La digitalizzazione dei processi aziendali: guida completa per le PMI
Digitalizzare i processi di un'azienda significa dunque intraprendere un percorso di trasformazione che abbraccia ogni aspetto dell' ...
mappare le competenze
Formazione del personale: per garantire che le nuove tecnologie siano utilizzate da tutti i dipendenti in modo efficace, è necessario <anchor>mappare le competenze</anchor> e implementare un programma di formazione strutturato e continuo.
Mappatura delle competenze: una guida pratica | KIXA
Mappatura delle competenze: una guida pratica \| KIXA

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# Mappatura delle competenze: una guida pratica

Scritto da [Francesca Grego](https://kixa.it/author/francesca-grego "Post di Francesca Grego") \| 11 Marzo 2024 \| [Risorse umane](https://kixa.it/category/risorse-umane)

![mappatura delle competenze](https://kixa.it/wp-content/uploads/2024/03/mappatura-competenze.jpg)

Indice dei contenuti

- [Cos’è la mappatura delle competenze](#Cose_la_mappatura_delle_competenze "Cos’è la mappatura delle competenze")
- [Quando fare una mappatura delle competenze?](#Quando_fare_una_mappatura_delle_competenze "Quando fare una mappatura delle competenze?")
- [Mappatura competenze: come fare](#Mappatura_competenze_come_fare "Mappatura competenze: come fare")
- [I vantaggi della mappatura competenze](#I_vantaggi_della_mappatura_competenze "I vantaggi della mappatura competenze")
- [Mappatura delle competenze e gestione del cambiamento](#Mappatura_delle_competenze_e_gestione_del_cambiamento "Mappatura delle competenze e gestione del cambiamento")

In un mondo aziendale in continua evoluzione, caratterizzato da rapidi cambiamenti tecnologici, le PMI si trovano di fronte alla sfida di adattarsi e innovare costantemente per garantire la propria crescita e sostenibilità. Una delle strategie chiave per navigare con successo in questo contesto dinamico è la **mappatura delle competenze**.

Mappare le competenze non significa banalmente dotarsi di un organigramma, ma è un processo molto più ampio, che permette all’azienda di **identificare, analizzare e ottimizzare le abilità e le conoscenze dei propri collaboratori**.

Questo processo non è solo utile per una gestione delle risorse umane più efficace, ma diventa **fondamentale per la strategia di crescita dell’azienda**.

In questo articolo scoprirai l’importanza della gestione delle competenze per la tua azienda, come realizzare una mappa competenze efficace e quali strumenti possono supportare questo processo.

Condivideremo inoltre esempi pratici e consigli per integrare la mappatura delle competenze nella tua strategia aziendale, evidenziando i vantaggi di questo approccio per lo sviluppo aziendale.

## Cos’è la mappatura delle competenze

**La mappatura delle competenze è un processo che aiuta a identificare e analizzare le conoscenze, le abilità e le competenze specifiche necessarie per svolgere efficacemente un determinato compito lavorativo**.

Rappresenta uno strumento strategico che supporta la valorizzazione e la crescita delle risorse umane, in coerenza con i valori e gli obiettivi di business dell’azienda.

Grazie alla mappatura delle competenze, infatti, l’azienda non solo **aumenta la consapevolezza riguardo il contributo dei propri collaboratori** nel contesto aziendale, ma è in grado di **identificare tutte le criticità** che non le permettono di svilupparsi in modo efficace.

Potrebbero esserci infatti delle competenze mancanti da colmare tramite una formazione mirata, oppure delle ridondanze e sovrapposizioni che necessitano una rivalutazione dei ruoli aziendali o, ancora, dei disallineamenti tra il ruolo di una risorsa in azienda e le sue effettive aspirazioni.

**La mappatura delle competenze può assumere forme diverse, in funzione degli obiettivi specifici e delle esigenze aziendali**. Si possono mappare competenze tecniche, comunicative e relazionali, comportamentali, organizzative, analitiche, sociali ed emotive, competenze di leadership ecc.

Tutte raggruppabili nelle 2 macro-aree di _**Hard skills**_ e _**Soft skills**_. Le prime sono competenze più tecniche e specifiche necessarie all’esecuzione di determinati compiti lavorativi; sono spesso legate alla capacità di utilizzare determinati strumenti e richiedono una formazione specifica. Le _soft skills_, invece, sono competenze trasversali legate al modo in cui lavoriamo e interagiamo con gli altri; includono abilità personali e spesso sono più difficili da misurare in maniera oggettiva.

