Control self-assessment
નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન એ 1987 માં વિકસાવવામાં આવેલી એક તકનીક છે જેનો ઉપયોગ કોર્પોરેશનો, સખાવતી સંસ્થાઓ અને સરકારી વિભાગો સહિત અનેક સંસ્થાઓ દ્વારા તેમની જોખમ વ્યવસ્થાપન અને નિયંત્રણ પ્રક્રિયાઓની અસરકારકતાનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે કરવામાં આવે છે. "નિયંત્રણ પ્રક્રિયા" એ ભૂલના જોખમને ઘટાડવા અથવા દૂર કરવા માટે કરવામાં આવતી તપાસ અથવા પ્રક્રિયા છે. તેની શરૂઆત થઈ ત્યારથી આ તકનીકને યુનાઇટેડ સ્ટેટ્સ, યુરોપિયન યુનિયન અને અન્ય દેશોમાં વ્યાપકપણે અપનાવવામાં આવી છે. નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન અમલમાં મૂકવાની ઘણી રીતો છે પરંતુ તેની મુખ્ય વિશેષતા એ છે કે, પરંપરાગત ઓડિટથી વિપરીત, પરીક્ષણો અને તપાસ એવા કર્મચારીઓ દ્વારા કરવામાં આવે છે જેમની સામાન્ય રોજિંદી જવાબદારીઓ મૂલ્યાંકન કરવામાં આવતા વ્યવસાય એકમમાં હોય છે. સંસ્થામાં ઉચ્ચ જોખમ પ્રક્રિયાઓને ઓળખીને સ્વ-મૂલ્યાંકન, આંતરિક ઓડિટર્સને તેમના કાર્યને વધુ અસરકારક રીતે આયોજન કરવાની મંજૂરી આપે છે. સંખ્યાબંધ સરકારી સંસ્થાઓને નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકનના ઉપયોગની જરૂર છે. યુનાઇટેડ સ્ટેટ્સમાં એફ. એફ. આઈ. ઈ. સી. ની જરૂરિયાત છે કે આઇટી સિસ્ટમ્સ અને ઓપરેશનલ પ્રક્રિયાઓ પર નિયમિત ધોરણે સ્વ-મૂલ્યાંકનનું નિયંત્રણ કરવામાં આવે. નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન માટે દાવો કરાયેલા લાભોમાં નિયંત્રણ માટે જવાબદારીની સ્પષ્ટ રેખા બનાવવી, છેતરપીંડીના જોખમને ઘટાડવું અને ઓછી જોખમ પ્રોફાઇલ ધરાવતી સંસ્થાની રચનાનો સમાવેશ થાય છે. અમુક સંજોગોમાં નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન હંમેશા અસરકારક હોતું નથી. ઉદાહરણ તરીકે, વિકેન્દ્રિત વાતાવરણમાં અમલ કરવો મુશ્કેલ હોઈ શકે છે, એવી સંસ્થાઓમાં જ્યાં કર્મચારીઓનું ઊંચું ટર્નઓવર હોય, જ્યાં સંસ્થા વારંવાર પરિવર્તનમાંથી પસાર થાય છે અથવા જ્યાં સંસ્થાના વરિષ્ઠ વ્યવસ્થાપન ખુલ્લા સંદેશાવ્યવહારની સંસ્કૃતિને પ્રોત્સાહન આપતા નથી. વિકાસ અને વિશ્વવ્યાપી દત્તક નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન ગલ્ફ કેનેડા દ્વારા 1987 માં વિકસાવવામાં આવ્યું હતું જ્યારે કંપનીના જનરલ ઓડિટર, બ્રુસ મેકક્વાયગ મૂળ કંપની, ગલ્ફ ઓઇલ કોર્પોરેશન પર વોટરગેટ અફેરની અસરને પગલે ઉપયોગમાં લેવાતી પ્રમાણભૂત ઓડિટિંગ તકનીકોથી અસંતુષ્ટ હતા. ગલ્ફ કેનેડામાં નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકનનો સંપૂર્ણ અમલ કરવાનો નિર્ણય સંખ્યાબંધ પરિબળો દ્વારા સંચાલિત હતો. આમાં સંમતિ હુકમની હાજરીનો સમાવેશ થાય છે જેમાં કંપનીને તેના આંતરિક નિયંત્રણો અને વધુ પરંપરાગત ઓડિટ પગલાંનો ઉપયોગ કરીને તેના તેલ અને ગેસ ભંડારનો અંદાજ કાઢવામાં મુશ્કેલીઓનો સામનો કરવો પડ્યો હતો. આગામી દસ વર્ષોમાં ગલ્ફ કેનેડાએ ઓપરેશનલ સ્ટાફ દ્વારા નિયંત્રણ પ્રક્રિયાઓના વિશ્લેષણ અને મૂલ્યાંકનને ટેકો આપવા માટે એક માળખું વિકસાવ્યું. આમાં અનામી મતદાનનો સમાવેશ થાય છે જેથી કર્મચારીઓને તેમના મંતવ્યો વ્યક્ત કરવામાં કોઈ અવરોધ ન આવે. આ અભિગમ સૌપ્રથમ ડિસેમ્બર 1990માં આંતરિક ઓડિટરમાં પ્રકાશિત થયો હતો. ગલ્ફ કેનેડાએ 1997માં આ સરળ બેઠક અભિગમને બંધ કરી દીધો હતો, જોકે તેણે વિવિધ તકનીકોનો ઉપયોગ કરીને નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન ચાલુ રાખ્યું હતું. ગલ્ફ કેનેડાના નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકનની રજૂઆતને પગલે ઘણી ખાનગી ક્ષેત્રની સંસ્થાઓએ સમાન તકનીકોનો અમલ કર્યો. યુનાઇટેડ સ્ટેટ્સમાં કેટલાક રાજ્યોએ ફેડરલ ડિપોઝિટ ઇન્સ્યોરન્સ કોર્પોરેશન અને કેનેડિયન ડિપોઝિટ ઇન્સ્યોરન્સ કોર્પોરેશનની જેમ નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન પદ્ધતિઓના આધારે સમીક્ષાઓ ફરજિયાત બનાવી હતી. શરૂઆતમાં બાહ્ય ઓડિટર્સે નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકનના ફાયદાઓની અવગણના કરી હતી, તેમ છતાં તે આંતરિક નિયંત્રણ પ્રણાલીઓની અસરકારકતા માટે નિર્ણાયક એવા "નરમ" ક્ષેત્રો (જેમ કે કર્મચારીઓનું મનોબળ) ની આસપાસ ઓડિટ પુરાવા પ્રદાન કરવામાં અસરકારક હતું. સંખ્યાબંધ નાણાકીય કૌભાંડો પછી, ખાસ કરીને રોબર્ટ મેક્સવેલના પ્રકાશન સામ્રાજ્યના પતન પછી, યુનાઇટેડ કિંગડમ સરકારે એડ્રિયન કેડબરીને કોર્પોરેટ ગવર્નન્સની તપાસની અધ્યક્ષતા કરવા માટે નિયુક્ત કર્યા. સમિતિએ 1992માં તેનો અહેવાલ 'ધ ફાઇનાન્સિયલ એસ્પેક્ટ્સ ઓફ કોર્પોરેટ ગવર્નન્સ "પ્રકાશિત કર્યો હતો. વિભાગ 4, રિપોર્ટિંગ એન્ડ કંટ્રોલ્સમાં, કેડબરીએ સંખ્યાબંધ ભલામણો કરી હતી જેના કારણે યુકેમાં નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકનને અપનાવવામાં વધારો થયો હતો. અહેવાલમાં સમાવિષ્ટ આચાર સંહિતાના ખાસ વિભાગ 4.5 માં જરૂરી છે કે કંપનીના નિર્દેશકોએ દરેક વાર્ષિક અહેવાલમાં કંપનીની આંતરિક નિયંત્રણ પ્રણાલીની અસરકારકતા પર અહેવાલ આપવો જોઈએ. માર્ચ 2000માં યુરોપિયન કમિશને સુધારા પર શ્વેતપત્રને મંજૂરી આપી હતી, જેના કારણે આયોગના સંચાલનની રીતમાં મોટો ફેરફાર થયો હતો. આ ફેરફારોમાં દરેક વિભાગ માટે અસરકારક આંતરિક નિયંત્રણ પ્રણાલી સ્થાપિત કરવા માટેની ભલામણો સામેલ હતી. આંતરિક નિયંત્રણોના અમલીકરણને ટેકો આપવા માટે ડિરેક્ટોરેટ-જનરલ ફોર બજેટની કેન્દ્રીય નાણાકીય સેવાએ નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન પ્રક્રિયા વિકસાવી છે. આ પ્રથમ નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકનમાં આયોગમાં આંતરિક નિયંત્રણમાં સુધારણા માટે ઘણા ક્ષેત્રોની ઓળખ કરવામાં આવી છે, જેમાં સૌથી વધુ નોંધપાત્ર રીતે જોખમ વ્યવસ્થાપન માટે વધુ વ્યવસ્થિત અભિગમ અમલમાં મૂકવાની જરૂર છે. આ પ્રથમ સ્વ-મૂલ્યાંકનનું પરિણામ એ હતું કે દરેક નિયામક જનરલ માટે વાર્ષિક નિયંત્રણ અને જોખમ સ્વ-મૂલ્યાંકન કરવાની જરૂરિયાતનું અમલીકરણ. 2007માં યુનાઇટેડ સ્ટેટ્સે સાર્બેન્સ-ઓક્સલી કાયદો લાગુ કર્યો હતો. કાયદાની કલમ 404નું પાલન કરવા માટે કંપનીએ ટોપ ડાઉન રિસ્ક એસેસમેન્ટ કરવું પડ્યું હતું, જેના કારણે "આંતરિક નિયંત્રણ અહેવાલ" તૈયાર કરવાની જરૂર પડી હતી, જે "નાણાકીય અહેવાલ માટે પર્યાપ્ત આંતરિક નિયંત્રણ માળખું અને પ્રક્રિયાઓ સ્થાપિત કરવા અને જાળવવા માટે વ્યવસ્થાપનની જવાબદારી" ને સમર્થન આપે છે. . આ અહેવાલમાં આંતરિક નિયંત્રણોની અસરકારકતા અને નાણાકીય અહેવાલ સાથે સંબંધિત પ્રક્રિયાઓનું મૂલ્યાંકન સામેલ કરવું પડશે. આ જરૂરિયાતને પહોંચી વળવા માટે સંસ્થાઓએ વધુને વધુ માન્યતા પ્રાપ્ત પ્રમાણભૂત પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરીને નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન કરવાનું શરૂ કર્યું. સંસ્થાના બાહ્ય ઓડિટર્સ, જેમને આંતરિક નિયંત્રણ અહેવાલ પર સહી કરવાની જરૂર હોય છે, તેઓ સામાન્ય રીતે નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન પ્રક્રિયામાં વધુ ઊંડાણપૂર્વક સામેલ થઈ ગયા કારણ કે તે આંતરિક નિયંત્રણ અહેવાલની તેમની પછીની સમીક્ષાને સરળ બનાવે છે. યુનાઇટેડ કિંગડમમાં 2011 માં નાણાકીય સેવાઓ સત્તામંડળે કાર્યકારી જોખમ વ્યવસ્થાપનમાં સુધારો કરવા માટેની તેની ભલામણોમાં માન્યતા