en nl nl nl en fa en en nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl en nl en nl en nl en en nl en nl nl nl fa nl nl nl nl de nl nl es nl nl nl nl nl nl nl en nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl en nl nl de nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl de nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl en lv nl nl nl nl en en nl ru sv en pl eu nl nl fr it en en
Uw zorginstelling is een ingewikkelde puzzel van zorgverlening, begeleiding, administratie, personeelsbeleid, communicatie, logistiek, en zoveel meer ... Alle betrokken medewerkers willen graag op een gemakkelijke manier het overzicht houden en op ieder moment van de dag op de hoogte zijn van wat er gebeurt. ZorgOnline maakt dat op een transparante en zeer gebruiksvriendelijke manier mogelijk.
ZorgOnline is een allesomvattende cloudtoepassing waarin alle onderdelen, werkingen en diensten binnen uw zorginstelling met elkaar worden verbonden.
De ontwikkeling van Zorgonline werd in 2008 vanuit de praktijk gestart. De behoefte om het beheer van leefgroepen en cliëntdossiers te digitaliseren, groeide al snel uit tot het verder digitaliseren van andere diensten. De medische dienst, de personeelsdienst, de keuken en de technische dienst kregen al snel hun eigen digitaal platform waarbij vereenvoudiging en efficiëntie primair waren. Stelselmatig werd de digitalisering ingezet wat leidde tot het ontstaan van ZorgOnline.
Daar ook andere zorginstellingen met dezelfde problematiek van papier en processen en inefficiënte communicatie worstelden, werd besloten om ZorgOnline als product aan te bieden aan andere organisaties.
In 2012 werd ZorgOnline BVBA opgericht. We breidden stelselmatig ons werkgebied uit, waardoor we momenteel gebruikt worden in zorginstellingen over heel Vlaanderen.
De uitbreiding vroeg om een grotere werkplek en in 2018 verhuisden we naar een eigen kantoor: meer ruimte, meer mogelijkheden om onze klanten nog beter van dienst te zijn.
Géén investeringen nodig in hardware
Unieke encryptie per omgeving, beveiligde verbinding met ons Belgisch datacenter (ISO 9001 Certified)
Werkt op alle apparaten en platformen
In 2011 behaalde ZorgOnline een plaats in de Top 10 van ingestuurde ideeën van BIZIdee, een organisatie van de Vlaamse Overheid en het Agentschap Innoveren & Ondernemen.
In 2012 werd ZorgOnline verkozen tot beste intranet van Vlaanderen uitgereikt door het BVIC, was het laureaat van de VoKa innovatie-award en ontving De Meander VZW i.c.m. ZorgOnline de Cera award voor meest innovatieve organisatie.
Op de Agoria eHealth-awards van 2016 werd ZorgOnline verkozen tot het ICT-project met de hoogste ROI. In november van dat jaar was het, samen met de Meander VZW, winnaar van de Trends Business Tour 2016.
Leefgroepen, Ateliers en MAB
Deze modules bevatten tal van functionaliteiten die de dagdagelijkse werking van een leefgroep, atelier of team vereenvoudigen. Een centraal cliëntdossier met dagboek, registraties, handelingsplan en medische gegevens*, ... Een praktisch logboek, het registreren van aanwezigheden, het afvinken van medicatie in de checklist, het inplannen van afspraken op leefgroep of individueel bewoner-niveau, het opvolgen van taken, het rechtstreeks bestellen van maaltijden en andere levensmiddelen aan de centrale keuken*, het beheren van de financiën in het digitaal kas- en bankregister* en zoveel meer.
Kortom alle functionaliteiten nodig om uw groepen autonoom te laten werken, met rechtstreekse linken naar facturatie of als basis voor verdere rapportage. Binnen de module MAB (Mobiel Ambulante Begeleidingsteams) kunnen begeleidingen geregistreerd worden met mogelijkheid tot automatische synchronisatie in GIR (RTH, MFC, RTH/kortverblijf en Outreach)
* deze functionaliteit is afhankelijk van geactiveerde modules.
ZorgOnline zorgt ervoor dat u medische gegevens van uw bewoners op een veilige manier kan beheren en delen met de bevoegde personen binnen de organisatie.
Het bijhouden van gegevens en documenten, opvolgen van medische afspraken, registraties, een individueel medicatie beheer en het veilig bestellen van medicatie met een mogelijkheid tot robot integratie naar de apotheek zijn een greep uit de functionaliteiten binnen de medische module.
