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El desayuno del lunes te ha hecho efecto. Son solo las once y ya has introducido en el CRM los datos de las tarjetas de visita que recopilaste en el evento de networking del fin de semana. Has creado una etiqueta para gestionar a estos contactos y has tecleado a toda velocidad cada correo de seguimiento.
Pero han pasado varios días y de los 60 emails de seguimiento has recibido… Una respuesta. ¿Qué vas a hacer ahora?
Tirar la toalla. El esfuerzo de redactar correos electrónicos de seguimiento lo podrías dedicar a conseguir nuevos clientes potenciales.
Trazar un plan para que con unas plantillas de emails de seguimiento aportes valor y cierres las oportunidades.
Si estás leyendo este artículo, es porque para ti solo existe la segunda opción. Los emails de seguimiento comercial pueden aumentar las conversiones y hacer que alcances tus objetivos de marketing y ventas. Necesitas que tus mensajes destaquen en la bandeja de entrada de tus clientes y posibles clientes.
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¿Qué es un correo de seguimiento?
El objetivo es recopilar información que ayude a avanzar en la relación y en el camino hacia la venta: para concertar una reunión, para pasar del plan gratuito al de pago, para que aumente la frecuencia de compra, etc.
Hace dos meses me puse en contacto contigo y aún no he recibido respuesta.
¿Podrías decirme si estás interesado?
¿Qué tasa de respuesta se puede esperar de un mensaje así? Seguramente el contacto no recuerda el email que le enviaste hace dos meses, no entiende el tono de tu mensaje ni en qué le puede beneficiar contactar contigo. Tampoco se ha tomado el trabajo de buscar tu anterior mensaje en su bandeja de entrada.
¿Por qué envías un correo de seguimiento?
Un cliente compra solo cuando está preparado para hacerlo. Los emails de seguimiento te ayudarán en esta carrera de fondo:
Ayudan a aumentar la conversión.
Generan confianza, con mensajes en los que tu marca se enfoca en el cliente.
Filtran tu audiencia, ya que sabrás quiénes conectan con tus ideas y quiénes nunca se comunicarán con tu empresa.
El trabajo que haces para que tus contactos avancen en el viaje del consumidor se basa en tres reglas:
Paciencia, ve más allá del corto plazo y haz un acompañamiento constante durante un periodo de tiempo largo.
Compenetración de los departamentos de la empresa para definir bien los roles en el seguimiento de ventas.
Herramientas: un CRM y una solución de email marketing.
Cómo redactar un correo de seguimiento
Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento es en lo que te tienes que centrar después de preguntarte cuál es el propósito de tu email y qué quieres conseguir con ese envío.
¿Ya lo tienes claro? ¿Lo has plasmado en tu plan de marketing digital? Pues entonces ya puedes pasar a memorizar los cinco aspectos clave a la hora de redactar tus mensajes.
1. Recordatorio de quién eres
¿Cuántas personas puedes conocer en una feria profesional o en un seminario? ¿Eres capaz de recordarlas perfectamente a todas? Lo mismo le sucede a tus contactos, por eso es importante que incluyas tu nombre, el nombre de la empresa para la que trabajas, tu cargo y el motivo por el que contactas de nuevo.
También puedes incluir un enlace que lleve a esa persona a una landing page en donde encontrará información de tu empresa.
2. Descripción rápida de tu anterior correo
Sabes que no eres la única persona que le escribe a ese cliente con fines comerciales. Pónselo fácil para que sepa quién eres, de qué va tu email y qué puedes ofrecerle.
Recupera tu propuesta de valor y recuérdasela de forma breve y directa, tal como la preparaste para un correo electrónico anterior de seguimiento.
3. Crea un asunto con gancho
Aprovecha los datos que te proporciona tu herramienta de email marketing para saber qué funcionó anteriormente y qué no. La línea de asunto de correo electrónico tiene que ofrecer la promesa de solucionar un problema o tratar temas que les interesen a los clientes y posibles clientes.
Si no convences a tus contactos desde el asunto, es posible que tu email de seguimiento acabe en la papelera. Suelen funcionar las preguntas retóricas o las referencias directas a los problemas u objetivos de tus leads.
¿Tienes un asunto con gancho que demuestre que tienes una solución para tus clientes?
