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Examen des pratiques d’approvisionnement d’Immigration, réfugiés et citoyenneté Canada - Examens des pratiques d’approvisionnement - Rapports et publications - Accueil
Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement
SI 1 : Déterminer si les critères d’évaluation et les plans de sélection ont été établis conformément aux lois, règlements et politiques applicables
Les critères obligatoires étaient mal définis et ne se limitaient pas aux qualifications essentielles
Les critères cotés et les échelles de notation n’étaient pas trop restrictifs, étaient appropriés à l’exigence et reflétaient l’importance relative des critères
Les soumissionnaires étaient systématiquement informés de la façon dont le contrat serait attribué
SI 2 : Déterminer si les documents de demande de soumissions et les pratiques organisationnelles pendant la période de soumission étaient conformes aux lois, règlements et politiques en vigueur
La documentation relative à la demande de soumissions était complète; cependant, plusieurs possibilités d’amélioration ont été relevées en ce qui concerne la conception et l’exécution du processus de demande de soumissions
Certaines communications avec les fournisseurs manquaient de transparence et, dans 1 cas, les soumissionnaires non retenus ont été désavantagés dans la recherche d’un recours
SI 3 : Déterminer si l’évaluation des soumissions et l’attribution des contrats étaient conformes à la demande de soumissions
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada a établi un processus d’évaluation standard qui est bien documenté et qui a été appliqué de façon uniforme dans presque tous les dossiers examinés
Certaines évaluations ont été mal effectuées
Dans l’ensemble, la documentation des dossiers a été exceptionnellement bonne
Annexe I : Réponse de l’organisation et plan d’action
1. Le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA) a effectué un examen des pratiques d’approvisionnement au sein d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC).
2. En vertu de l’alinéa 22.1(3)a) de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, l’ombudsman de l’approvisionnement a le pouvoir d’examiner les pratiques en matière d’approvisionnement des ministères afin d’en évaluer l’équité, l’ouverture et la transparence.
3. L’examen des pratiques d’approvisionnement du BOA est fondé sur des questions et des plaintes portées à l’attention du BOA par des intervenants, tant en général qu’en ce qui a trait à des demandes particulières de la part de divers organismes fédéraux. En se fondant sur ces questions et plaintes, le BOA a déterminé les trois éléments d’approvisionnement les plus à risque : 1) l’établissement de critères d’évaluation et de plans de sélection; 2) le processus de demande de soumissions; 3) l’évaluation de soumissions et l’attribution de contrats. Aux fins du présent examen, ces éléments sont définis de la façon suivante :
Critères d’évaluation et plans de sélection – l’établissement de critères d’évaluation obligatoires et cotés, et le choix de la méthode de sélection pour déterminer l’offre à retenir.
Demande de soumissions – la conception et l’exécution du processus de demande de soumissions, y compris la clarté et l’exhaustivité des documents de la demande de soumissions.
Évaluation des soumissions et attribution des contrats – l’établissement d’un processus visant à garantir l’évaluation cohérente des soumissions conformément à l’approche prévue, y compris un plan d’évaluation et des directives à l’intention des évaluateurs, ainsi que l’adéquation de la documentation à l’appui de la sélection du soumissionnaire retenu.
4. IRCC a été sélectionné aux fins de l’examen comme l’un des 20 plus importants ministères ou organismes fédéraux en matière de valeur et de volume quant aux activités annuelles d’approvisionnement. Le BOA effectue des examens semblables des 20 autres principaux ministères et organismes sur une période de cinq ans se terminant en 2022-2023.
5. IRCC est chargé d’élaborer et de mettre en œuvre des politiques, des programmes et des services qui facilitent l’arrivée et l’intégration des personnes au Canada, protègent les réfugiés et les personnes ayant besoin de protection, renforcent les valeurs et font la promotion des droits et des responsabilités liés à la citoyenneté canadienne, et favorisent une meilleure compréhension interculturelle et une société intégrée. IRCC fait aussi progresser les politiques mondiales en matière de migration de façon à appuyer les objectifs du Canada en matière d’aide humanitaire et d’immigration.
6. Au cours de la période d’examen du BOA du 1er août 2018 au 31 juillet 2020, les activités d’approvisionnement d’IRCC comprenaient l’attribution de 5 620 contrats d’une valeur totale de 332,7 M $. Ces totaux contractuels comprenait 307 contrats d’une valeur de 279,5 M $ qui ont été attribués au nom d’IRCC par Services public et Approvisionnement Canada (SPAC) ou Services partagés Canada (SPC). IRCC a attribué 5 313 contrats d’une valeur de 53,19 M $. De ces contrats, 712 ont été attribués par le groupe des Services d’achats et de contrats (SAC) d’IRCC et avaient une valeur combinée de 46,28 M $ à l’attribution du contrat.
II. Objectif et portée
7. Le présent examen a été entrepris afin de déterminer si les pratiques d’approvisionnement d’IRCC relatives aux critères d’évaluation et aux plans de sélection, à la demande de soumissions, à l’évaluation des soumissions et à l’attribution des contrats soutenaient les principes d’équité, d’ouverture et de transparence. Pour ce faire, le BOA a examiné les pratiques d’approvisionnement d’IRCC pour déterminer si elles étaient conformes aux obligations du Canada en vertu des articles applicables des accords commerciaux nationaux et internationaux, de la Loi sur la gestion des finances publiques et de ses règlements, de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (PMCT) et, le cas échéant, des directives ministérielles.
8. Les trois secteurs d’intérêt (SI) suivants ont été utilisés pour évaluer les éléments d’approvisionnement présentant le risque le plus élevé mentionnés à l’alinéa 3 ci-dessus :
SI 1 : Les critères d’évaluation et les plans de sélection ont été établis conformément aux lois, aux règlements et aux politiques applicables.
SI 2 : Les documents de demande de soumissions et les pratiques organisationnelles au cours de la période de soumission étaient en conformité avec les lois, règlements et politiques applicables.
SI 3 : L’évaluation des soumissions et l’attribution de marchés étaient conformes à la demande de soumissions.
9. L’examen du BOA a consisté en une évaluation des dossiers d’approvisionnement pour les contrats attribués par IRCC entre le 1er août 2018 et le 31 juillet 2020. Cet examen n’a pas porté sur les marchés de construction, les marchés non concurrentiels, les activités liées aux cartes d’achat, les marchés adjugés au moyen d’offres à commandes de SPAC ou de SPC ou les activités d’approvisionnement pour lesquelles IRCC n’était pas l’autorité contractante.
