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Journalisten, Heilpraktiker oder Redakteure sind Freiberufler. Finanzberater, Kosmetiker oder PR-Berater sind hingegen Gewerbetreibende. Fotografen beispielsweise können dagegen in beide Kategorien fallen.
Laut Partnerschaftsgesellschaftsgesetz (PartGG) haben Freie Berufe „im Allgemeinen auf der Grundlage besonderer beruflicher Qualifikation oder schöpferischer Begabung die persönliche, eigenverantwortliche und fachlich unabhängige Erbringung von Dienstleistungen zum Inhalt." Etwas konkreter unterteilt das Einkommensteuergesetz (EStG) Freie Berufe in Katalogberufe, Katalogähnliche Berufe und Tätigkeitsberufe. Die Grenzen zwischen einem Freiberufler und einem Gewerbetreibenden sind nicht immer eindeutig. Wer sich dazu entschließt dem klassischen Angestelltenverhältnis zu entgehen, sollte sich auf jeden Fall Rat vom Fachmann holen. Interessierte können auch beim Finanzamt eine verbindliche Auskunft beantragen und prüfen lassen, ob sie als Freiberufler oder als Gewerbetreibender gelten.
Fünf formale Kriterien unterscheiden einen Freiberufler von einem Gewerbetreibenden. Ein Freiberufler muss keine Gewerbesteuer zahlen und auch kein Gewerbe anmelden. Für Freiberufler reicht zur Einkommenssteuererklärung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Gewerbetreibende hingegen müssen eine sogenannte doppelte Buchführung für das geltende Geschäftsjahr führen. Vorteil von Freiberuflern ist die nicht-zwingende Mitgliedschaft bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) und die Möglichkeit, sich mit anderen Freiberuflern zusammenzuschließen, um eine Partnergesellschaft zu gründen.
Wie bereits erwähnt unterteilt das Finanzamt Freie Berufe in Katalogberufe, Katalogähnliche Berufe und Tätigkeitsberufe. Im steuerrechtlichen Sinne stellen Freiberufler eine besondere Gruppe unter den Existenzgründern und Selbstständigen dar.
Katalogberufe wiederum werden in vier grobe Berufsgruppen unterteilt. So zählen Heilberufe, naturwissenschaftliche und technische Berufe, Kulturberufe und Rechts-, Steuer- und wirtschaftsberatende Berufe als Katalogberufe und lassen einen weiten Radius an Berufsbezeichnungen als freiberufliche Tätigkeiten zu. Katalogähnliche Berufe unterscheiden sich von den Katalogberufen nur minimal. Sie erfordern lediglich eine höhere Ausbildung und müssen von Fall zu Fall einzeln geprüft werden.
Freiberufler müssen nicht zwingend eine festgeschriebene Berufsbezeichnung mit sich tragen. Sie können freiberuflich auch in sogenannten Tätigkeitsberufen arbeiten. Hierzu zählen beispielsweise wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, erzieherische und unterrichtende Tätigkeiten.