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Cuando armamos un evento para la empresa o la institución de la que formamos parte debemos recordar muchos detalles. El primer consejo sería hablar con quienes proveen el salón, ellos estarán seguramente en contacto con diversos proveedores y podrán darnos buenos consejos. Pero aclaremos,  nosotros tenemos que saber qué queremos, es decir, pensar en  el tipo de evento y en los asistentes. Cuánto tiempo tenemos para cada actividad, cuál es el estándar de servicio al que los asistentes están acostumbrados. No es lo mismo una fiesta escolar que una convención de banqueros.
El menú es parte importante del evento, puede ser recordable para bien o para mal, y no hace falta mucho para dar una buena impresión. Simplemente ser original, dar alguna opción cuando es posible y la dimensión del evento lo permite. Asegurarse de que el servicio sea invisible pero efectivo.
Lo primero que tenemos que hacer es visitar las instalaciones para ver realmente con qué comodidades cuenta, no solo pensando en los asistentes sino en el personal del catering ¿Qué dimensiones tiene la cocina, qué equipamiento? Esto es lo primero que tenemos que saber a la hora de hablar con la empresa de catering. Lo más conveniente es que luego de especificar con qué recursos se cuenta, ellos mismos visiten el lugar.
Tenemos que saber qué servicios da el catering. Comidas, bebidas, alternativas veganas, alimentos para celíacos. Qué marca de café sirven, leche ¿Usan productos frescos, tienen alternativas envasadas? Todas las opciones son válidas, dependiendo de qué evento estamos armando.
¿Ellos proveen todo el personal, la vajilla, microondas, hornos, cafetera, termos, servilletas? Todo esto debe quedar claro, nadie quiere un sorpresa desagradable eses día. Lo mejor es visitarlos o que nos provean fotografías que den cuenta del servicio, ver sus uniformes, su vajilla, y todo lo que va estar incluido.
Tiene que ver con el servicio, pero tenemos que tener en cuenta la capacidad real de la empresa. Revisemos su página de internet pero también pidamos referencias. Un buen precio puede ser una trampa mortal para el evento si el servicio termina siendo malo.
No improvisemos, no probemos proveedores dudosos el día que nuestra empresa o institución se está mostrando al mundo. Porque eso es un evento, es el día que proyectamos nuestra imagen hacia afuera, y esa imagen es la que los asistente se van a llevar de nosotros.
Una vez que tuvimos en cuenta todos esos aspectos, existen distintas variantes. A todo hay que prestarle atención. Ya sea una reunión corta a la mañana con solo un desayuno o un evento de varios días. Todo debe salir según lo que pensamos. No está de más tener un fondo extra para imponderables. No olvidemos las leyes de Murphy.
Esperamos que nuestros consejos hayan sido útiles ¿Nos olvidamos de algo? No dudes en dejarnos tu opinión.