10. Sur la base des données contractuelles fournies par IRCC, le BOA a sélectionné 40 dossiers de contrats concurrentiels aux fins de l’évaluation. Sur les 712 contrats attribués par le groupe des SAC d’IRCC, 148 répondaient aux critères de cet examen après avoir exclu les catégories susmentionnées. Cet échantillon discrétionnaire a été élaboré en tenant compte de facteurs comme l’importance relative et le risque. Le risque lié à un biais de sélection a été réduit grâce à la sélection aléatoire de dossiers individuels répondant à ces facteurs préétablis.
11. Les dossiers examinés comprenaient 13 demandes de propositions (DP) ouvertes, 14 contrats émis en vertu des arrangements en matière d’approvisionnement en services professionnels de SPAC, 6 demandes de propositions envoyées à un nombre restreint de fournisseurs, 2 demandes de prix (DPrix) et 5 commandes subséquentes à des offres à commandes (OC).
12. Les pratiques d’approvisionnement d’IRCC relatives aux critères d’évaluation et aux plans de sélection, aux documents de demandes de soumissions, à l’évaluation des soumissions et à l’attribution des contrats ont été évaluées en fonction des trois SI susmentionnés. Le BOA a formulé 3 recommandations en réponse aux problèmes soulevés dans l’examen, lesquelles sont résumées à l’annexe I du présent rapport. Les recommandations sont fondées sur l’analyse des renseignements et des documents qu’IRCC a fournis au BOA au cours de l’examen.
SI 1 : Déterminer si les critères d’évaluation et les plans de sélection ont été établis conformément aux lois, règlements et politiques applicables
13. L’article 10.7.27 de la PMCT stipule ce qui suit : « On devrait faire connaître aux entreprises qui présentent des propositions les critères d’évaluation et l’importance accordée à chacun d’eux […] Les autorités judiciaires ont établi que ces facteurs ainsi que leur importance relative doivent être fixés au préalable et appliqués avec rigueur […] Il est essentiel de faire preuve d’équité envers tous les soumissionnaires et d’une grande transparence dans le processus de sélection. » L’utilisation d’un langage clair et précis pour définir les critères d’évaluation aide les soumissionnaires à préparer une soumission recevable et les évaluateurs à appliquer les mêmes critères à tous les soumissionnaires.
14. Ce SI s’appliquait à 34 dossiers où des critères d’évaluation ont été élaborés et inclus dans les documents d’invitation à soumissionner. De ce nombre, 10 comportaient seulement des critères obligatoires, tandis que 24 comportaient des critères d’évaluation obligatoires et cotés. Ces dossiers ont été examinés afin de déterminer si les critères d’évaluation et les méthodes de sélection étaient clairement communiqués dans la demande de soumissions, s’ils n’étaient pas trop restrictifs et s’ils correspondaient au besoin. La méthode d’attribution des points aux critères pondérés a aussi été évaluée afin de déterminer si les instructions étaient clairement communiquées et reflétaient l’importance relative des critères.
Les critères obligatoires étaient mal définis et ne se limitaient pas aux qualifications essentielles
15. Sur les 34 dossiers qui comportaient des critères obligatoires, ces critères étaient généralement bien définis et pouvaient être évalués objectivement en fonction de la réussite ou de l’échec. Toutefois, dans 9 dossiers, les critères obligatoires étaient mal définis et n’étaient pas communiqués de façon claire, précise et mesurable. Il y avait 4 autres dossiers dans lesquels les critères obligatoires ne se limitaient pas aux qualifications essentielles nécessaires pour répondre à l’exigence.
Dans 8 dossiers, les critères obligatoires exigeaient que les soumissionnaires démontrent qu’ils possédaient de l’« expérience », mais ils ne précisaient pas le degré d’expérience requis. Par conséquent, il aurait été possible de respecter les critères sans égard au niveau d’expérience. Par exemple, une demande de soumissions visant à accorder le statut de résident permanent à des entrepreneurs qui ont le potentiel de créer des entreprises en démarrage à forte croissance au Canada exigeait que le soumissionnaire : « ait acquis de l’expérience dans la formulation de recommandations écrites relatives aux entreprises et/ou à l’innovation au gouvernement fédéral du Canada, y compris les sociétés d’État, au cours des deux dernières années à compter de la date de clôture des soumissions. » Toutefois, la quantité d’expérience requise n’était pas précisée dans le critère, de sorte qu’une seule journée d’expérience aurait suffi pour que le critère soit respecté. Dans de telles circonstances, l’exigence devrait être adaptée de manière à préciser le degré d’expérience qui était essentiel pour effectuer le travail.
Dans 1 dossier, IRCC aurait dû utiliser une définition des critères obligatoires plus prescriptive. Par exemple, dans une demande de services de reconfiguration et de déménagement, le critère était le suivant : « [l]e soumissionnaire doit posséder l’équipement qui suit : Le soumissionnaire doit fournir la totalité des ressources, outils, équipement de levage et fournitures nécessaires à l’exécution des travaux de façon appropriée, efficace et sécuritaire, sans frais supplémentaires pour [IRCC]. Exemple du matériel qui pourrait s’avérer nécessaire… » La façon dont ce critère est formulé peut compliquer la tâche des soumissionnaires pour démontrer leur conformité, et celle des évaluateurs qui doivent déterminer si le soumissionnaire a respecté leu critère. IRCC aurait dû employer une définition plus prescriptive de tout l’équipement nécessaire afin que le critère puisse être évalué en fonction de la réussite ou de l’échec.
16. Il y avait 4 dossiers où les critères obligatoires ne se limitaient pas aux qualifications essentielles nécessaires pour répondre au besoin. Dans 1 de ces dossiers, le critère était trop restrictif et a peut-être réduit la concurrence.
2 dossiers, qui visaient à obtenir des services de traduction, de révision et d’examen, comprenaient un critère obligatoire exigeant que les soumissionnaires désignent un seul point de contact. Les critères obligatoires doivent se limiter aux qualifications essentielles nécessaires à l’exécution du travail; la désignation d’un point de contact unique, bien qu’utile d’un point de vue administratif, n’est pas liée à la capacité du soumissionnaire d’exécuter le travail et n’est pas harmonisée avec les exigences. Un tel critère pourrait entraîner la non-conformité des soumissionnaires en raison d’un oubli administratif; ces renseignements pourraient être recherchés différemment et tout de même atteindre le résultat souhaité.
Dans 1 dossier, la demande de services de recouvrement de prêts contenait un critère obligatoire selon lequel les soumissionnaires devaient attester leur capacité à fournir des services. Bien que l’objet de ce critère était de demander aux soumissionnaires d’attester qu’ils pouvaient fournir les services dans le délai prescrit, son inclusion comme critère obligatoire n’est pas essentielle, car l’attestation de l’entrepreneur est obtenue par l’acceptation de l’Énoncé des travaux au moment de la signature du contrat. De plus, l’attestation d’un soumissionnaire dans sa proposition ne démontre pas aux évaluateurs qu’il a la capacité de fournir les services dans les délais prescrits. L’inclusion de critères d’évaluation inutiles, particulièrement ceux qualifiés de critères obligatoires, complique inutilement le processus d’approvisionnement en imposant un fardeau administratif aux soumissionnaires qui préparent leur proposition. On favorise ainsi également les erreurs de la part des soumissionnaires. Leur proposition risque d’être jugée non recevable parce qu’elle ne respecte pas un critère obligatoire qui n’était pas requis en fin de compte.
