en nl en nl nl af eu nl si nl nl nl es nl nl si nl si nl nl nl nl nl si nl si de nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl si nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl si nl nl nl nl si nl nl nl nl si nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl si nl nl nl nl nl si nl nl nl nl nl nl si nl nl nl nl nl nl nl nl si nl nl nl nl nl nl nl si nl nl nl nl nl nl en en en si nl nl nl nl nl nl nl si nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl si de nl nl nl nl nl nl nl si nl nl si de nl nl si nl nl nl si de nl si nl nl nl si nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl si nl nl nl nl nl nl si nl nl nl nl si nl nl nl en nl en nl en nl en nl en nl nl nl nl en nl nl nl si ca nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl it nl nl nl en en nl en en nl en nl nl nl nl en nl nl nl nl nl nl en en nl nl nl nl nl nl nl nl nl en nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl en nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl ca nl nl nl nl nl nl nl de nl nl nl fr nl nl de nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl ca nl nl nl nl nl nl nl nl en nl en nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl en nl en nl en nl en nl nl nl en nl nl nl ca nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl en nl si de nl nl nl nl si nl pl nl nl nl nl nl nl nl de nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl en nl nl nl nl nl nb nl nl nl nl nl nl nl nl nl si sv nl nl nl nl nl de nl nl nl nl nl nl nl en nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl si nl nl nl eu nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl hy nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl nl es nl nl nl nl en nl nl nl nl nl de nl
De verwerkingsverantwoordelijke, die met Payflip BV een een overeenkomst heeft gesloten (“Hoofdovereenkomst”) omtrent het leveren door Payflip BV van (digitale) dienstverlening m.b.t. flexibel verlonen;
Payflip BV, een vennootschap onder Belgisch recht, met zetel te Edekestraat 44, 9800 Deinze, geregistreerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0746.748.857 en hier vertegenwoordigd door Maura Nachtergaele, in haar hoedanigheid van bestuurder;
De VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE en de VERWERKER zullen hierna gezamenlijk worden aangeduid als de “Partijen” en individueel als een “Partij”.
De VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE is een bedrijf dat in haar hoedanigheid van werkgever op zoek is naar een derde partij gespecialiseerd in het aanleveren van (digitale) diensten rond flexibel verlonen.
De Partijen hebben de Hoofdovereenkomst omtrent het leveren door de VERWERKER van (digitale) dienstverlening in het kader van flexibel verlonen voor werknemers van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE gesloten (“Diensten”).
De Partijen wensen in deze Overeenkomst de rechten en plichten vast te stellen van zowel de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE als de VERWERKER.
Voor de toepassing van deze Overeenkomst gelden de volgende definities:
“Overeenkomst” heeft de betekenis die aan de term is gegeven in preambule C;
“Vertrouwelijke informatie”: alle informatie die aan de andere Partij schriftelijk of in elke materiële vorm wordt bekendgemaakt uit hoofde van deze Overeenkomst en die wordt beschouwd of kan worden beschouwd als vertrouwelijk wegens de aard van de gegevens of de aard van de omstandigheden op grond waarvan ze moet worden bekendgemaakt zoals, - maar niet beperkt tot - productinformatie, klantenlijsten, prijslijsten en financiële informatie;
“Betrokkene”: een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
“Werknemer”: een persoon die wordt aangeworven door een werkgever en die een arbeidsovereenkomst heeft gesloten of tewerkgesteld is uit hoofde van een arbeidsovereenkomst voor het verrichten van arbeidsdiensten tegen loon of een vaste vergoeding. Een werknemer verleent geen professionele diensten als onderdeel van een zelfstandige activiteit. Agenten, verdelers, adviseurs, consultants, freelancers, (onafhankelijke) (onder)aannemers of andere derden worden voor de toepassing van deze Overeenkomst niet beschouwd als Werknemers;
“Persoonsgegevens”: alle informatie die verband houdt met een Betrokkene;
“Inbreuk in verband met persoonsgegevens”: inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verspreiding van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens;
“Beveiligingsmaatregelen”: die maatregelen welke ertoe strekken om Persoonsgegevens te beschermen tegen accidentele of onrechtmatige vernietiging of verlies, alsook ongeoorloofde toegang, wijziging of doorgifte;
“Diensten”: de diensten uitgevoerd door de VERWERKER in overeenstemming met de Hoofdovereenkomst en zoals uitgelegd in preambule B;
“Subverwerker”: elke verwerker die door de VERWERKER als een onderaannemer in dienst wordt genomen en die ermee akkoord gaat om Persoonsgegevens te verwerken voor en namens de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE in overeenstemming met deze Overeenkomst;
“Toezichthoudende autoriteit”: een door een lidstaat ingevolge artikel 51 van de Verordening ingestelde onafhankelijke overheidsinstantie;
“Derde”: elke partij die geen Betrokkene, Verwerkingsverantwoordelijke, Verwerker of Subverwerker is uit hoofde van deze Overeenkomst, noch een persoon die gemachtigd is om Persoonsgegevens te verwerken onder rechtstreeks gezag van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE of VERWERKER;
“Substantiële Subverwerker”: een Subverwerker die substantiële diensten of infrastructuur levert ten aanzien van de Diensten, o.a. cloud provider, geïntegreerde software-toepassingen.
De betekenis van alle andere gebruikte maar niet gedefinieerde termen, stemt overeen met die welke ze hebben in de Hoofdovereenkomst.
ARTIKEL 2: ONDERWERP VAN DE OVEREENKOMST
De VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE wenst de VERWERKER de verwerking van Persoonsgegevens toe te vertrouwen. De VERWERKER verwerkt de Persoonsgegevens in naam en voor rekening van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE. Voor het verrichten van de Diensten is de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens en is de VERWERKER een gegevensverwerker.
De VERWERKER verricht de Diensten in overeenstemming met de bepalingen van deze Overeenkomst.
Beide Partijen verbinden zich er uitdrukkelijk toe de bepalingen van de relevante toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving na te leven en niets te doen of na te laten dat de andere Partij ertoe kan brengen de relevante en toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming te schenden.
Verwerkingsactiviteiten. De verwerking die door de VERWERKER in naam en voor rekening van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE wordt uitgevoerd, heeft betrekking op de Diensten die door de VERWERKER worden verricht. De Verwerkingsactiviteiten bestaan uit:
digitale dienstverlening in het kader van flexibel verlonen
verbetering van de Diensten van de VERWERKER
Categorieën Persoonsgegevens. De Persoonsgegevens die worden verwerkt zijn:
Persoonlijke identificatiegegevens van de werknemer (zoals voornaam, achternaam, adres, e-mailadres, etc.)
Elektronische identificatiegegevens (zoals cookies, IP-adres, etc.)
Financiële gegevens (zoals uitgaven in het verleden, factureringsgegevens, bankrekening- of andere betalingsgegevens)
Betrokkenen. De Betrokkenen zijn Werknemers van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE.
Doeleinden. De VERWERKER gebruikt de Persoonsgegevens alleen om een goede uitvoering van de Diensten te waarborgen, als een onderdeel van de Hoofdovereenkomst in overeenstemming met de bepalingen van deze Overeenkomst.
De VERWERKER mag en zal alleen de Persoonsgegevens verwerken die vermeld worden in artikel 2.5. Bovendien worden de Persoonsgegevens alleen verwerkt in het licht van de doeleinden die in dit artikel door de Partijen zijn bepaald.
Beide partijen verbinden zich ertoe om passende maatregelen te treffen om te waarborgen dat de Persoonsgegevens niet oneigenlijk worden gebruikt of door een onbevoegde Derde worden verkregen.
ARTIKEL 3: DUUR VAN DE VERWERKING
Deze overeenkomst blijft van toepassing zolang de VERWERKER Persoonsgegevens verwerkt in naam en voor rekening van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE als een onderdeel van de Hoofdovereenkomst. Als de Hoofdovereenkomst een einde neemt, neemt deze Overeenkomst ook een einde.
Bij een inbreuk op deze Overeenkomst of de toepasselijke bepalingen van de Verordening, kan de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE de VERWERKER de opdracht geven om de verwerking van de Persoonsgegevens onmiddellijk stop te zetten.
Wanneer de Overeenkomst een einde neemt of de Persoonsgegevens niet langer relevant zijn voor het verrichten van de Diensten, anonimiseert en pseudonimiseert de VERWERKER zo veel mogelijk de Persoonsgegevens die hij ontvangen of verkregen heeft tijdens het verrichten van de Diensten. Hij doet dit uitsluitend voor de volgende interne doeleinden om de door de VERWERKER verleende Diensten verder te verbeteren.
ARTIKEL 4: INSTRUCTIES VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
De VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE kan eenzijdig beperkte wijzigingen aanbrengen in de instructies. De VERWERKER wordt geraadpleegd voordat belangrijke wijzigingen in de instructies worden aangebracht. Beide partijen dienen in te stemmen met wijzigingen die een weerslag hebben op de voornaamste bepalingen van de Overeenkomst.
De VERWERKER verwerkt de Persoonsgegevens in overeenstemming met artikel 4.1 van deze Overeenkomst, onder meer met betrekking tot de doorgiften van Persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, tenzij een op de VERWERKER van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling hem tot verwerking verplicht; in dat geval stelt de VERWERKER de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE, voorafgaand aan de verwerking, in kennis van dat wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
ARTIKEL 5: BIJSTAND AAN VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
Naleving van de wetgeving. De VERWERKER verleent de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE bijstand bij het doen nakomen van de verplichtingen uit hoofde van de Verordening, rekening houdend met de aard van de verwerking en de hem ter beschikking staande informatie.
Inbreuk in verband met persoonsgegevens Bij een Inbreuk in verband met persoonsgegevens die betrekking heeft op het onderwerp van de verwerking van deze Overeenkomst, informeert de VERWERKER de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE zonder onredelijke vertraging zodra hij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens.
Deze melding bevat ten minste de volgende informatie:
(a) De aard van de Inbreuk in verband met persoonsgegevens;
(b) De categorieën van Persoonsgegevens waarop de Inbreuk betrekking heeft;
(c) De categorieën van Betrokkenen in kwestie en, bij benadering, het aantal Betrokkenen in kwestie;
(d) De categorieën persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, hun aantal;
(e) De waarschijnlijke gevolgen van de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens;
(f) Maatregelen die werden voorgesteld of genomen om de Inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.
Als de VERWERKER een beroep doet op een Subverwerker, zal de VERWERKER de Subverwerker opleggen om hem dezelfde informatie te verstrekken als een inbreuk in verband met persoonsgegevens plaatsvindt bij de Subverwerker. De VERWERKER geeft de informatie die hij van de Subverwerker ontvangt, onmiddellijk door aan de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE.
De VERWERKER en zijn Subverwerker(s) duiden onder hun Werknemers een persoon aan die een uniek aanspreekpunt is (single point of contact) en die verantwoordelijk is voor alle communicatie tussen de VERWERKER, de Subverwerker(s) en de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE bij een incident dat geleid heeft of kan leiden tot een accidentele of ongeoorloofde vernietiging of verlies, een ongeoorloofde toegang, wijziging of doorgifte van Persoonsgegevens die namens de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE worden verwerkt.
Alleen de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE beslist, naar eigen inzicht en in overeenstemming met de relevante en toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving, of Betrokkenen van wie de Persoonsgegevens gevolgen ondervinden van een Inbreuk in verband met persoonsgegevens, hierover geïnformeerd worden. Het behoort tot de verantwoordelijkheid van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE om de Toezichthoudende autoriteit in kennis te stellen van een Inbreuk in verband met persoonsgegevens.
De Partijen, en indien dit van toepassing is de Subverwerker(s), verzekeren dat zij te goeder trouw samenwerken om de mogelijke nadelige gevolgen van een Inbreuk in verband met persoonsgegevens te beperken.
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA). Bovendien verleent de VERWERKER bijstand aan de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE wanneer deze in overeenstemming met artikel 35 van de Verordening een Gegevensbeschermingseffectbeoordeling verricht. Het staat de VERWERKER echter vrij om, naar eigen inzicht, extra kosten in rekening te brengen voor de uitvoering van deze diensten. Deze kosten staan ​​te allen tijde in verhouding tot de geleverde prestaties.
De VERWERKER zal op elk moment op verzoek van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE (bij een dergelijk verzoek moet de VERWERKER echter een redelijke termijn krijgen om aan het verzoek te voldoen), aan de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE alle informatie verstrekken die hij nodig heeft en minstens de informatie die vastgesteld wordt door de bepalingen van deze clausule:
-Alle relevante gegevens over de eigen bedrijfsstructuur alsook juiste en geactualiseerde identificatiegegevens over alle entiteiten van de VERWERKER die betrokken zijn bij de verwerking van Persoonsgegevens, met inbegrip van de locatie van hun hoofdvestiging;
- Onverminderd wat werd overeengekomen in artikel 9, de aspecten van de verwerking waarvoor men een beroep doet of wenst te doen op de diensten van de Subverwerker en de identificatiegegevens van een Subverwerker met inbegrip van de locatie van zijn hoofdvestiging. De VERWERKER geeft aan de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE de overeenkomst door met de Subverwerker(s) die betrekking heeft op of van belang is voor de verwerking van Persoonsgegevens, tenzij dergelijke overeenkomst met de Subverwerker(s) Vertrouwelijke Informatie bevat, in welk geval hij dergelijke Vertrouwelijke Informatie mag verwijderen;
- Geografische gegevens over de locaties van de verwerking, met inbegrip van back-upmogelijkheden en mogelijkheden om de gegevens te vernietigen.
