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5W1Hを報告書とプレゼンテーションに取り入れる – ACFE JAPAN | 一般社団法人 日本公認不正検査士協会
執筆者:Mustafa Yusuf-Adebola, CFE, CPA
数カ月前、私は毎週主催しているオンライン授業で、文章の5W1H―すなわち、「何が」、「なぜ」、「誰が」、「どこで」、「いつ」、「どのようにして」―について取り上げました。
私がこのコンセプトを学んだのは、ある調査について以前の上司と取り組んでいた時で、記者が記事を書いたり、研究者や心理学者が事例を評価する時によく使われています。このような職業は、全ての問題を明らかにして個人の行動の裏にある心理を理解しようとしている点で、調査員の仕事と似ているところがあります。
どうやって調査レポートに適用するか
通常、全ての調査は調査員が報告書に記録する徹底的な事実調査を中心に行われます。調査の実施について事前に承認されたリストや、会計年度が進むにつれて予定していない要求があるかもしれません。案件管理の基本のキは、調査すべき申し立てや疑いをもとに調査員が証拠を見つけ、発見した事柄を報告書にまとめてエンドユーザーへ届けることです。調査計画、報告書、そしてあなたの調査によって発見した事柄のプレゼンテーションにどのようにして5W1Hを適用するか、順を追ってみていきましょう。
調査のための質問を考える
何(What)―調査の目的は何か? 申し立ては何か? 何が起こったのか? 関係者は誰か(ステークホルダーは誰か)? 申し立てを調査するために何をするべきか(根拠は何か)? ポリシー、手順、法律に違反した可能性はあるか?
なぜ(Why)―なぜこれを調査するのか(調査義務はあるか)? なぜ起こったのか(体系的なギャップや不正のトライアングルにおける機会はあったのか)? なぜ当事者はそのような事をしたのか(不正のトライアングルにおいて動機やインセンティブはあったのか)?
誰(Who)―誰が関与しているのか? 誰に(聞き取り調査のために)話を聞くべきか? 誰に報告するべきか? 誰が調査の特権を持っているのか? 誰が自分と一緒に動いてくれるのか(同僚と共に調査できるのか、一人で調査しなければならないのか、対象分野の専門家や外部の識者か)?
どこ(Where)―どこで起きたのか(内部あるいは外部)? どこから発覚したのか(その年の理事会の承認リスト、内部告発者のポータルサイト、外部の監査請求など)? 案件はどこで終わるか(内部の懲戒委員会、規制当局、メディア報道、裁判)?
いつ(When)―いつ起きたのか? 申し立てはいつ行われたのか? 報告書の提出期限はいつか(タイムライン、委任に関する注記)?
どのように(How)―どうやって調査するか(方法、手順、調査計画)? どうやって証拠を保全するか? 発見した事柄をどうやって文章に落とし込むか(ナレーション、プレゼンテーション、書き言葉)?
調査報告書の中で疑問に答える
現地調査を終えて証拠を集めたら、報告書の草案を考える必要があります。5W1Hに従って考慮すべき事柄は次の通りです。
調査によって明らかになったのは何か? 発見した事柄に基づき申し立ての中で正しいと思われる事柄は何か? 調査の制約は何だったか? 会社にとってはどんな意味があるか?
誰が不正行為を始めたか? なぜ加害者はそれを行おうと思ったのか?
誰に向けて報告するのか?(責任条項) 不正に直接的に関わったのは誰か? 不正行為を容認したものの直接的には関わりがないのは誰か?
どこで不正が行われたか?(報告書の中で場所を地図で示す必要があるかもしれない)
いつ不正が行われたか?(不正が行われていたと思われる開始日と終了日を示したり、今も不正が行われていると説明する必要がある)
どのようにして不正が行われたのか? 会社にとってどのくらいの損害か? 規制に従っていないことが判明した場合、会社は払う可能性のある罰金はいくらか? 不正行為に何人が関わっていたか? この先どのようにして不正行為を減らしていけるか?
判明した事柄をプレゼンする
報告書の中で既に重要な疑問に回答しているでしょうが、調査によって明らかになった事柄をプレゼンして報告する際に5W1Hを意識することは重要です。話術のスキルは、文書で書かれた調査結果を読むよりも、報告書の受領者や弁護士、判事が様々な形式や文章で質問しやすくなります。人は関心を持って質問をするでしょうから、質問される前に5W1Hを使って質問を想定しあらかじめ答えを用意しておきましょう。カメルーンの有名なことわざを紹介しましょう。「he who asks questions cannot avoid the answer.(問う者は答えを避けられない)」。
英文タイトル :Applying 5Ws and 1H to Investigative Reports and Presentations
英文記事リンク:https://www.acfeinsights.com/acfe-insights/2021/8/18/applying-5ws-1h-investigative-reports-presentations
原文掲載日:2021年9月3日
翻訳:ACFE JAPAN事務局
※わかりやすさを優先させるため、意訳を行っています。ACFE JAPAN (一般社団法人 日本公認不正検査士協会) 公式の邦訳とは異なる表現を使用している場合があります。