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septembre 5, 2019septembre 7, 2019 fred archivage légal, obligations légales, sécurité des données, télésauvegarde
Que ce soit à titre personnel ou à titre professionnel, sécuriser ses données est indispensable.
Le professionnel a des obligations légales quant à pouvoir produire des documents, les archiver et les retrouver.
Le particulier n’a pas autant d’obligations mais désire conserver dans le temps des fichiers informatiques.
Plusieurs problématiques sont alors à poser:
Quel support pour stocker les données à conserver?
Combien de temps garder les informations?
Où garder les données?
Comment s’assurer que les données seront exploitables le jour J?
En se posant déjà des 4 questions, vous constaterez qu’il n’existe pas qu’une réponse.
Concernant le support, un CD ou DVD est altérable. Il a une durée de vie limitée en raison de la dégradation de la structure. Ressortez des CD que vous avez gravé. Au bout de quelques années, ils auront jauni. Ils ne seront peut-être déjà plus lisibles. Les disques durs magnétiques étant mécanique d’autres problématiques apparaissent en plus de l’altération. Les préconisations seraient de dire que quel que soit le support, il faut le lire et le relire régulièrement. Il peut être même intéressant de transférer les données vers des supports plus récents et plus adaptés en tenant compte des évolutions technologiques.
Combien de temps conserver les données? Cela dépend du type de données. Certaines doivent être détenue sans limite de date. D’autres pourront être détruites au bout de 3 à 5 ans. La RGPD a changé certaines règles sur le sujet.
Le lieu de stockage doit être lui même sécurisé. En effet, conserver les originaux des documents et leur copie de sauvegarde au même endroit n’est pas une forme de sécurité. En cas de sinistre majeure, vous pourriez tout perdre. Il ne faut donc pas laisser les sauvegardes dans les mêmes locaux que les originaux.
A ce sujet, j’ai un exemple d’un client qui réalisait quotidiennement ses sauvegardes de logiciel sur une clé USB. Pour ne pas la perdre, il la mettait dans son tiroir caisse. Il a été cambriolé. Les voleurs ont pris l’ordinateur et la caisse. Il a tout perdu !!!
L’exploitation des données sauvegardées est importante à prendre en compte. Il ne s’agit pas de stocker. Il faut aussi pourvoir restaurer et exploiter. L’informatique évolue très régulièrement. Les fichiers enregistrés sur certains logiciels ne seront plus exploitables dans le temps car les logiciels auront évolué.
Je donne souvent l’exemple des photos de famille. Vous pouvez revoir des photos imprimées de vos parents, grand-parents, arrière grand-parents pour certain. Etes-vous sûr que vos enfants ou petit-enfants pourront en faire de même avec vos photos prises sur vos téléphones portables ou enregistrées dans vos ordinateurs?
En se posant que 4 questions sur la sécurités de données, vous constatez que le sujet n’est pas simple. Il va exister diverses solutions.
Pour les professionnels, nous préconiserons d’externaliser les données via une télésauvegarde. Il faudra identifier les données importantes à conserver pour ne pas exploser le budget. Attention à la qualité!! Il est nécessaire de prendre en compte: le lieu de stockage (France / Union Européenne / Hors UE), la sécurité mise en place sur le lieu de stockage, les garanties de restauration des données (temps de mise à disposition, durée de conservation, versions des fichiers,…).
Pour les particuliers, les solutions simples sont efficaces si l’on connait leurs limites. Ne demandez pas à une clé USB bas de gamme d’être opérationnel dans 50 ans! Relisez. Transférez vos données d’un support à un autre ou, optez pour un coffre fort électronique sécurisé. Certaines banques le proposent. Choisissez une société pérenne, un organisme fiable. Posez vous la question de la récupération de données.