Dans 1 dossier qui visait à obtenir des conseils d’experts sur une stratégie de transformation assujettie à l’Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) et à l’Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC), un critère obligatoire exigeait des soumissionnaires qu’ils démontrent leur expérience dans quatre études de transformation « où le soumissionnaire n’a pas participé à la mise en œuvre de la solution ». L’ALENA et l’AMP-OMC exigent que les conditions de participation des fournisseurs aux procédures des demandes de soumissions « se limite[nt] aux conditions essentielles à l’exécution du marché concerné ». Dans ce cas, il n’est pas clair pourquoi la participation d’un soumissionnaire à la « mise en œuvre de la solution » serait considérée comme une exclusion nécessaire. IRCC a reçu de nombreux commentaires de fournisseurs intéressés au sujet de la nature restrictive des critères. Les critères n’ont pas été modifiés, et le processus de demande de soumissions n’a reçu qu’une soumission conforme, le soumissionnaire ayant obtenu une note parfaite à l’évaluation technique.
IRCC devrait établir un processus de contrôle de la qualité pour s’assurer que les critères obligatoires sont définis et communiqués de façon claire, précise et mesurable, et que les critères obligatoires se limitent aux qualifications essentielles nécessaires pour répondre à l’exigence.
Les critères cotés et les échelles de notation n’étaient pas trop restrictifs, étaient appropriés à l’exigence et reflétaient l’importance relative des critères
17. La section 10.7.25 de la PMCT stipule que « les critères en question devraient définir exactement tous les aspects du rendement qui sont essentiels au succès du projet et ils devraient permettre de mesurer à la fois la compétence de l’entreprise et la valeur de sa méthode technique ».
18. Dans les 24 dossiers qui contenaient des critères cotés, ceux-ci n’étaient pas trop restrictifs, convenaient à l’exigence et reflétaient l’importance relative des critères. Cependant, dans 2 dossiers, les critères cotés ou l’échelle de notation pourraient être communiqués de façon plus claire et précise afin de minimiser la subjectivité.
Dans un dossier relatif à la recherche qualitative sur les marchés du travail, les critères cotés ne précisaient pas la quantité d’expérience requise pour obtenir le maximum de points. Les critères indiquaient plutôt que le nombre maximal de points serait accordé si « la proposition démontrait une excellente concordance entre les connaissances et l’expérience d’une part et le thème de recherche d’autre part ». Utiliser une terminologie comme « excellente concordance » est très subjectif et prête à de multiples interprétations.
Dans 1 dossier relatif à des enquêtes de satisfaction, l’échelle de notation d’un critère coté aurait pu être communiquée plus clairement. Par exemple, le critère exigeait que les soumissionnaires soumettent un plan de travail et énumérait quatre critères qui « devraient à tout le moins être inclus dans le plan de travail du soumissionnaire ». L’échelle de notation indique que cinq points doivent être attribués pour un plan de travail « bien défini et qui comprend tous les critères », tandis que quatre points doivent être attribués pour un plan de travail « clair et qui comprend quatre critères ». Étant donné que les critères d’attribution de quatre et cinq points exigent que le soumissionnaire inclue quatre des critères dans son plan de travail, il pourrait être difficile pour les soumissionnaires potentiels de comprendre comment les évaluateurs feraient la distinction entre un plan de travail qui reçoit cinq points et un autre qui en reçoit quatre. Cette ambiguïté n’a pas eu d’incidence sur le résultat du processus concurrentiel.
19. Lorsque les critères d’évaluation sont communiqués de manière claire, précise et mesurable, cela permet aux soumissionnaires de connaître les exigences et les méthodes d’évaluation de leurs propositions. Si ces critères d’évaluation ne sont pas bien définis dès le départ, les évaluateurs risquent en plus d’avoir de la difficulté à les interpréter au cours du processus d’évaluation. Il pourrait également être difficile de se défendre contre des contestations extérieures, car il est plus difficile de démontrer que les critères ont été strictement respectés lorsque les critères ne sont pas clairs et sont sujets à de multiples interprétations.
Les soumissionnaires étaient systématiquement informés de la façon dont le contrat serait attribué
20. 33 des 40 demandes de soumission ont été effectuées à titre de demandes de propositions. Dans les 33 dossiers, la méthode de sélection a été clairement communiquée dans le document d’invitation à soumissionner et reflétait la complexité du besoin.
21. Le groupe des Services d’achats et de contrats d’IRCC a mis en œuvre un certain nombre de contrôles préventifs pour assurer l’uniformité et la conformité globales du processus d’approvisionnement. L’un de ces contrôles consiste à remplir le document de Planification et approbation préalable des contrats (PAPC). Ce document est rempli par l’agent de négociation des contrats après la détermination du besoin, et il est également requis pour chaque modification de contrat. Le PAPC fournit un résumé complet de tous les renseignements pertinents nécessaires pour faciliter la surveillance de la direction, y compris un résumé du besoin, les coûts estimatifs, l’historique du contrat connexe, toute modification du contrat et la justification connexe, la stratégie d’approvisionnement proposée, l’analyse des risques et les remarques générales de l’agent de négociation des contrats. Le PAPC est accompagné d’une évaluation des risques effectuée à l’aide de l’Outil d’évaluation des risques liés à l’approvisionnement d’IRCC. La cote de risque tirée de la réalisation de cette évaluation détermine le niveau d’approbation requis pour l’approvisionnement. Les approvisionnements à risque élevé, comme ceux qui comportent une modification qui dépasse 50 % de la valeur initiale du contrat, doivent être approuvés par le Comité de surveillance des approvisionnements et des marchés (CSAM) d’IRCC.
22. Les agents d’approvisionnement d’IRCC ont rempli le PAPC de façon uniforme et ont fourni le contexte nécessaire pour prendre les décisions clés, y compris la justification de la méthode de sélection respective. Cette pratique permet de s’assurer que les méthodes de sélection conviennent à la complexité du besoin et qu’une justification adéquate est versée au dossier pour appuyer les décisions et faciliter la surveillance de la direction. Dans les cas où aucune méthode de sélection commune n’est choisie, cette pratique peut être utile si le processus est soumis à un examen minutieux. Le PAPC d’IRCC est un outil efficace pour documenter les décisions clés, et représente une bonne pratique que les autres ministères devraient imiter.
