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受付の仕事の具体的な内容
受付の仕事は来客対応が主な仕事です。ほとんどの企業や施設等ではセキュリティ上の都合もあり、来訪者を受け入れる時間が決まっています。
受付は、その時間より早く出勤し、必要に応じて制服に着替えたり朝の掃除をしたり、その他必要な準備をします。多くの場合、毎朝スタッフ間でその日のスケジュールを共有し、特別な来訪者がある場合などはどのように対応するかを確認しておきます。
また社内で何か重要な会議やイベントがある場合の対応、電話対応が必要な案件についても確認します。受付は無人に出来ないことが多いため、お昼休みなどの休憩は他のスタッフと交代しながら取ります。
来客対応に付随する業務
企業の受付の場合は来客の名前や会社名、面会を約束している社員の名前や所属部署、来訪目的などを確認して社員に内線電話で連絡をしたり、来客に入館証を渡したりします。来客を応接室や会議室への案内やお茶出し、タクシーを手配したりすることもあります。
来客への案内を的確に行なうためには、社内の組織がどのようになっていて、どの部署でどのような仕事をしているかといった業務内容を理解している必要があります。また会議室、応接室の場所はもとより、オフィス内のどこにどの部署が位置しているか、備品の保管場所なども頭に入っていなければなりません。
スポーツジムやフィットネスクラブといった施設の場合は、お客様への入会案内や入会手続きも受付で行なうことがよくあります。またショールームの場合は受付での手続きを済ませた後、そのまま施設内を案内することもあります。
企業・施設によっては来客の氏名、会社名などの情報を登録システムに入力したり、来館者数を集計したりします。病院であれば診察券、施設であれば会員証などを作成したり、必要な会計業務を行ったりします。
来客対応以外の仕事をすることも
受付では来客対応以外に会社や施設の代表電話を受けて担当者に取り次いだり、代表メールに届いたメール、FAXへの対応をしたりすることもあります。企業であれば企業案内、カタログ類の整理、病院であればカルテの整理などを行うこともあります。スポーツクラブなら貸し出した器具や着替え、タオルといった備品管理をすることもあります。
また企業によっては会議室や社内設備の予約管理や会議室の準備などを受付で行います。あまり規模が大きくない企業の場合は掃除やその他の庶務、雑務も受付が担当することがあります。
意外とハードな側面もある
受付の仕事は座って行う企業・施設もありますが、商業施設などでは立って行う場合もあります。長時間立ちっぱなしでもお客様に疲れた顔を見せることは決してせずに、笑顔で対応することが求められます。
また備品管理も受付で行う会社の場合やスポーツジムなど機材やタオル等の貸し出しがある施設の場合、荷物を運んだり、重い物の出し入れをしたりすることもあります。場合によっては外に出てお客様をお迎えすることもあります。寒い日、雨や雪が降っている日はつらいと感じるかもしれません。
企業・組織の顔として清廉さが求められる受付ですが、このように様々な場面で体力が必要になることもあります。受付の業務範囲にもよるので就職を目指す際はよく確認しましょう。
多くの人と出会える仕事
何と言ってもたくさんの人と接することができるのが、受付の仕事の魅力です。毎日、立場や考え方が異なる多くの人と会うことは人が好きな方にとってとても刺激的で、やりがいを感じられることでしょう。
短時間で人を見抜く目が養われたり、お客様の多様なニーズに対応していくことで勉強になったり、と受付の仕事を通じて人生経験が豊かになるのも魅力のひとつです。
受付に来る人の中には地理に不案内だったり、初めてで手続きなどが良くわからなかったりと色々な不安を抱えている人もいます。中にはアポイントメントを取らずに来訪したり、連絡なしに時間を変更して来訪したりする人もいます。
またビジネス上のトラブルやクレームを言いにくる人もいます。さらに機嫌が良い人も悪い人もいますし、言動が粗暴な人もいるでしょう。受付での対応への感じ方も人それぞれです。
受付はそのような多くの人と接する仕事なのでマニュアル対応のみでこなすことはできません。どのような来訪者に対してもおもてなしの心を忘れず冷静に、臨機応変に対応することが求められます。
様々な来訪者に的確に対応し、お客様から感謝の言葉をかけてもらえた時は受付としての最大の喜びを感じる瞬間ですし、大きなやりがいとなるでしょう。
おもてなしの心が磨かれる
受付は幅広いお客様に対応し、様々なニーズを満たすことが求められます。多くのお客様をおもてなしの心でお迎えし満足していただくためには、身なりや言葉遣い、表情も大切です。礼儀正しくはきはきと受け答えすること、お客様の色々なニーズに誠実にお応えすることといったビジネスマナーやホスピタリティも必要です。
そのようなスキルは仕事以外でも役に立つことが多々あります。多くの人とスムーズにコミュニケーションを図れることはプライベートでも強みとなるでしょう。
受付はお客様の個人情報を多く扱う仕事です。氏名、住所といった情報以外にもお客様の様々な事情を知り得る立場ですが、その情報を不必要に口外することは決して許されません。
個人情報の扱いに厳しい昨今、企業の顔である受付がお客様の秘密をバラすようなことはあってはならないことです。その自負を持ちながら仕事に臨むことは、受付のやりがいのひとつでもあります。
清廉さとホスピタリティが求められる仕事
受付は企業や施設を訪れるたくさんの人と最初に会う仕事です。企業・施設の第一印象を決める大切な仕事ですので、清廉さやホスピタリティの心が重要となります。
マニュアル通りにはいかないことも多々ありますが、冷静かつ的確に対応していくことで対人能力も向上していくことでしょう。多くのお客様と会う刺激とお客様からの「ありがとう」の言葉は大きなやりがいと感じられるでしょう。
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