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Catégorie : Le coin des experts
Passez en mode collaboratif !
Par Céline Klein - Le April 06, 2017
Connaissez-vous les outils collaboratifs et digitaux ? Ils s'appellent Drive, Evernote ou encore Trello et ils vont vous permettre de réaliser votre vieille, de partager des documents ou de gérer un projet même en travaillant à distance.
Quel outil collaboratif utiliser en fonction de votre besoin ? A l’heure actuelle, les entreprises se tournent vers le collaboratif principalement dans 4 domaines. Dans cette vidéo, nous allons voir quels sont ces 4 domaines et nous vous proposerons pour chacun d’entre eux 2 outils pour booster votre efficacité. Ils sont disponibles sur internet, et toutes vos données sont alors stockées sur le cloud.
Pour commencer, l’un des premiers domaines où le collaboratif peut vous apporter beaucoup c’est la veille. Effectuez votre veille de façon collaborative va booster votre efficacité. C’est bien connu, l’intelligence collective vous fera avancer bien plus loin ! Collectez, référencez et créez une véritable mine d’informations sur votre sujet d’étude, et ce au sein de votre groupe de travail. Partagez vos trouvailles et réagissez à celles de vos collaborateurs. Le travail en équipe vous donnera de nouvelles idées et vous fera aller plus loin ensemble ! Et pour cela, vous avez besoin d’un outil qui centralise et organise tous vos documents partagés sur un même thème : c’est le cas d’Evernote ou encore de Twitter.
Evernote vous permet de créer des carnets de notes regroupant toutes vos notes quelque soit leur format : site internet, article, capture d’écran ou encore photos.
Twitter quant à lui vous permet de réaliser votre veille et retrouver toutes les informations partagées par une communauté sur un même thème grâce au hashtag.
Passons à présent au deuxième domaine : le travail à distance. Imaginez pouvoir éditer et enrichir un document à plusieurs, en même temps ou en décalé, et ce depuis plusieurs postes de travail distants les uns des autres. Grâce au collaboratif, c’est désormais possible. Plus besoin de s’échanger de nombreux mails pour suivre l’avancement d’un rapport ! Des outils existent pour vous permettre de collaborer à distance, comme c’est le cas de Google Docs ou encore de Slack.
En deux mots, Google Docs vous permet de partager et d’éditer des documents avec votre équipe, les modifier à plusieurs en temps réel et suivre l’évolution de vos documents.
Slack quant à lui, est un outil favorisant la communication au sein de votre groupe de travail : vous pouvez alors échanger et partager des documents sur un même thème.
Le 3ème axe est le partage de fichiers. Ne plus retrouver la dernière version d’un document au milieu de ses mails ou devoir se transmettre des fichiers par clé usb, qui n’a jamais expérimenté la joie du partage de fichiers ! Là encore, les outils collaboratifs peuvent nous changer la vie : c’est le cas de Dropbox ou Google Drive par exemple. Google Drive vous permet de partager un espace de travail avec vos collaborateurs et d’y gérer vos dossiers, tandis que Dropbox vous permet de partager et transférer vos fichiers, si bien que tous vos collaborateurs peuvent télécharger les documents partagés depuis leurs postes de travail.
Enfin, les outils collaboratifs peuvent révolutionner votre manière de gérer un projet, en co-créant par exemple le rétroplanning ou une liste de tâches priorisées. Des outils tels que Trello ou encore Workflowy vous permettent de partager une vue d’ensemble de votre projet, définir des tâches à réaliser et suivre leur avancement.
Ce qu’il faut retenir de cette vidéo, c’est que les outils collaboratifs peuvent considérablement vous simplifier la vie. Prenez les en main ! Que ce soit pour réaliser votre veille, travailler à distance, partager vos fichiers ou encore piloter un projet, il existe pour chacun de vos besoins des outils à votre disposition. A vous de vous approprier celui qui vous convient en fonction de votre métier, de votre équipe et de vos préférences. C’est à vous de jouer !
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