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Einmal im Jahr ist es soweit: Die Betriebskostenabrechnung liegt im Briefkasten – und nicht selten wird eine saftige Nachzahlung fällig. Nicht selten ist aber auch, dass bei der Durchsicht der Abrechnung Ungereimtheiten ins Auge fallen. Dann gilt es, Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einzulegen.
Aber wann und wie? Lass Dir nicht allzu lange Zeit dabei. Gehe die Nebenkostenabrechnung sorgsam durch.
►Betriebskostenabrechnung – Widerspruch als Vorlage
Empfänger Straße und Nummer PLZ Stadt
TT Punkt MM Punkt JJJJ
Das ist ein Musterbeispiel. So könnte ihr Schreiben aussehen.
Dieses Feld dient zur Validierung und sollte nicht verändert werden.
ich habe Ihre Betriebskostenabrechnung vom (Datum) für den Zeitraum _______ bis _______ erhalten. Darin sind mir jedoch einige Unstimmigkeiten aufgefallen:
1. In der Abrechnung führen Sie Positionen an, die nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten gemäß Betriebsverordnung gehören. Konkret sind dies die Positionen _____ (z.B. Verwaltungskosten, Reparaturkosten, Kosten für Schönheits- und Reinigungsarbeiten an der Außenfassade, Beiträge zur Rechtsschutz- und Mietausfallversicherung usw.) ___________________.
2. In der Abrechnung taucht eine Position auf, die als “Sonstige Kosten” benannt ist. Weitere Ausführungen hierzu fehlen. Für mich ist daher nicht nachvollziehbar, welche Kosten hiermit geltend gemacht werden sollen.
3. Sie führen die Kosten jeweils mit Bezeichnung, Gesamtbetrag und auf mich entfallenden Anteil auf. Angaben und Erläuterungen zum verwendeten Verteilerschlüssel gibt es jedoch nicht. Ich kann die Berechnungen deshalb weder nachvollziehen noch prüfen. Folglich ist für mich auch nicht ersichtlich, wie der geforderte Nachzahlungsbetrag zustande kommt.
In der vorliegenden Form kann ich die Betriebskostenabrechnung daher nicht akzeptieren. Bitte lassen Sie mir eine Neufassung zukommen, die keine nicht umlagefähigen Betriebskosten enthält und mir die Möglichkeit gibt, sie nachzuvollziehen und zu prüfen.
Alljährlich flattert die Nebenkostenabrechnung ins Haus und hält so manches Mal eine böse Überraschung parat – nämlich in Form einer satten Nachzahlung. Gleichzeitig ist es keineswegs so, dass alle Nebenkostenabrechnungen richtig sind. Du solltest Deine Abrechnung deshalb genau prüfen und ihr widersprechen, wenn sie Dir fehlerhaft erscheint. Der folgende Generator hilft Dir dabei, Deinen Widerspruch zu verfassen.
Widerspruch Generator gegen die Nebenkostenabrechnung
Hinweis: Sie können auch eine Mehrfachauswahl vornehmen. Beachten Sie, dass dann nach dem „Punkt“ ein „Komma“ eingefügt wird. In der Word Datei können Sie einfach das „Komma“ nach dem „Punkt“ entfernen.
Sehr geehrte Frau [Name],
Sehr geehrter Herr [Name],
Sehr geehrte Damen und Herren,
am [Datum] habe ich Ihre Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum [Datum] bis [Datum] erhalten. Aus meiner Sicht ist die Abrechnung jedoch fehlerhaft.
gegen die Nebenkostenabrechnung für meine Wohnung [Nummer, Anschrift] lege ich hiermit Widerspruch ein.
Bezug nehmend auf Ihre Nebenkostenabrechnung vom [Datum], möchte ich folgende Einwände äußern.
Ihre am [Datum] erstellte Nebenkostenabrechnung für meine Wohnung [Nummer, Anschrift] habe ich am [Datum] bekommen. Allerdings bin ich mit dieser Abrechnung nicht einverstanden.
