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Im Zusammenhang mit der Erfüllung unserer vertraglichen Aufgaben erheben, verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten im Sinne der europäischen Datenschutzgrundverordnung. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Datenverarbeitung bei GERHARD SCHULTE Steuerberatungsgesellschaft mbH.
Nachstehend finden Sie unsere Datenschutzhinweise sowohl im Bezug auf die Datenverarbeitung im Rahmen
- der Nutzung unserer Webseite www.gerhard-schulte.de,
- im Rahmen einer Mandatsbeziehung
1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:
Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragen bestellt.
Unsere Datenschutzbeauftragte ist unter der vorstehenden Kanzleianschrift zu Händen Frau Beate Kemper sowie unter datenschutz(at)nhup.de erreichbar.
2. Ihre Rechte als Betroffener
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen; die Rechtmäßigkeit von Verarbeitungen vor dem Erhalt des Widerrufs bleibt davon unberührt und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.
Die für unsere Kanzlei zuständige Behörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Telefon 0211 / 38424-0
Fax: 0211 / 38424-10
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an mail(at)gerhard-schulte.de.
B. Datenverarbeitung auf dieser Webseite
1. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung
a) Beim Besuch der Webseite
Beim Aufrufen unserer Website www.gerhard-schulte.de werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert.
Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:
• IP-Adresse des anfragenden Rechners,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Name und URL der abgerufenen Datei,
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
• verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers
Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:
• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website,
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website,
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
• zu weiteren administrativen Zwecken.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Darüber hinaus setzen wir beim Besuch unserer Website Cookies ein.
b) Bei Nutzung unseres Kontaktformulars
Bei Fragen jeglicher Art bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit uns über ein auf der Website bereitgestelltes Formular Kontakt aufzunehmen. Dabei ist die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse erforderlich, damit wir wissen, von wem die Anfrage stammt und um diese beantworten zu können. Weitere Angaben können freiwillig getätigt werden. Die Datenverarbeitung zum Zwecke der Kontaktaufnahme mit uns erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO auf Grundlage Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung. Die für die Benutzung des Kontaktformulars von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Erledigung der von Ihnen gestellten Anfrage automatisch gelöscht.
2. Weitergabe von Daten
Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:
• Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,
• für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.
Wir setzen auf unserer Seite Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o. ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware. In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten. Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Website bereits besucht haben. Diese werden nach Verlassen unserer Seite automatisch gelöscht. Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Besuchen Sie unsere Seite erneut, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen, wird automatisch erkannt, dass Sie bereits bei uns waren und welche Eingaben und Einstellungen sie getätigt haben, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen. Zum anderen setzten wir Cookies ein, um die Nutzung unserer Website statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten (siehe Ziff. 5). Diese Cookies ermöglichen es uns, bei einem erneuten Besuch unserer Seite automatisch zu erkennen, dass Sie bereits bei uns waren. Diese Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht. Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen sowie der Dritter nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erforderlich. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neuer Cookie angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können.
Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256 Bit Verschlüsselung. Falls Ihr Browser keine 256-Bit Verschlüsselung unterstützt, greifen wir stattdessen auf 128-Bit v3 Technologie zurück. Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftrittes verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Darstellung des Schüssel- beziehungsweise Schloss-Symbols in der unteren Statusleiste Ihres Browsers. Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
5. Plugins und Tools
Diese Seite nutzt über eine API den Kartendienst Google Maps. Anbieter ist die Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
Zur Nutzung der Funktionen von Google Maps ist es notwendig, Ihre IP Adresse zu speichern. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Der Anbieter dieser Seite hat keinen Einfluss auf diese Datenübertragung.
Die Nutzung von Google Maps erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote und an einer leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Website angegebenen Orte. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.
Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/.
C. Datenverarbeitung im Rahmen von Bewerbungsverfahren
1. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung
Wir speichern alle uns zur Verfügung gestellten Informationen von Personen, die sich für eine Tätigkeit in unserem Unternehmen bewerben. Dies gilt sowohl für Bewerbungen auf konkrete Ausschreibungen als auch für Initiativbewerbungen. Die Speicherdauer endet sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens. Innerhalb dieser Zeit wird die Bewerbung geprüft und die Informationen stehen bis zum Ablauf der Speicherdauer zur Verfügung, auch um spätere Anfragen (z. B. Anforderung von Unterlagen, Absagen etc.) qualifiziert beantworten zu können. Im Rahmen von Bewerbungsverfahren erfolgen keine Datenerhebungen bei Dritten, es sei denn es liegt eine Einwilligung des Bewerbers vor. Es erfolgt kein Datentransfer an Dritte, insbesondere auch nicht in ein anderes Land.
Führt die Bewerbung zur Begründung eines Ausbildungs- oder Arbeitsverhältnisses, werden die Daten zehn Jahre gespeichert, sofern nicht andere Vorschriften längere Aufbewahrungsfristen vorschreiben. Bewerber sind dann verpflichtet, Daten zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses zu ergänzen, z. B. Sozialversicherungsdaten. In der Folge findet eine Datenübermittlung mit Sozialversicherungsträgern und dem Finanzamt statt.
Rechtsgrundlagen für die Datenerhebung sind Art. 6 Abs. 1 Ziff. f DS-GVO und § 26 Abs. 1 BDSG-neu sowie weitere gesetzliche Vorgaben, aus denen sich im Falle der Begründung von Arbeitsverhältnissen Speicherobliegenheiten ergeben.