A prescindere dalla tipologia di mappatura delle competenze, l’obiettivo primario è sempre l’identificazione delle abilità essenziali per i vari ruoli e l’allineamento delle competenze dei dipendenti agli obiettivi aziendali.

Senza dimenticare di **integrare un’eventuale supporto formativo per lo sviluppo professionale e la creazione di percorsi di carriera** trasparenti e motivanti per i lavoratori.

## Quando fare una mappatura delle competenze?

Il momento giusto per realizzare una mappatura delle competenze può dipendere da vari fattori e situazioni specifiche all’interno di un’organizzazione. Generalmente, è utile eseguire questo processo ogni volta che si rende necessaria una ridefinizione dei ruoli all’interno dell’azienda, in particolare quando:

- **L’azienda sta attraversando fasi di cambiamento**, come durante una _[Digital Transformation](https://kixa.it/digital-transformation/)_ e deve capire come allineare le competenze esistenti con le nuove esigenze
- **È necessario ottimizzare i flussi e i processi aziendali**, assegnando responsabilità basate sulle capacità effettive di ogni dipendente
- **L’azienda sta pensando ad una riorganizzazione interna**, per cui alcune risorse devono cambiare ruolo oppure sono promosse a gradi di responsabilità maggiori
- **L’azienda intende pianificare percorsi di sviluppo professionale e formazione**, offrendo ai dipendenti una guida chiara sulle competenze da acquisire o migliorare in funzione degli obiettivi aziendali
- **Si avverte la necessità di avere una valutazione chiara delle competenze** presenti all’interno dell’azienda, sia per migliorare la [gestione delle performance](https://kixa.it/performance-management/), sia per pianificare strategie di crescita aziendale


Inoltre, **una mappatura delle competenze è particolarmente preziosa prima di qualsiasi iniziativa di recruiting**. Interfacciarsi direttamente con l’agenzia di selezione del personale, con la sicurezza di avere ben chiaro il tipo di risorsa e di competenze da integrare in azienda, può rivelarsi un errore. **Il consulente che si occupa di mappatura delle competenze è un anello di congiunzione tra l’azienda e la selezione HR.**

Questa fase preliminare si rivela spesso fondamentale: non solo per identificare il profilo esatto della risorsa mancante in azienda, ma più spesso anche per identificare i talenti interni che potrebbero essere promossi o spostati di ruolo, assicurando così una **gestione strategica delle risorse umane**.

## Mappatura competenze: come fare

Per creare una mappatura competenze a livello di tutta l’azienda, bisogna seguire **un processo strutturato che prevede la definizione degli obiettivi, l’identificazione delle competenze richieste, la raccolta dei dati e la loro organizzazione in una mappa visiva**, utile sia per i dipendenti sia per i manager. Questa attività deve essere supportata da strumenti adeguati che consentano una valutazione oggettiva e l’aggiornamento continuo delle informazioni

**Per realizzare la mappatura, gli step da considerare sono**:

- **Censimento dei ruoli e delle attività, funzione per funzione**. Censimento a livello di attività per ogni funzione aziendale, ritagliato in modo specifico sull’azienda.

Si analizzano le mansioni attualmente implementate in azienda, per ottenere una fotografia reale e dettagliata. Mansioni, comportamenti, strumenti e risultati devono essere esaminati minuziosamente per definire con precisione ciascun ruolo.

- **Definizione delle competenze necessarie**. Ci si interroga su quali sono le competenze fondamentali per svolgere un determinato ruolo in azienda. Si determinano anche le caratteristiche comportamentali e le _soft skills_ importanti per ciascun ruolo.

- **Elenco delle competenze manageriali**. Si elencano le competenze manageriali necessarie per tutti coloro che sono stati nominati responsabili di ufficio.

- **Analisi degli strumenti informatici**. Si valutano poi gli strumenti informatici più utili per lo svolgimento di ciascun compito e si indaga quali strumenti e tecnologie vengano maggiormente utilizzate dai dipendenti, per capire la preparazione tecnica, a livello generale e dei singoli.

- **Sviluppo della griglia di valutazione**. Sulla base di tutte le informazioni acquisite nelle fasi precedenti, **si definisce infine un sistema di valutazione del personale**. Dalla griglia devono emergere le **competenze comportamentali** e le **competenze tecniche e informatiche** per ciascuna funzione aziendale. Per i responsabili di funzione si aggiunge anche la valutazione delle **competenze manageriali**.



L’analisi dei risultati permette di capire se tutti i dipendenti rivestono il ruolo più adatto alle proprie competenze, oppure se esistono dei _gap_ da colmare tramite formazione o, ancora, se è necessario ricollocare le risorse.

- **Condivisione e confronto diretto**. La griglia di valutazione viene infine condivisa con i titolari e responsabili di funzione per una valutazione congiunta, in modo da garantire l’allineamento con le visioni e gli obiettivi aziendali.



Per implementare le azioni derivanti dall’esito della mappatura, come piani di formazione o riorganizzazione delle responsabilità, **è necessario spiegare il progetto a tutte le risorse coinvolte**.

Per attuare questo step nel modo più fluido ed efficace, **KIXA propone un questionario**.

- **Percorsi di sviluppo e formazione**. Confrontando il livello attuale delle competenze rilevate con quelle desiderate per ogni ruolo, si identificano le carenze da colmare. Sulla base di questi _gap_ **si individuano e pianificano le attività di formazione personalizzata per i dipendenti**, focalizzata sull’acquisizione delle competenze necessarie.



Sulla base delle attività si decidono poi le modalità della formazione e le relative tempistiche, monitorando nel tempo i progressi dei dipendenti e l’impatto sulla performance lavorativa.

## I vantaggi della mappatura competenze

**Il processo di mappatura competenze delle risorse umane è fondamentale per migliorare le performance dei dipendenti e, quindi, rendere più efficiente e produttiva l’intera azienda.**

Nello specifico, **la mappatura delle competenze permette di**:

1. **Identificare le competenze essenziali** **richieste per i vari ruoli in azienda**: consente all’imprenditore di individuare in modo chiaro le competenze richieste da ogni singolo ruolo e quelle effettivamente disponibili.
2. **Ottimizzare i costi**: aiuta a ridurre i costi di turnover e assunzione ottimizzando l’impiego delle risorse umane esistenti.
3. **Ottimizzare il recruitment**: facilita e guida i processi di HR, consentendo di prendere decisioni più appropriate riguardo l’assunzione del personale.
4. **Individuare lacune nelle competenze**: aiuta a riconosce le competenze esistentie identificare le eventuali lacune.
5. **Organizzare le risorse in modo efficace:** la mappatura migliora l’efficienza operativa, consentendo di valutare in modo chiaro se il collocamento delle risorse è adeguato, oppure è necessario riassegnare dei ruoli e/o valutare la selezione di nuovo personale.
6. **Migliorare le performance dei dipendenti**: migliora le prestazioni assicurando un allineamento di competenze e ruoli, con conseguente aumento della produttività e riduzione dei costi operativi.
7. **Semplificare e incentivare i percorsi di formazione:** è uno strumento utile per valutare i bisogni di formazione dei lavoratori e sostenere la loro crescita in azienda attraverso proposte formative e lavorative personalizzate.
8. **Incentivare il dialogo aperto e trasparente** tra le diverse funzioni aziendali e i vari reparti, aumentando la motivazione dei dipendenti e garantendo un migliore allineamento agli obiettivi aziendali.

**I vantaggi di una mappatura delle competenze vanno ben oltre la pianificazione strategica della forza lavoro. Questo strumento dà all’azienda l’opportunità di guidare i processi decisionali a tutti i livelli dell’organizzazione**: stimolando una gestione aziendale efficace, favorendo l’innovazione e lo sviluppo e preparando l’azienda a gestire le sfide future​​.

È importante sottolineare che **una mappa delle competenze rappresenta uno strumento dinamico**, che deve evolvere costantemente per riflettere i cambiamenti nel tempo: le nuove competenze acquisite dai collaboratori, l’evoluzione dei ruoli all’interno dell’azienda e le mutevoli esigenze del mercato.

Questo aggiornamento periodico non solo garantisce che le informazioni siano sempre attuali ma **permette all’azienda di rimanere reattiva ai cambiamenti e proattiva nello sviluppo del proprio capitale umano**.

## Mappatura delle competenze e gestione del cambiamento

In un’epoca di trasformazioni tecnologiche e di mercato, dove la capacità di adattamento è diventata essenziale per la sopravvivenza di un’impresa, l **a mappatura delle competenze si rivela uno strumento fondamentale**.

Grazie a questo processo, le aziende possono: comprendere in modo più profondo le competenze presenti all’interno dell’organizzazione, allineare strategicamente le risorse umane con i propri obiettivi, individuare lacune di competenze critiche, ottimizzare i processi e garantire che i team siano equipaggiati per affrontare le sfide emergenti.

Per questo **la mappatura delle competenze deve essere integrata in una più ampia strategia di [gestione del cambiamento](https://kixa.it/change-management-gestire-il-cambiamento-con-successo/)**: partire dalle persone è un fattore chiave per crescere, innovare e mantenere un vantaggio competitivo anche in scenari complessi e mutevoli.

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