Digitalización de documentos: ¿qué es y en qué consiste el proceso?
La digitalización suele implicar la transformación de información física a formato digital. Muchas empresas almacenan una gran cantidad de ...
metadatado
Puede ir de unos segundos a varios minutos. El tiempo depende del equipo que se use y el grado de digitalización que va a necesitar el documento. Por ejemplo, si simplemente es un escaneo, se puede escanear el folio fácilmente en menos de 5 segundos. En cambio, si el documento debe ser digitalizado, editable, con contenido consultable y <anchor>metadatado</anchor> Los metadatos, o metadata en inglés, son los datos sobre datos. Por lo tanto, los metadatos, son los datos que proporcionan un contexto, descripción e información adicional sobre datos. Estos datos pueden encontrarse en una página web, imagen, vídeo, documento o carpeta. En el caso de las páginas webs, estos datos se encuentran en las “meta tags” o meta etiquetas de HTML o XHTML.. En este caso, el proceso de digitalización puede requerir varios minutos.
Metadatos: ¿cómo ayuda a los softwares con la búsqueda de información?
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# Metadatos

Última actualización: 1 septiembre 2022

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## ¿Qué son los metadatos?

Los metadatos, o _metadata_ en inglés, son los **datos sobre datos**. La palabra “meta” procede del griego ( _μετά-_) que significa “después” o “más allá” y se usa con frecuencia para palabras que van a profundizar sobre el término que contiene. Por lo tanto, los metadatos, son los datos que proporcionan un **contexto, descripción e información adicional** sobre datos. Estos datos pueden encontrarse en una página web, imagen, vídeo, documento o carpeta. En el caso de las páginas webs, estos datos se encuentran en las “ _meta tags_” o meta etiquetas de HTML o XHTML.

Los metadatos se inventaron debido a la gran cantidad de información que se estaba generando en internet. Con los metadatos se establecía un mecanismo para **etiquetar y clasificar los datos** que hay en los componentes presentes en los diferentes dispositivos, [softwares](https://www.ticportal.es/glosario-tic/software "Software") Un software es el componente lógico del que está constituido un equipo informático. Es decir, se trata de una herramienta que está formada por todos los componentes del sistema que no se pueden tocar, pero que hacen posible la realización de tareas específicas, como por ejemplo: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de imágenes, sistema operativo, etc. e internet. Por ejemplo, los metadatos ayudan a los [sistemas de gestión documental](https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-sistema-gestion-documental "¿Qué es un sistema de gestión documental (DMS) y para qué sirve?") Un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla. con la **búsqueda de documentos o información**. Los metadatos otorgan **meta etiquetas** y diferentes **categorías** a los documentos, haciendo que estos sean más fáciles y rápidos de encontrar durante el mapeo de búsqueda.

> **¿Sabías que?** Los metadatos ya existían en las bibliotecas con unas tarjetas que servían como catálogo. Jack Myers fue el primero en usar ese término para describir un conjunto de datos y fue en los años 60. El concepto de metadatos (datos sobre datos) no ha cambiado mucho, pero ha evolucionado con la era digital. Con el internet, primero trataba la temática y el contexto de una web, luego surgieron palabras clave para posicionar las páginas en los primeros puestos de búsquedas.

Además, la información que contienen los metadatos depende de su contenido, no son los mismos los de una foto que los de un libro, un email o un documento. No obstante, los más comunes son:

- Título y descripción
- Etiquetas y categorías
- Quién lo creó y cuándo
- Cuándo se modificó por última vez y por quién
- [Quién tiene acceso o puede actualizarlo](https://www.ticportal.es/glosario-tic/gestion-identidad-acceso "Gestión de identidad y acceso") La gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores.

Por ejemplo, los metadatos se aprecian en el panel de propiedades de una foto del móvil. En él se mostrarán los siguientes metadatos: el nombre de la imagen, la sensibilidad ISO, la distancia focal, si se tomó con flash, la velocidad a la que se tomó; entre muchos otros datos.

