پایگاه داده
"پایگاه داده" به مجموعه‌ای از داده‌های مرتبط، ساختار مند یا سازمان‌یافته گفته می‌شود که دسترسی به این اطلاعات معمولاً از طریق "سیستم مدیریت پایگاه داده" یا (DBMS) صورت می‌گیرد. "سیستم مدیریت پایگاه داده" متشکل از مجموعهٔ یکپارچه از نرم‌افزارهای رایانه‌ای است که به کاربران اجازه می‌دهد تا با یک یا چند پایگاه داده ارتباط یافته و به اطلاعات موجود در پایگاه داده دسترسی یابند؛ هرچند که این دسترسی کامل بوده یا در صورت وجود محدودیت به بخشی از اطلاعات دسترسی پیدا کنند. DBMS عملکردهای مختلفی را برای ورود، ذخیره‌سازی و بازیابی مقادیر زیادی از اطلاعات فراهم و راه‌های متنوعی برای مدیریت چگونگی سازمان یابی اطلاعات ارائه می‌کند. از آنجا که بین "پایگاه داده" و "سیستم مدیریت پایگاه داده" قرابت بسیاری وجود دارد بعضی اوقات اصطلاح پایگاه داده برای اشاره به هر دو بکار می‌رود.
کنترل از طریق مرجع
داده‌نامه‌نویس‌ها به هر موضوع -مثل نویسنده، عنوان، سری یا شرکت- یک شناسه یا اصطلاح سرآیندی یکتای به‌خصوص انتساب می‌دهند که این شناسه به صورت سازگار، یکتا، و بدون ابهام برای همه ارجاع‌ها به یک موضوع مشابه استفاده می‌شود، مزیت این کار دفع تغییراتی است که بواسطه املای متفاوت، نویسه‌گردانی، تخلص، یا نام مستعار ممکن است ایجاد شود. «سرآیندهای یکتا» کابران را به کلیه «اطلاعات مرتبط» راهنمایی می‌کنند، مثلاً آنها را برای دسترسی به عناوین مرتبط یا همایند راهنمایی می‌کنند. رکوردهای مرجع می‌توانند در یک پایگاه داده ترکیب شوند که در این صورت به آن فایل(پرونده) مرجع گفته می‌شود. این فایل‌ها، و نیز «پیوندهای منطقی» به دیگر فایل‌ها، باید نگهداری و به روزرسانی شوند، که کار این وظیفه کتابداران و دیگر داده‌نامه‌نویسان است. بر این اساس، کنترل با مرجع نوعی دایره واژه نظارت شده و نوعی کنترل کتاب‌نگاری است.