Segurança na internet: 17 dicas para garantir em 2023 - Arquivar
4. Apenas use redes Wi-Fi públicas seguras · 6. Desligue o Bluetooth · 7. Use software antivírus · 10. Use um Firewall · 11. Mantenha atualizado o ...
gestão documental eletrônica
Bons softwares de <anchor>gestão documental eletrônica</anchor> envolvem hierarquia de acessos, criptografia, sistema de senhas, histórico de alterações e outras medidas que visam proteger as informações ali contidas.Agora que você já sabe como se proteger na internet, entenda o que é e como funciona um software para otimização do fluxo de trabalho!
Gestão Eletrônica de Documentos - GED: o que é e como funciona? - Arquivar | Gestão Inteligente de DocumentosGestão Eletrônica de Documentos - GED: o que é e como funciona?
Gestão Eletrônica de Documentos - GED: o que é e como funciona? - Arquivar \| Gestão Inteligente de DocumentosGestão Eletrônica de Documentos - GED: o que é e como funciona?

O que nos diferencia?Descubra

[Acessar ArqGED](https://arqged.arquivar.com/Account/Login "Acessar ArqGED") [4003-8975](tel:4003-8975 "Disque 4003-8975 para entrar em contato com a Arquivar")

- [ArqGED](/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/ "ArqGED Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos")
- [ArqSign](https://arquivar.com.br/arqsign "ArqSign Assinatura Digital")
- Soluções
   - [Gestão de Documentos](/gestao-de-documentos/ "Gestão de Documentos")
  - [Digitalização](/digitalizacao-de-documentos/ "Digitalização")
  - [Software para BPM](/software-de-bpm/ "Software para BPM")
  - [Automação de Processos](/automacao-de-processos/ "Automação de Processos")
  - [Gerenciamento de NF-e](/gestao-de-notas-fiscais-eletronicas/ "Gerenciamento de NF-e")
  - [Adequação à LGPD](/adequacao-a-lgpd/ "Adequação à LGPD")
  - [Assinatura Digital](/assinatura-digital/ "Assinatura Digital")
  - [Auditoria de Processos](/auditoria-de-processos/ "Auditoria de Processos")
  - [Transformação Digital](/transformacao-digital/ "Transformação Digital")
  - [Controle e Organização de Documentos Físicos](/controle-e-organizacao-de-documentos-fisicos/ "Controle e Organização de Documentos Físicos")
  - [Guarda de Documentos](/guarda-de-documentos/ "Guarda de Documentos")
  - [Consultoria Documental](/consultoria-documental/ "Consultoria Documental")
- Segmentos
   - [RH Digital](/rh-digital/ "RH Digital")
  - [Agronegócio](/agronegocio/ "Agronegócio")
  - [Hospitais e Clínicas](/hospitais-e-clinicas/ "Hospitais e Clínicas")
  - [Instituições de Ensino](/instituicoes-de-ensino/ "Instituições de Ensino")
  - [Concessionárias](/concessionarias/ "Concessionárias")
  - [Departamento Pessoal](/departamento-pessoal/ "Departamento Pessoal")
  - [Departamento Administrativo](/departamento-administrativo/ "Departamento Administrativo")
  - [Departamento Financeiro](/departamento-financeiro/ "Departamento Financeiro")
  - [Departamento de Qualidade](/departamento-de-qualidade/ "Departamento de Qualidade")
- Institucional
   - [Sobre Nós](/empresa-arquivar/ "Sobre Nós")
  - [Cases de Sucesso](/blog/categoria/clientes-e-cases/ "Cases de sucesso")
  - [Nossas Unidades](/empresa-arquivar/#unidades "Unidades")
  - [Blog](/blog/ "Blog")
  - [Trabalhe Conosco](/trabalhe-na-arquivar/ "Trabalhe Conosco")

O que nos diferencia?Descubra

[Página inicial](/ "Página inicial")

[Solicitar Orçamento](#fale-com-um-especialista "Solicitar Orçamento")