- De fysieke, organisatorische, technische en logische Beveiligingsmaatregelen die de VERWERKER en zijn Subverwerker(s) hebben getroffen, zoals bepaald in artikel 11 van deze Overeenkomst.
ARTIKEL 7: VERPLICHTINGEN VAN DE VERWERKER
De VERWERKER behandelt onmiddellijk of binnen een redelijke termijn (afhankelijk van de wettelijke verplichtingen bepaald in de Verordening) en naar behoren alle redelijke verzoeken van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens die verband houden met deze Overeenkomst.
De VERWERKER verzekert dat er geen verplichtingen voortvloeien uit toepasselijke wetgeving waardoor hij onmogelijk de verplichtingen van deze Overeenkomst kan naleven.
De VERWERKER verbindt zich ertoe om Persoonsgegevens alleen te verwerken voor het doeleinde van het verrichten van de Diensten en om aan de verantwoordelijkheden van deze Overeenkomst te voldoen in overeenstemming met de schriftelijke instructies van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE. Als de VERWERKER om welke reden ook deze vereiste niet kan naleven, stelt hij de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE onverwijld in kennis.
De VERWERKER stelt de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE onverwijld in kennis als hij meent dat een instructie van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE de toepasselijke wetgeving in verband met gegevensbescherming schendt.
De VERWERKER verzekert dat de toegang tot, de inspectie, de verwerking en de verstrekking van Persoonsgegevens alleen gebeurt in overeenstemming met het beginsel van evenredigheid en het ‘need-to-know’-principe (d.w.z. dat gegevens alleen verstrekt worden aan de personen die de Persoonsgegevens nodig hebben voor het uitvoeren van de Diensten).
De VERWERKER verbindt zich ertoe om Persoonsgegevens alleen te verstrekken aan de Werknemers van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE die de Persoonsgegevens nodig hebben om te voldoen aan de verplichtingen van deze Overeenkomst en zorgt ervoor dat de betrokken Werknemer zich tot geheimhouding verbindt of door een wettelijke geheimhoudingsplicht gebonden is, tenzij in dergelijke verstrekking wordt voorzien uit hoofde van de Hoofdovereenkomst.
ARTIKEL 8: VERPLICHTINGEN VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
De VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE verleent alle nodige bijstand aan de VERWERKER en werkt te goeder trouw met hem samen om ervoor te zorgen dat bij elke verwerking van Persoonsgegevens de voorschriften van de Verordening worden nageleefd, in het bijzonder de beginselen met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens.
De VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE komt met de VERWERKER passende communicatiekanalen overeen om ervoor te zorgen dat de instructies, richtlijnen en andere mededelingen met betrekking tot Persoonsgegevens die door de VERWERKER namens de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE verwerkt worden, goed ontvangen worden door de Partijen. De VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE stelt de VERWERKER in kennis van de identiteit van de persoon die het unieke aanspreekpunt is (de ‘single point of contact’) van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE met wie de VERWERKER contact dient op te nemen met toepassing van dit artikel 8.2.
De VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE garandeert dat hij alleen instructies, richtlijnen of mededelingen zal geven aan de VERWERKER die overeenstemmen met de bepalingen van de Verordening.
ARTIKEL 9: HET GEBRUIK VAN SUBVERWERKERS
De VERWERKER erkent en stemt ermee in dat de VERWERKER Subverwerkers heeft ingeschakeld om te helpen bij het leveren van de Diensten van de VERWERKER. De VERWERKER geeft door middel van deze Overeenkomst zijn algemene schriftelijke toestemming aan de VERWERKER om met (Substantiële) Subverwerkers te werken. In het geval van algemene schriftelijke toestemming licht de VERWERKER de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE in over beoogde veranderingen inzake de toevoeging of vervanging van andere Substantiële Subverwerkers, waarbij de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken.
Onverminderd het voorgaande, gaan de Partijen ermee akkoord dat de VERWERKER niet verplicht zal worden om de identiteit van elke Substantiële Subverwerker te verstrekken (categorieën van Subverwerkers volstaan in combinatie met de informatie bepaald in de artikelen 6 en 7 met betrekking tot Substantiële Subverwerkers). Ongeacht het bovenstaande, kan de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE te allen tijde de VERWERKER vragen om de identiteit van een Subverwerker mee te delen. De VERWERKER zal dit doen als dergelijke verstrekking geen inbreuk uitmaakt op een geheimhoudingsverbintenis of een bepaling inzake het zakengeheim die tussen de VERWERKER en de relevante Substantiële Subverwerker werd gesloten. Als de VERWERKER de identiteit van een Substantiële Subverwerker niet mag meedelen, zal de VERWERKER een formele schriftelijke rechtvaardiging moeten verstrekken.
De VERWERKER zorgt ervoor dat zijn (Substantiële) Subverwerkers gebonden zijn door dezelfde verplichtingen met betrekking tot de Persoonsgegevens als die welke de VERWERKER verbinden op grond van deze Overeenkomst.
De VERWERKER zal de door de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE vastgestelde doeleinden en gegeven instructies juist en onmiddellijk doorgeven aan de (Substantiële) Subverwerker(s) wanneer en waar deze doeleinden en instructies slaan op het onderdeel van de verwerking waar de (Substantiële) Subverwerker(s) bij betrokken is (zijn).
Als een onderdeel van deze Overeenkomst maakt de VERWERKER gebruik van de volgende categorieën van Substantiële Subverwerkers om de uitvoering van de Diensten aan de Betrokkenen te verzekeren.
ARTIKEL 10: RECHTEN VAN DE BETROKKENEN
Rekening houdend met de aard van de verwerking, verleent de VERWERKER de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE bijstand door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bij het vervullen van diens plicht om verzoeken tot uitoefening van de in hoofdstuk III van de Verordening vastgestelde rechten van de betrokkene te beantwoorden;
De volgende voorwaarden zijn van toepassing op elk verzoek van Betrokkenen met betrekking tot hun rechten betreffende de verwerking door de VERWERKER en/of zijn Subverwerkers van Persoonsgegevens die op hen slaan:
- De VERWERKER zal de beste inspanningen leveren om de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE onverwijld in kennis te stellen van elk verzoek van een Betrokkene met betrekking tot Persoonsgegevens die de VERWERKER en/of zijn Subverwerker(s) verwerken namens de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE, zonder enig gevolg te geven aan dergelijk verzoek tenzij de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE hiertoe uitdrukkelijk toestemming geeft;
- De VERWERKER geeft onverwijld gevolg aan en legt zijn Subverwerker(s) op om onverwijld gevolg te geven aan elk verzoek van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE zodat de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE gevolg kan geven aan een verzoek van de Betrokkene die een van zijn rechten wenst uit te oefenen;
- De VERWERKER zorgt ervoor dat zowel hijzelf als zijn Subverwerker(s) over de vereiste technische en organisatorische bekwaamheden beschikken om de toegang tot Persoonsgegevens te blokkeren en de gegevens fysiek te vernietigen zonder enige mogelijkheid om deze terug op te halen als en wanneer de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE een dergelijk verzoek doet.
- De VERWERKER verleent op eenvoudig verzoek van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE op grond van de beste inspanningen alle nodige bijstand en alle vereiste informatie die de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE nodig heeft om zijn belangen te verdedigen in elke vorm van procedure – gerechtelijke procedure, arbitrage of andere – die tegen de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE of zijn Werknemer wordt ingesteld wegens een schending van de grondrechten op privacy en de bescherming van Persoonsgegevens van de Betrokkenen.
Tijdens de duur van deze Overeenkomst treft en handhaaft de VERWERKER passende technische en organisatorische maatregelen op zulke wijze dat de verwerking aan de voorschriften van de Verordening voldoet en de bescherming van de rechten van de Betrokkene gewaarborgd is.
De VERWERKER zal onder meer technische en organisatorische maatregelen treffen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en regelmatig de geschiktheid van de Beveiligingsmaatregelen beoordelen en zo nodig aanpassen.
De VERWERKER zal meer in het bijzonder passende technische en organisatorische maatregelen treffen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, volgens artikel 32 van de Verordening.
Bij de beoordeling van het passende beveiligingsniveau werd met name rekening gehouden met de verwerkingsrisico's, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van, of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.
De VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE behoudt zich het recht voor om de Hoofdovereenkomst te schorsen en/of te beëindigen, wanneer de VERWERKER niet langer kan voorzien in technische en organisatorische maatregelen die afgestemd zijn op het verwerkingsrisico.
De VERWERKER heeft onder meer, maar niet uitsluitend, de volgende algemene fysieke, logische, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen:
Persoonsgegevens worden opgeslagen in een veilige infrastructuur van Microsoft Azure;
Alle databanken zijn gevestigd in Nederland met een failover (systeem dat de taken overneemt wanneer het andere systeem het begeeft) in Ierland waardoor alles binnen de Europese Unie blijft;
Persoonsgegevens worden zowel in rust (opgeslagen in de databank) als in transport (tijdens de verzending naar de gebruiker) versleuteld en afgeschermd in rust;
Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor de Gegevensverwerkingsverantwoordelijke en meer specifiek voor de gemachtigde personeelsleden van de Gegevensverwerkingsverantwoordelijke op een “need-to-know”-basis (alleen de strikt noodzakelijke gegevens);
Het platform gebruikt 256-bit SSL voor de identificatie bij het inloggen;
Alle API-calls worden geauthenticeerd door het API-beheer van Microsoft;
Alleen code testen in een ontwikkelingsomgeving zonder toegang tot de gegevens van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE;
De hardware van de Werknemer van de VERWERKER is beveiligd door een tweefactorauthenticatie;
Gebruik van cloudbased opslag oplossingen om het risico op gegevensdiefstal te verminderen;
Een uitgewerkt Kennisgevingsbeleid voor inbreuken in verband met gegevensbescherming dat door alle Werknemers van de VERWERKER toegepast wordt;
Werknemers krijgen beperkte toegang tot de gegevens van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE (alleen via het platform) en alleen na de schriftelijke toestemming van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE;
Elke activiteit van de Werknemers van de VERWERKER op de account van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE wordt automatisch bijgehouden;
Bij de beëindiging van de Hoofdovereenkomst, de gegevens van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE uitsluitend voor een periode van zes maanden opslaan;
De VERWERKER erkent dat de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE onder het toezicht staat van een/verschillende Toezichthoudende autoriteit(en). De VERWERKER erkent dat elke betrokken Toezichthoudende autoriteit het recht heeft om op elk moment een audit uit te voeren en in ieder geval tijdens de normale kantooruren van de VERWERKER, tijdens de duur van deze Overeenkomst om te beoordelen of de VERWERKER de Verordening en de bepalingen van deze Overeenkomst naleeft. De VERWERKER zal de nodige medewerking verlenen.
De VERWERKER zal om de twee (2) jaar een onafhankelijke auditor aanstellen om een dergelijke audit uit te voeren. De definitieve resultaten van een dergelijk auditrapport (zonder vertrouwelijke informatie) worden op eerste verzoek aan de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE verstrekt. De kosten van een dergelijke audit komen voor rekening van de VERWERKER.
Naast de auditverplichting van de VERWERKER, zal de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE slechts bijkomende audits kunnen uitvoeren indien deze hiervoor gegronde redenenen heeft (zoals bij vermoeden van een niet gemeld gegevenslek, wanneer de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE zelf het voorwerp uitmaakt van een audit, ernstige vermoeden van fraude heeft).
Op schriftelijk verzoek van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE, verstrekt de VERWERKER een onafhankelijke derde, een erkende auditor of een auditor aangesteld door de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE of de betrokken Toezichthoudende autoriteit, de toegang tot de relevante onderdelen van de administratie van de VERWERKER en tot alle informatie en locaties die van belang zijn voor de VERWERKER (en tot die van zijn agenten, dochtervennootschappen en onderaannemers) om te bepalen of de VERWERKER de Verordening en de bepalingen van deze Overeenkomst naleeft. Op verzoek van de VERWERKER, sluiten de betrokken partijen een vertrouwelijkheidsovereenkomst.
De VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE neemt alle passende maatregelen om de belemmeringen die de audit met zich meebrengt voor het dagelijkse functioneren van de VERWERKER of voor de door de VERWERKER verrichte Diensten, tot een minimum te beperken.
Als de VERWERKER en de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE het eens zijn over een materiële tekortkoming bij de naleving van de Verordening en/of de Overeenkomst, zoals dit uit de audit blijkt, maakt de VERWERKER deze tekortkoming zo snel mogelijk ongedaan. De Partijen kunnen overeenkomen om een plan op te stellen, met inbegrip van een tijdschaal voor de uitvoering ervan, om de tijdens de audit aan het licht gekomen tekortkomingen te verhelpen.
De VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE draagt de kosten van elke uitgevoerde audit in de betekenis van dit artikel. Maar als uit de audit blijkt dat de VERWERKER kennelijk de Verordening en/of de bepalingen van deze Overeenkomst niet heeft nageleefd, draagt de VERWERKER de kosten van dergelijke audit.