4. Redacta un buen copy para tu correo de seguimiento
Aquí entran en juego varios elementos: el tono del mensaje, su longitud, el uso correcto de la ortografía y la gramática, la combinación de contenido textual y visual, el diseño y el estilo, etc.
Apuesta por un contenido breve y claro. Cuando tu contacto vea que tu email es ameno y cuenta con preguntas e instrucciones claras, responderte le resultará no solo fácil, sino también rápido.
¿Necesitas ejemplos de call to action? Son también un gancho que incitará a tus clientes y prospectos a, por ejemplo, solicitar una demostración guiada de tu herramienta o a apuntarse a tu próximo seminario en línea.
Revisa los correos electrónicos de seguimiento que redactaste anteriormente y analiza si el tono era demasiado formal y técnico, el texto era demasiado largo o difícil de leer y la maquetación de las imágenes.
5. No hagas lo mismo que en tu primer correo electrónico
Prueba cosas nuevas para descubrir qué les gusta a los contactos de tu base de datos y qué es lo que hace que abran tus mensajes.
Antes de enviar tus correos de seguimiento, piensa si tú como cliente los abrirías y leerías. ¿Los responderías?
Ten a mano la siguiente tabla cuando estés buscando inspiración:
¿Qué tienes que evitar?
Redactar emails de seguimiento estándar.
Usar asuntos que no aporten nada.
Escribir textos breves y directos.
Facilitar opciones de respuesta.
Dejar al contacto con dudas.
Incluir faltas de ortografía.
Enviar varios emails de seguimiento.
Tirar la toalla tras el primer email.
Tipos de correo de seguimiento
Hay un truco muy útil cuando quieres tener una batería de mensajes para recuperar clientes: usar plantillas de email para tus correos electrónicos de seguimiento y aprovechar las ventajas del marketing automation.
Así, siempre tendrás a punto algunos textos base y la estructura, y solo tendrás que preparar reglas para personalizar los mensajes según el punto del customer journey en el que te encuentres.
ActiveCampaign ofrece plantillas atractivas y fáciles de personalizar, para que puedas planificar tus campañas de seguimiento de manera constante, sin que sean excesivamente intrusivas, y generar ventas a medio y largo plazo. ¿Has echado un vistazo a estas tres plantillas de correo electrónico de seguimiento?
Te serán útiles e inspiradores todos los ejemplos de correos de seguimiento que verás a continuación, pero también tienes que poner de tu parte. Por ejemplo, tienes que adaptar los emails a tu propia voz y personalizarlos en función de la manera en que tuvo lugar el último contacto con el lead y de cómo se comunica tu marca.
Correo de seguimiento cuando el cliente solicita más información
Porque en una primera toma de contacto no revelas todas tus cartas, en este tipo de correo de seguimiento puedes añadir detalles adicionales que despierten el interés.
Incluso es posible que tu contacto te esté mandando emails con muchas preguntas y consultas.
Las preguntas indican que el prospecto está interesado. Lo que tienes que evitar en este caso es iniciar un intercambio interminable de mensajes que dificulten la venta o facilitar todas las respuestas. Necesitas pasar al offline y ayudar al cliente a diagnosticar su problema.
Correo de seguimiento tras un encuentro personal
Puede tratarse de un mensaje que envíes tras conocer a un contacto en un evento del gremio profesional al que ambos pertenecen, en el cual te ha mostrado su interés por tu cartera de servicios.
Este mensaje servirá para dar las gracias por la conversación que mantuvieron e introducir el propósito para seguir en contacto.
Correo de seguimiento para recuperar un antiguo contacto
Parecía que ese contacto con el que hablaste hace unos días estaba interesado en aceptar tu presupuesto, pero desde la última llamada no ha dado señales de vida y te ha llegado la alerta que programaste en el CRM para hacer un seguimiento.
Considera el tiempo de margen que tienes que dar antes de enviar el siguiente email para saber si aún está interesado y dejar en claro que has estudiado su empresa y sus desafíos y estás dispuesto a ayudar:
Correo de seguimiento después de dejar un mensaje en el buzón de voz
Solo necesitas explicar el propósito de tu llamada telefónica justo después de haber dejado un mensaje de voz, siempre de forma breve y mostrando simpatía. Te sorprenderá la tasa de respuesta de este tipo de email de seguimiento.