[Página inicial Arquivar](/ "Página inicial Arquivar")

- [ArqGED](/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/ "ArqGED")
- [ArqSign](/arqsign/ "ArqSign")
- Soluções







- [Gestão de Documentos](/gestao-de-documentos/ "Gestão de Documentos")
- [Digitalização](/digitalizacao-de-documentos/ "Digitalização")
- [Software para BPM](/software-de-bpm/ "Software para BPM")
- [Automação de Processos](/automacao-de-processos/ "Automação de Processos")

- [Adequação à LGPD](/adequacao-a-lgpd/ "Adequação à LGPD")
- [Assinatura Digital](/assinatura-digital/ "Assinatura Digital")
- [Auditoria de Processos](/auditoria-de-processos/ "Auditoria de Processos")
- [Transformação Digital](/transformacao-digital/ "Transformação Digital")

- [Controle e Organização de Documentos Físicos](/controle-e-organizacao-de-documentos-fisicos/ "Controle e Organização de Documentos Físicos")
- [Guarda de Documentos](/guarda-de-documentos/ "Guarda de Documentos")
- [Consultoria Documental](/consultoria-documental/ "Consultoria Documental")
- [Gerenciamento de NF-e](/gestao-de-notas-fiscais-eletronicas/ "Gerenciamento de NF-e")

- Segmentos







- [RH Digital](/rh-digital/ "RH Digital")
- [Agronegócio](/agronegocio/ "Agronegócio")
- [Hospitais e Clínicas](/hospitais-e-clinicas/ "Hospitais e Clínicas")
- [Instituições de Ensino](/instituicoes-de-ensino/ "Instituições de Ensino")
- [Concessionárias](/concessionarias/ "Concessionárias")

- [Departamento Pessoal](/departamento-pessoal/ "Departamento Pessoal")
- [Departamento Administrativo](/departamento-administrativo/ "Departamento Administrativo")
- [Departamento Financeiro](/departamento-financeiro/ "Departamento Financeiro")
- [Departamento de Qualidade](/departamento-de-qualidade/ "Departamento de Qualidade")

- Institucional





[**Sobre Nós** \
Conheça a empresa](/empresa-arquivar/ "Sobre Nós")



[**Cases** \
Histórias de sucesso](/blog/categoria/clientes-e-cases/ "Cases")



[**Unidades** \
Encontre a Arquivar](/empresa-arquivar/#unidades "Unidades")



[**Blog** \
Fique por dentro](/blog/ "Blog")



[**Trabalhe Conosco** \
Veja nossas vagas](/trabalhe-na-arquivar/ "Sobre Nós")


[Solicitar Orçamento](#fale-com-um-especialista "Solicitar orçamento")

- [Compartilhar no Facebook](https://www.facebook.com/sharer/sharer.php?u=https://arquivar.com.br/blog/gestao-eletronica-de-documentos-ged-o-que-e-e-como-funciona/ "Compartilhar no Facebook")
- [Compartilhar no Linkedin](https://www.linkedin.com/shareArticle?url=https://arquivar.com.br/blog/gestao-eletronica-de-documentos-ged-o-que-e-e-como-funciona/ "Compartilhar no Linkedin")
- [Compartilhar no Whatsapp](https://api.whatsapp.com/send?text=Você%20vai%20gostar%20deste%20artigo:%20https://arquivar.com.br/blog/gestao-eletronica-de-documentos-ged-o-que-e-e-como-funciona/ "Compartilhar no Whatsapp")

[GED e Serviços](https://arquivar.com.br/blog/categoria/ged-e-servicos/ "GED e Serviços")

# Gestão Eletrônica de Documentos – GED: o que é e como funciona?

![pessoas analisando um notebook, gestão eletronica de documentos](https://cdn.arquivar.com.br/wp-content/uploads/2022/02/gestao-eletronica-de-documentos-scaled-e1643978222949.webp)

[Matheus Rocha](https://arquivar.com.br/blog/author/matheus/) **•** 4 fev 2022

Segmento [arquivar](https://arquivar.com.br/blog/tag/arquivar/ "arquivar")

Há diversas tarefas que são fundamentais para que uma empresa funcione muito bem. A gestão eletrônica de documentos é parte dessa demanda, já que através dela fica mais fácil organizar a papelada e controlar o acesso às informações.

