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Seit dem 25. Mai 2018 ist die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union wirksam. Sie beinhaltet die europaweit geltenden, grundlegenden datenschutzrechtlichen Anforderungen und bildet somit die Basis des europäischen Datenschutzrechts. Das Ziel ist, einen einheitlichen Datenschutz in Europa zu erreichen.
Der deutsche Gesetzgeber hat die Öffnungsklauseln in der DS-GVO genutzt, um zusätzliche nationale Regeln durch das Bundesdatenschutzgesetz-neu (BDSG-neu) einzuführen. Auf dieser Basis werden aktuell die Landesdatenschutzgesetze angepasst. Ebenso werden die Datenschutzgesetze der Kirchen mindestens auf das Niveau der DS-GVO angehoben, sofern dies nicht schon umgesetzt wurde.
Bei Axians Infoma hat Datenschutz von jeher einen besonders hohen Stellenwert. Mit den nachfolgenden Richtlinien wollen wir den Weg in die DS-GVO für unsere Kunden so einfach und transparent wie möglich gestalten:
Muster-Verfahrensbeschreibungen für unsere Softwareprodukte Infoma newsystem
Alle Verfahrensbeschreibungen für die Softwareprodukte von Axians Infoma stehen im Download-Bereich unter meine.infoma.de zur Verfügung. Eine Aktualisierung erfolgt im Rahmen der Release-Zyklen, die als Input für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 der DS-GVO dienen.
Muster für die Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 der DS-GVO
Ein Vertragsmuster sowie die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen stehen im Download-Bereich unter meine.infoma.de zur Verfügung. Nach Ausfüllen (Name, Adresse) und Unterzeichnung kann der Vertrag zur Gegenzeichnung in 2-facher Ausführung an Axians Infoma gesendet werden. Ein gegengezeichnetes Exemplar geht zurück an den Absender.
Datenbanken von Kunden – Anonymisierungsbericht
Zur Analyse werden in bestimmten Fällen Kundendatenbanken benötigt. Wir streben grundsätzlich an, dass mit vollständig anonymisierten Daten gearbeitet werden kann. Um dies zu erreichen, stellt Axians Infoma einen Anonymisierungsbericht zur Verfügung. Dieser ermöglicht eine vollständige Anonymisierung der Datenbank, sodass kein Personenbezug hergestellt werden kann.
Eine Datenübertragung wird grundsätzlich verschlüsselt angeboten.
Privacy by design & Privacy by default (= Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen)
Ein Grundsatz aus den bisherigen Gesetzen ist die Datensparsamkeit. Mit der DS-GVO wurde dieser Begriff noch ausgeweitet. Die Softwareprodukte von Axians Infoma folgen diesem Grundsatz. Ein Erheben von personenbezogenen Daten (pbD) erfolgt strikt zweckbezogen und in sparsamer Weise. Grundsätzlich ist Axians Infoma bestrebt, bereits während des Entwicklungsprozesses eine datensparsame Umsetzung zu realisieren.
Infoma newsystem Produkte bieten mit der neuesten Version die Möglichkeit, personenbezogene Daten DS-GVO-konform zu verwalten und automatisiert nach Ablauf der jeweiligen Speicherfristen zu löschen. Eine lückenlose und damit konsistente Buchhaltung gewährleistet die vollständige Anonymisierung der personenbezogenen Daten. Somit kann kein Personenbezug mehr hergestellt werden.
Sofern Anfragen von Betroffenen zu den personenbezogen erfassten Daten eingehen, lässt sich mit dem Auskunftsbericht in Infoma newsystem eine Auswertung generieren. Dieser Auskunftsbericht wird laufend im Rahmen der Release-Zyklen aktualisiert.
Bei allen Fragen rund um das komplexe Thema Datenschutz steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter Erwin Ritter gern zur Verfügung.
Wir wollen den Weg in die DS-GVO für unsere Kunden so einfach und transparent wie möglich gestalten.