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取引内容、事業形態等に応じた契約書を作成しておかなければ様々な不利益が生じるおそれがあります。特に、テンプレートの契約書をリーガルチェックを経ずに使用するのは大変危険です。テンプレートの契約書は、一般的な契約を想定して作成されたものであり、それがあらゆる場合に正しいものであるとは限りません。
最適化されていない契約書によって生じるリスク
損害賠償による経営の圧迫
不利な取引条件になっていることがある
トラブル解決のために人的リソースが割かれる
しかしながら、取引内容、事業形態等に最適化された契約書を作成しておくことことには、大きなメリットがあります。
自社に最適化された契約書を作成することのメリット
合意内容、取引等を明文化することでトラブル発生を防止できる
トラブルが発生した際に速やかに解決できる
法的に有利な契約を追い求めるだけでなく他社とのバランスを考慮した契約が可能になる
契約書を取り交わす場合は、テンプレートを使うのではなくパーソナライズしたものを使用することが重要です。相手方が作成したものをそのまま使用することも避けなければなりません。
契約書を作成、チェックするために知っておきたい基礎知識
契約書を作成、取り交わす際は、契約を締結できる人の範囲や、契約の類型や、契約書に盛り込むべき事項、確認すべき事項について確認しておく必要があります。
契約を締結する際は、その人が契約を締結する権限を有しているかどうかを確認しておく必要があります。
個人で契約締結が可能な人
個人においては、未成年は契約を締結することができませんので、法定代理人と契約する必要があります。また、認知症や精神病等で、意思能力がない場合も契約を締結することはできません。
法人で契約締結が可能な人
法人においては、一般的には代表者が契約を締結します。代表者以外では、事業の責任者や、契約を締結する権限が与えられている支配人の契約は有効です。一般社員には契約を締結する権限はありませんので、契約書を作成する際は注意しなければなりません。
民法では、13種類の契約類型を定めています。
自身の財産を無償で相手方に譲り渡す契約のことです。契約書を取り交わしておかなければ、その契約を解除することができます。
自身の財産を有償で相手方に譲り渡す契約のことです。
当事者同士が、金銭の所有権以外の財産権の移転を約束する契約です。簡単にいうと、物々交換です。
一般に広く行われている金銭の貸し借りに代表される契約です。一方が目的物の所有権を取得して、返還する際は、同じ価値のものを返還します。
相手方から無償で財産を借りて、使用したあとに返還する契約です。企業においては、無償で土地を使わせてもらうといったケースが想定できます。
一方が使用収益をするために、相手方に賃料を支払って財産を借りる契約です。事務所や工場のための建物を借りる場合に取り交わす契約です。
一方が労働を提供し、相手方が労働に対して報酬を支払う契約のことを指します。
一方が仕事を完成させることを約束し、相手方は成果に対して報酬を支払う契約です。
一方が相手方に、法律行為をすることを委託して相手方が承諾する契約です。
一方が相手方のために財産を保管する契約です。荷物を倉庫で預かる、預かってもらう場合にこの契約を結びます。
数人が出資して共同の事業を営むことを約束する契約です。
当事者の一方が、相手方や自分や第三者が死亡するまでの間、相手方や第三者に定期的に金銭や財物を給付する契約です。
紛争の当事者が、譲歩して争いをやめることを約束する契約です。
また、これ以外にも様々な名称の契約が存在します。
契約書のタイトルは、役割によって異なります。どの契約書も効力は同じですが、用途によって使い分けます。
契約の当事者がそれぞれ署名押印する書類です。
一方だけが、署名押印をする書類。退職後の秘密保持を約束する際に用いられるなど、一方に約束の履行を求める場合に用いられることが多いです。
契約条項の解釈等を明確にするために作成する書類です。
受け取った契約書をチェックする際に注意するポイント
取引先等の契約の相手方が作成した契約書をチェックする際は以下の点に注意しながら、確認作業を進めます。
まずは契約書の各項目を確認していきます。
契約書のタイトルが契約内容に対して適切なものになっているかどうかを確認します。ただ、契約書のタイトルによって契約内容が無効になることはありません。
契約の前提となる契約の当事者や契約の目的が記載されている項目です。ここで契約書で使われる用語の定義がなされていることもあります。