Esse formato de gestão já vem sendo adotado por muitas empresas de diferentes portes. Manter os dados empresariais e informações de colaboradores e clientes sob total segurança deixou de ser uma questão secundária e ganhou prioridade na maioria das empresas.

Se você também entende a necessidade de migrar para uma solução mais moderna e mais qualificada, então continue lendo esse conteúdo até o final e descubra como [GED – Gestão Eletrônica de Documentos](https://arquivar.com.br/gestao-de-documentos-arqged/) funciona.

### **O que é GED?**

GED é a sigla para Gestão Eletrônica de Documentos. Se trata de uma evolução da gestão de documentos tradicional. Antigamente, tudo era feito através dos documentos impressos em papel.

Existem muitos problemas relacionados a esta gestão arcaica. Os principais deles são:

- Falta de segurança;
- Perda e extravio de documentos;
- Falta de espaço;
- Acumulo de documentos sem validade.

Para solucionar isso surgiu a gestão eletrônica. Nesse caso, os documentos são digitalizados e transformados em arquivos que ficam salvos em dispositivos – como computadores, celulares e tablets.

###### **Softwares de qualidade:**

Para que seja possível fazer a Gestão Eletrônica de Documentos é preciso também contar com um software de qualidade. Esses programas são instalados em hardwares – como computadores e tablets – e integrados a equipamentos como scanners e impressoras.

Com um GED é possível digitalizar rapidamente os seus documentos, de modo que você transforme aquele monte de papel em arquivos digitais fáceis de acessar e organizar.

### **Principais Objetivos De Uma Gestão Eletrônica De Documentos**

Diferentemente do que muita gente pensa, a gestão eletrônica de documentos não existe com o propósito único de acabar com a papelada de seu escritório – embora isso, por si só, já seja muito bom.

Existem outros objetivos que estão atrelados a adoção dessa nova forma de organização. São eles:

###### **Padronização de procedimentos:**

Com um software é mais fácil padronizar o tratamento dos documentos de sua empresa. Basta treinar a equipe e apresentar as ferramentas do software para que todos trabalhem da mesma forma.

###### **Melhor controle de acesso:**

Existem dados que não somente dizem respeito ao desempenho de sua empresa, mas também estão relacionados a segurança dos seus funcionários, clientes e fornecedores.

Pensando nisso, é importante garantir que somente pessoas autorizadas tenham acesso a determinadas informações. Com uma Gestão Eletrônica de Documentos fica mais fácil manter esse controle, já que é possível criar login e senha de acesso.

###### **Racionalizar a produção de documentos:**

Quanto a sua empresa gasta, por mês, em impressão de papeis? Pode parecer que não, mas na ponta do lápis os documentos físicos podem pesar bastante no orçamento mensal.

A gestão eletrônica de documentos também serve para diminuir os gastos com papel, já que muitos documentos podem ser gerenciados exclusivamente na versão digital, sem necessidade de impressão.

###### **Agilizar o processo decisório:**

Há muitas decisões que só podem ser tomadas depois que alguns documentos são checados, assinados e compartilhados. Fazer isso de forma física pode demandar tempo e uma baita burocracia.

Com arquivos digitais tudo fica mais fácil. Você pode baixar e acessar as informações de qualquer lugar, a qualquer hora. Basta ter um computador com acesso a internet para conseguir

Esses são alguns dos principais objetivos de um software de GED – Gestão Eletrônica de Documentos. Mas ao começar a usar você pode identificar muitos outros benefícios proporcionados por esses programas.

### **Como funciona um software de gestão eletrônica de documentos?**

Essa é uma das principais perguntas feitas por pessoas que querem aderir a esse tipo de gestão: como funcionam esses softwares? Será que vou me adaptar a eles? É fácil de usar?

