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POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CARBONERO PUBLISHING S.A.S. Nit. 901122879-9
En atención al deber de asegurar el derecho que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en archivos y bancos de datos, y en cumplimiento de las disposiciones legales que rigen el Tratamiento de Datos Personales y en especial lo señalado en las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y sus normas concordantes, en CARBONERO PUBLISHING S.A.S. en adelante CARBONERO PUBLISHING adoptamos esta política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.
Para efectos de esta política y en concordancia con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas se entiende por:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
En el Tratamiento de datos personales La Compañía respetará los principios establecidos en la normatividad aplicable:
a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la normatividad vigente.
b. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
c. Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones en materia de Habeas Data y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la normatividad vigente. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
g. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los re
gistros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la normatividad que desarrolla el derecho al Habeas Data.
i. Principio de temporalidad de la información: La información del Titular no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos.
DERECHOS DE LOS TITULARES Y DEBERES DEL ENCARGADO Y RESPONSABLE
En el Tratamiento de datos personales CARBONERO PUBLISHING. respetará los derechos que tiene el Titular de la información tal como dispone el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, son estos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, con previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la Base de Datos o Archivo. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la normatividad que desarrolla o reglamenta el derecho al Habeas Data.
e. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El Titular de la información siempre tendrá el derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad aplicable en materia de Habeas Data. Para esto el Titular deberá cumplir con el requisito de procedibilidad según dispone el artículo 16 de la ley 1581 de 2012, y por lo tanto deberá agotar el trámite de consulta o reclamo ante La Compañía.
DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y LOS ADOLESCENTES
En el tratamiento de los datos personales, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda prohibido el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o se deban tratar en razón de una obligación legal o contractual.
DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
En calidad de Responsable de la Información CARBONERO PUBLISHING S.A.S. cumple con los siguientes deberes:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la normatividad aplicable, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la normatividad aplicable.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en los articulos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 y en la presente política.
k. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
n. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de habeas data
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES
Para ejercer sus derechos como titular podrá contactarnos a traves de los siguientes canales:
Dirección: Carrera 35 #7- 83, Oficina 501, Medellín (Antioquia) – Colombia
Teléfono: (+574) 581 44 11
Área encargada del tratamiento de los datos personales:
El área encargada del tratamiento de los datos personales es la de OPERACIONES, ubicada en Carrera 35 #7- 83, Oficina 501, Medellín (Antioquia) – Colombia.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se hará pública a través de la página web https://carboneropublishing.com
PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS
El Titular de la Información o sus causahabientes, y para efectos de garantizar la seguridad de la información, podrán optar por realizar la solicitud personalmente o por medio escrito.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el Titular o sus causahabientes optan por realizar la consulta personalmente ante el área responsable de la atención de peticiones y reclamos deberá identificarse plenamente mediante cédula de ciudadanía o documento equivalente.
Si el Titular o sus causahabientes optan por presentar su consulta por me
dio escrito, el documento deberá contar con diligencia ante notaria (o autoridad competente) con presentación personal y reconocimiento del contenido. En el escrito se deberá indicar la dirección del peticionario, y adjuntar copia del documento de identificación personal. Si la consulta es realizada mediante autorizado o apoderado se deberá adjuntar original de la Autorización o poder del Titular de los datos, autenticada ante notario público y el documento de identificación personal del autorizado o apoderado.
Si la consulta se refiere a un Titular fallecido, el cónyuge, compañero permanente, hijo o familiar deben presentar solicitud escrita debidamente autenticada, acompañando el certificado de defunción del Titular de la información. Adicionalmente deberán presentar:
El Cónyuge o compañero (a) permanente:
Documento original de identificación personal del Cónyuge o compañero permanente. Registro civil de matrimonio o declaración extra juicio de la unión marital de hecho.
Documento original de identificación personal del hijo y copia del registro civil de nacimiento.
Documento original de la identificación personal del familiar.
Registro civil del fallecido y del peticionario, con el que se acredite el parentesco.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo escrito ante el área responsable el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al área responsable, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que la Compañía no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamación en trámite” y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Tratamiento de información por parte de CARBONERO PUBLISHING requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de la Información. CARBONERO PUBLISHING, en su condición de Responsable del Tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares garantizando en todo caso que la Autorización sea susceptible de consulta posterior.
EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
a. Cuando la Información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
c. En los casos en que sea requerido por una obligación legal o contractual.
d. En casos de urgencia médica o sanitaria.
e. En el tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los titulares de los datos personales, en cualquier momento y de manera gratuita podrán revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Presentada la solicitud por medio de los canales de atención dispuestos por CARBONERO PUBLISHING S.A.S. para este fin, y en los términos para resolver las solicitudes, tal y como lo dispone el Procedimiento para reclamos, se eliminarán irreversiblemente los datos del titular y se le notificará tal evento.
Si vencido el término legal respectivo, el responsable de los datos, no hubiera eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y la supresión de los datos personales.
No procederá la revocatoria cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y LA FINALIDAD DEL MISMO
Los datos personales proporcionados a CARBONERO PUBLISHING S.A.S. por los diferentes canales de atención serán objeto de tratamiento de recolección, almacenamiento, uso, actualización, rectificación, circulación o supresión, según lo amerite cada caso, bajo el cumplimiento de la autorización del titular, la constitución y la ley.
Los datos personales, dispuestos en las bases de datos de CARBONERO PUBLISHING, serán usados para la finalidad específica para la que fueron suministrados y en el cumplimiento de las demás funciones administrativas, constitucionales y legales de La Compañía.
Los datos personales que CARBONERO PUBLISHING recoja a través de sus diferentes canales transaccionales, serán usados para la operación y registro dentro de las funciones y finalidades regladas y establecidas en la política de tratamiento. Así mismo, CARBONERO PUBLISHING podrá utilizar sus datos personales para ofrecerle y/o informarle, en su caso, de otros productos y/o servicios prestados, tales como catálogos musicales, eventos programados, cambios e información de nuevos usos de las redes sociales y comunicaciones con los fans, entre otros.
En CARBONERO PUBLISHING las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministrar o comunicar los datos cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en CARBONERO PUBLISHING siguiendo estrictamente las normas de protección de datos personales.
SEGURIDAD DE LOS DATOS
Los datos personales que se encuentran almacenados en los sistemas de información usados por La Compañía, estarán siempre asegurados mediante sistemas que proporcionen la posibilidad de control de acceso. Se conservará siempre copia de seguridad con propósitos de conservación, verificación, control. Estos solamente serán accesibles por el personal encargado de su uso por razones contractuales o legales, siempre atendiendo a los principios y obligaciones establecidas en la ley y las reglas contenidas en la presente política.
TRANSFERENCIA O TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS
CARBONERO PUBLISHING podrá transferir o tramisitir datos personales de los titulares a terceros, afiliados o filiales, y a terceros con quienes tengan relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en la legislación comercial y normas reglamentarias. En dichos supuestos, le informamos que CARBONERO PUBLISHING adoptará las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la Política de Protección de Datos Personales adoptada por CARBONERO PUBLISHING el Documento de Seguridad y con los principios de protección de datos personales establecidos en la Ley.
El presente manual interno de políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales rige a partir de 17 de noviembre de 2017. El periodo de vigencia de las bases de datos se regirá por las disposiciones que rigen la materia conforme a los principios de finalidad y temporalidad de la información.