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A continuación se presenta la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales (en adelante la Política de Privacidad) aplicable a las personas que suministren sus datos personales (en adelante el “Titular”) a la sociedad LTM3 SAS (en adelante “LTM3”), los cuales se incluirán en las bases de datos de LTM3 y serán sometidos a Tratamiento por parte de dicha sociedad.
1. Responsable y Encargado del Tratamiento:
• LTM3 S.A.S., sociedad con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., constituida por Documento Privado de Asamblea de Accionistas del 31 de mayo de 2010, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá D.C. el día 4 de junio de 2010, con Matrícula Mercantil número 01997626 y NIT No. 900.361992-4.
2. Alcance de la Política de Privacidad:
3.1. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (en adelante “Datos Personales” o “Información Personal”).
3.2. Base de Datos: Todo conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
3.3. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3.4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
3.6. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
3.7. Transmisión de Datos: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
3.9. Datos Sensibles: Se entiende como datos sensibles aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda afectar la intimidad del Titular o la potencialidad de generar su discriminación.
3.10. Datos Públicos: Aquellos datos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de la personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.
4. Tratamiento de los Datos Personales por parte de LTM3:
• LTM3, en el desarrollo de su objeto social y actividad económica, actúa como Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales que se encuentren en sus bases de datos. En consecuencia recolecta, almacena, utiliza, transmite, transfiere y suprime datos personales de personas naturales con las cuales tiene o ha tenido algún tipo de relación, cualquiera sea su naturaleza (civil, comercial y/o laboral); entre las cuales se incluye pero sin limitarse a proveedores, contratistas, trabajadores, acreedores, arrendatarios, usuarios huéspedes, deudores, clientes y accionistas.
5. Uso de la Política de Privacidad y Protección de la Información:
5.1. LTM3 informa a todos los titulares de los Datos Personales que le sean suministrados, ya sea electrónica o manualmente, que el Tratamiento de los mismos se sujetará a la presente Política de Privacidad. En consecuencia, si un Titular no se encuentra de acuerdo con la presente Política de Privacidad, no podrá suministrar información alguna que deba registrarse en una de las Bases de Datos de LTM3.
5.2. LTM3 se encuentra comprometido con la seguridad y buen uso de los datos personales que le son suministrados y, en consecuencia, se obliga a darles los usos adecuados como a mantener la confidencialidad requerida frente a los mismos de acuerdo a lo establecido en esta Política de Privacidad y en la legislación existente frente a la materia.
5.3. La Información Personal podrá ser transferida a sus filiales, vinculadas y subordinadas, así como a operadores inmobiliarios, terceros y a autoridades judiciales o administrativas, sean personas naturales o jurídicas, colombianas o extranjeras, en aquellos eventos en los cuales la transferencia o transmisión de los datos sea necesaria para llevar a cabo los usos y actividades autorizadas por los Titulares conforme al objeto social de LTM3. En todos los eventos, dicha información se conservará bajo estricta confidencialidad y será sometida a un Tratamiento riguroso, respetando los derechos y las garantías de sus Titulares.
5.4. En todos los eventos, LTM3 podrá recolectar información que se encuentre en el dominio público para complementar las bases de datos. A dicha información se le dará el mismo tratamiento señalado en la presente Política de Privacidad.
6. Efectos de la Autorización:
• Para todos los efectos, se entiende que la autorización expresa e informada otorgada por parte de los Titulares a favor de LTM3 para el Tratamiento de sus Datos Personales, cualquiera que haya sido su medio (escrito, oral o por medio de conductas inequívocas), implica el entendimiento y la aceptación plena de todo el contenido de la presente Política de Privacidad.
7. Información Personal Recolectada:
• La Información Personal que LTM3 puede recolectar y someter a Tratamiento incluye pero no está limitada a la siguiente:
a) Nombre completo del Titular de la Información;
c) Fecha de nacimiento;
f) Dirección de contacto;
g) Teléfonos de contacto ;
h) Correo electrónico; i) Cuentas Bancarias;
m) Información de experiencia y trayectoria en el campo;
n) Información Socio-económica ;
o) Información de actividades económicas
p) Información de referencias bancarias y/o comerciales
8. Finalidades y Usos de la Información:
• A los datos personales que le sean suministrados a LTM3 se les dará un Tratamiento conforme a las siguientes finalidades para el uso de la información, según le aplique a cada Titular:
a) Análisis de la Información Personal por parte de LTM3, sus vinculadas y/o terceros subcontratados para fines internos de la empresa;
b) Darle Tratamiento a la información en medios físicos y digitales, asegurando el correcto registro y la utilización de las páginas web de LTM3 y sus vinculadas;
c) Incluir y darle Tratamiento a la información adquirida en virtud de la relación existente entre los Titulares y LTM3, cualquiera que sea su naturaleza jurídica (laboral, civil, comercial);
d) Contactar al Titular en el evento que se genere algún tipo de problema o inconveniente con la Información Personal;
e) Contactar al Titular para ofrecerle nuevos productos y/o servicios, mostrar publicidad o promociones de interés ofrecidos por LTM3;
f) Contactar al Titular para que participe (bien sea como asistente o como contratistas o proveedor) en nuevos productos y/o servicios promovidos por LTM3 y/o sus clientes;
g) Enviar a los Titulares correos electrónicos como parte de una noticia o Newsletter. En cada e-mail enviado existe la posibilidad de solicitar no estar inscrito en esta lista de correos electrónicos para dejar de recibirlos. Para esto el Titular deberá notificar por escrito físico ó por vía e-mail al correo [email protected]
h) Enviar al Titular información sobre productos y/o servicios basados en la información que se obtenga de sus hábitos de consumo;
i) Efectuar comunicaciones de mercadeo, promociones y campañas de marketing directo por cualquier medio bien sea virtual o físico. Si el titular lo prefiere, puede solicitar que lo excluyan de las listas para el envío de información promocional o publicitaria;
j) Prevenir y detectar el fraude, así como otras actividades ilegales;
Parágrafo: Se aclara que en relación con la información de terceros relacionados con referencias bancarias y/o comerciales que los proveedores, contratistas, trabajadores, acreedores, arrendatarios, usuarios, huéspedes, deudores, clientes y accionistas provean serán solo utilizados para efectos de corroborar referencias y el responsable de otorgarlos garantiza que tiene el derecho de darnos esta información para tales fines por lo que mantendrá indemne a LTM3 sobre cualquier reclamación de terceros en relación con el uso de dicha información para la corroboración de referencias.