ARTIKEL 13: DOORGIFTE AAN DERDEN
De doorgifte van Persoonsgegevens aan Derden op welke wijze dan ook is verboden, tenzij het wettelijk voorgeschreven is of de VERWERKER de uitdrukkelijke toestemming van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE heeft gekregen om dit te doen. Als een wettelijke verplichting van toepassing is op de doorgifte aan Derden van Persoonsgegevens die onder deze Overeenkomst vallen, stelt de VERWERKER de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE hiervan in kennis vóór de doorgifte.
ARTIKEL 14: INTERNATIONALE DOORGIFTE
De Partijen komen overeen dat Persoonsgegevens alleen mogen worden doorgegeven aan en/of bewaard bij de ontvanger buiten de Europese Economische Ruimte (EER), in een land dat niet onder een door de Europese Commissie bij wijze van uitzondering genomen adequaatheidsbesluit valt, en alleen als dit nodig is om aan de verplichtingen van deze Overeenkomst te voldoen. Dergelijke doorgifte wordt beheerst door de voorwaarden van een overeenkomst voor de doorgifte van persoonsgegevens die standaardcontractbepalingen bevat zoals bekendgemaakt in het Besluit van de Europese Commissie van 4 juni 2021 (Besluit 2021/914/EG) of door andere mechanismen waarin de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving voorziet.
De VERWERKER stelt de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE vóór de internationale doorgifte in kennis van de bijzondere maatregelen die werden genomen om de bescherming van de Persoonsgegevens van de Betrokkene te waarborgen in overeenstemming met de Verordening.
ARTIKEL 15: GEDRAG MET BETREKKING TOT NATIONALE OVERHEIDSORGANEN EN GERECHTELIJKE AUTORITEITEN
De VERWERKER stelt de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE onmiddellijk in kennis van elk verzoek, bevel, onderzoek of elke dagvaarding die aan de VERWERKER of zijn Subverwerker wordt gericht door een bevoegde nationale overheidsinstantie of gerechtelijke instantie en die de mededeling met zich meebrengt van de door de VERWERKER of een Subverwerker verwerkte Persoonsgegevens of alle gegevens en/of informatie die verband houdt met dergelijke verwerking door de VERWERKER voor en namens de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE.
Onverminderd artikel 15.1 van deze Overeenkomst, verzekert de VERWERKER dat er geen verplichtingen bestaan van toepasselijk wetgevend recht, die het voor de VERWERKER onmogelijk maken om zijn verplichtingen uit hoofde van deze Overeenkomst na te leven.
ARTIKEL 16: INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN
Niets in deze Overeenkomst maakt een overdracht uit van Intellectuele eigendomsrechten, noch van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE naar de VERWERKER, noch omgekeerd, tenzij hierover contractueel anders werd overeengekomen tussen de Partijen.
De VERWERKER verbindt zich ertoe om de Persoonsgegevens en de verwerking ervan uiterst vertrouwelijk te behandelen. De VERWERKER verzekert de vertrouwelijkheid met maatregelen die niet minder beperkend zijn dan de maatregelen die hij gebruikt om het eigen vertrouwelijk materiaal te beschermen, met inbegrip van Persoonsgegevens.
De VERWERKER waarborgt dat de tot het verwerken van de Persoonsgegevens gemachtigde Werknemers of Subverwerkers zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden.
De bij de verwerking betrokken VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE is aansprakelijk voor de schade die wordt veroorzaakt door een verwerking die in strijd is met de Verordening. Zonder afbreuk te doen aan de Hoofdovereenkomst, is de VERWERKER alleen aansprakelijk voor de schade die door verwerking wordt veroorzaakt als hij de verplichtingen van de Verordening niet heeft nageleefd die specifiek voor verwerkers bestemd zijn of wanneer hij buiten of in strijd met de rechtmatige instructies van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE heeft gehandeld.
De VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE of de VERWERKER wordt vrijgesteld van aansprakelijkheid uit hoofde van punt 18.1 indien hij bewijst dat hij op geen enkele wijze verantwoordelijk is voor de gebeurtenis die de schade heeft veroorzaakt.
De VERWERKER is aansprakelijk voor de betaling van administratieve boetes die gegrond zijn op een inbreuk van de bepalingen van de Verordening. De VERWERKER zal in geen geval aansprakelijk zijn als hij bewijst dat hij niet verantwoordelijk is voor de gebeurtenis die de schade veroorzaakt heeft.
Wanneer blijkt dat zowel de VERWERKER als de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE verantwoordelijk zijn voor de schade die werd veroorzaakt door de verwerking van Persoonsgegevens, zijn beide Partijen aansprakelijk en betalen zij beiden schadevergoeding in verhouding tot hun individueel aandeel in de verantwoordelijkheid voor de door de verwerking veroorzaakte schade.
Wanneer zowel de voor de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE als de VERWERKER bij dezelfde verwerking betrokken zijn en zij krachtens de punten 18.1 en 18.4 verantwoordelijk zijn voor schade die door de verwerking is veroorzaakt, wordt zowel de voor de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE als de VERWERKER aansprakelijk gesteld voor de volledige schade, teneinde een effectieve schadeloosstelling van de betrokkene te waarborgen.
Wanneer de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE of de VERWERKER overeenkomstig punt 18.5 de volledige vergoeding voor de geleden schade heeft betaald, heeft die VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE of die VERWERKER het recht om van de ander het gedeelte van de vergoeding terug te vorderen dat overeenkomt met hun deel van de verantwoordelijkheid voor de schade, overeenkomstig de voorwaarden van punt 18.1 en/of overeenkomstig de beperking van de aansprakelijkheid als bepaald in dit artikel 18.
Een Partij is aansprakelijk (contractueel of uit onrechtmatige daad (met inbegrip van wanprestatie)) of op enigerlei wijze in verband met deze Overeenkomst, met inbegrip van aansprakelijkheid wegens grove schuld) voor geverifieerde tekortkomingen die aan haar kunnen worden toegeschreven. De aansprakelijkheid van de Partijen voor een inbreuk krachtens deze Overeenkomst, is beperkt tot geleden voorzienbare, directe en persoonlijke schade, met uitsluiting van gevolgschade (zelfs indien geïnformeerd over de mogelijkheid van dergelijke gevolgschade of indien de waarschijnlijkheid van dergelijke gevolgschade redelijkerwijs voorzienbaar was), waarbij onder ''gevolgschade'' wordt verstaan: schade die niet direct en onmiddellijk voortvloeit uit wanprestatie en/of buitencontractuele niet-nakoming, maar in plaats daarvan indirect en/of na verloop van tijd, waaronder begrepen, maar niet beperkt tot inkomensderving, onderbreking of stagnatie van de bedrijfsvoering, stijging van personeelskosten en/of de kosten van personeelsreductie, schade bestaande uit of als gevolg van aanspraken van derden, uitblijven van verwachte besparingen of voordelen en verlies van gegevens, winst, tijd of inkomen, verlies van orders, verlies van klanten, stijging van overheadkosten, gevolgen van een staking, ongeacht de oorzaken daarvan.
In ieder geval zal de totale aansprakelijkheid van de VERWERKER op grond van deze Overeenkomst beperkt zijn tot de oorzaak van de schade en tot het bedrag dat gelijk is aan het totale bedrag van de vergoedingen die door de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE aan de VERWERKER zijn betaald voor de levering en uitvoering van de Diensten gedurende een periode van niet meer dan twaalf maanden die onmiddellijk voorafgaat aan de oorzaak van de schade. In geen geval zal de VERWERKER aansprakelijk worden gesteld indien de VERWERKER kan bewijzen niet verantwoordelijk te zijn voor de gebeurtenis of oorzaak die aanleiding geeft tot de schade.
De VERWERKER is aansprakelijk voor de (Substantiële) Subverwerkers die zij inschakelt in overeenstemming met de bepalingen van dit artikel.
ARTIKEL 19: BEMIDDELING EN RECHTSGEBIED
De VERWERKER gaat ermee akkoord dat als de Betrokkene een vordering tot schadevergoeding instelt tegen hem uit hoofde van deze Overeenkomst, de VERWERKER de beslissing van de Betrokkene zal aanvaarden:
- Om het geschil voor te leggen aan een onafhankelijke persoon voor bemiddeling;
- Om het geschil voor te leggen aan de rechtbanken in België.
De Partijen komen overeen dat de keuze van de Betrokkene geen afbreuk doet aan zijn materiële of procedurele rechten op verhaal in overeenstemming met andere bepalingen van de toepasselijke nationale of internationale wetgeving.
Elk geschil tussen de Partijen over de voorwaarden van deze Overeenkomst wordt bij de bevoegde rechtbanken aanhangig gemaakt zoals bepaald in de Hoofdovereenkomst.
ARTIKEL 20: BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST
Deze overeenkomst blijft van toepassing zolang de VERWERKER Persoonsgegevens verwerkt namens VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE.
Als een inbreuk wordt gemaakt op deze Overeenkomst of de Verordening, kan de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE de VERWERKER de opdracht geven om de verwerking van de Persoonsgegevens onmiddellijk stop te zetten.
De VERWERKER slaat de gegevens niet langer op dan nodig is om de Diensten te verrichten waarvoor de gegevens worden verstrekt. Naar keuze van de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE, zal de VERWERKER, nadat de Diensten met betrekking tot de verwerking werden verricht, alle Persoonsgegevens wissen of ze aan de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE terugbezorgen, alle bestaande kopieën verwijderen en verklaren dat hij dat heeft gedaan tenzij opslag van de persoonsgegevens Unierechtelijk of lidstaatrechtelijk is verplicht; De Persoonsgegevens worden de VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE kosteloos verstrekt, tenzij dit anders werd overeengekomen.
Dit is een overeenkomst (hierna ‘Algemene Voorwaarden’) tussen u, natuurlijke persoon of rechtspersoon (hierna ‘Klant’), en Payflip BV, rechtspersoon gevestigd in Edekestraat 44, 9800 Deinze (België) - met BTW-nummer 0746.748.857 (hierna ‘Payflip’).
De Algemene Voorwaarden hebben betrekking op de diensten en bijhorende software die Payflip aanbiedt en die hieronder gedefinieerd worden (hierna ‘Diensten’).
Payflip en de Klant worden hierna gezamenlijk aangeduid als de ‘Partijen’ en afzonderlijk als de ‘Partij’.
Payflip heeft in het kader van haar payroll consultancy dienstverlening een IT oplossing ontwikkeld om cafetariaplannen efficiënt te kunnen uitrollen bij de kleinste ondernemingen in België (hierna ‘Cafetariaplan tool’).
De Klant heeft een dergelijke oplossing nodig voor haar eigen organisatie.
Het contractuele kader tussen de Partijen voorziet de volgende overeenkomsten:
een overeenkomst tussen Payflip en de Klant (de huidige Algemene Voorwaarden);
een privacyverklaring van Payflip in het kader van gegevensbescherming (de “Privacyverklaring”);
een overeenkomst tussen Payflip en de uiteindelijke gebruikers – natuurlijke personen werkzaam bij de Klant (de “End-User License Agreement” of “EULA”).
De Klant wordt geacht de Algemene Voorwaarden te kennen en te aanvaarden, wanneer hij een beroep doet op de Diensten.
Deze Algemene Voorwaarden bestaan uit deze bepalingen en voorwaarden, samen met alle bijlagen die van tijd tot tijd door Payflip kunnen worden gewijzigd. Als er een conflict bestaat tussen of onder de documenten die deel uitmaken van deze Algemene Voorwaarden, dan prevaleren de bepalingen van het hoofddeel van deze Algemene Voorwaarden, tenzij een schriftelijke bijlage of een ander achteraf getekend, schriftelijk document de bepalingen en voorwaarden van de Algemene Voorwaarden uitdrukkelijk en nominatief wijzigen. In het geval deze Algemene Voorwaarden via het internet werden afgesloten – hetgeen de regel is –, komen de Partijen uitdrukkelijk overeen de bepalingen van artikel XII.10 van het Belgisch Wetboek van Economisch Recht toe te passen en verklaren ze expliciet dat alle informatie die nodig is voor het afsluiten van de Algemene Voorwaarden in elektronische vorm in deze Algemene Voorwaarden als dusdanig opgenomen zijn.
Alle hieronder gedefinieerde termen die met een hoofdletter beginnen, worden als volgt gedefinieerd:
Diensten: verwijst naar het leveren van consultancy en IT-diensten in de breedste zin van het woord (o.a. hosting-, onderhouds- en ondersteuningsdiensten) die door Payflip aan de Klant worden geleverd in verband met de Cafetariaplan tool, zoals omschreven in Artikel 4 van de Algemene Voorwaarden.
Gegevens: betekent alle gegevens die door de Klant naar Payflip worden doorgestuurd om verwerkt te worden in het kader van de opzet van de Cafetariaplan tool en die die alleen toegankelijk zijn voor Gebruikers.
Gegevensbescherming: betekent de veiligheid, bescherming en privacy van persoonsgegevens bij de verwerking ervan zoals vereist door de Belgische wet van 30 juli 2018 met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming (AVG, of in het Engels “GDPR”) alsook elke andere regelgeving die hierop van toepassing is.
Gebruiker: betekent elke werknemer die zijn/haar keuzes registreert in de Cafetariaplan tool.
Ingangsdatum: betekent de datum waarop de Algemene Voorwaarden van kracht worden zoals door de Partijen overeengekomen, zijnde de datum waarop de Klant zich registreert op de Cafetariaplan tool en daarmee akkoord gaat met de Algemene Voorwaarden, dan wel zich uitdrukkelijk akkoord verklaart met onderhavige Algemene Voorwaarden.
