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■ 強制的なお願いはNG
本来、依頼状とは「依頼を引き受けてもらえるか」を確認する手紙であり、手紙が相手に届いた時点では相手の承諾はまだもらっていない状態です。そのようなときに、手紙に書類などを同封して「〇月〇日までにこの書類に記入して返信して下さい」のように、承諾をすでにもらっているかのような書き方はマナー違反になります。また「〇〇さんは承諾して下さいました」など、相手が断りにくい内容を書くこともNGです。あくまでも依頼のみを心がけましょう。
■ 相手に絶対に迷惑をかけない意思を必ず書面に記す (お願いしにくい内容の場合)
依頼状の中には、連帯保証人の依頼や借金のお願いなど、相手に迷惑がかかる可能性を含むものもあります。そのような依頼には、相手側もトラブルに巻き込まれないかと不安に思うものです。必ず、依頼によって相手側に迷惑がかかることはない旨を文面にはっきり書きましょう。
以上のようなポイントをふまえて、依頼状を書く際の例文をご紹介したいと思います。テーマは「身元保証人の依頼状」です。
「拝啓 桜の花も散り始めるこの頃、〇〇様におかれましてはご健勝のこととお喜び申し上げます。平素はいつもお世話になり誠にありがとうございます。
本日は折り入ってお願いしたいことがございまして筆を執らせて頂きました。
私は〇〇大学を卒業し、この4月に株式会社▲▲に入社いたしました。入社にあたり、会社より両親以外の身元引受人を立てるように言われました。つきましては、〇〇様に私の身元引受人になって頂きたく、お願い申し上げる次第でございます。
お引き受け頂くにあたって、〇〇様にご迷惑をおかけすることは決してないよう日々努めますので、ぜひご承諾下さるようお願い申し上げます。
ご承諾頂ける場合は、4月中に必要書類を持ってお伺いする所存です。まずは略儀ながら書中をもちましてお願い申し上げます。
花冷えの候、くれぐれもご自愛くださいませ。 敬具」
いかがでしたか?依頼状はお詫び状同様、なかなか書きづらいものです。しかしマナーを学んで謙虚な姿勢を持って臨めば、相手にもその気持ちが届き良い返事がもらえるかもしれません。真摯な態度で誠意をも持って取り組んでみて下さいね。
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