Deze module is een uitbreiding binnen de module Leefgroepen - Ateliers - MAB waarin alle inkomsten en uitgaven op maandbasis binnen de groep geregistreerd kunnen worden.
Tevens kan men hier persoonlijke uitgaven op naam van een of meerdere bewoners registreren, met een rechtstreekse link naar de facturatie.
Voor iedere nieuwe aanvraag kan een administratief aanmeldingsdossier opgesteld worden. Iedere aanmelding kan nadien verder opgevolgd worden door toewijziging aan individuele medewerkers en verschillende statussen, waarbij de historiek telkens raadpleegbaar is.
Van zodra een nieuwe aanmelding resulteert in de opname van een nieuwe bewoner kan deze eenvoudig overgezet worden naar een actieve bewoneraccount in de toepassing.
Zorginstellingen kunnen het netwerk van een cliënt toegang geven tot ZorgOnline Netwerk. Zo kunnen ouders, familieleden, bewindvoerders, hulpverleners, ... inzage krijgen in bepaalde onderdelen van het dossier van de gekoppelde cliënt. Ook kan de factuur hier maandelijks digitaal ter beschikking worden gesteld.
Uw zorginstelling heeft tal van middelen ter beschikking van personeel en derden. Denk aan vergaderruimtes, voertuigen, IT materiaal en zo veel meer. De module reservaties zorgt voor een eenvoudig digitaal proces waarbij vrije middelen onmiddellijk gereserveerd of op vaste tijdstippen geblokkeerd kunnen worden.
Zo behouden gebruikers ten allen tijde een overzicht wie op welk moment een item in gebruik heeft.
Het doorrekenen van gereden kilometers per voertuig met rechtstreekse link naar de facturatie is hier eveneens voorzien.
Personeel & Planning en tijdsregistratie
Een uitgebreid dossier bijhouden voor alle personeelsleden en stagiairs, beheer van contracten, VTO en evaluaties, beheer van afwezigheden met link naar de planning, ... De module Personeel zorgt voor een eenvoudige opvolging en administratie.
De module Planning en tijdsregistratie biedt daarenboven de mogelijkheid om een complete planning op te stellen voor alle medewerkers, individueel en op groepsniveau.
Een digitale tikklok en het al dan niet goedkeuren van alle individuele aanvragen (planning, verlof, correctie, nachtonderbreking) dragen bij tot automatische bijwerking van planningsroosters en tellerstanden.
Op het einde van de maand kan via de automatische export - functie naar het sociaal secretariaat de verwerking van loon en woon-werkverkeer afgesloten worden.
Berichten en Interne communicatie
Een vlotte en eenvoudige communicatie is van cruciaal belang voor uw zorginstelling.
Bij activatie van de module Berichten beschikt iedere actieve medewerker over een eigen berichtenbox. De medewerker kan naar individuele collega's of volledige berichtgroepen communiceren.
De berichten zijn ook beschikbaar voor de communicatie tussen medewerkers en netwerk-accounts.
Via deze module kunnen ook automatische systeemberichten gegenereerd worden: goedkeuring van correctie- of verlofaanvragen, notificaties bij bepaalde registraties of dossierwijzigingen, extra meldingen bij belangrijke dagboekberichten voor specifieke ingestelde gebruikers, ... Dat is slechts een greep uit de mogelijkheden.
Naast de individuele berichten kan men via het hoofdscherm algemene organisatiegebonden communicatie opnemen in de nieuwsberichten, verjaardagen raadplegen, chatten via een forum.
Bij het operationele beheer van een keuken komt er heel wat kijken. Denk aan menuplanning en het tijdig ontvangen van maaltijdbestellingen vanuit de groepen. Hierbij worden individuele voorkeuren van bewoners zoals diëten en portionering telkens mee in rekening genomen bij het berekenen van de hoeveelheden per groep.
Via het interne bestelsysteem kunnen leefgroepen bestellingen plaatsen voor de groep of voor individuele cliënten. Deze laatste kunnen op hun beurt rechtstreeks gelinkt worden aan de facturatie.
Omdat elke zorginstelling een overvloed aan informatie beheert, is het soms niet evident om de gezochte info snel terug te vinden. Het lexicon biedt de mogelijkheid om alle beschikbare documenten binnen de zorginstelling op een eenvoudige manier te structureren.
Deze kunnen achteraf aan de hand van een zoekterm, alfabetisch of via de aangemaakte boomstructuur geraadpleegd worden.
