mk mk ru mk ru mk mk ru en mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk mk ru mk be mk bg uk mk mk ru ru mk mk mk en en ru mk
#Во Фокус со Перица Костадиновски – Помлад партнер | Инбох
1. Што претставуваат документи со подолги рокови на оперативно користење кај компаниите?
Документацијата со подолги рокови на оперативно користење кај организациите која ја опфаќаме како тема се матичните книги на вработените, конечни пресметки на плата на работниците, исплати на плати и досиеја на вработените. Дел од оваа документација претставува архивски материјал од трајна вредност каде припаѓаат: матичните книги на вработените, конечни пресметки на плата на работниците и исплати на плати и документарен материјал со рокови на користење од 45 години од престанокот на работниот однос каде припаѓаат досиеата на вработените.
Компаниите како создавачи на овој материјал треба да го чуваат и заштитуваат кај себе архивскиот и документарниот материјал со рокови на користење за времето на своето работење-постоење.
Доколку дојде до престанок на работа на Компанијата овој материјал се предава во ДАРМ и истиот може да биде преземен од страна на ДАРМ.
Спецификите на овие документи се разликуваат од другите трајни документи во тоа што имаат долготрајна оперативна употреба во компанијата. Причините за долготрајната оперативна употреба пред се зависат од информациите кои ги носат самите документи.
Документацијата со подолги рокови на оперативно користење кај организациите која ја опфаќаме како тема се матичните книги на вработените, конечни пресметки на плата на работниците, исплати на плати и досиеја на вработените.
2. Како се управува со документи со подолги рокови на оперативно користење кај компаниите? Како е законски дефинирано?
Регулаторно каде по основ на пос ебните закони секоја организација има обврска соодветно да ја води оваа документација. Посебните закони кои ја опфаќаат оваа проблематика се: Законот за работни односи, Закон за исплата на плати, Закон за персонален данок на доход и др.
По Законот за архивски материјал компаниите мора да постапуваат со документацијата согласно начините и техниките на канцелариското и архивско работење пропишано во подзаконските акти-уредби, упатства и правилници.
Потребата за управување со документите со подолги рокови од страна на Имателот се евидентира најмногу за:
– Матичен податок побаран од страна на регулатор за почеток на работниот однос.
– Матичен податок побаран од вработен или поранешен вработен за потребите на физичко лице.
– Проверка на исплата на плати за потреба на истражни органи или пријавување на даноци.
– Издавање на потврда кон физичко лице вработен или поранешен вработен за исплата на плати и др.
Роковите за чување на документацијата со подолги рокови на оперативно користење се дефинираат согласно Планот и листите. Архивските знаци за оваа документација: матичните книги на вработените ,конечни пресметки на плата на работниците и исплати на плати се дел од планот и листите и влегуваат во листата на архивски материјал кај Имателот.
По Законот за архивски материјал компаниите мора да постапуваат со документацијата согласно начините и техниките на канцелариското и архивско работење пропишано во подзаконските акти-уредби, упатства и правилници.
3. Кои се предизвиците?
Како што веќе напоменав во претходното прашање, дел од документацијата за вработените претставува архивски материјал од трајна вредност. Другиот дел од оваа документација, конкретно досиејата на вработените е документација со подолг рок на чување – односно 45 години од завршување на работниот однос на вработениот во компанијата. Тоа што можеби е најголемиот предзвик за овој тип на документација и што ја одвојува од останатата е долготрајната оперативна употреба. Да се изразам појасно, досиејата на вработените, доколку се употребуваат исклучиво во физичка форма истите често би биле предмет на манипулација – пребарување, копирање, преработки, обработки, доработки на истите. Досиеата би движеле низ организацијата зависно од потребата. Истите да се задржат во добра состојба, уште побитно да не се изгубат или оштетат во процес на употреба, е голем предзвик за секоја компанија, поготово за компанија која нема интегрирано решение за безбедносно и ефикасно управување со физичка архива.
Тоа што можеби е најголемиот предзвик за овој тип на документација и што ја одвојува од останатата е долготрајната оперативна употреба.
Поголем предзвик е доколку истата компанија има неусогласености со регулаторни побарувања. Да, голем дел од компаниите го имаат воочено проблемот со оперирање на вакви суштински документи во физичка форма и имаат направено прогрес во своето работење со тоа што “дигитализирале„ поточно скенирале дел или целата документација. Но дали скенирањето е финалното решение за зачувување на интегритетот на овие документи? Со големо искуство од оваа област, одговорно ќе кажам не. Дигитализацијата не подразбира само скенирање, односно создавање на дигитална копија на документацијата. Дигитализацијата опфаќа решение/ја за пост обработка на дигитални копии, оптимизирање за пребарување на истите, софтвер за нивно користење, контрола на пристап итн. Комплетна дигитализација би претставувало целосно оперирање со дигиталните копии без да има потреба од користење на физичкиот документ, освен кога тоа е наложено по законски основ.
Комплетна дигитализација би претставувало целосно оперирање со дигиталните копии без да има потреба од користење на физичкиот документ, освен кога тоа е наложено по законски основ.
4. Кои се техничките методи за управување со документацијата со подолги рокови на оперативно користење кај компаниите?
Канцелариското и архивско работење односно водење на оваа документација, како и начините и техниките на постапување треба да бидат усогласени со Уредбата за канцелариско работење пропишана од Владата на РМ и Упатството за начинот и техниките за постапување со архивскиот и документарен материјал во канцелариското и архивско работење издадено од ДАРМ.
Поради своето често оперативно користење оваа документација треба да биде практично и соодветно евидентирана во системот на секоја компанија и истата треба да биде лесно повиклива.
Видови пропишани образци кои се дел од оваа документација:
– Овластување на овластено лице со список на лице кој ги пријавува/одјавува од работен однос
– Договор за работа
– М3, М3а, М4, М8, М11
– Книга за работно време и др.
Поради своето често оперативно користење оваа документација треба да биде практично и соодветно евидентирана во системот на секоја компанија и истата треба да биде лесно повиклива.
Општи услови за користење
Општи услови | Политика на приватност
© 2011 – 2022 Inbox – archive and data center. All rights reserved.