને માપે છે. તેઓ મૂલ્યાંકન કરે છે કે શું નિયંત્રણો યોગ્ય રીતે તૈયાર કરવામાં આવ્યા છે, અમલમાં મૂકવામાં આવ્યા છે અને અસરકારક રીતે કામ કરી રહ્યા છે, અને આંતરિક નિયંત્રણમાં કેવી રીતે સુધારો કરવો તે અંગે ભલામણો કરે છે. તેઓ માહિતી ટેકનોલોજી નિયંત્રણોની પણ સમીક્ષા કરી શકે છે, જે સંસ્થાની આઇટી પ્રણાલીઓ સાથે સંબંધિત છે. નાણાકીય અહેવાલ પ્રક્રિયામાં સામેલ આંતરિક નિયંત્રણો અસરકારક છે તેની વાજબી ખાતરી આપવા માટે, બાહ્ય ઓડિટર (સંસ્થાના જાહેર એકાઉન્ટન્ટ્સ) દ્વારા તેનું પરીક્ષણ કરવામાં આવે છે, જેમણે કંપનીના આંતરિક નિયંત્રણો અને તેના નાણાકીય અહેવાલની વિશ્વસનીયતા પર અભિપ્રાય આપવો જરૂરી છે. ઓડિટ સમિતિ ઓડિટ સમિતિની ભૂમિકા અને જવાબદારીઓ, સામાન્ય શબ્દોમાં, આ પ્રમાણે છેઃ (અ) વ્યવસ્થાપન, આંતરિક અને બાહ્ય ઓડિટર્સ અને મુખ્ય હિસ્સેદારો સાથે સંસ્થાની આંતરિક નિયંત્રણ પ્રણાલી અને જોખમ વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયાની ગુણવત્તા અને પર્યાપ્તતા, અને તેમની અસરકારકતા અને પરિણામો અંગે ચર્ચા કરવી, અને આંતરિક ઓડિટ નિયામક સાથે નિયમિત અને ખાનગી રીતે મળવું; (બ) વ્યવસ્થાપન અને બાહ્ય ઓડિટર્સ સાથે સમીક્ષા અને ચર્ચા કરવી અને સંસ્થાના ઓડિટ કરેલા નાણાકીય નિવેદનોને મંજૂરી આપવી અને કોઈપણ જાહેર ફાઇલિંગમાં તે નાણાકીય નિવેદનોના સમાવેશ અંગે ભલામણ કરવી. વ્યવસ્થાપન અને સ્વતંત્ર ઓડિટર સાથે નિયમનકારી અને એકાઉન્ટિંગ પહેલની અસર તેમજ સંસ્થાના નાણાકીય નિવેદનોમાં બેલેન્સશીટની બહારના મુદ્દાઓની સમીક્ષા કરો; (સી) જાહેર કરવાની માહિતીના પ્રકારો અને કંપનીની કમાણીની અખબારી યાદી અને વિશ્લેષકો અને રેટિંગ એજન્સીઓને પૂરી પાડવામાં આવેલી નાણાકીય માહિતી અને કમાણી માર્ગદર્શનના સંદર્ભમાં રજૂઆતોના પ્રકારોની વ્યવસ્થાપન સાથે સમીક્ષા અને ચર્ચા કરો; (ડી) બાહ્ય અને આંતરિક ઓડિટર્સ દ્વારા કરવામાં આવતા ઓડિટના અવકાશની પુષ્ટિ કરો, પ્રગતિનું નિરીક્ષણ કરો અને પરિણામોની સમીક્ષા કરો અને ફી અને ખર્ચની સમીક્ષા કરો. નોંધપાત્ર તારણો અથવા અસંતોષકારક આંતરિક ઓડિટ અહેવાલો, અથવા ઓડિટ સમસ્યાઓ અથવા બાહ્ય સ્વતંત્ર ઓડિટર દ્વારા સામનો કરવામાં આવતી મુશ્કેલીઓની સમીક્ષા કરો. તમામ ઓડિટ તારણો માટે વ્યવસ્થાપનના પ્રતિભાવનું નિરીક્ષણ કરો; (ઇ) હિસાબ, આંતરિક હિસાબ નિયંત્રણ અથવા ઓડિટ સંબંધિત બાબતોનું સંચાલન કરો; (એફ) મુખ્ય કાર્યકારી અધિકારી, મુખ્ય નાણાકીય અધિકારી અને કંપનીની અન્ય નિયંત્રણ સમિતિઓ પાસેથી આંતરિક નિયંત્રણની રચના અથવા કામગીરીમાં ખામીઓ અને આંતરિક નિયંત્રણમાં નોંધપાત્ર ભૂમિકા ધરાવતા વ્યવસ્થાપન અથવા અન્ય કર્મચારીઓનો સમાવેશ કરતી કોઈપણ છેતરપિંડી અંગે નિયમિત અહેવાલો પ્રાપ્ત કરો; અને (જી) હિતોના સંઘર્ષોને ઉકેલવામાં વ્યવસ્થાપનને ટેકો આપો. સંસ્થાના આંતરિક નિયંત્રણોની પર્યાપ્તતાનું નિરીક્ષણ કરો અને ખાતરી કરો કે છેતરપિંડીના તમામ કેસો પર કાર્યવાહી કરવામાં આવે. કર્મચારી લાભ સમિતિ કર્મચારી લાભોની ભૂમિકા અને જવાબદારીઓ, સામાન્ય શબ્દોમાં, આ પ્રમાણે છેઃ (એ) કંપનીના કાર્યકારી વળતર કાર્યક્રમના વહીવટને મંજૂરી આપવી અને તેની દેખરેખ રાખવી; (બી) મુખ્ય કાર્યકારી અધિકારી, મુખ્ય સંચાલન અધિકારી (જો લાગુ હોય તો), મુખ્ય નાણાકીય અધિકારી, સામાન્ય સલાહકાર, વરિષ્ઠ માનવ સંસાધન અધિકારી, ખજાનચી, નિયામક, કોર્પોરેટ સંબંધો અને વ્યવસ્થાપન અને કંપની નિર્દેશકો માટે ચોક્કસ વળતરની બાબતોની સમીક્ષા કરવી અને તેને મંજૂરી આપવી; (સી) બોર્ડમાં ઉપર સૂચિબદ્ધ અધિકારીઓ માટે વળતરની બાબતોમાં કોઈપણ ફેરફારોની સમીક્ષા કરવી; અને (ડી) કામગીરી વ્યવસ્થાપન પ્રણાલી સહિત તમામ માનવ સંસાધન સંબંધિત કામગીરી અને પાલન પ્રવૃત્તિઓ અને અહેવાલોની સમીક્ષા કરવી અને તેનું નિરીક્ષણ કરવું. તેઓ એ પણ સુનિશ્ચિત કરે છે કે સંસ્થાના વ્યવસ્થાપન દ્વારા લાભ-સંબંધિત કામગીરીના પગલાંનો યોગ્ય રીતે ઉપયોગ કરવામાં આવે. ઓપરેટિંગ સ્ટાફ તમામ સ્ટાફ સભ્યો કામગીરીની સમસ્યાઓની જાણ કરવા, તેમની કામગીરી પર દેખરેખ રાખવા અને સુધારવા, અને કોર્પોરેટ નીતિઓ અને વિવિધ વ્યાવસાયિક સંહિતાઓનું પાલન ન કરવા અથવા નીતિઓ, ધોરણો, પ્રથાઓ અને પ્રક્રિયાઓના ઉલ્લંઘન પર દેખરેખ રાખવા માટે જવાબદાર હોવા જોઈએ. તેમની ચોક્કસ જવાબદારીઓ તેમની વ્યક્તિગત કર્મચારી ફાઇલોમાં દસ્તાવેજીકૃત થવી જોઈએ. પ્રદર્શન વ્યવસ્થાપન પ્રવૃત્તિઓમાં તેઓ તમામ પાલન અને પ્રદર્શન માહિતી સંગ્રહ અને પ્રક્રિયા પ્રવૃત્તિઓમાં ભાગ લે છે કારણ કે તેઓ વિવિધ સંગઠનાત્મક એકમોનો ભાગ છે અને સંસ્થાના વિવિધ પાલન અને કામગીરી સંબંધિત પ્રવૃત્તિઓ માટે પણ જવાબદાર હોઈ શકે છે. સ્ટાફ અને જુનિયર મેનેજરો નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકનનો ઉપયોગ કરીને તેમના પોતાના સંસ્થાકીય એકમની અંદર નિયંત્રણોનું મૂલ્યાંકન કરવામાં સામેલ હોઈ શકે છે. સતત નિયંત્રણ દેખરેખ ટેકનોલોજી અને ડેટા વિશ્લેષણમાં પ્રગતિએ અસંખ્ય સાધનોના વિકાસ તરફ દોરી છે જે આંતરિક નિયંત્રણની અસરકારકતાનું આપમેળે મૂલ્યાંકન કરી શકે છે. સતત ઓડિટિંગ સાથે ઉપયોગમાં લેવાતી, સતત નિયંત્રણ દેખરેખ વ્યવસાયિક પ્રક્રિયાઓ દ્વારા વહેતી નાણાકીય માહિતી પર ખાતરી પૂરી પાડે છે. ઓડિટિંગ ધોરણો સંખ્યાબંધ અધિકારક્ષેત્રોમાં નાણાકીય રિપોર્ટિંગ સંબંધિત આંતરિક નિયંત્રણ પર કાયદા અને નિયમો છે. યુ. એસ. માં આ નિયમો ખાસ કરીને સર્બેન્સ-ઓક્સલી અધિનિયમની કલમ 404 અને 302 દ્વારા સ્થાપિત કરવામાં આવ્યા છે. આ નિયંત્રણોનું ઓડિટ કરવા માટેની માર્ગદર્શિકા એસએસએઈ નં. 18 અમેરિકન ઇન્સ્ટિટ્યૂટ ઑફ સર્ટિફાઇડ પબ્લિક એકાઉન્ટન્ટ્સ (AICPA) દ્વારા પ્રકાશિત ઓડિટિંગ સ્ટાન્ડર્ડ નં. 5 પબ્લિક કંપની એકાઉન્ટિંગ ઓવરસાઇટ બોર્ડ (પીસીએઓબી) એસઈસી માર્ગદર્શન દ્વારા પ્રકાશિત કરવામાં આવ્યું છે, જેની વધુ ચર્ચા એસઓએક્સ 404 ટોપ-ડાઉન જોખમ આકારણીમાં કરવામાં આવી છે. મર્યાદાઓ આંતરિક નિયંત્રણ વાજબી, સંપૂર્ણ નહીં, ખાતરી આપી શકે છે કે સંસ્થાના ઉદ્દેશો પૂરા થશે. વાજબી ખાતરીનો ખ્યાલ ઉચ્ચ સ્તરની ખાતરી સૂચવે છે, જે વૃદ્ધિશીલ નિયંત્રણ પ્રક્રિયાઓ સ્થાપિત કરવાના ખર્ચ અને લાભો દ્વારા મર્યાદિત છે. અસરકારક આંતરિક નિયંત્રણ સૂચવે છે કે સંસ્થા વિશ્વસનીય નાણાકીય અહેવાલ તૈયાર કરે છે અને તેને લાગુ પડતા કાયદા અને નિયમોનું નોંધપાત્ર રીતે પાલન કરે છે. જો કે, સંસ્થા ઓપરેશનલ અને વ્યૂહાત્મક ઉદ્દેશો હાંસલ કરે છે કે કેમ તે એન્ટરપ્રાઇઝની બહારના પરિબળો પર આધાર રાખે છે, જેમ કે સ્પર્ધા અથવા તકનીકી નવીનતા. આ પરિબળો આંતરિક નિયંત્રણના અવકાશની બહાર છે; તેથી, અસરકારક આંતરિક નિયંત્રણ માત્ર કાર્યકારી અને વ્યૂહાત્મક ઉદ્દેશોની સિદ્ધિ તરફની પ્રગતિ પર સમયસર માહિતી અથવા પ્રતિસાદ પ્રદાન કરે છે, પરંતુ તેમની સિદ્ધિની બાંયધરી આપી શકતું નથી. આંતરિક નિયંત્રણોનું વર્ણન આ રીતે કરી શકાય છેઃ a) સુસંગત ઉદ્દેશ અથવા નાણાકીય નિવેદનનો દાવો b) નિયંત્રણ પ્રવૃત્તિની પ્રકૃતિ. ઉદ્દેશ અથવા દાવાઓનું વર્ગીકરણ દાવાઓ એ નાણાકીય નિવેદનોમાં સમાવિષ્ટ વ્યવસ્થાપન દ્વારા રજૂઆતો છે. ઉદાહરણ તરીકે, જો નાણાકીય નિવેદન 1,000 ડોલરની સ્થિર અસ્કયામતોની બાકી રકમ દર્શાવે છે, તો તે સૂચવે છે કે વ્યવસ્થાપન ભારપૂર્વક જણાવે છે કે નાણાકીય નિવેદનોની તારીખે સ્થિર અસ્કયામતો