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Bis zu 3 interne Meldekanäle in einem Hinweisgebersystem: Digital, digitale Whistleblower-Hotline und E-Mail
Mit unserer Hintbox können Unternehmen und Behörden bis zu 3 interne Meldekanäle anbieten. Hinweisgeber können über die Hintbox auch anonym Meldungen DSGVO- und richtlinienkonform digital abgeben. Darüber hinaus können Meldende auch über die optional hinzubuchbare digitale Whistleblower-Hotline Hinweise über Compliance-Verstöße abgeben. Die per VoiceBot entgegengenommenen Hinweise werden ebenso in das Dashboard der Hintbox integriert. Über einen dritten optionalen E-Mail-Kanal können Whistleblower Informationen über Verstöße per E-Mail abgeben. Die E-Mail-Adressen werden zur Wahrung der Vertraulichkeit von der Hintbox ausgegeben. Eingehende Meldungen per E-Mail werden ebenfalls in das Fallmanagementsystem der Hintbox integriert.
Der folgende Beitrag bietet einen Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen und die Aspekte der einzelnen Kommunikationskanäle.
Rechtliche Anforderungen an die Hinweisgebersysteme
Die EU-Whistleblower-Richtlinie schreibt vor, dass Unternehmen mit 50 oder mehr Arbeitnehmern und juristische Personen des öffentlichen Sektors Kanäle und Verfahren für interne Meldungen zur Verfügung stellen müssen. Diese internen Meldekanäle müssen insbesondere die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, wahren.
Gemäß der Richtlinie müssen die Meldekanäle die Meldung in schriftlicher oder mündlicher Form ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. Erwägungsgrund 53 der Whistleblower-Richtlinie nennt explizit Online-Plattform oder eine Telefon-Hotline als mögliche Meldekanäle.
Digitale Hinweisgebersysteme bieten die meisten Vorteile
Digitale Whistleblower-Systeme haben den Vorteil, dass sie die Vertraulichkeit und Anonymität der Meldenden sehr gut wahren können. Die Daten der Hinweisgeber werden nicht in dem Unternehmen oder der Behörde gespeichert, sondern bei einem externen Anbieter. Dadurch lassen sich Berechtigungskonzepte gezielt umsetzen. Dies ermöglicht den Zugriff von berechtigten Personen, wie den Compliance Beauftragten des Unternehmens oder der Behörde, auf die eingehenden Fälle. Zudem bieten Hinweisgeber-Systeme, wie die Hintbox, eine durchgehende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung an. Dies gewährleistet ein hohes Maß an Datenschutz und Datensicherheit. Darüber hinaus können der Compliance-Officer und auch anonyme Whistleblower wechselseitig über digitale Hinweisgebersysteme miteinander verschlüsselt kommunizieren. Unternehmen können über diesen Meldekanal daher insbesondere Nachfragen stellen, um weitere nützliche Informationen für einen Fall zu erhalten.
Vorteil von digitalen Whistleblower-Hotlines (VoiceBot)
Digitale Whistleblower-Hotlines bieten für Unternehmen und Behörden Vorteile als weiteren internen Meldekanal. Gerade Mitarbeitende oder Geschäftspartner, können ihre Meldungen schnell und einfach mit einem Telefonanruf abgeben. Solche digitalen Whistleblower-Hotlines sind, wie die Hintbox, durchgehend 24/7 erreichbar. Die Telefonanschlüsse der Hintbox werden über einen VoiceBot angeboten, sodass Hinweisgeber die Möglichkeit haben, zu jeder Uhrzeit und von jedem Ort der Welt Hinweise abgeben zu können. Solche Meldungen werden anschließend in das Dashboard der Hintbox integriert, sodass eine datenschutz- und richtlinienkonforme Bearbeitung der Folgemaßnahmen gewährleistet ist. Dies ist ein entscheidender Vorteil gegenüber der analogen Entgegennahme von Fällen über Telefonhotlines.
Vorteile und Nachteile von E-Mails
Die Abgabe von Meldungen über „klassische“ E-Mails bringt grundsätzlich erhebliche Nachteile mit sich. Sofern das Unternehmen seinen Mitarbeitenden eine E-Mail-Adresse als Meldekanal anbietet, besteht insbesondere das Risiko des Fehlens der Vertraulichkeit. Denn die unternehmensinterne IT, wie beispielsweise Administratoren, hat grundsätzlich die Möglichkeit solche E-Mails mitzulesen.
Etwas anderes gilt allerdings dann, wenn solche E-Mail-Adressen auch von einem externen Hinweisgebersystem-Anbieter zur Verfügung gestellt und solche E-Mails in das Whistleblowerin-System integriert werden. Dann besteht kein Risiko für die Vertraulichkeit der Hinweisgeber, weil ausschließlich die berechtigten Personen auf Meldungen zugreifen können.
3 Meldekanäle mit einer Hintbox anbieten
Mit unserer Hintbox haben Unternehmen und Behörden die Möglichkeit gleich bis zu 3 Kommunikationskanäle anzubieten: Über den digitalen Meldekanal können Hinweisgeber auch anonym Meldungen zu jeder Zeit abgeben. Über eine digitale Whistleblower-Hotline mit einem VoiceBot erhalten Meldende ein weiteres einfaches Meldeverfahren. Die eingehenden Fälle dieser Whistleblower-Hotline werden automatisch als Fall in das Dashboard der Hintbox integriert, sodass eine DSGVO-konforme Weiterverarbeitung dieser Daten erfolgen kann. Das gleiche gilt mit E-Mails (z.B. „compliance-meldung@unternehmen-mustermann.com“), die von der Hintbox bereitgestellt werden. Auch diese E-Mails werden als neuer Fall in das Fallmanagement-System der Hintbox integriert.