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面接前日~当日!急に辞退することになった時の対処法
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転職活動や就職活動をしていると、スケジュール帳の予定欄がびっしり埋まってしまう程多忙になる方も、少なくないと思います。 自分のスケジュールをしっかり管理することは、社会人の基本。しかし、突然予定が入ったり、予定をキャンセルせざるを得なくなることもありますよね。 もし、転職活動や就職活動の選考や面接を辞退しなければならなくなったら、皆さんならどうしますか?それが、面接・選考の前日や当日だった場合、どのように対処すれば穏便に辞退することができるのでしょうか? 今回は、面接や選考の前日~当日に、急遽辞退したい場合の対処法についてご紹介していきます。
面接辞退が決まった時点で、企業側に連絡する
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面接の前日や当日に辞退せざるを得ないことになった!そんな時、慌ててしまう方もいらっしゃるかもしれませんが、落ち着いて対応することが大切です。 面接当日などに辞退せざるを得ない状況になってしまったら、まずは企業側に連絡を取りましょう。当日の辞退となると、なかなか話しづらいとお考えの方もいらっしゃるかもしれませんが、責任を持って連絡するのは、社会人としての常識です。 間違っても、気まずいからと言って企業側に連絡をしないで、そのまま面接などに行かずに辞退するといった行動はとらないようにしましょう。
面接辞退の連絡は、なるべく電話で
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面接を辞退することが決定した時点で、企業側に連絡を入れるのが社会人としてのマナー。しかし、その際は何で連絡を入れれば良いのでしょうか? 辞退する側の立場としては、メールで面接・選考を辞退する旨を伝えるのが、最も手軽だと思います。メールであれば、相手の反応を直接見聞きしないで済みますし、一方的に発信するものなので辞退することも伝えやすいですよね。 しかし、メールでこのような重要な連絡を入れるのは、社会人として誠意に欠ける行動ではないでしょうか? メールというのは、一方的に発信するものなので、相手がいつそのメールを読むかは分かりません。もし、面接時間までに担当者がメールを見ることができなかった場合、無断で面接を辞退したことと同じことになってしまいます。 また、面接当日の辞退となると、その為に予定をあけたり会場を準備したりしていた企業側に迷惑をかけることになります。突然辞退せざるを得なくなってしまったこと、そして迷惑をかけてしまったことを謝罪しなければなりませんが、その謝罪がメールというのは、誠意に欠けるのではないでしょうか? このような観点から、企業側から連絡方法の指定があったり、どうしても電話ができない事情があったりする場合以外は、メールではなく電話で辞退を伝えることをおすすめします。 企業側に悪い印象を与えないような文章作り、伝え方が重要になってきます。自己PRなどもそうですが、上手な文章作りについて学んでおきたいという方は、エージェントを活用しましょう。プロのキャリアアドバイザーから的確なアドバイスをもらうことができます。
面接担当者と連絡が取れない場合
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面接を辞退することを伝えようと、企業に電話をかけてみたものの、面接担当者と直接話をすることができない場合があります。 面接前日~当日の辞退となると、急ぎの連絡となりますので、折り返しの連絡を待っていたり、後から連絡をしたりするのでは、手遅れの場合も。 もし、面接担当者が不在であったり電話に出られない状況であったりした場合は、他の方に伝言してもらうようにしましょう。
面接担当者への伝言を頼む場合は、内容を簡潔に話すことが大切
上記のように、何らかの理由で面接担当者と直接話すことができず、他の人に面接を辞退することを伝言してもらう場合は、内容を簡潔に話すように努めましょう。 相手がその面接や採用に関与していない場合、詳細な情報を説明しても、よく分かっていない場合があります。辞退の理由や詳細を細かく話し過ぎると、本当に伝えたい内容が何なのか分かりにくくなる可能性も。 面接担当者に面接を辞退することを伝言してもらう際は、氏名や所属、面接を辞退する旨など、必要最低限の情報だけを話した方が良いでしょう。
面接担当者には、メールで連絡を入れる
上記で、「前日・当日に面接を辞退する場合は、電話で連絡をする」とご紹介しましたが、例外もあります。 面接担当者と連絡が取れず、企業側の別の人に面接辞退の伝言を頼んだ場合が、その例外に当てはまります。 電話をかけても面接担当者と話すことができなかった場合は、連絡したものの担当者と連絡が取れず伝言を頼んだこと、面接を辞退すること、そして迷惑をかかえてしまったことへの謝罪などを記入して、メールで連絡を入れておくようにしましょう。
面接辞退の電話をかける時間
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当日に面接を辞退する際、どのようなタイミングで企業側に電話をかけるのがベストなのでしょうか? 結論から言うと、辞退することが決まった時点で一刻も早く連絡を入れるのが、最善と言えるでしょう。 しかし、企業側にもさまざまな都合があります。 もし、前日の夜などに面接の辞退が決定し、朝になり次第連絡を入れたいという場合は、会社の営業時間となってから電話をかけましょう。営業開始時間の前に連絡を入れても、担当者と話せる確率はかなり低いと考えられます。 しかし、面接開始時間と企業側の営業開始時間が同じだった場合は、営業開始時間の1時間前(※1)くらいから、連絡を入れてみるようにしましょう。
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初回公開日:2016年12月02日
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