Small-scale project management
ক্ষুদ্র প্রকল্প ব্যবস্থাপনা হল ক্ষুদ্র প্রকল্পের নির্দিষ্ট ধরনের প্রকল্প ব্যবস্থাপনা। এই প্রকল্পগুলি স্বল্প সময়কাল, কম কর্মী ঘন্টা, ছোট দল, বাজেটের আকার এবং প্রকল্পটি প্রদানের জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ সময় এবং প্রকল্প পরিচালনার জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ সময়ের মধ্যে ভারসাম্যের মতো বিষয়গুলির দ্বারা চিহ্নিত করা হয়। এগুলি অন্যথায় অনন্য, সময় চিত্রিত এবং বড় আকারের প্রকল্পগুলির মতো একইভাবে একটি চূড়ান্ত আউটপুট সরবরাহের প্রয়োজন। ছোট আকারের প্রকল্পগুলি এখন পর্যন্ত প্রতিষ্ঠান এবং বড় আকারের সংস্থাগুলির দ্বারা প্রণীত প্রকল্পের সবচেয়ে সাধারণ রূপ যা ছোট আকারের কাজগুলি সম্পন্ন করার জন্য ছোট প্রকল্পগুলি ব্যবহার করতে পারে। এসএমই এবং ক্ষুদ্র ব্যবসার জন্য, বিশেষ করে সৃজনশীল শিল্পের ক্ষেত্রে, ছোট প্রকল্পগুলি পরিচালনা করা তাদের মূল ব্যবসার একটি অপরিহার্য উপাদান হতে পারে। ব্যক্তি এবং গোষ্ঠীগুলি নিয়মিতভাবে ছোট আকারের প্রকল্পগুলিকে গ্রামের উৎসবের আয়োজন থেকে শুরু করে বাগানের ছাউনি নির্মাণ পর্যন্ত বিভিন্ন ফলাফল প্রদানের উপায় হিসাবে ব্যবহার করে। ছোট প্রকল্পগুলিতে প্রকল্প পরিচালন পদ্ধতি প্রয়োগের কার্যকারিতার দিকে নজর দেওয়ার সময় 'আউটপুট'-এর উপর 'প্রক্রিয়া'-এর মধ্যে ভারসাম্য বিবেচনা করার জন্য একটি মূল বিষয়। বড় মাপের প্রকল্প ব্যবস্থাপনার সাথে সম্পর্কিত অন্যান্য কারণগুলি, উদাহরণস্বরূপ সময়, খরচ এবং গুণমান, এখনও প্রযোজ্য এবং বিস্তৃতভাবে দুটি পদ্ধতি রয়েছে যা গ্রহণ করা যেতে পারেঃ পি. আর. আই. এন. সি. ই. 2-এর একটি স্কেল-ডাউন সংস্করণ গ্রহণ ছোট মাপের প্রকল্প পরিচালনার জন্য একটি নমনীয় এবং প্রতিফলিত পদ্ধতির প্রস্তাব দেয় এবং প্রক্রিয়াটি বাড়ানোর পাশাপাশি পরিচালনার বোঝা সীমাবদ্ধ করে। এই পদ্ধতিটি প্রকল্প ব্যবস্থাপককে একটি ধারণাগত সরঞ্জাম হিসাবে 'দুর্বল প্রকল্প পরিকল্পনা' ব্যবহার করতে সক্ষম করে যা বিভিন্ন পরিবেশে ছোট আকারের প্রকল্পগুলির প্রয়োজনীয়তা পূরণের জন্য কনফিগার করা যেতে পারে। এজাইল একটি ঝুঁকি চালিত পদ্ধতি যা পর্যালোচনা এবং মূল্যায়নের একটি পুনরাবৃত্তিমূলক চক্রের উপর নির্ভর করে। এটি 'ম্যানেজমেন্ট ওভারহেড' কে প্রকল্পের জন্য দরকারী হিসাবে সীমাবদ্ধ করে। প্রক্রিয়াটি সৃজনশীল ভ্রমণের অনুমতি দেয় এবং স্বল্প সময়ের