અસ્તિત્વમાં છે, જેનું મૂલ્યાંકન બરાબર 1000 ડોલરનું છે (ઐતિહાસિક ખર્ચ અથવા રિપોર્ટિંગ માળખા અને ધોરણોના આધારે વાજબી મૂલ્ય પર આધારિત) અને સંસ્થાને આવી અસ્કયામતોમાંથી ઉદ્ભવતા સંપૂર્ણ અધિકાર/જવાબદારી છે (દા. ત. જો તેઓ ભાડે આપવામાં આવે છે, તો તે તે મુજબ જાહેર કરવું આવશ્યક છે). વધુમાં આવી સ્થિર અસ્કયામતો કંપનીને લાગુ પડતા નાણાકીય અહેવાલ માળખા અનુસાર નાણાકીય નિવેદનમાં જાહેર કરવી અને યોગ્ય રીતે રજૂ કરવી આવશ્યક છે. નિયંત્રણોને ચોક્કસ નાણાકીય નિવેદનના દાવા સામે વ્યાખ્યાયિત કરી શકાય છે જેની સાથે તેઓ સંબંધિત છે. ટૂંકાક્ષર "પી. ઈ. આર. સી. વી"., (ઉચ્ચારણ, "સમજવું") બનાવતા આવા પાંચ દાવાઓ છેઃ પ્રસ્તુતિ અને જાહેરાતઃ સંસ્થાના નાણાકીય નિવેદનોમાં ખાતાઓ અને જાહેરાતો યોગ્ય રીતે વર્ણવવામાં આવે છે. અસ્તિત્વ/ઘટના/માન્યતાઃ માત્ર માન્ય અથવા અધિકૃત વ્યવહારોની પ્રક્રિયા કરવામાં આવે છે. અધિકારો અને જવાબદારીઓઃ અસ્કયામતો એ સંસ્થાના અધિકારો છે અને જવાબદારીઓ એ આપેલ તારીખની તેની જવાબદારીઓ છે. સંપૂર્ણતાઃ તમામ વ્યવહારોની પ્રક્રિયા થવી જોઈએ. મૂલ્યાંકનઃ યોગ્ય પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરીને વ્યવહારોનું ચોક્કસ મૂલ્યાંકન કરવામાં આવે છે, જેમ કે ગણતરીના ચોક્કસ માધ્યમો અથવા સૂત્ર. ઉદાહરણ તરીકે, માન્યતા નિયંત્રણનો ઉદ્દેશ હોઈ શકે છેઃ "ચૂકવણી માત્ર અધિકૃત ઉત્પાદનો અને પ્રાપ્ત સેવાઓ માટે જ કરવામાં આવે છે". એક લાક્ષણિક નિયંત્રણ પ્રક્રિયા હશેઃ "ચૂકવવાપાત્ર સિસ્ટમ ચુકવણીને અધિકૃત કરતા પહેલા ખરીદી ઓર્ડર, પ્રાપ્ત રેકોર્ડ અને વિક્રેતા ભરતિયું સરખાવે છે". વ્યવસ્થાપન તેમના જવાબદારીના ક્ષેત્રોમાં તમામ વ્યવહારોને લાગુ પડતા યોગ્ય નિયંત્રણોના અમલીકરણ માટે જવાબદાર છે. પ્રવૃત્તિ વર્ગીકરણ નિયંત્રણ પ્રવૃત્તિઓને પ્રવૃત્તિના પ્રકાર અથવા પ્રકૃતિ દ્વારા પણ સમજાવી શકાય છે. આમાં સમાવેશ થાય છે (પરંતુ તે મર્યાદિત નથી): ફરજોની અલગતા-એક વ્યક્તિ દ્વારા છેતરપિંડી અથવા ભૂલને રોકવા માટે અધિકૃતતા, કસ્ટડી અને રેકોર્ડ રાખવાની ભૂમિકાઓને અલગ કરવી. વ્યવહારોની અધિકૃતતા-યોગ્ય વ્યક્તિ દ્વારા ચોક્કસ વ્યવહારોની સમીક્ષા. રેકોર્ડની જાળવણી-વ્યવહારોને સાબિત કરવા માટે દસ્તાવેજોની જાળવણી. કામગીરીનું નિરીક્ષણ અથવા દેખરેખ-ચાલુ ઓપરેશનલ પ્રવૃત્તિનું નિરીક્ષણ અથવા સમીક્ષા. ભૌતિક સલામતી-કેમેરા, તાળાઓ, ભૌતિક અવરોધો