આપી હતી કે નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન દ્વારા જોખમોનું મૂલ્યાંકન જોખમોને ઓળખવાનું એક મહત્વપૂર્ણ માધ્યમ હોઈ શકે છે. તેણે એ પણ નોંધ્યું હતું કે મૂલ્યાંકન સંપૂર્ણપણે અસરકારક બનવા માટે તેને નાણાકીય સંસ્થાની જોખમ-વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયામાં સંપૂર્ણ રીતે સંકલિત કરવું પડશે. નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન કરવું નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકનનું પ્રથમ પગલું એ દરેક નિયંત્રણને માપવા અથવા પરીક્ષણ કરવાની યોગ્ય રીતોને ઓળખવાના ઉદ્દેશ્ય સાથે સંસ્થાની નિયંત્રણ પ્રક્રિયાઓનું દસ્તાવેજીકરણ કરવાનું છે. નિયંત્રણોનું વાસ્તવિક પરીક્ષણ એવા કર્મચારીઓ દ્વારા કરવામાં આવે છે જેમની રોજિંદી ભૂમિકા સંસ્થાના તે વિસ્તારમાં હોય છે જેની તપાસ કરવામાં આવી રહી છે કારણ કે તેમને પ્રક્રિયાઓ કેવી રીતે કાર્ય કરે છે તેનું સૌથી વધુ જ્ઞાન હોય છે. મૂલ્યાંકન કરવા માટેની બે સામાન્ય તકનીકો છેઃ કાર્યશાળાઓ, જેનું પરીક્ષણ કરવામાં આવી રહ્યું હોય તેવા વ્યવસાય એકમના કેટલાક અથવા તમામ કર્મચારીઓને સામેલ કરીને સ્વતંત્ર રીતે સુવિધા આપવાની જરૂર નથી; સર્વેક્ષણ અથવા પ્રશ્નાવલિ સ્ટાફ દ્વારા સ્વતંત્ર રીતે પૂર્ણ કરવામાં આવે છે. બંને અભિગમો ઔપચારિક ઓડિટની વિરુદ્ધ છે જ્યાં ઓડિટર્સ, બિઝનેસ યુનિટ સ્ટાફ નહીં, મૂલ્યાંકન કરશે. મૂલ્યાંકન પૂર્ણ થયા પછી દરેક નિયંત્રણને તેની નિષ્ફળતાની સંભાવના અને જો નિષ્ફળતા થાય તો તેની અસર નક્કી કરવા માટે પ્રાપ્ત પ્રતિસાદોના આધારે મૂલ્યાંકન કરી શકાય છે. આ રેટિંગ્સને નબળાઈના સંભવિત ક્ષેત્રો દર્શાવતો હીટમેપ બનાવવા માટે મેપ કરી શકાય છે. પધ્ધતિઓ નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન માટે છ મૂળભૂત પધ્ધતિઓ વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવી છેઃ આંતરિક નિયંત્રણ પ્રશ્નાવલી (ICQ) સ્વ-ઓડિટ કસ્ટમાઇઝ્ડ પ્રશ્નાવલી નિયંત્રણ માર્ગદર્શિકાઓ ઇન્ટરવ્યૂ તકનીકો નિયંત્રણ મોડેલ કાર્યશાળાઓ ઇન્ટરેક્ટિવ વર્કશોપ નેશનલ ઇન્સ્ટિટ્યૂટ ઓફ સ્ટાન્ડર્ડ્સ એન્ડ ટેકનોલોજી નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન પધ્ધતિ કસ્ટમાઇઝ્ડ પ્રશ્નાવલી પર આધારિત છે. તે સિસ્ટમ આધારિત નિયંત્રણોનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે યોગ્ય આઇટી કેન્દ્રિત પદ્ધતિ છે. તે