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Propuesta para desarrollar e implementar un Sistema de Gestión del Mantenimiento - Mantenimiento Eficiente
En muchas empresas la función mantenimiento se desarrolla de manera reactiva, es decir, se atacan los problemas una vez que se presentan trayendo como consecuencia que la mayoría de las actividades de mantenimiento sean correctivas y se deban ejecutar de manera urgente o en situaciones de emergencia. El resultado de este modo de gestión es menor disponibilidad, mayores costos y lo peor, un mayor riesgo para la seguridad y salud de los trabajadores.
Pues bien, se trata de pasar de una estrategia de gestión reactiva a una estrategia de gestión proactiva del mantenimiento que permitirá a la empresa obtener mejores resultados operacionales que se traducen en un mejor desempeño financiero.
La tendencia general es adoptar técnicas modernas e innovadoras que han demostrado ser efectivas para mejorar el desempeño original, pero si esto se hace de manera aislada de tal forma que esas iniciativas no se integren bajo un sistema de gestión que determine la forma correcta y el momento oportuno para su adopción, la consecuencia será la pérdida de recursos, tiempo y la desmotivación por no lograr los objetivos planteados.
Se trata pues, de desarrollar un sistema de gestión proactiva del mantenimiento donde el enfoque rector será la búsqueda de la máxima eficacia y la mayor eficiencia.
DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN NUEVO MODELO DE GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO
Consta de cuatro (4) etapas:
Etapa 1: Diagnóstico inicial y capacitación básica
Actividad 1.1: Diagnóstico de la situación inicial de la gestión del mantenimiento de la empresa
Actividad 1.2: Capacitación básica sobre un modelo avanzado de gestión del mantenimiento
Etapa 2: Análisis de resultados del diagnóstico y preparación del modelo de gestión
Actividad 2.1: Preparación del informe del diagnóstico inicial
Actividad 2.2: Preparación del nuevo modelo de gestión del mantenimiento
Etapa 3: Presentación de resultados del diagnóstico, propuesta del modelo y adiestramiento
Actividad 3.1: Presentación de los resultados obtenidos a partir de la observación directa y de la aplicación de un modelo formal reconocido de auditoría a los sistemas de gestión del mantenimiento.
Actividad 3.2: Presentación del modelo propuesto de gestión del mantenimiento adaptado a los requerimientos de la organización
Actividad 3.3: Adiestramiento en técnicas de gestión del mantenimiento con soporte para su implementación
Etapa 4: Evaluación del proceso y del sistema de información
Actividad 4.1: Evaluación del proceso de implementación del nuevo modelo de gestión de mantenimiento
Actividad 4.2: Evaluación de la adaptación del sistema de información para la gestión del mantenimiento
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN NUEVO MODELO DE GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO
Etapa 1: Diagnóstico inicial y capacitación básica
Actividad 1.1: Diagnóstico de la situación inicial de la gestión del mantenimiento de la empresa
Duración: 4 días (32 horas presenciales)
Este diagnóstico consiste en evaluar los siguientes aspectos:
Personal (perfil profesional, funciones, responsabilidades)
Recursos (infraestructura, herramientas, equipos, sistemas de información)
Estrategias de mantenimiento (métodos de trabajo, técnicas aplicadas, procesos desarrollados)
El diagnóstico se realizará mediante observación directa y la aplicación de un modelo formal de auditoría de sistemas de gestión del mantenimiento.
Actividad 1.2: Capacitación básica sobre un modelo avanzado de gestión del mantenimiento
Esta capacitación básica consiste en impartir un curso dirigido a ingenieros, técnicos, supervisores y profesionales de mantenimiento, producción y operaciones en general.
Duración: 2 días (16 horas presenciales)
GERENCIA DEL MANTENIMIENTO – Un Enfoque Proactivo para Maximizar la Eficiencia Operacional
Etapa 2: Análisis de resultados del diagnóstico y preparación del modelo de gestión
Actividad 2.1: Preparación del informe del diagnóstico inicial
Esta actividad no es presencial y se desarrolla fuera de las instalaciones de la empresa. Consiste en la elaboración de un informe que muestre los resultados obtenidos a partir de la observación directa y de la aplicación de un modelo formal reconocido de auditoría a los sistemas de gestión del mantenimiento.
Duración: 30 horas no presenciales
Actividad 2.2: Preparación del nuevo modelo de gestión del mantenimiento
Duración: 40 horas no presenciales
Igual que la actividad 1.2.1, esta actividad no es presencial y se desarrolla fuera de las instalaciones de la empresa. Consiste en en definir los elementos básicos de un modelo para la gestión del mantenimiento de la empresa. Este modelo incluye los siguientes elementos:
Estrategias y objetivos del mantenimiento
Estructura organizacional del departamento de mantenimiento
Requerimientos del Sistema de información
Sistema de indicadores de gestión
Etapa 3: Presentación de resultados del diagnóstico, propuesta del modelo y adiestramiento
Actividad 3.1: Presentación de los resultados obtenidos a partir de la observación directa y de la aplicación de un modelo formal reconocido de auditoría a los sistemas de gestión del mantenimiento.
