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Déclaration relative à la protection des données
Procédure de recrutement chez Freudenberg
Les entreprises du Groupe Freudenberg se réjouissent de votre visite sur notre portail emplois ainsi que de l’intérêt que vous portez aux entreprises du Groupe Frendenberg.
A. Qui est responsable du traitement des données à caractère personnel ?
Dans le cadre de la protection des données, le Responsable du traitement des données à caractère personnel est l’entreprise Freudenberg & Co. KG qui est responsable de la gestion centralisée des candidatures pour toutes les entreprises du Groupe Freudenberg et qui, dans ce contexte, traite toutes les candidatures qui arrivent par les canaux de recrutement mis à disposition de manière centralisée par le Groupe Freudenberg.
Vous pouvez joindre le Responsable des données de Freudenberg à l’adresse suivante : legitimis GmbH – Datenschutzbeauftragter Freudenberg & Co. KG, Ball 1, 51429 Bergisch Gladbach, Deutschland, téléphone +49 2202 28 941-0, email dataprotection-support@freudenberg.com.
B. Quelles données à caractère personnel sont traitées pour la procédure de recrutement ?
Nous devons traiter vos données à caractère personnel pour pouvoir traiter votre candidature. Il s’agit en règle générale de données de base et de données sur l’historique, que nous appelons collectivement les données de candidature.
Nous entendons par données de base celles concernant votre personne et celles relatives à la procédure de recrutement, notamment
toutes les informations que vous nous avez communiquées dans le cadre de la procédure de recrutement ou que nous vous avons demandées (p. ex. nom, adresse, numéro de téléphone, adresse email, date de naissance, situation de famille, nationalité, confession religieuse [licite en Allemagne N.d.T.], formation, connaissances linguistiques, parcours professionnel chez d’autres employeurs, références) ;
les données que nous saisissons en rapport avec votre éventuelle embauche (comme notamment des informations sur une éventuelle position, éventuelle intégration dans la structure de notre entreprise, l’éventuelle durée de votre mission et le salaire proposé).
Nous entendons par données sur l’historique les données à caractère personnel qui sont recueillies au cours de la procédure de candidature et dépassent une simple modification de vos données de base, notamment
les informations issues des entretiens d’embauche menés avec vous (en particulier date, lieu, participants) ;
les informations sur des prestations que nous aurions éventuellement fournies, comme le remboursement de frais de déplacement ;
les informations que vous nous fournissez au cours de votre procédure de candidature, soit de manière active soit à notre demande, et qui dépassent les données de base mentionnées ci-dessus. Ceci concerne notamment les données relatives à la rémunération ou aux honoraires dans le cadre de précédents emplois chez d’autres employeurs ;
d’autres données à caractère personnel vous concernant ou concernant des tiers le cas échéant, que nous recueillons au cours de la procédure de candidature. Parmi les données à caractère personnel de tiers figurent par ex. nom, âge et types de relations avec des personnes qui vous accompagneront éventuellement pendant une mission pour nous à l’étranger.
Des données à caractère personnel d’un type particulier font également expressément partie des données relatives au recrutement, notamment celles ayant trait à votre nationalité, votre santé (p. ex. une annulation de l’entretien d’embauche pour raison d’arrêt maladie), d’éventuelles affiliations à des syndicats indiquées, votre religion ou un éventuel handicap.
Candidatures internes: si vous postulez en tant que salarié(e) d’une entreprise du Groupe Freudenberg à un poste au sein du Groupe Freundenberg et nous transmettez votre candidature par l’intermédiaire du système mis à disposition à cet effet, (actuellement Workday), vous pouvez également nous fournir d’autres informations le cas échéant par l’intermédiaire du système.
En règle générale, vous nous fournissez directement les données à caractère personnel. Dans certains cas, des données à caractère personnel peuvent faire partie des données relatives au recrutement, que nous recueillons auprès de tiers dans le respect des dispositions légales applicables (en règle générale sur votre initiative, après information préalable ou, le cas échéant avec votre accord) ; il s’agit par exemple d’informations que nous recevons de votre ou de vos ancien(s) employeur(s), places de formation ou références.
Candidatures internes: dans le cadre de candidatures internes, nous pouvons vous donner la possibilité de nous permettre de prendre contact avec des interlocuteurs auprès de l’employeur chez Freudenberg que vous aviez jusqu’à maintenant, en fournissant par ex. de tels contacts pour référence. Dans ce cas-là, les informations reçues de ces interlocuteurs seront intégrées à vos données de base et à vos données sur l’historique.
Veuillez tenir compte du fait que l’ampleur des données de recrutement peut varier en fonction du poste pour lequel vous postulez : divers employeurs du Groupe Freudenberg peuvent être obligés de respecter différentes exigences en matière de droit du travail ; ceci peut influencer le type et l’ampleur du traitement des données à caractère personnel dans les procédures de recrutement. C‘est la raison pour laquelle pendant la procédure de recrutement nous pouvons ainsi que l’employeur Freudenberg concerné mettre des informations supplémentaires à votre disposition pour le traitement d’informations complémentaires.
