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Suivez toutes les tendances actuelles du milieu de la gestion et de l'accompagnement. Le back office n'aura plus de secret pour vous...
Nos clients nous demandent souvent le coût réel d’un salarié. Celui-ci ne correspond pas uniquement au salaire brut qui se trouve dans la partie supérieure du bulletin de paie.
Salaire brut ou salaire net ?
En termes de rémunération, l’employeur parle le plus souvent de salaire brut.
C’est ce même salaire qui est mentionné dans les conventions collectives : il est souvent fait référence à un indice, une position, une catégorie, un coefficient, un salaire minimum…
En référence à la convention collective du bâtiment -ouvriers - IDCC 1597, le salaire brut d’un Chef d’Equipe, position 2, coefficient 230, ne peut être inférieur à 2170 euros.
Le SMIC correspond également à un salaire brut. Il est fixé à l’heure.
Le salaire brut est composé du salaire de base, mais également des primes, des congés payés, etc… :
Pour un salaire de base de 2500 euros + une prime mensuelle de 350 euros, le salaire brut est de 2850 euros (2500 + 350).
De ce salaire brut, il faut déduire les cotisations sociales pour arriver au salaire net. Ces cotisations sociales, à ne pas confondre avec les cotisations patronales, s’appellent cotisations salariales. Elles représentent la part des cotisations due par le salarié et prélevée par l'employeur sur le salaire pour être ensuite versée aux organismes chargés du recouvrement (URSSAF).
Elles sont calculées en fonction d’un pourcentage sur le salaire brut. En revanche, elles ne sont pas toutes proportionnelles : pour certaines cotisations en effet, la base de calcul est plafonnée.
Il existe ainsi plusieurs tranches de calcul : la tranche A qui se limite au plafond de la sécurité sociale, la tranche B, la tranche C….
Par ailleurs en fonction du statut du salarié (cadre ou non cadre : certaines cotisations sociales vont se rajouter).
Au salaire net pourront s’ajouter certaines indemnités qui ne rentrent pas dans le salaire brut et ne sont donc pas soumises à cotisations sociales : il s’agit dans la plupart du temps, de remboursements de frais engagés par le salarié.
Les charges sociales et les charges patronales
De son côté l’employeur doit également s’acquitter de cotisations sociales sur les salaires versés à ses collaborateurs : il s’agit des charges patronales.
Comme pour les charges salariales, les charges patronales sont calculées en pourcentage avec, également, des tranches qui sont fonction du salaire brut du salarié.
Pour résumer, le coût d’un salarié va se composer :
du salaire net payé au salarié,
des charges qui ont été retenues,
Un employé perçoit un salaire brut de 3 000 euros.
Les charges salariales représentent environ 28% : 840 euros.
Les charges patronales quant à elles, représentes environ 36% : 1 080 euros.
Le salarié percevra donc en net : 3 000-840 = 2 160 euros.
L’entreprise devra verser aux organismes sociaux : 1 920 euros.
Le coût total du salarié pour l’entreprise sera de : 2160 + 840+1080 = 4080 euros.
Le site de l’URSSAF met à votre disposition trois simulateurs pour vous aider à la gestion de votre entreprise et calculer les revenus en fonction de votre statut de salarié ou de votre activité (indépendant libéral, auto-entrepreneur…) : Simulateur
Les cotisations salariales sont les suivantes :
Assurance maladie, maternité, décès, invalidité,
Assurance vieillesse (retraite du régime général),
CRDS (Contribution au Remboursement de la Dette Sociale),
Assurance chômage pour tous les salariés de moins de 65 ans (une contribution spécifique de solidarité s’applique aux salariés de 65 ans ou plus),
APEC (Agence pour l'Emploi des Cadres),
Contribution d'équilibre général (CEG), qui remplace les cotisations AGFF et GMP depuis le 1er janvier 2019,
Les charges patronales sont les suivantes :
les cotisations maladie, maternité, invalidité, décès et assurance vieillesse,
les cotisations de retraite complémentaire,
les cotisations APEC pour les cadres,
les cotisations d’accident du travail,
la contribution au dialogue social,
la contribution au fonds national d’aide au logement,
la cotisation assurance garantie des salaires,
la taxe sur les salaires,
la contribution à la formation professionnelle.
Rédaction de cet article : Sylvette Vergnac,
Office Manager indépendante à Nantes
C'est la nouvelle année, faites vos voeux !
Auto-entrepreneur : votre déclaration de CFE est à effectuer avant le 1er janvier !
La déclaration initiale de CFE
Cette démarche obligatoire permet d'établir les éléments d'imposition pour votre deuxième année d'activité, mais de nombreux auto-entrepreneurs ignorent qu’ils doivent effectuer cette démarche de déclaration initiale (il arrive que le courrier envoyé par le service des impôts des entreprises n’arrive jamais…).
Si ce n’est déjà fait, vous avez encore la possibilité de vous créer un compte sur le site des impôts. Vous pourrez y télécharger vos avis d'imposition CFE ainsi que réaliser vos paiements.
Pour cela, c’est simple : connectez-vous sur le site des impôts et dirigez-vous vers la rubrique “Votre espace professionnel”. À l’aide de votre SIREN et de quelques coordonnées additionnelles, votre compte sera actif !
Qu’est-ce que la CFE ?
La cotisation foncière des entreprises ou CFE est un impôt réservé aux entreprises. A la différence de la taxe professionnelle, son calcul est basé sur les biens assujettis à la taxe foncière, c'est-à-dire les immeubles, et intègre la CET (contribution économique territoriale).  Elle est reversée à chaque commune où l’entreprise possède des locaux ou des terrains.
