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Das Digitalforum Führen 2020 definiert sich in der Umsetzung ganz im Pandemie-Schlaglicht sowie dem Umgang mit den daraus folgenden organisatorischen und prozessualen Anpassungen. Die vielschichtigen Erfahrungen junger digital-affiner Führungskräfte in bürokratischen Strukturen steigerte das Interesse sowie die Notwendigkeit in der Implementierung neuer, schlanker und barrierefreier digitaler Prozesse.
Die gedankliche Entwicklung einer digitalen Arbeitsumgebung durch Anpassung der inneren Haltung folgt die entschlossene Umsetzung eines mobilen Arbeitsplatzes - sowie das Überwinden organisatorischer Hürden.
Als Resultat der Projektgruppe "Technik und Infrastruktur" ergibt sich die "Checkliste zum erfolgreichen Einstieg", welche eine erste geführte Orientierung für den digitalen Einstieg motivierter Führungskräfte sein kann.
Digital Führen als kurze Simple Show
Eine kompakte übersichtliche Checkliste zum Thema Mobiles Arbeiten. Das durchgehnen hilft, nichts zu vergessen, was wichtig ist um mobil bzw. ortsunabhängig zu arbeiten.
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Wie verlief der Wechsels ins Homeoffice in der Verwaltung?
Vor der Pandemie wurde die Arbeit zu ca. 50% im Büro erledigt und zu 50% direkt vor Ort beim Kunden in Berlin und Brandenburg. Dann kam es kurzfristig zum Wechsel aller Mitarbeiter ins Homeoffice. Technisch waren wir recht gut aufgestellt, da wir ja bereits vorher beim Kunden mobil mit Notebook usw. gearbeitet haben.
Doch das Homeoffice ist noch mal eine andere Herausforderung gewesen. Auf einmal musste in kurzer Zeit der reine private Bereich, der vorher nur für die Familie und zur Erholung gedient hat, in ein „Mehrpersonen“- Büro umgebaut werden. Das kostete Nerven, Diskussion und viele Kompromisse. Einiges an Technik und Ausstattung mussten privat wie auch geschäftlich angeschafft werden um weiter gut arbeitsfähig zu bleiben. Aber nach einer gewissen Zeit pendelte sich das ein.
Nach einigen Wochen Umstellungsphase traten andere Probleme in den Mittelpunkt. Immer mehr Mitarbeiter sind von zu Hause per VPN ins Firmennetz. Das merkte man, da es dann immer mal Engpässe gab, da nicht die ausreichende Anzahl an VPN Lizenzen zur Verfügung standen. Neben diesen rein technischen Problemen, die relativ schnell abgestellt wurden, gab es größere Probleme bei der Anpassung bestehender Arbeitsprozesse.
Wenn man als Mitarbeiter von zu Hause aus arbeitet, wird eine gutes Dokumenten Managment unumgänglich. Das Arbeiten einiger Mitarbeiter auf lokalen Laufwerken ist dabei nicht erfolgversprechend. Dies setzt jedoch eine klare Anweisung „von oben“ und viel Überzeugungsarbeit und positives Vorleben voraus.
Die Anpassung der Kommunikation mit den externen Kunden verlief relativ reibungslos. Das Wegfallen der persönlichen Treffen wurde recht gut per Video Konferenz oder mehr Telefonate kompensiert. Aber die interne Kommunikation blieb etwas auf der Strecke. Die Gespräche auf dem Gang oder bei einem Kaffee, die sonst so nebenherlaufen und um die man sich nicht aktiv kümmern musste, fehlten auf einmal. Hier mussten wir aktiv werden. Wir haben einiges ausprobiert, MS Teams, regelmäßige Telefonate usw.
Im Rückblick kann man sagen, dass der Umgang mit der Krise einige Fehler in Arbeitsprozessen offen gelegt hat. Gut war es, dass man in der Phase des Homeoffice viele neue Arbeitsmethoden ausprobieren konnte. Jetzt geht es darum die Erkenntnisse in stabile Prozesse zu überführen und alle Mitarbeiter mitzunehmen.
Erfahrungswelt Führungskraft der Bundeswehr
Mit dem Wechsel in die „Homeofficephase“ im Rahmen der Covid-19-Pandemie wurden wir als Führungskräfte innerhalb der Bundeswehr vor erhebliche Herausforderungen im Umgang mit einem privaten Heimarbeitsplatz und „eingestuften“ (Verschlusssache) Informationen konfrontiert. Inhalte medial-unterstützt zu teilen sieht das Führungssystem auf Truppenebene im Regeldienst nicht vor.