O software de gestão eletrônica de documentos funciona com o sistema de armazenamento em nuvem. Portanto, os arquivos ficam arquivados em um espaço virtual e podem ser acessados a qualquer hora, de qualquer lugar.

Porém, é preciso determinar senha de acesso para conseguir visualizar e editar os arquivos. Portanto, somente pessoas previamente autorizadas conseguem acessar os documentos.

Além disso, os softwares mostram um histórico de edições, o que permite que você controle as alterações feitas nos documentos.

###### **Mecanismos de pesquisa:**

Não é só isso, um bom software de Gestão Eletrônica de Documentos também permite que você faça pesquisas para localizar um determinado documento. Isso agiliza bastante o processo de busca.

Os dados podem ser programados para integração, por exemplo, facilitando a atualização de cadastros de clientes ou fornecedores.

### **Principais funcionalidades de um software de gestão eletrônica de documentos**

Veja uma lista com as principais funcionalidades de um software de Gestão Eletrônica de Documentos.

- Serve para arquivar documentos em diferentes formatos – PDF, Word, e-mails, planilhas, fotos etc;
- Histórico de edições e acessos;
- Regulamento de documentos vencidos e que podem ser descartados;
- Rápido compartilhamento de documentos entre setores.

Todas essas funções ajudam a garantir um fluxo de trabalho mais qualificado, prático e seguro na sua empresa. Isso também colabora para que os próprios funcionários tenham mais tempo livre para se dedicarem a outras tarefas.

### **Dicas para escolher o melhor GED para a sua empresa**

Agora que você já sabe como funciona um software de Gestão Eletrônica de Documentos é hora de falarmos sobre alguns atributos que devem ser considerados na hora de escolher o seu GED.

###### **Conheça a empresa:**

É importante conhecer um pouco sobre a empresa que você está contratando. Descubra se é uma empresa experiente, há quantos anos está no mercado e quais são as soluções propostas.

###### **Prova social:**

Busque por provas sociais, opiniões de clientes que usaram os serviços. Saber a opinião de outros clientes é muito importante ara entender como essa marca poderá lhe ajudar a solucionar os seus próprios problemas.

###### **Funcionalidades do sistema:**

É claro que é importantíssimo ter certeza que o sistema em questão atende mesmo as suas demandas. A melhor forma de fazer isso é tirando todas as suas dúvidas sobre ele antes de contratar.

###### **Meios de contato e suporte técnico:**

Por fim, saiba quais são os meios de contato disponibilizados pela empresa e como ela presta suporte em caso de alguma dificuldade técnica.

Afinal, é importante entender como a marca se disponibiliza a ajudar caso você encontre algum problema ou tenha alguma dúvida a respeito do serviço.

### **Solução Arquivar Para Gestão Eletrônica de Documentos**

Você já entendeu que a Gestão Eletrônica De Documentos é algo importantíssimo para a sua empresa. Seja para manter a segurança dos dados ou para garantir um fluxo de trabalho mais eficiente, essa é a melhor solução.

A [Arquivar](https://www.instagram.com/arquivaroficial/) possui mais de 30 anos de experiência em organização e digitalização de documentos. Ajudamos empresas de diferentes portes a alcançarem excelência na gestão de documentos.

Se você ainda tem dúvidas sobre os benefícios e as vantagens de digitalizar os seus documentos, entre em contato com a nossa equipe clicando [aqui](https://arquivar.com.br/empresa-arquivar/) e agende uma reunião.

Documentos empresariais carregam informações vitais sobre o seu negócio. Por isso, entregue esses cuidados às mãos profissionais de nossa equipe. Acesse o site e saiba mais.

