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Mit Ende der Nuller Jahre sahen sich Medienhäuser mit einer völlig neuen Herausforderung konfrontiert: Die Digitalisierung transferierte den medialen Konsum ins Internet. Viele Printmedien kamen damals ins Straucheln, mussten um ihre Leser kämpfen – und um die so wichtigen Werbeeinnahmen. Erstmals beschäftigte sich die Branche intensiv mit dem Thema Beschaffungsmanagement.
„Wir von der Ringier AG haben relativ früh erkannt, dass wir unsere gewohnte Denkweise und vor allem unseren Umgang mit Ausgaben ändern müssen“, erklärt Andràs Por, Head of Procurement bei der Ringier AG. 2011 wurde eine Einkaufsabteilung gegründet, getreu dem Motto: Wer weniger Einnahmen generiert, muss seine Ausgaben besser überwachen. Die jeweiligen Aufträge wurden von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach bestem Wissen und Gewissen getätigt, spezifische Vorgaben oder Standards bestanden jedoch kaum. Diese Gewohnheit zu durchbrechen, war nicht einfach.“
Ruf nach Standardisierung wird lauter.
Der Umbruch sollte mit der Umstellung auf eine Procure-to-Pay (P2P) Lösung gelingen. „Wir haben unsere Ausgaben und Prozesse genauer unter die Lupe genommen und hohes Optimierungspotential identifiziert.“ An zwei Stellschrauben sollte gedreht werden: Der Bestellung von Standardgütern und der Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien, wie Andràs Por erläutert: „Wir stellten fest, dass wir Büroartikel beispielsweise über 7-8 verschiedene Lieferanten bezogen. Für die Konditionen und Prozessabwicklung war das natürlich alles andere als ideal. Wir haben uns selbst die Möglichkeit genommen, Kosten zu verhandeln, Sonderpreise zu erhalten oder exklusive Partner zu gewinnen. Außerdem wurden längst nicht alle Beschaffungen über den Einkauf abgewickelt. Wir hatten zwar interne Vergabe- und Freigaberichtlinien definiert, aber keine Möglichkeit, die Einhaltung automatisiert zu unterstützen oder sicherzustellen.“ Das neue P2P-System sollte also standardisierte Prozessabläufe bei der Bestellung von Standardgütern sowie die Einhaltung von Compliance- und Bestellvorgaben sicherstellen. Zudem musste eine übergreifende Lösung für verschiedene Business Units der Ringier Business Services gefunden werden – namentlich Procurement und Accounts Payable.
Partner gesucht. Procurement Partner gefunden.
Schließlich trafen die Verantwortlichen bei der Ringier AG die Entscheidung, ein Beratungsunternehmen mit an Bord zu nehmen, um den idealen P2P-Partner zu finden. Zwischen der Ringier AG und Procurement Partner bestand schon längere Zeit Kontakt. Einzelne Mitarbeiter kannten sich von Events, dem procure.ch Verband oder hatten bei ehemaligen Arbeitgebern zusammengearbeitet. Dennoch erfolgte die Auftragsvergabe nicht freihändig. „Für das Beratungsmandat haben wir eine Ausschreibung veröffentlicht und knapp zehn Angebote erhalten“, erläutert Andràs Por. Schlussendlich konnte sich Procurement Partner aber gegen die anderen Bewerber durchsetzen. „Überzeugend war für uns das Gesamtpaket aus der Expertise von Procurement Partner, dem umfassenden Leistungsspektrum und den attraktiven Konditionen.“
Nicht nur irgendeine Ausschreibung.
