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Eine E-Mail macht es möglich, bequem, schnell und kostengünstig zu kommunizieren. Ist bei einem Anliegen die Schriftform vorgeschrieben, reicht eine gewöhnliche E-Mail aber nicht aus.
Im Unterschied zu einem Brief auf Papier, bei dem der Inhalt durch eine Unterschrift bestätigt wird, erfüllt eine normale E-Mail die Schriftform nämlich nicht. Aus diesem Grund ist es meist auch nicht möglich, durch einen Widerspruch per E-Mail wirksam gegen einen behördlichen Bescheid vorzugehen.
►Eine Rechtsbehelfsbelehrung lautet beispielsweise so:
Empfänger Straße und Nummer PLZ Stadt
TT Punkt MM Punkt JJJJ
Sehr geehrte Damen und Herren, gegen diesen Bescheid (Nr.) kann innerhalb eines Monats nach seiner Bekanntgabe Widerspruch erhoben werden. Der Widerspruch ist schriftlich oder zur Niederschrift bei zuständige Stelle Anschrift einzureichen.
Das ist ein Musterbeispiel. So könnte ihr Schreiben aussehen.
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Dabei wird dieser Wortlaut für die Rechtsbehelfsbelehrung in dieser oder einer sehr ähnlichen Form in fast allen Bereichen verwendet. Formgerecht legt der Betroffene somit dann Widerspruch ein, wenn er seinen Widerspruch schriftlich oder zur Niederschrift erklärt. Zur Niederschrift erklären bedeutet, dass der Betroffene persönlich zur zuständigen Stelle geht und seinen Widerspruch dort einem Sachbearbeiter vorträgt. Der Sachbearbeiter schreibt die Widerspruchserklärung auf und der Betroffene muss diese Niederschrift nur noch unterschreiben.
Welche Formvorgaben gelten für einen Widerspruch?
Erlässt eine Behörde, ein Amt oder eine andere öffentlich-rechtliche Stelle einen Bescheid, ist es meistens möglich, Widerspruch gegen diesen Bescheid einzulegen. Vor allem im Bereich des Sozialrechts ist ein Widerspruch sogar vorgeschrieben, denn der Widerspruch leitet das sogenannte Vorverfahren ein. Das Vorverfahren zielt darauf ab, eine Lösung herbeizuführen, ohne dass ein langwieriges und kostenintensives Gerichtsverfahren notwendig wird. Klagen kann der Betroffene deshalb erst dann, wenn er Widerspruch eingelegt hatte und sein Widerspruch erfolglos blieb. Hatte der Betroffene keinen Widerspruch eingelegt, um den Bescheid anzufechten, sondern erhebt er direkt Klage, wird seine Klage allein aus diesem Grund abgewiesen.
Am Ende eines Bescheids steht die sogenannte Rechtsbehelfsbelehrung. Sie informiert den Betroffenen zum einen darüber, wie er gegen den Bescheid vorgehen kann. Zum anderen führt sie auf, innerhalb welcher Frist und in welcher Form der Widerspruch bei der zuständigen Stelle eingereicht werden muss. Die Anschrift der Stelle, an die der Widerspruch zu richten ist, steht ebenfalls in der Rechtsbehelfsbelehrung. Abgeleitet von § 84 des Sozialgerichtsgesetzes (SGG) muss der Widerspruch dabei innerhalb von einem Monat nach Bekanntgabe der Entscheidung schriftlich oder zur Niederschrift eingereicht werden.
Hinweis: Sie können auch eine Mehrfachauswahl vornehmen. Beachten Sie, dass dann nach dem „Punkt“ ein „Komma“ eingefügt wird. In der Word Datei können Sie einfach das „Komma“ nach dem „Punkt“ entfernen.
Sehr geehrte Frau [Name],
Sehr geehrter Herr [Name],
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit Bescheid vom ____________ lehnen Sie meinen Antrag auf ___________ ab. Gegen diesen Bescheid lege ich hiermit Widerspruch ein.
Ihren Bescheid vom _________ habe ich erhalten. Darin informieren Sie mich darüber, dass ________________. Da ich mich mit Ihrer Entscheidung jedoch so nicht einverstanden erklären kann, mache ich hiermit von meinem Recht, Widerspruch einzulegen, Gebrauch.
mit Bescheid vom ______________ informieren Sie mich darüber, dass meinem Antrag auf ____________ nicht entsprochen werden kann. Dieser Entscheidung widerspreche ich hiermit.
Sie begründen Ihre Entscheidung im Wesentlichen damit, dass _____[Erklärungen laut Bescheid]_____. Allerdings wurden folgende Sachverhalte nicht oder nicht ausreichend berücksichtigt: ______________.
Aus Ihren Erläuterungen geht hervor, dass Sie Ihrer Entscheidung folgende Daten zugrunde legen:__________________________. Diese Daten sind jedoch in folgenden Punkten fehlerhaft/unvollständig: ______________.