Quels sont les activités concernées ?
Que vous soyez commerçant, artisan ou profession libérale, votre activité est assujettie au paiement de la CFE.
Autrement dit, même si vous exercez votre activité de micro-entreprise depuis votre domicile, vous devez vous acquitter de la CFE, indépendamment de votre taxe foncière ou votre taxe d’habitation.
Vous êtes donc redevable de la CFE si votre activité :
Exercée à titre habituel et professionnel
Est au moins à sa deuxième année
Génère un chiffre d'affaires supérieur à 5 000 euros
Et si votre chiffre d’affaires est nul lors de la première année ?
Si vous réalisez un chiffre d'affaires nul au cours de votre année de création, alors vous pourrez demander à être exonéré de CFE non seulement pour cette première année, mais aussi pour l’année suivante (donc votre deuxième année).
Concrètement, cela signifie que vous commencerez à payer la CFE à partir de l’année qui suit votre premier encaissement.
Si vous êtes dans ce cas-là, anticipez l'avis de paiement CFE en envoyant en avance un courrier pour demander l'exonération totale temporaire de celle-ci.
Quelles sont les activités exonérées à titre permanent ?
Les artisans travaillant seuls ou avec une main-d’œuvre familiale ou lorsqu'ils utilisent uniquement le concours d'apprenti(s) âgé(s) de 20 ans maximum au début de l'apprentissage
Les chauffeurs de taxis ou d’ambulances
Certains pêcheurs, sociétés de pêche artisanale et inscrits maritimes
Les peintres, sculpteurs, graveurs et dessinateurs considérés comme artistes, qui ne vendent que le produit de leur art
Les photographes auteurs, uniquement sur la réalisation de prises de vues et la cession d’œuvres d’art ou de droits d’auteur
Les activités d’auteurs, de compositeurs, de chorégraphes et de traducteurs rémunérées par des droits d’auteur, à l’exception des entrepreneurs de spectacles, artistes lyriques et dramatiques
Les sages-femmes et garde-malades (sauf s'ils relèvent de la profession d'infirmière)
Les médecins et auxiliaires de santé ouvrant un cabinet secondaire dans un désert médical ou dans une commune de moins de 2000 habitants
Les sportifs pour la seule pratique d’un sport
Les activités de presse sous certaines conditions
Les activités de location ou de sous-location ou en meublé d’une partie de la résidence principale, sous certaines conditions
Les activités de location de gîtes ruraux, de meublés de tourisme ou de chambre d’hôtes, sous certaines conditions
Les entreprises pour leur activité de production de biogaz, d'électricité et de chaleur par la méthanisation
Pour la majeure partie des autres activités, elle est obligatoire !
Rédaction de cet article : Sylvette Vergnac,
Office Manager indépendante à Nantes
Nouvelle version du protocole sanitaire en entreprise
Voici quelques éléments de la nouvelle version du protocole sanitaire en entreprise, qui devrait être communiquée ce lundi 29 novembre par le ministère du travail.
La restauration collective :
Les salariés devront se préparer à des mesures de distanciation renforcées à la cantine de leur entreprise.
Le protocole prône le retour à la règle de distanciation de deux mètres entre chaque convive, lorsque le masque n’est pas porté.
« En l'absence de pass sanitaire dans ces lieux, et dans le contexte de reprise de l'épidémie, nous envisageons d'en revenir à une règle de deux mètres entre chaque personne à table, dès lors que le masque n'est pas porté », indique le ministère du travail.
C’est une restriction qui a déjà été appliquée en mars dernier, avant d’être levée le 9 juin 2021.
Les moments de convivialité
Si nous sommes en grande majorité en recherche de convivialité et qu’il est coutume de célébrer les fêtes de fin d’année sous forme de petits évènements en interne, le protocole sanitaire, soumis aux partenaires sociaux jeudi 25 novembre, stipule que les moments de convivialité (pots de fin d’année, de départ, apéritifs...), particulièrement d’actualité, ne sont "plus recommandés".
Il est mentionné que si ces instants de partages sont tout de même organisés, "en tout état de cause, ils doivent l'être dans le strict respect des gestes barrières, notamment le port du masque, les mesures d’aération-ventilation et les règles de distanciation de deux mètres quand le masque est retiré ».
Les mesures de ventilations
Une ventilation d’au moins 5 minutes devra être réalisée toutes les heures de façon naturelle ou, à défaut, grâce à une ventilation mécanique.
« Quand les préconisations d'aération naturelle ne peuvent être respectées », il est « recommandé des mesures du dioxyde de carbone (gaz carbonique - CO2) dans l'air, à des endroits significatifs de la fréquentation et à des périodes de forte fréquentation, en particulier ».
Lors de ces prises de mesures :
à 800 ppm, il faudra renouveler l'air et/ou faire sortir des personnes ;
au-delà de 1000 ppm, l'évacuation du local devra être proposée le temps d'une aération suffisante pour retrouver des niveaux de CO2 inférieurs à 800 ppm
« La mesure du CO2 dans l'air doit être effectuée à des endroits significatifs de la fréquentation et à des périodes de réelle fréquentation », stipule le protocole.