## ¿Para qué sirven los metadatos?

Con el uso intensivo que se hace de los archivos, la importancia del uso de los metadatos se ha visto incrementada de forma desproporcionada. En el ambiente de trabajo también ha resultado ser una revolución y ya se considera una **herramienta imprescindible** para páginas webs y softwares de gestión documental. Algunas de las funciones que hacen que los metadatos sean tan relevantes en el ambiente laboral son:

### Búsqueda

Los metadatos describen de forma correcta uno o varios elementos, haciendo que sea más fácil acceder a ellos. Al realizar una [búsqueda](https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/funcionalidades/funcion-busqueda-encontrar-documentos-rapido "La función de búsqueda en un gestor documental: ¿es indispensable para encontrar sus documentos rápido?") El buscador o función de búsqueda sirve para ayudar a encontrar archivos de forma más rápida. La mayoría de los sistemas de gestión documental permiten hacer tanto una búsqueda rápida (o quick browsing), explorando en las carpetas, como una búsqueda completa (full search). En una búsqueda completa se compara el término de búsqueda con los metadatos, contenido y los comentarios de un documento. Generalmente, esto es de lo que se habla al hablar de la función de búsqueda. por metadatos se puede comprobar, a través de un mapeo, si hay algún **archivo que pertenezca a una o varias colecciones**. Esto se hace con ayuda de una [base de datos](https://www.ticportal.es/glosario-tic/base-datos-database "Base de datos") Una base de datos es una herramienta que recopila datos, los organiza y los relaciona para que se pueda hacer una rápida búsqueda y recuperar con ayuda de un ordenador. Hoy en día, las bases de datos también sirven para desarrollar análisis. Las bases de datos más modernas tienen motores específicos para sacar informes de datos complejos. que establece una serie de sistemas de metadatos para describir sus objetos. Por ejemplo, cuando alguien en una [tienda virtual](https://www.ticportal.es/glosario-tic/e-commerce "E-commerce (comercio electrónico)") El comercio electrónico (e-commerce o e-business) abarca todas las formas de comercio en línea. La mayoría de las personas piensa directamente en una tienda online (o webshop, en inglés) para consumidores, pero el término también se utiliza para, por ejemplo, transacciones financieras entre bancos. Con este último sentido de comercio electrónico, el término se remonta a los años 70. de calzados, selecciona una talla y marca, encontrará solo los zapatos disponibles con esas características.

### Control de versiones

Los metadatos no solo gestionan el ciclo de vida de un objeto (documento, imagen, vídeo, etc.), sino también se encargan de su difusión. Por tanto, un [control de versiones](https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/funcionalidades/control-versiones "Control de versiones") Se llama control de versiones a la gestión de cambios efectuados en un documento, programa, imagen, website y otros archivos que contengan información. Los cambios se registran de forma automática y pueden ser identificados mediante números o combinaciones alfanuméricas. En los sistemas de gestión documental con funciones avanzadas de control de versiones, cada cambio no señalará únicamente las modificaciones efectuadas, sino quién y cuándo se realizaron. genera diferentes metadatos con distintas cantidades de información sobre un mismo objeto con el fin de hacerla accesible para los usuarios con acceso, ahorrado tiempo de búsqueda y permitiendo la [trazabilidad del documento](https://www.ticportal.es/glosario-tic/control-trazabilidad "Control de trazabilidad") El control de trazabilidad consiste en el seguimiento de un elemento desde su origen hasta que llega a su destino final. Cada vez más exigido por ley a las empresas. Por tanto, muchas empresas contratan un software de gestión documental que incluya la función de control de trazabilidad. Así pueden comprobar las empresas el historial de un documento y rastrearlo durante el ciclo de vida del documento. Es decir, desde el momento de su creación hasta que está totalmente listo. Esto es muy útil para casos en los que se tiene que respetar un plazo final o para se respete la ley vigente de protección de datos..

### Aspectos legales

Gracias a los metadatos se pueden establecer una serie de normas para limitar la explotación de ciertos archivos, gestionar la información sobre los derechos de autor, controlar el uso de información, administrar las [autorizaciones de los usuarios](https://www.ticportal.es/glosario-tic/gestion-identidad-acceso "Gestión de identidad y acceso") La gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores., el [control de acceso](https://www.ticportal.es/glosario-tic/control-acceso "Control de acceso") El control de acceso es una técnica de seguridad que verifica el permiso que tiene una persona o dispositivo para entrar en un área y hasta qué punto. Esta función se encuentra dentro de la gestión de identidad y acceso de una empresa. Existen 2 tipos de control de acceso: Físico y Lógico. El físico consiste en recibir autorización para entrar a lugares concretos, como determinados departamentos o áreas de la empresa. El control de acceso lógico, sin embargo, permite el acceso al usuario o dispositivo a unas determinadas redes informáticas, archivos del sistema y datos., la trazabilidad, etc.