Intellectuele eigendom: betekent alle eigendomsrechten op intellectuele creaties, waar ook in de wereld, registreerbaar of niet, geregistreerd of niet, met inbegrip van elke indiening of recht tot indiening tot verkrijgen van een dergelijk recht. Intellectuele Eigendom omvat, doch is hiertoe niet beperkt, Vertrouwelijke Informatie, bedrijfsgeheimen, verkregen en aangevraagde octrooien, modellen, businessnamen, logo’s, auteursrechten en handelsmerken.
Overeenkomst: betekent deze Algemene Voorwaarden en de bijlagen (indien van toepassing).
Persoonsgegevens: betekent alle informatie die direct of indirect een persoon identificeert, zoals, zonder beperking, de naam, het adres, het e-mailadres, het telefoonnummer, het identificatienummer of een identificator..
Leverancier: betekent een derde partij die onrechtstreeks producten aanbiedt binnen de Cafetariaplan tool (bijv. IT devices, verzekeringen, fietsleases,...).
Verbonden onderneming: betekent elke onderneming of rechtspersoon die direct of indirect gecontroleerd wordt door een van beide Partijen; elke onderneming of rechtspersoon die een Partij direct of indirect controleert; alsook elke onderneming die te allen tijde tijdens de duur van deze Algemene Voorwaarden een meerderheidsbelang heeft in dergelijke Partij doordat het een meerderheid aan stemgerechtigde aandelen bezit of op andere wijze zeggenschap uitoefent door haar aandeelhouderschap.
Vertrouwelijke informatie: betekent alle vertrouwelijke of andere niet-openbare informatie waarvan redelijkerwijze kan aangenomen worden dat ze vertrouwelijk is, met betrekking tot Payflip (de ‘Bekendmakende Partij’), haar activiteiten, methodes, klanten, medewerkers, investeringen, projecten of resultaten, met inbegrip van (doch niet beperkt tot) alle lijsten van klanten en prospects, marketingplannen en – strategieën, financiële verslagen en voorspellingen en alle andere niet-openbare informatie. Alle informatie waar de Klant (de ‘Ontvangende Partij’) toegang toe krijgt bij Payflip en die onder de toepassing van de privacywetgeving valt, wordt steeds als Vertrouwelijke Informatie beschouwd, onverminderd de verplichting van de Ontvangende Partij om deze enkel in overeenstemming met de privacywetgeving te behandelen. Indien twijfel bestaat of bepaalde informatie vertrouwelijk is of niet, dient de Ontvangende Partij dit af te toetsen bij Payflip en deze in afwachting als vertrouwelijk beschouwen.
Werknemer: betekent elke natuurlijke persoon verbonden met de Klant op grond van een arbeidsovereenkomst en gemachtigd door de Klant om de Cafetariaplan tool te gebruiken.
4. Omvang van de Diensten
Payflip zal de Diensten aan de Klant leveren vanaf de Ingangsdatum, of vanaf een latere datum die in deze Algemene Voorwaarden voor bepaalde diensten of locaties kan worden bepaald en dit voor de hele duur van de Algemene Voorwaarden.
Beschrijving van de Diensten
In het kader van de opzet van een cafetariaplan bij de Klant, zal Payflip:
de Klant en de Werknemers toegang geven tot de Cafetariaplan tool.
Wat de consultancy betreft, zal Payflip de Klant advies geven voor het opstellen van de juridische documenten ter invoering van het cafetariaplan. Deze documenten behelzen een bedrijfspolicy en een bijlage bij de arbeidsovereenkomst ter invoering van het cafetariaplan.
De Cafetariaplan tool stelt de Klant en de Werknemers in staat het cafetariaplan dat werd ingevoerd in de onderneming, te beheren. Zo zal de Klant toegang hebben tot gedetailleerde informatie m.b.t. het budget in het cafetariaplan van elke Werknemer en de keuzes die de Werknemers wensen te maken in het cafetariaplan, terwijl elke Werknemer de mogelijkheid krijgt om via de Cafetariaplan tool in te stappen in het cafetariaplan van de Werkgever, zijn budget op te volgen en keuzes te maken in het cafetariaplan.
4.2.3.1. Registratie en accounts
De Werkgever zal de professionele e-mailadressen van alle in aanmerking komende Werknemers doorgeven aan Payflip. Payflip zal hen vervolgens via e-mail uitnodigen om zich aan te melden in de Cafetariaplan tool, met dien verstande dat de in aanmerking komende Werknemers niet in staat zullen zijn de Cafetariaplan tool te gebruiken alvorens geldig geregistreerd te zijn.
De registratie kan vereisen dat iedere in aanmerking komende Werknemer een aantal persoonlijke gegevens verstrekt, die nodig zijn om gebruikersaccounts op de Cafetariaplan tool aan te maken en om het budget van iedere in aanmerking komende Werknemer te koppelen aan hun account op de Cafetariaplan tool. Deze persoonlijke gegevens zullen worden verwerkt in overeenstemming met de Payflip privacyverklaring, beschikbaar in de Cafetariaplan tool.
Alle in aanmerking komende Werknemers die gebruik willen maken van de Cafetariaplan tool, zullen worden gevraagd om de Algemene Voorwaarden van Payflip te accepteren bij het eerste gebruik van de Cafetariaplan tool.
4.2.3.2. Budget en keuzes
Aan elke in aanmerking komende Werknemer wordt een budget toegekend, zoals uitsluitend bepaald door de Werkgever.
Een in aanmerking komende Werknemer kan a.d.h.v. de simulatiemogelijkheden in de Cafetariaplan tool de impact van een bepaalde keuze voor een voordeel op zijn budget simuleren. Deze simulaties worden louter voor indicatieve doeleinden meegegeven en weerspiegelen geen bindend advies t.o.v. de fiscale gevolgen van elke keuze in de Cafetariaplan tool.
Een Werknemer beslist om deel te nemen in het cafetariaplan als User op het moment dat zijn keuzes in de Cafetariaplan tool worden geregistreerd en doorgestuurd naar de Werkgever. De Werkgever zal deze vervolgens valideren of weigeren.
Elke User zal in staat zijn om een volledig overzicht te hebben van alle keuzes die hij/zij heeft gedaan in de Cafetariaplan tool.
Payflip verbindt er zich tevens toe, indien de Werkgever dit wenst, de keuzes van de Users te communiceren op maandelijkse basis naar het sociaal secretariaat of payroll consultant van de Werkgever teneinde een correcte verwerking van de keuzes mogelijk te maken door het sociaal secretariaat of payroll consultant.
De Werkgever kan Payflip te allen tijde verzoeken om:
het budget of het vast maximum budget vermeld, naargelang het geval, op in de Cafetariaplan tool, voor elke in aanmerking komende Werknemer te wijzigen;
toegang te verlenen tot de Cafetariaplan tool voor een nieuwe in aanmerking komende Werknemer; of
de toegang tot de Cafetariaplan toom te verwijderen voor een bestaande in aanmerking komende Werknemer of User.
Indien een wijziging ingevolge dit artikel niet mogelijk is, zal Payflip de redenen van de onmogelijkheid om toegang te krijgen tot het verzoek van de Werkgever, naargelang het geval, uitleggen en beide Partijen verbinden zich ertoe te goeder trouw te onderhandelen om de wijziging of een redelijk equivalent zo snel mogelijk door te voeren.
Payflip zal haar uiterste best doen om de Diensten te leveren zoals beschreven in Artikel 4.2. Payflip zal de nodige zorg en aandacht besteden aan de geleverde Diensten en de professionele en technische kwaliteit van alle Diensten zal beantwoorden aan de geldende industriestandaarden. Toch kan Payflip, zonder gehouden te zijn tot betaling van enige schadevergoeding, maar, na voorafgaande kennisgeving aan de Klant, de Diensten onderbreken met het doel ze te onderhouden of te verbeteren, of wanneer de opschorting van de Diensten tot doel heeft illegale of ongeoorloofde activiteiten te voorkomen of af te remmen.
Onverminderd andere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden, mag Payflip wijzigingen aanbrengen in de manier waarop ze haar Diensten, standaarden, operationele procedures, toegankelijkheidsperiodes, toewijzing en hoeveelheid van gebruikte systeembronnen en administratieve en operationele methoden, systemen of algoritmen levert, mits Payflip met dergelijke wijzigingen de Diensten niet op een wezenlijke en nadelige manier wijzigt en de Klant hierover binnen een redelijke termijn informeert. Dergelijke wijzigingen zullen niet leiden tot een verhoging van de tarieven, tenzij anders overeengekomen.
De software en Diensten worden geleverd ‘as is’.
Verantwoordelijkheden van de Klant
Onderliggende relaties van de Klant
De Klant blijft verantwoordelijk voor het beheer van de relatie met haar werknemers en met Leveranciers, met inbegrip van de onderliggende contractuele relatie. Deze relaties en de contractuele vertaling daarvan worden niet beïnvloed door deze Algemene Voorwaarden. De Klant, en niet Payflip, is verantwoordelijk voor eventuele geschillen die daarmee verband houden.
De Klant is financieel en administratief verantwoordelijk voor het onderhoud en de veiligheid van haar eigen infrastructuur, hardware, software en voor (het gebruik) van de authenticatiemiddelen en elektronische handtekening, waar van toepassing.
De Partijen komen overeen dat de volgende authenticatiemiddelen door beide Partijen aanvaard zijn en mogen gebruikt worden binnen de Cafetariaplan tool van Payflip, zoals beschikbaar: (i) gebruikersnaam en wachtwoord (en optioneel twee-factor authenticatie); (ii) de eID-kaart, (iii) It’s me®, (iv) rijksregisternummer en wachtwoord (en optioneel twee-factor authenticatie) en (v) enig ander e-authenticatiemiddel en/of preferentiële e- authenticatiemiddelen en/of uitsluiting van sommige e-authenticatiemiddelen, zoals door Payflip kunnen worden toegevoegd.
Kosten ingevolge niet nakomen van verplichtingen
De Klant verklaart uitdrukkelijk dat de uitvoering van de diensten door Payflip afhankelijk kan zijn van het tijdig en doeltreffend nakomen van haar verplichtingen uit hoofde van deze Algemene Voorwaarden. Indien de Klant haar verplichtingen uit hoofde van deze Algemene Voorwaarden niet nakomt, stemt zij ermee in alle kosten en lasten te dragen met betrekking tot de extra diensten die Payflip moet uitvoeren om de problemen die voortspruiten uit het niet naleven van haar verplichtingen op te lossen
Juridische en (para)fiscale aansprakelijkheid
De Diensten van Payflip zijn beperkt tot de terbeschikkingstelling van de Cafetariaplan tool en aanverwante diensten zoals beschreven in Artikel 4.2 van deze Algemene Voorwaarden. De Klant behoudt als enige beslissingsbevoegdheid omtrent de beleidslijnen en uitvoering van haar loonpolitiek, inclusief communicatie van en naar werknemers. Elke aansprakelijkheid, juridisch, fiscaal en/of parafiscaal, die hieruit voortvloeit, kan niet ten laste van Payflip worden gelegd.
7. Prijs, wijze van betaling en gevolgen van niet- of laattijdige betaling
De Diensten worden aan de Klant aangeboden tegen een jaarlijks recurrente licentiekost per Werknemer voor het gebruik van de Cafetariaplan tool. Kosten voor consultancy m.b.t. de opzet of herwerking van het cafetariaplan van de Klant worden door Payflip meegedeeld aan de Klant op individuele basis en op verzoek van deze Klant.
Alle prijzen zijn uitgedrukt in euro en zijn exclusief btw en eventuele verzekerings- en administratiekosten, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
‍Voor zover de prijzen zijn gebaseerd op de alsdan geldende hoogte van loonkosten, socialezekerheidsbijdragen en overheidslasten, verzekeringspremies, kosten van materialen en infrastructuur, wisselkoersen en/of andere kosten, is Payflip bij een verhoging van één of meer van deze prijsfactoren gerechtigd haar prijzen dienovereenkomstig op te trekken en dit in overeenstemming met de wettelijk toegelaten normen. Mocht ze haar prijzen inderdaad verhogen, dan verbindt Payflip er zich toe om de Klant hiervan minstens één maand vóór de toepassing van de nieuwe prijzen op de hoogte te brengen per mail.
Door het sluiten van een Overeenkomst met Payflip gaat de Klant uitdrukkelijk akkoord met elektronische facturatie door Payflip. Een eerste factuur voor de consultancy services zal opgemaakt worden op het moment van aanvaarden van de fee quote. Een tweede factuur m.b.t. de gebruikers fees zal opgemaakt worden binnen de tien dagen na het lanceren van de Cafetariaplan tool voor Werknemers.
Payflip behoudt zich het recht voor integrale betaling aan de Klant te vragen alvorens de Diensten te beginnen verstrekken. Als de Klant deze vooruitbetaling niet te gepasten tijde, als Payflip hierom verzoekt, uitvoert, wordt het verstrekken van de Diensten automatisch opgeschort en wordt de prijs, zonder voorafgaande ingebrekestelling, verhoogd met een verwijlinterest van een percent (1 %) per maand, waarbij elke begonnen maand telt als een volledige maand. Bovendien heeft Payflip het recht de Diensten als geannuleerd te beschouwen en dient de Klant een vaste compensatievergoeding van € 500 (excl. btw) te betalen, onverminderd het recht van Payflip om een hogere vergoeding te vragen.