Dialogue social de proximité
Etalement des horaires, mesures sanitaires renforcées pour les salariés les plus vulnérables, flux de circulation, télétravail, etc, sont d’autant de mesures sanitaires en entreprise, qui seront éventuellement à réorganiser lors d’échanges dans le cadre du dialogue social de proximité :
L'employeur peut fixer une "jauge" définissant le nombre de personnes pouvant être présentes en même temps dans un même espace afin de permettre le respect des règles de distanciation physique.
La ministre, Élisabeth Borne, invite les employeurs « à faciliter son déploiement, en tenant compte des enjeux d'organisation du travail, des risques liés à l'isolement des salariés, ou encore de la difficulté à respecter les gestes barrières ».
Le nombre de jours de télétravail n’est plus imposé depuis le mois de septembre 2021 : « Les employeurs fixent, dans le cadre du dialogue social de proximité, les modalités de recours » au télétravail.
Bon à savoir :
Les contrôles en entreprise vont s'intensifier…
*Sources : Protocole national en entreprise transmis aux partenaires sociaux jeudi 25 novembre 2021.
Rédaction de cet article : Sylvette Vergnac,
Office Manager indépendante à Nantes
Le plafond des chèques cadeaux augmenté en 2021
La bonne nouvelle est tombée : le 24 novembre dernier, le ministre de l’Économie, Bruno Le Maire, a annoncé une hausse du plafond des chèques cadeaux pour 2021. Afin de favoriser le pouvoir d’achat des français, il va être rehaussé à 250 euros (au lieu de 171 euros) pour les bons remis aux salariés cette année.
Cette mesure qui concerne « près de huit millions de salariés » a précisé le ministre, vise à "soutenir le pouvoir d’achat des salariés et l’activité des commerces", au regard « des conditions particulières rencontrées pendant l’année 2021 ».
Pour les entreprises qui font le choix de distribuer des chèques cadeaux ou des bons d’achat à leurs salariés, nombreux vont prochainement en recevoir.
Distribués directement par l’employeur ou le Comité Social d’Entreprise (anciennement CE), sous forme numérique ou format papier, près d’un tiers des salariés en bénéficient en France.
Ce sont des bons d’achats, dont l’utilisation est possible dans de nombreuses enseignes et qui mentionnent le nom des magasins dans lesquels le salarié pourra effectuer ses achats de Noël.
Ils doivent être utilisés en lien avec l’évènement pour lequel il sont remis. Comme le précise l'Urssaf : « le bon d'achat doit mentionner soit la nature du bien qu'il permet d'acquérir, soit un ou plusieurs rayons de grand magasin ou le nom d'un ou plusieurs magasins ».
La liste des enseignes partenaires dans lesquelles les dépenser est généralement accessible sur leur site internet.
Au risque de tomber sous le coup de la loi, les chèques cadeaux ne sont ni un avantage en nature ou un cadeau, ni une augmentation ou un complément de salaire.
« Nous ne voulons pas que le chèque cadeau se substitue aux augmentations salariales nécessaires pour les salariés dans certains secteurs », a notamment précisé Bruno Le Maire.
De plus, cet avantage ne doit en aucun cas être attribué sur des critères discriminatoires, tels que l’âge, le sexe, l’appartenance religieuse ou syndicale…
À noter également qu'on ne peut utiliser les chèques cadeaux pour sanctionner un collaborateur en raison d'un retard, d'absences répétées ou encore de mauvais résultats.
Qui peut en bénéficier ?
L’entreprise peut en donner aux salariés, mais aussi aux dirigeants assimilés salariés et aux stagiaires.
Par principe, les chèques-cadeaux sont soumis aux cotisations de Sécurité sociale, car il s'agit d’un avantage attribué par l’employeur « en contrepartie ou à l’occasion du travail » (sauf s'il s'agit de secours).
Toutefois, ce type d’avantage peut être exonéré du paiement des cotisations et contributions de Sécurité sociale aux conditions ci-dessous :
Encadré par l’Urssaf, l’entreprise peut choisir d’en distribuer pour les événements en rapport avec les enfants (Noël, rentrée scolaire pour les enfants âgés de moins de 26 ans), un mariage, un pacs, une naissance ou adoption, un départ à la retraite, la fête des mères et des pères, la Sainte-Catherine (25 novembre) et la Saint-Nicolas (6 décembre).
A noter que si ces conditions ne sont pas remplies, les chèques cadeaux sont alors soumis aux cotisations de Sécurité sociale pour leur montant global dès le premier euro.
Quel est le montant annuel des chèques cadeaux ?
-    166 euros en 2018
-    169 euros en 2019
-    171 euros en 2020
-    Et donc, 250 euros cette année
Rappelons que ce montant n’étant pas une obligation mais un plafond, la valeur moyenne des chèques cadeaux reçus par un salarié est de 78 euros par an.
Les activités sociales et culturelles doivent, en principe, être gérées par :
le CSE à « compétences élargies » (c'est-à-dire dans les entreprises d’au moins 50 salariés) ;
l’employeur en l'absence de CSE en raison de l'effectif (moins de 11 salariés) ;
l’employeur en présence d'un CSE à « attributions réduites » (entre 11 et 49 salariés) ;
l’employeur en l’absence d'un CSE sur présentation d’un procès-verbal de carence.
Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,
Office Manager indépendante à Nantes
Comment procéder pour analyser la compétitivité de son service ou son produit, par rapport à celle de la concurrence et détecter les « leaders » du moment ?