契約内容が記載されている部分です。契約書の記載方法は自由ですが、それぞれの項目ごとに、「第1条」、「第2条」のように整理しておきます。本文では、各条項の主語、述語、目的語が正しく記載されているかを確認します。また、甲と乙が反対になっていないかも確認が必要です。全体を通じて表記の揺れがないかどうかも確認しておきます。「等」と「など」が全体で統一されていることが好ましいです。
所有権や危険負担について
契約が締結されたことや、契約書の作成部数、署名又は記名・押印することなどが記載されています。
契約を締結した日付を記載します。締結日に契約の効力が発生しますので、締結日は誤りがないか必ずチェックしておきましょう。
当事者を特定できる情報を記載した上で、署名、押印します。法人契約の場合は、会社の所在地、会社名、代表者やそれに代わる契約が可能な権限を有する人物の署名又は記名・押印が必要です。
押印には様々な種類があり、それぞれのルールを守らなければ、「契約が成立していない」等のトラブルが発生するおそれがあります。
契約書が2枚以上になるときに、とじた契約書に追加等ができないように、ページの見開き部分に押す印鑑のことです。契約の当事者全員が押印します。
契約書に収入印紙を貼った場合は、収入印紙の再利用を防ぐために、印紙に半分かかるように押印します。消印は、当事者全員ではなく、いずれだけの押印だけで問題ありません。
契約書に正本と副本がある場合は、後から偽造されることを防ぐために、正本と副本の2冊にまたがるように押印します。
契約書を訂正する場合に、訂正する場所に二重線を引いて、余白に訂正し、「4字削除5字加筆」等と記載した上で、当事者全員が押印します。
捨て印とは、契約書を訂正する際に、全員が訂正印を押す手間を省くために、余白に押印するものです。契約書が複数ページにわたる場合はすべてのページに押印します。ただし、捨て印を押すということは、相手方が自由に契約書を訂正することを許可するということになりますので、安易に行うべきではありません。
印紙税が課税される文書を、課税文書といいます。課税文書は印紙税法で規定されている文書です。不動産の賃貸借契約、譲渡契約、運送契約、請負契約、継続取引の基本契約などは印紙税が課税される課税文書ですので、契約金額に応じて印紙を貼っておく必要があります。印紙を貼り忘れると、本来貼るべき印紙税の3倍を支払わなければならないので、忘れずに貼っておきましょう。
ただし、インターネット上で取り交わされる電子契約には印紙を貼る必要はありません。
契約金額が、税込みになっている場合は消費税率が改正になった場合にその都度契約書を修正しなければなりません。それを避けるために、「別途消費税」と記載しておくとよいでしょう。
個人との間の業務委託契約では、その取引が源泉徴収が必要な契約である場合は、発注者に源泉徴収が義務づけられます。当該取引が源泉徴収の対象取引になっているかどうかを確認しておきましょう。
源泉徴収の対象となる取引例
契約書の文面、表記の確認後は、内容を見ていきます。
契約内容に、各法律、条例等に違反する項目がないかどうかを確認します。商取引に関係する代表的な法令は以下の通りです。
ビジネス上のリスクの確認
その契約によって、ビジネス上でどのようなリスクが生じるかを評価します。契約書は、リスクを軽減するだけでなく、懸念事項が現実になったときの対処を見据えて作成する必要があります。例えば、製品に欠陥があった場合の損害賠償について定める場合は、賠償金額の上限を定めておくなどの配慮が必要です。
契約の類型に応じたチェック項目
次に、契約の類型に応じたチェックすべき項目を解説します。
秘密保持契約書(NDA)を確認する際のチェック項目
秘密保持契約とは、外注先や提携先と仕事を進める場合に、秘密を保持することを約束する契約です。秘密情報を一方だけが提供するのか、それとも双方が提供するのかによって、文面が異なります。
秘密情報の範囲を特定できているか
秘密保持義務の対象になる秘密情報が明確に定義できているかを確認します。口頭での情報提供も含まれるのか、取引の過程で知り得た情報のすべてが含まれるのかなどを明確にしておかなければなりません。
秘密情報から除外されるものはあるか
秘密保持義務の対象にならない情報についても明記しておきます。一般的には、情報が開示される前から知っていたことや、広く周知されていることなどは秘密情報から除外されます。
契約に違反した場合の損害賠償の規定はあるか
秘密保持契約に違反した場合の措置も決めておきます。秘密保持契約に違反した場合は、それによって被った損害を請求することが可能です。
秘密保持義務を課す側は、その期間を定めずに契約を結びたいと考えますが、課される側は期間を定めてもらいたいと考えるものです。契約期間については、秘密情報の種類や取引の内容に従って、双方の意向が一致する期間で設定するようにします。
業務委託契約を確認する際のチェック項目
業務委託契約とは、他の企業や個人等に業務の全部又は一部を委託する契約のことを指します。
業務委託契約の種類は適切か
業務委託契約は、請負契約、委任契約、準委契約に分類されます。請負契約は、業務を完成させることで報酬を受け取る契約です。委任契約は、一定期間に渡り業務を遂行することで報酬を得られる契約のことをいいます。業務委託契約を締結する場合は、法律行為を委任する場合は委任契約で、それ以外の業務を委任する場合は準委任契約になります。
例えば、オフィスの清掃を業者に依頼する場合は準委任契約となります。ソフトウェア開発や製品の製造を依頼する場合は、請負契約です。
委託業務の内容は明確か
契約書に記載されている委託業務の内容を確認します。請負契約の場合は、完成すべき業務の内容が明確に定義されているかどうかの確認が必要です。委任契約の場合は業務の内容・範囲が明確になっているかどうかを確認します。清掃を依頼する場合、清掃の範囲や時間帯などを特定しておきましょう。
業務委託料についての規定は取り決め通りか
契約書に記載されている業務委託料が、事前に取り決めた通りかを確認しておきます。また支払い条件や支払い方法、期日も誤りがないかチェックしておきましょう。
成果物を納品する請負契約の場合は、その著作権等の知的財産権の取扱いの規定は丁寧に確認する必要があります。事前に取り決めた内容通りになっているか、また、取り決めていない場合はどのように取り扱われているかを把握しておきます。
委託者(委託した側)が著作権を取得するのか、それとも受託者(依頼された側)が保持するのかを必ず確認しておいてください。
契約不適合の場合の期間について
請負契約において、成果物に不備があった場合は、修補や代品の納入等を求めることができます。その権利を行使する期間に制限が設けられているかどうかを確認しておきます。また、その起算点が、成果物の納入を受けたときなのか、不備を知ったときなのかも重要です。
下請法に違反する項目がないか
当該取引が、下請法の適用を受ける場合は、下請法に違反していないかも確認します。下請法が適用される業務は、製造委託、修理委託、情報成果物作成委託、役務提供委託です。これらに該当した上で、下請法に規定された条件を満たしている場合は、その取引に規制がかかります。例えば、委託料を60日以内に支払わなければならない、下請代金を不当に減額してはならない、買いたたきをしてはならないといった内容です。
これらに違反する項目がある場合は、是正を求めます。
売買契約書を確認する際のチェック項目
売買契約書は、不動産の売買や商品の売買などで用いられる契約書です。
目的物と売買代金は明確にされているか
売買契約では、その目的になる財産が特定されていることと、売買代金が明確になっていることが重要です。土地の売買の場合は、土地の範囲が明確に特定しておかなければ、後々土地の範囲についてトラブルが発生するおそれがあります。
また、契約書に売買代金が明確にされているかどうかも確認します。「合意した金額」という文言ではなく、合意した金額そのものを記載してあるかを確認しなければなりません。
代金の支払時期が明確にされているか
売買契約においては、代金の支払時期、支払場所、支払い方法も明記しておく必要があります。契約書に振込先も記載しておくと安心です。
売買の対象となる製品の検品が必要な場合は、数量や品質等が契約に合致しないときの検査結果の通知期限が明記されているかを確認する必要があります。「納品後2週間以内に」等と記載されていなければ、納品後一定期間が経過してからの品質不良や入数不足等が問題となり、トラブルに発展しかねません。
契約でトラブルが生じた場合の対処法
すでに企業間で取り交わした契約について、「契約が履行されない」というトラブルが発生した場合は以下の対処法を検討します。
まずは、契約を履行するようにと通知する必要があります。基本的には、書面で行うことが望ましく、通知内容・通知した事実を明確にする場合には、内容証明郵便を送付します。内容証明郵便には、内容証明文書以外の書面等は添付できませんので、それ以外に送付したい文書等があれば書留郵便で送付します。
こちらからの通知に対し、相手方から回答が来れば、交渉を開始します。交渉の中で、双方の認識の違いや、紛争の争点を確認し、場合によっては、互いに譲歩することで解決を図ります。
交渉がまとまらない場合は、契約を解除することを検討します。契約を解除することで、支払ったお金の返還を求める等の原状回復を求めることができたり、契約の義務から解放されることとなります。また、契約の解除の有効性が問題となった場合は、契約の解除について訴訟を提起することになります。
損害が発生している場合は損害賠償請求を検討