মধ্যে মূল্য আউটপুট সরবরাহ করার লক্ষ্য রাখে। এই পদ্ধতির উচ্চ স্তরের নমনীয়তা সৃজনশীল এবং পরীক্ষামূলক প্রকল্পের পরিবেশের জন্য উপযুক্ত। গুণমান ব্যবস্থাপনা 'ম্যানেজমেন্ট ওভারহেড' একটি প্রক্রিয়া নথিভুক্ত বা পরিচালনা করার জন্য প্রয়োজনীয় প্রচেষ্টা এবং একটি প্রকল্পের চূড়ান্ত ফলাফলের মধ্যে অনুপাত বর্ণনা করে। বড় মাপের প্রকল্প পদ্ধতির সঙ্গে মান ব্যবস্থাপনা একটি প্রকল্পের প্রক্রিয়ার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ এবং এর লক্ষ্য হল ক্রমাগত উন্নতি এবং একটি প্রকল্পের আউটপুট প্রদান করা যা শেষ ব্যবহারকারীর প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে। সময়, বাজেট এবং সম্পদের সীমাবদ্ধতার কারণে ক্ষুদ্র প্রকল্পগুলিতে মানসম্মত মান পরিচালন পদ্ধতি ব্যবহার করা সবসময় সম্ভব হয় না। তবে গুণগত মান বজায় রাখার সময় এখনও সৃজনশীল এবং উদ্ভাবনী হওয়ার প্রয়োজন রয়েছে যা বিশেষত সৃজনশীল শিল্পগুলিতে সংজ্ঞায়িত করা বা মূল্যায়ন করা কঠিন হতে পারে এবং সহজ শ্রেণিবিন্যাসকে অস্বীকার করতে পারে। এটা স্বীকার করা গুরুত্বপূর্ণ যে গুণমান একটি সহজাত বৈশিষ্ট্য যা আমরা সহজাতভাবে স্বীকার করি। আমরা যখন এটি দেখি তখন আমরা গুণমান জানি কিন্তু 'এটি' কী তা আগে থেকে বলা কঠিন বলে মনে করি। অন্তর্দৃষ্টি, অন্তর্দৃষ্টি এবং সৃজনশীলতা গুণমানের সূচক যা একটি ছোট আকারের প্রকল্পে সম্ভবত একটি সহজাত স্তরে ভাল মূল্যায়ন করা হয়। "যথেষ্ট হয়েছে।" যে কোনও হালকা, দুর্বল বা ছোট আকারের প্রকল্প পরিচালনার পদ্ধতি অবশ্যই প্রক্রিয়া পরিচালনা এবং ডকুমেন্টেশনকে সর্বোত্তম স্তরে হ্রাস করতে হবে। এমন একটি স্তর যা অপ্রয়োজনীয় প্রশাসনের সাথে প্রকল্পটিকে অতিরিক্ত বোঝা দেয় না এবং একটি মান পরিচালন পদ্ধতির জন্য দুর্লভ সংস্থানগুলি প্রতিশ্রুতিবদ্ধ করে না যা সৃজনশীল এবং উদ্ভাবনী হওয়ার ক্ষমতাকে সীমাবদ্ধ করে। "এটি কি যথেষ্ট ভালো" প্রশ্নের বিশদ বিবরণের উপর ভিত্তি করে একটি সহজ মূল্যায়ন অনেক ক্ষুদ্র প্রকল্পের উদ্দেশ্যে যথেষ্ট হতে পারে। সৃজনশীলতা, উদ্ভাবন এবং বাস্তবায়ন "উদ্ভাবন সৃজনশীলতা এবং বাস্তবায়নের সমান", যেখানে সৃজনশীলতা হল "কল্পনা এবং বিশ্লেষণের" ভারসাম্য, এবং বাস্তবায়ন হল ধারণা নির্বাচন, বিকাশ এবং বাণিজ্যিকীকরণের একটি প্রক্রিয়া। এর থেকে বোঝা যায় যে, ক্ষুদ্র প্রকল্প বাস্তবায়নের জন্য দ্বিস্তরীয় সমাধানের প্রয়োজন রয়েছে। প্রথম পর্যায়টি