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Ya sea que su empresa sea completamente remota, regrese a la oficina a tiempo completo o una combinación de ambos; Si es un líder financiero que administra los gastos de viajes de negocios de su organización, sabrá lo importante que es tener procesos fáciles de administrar para realizar un seguimiento de sus gastos. Sobre todo porque las necesidades de viajes corporativos van en aumento y se prevé que sigan aumentando en todos los ámbitos.
Hacer un seguimiento de los viajes de negocios y los informes de gastos de los empleados no es tarea fácil. Dependiendo de cómo reserve actualmente sus viajes de negocios, ya sea a través de una agencia de viajes tradicional o reservando vuelos y hoteles en sitios web para consumidores, su equipo de finanzas será muy consciente de la dificultad de perseguir los recibos de las tarjetas de crédito y realizar un seguimiento de los complicados procesos de gestión de gastos. y tratando de adelantarse a su presupuesto de viaje.
Aquí hay 3 formas clave en que TravelPerk elimina el estrés de la administración gasto en viajes de negocios y gastos
1. Acceso a tiempo real informando sobre gasto en viajes de negocios
TravelPerk es una herramienta de reserva de viajes de negocios con una aplicación móvil intuitiva donde puede reservar todos los viajes de sus empleados en un solo lugar. Nuestra herramienta de administración de viajes corporativos tiene el mejor inventario de proveedores de viajes en el mercado, lo que significa que tiene más opciones para elegir y las mejores tarifas garantizadas. Nuestra plataforma de gestión de viajes fue diseñada para simplificar mucho tanto el proceso de reserva como la gestión de gastos de viaje.
Al reservar todo en un solo lugar, nuestra herramienta de reserva en línea permite a los equipos de finanzas mantener bajos los costos de viaje, realizar un seguimiento de su presupuesto de viaje y asegurarse de que todos los gastos relacionados con viajes estén bajo control.
Supongamos que tiene 8 miembros del equipo que visitarán una conferencia en Barcelona la próxima semana. En lugar de que todos los colegas reserven vuelos y alojamiento a través de diferentes proveedores en línea, lo que genera una pesadilla para su equipo financiero, si reservan con TravelPerk, tendrá todos sus itinerarios y gastos de viaje registrados en un solo lugar. Con nuestras sofisticadas herramientas de generación de informes, su equipo de finanzas puede ver, en tiempo real, adónde va el gasto y adelantarse al presupuesto.
Los días de buscar recibos retrospectivamente para controlar los gastos de viaje han terminado. Con TravelPerk, todos los costos de sus viajes corporativos están disponibles en tiempo real.
Nuestra funcionalidad de informes personalizados significa que puede tomar decisiones financieras mejor informadas. Nuestras herramientas de informes son tan flexibles como usted las necesita. Puede crear informes para mostrar el gasto por equipo, empleado, servicio de viaje, IVA recuperable y más. Los informes también están disponibles para exportar para que pueda crear una visibilidad más amplia sobre cómo su empresa está gastando dinero y si está por debajo o por encima del presupuesto.
Vea lo fácil que es hacer un seguimiento de su presupuesto de viajes de negocios con Travelperk
2. Integre a la perfección su preferencia Administración de gastos plataforma
En pocas palabras, queremos que la gestión de viajes de negocios sea fácil para toda su empresa. Eso significa una mejor experiencia de usuario general para su equipo de finanzas, administrador de viajes y viajero de negocios.
Con TravelPerk, no solo puede ver los gastos de viaje en tiempo real, sino que proporcionamos integración con un solo clic con su solución de gestión de gastos favorita. Permitiéndole reservar todos sus viajes y administrar los gastos de viajes de negocios, todo en un solo lugar.
Esto significa que cada vez que compre un viaje en TravelPerk, el costo total de su viaje se sincronizará automáticamente con su herramienta de administración de gastos. Por lo tanto, puede mantener todos los gastos relacionados con el mismo viaje de negocios (incluidos los gastos de ruta como comida, taxis, etc.) en un solo lugar, brindando a su equipo de finanzas una supervisión completa. ¡Magia!
Nos asociamos con software de gestión de gastos líder como Expensify, Ramp, Divvy, Yokoy, Circula, etc. Visite nuestro mercado para obtener una lista completa de nuestros socios de gestión de gastos.
3. Automatizado políticas de viaje y límites de gasto personalizados
En lugar de tener su política de viajes corporativos escondida en el disco compartido de su empresa, donde se ignora y se olvida fácilmente, con una empresa de gestión de viajes como TravelPerk, su política de viajes está “integrada” en el proceso de reserva. Lo que hace que sea muy fácil para sus viajeros cumplir con las normas y alienta a los empleados y gerentes de viajes a tomar decisiones mejor informadas al reservar su próximo viaje de negocios. (¡Lo que en muchos casos fomenta el ahorro de costos en toda la organización!)
Cuando hacen una reserva en nuestra plataforma, los viajeros pueden filtrar por resultados que están “dentro de la política” y, si se olvidan de hacerlo, siempre les notificaremos si un vuelo u hotel está fuera de la política.
Este es un ejemplo de cómo funciona esto con TravelPerk:
Nuestra plataforma también le permite configurar fácilmente límites de gastos personalizados y aprobaciones automáticas para diferentes equipos o personas dentro de su organización.
¿No quiere que su equipo de ventas reserve pasajes aéreos en clase ejecutiva? ¡No hay problema! ¿Necesita permitir arreglos de viaje menos restrictivos para su CEO? ¡Fácil!
Así es como se ven las políticas de viaje personalizadas con TravelPerk.
Tener su política integrada en nuestra solución de gestión de viajes de negocios no solo mejora el cumplimiento de la política de viajes, sino también sus flujos de trabajo internos al permitirle configurar aprobaciones automatizadas.
Entonces, ¿qué significa esto en la práctica?
Si Olivia, en su equipo de ventas, se dirige a Nueva York para hablar con un cliente y reserva un vuelo dentro de la política, en lugar de tener que esperar a que el líder de su equipo apruebe el viaje, puede configurarlo para que se apruebe automáticamente, ya que su viaje los planes se ajustan al presupuesto. Del mismo modo, si su equipo de finanzas prefiere tener una supervisión completa de su presupuesto de viaje y aprobar cada viaje, ¡también puede configurar esto! De cualquier manera, tiene control y flexibilidad completos para configurar los procesos de aprobación de la manera que mejor funcione para todos dentro de la herramienta de reserva de TravelPerk.