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プロセスの規定は、仕事の効率化にも貢献し、組織における重点指向の変化によって、規定も見直しが必要です。
しかし、紙に書かれた規定の場合は、規定の見直しそのものも、改訂のプロセスとしてしっかりと運営されていた様に思います。記憶に留めようとし、不安があれば文書を探すことを必ず行っていた。
デジタル化され規定がサーバーに保管されるようになった今日では、日常的に規定が目に触れることが無くなっているのです。ここに問題が起こっていると思います。サーバにあるとだけ知っていれば、規定を記憶に留める努力をせずに、必要な時に見れば良いとの考え方になってくる。
プロセスは、その手続きの内容についても規定がされるものです。どの様なことをどのように判断をし、どんな形で結論を出すかが規定されているはずです。
つまり思考の順序を定め、仕事の取り掛かりが悩まずに着手できる。そして進め方が共有されているものになります。
関係組織のどこかの部署が、自分たちだけで勝手に決めたという事になると、規定違反であるし、そもそも組織の役割認識が疎かになっていることの表れです。プロセス規定がサーバーに保管される事により、積極的に見ようとしなくなっています。
このようにプロセスそのものも知識と言えます。そのプロセスも改善が進んでいく必要があり、ワークフローのようなシステムでは、柔軟性が不足すると思います。また、ワークフローの中にはプロセス規定がタイミング良く登場することが必要です。
どのくらいワークフローシステムが世の中に広まっているかは承知していませんが、あまり受け入れられていないのではないでしょうか?
しかしながら、IT化の拡大により手続きだけを守るだけの仕事は、今後も減っていくと思います。スピードを考えるならば、手続きを変更しなければいけないことが多いと思います。
プロセスは規定されている必要がありますが、柔軟に改善され、組織間で、迅速に変更したプロセスを実行できることが必要であると言うことです。
そのためには、プロセスを規定した理由が重要になります。その理由とては、ミスの防止、上司の承認手続き、コンプライアンスの確認などです。
このような手続きに関する部分がIT化され、そのシステムの中で保証できるようになれば、プロセスの規定は修正されるものです。
プロセスの中には業務推進上の問題が絶えず発生します。その問題を記録することも価値があります。
プロセスの規定の中での判断をどのように行うかに役立ちます。
そして、判断の事例を蓄積することは、判断の指標が変化したり重みが変わったりすると結論が異なることを意味しています。また、もう一つの重要なことは検索です。
蓄積された情報を瞬時に欲しいことだけを検索表示して欲しいものです。自分が欲しい情報を検索表示するようにするには何が必要かを考えて見てください。
弊社では、その点を強く意識してCKWEB2の開発機能に織り込みました。どのような方法かはこちらに開示していますので、ご覧ください。
このような内容までのプロセスの規定と検索機能ができれば、仕事の生産性は向上すると思います。今後のIT化は規定の遵守と規定変更のシステム的な柔軟性が求められている様に思います。