হল সমস্যার সংজ্ঞা, বিশ্লেষণ এবং সমালোচনামূলক চিন্তাভাবনা; তারপরে দ্বিতীয় ক্রিয়া বা বাস্তবায়নের পর্যায় যেখানে প্রধান ক্রিয়াকলাপ হল সৃজনশীল ধারণা বাস্তবায়নের জন্য দক্ষতা এবং জ্ঞানের প্রয়োগ। উদ্ভাবন প্রক্রিয়াকে দুটি মৌলিক পর্যায়ে বিভক্ত করা ছোট আকারের প্রকল্পগুলিকে উদ্ভাবন এবং উদ্ভাবন বাস্তবায়নের দ্বিস্তরীয় প্রক্রিয়া হিসাবে চিন্তা করার সম্ভাবনা প্রদান করে। স্কেলিং পি. আর. আই. এন. সি. ই. 2 পি. আর. আই. এন. সি. ই. 2 পদ্ধতির সমন্বিত উপাদানগুলির সাথে নমনীয় ধারণাগত কাঠামোর ব্যবহার ছোট আকারের প্রকল্পগুলির পরিকল্পনাকে সাধারণ শিরোনামগুলি ব্যবহার করে একটি 'ওয়ার্ক ব্রেকডাউন শিডিউল' গঠন করার অনুমতি দেয়ঃ কী তৈরি করতে হবে কখন এটি তৈরি করা হবে কার দ্বারা এটি তৈরি করা হবে কীভাবে গুণমান নির্দিষ্ট করা হবে এবং পরিমাপ করা হবে প্রযুক্তিগত সংস্থানগুলির উপর একটি বিবৃতি পর্যায় বিবরণ (সর্বনিম্ন 2)-প্রাকৃতিক ব্রেকপয়েন্ট, সমালোচনামূলক উপাদান, মাইলফলক, চেকপয়েন্ট, পর্যালোচনা ইত্যাদি অনুসরণ করে। সৃজনশীল এবং পরিকল্পনার পর্যায়-যা পি. আই. ডি অ্যাকশন বা বাস্তবায়নের পর্যায়ে নিয়ে যায়-উপযুক্ত হিসাবে উপবিভক্ত এই পদ্ধতিটি একটি পি. আই. ডি ব্যবহার করে একটি ছোট আকারের প্রকল্প নথিভুক্ত করার জন্য একটি কার্যকর এবং নমনীয় কাঠামো সরবরাহ করে যার কেন্দ্রবিন্দুতে একটি প্রকল্প পরিকল্পনা রয়েছে। এই মডেলটি প্রকল্পটি নথিভুক্ত করার জন্য একটি হালকা পদ্ধতির প্রস্তাব দেয় যা বিশিষ্টভাবে পরিমাপযোগ্য এবং একটি ছোট আকারের প্রকল্প প্রক্রিয়াতে অপ্রয়োজনীয় পরিচালনার বোঝা যোগ করে না। ফলস্বরূপ, কাঠামোটি এমন সরঞ্জামের একটি সেট সরবরাহ করে যা গুণমান বৃদ্ধি করবে এবং উদ্ভাবন ও উদ্ভাবন বাস্তবায়নের সাথে যুক্ত দুটি পর্যায়কে প্রতিফলিত করবে। তাই এটি সৃজনশীল শিল্পে ক্ষুদ্র প্রকল্প পরিচালনার জন্য আদর্শ বলে মনে হয় এবং শিল্প নির্দিষ্ট কর্মপ্রবাহ এবং পরিভাষার সাথে সহজেই খাপ খাইয়ে নেওয়া যেতে পারে। প্রকল্পের ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা একটি সহজ ঝুঁকি মূল্যায়নের হাতিয়ার পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার অবিচ্ছেদ্য অংশ হওয়া উচিত এবং দলের সদস্যদের ঝুঁকি মূল্যায়নকে সমালোচনামূলক তদন্তের হাতিয়ার হিসাবে ব্যবহার করতে উৎসাহিত করা যেতে পারে যা তাদের একটি ক্রমাগত, পুনরাবৃত্তিমূলক চক্রের অংশ হিসাবে