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El evento se celebrará en un recinto ferial (BEC), donde se utilizarán los pabellones 1,3 y 5, sumando un total de 51.000 metros cuadrados que llegan a los 20 metros de altura, y ventilaciones naturales que permiten la renovación permanente del aire. Adicionalmente, dispone de máquinas de ventilación forzada en todos los pabellones.
- El evento estará dividido en tres pabellones, con una presencia limitada a 2.080 participantes.
- Habrá un distanciamiento de 2 metros entre personas cuando ocupe su localidad.
- La zona de stands que solía acompañar al evento se elimina para impedir situaciones de concentraciones de personas.
- Se establecerán 2 zonas de descanso separadas, distribuidas y acotadas y con ventilación forzada.
- La Organización pide al participante el cumplimiento estricto de las normas que se recogen en este documento. Caso contrario el participante podrá ser expulsado del evento.
Será obligatoria una “declaración responsable” en la cual se confirma no haber tenido síntomas ni haber estado en contacto con nadie que los tenga durante los 14 días previos al evento. Esta declaración deberá rellenarse entre 24 y 48 horas antes de la apertura de acreditaciones a través del sistema de inscripción.
Gestión de colas durante la acreditación
Para evitar las aglomeraciones a la entrada del evento, las puertas se abrirán desde el día anterior al comienzo del mismo y se organizarán las colas en el pabellón número 3 dentro de un cuadrado de 2x2 metros marcados en el suelo.
Los participantes que asistan al evento deberán llevar la mascarilla puesta en todo momento.
Medidas de higiene y distanciamiento
- Los participantes deberán mantenerse en sus puestos durante el evento, o en las zonas designadas para actividades (zonas de espera, servicios y zonas de descanso).
- En las zonas de tránsito no estará permitido quedarse quieto ni reunirse. Se recomienda minimizar al máximo la deambulación por el evento y mantenerse en el puesto todo el tiempo posible.
- Será obligatorio el uso de mascarilla en todo el recinto y en todo momento excepto en las siguientes situaciones:
Zona personal de descanso, siempre y cuando se encuentren en el interior de  la tienda de campaña
Zona de pantallas, siempre y cuando se esté participando en una actividad de  la Organización que vaya a ser retransmitida a través de streaming y se pueda mantener una distancia de seguridad interpersonal suficiente
- En caso de modificación de la normativa vigente actual, estas medidas podrían contemplar cambios e incluirse nuevas situaciones en las que el uso de mascarilla deje de ser obligatorio.
- Se dispondrá de dispensadores de gel hidroalcohólico debidamente señalizados y de uso recomendable cada vez que se cambie de zona o se vuelva al puesto.
No se recomienda el uso de guantes desechables. Los guantes pueden producir una sensación de falsa seguridad que conlleven al relajamiento de las medidas de higiene por lo que solo se permitirán en caso de presentar reacciones alérgicas al uso de gel hidroalcohólico.
Será obligatorio el lavado de manos con agua y jabón en las localizaciones señaladas a lo largo de los pabellones, así como la aplicación de gel hidroalcohólico en caso de no disponer de un lavabo con agua y jabón a una distancia razonable.
- Los pabellones disponen de un sistema de ventilación que garantiza el cambio de aire constante.
Tránsito de las personas durante el evento
El diseño del área de partyplace contempla que, inmediatamente al lado de cada participante se encuentra un pasillo por el que pueden circular desde su puesto hacia otras zonas del evento.
No se permitirá que las personas puedan detenerse en dichos pasillos o en los pasillos de los pabellones, siendo estos para su uso exclusivo para trasladarse entre las distintas zonas del evento.
Zonas comunes – Fuera de las zonas de tránsito, donde se alternarán los usuarios
Los espacios comunes (como arenas de videjuegos o zonas de espera para incidencias de la red) además de requerir del uso de la mascarilla, priorizarán el lavado de manos antes y después de visitar dicho espacio.