9. Derechos de los titulares de la Información Personal:
• Los titulares de la Información Personal suministrada a LTM3 tendrán los siguientes derechos:
a) El derecho a conocer, actualizar y rectificar su Información Personal gratuitamente;
b) El derecho a solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a LTM3;
c) El derecho a ser informado respecto al uso que se le ha dado a su Información Personal;
d) La facultad de revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se haga un uso conforme a los usos y finalidades autorizados;
e) El derecho a presentar consultas y reclamos referentes a la Información Personal.
10. Confidencialidad de la Información Personal:
a) La Información Personal suministrada por los Titulares será utilizada únicamente por LTM3, sus vinculadas y los terceros autorizados para tales fines, conforme a lo establecido tanto en la autorización como en la Política de Privacidad. La Información Personal no será destinada, en evento alguno, a propósitos distintos de aquellos para los cuales fue suministrada, razón por la cual LTM3 procurará proteger la privacidad de la Información Personal y conservarla bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como el respeto de los derechos de los Titulares de la misma.
b) Si por cualquier circunstancia una autoridad competente solicita sea revelada la Información Personal, LTM3 avisará a su Titular de tal situación.
c) La presente obligación de confidencialidad de la Información Personal tendrá un tiempo de duración ilimitado, es decir, que la obligación subsiste en el tiempo.
11. Tratamiento de Información Personal de Menores de Edad:
11.1 En aplicación de lo establecido por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LTM3 procederá a efectuar el Tratamiento de la Información Personal, de niños, niñas y adolescentes, respetando el interés superior de los mismos y asegurando, en todos los casos, el respeto de sus derechos fundamentales y garantías mínimas.
11.2 En todos los eventos en los que se requiera darle Tratamiento a la Información Personal de menores de edad, LTM3 obtendrá la Autorización correspondiente por parte del representante legal del niño, niña o adolescente; previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad del menor para entender el contenido de la autorización y del Tratamiento de sus Datos Personales.
12. Procedimiento de Consulta, Rectificación y Reclamos:
12.1 Consulta: Las consultas y solicitudes de los Titulares serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, el Titular será informado de dicha situación en la dirección de notificación que haya incluido en la respectiva consulta, y el término de respuesta se podrá extender hasta por cinco (5) días hábiles adicionales. La respuesta a las consultas o reclamos que los Titulares presenten podrán ser entregadas por cualquier medio físico o electrónico.
12.2 Rectificaciones y Reclamos: Cuando el Titular de la Información o sus causahabientes consideren que su información de ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando adviertan un presunto incumplimiento por parte de LTM3 de sus deberes en materia de Protección de Datos Personales contenidos en la legislación aplicable y en la presente Política de Privacidad, podrán presentar un reclamo de la siguiente manera:
a. Se deberá presentar solicitud escrita frente al requerimiento específico;
b. Si el reclamo resulta incompleto, LTM3 requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que complete y subsanase su petición:
i. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante haya dado respuesta, se entenderá desistida la pretensión.
ii. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien si lo sea para que resuelva en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de tal hecho al solicitante.
c. Si el reclamo es recibido de manera completa o se ha completado posteriormente, deberá incluirse, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, una “leyenda” en la base de datos que indique “RECLAMO EN TRÁMITE”.
d. LTM3 resolverá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguientes de recibo del mismo. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, el Titular será informado de la demora, los motivos y la fecha de respuesta en la dirección de notificación que haya incluido en el respectivo reclamo. En todo caso, el término de respuesta no podrá superar de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La respuesta a los reclamos que los Titulares presenten podrán ser efectuadas por cualquier medio físico o electrónico.
• En el evento de alguna duda o inquietud sobre la presente Política de Privacidad o el Tratamiento y uso de la Información Personal favor dirigir sus consultas, peticiones quejas o reclamos a:
a. El correo electrónico [email protected]
b. Solicitud por escrito al Departamento Administrativo LTM3, en la Carrera 10 No. 80-36, Bogotá, D.C.
14. Modificaciones de la Política de Privacidad:
• LTM3 se encuentra plenamente facultada para modificar la presente Política de Privacidad. Cualquier cambio será informado ya sea por medios electrónicos o físicos a los Titulares de la Información Personal. El otorgamiento de la autorización, así como el registro en la Página Web será entendido como manifestación expresa de la aceptación de la Política de Privacidad.
• La presente Política de Privacidad se encuentra vigente a partir del día 10 de Junio del año 2013.