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„In Fürth ist die kamerale und doppische Haushaltsführung im Einsatz, das heißt beide Buchungsstile mussten berücksichtigt werden.“
Nun ist der Markt an Anbietern von Signatursoftware noch recht überschaubar. Den passenden für alle Anforderungen zu finden, erwies sich deshalb für die zweitgrößte Stadt Mittelfrankens als anspruchsvolles Unterfangen. Denn auf der einen Seite standen zu berücksichtigende Themen im Bedarfskatalog, wie z.B. der Einsatz einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter Signatur und Siegel, eIDAS-Konformität, die leichte Handhabung für die Mitarbeiter:innen sowie als sehr wichtiger Punkt die Prüfungsmöglichkeit auf aktive und versteckte Inhalte. Aber vor allem kam es den Fürthern auf die Implementierung einer stadtweiten Lösung an, sprich: einer Signatur, die sich nicht nur auf den Rechnungsworkflow beschränkt, sondern auch in anderen Prozessen und Fachanwendungen anwendbar ist.
Die intensive Auswahlphase entschied die procilon GROUP für sich. Der erfahrene Anbieter von Technologien für IT-Sicherheit und Datenschutz punktete nicht nur mit einer Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten für die digitale Signatur, Verschlüsselung und sichere elektronische Kommunikation. Vielmehr erfüllt die Kommunikationsplattform proGOV die Anforderung von Fürth nach einer Anbindung an innerhalb der Stadt genutzte Anwendungen wie z.B. das Dokumentenmanagementsystem etc., ohne weitere Anbieter einbeziehen zu müssen.
Auf der anderen Seite ließ sich diese Aufgabe jedoch nicht im Alleingang bewältigen. Für eine erfolgreiche Umsetzung hieß es daher, mit der Stadt Fürth, Softwarehersteller Axians Infoma, dem für den Betrieb der IT-Systeme verantwortlichen IT-Dienstleister KommunalBit und Procilon vier beteiligte Parteien unter einen Hut zu bringen. Das gelang nach Ansicht von Christian Zipser, IT-Projektmanager bei der Stadt Fürth und verantwortlich für die Steuerung des Projekts, in erster Linie, „weil die Bereitschaft von allen vorhanden war, sehr zielorientiert zusammenzuarbeiten, um so eine schnelle und adäquate Lösung zu finden.“
Carina Plähn, Produktmanagerin Bereich Digitalisierung & Plattformen bei Axians Infoma, ergänzt:
„Das eine ist, alle Beteiligten an einen Tisch zu bekommen. Aber es geht auch darum, die Anforderungen sowohl von der technischen als auch der fachlichen Seite zu verstehen und entsprechend umzusetzen. Da ist eine konstruktive Abstimmung unerlässlich, aber aus unserer Erfahrung heraus nicht immer selbstverständlich.“
Für die Stadt Fürth führte die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit der Experten zu einem Signaturprozess, der Nutzen, Komfort und Zukunftsfähigkeit auf sich vereint. Insgesamt drei digitale Signaturen vereinfachen nun die Bearbeitung von Rechnungen erheblich. So erfolgt die erste Signatur für die sachliche und rechnerische Richtigkeit direkt auf dem Rechnungsdokument – dem sog. Hauptdokument. Hier sind noch Erfassungen wie das Anbringen von Stempeln, Kommentaren, Zeichen etc. möglich, bevor die nächsten Schritte Kontierung und Anordnungsfreigabe auf dem im Rechnungsworkflow erzeugten und per Web-Service übertragenen PDF-Anordnungsbeleg durchgeführt werden.
Ermöglicht wird das durch die gemeinsam neu geschaffene Möglichkeit, den zentralen proGOV-Server für die Signatur von PDF-Anordnungsbelegen anzusprechen und zu nutzen. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand. Es ist keine lokale Installation einer Signatursoftware und Verteilung der persönlichen Benutzerzertifikate auf den Client-Rechnern der signierenden Mitarbeiter:innen notwendig. Zudem erfolgt der Signaturvorgang transparent im Hintergrund, ohne eine zusätzliche Anwendung bedienen zu müssen.
Bei den bisher rund fünfzig Anwender:innen kommen die schnelleren und effizienteren Abläufe per Klick ohne Passworteingaben oder den Einsatz von Kartenlesegeräten gut an. „Wir haben den Rechnungsworkflow inklusive der Signatur in den ersten Pilotämtern aus dem kameralen Bereich schon installiert und stehen vor einem Rollout in den anderen Ämtern“, ist Silke Trenkler mit dem bisherigen Verlauf zufrieden.
„Nicht nur, dass wir jetzt die gesetzlichen Vorgaben erfüllen können. Vielmehr nutzen wir – beschleunigt auch durch die Corona-Lage – verstärkt die Möglichkeit, den Rechnungsworkflow im Homeoffice durchzuführen. Deshalb können wir heute sagen, dass wir unsere Ziele sogar übererfüllt haben und sehr glücklich mit der Lösung sind.“
Dazu trägt auch bei, dass der proGOV-Server eine Vielzahl weiterer Anwendungsfälle ermöglicht. So ist in Fürth bereits das „Besondere elektronische Behörden Postfach“ (BeBPo) umgesetzt. Weitere konkrete Maßnahmen über die verwaltungsweite Signaturlösung zur E-Mail-Signatur sowie ein elektronisches Behördensiegel für die Siegelung digitaler Dokumente sind geplant. procilon Key Account Manager Falk Gärtner geht davon aus, „dass die Verwaltung bereits im kommenden Jahr an verschiedenen Stellen ihre Prozesse mit Signaturen versehen wird. Und das können wir im gesamten Haus zur Verfügung stellen, denn unser Ansatz ist die Interoperabilität.“
Ein weiteres wesentliches Thema für die Zukunft sieht Christian Zipser darüber hinaus in der Mobilität, z.B. bei der Verlagerung auf Mobiltelefone, auf denen ebenfalls Signaturen-Zertifikate eingesetzt werden: „Weg von den internen hin zu mobilen Systemen – das ist für uns der nächste Schritt, der sowohl für die Verwaltungsleistungen als auch die Digitalisierung und Sicherheit wichtig ist.“
Die Voraussetzungen dafür liefert die in intensiver Teamarbeit von Axians Infoma und procilon entwickelte Schnittstelle zur Signatursoftware. Vom Mehrwert der erfolgreichen Interoperabilität profitiert aber nicht nur die Stadt Fürth. Die Anbindung steht nun standardmäßig allen Kunden für den Einsatz im Rechnungsworkflow zur Verfügung, soll künftig aber auch für andere Systeme und Prozesse anwendbar sein – und erweist sich dank der hohen Bereitschaft aller Projektbeteiligten zur umfassenden Auseinandersetzung mit den Kompetenzen der Partner als flexible und kundengerechte Lösung.
Für die Umsetzung der digitalen Signatur hat die Stadt Fürth vier beteiligte Parteien erfolgreich unter einen Hut gebracht