Om de werking van de technische dienst te optimaliseren en op een eenvoudige manier herstellingsaanvragen in te dienen, kan er gebruik gemaakt worden van de module Technische Dienst.
Medewerkers TD krijgen een duidelijk overzicht van alle aanvragen, al dan niet na eerdere goedkeuring van een leidinggevende, waarna zij deze kunnen evalueren en inplannen. De aanvrager kan hierbij op elk moment de status van de eigen vraag opvolgen.
Besteedt u ook zoveel tijd aan het up-to-date houden van de gegevens van al uw contacten voor een optimale communicatie? Vraagt u zich ook af of u alle en de juiste mensen voor een specifieke vorm van communicatie heeft aangeschreven?
De module Contacten biedt de mogelijkheid aan om met alle verzamelde gegevens aan de slag te gaan.
Via eigen beheerde distributielijsten waar types contacten vanuit de toepassing aan toegevoegd worden kan men verder lijsten, etiketten of labels genereren en afdrukken.
Voor elke bewoner kan een maandafrekening opgesteld worden.
Zo kan men de eigen kostenstructuur voor woon- en leefkosten (PVF) uitwerken door het definiëren van vaste of variabele kosten, al dan niet gelinkt aan aanwezigheids- of begeleidingsregistraties.
Voor bewoners met erkenning MFC (-21 en +21 jarigen) is de berekening van kindergeld/groeipakket, dagprijs (met eventuele aftopping) en bijdrage per maand op basis van de rekenregels voorzien.
Export naar het boekhoudpakket, Europese domiciliëringsopdrachten, attesten en uitgebreide rapportage-mogelijkheden zijn slechts een greep uit de overige mogelijkheden in de facturatiemodule. Binnen de module administratie zijn er verder verschillende rapporten voorzien, kan de GIR-koppeling geactiveerd worden en bestaat de mogelijkheid om IDO's op te stellen.
Digitaliseer het strategisch beleidsplan van uw zorginstelling.
Binnen iedere strategische doelstelling kunnen beleidsopties en afdelingsbeleidsplannen opgesteld en opgevolgd worden.
Gebruikers aan het woord
Pieter de Bock, Implementatie-verantwoordelijke ZorgOnline
Raakzaam VZW - Belsele
“ Steeds een fijne samenwerking met de mensen van ZorgOnline. Steeds bereid om samen op zoek te gaan naar wat begeleiders en medewerkers kan ontzorgen! Tegelijkertijd blijft ZorgOnline inspelen op de nieuwe tendensen uit de sector en is er oog voor het verbeteren van de huidige modules. ”
Iona VZW - Nijlen
“ Sinds wij bezig zijn met de overstap naar ZorgOnline hebben we steeds kunnen rekenen op een zeer snelle en accurate helpdesk. Ook werd er vaak ingegaan op specifieke vragen voor onze voorziening, en waar nodig werden er aanpassingen gedaan binnen de toepassing. Indien er zaken niet duidelijk waren voor ons, werden we stap per stap begeleid om onduidelijkheden uit te klaren. Top dienstverlening! ”
Volderke VZW - Meerhout
“ We werken nu 1,5 jaar met ZorgOnline en merkten al vaak hoe het team achter ZorgOnline onze feedback omzet in nieuwe verbeteringen. Die wisselwerking tussen praktijk en ICT zorgt voor een steeds beter wordend product waar onze medewerkers graag mee werken. ”
Vondels VZW - Ieper
“ Sinds we werken met ZorgOnline merken alle leden van het team dat er een grote verbetering is in de interne communicatie. Alles staat overzichtelijk op één platform waardoor informatie heel snel kan worden gedeeld en teruggevonden, dit alles ten voordele van de cliënt en de organisatie. Afspraken worden beter opgevolgd en de dagboekberichten worden consequent ingevuld. Niemand van ons team wil nog terug naar het tijdperk toen er nog geen ZorgOnline was. ”
Jo Van Parijs, Teamcoach onthaal
Heuvelheem VZW - Wannegem-Lede
“ ZorgOnline staat binnen onze voorziening écht wel voor oplossingsgerichte ont-zorging. De sterkte van dit medium is dat het voeling blijft houden met wat er leeft bij het werkveld en hier efficiënt op inspeelt. Tal van processen kenden hierdoor een automatisatie, zowel voor personeelsadministratie als voor cliëntendossiers, facturatie en ondersteunende diensten. ”