Central Information CommissionMr.R K Jain vs Ministry Of Personnel, Public ... on 21 December, 2012Central Information Commission, New Delhi
                             File No.CIC/SM/A/2012/000784 & 786Right to Information Act­2005­Under Section  (19)




Date of hearing                         :                             21 December 2012


Date of decision                        :                             21 December 2012



Name of the Appellant                   :   Shri R K Jain,
                                            1512­B, Bhishm Pitamah Marg,
                                            Wazir Nagar, New Delhi - 110 003.


Name of the Public Authority            :   CPIO, Department of Personnel and 
                                            Training, North Block,
                                            New Delhi.


                                            CPIO, Cabinet Secretariat,
                                            Rashtrapati Bhawan,
                                            New Delhi.



        The Appellant was present in person.

        On behalf of the Respondent, the following were present:­(i)      Smt. Anuradha S. Chagti, Director, DoPT
        (ii)     Shri R.K. Girdhar, US, DoPT
        (iii)    Shri Rajesh, US, Cabinet Secretariat



Chief Information Commissioner                 :         Shri Satyananda Mishra2.      Both   the   parties   were   present   during   the   hearing.   We   heard   their 

submissions.CIC/SM/A/2012/000784 & 7863.      The Appellant had filed two separate RTI applications. In one of these 

applications, he had wanted the details of all the files in the possession of the 

Department on the subject of Right to Information, appointment of the CIC and 

Information   Commissioners,   sanction   of   staff   for   the   CIC   including   an 

independent Pay and Accounts Officer, the amount of money collected in all 

these years by way of RTI fees and penalty imposed and recovered. In the 

other application,  he had requested for the copy of the order/notification by 

which   the   Search   Committee   was   constituted   for   shortlisting   candidates  for 

appointment as Information Commissioners in the  CIC. In this,  he had also 

wanted to know about the next date of the meeting of the Search Committee. In 

both   these  applications,  he   had  requested  for  permission  to   inspect  all   the 

relevant files. In respect of his first application, the CPIO had offered the copies 

of   the   correspondence   part   of   two   of   the   relevant   files   on   payment   of 

photocopying charges. However, in respect of the remaining information, he 

had   not   provided   any   information   on   the   ground   that   the   collection   of   the 

information   would   disproportionately   divert   their   resources.   In   regard   to   his 

second application, the CPIO had observed that since the Search Committee 

had been constituted by the Cabinet Secretariat, his RTI application was being 

transferred under thesection 6(3)of the Right to Information (RTI) Act. The 

Appellate Authority had endorsed the response of the CPIO in both the cases.4.      The Appellant had serious objections to the response of the CPIO in 

both   the   cases.   He   was   also   very   dissatisfied   with   the   way   the   Appellate 

Authority   had   disposed   of   the   appeals   filed   by   him.   In   a   detailed   written 

submission supported by extensive oral submissions, he argued that he had 

documentary evidence, received from the Department itself through a separate 



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 RTI,   to   show   that   the   desired   information   regarding   the   constitution   of   the 

Search   Committee   for   shortlisting   of   candidates  for   the   post   of   Information 

Commissioners in the CIC was available in the Department at the time of his 

RTI   application   but,   even   then,   the   CPIO   had   chosen   to   transfer   the   RTI 

application to the Cabinet Secretariat for the latter only to send it back. He also 

complained the CPIO did not produce all the relevant files before him for his 

inspection and did not even facilitate the inspection of whatever files he had 

himself   placed   before   him.   He   had   major  complaints   against   the   Appellate 

Authority  also.  He  alleged  that  the   Appellate  Authority  had  disposed  of  the 

appeals   without   much   application   of   mind   and   by   merely   endorsing   the 

response of the CPIO. He demanded that not only the desired information be 

provided to him with permission to inspect the relevant files but the CIC should 

also impose penalty on the CPIO and propose disciplinary action against the 

Appellate Authority.5.      In response, both the CPIO and the Appellate Authority submitted that 

they   had   been   always   cooperating   with   the   Appellant   and   allowing   him   to 

inspect whatever files he had been demanding from time to time. In the present 

case   itself,   they   contended   that   all   the   files   had   been   placed   before   the 

