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Wie oft ich den Satz „Fristen sind das Allerwichtigste.“ im Laufe meines Berufslebens gehört habe, kann ich nicht mehr zählen. Noch häufiger habe ich ihn gesagt. „Fristen sind dazu da, ausgenutzt zu werden“,entgegnen Kollegen darauf oftmals.
Zum Glück enden die Fristen in der Regel erst um Mitternacht. Wer einmal gehetzte Rechtsanwälte erleben möchte, sollte sich kurz vor Mitternacht vor einem Gericht und dem dortigen Nachtbriefkasten positionieren. Diese Nachtbriefkästen verfügen über eine (von außen nicht einsehbare) Klappe, die um Mitternacht in den Briefkasten eingelassen wird. Liegt der Brief unter der Klappe, ist er vor Mitternacht und damit Frist wahrend eingegangen. Alle Briefe oberhalb der Klappe sind erst nach Mitternacht und damit nach Fristablauf eingegangen.
Wer Fristen versäumt, muss mit weitreichenden Konsequenzen rechnen.
Bitte denken Sie sich jetzt das Geräusch, das beim Computerspielen entsteht, wenn Sie dort ein „Leben“ verlieren.
Als Rechtsanwältin habe ich täglich mit Fristen zu tun, doch es ist mitnichten so, dass Fristen nur für Anwälte wichtig sind, auch Unternehmer müssen ihre Fristen konsequent im Blick haben, überprüfen und schlussendlich einhalten. Denn wird eine Frist versäumt, kann das richtig teuer werden oder weitreichende Konsequenzen haben, die sich nicht ohne Weiteres vom Tisch wischen lassen. Daher hier nun die TOP 4 der Fristen, die oftmals versäumt werden:
TOP 4 | Fristversäumnis Jahresabschluss: Jahresabschluss feststellen und einreichen
Wie schnell doch die Zeit vergeht. Gestern noch Hochsommer, heute schon Stollenzeit. Unangenehme Dinge schiebt man gern vor sich her: den nächsten Zahnarzttermin, alles, was mit Steuern zu tun hat. So wundert es kaum, dass Gesellschaften ganz gern die Aufstellung des Jahresabschlusses vor sich herschieben. Dabei gibt das Handelsgesetzbuch klare und strenge Fristen hierfür vor.
So ist der Jahresabschluss und – wenn gesetzlich vorgeschrieben – der Lagebericht der Gesellschaft in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahres für das vorangegangene Geschäftsjahr aufzustellen (§ 264 Abs. 1 S. 3 HGB). Das heißt in der Regel: Endet das Geschäftsjahr am 31.12., so ist bis zum 31.03. des Folgejahres der Jahresabschluss aufzustellen. Für kleine Kapitalgesellschaften wird diese Frist abgemildert. Hier gilt als äußerste Grenze eine Frist von sechs Monaten. Längere Fristen lassen sich nicht im Gesellschaftsvertrag vereinbaren, solche Klauseln sind unwirksam.
Ist der Jahresabschluss rechtzeitig erstellt, so besteht gemäß § 325 HGB die Pflicht zur Veröffentlichung (beziehungsweise zum Hinterlegen) im elektronischen Bundesanzeiger. Das Einreichen muss unverzüglich nach der Aufstellung des Jahresabschlusses, spätestens vor Ablauf des zwölften Monats des von dem Abschlussstichtag nachfolgenden Geschäftsjahres erfolgen. Kurz: Sobald der Jahresabschluss aufgestellt wurde, ist er zu veröffentlichen. Dies muss vor Ablauf des folgenden Geschäftsjahres erfolgen.
Wird der Jahresabschluss nicht oder nicht rechtzeitig beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht, informiert der Betreiber des Bundesanzeigers das Bundesamt für Justiz. Das Bundesamt für Justiz führt dann ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 Abs. 2 bis 6 HGB durch, in dem Ordnungsgelder von mindestens 2.500 Euro bis 25.000 Euro angedroht werden, wenn die fehlenden Unterlagen nicht innerhalb einer gesetzten Frist eingereicht werden. Wird diese Frist versäumt, wird das Ordnungsgeld festgesetzt. Dabei haften Geschäftsführer und Vorstände auch persönlich.
