Top 11 ferramentas para aumentar a produtividade em 2024 - Oitchau
Hoje vamos apresentar 11 dessas ferramentas, que podem ser utilizadas para otimizar a gestão de tempo, de tarefas, encurtar processos e melhorar ...
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Hoje vamos apresentar 11 dessas ferramentas, que podem ser utilizadas para otimizar a <anchor>gestão de tempo</anchor>, de tarefas, encurtar processos e melhorar a organização de maneira geral. Boa leitura!
8 dicas para melhorar gestão do tempo e produtividade | Oitchau
8 dicas para melhorar gestão do tempo e produtividade \| Oitchau

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# 8 dicas para melhorar gestão do tempo e produtividade

[Julia Neves](https://www.oitchau.com.br/blog/author/julia/)

agosto 12, 2024

9 Minutos de leitura

Saiba as principais dicas para melhorar a gestão do tempo e produtividade da sua equipe, quais ferramentas podem te auxiliar e as principais vantagens

Você já deve ter se deparado diversas vezes com a frase “tempo é dinheiro”, e não é a toa que a **má gestão de tempo e produtivida** de prejudica as empresas em suas entregas, e em decorrência o financeiro também.

Apesar de existirem diversas ferramentas e técnicas para otimização de tempo, com o imediatismos dos dias atuais, parece que o tempo não foi aproveitado.

E também faz pensar que  precisaria de horas a mais em um dia, para conseguir cumprir todas as entregas, ter hora de descanso, lazer e momentos com a família.

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A gestão de tempo e produtividade, se tornou um desafio para a maioria das empresas, que precisam se reinventar para não acabar colocando os colaboradores em acúmulo ou [desvio de tarefas](https://www.oitchau.com.br/blog/desvio-de-funcao-o-que-e/).

Por isso, separamos os pontos principais para se atentar e aplicá-los na sua empresa. Boa leitura!

## **O que é gestão de tempo e produtividade?**

É o processo de estabilizar a quantidade de tempo que será gasta, em determinadas etapas de projetos e até mesmo do seu dia. Seja para dedicar seu tempo ao trabalho, como a hobbies e descanso.

São focados em aumentar a produtividade e eficiência das entregas, para que não haja tempo ocioso e também para que não ocupe todo o tempo, pois os dois extremos indicam um gerenciamento de tempo e produtividade ruins.

No ambiente de trabalho deve se unir a ação, produção seja ela feita por pessoas, máquinas, uso de softwares, máquinas. Deve ser definido um aumento ou redução de tempo.

Exemplo: uma empresa de indústria analisou que cada funcionário demora cerca de 50 segundos, para finalizar o processo de retirada de pacotes de uma máquina levando a outra.

Mas essa entrega não estava trazendo bons resultados, então decidiram colocar uma máquina para fazer  uma ligação, e assim os funcionários demoraram apenas 10 segundos por estar mais próxima.

Além de ter reduzido o tempo, também tornou o trabalho do colaborador mais facilitado, o desgastando menos e aumentando a produção. E esse exemplo pode se aplicar a outras áreas no dia a dia.

## **Qual a importância da gestão de tempo?**

Ter um planejamento contribui para a otimização de tarefas, para o gestor e seus colaboradores saberem o que devem priorizar.

Também passam a saber quais atividades demandam mais tempo, conseguem se programar porque já sabem quanto tempo será gasto durante o dia e alinham junto aos prazos estabelecidos.

A sua importância é extrema, desde a realizar uma reunião, a fazer a organização e distribuição de tarefas até a finalização da entrega.

Lidamos com a gestão de tempo e produtividade diariamente, e manter ele otimizado facilita para que nada fiquei sempre para o outro dia, para que a procrastinação seja evitada e também limita a quantidade de falhas.

## **8 dicas para melhorar a gestão de tempo e produtividade?**

Já sabemos o quanto a otimização de tempo auxilia na rotina de uma empresa, trouxemos os principais pontos que vão te auxiliar a tornar essa gestão mais ágil e produtiva.

### **1\. Planejamento**

Saber quais são os objetivos a serem alcançados semanalmente, para que no final do mês tenha os resultados esperados.

Precisa pensar nas estratégias, planos A e B, o que será feito em caso de falhas, quais atividades precisam ser realizadas primeiro para dar sequência as outras etapas.

### **2\. Definição de metas e entregas**

De acordo com os objetivos, as metas precisam ser atingidas e qual o período que devem ser feitas, para realizar a entrega dentro do prazo.

Cada tarefa tem um prazo, seja par ser feita em dois dias ou por horas, mas é preciso definir um determinado tempo para cada tarefa ser feita até a data de entrega.

### **3\. Definir equipes e responsáveis**

Cada colaborador terá suas tarefas individuais que completam o todo, no caso a equipe. É importante que fique claro para cada funcionário qual é o seu papel dentro do processo.

Porque o atraso de um irá prejudicar a atividade do outro, e assim além de prejudicar a entrega também pode gerar conflitos.

### **4\. Cronograma**

Pode ser feito através de uma plataforma digital ou planilhas de excel, deve conter todas as datas, as atividades, os responsáveis e marcação de entrega, atraso e andamento.

O cronograma serve para dar orientação a equipe,  também para o gestor realizar o acompanhamento  e ter uma visão geral do que está sendo feito.

### **5\. Matriz GUT**

As siglas indicam Gravidade para indicar quais atividades precisam ser feitas imediatamente, Urgência para mostrar as tarefas que já estão em situação de alerta seja com falhas ou atrasos.

