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Die schulischen Datenschutzbeauftragten Herrn Volker Dekker und Herrn Peter Rybka erreichen Sie unter volker.dekker@stadt.leverkusen.de und peter.rybka@stadt.leverkusen.de oder über die nachfolgende Postadresse:
Schulamt für die Stadt Leverkusen
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Bereitstellung und Betrieb eines Lernmanagementsystems
Bereitstellung von Unterrichtsmaterialien und Realisierung digitaler Unterrichtsszenarien
Bei der Nutzung und Bereitstellung des Angebots werden zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs und der Verfügbarkeit der Systeme sowie zur Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse im beauftragten Rechenzentrum Betriebsdaten (Log-Files) erhoben und verarbeitet sowie im verwendeten Browser Cookies gesetzt, die das Nutzererlebnis verbessern sollen.
Umfang und Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung
Bereitstellung des Frontends des Angebots (öffentlich zugänglich)
Besucherinnen und Besucher des Frontends des Angebots
▪ Referrer URL (Adresse der Seite, von der aus verwiesen wurde)
▪ Hostname des zugreifenden Rechners
Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW
Einspielen von Stammdaten in die Benutzerverwaltung
▪ Zugehörigkeit zu einer Gruppe (z. B. Klasse, Kurs, Fachschaft, AG, …)
Art. 6 Abs. 1 lit e), Abs. 3 lit b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO-DV I, VO-DV II
Funktionsträgerinnen und Funktionsträger, Externe,
(z. B. kommunales Personal, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Ganztag, Schulsozialarbeiterinnen und Schulsozialarbeiter)
▪ primäre Rolle eines Nutzers/einer Nutzerin (z. B. Sekretariat, Extern, …)
▪ Zugehörigkeit zu einer Gruppe (z. B. Klasse, Kurs, Fachschaft, AG, …)
Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 b) DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW
Verarbeitung von Daten im Rahmen einer Aufgabenerfüllung
▪ pädagogische Inhaltsdaten (z. B. personalisierte Arbeitsergebnisse, …)
▪ Stand des Lernprozesses
Art. 6 Abs. 1 lit e), Abs. 3 lit b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO-DV I
Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 b) DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW
Art. 6 Abs. 1 lit e), Abs. 3 lit b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO-DV II
Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 b) DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW bei Nutzung privater Endgeräte
Funktionsträgerinnen und Funktionsträger, Externe
(z. B. kommunales Personal, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Ganztag, Schulsozialarbeiterinnen und Schulsozialarbeiter)
Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 b) DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW
authentifizierte Nutzerinnen und Nutzer
▪ freiwillig bereitgestellte Dokumente, Dateien und Daten
Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung)
Aktivierung und Nutzung des Benutzerkontos
authentifizierte Nutzerinnen und Nutzer
▪ Systems-Logs (access.log, error.log) zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs und der Verfügbarkeit der Systeme
▪ Metadaten von Dokumenten und Dateien (z. B. "Eigentümer")
▪ äußere Umstände elektronischer Kommunikation (Zeitpunkt, Sender, Empfänger, übertragene Datenmenge, …)
Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW
Die Verarbeitung auf den Servern des technischen Dienstleisters geschieht auf Weisung des Verantwortlichen gemäß Art. 28 DSGVO (Datenverarbeitung im Auftrag).
Daten mit Personenbezug werden ausschließlich durch
Nutzerinnen und Nutzer des Angebots,
in ihre Rechte und Pflichten eingewiesene Administratorinnen und Administratoren
verarbeitet. Dabei wird durch ein auf der Rechtmäßigkeit der Verarbeitungen beruhendes Rechte-Rollen-Konzept sowie durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt, dass Daten und Dokumente nur durch diejenigen Personen verarbeitet werden können, deren Aufgabenerfüllung die Verarbeitung erfordert.
Eine Datenübermittlung erfolgt allein an berechtigte Dritte auf Basis gültiger Rechtsbestimmungen oder wenn die einzelne Nutzerin oder der einzelne Nutzer der Übermittlung ausdrücklich zugestimmt hat.
Zum Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr durch Polizeibehörden oder zur Erfüllung gesetzlicher Auflagen des Staatsschutzes kann ggf. eine Verpflichtung zur Auskunftserteilung vorliegen, welcher der Verantwortliche im Einzelfall nachzukommen hat.
Für die Aufbewahrungsfristen der Stammdaten in der Benutzerverwaltung gilt für
Schülerinnen, Schüler und Eltern gem. §9 VO DV I: max. 5 Jahre
Lehrerinnen und Lehrer gem. §9 VO DV II: max. 5 Jahre
Die Aufbewahrungsfristen beginnen, sofern nichts anderes bestimmt ist, mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind, bei Schülerinnen und Schülern nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet.
