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Hay muchas cosas que nos entusiasman de organizar un evento, ya sea que lo hagamos por cuenta propia o nos lo encargue nuestra empresa u otro tipo de organización.
Acá te queremos proponer que te encargues, sobre todo, de la parte más aburrida: programar y presupuestar. Dos actividades invisibles cuando todo sale bien y muy visibles cuando todo sale mal.
No pospongas la creación de tu presupuesto.
Para eso, primero tenemos que tener claro qué es lo que la gente tiene que recordar del evento (ambiente, comida, música, activaciones comerciales) eso nos va a ayudar a priorizar los gastos.
Cuantos más detalles agregues, más preciso va a ser tu presupuesto. Cada gasto subestimado es un atentado contra el presupuesto. También tené en cuenta los costos relacionados. Un salón más alejado puede significar un aumento de costos de transporte o la falta de un servicio que vamos a requerir.
Manejate con salones reconocidos. Generalmente van a poder recomendar proveedores y solucionar problemas que se te presenten en base a su experiencia previa.
No escatimes, por lo menos en los artículos que tienen que ver con tus objetivos. Un pequeño ahorro puede terminar dejando una mala imagen de tu organización.
Usá tu fondo de emergencia solo para emergencias. Puede ser tentador utilizar tu red de seguridad para agregar artículos, alguna extravagancia en tu menú o algún orador pago, pero vas a extrañar tu fondo de emergencias cuando lo necesites.
Transparentá la información necesaria con todos los involucrados en la organización. Después de crear tu presupuesto todos los involucrados en el evento pueden saber cuánto pueden gastar e incluso ayudarte a corregir el primer plan para lograr uno mejor
No tengas miedo de gastar No siempre el presupuesto más barato es el mejor y no siempre tus jefes o asistentes te van a recompensar o elogiar por gastar menos. Hay que gastar bien, en lo que vale la pena.
Escribí, poné todo en una hoja de cálculo, tareas y prespuestos, es una manera de organizar. Escribir es organizar y dar acceso al resto de los involucrados puede generar devoluciones positivas que mejoren el proyecto.