C. Êtes-vous obligé de fournir des données à caractère personnel ?
Il est nécessaire que vous fournissiez les données de candidature pour que nous puissions effectuer la procédure de recrutement et aboutir le cas échéant à la conclusion d’un contrat de travail susceptible d’en résulter entre vous et nous.
Si ce n'était pas le cas pour certaines des données, nous vous le signalerions expressément lors de la collecte des données concernées.
Si vous ne fournissez pas de données de candidature, nous ne pouvons pas mener à bien le processus de recrutement avec vous, en conséquence de quoi nous ne pouvons pas conclure de contrat de travail avec vous.
Si nous recueillons par ailleurs des données à caractère personnel vous concernant, nous ne le ferons généralement que si la fourniture de ces informations est requise par la loi ou par contrat, ou si elle est nécessaire au déroulement du processus de recrutement. Nous vous informerons, par exemple en indiquant pour certaines données demandées, si vous avez la possibilité de n’y répondre qu’à titre facultatif.
Si vous nous fournissez des informations complémentaires, sans que nous ne vous les ayons demandées et sans qu’elles ne soient nécessaires à la procédure de recrutement, nous n’utiliserons pas ces données pour la procédure de recrutement, nous devons cependant les conserver pour des raisons techniques et à titre de preuves avec vos autres données de recrutement.
D. Sur quelle base juridique traitons-nous vos données à caractère personnel ?
Le traitement de vos données de candidature que nous effectuons concerne vos candidatures à des postes chez Freudenberg sur la base de l’article 6 paragraphe 1 b) RGPD, d’ailleurs sur demande de l‘employeur Freudenberg concerné qui traite les données de recrutement sur la base de l’article 6 paragraphe 1 b) RGPD ou sur une base juridique comparable selon la législation applicable dans des pays situés en dehors de l’Union européenne (UE) ou ayant signé l’Accord sur l’Espace économique européen (EWR), et ceci sur la base de l’article 6 paragraphe 1 f) RGPD, pour préserver l’intérêt légitime du Groupe Freudenberg de disposer d’un processus de recrutement efficace à l’échelle de l’ensemble du Groupe.
Nous traitons des données de candidature également dans le but de satisfaire aux obligations juridiques auxquelles nous sommes soumises, et ceci sur la base de l’article 6 paragraphe 1 c) RGPD. Font notamment partie de ces obligations juridiques les déclarations dont nous devons nous acquitter auprès des organismes de sécurité sociale et de l’administration fiscale, les contrôles qui nous sont éventuellement imposés (p. ex. contre ce que l’on appelle les « listes de sanctions ») et les obligations de conserver certaines informations.
Si besoin est, nous traitons vos données au-delà de la procédure de recrutement et au-delà du respect des obligations juridiques aux fins de protéger également nos intérêts légitimes ou les intérêts de tiers et ceci sur la base de l’article 6 paragraphe 1 f) RGPD. Font partie de nos intérêts légitimes par exemple
processus à l’échelle du groupe relatifs à l’administration interne de données de recrutement ;
possibilité de faire valoir des droits et de se défendre en cas de litiges ;
prévention d’infractions pénales et enquêtes en la matière comme p. ex. escroquerie aux candidatures;
garantie de la sécurité des systèmes informatiques que nous utilisons ;
développement, extension et administration des systèmes informatiques que nous utilisons y compris le test;
gestion et développement de nos activités y compris la gestion du risque.
Dans la mesure où les données de candidatures contiennent des types particuliers de données à caractère personnel (telles que des données relatives à la santé, à la confession religieuse et des données concernant les origines raciales et ethniques), nous les traitons pour des candidatures à des fins qui nous sont imposées par le droit du travail et le droit de la protection sociale dans la mesure prévue par la loi, et ceci sur la base de l’article 9 paragraphe 2 b) RGPD ; par ailleurs à la demande de l’employeur Freudenberg concerné.
Dans la mesure où nous vous donnons la possibilité de donner votre consentement lors de la procédure de recrutement (p. ex. dans le cadre d’un vivier de candidats), nous traitons les données à la collecte desquelles vous avez consenti exclusivement pour les finalités spécifiées dans le consentement, sur la base de l’article 6, paragraphe 1 a) RGPD. Si le consentement se réfère au traitement de types particuliers de données à caractère personnel (telles que les données relatives à la santé), le traitement s’effectue sur la base de l'article 9, paragraphe 2 a), du RGPD.
­c’est toujours de votre plein gré que vous nous donnez votre accord et que ni l’octroi ni la révocation ultérieure d’un consentement donné n’auront de répercussions négatives sur votre procédure de recrutement;
­le refus de donner votre accord ou sa révocation ultérieure peut toutefois entraîner des répercussions si nous ne pouvons plus exécuter certaines opérations de traitement des données dont nous vous informerons avant que vous n’ayez donné votre accord;
­vous pouvez révoquer à tout moment le consentement que vous nous avez donné et qui prend ainsi effet pour l’avenir, en nous envoyant p. ex. un avis (ou à une entreprise Freudenberg indiquée);
en cas de révocation de votre consentement, nous pouvons être autorisés à poursuivre le traitement des données – le cas échéant dans une moindre ampleur – sur la base d’une autorisation légale.
