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Para lograr una operatividad fluida que nos permitan llegar a nuestros objetivos laborales con el mínimo de detalles e inconvenientes que dificulten el proceso, es importante identificar la estructura donde desarrollamos nuestras actividades, es decir, identificar a los involucrados, material y herramientas necesarias, tiempos, dinámicas, normatividad y ver el desempeño como una línea de producción ¿Cómo se comporta? ¿De qué dependemos? Este análisis nos llevará a un mayor conocimiento de nuestra organización e identificar desperdicios que estamos teniendo y las mejoras que podemos implementar, para aterrizarlos la práctica más efectiva es documentarlos, esto generará el registro y evidencia de cómo estamos actuando y ver si es el mejor medio para llegar a nuestro fin, así mismo, será más fácil comunicarlos con el resto de los participantes.
Existe la creencia que esta práctica solo se puede realizar para organizaciones de manufactura y no de servicio, pero esto solo es eso, una creencia que podemos (debemos) desmentir. Si bien resulta más fácil identificar, definir y controlar la estructura de los medios de producción porque son menos variables y dinámicas que una organización de servicio, esto no significa que no logremos realizar esta práctica. Podemos dejar pendiente como futuro tema la “definición y documentación de proceso en organizaciones de servicio”, es un buen tema para ir más a fondo.
Regresando a los beneficios, podemos enlistarlos:
Rápida identificación de desperdicios, desvíos y variables que afecten la operación;
Documentación de consulta para la elaboración de check list de supervisión;
Documentación para la capacitación del personal;
Documentación base (esencial) para proyectos de mejora;
Eliminación de percepciones erróneas que pudiera tener el personal al momento de realizar sus tareas;
Trabajo en equipo, sentimiento de pertenencia;
Evidencia de cómo las tareas que realiza una persona, impactan en el trabajo del resto del equipo y apoya al cumplimiento de objetivos;
Comparto los beneficios que en mi experiencia he identificado para generar el interés en esta práctica. Estoy totalmente segura que al implementarlo (en cualquiera que sea nuestra organización) obtendremos un buen resultado.
Ahora bien, tanto la documentación como la automatización de procesos (como habrás visto a lo largo del artículo) son bastiones importantes en el crecimiento de tu negocio. Si estás decidido en mantener el orden y tomar el control de tu empresa, en 4040Apps te apoyamos para hacerlo digitalmente, con las herramientas que a lo largo de estos años hemos desarrollado o bien, desarrollando una a tu medida.
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Trabajadora Social por la Benemérita Universidad de Guadalajara
Gestora de calidad hospitalaria.
Amante de la música y los conciertos.
Disfruta de las pinturas, poesía y artes marciales mixtas (versatilidad como forma superior de disfrutar la vida).
De familia grande y unida.
En búsqueda de la justicia social con la firme convicción de que la calidad y la tecnología, son medios para hacer este mundo mejor.