L’analyse de la concurrence démarre par la création d’une liste d’entreprises concurrentes et sa dissociation en trois parties distinctes :
-    Les concurrents directs qui souhaitent atteindre le même public que le vôtre en proposant un service ou un produit identique ;
-    Les concurrents indirects qui proposent un service ou un produit différent du vôtre, mais qui correspond aux mêmes besoins que le vôtre ;
-    Les concurrents tertiaires (ou de substitution) qui ne proposent pas le même service ou le même produit que le vôtre, mais qui atteignent le même public.
Faites « le client »
Visitez leur boutique (ou site web) en observant leur manière d’accueillir, la configuration de leur établissement, leurs tarifs, la fréquentation / clients, les zones les plus visitées, le taux de transformation.
S’il n’est pas question d’effectuer des visites quotidiennes, il est primordial d’aller à la rencontre de votre concurrent pour vous faire une idée précise de son offre, de ses pratiques et de la compétence de son personnel.
C’est un moyen efficace et rapide de découvrir vos concurrents : Que font-ils de bien ? Que font-ils de moins bien ? :
- Pour la vente de contact, personne ne vous reprochera d’être plus aimable ou d’offrir un meilleur conseil à une clientèle que vous connaissez bien. Chacune des faiblesses de votre voisin représente potentiellement un point fort pour vous. Sans chercher à systématiquement vous démarquer, vous avez tout à gagner à exploiter les lacunes les plus visibles de votre concurrent.
- Pour le e-commerce, utilisez les outils de recherche tels que le référencement naturel, le « search engine marketing » (SEM), effectuez une analyse des réseaux sociaux, etc… Analyser le contenu de leurs pages, leur politique de prix et/ou de promotion, leurs incentives et… comparez !
Enfin, un site agréable avec un minimum de rubriques et d’illustrations, une présentation d’entreprise, une fiche « contact », sans fautes d’orthographe, et comprenant des mentions légales, renforcera la satisfaction de vos clients et votre valeur ajoutée.
Assurez-vous d’apporter ces informations sur votre propre site web, même si votre concurrent en a fait « juste suffisamment » !
Écoutez aussi vos clients communs, ils ont forcément un avis.
Observez le profil des employés de vos concurrents
Même s’il n’est pas chose aisée d’obtenir des informations sur le personnel d’une entreprise concurrente, les trouver vous apportera une aide précieuse afin connaître leur degré de qualification et donc, élaborer une meilleure stratégie de recrutement.
Référez-vous aux pages Linkedin des employés pour trouver les collaborateurs les plus influents : vous pourriez être informé du lancement d’un nouveau produit ou d’un « brainstorming » à venir.
Recruter soudainement de nouveaux profils d’ingénieurs est significatif de nouveaux produits en développement, tandis que l’embauche de commerciaux dans un nouveau pays est annonceur d’une prochaine attaque à ce marché.
Impliquer son équipe dans la veille concurrentielle
Organisez un groupe de discussion sous forme de réunion mensuelle en interne, où seront collectées diverses informations, et où tous vos collaborateurs seront invités à partager leurs informations sur tel ou tel concurrent.
Créez des fiches sur vos concurrents où toutes les informations seront mises à jour au fur et à mesure.
Les services financiers de vos concurrents
En France, les rapports financiers de toutes les entreprises sont disponibles sur les sites de l’INSEE, des différentes CCI, ou encore Société.com, Verif.com ou Infogreffe.com.
Après avoir collecté les informations nécessaires, il ne reste plus qu'à faire une comparaison et à analyser les différences (marges, salaires, chiffres d’affaires…)
Les médias sociaux des concurrents
Observez les parutions pour connaître, en temps réel, les promotions proposées, les contrats remportés et les partenariats.
Surveiller ce type de publications vous permet d’anticiper votre propre positionnement et vos actions futures, et constitue une méthode efficace pour déceler les points faibles de vos concurrents.
Si vous souhaitez analyser vos concurrents, n’hésitez pas à nous contacter pour une étude personnalisée !
Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,
Office Manager indépendante à Nantes
News Marketing et Ventes
L'embauche du premier salarié
Dans cet article, nous vous expliquons quelles sont les principales démarches à accomplir.
La majorité de ces démarches ont la possibilité d’être réalisées avant, ou au plus tard au moment de l'embauche.
Rédaction du contrat de travail
La rédaction d’un contrat de travail est obligatoire pour les CDD, les contrats à temps partiel, intermittents, temporaires, d’apprentissage, de professionnalisation, les contrats uniques d’insertion (CUI), les contrats conclus avec un groupement d’employeurs et les contrats en portage salarial, qu’ils soient à durée indéterminée ou déterminée.
Réalisation de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE anciennement DUE)
La DPAE doit obligatoirement être établie et ce, quelle que soit la nature et la durée du contrat de travail. Cette formalité est obligatoire sauf pour les petites entreprises (TPE-PME) ou les associations et fondations employeurs qui peuvent utiliser les dispositifs simplifiés.
Le TESE qui est utilisé pour les embauches très simples et s'adresse aux entreprises :
- dont la convention collective nationale ne prévoit pas une cotisation obligatoire de prévoyance,
- qui embauchent du personnel non cadre,
- qui emploient des salariés dans des conditions de paie très simples (rémunération non forfaitaire, etc.).
Information auprès de l'inspecteur du travail de l'embauche d'un premier salarié
Pour obtenir la liste des directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) :  https://dreets.gouv.fr/
Affichage des horaires de l’entreprise (en appliquant la convention collective correspondante à vote activité, en addition des dispositions légales du code du travail)
- les heures de début et de fin de travail et la durée des repos,
- les coupures et temps de pause journaliers.
