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La préparation de la distribution et la remise des produits sont des moments clés de l’expérience des Membres. Pendant cette période, l’utilisation d'un smartphone ou d'une tablette peut se révéler particulièrement efficace pour communiquer avec les Producteurs et les Membres, enregistrer les informations de non livraison, indiquer les commandes récupérées.
Accès au bon de remise en ligne
Une fois la vente finalisée, vous pouvez y accéder à partir du menu Distributions. Appuyez sur le bouton Accéder au bon de remise. Une fois la distribution terminée, vous retrouverez les données que vous avez renseignées pendant celle-ci.
REMARQUE : Le bon de remise est accessible depuis votre navigateur ou à partir de l'application Android.
Un Membre arrive et vous voulez connaitre le contenu de sa commande, un Producteur vous annonce un produit manquant pour la distribution...
Vous pouvez utiliser la zone de recherche affichée en haut de la page pour accéder rapidement à l'information souhaitée. Les recherches s'effectuent sur le nom des Membres, des Producteurs, des offres et sur les numéros de commande.
À partir de ce bon de remise, vous pouvez appeler chaque Membre ou Producteur participant à la distribution ou lui envoyer un SMS.
Il est également possible d’envoyer un SMS à toutes les personnes ayant commandé chez un Producteur. Vous pourrez ainsi les prévenir d’un retard ou de la non livraison de certains produits en amont de la distribution.
À NOTER : Lors d’une demande d’envoi de SMS, votre propre messagerie est ouverte. Les SMS sont donc envoyés depuis votre numéro et sont à vos frais, tout comme les appels.
Nombre de commandes d'un Membre
Pour chaque Membre, le nombre de commandes effectuées dans votre Ruche est affiché lorsque vous appuyez sur son nom (cette valeur ne tient pas compte des commandes multiples pour une même distribution : si un Membre a fait 2 commandes, cela compte pour une seule).
REMARQUE : En cas de première commande faite dans le réseau, l’information est affichée sous le nom du Membre concerné. Cela vous permet d'identifier les Membres dont c'est la première distribution et qui ont donc besoin d'un accompagnement plus spécifique.
Les produits non livrés
Décochez le produit manquant. Par défaut, le nombre d'unités commandées est affiché à 0. Pour un manque partiel (ex : le Membre a reçu 1 pain sur les 2 commandés), indiquez le nombre d'unités récupérées du côté du Membre.
Indiquez la raison de non-livraison : celle-ci sera communiquée au Membre dans l'e-mail lui notifiant son remboursement.
REMARQUE : les produits non livrés parce que le Producteur n'a pas atteint son minimum sont affichés barrés.
Indiquer une commande récupérée
Lors de la distribution, vous pouvez indiquer qu’un Membre est venu récupérer sa commande. Ce signe visuel vous permet de rapidement voir combien de personnes sont passées et combien restent encore à venir.
20 minutes avant la fin de la distribution, une notification vous propose d’envoyer un SMS aux Membres n’étant pas encore venus, pour les prévenir de la fin prochaine de celle-ci.
REMARQUE : cette information de commande récupérée est uniquement enregistrée dans la mémoire de l’appareil que vous utilisez.
Un pictogramme vous indique que la sauvegarde est réussie après chacune des actions que vous effectuez.
En cas de perte de connexion, une notification vous signale que la sauvegarde automatique n’a pas fonctionné. Cependant, vos actions restent en mémoire sur votre appareil et seront transmises une fois la connexion retrouvée, si vous ne fermez pas l’application. Il est donc possible d’effectuer des actions en mode hors ligne qui seront enregistrées par la suite.
Une fois la connexion rétablie, une notification vous en informe également.
ATTENTION : Vous pouvez vouloir partager le bon de remise en ligne avec une autre personne (un-e bénévole par exemple). En lui donnant accès à votre compte, elle pourra le voir. Par contre, cette page ne gère pas (encore) des modifications faites par plusieurs personnes en même temps. Si vous le faites, attention à l'écrasement des données enregistrées par une autre personne !