E a Tendência que indica quais atividades estão precisando de atenção, para não entrarem em nível de urgência ou gravidade.

A sua aplicação funciona com a distribuição dos números de 1 a 5 (sendo 1 menos grave para 5 mais grave), ao final deve realizar uma soma  e este resultado é o valor total do GUT.

Para conseguir criar um planejamento, definições e cronograma em cima dessa matriz, basta observar as numerações de cada tarefa, sendo colocada primeiro no calendário as de número 5 e assim por diante.

### **6\. Técnica Pomodoro**

É uma técnica em que separa o tempo de trabalho em 4 ciclos e com intervalo em cada um deles.

Do 1º ao 3º ciclo consiste em trabalhar por 25 minutos e pausar por 5 min, nesse caso repetindo 3 vezes, o que totaliza 2 horas de trabalho e 15 de intervalo.

Já no 4º ciclo trabalha por mais 25 minutos e ao final faz uma pausa maior de 15 a 30 minutos, e depois retorna ao 1º ciclo.

Esse método é aplicável para qualquer pessoa, tanto colaborador quanto gestor. Pois mantêm a concentração no que está fazendo, evitando distrações exatamente por determinar um tempo mínimo par isso.

### **7\. Metodologias agéis**

A alternativa mais utilizada para [gestão de tarefas](https://www.oitchau.com.br/blog/gestao-de-tarefas/) e também pode ser aplicada na gestão de tempo e produtividade, pois determina quanto tempo deve ter reunioes diárias e planejamentos.

Dentro das metodologias têm:

O [Scrum](https://www.oitchau.com.br/blog/scrum-entenda-como-agilizar-sua-equipe-com-a-metodologia/) que define 15 minutos para reuniões diárias, até 8 horas para criar um planejamento, 4 horas para revisão de planejamento e até 3 horas para rever todo o processo.

Tem também o Lean que foca na redução de custos, elimina tarefas de baixo desempenho  e o Kanban que lista o que será feito, o que está em andamento e o que foi finalizado.

### **8\. Utilizar ferramentas de gestão de tempo**

Muitas ferramentas possuem aplicação que disponibiliza funções, que se aplicam a todas as dicas e também às metodologias ágeis.

Em que basta colocar as tarefas, prazos e responsáveis na plataforma que conforme anotarem que foi cumprido ou que está em atraso, a ferramenta vai mostrando.

Auxilia na organização, proteção das informações e também na acessibilidade, por ser digital é possível deixar as restrições menos limitadas.

## **Como fazer a gestão de tempo e produtividade dos seus colaboradores?**

Para isso é possível se valer de uma série de estratégias. Por exemplo, de políticas internas, bem como de ferramentas que auxiliem na distribuição de tarefas.

Além disso, hoje é possível encontrar softwares como timesheets, que são capazes de medir exatamente o tempo gasto em cada uma das atividades internas.

Por isso, além de usar um bom sistema de controle de jornada, a empresa também deve investir em outras ferramentas, como veremos abaixo.

## **Ferramentas para fazer a gestão de tempo e produtividade**

Existem várias ferramentas que podem auxiliar na gestão do tempo e da produtividade. Enquanto algumas são gratuitas, outras são pagas.

Conheça algumas das principais:

- Trello;
- Asana;
- Todoist;
- JIRA;
- [Notion](https://www.oitchau.com.br/integrations/notion/);
- Clickup;
- Timesheet Oitchau.

## **Como a Oitchau pode te ajudar na gestão do tempo?**

A Oitchau é uma empresa especializada na gestão de tempo para empresas e atua, para isso, em diversas frentes.

Uma delas se refere ao seu cartão de ponto digital. Moderno, ele se baseia em sistema de nuvem e é completamente seguro contra manipulações.

Além disso, por ser digital, ele faz a automatização de uma série de tarefas. Por exemplo, ele faz o cálculo automático das horas extras e do banco de horas.

Igualmente, faz a atualização dos sistemas em tempo real. Isto é, não exige que se espere até o final do mês para se ter acesso às informações de jornada.

Ainda, ele é compatível com sistemas de geração de holerite. Isso permite a desburocratização do seu RH e a economia do tempo dos colaboradores do setor.

Outro ponto interessante do sistema digital de jornada da Oitchau é que ele tem marcação por biometria facial. Ela pode ser feita por totem, na empresa, ou por app de celular.

Por isso, o sistema da Oitchau é o mais moderno para a gestão de jornada. Ele fica disponível para trabalhadores remotos e para os que prestam serviços presencialmente.

Mas não é só isso. Além do cartão ponto, agora a Oitchau também possui um sistema de timesheet que é capaz de melhorar ainda mais a gestão de tempo dos seus colaboradores.

Diferentemente do controle de jornada, que mede o número de horas de trabalho diário, o timesheet analisa como o tempo da jornada dos colaboradores é gasto.

Isto é, como eles dedicam as horas de trabalho às atividades. O sistema é capaz de determinar o tempo exato em cada tarefa.

Para isso, ele permite a integração com outros sistemas de organização de tarefas. Dentre eles estão, por exemplo, o Trello, Asana e Todoist.

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Basta que o colaborador dê início à atividade e indique a inicialização dela. Ao final, também indica que a concluiu.

Caso precise interrompê-la, durante a execução, para passar a outra atividade, o colaborador pode fazê-lo sem prejuízo da computação do tempo.

Assim, a ferramenta é prática e intuitiva. Ela é capaz de determinar exatamente quantos minutos e segundos foram gastos em cada uma das atividades.

Desse modo, não deixe de contar com a Oitchau para fazer a melhor gestão do tempo e produtividade!

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