વગેરેનો ઉપયોગ. માલસામાનની યાદી જેવી મિલકતનું રક્ષણ કરવું. ટોચના સ્તરની સમીક્ષાઓ-સંગઠનાત્મક લક્ષ્યો અથવા યોજનાઓ વિરુદ્ધ વાસ્તવિક પરિણામોનું વિશ્લેષણ, સામયિક અને નિયમિત કાર્યકારી સમીક્ષાઓ, મેટ્રિક્સ અને અન્ય મુખ્ય પ્રદર્શન સૂચકાંકો (KPI). આઇટી સામાન્ય નિયંત્રણો-સંબંધિત નિયંત્રણોઃ એ) સુરક્ષા, સિસ્ટમો અને ડેટાની પહોંચ સુનિશ્ચિત કરવા માટે અધિકૃત કર્મચારીઓ સુધી મર્યાદિત છે, જેમ કે પાસવર્ડ્સનો ઉપયોગ અને એક્સેસ લોગની સમીક્ષા; અને બી) પ્રોગ્રામ કોડ યોગ્ય રીતે નિયંત્રિત છે તેની ખાતરી કરવા માટે વ્યવસ્થાપનમાં ફેરફાર, જેમ કે ઉત્પાદન અને પરીક્ષણ વાતાવરણને અલગ કરવું, સ્વીકૃતિ પહેલાં ફેરફારોની સિસ્ટમ અને વપરાશકર્તા પરીક્ષણ, અને ઉત્પાદનમાં કોડના સ્થળાંતર પર નિયંત્રણ. આઇટી એપ્લિકેશન નિયંત્રણો-આઇટી એપ્લિકેશનો દ્વારા લાગુ કરવામાં આવતી માહિતી પ્રક્રિયા પર નિયંત્રણ, જેમ કે ડેટા એન્ટ્રીને માન્ય કરવા માટે સંપાદન તપાસ, આંકડાકીય ક્રમમાં વ્યવહારો માટે હિસાબ, અને નિયંત્રણ ખાતાઓ સાથે ફાઇલની કુલ સરખામણી. નિયંત્રણ ચોકસાઇ નિયંત્રણ ચોકસાઇ ચોક્કસ નિયંત્રણ પ્રક્રિયા અને આપેલ નિયંત્રણ ઉદ્દેશ અથવા જોખમ વચ્ચે સંરેખણ અથવા સહસંબંધનું વર્ણન કરે છે. ઉદ્દેશની સિદ્ધિ (અથવા જોખમ ઘટાડવું) પર સીધી અસર ધરાવતું નિયંત્રણ એ ઉદ્દેશ અથવા જોખમ પર પરોક્ષ અસર કરતાં વધુ ચોક્કસ હોવાનું કહેવાય છે. ચોકસાઇ એ પર્યાપ્તતાથી અલગ છે; એટલે કે, નિયંત્રણના ઉદ્દેશને હાંસલ કરવામાં અથવા જોખમને ઘટાડવામાં વિવિધ માત્રામાં ચોકસાઇ સાથે બહુવિધ નિયંત્રણો સામેલ હોઈ શકે છે. એસ. ઓ. એક્સ. 404 ટોપ-ડાઉન જોખમ આકારણી કરવા માટે ચોકસાઇ એ એક મહત્વપૂર્ણ પરિબળ છે. ચોક્કસ નાણાકીય રિપોર્ટિંગ સામગ્રીના ખોટા નિવેદનના જોખમોને ઓળખ્યા પછી, વ્યવસ્થાપન અને બાહ્ય ઓડિટર્સે જોખમોને ઘટાડતા નિયંત્રણોને ઓળખવા અને તેનું પરીક્ષણ કરવું જરૂરી છે. આમાં જોખમોને ઘટાડવા માટે જરૂરી નિયંત્રણોની ચોકસાઇ અને પર્યાપ્તતા બંને અંગેના નિર્ણયો લેવાનો સમાવેશ થાય છે. પી. સી. એ. ઓ. બી. માર્ગદર્શન હેઠળ જોખમો અને નિયંત્રણો અસ્તિત્વ-સ્તર અથવા દાવા-સ્તરના હોઈ શકે છે. અસ્તિત્વ-સ્તરના જોખમોને સંબોધવા માટે અસ્તિત્વ-સ્તરના નિયંત્રણોની ઓળખ કરવામાં આવે છે. જો કે, અસ્તિત્વ-સ્તર અને દાવા-સ્તરના નિયંત્રણોનું સંયોજન સામાન્ય રીતે દાવા-સ્તરના જોખમોને સંબોધવા માટે ઓળખવામાં આવે