BEZIRKSAMT SPANDAU VON BERLIN Spandau ist die Heimat von rund 252.000 Menschen. Wir im Bezirksamt Spandau von Berlin gestalten unseren Bezirk für mehr Lebensqualität. Rund 2.000 Charaktere in mehr als 40 Berufsgruppen. Menschen mit Ideen und Visionen für die Zukunft. Mit Engagement und Leidenschaft. Mit Talenten und Fähigkeiten. Persönlichkeiten mit eigenen Geschichten und Erfahrungen. Vielfältig und einzigartig. Das ist das Team Spandau. Das Servicezentrum der Berliner Volkshochschulen ist eine am gegründete überbezirkliche Einrichtung mit Sitz in Spandau. Es trägt zur organisatorischen und fachlichen Stärkung der Berliner Volkshochschulen als moderne Verwaltungen mit hoher Kundinnenorientierung bei. Seine Aufgabe ist es, mittels überbezirklicher Entwicklungs- und Organisationsstrukturen die Leistungserbringung und Fachlichkeit der bezirklichen Volkshochschulen in unterschiedlichen Themenfeldern, darunter im Themenfeld Projektentwicklung | Drittmittel, zu unterstützen. Aufgabe des Bereichs Projektentwicklung | Drittmittel ist es, die Teilhabe aller an Bildung im Sinne des Berliner Erwachsenenbildungsgesetzes zu ermöglichen und zu fördern sowie zur Unterstützung der Berliner Volkshochschulen innovative Bildungsprojekte wie beispielsweise das Projekt „Elterngruppen für Alle“ zu entwickeln und Drittmittel zu verwalten. Die Abt. Bildung, Kultur, Sport und Facility Management - Servicezentrum der Berliner Volkshochschulen sucht befristet bis zum Ende der Projektlaufzeit am vorbehaltlich der Mittelbewilligung durch den Mittelgeber eine Zentrale Projektassistenz im Projekt Elterngruppen für Alle KENNZIFFER 211/2023 ARBEITSZEIT Teilzeit mit 29,55 Wochenstunden ENTGELTGRUPPE E9a TV-L BEWERBUNGSFRIST EINSATZORT: Servicezentrum der Berliner Volkshochschulen, Freiheit 6, 13597 Berlin IHR AUFGABENGEBIET Management der projektbezogenen Drittmittelsachbearbeitung für alle am Projekt beteiligten Partnerinnen Fortlaufende Entwicklung und Standardisierung von Strukturen und Prozessen der Drittmittelsachbearbeitung Erster Ansprechpartnerin für alle Fragen der Drittmittelsachbearbeitung Fortlaufende Dokumentation und Analyse der Projektdaten, Kommunikation von Planzahlabweichungen und Absprachen dazu mit dem Fördermittelgeber Administrative Betreuung des IBB-Kundenportals inkl. der zentralen digitalen Teilnehmendenerfassung Entwicklung von Handlungsanleitungen, Checklisten, Tabellen für die ordnungsgemäße Aufbereitung sämtlicher erforderlicher Abrechnungsunterlagen und -dokumentationen Vorbereitung von projektbezogenen Honorar- und Werkvertragsabschlüssen Vorbereitung von Datenmaterial für Beschlussvorlagen und Präsentationen Haushaltssachbearbeitung mit Schwerpunkt auf Drittmittelsachbearbeitung Projektbezogene Drittmittelsachbearbeitung eigenverantwortliche administrative Betreuung der projektbezogenen Drittmittel sowie Erstellung, Überwachung und Steuerung der Mittelabrufe Budgetierung und Überwachung der einzelnen Projektbudgets je Projektpartnerin, Identifizierung und Kommunikation kritischer Faktoren, ggf. Initiierung von Anpassungen Erstellen der zahlenmäßigen Nachweise als Anlage zu Zwischen- und Abschlussberichten Prüfung der ordnungsgemäßen Verwendung projektbezogener Personal- und Sachausgaben Bewirtschaftung projektbezogener zweckgebundener Einnahme- und Ausgabenuntertitel Projektbezogene Sachbearbeitung Finanz-/Haushalts-/Rechnungswesen Beschaffung von projektbezogenen Gütern und Dienstleistungen, einschließlich Durchführung von Ausschreibungs- und Vergabeverfahren Qualitätsprüfung (Richtigkeit, Vollständigkeit) von bestellten Gütern und beauftragten Dienstleistungen Finanzcontrolling Mitwirkung an der Budgetierung der jeweiligen Jahresplanung des Bereichs Projektentwicklung I Drittmittel Erstellung, Aus- und Bewertung von projektbezogenen Finanzübersichten, Erarbeitung von Maßnahmen zur Zielerreichung und Wirtschaftlichkeit Projektbezogene administrativ-organisatorische Sachbearbeitung und Veranstaltungsmanagement Organisation bereichsinterner Arbeitsabläufe Datenbankpflege Aktenverwaltung/Ablage (analog, digital) Mitarbeit an der Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung projektbezogener Veranstaltungen Mitarbeit an der Erarbeitung und Gestaltung zu erstellender Projektunterlagen, Vermerkführung über die fachlichen und organisatorischen Rückmeldungen SIE HABEN einen berufsqualifizierenden Abschluss (z. B. Berufsausbildung, Bachelor, Master, Diplom usw.) mit Bezug zu Verwaltung (z. B. Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter, Studium der Verwaltungswissenschaften) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang II oder einen berufsqualifizierenden Abschluss (z.B. Berufsausbildung, Bachelor, Master, Diplom usw.) in einer sonstigen Fachrichtung mit mindestens einjähriger (Berufs-)Erfahrung in einem der folgenden Bereiche: Finanz-/Haushalts-/Rechnungswesen, Drittmittelsachbearbeitung Eine zusätzliche Beschreibung der Stellenanforderungen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil unter "weitere Informationen." WIR BIETEN interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, in der Sie wichtige Lebensbereiche des Bezirks mitgestalten können Weiterentwicklung der persönlichen Kompetenzen durch Fort- und Weiterbildung Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung Möglichkeit von und mobilem Arbeiten Betriebliches Gesundheitsmanagement mit attraktiven Sport- und Gesundheitsan Die vollständige Stellenbeschreibung und weitere Informationen zum Angebot entnehmen Sie bitte der am Ende dieser Seite hinterlegten Internetadresse. Sie finden diese im Bereich "Informationen zur Bewerbung" unter "gewünschte Bewerbungsarten". Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Projektassistenz
Zentrale Projektassistenz im Projekt Elterngruppen für Alle (Projektassistent/in)