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コンプライアンスにおけるアーチャーズパラドックス – ACFE JAPAN | 一般社団法人 日本公認不正検査士協会
コンプライアンスにおけるアーチャーズパラドックス
2021年10月14日
執筆者:Raina Verma, CFE
アーチャーズパラドックスとは、的を射るためには矢が弓の近くでたわまなければいけないという考え方です。これを実現するには、適切な柔軟性を持つ矢が必要になります。利益相反や従業員の行動規範、インサイダー情報、機密情報の管理、内部告発やホットラインなどを含む、不正対策のポリシーとプロとしての誠実さに関わる組織内のコミュニケーションは、恐れや緊張感、噂に取り組み、減らすことを目標にしなければなりません。組織に属する人が誰でも気軽に潜在的な倫理問題を持ち出すことができるようにするべきです。
したがって、組織のコミュニケーションが恐れを取り除くことを目的にしているのならば、アーチャーズパラドックスについて考えてみましょう。あなたのとるコミュニケーションはフレキシブルであるべきで、定期的なコミュニケーションの中で、また議論されていることのデモンストレーションの中で、曲がったり形を変えることをいとわないはずです。矢が的に当たる前に何回か前後にたわむのと同じように、プロとしての誠実さの重要性を主張するために、我々は従業員との議論やトレーニングを繰り返して、我々の価値を思い出させなければなりません。
トレーニングプログラムの成功には、1回限りで従業員の形式的な承認を得るものではなく、メッセージを様々な形で繰り返し発信することが必要です。トレーニングプログラムの完全な理解には、この継続的な工程でしかたどり着けません。
組織はコンプライアンスプログラムの構築をどこから始めるべきか
コンプライアンスプログラムの中で最も重要なのは詳細なコミュニケーションプランです。
我々が通常目にするもの:
組織が社内ポータルサイトにポリシーを掲載し、従業員に「既読」マークをつけるよう求めます。このやり方は、会社は社員にポリシーがあることを気づかせることはできますが、ポリシーを真に受け入れたことを示すものではありません。
我々が目にするべきもの:
プロとしての誠実さをコアバリューとして明示する組織文化。このメッセージは、しっかりと練られたコミュニケーションプランと継続的な工程の中で各従業員に届けられるものです。
組織はどのようにプランを策定しコミュニケーションすればよいか
コミュニケーションとは一回きりの演習ではなく、その単語が示す通り情報の伝達と交換です。組織はコミュニケーションポリシーに関連して、不正対策や金融犯罪のコンプライアンスに関する社内の専門知識を構築するべきです。
私はプロとしての誠実さが優先されず、本当に必要でふさわしい意義と重要性を与えられていないポリシーのコミュニケーションプランを目にすることがあります。しかし違反や違反の認識に対処する場合は、従業員に対する実質的かつ明確な懲戒処分を規定しています。場合によっては、インシデントに関するポリシーについて従業員が唯一接するのが「既読をつける」演習だけの場合があります。
その代わりに、組織は従業員と定期的に情報交換することを目指すべきです。情報共有とは社内誌やメモとして発信するよりも、紙に落とし込み、シンプルにし、事例を紹介し、フィードバックを求めることです。組織が全体的な意識向上プログラムを策定した時に、従業員がコンプライアンスについて自由に話し合えるようになるでしょう。
ほとんどの場合、組織は社内や外部企業と契約するなどして不正対策トレーニングを散発的に実施します。チラシやプレイスカード、メールやニュースレターは役に立ちますが、計画性や継続的な工程に向かうビジョンがなければ、こうしたアイテムはただの補足にしか感じられないでしょう。一致団結できるコミュニケーションプランがなかったり、メッセージに矛盾があると、従業員が雇用主を信用することは難しいでしょう。
実際、金融犯罪コンプライアンスに関する懐疑論が高まるかもしれません。もし組織が継続的かつ定期的に不愉快な仮説のシナリオに集中し続けるなら、その状況が実際に生じた時に報復の恐れが減り、従業員が行動を起こすことができます。このことが、明らかになった事柄と、従業員や組織のパフォーマンスに潜在的にどう影響するかとのバランスをとります。
これは一つの部署のだけの責任ではありません。一人の従業員の責任でもありません。あらゆるレベルにおいても重要なメッセージです。
トレーニングプログラムに何が欠けているのか
基準に達していないトレーニングプログラムによくあるのが、カスタマイズ要素です。どの従業員も組織内での役割と責任に基づいた個々のアクセスレベルがあります。それではなぜ、聴衆に合わせてコンプライアンスコミュニケーションをカスタマイズしないでしょうか? 従業員に対して書面で伝える事柄と現場で伝えることはどちらも極めて重要です。いろいろな言葉遣いや触れ合いの中にあるコツが特定の聴衆にとっては重要となります。
新型コロナウイルスの大流行で様々な課題や悲しみに直面する中、大半の組織がコミュニケーション方法の変更を強いられました。我々はこの危機から学び、より効率的にコミュニケーションをとることができます。もし、あなたは信条を持っているのにぱっとしないコミュニケーションプランしかなくても、それは嬉しい悩みですー少なくともあなたは何から始めるべきかを知っているからです!
コミュニケーションを取り始めて従業員の声が返ってきたら、アーチャーズパラドックスを思い出してください。あながた柔軟性を保って調整し続ければ、最後には目標を射抜くことができるでしょう。
英文タイトル :The Archer’s Paradox of Compliance Communication
英文記事リンク:https://www.acfeinsights.com/acfe-insights/archers-paradox-compliance-communication
原文掲載日:2021年6月21日
翻訳:ACFE JAPAN事務局
※わかりやすさを優先させるため、意訳を行っています。ACFE JAPAN (一般社団法人 日本公認不正検査士協会) 公式の邦訳とは異なる表現を使用している場合があります。