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紙の書類を保存しておくと、やはりスペースが取られます。しかも、ちゃんと分類して保存していないと探し出すのが大変ですし、そもそも分類・分別するのも手間がかかって大変です。
しかも、その大量の紙の中から、必要な書き込みや必要なデータ(情報)を探し出すのが大変という問題もあります。
電子化した書類のメリット・デメリット
私が考える電子化した書類のメリット・デメリットは次のとおりです。
【電子化するメリット】
・検索によって探したい情報にアクセスしやすい
・データの保存に場所を取らない
最近では、OCR(光学文字認識)機能が進歩してきており、スキャナーで取り込んだ文書やPDFで保存した書類でも、文字が読み取れるようになってきました。そのため、捜したい情報がある場合には、電子化したファイルの中から文字検索して探し出すことが可能となり、書類の中から探す手間と時間を短縮できるようになっています。
【電子化するデメリット】
・ファイルを広げられる範囲が画面に依存する
・画面上でファイルが重なっていると探し難い
・スマホやパソコン画面から出るブルーライトを夜遅くまで浴びていると、睡眠の質が下がる
まず、スマホやタブレットでは、画面上に表示されるファイルは基本的に1つだけです。新たなファイルを参照したい場合には、今見ているファイルを画面から消す必要があります。
また、パソコンであっても、画面が小さいと表示できるファイルの数も少なくなりますし、マウスで操作する場合にも両手ほど自由自在という訳にはいきません。
必要データへのアクセス(いくつも開いたウィンドウの中から、目当てのウィンドウを表示させること)が容易になれば、電子化一択になると思われます。
少し前までは、電子データをハードディスクに保存しておくと、思わぬ不具合で消滅してしまうというリスクがありましたが、最近ではクラウドに保存するので消滅リスクはほぼ無くなりました。
しかも、どの端末からでも(端末を持っていてネット環境があれば、どこからでも)自分の持っているデータにアクセスすることができるようになって非常に便利!
結局、どっちが良いんだ?と思うかもしれませんが、
今のところは一長一短があるため、紙と電子化の両方を併用していくのが良い気がします。
電子化によって確実に効率がアップしており、私達の生活も便利になります。電子化はもはや「乗るしかない、このビッグウェーブ」状態なのですが、すぐに飛びつくのではなく、徐々に紙から電子化に移行していくのが良いのではないかと思われます。
また、スマホやパソコンの画面から出るブルーライトを寝る前まで見続けていると、睡眠の質が下がる(すぐに寝れない、深く眠れない等の問題が生じる)という研究もあるようなので、寝る前に読むのは紙の本や書類にしておいた方が良いと思われます。
最後まで読んでくれて、ありがとうございます!
皆さんの明日が ワクワクに満ちた良い日となりますように。 Thank you all ♬
関西でフリーランス生活を送る元サラリーマンのメンズです。
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