SI 2 : Déterminer si les documents de demande de soumissions et les pratiques organisationnelles pendant la période de soumission étaient conformes aux lois, règlements et politiques en vigueur
23. La PMCT établit des procédures détaillées ayant pour but de s’assurer que la passation de marchés favorise l’accès, la concurrence et l’équité de la manière la plus économique. La section 10.7 de la PMCT comprend les exigences minimales à inclure dans le document d’invitation à soumissionner ainsi que les éléments obligatoires liés à la conception et à l’exécution du processus.
24. Les documents de demande de soumissions doivent comprendre des descriptions ou un cahier des charges faisant état de critères de rendement ou de résultats précis. Les documents de demande de soumissions doivent comprendre : des directives à l’intention des soumissionnaires; des directives pour la préparation des soumissions; des procédures d’évaluation claires et précises; des exigences en matière de certification; des exigences en matière de sécurité et de finances; des clauses contractuelles subséquentes; et des directives informant les soumissionnaires qu’ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la demande de soumissions et sur le mode d’évaluation de leur soumission. La clarté des renseignements fournis est essentielle au respect des obligations du gouvernement du Canada énoncées dans la PMCT.
25. Ce SI s’appliquait à 35 des 40 dossiers examinés; 13 impliquaient une demande de soumissions ouverte, 14 impliquaient des arrangements en matière d’approvisionnement pour des services professionnels de SPAC, 6 demandes de soumissions ont été envoyées à un nombre restreint de fournisseurs, et 2 impliquaient des DPrix. Dans ces dossiers, les documents de demande de soumissions (à l’exception des critères d’évaluation et des méthodes de sélection qui ont été évalués en vertu de du SI 1 ci-dessus) ont été évalués afin de déterminer s’ils comportaient, entre autres, une description claire des exigences et les instructions nécessaires pour préparer une soumission conforme ou présenter un prix. L’examen des pratiques organisationnelles consistait notamment à déterminer si IRCC avait établi un cadre pour s’assurer que les pratiques d’approvisionnement étaient conformes aux lois, règlements et politiques, et si elles appuyaient des approvisionnements équitables, ouverts et transparents; si la demande de soumissions était ouverte au nombre approprié de fournisseurs et pour la durée requise et si les communications avec les soumissionnaires appuyaient la préparation de soumissions recevables. Les 5 commandes subséquentes à des offres à commandes ont été évaluées pour déterminer si les commandes étaient claires et comprenait des informations complètes, y compris une description précise du besoin et du calendrier de livraison et si les procédures contractuelles énoncées étaient respectées. Les résultats de l’évaluation sont présentés ci-dessous.
La documentation relative à la demande de soumissions était complète; cependant, plusieurs possibilités d’amélioration ont été relevées en ce qui concerne la conception et l’exécution du processus de demande de soumissions
26. Tous les documents de demande de soumissions examinés, ainsi que les 5 commandes subséquentes à des OC, comprenaient une description du besoin. Toutes les DP précisaient les critères d’évaluation et la méthode de sélection, ainsi que les instructions pour soumettre des propositions et poser des questions pendant la période de soumission. Bien que les documents de demande de soumissions étaient relativement complets, plusieurs possibilités d’amélioration ont été relevées en ce qui concerne la conception et l’exécution du processus d’invitation à soumissionner; une fois où la demande de soumissions a été structurée de façon à éviter les seuils de l’ALENA et 3 fois où les communications avec les fournisseurs ont manqué de transparence. De plus amples détails sur ces dossiers sont présentés ci-dessous.
Dans 1 dossier, l’exigence a été intentionnellement structurée pour éviter les seuils de l’ALENA. Le besoin d’un abonnement pour l’analytique des médias sociaux était initialement envisagé comme un contrat de 5 ans d’une valeur estimative d’environ 350 000 $. Les courriels au dossier indiquent qu’IRCC a modifié l’exigence afin d’éviter les seuils de l’ALENA. À la réception du bon de commande, l’agent de négociation des contrats a informé le responsable technique qu’en raison de la valeur estimative, le besoin est assujetti à l’ALENA et doit faire l’objet d’un concours ouvert. Dans une réponse par courriel, le responsable technique a déclaré : « C’est une situation que nous voulons éviter, d’autant plus que, comme nous l’avons mentionné, le financement n’est même pas pour une période indéterminée, alors nous sommes heureux de réduire les années d’option afin de demeurer en deçà de cette limite. À quelle valeur en dollars sommes-nous assujettis à l’ALENA? » L’agent de négociation des contrats a correctement informé le responsable technique des risques, en particulier : « L’attribution d’un contrat d’un an seulement et, par la suite, l’attribution d’un autre contrat pour les mêmes services donne l’impression d’un fractionnement de contrat, surtout si vous savez déjà que vous aurez probablement besoin du besoin au-delà de ce délai. Il semble que les seuils des accords commerciaux soient évités afin d’assurer un processus d’approvisionnement accéléré. » Le contrat était structuré comme un contrat d’un an avec une option d’un an, la valeur totale se situant sous le seuil de l’ALENA. Les paragraphes 1001(4) et 1002(4) de l’ALENA stipulent tous deux que vous ne pouvez pas structurer un projet d’achat dans le but de vous soustraire aux obligations.
Certaines communications avec les fournisseurs manquaient de transparence et, dans 1 cas, les soumissionnaires non retenus ont été désavantagés dans la recherche d’un recours
27. La section 2(a) de la PMCT stipule que « [l]es marchés publics doivent être organisés de façon prudente et intègre, et ils doivent a) résister à l’examen du public au chapitre de la prudence et de l’intégrité, faciliter l’accès, encourager la concurrence et constituer une dépense équitable de fonds publics ». La section 12.3.1 précise en outre que « [l]es dossiers d’achat sont établis et structurés de manière à faciliter la gestion et la surveillance au moyen d’une piste de vérification complète qui renferme des détails au sujet des contrats liés aux communications et aux décisions pertinentes. »
28. Ces principes s’appliquent à tous les aspects du processus d’approvisionnement, y compris aux interactions avec les fournisseurs. Au cours du processus de demande de soumissions, les fournisseurs peuvent communiquer avec les autorités contractantes pour obtenir des éclaircissements ou des explications sur le contenu de la demande de soumissions. En ce qui concerne les marchés visés par l’Accord de libre-échange canadien et l’AMP-OMC, la section 12.3.2 de la PMCT exige des autorités contractantes qu’elles veillent à ce que toutes les communications avec les soumissionnaires soient étayées par des documents et des dossiers complets afin de démontrer « que le processus d’approvisionnement a été mené conformément aux accords ». Tout renseignement important fourni par un agent de négociation des contrats à un fournisseur relativement à un processus d’approvisionnement donné doit également être communiqué simultanément à tous les autres fournisseurs intéressés.