Cet affichage doit être effectué dans chacun des sites où l’horaire s’applique. Si des salariés travaillent à l’extérieur, l’affichage se fait dans l’établissement auquel ces salariés sont rattachés.
Adhésion à une caisse de retraite (CNAV, CARSAT, MSA, AGIRC et ARRCO…)
Vous venez d'embaucher votre premier salarié et bientôt, vous établirez son premier bulletin de salaire. Pour cela, vous devez vous inscrire à la caisse de retraite auprès de laquelle votre entreprise doit adhérer. Ces informations sont indispensables pour renseigner correctement le bulletin de salaire de votre nouveau salarié.
Mise en place d’un registre unique du personnel (obligatoire dès l’embauche d’un premier salarié)
Ce document, qui peut être tenu sous forme numérique, contient chronologiquement l’identité de chaque salarié, les dates d’entrée et de sortie, l’emploi, les qualifications et le type de contrat.
Visite d’information et de prévention (VIP)
Anciennement appelée « visite médicale d’embauche », elle est à prévoir dans un délai qui n'excède pas 3 mois à partir de la date d'embauche et avant l’embauche pour les personnes handicapées, les jeunes âgés de moins de 18 ans, les travailleurs exposés à des risques, les femmes enceintes et les personnes travaillant de nuit.
L'obligation de suivi médical s'applique à tout salarié ayant un contrat en CDI, CDD, Intérim ou d'apprentissage.
Report des visites médicales pendant la période d'urgence sanitaire :
Le médecin du travail peut reporter certaines visites médicales arrivant à échéance au plus tard le 30 septembre 2021. Les visites ainsi reportées devront se tenir avant le 30 septembre 2022.
Etablissement des bulletins et paiement des salaires
Un logiciel spécialisé est souvent nécessaire pour réaliser les fiches de paie ainsi que les déclarations fiscales et sociales, dès l’embauche d’un premier salarié.
Etablissement des déclarations de charges sociales et paiement
Pour les employeurs, les charges se déclarent à l’aide de la DSN auprès de l’URSSAF.
Pour ceux qui relèvent du régime agricole, la déclaration s’effectue auprès de la mutualité sociale agricole, la MSA.
Etablissement une fois par an de la déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADSU)
Cette déclaration annuelle concerne les entreprises employant des populations hors périmètre DSN tels que, marins-pêcheurs, dockers…
Toute entreprise qui embauche au moins salarié a l’obligation d’afficher certaines informations dans ses locaux, notamment :
- coordonnées de l’inspecteur du travail et du médecin du travail,
- document unique d’évaluation des risques professionnels,
- consignes liées à la sécurité et aux incendies,
- convention collective et des éventuels autres accords applicables,
- horaires collectifs de travail,
- jours et heures de repos collectifs en cas de travail le dimanche,
- périodes de prise de congés payés et l’ordre des départs,
- l’interdiction de fumer,
- liste des postes disponibles pour les priorités de réembauche,
- les textes de loi liés à l’égalité homme-femme, au harcèlement moral, au harcèlement sexuel, à la discrimination à l’embauche.
La crise du coronavirus impose également de nouvelles informations à diffuser.
Parce que la gestion du personnel nécessite un suivi administratif conséquent, n’hésitez pas à sous- traiter en externalisant la gestion des ressources humaines !
Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,
Office Manager indépendante à Nantes
La durée de conservation des documents en entreprise
Toujours en activité ou bien fermée et quelle que soit sa forme, une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale.
Pour quelle raison conserver ces documents ?
D’une part, pour assurer une gestion efficace au quotidien
D’autre part, garanties dans le cadre d’un litige avec un fournisseur, un client ou un salarié, ces documents constituent des obligations, des droits et des attestations.
Découvrez les délais de conservation à respecter pour ne pas être exposé à une sanction.
Durée minimale de conservation
Les documents liés aux Ressources Humaines
Contrats d’embauche, bulletins de salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, registre du personnel (à compter du départ du salarié), accidents du travail et inspections, régimes de retraite
Les documents sociaux de l'entreprise
Les comptes annuels (bilans, comptes de résultats, annexes…)
Les statuts de la société (Kbis…)
à compter de la radiation
Les pouvoirs, rapports du conseil d’administration ou du gérant, convocations et feuilles de présence
Impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), la cotisation foncières des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), les impôts directs locaux...
Les pièces justificatives de TVA , les documents concernant les taxes, les impôts et les droits.
Les documents et pièces comptables
Les livres, pièces justificatives et registres
Les documents civils et commerciaux
Les contrats, documents bancaires et ceux établis dans le cadre de transport de marchandises
Les déclarations de douanes
Factures clients, fournisseurs, contrats conclus par voie électronique, bons de commande, bons de livraison
Enfin, divers documents peuvent prendre une valeur historique : certaines entreprises ont un passé rempli d’événements marquants (c’est le cas, par exemple, des sociétés familiales). À partir des archives, il est possible de construire à nouveau cette histoire.
Quelles sont les sanctions en cas de non conservation ?
Dans certains cas, ne pas conserver les documents, notamment les documents fiscaux, peut vous valoir une amende de 10.000 euros (article 1734 du code général des impôts).
Chez Main Office, nous vous aidons à établir un plan de gestion des archives de votre entreprise :
•    Plan de classification
•    Calendrier de conservation
•    Système de repérage des documents (recherche, gestion des documents, etc.)