## Solicite um  **orçamento** agora

Dê o primeiro passo para alavancar os resultados do seu negócio


- Nome\*

- E-mail\*

- Telefone\*

- Estado\*
Escolha um estadoAlagoasAmazonasBahiaCearáDistrito FederalEspírito SantoGoiásMaranhãoMato GrossoMato Grosso do SulMinas GeraisParáParaíbaParanáPernambucoPiauíRio de JaneiroRio Grande do NorteRio Grande do SulRoraimaSanta CatarinaSão PauloSergipeBolívia

- Empresa\*

- Qual sua demanda?\*

- Hidden
Qual sua demanda?\*

- - Não desejo receber novidades por e-mail com conteúdos e informações sobre Gestão Documental e Informação.

- Hidden
URL do Formulário

- Hidden
Gclid

- CAPTCHA

- Name


Este campo é para fins de validação e não deve ser alterado.


Δ

## Acompanhe o **Blog** e melhore sua gestão de documentos

GED e Serviços [![Ferramenta de auditoria: como escolher a melhor para sua empresa?](https://cdn.arquivar.com.br/wp-content/uploads/2024/09/ferramenta-de-auditoria-arquivar-1-1-1-300x200.jpg)\
\
3 de set 2024 \
_Eder Ramalho_  **Ferramenta de auditoria: como escolher a melhor para sua empresa?**\
\
Aprenda sobre os tipos de auditoria empresarial e veja como escolher uma ferramenta de auditoria eficiente! \
\
Leia mais](https://arquivar.com.br/blog/ferramenta-de-auditoria/ "Ferramenta de auditoria: como escolher a melhor para sua empresa?")

GED e Serviços [![Mapeamento de processos: como um BPMS pode ajudar?](https://cdn.arquivar.com.br/wp-content/uploads/2024/09/mapeamento-de-processos-300x160.jpg)\
\
2 de set 2024 \
_Daniel Vieira_  **Mapeamento de processos: como um BPMS pode ajudar?**\
\
Fazer o mapeamento de processos na sua empresa é de suma importância e, para isso, é válido usar um sistema BPM. Leia e entenda! \
\
Leia mais](https://arquivar.com.br/blog/ferramentas-de-mapeamento-de-processos/ "Mapeamento de processos: como um BPMS pode ajudar?")

Assinatura Eletrônica [![Qual a Importância da Assinatura Digital para o Agronegócio?](https://cdn.arquivar.com.br/wp-content/uploads/2024/08/assinatura-digital-agro-300x200.jpg)\
\
26 de ago 2024 \
_Marcelina Melo_  **Qual a Importância da Assinatura Digital para o Agronegócio?**\
\
A infinidade de documentos necessarios no agro requer soluções inteligentes. Leia e entenda a importância da assinatura digital para o setor! \
\
Leia mais](https://arquivar.com.br/blog/importancia-da-assinatura-digital/ "Qual a Importância da Assinatura Digital para o Agronegócio?")

[Ver mais conteúdos](/blog/ "Ver mais conteúdos")

URL do site copiada!

×

[Arquivar](/ "Arquivar")

![Parceira da Microsoft. Gold Application Development. Silver Application Development.](https://cdn.arquivar.com.br/wp-content/themes/theme_arquivar_2024/assets/images/Microsoft-Partner_parceria_Arquivar.webp)
A Arquivar é parceira da Microsoft e, como tal, atende às Orientações de Conduta constantes em seu Código de Ética, Desenvolvimento e Autorregulação.


## Soluções

- [Gestão de Documentos](/gestao-de-documentos/ "Gestão de Documentos")
- [Digitalização](/digitalizacao-de-documentos/ "Digitalização")
- [BPM Automação de Processos](/bpm-para-automacao-de-processos/ "BPM Automação de Processos")
- [Gerenciamento de NF-e](/gestao-de-notas-fiscais-eletronicas/ "Gerenciamento de NF-e")
- [Assinatura Digital](/assinatura-digital/ "Assinatura Digital")
- [Auditoria de Processos](/auditoria-de-processos/ "Auditoria de Processos")
- [Controle de Documentos Físicos](/controle-de-documentos-fisicos/ "Controle de Documentos Físicos")