Duración: 1 día (8 horas presenciales)
Actividad 3.2: Presentación del modelo propuesto de gestión del mantenimiento adaptado a los requerimientos de la organización
Duración: 1 días (8 horas presenciales)
Definición de la estrategia de mantenimiento
Diseñar estrategias y objetivos del mantenimiento que estén alineados con los planes de negocio de la organización. La gestión de mantenimiento debe conseguir alinear las actividades de mantenimiento de acuerdo con la estrategia definida y esto debe de hacerlo en los tres niveles de actividad en la empresa: estratégico o de dirección, táctico o de procesos y operativo.
Caracterización de la estructura de soporte a la gestión
Descripción de los elementos necesarios para desarrollar la estructura de soporte necesaria para desarrollar una gestión eficaz y eficiente del mantenimiento. Esta estructura contiene los siguientes elementos:
Las tecnologías de la información
Las técnicas para la optimización de recursos y la mejora organizacional
Las técnicas de ingeniería de mantenimiento
Definición de la estructura organizacional del departamento de mantenimiento
Diseño de la estructura organizacional del departamento de mantenimiento definiendo los direntes niveles jerárquicos, las funciones y los procesos que se deben llevar a cabo.
Diseño de un sistema de indicadores de gestión
Diseñar un sistema para la medición del desempeño compatible con la estructura organizacional propuesta. Establecer los distintos indicadores de gestión requeridos para los distintos niveles jerárquicos y para cada una de las funciones que cumplen los diferentes responsables de cada área del departamento.
Actividad 3.3: Adiestramiento en técnicas de gestión del mantenimiento con soporte para su implementación
Duración: 4 días (32 horas presenciales)
Esta actividad consiste en adiestrar a todo el personal profesional que desempeña labores relacionadas directamente o indirectamente con la gestión del mantenimiento. Se pretende que todo el personal involucrado con las labores administrativas  del mantenimiento sea perfectamente capacitado y adiestrado para aprender y aplicar en la empresa, las técnicas y herramientas para optimizar los recursos disponibles y ejecutar los trabajos en el menor tiempo posible.
Este adiestramiento se desarrollará en cinco módulos con una duración total de 4 días (32 horas). Los módulos propuestos son los siguientes:
Integración de los Indicadores Técnicos de Mantenimiento con los Indicadores Financieros del Negocio
Planificación y Programación del Mantenimiento
Análisis y Control de Costos en Mantenimiento
Técnicas de planificación y control de proyectos aplicados en los procesos de gestión del mantenimiento (análisis de proyectos de paradas de plantas)
Gestión y optimización de inventarios en el área de Mantenimiento (integración de técnicas de confiabilidad en el proceso de optimización de inventarios)
Etapa 4: Evaluación del proceso y del sistema de información
Actividad 4.1: Evaluación del proceso de implementación del nuevo modelo de gestión de mantenimiento
Duración: 3 días (24 horas presenciales)
Esta actividad consiste fundamentalmente en la evaluación del grado y calidad de implantación del modelo propuesto y del cumplimiento de las diversas actividades asignadas durante el adiestramiento. Se definirán acciones para corregir desviaciones y minimizar brechas.
Actividad 4.2: Evaluación de la adaptación del sistema de información para la gestión del mantenimiento
Duración: 2 días (16 horas presenciales)
Revisión del nivel de utilización y grado de adaptación del sistema computarizado de gestión del mantenimiento. Se propondrá la implementación de los cambios necesarios para el máximo aprovechamiento del sistema.
Informe con los resultados del diagnóstico descrito con todos los elementos citados en la propuesta anterior
Manual descriptivo del modelo de gestión propuesto
Manuales, documentos y presentaciones usadas durante los adiestramientos y las aplicaciones pilotos
Software para la optimización del nivel de inventarios (OPTIM)
Calculador de la prioridad de las órdenes de trabajo (CALPRIOT)
Plantillas para la auditoría de los procesos de gestión de los trabajos de mantenimiento (Identificación, planificación, programación, ejecución, terminación).
Plantillas para la auditoría de la gestión de las paradas de planta y otros proyectos de mantenimiento.
Certificados de asistencia de todos los cursos
Amplia y variada información en formato digital (libros, artículos, presentaciones) relacionada con la gestión del mantenimiento, principalmente de los temas: Planificación y programación, inventarios, indicadores de gestión, paradas de planta, gerencia.
Para la realización del adiestramiento (Actividad 3.3) cada participante deberá disponer de un computador portatil para la realización de ejercicios y talleres previstos en los cursos.
TABLA RESUMEN DEL PROYECTO
Diagnóstico de la situación inicial de la gestión del mantenimiento de la empresa
Capacitación básica sobre un modelo avanzado de gestión del mantenimiento
Preparación del informe del diagnóstico inicial
Preparación del nuevo modelo de gestión del mantenimiento
Presentación de los resultados
Presentación del modelo propuesto
Adiestramiento en técnicas de gestión del mantenimiento con soporte para su implementación
Evaluación del proceso de implementación del nuevo modelo de gestión de mantenimiento
Evaluación de la adaptación del sistema de información para la gestión del mantenimiento
“La organización debe definir un responsable, quién será el punto focal de la organización para todo el proyecto. a su vez, esta persona será la responsable de coordinar todas las actividades a ser desarrolladas durante la asesoría (se recomienda su participación directa en todas las actividades)”