Die Betriebskostenverordnung benennt eindeutig, welche Nebenkosten anteilig auf Mieter umgelegt werden dürfen. In der von Ihnen erstellten Nebenkostenabrechnung sind jedoch auch Kosten berechnet, die nicht als Betriebskosten in Rechnung gestellt werden können. Konkret handelt es sich hierbei um ___________ [alle Kostenarten aufzählen, die keine rechtlich zulässigen Betriebskosten sind, z.B. Beiträge zur Instandhaltungsrücklage, Verwaltungskosten, Reinigungskosten der Außenfassade, Reparaturkosten der Türschließanlage, Kosten für die Objektbewachung, Beiträge für die Rechtsschutz- und Reparaturkostenversicherung] __________________.
Entsprechend § 556 Abs. 1 BGB haben wir per Mietvertrag vereinbart, dass ich als Mieter anteilig Betriebskosten trage. Allerdings bin ich nur dazu verpflichtet, solche Betriebskosten zu bezahlen, die 1. zulässige Betriebskostenarten nach der Betriebskostenverordnung und 2. als Betriebkosten im Mietvertrag aufgeführt sind. Ihre Nebenkostenabrechnung weist folgende Kostenpositionen auf, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen: ____________ [die Kostenarten auflisten, die zwar in der Abrechnung stehen, aber nicht im Mietvertrag genannt sind] _____.
Der Gesetzgeber verlangt, dass eine Nebenkostenabrechnung übersichtlich und verständlich abgefasst ist. Ich als Mieter muss der Abrechnung entnehmen können, wie die einzelnen Rechnungsposten zustande kommen. Bei der mir vorliegenden Abrechnung ist dies nicht gegeben. Hier sind weder die einzelnen Kostenarten genannt noch ist rechnerisch nachvollziehbar, wie und woraus die Beträge der verschiedenen Positionen entstehen.
Eine Nebenkostenabrechnung muss für mich als Mieter verständlich und nachvollziehbar sein. Daher müssen in einer Abrechnung nicht nur die einzelnen Kostenarten aufgelistet sein, sondern auch der verwendete Umlageschlüssel muss genannt und erläutert werden. Außerdem muss ich aus den Berechnungen ersehen können, wie die auf mich entfallenden Kostenanteile zustande kommen. In Ihrer Abrechnung fehlen jedoch Angaben dazu, nach welchem Abrechnungsmaßstab die Gesamtkosten verteilt wurden. Ich kann die Einzelbeträge daher nicht nachvollziehen.
In der Kostenabrechnung werden [Kostenart nennen, z.B. Kosten für die Gartenpflege, Kosten für Gemeinschaftseinrichtungen zur Wäschepflege, Sonstige Kosten] in Rechnung gestellt. Dieser Abrechnungsposten ist mir jedoch unverständlich, denn [begründen, warum die Kosten angezweifelt werden, z.B. die Wohnanlage verfügt über keinerlei Garten oder gartenähnliche Flächen; in der Wohnanlage existiert keine gemeinschaftlich genutzte Waschküche; ohne weitere Ausführungen ist für mich nicht ersichtlich, was mit „Sonstige Kosten“ gemeint sein soll.].
Aus § 556 Abs. 3 BGB leitet sich ab, dass eine Nebenkostenabrechnung für einen Zeitraum von exakt zwölf Monaten zu erstellen ist. Die mir vorliegende Nebenkostenabrechnung bezieht sich jedoch auf den Zeitraum [Datum] bis [Datum]. Damit wurden [Anzahl] Monate zugrunde gelegt.
Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass zwischen 50 und 70 Prozent der Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen. Sie haben die Heizkosten jedoch vollständig auf Grundlage [der Wohnungsgröße/der Personenzahl/ der Wohneinheiten/ des umbauten Raums] verteilt. Dies ist so nicht zulässig.
