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RH : Les dispositifs pour se préparer à chaque entretien professionnel
Par Céline Delort - Le February 23, 2016
Bonjour à tous et bienvenue sur cette vidéo où nous allons parler de la préparation des entretiens spécifiques. En effet, chacun de vos collaborateurs est distinct et il n'a pas la même façon de fonctionner. Il n'a pas non plus la même évolution professionnelle.
Vous devez donc préparer son entretien de façon spécifique, comme un cas particulier et cela peut prendre du temps. En général, on compte une trentaine de minutes pour la préparation, surtout au départ.
Ne le négligez pas, vous serez ainsi préparé et vous vous sentirez beaucoup plus à l'aise lors de l'entretien professionnel.
Les méthodes pour une préparation optimale
Je vais tout d'abord vous donner un certain nombre de techniques et de méthodes pour optimiser cette préparation. Nous allons lister un certain nombre d'éléments à préparer, pour être sûr de ne rien oublier. Nous allons ensuite voir quelles réflexions nous avons à conduire pour chacun de ces entretiens. Vous vous sentirez beaucoup plus à l'aise vous verrez. Surtout si vous avez conduit les bonnes réflexions et que vous avez du contenu à donner à cet entretien, ainsi que des compétences sur lesquelles vous devez travailler. Et ensuite nous préparerons les argumentaires. En effet, vous savez que vous avez des collaborateurs démotivés, d'autres qui n'ont pas envie de venir à l'entretien, il donc faut préparer en amont vos contre-arguments, justement pour être prêt le jour J.
Les éléments à préparer pour l'entretien
Je vous conseille de faire une petite check-list qui vous permettra de lister ces éléments, vous verrez, vous serrez plus à l'aise et vous n'oublierez rien. Vous aurez également tous les éléments en main au moment de l'entretien.
Analyse de la fiche de poste
Première chose, il vous faut analyser la fiche de poste de votre collaborateur, nous allons voir tout à l'heure comment cela ce fait et vous aller vous rendre compte que c'est un long travail, mais un travail passionnant.
Analyse de la fiche de suivi managérial
Ensuite il faudra récupérer la fiche de suivi managérial, dont nous avons déjà parlé dans une précédente vidéo, pour aller voir ce que vous avez écrit dessus. Les réussites, là ou votre collaborateur a eu du mal, les fois où il a été en échec. Allez regarder tous ces faits et ces éléments que vous avez listé toute l'année. Ils vous permettront d'alimenter l'entretien professionnel. Allez aussi analyser vos précédents entretiens, l'entretien annuel peut-être, ou dans le futur vos prochains entretiens professionnels.
Commencez à renseigner votre trame. Cela ne sert à rien, par exemple, de noter le nom de votre collaborateur au moment où il arrive. Ayez déjà tout préparé, vous serez alors plus tranquille et vous serez vraiment dans l'échange et dans la communication.
L’analyse de la fiche de poste
L'analyse de la fiche de poste représente un gros travail, mais vous verrez qu'il est essentiel pour l'entretien professionnel. Il faut commencer par identifier les changements et les nouvelles missions qui ont eu lieu ces derniers temps ou depuis quelques années, sur la fiche de poste de votre collaborateur.
Est-ce qu'il y a des nouvelles choses qu'il fait ?
Est-ce qu'il a de nouvelles responsabilités ?
Il y a-t-il eu des évolutions ou des changements ?
Un logiciel qui a changé, une évolution juridique, enfin tous les éléments qui amènent un changement.
Tout cela, vous devez l'identifier.
Ensuite, vous devez décliner les missions de votre collaborateur en compétences, si ce n'est pas déjà fait. Puis il faut identifier les évolutions à venir sur le poste. Peut-être que dans l'avenir, son poste ne va pas rester le même. Peut-être que vous allez juste changer un logiciel informatique, mais qu'il va falloir qu'il apprenne à le maitriser. Peut-être que demain, son poste subira un très gros changement. Tout doit être noté et votre collaborateur doit en être informé. Enfin, il vous faut rechercher les champs de progression envisageables pour ce collaborateur. Sur quels points vous voulez qu'il travaille. Quelles compétences il doit acquérir et développer dans l'année à venir ? Et comment vous allez pouvoir l'y aider ? Vous voyez qu'une fois que vous aurez fait ce travail, vous aurez déjà bien avancé.