TOP 3 | Fristversäumnis Markenanmeldung: Zahlung der Eintragungsgebühren
Das Formular zum Anmelden einer Marke beim Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) ist schnell ausgefüllt und abgeschickt. Doch bevor die Eintragung vorgenommen wird, wird das Zahlen einer Eintragsgebühr fällig. So will es das Markengesetz.
Das DPMA bestätigt den Eingang der Anmeldung schriftlich und weist en passant auf die Zahlung der Eintragungsgebühren hin – allerdings erst auf Seite 2.
Die Zahlungsfrist für das Eintragen einer Marke beträgt immerhin drei Monate. Dieser Hinweis wird jedoch gern übersehen, sodass viele Anmelder diese Frist versäumen. Wird die Fist versäumt, gilt die Anmeldung als zurückgenommen, der Antrag wird vom DPMA nicht bearbeitet und die Akte archiviert. Anmeldern bleibt nun nur die Möglichkeit, die Markeneintragung erneut zu stellen.
Anmelder haben somit wertvolle Zeit verloren, denn im Markenrecht gilt das Windhundprinzip: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.
Hinweis der DPMA zurZahlung der Eintragungsgebühren
TOP2 | Fristversäumnis Selbstveranlagungspflichten: Selbstanlageverfahren für Schwerbehindertenabgabe
Die Pflichten, die man als Arbeitgeber zu erfüllen hat, sind kaum zu überschauen. Besonders gefürchtet sind die Selbstveranlagungspflichten, wie zum Beispiel die jährliche Meldung an die Agentur für Arbeit im Zusammenhang mit der Beschäftigung oder Nichtbeschäftigung von schwerbehinderten Menschen. Arbeitgeber sollten sich in diesem Zusammenhang den 31. März eines jeden Kalenderjahres vormerken.  An diesem Tag endet die Frist für die Meldung und Ausgleichszahlung.
Moment – welche Ausgleichszahlung?!?
Alle Arbeitgeber sind verpflichtet, auch schwerbehinderten Menschen eine behinderungsgerechte Beschäftigung in ihrem Betrieb zu ermöglichen (§ 81 SGB IX). Öffentliche Arbeitgeber und Arbeitgeber mit mehr als 20 Angestellten sind verpflichtet, mindestens 5 % der Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Menschen zu besetzen (§ 71 Abs. 1 SGB IX). Zur Prüfung der Beschäftigungspflicht muss jeder Arbeitgeber unabhängig von der Anzahl der bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer bis zum 31. März eines Kalenderjahres melden, wie viele Arbeits- und Pflichtarbeitsplätze im vergangenen Kalenderjahr vorhanden waren und welche Ausgleichsabgabe er zu zahlen hat.
Arbeitgeber, die durchschnittlich über mindestens 20 Arbeitsplätze verfügen, müssen auf mindestens 5 % der Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen beschäftigen. Erfüllt der Arbeitgeber diese Pflichtquote nicht, ist er zur Zahlung einer Ausgleichsabgabe verpflichtet. Diese beträgt monatlich pro unbesetzten Pflichtarbeitsplatz 125 Euro (bei einer jahresdurchschnittlichen Beschäftigungsquote von 3 % bis weniger als 5 %), 220 Euro (bei einer jahresdurchschnittlichen Beschäftigungsquote von 2 % bis weniger als 3 %) oder 320 Euro (bei einer jahresdurchschnittlichen Beschäftigungsquote von weniger als 2 %). Für Kleinbetriebe mit bis zu 60 Arbeitsplätzen gelten geringere Sätze, bei weniger als 20 Arbeitsplätzen ist keine Pflichtabgabe zu zahlen.
Die Höhe der Pflichtabgabe muss der Arbeitgeber selbst berechnen und unaufgefordert an die Kasse des örtlich zuständigen Integrationsamts überweisen (§ 77 Absatz 4 Satz 1 SGB IX).
Was passiert, wenn diese Frist versäumt wird und die Meldung und Zahlung der Ausgleichsabgabe nicht rechtzeitig erfolgt? Geht die Zahlung erst nach dem 31. März ein, erhebt das Integrationsamt einen Säumniszuschlag. Dieser beträgt 1 % des zu zahlenden Betrags je angefangenem Monat.
