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PROPUESTA DE CAPACITACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL MANTENIMIENTO - Mantenimiento Eficiente
En muchas empresas la función mantenimiento se desarrolla de manera reactiva, es decir, se atacan los problemas una vez que se presentan trayendo como consecuencia que la mayoría de las actividades de mantenimiento sean correctivas y se deban ejecutar de manera urgente o en situaciones de emergencia. El resultado de este modo de gestión es menor disponibilidad, mayores costos y lo peor, un mayor riesgo para la seguridad y salud de los trabajadores.
Pues bien, se trata de pasar de una estrategia de gestión reactiva a una estrategia de gestión proactiva del mantenimiento que permitirá a la empresa obtener mejores resultados operacionales que se traducen en un mejor desempeño financiero.
Uno de los pilares fundamentales para lograr este cambio es la aplicación de las técnicas y herramientas apropiadas de Planificación y Programación del Mantenimiento que permitirán incrementar la eficiencia en la utilización de los recursos, disminuyendo los costos y aumentando la disponibilidad.
Se trata pues, de desarrollar un conjunto de actividades que promoverán una gestión proactiva del mantenimiento donde el enfoque rector será la búsqueda de la máxima eficacia y la mayor eficiencia.
2.- ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA
Esta propuesta consiste en un programa de capacitación y aplicación práctica para organizaciones industriales, cuyo objetivo principal es optimizar los procesos de planificación y programación de las actividades de mantenimiento.
El programa contempla seis fases principales:
Fase 5.- Diseño de modelo de orden de trabajo
Fase 6.- Diseño de programas de trabajo
El tiempo previsto para desarrollar las fases anteriores es de 40 horas distribuidas en 5 días continuos.
3.- DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR
La capacitación consiste en impartir un curso denominado “Planificación y Programación del Mantenimiento”.
Esta actividad consiste en adiestrar al personal profesional que desempeña labores relacionadas directamente o indirectamente con los procesos de planificación y programación del mantenimiento. Se pretende que el personal involucrado con las labores administrativas del mantenimiento sea perfectamente capacitado y adiestrado para aprender y aplicar en la empresa, las técnicas y herramientas para optimizar los recursos disponibles y ejecutar los trabajos en el menor tiempo posible.
PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN Y COSTOS DE MANTENIMIENTO
La planificación y la programación constituyen las herramientas más importantes de la gestión del mantenimiento, ya que a través de ellas se logra el mayor aprovechamiento de los recursos con el consiguiente incremento de la productividad. Adicional a esto, se minimiza la pérdida de tiempo originada por la descoordinación, el desconocimiento y la improvisación al momento de ejecutar los trabajos. Con la previsión de todos los recursos necesarios y la programación adecuada, las actividades se podrán realizar en el menor tiempo posible, lo que aumentará la disponibilidad de los equipos. Otra ventaja es poder disponer de la información registrada de trabajos pasados y utilizar la experiencia para producir un mejoramiento continuo de la gestión del mantenimiento.
Desde el punto de vista del análisis de costos, en la mayoría de los departamentos de mantenimiento generalmente se da importancia solamente a la efectividad de los trabajos realizados sin prestar mucha atención a los costos en que se incurre, es decir, prevalece la mentalidad de hacer las cosas bien a cualquier precio. Esta forma de actuar puede causar muchos perjuicios a la organización porque se pudiera estar incurriendo en costos no justificados. He aquí la importancia de analizar los costos de mantenimiento, a través de la planificación y control de los mismos para determinar con precisión cómo y en qué se gasta el dinero, observar tendencias y poder ejercer acciones correctivas ante situaciones no deseadas.
Personas que tengan la responsabilidad de planificar, programar y controlar actividades y recursos de mantenimiento.  Ingenieros, Supervisores, Jefes de equipo, Planificadores, Programadores, Coordinadores, Técnicos y cualquier profesional que se desempeñe en el área de mantenimiento.
Este curso es imprescindible para aquellos profesionales universitarios que se inician en el campo del mantenimiento y cuya formación original es en áreas técnicas o tecnológicas como mecánica, electricidad, electrónica, electromecánica, mecatrónica, etc.
También será de gran actualidad para aquellos que con experiencia en la gestión del mantenimiento deseen reforzar y actualizar sus conocimientos con el objeto de aplicarlos en su entorno laboral para obtener la mayor eficiencia de los recursos utilizados.
BENEFICIOS QUE TENDRÁ EL PARTICIPANTE AL TÉRMINO DEL CURSO
El curso proporcionará a los participantes los conocimientos y habilidades necesarias para el desarrollo de una gestión proactiva del mantenimiento, planificando y programando las actividades de tal manera que al ejecutarlas no se produzcan retrasos y utilizando los recursos necesarios de la manera más eficiente posible.
Al finalizar el curso cada participante:
Comprenderá las ventajas del mantenimiento proactivo sobre el mantenimiento reactivo.
Desarrollará planes de mantenimiento efectivos.
Podrá desarrollar un sistema de órdenes de trabajo para el mantenimiento.
Establecerá adecuadamente la plantilla requerida para cubrir toda la demanda.
