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La gestión de gastos de las empresas suele ser una tarea molesta tanto para los empleados y responsables como para los contadores. Cada mes se repiten los mismos procesos como son: los asalariados deben rememorar decenas de recibos, los responsables deben validar decenas notas de gastos y los contadores deben comprobar cientos de líneas de la hoja de Excel para control de gastos. Si este escenario te parece familiar, es el momento de revisar los procesos de tu empresa y de adoptar mejores prácticas para la gestión de gastos en empresa.
La gestión de gastos es aquello que llevados a cabo durante tu jornada laboral. Por ejemplo, quizás se necesita viajar al extranjero para hacer negocios, y durante este viaje es probable que quieras incurrir los gastos relacionados exclusivamente a éste. Estos gastos necesitarán ser informados, procesados y, en su mayoría, reembolsados (cuando se han pagado de tu propio bolsillo)
Cómo mejorar la gestión de gastos
No tendrá gestión de cobranzas, ni operaciones de marketing, mucho menos extensión en las ventas suficientes si la gestión de gastos falla, ya que va a impactar directamente en tu resultado general. Todos los miembros de este equipo deberán de tener en cuenta la política de gastos y contar con un buen sistema de seguimiento efectivo.
Esto es muy fundamental para poder variar los gastos necesarios de los injustificados. Su primer paso será revisar las funciones de cada área que desempeña y asegurarse de que tengan presupuestos acordes a lo que hacen. Toda persona autorizada a realizar gastos y allí tener claro qué puede pagar y qué no, cuál es el límite y qué documentación de control deben llevar.
Con los datos que se obtengan de un control de gastos se puede calcular un promedio de los últimos doce meses y sacar conclusiones como: ¿Puedo ahorrar en algunos de mis costos actuales? ¿Existen proveedores alternativos? ¿Negocié precios con mis proveedores? ¿Cuál sería el presupuesto de ventas más realista para gestionar los gastos anuales y cumplir mis objetivos de resultados? ¿Cuánto es el gasto respecto de mis ventas y como se distribuye en el año? ¿Se puede mejorar?.. En fin este presupuesto te permitirá gestionar mejor los recursos, no solo la gestión de gastos. A partir de esto se puede analizar un negocio en forma general, tener un nuevo objetivo más allá del día a día y planificar mejor tus nuevos objetivos de negocio.
La incorporación de tecnología en las empresas son de gran ayuda ya que puede contar con aplicaciones que ayudara con las finanzas no solo te va a ayudar a tener un mayor control del negocio y bajar gastos. Es imprescindible para registrar los montos asignados, los conceptos en que se gasta, los establecimientos donde se paga, la validez de los documentos de control y su presentación fiscal.
Es importante que se genere reportes que te ayuden con el seguimiento de los gastos y la implementación de los ajustes necesarios. Tu sistema tiene que asignar presupuestos automáticamente, verificar los desembolsos, recabar comprobantes y hacer la deducción de impuestos cuando corresponda. Optimizar tu gestión y control de gastos, claramente mejorará las oportunidades de crecimiento de tu empresa o comercio.