E. Qui obtient vos données ?
Vos données à caractère personnel sont traitées au sein de Freudenberg. En fonction du type de données à caractère personnel, seuls certains services ou certaines unités organisationnelles y ont accès. En font notamment partie les personnes chez Freudenberg qui sont chargées de gérer les procédures de recrutement.
Nous transmettons par ailleurs vos données de candidature au ou aux employeur(s) Freudenberg qui ont besoin des données de candidature pour la suite de la procédure de recrutement.
Grâce à un concept de rôles et d’autorisations, l’accès aux fonctions et à leur ampleur susmentionnées au sein de notre entreprise est limité aux données qui sont nécessaires aux finalités du traitement.
Nous pouvons également transférer vos données de candidature à des destinataires extérieurs à notre entreprise. Ces bénéficiaires extérieurs peuvent notamment comprendre:
­des prestataires que nous aurons chargés dans le cadre de la procédure de recrutement de fournir des prestations sur la base de contrats conclus à part, susceptibles d’inclure le traitement de données à caractère personnel, ainsi que les sous-traitants de nos prestataires de service qui agissent avec notre accord, ainsi que des
organismes publics et non publics, dans la mesure où nous sommes tenus de transmettre vos données à caractère personnel sur la base d’obligations légales.
F. Les données à caractère personnel sont-elles transmises à des destinataires en dehors de l’UE ou de l’EEE ?
Oui, vu la structure internationale du Groupe Freudenberg, il est nécessaire le cas échéant de transmettre vos données à caractère personnel à des destinataires situés dans ce que l’on appelle des « pays tiers ». Les « pays tiers » sont des pays situés en dehors de l’Union européenne ou ayant signé l’Accord sur l’Espace économique européen, dans lesquels on ne peut pas raisonnablement présumer que le niveau de protection des données est comparable à celui en vigueur dans l’Union européenne.
Avant un tel transfert, nous vérifions toutefois toujours qu’il se fait sur la base d’une disposition légale (par ex. sur la base de l’article 49 RGPD). Nous veillons par ailleurs avant un tel transfert à ce que le niveau de protection des données requis soit suffisant dans le pays tiers concerné ou chez le destinataire dans le pays tiers. C’est ce qui peut ressortir notamment d’une décision dite « d’adéquation » prise par la Commission européenne, par l’intermédiaire de laquelle il est possible de déterminer si le niveau de protection des données est suffisant pour un certain pays tiers. Une autre possibilité est que nous assurions un niveau de protection des données approprié par des accords contractuels pris sur la base de « clauses contractuelles types » de l’UE.
Si vous le souhaitez, nous mettons volontiers à votre disposition d’autres informations relatives aux garanties appropriées pour assurer un niveau de protection suffisant des données.
G. Durée de conservation des données
En principe nous conservons vos données à caractère personnel tant que nous avons un intérêt légitime à les conserver et que votre intérêt à ce qu’elles ne soient pas conservées plus longtemps ne prédomine pas.
En règle générale vos données de candidature sont conservées au moins jusqu’à la fin de la période de recrutement. Si votre candidature n‘est pas retenue, les données seront conservées pendant six mois ou pendant la durée prévue dans le pays de l’employeur Freudenberg concerné après réception du courrier informant du refus.
À la conclusion d’un contrat de travail, nous vous fournissons une déclaration à part portant sur la protection des données pour salariés, si ceci est nécessaire pour l’employeur Freudenberg conformément à la législation à laquelle est soumis.
En tant que personne concernée, vous avez le droit
­­­­­­­d’obtenir des renseignements sur les données à caractère personnel vous concernant qui ont été conservées, article 15 RGPD;
­­­­­­­­­­­­­à la rectification de données inexactes ou incomplètes, article 16 RGPD;
­à l’effacement de données à caractère personnel, article 17 RGPD;
­­à la limitation du traitement, article 18 RGPD;
­à la portabilité des données, article 20 RGPD,
­­au droit d’opposition au traitement des données à caractère personnel vous concernant, article 21 RGPD.
Dans l’exercice des droits mentionnés, vous pouvez nous contacter à tout moment, p. ex. via l’un des moyens de communication mentionnés à la première page des présentes informations sur la protection des données.
Pour toute question relative au traitement de vos données, vous pouvez également vous adresser à notre responsable de la protection des données.
Vous êtes par ailleurs autorisé à introduire un recours auprès d’une autorité chargée des contrôles dans le domaine de la protection des données, article 77, RGPD.
I. À qui puis-je adresser mes questions ?
Pour toute question concernant vos droits, vous pouvez nous joindre rapidement par l’intermédiaire de dataprotection-support@freudenberg.com.
Les coordonnées de l’entreprise Freudenberg & Co. KG figurent au début de la présente déclaration relative à la protection des données.
Nous mettrons à votre disposition les coordonnées du ou des employeur(s) Freudenberg concernés au cours de la procédure de recrutement.