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IT-Leiter erachten den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff, die erhöhte Sicherheit und das einfache Upgrade der Produkte als wesentliche Vorteile.
Aus Sicht der Benutzer ist Office 365 eine flexible, leicht zu bedienende Lösung, die ihrer Effizienz und Produktivität und der Kollaboration zugutekommt. Ohne exakte Planung und Verwaltung ist es aber schnell passiert, dass die Kosten für die Administration und die Abonnements das Budget um Tausende Euro übersteigen.
Fehler #1 – Fehlende Planung
Es gibt viele hilfreiche Artikel und Whitepaper zum Thema Planung der Migration zu Office 365, wobei der Fokus aber meist auf technischen Fragen und folgenden Aspekten liegt.
Ein wichtiger Aspekt wird in den Artikeln gerne übersehen:
Wie viele und welche Arten von Abonnements sollen erworben werden?
Bei einer Abonnementebene mit einer Laufzeit von einem Jahr und einer für drei Jahre festgelegten Lizenzanzahl kann eine Fehleinschätzung bei der Zahl der Abonnements sehr teuer werden. Eine Planung ist aber schwierig, wenn selbst fachkundige Autoren nur den Tipp parat haben, „die Zahl der Arbeitsplätze mit den jährlichen Kosten zu multiplizieren“.  - Wenn es doch nur so einfach wäre.
Vor dem Unterzeichnen einer Office 365-Vereinbarung sollten Unternehmen detailliert – bis auf die Ebene einzelner Benutzer und Komponenten – analysieren, welche Produkte aktuell genutzt werden. Nur auf der Basis einer solch feinteiligen Nutzungsanalyse lässt sich verlässlich bestimmen, welche Abonnementebene und welche Lizenzanzahl am kosteneffizientesten sind.
Bedarfsanalyse: alle Geräte und Benutzer inventarisieren und anhand dieser Daten bestimmen welche Lizenz welcher Benutzer benötigt
Nutzungsberichte: nur die tatsächlich benötigten Abonnements kaufen, nicht die bisherige Lizenzmenge zugrunde legen
Nutzungsanalyse: Anhand der Analyse für jeden Benutzer die passende Office 365 Lizenz erwerben
Fehler #2 – Doppelkäufe
Welche Folgen hat eine Migration, die ohne klares Bild der aktuellen gerätebasierten Installationen begonnen wird?
Für viele Organisation bedeutet es, dass sie unnötigerweise zwei Lizenzen für eine einzelne Person finanzieren – eine für die gerätebasierte Anwendung und eine für Office 365?
Erwerb doppelter Abonnements durch die Fachabteilungen und die zentrale IT-Abteilung
Duplikate nach Firmenübernahme: Wenn das eingegliederte Unternehmen keine präzisen Aufzeichnungen der lokalen Microsoft-Konten hat, kann es infolge der fehlenden Transparenz passieren, dass parallel eine gerätebasierte und eine Office 365-Lizenz finanziert werden.
Keine klare Trennlinie zwischen Office 365- und gerätebasierter Version: Erfolgt z. B. auf einem Desktop ohne installierte gerätebasierte VisioAnwendung der Zugriff auf eine Visio-Datei, kann dies dazu führen, dass die gerätebasierte Lizenz reaktiviert wird.
Gesamtsicht: aktuelle Nutzung aller Geräte und Benutzer bestimmen
Inventarisierung: konsolidierte Übersicht über das ganze Unternehmen erstellen – egal von wem eine Lizenz erworben wurde
Deaktivierung: nach einer Migration die gerätebasierten Lizenzen deaktivieren oder neu zuordnen
Fehler #3 – Überausstattung
Die drei Topursachen für Mehrausgaben sind: unzureichende PLANUNG, fehlende ANALYSE und zu hohe HERSTELLERGEBÜHREN.
Ein elementarer Aspekt bei der Migration zu Office 365 ist die Wahl der Abonnementebene. Wie also lässt sich feststellen, welche Abonnementebene jeder User benötigt? Bezieht man sich auf die bisherige Lizenzierung, so unterstellt man, dass alle implementierten Anwendungen auch genutzt werden. Doch selbst wenn ein User irgendwann einmal Visio oder Project verwendet hat, heißt das nicht, dass er das Produkt auch jetzt benötigt. Sich auf User-Aussagen zu verlassen, ist trügerisch – denn wer gönnt schon einem anderen, was er nicht selbst auch hat!
Bei einem Preisunterschied (laut Preisliste) von 8 bis 35 USD pro Monat kann die Entscheidung für eine überdimensionierte Abonnementebene ganz erhebliche finanzielle Auswirkungen haben. Und es darf nicht vergessen werden, dass bei einer Abonnementlaufzeit von einem Jahr zwar ein Upgrade, nicht aber ein Downgrade möglich ist.
Detailkenntnisse: die Lizenzierung von Office 365 ganz genau prüfen – welches Abonnement umfasst welche Komponenten
Inventarisierung: welches Gerät und welcher Benutzer besitzt welche Lizenz und werden die lizenzierte Komponenten auch genutzt
Aktuelle Nutzung: für jeden User auf der Basis der Nutzung das richtige Abonnement auswählen – durch genaue Planung lassen sich die monatlichen Kosten drastisch senken
Fehler #4 – Nichtgebrauch – Kosten trotz Nichtnutzung
DAS TUT RICHTIG WEH! Office 365 wird gekauft, nicht aber bereitgestellt und genutzt. Zu diesem Missstand können u. a. diese Szenarios führen:
Planung: Rollouts faktenbasiert Planen und dementsprechend die Abonnements erwerben
Nutzungsverfolgung: Nutzungsverfolgung auf Komponentenebene für Benutzer und Geräte
Lizenzentzug: Ex-Mitarbeitern die Lizenzen entziehen und neuen Usern zuweisen
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