ঝুঁকির কারণ এবং সুযোগগুলি সনাক্ত করতে সহায়তা করবে যা একটি ছোট প্রকল্পকে প্রতিফলিত পদ্ধতিতে তার অগ্রগতি নথিভুক্ত করার একটি সহজ এবং কার্যকর উপায় প্রদান করে। বাস্তবায়নের পর্যায়ে কিছুটা জটিলতা রয়েছে এমন যে কোনও প্রকল্পকে মাইলফলক বা চেকপয়েন্ট ব্যবহার করে এই পর্যায়টিকে আরও উপ-বিভক্ত করার প্রয়োজন হতে পারে যা দলকে দেখতে দেয় যে এটি সঠিক পথে রয়েছে কিনা এবং এই প্রক্রিয়াটি সহজেই ঝুঁকি মূল্যায়ন সরঞ্জামের সাথে একীভূত করা যেতে পারে। একটি ঝুঁকি মূল্যায়ন সরঞ্জাম গ্রহণ প্রকল্প ব্যবস্থাপককে প্রকল্পে ব্যতিক্রম বা পরিবর্তনগুলি মোকাবেলা করতে সক্ষম করবে এবং প্রকল্পটি বাস্তবায়নের জন্য একটি নমনীয় পদ্ধতিকে সক্ষম করবে। ব্যতিক্রম এবং পরিবর্তনের জন্য একটি 'রিফ্লেক্সিভ' পদ্ধতির মূল চাবিকাঠি হল যেভাবে প্রকল্পের ক্ষেত্রে 'সহনশীলতা' প্রয়োগ করা হয়। যে পরিমাণের মাধ্যমে প্রকল্প ব্যবস্থাপক বা প্রকল্প দল চেইন অফ কমান্ডের কাছে উল্লেখ না করে বা সংহিতাবদ্ধ ব্যতিক্রম বা পরিবর্তন প্রোটোকল শুরু না করে প্রকল্প পরিকল্পনা (সময়, ব্যয় এবং মানের সাথে সম্পর্কিত) থেকে বিচ্যুত হতে পারে। কোনও প্রকল্পের পরিবর্তনের প্রতি সহনশীলতা পরিচালনার জন্য ঝুঁকি মূল্যায়নকে সহজেই ব্যতিক্রম পরিকল্পনা পদ্ধতির সঙ্গে যুক্ত করা যেতে পারে। সুযোগ ক্রিপের মতো বিষয়গুলি মোকাবেলা করার জন্য ব্যতিক্রম পরিচালন পদ্ধতি শুরু করার জন্য 'ট্রিগার'-এর ব্যবহার; লক্ষ্য ও উদ্দেশ্যগুলিতে পরিবর্তন; সীমাবদ্ধতার পরিবর্তন; এবং ঝুঁকির পরিবর্তন। এই ধরনের একটি সরঞ্জাম বাস্তবায়নের পর্যায়ে প্রকল্প সংক্ষিপ্ত জিজ্ঞাসাবাদের জন্য একটি পদ্ধতি প্রদান করে এবং পরিকল্পনা ও পর্যালোচনা প্রক্রিয়ার অংশ হিসাবে ব্যবহার করা উচিত। একটি সংখ্যাসূচক ফ্যাক্টরের ব্যবহার একটি সহজ স্কেল দেয় যা পূর্বে সম্মত মানদণ্ড অনুসারে একটি প্রতিক্রিয়া ট্রিগার করে। এইভাবে প্রকল্প ব্যবস্থাপক পরিবর্তন সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিতে সক্ষম হন এবং তাদের অভিজ্ঞতার মাত্রা বিবেচনা করে কিছুটা স্বায়ত্তশাসন দেওয়া যেতে পারে। একটি চটপটে দৃষ্টিভঙ্গি গ্রহণ করা চটপটে ইশতেহারঃ "প্রক্রিয়া এবং সরঞ্জামগুলির উপর ব্যক্তি এবং মিথস্ক্রিয়া; ব্যাপক ডকুমেন্টেশনের উপর সৃজনশীল সমাধান; উপদেশমূলক আনুষ্ঠানিক সংগঠনের উপর দলগত কাজ এবং সহযোগিতা; একটি পরিকল্পনা অনুসরণ করার পরিবর্তনের