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Lors de son lancement ou afin de poursuivre la croissance de son activité, le chef d’entreprise peut être amené à embaucher son premier salarié.
C’est une étape importante et c’est aussi une période où beaucoup de questions se poseront sur la gestion du personnel, notamment en termes de formalités.
Dans cet article, nous vous expliquons quelles sont les principales démarches à accomplir.
La majorité de ces démarches ont la possibilité d’être réalisées avant, ou au plus tard au moment de l'embauche.
Rédaction du contrat de travail
Réalisation de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE anciennement DUE)
La DPAE doit obligatoirement être établie et ce, quelle que soit la nature et la durée du contrat de travail. Cette formalité est obligatoire sauf pour les petites entreprises (TPE-PME) ou les associations et fondations employeurs qui peuvent utiliser les dispositifs simplifiés.
Le TESE qui est utilisé pour les embauches très simples et s'adresse aux entreprises :
- dont la convention collective nationale ne prévoit pas une cotisation obligatoire de prévoyance,
- qui embauchent du personnel non cadre,
- qui emploient des salariés dans des conditions de paie très simples (rémunération non forfaitaire, etc.).
Information auprès de l'inspecteur du travail de l'embauche d'un premier salarié
Pour obtenir la liste des directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) :  https://dreets.gouv.fr/
Affichage des horaires de l’entreprise (en appliquant la convention collective correspondante à vote activité, en addition des dispositions légales du code du travail)
- les heures de début et de fin de travail et la durée des repos,
- les coupures et temps de pause journaliers.
Cet affichage doit être effectué dans chacun des sites où l’horaire s’applique. Si des salariés travaillent à l’extérieur, l’affichage se fait dans l’établissement auquel ces salariés sont rattachés.
Adhésion à une caisse de retraite (CNAV, CARSAT, MSA, AGIRC et ARRCO…)
Vous venez d'embaucher votre premier salarié et bientôt, vous établirez son premier bulletin de salaire. Pour cela, vous devez vous inscrire à la caisse de retraite auprès de laquelle votre entreprise doit adhérer. Ces informations sont indispensables pour renseigner correctement le bulletin de salaire de votre nouveau salarié.
Mise en place d’un registre unique du personnel (obligatoire dès l’embauche d’un premier salarié)
Ce document, qui peut être tenu sous forme numérique, contient chronologiquement l’identité de chaque salarié, les dates d’entrée et de sortie, l’emploi, les qualifications et le type de contrat.
Visite d’information et de prévention (VIP)
Anciennement appelée « visite médicale d’embauche », elle est à prévoir dans un délai qui n'excède pas 3 mois à partir de la date d'embauche et avant l’embauche pour les personnes handicapées, les jeunes âgés de moins de 18 ans, les travailleurs exposés à des risques, les femmes enceintes et les personnes travaillant de nuit.
L'obligation de suivi médical s'applique à tout salarié ayant un contrat en CDI, CDD, Intérim ou d'apprentissage.
Report des visites médicales pendant la période d'urgence sanitaire :
Le médecin du travail peut reporter certaines visites médicales arrivant à échéance au plus tard le 30 septembre 2021. Les visites ainsi reportées devront se tenir avant le 30 septembre 2022.
Etablissement des bulletins et paiement des salaires
Un logiciel spécialisé est souvent nécessaire pour réaliser les fiches de paie ainsi que les déclarations fiscales et sociales, dès l’embauche d’un premier salarié.
Etablissement des déclarations de charges sociales et paiement
Pour les employeurs, les charges se déclarent à l’aide de la DSN auprès de l’URSSAF.
Pour ceux qui relèvent du régime agricole, la déclaration s’effectue auprès de la mutualité sociale agricole, la MSA.
Etablissement une fois par an de la déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADSU)
Cette déclaration annuelle concerne les entreprises employant des populations hors périmètre DSN tels que, marins-pêcheurs, dockers…
Toute entreprise qui embauche au moins salarié a l’obligation d’afficher certaines informations dans ses locaux, notamment :
- coordonnées de l’inspecteur du travail et du médecin du travail,
- document unique d’évaluation des risques professionnels,
- consignes liées à la sécurité et aux incendies,
- convention collective et des éventuels autres accords applicables,
- horaires collectifs de travail,
- jours et heures de repos collectifs en cas de travail le dimanche,
- périodes de prise de congés payés et l’ordre des départs,
- l’interdiction de fumer,
- liste des postes disponibles pour les priorités de réembauche,
- les textes de loi liés à l’égalité homme-femme, au harcèlement moral, au harcèlement sexuel, à la discrimination à l’embauche.
La crise du coronavirus impose également de nouvelles informations à diffuser.
Parce que la gestion du personnel nécessite un suivi administratif conséquent, n’hésitez pas à sous- traiter en externalisant la gestion des ressources humaines !
Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,
Office Manager indépendante à Nantes
Ici, nous parlons de notre métier. Nous évoquons ce qui tourne autour du monde de la gestion d'entreprise. Bonne lecture !