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Blinker setzen, volltanken, bezahlen und schnellstmöglich zurück auf die Autobahn – Alltag für tausende Schweizer Pendler und Reisende. Für einen Café Crème oder einen frischen Salat mit Pouletstreifen bleibt da wenig Zeit. Patrick Staubli, Geschäftsführer der AVIA Vereinigung Schweiz möchte das ändern. „Wir sehen uns nicht nur als Treibstoffverkäufer. Wir möchten unsere Kunden einladen, bei uns eine Pause einzulegen und in Ruhe durchzuatmen. Darum legen wir Wert auf frische und gesunde Speisen, eine gemütliche Atmosphäre und zuvorkommenden Service“, erklärt er. Ein Konzept das funktioniert. Doch wenn sich die Schiebetüren der über 100 AVIA Tankstellenshops öffnen, ahnt wohl kaum ein Besucher, welch organisatorischer und logistischer Aufwand hinter der modernen Ausstattung steckt. Wer fragt sich schon, welcher Ladenbauer wohl nach welchem Planungskonzept das Mobiliar ausgewählt hat? Oder welcher Techniker die Lichtanlage installiert hat?
Einer für alle und alle für einen.
Wer die Komplexität des Themas voll erfassen möchte, muss die Unternehmensform der AVIA Schweiz kennen. „Wir sind eine Genossenschaft mit 10 Mitgliedsfirmen und arbeiten sehr eng zusammen, auch im Bereich Einkauf“, erläutert Patrick Staubli. Bei der Modernisierung von Tankstellenshops setzt die AVIA aus verschiedenen Gründen auf enge Zusammenarbeit: „Wir wollen für unsere Besucher ein einheitliches Bild schaffen. Wer einen AVIA Tankstellenshop betritt, soll sich wohlfühlen – egal, ob er in St. Gallen, Luzern oder Bern unterwegs ist. Als Unternehmer achten wir selbstverständlich auch darauf, für uns die besten Konditionen zu erzielen. Das gelingt uns nicht, wenn jeder sein eigenes Süppchen kocht“. Aus diesem Grund entstand vor einiger Zeit die Idee, 2-3 feste Kooperationspartner für den Umbau der Tankstellenshops zu identifizieren, auf die alle Mitgliedsfirmen zugreifen können. Die Ziele waren klar definiert: Kosteneffizienz, Zeitersparnis und Planbarkeit.
Der Weg ist das Ziel.
Recht schnell waren sich die Verantwortlichen einig darüber, einen externen Partner mit der Ausschreibung beauftragen zu wollen. „Es war uns sehr wichtig, die Ausschreibung professionell zu gestalten, um die passenden Partner anzusprechen. Da wir keine interne Procurement Abteilung haben, war es für uns die logische Entscheidung, den Auftrag extern zu vergeben“, erklärt Patrick Staubli. Die Zusammenarbeit mit Procurement Partner kam schließlich über eine persönliche Empfehlung zustande. „Wir haben Kontakt mit der Geschäftsleitung aufgenommen und ein attraktives Angebot erhalten, das wir gerne angenommen haben“, erklärt Patrick Staubli.
In mehreren Projektsitzungen wurden dann die Anforderungen detailliert definiert und das ideale Vorgehen festgelegt. Procurement Partner wollte eine optimale Vergleichbarkeit der Anbieter sicherstellen. „Wir haben allen potentiellen Kandidaten in der Ausschreibung zwei Shopkonzepte zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise konnten wir sicherstellen, Äpfel mit Äpfeln vergleichen zu können“, erklärt David Schertenleib von der Procurement Partner AG. Zunächst galt es jedoch, die gesamte Führungsebene der AVIA Genossenschaft mit an Bord zu holen. „Was mich nachhaltig beeindruckt hat, war wie umsichtig und geduldig der Berater von Procurement Partner unseren Stakeholdern aus den verschiedenen Mitgliedsformen begegnete. Er hat von der ersten Minute an verstanden und akzeptiert, dass wir nicht top-down, sondern bottom-up entscheiden“, sagt Patrick Staubli. „Alle zu involvieren und breite Akzeptanz zu schaffen, war für Procurement Partner sicherlich die größte Herausforderung. Und die haben sie mit Bravour gemeistert.“
Kürzlich präsentierten die Top 5 Anbieter per Videokonferenz ihre Konzepte vor einem elfköpfigen Gremium. „Ich habe ein sehr gutes Gefühl, dass wir am Ende 2-3 Partner finden werden“, zeigt sich Patrick Staubli zuversichtlich. Das gemeinsame Ziel von AVIA und Procurement Partner wäre damit erreicht. Entsprechend positiv fällt sein Fazit zur Zusammenarbeit aus: „Die Kooperation hat mich auf mehreren Ebenen begeistert. Gerade jetzt bei der Entscheidung hilft uns die analytische und konzeptionelle Stärke von Procurement Partner sehr. Hier spürt man einfach die Erfahrung und das Qualitätsbewusstsein. Womit der Berater von Procurement Partner aber einen nachhaltig bleibenden Eindruck hinterlassen hat, waren seine ausgeprägten Soft Skills. Er hat es verstanden, über die gesamte Organisation hinweg breite Akzeptanz und Begeisterung für das Projekt zu schaffen. Das rechne ich ihm sehr hoch an. Die Zusammenarbeit mit Procurement Partner kann ich uneingeschränkt weiterempfehlen. Außerdem freue ich mich schon auf weitere gemeinsame Projekte.“
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