প্রতিক্রিয়া"। চটপটে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা হল ঝুঁকি ও মূল্য চালিত। একটি চটপটে প্রকল্প পরিকল্পনার শুধুমাত্র প্রকল্পের মূল্যবোধের সাথে সম্পর্কিত ঝুঁকিগুলি সমাধান করা প্রয়োজন। ডিকার্লো দ্বারা প্রণীত পদ্ধতিটি একটি প্রকল্পের সাফল্যের জন্য একটি 'পর্যাপ্ত পদ্ধতি'-র মূল চাবিকাঠি হিসাবে নিম্নলিখিত মূল্যবোধগুলি প্রদান করেঃ মানুষ মূল্যবোধ করেঃ মানুষ প্রথমে, সৎ যোগাযোগ, কর্মজীবনের ভারসাম্য, ঝুঁকি নেওয়ার সাহস রাখে। প্রক্রিয়া মূল্যঃ চলমান গ্রাহক সহযোগিতা, দ্রুত ঝুঁকি মোকাবেলা করে দ্রুত ব্যর্থতা, উচ্চ দৃশ্যমানতা এবং জবাবদিহিতা। ব্যবসায়িক মূল্যবোধঃ উদ্দেশ্যের স্পষ্টতা, ট্র্যাক না করে ফলাফলের দিকে মনোনিবেশ করা, ব্যবসায়িক মূল্যের দ্রুত বিতরণ। একটি সাংগঠনিক সরঞ্জাম হিসাবে পুনরাবৃত্তিমূলক প্রতিফলন ব্যবহার করে এমন চটপটে প্রকল্প পরিচালনার পদ্ধতিতে শেখার উপর জোর দেওয়া হয়। চটপটে হল মডেলিং এবং অনুকরণের পরিবর্তে বাস্তব পরিবেশে শেখা। প্রকল্পটিকে "টাইম বক্স" বা পর্যায়গুলিতে ভেঙে কখনও কখনও "স্প্রিন্টস" হিসাবে উল্লেখ করে এটি অর্জন করা হয়। প্রতিটি 'টাইম বক্স'-এর শেষে প্রজেক্ট টিম একটি রিস্ক টুল ব্যবহার করে পর্যালোচনা করে মূল্যায়ন করে জিজ্ঞাসা করে যে আমরা এই পর্যায় থেকে কী শিখেছি এবং এখন আমরা কী পরিবর্তন করব। পর্যালোচনার পর পি. আই. ডি মৌলিকভাবে পরিবর্তিত হতে পারে যা শেখা হয়েছে তার উপর নির্ভর করে। ঝুঁকির সরঞ্জামগুলি গোষ্ঠী আলোচনা এবং প্রতিফলনকে উৎসাহিত করে এবং প্রকল্প জীবনচক্র বা সময় বাক্স জুড়ে পুনরাবৃত্তিমূলক। একটি সহজ ঝুঁকি মূল্যায়ন একটি চটপটে পদ্ধতির সাথে যথেষ্ট নাও হতে পারে তবে এটি কেবল "সুযোগের ঝুঁকি" বাদে নেতিবাচক বা "বিপদের ঝুঁকিগুলি" ধারণ করে। সৃজনশীল বা পরীক্ষামূলক প্রকল্পগুলিতে "সুযোগের ঝুঁকিগুলি" অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কারণ তারা সেই প্রকল্পে মূল্য আনতে পারে যা প্রাথমিকভাবে ধারণা করা হয়নি। প্রতিটি পুনরাবৃত্তির সমাপ্তির পরে প্রকল্প দলকে একটি সহজ সরঞ্জাম যেমন একটি এস. ডব্লিউ. ও. টি বিশ্লেষণকে ঝুঁকির রেজিস্টার হিসাবে ব্যবহার করতে হতে পারে যা ইতিবাচক এবং নেতিবাচক উভয় ঝুঁকির বৈশিষ্ট্যই ধারণ করে। এই তালিকাকে অগ্রাধিকার দেওয়ার পরে ঝুঁকি নিবন্ধনের ইতিবাচক এবং নেতিবাচক বিভাগের শীর্ষ তিনটি পরবর্তী "টাইম বক্স"-এর জন্য ক্রিয়া হয়ে ওঠে। "এড়ানো/স্থানান্তর/প্রশমন/বৃদ্ধি"-এর