Para garantizar una correcta higiene, se descontaminarán los aseos, así como las zonas comunes cada 8h como máximo. Las zonas de más uso, como barandillas o interruptores de mucho uso, se descontaminarán cada 4 horas.
Se permitirán las reuniones entre usuarios en la zona exterior de los pabellones en las zonas indicadas para ello. Se dejará indicado convenientemente la obligatoriedad del uso de mascarilla, así como del mantenimiento de la distancia interpersonal y el número máximo de reunión que establezca la ley en ese momento (6 a la fecha de la redacción de este documento).
Zona asignada – Puesto o espacio de descanso personal
Los asistentes al evento deberán hacer uso de las mascarillas siguiendo la normativa.
Estará permitido comer y beber en el puesto. Se podrá retirar la mascarilla en el momento exacto del consumo, debiendo estar sin la mascarilla el menor tiempo posible.
Excepcionalmente, debido a que el evento contará con una instalación eléctrica diseñada para un mayor número de asistentes, se permiten en el puesto sistemas de refrigeración de alimentos y bebidas que necesiten para su funcionamiento de corriente eléctrica. La nevera ha de caber debajo de la mesa. También se permiten hervidores de agua. Queda prohibido el uso de otros aparatos eléctricos fuera de los aquí mencionados.
El puesto es unipersonal y no es un lugar de reunión.
Se habilitarán dos zonas de descanso en los pabellones 1 y 3.
Cada una de ellas tendrá espacio para albergar una zona de descanso individual con un tamaño de al menos 2x2 metros para garantizar la distancia de seguridad obligatoria. Todas ellas estarán debidamente señalizadas en el suelo.
Las zonas de descanso serán personales e irán preasignadas a los participantes para evitar la deambulación en búsqueda de una zona de descanso preferida. Los participantes deberán instalar una tienda de campaña de uso individual en la misma, orientadas siempre en la diagonal de la zona y hacia la trasera de la tienda situada enfrente.
Durante el periodo de acreditación y durante la duración del evento, se dispondrá de personal de vigilancia que evitará la formación de aglomeraciones en los pasillos de la zona de descanso.
Se encontrarán delimitadas distintas zonas de espera para el acceso a zonas comunes como aseos o mostradores de las Áreas.
En dichas zonas, deberá esperar en los espacios designados y marcados en el suelo.
En caso de llegar a una zona de espera y encontrar el último espacio ocupado, se deberá regresar al puesto. No está permitido deambular en la zona hasta que se libere el último espacio de espera.
En la puerta de los aseos se instalará una “Zona de espera” para regular el acceso a los mismos. Se permitirá un aforo máximo de 1 persona por cada 4 metros cuadrados en los aseos.
El uso de mascarilla será obligatorio exceptuando los momentos de higiene personal y manteniendo en todo momento la distancia de seguridad. Se recordará la obligación del lavado de manos con agua y jabón previo a abandonar el espacio.
Área de Juegos – Arenas
En el caso concreto del Área de Juegos, se identifican dos zonas que requieren especial atención. El acceso a esas zonas se realizará previa reserva con confirmación a través de un sistema online.
Ordenadores de uso compartido
Se situarán los PC separados a más de 1,5 metros de distancia entre sí.
Se colocará un dispensador de gel hidroalcohólico en el acceso a la zona para que los participantes procedan a su uso antes de acceder a la misma.
Consolas de uso compartido
Se situarán las consolas distanciadas a más de 1,5 metros de distancia entre sí. Se instalará un splitter HDMI en cada consola del que se sacarán dos señales de vídeo.
Cada señal se enviará a un monitor situado enfrente del otro a una distancia de 2 metros. Delante de cada monitor se situará uno de los jugadores que deberán haberse descontaminado las manos con gel hidroalcohólico antes de acceder a la zona.
Puesto de Atención Médica
Durante la duración de todo el evento, se dispondrá en todo momento (24 horas) de una ambulancia.
El personal del puesto de atención médica será el responsable de las actuaciones con los casos sospechosos de la enfermedad siguiendo en todo momento el protocolo de actuación de OSAKIDETZA.