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Te pasas el día trabajando con un sistema de gestión de calidad o seguridad alimentaria pero al final no lo sientes como tuyo. Verdad?
Con estas 5 pautas, podrás personalizar tu sistema, maximizar su rendimiento y incrementar tu eficacia. Ya verás
Impregna el sistema con tu marca, y no solo me refiero a los logotipos de tu empresa, mucho más. A tu forma de expresarte, en formatos que te resulten cómodos, en documentos con un lenguaje cercano
Algunos elementos se pueden ser modificados dentro de tu Sistema de Gestión:
Colores, logotipos y fuentes para alinear el sistema visualmente con tu identidad corporativa y personalidad.
Disposición de los navegantes y cuadros de mando para mejorar la facilidad de uso.
Formularios e informes más sencillos y atractivos. Que mejore la cumplimentación por los empleados y información más recuperable
A mí me encantan los títulos, destacados de textos, cuadros, etc en color naranja, me da energías y ganas de trabajar, haz lo mismo con tu sistema.
Para ello deberás prestar atención, asegúrate que el flujo de trabajo es eficiente. De otra forma, estarás sufriendo una ralentización de tu trabajo. Un flujo eficiente te ahorra tiempo y obtienes resultados más consistentes. Yo siempre digo, mas vale ocupar bien el tiempo, para luego desocupartelo!
Genera informes más poderosos
Los informes es una herramienta clave para darle fluidez a tu sistema y mejorar la comunicación. Te sirven para dar orden a la montaña de datos que se generan día a día en un sistema y que a veces no es tan sencillo de procesar, analizar y mejorar.
Las plantillas de informes. Dedícale un tiempo inicial en crearte plantillas modelo para informes, para posteriormente rellenarlas automáticamente con los datos que se generen, verás que gusto y comodidad!
Distribución automática de informes. Los informes semanales o mensuales en cifras tales como objetivos, indicadores, tendencias, incidencias…. Etc. Ayuda a entender mejor el significado del sistema, concienciar al equipo y por supuesto a mejorar la comunicación.
Cuadros de mando personalizados. Te puede ayudar a ver los datos a tiemo real, cada vez que te conectes, y también se puede configurar alertas automatizadas para cuando se exceden los parámetros clave o niveles de umbral.
Hoy cada día se vuelve más necesario el uso de software para la gestión de tu sistema y desde luego es muy aconsejable. Y si dicha plataforma es móvil, ya es lo “más”. FIjate en todo lo que puede ayudarte una plataforma móvil:
Investigación de incidencias. Registrar los detalles de una incidencia en el punto conduce a una mayor precisión y menos trabajo de seguimiento cuando regreses a tu escritorio.
Dirección de Auditoría. En lugar de tener que preparar y tratar con montones de papeles, puedes realizar auditorías in situ y sincronizar automáticamente los resultados con el Sistema Igual puedes hacer con inspecciones.
Acción correctiva. El lanzamiento de una acción correctiva cuando el problema está frente a tite ayuda a destacar los detalles importantes
Integrar tu Gestión de la Calidad
Muchos requisitos son prácticamente idénticas entre sistemas de gestión como puede ser entre las normas Iso o las normas de seguridad alimentaria. Disponer de un sistema integrado de calidad te permite consolidar sistemas, eliminar redundancias y sinergias en calidad y los esfuerzos de gestión.
Y al final del día, la personalización de tu sistema de gestión te hará llevar las cosas más fáciles, adapta tu sistema a ti y no al revés. No te enfoques en cambiar lo que no puedes, cambia en lo que tienes a tu alcance.