‍In alle andere gevallen moet de Klant alle facturen van Payflip volledig betalen via overschrijving op de door Payflip meegedeelde rekening, binnen de betalingstermijn vermeld op de factuur en zonder korting op de factuurdatum.
Facturen kunnen enkel rechtmatig betwist worden door de Klant als deze binnen de zeven (7) dagen na de factuurdatum een e-mail stuurt met vermelding van (i) de factuurdatum, (ii) het factuurnummer en (iii) een grondige motivering. Een dergelijke betwisting ontslaat de Klant niet van zijn verplichting tot betaling.
De onvoorwaardelijke betaling door de Klant van (een deel van) het factuurbedrag wordt als uitdrukkelijke aanvaarding van de factuur beschouwd.
‍Gedeeltelijke betalingen door de Klant worden altijd aanvaard onder voorbehoud van wijziging en zonder dat hiermee enig nadeel wordt berokkend, en worden eerst toegewezen aan de inningskosten, vervolgens aan de geleden schade, de verschuldigde interesten en daarna pas aan de hoofdsom, waarbij de voorkeur wordt gegeven aan het toewijzen van het betaalde geld aan de oudste uitstaande hoofdsom.
7.3 Gevolgen van niet- of laattijdige betaling
Elke factuur die op de vervaldag niet of slechts gedeeltelijk betaald is, wordt zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd met een verwijlinterest van een percent (1 %) per maand, waarbij elke begonnen maand telt als een volledige maand, naast € 500 (excl. btw) bij wijze van forfaitaire schadevergoeding, onverminderd het recht van Payflip om een hogere vergoeding te vragen.
‍Daarnaast heeft Payflip het recht de verdere verstrekking van de diensten op te schorten of te annuleren en worden alle andere facturen onmiddellijk vervallen en opeisbaar, zelfs als ze in wezen nog niet vervallen waren. Alle toegestane betalingstermijnen zullen niet langer van toepassing zijn.
Hetzelfde geldt in geval van dreigend faillissement, gerechtelijke of minnelijke ontbinding, staking van betaling, alsook bij elk ander feit wijzend op de insolvabiliteit van de Klant.
8. Looptijd en beëindiging van de Algemene Voorwaarden
Deze Algemene Voorwaarden hebben een looptijd tot 31 december van het huidige kalenderjaar (hierna ‘Eerste Termijn’), tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
De looptijd zal automatisch verlengd worden met een (1) kalenderjaar, als de Algemene Voorwaarden niet door de Klant of door Payflip opgezegd worden tegen uiterlijk (45) kalenderdagen voor de afloop ervan, wat Payflip het recht zal geven om de Klant voor de verlengde looptijd te factureren.
8.2 Beëindiging tijdens de Eerste Termijn
De Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat, voor zover een van de Partijen de Algemene Voorwaarden wenst te beëindigen vóór het aflopen van de Eerste Termijn, de vergoeding voor de overeengekomen Diensten verschuldigd blijft en dat de Partij die opzegt gedurende de Eerste Termijn van de Diensten kan blijven gebruikmaken.
8.3 Beëindiging zonder motivatie
Elke Partij kan, op elk gewenst moment na de Eerste Termijn, deze Algemene Voorwaarden of een deel ervan beëindigen zonder motivatie door de andere Partij hiervan ten minste 45 kalenderdagen op voorhand op de hoogte te brengen met een aangetekend schrijven of een aangetekende mail. De opzeggingsperiode start op de eerste dag van de maand die volgt op de datum van aflevering van de opzegging.
‍8.4 Beëindiging van de Algemene Voorwaarden ingevolge wezenlijke inbreuk of uitzonderlijke omstandigheden
Niettegenstaande iedere andersluidende bepaling in deze Algemene Voorwaarden mogen beide Partijen de Overeenkomst te allen tijde beëindigen, zonder enige gerechtelijke tussenkomst, wanneer:
Een Partij een wezenlijke inbreuk pleegt op een van de bepalingen van de Overeenkomst en, in weerwil van een e-mail van de andere Partij teneinde een dergelijke inbreuk niet meer te plegen en de situatie recht te zetten, hieraan geen gevolg geeft binnen twintig (20) dagen na ontvangst van deze e-mail, onverminderd het recht van de andere Partij om van de in gebreke zijnde Partij een bijkomende vergoeding te vragen voor deze contractbreuk;
Er zich uitzonderlijke omstandigheden voordoen waardoor het onmogelijk is een professionele samenwerking tussen Payflip en de Klant voort te zetten.
De Partijen komen overeen dat volgende omstandigheden als uitzonderlijke omstandigheden moeten beschouwd worden:
Als een Partij haar betalingen staakt, het faillissement aanvraagt, failliet wordt verklaard, in vereffening of een soortgelijke regeling gaat of ontbonden wordt;
Wanneer zich gebeurtenissen voordoen waardoor een van de Partijen haar contractuele verplichtingen niet degelijk kan nakomen of waardoor redelijkerwijs van een van de Partijen niet verwacht kan worden dat zij haar contractuele verplichtingen nakomt;
Overmacht of hardship die aanhoudt gedurende een ononderbroken periode van meer dan twee (2) maanden na het moment waarop de Partij, die met deze overmacht wordt geconfronteerd, de andere Partij daarvan op de hoogte stelt.
8.5 Gevolgen van de beëindiging van de Algemene Voorwaarden
Bij beëindiging van de Algemene Voorwaarden:
verbindt Payflip zich ertoe de account van de Klant en de accounts van de Werknemers van de Klant binnen de vijf (5) werkdagen te deactiveren;
zal elke Partij haar gebruik van Vertrouwelijke informatie en beschermd materiaal van de andere Partij staken en de informatie en het materiaal in kwestie aan de andere Partij terugbezorgen.
Artikels 13, 14 en 15 zullen ook na de vervaldatum of beëindiging van de Algemene Voorwaarden, om welke reden dan ook, blijven voortbestaan en onverminderd van kracht blijven in overeenstemming met hun respectieve bepalingen.
De beëindiging van de Algemene Voorwaarden, om welke reden ook, doet geen afbreuk aan de rechten die iedere Partij reeds verwierf, waaronder het recht van Payflip op de integrale vergoeding voor de overeengekomen Diensten.
Niets in deze Algemene Voorwaarden is een uitsluiting of beperking van de aansprakelijkheid van beide Partijen voor fraude of opzettelijk wangedrag.
De aansprakelijkheid van Payflip blijft beperkt tot het laagste van de volgende twee bedragen: (i) de factuurwaarde van de Diensten verstrekt door Payflip in het jaar waarin het aansprakelijkheidsverwekkend feit is ontstaan, of (ii) het bedrag van de betaling van de verzekeringen die afgesloten werden door Payflip; ze blijft evenwel in ieder geval beperkt tot de wettelijke aansprakelijkheid krachtens de Belgische wetgeving.
Payflip is in geen enkel geval verplicht een vergoeding te betalen voor indirecte en/of gevolgschade (waaronder, maar niet uitsluitend inkomensverlies of schade aan derden) of schade te wijten aan overmacht/hardship (cf. Artikel 11).
‍Payflip is evenmin aansprakelijk voor schade die rechtstreeks of onrechtstreeks veroorzaakt wordt door een daad van de Klant of van een derde, ongeacht of deze werd veroorzaakt door een fout of nalatigheid.
Het beoogde gebruik van de Diensten door de Klant wordt geheel op zijn verantwoordelijkheid en risico bepaald. Payflip kan geenszins aansprakelijk worden gesteld voor enige directe of indirecte schade die er uit dit beoogde gebruik zou voortvloeien.
De Klant zal rechtmatig handelen en gaat akkoord Payflip te vergoeden, te verdedigen en te vrijwaren van alle schade, kosten en uitgaven die door Payflip worden gemaakt als gevolg van een vordering met betrekking tot het niet-nakomen van de verplichtingen van de Klant.
10. Verhouding tussen de Partijen
Payflip handelt als zelfstandige opdrachtnemer bij het verstrekken van de Diensten.
De Partijen hebben geen tussenpersoons- of partnerschapsrelatie en hebben geen bevoegdheid om de andere Partij in enige zaak te vertegenwoordigen of te binden, behalve zoals uitdrukkelijk toegestaan in deze Algemene Voorwaarden.
Payflip is niet aansprakelijk voor inbreuken op haar verplichtingen die veroorzaakt werden door overmacht of hardship. Worden gewoonlijk beschouwd als gevallen van overmacht of hardship: alle redelijkerwijs op het ogenblik dat de Overeenkomst werd gesloten onvoorzienbare en onvermijdbare omstandigheden, die, Payflip in de onmogelijkheid stellen de Overeenkomst uit te voeren of de uitvoering van de Overeenkomst financieel of anderszins moeilijker dan normaal verwacht werd maken (waaronder, maar niet uitsluitend: niet redelijkerwijs voorzienbare hacking, oorlog, natuurrampen, brand, inbeslagname, vertragingen of faillissement van derden waarmee Payflip samenwerkt, personeelstekort, stakingen, organisatorische omstandigheden, terroristische dreiging of daad).
Voormelde situatie geven Payflip het recht de Overeenkomst aan te passen of op te schorten middels een eenvoudige elektronische kennisgeving aan de Klant, zonder dat Payflip aansprakelijk is voor enige mogelijke schade. Als de situatie van overmacht en/of hardship langer dan 2 maanden aanhoudt, hebben de partijen het recht om de Overeenkomst te beëindigen.
12. Overdracht en toewijzing
Deze Algemene Voorwaarden zal bindend zijn voor de respectievelijke rechtsopvolgers en toegestane rechtverkrijgenden van de Partijen.
Elke Partij kan haar rechten en plichten voortvloeiende uit deze Algemene Voorwaarden als volgt toewijzen, overdragen of op andere wijze toekennen of delegeren: (1) aan een Verbonden Onderneming met een nettowaarde die minstens gelijk is aan die van de Partij; of (2) als onderdeel van de verkoop of overdracht van alle of van een groot deel van de activa en business van de Partij, onder meer door fusie of consolidatie met een entiteit die de uit deze Algemene Voorwaarden voortvloeiende taken en verplichtingen kan opnemen en uitvoeren.
Indien de Klant haar rechten of verplichtingen voortvloeiende uit deze Algemene Voorwaarden aan een andere partij zoals vermeld in sectie 15.2 wenst toe te wijzen, over te dragen of op andere wijze wenst te verlenen of te delegeren, dan zal zij Payflip ten minste twee (2) maand op voorhand (teneinde Payflip toe te laten administratieve en/of technische wijzigingen in te plannen indien deze nodig zouden zijn en die kunnen onderworpen worden aan kosten door de Partijen overeen te komen) om de toestemming vragen, die niet op onredelijke grond kan worden geweigerd.
Elke poging tot toewijzing die niet voldoet aan de bepalingen van deze sectie zal nietig zijn.
Payflip is en blijft de enige eigenaar van alle intellectuele, industriële of andere eigendomsrechten met betrekking tot de Payflip Diensten, software en alle documenten, rapporten, slides, tekeningen en foto's die tijdens het verstrekken van de Diensten ter beschikking van de Klant worden gesteld. De door de Klant aan Payflip betaalde kosten houden aldus geen vergoeding in voor een overdracht van intellectuele, industriële of andere eigendomsrechten.
13.2 Verwerving van intellectuele eigendom
Alle intellectuele, industriële of andere eigendomsrechten met betrekking tot de door Payflip, haar werknemers, haar consultants of onderaannemers, al dan niet tijdens de uitvoering van deze Algemene Voorwaarden gerealiseerde werken, zoals software, de documentatie en materialen, documenten, schetsen, technologie, vaardigheden, knowhow en informatie met betrekking tot de software, al dan niet voorafgaan aan de Ingangsdatum van de Algemene Voorwaarden, worden uitsluitend verworven door of in licentie gegeven aan Payflip en/of haar respectieve licentiegevers, mocht dit het geval zijn.
Uitsluitend voor de doeleinden beschreven in deze Algemene Voorwaarden of elke toepasselijke documentatie, verleent Payflip de Klant tijdens de looptijd van deze Algemene Voorwaarden, een niet-exclusieve, niet-overdraagbare wereldwijde licentie zonder het recht om sublicenties te verlenen.
Onder geen beding zal een dergelijke licentie:
De Klant enig recht toekennen op (het gebruik van) de handelsnamen, merknamen en/of handelsmerken van Payflip;
De Klant het recht toekennen om Payflip te vragen hem een kopie van eender welke broncodes, software of andere middelen die door Payflip gebruikt worden om de Diensten te leveren te bezorgen;
De Klant het recht toekennen om de software van Payflip te kopiëren, verkopen, uit te lenen, te geven, leasen, toe te kennen, te commercialiseren, onthullen of op een andere manier ter beschikking te stellen van derden, te reproduceren, wijzigen of om op welke manier ook te dupliceren
De Klant het recht toekennen om de software te gebruiken met het doel software of een andere methode of module (te helpen) ontwikkelen die (grotendeels) dezelfde functie uitvoert als (deel van) een dergelijke software.
De Klant het recht toekennen op het (laten) reverse-engineeren, deassembleren of decompileren van de software van Payflip.
