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In meinen über 20 Jahren als Vereinsvorstand und Kapellmeister bei insgesamt 7 verschiedenen Musikkapellen (ich war fast immer in mehreren Vereinen gleichzeitig tätig) waren wir öfters an dem Punkt den bestimmt viele Vereine ebenfalls kennen: Was können wir tun damit wir voran kommen? Wir mussten nicht nur 1x den Verein komplett neu aufstellen. Die gute Nachricht: man kann sich neu erfinden. Die schlechte: das geht nicht über Nacht.
Die Hauptprobleme bei den meisten Vereinen waren 1. mehr Mitglieder (gewinnen und behalten), 2. Finanzen, 3. musikalische Qualität.
Was habe ich mit meinem Vorstand und den Musikern getan um diese Probleme zu lösen?
Zuallererst mussten wir wissen womit wir arbeiten können. Wie viele Musiker sind wirklich noch aktiv im Verein (wir mussten viele streichen, was den anderen Vorstandsmitgliedern gar nicht gefiel). Dann brauchten wir eine Übersicht über die Finanzen der letzten Jahre – nicht den üblichen langweiligen Kassabericht sondern eine Auswertung, wo wir auf 1 Blick sehen konnten wofür, wann, wieviel Geld benötigt wurde und woher es kam. Wir machten eine Inventur und zum Schluss sammelten wir zu besonders kritischen Themen die Fakten zusammen. Ich denke dass viele Vereine solche Themen haben, die wie ein Dorn tief im Fleisch stecken und alles drumherum vergiften.
Neuwahlen sind eine Chance – keine lästige Pflicht! Wie oft wird händeringend monatelang nach einem neuen Funktionär gesucht und am Ende derjenige überredet, der sich am wenigsten wehrt? Mit einem solchen Team kommt man in der Regel nicht aus der Krise. Hier ist die Führungsspitze (Obmann, Kapellmeister, wo auch immer gerade die tatsächliche Führung sitzt) gefragt um die richtigen Funktionäre zu rekrutieren. Die Hauptaufgabe ist eine Vision zu kreieren der andere folgen wollen. Meine Erfahrung: gute Funktionäre müssen nicht lange im Verein sein – jung und hungrig ohne die alten Vorurteile war definitiv oft die Lösung. Allerdings brauchen diese natürlich Führung und einen Berater/Beirat, der die Historie des Vereins gut kennt.
Ein unangenehmes Thema aber sehr, sehr wichtig. In einem Verein wollte der ehemalige Obmann, dass ich als Kapellmeister-Marionette seine Anordnungen ausführe, in einem anderen gab es ein „Machtvakuum“ weil niemand Entscheidungen traf, in einem dritten gab es außerhalb des Vorstandes langgediente Musiker, die im Hintergrund alle Fäden in der Hand hatten. So kann nichts entstehen. Wer die Entscheidungsmacht hat muss auch derjenige sein der gestaltet und umgekehrt. Alles andere ist Zeitverschwendung. Natürlich kann es je Thema verschiedene Entscheider geben, aber am Ende braucht es einen, der im Zweifel die finalen Entscheidungen trifft.
Jede Veränderung braucht einen Startpunkt und dafür eignet sich eine Klausur. 2 Tage abseits vom Alltag mit ALLEN Funktionären wird nur 1 Frage bearbeitet: Wie muss ein Verein sein, in dem jeder gerne spielt und wie hebt der sich von den anderen ab? Alles weitere leitet sich dann später davon ab. Wichtig – Protokoll nicht vergesse! Damit meine ich aber kein langweiliges Word-Dokument sondern Bilder, Flipcharts, Präsentationen…
Der Start ist geschafft – jetzt geht es ans Tun. Viele Vereine haben 2-4x pro Jahr eine Vorstands- oder Ausschusssitzung. So ist quasi garantiert, dass die üblichen Verdächtigen wieder alles alleine machen. Mein Tipp: monatlich eine Sitzung für maximal 30 Minuten (z.B. nach der Probe) in der alle nötigen Entscheidungen getroffen werden. Ich HASSE 4-Stunden Sitzungen in denen NICHTS heraus kommt. Übrigens haben wir Vorstand und Ausschuss getrennt um schneller zu werden. Das kann ich nur empfehlen.
Und wenn die Basis gelegt ist - woran arbeiten wir dann?
Stetig besser werden. Dabei hat uns am meisten nach Vorne gebracht:
1. Delegieren lernen, 2. konsequent handeln, 3. mindestens 1 Innovation pro Halbjahr, 4. offene, transparente Kommunikation, 5. Probleme werden nicht diskutiert - nur Lösungen!, 6. eine Jahresplanung (Budget, 2-3 Haupt-Ziele, Termine, Fokus für die Probenarbeit) ...
Ich weiß wie es ist wenn ein Verein feststeckt – und ich weiß wie genial und motivierend es ist wenn es quasi von selbst läuft. An dieser Stelle nochmals ein großes Danke an alle, die in der Vergangenheit an diesen Erfolgen mitgearbeitet haben. Es ist immer ein großes Stück Teamwork und auch wir hatten unsere Lernphasen. Ich würde mich freuen wenn der eine oder andere seine Erfahrungen in die Kommentare schreibt.
Zum Schluss noch die gute Nachricht: weil die aktuelle Situation mit Corona aus meiner Sicht eine einzigartige Chance für den Change in eine bessere Vereins-Zukunft ist solltest du jetzt starten – und du musst das nicht alleine machen. Ich begleite euch auf eurem Weg damit ihr schneller zum Erfolg kommt und meine Fehler nicht nochmal machen müsst. Und weil es im Verein keine langweiligen Meetings geben muss ist das erste Gespräch ein „Stammtsich-Gespräch“ wo wir in lockerer Atmosphäre bei einem Getränk eure Situation besprechen. Also schreib mir oder ruf an. Ich verspreche dir es wird sich lohnen.
Ich freue mich darauf.
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