Zwar haben wir einige Soldaten in Einzelfällen bereits im Vorfeld durch Telearbeit auf (zeitweisen) Homeofficebetrieb umgestellt, welche dann über einen vollumfänglich integrierten und „gehärteten“ (Militärische VPN-Verbindungen werden berücksichtigt) Arbeitsplatz verfügen, dies konnte für die meisten meiner Soldaten jedoch nicht oder nur sehr einschränkt umgesetzt werden, da die Bundeswehr zum Beginn des Jahres im Verhältnis zu den Büroarbeitsplätzen über nur wenige mobile-IT für zivile Netze verfügt – und ad-hoc konnte hier aufgrund des gesteigerten Bedarfes weltweit keine IT bereitgestellt werden. Die Entscheidung, die meisten Informationen nicht mehr „einzustufen“ und diese mit dem Geheimhaltungsgrad „offen“ zu streuen, war aufgrund des Inhaltes, welcher sich ohnehin zum Großteil mit der Pandemiebekämpfung befasste, nur folgerichtig. Ein weiteres Problem bestand in der Verteilung der Informationen.
Da wir auch aus Datenschutzgründen keine zentrale private Erreichbarkeitenübersicht der Soldaten pflegen, die Soldaten jedoch ohne Vorankündigung an Ihren Wohnort befohlen wurden, haben wir diese erst langwierig erzeugen müssen – wohlwissend, dass diese nur eingeschränkt mit den geltenden Bestimmungen konform ist. Die Informationen konnten wir fortan jedoch im Push-Prinzip an die Soldaten in Form von eMails weitergeben. Zurzeit arbeiten wir hier an einer verbandsinternen Lösung, welche die zentrale Bereitstellung von Informationen auf Bw-eigenen Servern ermöglicht und die Soldaten Informationen so im Pull-Prinzip erlangen können. Die zentrale Übersicht aller privaten Erreichbarkeiten wird für uns so obsolet.
Grundsätzlich ist mir jedoch der Wille zur Arbeit und der Blick für „die Sache“ und „das große Ganze“ äußerst positiv aufgefallen. Die Soldaten nahmen die neue Arbeitswelt schnell an. Die Erfahrungen daraus – im Umgang mit der Bereitstellung von Informationen und vor allem die Notwendigkeit dazu – sowie das Konservieren von Informationen und der Zugang durch eigene Mittel, ist mir als „Lehrstunde“ in Erinnerung geblieben.
Ziel muss es jetzt sein, neue und angepasste Arbeitsweisen zu durchdenken, insbesondere die Einstufung von Inhalten kritisch zu hinterfragen sowie den Zugang zu Informationen neu zu durchdenken.
Erfahrungen mit dem HomeOffice in Corona Zeiten in einem Konzern
Im Konzern war bereits vor der Corona-Zeit HomeOffice möglich und erprobt. Die meisten Arbeitsplätze waren bereits vorher mit Notebooks und Headset für Softphone und Skype ausgestattet. Zusätzlich verfügen viele Kollegen über ein Dienst-Handy.
Vom mobilen Arbeitsplatz wählt man sich über einen VPN-Client in das Konzern-Netzwerk ein und hat die gleichen Zugriffsrecht wie im Büro. So weiß der Anrufende bei einem Anruf vom Softphone aus nicht, ob ich im HomeOffice oder im Büro bin.
Im Vergleich zur Vor-Corona-Zeit wird jetzt die Möglichkeit der Nutzung von HomeOffice deutlich häufiger wahrgenommen. Ziel ist es die Ansteckmöglichkeit im Großraumbüro zu reduzieren und Risikopersonen keiner Gefahr auszusetzen.
Die Aufgabenfelder in der Abteilung sind durch mehrere Personen besetzt.  Um eine Vor-Ortbetreuung der Fertigung abzusichern, wird die Nutzung von HomeOffice unter den Kolleg*Innen abgesprochen, so dass eine Betreuung der Fertigung vor Ort abgesichert ist.
Da andere Konzern-Standorte ebenfalls weiterhin im HomeOffice arbeiten und die Fertigung die Arbeit wieder aufgenommen hat, werden Meetings fast ausschließlich hybrid (Skype und Anwesenheit) oder per Skype durchgeführt. Bei einem Skype-Meeting wird jedoch fast ausschließlich ohne Videofunktion gearbeitet.
Abteilungsintern werden die regelmäßigen Abstimmungstermine, wie zum Beispiel das Stand-Up-Meeting oder der Abteilungs-JourFixe, als Skype- und Anwesenheits-Termin ausgeführt.
Zum Start der Corona-Zeit gab es die Möglichkeit für längere HomeOffice-Phasen IT-Equipment (z.B. den großen Bildschirm) mit nach Hause zu nehmen.
Die Genehmigung von HomeOffice erfolgt durch vorherige Zustimmung des Vorgesetzten. Hierzu wird in der Abteilung eine Planung wer wann im HomeOffice ist, für die Folgewoche durchgeführt.
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golem.de - Nicht die Technik macht den Wandel
golem.de - Datenschutzkonferenz: Wenig Spielraum bei Videokonferenzsystemen aus der USA
ifaa Institut für angewandte Arbeitswissenschaften Checkliste für mobiles Arbeiten.pdf
Berufsgenossenschaft Holz und Metall - Bildschirm- und Büroarbeitsplätze Leitfaden für die Gestaltung (DGUV Information 215-410)