માહિતી સુરક્ષા નિયંત્રણની સ્થિતિ નક્કી કરવા, કોઈપણ નબળાઈઓને ઓળખવા અને જ્યાં જરૂરી હોય ત્યાં સુધારણા યોજનાને વ્યાખ્યાયિત કરવા માટે ખર્ચ-અસરકારક તકનીક પ્રદાન કરે છે. આ પદ્ધતિ પ્રશ્નાવલીનો ઉપયોગ કરે છે જેમાં ચોક્કસ નિયંત્રણ હેતુઓ હોય છે અને પ્રણાલી અથવા પ્રણાલીઓના જૂથ સામે તકનીકોનું પરીક્ષણ અને માપન કરી શકાય છે. આ પદ્ધતિ યુનાઇટેડ સ્ટેટ્સ ફેડરલ એજન્સીઓ માટે તૈયાર કરવામાં આવી હતી પરંતુ તે ખાનગી ક્ષેત્રની સંસ્થાઓ માટે પણ મૂલ્યવાન હોઈ શકે છે. COBIT પદ્ધતિનો ઉપયોગ નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન માટે થઈ શકે છે; NIST પદ્ધતિની જેમ તે IT કેન્દ્રિત મૂલ્યાંકન માટે તૈયાર કરવામાં આવી હતી. COBIT નો પ્રક્રિયા વર્ણન ઘટક સંસ્થાની પ્રક્રિયાઓ અને તેમની માલિકીનું સંદર્ભ મોડેલ પ્રદાન કરે છે. તેના નિયંત્રણ ઉદ્દેશો ઘટક સંસ્થા સાથે દરેક આઇટી પ્રક્રિયાના અસરકારક નિયંત્રણ માટે જરૂરી માનવામાં આવતી આવશ્યકતાઓનો સમૂહ પ્રદાન કરે છે. વ્યવસ્થાપન માર્ગદર્શિકા ઘટકનો ઉપયોગ કરીને આ ઘટકોનું મૂલ્યાંકન અને મૂલ્યાંકન એક મૂલ્યાંકન પદ્ધતિ પ્રદાન કરે છે જે પરિપક્વતા મોડેલ ઉત્પન્ન કરે છે જે સૂચવે છે કે સંસ્થા તેના નિયંત્રણ હેતુઓને પૂર્ણ કરી રહી છે કે કેમ. આંતરિક ઓડિટર્સ સંસ્થાએ તેની નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન પદ્ધતિ 1990 ના દાયકાના કુલ ગુણવત્તા વ્યવસ્થાપન અભિગમો તેમજ સી. ઓ. એસ. ઓ. ના માળખા પર આધારિત છે. આ પદ્ધતિ ઇન્ટરનેશનલ સ્ટાન્ડર્ડ્સ ફોર પ્રોફેશનલ પ્રેક્ટિસ ઓફ ઇન્ટરનલ ઓડિટિંગનો ભાગ બની હતી અને મોટી સંખ્યામાં મોટી સંસ્થાઓ દ્વારા તેને અપનાવવામાં આવી હતી. નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકનને પ્રમાણિત કરવા માટે સંખ્યાબંધ અન્ય પદ્ધતિઓ પ્રકાશિત કરવામાં આવી છે. આંતરિક ઓડિટર્સ સંસ્થા નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન પ્રથામાં પ્રમાણપત્ર પ્રદાન કરે છે. સોફ્ટવેર સાધનો નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન પ્રક્રિયાને ટેકો આપવા માટે સંખ્યાબંધ સોફ્ટવેર પેકેજો ઉપલબ્ધ છે. આ સામાન્ય રીતે ડેલોઇટ જેવી ઓડિટ અને એકાઉન્ટન્સી કંપનીઓ દ્વારા અથવા વ્યવસાય અથવા નાણાકીય વ્યવસ્થાપન સાધનોમાં વિશેષતા ધરાવતા વિશિષ્ટ વિક્રેતાઓ દ્વારા આંતરિક ઉપયોગ માટે વિકસાવવામાં આવેલા સોફ્ટવેરની સુધારેલી આવૃત્તિઓ છે. લાભો નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન નિયંત્રણ માટે જવાબદારીની સ્પષ્ટ રેખા બનાવે છે, છેતરપીંડીના જોખમને ઘટાડે છે (ડેટાની તપાસ કરીને જે વ્યવહારોની અસામાન્ય પેટર્નને ચિહ્નિત કરી શકે છે) અને ઓછી જોખમ પ્રોફાઇલ ધરાવતી સંસ્થામાં પરિણમે છે. નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન કરતી સંસ્થાઓ માટે સંખ્યાબંધ અન્ય નરમ લાભોનો દાવો કરવામાં આવ્યો છે. આમાં વ્યવસાયિક કામગીરીની વધુ સારી સમજણ (વ્યવસ્થાપન અને કાર્યકારી સ્ટાફ બંને દ્વારા); જોખમની પ્રથાઓ વિશે મજબૂત જાગૃતિ; મજબૂત કોર્પોરેટ શાસન વ્યવસ્થા અને આંતરિક ઓડિટ કાર્યક્ષમતામાં સુધારો સામેલ છે. ટીકા કેટલાક સંશોધકોએ નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકનની ખામીયુક્ત અભિગમ તરીકે ટીકા કરી છે કારણ કે જોખમને વ્યાખ્યાયિત કરવાની અને માપવાની રીત બિનઅનુભવી છે. ખાસ કરીને, નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન આત્યંતિક નકારાત્મક જોખમને ન ઓળખીને જોખમને ઓછું કરી શકે છે. આત્યંતિક નકારાત્મક જોખમ એ અત્યંત અસંભવિત ઘટના છે જે જો થાય તો તેના વિનાશક પરિણામો આવશે. આ જોખમોમાં એકંદર ઊંચો જોખમ સ્કોર હોવો જોઈએ (સામાન્ય રીતે જોખમ થવાની સંભાવના અને જો તે 1 થી 5 ના સ્કેલ પર થાય તો તેની અસરના ઉત્પાદન તરીકે ગણવામાં આવે છે). નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન કરતી વ્યક્તિઓ પરિણામે વિશ્લેષણમાંથી બાકાત રાખવામાં આવતા અથવા ઓછા ગંભીર અસર ધરાવતા અન્ય વધુ સંભવિત (પરંતુ હજુ પણ અસંભવિત) જોખમો સાથે જૂથબદ્ધ કરવામાં આવતા અત્યંત ઓછા સંભવિત જોખમો તરફ દોરી જતા જોખમો વચ્ચે નોંધપાત્ર તફાવત કરવામાં અસમર્થ હોય છે. નિયંત્રણ સ્વ-મૂલ્યાંકન તરફ દોરી શકે તેવા જોખમ નાબૂદી પર સતત ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની પણ ટીકા કરવામાં આવી છે. જોખમોનું સતત મૂલ્યાંકન કરવાની પ્રક્રિયા અને તેમને ઘટાડવા અને નાબૂદ કરવાની યોજનાઓ એક અસંતુલિત કોર્પોરેટ સંસ્કૃતિ તરફ દોરી શકે છે જ્યાં વિવિધ વ્યવસાય પસંદગીઓના જોખમ-વળતર ગુણોત્તરને અવગણીને જોખમોને દૂર કરવામાં આવે છે. આંતરિક ઓડિટ આંતરિક નિયંત્રણ બાહ્ય કડીઓ ફેડરલ ટ્રાન્ઝિટ એડમિનિસ્ટ્રેશન સંદર્ભો ઓડિટિંગ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ કોર્પોરેટ ગવર્નન્સ આંતરિક ઓડિટ દ્વારા ઉપયોગમાં લેવાતા સ્વ-મૂલ્યાંકન સાધનને નિયંત્રિત કરો