છે. પી. સી. એ. ઓ. બી. એ અસ્તિત્વ-સ્તરના નિયંત્રણોની ચોકસાઈને ધ્યાનમાં લેવા માટે ત્રણ-સ્તરનો પદાનુક્રમ નક્કી કર્યો છે. પછીથી પી. સી. એ. ઓ. બી. દ્વારા નાની જાહેર પેઢીઓ અંગેના માર્ગદર્શનમાં ચોકસાઈનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે ઘણા પરિબળો પૂરા પાડવામાં આવ્યા હતા. આંતરિક નિયંત્રણ નીતિઓના પ્રકાર આંતરિક નિયંત્રણ છેતરપિંડીના નિવારણ અને શોધમાં મહત્વપૂર્ણ ભૂમિકા ભજવે છે. સરબેન્સ-ઓક્સલી અધિનિયમ હેઠળ, કંપનીઓએ છેતરપિંડી જોખમ આકારણી કરવી અને સંબંધિત નિયંત્રણોનું મૂલ્યાંકન કરવું જરૂરી છે. આમાં સામાન્ય રીતે એવી પરિસ્થિતિઓને ઓળખવાનો સમાવેશ થાય છે કે જેમાં ચોરી અથવા નુકસાન થઈ શકે છે અને તે નક્કી કરવું કે હાલની નિયંત્રણ પ્રક્રિયાઓ જોખમનું અસરકારક રીતે સ્વીકાર્ય સ્તરે સંચાલન કરે છે કે કેમ. નાણાકીય અહેવાલમાં હેરફેર કરવા માટે વરિષ્ઠ વ્યવસ્થાપન મહત્વપૂર્ણ નાણાકીય નિયંત્રણોને ઓવરરાઇડ કરી શકે છે તે જોખમ પણ છેતરપિંડી જોખમ આકારણીમાં ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાનું મુખ્ય ક્ષેત્ર છે. એ. આઈ. સી. પી. એ., આઈ. આઈ. એ. અને એ. સી. એફ. ઈ. એ 2008 દરમિયાન પ્રકાશિત માર્ગદર્શિકાને પણ પ્રાયોજિત કરી હતી જેમાં સંસ્થાઓને તેમના છેતરપિંડીના જોખમનું સંચાલન કરવામાં મદદ કરવા માટેનું માળખું સામેલ છે. આંતરિક નિયંત્રણો અને પ્રક્રિયા સુધારણા નિયંત્રણોનું મૂલ્યાંકન કરી શકાય છે અને તેમાં સુધારો કરી શકાય છે જેથી વ્યવસાયની કામગીરી વધુ અસરકારક અને અસરકારક રીતે ચલાવી શકાય. ઉદાહરણ તરીકે, મેન્યુઅલ પ્રકૃતિના નિયંત્રણોને સ્વચાલિત કરવાથી ખર્ચમાં બચત થઈ શકે છે અને વ્યવહાર પ્રક્રિયામાં સુધારો થઈ શકે છે. જો આંતરિક નિયંત્રણ પ્રણાલીને અધિકારીઓ દ્વારા માત્ર છેતરપિંડી અટકાવવાના અને કાયદા અને નિયમોનું પાલન કરવાના સાધન તરીકે માનવામાં આવે, તો એક મહત્વપૂર્ણ તક ચૂકી શકાય છે. આંતરિક નિયંત્રણોનો ઉપયોગ વ્યવસાયોને વ્યવસ્થિત રીતે સુધારવા માટે પણ થઈ શકે છે, ખાસ કરીને અસરકારકતા અને કાર્યક્ષમતાના સંદર્ભમાં. સેન્ટર ફોર ઓડિટ ક્વોલિટી ચીફ ઓડિટ એક્ઝિક્યુટિવ સંરક્ષણ સંદર્ભોની ત્રણ લીટીઓ બાહ્ય કડીઓ સર્વોચ્ચ ઓડિટ સંસ્થાઓનું સંગઠન (INTOSAI) ટ્રેડવે કમિશનની પ્રાયોજક સંસ્થાઓની સમિતિઃ આંતરિક નિયંત્રણ-સંકલિત માળખું (1992) ન્યૂ યોર્ક સ્ટેટ ઇન્ટરનલ કંટ્રોલ એસોસિએશન (NYSICA) ઓડિટિંગ ઇન્ટરનલ ઓડિટ