29. Dans 2 dossiers, les communications avec les fournisseurs pendant la période de soumission n’appuyaient pas les principes d’équité et de transparence.
Dans 1 dossier de services de conseils d’experts, l’agent de négociation des contrats a demandé à un soumissionnaire de lui téléphoner pendant la période de soumission, mais n’a pas documenté le contenu de cette conversation. Ce soumissionnaire a finalement obtenu le contrat. Les appels téléphoniques avec les soumissionnaires pendant la période de soumission devraient être évités et, à tout le moins, bien documentés afin d’assurer la transparence et le respect de l’équité entre les soumissionnaires. Comme il est indiqué à la section 12.3.2 de la PMCT, l’ALENA et l’AMP-OMC exigent que les « autorités contractantes [garantissent] qu’elles conservent tous les documents et dossiers, y compris un dossier signé et daté de toute la correspondance entretenue avec les fournisseurs, afin que le Tribunal canadien du commerce extérieur puisse vérifier que le processus d’acquisition a été mené conformément aux accords ».
Dans 1 dossier de numérisation et d’indexation d’une collection de demandes de passeport, il y avait un manque de transparence concernant l’existence d’un titulaire. La DP indiquait que « aucune entrepreneur ne fournit actuellement les services »; toutefois, la section 4 du document interne de PAPC d’IRCC indique qu’un fournisseur était, à ce moment-là, soit entre le 9 novembre 2018 et le 31 mars 2019, engagé aux termes d’un contrat d’une valeur de 452 000 $. Les remarques indiquent que « un travail similaire est actuellement exécuté dans le cadre du contrat décrit ci-dessus à la section 4. » Le contrat a été attribué au titulaire.
30. Une fois le processus de demande de soumissions terminé et les soumissions évaluées, IRCC informe les soumissionnaires des résultats de l’évaluation au moyen d’une lettre de refus avisant le soumissionnaire qu’il n’a pas été retenu ou d’une lettre d’adjudication avisant le soumissionnaire que sa candidature a été retenue. Des lettres de « regrets » sont envoyées aux soumissionnaires non retenus pour expliquer pourquoi leurs soumissions n’ont pas été retenues. Parmi les processus de demande de soumissions examinés, un document indiquant que le ou les soumissionnaires non retenus ont été informés des résultats de l’évaluation était au dossier dans tous les cas, sauf un. Lorsqu’elles ont été fournies, les lettres de regrets fournissaient un compte rendu détaillé des raisons pour lesquelles le soumissionnaire n’avait pas obtenu le contrat, et comprenaient les résultats de l’évaluation technique ainsi que la note globale du soumissionnaire retenu. Toutefois, dans 1 dossier, les lettres de regrets adressées aux soumissionnaires contenaient des renseignements inexacts, ce qui les a empêchés d’exercer un recours.
Dans 1 dossier, les lettres de regrets à 5 soumissionnaires contenaient des renseignements inexacts sur les raisons pour lesquelles leur soumission n’avait pas été retenue. Dans 3 de ces lettres, le soumissionnaire a été informé que sa proposition était recevable, mais qu’il n’avait pas présenté la soumission conforme la moins-disante. Dans tous les cas, ces soumissionnaires n’avaient pas répondu à un ou plusieurs des critères obligatoires. L’échange d’information après l’attribution du contrat, comme les lettres de regrets et les avis d’adjudication, est souvent la première façon pour un fournisseur de constater que le processus d’approvisionnement n’a pas été mené de façon appropriée. En omettant de fournir des renseignements exacts à ces soumissionnaires sur les raisons pour lesquelles leurs propositions n’avaient pas été retenues, IRCC les a désavantagés dans leur recherche de recours et les a empêchés de contester les résultats de l’évaluation. Les lettres de regrets adressées aux 2 autres soumissionnaires indiquaient à juste titre que la soumission était non recevable, mais elles ne mentionnaient pas leur non-conformité à certains critères obligatoires. Dans ces cas, IRCC n’a pas fourni aux soumissionnaires non retenus des renseignements utiles sur la façon dont leurs propositions ont été évaluées et sur les points à améliorer.
IRCC doit s’assurer que les renseignements communiqués aux fournisseurs pendant et après le processus de demande de soumissions sont exacts et que la documentation adéquate de ces communications est conservée pour faciliter la surveillance de la direction.
SI 3 : Déterminer si l’évaluation des soumissions et l’attribution des contrats étaient conformes à la demande de soumissions
31. Afin d’assurer l’équité et le caractère défendable des processus d’évaluation, l’article 10.7.27 de la PMCT exige que les critères d’évaluation soient rigoureusement respectés et appliqués à tous les soumissionnaires de façon équitable. Le défaut d’assurer une évaluation uniforme des soumissions augmente le risque que des ambiguïtés dans le processus de sélection entraînent l’attribution erronée du marché. Des évaluations incohérentes peuvent également compromettre l’intégrité du processus d’approvisionnement.
32. La section 12.3.1 de la PMCT exige aussi que les dossiers d’approvisionnement facilitent la surveillance de la direction avec une piste de vérification complète qui renferme des « détails au sujet des marchés liés aux décisions et aux communications pertinentes, y compris l’identification des fonctionnaires et des autorités approuvant les marchés ». L’obligation de veiller à ce que les documents de dossier soient adéquats s’étend aux mesures prises pendant la période de soumission ainsi qu’à l’évaluation des soumissions.
33. 33 processus de demande de soumissions ont été examinés afin de déterminer si un processus avait été établi, assorti de directives à l’intention des évaluateurs, pour garantir : l’évaluation cohérente des soumissions; que l’évaluation des soumissions avait été effectuée conformément à l’approche prévue; et que les dossiers étaient correctement documentés. Les résultats de l’évaluation sont présentés ci-dessous.
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada a établi un processus d’évaluation standard qui est bien documenté et qui a été appliqué de façon uniforme dans presque tous les dossiers examinés
34. Sur les 33 dossiers pour lesquels une évaluation a été effectuée, la grille d’évaluation contenait des critères identiques à ceux qui se trouvaient dans le document de demande de soumissions, et le nombre et l’identité des évaluateurs avaient été documentés dans le dossier. Dans tous les dossiers sauf un, IRCC a veillé à ce que le nombre requis d’évaluateurs participent au processus, et l’évaluation a suivi le processus prescrit (c’est-à-dire des réunions de lancement et de consensus ont eu lieu).
