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Si administras una base de conocimientos, probablemente sabes que uno de los mayores desafíos es mantener el contenido actualizado constantemente.  ¡En monday.com no es una tarea fácil! ¡Al ser todo tan rápido y dinámico, cada semana se lanzan nuevas funciones ! Por suerte , monday.com usa monday.com para gestionar ambas bases de conocimientos.
¿Qué es una base de conocimientos?
Una base de conocimientos es una biblioteca de información en línea. Cuando se usa externamente, una base de conocimientos es el lugar de consulta de los clientes para aprender todo lo que necesitan saber sobre los productos o servicios de una empresa.
Por otro lado, una base de conocimiento interna se usa generalmente para ayudar a los empleados a acceder a información importante para abordar problemas de servicio al cliente, resolver problemas y obtener información para una mejor colaboración.
Tener una base de conocimientos hoy en día es absolutamente esencial para cualquier negocio. Especialmente cuando se trata de un software como servicio (SaaS), ya que le permite a los clientes encontrar una solución a sus problemas sin tener que esperar o comunicarse con alguien.
También aumenta la productividad de los empleados. Ya no necesitas releer mensajes y correos electrónicos antiguos o perseguir desesperadamente a un experto antes de ir a almorzar. Una base de conocimientos centraliza todo el conocimiento y lo hace accesible para que todos puedan buscar información.
En esta guía, te mostraremos cómo puedes usar monday.com para gestionar tu base de conocimientos de la mejor manera. 🌟
Tablero de biblioteca de base de conocimientos
Aquí hay algunos consejos sobre cómo hemos creado nuestro tablero de biblioteca para gestionar la base de conocimientos de monday.com:
Usa los grupos como secciones o categorías
En nuestro tablero, cada grupo representa una sección específica o categoría dentro de nuestra base de conocimientos: "aspectos básicos", "comunicación", "características avanzadas", etc. Descubrimos que esta es la mejor estructura para organizar los artículos de forma clara.
Una vez que tengas tu estructura, puedes comenzar a agregar los artículos. Cada elemento representa un artículo.
Podrás personalizar tu tablero y la forma en que se muestra la información sobre cada artículo de la base de conocimientos mediante diferentes columnas.
Muéstrame los tipos de columnas que se usan en este tablero
La columna de Estado: Para ayudarte a ver el estado de cada artículo de un vistazo, como por ejemplo: necesita actualización, asignado para actualización o actualizado.
La columna de Última actualización: Para realizar un seguimiento de quién fue la última persona que actualizó la biblioteca de la base de conocimientos y cuándo lo hizo.
La columna de Enlace: Para vincular tus artículos con un clic y acceder a ellos con facilidad. Puedes agregar los hipervínculos de todos tus artículos aquí.
Sugerencia: Las columnas que se usan aquí son solo sugerencias. Te invitamos a que explores nuestro centro de columnas para conocer todas las opciones disponibles.
Encuentra cualquier información con el filtro de tablero
Ya no tendrás que desplazarte infinitamente por la página para encontrar información. Los filtros de tablero te permiten establecer ciertos límites para tus búsquedas en el tablero y así encontrar cualquier información rápidamente.
Aquí, por ejemplo, queremos ver todos los artículos que necesitan una actualización tanto en el contenido como en las capturas de pantalla:
También puedes utilizar la barra de búsqueda para encontrar fácilmente cualquier artículo. ¡Esta función es imprescindible si tu tablero de biblioteca de base de conocimientos es tan largo como el nuestro!
Realiza un seguimiento del progreso con la Vista de gráfico
La vista de Gráfico es una excelente manera de realizar un seguimiento visual del progreso general de tus artículos o de otras métricas que te interese conocer. Aquí, hemos agregado el gráfico circular para ver el porcentaje de artículos actualizados. Nada más satisfactorio que ver cómo se pone verde el gráfico de circular 😃
Pasemos ahora a otro tablero esencial de este flujo de trabajo: los elementos pendientes de la base de conocimientos.
Tablero de elementos pendientes de la base de conocimientos
Los elementos pendientes de la base de conocimientos es un tablero esencial que te ayudará a gestionar tu carga de trabajo. Este es el lugar donde asignarás todos los artículos que necesitan ser actualizados o creados y donde realizarás el seguimiento correspondiente.También usamos este tablero para las solicitudes de artículos que envía el equipo o la organización en general.
Quiero saber cómo se estructura este tablero
Los grupos están organizados para mostrar ideas pendientes de artículos, solicitudes/modificaciones de artículos y solicitudes que se han completado
Los elementos representan un artículo o solicitud en el que tiene que trabajar el equipo
Las columnas te permiten realizar un seguimiento y gestionar los puntos de datos necesarios para las solicitudes recibidas. Usamos columnas como la columna de Personas, la columna de Calificación , la columna de Fecha , la columna de Estado y mucho más.
Sugerencia: Con más de 20 tipos de columnas distintos, puedes personalizar tu tablero sin límites según las necesidades de tu equipo.
Automatiza tus flujos de trabajo
¿Tenés que preparar diferentes artículos, cumplir con varios plazos y producir contenido de alta calidad todo al mismo tiempo? ¡Te entendemos! Como queremos hacer tu vida un poco más fácil, hemos agregado las automatizaciones, para que te asegures de cumplir con los plazos, estar al día con tu trabajo y mantener todo en orden.
A continuación te mostramos algunas automatizaciones útiles que hemos agregado a nuestro tablero:
Ahora que hemos cubierto cómo gestionar y mantener tu base de conocimiento externa, profundicemos en la base de conocimiento interna.
Gestiona tu base de conocimientos interna
A medida que monday.com crece y evoluciona muy rápido, nos encontramos con una gran cantidad de información y procesos para recordar y seguir. Aquí es donde entra en juego el tablero interno de la base de conocimientos. Este tablero nos ayuda a centralizar toda la información, manteniendo a todos informados y aumentando la productividad.
Quiero saber cómo se estructura este tablero
Los grupos ayudan a categorizar la información en nuestra base de conocimientos interna. Por ejemplo, tenemos un grupo para todo lo relacionado con la facturación, otro para la resolución de problemas, etc.
Los elementos representan el tema del contenido en nuestra base de conocimientos interna, ya sea una pregunta frecuente o un escenario específico de instrucciones.
Las columnas ayudan a mostrar datos que son relevantes para cada pieza de contenido. Usamos columnas como la columna de Personas, la columna de Estado, la columna de Archivos y mucho más.
La sección de Actualizaciones es una parte esencial de este tablero. Aquí es donde escribimos la información y las pautas sobre un tema específico. También es el lugar en donde nos comunicamos con nuestro equipo y hacemos preguntas si es necesario.
Así que ya está todo listo para que puedas comenzar a usar monday.com para gestionar tu base de conocimientos.
Si tienes dudas, usa el formulario de contacto para comunicarte con nuestro equipo. ¡Estamos disponibles las 24 horas y será un gusto ayudarte!