nl nl nl en fr nl id nl es nl nl nl nl nl nl en en nl nl nl nl nl nl en nl en nl it uz de nl nl en nl nl nl nl en de nl nl nl en de nl ru nl nl nl en nl nl nl nl en nl en nl nl nl en nl nl nl en nl en nl en nl en nl nl nl en nl en nl en nl en nl en nl en nl nl nl nl sv en fr en nl it nl nl nl sv en nl en nl en nl nl en en es en en en nl
Om ons werk goed te kunnen doen, verwerken wij van al onze leerlingen persoonsgegevens. We vinden een goede omgang met persoonsgegevens erg belangrijk en zijn ons bewust van de privacywetgeving. Het is onze verantwoordelijkheid om zorgvuldig met de persoonsgegevens van onze leerlingen om te gaan.
Waarom verwerken wij gegevens van onze leerlingen?
Zonder persoonsgegevens van onze leerlingen kunnen wij ons werk als onderwijsinstelling niet uitvoeren. Binnen de school gebruiken we gegevens om kinderen aan te melden als leerling op onze school, hun voortgang te bewaken, een diploma te kunnen geven en ze door te laten stromen naar bijvoorbeeld het vervolgonderwijs of de arbeidsmarkt. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) of leerplicht.
Wij verwerken gegevens van een leerling dus vooral om de onderwijsovereenkomst uit te voeren die we met ouders en leerlingen hebben en om onze wettelijke verplichtingen na te komen.
Wanneer wij andere gegevens willen gebruiken, vragen wij daarvoor toestemming aan de ouders (van leerlingen jonger dan 16 jaar) of aan de leerling zelf (ouder dan 16). Denk hierbij bijvoorbeeld aan foto’s van het eindexamengala of een filmpje van het brugklaskamp. De toestemming om deze beelden te gebruiken of te delen kunnen ouders en leerlingen op elk moment intrekken of alsnog geven. Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal.
Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van ouders hebben gekregen via het inschrijfformulier. Denk aan contactgegevens en geboorteplaats. Zonder deze gegevens kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om een kind in te kunnen schrijven bij het Ashram College.
Op verzoek van de ouders zelf en met hun uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van kinderen. Wij gebruiken alleen gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te handelen. Denk bijvoorbeeld aan een kind dat epilepsie heeft: wij willen natuurlijk precies weten hoe we moeten handelen als het kind een toeval krijgt. Het Ashram College zal ouders nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.
Hoe gaan wij om met de gegevens van onze leerlingen?
Wij verwerken niet meer gegevens dan noodzakelijk is om onze plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat we de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor wij deze hebben gekregen.
In een aantal gevallen zijn wij verplicht om gegevens van onze leerlingen te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, de GGD, de schoolarts, het samenwerkingsverband van scholen in de regio en de accountant.
Wij gebruiken applicaties van commerciële partijen, onder meer om leerlingen in de les en bij het gebruik van lesmateriaal te ondersteunen, een leerlingadministratiesysteem, een kwaliteitszorgsysteem en een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht van het Ashram College en onder onze verantwoordelijkheid. Met deze organisaties sluiten we een zogenoemde verwerkersovereenkomst af, waarin onder meer is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden. Ook houden wij dit in een verwerkingsregister bij.
Wij delen de gegevens van onze leerlingen niet met commerciële bedrijven voor doelen die niet met ons onderwijs te maken hebben. Ook verkopen of verhuren wij geen gegevens aan andere partijen.
Wij bewaren persoonsgegevens beveiligd. Alleen de medewerkers die dat voor de uitvoering van hun werk nodig hebben kunnen bij de gegevens. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. De bewaartermijn van gemaakte examens is bijvoorbeeld twee jaar na het beëindigen van de onderwijsovereenkomst. Gegevens uit de leerlingenadministratie worden over het algemeen zeven jaar bewaard.
Welke rechten hebben leerlingen en hun ouders?
Ouders en leerlingen hebben rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd en door ons verder uitgewerkt. Leerlingen vanaf 16 jaar en ouders van kinderen onder de 16 kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat ouders inzage kunnen krijgen in de gegevens die wij van hun kind verwerken.
Daarnaast kan een ouder of een  leerling van 16 jaar en ouder een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van het Ashram College. Ouders hebben het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zorgen ervoor dat de gegevens ook worden aangepast bij organisaties waarmee wij gegevens delen.
Wanneer een ouder ons vraagt om gegevens van hun kind te beperken of te wissen, toetsen wij of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.
Wanneer een ouder van ons vraagt om gegevens aan henzelf of aan een andere organisatie over te dragen, dan zijn wij verplicht om dat te doen.
Het Ashram College mag en zal geen besluiten nemen over een leerling, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens. Wij nemen nooit beslissingen zonder menselijke tussenkomst.
Iedereen die het niet eens is met hoe wij omgaan met de gegevens van onze leerlingen, kan opheldering vragen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming (via privacy@ashramcollege.nl). Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens.