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Programas de facturación electrónica: más conveniencia para tu negocio
La digitalización llega a todos los ámbitos de las empresas (marketing, ventas, atención al cliente, etc.) y también a la forma en la que gestionas las facturas de tu negocio. Descubre las ventajas del software de facturación electrónica.
Hacia una contabilidad sin papeles
Durante mucho tiempo, la elaboración de facturas en papel ha sido un proceso laborioso y repetitivo, que conllevaba mucho tiempo y que suponía que la persona encargada no se pudiera centrar en tareas de más valor para la empresa.
Con el paso de los años, la factura se ha digitalizado y su elaboración se puede automatizar mediante los programas de facturación electrónica, que suponen un cambio hacia la simplicidad y hacia a la adaptación a las nuevas tecnologías.
Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro, o reducir los errores humanos son algunas de estas ventajas por las que todas las empresas deberían recurrir a los programas para facturas electrónicas a la hora de generar este tipo de documentos.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica se define como aquella que se expide y se recibe en formato electrónico, estando regulada en el artículo 9 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento en el que se regulan las obligaciones de facturación.
Cualquier factura, ya sea electrónica o en papel, debe garantizar:
Que es legible, esto lo facilita, por ejemplo, el programa de facturación electrónica que se elija para elaborar la factura.
Que es auténtica en cuanto a su origen.
Que su contenido se mantiene íntegro y no ha sido modificado ni manipulado.
Según el Reglamento sobre las obligaciones de facturación, la expedición de la factura electrónica se encuentra condicionada a que el destinatario dé su consentimiento.
¿Qué tipos de facturas electrónicas existen?
Básicamente, podemos diferenciar dos tipos de facturas electrónicas:
Las que tienen un formato estructurado. Pueden generarse de forma automática por un software de facturación electrónica. Además, para enviar la factura electrónica se utilizan también medios electrónicos.
Las que no tienen un formato estructurado. Consisten en una imagen que tiene el formato PDF, JPG o TXT, por lo que para ser gestionadas por el programa para facturas electrónicas del receptor es necesaria la intervención de una persona que lo realice de forma manual.
¿Cómo se garantiza la autenticidad de una factura electrónica?
La autenticidad e integridad de una factura electrónica se puede garantizar de las siguientes formas:
Con firma electrónica avanzada
Con el intercambio electrónico de datos (EDI)
Con otros medios que el interesado comunique a la Agencia Tributaria
Mediante controles de gestión de la actividad empresarial del sujeto pasivo
¿Qué beneficios aportan a tu empresa este tipo de facturas y, por lo tanto, cuáles son las ventajas de un programa para facturas electrónicas?
Los beneficios de utilizar un software de facturación electrónica y, por ende, de las facturas electrónicas que con ellos se generan son muy numerosos tanto para tu empresa como para el medioambiente. Entre ellas se pueden destacar los siguientes:
Con un programa de facturación electrónica se reducen los plazos para la gestión de las facturas y el cobro es más rápido
Se reduce el espacio que se necesitaba antes para almacenar las facturas en papel, pues ahora basta con un disco duro
Se reducen los posibles errores humanos en la elaboración de las facturas que pueden retrasar el cobro y producir un perjuicio a la empresa
¿Cómo emitir una factura electrónica?
Para emitirlas puedes utilizar un programa para generar facturas electrónicas que las elabore de forma automática en función de los parámetros que hayas establecido.
Los pasos a seguir son los siguientes:
Preparación. En el encabezamiento debe figurar la palabra factura, la fecha y el número, así como la identificación del emisor y del receptor de la factura (nombre, domicilio y NIF). Además, deberán incluirse el concepto, el importe a pagar, los impuestos aplicables y el total.
Creación. Con una programa de facturación electrónica podrás emitir la factura electrónica con todos los datos exigidos por la ley y guardar el documento. Es aconsejable incluir una firma electrónica para garantizar su autenticidad e integridad.
Envío. Para enviar la factura electrónica es posible utilizar el correo electrónico o subirla a una web de la que se la pueda descargar cada cliente accediendo con unas claves personales.
Conservación. Las copias de las facturas emitidas con un programa de facturación electrónica deben guardarse por si el archivo fuera de nuevo necesario (puede que la Agencia Tributaria realice una inspección y pida copia de las facturas emitidas a los clientes).
La factura debe ser expedida en el momento en que se realiza la operación, pero puede darse el caso de que se realicen labores periódicas y se incluyan en una misma factura diversas operaciones realizadas en un plazo de tiempo determinado (un mes), para un mismo cliente. Estas facturas se denominan recapitulativas.
De cada factura solo puede haber un original, por lo que si, por ejemplo, el destinatario pierde la factura que se le envió, se le podrá volver a remitir, pero deberá constar en la factura la palabra duplicado.
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Obligatoria con la Administración
Desde 2015, todas las facturas dirigidas a las administraciones públicas deben ser electrónicas. Además, desde julio de 2018 está en vigor la nueva normativa e-factura con carácter obligatorio para el subcontratista en relación con el contratista principal.
Tras generar la factura con el programa de facturación electrónica se almacena en un fichero de datos y de debe proceder a firmar electrónicamente mediante el certificado digital propiedad del emisor de dicho documento.
No todas las aplicaciones son capaces de generar facturas electrónicas, por lo que las empresas deben asegurarse de que su software de facturación electrónica es compatible con este tipo de facturas.
Para poder emitir facturas electrónicas, tanto el emisor como el receptor tienen que estar de acuerdo. De esta forma, no se puede obligar a ningún cliente a aceptar una factura electrónica.
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