•    Lieu de conservation des archives (physique ou numérique)
Aidez-moi à archiver mes documents
Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,
Office Manager indépendante à Nantes
Les mentions obligatoires sur une facture
La facture fonctionne comme un justificatif officiel attestant d’une livraison de biens ou de services. Elle identifie le créancier (entreprise) et le débiteur (client), le montant dû et à quelle date. Elle doit être établie en 2 exemplaires (dont l’original est pour le client).
Mais l’entreprise qui cède le bien ou le service doit y apposer certaines mentions obligatoires pour la rendre valable.
Ce justificatif est une pièce qui servira par la suite à prouver l’achat. Sans lui, il devient difficile de se faire rembourser la TVA ou justifier une charge déductible. Elle sert donc de document comptable, nécessaire pour établir les comptes du travailleur indépendant ou de l’entreprise.
Parce que les erreurs coûtent souvent cher, nous vous indiquons ci-après les mentions obligatoires que toute société doit inclure.
Les mentions obligatoires sur une facture : l'identité du vendeur ou du prestataire de services
Vous devez faire figurer les mentions obligatoires suivantes sur votre facture pour permettre l'identification de votre société :
Le nom de votre entreprise (dénomination sociale) / votre prénom et nom si vous êtes travailleur indépendant ou entrepreneur individuel
Votre Numéro de Siren ou Siret
La forme juridique et capital social (pour les sociétés)
Le numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants)
Le numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans)
Le numéro d’identification à la TVA (seulement si vous êtes redevable de la TVA et pour les factures au-delà ou égal à 150€)
Les mentions obligatoires sur une facture : l'identité du client
Vous devez faire figurer les mentions obligatoires suivantes sur votre facture pour permettre l'identification de votre client :
Le nom de l'entreprise
Dans le cas d'une vente à l'étranger, son numéro de TVA intracommunautaire
Les mentions obligatoires sur une facture : la description chiffrée
Ces mentions permettent de singulariser votre facture. Les mentions chiffrées obligatoires sont les suivantes :
La date de l’émission de la facture
La date de livraison de la marchandise/prestation ou la date de versement d'un premier acompte.
La description précise du produit ou service
Le taux de TVA applicable
Le montant de la TVA applicable
La réduction éventuelle accordée
La somme à payer HT et/ou TTC
Le numéro de facture unique basé sur une séquence chronologique et continue (exemple : Facture F001, Facture F002, Facture F003…etc)
Les pénalités en cas de non-respect de ces obligations légales
« Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant (source : servicepublic.fr) »
Soyez vigilent également sur le calcul de la TVA. Si vous faites une erreur (TVA trop faible ou oubliée), la correction sera toujours à votre charge et les impôts vous réclameront alors les sommes dues lors d'un éventuel contrôle fiscal.
Toutes ces mentions vous permettront une véritable conformité et pourront justifier votre achat/vente auprès de l'administration.
Pour éviter des frais dans le cadre d’un contrôle et produire des factures en règle, faites confiance à Main Office. Nous pourrons vous aider à vous construire un modèle valide pour être à la fois conforme aux règles, mais aussi juste dans votre comptabilité et votre trésorerie !
Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,
Office Manager indépendante à Nantes
Les règles d’indemnisation du télétravail datent d’une époque où les abonnements Internet n’étaient pas illimités : télétravailler générait donc un coût substantiel pour le collaborateur.
Depuis, cette indemnité tend à disparaître, ce qu’ont confirmé les évolutions législatives de 2017, qui ne mentionnent plus « la prise en charge des coûts découlant directement de l’exercice du télétravail ».
L’indemnité reste toutefois de mise dans le secteur public, et prescrite par l’ANI2005 dans le cas d’un télétravail régulier.
Face à ces ambivalences, c’est la négociation avec les délégués syndicaux, ou l’avis du CSE, qui oriente généralement la décision de chaque entreprise.
Lorsqu’un employeur choisit d’indemniser le télétravail, il est fréquent que le montant soit limité à quelques euros par mois.
Cela n’est possible qu’à condition que l’employeur fournisse les outils de télétravail, et qu’il mette à disposition un local professionnel (Cass. Soc. 10-28.847).
Voici les pratiques les plus courantes :
Fourni par l'employeur (à défaut, indemnisation de l'usage d'outils personnels)
Quote-part de l'abonnement, au prorata du nombre de jours télétravaillés
Fourni par l'employeur (à défaut, indemnisation de l'usage d'outils personnels)
En correspondance avec le forfait exonéré par l'Urssaf
Uniquement si l'employeur ne met pas à disposition des bureaux
Forfait pour des équipements ergonomiques (fauteuil, second écran...)
Les dépenses engagées pour un collaborateur dans le cadre du télétravail sont considérées comme des frais professionnels.
Ces frais peuvent faire l’objet d’une allocation forfaitaire exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 10 euros par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine.
Lorsque le montant versé par l’employeur est supérieur, une exonération est possible à condition de justifier de la réalité des dépenses.
L’Urssaf fournit des informations détaillées à ce sujet sur son site Internet.
En comparaison avec les accidents liés aux trajets domicile-travail, le nombre d’accidents en télétravail est infime.
Comme l’indique le Code du Travail, ce type d’accident est présumé être un accident de travail dès lors qu’il survient sur le lieu de télétravail convenu avec l’employeur, et pendant les plages horaires convenues.
La présomption d’accident peut s’avérer plus difficile lorsque les règles sont plus flexibles (exemple : salarié forfait-jour travaillant en soirée), ou lorsque les causes semblent étrangères au travail (ex : malaise cardiaque).