Mein Widerspruch erfolgt zunächst fristwahrend und ist als Vorab-Nachricht zu verstehen. Das Widerspruchsschreiben im Original lasse ich Ihnen in den nächsten Tagen zukommen. Darin werde ich meinen Widerspruch auch begründen.
Das ist ein Musterbeispiel. So könnte ihr Schreiben aussehen.
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Was bedeutet schriftlich im juristischen Sinne?
Neben der Erklärung zur Niederschrift kann ein Widerspruch immer auch schriftlich eingelegt werden. Anders als oft angenommen, meint der Gesetzgeber mit schriftlich aber nicht das Gegenteil von mündlich. Die Schriftform ist also nicht allein schon dadurch erfüllt, dass der Widerspruch als Text eingereicht wird. Was der Gesetzgeber mit schriftlich meint, ergibt sich vielmehr aus § 126 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Demnach erfordert die Schriftform zwar, dass der Inhalt als Text übermittelt wird. Entscheidend ist aber zusätzlich, dass der Text mit einer Unterschrift endet. Diese Unterschrift muss den Text abschließen – also unter der Schrift stehen -, aus dem Namen bestehen und mindestens zwei Buchstaben enthalten, die eindeutig lesbar sind. Ein einfaches Zeichen oder eine optisch ansprechende, aber nicht entzifferbare Unterschrift ist damit im Sinne des Gesetzes eigentlich keine Unterschrift. Das Sozial- und das Verwaltungsrecht legen die Anforderungen an eine Unterschrift aber nicht ganz so streng aus. Hier genügt es, wenn das Schreiben mit einer Unterschrift endet und die Unterschrift eindeutig als solche zu erkennen ist. Die Aufgabe der Unterschrift besteht nämlich in erster Linie darin, zu belegen, dass das Schreiben kein reiner Entwurf ist. Sondern dass es sich um ein Schreiben handelt, das der Absender genauso so übermitteln wollte. Zudem bestätigt die Unterschrift, wer der Absender des Schreibens ist.
Warum ist ein Widerspruch per E-Mail problematisch?
Auch wenn inzwischen viele Angelegenheiten schnell und einfach per E-Mail erledigt werden können, kann ein Widerspruch, der als einfache E-Mail verschickt wird, meist nicht wirksam werden. Problematisch an einer herkömmlichen E-Mail sind nämlich vor allem folgende Aspekte:
Widerspruch kann grundsätzlich nur derjenige einlegen, der durch den dazugehörigen Bescheid beschwert ist. Eine E-Mail könnte aber prinzipiell jeder verschickt haben. Es ist also nur schwer nachzuvollziehen und zu belegen, dass die E-Mail tatsächlich von demjenigen stammt, den der Bescheid betrifft und der nun dagegen vorgehen möchte. Erschwerend kommt hinzu, dass elektronische Daten abgefangen und verändert werden können. Deshalb ist bei einer herkömmlichen E-Mail nicht gewährleistet, dass wirklich der Inhalt beim Empfänger ankommt, den er Absender übermitteln wollte.
Ein Widerspruch verlangt die Schriftform. Die Widerspruchserklärung muss also als Schreiben eingereicht und durch die Unterschrift bestätigt werden. Bei einer normalen E-Mail fehlt aber gerade die Unterschrift, durch die das Schriftformerfordernis erst erfüllt wird.
Um der Schriftform gerecht zu werden, könnte der Betroffene sein Widerspruchsschreiben ausdrucken, von Hand unterschreiben, einscannen und dann als PDF-Datei an die zuständige Stelle schicken. Ähnlich wie bei einem Fax wäre so ein handschriftlich unterschriebenes Schreiben vorhanden, nur dass dieses Schreiben als Kopie bei der zuständigen Stelle eingeht. Hierbei gibt es aber gleich zwei Hürden. Das erste Problem ist, dass erst dann ein wirksamer Widerspruch in Schriftform vorliegt, wenn der Empfänger das PDF ausdruckt. Wird die Datei nicht ausgedruckt, entsteht keine Urkunde und somit ist die Schriftform als Voraussetzung für einen wirksamen Widerspruch nicht erfüllt. Dabei ist der Empfänger nicht dazu verpflichtet, elektronische Nachrichten auszudrucken und der Absender kann dies auch nicht verlangen. Das zweite Problem ist, dass E-Mails mit Anhang aus Schutz vor Schädlingen möglicherweise gar nicht ankommen, sondern schon vorher blockiert werden. Es könnte also durchaus sein, dass die E-Mail mit angehängtem Widerspruch den Empfänger überhaupt nicht erreicht.
Sollte es zu Unstimmigkeiten kommen, muss der Absender belegen, dass er Widerspruch eingelegt hat und der Widerspruch fristgerecht beim Empfänger angekommen ist. Ähnlich wie bei einem einfachen Brief kann der Absender diesen Nachweis bei einer E-Mail aber nicht erbringen. Denn er hat keinen Beleg dafür, ob und wann seine E-Mail beim Empfänger angekommen ist.
