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Possédant la même valeur judiciaire que sa version écrite, la signature électronique ou signature en ligne permet de faciliter les échanges interne et externe d’une entreprise. De plus, elle tient une place capitale dans la numérisation de la gestion des documents papier. Plus efficace, sécurisée et simple, la signature digitale doit néanmoins répondre à quelques conditions pour garantir sa validité. Ainsi, la signature numérique doit être reconnaissable, exclusive, irrévocable, non réutilisable, non modifiable et permanente. Bien choisir votre solution de signature digitale s’avère alors indispensable. Effectivement, seule une solution fiable et adaptée peut permettre de disposer d’une signature qualifiée légale, juridiquement valable et authentique.
Choisir entre une solution en mode SaaS ou un logiciel en installation interne
Deux types de solutions se présentent à vous pour la sélection de votre outil de signature électronique. D’une part, vous avez la possibilité de choisir une solution basée sur le système de stockage cloud. À l’instar de tous les logiciels en mode SaaS, ce type de solution ne cesse de gagner en réputation auprès des sociétés. Concrètement, vos collaborateurs accèdent à l’interface sur internet, et ce, par le biais des identifications particulières.
Autrement dit, vous avez besoin d’une connexion internet pour l’utiliser. En tout cas, un logiciel d’e-signature SaaS vous garantit une grande flexibilité, une installation rapide, un échelonnement de vos dépenses et un accompagnement technique. Par ailleurs, vous profitez des données disponibles à tout moment. Cette solution de signature numérique vous donne également une excellente alternative pour les collaborateurs sur le terrain ?
Mis à part cela, vous pouvez miser sur une solution en interne. Cette dernière demande entre autres la possession d’une licence légale sur les ordinateurs de vos collaborateurs. En ce qui concerne ses fonctionnalités, cet outil vous permet de contrôler en toute facilité toutes vos bases de données. Il promet par ailleurs une meilleure protection de vos données puisque celles-ci sont directement hébergées sur vos serveurs internes. Cela dit, pour trouver la meilleure solution de signature en ligne adaptée aux besoins de votre entreprise et vos collaborateurs. Il vous est vivement conseillé de confier sa création à une agence de communication digitale experte en la matière, à l’exemple de universign.com.
Vérifier la simplicité d’utilisation
Il est important de savoir que pour rendre plus rapides les tâches des signataires, la solution utilisée pour la signature en ligne doit être fluide. Ainsi, il convient mieux de privilégier un logiciel agréable à prendre en main et facile à utiliser. Que ce soit pour vos collaborateurs, vos partenaires ou vos clients, la signature d’un dossier doit s’opérer en un rien de temps et en toute simplicité.
D’ailleurs, il importe que l’utilisation de votre logiciel de signature digitale facilite la vie de vos équipes. Cela, pour leur permettre de passer rapidement à d’autres services plus importants. Sur un site spécialisé, vous pouvez trouver un comparatif des outils de signature afin de trouver et par la suite d’utiliser la plus simple à utiliser et la plus fluide. Il vous importe simplement de choisir la solution qui correspond parfaitement à vos besoins et surtout à vos équipes. Sur cette plateforme, vous pouvez aussi demander un accompagnement personnalisé pour bien choisir votre solution de signature numérique en ligne.
Choisir un outil de signature numérique qui répond à ses besoins
Chaque société a ses propres besoins dans la gestion des documents numériques ou en papiers. Raison pour laquelle il est indispensable de définir vos exigences lorsque vous choisissez une signature électronique. Parmi les points qu’il est important de prendre en considération, on note le nombre d’utilisateurs, la nature et la quantité des documents à signer et la compatibilité du logiciel avec les fichiers SharePoint, les documents Adobe PDF, Word, les emails Outlook, les feuilles de calcul Excel ainsi que vos objectifs et votre activité. Effectivement, l’outil le plus pertinent est celui qui correspond aux mieux à vos attentes. Il est à noter que la solution d’e-signature que vous choisissez doit s’adapter au workflow de votre société et non le contraire. De plus, suivant le volume des dossiers à prendre en charge, un logiciel peut se révéler plus adéquat qu’un autre.
Privilégier une solution de signature numérique conforme à la règlementation
Vous ne devez pas choisir n’importe quelle solution de signature numérique. Il est important d’utiliser un logiciel qui respecte les règlementations légales en la matière. Dans cette optique, la France accepte deux systèmes de référence, à savoir le Référentiel Général de Sécurité (RGS) et la norme européenne electronic Identification Authentification and trust Services (eIDAS).
La disposition légale RGS constitue un cadre conforme permettant d’instaurer la confiance dans les échanges entre les citoyens et les institutions administratives. Il vous permet alors de garantir les caractères infalsifiables et authentiques du document tels que la signature en ligne. Par ailleurs, applicable depuis 2016, le règlement eIDAS encadre la valeur légale de l’e-signature au sein de l’Union européenne. Les signatures électroniques doivent respecter alors le Cades (CMS advanced electronic signature), le Xades (XML advanced electronic signature) et le Pades (PDF advanced electronic signature).
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