35. IRCC a élaboré un ensemble solide de documents relatifs au processus, y compris des directives à l’intention des évaluateurs, afin de s’assurer que le processus d’évaluation des soumissions est conforme aux principales exigences de la PMCT. La procédure d’évaluation des soumissions d’IRCC établit un processus normalisé pour l’évaluation des propositions et fournit des directives aux autorités contractantes sur leurs responsabilités tout au long du processus d’évaluation des soumissions. Les lignes directrices de l’équipe d’évaluation donnent aux évaluateurs un aperçu détaillé du processus qui comprend un résumé complet de leurs responsabilités, des instructions pour s’assurer que les propositions sont évaluées conformément aux procédures d’évaluation des soumissions et sont documentées de façon appropriée, y compris la détermination des forces, des faiblesses et des renseignements manquants et qui sont liés à la soumission dans le formulaire de rapport d’évaluation. Ces instructions comprennent également des procédures recommandées pour atténuer les risques pendant le processus, comme des procédures pour protéger la confidentialité du processus et des directives pour demander des éclaircissements. Ces lignes directrices comportent une déclaration de conflit d’intérêts et doivent être signées par chaque membre de l’équipe d’évaluation et retournées à l’agent de négociation des contrats avant la réception des propositions. Dans le cadre de l’examen des 33 dossiers pour lesquels une évaluation technique a été effectuée par le BOA, une copie de ces lignes directrices était constamment versée aux dossiers et remplie par les évaluateurs.
Certaines évaluations ont été mal effectuées
36. Afin de garantir la transparence et le caractère défendable des processus d’évaluation, la section 10.7.27 de la PMCT exige que les critères d’évaluation soient strictement respectés et appliqués de manière égale à tous les soumissionnaires. Le fait de ne pas garantir l’évaluation cohérente des propositions augmente le risque que de causer une mauvaise attribution du contrat et peut remettre en question l’intégrité du processus d’approvisionnement.
37. IRCC a établi un solide processus d’évaluation; cependant, il y a eu quelques cas où l’évaluation n’a pas été effectuée conformément à l’approche prévue. Dans 2 dossiers, l’équipe d’évaluation a jugé à tort que les propositions qui ne répondaient pas à certains critères obligatoires étaient recevables, et dans 2 dossiers supplémentaires, l’équipe d’évaluation a attribué des points partiels, ce qui n’était pas conforme à la procédure indiquée dans la demande de soumissions.
Dans 1 dossier, 2 des soumissionnaires n’ont pas inclus de renseignements obligatoires dans leur proposition, mais leurs soumissions ont été jugées recevables par erreur. Le critère obligatoire exigeait que les soumissionnaires indiquent, entre autres choses, le nom de l’organisation dans une lettre de recommandation. Selon les critères, « [s]i le soumissionnaire ne peut pas fournir une lettre de recommandation qui répond aux exigences, [IRCC] le disqualifiera ». L’un des soumissionnaires n’a pas fourni le nom de l’organisation et a plutôt parlé d’une « grande société d’investissement ». La soumission a été évaluée à tort comme répondant à ce critère obligatoire. De même, le soumissionnaire retenu n’a pas fourni le titre du poste aux fins de référence. Les courriels au dossier indiquent que l’agent de négociation des contrats a jugé que la soumission n’était pas recevable en raison de cette omission; toutefois, la soumission a finalement été jugée satisfaire au critère de l’évaluation par consensus.
Bien que ces questions ne devraient pas avoir d’incidence sur la capacité d’un soumissionnaire de satisfaire l’exigence, elles constituent néanmoins des éléments obligatoires des critères d’évaluation qui doivent être respectés rigoureusement. Bien que la section 10.8.7 de la PMCT laisse aux autorités contractantes la possibilité d’examiner les propositions comportant des irrégularités mineures, ce n’est le cas que lorsque toutes les exigences obligatoires ont été respectées. Comme les omissions concernent des exigences obligatoires, les évaluateurs n’ont d’autre choix que de juger les soumissions non recevables conformément à la section 10.8.6 de la PMCT.
Une telle précision attire l’attention sur les conséquences de l’inclusion d’éléments dans les critères obligatoires qui ne se limitent pas aux qualifications essentielles nécessaires pour satisfaire l’exigence, et représente l’occasion de simplifier davantage.
Dans 1 dossier concernant les services de gestion de projet, la ressource de remplacement proposée, à l’étape de l’autorisation de tâches, doit être évaluée conformément aux exigences de la demande de soumissions, et doit posséder des qualifications et une expérience égales ou supérieures à celles obtenues de la ressource originale. L’un des critères obligatoires de la demande de soumissions concernant l’expérience a été accepté, mais n’aurait pas dû l’être. Le critère obligatoire exigeait que la ressource possède de l’expérience « dans la supervision d’au moins deux (2) projets au sein d’organismes fédéraux canadiens ». La ressource proposée a démontré cette expérience à l’aide de deux projets, dont un était un projet pour la ville de Calgary et ne satisfaisait pas au critère. Un examen du curriculum vitae de la ressource proposée a démontré que cette personne n’avait pas acquis d’expérience au cours des cinq dernières années dans la réalisation de deux projets au sein d’une organisation ou d’un organisme du gouvernement fédéral canadien, et qu’elle n’aurait pas dû être acceptée comme ressource.
Dans 2 dossiers, des points partiels ont été accordés par les évaluateurs, ce qui s’écarte de l’approche prévue. Les détails sur la façon dont les points seront attribués par les évaluateurs devraient être communiqués aux soumissionnaires, et être clairs pour les évaluateurs afin d’appuyer l’uniformité de l’approche de notation. Le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE) a statué qu’aucun point partiel ne peut être accordé, à moins que cette solution soit expressément prévue dans le document d’invitation à soumissionner; l’évaluation doit être effectuée selon la méthodologie établie dans la DP.
IRCC doit s’assurer que les évaluations respectent strictement les critères d’évaluation et sont effectuées conformément à l’approche prévue.
Dans l’ensemble, la documentation des dossiers a été exceptionnellement bonne
38. La documentation des dossiers a été examinée afin de déterminer si une piste de vérification complète a été maintenue pour favoriser une prise de décisions cohérente et transparente. Dans l’ensemble, IRCC a tenu des dossiers détaillés de tous les approvisionnements.
39. IRCC a eu l’occasion de fournir au BOA des documents supplémentaires qui auraient pu être manquants dans la divulgation initiale du dossier. Sur les 40 dossiers examinés, seulement 3 problèmes de documentation n’ont pas pu être résolus. Il s’agissait notamment d’un cas où il n’était pas clair que les soumissionnaires non retenus avaient été avisés; d’un cas où la demande de soumissions figurait au dossier, mais où les noms des fournisseurs n’étaient pas visibles (Copie carbone invisible (C.C.I.)); et d’un cas où le fichier ne contenait pas la liste générée par le module client du Système des services professionnels centralisés (SSPC) des fournisseurs sélectionnés.