Ihre Nebenkostenabrechnung enthält einen Rechenfehler. Meine Vorauszahlungen belaufen sich auf [Betrag] Euro monatlich, was einem Gesamtbetrag von [Betrag] Euro für das Abrechnungsjahr entspricht. Sie haben in der Abrechnung aber lediglich [Betrag] Euro angerechnet. / Die Gesamtkosten abzüglich meiner bereits geleisteten Vorauszahlungen ergeben einen Endbetrag von [Betrag] Euro und nicht, wie in Ihrer Abrechnung, von [Betrag] Euro.
Gemäß § 556 Abs. 3 BGB muss die Nebenkostenabrechnung einem Mieter spätestens zum Ende des 12. Monats nach Beendigung des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Da sich die mir vorliegende Nebenkostenabrechnung auf den Zeitraum [Datum] bis [Datum] bezieht, endete die Abrechnungsfrist am [Datum]. Die Abrechnungsfrist ist gleichzeitig eine Ausschlussfrist. Aufgrund der verspäteten Erstellung ist Ihre Nebenkostenabrechnung samt Nachzahlungsforderung damit hinfällig.
Ich bitte daher darum, mir eine ordnungsgemäße und inhaltlich korrekte Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen.
Bitte korrigieren Sie Ihre Nebenkostenabrechnung entsprechend.
Ich fordere Sie daher auf, die unzulässigen Kostenpositionen auszuklammern und Ihre Berechnungen entsprechend zu korrigieren. Um Missverständnissen vorzubeugen, möchte ich Sie gleichzeitig darauf hinweisen, dass ich die geforderte Nachzahlung leisten, jedoch um die strittigen Kostenpositionen kürzen werde.
Ich bitte um Korrektur der Abrechnung. Sobald mir eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung vorliegt, werde ich eine fällige Nachzahlung selbstverständlich umgehend vornehmen.
Das ist ein Musterbeispiel. So könnte ihr Schreiben aussehen.
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Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung
Den rechtlichen Rahmen für die Abrechnung von Betriebskosten schaffen im Wesentlichen § 556 BGB, die Betriebskostenverordnung und die Heizkostenverordnung. Daraus wiederum leitet sich ab, wann und wie der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen muss und welche Kosten er Dir in Rechnung stellen darf. Hält der Vermieter die Vorgaben nicht ein, kannst Du der Betriebskostenabrechnung widersprechen.
Ein Grund für einen Widerspruch kann eine nicht ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung sein. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn Dir Dein Vermieter nur ein kurzes Schreiben schickt, in dem ein bestimmter Betrag als Nachforderung genannt ist. Oder wenn der Vermieter einen Aushang ins Treppenhaus hängt, der als Betriebskostenabrechnung gedacht ist. So etwas musst Du nicht akzeptieren. Der Vermieter muss Dir die Abrechnung schriftlich zur Verfügung stellen.
Eine E-Mail oder ein Fax reichen zwar auch, ein allgemeiner Aushang ist aber nicht zulässig. Außerdem muss die Betriebskostenabrechnung übersichtlich, verständlich und nachvollziehbar sein. Du musst prüfen können, wie der Endbetrag zustande kommt. Für eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung gilt außerdem, dass
nur solche Betriebkosten in Rechnung gestellt werden dürfen, die laut Betriebskostenverordnung auf den Mieter umgelegt werden können und gleichzeitig im Mietvertrag vereinbart wurden.
Kosten nicht doppelt abgerechnet werden dürfen, z.B. Schornsteinfegerkosten einmal in der Betriebskosten- und einmal in der Heizkostenabrechnung.
die einzelnen Kostenpositionen benannt sein müssen. Neben dem Gesamtbetrag muss auch der Verteilerschlüssel angegeben und erläutert sein. Du musst auf dieser Grundlage nachvollziehen und nachrechnen können, wie Deine Kostenanteile zustande kommen.
sie sich auf einen Abrechnungszeitraum von exakt zwölf Monaten beziehen muss.