Cas Vétir : analyser la fiche de poste de Mme Sangène
Alors comme le meilleur moyen d'apprendre c'est de tester, je vous propose que l'on utilise notre cas fil rouge, le cas Vétir, pour tester l'analyse de fiche de poste et la mettre justement en pratique. Je vous propose de travailler sur le cas de Mme Sangène, notre vendeuse. Pour cela nous déclinerons :
les missions en compétences et vous aurez à décliner les missions de la vendeuse pour voir quelles compétences elle doit avoir ;
vous aurez à analyser sa fiche de poste et à voir avec les évolutions que je vous ai proposé pour Vétir, s'il y a des impacts la fiche de poste. Et si oui, lesquelles et comment on va pouvoir agir ensuite ;
et enfin, on identifiera les compétences sur lesquelles on souhaite travailler pour Mme Sangène, celles qui sont prioritaires et quelles sont les possibilités pour faire évoluer ces compétences.
C'est un travail important que je vous propose cette semaine, mais il est essentiel. Il est à la fois passionnant et aussi riche en terme de pédagogie.
Les réflexions à conduire
Intéressons nous maintenant aux différents points de réflexions justement. Ceux que vous devez mener sur chacun des dossiers de vos collaborateurs.
Impact des évolutions sur le poste
Le premier point c'est justement l'impact des évolutions sur le poste de vos collaborateurs. Vous connaissez les évolutions de votre entreprise, les évolutions de votre marché, les évolutions éventuelles de l'organisation du travail. Et pour tout cela, il faut évaluer les impacts sur le poste de votre collaborateur, et c'est extrêmement important de se poser la question.
Ensuite, vous devrez identifier les possibilités d'évolutions pour votre collaborateur.
Est-ce que vous avez envie de le faire évoluer, de poste notamment.
Est-ce qu'il doit changer de poste dans l'avenir ?
Est-ce vous voulez plutôt le garder dans le même poste, tout en lui donnant de nouvelles responsabilités ou de nouvelles activités ?
Ou bien le rendre peut-être plus autonome ou plus polyvalent.
Tout cela, c'est à vous de l'identifier en tant que manager ! Où voulez-vous l'emmener et quel est le chemin à parcourir pour y arriver ? Et bien entendu, sur quelles compétences il doit travailler pour arriver à aller sur ce nouveau poste.
Vous devrez donc identifier sur quelles compétences on doit travailler, et quelles sont celles que l'on doit développer. Cela peut avoir un lien avec l'entretien annuel, vous l'avez peut-être vu à ce moment là et vous aviez déjà évalué ces compétences.
Les ressources pour progresser
Pour terminer, il faut que vous commenciez à réfléchir à quelles sont les ressources que vous avez à votre disposition pour le faire évoluer et pour le faire progresser. Est-ce que vous pouvez faire quelque-chose en tant que manager ? Est-ce que vous avez des formations qu'il peut suivre ? Existe t-il des actions qui peuvent être réalisées dans l'entreprise, pour l'aider à progresser ? Tout cela, il faut commencer à le lister. Vous voyez que c'est un travail important, qui nécessite bien la demi-heure dont nous avons parlé précédemment.
Les argumentaires à préparer
Intéressons nous maintenant aux argumentaires à préparer. En effet, vous connaissez vos collaborateurs. Vous savez d'ailleurs que vous en avez certains qui sont difficile à gérer, certains qui sont plus démotivés que d'autres, certains qui sont peut-être plus réticents à l'entretien annuel ou à la formation. Certains peut-être, qui n'ont pas l'impression qu'ils ont des besoins de progression. Tout ça, ce sont des cas assez particuliers et il faut les préparer avant d'entrer en entretien Vous savez déjà que pour cet entretien, il faudra travailler sur un contre-argumentaire pour parler de cet aspect là. A vous d'identifier, en amont, quels seront les risques de réticence et de travailler sur les argumentaires. Nous l'étudierons lors d'un prochain module et nous verrons ces cas particuliers pour préparer vos futurs contre-argumentaires.
En synthèse de ce module, nous l'avons vu, chaque entretien est spécifique. Il faut donc préparer chacun d'entre-eux, pour être beaucoup plus à l'aise et amener du contenu. Vous verrez que c'est essentiel et que cette phase ne peut pas être contournée. Je vous conseille donc de prévoir les 30 minutes dont je vous ai parlé, pour préparer chacun de vos entretiens et traiter les différents points que nous avons vu dans ce module.
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