nl en en en en en ca en fi de en nl fr de nl af eu nl nl nl en en nl nl nl fr nl si nl nl nl nl nl si si nl en nl nl en en nl en en nl en en nl en en nl nl en nl en nl nl nl en en nl nl nl en nl en nl en nl nl de en en nl nl nl en en en nl nl en nl en nl nl nl en en nl nl nl en en nl nl nl en nl en nl nl fr en en nl nl de en en nl nl nl en nl en nl en nl en nl nl nl en en nl nl nl en en nl nl nl en nl en nl nl nl en en nl nl nl en en nl nl nl en nl fr en fr ru nl de si en nl nl en
Etentje met klanten? Gebruik van de eigen GSM of laptop? Thuisbureau? Noem maar op! Dit zijn slechts enkele voorbeelden van kosten die vaak door de werkgever worden terugbetaald aan werknemers. Deze kosten worden immers gemaakt voor beroepsdoeleinden en zijn dan ook ten laste van de werkgever. Een wettelijke definitie van kosten ten laste van de werkgever bestaat echter niet. De beoordeling of een kost eigen is aan de werkgever kan dus van case tot case verschillen.
Vrijgesteld van belastingen en RSZ
Ook de RSZ en de fiscus erkennen deze realiteit en aanvaarden dat een terugbetaling van kosten die eigen zijn aan de werkgever, niet kan beschouwd worden als loon. Een terugbetaling is dus vrijgesteld van werkgevers- en werknemersbijdragen voor sociale zekerheid en belastingen. In hoofde van de werkgever is een terugbetaling van dergelijke kosten fiscaal aftrekbaar.
De terugbetaling van deze kosten aan de werknemer gebeurt idealiter o.b.v. bewijsstukken (facturen, BTW-bonnetjes, kastickets,..). Hoewel deze werkwijze een hele administratie met zich meebrengt, laat ze weinig ruimte tot discussie met de RSZ en fiscus.
Om de administratieve rompslomp te vermijden, aanvaarden de RSZ en de fiscus dat de werkgever en de werknemer kunnen overeenkomen over een forfaitaire raming van de gemaakte kosten (per maand). Dit is een vast bedrag per kostencategorie (bv. representatie of thuiswerk) dat in principe onveranderlijk is en dat geacht wordt alle kosten in een bepaalde categorie te dekken. Omdat de forfaitaire waardering van de kosten niet gemakkelijk is (en veel werkgevers hun kans schoon zien om hoge bedragen te hanteren), hebben de RSZ en de fiscus (afzonderlijk!) richtlijnen uitgevaardigd omtrent de bedragen die zij aanvaarden als ‘realistisch’ en ‘acceptabel’.
Populair zijn bijvoorbeeld de forfaitaire bedragen voor de kosten i.v.m. thuiswerk. Zo kunnen de werknemers die op regelmatige basis een deel van hun werk thuis doen en daar dus een bureau hebben ingericht, rekenen op een forfaitaire vergoeding van ongeveer € 127 per maand. Dit bedrag zou de kosten voor elektriciteit, verwarming en klein bureaumateriaal dekken. Bovendien komt er nog eens € 20 bij in het geval de werknemer zijn eigen internetverbinding of PC gebruikt.
Werkgevers moeten hun systeem van kostenvergoedingen wel kunnen motiveren en bewijzen dat deze forfaitaire bedragen overeenstemmen met de realiteit. Zo kan niet elke werknemer zomaar aanspraak maken op een forfaitaire kostenvergoeding: werkgevers moeten kunnen aantonen dat die aannemelijk is voor een bepaalde werknemer, rekening houdend met zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.
Een goed gedocumenteerde onkosten policy is dus goud waard! Vragen omtrent de implementatie van deze interessante piste? Aarzel niet om een mailtje te sturen naar info@payflip.be!
Weet je graag alles over flexibel verlonen?
Goesting gekregen om bij Payflip te werken?
Hier vind je al onze openstaande vacatures. Val je niet helemaal in deze kraam? Stuur ons gerust een berichtje op jobs@payflip.be. We maken graag kennis!