Vorauszahlungen, die Du geleistet hast, richtig aufgeführt und mit den entstandenen Betriebskosten verrechnet wurden.
der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit eingehalten wurde.
Gewerbeanteile herausgerechnet sein müssen, wenn in dem Gebäude Gewerbeflächen und Mietwohnungen vorhanden sind.
keine Betriebskosten für leerstehende Wohnungen enthalten sind. Betriebkosten für Wohnungen, die nicht vermietet sind, muss der Vermieter übernehmen.
Welche Fristen muss ich bei der Betriebskostenabrechnung beachten?
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass eine Betriebskostenabrechnung für einen Zeitraum von zwölf Monaten erstellt werden muss. Eine Betriebskostenabrechnung kann sich also beispielsweise auf den Abrechnungszeitraum vom  01.07.2012 bis 31.06.2013  beziehen.
Eine Abrechnung vom 01.07.2012 bis zum 31.07.2013 hingegen wäre nicht zulässig. Der Vermieter hat zwölf Monate lang Zeit, um die Abrechnung zu erstellen und Dir zukommen zu lassen. Für den oben genannten Zeitraum müsstest Du die Betriebskostenabrechnung somit spätestens am 31.06.2014 erhalten.  Diese Abrechnungsfrist ist gleichzeitig eine Ausschlussfrist. Das bedeutet: Erhältst Du die Abrechnung nach Ablauf der zwölfmonatigen Frist, musst Du eine Nachzahlung nicht mehr leisten.  Der Vermieter kann seine Ansprüche dann nur noch in wenigen Ausnahmefällen geltend machen.
Hast Du die Betriebskostenabrechnung erhalten, kannst Du sie in Ruhe prüfen. Sind Dir inhaltliche Fehler, Rechenfehler oder andere Unstimmigkeiten aufgefallen, kannst Du Widerspruch einlegen. § 556 BGB räumt Dir dafür eine Frist von zwölf Monaten ein. Du hast also grundsätzlich ein Jahr lang Zeit, um schriftlich Einwände gegen die Abrechnung zu äußern. Um die Kosten richtig prüfen zu können, kannst Du Einsicht in die Abrechnungsunterlagen fordern. Dein Vermieter muss Dir die Rechnungen und Belege, die er für die Abrechnung verwendet hat, also zeigen. Kopien muss er Dir ebenfalls gestatten, allerdings auf Deine Kosten. Generell ist aber ratsam, den Widerspruch recht zeitnah einzulegen, als angemessen gilt ein Zeitraum von etwa vier Wochen. Andernfalls zieht sich die ganze Angelegenheit nur unnötig in die Länge.
Achtung: Ein Widerspruch entbindet Dich nicht von der Pflicht, die Nachzahlung zu begleichen. Die Frist für die Fälligkeit einer Betriebskostenabrechnung beträgt 30 Tage. Das heißt, Du hast 30 Tage lang Zeit, um eine Nachzahlung zu leisten.
Erhältst Du eine Rückerstattung, muss Dein Vermieter dieses Geld ebenfalls innerhalb von 30 Tagen überweisen. Ein Widerspruch ändert daran nichts. Auch wenn Du Widerspruch eingelegt hast, kann Dein Vermieter Dir eine Mahnung schicken oder das Geld einklagen, wenn Du nicht rechtzeitig bezahlst. Ist Dein Widerspruch noch nicht bearbeitet, wenn die Frist abläuft, sollst Du die Nachzahlung deshalb unter Vorbehalt leisten. Alternativ kannst Du nur einen Teil überweisen. Darüber solltest Du den Vermieter aber informieren, um zusätzlichen Stress zu vermeiden.
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©seit 2014 Autor: Ömer Bekar
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