- [Transformação Digital](/transformacao-digital/ "Transformação Digital")
- [Adequação à LGPD](/adequacao-a-lgpd/ "Adequação à LGPD")
- [Guarda de Documentos](/guarda-de-documentos/ "Guarda de Documentos")
- [Organização de Documentos](/organizacao-de-documentos/ "Organização de Documentos")
- [Consultoria Documental](/consultoria-documental/ "Consultoria Documental")

## Segmentos

- [RH Digital](/rh-digital/ "RH Digital")
- [Hospitais e Clínicas](/hospitais-e-clinicas/ "Hospitais e Clínicas")
- [Instituições de Ensino](/instituicoes-de-ensino/ "Instituições de Ensino")
- [Concessionárias](/concessionarias/ "Concessionárias")
- [Departamento Pessoal](/departamento-pessoal/ "Departamento Pessoal")
- [Departamento Administrativo](/departamento-administrativo/ "Departamento Administrativo")
- [Departamento Financeiro](/departamento-financeiro/ "Departamento Financeiro")
- [Departamento de Qualidade](/departamento-de-qualidade/ "Departamento de Qualidade")

## Institucional

- [Sobre Nós](/empresa-arquivar/ "Sobre Nós")
- [Unidades](/empresa-arquivar/#unidades "Unidades")
- [Cases de sucesso](/blog/categoria/clientes-e-cases/ "Cases de sucesso")
- [Blog](/blog/ "Blog")
- [Trabalhe na Arquivar](/trabalhe-na-arquivar/ "Trabalhe na Arquivar")

## Contato

- [4003-8975](tel:40038975 "Entre em contato com a Arquivar")

* * *

[(31) 9 9831-9300](tel:+5531998319300 "(31) 9 9831-9300")

* * *

Seg à Sex, das 8h às 17h, exceto feriados

## Assessoria de Imprensa

- [comunicacao@arquivar.com](mailto:comunicacao@arquivar.com "Entre em contato pelo e-mail comunicacao@arquivar.com")

- [Acesse o YouTube da Arquivar](https://www.youtube.com/@arquivar "Acesse o YouTube da Arquivar")
- [Acesse o Facebook da Arquivar](https://www.facebook.com/arquivar/ "Acesse o Facebook da Arquivar")
- [Acesse o Linkedin da Arquivar](https://www.linkedin.com/company/arquivar "Acesse o Linkedin da Arquivar")
- [Acesse o Instagram da Arquivar](https://www.instagram.com/arquivaroficial/ "Acesse o Instagram da Arquivar")

Para mais informações entre em contato com a gente pelos telefones
[4003-8975](tel:40038975 "Entre em contato com a Arquivar") ou [(31) 9 9831-9300](tel:+5531998319300 "(31) 9 9831-9300") em horário comercial, das 8h às 17h. Caso queira, você também pode conversar com a nossa assessoria de imprensa pelo e-mail [comunicacao@arquivar.com](mailto:comunicacao@arquivar.com "Entre em contato pelo e-mail comunicacao@arquivar.com"). Endereço: [Avenida Presidente Tancredo Neves, 3904](https://www.google.com.br/maps/place/Arquivar/@-19.8755705,-43.9969717,17z/data=!3m1!4b1!4m6!3m5!1s0xa68d6654dcc4b3:0x1ed23a2b4b890c75!8m2!3d-19.8755756!4d-43.9921008!16s%2Fg%2F1vqtj05_?entry=ttu "Avenida Presidente Tancredo Neves, 3904 - Paquetá, Belo Horizonte - CEP 31330-472") \- Paquetá, Belo Horizonte   •   Minas Gerais - Brasil, CEP 31330-472


© 2024 — Arquivar Gestão de Documentos   •   Todos os direitos reservados.

© 2024 — Arquivar Gestão de Documentos

Todos os direitos reservados.

- [Política de Privacidade](/politica-de-privacidade/ "Política de Privacidade")
- [Contato](#fale-com-um-especialista "Contato")