Benutzerkonten von Funktionsträgerinnen, Funktionsträgern und Externen werden gelöscht, wenn das Erfordernis für die Verarbeitung der Stammdaten entfallen ist.
Für die Aufbewahrungsfristen von Daten und Dokumenten, die im Rahmen der Erfüllung des Auftrags der Schule bzw. des ZfsL gem. Art. 6 Abs. 1 lit e), Abs. 3 lit b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO-DV I, VO-DV II verarbeitet werden (Verwaltungsdaten), gilt:
Daten von Schülerinnen und Schülern, Eltern gem. § 9 VO-DV I
für Daten und Dokumente aus schulverwalterischem Kontext, z. B. Listen: max. 10 Jahre
für alle sonstigen Daten: max. 5 Jahre
Daten von Lehrerinnen und Lehrern gem. § 9 VO-DV II
Die Aufbewahrungsfristen beginnen, sofern nichts anderes bestimmt ist, mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind. bei Schülerinnen und Schülern nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet.
Für alle Nutzerinnen und Nutzer gilt:
In persönlichen Bereichen abgelegte Dokumente und Dateien können von den Nutzerinnen und Nutzern jederzeit eigenständig gelöscht werden.
Bei Widerruf der Einwilligung in die Verarbeitung der Nutzungsdaten sowie bei Widerruf der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen werden die Konten der Betroffenen in den Zustand zum Zeitpunkt des Anlegens des Benutzerkontos zurückgesetzt. Mit der Rücksetzung werden alle von der jeweiligen Nutzerin bzw. vom jeweiligen Nutzer in persönlichen Bereichen abgelegte Dokumente gelöscht.
Freiwillig bereitgestellte Daten und Dokumente werden spätestens gelöscht, wenn die Fristen für die Verarbeitung der Stammdaten abgelaufen ist und damit die Benutzerkonten gelöscht werden.
System-Logfiles werden nach einer Aufbewahrungsfrist von 90 Tagen, aus den Sicherungen nach weiteren 7 Tagen automatisch gelöscht.
Durch entsprechende Einstellungen in dem für die Nutzung des Angebotes eingesetzten Internetbrowsers können die Speicherung und Übermittlung der mit der Verarbeitung von Cookies einhergehenden Daten verhindert und bereits abgelegte Cookies gelöscht werden. Dies kann jedoch zur Folge haben, dass nicht sämtliche Funktionen des Angebots vollumfänglich genutzt werden können.
Betroffene haben jederzeit das Recht
gem. Art. 15 DSGVO auf Auskunft über sie angehende Daten
gem. Art. 16 DSGVO auf Berichtigung unrichtiger sie angehende Daten
gem. Art. 17 DSGVO auf Löschung sie angehende Daten, wenn diese nicht mehr erforderlich sind, sie rechtswidrig verarbeitet werden oder die Einwilligung in die Verarbeitung widerrufen wurde
gem. Art. 18 DSGVO auf Einschränkung der Verarbeitung, um z. B. weitere Rechte geltend zu machen
gem. Art. 20 DSGVO auf Datenübertragbarkeit, um die sie angehende Daten ggf. anderen Verfahren zur Verfügung zu stellen
gem. Art. 21 DSGVO auf Widerspruch, um in einer besonderen Situation der weiteren Verarbeitung der sie angehenden Daten zu widersprechen
Die Anerkennung der Nutzungsbedingungen wie auch die Einwilligung in die Verarbeitung von freiwillig bereitgestellten Daten und Dokumenten kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Betroffene wenden sich für einen Widerruf an den Verantwortlichen oder an die zuständigen Administratorinnen und Administratoren des Angebots.
Das Benutzerkonto des betreffenden Nutzers bzw. der betreffenden Nutzerin wird bei Widerruf unverzüglich zurückgesetzt. Mit der Rücksetzung werden alle von der jeweiligen Nutzerin bzw. vom jeweiligen Nutzer in eigenen Bereichen abgelegte Dokumente und Dateien gelöscht. Auch bei einem Widerruf können diejenigen Daten weiterhin verarbeitet werden, deren Verarbeitung eine Rechtsgrundlage erlaubt. Welche Rechtsgrundlage dies ist und um welche Daten es sich handelt, findet sich im Abschnitt „Umfang und Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung“ dieser Datenschutzerklärung.
Betroffene wenden sich zur Wahrung ihrer Rechte an den Verantwortlichen, an die zuständigen Administratorinnen und Administratoren des Angebots oder an die zuständigen behördlichen Datenschutzbeauftragten.
Sollten Betroffene annehmen, dass ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, können sie sich auch an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
Quelle: Ministerium für Schule und Bildung des Landes Nordrhein-Westfalen
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