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マイナンバーを使う直前になって焦って収集することのないよう、早めにマイナンバーを収集しておきましょう。特に、従業員数が1000人を超える事業者など、マイナンバーを収集する対象者の多い会社では、収集の方法にも工夫が必要でしょう。
マイナンバーの収集時期
マイナンバーは、源泉徴収票、支払調書などに、2016年1月以降に記載が必要となるもので、退職することなく今年1年間勤め上げた社員の場合には、マイナンバー収集が必要となるのは年末調整のときとなります。
しかしながら、次の場合にはマイナンバーが早めに必要となりますので、早めの収集をしておきましょう。
☞ 2016年1月以降に雇う短期アルバイトの給与
☞ 講演・原稿作成など単発の外部委託者への報酬
☞ 2016年3月の区切りでの退職
☞ 2016年4月の年度初めの新卒採用
マイナンバー収集の対象は?
会社がマイナンバーを収集しなければならないのは、従業員の社会保険・源泉徴収・税金納付などの手続きに必要となる場合で、主に、従業員と、その扶養親族のマイナンバーが必要となります。
また、外部業者に委託して仕事を行ってもらっている場合には、報酬から源泉徴収を行う必要がありますので、マイナンバーの収集が必要となります。
マイナンバーの収集方法の流れ
利用目的を特定して収集
マイナンバーは、税・福祉・社会保障の分野にしか利用することができないと法律で定められていますから、マイナンバーを収集するときには、この法律の範囲内で定められた目的でしかマイナンバーを利用しないことを、利用目的の特定・明示によってはっきり示しておく必要があります。
このとき、利用目的を特定することによって提出先が明らかになる場合には、提供先の明示は不要とされています。
したがって、マイナンバー使用の可能性のある項目を複数列挙して、明示した上でマイナンバーを収集するのがよいでしょう。
なお、マイナンバーのガイドラインでも、「当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知等を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で個人番号を利用することができる。」とされており、具体的に、以下のケースはマイナンバー利用目的の変更が認められるとされています。
1.当年以後の源泉徴収票作成事務に用いる場合
同一の雇用契約に基づいて発生する当年以後の源泉徴収票作成事務
2.退職者について再雇用契約が締結された場合
前の雇用契約時に提供を受けたマイナンバーについて、後の雇用契約時での利用
3.同じ雇用契約で健保へ利用する場合
源泉徴収票作成事務のためのマイナンバーを、同じ雇用契約に基づき、健康保険等に利用しようとする場合、本人への通知等により、その事務に利用することができる。
マイナンバーガイドライン(個人情報保護委員会)
本人確認とマイナンバーの収集
マイナンバーを収集する際に、従業員の本人確認を行います。この本人確認の手続きが非常に厳しく定められているのは、なりすまし等を防ぐためです。
本人確認の方法は、「身元確認」と「番号確認」を行う必要があります。この2つを確実に行わなければならないのですが、どのような方法で行うかは、「個人番号カードを持っているかどうか」で変わってきます。
個人番号カードを持っている場合
「身元確認」と「番号確認」が、個人番号カード1枚で可能となります。
個人番号カードは、通知カードとともに送付されてきた申請書を郵送するなどの方法によって、2016年1月以降入手をすることが可能です。個人番号カードの交付を受ける場合には、通知カードは返却しなければなりません。
個人番号カードを持っていない場合
個人番号カードを持っていない場合に、マイナンバー収集の際の本人確認の方法として適切な書類は、以下の通りです。
身元確認に利用できる資料
番号確認に利用できる資料
☞ 住民票(マイナンバー付)
☞ 住民票記載事項証明書(マイナンバー付)
なお、雇用関係にある場合など、明らかに本人に間違いないという場合には、身元確認を扶養とすることも可能です。
マイナンバーの収集は目的外で収集してはならず、目的外の利用は本人の同意があっても不可能です。まずは、利用する予定の目的を複数列挙し、マイナンバーを収集するようにしましょう。
その上で、マイナンバー収集の際には本人確認が必要で、個人番号カードを取得しておくのが円滑です。
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