একটি সহজ মন্ত্র অনুসরণ করে ঝুঁকিগুলি মোকাবিলা করা যেতে পারে। এইভাবে 'ঝুঁকি' একটি কাঠামোগত হাতিয়ার হয়ে ওঠে যা প্রকল্পটিকে চটপটে রাখে। প্রয়োগ একটি সহজ সরঞ্জামের জন্য একটি টেমপ্লেট যা একটি ছোট আকারের প্রকল্পের পরিচালনার জন্য সর্বোত্তম প্রয়োজনীয়ঃ একটি প্রকল্প গঠনের জন্য একটি দ্বি-পর্যায়ের পদ্ধতির মধ্যে রয়েছেঃ সমালোচনামূলক, সৃজনশীল, উদ্ভাবনী পর্যায় প্রক্রিয়া চালিত বাস্তবায়ন পর্যায় একটি তিন পৃষ্ঠার প্রকল্প সূচনা নথি যা উদ্ভাবনী পর্যায়ের শেষে প্রকল্পটিকে স্থির করে যার মধ্যে রয়েছেঃ প্রকল্প সংজ্ঞা প্রকল্প প্রস্তাবনা প্রকল্প পরিকল্পনা একটি মসৃণ করা বা জটিল প্রযুক্তিগত শব্দজালকে যথাযথভাবে ব্যবহারকারী বান্ধব পরিভাষায় অনুবাদ করা। একটি স্বীকৃতি যে কাঠামোগত বৈঠকের ব্যবহারের মাধ্যমে প্রকল্পের পর্যালোচনা ও পর্যবেক্ষণের প্রক্রিয়া যা প্রকল্পের ডকুমেন্টেশনকে উল্লেখ করে, একটি প্রকল্পের সাফল্যের জন্য অপরিহার্য। প্রকল্প প্রক্রিয়ায় সমালোচনামূলক অনুসন্ধানের প্রচারের জন্য একটি 'সুযোগ ও ঝুঁকি' মূল্যায়ন সরঞ্জামের ব্যবহার। কিছু গুরুত্বের একটি চূড়ান্ত বিষয় হল আয়োজক প্রতিষ্ঠান বা সংস্থার কাছ থেকে সমর্থন পাওয়ার প্রয়োজনীয়তা। ছোট প্রকল্পগুলিতে পি. আর. আই. এন. সি. ই. 2 প্রয়োগের জন্য নির্দেশিকাগুলি সুপারিশ করে যে যে প্রতিষ্ঠানের মধ্যে প্রকল্পটি চলছে, প্রকল্পটির পরিকল্পনায় সহায়তা করার জন্য একটি 'প্রজেক্ট সাপোর্ট অফিস' প্রদান করা উচিত; প্রকল্প বোর্ডের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করা; গুণমান নিশ্চিত করার ভূমিকা প্রদান করা; এবং একটি অভিজ্ঞ কিন্তু স্বাধীন সাউন্ডিং বোর্ড বা পরামর্শদাতা ভূমিকা প্রদান করা উচিত। এই সহায়ক ভূমিকাটি ছাতা প্রতিষ্ঠানকে নিশ্চিত করতে সক্ষম করবে যে প্রকল্পটি সঠিকভাবে আয়োজক প্রতিষ্ঠানের ব্যবসা এবং সাংগঠনিক উদ্দেশ্যগুলির প্রতিনিধিত্ব করে এবং অনভিজ্ঞ প্রকল্প দলগুলির জন্য পেশাদার পরামর্শ এবং সহায়তা প্রদান করতে পারে। যেসব ক্ষেত্রে যথাযথ সাংগঠনিক সহায়তা রয়েছে, সেখানে উপরের প্রস্তাবিত পদ্ধতির মতো একটি ক্ষুদ্র প্রকল্প পরিচালন পদ্ধতি গ্রহণ প্রকল্পগুলিকে কার্যকরভাবে চালাতে এবং সময়, ব্যয় এবং গুণমানের দিক থেকে তাদের ফলাফল সরবরাহ করতে সক্ষম করার দিকে এগিয়ে যাবে। তথ্যসূত্র প্রকার অনুসারে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা