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Suivez toutes les tendances actuelles du milieu de la gestion et de l'accompagnement. Le back office n'aura plus de secret pour vous...
La gestion du Temps de travail
Optimiser son temps de travail est une notion primordiale pour réduire le stress et recentrer sa productivité.
Quelques étapes pour gérer son temps de travail
1 - Apprendre à déléguer
Structurez votre activité et son fonctionnement, vous pourrez à ce moment-là déterminer ce qui peut être délégué.
Nous éprouvons souvent une difficulté à travailler en équipe et, comme il nous est impossible de tout faire, il est important de savoir transmettre des dossiers à ses collaborateurs ou à une entreprise extérieure, afin de libérer plus de temps à d’autres activités, tout en maintenant un certain niveau de contrôle.
Notez les tâches que vous effectuez, évaluez ce qui vous apporte ou vous enlève de l'énergie et demandez-vous ce que vous feriez si vous employiez plutôt votre temps sur tel ou autre sujet. Vous aurez en cela un premier aperçu des tâches qu'il serait envisageable de déléguer.
Les tâches qui entrent dans le cadre de la délégation sont les suivantes :
Les tâches administratives, fastidieuses, chronophages
Les tâches répétitives qui sont simples et concessibles
Les tâches pour lesquelles quelqu'un d'autre a les mêmes compétences que vous, voire supérieures aux vôtres
2 - S’organiser et anticiper
Réussir à optimiser la gestion du temps n’est pas toujours aisé pour une entreprise.
L’importance de planifier chaque projet nous permet d’appréhender les imprévus qui interviennent régulièrement.
En gestion du temps, l’évaluation de la durée de toutes les activités est primordiale pour pouvoir les planifier. Organisez votre calendrier en laissant une marge pour les tâches inattendues qui gêneront du stress de par la pression qu’elles génèrent.
Prévoyez et priorisez en fonction de l’importance et de l’urgence, même si cela vous prend un peu de temps en amont. Anticiper en connaissant déjà ce que l’on doit faire sur un ou plusieurs jours donne du sens à son action.
3 - La procrastination
Ne remettez pas au lendemain ce que vous pouvez faire le jour même… Nous remettons souvent à plus tard des échéances importantes.
Pour éviter de passer à l’action dans un domaine en particulier, nous allons développer des stratégies de fuite ou d’évitement, dans l’objectif de nous maintenir dans une certaine passivité. Alors, nous nous laissons submerger et nous pouvons commencer à nous inquiéter quand précisément les conséquences de notre procrastination deviennent pénalisantes, pour soi… ou pour les autres.
Etablir un ordre des priorités vous évitera les pertes de temps inutiles en repoussant les tâches qui ne sont pas prioritaires.
Apprenez également à gérer votre capacité de concentration dans la durée, en alternant activité et pause, élément indispensable pour renouveler cette concentration.
De temps en temps, autorisez-vous à éteindre votre ordinateur… et à remettre à plus tard !
4 - Etablir ses priorités
Et si l’une des raisons de la procrastination était le manque de ligne directrice et de visibilité ?
Commencez toujours votre journée par les priorités. Classez-les en plusieurs niveaux : ce qui est urgent, ce qui est important et le reste, et évitez les priorités concurrentes :
Les tâches urgentes qui doivent être traitées immédiatement ;
Les tâches qui sont importantes, mais un niveau en dessous des premières ;
Les tâches intéressantes à faire, mais qui n'ont aucune conséquence ;
Les tâches à supprimer : ce sont celles qui n'apportent aucune valeur ajoutée et n'ont pas de réelle importance.
Ce mode d’organisation vous permettra d’obtenir une meilleure visibilité, de réduire votre stress et de vous organiser correctement dans la journée ou dans la semaine.
Gardez les tâches que vous avez l’habitude de réaliser plutôt pour les fins de journée. N’oubliez pas qu’en l’absence de délégation, vous serez également contraint(e) de gérer les autres tâches plus tard, voire dans l’urgence…
Etablir un ordre des priorités vous évitera les pertes de temps inutiles en repoussant les tâches qui ne sont pas prioritaires.
Faites le point régulièrement sur l'avancée de vos projets afin d'ajuster votre plan d'action.
N’oubliez pas qu’être organisé dans son travail est un gage de gain de temps et d'efficacité, et qu’un esprit organisé est un esprit plus serein !
Nous sommes à votre disposition pour vous alléger de toutes vos tâches chronophages et vous faire ainsi gagner en productivité !
Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,
Office Manager indépendante à Nantes
Ici, nous parlons de notre métier. Nous évoquons ce qui tourne autour du monde de la gestion d'entreprise. Bonne lecture !