Im Leibniz-Institut für Photonische Technologien e. V. (Leibniz-IPHT) besteht in der Stabsstelle Internationalisierung ab 1. Oktober 2023 die Möglichkeit der Aufnahme einer Tätigkeit in Vollzeit oder Teilzeit (mind. 30h/Woche) als Mitarbeiter:in Stabsstelle Internationalisierung / Welcome Center (m/w/d) Die Stelle ist zunächst für 2 Jahre befristet. Eine Verlängerung wird bei Eignung angestrebt. Das Leibniz-IPHT ist Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und eine außeruniversitäre Forschungseinrichtung mit enger Anbindung an die Friedrich-Schiller-Universität Jena. Das Leibniz-IPHT ist eine international aktive Forschungseinrichtung mit ca. 200 internationalen Mitarbeiter:innen aus mehr als 35 Ländern. Die Stabsstelle Internationalisierung unterstützt das Institut in europäischen und internationalen Angelegenheiten. Sie pflegt die internationalen Beziehungen des Instituts und ist „Heimat“ der ausländischen Studierenden, Wissenschaftler:innen sowie Alumni. Als Teil der Stabsstelle Internationalisierung ist das Welcome Center eine wichtige Beratungsstelle und Serviceeinrichtung am Leibniz-IPHT. Das Welcome Center informiert, berät und unterstützt individuell neue Mitarbeiter:innen, insbesondere aus dem Ausland, bei der Vorbereitung und Durchführung ihres Aufenthaltes. Internationale Wissenschaftler:innen und Gäste erhalten so Unterstützung in arbeitsbegleitenden, ausländerrechtlichen und sozialen Fragen. Das Welcome Center des Leibniz-IPHT bei der Vorbereitung und Durchführung des gesamten Aufenthaltes. Hierbei arbeitet es mit allen beteiligten Stellen innerhalb und außerhalb des Instituts eng zusammen. Ihr Aufgabenfeld umfasst: Unterstützung neuer internationaler Mitarbeiter:innen beim „Onboarding“-Prozess (z. B. Begleitung und Übersetzung bei Behördengängen, Unterstützung bei der Wohnungssuche sowie einhergehender Anmeldeformalitäten in Deutschland) Unterstützung und Hilfe zur Orientierung bei institutsinternen Abläufen Ausbau des Angebots des Welcome Centers Selbständige Bearbeitung von Verwaltungsaufgaben bei der Betreuung und Integration internationaler Wissenschaftler:innen und Gäste Unterstützung der Organisation von Veranstaltungen („Welcome Breakfast / Willkommensfrühstück“), meist mit internationalen Teilnehmer:innen Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit der Verwaltung und verschiedenen Bereichen des Instituts Unterstützung des Aufbaus und der Pflege des (internationalen) Forscher:innen-Alumni-Netzwerks Ihre Qualifikation: Abgeschlossene Berufsausbildung oder abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder FH-Abschluss) oder vergleichbare Kenntnisse mit mehrjähriger Berufserfahrung, möglichst mit internationalem Bezug. Gewünschte Kenntnisse und Fähigkeiten: Professionelle Erfahrungen bei der Betreuung und Integration internationaler Wissenschaftler:innen Erfahrungen und Kenntnisse im Umgang mit Einreisemodalitäten aus dem Ausland Kenntnisse im Aufenthalts- und Sozialrecht für internationale Wissenschaftler:innen Erfahrung in der Beratung und Ansprache verschiedener Zielgruppen Offenheit und Sensibilität im Umgang mit Menschen anderer Kulturkreise Dienstleistungsorientierung, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Sozialkompetenz Sehr hohes Organisationstalent und Freude am Umgang mit internationalen Wissenschaftler:innen Hohe interkulturelle Kompetenz, Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Engagement Kommunikationsstärke, Sprechen und Präsentieren auch in englischer Sprache Eigene Auslandserfahrung wünschenswert Interesse an internationalem Austausch Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement (z.B. Organisation und Durchführung internationaler Konferenzen) wünschenswert Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift Kenntnis einer weiteren Fremdsprache wünschenswert IT-Affinität und Erfahrung im Umgang mit gängigen Softwareanwendungen (MS Office, TEAMS, Zoom o.ä.) Wir bieten: Eine offene Willkommenskultur und ein integratives und interdisziplinäres Arbeitsumfeld: Das Leibniz-IPHT befindet sich auf dem Beutenberg-Campus in Jena und beherbergt mehr als 400 Mitarbeiter aus der ganzen Welt, die an der Schnittstelle von Physik, Biochemie, Technologie, Datenwissenschaften und Medizin arbeiten, um die photonischen Technologien von morgen zu entwickeln. Flexible Arbeitszeitmodelle sowie 30 Tage Urlaub/Jahr, Jahressonderzahlung, Brückentage u. v. m. Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit Unterstützungsangeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf (bspw. Eltern-Kind-Zimmer, Campus-Kindergartenplätze, Beratung zu familiären Pflegesituationen durch geschulte Pflegelots:innen u. v. m.). Jena – Stadt der Wissenschaft: Eine junge Stadt mit einer lebendigen lokalen Kulturagenda. Vergütung: Die Vergütung erfolgt gemäß Tarifvertrag der Länder (TV-L) und Ihrer Qualifikation und Erfahrung. Über uns: Wir sind ein modernes, international ausgerichtetes Forschungsinstitut. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist eines unserer zentralen Anliegen. Wir wertschätzen Diversität und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Behinderung, Nationalität oder ethnischer und sozialer Herkunft. Weitergehende Informationen: Bei Rückfragen wenden sich Interessierte bitte an Frau Gabriele Hamm, oder per . Bewerbung: Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzadressen, Weiteres) senden Sie bitte bis zum unter Angabe der Kennziffer 1185, vorzugsweise per in einer pdf-Datei, an das: Leibniz-Institut für Photonische Technologien Jena e.V. Kennziffer: 1185 Oder bewerben Sie sich ganz einfach über unser Jobportal mit Klick auf den Button
Mitarbeiter:in Stabsstelle Internationalisierung / Welcome Center (m/w/d) (Fremdsprachenkorrespondent/in)Mitarbeiter:in Stabsstelle Internationalisierung / Welcome Center (m/w/d) (Fremdsprachenkorrespondent/in)Mitarbeiter:in Stabsstelle Internationalisierung / Welcome Center (m/w/d) (Fremdsprachenkorrespondent/in)