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Urgences professionnelles en vacances : comment rester disponible… mais pas trop ?
70% des Français déclarent rester disponibles pendant leurs congés pour répondre aux urgences professionnelles : c’est le résultat du sondage mené par SurveyMonkey pour RingCentral à l’été 2022. Comment ces collaborateurs arrivent-ils à rester connectés avec leurs collègues, même sur leur lieu de vacances, sans en faire trop ? Téléphonie, emails, messageries en ligne : les solutions de communication unifiées pourraient bien être la solution pour garder un bon équilibre.
Le téléphone, moyen de communication favori pour les urgences
En cas d’urgence professionnelle pendant leurs congés, 28% des Français préfèrent être contactés par téléphone : c’est le moyen de communication le plus plébiscité. On est bien loin du cliché du tout-digital, et cela peut s’expliquer par plusieurs raisons.
Il est plus simple et plus rapide d’exposer un problème, de réfléchir ensemble et de se mettre d’accord sur une solution en discutant de vive voix, plutôt que d’avoir un échange textuel asynchrone, ouvert aux interprétations et générant parfois de l’attente pour la partie en congés.
Une conversation téléphonique a également, par définition, une fin bien identifiée, contrairement à un échange écrit. Si le fait de décrocher son téléphone ouvre un canal mental vers le travail, raccrocher ferme ce canal ; c’est un engagement mesuré et par défaut limité dans le temps.
Dernier point : prendre un appel téléphonique est une action entrante, qui permet d’être contacté sur un sujet précis. À l’inverse, consulter ses mails ou une messagerie professionnelle en vacances peut être un engrenage, demandant une action de tri voire même incitant à s’investir sur plus de sujets. Pourtant, l’email reste le second moyen favori des Français pour être contacté en cas d’urgence.
Communication écrite : l’email toujours privilégié face aux messageries
70% des Français déclarent ainsi consulter leurs emails professionnels au moins une fois pendant leurs congés, et 30% les regardent quotidiennement. Bien sûr, se connecter une fois de temps en temps ne permet pas d’être réactif : tout dépend de la temporalité de l’urgence, du poste occupé, de l’activité de l’entreprise…
Les collaborateurs français pourraient préférer les messageries instantanées aux emails, pour pallier ce manque de réactivité. Cependant, seulement 8% apprécient les messageries pour être contactés en cas d’urgence. Cela peut s’expliquer par la peur d’être directement connecté à un outil de travail, et donc d’apparaître comme disponible auprès de ses collègues ; répondre à un mail est plus discret et moins engageant.
Pourtant, les sociétés les plus matures en termes de communications d’entreprise n’utilisent presque plus les mails, menant leurs communications internes sur des groupes de discussion ou des chats individuels pour plus d’interactivité et un meilleur partage d’informations. Afin de ne pas tomber dans l’extrême et de faire de ces chats en ligne une incitation à être toujours disponible, ce changement de paradigme est alors accompagné d’un ensemble de règles communes pour respecter l’équilibre vie privée / vie professionnelle.
Le mobile, peu exploité pendant les vacances des Français
Qu’ils préfèrent le téléphone, l’email ou la messagerie professionnelle, 65% des Français emportent un matériel informatique avec eux en vacances. Parmi eux, 36% emmènent leur ordinateur, et seulement 18% gardent une application professionnelle sur leur téléphone personnel (email ou messagerie d’équipe). Entre les limites de poids des bagages en avion et le coffre rempli des jouets pour les enfants, pourquoi s’encombrer d’un ordinateur en vacances ?
Il est clair que c’est encore le matériel le plus adapté pour un accès simplifié à l’ensemble des informations et outils dont le collaborateur pourrait avoir besoin pour résoudre une urgence. Une autre raison réside également dans la séparation claire entre vie privée et professionnelle. En ayant son ordinateur professionnel dans sa chambre, pas besoin d’avoir une application professionnelle sur son téléphone personnel ; il suffit de se connecter une fois de temps en temps.
Avoir une application professionnelle sur son téléphone, qu’elle donne accès à ses mails ou à sa messagerie d’équipe, peut en effet impacter la capacité de déconnexion des collaborateurs. Les notifications peuvent être très envahissantes ; les couper complètement permet de se déconnecter réellement, mais pas d’être alerté en cas d’urgence.
D’où le choix favori des Français aujourd’hui : se connecter de temps en temps sur son ordinateur professionnel en vacances, et être disponible par téléphone en cas d’extrême urgence uniquement. Il existe pourtant d’autres solutions pour atteindre cette balance entre déconnexion et disponibilité pendant ses congés, notamment sans devoir partager son numéro de téléphone personnel avec ses collègues !
Les Communications Unifiées, un bon équilibre entre déconnexion et disponibilité
Les plateformes de Communications Unifiées as a Service (UCaaS) sont tout particulièrement adaptées à la mobilité et à la collaboration à distance. Réunissant messagerie d’équipe et téléphonie cloud sur un même outil, elles accommodent les préférences de chacun et sont accessibles à la fois sur mobile et sur ordinateur.
83 % des collaborateurs pensent qu’avoir accès à plusieurs modes de communication dans une seule application est idéal
Chaque collaborateur peut paramétrer ses propres notifications de messagerie pour n’être averti qu’en cas de mention directe, ou couper complètement ses alertes. Il peut ainsi consulter sa messagerie professionnelle selon son envie, et passer moins de temps à trier ses demandes en plaçant en favori les discussions sur lesquelles les urgences sont les plus fréquentes.
Mais surtout, avec une solution de communications unifiées, les appels téléphoniques passent eux aussi par l’application. Ceux venant du cadre professionnel sont donc immédiatement identifiables : pas de risque de répondre à un numéro inconnu en pensant que c’est un restaurant qui rappelle pour confirmer une réservation, et en entendant finalement son collègue. D’autant plus que certaines plateformes, comme RingCentral MVP, permettent de filtrer les notifications pour ne laisser passer que les appels de certaines personnes ou équipes !
Ce nouveau type d’outil professionnel est une réelle opportunité pour gagner en mobilité sans perdre en capacité de déconnexion. Elles peuvent même supprimer le besoin d’emporter son ordinateur en réunissant en un point tous les éléments utiles pour travailler, grâce à des intégrations poussées avec les autres outils de l’entreprise (CRM, ERP…) et des fonctionnalités innovantes de collaboration (partage de documents, gestion de tâches…).
Vous êtes intéressé par l’équilibre vie professionnelle / vie privée que peut apporter une solution de communications unifiée ? Demandez une démo de RingCentral !
Publié le 12 Août, 2022
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