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Seamos realistas por un momento. Organizar una empresa fuera del sitio es difícil. Requiere un presupuesto significativo, una planificación sustancial, mucho tiempo, notificación previa, la capacidad de coordinar grupos de personas y más. No es exactamente el tipo de cosas que puedes hacer con un café informal un viernes por la tarde.
Y lo que es aún más difícil que el aspecto logístico de las cosas es descubrir cómo hacer que los beneficios de su retiro fuera del sitio o de la empresa duren. Claro, es fácil hacer que las personas sientan un sentido de pertenencia o motivación por lo que está por venir mientras están allí. Pero, ¿cómo llevas eso más allá? ¿Cómo puede asegurarse de que todo el esfuerzo que pone realmente se traduzca en beneficios a largo plazo para su empresa y su negocio?
Eso es lo que estamos aquí para averiguar. En TravelPerk, creemos en el valor de reunir a los miembros del equipo en la vida real. Los eventos fuera de las instalaciones de la empresa, como lanzamientos o retiros, son una forma increíble de fomentar la cultura de la empresa, impulsar el compromiso de los empleados y alinear a todos en su visión estratégica para el próximo trimestre o año. Estos son nuestros 5 mejores consejos sobre cómo puede planificar una reunión exitosa del equipo fuera del sitio con un impacto duradero.
1. Aclara tus metas y objetivos
Debe sentar las bases antes de comenzar cualquier tipo de planificación logística. Comprender lo que quiere lograr de una reunión de la vida real fuera del sitio formará la base de lo que realmente necesitará su evento.
¿Necesita que su equipo de liderazgo se reúna para una sesión intensiva de planificación estratégica de 2 días? Luego, debe organizar un lugar externo solo para ellos, en un lugar aislado y tranquilo, pero equipado con todas las herramientas para la lluvia de ideas, el trabajo colaborativo y la creatividad. ¿Está reuniendo a todo su equipo de ventas para ayudarlos a adquirir nuevas habilidades, mentalizarse para el próximo trimestre y crear camaradería? Entonces necesitas un gran espacio con mucho tiempo para actividades de trabajo en equipo e incluso una fiesta al final.
Su primer paso al planificar su próximo equipo fuera del sitio debe ser establecer objetivos. Asegurarse de que los asistentes y los miembros del equipo lo sepan con anticipación los hará más comprometidos y mejor preparados. Reforzará la calidad y el valor de su evento.
2. Comience a lidiar con la logística temprano
Cuanto antes pueda comenzar a manejar cosas como el alojamiento, el transporte y la restauración, mejor. Particularmente si está tratando con un equipo híbrido o remoto, reunir a las personas en persona puede ser bastante costoso y llevar mucho tiempo de organizar. Obtener un salto en todas estas cosas no solo significará tener más opciones disponibles, sino que probablemente también le ahorrará dinero al reservar con anticipación.
Aquí hay un desglose de algunos de los pasos logísticos que deberá seguir, ya sea que esté tratando con un grupo grande o pequeño:
Alojamiento – ¿Obtienes un hotel o un espacio compartido como una casa de campo?
Arreglos para dormir – ¿La gente compartirá habitaciones o dormirá individualmente?
sede principal – ¿Dónde tendrá lugar la mayor parte de su evento?
Transportación – ¿De dónde viene la gente? ¿Cómo los llevará a su ubicación externa?
Comodidades – ¿Qué instalaciones y tecnología necesitará para todos sus talleres, sesiones de capacitación y sesiones de intercambio de ideas?
actividades de trabajo en equipo – habrá algún tiempo dedicado a esto? Si es así, ¿qué actividades organizará? ¿Necesitará contratar un guía externo para estas actividades?
Alimento – ¿Vas a un lugar que tenga servicio de catering o necesitas arreglar las comidas tú mismo?
Música – ¿Habrá un componente de celebración en su sitio externo? ¿Quién manejará la música?
3. Preparar una agenda detallada
¡Por suerte para usted, ya tenemos lista una plantilla de agenda de reunión externa! Compruébalo aquí.
Cuando se trata de ordenar su agenda externa, la granularidad es clave. Una vez que haya establecido sus objetivos y metas, es importante averiguar qué actividades y presentaciones lo ayudarán a lograr ese objetivo. Divídalos en los tipos de presentaciones que todo su equipo necesita ver y a qué talleres opcionales pueden asistir.
Asegúrese de proporcionar la agenda a todos los asistentes con anticipación e incluya todos los detalles del evento en ella. Hágales saber lo que pueden esperar, adónde van y cuándo tendrá lugar cada componente clave del evento. Si los asistentes pueden elegir talleres, por ejemplo, asegúrese de que haya descripciones para cada uno. Siempre es motivador e inspirador incluir una actividad creativa o de resolución de problemas que saque a los empleados de su día a día y los ayude a pensar fuera de la caja.
4. No lo olvides, esto está destinado a ser divertido.
Sí, un sitio externo es absolutamente una herramienta para ayudarlo a lograr objetivos más amplios de la empresa. ¡Pero también debería ser una experiencia agradable e inolvidable para los empleados! Si simplemente está trasladando a las personas a un lugar genial para hacer las mismas cosas que harían en el lugar, entonces puede estar perdiendo la oportunidad de que los equipos se vinculen y creen recuerdos juntos.
Hay varias formas de hacerlo. Involucrar a su comunidad de asistentes en el proceso de planificación es un ejemplo. Pregunta a los miembros del equipo si quieren liderar alguna iniciativa o actividad durante el evento, por ejemplo, una clase de yoga o una sesión de manualidades. Tener una divertida sesión para romper el hielo al comienzo de su evento también puede impulsar mucho el compromiso y brindar a todos una sensación de disfrute y relajación desde el principio. Terminar tu evento con una fiesta o celebración también es siempre una opción maravillosa.
5. Mantente en contacto después del evento
Obtener comentarios de los asistentes a su evento es la mejor manera de comprender qué funcionó para ellos y qué no. En última instancia, cada evento externo que administre es para ellos. Por eso es importante obtener comentarios tan detallados como sea posible en sus comunicaciones de seguimiento. Aquí hay algunos ejemplos de preguntas que puede hacer:
¿Cuál fue la parte más útil del offsite para ti?
Si pudieras cambiar algo del offsite, ¿qué sería?
¿Qué fue lo más destacado del evento para ti?
¿Conociste a nuevos compañeros?
¿Te sientes más alineado con tus objetivos, misión y visión?
¿Cómo encontraste el alojamiento/transporte/comida?
Para una retroalimentación más cualitativa, también puede pensar en seleccionar un par de asistentes y organizar una sesión individual. Allí, puede pedirles más detalles y detalles que lo ayudarán a delinear sus elementos de acción al planificar el próximo gran evento.