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Kaum hat Herr Muster sein Büro betreten, ist er auch schon genervt:  Weder wurde der Abfalleimer geleert noch das Druckerpapier aufgefüllt. Und die Kaffeemaschine verlangt noch immer nach frischem Wasser. Früher hat das doch alles die Reinigungsfee erledigt! Mit dem neuen Reinigungsunternehmen ist er daher gar nicht zufrieden. Was Herr Muster nicht weiß: Das neu verpflichtete Reinigungsinstitut hat von der Geschäftsleitung seiner Firma einen verbindlichen Aufgabenkatalog erhalten, in welchem genau festgehalten wird, was zu erledigen ist. Um Kosten zu sparen wurde unter anderem entschieden, dass die Mitarbeitenden ab sofort selbst für die Betreuung der Kaffeemaschine und des Kopierers zuständig sind.
Indirekte Warengruppen – die Stiefkinder des Einkaufs
Aber beginnen wir ganz vorne: Die Gebäudereinigung zählt zu den indirekten Warengruppen im Einkauf. Darunter versteht man die Beschaffung von Dienstleistungen und Material, die nichts mit dem Kerngeschäft eines Unternehmens zu tun haben, aber dennoch für einen reibungslosen Produktionsbetrieb wichtig sind. Leider werden Beschaffungen dieser indirekten Warengruppen oftmals nicht durch die Einkaufsabteilung bearbeitet, obwohl sie je nach Branche und Größe eines Unternehmens einen signifikanten Anteil am Einkaufsvolumen ausmachen.
Verträge von extern eingekauften Dienstleistungen, wie z. B. der Gebäudereinigung, verlängern sich nicht selten immer wieder automatisch oder stillschweigend. Dies zu Konditionen, die längst nicht mehr marktgerecht sind, dem Subunternehmen großen Spielraum lassen oder Leistungen beinhalten, die die aktuellen Bedürfnisse nur ungenügend abdecken. Würde auch diese Warengruppe aktiv vom Einkauf betreut, ließen sich signifikant Kosten einsparen.
Die Reinigung hat zum Ziel, Verschmutzung zu verhindern und die Funktion der gereinigten Immobilien oder Gegenstände zu erhalten. «Die Gebäudereinigung ist ein Bereich mit vielen Facetten. Alles beginnt mit einer gründlichen Planung inklusive lückenloser Dokumentation und sorgfältiger Vorbereitung, im besten Fall, sogar bereits bevor das entsprechende Gebäude errichtet wird.»
Idealerweise spricht sich ein Architekt mit dem Facility Management ab, so könnten später beim Gebäudeunterhalt erhebliche Betriebskosten eingespart werden. «Je komplizierter ein Bau, je gröber z. B. der Bodenbelag, desto größer der Reinigungsaufwand», fasst Jordi zusammen. Auch der Aussenraum ist wichtig: Menschen tragen automatisch das Umgebungsmaterial ins Innere eines Gebäudes. «Auf einer optimalen Schmutzschleuse legen Mitarbeitende oder Besucher*innen rund sechs bis zehn Schritte zurück. Damit ließe sich bereits sehr viel Schmutz abfangen. Kommt dieser gar nicht erst ins Gebäude hinein, muss man ihn später auch nicht entfernen.»
Eine gründliche Reinigung erfordert Klarheit, Ordnung und eine strikte Systematik. Blau, rot, grün, gelb – jede dieser vier Farben ist für einen ganz bestimmten Bereich vorgesehen. Blau für Büroflächen und Mobiliar, rot für WC-Anlagen, gelb für Spiegel und Lavabos sowie grün für Küchen- und Cafeteria-Bereiche. Um Verwechslungen zu verhindern, haben Reinigungsprodukte und -utensilien stets dieselbe Farbe. Hier stünden Sicherheitsbeauftragte von Firmen besonders in der Verantwortung, betont Jordi. «Entsprechende Schulungen sowie gründliche Kontrollen und Dokumentationen sind essentiell wichtig.»
Zwei tolle Tipps vom Fachmann:
Zitronenstein. Er gehört laut Dieter Jordi in jeden Haushalt, denn er zaubert im Nu wieder schöne Lavabos. «Zitronenstein bringt den Chromstahl zum Glänzen und verleiht ihm eine abperlende Patina.» Dieser patente Universalreiniger ist an vielen Orten erhältlich.
Asche. Für einen klaren Blick aufs Cheminéefeuer: Einen alten Lappen anfeuchten, in die Asche tunken und damit die verrusste Glaswand des Cheminées reinigen. Rauch und Russ sind alkalisch, dank des Natrons in der Asche sind sie gut entfernbar.
Dieter Jordi und Procurement Partner AG
Um einen Reinigungsauftrag optimal erfüllen zu können, sind vorab sämtliche Schnittstellen, Unsicherheiten oder Grauzonen möglichst genau abzuklären. Auch hier darf gerne auf das große Knowhow von Procurement Partner zurückgegriffen werden, wenn es darum geht, gemeinsam mit den Kunden umfassende Antworten auf Fragen zu finden, wie z. B.: Welche Arbeiten umfasst der Auftrag? Sind die kalkulierten Reinigungszeiten realistisch? In welchen Intervallen wird gereinigt? «Für Klarheit bezüglich der veränderten Leistungen und Kostensituationen ist eine offene Kommunikation zwischen den Vertragspartnern das A und O», erläutern die Einkaufsspezialisten von Procurement Partner und Dieter Jordi unisono.
Als Spezialist kennt Dieter Jordi die komplexe Thematik der Reinigung bis ins Detail. Procurement-Partner-Kund*innen können in den Bereichen Facility Management und Facility Services auf sein großes Fachwissen zählen. Sei es bei einer professionellen Erstellung der Raumbücher, respektive bei der vorgängigen Erstellung eines lückenlosen Leistungskatalogs, sowie bei der anschließenden Auswertung bezüglich qualitativer Kriterien der eingegangenen Angebote. Dank Zielstrebigkeit und Fingerspitzengefühl in der Umsetzungsphase schaffen wir gemeinsam nachhaltig wirksame Maßnahmen, die rundum überzeugen. Dann muss sich auch Herr Muster nie mehr über überquellende Abfalleimer ärgern, sondern weiß, wann er selbst Hand anlegen muss. Saubere Sache.
Facility Management – Fokus auf indirekte Warengruppen
Global Sourcing – alles Gold, was weit weg glänzt?
Über den Tellerrand hinausblicken lernen
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