Wie kann ein Widerspruch elektronisch eingelegt werden?
Ganz unmöglich ist ein wirksamer Widerspruch per E-Mail nicht. Allerdings muss die E-Mail dann mit einer sogenannten qualifizierten Signatur versehen sein. Diese Vorgabe leitet sich unter anderem aus § 87a der Abgabenordnung (AO) ab. Die qualifizierte elektronische Signatur stellt sicher, dass der Absender den Inhalt der Widerspruchserklärung genau so an die zuständige Stelle übermitteln wollte. Zudem kann das Schreiben dem Absender eindeutig zugeordnet werden. Insofern ersetzt die elektronische Signatur die handschriftliche Unterschrift und das Schriftformerfordernis ist erfüllt. Gleiches gilt, wenn der Betroffene seinen Widerspruch als De-Mail-Nachricht nach dem De-Mail-Gesetz verschickt.
Damit der elektronische Versand funktioniert, muss der Betroffene aber erst einmal in der Lage sein, seine Dokumente elektronisch zu signieren. Oder er muss sich bei De-Mail angemeldet haben. Die zuständige Stelle wiederum muss über die entsprechende Software verfügen, um solche elektronischen Dokumente empfangen, öffnen und lesen zu können. Außerdem darf es kein Gesetz geben, das diesen Übertragungsweg ausschließt.
Ob die zuständige Stelle einen elektronischen Widerspruch akzeptiert, steht in der Rechtsbehelfsbelehrung. Wird dort darauf hingewiesen, dass der Betroffene seinen Widerspruch als E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur oder als De-Mail-Nachricht einreichen kann, kann der Betroffene diese Versandwege nutzen. Ist hingegen nur eine Postanschrift aufgeführt, muss der Betroffene bei den klassischen Wegen – also Brief oder Niederschrift – bleiben.
Sollte der Betroffene also immer auf einen Widerspruch per E-Mail verzichten?
Eine herkömmliche E-Mail reicht nicht aus, um wirksam Widerspruch einzulegen. Trotzdem kann es sinnvoll sein, der zuständigen Stelle vorab eine E-Mail zu schicken und darin den Widerspruch zu erklären. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die Zeit drängt und der Betroffene befürchtet, dass sein Widerspruchsschreiben nicht mehr innerhalb der Frist ankommt, wenn er es per Post verschickt. In der E-Mail sollte er aber darauf hinweisen, dass die Widerspruchserklärung nur vorab per E-Mail erfolgt und das Schreiben im Original umgehend nachgereicht wird. Daneben kann ein Widerspruch per E-Mail sinnvoll sein, wenn der Betroffene sichergehen möchte, dass sein Schreiben beim Empfänger ankommt. Schickt er seinen Widerspruch nämlich sowohl per E-Mail als auch per Post an die zuständige Stelle, ist sehr unwahrscheinlich, dass keine der beiden Nachrichten ihr Ziel erreicht.
Übrigens: Es kann durchaus sein, dass eine Behörde einen Widerspruch auch dann akzeptiert und bearbeitet, wenn er als einfache E-Mail eingereicht wird. Sollte der Widerspruch abgelehnt werden und der Betroffene daraufhin Klage erheben wollen, ist er aber in einer ungünstigen Lage. Denn Ämter und Behörden sind nicht dazu befugt, gesetzliche Vorgaben außer Kraft zu setzen. Und zu diesen Vorgaben gehört nun einmal, dass ein Widerspruch der Schriftform bedarf. Ein Gericht wird den Widerspruch per E-Mail deshalb nicht als wirksame Anfechtung des Bescheids anerkennen, den Bescheid folglich als inzwischen bestandkräftig werten und die Klage deshalb abweisen.
Musterbeispiel: Widerspruch per E-Mail
Widerspruch gegen Ihren Bescheid vom __________ – vorab per E-Mail
Sehr geehrte Damen und Herren,
am _____________ habe ich Ihren Bescheid in der Sache ____________________, Aktenzeichen ___________________ erhalten. Mit Ihrer darin formulierten Entscheidung bin ich jedoch nicht einverstanden.
In Ihren Erläuterungen führen Sie aus, dass ________[hier angeben, wie die Entscheidung im Bescheid erklärt wird]_________. Aus meiner Sicht stellt sich die Angelegenheit jedoch wie folgt dar: _________[hier erklären, warum die Entscheidung falsch ist, weshalb die Voraussetzungen erfüllt sich, welche Sachverhalte nicht berücksichtigt oder falsch ausgelegt wurden usw.] ___________.
Ich bitte daher, die Angelegenheit erneut zu prüfen.
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©seit 2014 Autor: Ömer Bekar
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