Elaborará programas y sus respectivos calendarios de ejecución.
Evaluará la planificación y programación del mantenimiento utilizando los indicadores apropiados.
Analizará el impacto de los costos de mantenimiento sobre el costo total del ciclo de vida de los activos.
Aprenderá la técnica ABC (Costos Basados en Actividades) para asignar los gastos generales a las distintas actividades de mantenimiento.
Aplicará un modelo para la planificación y control de costos en mantenimiento.
1.- Introducción. Conceptos básicos
Tipos y enfoques del mantenimiento.
Mantenimiento Reactivo vs. Mantenimiento Proactivo.
2.- Indicadores para la medición del desempeño.
Precisión de las estimaciones.
Mantenimiento preventivo y emergencias.
3.- Planificación del mantenimiento
Esencia de la planificación
Síntomas de una planificación ineficaz.
Objetivos de la planificación.
Ahorros potenciales por la planificación profesional del mantenimiento.
La planificación del mantenimiento dentro de la estructura organizacional
Funciones y responsabilidades del planificador.
El proceso de planificación en mantenimiento.
4.- El sistema de orden de trabajo.
Flujo de la orden de trabajo.
Definición de prioridades de las órdenes de trabajo.
La orden de trabajo y su relación con otros documentos.
La orden de trabajo y el CMMS.
5.- Estimación de tiempos en mantenimiento.
Aplicación de las estimaciones.
Metodología para la estimación de tiempos para mantenimiento.
6.- Dimensionamiento de la plantilla de mantenimiento.
7.- Planificación de materiales para mantenimiento
Clasificación de los materiales utilizados en mantenimiento.
Análisis de criticidad de los repuestos.
8.- Programación del mantenimiento
Definición y objetivos de la programación.
Principios de la programación.
El proceso de programación.
Clasificación y prioridad de los trabajos.
Asignación de la mano de obra.
Programación diaria y semanal.
Esquema de despliegue del trabajo.
9.- Planificación y programación de proyectos de mantenimiento
(Paradas de planta, trabajos mayores)
Duración de las actividades.
10.- Auditoría de la gestión de trabajos de mantenimiento
11.- Análisis de costos en mantenimiento
Estructura básica de los costos industriales.
El iceberg de los costos en mantenimiento
Categorías de costos de mantenimiento.
Razones  para  el  análisis de costos en mantenimiento.
El presupuesto de mantenimiento.
Elementos de costos estándar de un trabajo de mantenimiento planificado.
Sistema de costos ABC para el departamento de mantenimiento.
Implementación de un sistema de costos ABC.
Marco para determinar los costos del mantenimiento planificado.
Fase 2: Diagnóstico inicial
Se realizará un diagnóstico de los procesos de identificación, planificación y programación de los trabajos de mantenimiento llevados a cabo por la empresamediante la observación directa, la aplicación de un modelo de auditoría y la evaluación de la adecuación y nivel de utilización del sistema de información (CMMS) utilizado por la empresa.
Fase 3.- Estructura Organizacional
Diseño de un modelo de estructura organizacional acorde a los requerimientos de la empresa detallando las responsabilidades, funciones e interrelaciones de las personas dedicadas a las funciones de planificación y programación.
Fase 4.- Indicadores de Gestión
Diseño de un sistema para la medición del desempeño de los procesos y personas dedicadas a la planificación y programación del mantenimiento.
Fase 5.- Diseño de modelo de orden de trabajo
Desarrollo de un modelo de órdenes de trabajo para los distintos tipos de trabajos de mantenimiento que se realizan en la empresa dando especial importancia a la recolección de información relacionada con la evaluación del proceso de planificación y programación, la utilización real de los recursos planificados y el análisis del trabajo realizado.
Fase 6.- Diseño de programas de trabajo
Elaborar el modelo para la elaboración de los programas de trabajo semanales y el modelo de informes de gestión semanal que proveerán la información necesaria para el cálculo de los indicadores de gestión y el reporte de las actividades realizadas.
Informe con los resultados del diagnóstico descrito con todos los elementos citados en la propuesta anterior
Manual descriptivo del modelo de gestión propuesto
Manuales, documentos y presentaciones usadas durante los adiestramientos y las aplicaciones pilotos
Plantillas para la auditoría de los procesos de gestión de los trabajos de mantenimiento (Identificación, planificación, programación, ejecución, terminación).
Plantillas para la auditoría de la gestión de las paradas de planta y otros proyectos de mantenimiento.
Certificados de asistencia de todos los cursos
Amplia y variada información en formato digital (libros, artículos, presentaciones) relacionada con la gestión del mantenimiento, principalmente de los temas: Planificación y programación, inventarios, indicadores de gestión, paradas de planta, gerencia.
TABLA RESUMEN DEL PROYECTO
Diseño de modelo de orden de trabajo
Diseño de programas de trabajo
“La organización debe definir un responsable, quién será el punto focal de la organización para todo el proyecto. a su vez, esta persona será la responsable de coordinar todas las actividades a ser desarrolladas durante la asesoría (se recomienda su participación directa en todas las actividades)”