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Die Leistungen sind erbracht, die Rechnung ist geschrieben und dennoch bleibt die Zahlung aus. In diesem Fall könnte eine freundliche Zahlungserinnerung hilfreich sein, damit das eigene Gewerbe weiterhin erfolgreich bleibt.
Vor allem in kleineren Unternehmen, die noch in der Anfangsphase stecken, können unbezahlte Rechnung die Liquidität ordentlich beeinträchtigen. Schließlich wurden die Leistungen erbracht beziehungsweise die Produkte verschickt. Nach einer gewissen Zeit ist es ratsam mit Hilfe einer Zahlungserinnerung höflich nachzufragen, wann das Gewerbe mit dem Geldeingang rechnen kann.
Das Vorgehen – selber prüfen
Viele Kunden reagieren empfindlich was eine Zahlungserinnerung angeht. Um das Geschäftsverhältnis zu bewahren, ist es ratsam vorsichtig und bedacht zu agieren.
Als erstes sollte geprüft werden, ob die Rechnung korrekt ausgestellt wurde. Das Fälligkeitsdatum sollte genau zu erkennen sein und natürlich müssen die eigenen Angaben, wie zum Beispiel die Bankverbindung, stimmen. Als nächstes wird geschaut, ob die Rechnung tatsächlich korrekt verschickt wurde. Es könnte sich zum Beispiel die Geschäftsadresse des Kunden geändert haben. Wurde die Rechnung per Mail verschickt, sollte geprüft werden, ob diese tatsächlich erfolgreich verschickt wurde. Auch die Geldeingänge sollten ein weiteres Mal kontrolliert werden bevor gehandelt wird.
Bevor eine offizielle Zahlungserinnerung per Post oder per Mail verschickt wird, lohnt es sich vorab den persönlichen Kontakt zu suchen. Eine kurze freundliche Mail, in der gefragt wird, ob die Ware beziehungsweise die Dienstleitung zur Zufriedenheit seien und ob die Rechnung bereits erhalten wurde, wirkt persönlicher als der offizielle Brief. Ebenfalls eine Möglichkeit ist Kontakt per Telefon aufzunehmen und höflich nachzuhaken, warum die Zahlung noch nicht erfolgt ist. Häufig können so Missverständnisse geklärt werden.
Die Zahlungserinnerung per Brief
Kann trotz höflicher Nachfrage kein Geldeingang verzeichnet werden, ist ratsam eine Zahlungserinnerung zu schicken. Diese ist die letzte Instanz bevor eine Mahnung geschrieben wird. In der Zahlungserinnerung wird höflich darauf hingewiesen, dass bislang kein Geldeingang verzeichnet werden konnte. Zudem sollte die Rechnung in diesem Zuge ein zweites Mal verschickt werden, da diese schließlich beim ersten Mal verloren gegangen sein kann. Je nach Unternehmensgröße und Branche kann ein solches Schreiben etwas lockerer ausfallen oder auch förmlicher geschrieben werden.
„nach Durchsicht unserer Daten konnten wir leider noch keinen Zahlungseingang für die Rechnung 2018-47 feststellen. Es kann schnell vorkommen, dass eine Rechnung übersehen wird. Aus diesem Grund fügen wir diese noch einmal anbei. “
„leider konnten wir für die Rechnung 2018-47 bis zum heutigen Tag keinen Zahlungseingang feststellen. Wir erlauben uns höflich darauf hinzuweisen, dass die Zahlung in Höhe von XY Euro noch aussteht. Sollten Sie die Rechnung innerhalb der letzten Tage bereits beglichen haben, betrachten Sie bitte dieses Schreiben als gegenstandslos.“ /
„nachfolgend möchten wir Ihnen einen Überblick über die inzwischen fällig gewordenen, aber noch offenstehenden Beträge geben. Wir bitten Sie diese zeitnah bis zum Datum XY auf folgende Bankverbindung zu überweisen.“