Dans tous les cas, l’accident doit être déclaré à la CPAM dans les 48 heures, laquelle diligentera une enquête en cas de doute sur la qualification d’accident du travail.
Le matériel utilisé dans le cadre du télétravail peut dysfonctionner et causer des dommages matériels ou corporels à des tiers (exemple : incendie).
Aussi, l’employeur doit-il s’assurer que le matériel qu’il fournit bénéficie d’une assurance responsabilité civile valide en tout lieu, ou par une assurance multirisque professionnelle pour les risques plus généraux liés à son activité (protection du matériel mis à disposition ; protection contre la destruction ou le vol ; préjudices causés à des tiers dans le cadre de son activité…).
Par ailleurs, ce matériel utilisant un réseau électrique tiers, il est de la responsabilité de l’employeur d’en vérifier la conformité aux normes de sécurité en vigueur.
A cet effet, l’employeur peut demander un certificat au télétravailleur, ou mandater une société agréée pour réaliser un diagnostic de conformité.
Par soucis de simplicité, il est fréquent qu’un employeur se satisfasse d’une « déclaration sur l’honneur » de la part du télétravailleur ; document qui n’a toutefois pas grande valeur aux yeux des autorités en cas de problème…
Il n’est pas rare qu’un employeur exige une attestation d’assurance multirisque de l’habitation du télétravailleur.
Cependant, cette attestation peut générer plus de coûts que de bénéfices :
En termes de bénéfices, cela ne sert qu’à indemniser les éventuels dégâts sur le matériel fournit par l’entreprise (exemple : fuite d’eau sur l’ordinateur).
En termes de coûts, elle peut constituer une dépense pour le télétravailleur qui n’en disposerait pas, ou qui se verrait infliger une surprime du fait qu’il télétravaille…
Chez Main office, nous bénéficions d'une assurance responsabilité civile professionnelle et de tout le matériel nécessaire pour remplir nos fonctions et répondre à vos besoins administratifs !
Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,
Office Manager indépendante à Nantes
La gestion du Temps de travail
Quelques étapes pour gérer son temps de travail
La gestion du temps de travail permet de planifier différentes tâches et d’établir des niveaux de priorité. Elle agit également sur la santé et la performance des collaborateurs.
1 - Apprendre à déléguer
Structurez votre activité et son fonctionnement, vous pourrez à ce moment-là déterminer ce qui peut être délégué.
Nous éprouvons souvent une difficulté à travailler en équipe et, comme il nous est impossible de tout faire, il est important de savoir transmettre des dossiers à ses collaborateurs ou à une entreprise extérieure, afin de libérer plus de temps à d’autres activités, tout en maintenant un certain niveau de contrôle.
Notez les tâches que vous effectuez, évaluez ce qui vous apporte ou vous enlève de l'énergie et demandez-vous ce que vous feriez si vous employiez plutôt votre temps sur tel ou autre sujet. Vous aurez en cela un premier aperçu des tâches qu'il serait envisageable de déléguer.
Les tâches qui entrent dans le cadre de la délégation sont les suivantes :
Les tâches administratives, fastidieuses, chronophages
Les tâches répétitives qui sont simples et concessibles
Les tâches pour lesquelles quelqu'un d'autre a les mêmes compétences que vous, voire supérieures aux vôtres
2 - S’organiser et anticiper
Réussir à optimiser la gestion du temps n’est pas toujours aisé pour une entreprise.
L’importance de planifier chaque projet nous permet d’appréhender les imprévus qui interviennent régulièrement.
En gestion du temps, l’évaluation de la durée de toutes les activités est primordiale pour pouvoir les planifier. Organisez votre calendrier en laissant une marge pour les tâches inattendues qui gêneront du stress de par la pression qu’elles génèrent.
Prévoyez et priorisez en fonction de l’importance et de l’urgence, même si cela vous prend un peu de temps en amont. Anticiper en connaissant déjà ce que l’on doit faire sur un ou plusieurs jours donne du sens à son action.
3 - La procrastination
Ne remettez pas au lendemain ce que vous pouvez faire le jour même… Nous remettons souvent à plus tard des échéances importantes.
Pour éviter de passer à l’action dans un domaine en particulier, nous allons développer des stratégies de fuite ou d’évitement, dans l’objectif de nous maintenir dans une certaine passivité. Alors, nous nous laissons submerger et nous pouvons commencer à nous inquiéter quand précisément les conséquences de notre procrastination deviennent pénalisantes, pour soi… ou pour les autres.
Etablir un ordre des priorités vous évitera les pertes de temps inutiles en repoussant les tâches qui ne sont pas prioritaires.
Apprenez également à gérer votre capacité de concentration dans la durée, en alternant activité et pause, élément indispensable pour renouveler cette concentration.
De temps en temps, autorisez-vous à éteindre votre ordinateur… et à remettre à plus tard !
4 - Etablir ses priorités
Et si l’une des raisons de la procrastination était le manque de ligne directrice et de visibilité ?
Commencez toujours votre journée par les priorités. Classez-les en plusieurs niveaux : ce qui est urgent, ce qui est important et le reste, et évitez les priorités concurrentes :
Les tâches urgentes qui doivent être traitées immédiatement ;
Les tâches qui sont importantes, mais un niveau en dessous des premières ;
Les tâches intéressantes à faire, mais qui n'ont aucune conséquence ;
Les tâches à supprimer : ce sont celles qui n'apportent aucune valeur ajoutée et n'ont pas de réelle importance.
Ce mode d’organisation vous permettra d’obtenir une meilleure visibilité, de réduire votre stress et de vous organiser correctement dans la journée ou dans la semaine.
