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Catégorie : Le coin des experts
Gestion de projet : ma boîte à outils utile !
Par Sonia Regueira - Le May 24, 2017
Gérer un projet peut s’avérer difficile : peu d’informations au départ, un commanditaire peu clair sur ses attentes, une organisation de travail floue...Toutes ces problématiques sont le lot quotidien des équipes “projet”. Mais alors, comment réussir à concevoir et piloter un projet dans un environnement aussi incertain ?
Les outils de gestion constituent des éléments incontournables pour une bonne organisation de son travail et de son / ses équipe(s).  Saviez-vous qu’il existe un nombre incroyable d’outils pour mener à bien un projet ?
Je vous propose de faire le point sur ces fameux outils à utiliser au moment opportun.
L’organisation, une notion fondamentale
On ne vous le répètera jamais assez, pour mener à bien un projet, une bonne organisation est fondamentale ! On ne vous présente plus Trello, notre outil star de gestion de projet. Il vous permet de planifier un projet et de suivre toutes les étapes de sa réalisation grâce à de nombreuses fonctionnalités : création de tableaux, cartes et listes, invitation de participants, ajout de commentaires et de pièces-jointes, gestion des deadlines et plus encore.
Malgré les nombreux avantages que présente Trello, il peut paraître un peu trop complexe pour la gestion de vos petites tâches quotidiennes. Un excellent outil qu’il peut être utile d’utiliser dans ce genre de situation est Google Agenda. Les fonctionnalités sont simples mais très pratiques pour programmer des listes de tâches personnelles de façon très rapide.
Une bonne façon de s’organiser peut également consister à utiliser un aide-mémoire. En effet, lorsque vous utilisez X applications dans la même journée, il est fréquent de ne plus se souvenir d’un mot de passe. Dans ce cas, l’application Meldium est votre amie. Elle permet d’enregistrer les mots de passe de tous vos comptes et de pouvoir directement vous loguer en cliquant sur l’application de votre choix, un gain de temps considérable !
La collaboration, essentielle dans la mise en place d’un projet
Une fois cette organisation établie, elle doit être accompagnée d’échanges réguliers entre équipes, mais aussi avec le commanditaire, afin d’assurer une bonne transmission des informations.
Pour une collaboration optimale, l’outil Google Drive présente de nombreux avantages en termes de partage de fichiers. Ce service permet d’héberger et de partager des documents en ligne en attribuant un droit de modification ou de consultation aux personnes concernées.
Autre outil très intéressant, cette fois-ci, pour une communication en interne : Slack. Cet outil permet d’organiser des conversations d’équipes en “channels”, d’envoyer des messages privés mais également, de passer des appels. Plus qu’un outil de “chat” traditionnel, il donne la possibilité d’envoyer et de partager tout type de document et de les retrouver très facilement sur la plateforme.
Le prototypage, pour avoir une idée plus précise du projet
La création est également une étape essentielle de la gestion de projet notamment, dans une entreprise de petite taille où la polyvalence est de rigueur. Lors de la mise en place d’un projet, il est très important de valider régulièrement le travail accompli avec le commanditaire. De cette façon, il a une idée précise de ce qui lui est proposé et il peut valider ou demander des modifications sans que cela n’impacte tout le projet et nécessite un retour à zéro.
Dans cette optique de transparence auprès du commanditaire, InVision est un outil très intéressant car il permet de créer des prototypes sans avoir à coder. De ce fait, il vous permet de présenter votre projet de façon dynamique, c’est à dire, en l’utilisant comme s’il était déjà créé alors que ce n’est qu’une démonstration de ce à quoi il pourrait ressembler.
Ensuite, lorsque l’on gère un projet, il faut également penser à la cible finale et réfléchir à comment communiquer avec cette dernière. Pour cela, les équipes projet peuvent être amenées à travailler sur des logiciels de campagnes d’emailing pour envoyer des informations aux moments les plus propices. Mailchimp est un très bon logiciel d’emailing car il permet de gérer une base de données, de créer des newsletters automatiques et des templates originales, mais également d’avoir accès au rapport d’activité des abonnés.
Enfin, afin de créer des visuels attractifs et en cohérence avec le contenu proposé, Adobe Stock est une banque d’images en ligne qui propose une multitude de choix ainsi, qu’une possibilité de filtrer par sous-catégories, personnes, orientation ou encore couleur. Lors de la création de vos campagnes d’emailing par exemple, cet outil peut vous permettre d’ajouter des images de qualité professionnelle pour rendre vos campagnes encore plus percutantes.
Face aux nombreux outils disponibles sur le marché, il est parfois difficile de s’y retrouver et d’utiliser les bons logiciels, au bon moment, pour les bonnes raisons.
De ce fait, il est absolument fondamental de s’approprier les outils de travail avant de les utiliser dans son quotidien car une utilisation qui peut sembler facile, pourrait finalement vous donner du fil à retordre et donc vous faire perdre du temps, ce qui n’est pas le but recherché !
Une fois ces outils maîtrisés, vous vous rendrez compte de la multitude de possibilités qu’ils offrent et comment ils pourront grandement améliorer votre gestion de projet au quotidien.
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