سامانه مدیریت پایگاه داده‌ها
سامانهٔ مدیریت پایگاه داده‌ها (به انگلیسی: database management system به اختصار: DBMS)، یک نرم‌افزار رایانه‌ای است که با هدف مدیریت پایگاه داده‌ها طراحی شده‌است به گونه‌ای که کاربر درگیر مسائل مربوط به ذخیره و بازیابی و شاخص‌بندی داده‌ها نمی‌شود و بر روی طراحی منطقی پایگاه تمرکز می نماید.این بسته به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا به راحتی پایگاه‌های داده را برای کاربردهای مختلف به وسیلهٔ مدیر پایگاه داده (به اختصار: DBAs) و متخصصان دیگر توسعه دهد. سامانه مدیریت پایگاه داده اجازه می‌دهد تا برنامه‌های مختلف کاربردی کاربر به‌طور هم‌زمان به یک پایگاه داده دسترسی داشته باشد. سامانه‌های مدیریت پایگاه داده ممکن است از مدل‌های مختلف پایگاه داده جهت سهولت در توصیف و حمایت از برنامه‌های کاربردی، استفاده کنند (مانند مدل رابطه ای یا مدل شیی). زبان اختصاصی پایگاه داده، زبانی است که برنامه‌های کاربردی پایگاه داده و همچنین بازیابی و ارائهٔ اطلاعات را ساده نموده‌است. یک سامانه مدیریت پایگاه داده امکان کنترل برای دسترسی به داده، اجرای تمامیت داده ها، مدیریت کنترل همزمانی و بازیابی پایگاه داده، پس از شکست و بازگرداندن آن از فایل‌های پشتیبان و همچنین حفظ امنیت پایگاه داده را فراهم می‌آورد.
مدیریت مستندات
رکوردها ممکن است توسط کنترل‌های سطح دسترسی تحت پوشش قرار گیرند تا تنظیم کنند که چه کسی می‌تواند به آن‌ها دسترسی پیدا کند و در چه شرایطی. کنترل‌های فیزیکی می‌تواند برای حفظ سوابق محرمانه مورد استفاده قرار گیرد. پرونده‌های شخصی، برای مثال، که اطلاعات شخصی حساس را نگه می‌دارند، ممکن است در یک کمد قفل شده با یک ورودی کنترل شده برای ردیابی دسترسی نگهداری شود. سیستم‌های ثبت دیجیتال ممکن است شامل کنترل‌های دسترسی مبتنی برسطح دسترسی باشد، اجازه می‌دهد مجوزها (برای مشاهده، تغییر و / یا حذف) به کارکنان بسته به نقش آن‌ها در سازمان اختصاص داده شود