Gardez les tâches que vous avez l’habitude de réaliser plutôt pour les fins de journée. N’oubliez pas qu’en l’absence de délégation, vous serez également contraint(e) de gérer les autres tâches plus tard, voire dans l’urgence…
Etablir un ordre des priorités vous évitera les pertes de temps inutiles en repoussant les tâches qui ne sont pas prioritaires.
Faites le point régulièrement sur l'avancée de vos projets afin d'ajuster votre plan d'action.
N’oubliez pas qu’être organisé dans son travail est un gage de gain de temps et d'efficacité, et qu’un esprit organisé est un esprit plus serein !
Nous sommes à votre disposition pour vous alléger de toutes vos tâches chronophages et vous faire ainsi gagner en productivité !
Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,
Office Manager indépendante à Nantes
La TVA et ses différents modes de calculs
Il n’est pas toujours aisé de calculer un taux de TVA, ou encore de déterminer les montants HT et TTC qui y sont liés, surtout si vous n’avez jamais pu apprivoiser les maths...
Pour vous aider à vous y retrouver, voici un rapide résumé des différents taux de tva et les méthodes à reproduire pour réaliser tous les calculs dont vous avez besoin : la taxe sur la valeur ajoutée n’aura plus de secrets pour vous !
Les différents taux de TVA
S’il existe une TVA à taux normal et des TVA à taux réduit, il faut aussi considérer que les taux ne sont pas toujours les mêmes en France métropolitaine que dans les DOM-TOM ou en Corse.
Voici ces différents taux de TVA en vigueur :
Taux de droit commun
France continentale et Corse : 20% (et 10% sur les boissons alcoolisées à consommer sur place en Corse) ;
Le taux normal de la TVA est fixé à 20 % pour la majorité des ventes de biens et des prestations de services : il s'applique à tous les produits ou services pour lesquels aucun autre taux n'est expressément prévu.
Guadeloupe, Martinique, Réunion : 8,5% ;
Polynésie Française : 16%.
La TVA connaît également un certain nombre d’exceptions et de taux réduits dont les plus communs sont :
Taux intermédiaire : 10 %
Ce taux intermédiaire est notamment applicable aux produits agricoles non transformés, au bois de chauffage, aux travaux d'amélioration du logement qui ne bénéficient pas du taux de 5,5%, à certaines prestations de logement et de camping, aux foires et salons, jeux et manèges forains, aux droits d'entrée des musées, zoo, monuments, aux transports de voyageurs, au traitement des déchets, à la restauration.
Taux réduit : 5,5 %
Ce taux réduit concerne l'essentiel des produits alimentaires, les produits de protection hygiénique féminine, équipements et services pour handicapés, livres sur tout support, abonnements gaz et électricité, fourniture de chaleur issue d’énergies renouvelables, fourniture de repas dans les cantines scolaires, billetterie de spectacle vivant et de cinéma, certaines importations et livraisons d'œuvres d'art, travaux d’amélioration de la qualité énergétique des logements, logements sociaux ou d'urgence, accession à la propriété.
Taux particulier : 2,1 %
Ce taux particulier de 2,1 % est quant à lui réservé aux médicaments remboursables par la sécurité sociale, aux ventes d’animaux vivants de boucherie et de charcuterie à des non assujettis, à la redevance télévision, à certains spectacles et aux publications de presse inscrites à la Commission paritaire des publications et agences de presse.
Il est également appliqué dans les DOM-TOM pour tous les produits et services relevant en France continentale du taux réduit de 5,5 % ou du taux intermédiaire de 10 %.
Les méthodes de calculs
La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est calculée sur le prix de vente du produit/service concerné. En tant que professionnel, vous devez donc connaître le taux de TVA en vigueur pour votre activité et préciser sur votre facture :
Le prix de vente Hors Taxes (HT)
Le taux de TVA appliqué
Le montant de TVA que cela représente
Le prix de vente Toutes Taxes Comprises (TTC)
Comment calculer le montant de la TVA à partir du HT ?
Pour trouver le montant de la TVA à partir d’un prix HT, multipliez ce dernier par le coefficient adéquat.
Taux de TVA :
Montant de la TVA :
500 x 0,2 = 100 €
Comment calculer le prix HT à partir du montant de la TVA ?
Pour calculer un prix HT à l’aide de la TVA, divisez le montant de la TVA par le coefficient correspondant à son taux.
Montant de la TVA :
Taux de TVA :
100 ÷ 0,055 = 1818,18 €
Comment calculer le montant de la TVA à partir du TTC ?
Pour calculer la TVA depuis un montant TTC, il faut d'abord déterminer son montant HT, puis multiplier ce montant par l’un des coefficients concernés.
Taux de TVA :
550 ÷ 1,1 = 500 €
Montant de la TVA :
500 x 0,1 = 50 €
Comment calculer un montant TTC à partir du HT ?
Pour trouver un montant TTC à partir d'un prix HT, une simple multiplication suffit.
Taux de TVA :
500 x 1,2 = 600 €
Comment calculer un montant HT à partir du TTC ?
Pour trouver un montant HT, une simple division suffit.
Taux de TVA :
1200 ÷ 1,1 = 1090,91 €
Nous pouvons vous apporter un véritable support pour toutes vos déclarations de TVA :
Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,
Office Manager indépendante à Nantes
Ici, nous parlons de notre métier. Nous évoquons ce qui tourne autour du monde de la gestion d'entreprise. Bonne lecture !