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Vereine, deren Hauptzweck nicht auf einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gerichtet ist, können frei gegründet werden. Rechtsfähig und zum „eingetragenen Verein“ wird ein Verein durch die Eintragung in das Vereinsregister des Amtsgerichts. Wirtschaftliche Vereine hingegen bedürfen einer staatlichen Erlaubnis.
Die Gründung eines Vereins muss durch mindestens sieben Gründungsmitglieder erfolgen. Diese haben eine Gründungsversammlung abzuhalten, in der die Satzung des Vereins festgelegt und der Vorstand gewählt wird. Über die Gründungsversammlung ist ein Protokoll anzufertigen, das von den Personen, die nach der Satzung das Versammlungs­protokoll zu unterzeichnen haben, zu unterschreiben ist. In der Regel sind dies der 1. Vorsitzende und der Schriftführer.
Das Protokoll muss folgende Angaben enthalten:
den Ort und den Tag der Versammlung
die Namen des Versammlungsleiters und des Schriftführers
die gefassten Beschlüsse und die Abstimmungsergebnisse
Name, Geburtsdatum und Adresse der gewählten Vorstandsmitglieder
Die Annahme der Wahl durch die Gewählten.
Dem Protokoll wird eine Anwesenheitsliste beigefügt, auf der alle Versammlungs­teilnehmer mit Name und Wohnort aufgeführt sind.
Nach der Versammlung hat der Vorstand den Verein zum Vereinsregister anzumelden.
Die Vereinssatzung ist die Verfassung des Vereins. Neben Namen, Sitz und Zweck des Vereins legt die Satzung die Rechte und Pflichten der Vereinsorgane, insbesondere des Vorstands und der Mitgliederversammlung, sowie der einzelnen Mitglieder fest. Sie ist für jedes dem Verein beitretende neue Mitglied bindend.
Nach dem Gesetz muss die Satzung mindestens den Zweck, den Namen und den Sitz des Vereins enthalten sowie die Angabe, dass der Verein in das Vereinsregister eingetragen werden soll. Die Satzung soll ferner Bestimmungen enthalten
über den Ein- und Austritt der Mitglieder
darüber, ob und welche Beiträge von den Mitgliedern leisten sind
über die Bildung des Vorstandes
über die Voraussetzungen, unter denen die Mitgliederversammlung einzuberufen ist, über die Form der Berufung und über die Beurkundung der Beschlüsse
Das Original der beschlossenen Satzung muss von mindestens sieben Mitgliedern unterzeichnet werden. Dabei ist das Datum der Errichtung anzugeben.
Über die Mindestangaben hinaus sind viele weitere beliebige Regelungen möglich, soweit sie zwingenden gesetzlichen Bestimmungen nicht widersprechen. Um mögliche Beanstandungen wegen rechtlich nicht zulässiger Regelungen bei der Eintragung in das Vereinsregister zu vermeiden, empfiehlt es sich, sich an bewährten Satzungen von ähnlich strukturierten Vereinen zu orientieren. Rechtlich einwandfreie Satzungsmuster sind ferner oft über die jeweiligen Fachverbände erhältlich.
Für Vereine, die ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen, sind bestimmte Steuerbefreiungen oder Steuervergünstigungen vorgesehen. Da über die Steuerbefreiung wegen Gemeinnützigkeit das Finanzamt entscheidet, ist es zweckmäßig, den Satzungsentwurf vor der Gründungsversammlung dem für den Sitz des Vereins zuständigen Finanzamt zur Prüfung vorzulegen. Das Finanzamt kann dem Verein einen vorläufigen Freistellungsbescheid erteilen, die endgültige Anerkennung erfolgt jedoch erst bei der jeweiligen Steuerveranlagung. In der Regel überprüft das Finanzamt die Steuerbegünstigung eines Vereins in Zeitabständen von etwa drei Jahren.
Jeder Verein muss einen Vorstand haben, der den Verein nach außen vertritt. Der Vorstand hat die Stellung eines gesetzlichen Vertreters. Ihm obliegt die Geschäftsführung. Über die Zusammensetzung und Vertretungsbefugnis entscheidet die Satzung.
Häufig werden in der Satzung auch Personen als Vorstand bezeichnet, die nicht zur Vertretung des Vereins berechtigt sind (z. B. Schriftführer, Kassierer). Dies ist der sog. „Vorstand im weiteren Sinne“ oder die „Vorstandschaft“, wogegen die vertretungsberechtigten Personen i. S. des § 26 BGB als „Vorstand im engeren Sinne“ bezeichnet werden. Die Satzung sollte daher genau differenzieren, welche Personen vertretungsberechtigt sind und welche lediglich zur Vorstandschaft gehören. Selbstverständlich können beide Personenkreise zusammenfallen, die gesamte Vorstandschaft also vertretungsberechtigt nach § 26 BGB sein.
Die Satzung kann ferner festlegen, ob der Verein durch eine oder mehrere Personen gemeinschaftlich vertreten wird.
Der erste Vorstand wird anlässlich der Gründungsversammlung gewählt.
d) Die Anmeldung zum Vereinsregister
Nach der Gründungsversammlung muss die Eintragung in das Vereinsregister veranlasst werden. Die Anmeldung erfolgt beim Notar durch Mitglieder des neu gewählten Vorstands in vertretungsberechtigter Zahl.
Für die Anmeldung müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:
eine einfache Abschrift (Kopie) der Satzung,
eine einfache Abschrift des Versammlungsprotokolls über die Vereinsgründung und Vorstandsbestellung samt Anwesenheitsliste.
