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Enregistrement des conférences téléphoniques : Comment utiliser RingCentral pour enregistrer des conférences téléphoniques | RingCentral FR Blog
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Enregistrement de conférence téléphonique : Comment enregistrer une audioconférence avec RingCentral
7 minutes de lecture
Dans cet article, nous abordons les thèmes suivants :
Qu’est-ce que l’enregistrement de conférence téléphonique ?
Avantages de l’enregistrement de conférence téléphonique
Comment enregistrer une audioconférence avec RingCentral
Faut-il demander la permission d’enregistrer une audioconférence ?
Saviez-vous qu’un travailleur français passe en moyenne 27 jours par an à assister à des réunions au travail ?
Cela paraît invraisemblable, et pourtant !
Des tas de choses sont dites lors des réunions et des téléconférences. Trop, en tout cas, pour que nous puissions en retenir les moindres détails. C’est pourquoi, à chaque réunion, un rapporteur est chargé d’en rédiger le procès-verbal, et ce depuis des décennies.
Mais nous sommes au XXIe siècle, et ce processus de documentation a changé en profondeur. De plus en plus d’organisations délaissent la prise de notes et optent pour l’enregistrement de leurs réunions et téléconférences. Pourquoi ? Parce qu’elles ont ainsi des archives parfaitement fidèles de chaque audioconférence et son contenu, auxquelles elles peuvent se référer au besoin.
Sans compter qu’il est plus facile de se concentrer pleinement sur l’objet de la réunion s’il n’y a pas besoin de prendre des notes. Les équipes peuvent convertir leurs réunions audio en fichiers MP3 qui peuvent être facilement sauvegardés, partagés et/ou téléchargés pour être réécoutés.
Qu’est-ce que l’enregistrement de conférence téléphonique ?
Nous savons tous ce qu’est une téléconférence, mais depuis la pandémie, la webconférence est devenue la norme. Il y a des chances que les collaborateurs qui travaillent dans un bureau ou en télétravail doivent participer régulièrement à des audioconférences. De plus, en raison du fort développement de solutions de téléphonie basées sur le cloud, nous sommes désormais nombreux à héberger nos audioconférences et visioconférences en ligne.
L’audioconférence en ligne est en passe de devenir la nouvelle norme, si bien que de plus en plus de prestataires de services de téléconférence proposent à leurs utilisateurs d’enregistrer leurs réunions à l’aide de systèmes intégrés. Avec, à la clé, la garantie de bénéficier d’un historique totalement fidèle à la réunion initiale, et sans erreurs.
Le passage à l’enregistrement des audioconférences s’accompagne de nombreux avantages, sur lesquels nous reviendrons dans un instant. Les entreprises ont tout à gagner à disposer d’enregistrements 100 % fidèles à ce qui a été dit, quand et par qui. L’enregistrement d’audioconférence est très utile pour ce qui a trait à la conformité et à l’assurance qualité, et facilite aussi la collaboration à distance. Imaginons que votre entreprise ait un client important dans un autre pays, dans un fuseau horaire différent. Aucun souci : envoyez à votre client l’enregistrement de l’audioconférence, et il sera ainsi au courant de tout ce qui a été dit.
Avantages de l’enregistrement de conférence téléphonique
L’enregistrement de téléconférence a de nombreuses applications, et présente de grands atouts pour les entreprises. Par exemple, l’enregistrement de conférence téléphonique est un excellent moyen d’améliorer la conformité réglementaire. Les enregistrements sont des ressources durables qui vous serviront à améliorer vos campagnes marketing, résoudre des conflits, vérifier des faits, éclairer les processus de formation, etc. Alors sans plus attendre, penchons-nous en détail sur quelques-uns de ces avantages.
1. Retrouver facilement la trace d’informations perdues
N’avez-vous jamais rêvé de pouvoir voyager dans le passé pour vérifier ce qui a été dit lors d’une de vos réunions ? Y a-t-il pire frustration, dans le monde du travail, que d’avoir besoin d’une information et de s’apercevoir qu’aucune trace n’en a été gardée ? Pourtant, la solution est simplissime. Avec l’enregistrement de conférence téléphonique, vous ne craindrez plus de ne pas pouvoir retrouver une information.
Les conférences enregistrées sont archivées dans votre système informatique, ce qui vous permet d’y accéder de n’importe où et dès que vous en avez besoin. Vous pourrez sauvegarder vos enregistrements dans des fichiers différents, afin d’y accéder en un clin d’œil. À l’avenir, s’il y a besoin de clarifier quelque chose ou qu’une décision nécessite un renseignement précis, vous saurez exactement où le trouver, grâce à une solution simple et infaillible.
Dans certaines circonstances, l’enregistrement de vos conférences téléphoniques est même une obligation légale. C’est souvent le cas pour ceux qui travaillent dans les milieux du journalisme, du droit et des services financiers. Par ailleurs, un enregistrement (et, éventuellement, une transcription) est une garantie de transparence et permet de se prémunir des fausses réclamations et de leurs conséquences.
