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Tout connaître sur la différence entre Cc et Cci lors de l’envoi d’un email - Informatique, Web & High-tech
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Parmi tous les champs destinataire possibles lors de la rédaction d’un email, il est simple de s’y perdre et de ne pas savoir où renseigner les noms. Quelle est la différence entre les champs destinataires A, Cc et Cci ?
Pour chaque email, vous aurez le choix parmi les destinataires entre trois champs : A, Cc et Cci. Chacun correspond respectivement au(x) destinataire(s) principal(ux), aux destinataires à mettre en copie du mail (copie carbone), et les autres destinataires à mettre en copie cachée (copie carbone invisible).
Si, malgré ces explications, vous ne comprenez pas encore la différence entre ces différents champs, on vous explique tout ci-dessous.
A : le destinataire principal
Quelle est sa fonction ?
Le champ A se destine aux personnes les plus importantes, celles pour qui le mail est directement concerné. Ainsi, c’est l’endroit où vous devez indiquer la personne à qui le message est destiné, la raison pour laquelle vous avez rédigé ce mail.
Quelle est son utilisation ?
Dans le champ A il s’agit principalement d’y mentionner les personnes directement concernées par l’objet de l’email ou à inclure dans l’action à faire si besoin.
Ainsi, dans le cas où vous envoyez une demande à une personne en l’indiquant en copie « pour information », il est essentiel de le mentionner dès le champ destinataire afin de savoir qui des deux destinataires doit traiter la demande de l’email.
Par ailleurs, si vous indiquez tous vos destinataires dans le champ A, vous risquez de ne pas recevoir de réponse : en effet, personne ne se sentira réellement concerné sur le traitement de la demande.
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Cc : le destinataire en copie
Quelle est sa fonction ?
Le champ Cc se destine à toutes les personnes que l’on souhaite informer mais qui ne sont pas concernées par l’action. Il signifie, « carbon copy ».
Quelle est son utilisation ?
C’est grâce au champ Cc que la différence avec l’utilisation du champ A peut se faire. En effet, le champ A permet de designer qui doit faire l’action, alors que le champ Cc indique aux personnes s’y trouvant l’information à prendre en compte.
Ainsi, dans le champ A, vous pouvez indiquer le destinataire principal, et dans le champ Cc y indiquer les destinataires pour les informer de l’action en cours.
Un exemple typique de l’utilisation du champ Cc dans votre boîte de messagerie est le suivant : à la suite d’une réunion avec une personne de votre équipe, et votre chef, vous confirmez par écrit, via un email, les informations et demandes émises à l’oral. Cet email doit alors se composer de cette manière pour l’envoi : votre collègue, qui doit traiter la demande, doit figurer dans le champ A alors que votre chef, qui doit être informé de l’évolution de la demande, doit figurer dans le champ Cc .
Cci, le destinataire en copie cachée
Quelle est sa fonction ?
Le champ Cci possède un intérêt plus fourbe : il s’agit de personnes à indiquer en copie, sans que les autres personnes ne le sachent. La signification de Cci est « copie carbone invisible », aussi appelé copie cachée.
Par ailleurs, si vous indiquez plusieurs personnes dans le champ Cci, ils ne pourront pas voir les autres destinataires présents dans ce même champ.
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Quels sont ses usages ?
Voici les deux principaux usages du champ Cci :
Les mailing listes : Il peut s’agir d’un email commercial à envoyer à tous vos clients. Dans ce cas, il est dans votre intérêt que vos clients ne s’identifient pas les uns des autres. Ainsi, en indiquant votre adresse email dans le champ A et l’ensemble de vos clients dans le champ Cci vous réglez ce souci. En effet, tout le monde recevra l’email en ne voyant que votre adresse, sans prendre connaissance de l’existence des autres clients.
Les mails de « suivi » : afin de montrer aux chefs le travail effectué de la journée, ou dans le cadre d’une situation tendue. Il s’agit alors d’indiquer en copie cachée, le champ Cci, la personne souhaitée pour lui montrer le contenu de l’email, sans que le destinataire ne le sache.
Avec le même cas de figure que précédemment, c’est-à-dire l’envoi d’un email promotionnel à une liste de clients, ou de prospects : tous les destinataires mentionnés dans le champ Cci recevront l’email, sans savoir qu’il y a d’autres destinataires.
Cette technique évite l’envoi d’un même email plusieurs fois, en l’envoyant une unique fois à l’ensemble des destinataires.
Ce qu’il faut savoir
Comment utiliser uniquement le champ Cci ?
Il faut savoir qu’il est impossible d’utiliser les champs Cc ou Cci uniquement. En effet, il faut obligatoirement remplir un destinataire principal pour pouvoir indiquer quelqu’un en copie : il est alors impératif de remplir le champ A pour pouvoir renseigner les autres champs.
Une technique simple pour pouvoir utiliser le champ Cci est de renseigner sa propre adresse dans la champ A pour envoyer un email en toute discrétion.
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Comment faire apparaître le champ Cci ?
Par défaut, les champs Cc et Cci sont généralement masqués. Afin de les afficher, vous devrez faire la marche à suivre selon votre client mail. Ainsi, pour Gmail, vous devrez cliquer sur les liens « Cc » et « Cci », en haut à droite dans votre fenêtre de rédaction. Sur Outlook, vous devrez cliquer sur les icônes situées dans le ruban « Options ».