De Klant het recht toekennen om de software van Payflip en/of de bovenstaande elementen te gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor ze bestemd zijn zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Payflip.
Alle intellectuele, industriële of andere eigendomsrechten met betrekking tot correcties, wijzigingen en updates aan de software of andere materialen, documenten, technologie, schetsen, vaardigheden, kennis en informatie met betrekking tot de Diensten, die aangebracht werden op basis van informatie, advies of kennis afkomstig van de Gebruiker, horen uitsluitend aan Payflip toe. De Klant of de Werknemer zullen geen rechten opeisen met betrekking tot bovengenoemde intellectuele, industriële en andere eigendomsrechten of een soortgelijke bescherming, of stappen ondernemen om vermeende rechten die daarmee verband houden te laten registreren, in te dienen of te beschermen.
Payflip verbindt zich ertoe de gegevens van de Klant en haar Werknemers in te zamelen en te verwerken in overeenstemming met de Privacyverklaring van Payflip, die kan geraadpleegd worden in de Cafetariaplan tool.
15.1 Verplichtingen inzake vertrouwelijkheid
Elke Partij erkent dat het toegang kan krijgen tot Vertrouwelijke Informatie of Vertrouwelijke Informatie van de andere Partij kan verkrijgen in verband met deze Algemene Voorwaarden. De Ontvangende Partij zal de Vertrouwelijke informatie van de Bekendmakende Partij vertrouwelijk en veilig houden en deze beschermen tegen een ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking ervan door minstens dezelfde mate van zorg te besteden als de Ontvangende Partij besteedt om het ongeoorloofde gebruik of openbaarmaking van haar eigen soortgelijke Vertrouwelijke Informatie te verhinderen, maar in geen geval minder dan redelijke zorg. De Ontvangende Partij mag Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij onthullen aan elke werknemer, ambtenaar, directeur, serviceprovider, vertegenwoordiger, aannemer die een legitieme behoefte heeft deze informatie te kennen in het kader van deze Algemene Voorwaarden en die ertoe gehouden is het Vertrouwelijke karakter van de informatie van de Bekendmakende partij te beschermen op een manier die wezenlijk gelijkwaardig is aan de manier die van de Ontvangende Partij wordt geëist. De Ontvangende Partij mag ook Vertrouwelijke informatie van de Bekendmakende Partij onthullen aan de regelgevende instanties en auditors van de Ontvangende Partij mits zij op de hoogte werden gebracht van de verplichtingen tot vertrouwelijkheid die de Ontvangende Partij heeft ten aanzien van de Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij en ze de Vertrouwelijkheidsbepalingen naleven zoals vereist door deze Algemene Voorwaarden. Bij ongeoorloofde verspreiding, verlies van of onvermogen de Vertrouwelijk Informatie van de Bekendmakende Partij te vrijwaren, zal de Ontvangende Partij de Bekendmakende Partij onverwijld op de hoogte brengen en zal met de Bekendmakende Partij samenwerken en de maatregelen nemen die nodig zijn of die redelijkerwijze door de Bekendmakende Partij kunnen worden gevraagd om de overtreding en de mogelijke schade die hieruit voortvloeit te beperken en een herhaling van deze overtreding te voorkomen.
Als de Ontvangende Partij juridisch gedwongen wordt Vertrouwelijke Informatie te onthullen van de Bekendmakende Partij op een wijze die niet toegestaan is door deze Algemene Voorwaarden, dan zal de Ontvangende Partij de Bekendmakende Partij onmiddellijk op de hoogte brengen van dit verzoek (tenzij zij dit wettelijk niet mag doen), zodat de Bekendmakende Partij een conservatoir bevel kan verkrijgen of een andere passende maatregel kan nemen. Indien een conservatoir bevel niet kan worden verkregen tegen de datum waarop de Ontvangende Partij aan het verzoek moet voldoen, mag de Ontvangende Partij dat deel van de Vertrouwelijke Informatie verstrekken dat zij wettelijk verplicht vermag te verstrekken.
15.3 Geen impliciete rechten
De Vertrouwelijke Informatie van elke Partij blijft het eigendom van deze Partij. Niets in deze Algemene Voorwaarden kan opgevat worden als een verplichting voor een Partij om haar Vertrouwelijke Informatie te verstekken aan de andere Partij, of als het geven of verlenen van, expliciet of impliciet, rechten of een licentie op de Vertrouwelijke Informatie van de andere Partij. Elke dergelijke verplichting of toekenning zal enkel worden voorzien door andere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden.
Alle media releases, publieke aankondigingen en openbare bekendmakingen door elke Partij met betrekking tot deze Algemene Voorwaarden of het onderwerp van deze Algemene Voorwaarden, met inbegrip van promotie of marketing materiaal, maar niet met inbegrip van aankondigingen die uitsluitend bedoeld zijn voor interne verspreiding of bekendmakingen voor zover vereist om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen die buiten de redelijke controle van de Bekendmakende Partij vallen, zullen gecoördineerd en goedgekeurd worden door de andere Partij voorafgaand aan de verschijning ervan.
15.5 Teruggave of vernietiging
Op vraag van de Bekendmakende Partij tijdens de looptijd van deze Algemene Voorwaarden, zal de Ontvangende Partij een kopie van de aangewezen Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij aan de Bekendmakende Partij teruggeven of bezorgen. Wanneer de Ontvangende Partij de Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij niet langer nodig heeft voor de uitvoering van deze Algemene Voorwaarden, of, in ieder geval na afloop of beëindiging van deze Algemene Voorwaarden, dan zal de Ontvangende Partij alle materialen in elk medium dat Vertrouwelijke Informatie kan bevatten, ernaar verwijst of erop betrekking heeft, retourneren aan de Bekendmakende Partij, of, vernietigen indien zo gewenst door de Bekendmakende Partij. De Ontvangende Partij zal op vraag van de Bekendmakende Partij schriftelijk bevestigen dat het alle exemplaren van de Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij die in het bezit of beheer zijn van de Ontvangende Partij of van haar partners of toeleveranciers heeft geretourneerd of vernietigd.
15.6 Duur van de geheimhoudingsplicht
De verplichtingen van de Ontvangende Partij die betrekking hebben op de Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij die ter beschikking werd gesteld van de Ontvangende Partij voor of na de ondertekening van deze Algemene Voorwaarden, blijven van kracht tijdens de looptijd en na het verstrijken of beëindigen ervan, op de volgende manier. De verplichtingen van de Ontvangende Partij blijven van kracht tot ze volledig uitgevoerd zijn. Met betrekking tot het deel van de Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij dat onder het van toepassing zijnde recht een bedrijfsgeheim wordt beschouwd, zullen de verplichtingen van kracht blijven zolang de informatie als bedrijfsgeheim wordt beschouwd. Met betrekking tot het deel van de Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij dat persoonlijke identificerende informatie is, zal de verplichting permanent blijven gelden. Met betrekking tot alle andere Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij, zullen de verplichtingen blijven gelden tot twee jaar nadat de Ontvangende Partij alle exemplaren van de Vertrouwelijke Informatie in kwestie heeft geretourneerd of vernietigd.
Deze Algemene Voorwaarden vormt de gehele Overeenkomst tussen de Partijen met betrekking tot het onderwerp ervan en vervangt, vanaf de Ingangsdatum, alle voorgaande verklaringen, geschriften, onderhandelingen of afspraken met betrekking tot dat onderwerp.
16.2 Afstand van recht
Geen verzuim of vertraging om enig recht, volmacht of rechtsmiddel uit te oefenen door een Partij houdt een afstand in van dat recht. Een enkele of gedeeltelijke uitoefening van enig recht, volmacht of rechtsmiddel sluit enige andere of toekomstige uitoefening van dat of enig ander recht, volmacht of rechtsmiddel niet uit. Een afstand van recht is niet geldig noch bindend voor de Partij die de afstand van recht toekent tenzij schriftelijk ingediend.
Indien een bepaling in of enig onderdeel van deze Algemene Voorwaarden ongeldig, niet-bindend of afdwingbaar is of wordt, dan zal een dergelijke bepaling worden gescheiden van de Algemene Voorwaarden. De rest van deze Algemene Voorwaarden blijft volledig van kracht en de Partijen zullen te goeder trouw onderhandelen om de ongeldige bepaling te vervangen door een bepaling die de strekking van de ongeldige bepaling zo dicht mogelijk benaderd. De overige bepalingen van de Algemene Voorwaarden blijven onverminderd van kracht.
16.4 Geschillenbeslechting en toepasselijk recht
Het Belgisch recht is van toepassing op deze Algemene Voorwaarden en alle rechten en plichten van de Partijen.
Alle geschillen zullen uitsluitend beslecht worden door de rechtbanken van de plaats waar Payflip haar maatschappelijke zetel heeft.
Dit is een overeenkomst (hierna ‘End-User License Agreement’ of ‘EULA’) tussen u, natuurlijke persoon (hierna ‘User’ of ‘u’), en Payflip BV, rechtspersoon gevestigd in Edekestraat 44, 9800 Deinze (België) - met BTW-nummer 0746.748.857 (hierna ‘Payflip’).
Payflip en de User worden hierna gezamenlijk aangeduid als de ‘Partijen’ en afzonderlijk als de ‘Partij’.
De EULA heeft betrekking op de diensten en bijhorende software die Payflip aanbiedt en die hieronder gedefinieerd worden (hierna ‘Diensten’).
Payflip heeft in het kader van haar payroll consultancy dienstverlening een IT oplossing ontwikkeld om cafetariaplannen efficiënt te kunnen uitrollen bij de kleinste ondernemingen in België (hierna ‘Cafetariaplan tool’).
Het contractuele kader tussen de Partijen voorziet de volgende overeenkomsten:
een overeenkomst tussen Payflip en de User (de huidige EULA);
een privacyverklaring van Payflip in het kader van gegevensbescherming (de “Privacyverklaring”);
De User wordt geacht de EULA te kennen en te aanvaarden, wanneer hij deze Diensten gebruikt.
Deze EULA bestaat uit deze bepalingen en voorwaarden, samen met alle bijlagen die van tijd tot tijd door Payflip kunnen worden gewijzigd. Als er een conflict bestaat tussen of onder de documenten die deel uitmaken van deze Algemene Voorwaarden, dan prevaleren de bepalingen van het hoofddeel van deze EULA, tenzij een schriftelijke bijlage of een ander achteraf getekend, schriftelijk document de bepalingen en voorwaarden van de EULA uitdrukkelijk en nominatief wijzigen. In het geval deze EULA via het internet werd afgesloten – hetgeen de regel is –, komen de Partijen uitdrukkelijk overeen de bepalingen van artikel XII.10 van het Belgisch Wetboek van Economisch Recht toe te passen en verklaren ze expliciet dat alle informatie die nodig is voor het afsluiten van de EULA in elektronische vorm in deze EULA als dusdanig opgenomen zijn.
Alle hieronder gedefinieerde termen die met een hoofdletter beginnen, worden als volgt gedefinieerd:
Klant: uw werkgever, zijnde een rechtspersoon die een overeenkomst gesloten heeft met Payflip met betrekking tot de Diensten om deze te uwer beschikking te stellen.
Gebruikersaccount: een persoonlijke login voor de Cafetariaplan tool die u toelaat toegang te krijgen tot de Diensten en ze te gebruiken. De Gebruikersaccount kan ofwel het recht geven: om informatie over uzelf te uploaden; indien de Gebruiker een manager is, om informatie over de Gebruikers van zijn team te uploaden.
Diensten: de IT-diensten in de breedste zin van het woord (o.a. hosting-, onderhouds- en ondersteuningsdiensten) die door Payflip aan de Users en de Klant worden geleverd in verband met de Cafetariaplan tool.
‍Users: U als werknemer van de Klant of als een door de Klant aangeduide derde die gebruikmaakt van de Diensten.
U zal een of meerdere Gebruikersaccounts toegewezen krijgen, afhankelijk van wat de Klant beslist.  De Klant zal u informeren over de functies en beperkingen van uw Gebruikersaccount en over de bepalingen van deze voorwaarden voor gebruik.
Indien u de voorwaarden voor gebruik niet naleeft, zal de Klant uw ongepast of niet-toegelaten gebruik van de Diensten stopzetten en sanctioneren.
U bent (in overleg met de Klant) als enige verantwoordelijk voor het nemen van de gepaste veiligheidsmaatregelen om de veiligheid van de Accounts te garanderen. We raden u aan een uniek wachtwoord te creëren, om dit regelmatig te veranderen en gebruik te maken van een dubbele authenticatie.
De Gebruikersaccounts zijn niet-exclusief en niet-overdraagbaar.
5. Verstrekken van de Diensten
Payflip heeft het recht om regelmatig onderhoudsactiviteiten en updates uit te voeren. Payflip verbindt zich ertoe de impact van dergelijke onderhoudsactiviteiten/updates op het gebruik van de Diensten zo beperkt mogelijk te houden maar geeft geen waarborgen over de duur dat de Diensten niet beschikbaar zullen zijn. Payflip kan de Klant en de User informeren over dergelijke onderhoudsactiviteiten/updates, als ze dit nuttig acht.
Noch problemen met betrekking tot het verstrekken van de Diensten noch onderhoudsactiviteiten/updates geven u recht op enige schadevergoeding.