契約が履行されないために、損害が発生している場合は損害賠償請求を検討します。損害賠償を請求する場合は、請求書面を作成した上で、内容証明郵便で相手方に送付します。支払われない場合は、弁護士に依頼して訴訟の提起を検討しましょう。交渉段階から弁護士に依頼することで、訴訟に発展する前に解決できる可能性もあります。訴訟を申し立てた場合、訴訟の判決文が債務名義になりますので、それによって強制執行が可能になります。
弁護士による契約書レビューのメリット
自社で作成した契約書や他社から差し入れられた契約書については、そのまま使うのではなく先述したような確認が必要です。それを契約書レビューと呼びます。当事務所では様々な契約形態の契約書レビューに対応しており、素早く契約書を確認した上で、問題点と改善方法をアドバイスいたします。
弁護士による契約書レビューには以下のような様々なメリットがあります。
自社のビジネスに合致した契約書にできる
契約書は、一般的な法的リスク、ビジネス上のリスクに対応するために、各企業の実情に即している必要があります。過去に起きたトラブルや、問題を把握した上で、それらの懸念にも対応できるようしておかなければなりません。弁護士は、経営者様や担当者様に丁寧なヒアリングを行って、事業形態やビジネス上の独自のリスクを把握した上で、契約書の確認を行います。
リスクとビジネスのバランスを取りながら調整ができる
契約書は、「いかに自社が有利にするか」という観点で確認をしがちですが、それだけではビジネスの契約書としては最適とはいえません。自社に有利になるような修正を相手方に求めたがために、契約が成立しなかったり、取引規模が縮小したり、今後の契約の継続に悪影響を与えたりするようでは本末転倒です。しかしながら、企業法務を専門としている弁護士であれば、ビジネス上の立場や利益を考慮した契約書レビューが可能です。
リスクコントロールが可能になる
契約書を弁護士が確認することで、その契約に潜む法務上のリスク、ビジネス上のリスクを洗い出すことができ、想定できるリスクに対応できる条項の作成が可能になります。損害賠償請求についての上限額の設定、契約の解除事由についての規定等を設けることで、様々な事態に備えることができます。
実際の取引に合致した契約書にできる
企業間で取り交わされる契約書の多くが、テンプレート、ひな形の流用であり、実際の取引に即していてないものが多いです。契約書だけを確認すると、一体何の取引について規定してあるのかわからないものもあります。しかし、弁護士にレビューを依頼することで、実際の取引内容を反映した最適な契約書となります。
契約後のトラブルについて迅速に対応できる
契約書レビューを行った弁護士は、契約内容や社内の事情を把握していますので、その契約においてトラブルが発生したときに迅速な対応が可能です。速やかに現状を把握した上で、すぐに事案解決のための事案対応に着手できます。例えば、契約締結時の経緯や交渉内容を知っていれば、契約書の内容だけでなく、契約書に記載のない事情や紛争の種についても把握しておりますので、ヒアリングの時間短縮が図られるだけでなく、より適切な解決に向けた対応も可能となります。
継続したリーガルリサーチと情報提供
弁護士に契約書のレビューと継続したフォローも依頼した場合は、最新の法改正に関する情報を速やかに提供することができます。直近では、民法が大きく改正されて、各契約の解釈等も変更されました。そういった情報を入手した上で、最新法令に適合した契約書への修正案を提案することもできます。
フォーマットの作成依頼が可能
事業提携や協業によるプロジェクトなど、非日常的な契約ではなく、日常的に取り交わされる業務委託契約や、売買契約等の契約においては、その都度ゼロから作成するのではなく、弁護士が作成したフォーマットを用いることもできます。外注先と取り交わす業務委託契約書や、継続して販売している商品の売買契約書等です。これらのある程度同じ契約が繰り返されるものについては、弁護士に依頼して、自社の状況や契約にマッチした内容の契約書のフォーマットを用意しておくことで、効率的に契約業務を進めることができます。
ビジネスで契約を取り交わす場合は、法務上のリスク、ビジネス上のリスクを洗い出した上で、それに対処可能な契約書を作成する必要があります。ただし、自社の業務内容や取引内容に合致した契約書を作成しなければ、大きな損害をこうむるリスクがあります。
相手方から差し入れられた契約書をそのまま使ったり、テンプレートの契約書を使ったりすると、様々なトラブルを引き起こす可能性がありますので、契約書を取り交わす際は弁護士にご相談ください。弁護士法人キャストグローバルでは、顧問社数270社以上、各専門を持った弁護士が約30名所属しており、契約書のレビューや作成に関するご相談、ご依頼を広く受け付けています。丁寧にヒアリングした上で、最適な契約書となるように全力で対応させていただきますので、お気軽にご相談ください。
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