Die bisher vorgeschriebene Vorlage der Urschrift der Satzung, die vom Amtsgericht mit einer Eintragungsbescheinigung versehen und anschließend zurückgegeben wurde, ist nicht mehr erforderlich.
Der Notar bereitet die Anmeldung vor und beglaubigt die Echtheit der Unterschriften der Vorstandsmitglieder. Sodann reicht er alle Unterlagen beim Amtsgericht zur Eintragung ein.
Nach Eingang der Anmeldung prüft das Gericht, ob alle Formalitäten eingehalten sind und die Satzung den rechtlichen Anforderungen genügt. Andernfalls wird den Gründern aufgegeben, die beanstandeten Mängel zu beheben. Liegen alle Voraussetzungen vor, wird der Verein eingetragen. Er erhält eine sog. Vereinsregisternummer (VR-Nummer). Name und Sitz des Vereins werden im örtlichen Amtsblatt des Amtsgerichts bekannt gemacht.
2. Änderungen der Satzung / der Zusammensetzung des Vereinsvorstands
Wird die Satzung des Vereins geändert oder treten Änderungen im Vorstand im engeren Sinne ein, so müssen diese Änderungen zum Vereinsregister angemeldet werden. Die Anmeldung erfolgt wiederum über den Notar durch Mitglieder des Vorstands in vertretungsberechtigter Zahl.
Bei der Anmeldung einer Vorstandsneuwahl ist eine einfache Abschrift bzw. Kopie des Versammlungsprotokolls einzureichen. Das Protokoll muss bzw. sollte folgende Angaben enthalten:
den Ort und den Tag der Versammlung
die Namen des Versammlungsleiters und des Schriftführers
Zahl der erschienenen Mitglieder
Feststellung über die form- und fristgerechte Berufung der Versammlung
die Tagesordnung mit der Angabe, ob sie bei der Berufung der Versammlung mitangekündigt war
die Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung
die gefassten Beschlüsse und die ziffernmäßige Angabe der Abstimmungsergebnisse
Name, Geburtsdatum und Adresse der gewählten Vorstandsmitglieder
die Annahme der Wahl durch die Gewählten
die Unterschriften der Personen, die nach der Satzung das Protokoll zu unterzeichnen haben (in der Regel Schriftführer und 1. Vorsitzender).
Da das Amtsgericht bei der Anmeldung u. a. prüft, ob die Versammlung satzungsgemäß unter Angabe der Tagesordnung einberufen wurde und beschlussfähig war und ob die Wahlen oder die gefassten Beschlüsse ordnungsgemäß zustande gekommen sind, ist es erforderlich, im Vorfeld der Versammlung bei der Einladung und auch bei der Versammlung sowie bei der Erstellung des Protokolls auf diese Punkte zu achten. Üblicherweise wird dem Amtsgericht eine Kopie des Einladungsschreibens zum Nachweis einer ordnungsgemäßen Einladung eingereicht.
Anmeldeberechtigt ist der neue Vorstand
Bei einer Satzungsänderung hat das Protokoll neben den vorerwähnten Formalien zusätzlich den vollständigen Wortlaut der geänderten Satzungsbestimmung und die Annahme der neuen Satzung zu enthalten. Mit der Anmeldung ist eine Abschrift (Kopie) des die Änderung enthaltenden Beschlusses einzureichen. Darüber hinaus muss nunmehr der vollständige Wortlaut der geänderten Satzung eingereicht werden. In dem Wortlaut der Satzung müssen die geänderten Bestimmungen mit dem Beschluss über die Satzungsänderung und die unveränderten Bestimmungen mit dem zuletzt eingereichten Wortlaut der Satzung übereinstimmen. Die geänderte Satzung ist vom Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl zu unterzeichnen.
3. Auflösung und Liquidation
Soll der Verein enden, kann er durch Beschluss der Mitgliederversammlung aufgelöst werden. Eine Einstellung des Vereinslebens in rein tatsächlicher Hinsicht ohne Auflösungsbeschluss genügt grundsätzlich nicht. Der Auflösungsbeschluss bedarf einer Mehrheit von drei Vierteln der Erschienenen, wenn die Satzung nicht eine andere Mehrheit vorsieht. Durch die Auflösung geht der Verein in Liquidation, er muss also abgewickelt werden. Die Abwicklung ist von den Liquidatoren durchzuführen. Diese haben die laufenden Geschäfte zu beendigen, Forderungen einzuziehen, Vereinsvermögen in Geld umzusetzen, Gläubiger zu ermitteln und deren Forderungen zu tilgen und schließlich ein etwa noch verbleibendes Vermögen zu verteilen. Bei gemeinnützigen Vereinen ist das Restvermögen zwingend einem in der Satzung bestimmten gemeinnützigen Zweck zuzuführen.
Zum Liquidator ist der Vorstand berufen, wenn nicht durch die Mitgliederversammlung ein anderer Liquidator bestellt wird. Die Auflösung und die Bestellung von Liquidatoren sind in notarieller Form zum Vereinsregister anzumelden. Die Auflösung des Vereins ist ferner durch die Liquidatoren öffentlich bekannt zu machen. Ferner ist die Beendigung der Liquidation und das Erlöschen des Vereins zum Vereinsregister anzumelden.
4. Kosten bei Notar und Gericht
Kosten entstehen beim Notar für alle Anmeldungen und beim Gericht für die einzelnen Registereintragungen. Bei gemeinnützigen Vereinen fallen für die Anmeldung der Gründung beim Notar Kosten in Höhe von 45,00 Euro zzgl. Auslagen und MwSt. an. Bei späteren Anmeldungen können die Kosten beim Notar höher liegen, wenn mehrere Änderungen (z. B. neuer Vorstand und Satzungsänderungen) angemeldet werden.