Kurze Zeit später begannen Mitarbeitende der Finanzbuchhaltung, der Einkaufsabteilung und der IT der Ringier AG sowie die Experten von Procurement Partner mit der Definition der Anforderungen an den künftigen P2P-Partner. „Mir ist besonders in Erinnerung geblieben, dass unser Ansprechpartner von Procurement Partner nach gründlicher Überlegung zu jeder offenen Frage klar Position bezogen hat. Daran erkennt man die Professionalität und den Anspruch von Procurement Partner. Man wird als Kunde nicht mit Entscheidungen alleingelassen“, sagt Andràs Por. Außerdem habe der Berater von Procurement Partner Konsequenzen aufgezeigt und zum Abwägen angeregt. „Die Experten verfügen über viel Erfahrung – sie wissen, welche Entscheidung welche Konsequenz haben kann und bewahrten uns dadurch vor möglichen Fehlern.“
„Was uns zudem sehr schnell weit vorangebracht hat, war die Unterstützung unserer Geschäftsleitung – das Interesse an verschlankten Prozessen und Kosten war längst geweckt. Durch die gezielten Fragen von oberster Stelle nahm unsere Konzeption Form an.“ Wichtige Inputs kamen in dieser Phase auch vom Managing Director und Projektmanager von Procurement Partner, der das Team der Ringier AG während des gesamten Vorgangs begleitete. „Vertrauen war von Beginn an ein wesentlicher Teil unserer Kooperation. Andere Beratungsunternehmen wollten mit einem sechsköpfigen Team bei uns anrücken – bei Procurement Partner hatten wir einen Ansprechpartner, auf den wir uns jederzeit voll verlassen konnten. Wir haben an einem Strang gezogen und daher schnell Fortschritte erzielt.“
Auch nach der Entscheidung für einen P2P-Partner stand der Experte von Procurement Partner der Ringier AG während des gesamten Implementierungsprozesses zur Seite. Dabei lief nicht alles reibungslos: „Die Einrichtung der IT-Schnittstellen zwischen unserem SAP-System und der P2P-Software hat uns am meisten Kopfzerbrechen bereitet. Das sind Dinge, die sich im Vorfeld nur schwer kalkulieren lassen. Dennoch muss ich sagen, dass unser Berater sehr früh den Finger gehoben und uns vor Komplikationen gewarnt hat. Er hatte unser geplantes Timing stets im Blick und frühzeitig Warnungen ausgesprochen.“
Darüber hinaus zeigte der Berater von Procurement Partner interessante Stellschrauben auf. Als Beispiel nennt Por die Festsetzung eines Freigabelimits: „Der Experte von Procurement Partner zeigte uns auf, dass wir Prozesse erheblich beschleunigen können, wenn wir kleinere Bestellungen bis 500 CHF ohne manuelle Prüfung freigeben. Die Geschäftsleitung war anfangs skeptisch, doch die Vereinfachung überzeugte schließlich auf ganzer Linie.“ Laut Andràs Por sind es diese kleinen Nuancen, die bei der Implementierung besonders viel Mehrwert brachten und die Entscheidung für Procurement Partner erneut bestätigten.
Rückblickend zeigt sich Andràs Por durchweg zufrieden. „Wir haben eine sehr hohe Standardisierung erreicht und mussten nach der Implementierung wirklich sehr wenig nachjustieren.“ Jeder Mitarbeiter der Ringier AG hat nun Zugriff auf das P2P-System, das beispielsweise auch für Spesenanträge. „99% der Büroartikel werden im Self Service geordert – eine erhebliche Aufwandsreduzierung. Zudem sind wir hinsichtlich der Einhaltung der Compliance Anforderungen bei Auftragsvergaben einen großen Schritt weitergekommen“, erklärt Por. Entsprechend positiv fällt sein Fazit zur Zusammenarbeit mit Procurement Partner aus. Würde er das Beratungsunternehmen weiterempfehlen? „Definitiv!“.
„Unser Berater von Procurement Partner verfügt über eine ausgesprochene Hands on-Mentalität. Er ist sehr engagiert, challenged die Anbieter und stand während des gesamten Prozesses an unserer Seite. Er hat stets unsere Position eingenommen, um das bestmögliche Resultat zu erzielen. Dass er seine Erfahrung in unser Projekt mit einfliessen ließ, war für uns von unschätzbarem Wert.“
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