3. Améliorer la formation de ses employés
Dernier avantage et non des moindres, l’enregistrement de conférence téléphonique est un atout pour la formation des employés. Si vous venez d’intégrer de nouvelles recrues, vous pourrez suivre leurs premiers pas dans les réunions grâce aux enregistrements vidéo (même si vous ne pouvez assister à ces réunions). Prennent-elles la parole ? Présentent-elles des lacunes dans leurs connaissances auxquelles il faut remédier ?
Comment enregistrer une audioconférence avec RingCentral
Si vous envisagez de passer à l’enregistrement de conférence téléphonique dans votre entreprise, veillez à ce que votre prestataire de services de téléconférence vous propose un outil d’enregistrement de conférence téléphonique dans le cadre de son offre. Avec RingCentral, vous bénéficierez d’une plateforme dédiée de gestion des enregistrements de conférences, paramétrable facilement et en peu de temps. Cette plateforme vous permettra de déterminer quelles conférences vous souhaitez enregistrer en fonction de vos critères. En outre, les paramètres avancés de RingCentral vous permettent d’enregistrer des appels téléphoniques passés depuis n’importe où sur votre système téléphonique : téléphones fixes, numéros de voix sur IP (VoIP) et tout appareil avec une connexion à Internet, à l’aide de l’appli mobile RingCentral.
Les fonctionnalités principales sont :
Enregistrement automatique des appels entrants depuis une ligne mobile, fixe, virtuelle ou n’importe quel téléphone, pour tous les départements ou pour certains utilisateurs uniquement
Musique d’attente et avis de confidentialité facultatifs pour tous les appels sortants (les destinataires sont informés que la conversation téléphonique est enregistrée)
Accès aux appels enregistrés via la barre d’outils de journal d’appels
Configurer RingCentral, pas à pas
Activer l’enregistrement de conférence téléphonique sur un téléphone RingCentral est un jeu d’enfant. Le téléphone RingCentral vous permet d’enregistrer ou d’autoriser l’enregistrement automatique depuis votre compte en ligne. Appuyez sur le bouton d’enregistrement dans votre tableau de bord In-Meetings. Pas d’inquiétude, l’enregistrement d’appel est une fonction « opt-in » : par défaut, cette fonctionnalité est désactivée.
Pour activer l’enregistrement à l’échelle de votre compte, allez dans réunions > paramètres des réunions > cliquez sur l’onglet enregistrement > sélectionnez enregistrement local et/ou automatique.
Pour activer l’enregistrement dans vos propres paramètres d’extension, allez dans paramètres > réunions > cliquez sur l’onglet enregistrement > sélectionnez enregistrement local et/ou automatique.
Si vous optez pour l’enregistrement automatique, l’enregistrement de votre réunion débutera automatiquement dès que vous composerez un numéro. Si vous optez pour l’enregistrement local, vous pourrez alors choisir d’enregistrer telle ou telle partie d’une réunion à votre guise. De plus, il vous suffit d’appuyer sur un bouton dans votre tableau de bord In-Meetings pour mettre en pause ou arrêter l’enregistrement.
Puis-je enregistrer une téléconférence sur mon téléphone ?
L’un des grands atouts de l’enregistrement de téléconférence est qu’il est accessible même sur votre téléphone. Après avoir téléchargé l’appli RingCentral sur votre iPhone ou votre appareil Android, vous pourrez enregistrer les appels en appuyant sur un simple bouton depuis votre écran d’appel. Autrement dit, même si vous rejoignez une téléconférence lorsque vous êtes en déplacement ou à la maison, vous pourrez tout autant l’enregistrer que si vous étiez devant votre ordinateur de bureau ou dans la salle de réunion. Ce n’est pas plus compliqué que cela.
Faut-il demander la permission d’enregistrer une audioconférence ?
L’enregistrement de conférence téléphonique suscite souvent la même question : doit-on demander la permission de tous les participants pour enregistrer une conférence téléphonique ? En France, la CNIL pose un cadre bien défini concernant les enregistrements de conférences téléphoniques.
Ils ne peuvent être réalisés qu’en cas de nécessité reconnue (formation ou évaluation des salariés, amélioration de la qualité du service, preuve de l’accomplissement d’une transaction…) et doivent être proportionnés aux objectifs poursuivis, c’est-à-dire rester ponctuels.
Si un dispositif est mis en place, vous devez obligatoirement informer les instances représentatives du personnel, les salariés, et les interlocuteurs (comme vos clients) avant d’enregistrer une conférence téléphonique. Il doit également être intégré dans votre registre RGPD.
L’enregistrement de conférence téléphonique permet de tirer le maximum d’une conférence téléphonique. C’est une solution simple à un problème bien réel. L’enregistrement de conférence téléphonique facilite l’accès aux informations et en limite les pertes, et bien plus encore. Grâce aux fournisseurs de services de téléphonie basés sur le cloud comme RingCentral, il est désormais simple comme bonjour d’enregistrer une audioconférence, en appuyant sur un bouton à partir de n’importe quel appareil.
Publié le 22 Août, 2022, mis à jour le 15 Sep, 2022
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