40. IRCC a élaboré et mis en œuvre de façon constante plusieurs outils pour s’assurer que les dossiers d’approvisionnement contiennent de bons comptes rendus de décisions afin de faciliter la surveillance de la direction et de maintenir une piste de vérification adéquate. Voici quelques exemples dignes de mention :
Document de Planification et d’approbation préalable des contrats (PAPC) : Ce document fournit un dossier complet de tous les renseignements pertinents à la prise de décisions et sert à documenter l’approbation des décisions clés, comme l’approbation de la stratégie d’approvisionnement et de toute modification de marché. Le PAPC comprend des renseignements tels qu’un résumé du besoin, l’historique du contrat connexe, toute modification au contrat, un résumé des risques ainsi que des remarques générales de l’agent de négociation des contrats.
Outil d’évaluation des risques : Cet outil vise à aider les agents de négociation des contrats à évaluer les risques et à appuyer l’élaboration de recommandations dans le PAPC. Les résultats de l’évaluation des risques déterminent le niveau d’approbation requis pour l’approvisionnement. Par exemple, une cote de risque faible à moyen exige la signature de l’autorité contractante déléguée, alors qu’une cote de risque élevé exige un examen et une approbation par le CSAM d’IRCC. Parmi les exemples où l’examen du CSAM est nécessaire, mentionnons tous les marchés à fournisseur unique de plus de 10 000 $, les modifications non planifiées aux marchés où la valeur totale dépasse 50 % du marché prévu et où il y a une deuxième modification imprévue (et toutes les modifications subséquentes).
Rapport d’évaluation sommaire : Ce rapport est rempli par l’agent de négociation des contrats après la conclusion du processus d’évaluation des soumissions. Il fournit un dossier complet des résultats de l’évaluation, y compris le moment où chaque soumission a été reçue, les résultats de l’évaluation technique et financière et la recommandation d’attribution du contrat. Ce document est signé et consigné au dossier par l’agent de négociation des contrats.
Liste de vérification du dossier d’approvisionnement : Cette liste de vérification comprend une liste détaillée de toutes les étapes et de tous les facteurs à prendre en considération pour chaque phase d’approvisionnement : préalable à l’attribution de marché, passation de marchés, gestion des marchés et clôture. La liste de vérification est consignée dans chaque dossier d’approvisionnement et l’agent de négociation des contrats doit effectuer chaque étape en cochant « Oui », « Non » ou « S.O. » selon le besoin et la méthode de demande de soumissions. Un élément commun à toutes les phases est l’invite à enregistrer au dossier toute la correspondance pertinente et tous les courriels de prise de décision.
41. Le BOA reçoit régulièrement des commentaires d’entreprises canadiennes et de fonctionnaires fédéraux qui sont d’avis que le processus de passation de marchés est inutilement compliqué. Dans le cadre de son examen des pratiques d’approvisionnement d’IRCC, le BOA a cherché à déterminer les possibilités d’alléger les charges administratives inutiles imposées aux soumissionnaires et aux responsables fédéraux des achats, et à attirer l’attention sur les bonnes pratiques afin de simplifier le processus d’approvisionnement.
42. Dans 1 dossier, la demande de soumissions regroupait 3 projets distincts afin de simplifier la gestion du contrat, car le même responsable technique était chargé de la gestion des trois projets. Le regroupement de besoins semblables peut souvent avoir pour effet de simplifier le processus d’approvisionnement pour les fournisseurs et les acheteurs. Dans ce cas, le regroupement de ces besoins peut avoir rendu la concurrence difficile pour les petites entreprises, car les soumissionnaires devaient réussir à qualifier des ressources hautement spécialisées dans toutes les catégories pour réussir. Par ailleurs, la demande de soumissions aurait pu être structurée de façon à permettre l’attribution d’un maximum de 3 contrats. Cette méthode aurait permis à IRCC de profiter de l’efficacité accrue d’un processus de demandes de soumissions qui regroupait de multiples projets, sans limiter la concurrence. Le BOA a observé au moins 2 cas où IRCC a regroupé des besoins semblables. Cette pratique réduit le temps et les efforts requis pour exécuter un processus de demandes de soumissions pour IRCC, et pour que les fournisseurs y répondent.
43. Comme il est mentionné dans le SI 1, on a relevé plusieurs cas où les critères d’évaluation étaient mal définis ou comprenaient des facteurs qui n’étaient pas essentiels pour satisfaire l’exigence. Ces critères d’évaluation sont souvent inutiles et peuvent imposer un fardeau administratif aux soumissionnaires qui préparent des propositions, tout en augmentant les possibilités d’erreurs. L’inclusion d’un nombre excessif de critères obligatoires peut aussi alourdir le fardeau administratif des fournisseurs et réduire la concurrence. Par exemple, une demande de soumissions pour l’élaboration de produits d’apprentissage en ligne comprenait 45 critères obligatoires, chacun d’entre eux demandant des projets, des dates, des tâches, etc. Bien que ces critères s’élevaient à environ 5 à 6 exigences par ressource, ce qui n’est pas déraisonnable, cela représente beaucoup de travail pour les soumissionnaires qui préparent une proposition. Ces critères ont peut-être limité le nombre de soumissionnaires, comme en témoigne le processus de demande de soumissions, dans le cadre duquel une seule soumission a été présentée. Le fait de limiter les critères aux qualifications essentielles tout en veillant à ce qu’ils soient communiqués d’une manière claire, précise et mesurable appuie le principe de la simplification.
44. Dans 1 cas, les efforts déployés par l’agent de négociation des contrats à l’étape de la planification appuyaient le principe de la simplification. L’agent a examiné les questions posées par les soumissionnaires dans le cadre d’un processus antérieur afin de clarifier la demande de soumissions, et de réduire le nombre de questions et réponses pendant la période de soumission. Dans le même processus, l’agent de négociation des contrats a choisi de supprimer les critères cotés, justifiant son choix en indiquant que l’inclusion de critères cotés pour les appels d’offres assortis d’une limitation financière augmente le coût de préparation d’une proposition et peut décourager les soumissionnaires de participer.
45. Les possibilités de simplification s’étendent à la façon dont l’information est communiquée aux soumissionnaires éventuels. Par exemple, dans 1 dossier, les critères obligatoires ont été présentés dans une liste à puces dans le corps de la DP, au lieu du format de grille traditionnel, et une soumission a été déclarée non recevable parce que le soumissionnaire n’a pas vu les critères obligatoires et qu’il croyait qu’il n’avait qu’à présenter une soumission.
46. De même, le format utilisé pour répondre aux questions pendant la période de soumission peut également être simplifié pour réduire le risque d’erreur. Un exemple efficace de simplification a été observé au cours de cet examen, où l’agent de négociation des contrats a utilisé un seul document pour faire le suivi des questions et des réponses pendant la période de soumission. Au fur et à mesure que les questions étaient soumises, un seul document de Q et R était modifié. Par conséquent, les soumissionnaires n’avaient besoin de consulter qu’un seul document pour tous les renseignements nécessaires à la préparation d’une proposition recevable. Cette solution élimine le risque qu’un soumissionnaire oublie sans le savoir l’une des réponses qu’il a fournies de façon fragmentaire en faisant des modifications distinctes à la DP.
