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Sobald Mitarbeiter in dem eigenen Gewerbe angestellt werden, müssen sich Existenzgründer mit der Lohnbuchhaltung auseinandersetzen. Schließlich stehen die ersten Gehaltsabrechnungen an. Und das ist noch längst nicht alles.
Das Thema Lohnbuchhaltung ist deutlich komplexer als so mancher denkt. Natürlich ist einer der wichtigsten Bestandteile der Lohnbuchhaltung die Gehaltsabrechnung, doch es gehört noch einiges mehr dazu. Wie zum Beispiel das Führen von Lohnkonten, die Lohnsteuer und die Stammdatenpflege.
In erster Linie beschäftigt sich die Lohnbuchhaltung mit personalrelevanten Aufgaben. Dazu zählen die Pflege der Stammdaten, Erstellung von Gehaltsabrechnungen, Lohnsteueranmeldungen, die Anfertigung der Beitragsnachweise für unterschiedliche Krankenkassen, das Führen von Lohnkonten sowie die Bereitstellung von Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung.
Sobald ein Mitarbeiter eingestellt wird, müssen die Stammdaten erhoben werden. Denn nur so können korrekte Lohnabrechnungen erstellt werden. In der Regel erhalten angehende Angestellte einen Personalfragebogen, der komplett ausgefüllt werden muss. Abgefragt werden dabei unter anderem Vor- und Nachname, Adresse mit Wohnort, Geburtsdatum und Geburtsort, Steuerklasse, Familienstand und Kinder, Lohnsteuer-ID und Versicherungsnummer sowie die Krankenkassenzugehörigkeit. Liegen alle Daten vor, erstellt die Buchhaltung ein Stammdatenblatt und legt somit ein Lohnkonto an.
Sobald das Lohnkonto besteht, wird zeitnah eine Meldebestätigung an die zuständige Krankenkasse verschickt. Dies muss schnellstmöglich geschehen, da der Mitarbeiter ansonsten nicht sozialversichert ist. Im Zuge der Gehaltsabrechnungen werden die monatlichen Beitragsnachweise für die unterschiedlichen Krankenkassen erstellt und dementsprechend versandt. Hierzu bietet es sich an Einzugsermächtigungen zu erteilen.
Am Ende des Jahres muss eine Jahresmeldung pro Mitarbeiter an die Krankenkasse erfolgen.
Je nach Steuerklasse des Mitarbeiters kann Lohnsteuer fällig werden. Diese muss entweder monatlich, quartalsweise oder auch jährlich an das Finanzamt abgeführt werden. Die Buchhaltung berechnet im Zuge der Gehaltsabrechnung wie hoch diese ausfällt und zieht diese vom Bruttolohn ab.
Ein wesentlicher Bestandteil der Lohnbuchhaltung sind die Gehaltsabrechnungen. Diese werden monatlich erstellt. Die Daten hierfür zieht sich das Lohnbuchhaltungssystem aus den Stammdaten. Dazu zählen Name, Anschrift und Geburtsdatum des Mitarbeiters, die Steuer-ID, die Versicherungsnummer, Beginn der Beschäftigung, der Abrechnungszeitraum, die Steuerklasse und Sozialversicherung, sowie eventuell Kinderfreibeträge oder Steuerfreibeträge. Hieraus ergibt sich der Bruttolohn, die Abzüge und der Nettolohn.
Buchungsbeleg für die Finanzbuchhaltung
Damit die Finanzbuchhaltung mit aktuellen Zahlen arbeiten kann, ist es wichtig das ein Buchhaltungsbeleg für die Finanzbuchhaltung generiert wird. Dieser beinhaltet alle Be- und Abzüge der Mitarbeiter.