6. Gebruik van de Diensten
U erkent dat de Diensten enkel gebruikt mogen worden voor interne aangelegenheden/ HR-doeleinden, in overeenstemming met alle toepasselijke wetten en regelgevingen inzake.  De Diensten mogen niet gebruikt worden op een andere dan in deze voorwaarden voor diensten toegelaten wijze.
U gaat er in het bijzonder mee akkoord om af te zien van (zonder limitatief te zijn):
- Andere gebruikers om hun logingegevens te vragen
- In te loggen op de Gebruikersaccounts van andere Gebruikers / de Gebruikersaccount van andere Gebruikers te hacken
- De Diensten te verkopen, doorverkopen, er een licentie of sublicentie op toe te kennen, ze te verhuren, leasen of verspreiden aan een derde
- De Diensten te kopiëren, wijzigen, aan te passen, veranderen, vertalen of er afgeleide werken van te maken (met uitzondering van de kopieën, wijzigingen of afgeleide werken die uitsluitend gemaakt worden van de input/rapporten/overzichten die louter voor bedrijfsinterne doeleinden van de Klant gecreëerd worden)
- Computertechnologie te gebruiken die de Diensten zou kunnen beschadigen, hinderen of de eigendom erop verloren doet gaan waaronder virussen, Trojaanse paarden, wormen, tijdbommen en cancelbots;
- Zich toegang te verschaffen tot de Diensten zonder toelating, inclusief het peilen, scannen of testen van de kwetsbaarheid van de Diensten of een door de Diensten gebruikte veiligheids- of authenticatiemaatregel te negeren;
- Het (laten) reverse-engineeren, deassembleren of decompileren van de Diensten;
- De betreffende copyright aanwijzingen te verwijderen of te wijzigen;
- Ongevraagde en/of commerciële berichten te versturen, zoals junkmail, spam en kettingbrieven;
- De Diensten te gebruiken voor de overdracht van gegevens, wanneer dit illegaal, lasterlijk, obsceen, misleidend of aanstootgevend is, inbreuk pleegt op de privacy van een ander, als grof, bedreigend of schadelijk geldt of een schending vormt van iemands intellectuele eigendom of anderszins verwerpelijk is, of de Diensten te gebruiken voor illegale/onwettige/schadelijke doeleinden in het algemeen (of anderen aan te zetten, aan te moedigen of de instructie geven om de Diensten op een dergelijke manier te gebruiken of een dergelijk gebruik te vergemakkelijken).
7. Simulaties in de Cafetariaplan tool
De Cafetariaplan tool laat u toe de impact van een bepaalde keuze voor een voordeel op uw budget te simuleren. Deze simulaties worden louter voor indicatieve doeleinden meegegeven en weerspiegelen geen bindend advies t.o.v. de fiscale gevolgen van elke keuze in de Cafetariaplan tool.
Payflip behoudt zich het recht voor een of meer Gebruiksaccounts te schorsen als:
- Uw gebruik van de Diensten een veiligheidsrisico voor Payflip, de Diensten, de Klanten, de Gebruikers of een derde inhoudt;
- U een van de bepalingen van deze voorwaarden voor diensten niet naleeft;
- De Klant het nalaat de vergoedingen voor het gebruik van de Gebruiksaccounts tijdig te betalen.
De schorsing van Gebruiksaccounts geeft u geen recht op enige schadevergoeding.
Als u hulp nodig heeft of een vraag heeft met betrekking tot de Diensten, kan u een beroep doen op de helpdesk.
‍De helpdesk is bereikbaar via e-mail (support@payflip.be).
De Diensten worden door Payflip verstrekt op een 'as is'-basis (voor zover wettelijk toegestaan).
Het beoogde gebruik van de Diensten door de Klant wordt geheel op zijn verantwoordelijkheid en risico bepaald. Payflip kan geenszins aansprakelijk worden gesteld als de Diensten niet geschikt zijn voor dit beoogde gebruik en evenmin voor elke directe of indirecte schade die er uit dit beoogde gebruik zou voortvloeien.
Als u Payflip uw wachtwoorden/logins (via de Diensten) meedeelt of enige andere vertrouwelijke informatie aan een derde verstrekt, doet u dit op eigen verantwoordelijkheid en kan Payflip in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor de ontvangst hiervan.
U erkent dat Payflip alleen rechtstreeks door de Klant en niet door een derde, zoals uzelf, aansprakelijk gesteld kan worden.
Payflip is en blijft de enige eigenaar van alle intellectuele, industriële of andere eigendomsrechten met betrekking tot de Payflip Diensten, software en alle documenten, rapporten, slides, tekeningen en foto's die tijdens het verstrekken van de Diensten ter beschikking van de Klant worden gesteld. De door de Klant aan Payflip betaalde kosten houden aldus geen vergoeding in voor een overdracht van intellectuele, industriële of andere eigendomsrechten.
Bijgevolg houden de Gebruikersaccounts het recht in om de Diensten te gebruiken tegen betaling.
Er worgen geen impliciete licenties toegekend krachtens deze EULA. Onder geen beding zal een dergelijke Gebruikersaccount:
De User enig recht toekennen op (het gebruik van) de handelsnamen, merknamen en/of handelsmerken van Payflip;
De User het recht toekennen om Payflip te vragen hem een kopie van eender welke broncodes, software of andere middelen die door Payflip gebruikt worden om de Diensten te leveren te bezorgen;
De User het recht toekennen om de software van Payflip te kopiëren, verkopen, uit te lenen, te geven, leasen, toe te kennen, te commercialiseren, onthullen of op een andere manier ter beschikking te stellen van derden, te reproduceren, wijzigen of om op welke manier ook te dupliceren
De User het recht toekennen om de software te gebruiken met het doel software of een andere methode of module (te helpen) ontwikkelen die (grotendeels) dezelfde functie uitvoert als (deel van) een dergelijke software.
De User het recht toekennen op het (laten) reverse-engineeren, deassembleren of decompileren van de software van Payflip.
De User het recht toekennen om de software van Payflip en/of de bovenstaande elementen te gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor ze bestemd zijn zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Payflip.
Alle intellectuele, industriële of andere eigendomsrechten met betrekking tot correcties, wijzigingen en updates aan de software of andere materialen, documenten, technologie, schetsen, vaardigheden, kennis en informatie met betrekking tot de Diensten, die aangebracht werden op basis van informatie, advies of kennis afkomstig van de User, horen uitsluitend aan Payflip toe. De User zal geen rechten opeisen met betrekking tot bovengenoemde intellectuele, industriële en andere eigendomsrechten of een soortgelijke bescherming, of stappen ondernemen om vermeende rechten die daarmee verband houden te laten registreren, in te dienen of te beschermen.
Payflip verbindt zich ertoe de gegevens van de User in te zamelen en te verwerken in overeenstemming met de Privacyverklaring van Payflip, die kan geraadpleegd worden in de Cafetariaplan tool.
De User erkent dat – wat de verwerking van de uw gegevens betreft – de Klant zal optreden als verwerkingsverantwoordelijke en Payflip als verwerker. Bijgevolg bepaalt de Klant de doeleinden en de middelen van de gegevensverwerking en draagt hij de volledige verantwoordelijkheid hiervoor.
De User verbindt zich ertoe alle informatie die uit hoofde van of in verband met deze EULA bekend gemaakt wordt (ongeacht of dergelijke informatie al dan niet uitdrukkelijk vertrouwelijk is genoemd of als zodanig is aangemerkt) vertrouwelijk te houden en dergelijke vertrouwelijke informatie dus niet mee te delen aan anderen of ze te gebruiken voor andere doeleinden dan het uitvoeren van de EULA met Payflip.
Als de User deze verplichting niet nakomt, heeft Payflip het recht een vaste schadevergoeding van € 750 per inbreuk te vragen, onverminderd het recht van Payflip om een hogere schadevergoeding te vragen voor de reëel geleden schade, mits het bestaan en de omvang van de schade kan worden aangetoond.
Deze Algemene Voorwaarden vormt de gehele overeenkomst tussen de Partijen met betrekking tot het onderwerp ervan en vervangt, vanaf de Ingangsdatum, alle voorgaande verklaringen, geschriften, onderhandelingen of afspraken met betrekking tot dat onderwerp.
14.2 Afstand van recht
Geen verzuim of vertraging om enig recht, volmacht of rechtsmiddel uit te oefenen door een Partij houdt een afstand in van dat recht. Een enkele of gedeeltelijke uitoefening van enig recht, volmacht of rechtsmiddel sluit enige andere of toekomstige uitoefening van dat of enig ander recht, volmacht of rechtsmiddel niet uit. Een afstand van recht is niet geldig noch bindend voor de Partij die de afstand van recht toekent tenzij schriftelijk ingediend.
Indien een bepaling in of enig onderdeel van deze Algemene Voorwaarden ongeldig, niet-bindend of afdwingbaar is of wordt, dan zal een dergelijke bepaling worden gescheiden van de Algemene Voorwaarden. De rest van deze Algemene Voorwaarden blijft volledig van kracht en de Partijen zullen te goeder trouw onderhandelen om de ongeldige bepaling te vervangen door een bepaling die de strekking van de ongeldige bepaling zo dicht mogelijk benaderd. De overige bepalingen van de Algemene Voorwaarden blijven onverminderd van kracht.
14.4 Geschillenbeslechting en toepasselijk recht
Het Belgisch recht is van toepassing op deze Algemene Voorwaarden en alle rechten en plichten van de Partijen.
Alle geschillen zullen uitsluitend beslecht worden door de rechtbanken van de plaats waar Payflip haar maatschappelijke zetel heeft.
Dit is een overeenkomst (“Privacyverklaring”) tussen u, een natuurlijke persoon, die de Cafetariaplan tool van Payflip wil gebruiken (“User”), en Payflip BV, rechtspersoon gevestigd in Edekestraat 44, 9800 Deinze (België) - met BTW-nummer 0746.748.857 (hierna ‘Payflip’).
Gezamenlijk wordt aan Payflip en de User gerefereerd door middel van de “Partijen”, of afzonderlijk door middel van de “Partij”.
Zoals gebruikt in deze Privacyverklaring, omvatten de termen "gebruiken" en "verwerken" van Persoonsgegevens (zoals hieronder gedefinieerd) het onderwerpen van de persoonlijke informatie aan statistische of andere analyse en het gebruiken of behandelen van persoonlijke informatie op welke manier dan ook, inclusief, maar niet beperkt tot het verzamelen, opslaan, evalueren, wijzigen, verwijderen, gebruiken, combineren, bekend maken en overdragen zoals gedetailleerd in deze Privacyverklaring.
Payflip ("wij" of "ons") biedt deze Privacyverklaring aan om u te informeren over ons beleid en onze procedures met betrekking tot het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van Persoonsgegevens van elke persoon die gebruik maakt van de Cafetariaplan tool en de daarop aangeboden diensten (de "Users" of "u").
Deze overeenkomst is opgesteld in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, met name de verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EC (“GDPR”);
de Partijen verbonden zijn door een contractuele relatie (hierna de “End-User License Agreement” of “EULA”);
In het kader van hun contractuele relatie, wensen de Partijen in deze Privacyverklaring hun respectievelijke rechten en plichten te regelen inzake de Verwerking van Persoonsgegevens.
Wordt overeengekomen wat volgt.
Payflip verzamelt en verwerkt twee soorten informatie: (i) informatie die u of uw werkgever aan ons verstrekt, en (ii) informatie met betrekking tot uw gebruik van de Cafetariaplan tool (gezamenlijk de "Persoonsgegevens"). Persoonsgegevens hebben de betekenis die daaraan wordt toegekend in de toepasselijke Belgische en Europese wetgeving.
i. Informatie die u of uw werkgever aan ons verstrekt:
Wanneer u zich aanmeldt op de Cafetariaplan tool, een door u gemaakte keuze registreert, ons een e-mail stuurt of communiceert met onze klantendienst, verstrekt u ons vrijwillig bepaalde Persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken. Dergelijke Persoonsgegevens kunnen omvatten, maar zijn niet beperkt tot uw naam, geboortedatum, fysiek adres, e-mailadres, telefoonnummer, uitgaven in het verleden, factureringsgegevens, bankrekening- of andere betalingsgegevens. Indien u ons gegevens over een andere persoon verstrekt, bevestigt u hierbij dat u de GDPR volledig respecteert door dit te doen en dat u hiervoor alle noodzakelijke autorisatie hebt ontvangen.
We kunnen ook aanvullende informatie verzamelen die u vrijwillig aan ons verstrekt op uw account (d.w.z. persoonsgegevens die niet verplicht moeten worden verstrekt via het registratieproces), zoals foto's, beschrijvingen van uw interesses, familiale situatie, gesproken talen, wie u bent, waar u woont en wat u voor de kost doet.
Bovendien kan uw account andere noodzakelijke informatie bevatten. Deze informatie kan rechtstreeks door u of door uw werkgever worden verstrekt.