47. Enfin, un autre exemple de simplification efficace a été observé : l’exigence selon laquelle les soumissionnaires doivent fournir une lettre de recommandation ou un sondage sur la satisfaction de la clientèle avec leur soumission. Cette pratique simplifie l’approche plus courante en matière de références, qui consiste à exiger des soumissionnaires qu’ils fournissent les coordonnées d’une personne-ressource pour chacun des projets qu’ils indiquent dans leur proposition. Selon le nombre de références demandées, les soumissionnaires doivent parfois fournir des coordonnées à jour pour les références de projets remontant à plusieurs années. Cette exigence augmente le niveau d’effort et le temps requis pour préparer les propositions. Sur le plan de l’évaluation, le processus de communication avec ces références pour valider les renseignements fournis dans la proposition de chaque soumissionnaire peut prendre beaucoup de temps. La pratique consistant à exiger une lettre de recommandation ou un sondage sur la satisfaction de la clientèle, plutôt que de demander les coordonnées des références, facilite la préparation des propositions par les soumissionnaires et accélère le processus d’évaluation pour les acheteurs, en plus d’éliminer le risque que l’information fournie par une référence puisse être utilisée pour apporter des modifications à leur soumission.
48. Les pratiques d’approvisionnement d’IRCC relatives aux plans d’évaluation et de sélection, aux demandes de soumissions, à l’évaluation des soumissions et à l’attribution des contrats ont été évaluées pour déterminer si elles étaient conformes aux obligations du Canada aux termes des articles applicables des accords commerciaux nationaux et internationaux, de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et de ses règlements d’application, de la PMCT et des lignes directrices ministérielles, et si elles appuyaient les principes d’équité, d’ouverture et de transparence.
49. Les documents de demande de soumissions examinés indiquaient systématiquement les critères d’évaluation et la méthode de sélection pour déterminer la soumission retenue. Cependant, dans certaines circonstances, les critères d’évaluation n’étaient pas communiqués de manière claire, précise et mesurable.
50. La conception et l’exécution des processus de demande de soumissions concurrentielles étaient conformes aux règles, règlements et politiques applicables dans tous les dossiers, sauf un. Toutefois, dans certaines circonstances, les communications avec les fournisseurs manquaient de transparence, tant pendant la période de soumission que lorsque les soumissionnaires étaient informés des résultats de l’évaluation au moyen de lettres de regrets.
51. IRCC a établi un processus standard pour évaluer les propositions, assorti de directives détaillées à l’intention des évaluateurs. Toutefois, dans certaines circonstances, les évaluations n’ont pas été effectuées de façon uniforme conformément à l’approche prévue et, dans 2 dossiers, des contrats ont été attribués à des soumissionnaires non conformes.
52. Afin de résoudre les problèmes soulevés, le BOA a formulé 3 recommandations. Ces recommandations sont présentées à l’annexe I du présent rapport. Le BOA effectuera un examen de suivi dans 2 ans pour évaluer la mise en œuvre du plan d’action d’IRCC pour donner suite à ces recommandations.
VI. Réponse de l’organisation
53. IRCC tient à remercier le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement pour avoir mené cet examen indépendant et objectif de ses pratiques d'approvisionnement. IRCC reconnaît l'importance de pratiques d'approvisionnement rigoureuses soutenues par l'équité, l'ouverture et la transparence dans l'exécution de son mandat.
54. Nous avons examiné attentivement le rapport préliminaire et sommes en accord avec le contenu du rapport et ses recommandations. Les commentaires du BOA seront un outil précieux dans notre approche continue pour améliorer nos processus. À ce titre, IRCC donnera suite à toutes les recommandations et s'engage à mettre en œuvre le plan d'action énoncé à l'annexe I du rapport.
55. Le BOA souhaite exprimer sa reconnaissance à la direction et au personnel d’IRCC pour l’aide et la coopération offertes aux examinateurs au cours de l’évaluation.
Annexe I : Réponse de l’organisation et plan d’action
Examen des pratiques d’approvisionnement relatives aux plans d’évaluation et de sélection, des soumissions et de l’évaluation des soumissions et de l’attribution des contrats à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.
Réponse de l’organisation et plan d’action
Réponse d’IRCC / Plan d’action
Délai de mise en œuvre
IRCC devrait établir un processus de contrôle de la qualité pour s’assurer que les critères obligatoires sont définis et communiqués de façon claire, précise et mesurable, et que les critères obligatoires se limitent aux qualifications essentielles nécessaires pour répondre à l’exigence.
IRCC accepte la recommandation et mettra à jour ses procédures d’invitation à soumissionner afin de renforcer son processus de contrôle de la qualité en faisant la transition des pratiques exemplaires actuelles d’examen vers un examen obligatoire des documents d’invitation par les pairs effectué par les agents de négociation des contrats. Entre autres aspects, cet examen par les pairs visera à s’assurer que les critères obligatoires sont adéquatement définis et clairement communiqués, et que ces critères se limitent aux qualifications essentielles nécessaires pour répondre au besoin.
IRCC doit s’assurer que les renseignements communiqués aux fournisseurs pendant et après le processus de demande de soumissions sont exacts et que la documentation adéquate de ces communications est conservée pour faciliter la surveillance de la direction.
IRCC est d’accord avec la recommandation et mettra à jour ses procédures de demande de soumissions au moyen de modèles et de protocoles normalisés de communication pour les agents de négociation des contrats. IRCC veillera notamment à ce que l’information communiquée aux fournisseurs pendant et après le processus de demande de soumissions soit exacte et à ce que la documentation adéquate de ces communications soit conservée. IRCC élaborera également un protocole permettant aux agents de négociation des contrats de consigner dans les dossiers les événements pertinents, comme les réunions et les appels téléphoniques, tout au long du cycle de vie du contrat. Une fois ce protocole élaboré, les agents de négociation des contrats recevront une formation à son sujet.
IRCC doit s’assurer que les évaluations respectent strictement les critères d’évaluation et sont effectuées conformément à l’approche prévue.
IRCC mettra à jour ses procédures d’évaluation des soumissions pour y inclure les rôles et les responsabilités des agents de négociation des contrats pendant l’évaluation des soumissions et le consensus, y compris un processus de règlement des différends et de transmission à la direction et au Comité de surveillance des approvisionnements et des contrats. Cette solution permettra de s’assurer que les évaluations respectent toujours rigoureusement les critères d’évaluation et sont effectuées conformément à l’approche prévue. Une fois ce nouveau protocole élaboré, les agents de négociation des contrats recevront une formation à son sujet.