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L’expression Facture Pro Forma est utilisée dans le cadre de la vente de biens ou de services, souvent dans les métiers du Bâtiment, pour justifier de futures dépenses. Ce document est demandé par les banques afin de monter un dossier de financement.
Il se distingue du devis uniquement dans sa forme. Le document de vente de type DEVIS est accompagné des Conditions Générales de Vente (à titre informatif).
Une facture pro forma n’a aucune valeur légale ou comptable. Il ne faut donc en aucun cas la comptabiliser !
Ce n’est pas un document obligatoire dans une chaine de vente d’un logiciel.
La facture pro forma est à mi-chemin entre le devis et la facture :
Ce document présente une offre de prix présentée avec les mêmes mentions qu’une facture (désignation, quantité, prix, TVA,…). Il ne constituent en aucun cas des contrats tant qu’ils ne sont pas acceptés par le client. Dans le cadre de certaines professions, la facture pro forma remplace le devis lorsqu’il n’est pas obligatoire.
Il faut voir ce document comme un brouillon d’une future facture. Les conditions et les tarifs peuvent changer. Il n’y a pas d’engagement du vendeur sur les prix et prestations proposées tant que le client n’aura pas accepté l’offre.
En utilisant un logiciel de gestion, l’émission d’un devis revient à établir ce que beaucoup appelle une facture Pro Forma. Il conviendrait plutôt de dire « Pro Forma » et de ne pas associer le mot Facture qui relève d’autres obligations.
Quelles sont les mentions obligatoires sur les devis et les factures?
Selon les métiers et qu’il s’agisse de vente aux particuliers ou entre professionnels, certaines mentions obligatoires peuvent varier. Souvent, le formalisme et le contenu sont définis pour la facture. Il n’y a pas les mêmes contraintes pour établir un devis.
Synthèse des éléments obligatoires sur une facture:
L’identité et les coordonnées du client et du fournisseur.
Le libellé du document « Devis », « Facture », « Pro forma » pour éviter les confusions
Un numéro séquentiel et chronologique afin de retrouver le document
Le descriptif complet des produits et services avec la nature, la quantité, le prix unitaire, l’éventuelle remise et le total de la ligne
En pied de document, il faudra spécifier le total de la TVA et le montant TTC sans oublier la devise
Les modalités d’escompte et de pénalités de retard
Les CGV – délais de livraison, modalités de règlement
La durée de validité de la proposition commerciale pour les devis
Sur les factures des entreprises du BTP (et d’autres métiers), il faut également faire apparaitre l’assurance professionnelle (RC et décennale)
L’entreprise qui ne respecte pas ces obligations s’expose aux amendes suivantes (source : https://www.service-public.fr):
Amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant
Amende de 75 000 € pour une personne physique (375 000 € pour une personne morale). Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives.