پایگاه داده
"پایگاه داده" به مجموعه‌ای از داده‌های مرتبط، ساختار مند یا سازمان‌یافته گفته می‌شود که دسترسی به این اطلاعات معمولاً از طریق "سیستم مدیریت پایگاه داده" یا (DBMS) صورت می‌گیرد. "سیستم مدیریت پایگاه داده" متشکل از مجموعهٔ یکپارچه از نرم‌افزارهای رایانه‌ای است که به کاربران اجازه می‌دهد تا با یک یا چند پایگاه داده ارتباط یافته و به اطلاعات موجود در پایگاه داده دسترسی یابند؛ هرچند که این دسترسی کامل بوده یا در صورت وجود محدودیت به بخشی از اطلاعات دسترسی پیدا کنند. DBMS عملکردهای مختلفی را برای ورود، ذخیره‌سازی و بازیابی مقادیر زیادی از اطلاعات فراهم و راه‌های متنوعی برای مدیریت چگونگی سازمان یابی اطلاعات ارائه می‌کند. از آنجا که بین "پایگاه داده" و "سیستم مدیریت پایگاه داده" قرابت بسیاری وجود دارد بعضی اوقات اصطلاح پایگاه داده برای اشاره به هر دو بکار می‌رود.
مدیریت مستندات
رکوردها ممکن است توسط کنترل‌های سطح دسترسی تحت پوشش قرار گیرند تا تنظیم کنند که چه کسی می‌تواند به آن‌ها دسترسی پیدا کند و در چه شرایطی. کنترل‌های فیزیکی می‌تواند برای حفظ سوابق محرمانه مورد استفاده قرار گیرد. پرونده‌های شخصی، برای مثال، که اطلاعات شخصی حساس را نگه می‌دارند، ممکن است در یک کمد قفل شده با یک ورودی کنترل شده برای ردیابی دسترسی نگهداری شود. سیستم‌های ثبت دیجیتال ممکن است شامل کنترل‌های دسترسی مبتنی برسطح دسترسی باشد، اجازه می‌دهد مجوزها (برای مشاهده، تغییر و / یا حذف) به کارکنان بسته به نقش آن‌ها در سازمان اختصاص داده شود