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Sabemos que trabajar con base en un sistema operacional como un Sistema de Gestión de Calidad requiere de mucho orden, organización y una sistematización. En ese sentido, los “papeles” son una herramienta clave y fundamental, para asegurar precisamente lo que necesitamos.
La Norma ISO 9001, es muy clara en lo que refiere a la estructura documental de todo Sistema de Gestión. La documentación debe incluir la política de calidad, los objetivos, un manual de Calidad, procedimientos y la lista continúa. En plena era digital y donde la “informatización” ha llegado a casi todos los rincones del mundo, plantea una gran interrogante: ¿es posible que podamos sustituir todos estos documentos en formato papel por su variante informática? ¿qué riesgos nos supone trabajar desde y con la computadora? ¿Qué nos dice la Norma al respecto?
¿Qué nos dice la Norma ISO 9001 acerca de los “papeles”?
Lo primero que debemos tener presente y claro, es que la norma no fija la forma en que debamos tener la documentación que requiere en tu sistema de gestión de calidad. Si es un requisito, que la organización registre y documente aquellas operaciones que garantizan el correcto funcionamiento de los sistemas.
Cada organización debe encontrar la forma que mejor se adapte a su propio sistema y ritmo de trabajo. No por tener una mayor cantidad de documentos, el sistema funcionará mejor. De hecho, durante las auditorías es frecuente encontrar procedimientos o instructivos de trabajo “muy bonitos” pero nada funcionales. Es un ejemplo muy elocuente de documentos pensados para cumplir con “algo” y no para que sean usados por quienes deben hacerlo.
Dicho lo anterior, cada empresa debe evaluar que documentos puede por ejemplo, prescindir del papel y manejarlos o usarlos desde un monitor por ejemplo. Usar menos papel significa disminuir el volumen y gasto innecesario de papel, disminuir la carga administrativa de trabajo, los espacios de oficina, etc. Pero ¡atención! Y mucho cuidado con caer en los extremos ¿qué pasa si ocurre un problema eléctrico y se quema el servidor de la empresa? Cómo en cualquier orden de la vida, tenemos que evaluar los pro y los contra de cada alternativa.
A continuación, y para que podamos tomar una decisión más fundamentada, veamos los distintos niveles de documentación que requiere la Norma.
Es en este es como debiéramos orientar la documentación de nuestro sistema de gestión de calidad:
Nivel 1. Manual de Calidad
La Norma nos pide que tengamos un manual en el que se incluya la política de calidad. En ciertos casos se puede tener un único manual que incluya absolutamente todo los documentos de la empresa, pero lo más claro es tener separado el manual del resto. Una breve descripción acerca del sistema de gestión de calidad, y de cuál es el camino que la empresa elige para cumplir sus objetivos, deben aparecer en dicho manual.
Lo importante es que este documento llegue a todos y cada uno de los empleados. Hoy en día es frecuente incluirlo en monitores ubicados en distintos sectores de la empresa. De esa forma se proyecta el manual cada cierto período de tiempo. Si fuera el caso de una fábrica, un monitor instalado en la planta puede ser una buena idea.
Recuerda el artículo sobre tener un manual de calidad en dos páginas, verás que es posible.
Nivel 2. Procedimientos e Instructivos de trabajo.
En este tipo de documentos hay que tener bien claro para qué y por qué se hace. Quién lo lee tiene que ser capaz de entender cómo se hace lo que se pretende transmitir. Sea en formato papel o digital, la persona debe acceder fácilmente a este documento, y que le resulte claro y comprensible lo que allí está escrito.
Nivel 3. Documentos externos al sistema.
Pueden incluir formatos o especificaciones de cliente, normas externas, codificaciones, reglamentaciones legales, entre otras.
¿Qué nos pide la Norma? Que todos estos documentos estén disponibles en el momento necesario y preciso, así como en el lugar correcto. De nada sirve tener todas las especificaciones de un cliente por ejemplo, perfectamente guardado y prolijo, si el operario que las necesita no accede a ellas.
Si nosotros encontramos la forma de incluirlas en una base de datos, que estén disponibles en red para todos los operarios de la planta, por ejemplo ¡excelente! Si la empresa puede disponer de los recursos para asegurar que esos requisitos siempre estén disponibles, ¡adelante! Lo que no puede ocurrir, es que por que no haya suficientes computadoras por ejemplo, las personas no puedan acceder a un documento.
Todo lo que hagamos debe servir para algo y cualquier cambio que facilite los procesos debiera ser considerado. Estudiar la relación de compromiso que se establece entre las distintas formas de hacer las cosas es primordial. Como gestores de un Sistema de Gestión, debemos evaluar todas aquellas herramientas que faciliten los procesos y aseguren los estándares de Calidad definidos.