Wanneer u contact opneemt met onze klantendienst of een van de medewerkers van Payflip of wanneer u ons feedback geeft, kunnen we een dossier van die correspondentie bijhouden en de nodige informatie verzamelen om uw vraag te klasseren, erop te antwoorden en, indien van toepassing, een eventuele inbreuk op onze EULA of deze Privacyverklaring te onderzoeken.
ii. Informatie die wij over u te weten komen door uw gebruik van de Cafetariaplan tool:
Wij kunnen uw IP-adres en bepaalde niet-persoonlijke informatie of geaggregeerde gegevens over hoe en wanneer u de Cafetariaplan tool gebruikt, verzamelen of verwerken. Deze informatie is gewoonlijk van technische aard (apparaatinstellingen en informatie, met inbegrip van maar niet beperkt tot het type browser, besturingssysteem, toetsenbordtaal, schermresolutie, IP-adres, locatie, enz.) en gedragsmatige aard (de door u ondernomen acties op de Cafetariaplan tool, met inbegrip van maar niet beperkt tot toegangstijden, gevraagde pagina's, uitgevoerde acties, enz.) en wordt gebruikt om statistische gegevens samen te stellen over het gebruik van de Cafetariaplan tool.
3.  Doeleinden van het verzamelen van Persoonsgegevens
Payflip verzamelt de Persoonsgegevens alleen voor de volgende doeleinden:
i. Uitvoering van een contract (art. 6, §1, b) van de GDPR):
Wij verwerken bepaalde Persoonsgegevens om de EULA tussen u en ons uit te voeren waardoor wij, de werkgever en eventuele dienstverleners uw keuzes kunnen verwerken, om u in staat te stellen uw budget te kennen, en, op een algemene manier, om de goede uitvoering van de diensten die wij u leveren te verzekeren.
Voor de uitvoering van onze diensten doen wij een beroep op derde dienstverleners:
Gegevensverwerkers: alleen voor zover vereist (d.w.z. om specifieke taken namens ons uit te voeren, zoals de opslag van gegevens, de overdracht van boekingsgegevens, gerichte communicatie op de Cafetariaplan tool), zullen dergelijke externe dienstverleners (waaronder enkele die zich buiten de Europese Unie bevinden) toegang hebben tot uw Persoonsgegevens. Zodra een dergelijke externe dienstverlener zijn specifieke taak en hun wettelijke relatie met Payflip heeft voltooid, zullen zij niet langer toegang hebben tot uw Persoonsgegevens, behalve zoals vereist door de wet. Onze onderaannemers zijn opgenomen in een register van verwerkingsactiviteiten (dat intern wordt bijgehouden). Wij zorgen ervoor dat al onze onderaannemers hetzelfde niveau van bescherming bieden voor uw Persoonsgegevens als wij (inclusief onderaannemers gevestigd buiten de EU).
Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken: aangezien Payflip informatie aggregeert die eventueel door derde partijen wordt overgedragen, treden deze derde partijen op als verwerkingsverantwoordelijken of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken samen met Payflip en zijn zij ook verantwoordelijk voor de verwerking van uw Persoonsgegevens en dient u, samen met deze Privacyverklaring, hun specifieke Privacybeleid in dit verband te raadplegen. In een dergelijk geval kan Payflip uw Persoonsgegevens overdragen aan de derde partij die de door u gebruikte diensten heeft aangeboden (zoals uw e-mailadres, naam of telefoonnummer) voor zover dit noodzakelijk is om u in staat te stellen gebruik te maken van de op Payflip aangeboden diensten en/of in geval van illegaal gebruik van de diensten van de derde partij.
Indien u in meer detail wenst te weten aan welke derde partijen uw Persoonsgegevens zijn vrijgegeven, verwijzen wij u naar sectie 6 hieronder ("uw rechten").
ii. Naleving van wettelijke verplichtingen (art. 6, §1, c) van de GDPR):
We verwerken uw Persoonsgegevens ook om te voldoen aan de wet, om alle wettelijk verplichte papieren in te vullen in elk land/regio waar ofwel de User ofwel Payflip actief is, of in geval van illegaal gebruik, wanneer we bevelen ontvangen van gerechtelijke autoriteiten.
Tot slot kunnen wij ook nagaan of u uw verplichtingen uit onze EULA en onze Privacyverklaring nakomt en fraude en inbreuken op alle toepasselijke regels en reglementeringen onderzoeken.
iii. Legitieme belangen (art. 6, §1, f) van de GDPR):
Buiten het verzamelen van uw Persoonsgegevens om onze diensten aan u te leveren of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, kunnen wij uw Persoonsgegevens verzamelen en gebruiken voor de volgende doeleinden:
a. Verbeteren van de gebruikerservaring:
Het volgen van uw gebruik van de Cafetariaplan tool zal ons in staat stellen om onze diensten te personaliseren naar uw behoeften en geüploade gegevens met betrekking tot uw profiel te verwerken. Het zal u in staat stellen de Cafetariaplan tool correct te gebruiken. Dit zal ons ook in staat stellen meer te weten te komen over de voorkeuren van de User en algemene trends op de Cafetariaplan tool teneinde de kwaliteit van de Cafetariaplan tool te verbeteren en uw ervaring te personaliseren.
b. Klantenservice te verlenen:
Wij kunnen aanvullende Persoonsgegevens verzamelen om algemene klantenadministratie van uw account uit te voeren door u te voorzien van specifieke informatie over beschikbare diensten en door u mededelingen te sturen over de Cafetariaplan tool (bijv. aanstaande veranderingen of verbeteringen) evenals onze andere producten en diensten en te reageren op uw vragen, uw verzoeken te behandelen of eventuele problemen op te lossen.
c. Het uitvoeren van marketingacties:
Wij kunnen uw Persoonsgegevens verwerken om contact met u op te nemen met nieuwsbrieven, op maat gemaakte suggesties en informatie over evenementen, promoties en andere producten of diensten, alsmede communicatie over de Cafetariaplan tool.
U kunt er te allen tijde voor kiezen om u af te melden voor marketingacties die door Payflip worden verzonden en/of post/e-mailcorrespondentie van Payflip indien u niet meer wilt dat uw Persoonsgegevens worden gebruikt voor een van de bovengenoemde doeleinden. Indien u geen commerciële communicatie meer van ons wenst te ontvangen, kunt u er op elk moment voor kiezen om u uit te schrijven voor dergelijke commerciële communicatie door ons een e-mail te sturen op info@payflip.be.
d.   Statistieken genereren en statistische analyses uitvoeren:
Wij kunnen anonieme statistieken genereren over het gebruik van de Cafetariaplan tool om deze te verbeteren en om statistische analyses uit te voeren.
e.   Delen van informatie met derden:
Sommige van uw Persoonsgegevens kunnen worden bekendgemaakt aan de payroll verwerker (bv. sociaal secretariaat) van uw werkgever om onze diensten te verbeteren en om de Cafetariaplan tool goed te laten functioneren en om alle noodzakelijke gegevens te hebben die op de Cafetariaplan tool kunnen worden opgenomen.
Geen enkele Persoonlijke Gegevens zullen ooit worden bekendgemaakt aan derde partijen voor marketing, reclame en promotionele doeleinden. Alleen anonieme informatie kan openbaar worden gemaakt aan derden voor marketing-, reclame- en promotionele doeleinden, alsmede voor statistische doeleinden voor payroll trends.
Indien u in meer detail wenst te weten aan welke derde partijen uw Persoonsgegevens werden meegedeeld, gelieve dan te verwijzen naar deel 6 hieronder ("uw rechten").
Wij zullen altijd uw toestemming vragen voordat wij Persoonsgegevens gebruiken voor een ander doel dan de doeleinden die in deze Privacyverklaring zijn uiteengezet.
4.  Beveiliging van uw Persoonsgegevens
Om verlies, misbruik en wijziging van uw Persoonsgegevens te voorkomen, heeft Payflip een verscheidenheid aan passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd die voldoen aan of verder gaan dan de industrie standaard technologieën, om de vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens te waarborgen en uw online veiligheid te garanderen. Payflip kan echter niet garanderen dat onbevoegde toegang nooit zal plaatsvinden.
Payflip doet haar best om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw Persoonsgegevens te beschermen.
In geval van schending van uw Persoonsgegevens, verbindt Payflip zich ertoe de Gegevensbeschermingsautoriteit onverwijld en, indien mogelijk, niet later dan 72 uur nadat zij kennis heeft genomen van een dergelijke schending, op de hoogte te brengen.
Payflip is in geen geval aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade die het gevolg is van een verkeerde of onwettige behandeling door derden.
U mag uw account niet openbaren aan of delen met derden. Indien uw account gehackt dreigt te worden (bijvoorbeeld doordat u uw computer kwijt bent), verzoeken wij u ons hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen door een e-mail te sturen aan info@payflip.be
5.  Bewaartermijn van de gegevens
Wij verwerken uw Persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden uiteengezet: wij bewaren uw Persoonsgegevens wel zolang uw account actief is of wanneer de verwerking van uw Persoonsgegevens noodzakelijk is om u in staat te stellen gebruik te maken van de Cafetariaplan tool.
De uitoefening van uw rechten is gratis en kan op elk moment gebeuren, op voorwaarde dat dit toegelaten is door de wet. Indien en voor zover voorzien door de toepasselijke Belgische en Europese wetgeving, heeft u het recht:
om van Payflip bevestiging te krijgen of uw Persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en, indien dat het geval is, heeft u het recht op toegang tot deze Persoonsgegevens die worden verwerkt;
om van Payflip, zonder onnodige vertraging, de rectificatie van onjuiste of onvolledige Persoonsgegevens te verkrijgen
van Payflip de wissing van Persoonsgegevens te verkrijgen;
van Payflip de beperking van de verwerking van uw Persoonsgegevens te verkrijgen;
om uw Persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd en algemeen gebruikt, machine-leesbaar formaat en om deze Persoonsgegevens te laten overdragen;
om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens en om op elk moment en zonder enige rechtvaardiging bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens en/of tegen de doorgifte van uw Persoonsgegevens aan derden voor direct marketing doeleinden (inclusief profilering).
Deze rechten kunnen worden uitgeoefend door een e-mail te sturen naar info@payflip.be of door een brief te sturen naar het adres van Payflip zoals hierboven vermeld. U kunt dit verzoek ook indienen via uw werkgever met wie Payflip steeds in contact staat.
Indien u van mening bent dat de verwerking van uw Persoonsgegevens in strijd is met de toepasselijke wetgeving, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (de Gegevensbeschermingsautoriteit) door een e-mail te sturen naar contact@apd-gba.be of een ander e-mailadres dat door de bevoegde toezichthoudende autoriteit (https://www.dataprotectionauthority.be/contact-us) wordt verstrekt.
7.  Wijzigingen in dit beleid
Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring te allen tijde te wijzigen. Alle wijzigingen in de Privacyverklaring zullen worden gepubliceerd op de Cafetariaplan tool. In het geval van significante wijzigingen in de Privacyverklaring die resulteren in het gebruik van uw Persoonsgegevens door Payflip op een wijze die wezenlijk verschilt van de wijze zoals vermeld ten tijde van de verzameling, zullen wij u voorzien van een specifieke kennisgeving op de Cafetariaplan tool en/of u een kennisgeving per e-mail sturen.
Payflip maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine stukjes informatie die door uw browser worden opgeslagen op de harde schijf van uw computer of mobiel apparaat. Deze cookies stellen de Cafetariaplan tool in staat om informatie te onthouden die de manier verandert waarop de Cafetariaplan tool zich gedraagt of eruit ziet, zoals uw voorkeurstaal. Bovendien gebruikt de Cafetariaplan tool cookies om de kring van gebruikers te bepalen en om het gebruik van en de navigatie op de Cafetariaplan tool te vergemakkelijken (b.v. cookies worden gebruikt om te voorkomen dat u elke keer moet inloggen voor gepersonaliseerde diensten door uw gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren). Het gebruik van cookies is algemeen aanvaard en vrijwel alle belangrijke applicaties en websites gebruiken ze.
De volgende cookies worden opgeslagen wanneer u de Cafetariaplan tool bezoekt en gebruikt:
i. Cookies die essentieel zijn voor navigatie:
Dit zijn cookies die nodig zijn om de Cafetariaplan tool te kunnen gebruiken. Zonder hen zullen bepaalde secties niet correct functioneren, of helemaal niet. In het bijzonder maken zij navigatie mogelijk tussen de verschillende secties van de Cafetariaplan tool, het invullen van formulieren en een veilige verificatie van uw identiteit alvorens toegang te verlenen tot uw Persoonsgegevens.
Functionele cookies zijn bedoeld om de werking van de Cafetariaplan toolte vergemakkelijken en het gebruik ervan voor u een aangenamere en meer gepersonaliseerde ervaring te maken. Dit zijn cookies die bijvoorbeeld uw voorkeuren opslaan zoals taalkeuze of uw klantsegment, informatie verzamelen in formulieren voor statistische doeleinden (aantal unieke bezoekers, etc.) of analyse mogelijk maken van hoe gebruikers de Cafetariaplan tool gebruiken.
U kunt uw internet browser configureren om geïnformeerd te worden over elk verzonden cookie of om ze systematisch te weigeren door de parameters van uw browser aan te passen. Payflip kan de toegang, het gebruik en de werking van de Cafetariaplan tool niet garanderen indien de opslag van cookies is uitgeschakeld.
9. Wetgeving en bevoegde rechtbanken
Deze Privacyverklaring wordt beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met de Belgische wetgeving die exclusief van toepassing is op elk mogelijk geschil.
Alle geschillen zullen uitsluitend beslecht worden door de rechtbanken van de plaats waar Payflip haar maatschappelijke zetel heeft.
Als u nog vragen hebt over deze Privacyverklaring of de uitvoering ervan, kunt u contact opnemen via info@payflip.be.