### Archivo y conservación

Los metadatos se encargan de garantizar un **emparejamiento entre los términos de consulta y el archivo**. Si esto no ocurriera, no se podría encontrar dicho [archivo](https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/funcionalidades/archivo-digital "¿Cómo archivar de forma digital usando un gestor documental?") Todas las empresas tienen una razón específica para querer archivar algunos documentos. Un archivo digital está bien diseñado cuando se puede acceder fácilmente. Un empleado puede buscar en el sistema a través de metadatos o contenido y, de esta forma, encontrará rápidamente el documento deseado. Por ejemplo, en una discusión sobre una duda de una herencia, un notario puede ver rápidamente los documentos que aclaran legalmente qué persona tiene el derecho respecto a algo.. Esta pérdida del archivo se puede producir debido a una forma incorrecta de definir la petición o porque el archivo se encuentra bajo otra etiqueta que lo defina. No todos los archivos serán conservados, pero es importante establecer su [ciclo de vida](https://www.ticportal.es/glosario-tic/ciclo-vida-documento "Ciclo de vida de un documento") El ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retención.. Con los metadatos, se les asigna unos responsables a los archivos almacenados. Además, los metadatos permiten que sean accesibles en el futuro, aumentando la precisión en las búsquedas.

### Evaluación

Con ayuda de los metadatos, se analiza si determinados datos van a ser útiles para una aplicación, archivo o programa. Por ejemplo, cuando se realiza una búsqueda en un [servidor](https://www.ticportal.es/glosario-tic/servidores "Servidores") Un servidor es un aparato informático que almacena, distribuye y suministra información. Los servidores funcionan basándose en el modelo “cliente-servidor”. El cliente puede ser tanto un ordenador como una aplicación que requiere información del servidor para funcionar. Por tanto, un servidor ofrecerá la información demandada por el cliente siempre y cuando el cliente esté autorizado. Los servidores pueden ser físicos o virtuales., este analiza las páginas webs y sus metadatos y así determina si es relevante para dicha búsqueda o no.

### Interoperabilidad

Los metadatos facilitan la interoperabilidad o intercambio de información entre sistemas. Esta capacidad es posible gracias a los estándares y protocolos de metadatos establecidos (por ejemplo, los protocolos Z39.50 o el CSW). De esta forma, como ya están definidos por los protocolos, la comunicación entre sistemas es más sencilla.

## Tipos de metadatos

Debido a la diversidad de información que pueden mostrar los metadatos, estos también están categorizados en distintos tipos. Tradicionalmente, se han dividido en:

- **Descriptivos:** son los que se usan para **identificar información** de los archivos (cuándo se crearon, tamaño, etc);
- **Estructurales:** tienen la función de **orientar la navegación** a través de recursos electrónicos (por ejemplo, un SEO, _Search Engine Optimization_ o posicionamiento en buscadores, en español);
- **Administrativos:** se encargan de **gestionar**, como en un gestor documental para encontrar un archivo.

Aparte de estos tipos de metadatos, hay quienes les suman los siguientes:

- **De derecho:** metadatos que incluyen el estado de copyright, los titulares de los derechos o los términos de las [licencias](https://www.ticportal.es/glosario-tic/licencias-software "Licencias de software") Las licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos. del archivo.
- **Técnicos:** aquellos de propiedades que incluyen tipos de archivos, tamaño, fecha y tiempo de creación y tipo de compresión. A menudo, se usa para la gestión del objeto digital e interoperabilidad entre sistemas.
- **De preservación:** se usa en navegación. Por ejemplo, el lugar o secuencia que ocupa un archivo en una jerarquía o categoría; en el caso de un texto, si debería estar en el menú principal de una página web o como enlace externo; o, si es un libro, los metadatos pueden ayudar a encontrarlo en la sección de ficción, autobiografía, drama, etc.
- **De lenguaje marcado:** incluye datos para la navegación y la interoperabilidad ayudando con la estructura de la web. Las propiedades pueden incluir encabezado, nombre, fecha, lista y párrafo.

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European Knowledge Center for Information Technology.(2022, 1 septiembre)._Metadatos_. TIC Portal. [https://www.ticportal.es/glosario-tic/metadatos](https://www.ticportal.es/glosario-tic/metadatos)

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