Der Arbeitgeber hat mehrere Möglichkeiten, die geschuldete Ausgleichsabgabe zu verringern. Beispielsweise indem er Aufträge an anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen vergibt und auf diese Weise zur Beschäftigung behinderter Menschen beiträgt. Dabei können 50% der Arbeitsleistung der Werkstatt (Gesamtrechnungsbetrag abzüglich Materialkosten) auf die Ausgleichsabgabe angerechnet werden (§ 140 SGB IX).
TOP 1 | Fristversäumnis: annual return
Zombies gibt es nicht nur in schlechten Filmen, sondern auch bei ausländischen Rechtsformen. Nicht selten trifft man bei Gesellschaftsformen wie der Limited auf lebendige Tote. Dem soll der annunal return entgegenwirken.
Reicht eine Limited nicht innerhalb der vorgegebenen Frist den sogenannten annual return beim Companies House ein, erfolgt die Zwangslöschung.
Beim sogenannten annual return handelt es sich um ein Formblatt, welches jährlich beim Companies House einzureichen ist und jahresaktuelle, bestimmte allgemeine Informationen über die Gesellschaft enthält. Der jährliche Stichtag heißt return date und ist im Zweifel der Jahrestag der Eintragung der Gesellschaft. Der annual return muss innerhalb von 28 Tagen ab dem Stichtag und in der vorgeschriebenen Form abgegeben werden und von einem director oder vom company secretary – also dem als solchen bestellten Gesellschaftssekretär – unterschrieben sein. Der annual return enthält stichtagsbezogene Informationen (Adresse des Geschäftssitzes, Namen und Adressen der Gesellschafter etc.) der Limited.
Der aktuelle Stichtag ist im Companies Register einsehbar. Dort wird die Frist, innerhalb der annual return einzureichen ist, ausdrücklich angegeben. Eine besondere Aufforderung erhält man nicht.
Die jährliche Abgabe des annual return dient vor allem dazu, Karteileichen aufzuspüren.
Denn Gesellschaften, um die sich niemand mehr kümmert und die den annual return nicht einreichen, werden zwangsgelöscht. Das Vermögen der Gesellschaft wird der britischen Krone zugeschlagen und landet irgendwo zwischen Buckingham Palace und Schloss Balmoral.
Oftmals wird die Zwangslöschung nur durch einen zufälligen Blick ins Register beim Companies House entdeckt, denn eine offizielle Mitteilung über die Zwangslöschung erhält die Gesellschaft nicht.
Sind eine englische Limited und eine deutsche Zweigniederlassung eingetragen und die Limited wird zwangsgelöscht, kommt es zu einer bösen Überraschung. Die sicher gewähnte Haftungsbegrenzung entfällt, denn die Zwangslöschung führt zum Wegfall des Rechtssubjekts. Damit handeln die Gesellschafter in Deutschland als Einzelunternehmer und haften mit ihrem gesamten Privatvermögen.
Sie haben eine Frist versäumt und gegen Sie wurde ein Ordnungsgeld verhängt oder Ihre ausländische Gesellschaft wurde zwangsgelöscht? Lassen Sie sich von den Rechtsanwälten von Spirit Legal LLP beraten. Gern unterstützen wir Sie auch bei der Markenanmeldung und der Berechnung der Schwerbehindertenabgabe – die Fristen unserer Mandaten behalten wir selbstverständlich immer im Blick.
Wie können wir Ihnen helfen?
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Rechtsanwältin, Partnerin, Fachanwältin für Handels- und Gesellschaftsrecht
Sabine Fuhrmann ist Rechtsanwältin und Partnerin bei Spirit Legal. Als Fachanwältin für Handels- und Gesellschaftsrecht berät sie bei Gründung, Erweiterung und Verkauf von Unternehmen. Ergänzend klärt sie Fragen zu Finanzierung, Vertrags- sowie Arbeitsrecht und unterstützt Mandanten in Gerichtsprozessen.
Artikel erschienen am 31.08.2016 von Sabine Fuhrmann
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