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Si llevas años dirigiendo tu empresa gracias a hojas de cálculo de Excel, este artículo te va a interesar.
El uso de excel, aparentemente puede ser ideal para una empresa que no estaba digitalizada. Es la transición a la era digital más común en las empresas. Pero excel tiene una serie de carencias, que a medida que crece tu negocio, empiezas a notar más frecuentemente.
La pérdida de control es uno de los principales problemas. A pesar de tener toda la gestión de tu empresa imputada en la herramienta, acaba habiendo mucha desconexión entre toda la información recabada. Para poder saber dónde encontrar lo que andas buscando tienes que interrumpir el trabajo de algún compañero para preguntarle. Lo común es que los datos no estén actualizados por lo que la visión en tiempo real de los datos se queda en un pensamiento utópico de tu empresa.
Al darte cuenta de algunos fallos de excel, no poder compartirlo con el equipo, tener documentos duplicados en cada ordenador y alguna que otra fórmula que tenías preparada y funcionando pero que han roto; pasas a probar un servidor común.
Los servidores comunes son recibidos con los brazos abiertos, compartes los documentos y todos trabajan con el mismo, te olvidas de documentos duplicados. Pero en ocasiones, vuelves a sufrir otros inconvenientes en tu día a día, pues encontrar dichos documentos entre una marea de carpetas, dentro de carpetas, se vuelve una auténtica locura, por no mencionar el nombre de cada archivo, …final-ok-ok-definitivo.xls ¿te resulta familiar?
Independientemente de buscar los documentos, cuando los encuentras es un alivio, todo el mundo edita sobre lo mismo y está todo organizado… o eso crees. Los servidores comunes no permiten que haya una serie de restricciones según el usuario, si tienes permiso de edición, puedes editar absolutamente todo; y, en muchas ocasiones, esto es una funcionalidad que puede perjudicar a la empresa, pues hay campos con información sensible que solo deberían editarlos un par de usuarios.
A la hora de generar informes, excel puede llegar a ser de gran ayuda, pues en un par de clics consigues gráficas visuales con todos tus datos reflejados. Aunque también hay un inconveniente, hasta que no se generan esas gráficas, no hay ningún tipo de visión en tiempo real sobre cómo está yendo el negocio y ni mucho menos, cómo están funcionando el resto de departamentos. Esta ceguera interna puede propiciar fallos en la gestión de la empresa o problemas que se podrían haber previsto.
Por último, vamos a comentar el inexistente sistema de avisos de excel. ¿De qué sirve que una cifra se coloree de rojo si no voy a tener una notificación que me lo advierta? o ¿cómo puedo saber si alguna fecha importante se aproxima antes de que caduque el plazo? De cara a las cifras que reflejan la ‘normalidad’ en tu empresa, es fundamental tenerlas bajo control. El problema es que manejamos un gran volumen de información y es imposible hacer un repaso diario de todo. Lo ideal es que puedas decirle al sistema de gestión cuáles son tus reglas a seguir, y si algún número se sale de la norma, se genere un aviso automatizado al responsable.
Gracias a los automatismos de avisos, no hay excusas. Pero en Excel, esta funcionalidad tan básica y necesaria ¡¡no existe!!.
Por todo esto, y otras muchas funcionalidades más en la gestión interna de las empresas, existe Zinkee.
Con Zinkee puedes tener el control de tu empresa en un vistazo. Delega, prioriza, ordena y estate al tanto de todo lo que ocurre en tiempo real. Y lo más importante, aprovecha todas las automatizaciones para recibir notificaciones sobre lo que necesites en todo momento.
Se trata de una herramienta basada en un sistema “no-code” que significa, de manera muy básica y simplificada, que puedes hacer funcionar los procesos a tu forma de trabajar sin tener que saber nada sobre programación.
Espero haberte ayudado a entender que aunque excel exista en tu día a día, también hay otras alternativas para hacer tu trabajo muchísimo más eficiente y cómodo. Si quieres conocer más sobre sobre Zinkee, echa un vistazo a nuestra web o solicita una demo y nosotros te enseñamos en primera persona cómo funciona!
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