Appellant  for   his   inspection,  which  he   did   on  two   occasions.  About  the   file 

relating to the constitution of the Search Committee, they submitted that it was 

the Cabinet Secretariat which had constituted this Committee and had marked 

all   the   papers   confidential   while   sending   it   to   the   Department,   the   precise 

reason why the CPIO had thought it necessary to transfer the RTI application to 

the Cabinet Secretariat. They further submitted that the sheer number of RTI 

applications and appeals handled in their division was so voluminous and huge 



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 that it was almost impossible for the CPIO or the Appellate Authority to manage 

it within the time lines prescribed under theRight to Information (RTI) Act.6.      We have carefully gone through the facts of both these cases. We have 

also considered the submissions made before us. Even if it is admitted that the 

total information sought by the Appellant was rather very large in its scope, 

ranging over a long period of time, we do not approve of the manner in which 

the CPIO had approached his RTI applications. In the first case, in which the 

Appellant had sought the details of all the files on a variety of subjects with a 

further   request   to   inspect   those   files,   the   CPIO   could   have   given   a   more 

detailed response justifying his conclusion that providing of such information 

would disproportionately divert the resources of the Department by stating the 

exact number of files in question and likely man­hours required to assemble 

those and for making arrangements for their inspection. It is not enough to refer 

tosection 7(9)of the RTI Act.7.      In the second case relating to the constitution of the Search Committee 

for the appointment of the Information Commissioners in the CIC, the CPIO was 

totally wrong in transferring the RTI application to the Cabinet Secretariat as the 

entire   information   was  available   in   the   Department  itself.   Just   because  the 

Cabinet Secretariat had marked these papers confidential, there was no need 

to transfer the RTI application. At the most, the CPIO could have followed thesection 11procedure before deciding on the disclosure of these papers. By not 

doing   so   and   by   not   providing   the   information   when   demanded,   he   has 

rendered   himself   liable   for   imposition   of   penalty   as   per   the   provisions   of 

subsection 1 ofsection 20of the RTI Act. We would like him to show cause why 

such penalty should not be imposed on him. He is directed to appear before us 


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 on 5 February 2013 at 10.00 a.m. and offer his explanation.8.      We also direct the CPIO to provide to the Appellant within 15 working 

days of receiving this order the remaining information including the file noting, 

wherever applicable. He shall also invite the Appellant to inspect the relevant 

file (s) within this period.9.      We would like the Appellate Authority to be more careful in future in 

dealing with appeals filed before her. It is not enough to reproduce the contents 

of the RTI application and the reply of the CPIO; the Appellate Authority must 

pass   a   speaking   order   justifying   her   decision   in   each   case.   Wherever   the 

Appellant wants personal hearing, he should be given that opportunity. In the 

present two cases, the Appellate Authority has not acquitted herself justifiably.10.     This particular division of the DoPT deals with the right to information. 

There is a continuous demand from the citizens to know about all developments 

taking place in the area of right to information including any amendment to the 

Act or the Rules, appointment of the Information Commissioners and the CIC 

and the provision of staff and other infrastructure facilities to the CIC. Therefore, 

it  will  be  prudent  to   disclose  all   this  information  through  the  website  of  the 

Department on a monthly basis rather than having to respond to hundreds of 

individual RTI applications. If all the files generated in this division are scanned 

and uploaded in the website of the Department, from time to time, such as, on a 

monthly   basis,   preferably,   under   subject   headings,   the   number   of   RTI 

applications seeking such information would automatically come down. It would 

save the CPIO and the Appellate Authority considerable bother and hardship 

apart from bringing in a lot of transparency in this area. We would like the CPIO 



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 to bring this to the notice of the Secretary of the Department for his orders.11.     The appeals are disposed off accordingly.12.     Copies of this order be given free of cost to the parties.(Satyananda Mishra)
                                                Chief Information Commissioner

        Authenticated true copy.  Additional copies of orders shall be supplied against 
application and payment of the charges prescribed under the Act to the CPIO of this 
Commission.(Vijay Bhalla)
                                                                     Deputy Registrar




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