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Momentos de crisis como la reciente pandemia de Coronavirus generan inevitablemente nuevas demandas del mercado, lo que vuelve esencial adaptar su empresa para asegurar su supervivencia ante nuevos escenarios. Entre los mejores consejos de administración para lograr este objetivo, está la automatización de sus procesos.
Con el fin de ayudar en el desarrollo de su negocio, incluso en períodos adversos, compartimos este artículo que presenta los seis consejos de administración más eficientes para aplicar en su empresa, independientemente de su industria o tamaño.
Todos ellos están vinculados a la implementación de software que automatiza las actividades de la compañía, debido a que la automatización reduce los costos, aumenta la productividad, aumenta las ganancias, reduce la burocracia, entre otros beneficios que ayudan a lidiar con las crisis. ¡Lo invitamos a seguirnos!
1-Implementar una cultura de innovación.
Aunque es necesario hacer adaptaciones y automatizar los procesos de la compañía, es posible que los empleados resistan los cambios. Es por ello por lo que el primer consejo es implementar una cultura corporativa centrada en la innovación y alentar a los empleados a modernizarse.
Para lograr esto, prepare reuniones para informar al personal sobre la necesidad de una transformación digital, hacer que el ambiente de trabajo sea más agradable y contratar personas abiertas a la innovación.
Incluso si el personal está dispuesto a usar las tecnologías, puede tener dificultades para manejarlas; en este caso, proporcione guías e invierta en capacitación para que aprendan a utilizarlas.
2-Conozca sus necesidades y planifique la automatización.
Los cambios en la empresa deben estar muy bien planificados. Por lo tanto, es importante conocer su negocio y preparar un plan.
El primer paso es analizar la situación de crisis y pensar en las dificultades específicas de su negocio. Ejemplos de adversidades generadas por la pandemia de COVID-19 son las ventas reducidas, la necesidad de higiene constante, el riesgo de contagio del personal, entre otros.
Luego, establezca un cronograma que contenga una fecha de inicio y finalización para cada acción, como establecer la fecha límite para elegir el software de administración, implementar la tecnología, capacitar al personal y realizar un período de prueba.
El siguiente paso en la planificación es elegir el sistema ideal para la empresa. Para una empresa que viaja, por ejemplo, es esencial utilizar una plataforma que le permita colocar su política de viaje, controlar los vuelos, reservarlos automáticamente e integrarse con otros sistemas.
Otro programa útil es el software de gestión de gastos, que tiene características como control de solicitudes de gastos, distribución de gastos, posibilidad de configurar el flujo de trabajo.
Es interesante que las tecnologías sean compatibles con los teléfonos inteligentes, lo que permite el trabajo remoto y mejora la comunicación.
Finalmente, adquiera el equipo necesario para la automatización o actualice los existentes. Estas compras deben verse como una inversión para el negocio, ya que permitirá la reducción de costos, aumentará la productividad y más aún, beneficiará a la empresa una vez que haya pasado la crisis.
3-Use métricas de seguimiento
Es esencial monitorear los resultados obtenidos por la compañía para determinar si están siendo ventajosos. En la práctica, se aplican indicadores clave de rendimiento (KPI o Key Performance Indicators), un conjunto de distintas métricas que señalan cambios en el negocio.
Los gerentes pueden seguir varios KPI, los más recomendados para aplicar después de que un negocio o proveedor de servicios automatiza sus procesos son:
Lead time (tiempo de espera): Tiempo promedio desde que se reciben los pedidos hasta que realmente se cumplen;
Retorno de la inversión (ROI): Es el retorno financiero de las inversiones realizadas;
Churn Rate (Tasa de abandono): La cantidad de clientes que abandonan el negocio después de un período, que generalmente es de un mes;
Churn negativo (Rotación negativa): incluye el número promedio de clientes que entran y salen;
Facturación promedio: es el monto total gastado o las compras realizadas por cada cliente;
Costo de adquisición del cliente (CAC): Inversión de cada empresa para ganarse a sus clientes;
Lifetime Value (LTV) o Valor vitalicio: Ingresos obtenidos por una empresa para cada cliente durante todo el ciclo de vida de los clientes;
Tasa de conversión: Número de clientes potenciales que se hacen efectivos.
4-Automatizar el servicio al cliente.
El servicio es uno de los factores de más impacto para la satisfacción del cliente y la consolidación de su marca en el mercado. Por esta razón, cada gerente debe asegurarse de que el servicio provisto sea ágil, de calidad, completo y agradable.
La tecnología será un poderoso aliado para mejorar la experiencia del cliente. Con un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), la empresa puede capturar información de los compradores, observar el cambio en su comportamiento, implementar chatbots y más.
5-Mejorar la comunicación interna.
Si desea mantener la productividad, los empleados deben tener una buena relación y poder intercambiar información con claridad. Para esto, es importante acercarse a toda su gente, crear un ambiente agradable y promover compromisos.
Existen diferentes herramientas que mejoran la comunicación interna incluso a distancia, como las videoconferencias o las aplicaciones de mensajería.
El software de gestión implementado también mejora la comunicación de otras formas. Con un sistema de gastos corporativos, por ejemplo, el empleado puede solicitar gastos directamente desde sus teléfonos celulares, que pueden ser aprobados por la compañía, y posteriormente, la rendición de cuentas estará disponible para guardar los datos.
Esto permite un proceso más claro y acelera el intercambio de información entre el empleado y sus jefes, ya que evita confusiones, olvido de actividades importantes y otros problemas.
6- Almacenar datos importantes
Finalmente, la empresa necesita almacenar toda la información sobre las actividades, los gastos realizados, la rendición de cuentas y otros datos.
Es interesante tener una plataforma que utilice tecnología en la nube, es decir, distribuida en servidores de terceros. Esto permite acceder a la información desde cualquier lugar, y directamente desde sus dispositivos móviles, además de permitir que la empresa recupere sus datos más fácilmente si se pierden por una contingencia.
Al aplicar los consejos comerciales explicados en este contenido, su empresa obtendrá muchos beneficios que la ayudarán a superar períodos adversos y desarrollar ventajas competitivas que la harán destacar entre los competidores del mercado.
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