For our Belgian market, we are looking for a business developer with proven sales experience
For our Belgian market, we are looking for a smart reward expert with at least 1 year of experience in the Belgian salary sector, whether it would be as a legal, taks or payroll consultant.
For our Belgian market, we are looking for a legal customer succes manager with at least 1 year of experience in social or taks law.
For our Belgian market, we are looking for software engineers with 2 years of experience (or equivalent 😉). Ideally, you have experience in both frontend and backend development, but if not, your willingness to learn wins!
Raak je maar niet uitgelezen?
Download de Payflip salarisgids!
Auteursrechten voor creatieven = Fiscaalvriendelijk
Veel KMO's hebben al wel eens gehoord van het regime van auteursrechten. Maar wat is dit precies? En hoe voer ik dit als KMO in?
Wat is een ruling voor vergoeding van auteursrechten?
Veel KMO's kiezen ervoor om een ruling aan te vragen om zo auteursrechten in te voeren voor creatieve werknemers. Maar wat is dit precies?
Raak je maar niet uitgelezen?
Download de Payflip salarisgids!
Nieuwigheden voor de toekenning van een loonbonus in 2022
Op 22 februari 2022 is er een nieuwe 'loonbonus' CAO 90/4 in werking getreden. Wat betekent dit concreet voor jou?
De winstpremie: gedeelde winst is dubbele winst!
Meer en meer KMO’s ruilen de traditionele cashbonus in voor fiscaalvriendelijke alternatieven. De winstpremie verdient je aandacht!
Loonbonus: what you see is what you get!
Een loonbonus is de uitgelezen manier om werknemers te belonen voor de extra mile die ze presteren. Lees hier over het hoe en wat!
Meer over flexibel verlonen
Hoe overtuig ik mijn manager van een cafetariaplan?
Lees in hier hoe je vakkundig een cafetariaplan kan serveren aan het management team en volmondig een 'ja' krijgt! Succes gegarandeerd!
De voordelen van een cafetariaplan
Wat zijn eigenlijk de voordelen van zo’n cafetariaplan voor werkgever en werknemer?
De nadelen van een cafetariaplan
In deze blog laten we ons licht schijnen op de minder mooie kantjes van het cafetariaplan, voor zowel werkgever als werknemer.
Meer over flexibel verlonen
Cafetariaplan : een heel gedoe voor een kleine KMO?
Benieuwd naar de administratieve workload van een cafetariaplan ? Payflip licht toe.
Welke voordelen aan te bieden in het cafetariaplan?
Binnen een cafetariaplan kan je een waaier aan voordelen aanbieden. Welke precies?
Wat is een cafetariaplan?
Het concept ‘cafetariaplan’ wordt gesmaakt bij de Belgische werknemers. Maar wat houdt dit in, zo een loonpakket à la carte?
Raak je maar niet uitgelezen?
Download de Payflip salarisgids!
Raak je maar niet uitgelezen?
Download de Payflip salarisgids!
Wat is de total cost of ownership van een bedrijfswagen?
Het drieletterwoord ‘TCO’ beheerst het bedrijfswagenbeleid van talloze ondernemingen in België. Lees in deze blogpost waarom!
Wat is een ambulante kostenverzekering voor werknemers?
Een ambulante medische kostenverzekering, wat is dat eigenlijk precies? En wat is nu het verschil met een hospitalisatieverzekering?
Een klassieker in salary land: de hospitalisatieverzekering
Meer en meer werkgevers bieden een hospitalisatieverzekering aan aan de werknemers. Maar wat is dit precies? En waarom zou je het invoeren?
Wat zijn de voordelen voor de werkgever bij een fietsleasing?
De voordelen van een fietsleasing zijn voor de werkgevers absoluut groter dan de nadelen. Durf uit te vissen wat zo'n fietsleasing je kost e
Corporate mobility practices: op naar een hervorming?
Zetten we koers naar een nieuw ‘mobili-teitsperk’ ?
Mijn jaar met het mobiliteitsbudget
In 2019 was onze co-founder Filip de eerste werknemer in België die van start ging met het mobiliteitsbudget. Lees hier zijn verhaal.