Correo de seguimiento tras enviar un presupuesto
Tienes que hacer todo lo posible para que el lead no pierda el interés. Ten en cuenta el canal a través del cual le has hecho llegar el presupuesto y planifica cuál es el momento más conveniente para incidir en los beneficios y los términos de la oferta.
Correo de seguimiento para conversiones no materializadas
Tienes una herramienta de email marketing y de marketing automation que te dice que el cliente hizo algo pero se quedó a medias. Organizaste una videollamada con su equipo para explicar las principales funcionalidades de tu servicio y sabes que ha consultado la landing que le facilitaste y el vídeo de la demostración.
Al igual que utilizarías cualquiera de estos ejemplos de email de carrito abandonado o plantillas de email para carritos abandonados para animarle a la conversión, puedes enviar un email de seguimiento para atrapar al lead en caliente y saber por qué no ha comprado, o conocer su opinión.
Correo de seguimiento cuando el cliente dice no estar interesado ahora
Si ahora no es el momento apropiado, ¿qué tiene que cambiar para que lo sea? Prueba a hacer una pregunta rápida, no para vender, sino para reunir comentarios de tus prospectos y clientes:
Correo de fin de la relación
Tirar la toalla no es una opción, excepto cuando has enviado varios emails de seguimiento y has detectado que tu contacto no ha abierto ninguno.
Deja siempre la puerta abierta a retomar el contacto en el futuro. Le puedes sugerir a esa persona que se suscriba a tu boletín informativo o que siga a tu empresa en redes sociales.
Mejores prácticas para tener éxito con tus correos de seguimiento
Para crear confianza y una mejor relación
Responde en el mismo tono que tu cliente para lograr una mayor personalización y establecer un vínculo de cercanía y afinidad.
Responde rápidamente para mostrar seriedad y compromiso.
Para estructurar el mensaje en torno a un problema que la empresa puede solucionar
Hazlo de manera que tu contacto entienda lo que le estás pidiendo. Prueba a plantear la siguiente estructura:
Medidas para solucionar el problema.
Para conectar con quienes han descargado información de tu web
Se trata de un caso diferente al de aquellos contactos que solicitaron información y respuestas específicas, pero también quieres saber cómo acercarte y ayudarle.
Las mejores pautas a seguir son las siguientes:
Responde lo más rápido posible, puede que el prospecto esté evaluando varias opciones a la vez (incluyendo a tus competidores).
Intenta averiguar por qué el contacto ha descargado, por ejemplo, tu ebook sobre tendencias en marketing digital y qué esperaba aprender.
Cómo automatizar un email de seguimiento
Con ActiveCampaign es muy sencillo automatizar tus emails de seguimiento. Como en cualquier campaña, partirás de un listado de contactos para crear un flujo de trabajo con las condiciones necesarias para que en el CRM se registre el seguimiento y puedas evaluar y optimizar tus emails.
Ejemplo de workflow para automatizar el seguimiento de contactos que se suscriben a través de un formulario web. Fuente: ActiveCampaign.
Tendrás un registro de los resultados de cada email de seguimiento enviado. Podrás hacer pruebas y test A/B, así como optimizar tus plantillas para conseguir el máximo de respuestas de tus clientes potenciales.
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Con la combinación de email marketing y marketing automation podrás desarrollar una estrategia integral para contactar y fidelizar a tus clientes. ActiveCampaign es una solución profesional para «hacer seguimiento de tu seguimiento».
Siempre que puedas, utiliza una herramienta que te proporcione plantillas para diseñar y enviar estos correos de forma masiva, pero, al mismo tiempo, personalizada. Con las plantillas agilizarás el proceso de diseño y el envío. Tendrás ideas para darle forma a cada correo que envíes e innovarás a la hora de llamar la atención en la bandeja de entrada de tus contactos.
Funcionalidades como la vista previa o el envío de test a personas de la empresa te servirán para evaluar internamente tus propuestas y aplicar cambios de forma ágil y rápida.
Recuerda: ¿abrirías, leerías y responderías el mensaje que has preparado? Si quieres añadir valor a la conversación, ten un objetivo, refleja tu propósito y personaliza la llamada a la acción de tus correos electrónicos de seguimiento.
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