2. Ergänzende Hinweise zu den Rechten als Betroffener
Ein Löschungswunsch führt zu einer Beendigung des Bewerbungsverfahrens und es können in der Folge keine Auskünfte mehr zum Verfahrensablauf erteilt werden.
Nach Begründung eines Arbeitsverhältnisses reduziert sich das Recht zur Datenlöschung oder Einschränkung der Verarbeitung. Gesetzliche und/oder vertragliche Regelungen zur Dokumentation und Archivierung genießen Vorrang vor Löschungswünschen. Zur Wahrnehmung der Rechte können sich Betroffene an die oben genannten Verantwortlichen im Unternehmen, den betrieblichen Datenschutzbeauftragten oder die Aufsichtsbehörde, wenden.
D. Datenverarbeitung im Rahmen einer Mandatsbeziehung
1. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung
Wenn Sie uns mandatieren, erheben wir folgende Informationen:
• Anrede, Vorname, Nachname, ggf. Titel
• eine gültige E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
• Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind
• Informationen, die für die angemessene Mandatsführung notwendig sind
Die Erhebung dieser Daten erfolgt,
• um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
• um Sie angemessen steuerlich beraten und vertreten zu können;
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie;
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch, um Sie z.B. im Falle außerordentlicher steuerlicher oder rechtlicher Ereignisse kontaktieren zu können. Diese Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten beruht u.a. auf dem sog. „berechtigten Interesse“ an der Datennutzung. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Ferner erheben, speichern und verarbeiten wir im Rahmen unserer Tätigkeit auch Daten Dritter, die Sie uns im Rahmen des Mandatsverhältnisses übermitteln, z.B. die Daten von Geschäftspartnern, Gegnern oder der bei Ihnen Beschäftigten. Wir müssen diese Daten speichern und verarbeiten, um unsere Leistungen zu erbringen und Sie z.B. bei der Lohn-, Gehalts- oder Finanzbuchhaltung sowie bei Vertragsverhandlungen zu unterstützen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Ihrer Beschäftigten in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG. Im Übrigen beruht die Verarbeitung von sonstigen personenbezogenen Daten Dritter auf den Rechtsgrundlagen von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit b, f DSGVO, da wir ohne diese Daten zum Teil den Vertrag mit Ihnen nicht erfüllen können und wir und Sie zum anderen auch ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung dieser Daten haben. Es existiert auch kein überwiegendes schutzwürdiges Interesse der Drittbetroffenen, da die Daten im Rahmen der geschäftlichen Beziehung ohnehin offen oder für einen bestimmten Kreis von Empfängern mitgeteilt werden.
Im Rahmen unserer Beauftragung speichern und archivieren wir Ihre personenbezogenen Daten, um unsere gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach z.B. StBG, HGB und AO zu erfüllen. Wir erfüllen auch Ihre Aufbewahrungspflichten, wenn wir diese im Rahmen des Mandatsverhältnisses übernommen haben. Für die im Rahmen der Mandatierung als Steuerberater von uns erhobenen personenbezogenen Daten beträgt die Aufbewahrungsfrist mindestens 10 Jahre. Die Aufbewahrungsfristen laufen jedoch nicht ab, solange die Unterlagen noch von Relevanz sind. Im Bereich der Steuern ist dies z. B. dann der Fall, wenn die Festsetzungsfrist einzelner Steuern auch nach zehn Jahren - etwa wegen besonderer Umstände, die eine Ablaufhemmung begründen - noch nicht abgelaufen ist. Daher haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Unterlagen für einen weiteren Zeitraum von vier Jahren aufzubewahren, um Fälle längerer Festsetzungsfristen einzuschließen. Damit endet die Regelfrist für ein Aufbewahren 14 Jahre nach Abschluss des Jahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Nach Ablauf der 14 Jahre erfolgt eine einzelfallbezogene Prüfung, ob Rechtfertigungsgründe für eine weitere Aufbewahrung vorliegen (z.B. längere Verjährungsfristen oder Relevanz der Unteralgen für zukünftige Sachverhalte). Ist dies der Fall wird die weitere Aufbewahrungsfrist und der Grund hierfür in den Unterlagen dokumentiert. Nach Ablauf der dokumentierten Aufbewahrungsfrist werden die Daten dann gelöscht bzw. vernichtet.
2. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.
Innerhalb der GERHARD SCHULTE Steuerberatungsgesellschaft mbH erhalten diejenige Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden (z.B. Finanzbehörden, Sozialversicherungs-träger, Krankenkassen) zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Soweit erforderlich übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an die von uns zur Vertragserfüllung eingesetzten Dienstleister, z.B. an Post-, EDV- Softwaredienstleister u.a.
Das Berufsgeheimnis der Steuerberater bleibt gewahrt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Berufsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen bzw. werden unsere Dienstleister gemäß den gesetzlichen Vorgaben auf das Berufsgeheimnis verpflichtet (§ 203 StGB).
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Mandatsvertrages erforderlich oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.
E. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Juni 2019. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben sowie neuen Erkenntnissen aus der Behördenpraxis und Rechtsprechung kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter https://www.gerhard-schulte.de/datenschutz.html von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.
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