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Blog  |  Trends  |  Steigerung der Mitarbeiterproduktivität
Zuletzt aktualisiert am 5. Juni 2019
Heute ist überall Effizienz gefragt. Gibt man die Suchwörter „Mitarbeiterproduktivität steigern“ in die Suchmaschine seiner Wahl ein, werden in 0,34 Sekunden zirka 15.500 Treffer angezeigt. Von wissenschaftlichen Publikationen aus dem Bereich der Arbeitspsychologie über Tipps für Manager und Führungskräfte bis hin zu Ratgeberliteratur für den verzweifelten Büromenschen ist alles dabei. Drei beste Tipps, fünf einfache Regeln, die zehn besten Softwarelösungen – alles steigert die Produktivität. Sogar Nüsse. Aber darum soll es hier gar nicht gehen. Klare Arbeitsaufträge, stringentes Handeln und die Vorteile gut durchdachter Software (die auch genutzt werden muss) steigern nicht nur die Produktivität, sondern nehmen auch den Druck von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Entspannte Teams, die nicht am Limit ihrer Leistungsfähigkeit vegetieren, sind ohnehin produktiver.
Arbeitsschritte vernetzt denken und durch Vorarbeit die Mitarbeiterproduktivität steigern
Wie kann man Arbeitsprozesse effizienter gestalten und die Mitarbeiterproduktivität nachhaltig steigern, ohne Arbeitslast und Druck zu erhöhen? Zuerst einmal arbeitet es sich angenehmer und effizienter, wenn man nicht nur den eigenen Arbeitsschritt kennt. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sollten stets die Ziele des aktuellen Projekts oder ihrer Aufgabe kennen. Wer sieht, wie er innerhalb des großen Ganzen zum Gelingen beiträgt, arbeitet ganz anders als ein Einzelkämpfer. Und vor allem ist es dann möglich, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Arbeitsschritte aufeinander abstimmen und sich gegenseitig zuarbeiten. Das funktioniert nur mit guter Kommunikation: Aufgabengebiete müssen sowohl vertikal als auch horizontal klar kommuniziert und gegeneinander abgegrenzt werden. Wenn sich ein Team untereinander regelmäßig Feedback gibt, hilft das ebenfalls: Doppelarbeit wird vermieden, die schnell benötigten Aufgaben zuerst erfüllt, man achtet aufeinander und auf das Gesamtergebnis. Das geht natürlich nur, wenn das benötigte Arbeitsmaterial immer in ausreichender Menge zur Verfügung steht. Auch das ist ein Punkt, an dem Kommunikation nötig ist: Hat der Drucker kein Papier mehr, sollte nachgefüllt werden oder an der zuständigen Stelle darauf hingewiesen werden. Das gilt für den Kaffee genauso wie für Kugelschreiber, Aktenordner oder ein technisches Gerät.
Natürlich kann man alles manuell erledigen. Der Kalender auf Papier an der Bürowand kommuniziert schließlich auch allen Beteiligten die einzelnen Arbeitsschritte inklusive Deadlines, Termine für Meetings und mehr. Aber warum nur an der Bürowand? Damit der Kalender alle Termine und Verbindlichkeiten zeigt, muss sie jemand eintragen. Viele Vereinbarungen werden heutzutage per E-Mail oder elektronischer Einladung getroffen. Was wäre denn, wenn diese Termine automatisch in einem gemeinsamen Kalender genau bei den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen auf dem Smartphone und auf dem Desktop-Computer erscheinen, die an den jeweiligen Terminen beteiligt sind? Wäre praktisch, würde für Klarheit sorgen und Arbeitszeit reduzieren. Nun, das ist bereits möglich. Intelligente Software kann nicht nur Termine und Deadlines auf diesem Weg transparent für die Beteiligten kommunizieren, sondern auch einzelne aufeinander aufbauende Arbeitsschritte zielgerichtet und smart verdeutlichen.
Zur Digitalisierung innerbetrieblicher Kommunikation und Prozesse gehört aber auch, dass Arbeitszeiten und -orte flexibler werden. Die Software ist nicht mehr innerhalb des Büros auf dem Desktop Computer aufgespielt, es gibt keine CD-ROM und Lizenzen mehr. Stattdessen wird der virtuelle Arbeitsplatz in der Cloud genutzt. Hier hat jedes Smartphone, jeder Tablet-PC und jedes Laptop Zugriff, von überall aus und zu jeder Zeit. Wichtig ist nur, dass die jeweiligen Anwendungen per Passwortschutz und Authentifizierung an diejenigen Personen freigegeben werden, die sie benötigen. Im Wettbewerb ist diese Form der umfassenden Digitalisierung, die weit mehr als den beispielhaft genannten Kalender umfasst, bereits heute der entscheidende Faktor. Intelligente Anwendungen, die von überall aus jederzeit den Griff erlauben, steigern die Mitarbeiterproduktivität. Es versteht sich von selbst, dass Feierabend, Wochenende und Urlaub dennoch respektiert werden – digitale Geräte kann man ausschalten. Und genau das sollte zu gegebener Zeit passieren (automatische Urlaubsmeldungen helfen, bei Kundschaft und Geschäftspartnern Verständnis statt Ärger zu erzeugen), denn auch die nötigen Erholungsphasen sorgen für eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität.
Was geht, was geht noch nicht?
Wenn es um intelligente Systeme und Digitalisierung zur Steigerung der Produktivität geht, kommt schnell Angst auf. Sind Arbeitsplätze gefährdet? Nein, natürlich nicht. Denn der digitale Arbeitsplatz braucht immer noch Menschen, die ihn nutzen, die über die Cloud vernetzt werden können und den flexiblen mobilen Zugriff auf notwendige Anwendungen einsetzen. Zusätzlich werden fachlich kompetente Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen benötigt, die diese digitalen Systeme verstehen, pflegen, und die nötige Hardware warten. Die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität geht nicht mit einer Reduktion von Mitarbeitern einher, sondern mit einer Erleichterung der Arbeitsprozesse und im Idealfall sogar mit mehr Arbeitsplätzen. Denn wer vernetzt, smart und effizient arbeitet, hat im Idealfall Kapazitäten für zusätzliche Projekte frei. Ein Beispiel für so eine intelligente Lösung ist oneclick™. Die Plattform stellt digitale Arbeitsplätze in der Cloud bereit. Web Apps und native Applikationen sind auf der Plattform-as-a-Service, kurz PaaS, genauso zentralisiert wie Desktops und Daten. Streaming liefert alle Inhalte und Anwendungen sicher zum jeweiligen Nutzer, benötigt werden lediglich ein internetfähiges Endgerät und eine entsprechende Verbindung.
Fazit: Services statt Hardware
Digitalisierung ermöglicht es Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Die Mitarbeiterproduktivität verändert sich, wenn Kommunikation im Team auch über die Grenzen des Büros hinweg stattfindet und Arbeitsprozesse beziehungsweise Projekte vernetzt angegangen werden. Dieser Trend zeichnet sich schon seit einigen Jahren ab.
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