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Eigentlich mögen wir das Wort Verfahrensdokumentation gar nicht – wir nennen es lieber Prozessdokumentation. Lesen Sie dazu mehr in unserem Blog: Prozessdokumentation als Chance oder als Herausforderung der GoBD?
Das Bundesministerium für Finanzen hat die Anforderungen an alle steuerrechtlich relevanten Systeme und Prozesse in den GoBD klar definiert. Diese sollen in einer Verfahrensdokumentation für Betriebsprüfungen dokumentiert werden.
Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD – BMF-Schreiben vom 28.11.2019) bündeln die zu betrachtenden Regelungen. Dort erläutert das Bundesministerium für Finanzen auch, wie Sie Ihre Prozesse für Dritte transparent machen müssen. Dazu eignet sich ideal eine Verfahrensdokumentation.
Diese Anforderungen gehen weit über die Aufgabenbereiche Buchführung und Jahresabschlusserstellung hinaus. Es geht um Prozesse und alle Vor- und Nebensysteme, die Sie bei sich im Unternehmen im Einsatz haben.
Das ist zum Beispiel die Software, mit der Sie Ihre Angebote und Rechnungen schreiben. Für das Kassensystem müssen Sie erläutern, wie Sie Ihre baren Geschäftsvorfälle aufzeichnen. Falls Sie eine Zeiterfassung nutzen, beschreiben Sie die technischen Prozesse dahinter. Und selbst das Programm, mit dem Sie E-Mail-Rechnungen empfangen, sollten Sie erwähnen.
Warum? Mangelhaft beschriebene Prozesse können Ihnen sonst negativ in einer Betriebsprüfung ausgelegt werden.
Was kann bei einer Betriebsprüfung passieren?
Im Zweifelsfall kann schon allein die theoretische Möglichkeit einer Manipulation dazu führen, dass das Finanzamt Umsätze hinzu schätzen darf. Daher ist es durchaus ratsam, dass Sie Ihre Prozesse und Programme sowie die Bedienungsanweisungen schriftlich in einer Verfahrensdokumentation festhalten.
Wie ist eine Verfahrensdokumentation aufgebaut?
In Ihrer Verfahrensdokumentation beschreiben Sie den organisatorisch und technisch gewollten Prozess so, dass dieser für Dritte nachvollziehbar ist. In dem Dokument sollen die Prozessschritte mit den jeweiligen Zuständigkeiten beschrieben werden. Darüber hinaus muss es eine Anweisung geben, wie die einzelnen Prozessschritte ausgeführt werden sollen. Zum Beispiel: Was passiert im Falle bei der Stornierung einer Rechnung?
Ebenfalls sollten Auffälligkeiten, Ausfälle oder sonstige Vorkommnisse wie Änderungen und Updates hier vermerkt werden. Alles muss für den gesamten Aufbewahrungszeitraum so vorgehalten werden, dass die einzelnen Änderungen nachvollziehbar bleiben.
Lassen Sie sich beraten von uns. Gemeinsam analysieren wir Ihre Prozesse und Systeme, um eine Verfahrensdokumentation für Ihre künftigen Betriebsprüfungen zu erstellen.
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Die Zukunft wird digital, lassen Sie uns gemeinsam die Weichen stellen.
Anforderungen an Vor- und Nebensysteme
Alle Softwareprogramme – insbesondere die, die für die Buchführung relevante Daten erzeugen oder speichern – müssen revisionssicher sein. Sie sind verpflichtet, empfangene und generierte Daten und Dokumente unveränderbar zu speichern. Sollten Sie hinterher Änderungen vornehmen können, müssen Sie diese nachvollziehbar dokumentieren: Wer hat wann und vor allem auch was geändert! Daher achten Sie bei den Vor- und Nebensystemen auf die GoBD-Konformität.
Alle erfassten Daten und gespeicherten Dokumente müssen Sie zeitnah archivieren und über den gesamten Archivierungszeitraum abrufen können.
Darf ich Word und Excel benutzen?
Jaein. Dateien, die Sie in Word und Excel erstellen und auf Ihrem Rechner abspeichern sind nicht GoBD-konform. Wenn Sie diese zeitnah in einem revisionssicheren Archiv ablegen, kann das funktionieren. Allerdings sollten Sie den Prozess dazu auf jeden Fall in einer Verfahrensdokumentation beschreiben.
Wie archiviere ich Rechnungen und Angebote?
Sobald Sie ein Angebot oder eine Ausgangsrechnung an Ihren Kunden verschickt haben, müssen Sie dieses Dokument revisionssicher archivieren. Papierrechnungen analog. Digitale Aufzeichnungen digital. Es reicht nicht aus, PDF-Rechnungen auszudrucken und abzuheften.
Empfang von Rechnungen per E-Mail
Wenn Sie immer häufiger Belege als Anhang von E-Mails erhalten, sollten Sie hierfür auch die GoBD beachten.
Prüfen Sie, ob auch in der Mail relevante Informationen der Rechnung bzw. des Vorgangs genannt werden. Wenn diese also nicht nur als Briefumschlag fungiert, muss die E-Mail selbst zusätzlich zur Rechnung archiviert werden.
Ein Ausdruck zur Archivierung reicht nicht aus. Elektronisch empfangene Belege wie Rechnungen oder Kontoauszüge müssen auch digital archiviert werden.
Besonderheiten bei Kassensystemen und Kassenbuchführung
Hier rücken vor allem noch einmal die Prozesse bei der Bedienung in der Vordergrund. Außerdem muss es eine Dokumentation über die Einrichtung und deren Veränderungen geben.
Geschäftsvorfälle einzeln und zeitnah aufgezeichnet werden,
die Kassensturzfähigkeit, d.h. die Übereinstimmung von Buch- und Barbestand, täglich überprüft wird,
jede Stornierung nach der Art dokumentiert wird und festgehalten wird, wer sie durchgeführt hat,
EC-Kartenzahlungen als solche erfasst werden,
für Entnahmen, Einlagen, Bankein- oder Bankauszahlungen Eigenbelege erstellt werden.
Die Archivierung der Daten muss auch hier elektronisch erfolgen und für den gesamten Zeitraum wiederherstellbar sein. Das müssen Sie vor allem bei einem Wechsel des Kassensystems beachten.
Eine Prüfung mit Verfahrensdokumentation ist immer besser als eine ohne!
Häufig ist die erste Frage des Betriebsprüfers: Und wo ist Ihre Verfahrensdokumentation? Bereiten Sie sich vor und begeben Sie sich mit uns auf die sichere Seite.
Wir sind nicht nur irgendein Steuerberater, sondern wir beraten unsere Unternehmen auch gerne. Dabei gehen wir mit Ihnen digitale Wege in allen Bereichen der Steuerberatung: Buchführung, Jahresabschluss, Lohnabrechnung und Einkommensteuer.