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Los eventos corporativos deben cumplir su objetivo primario que puede ser la presentación de un producto o un servicio, agasajar a nuestros empleados y proveedores o producir una noticia, pero no hay forma de cumplir ese objetivo si no logramos la atención de los asistentes.
Lo más difícil en un evento corporativo no es ni la logística, ni el presupuesto, lo más difícil es el público. Los asistentes al evento son los mismos que asisten a un evento deportivo o a un espectáculo de música.
Cuando preparamos un evento hay muchas cosas que tenemos que atender, el catering, el salón, la logística de los invitados, puede ser tan complejo como montar una pequeña empresa que se consumirá en un día o dos, y todo será en vano si no logramos que los asistentes se lleven el mensaje que queremos transmitir.
Entonces, identifiquemos bien el problema.Nuestro enemigo número uno será el aburrimiento. Por eso, una vez que todo está pensado, si la dinámica del evento es una repetición hasta el hartazgo de todo lo que los invitados están acostumbrados a ver, iremos inevitablemente al fracaso.
¿cómo evitar el fracaso del evento en tres simples pasos?
Dentro de lo posible, tratemos de evitar que los asistentes tengan su atención repartida. Esto es más o menos fácil cuando se trata de un ciclo de conferencias, pero no es fácil en una exposición donde existen distintas estaciones. Podemos por ejemplo ordenar un salón por temas. Así se trate de un evento de servicios informáticos, de editoriales o de herramientas industriales, no debe parecer que el ordenamiento es puramente aleatorio y que el asistente debe esperar cualquier cosa, en cualquier momento, en cualquier lugar porque esto va a producir un efecto de ansiedad en el asistente que no va a saber si está en el lugar correcto o debiera estar en la otra punta de la exposición. Ordenemos entonces las activaciones de cada stand para que sean previsibles y no se solapen con otras actividades.
En un ciclo de conferencias, por ejemplo, se hace muy duro asistir a 3, 4, 5 presentaciones del mismo tipo, la misma duración y la misma estética. Tratemos de romper la monotonía alternando distintos tipos de intervenciones: conferencia, taller, activaciones, videos, etc.
Todo puede organizarse atendiendo a un objetivo. Crear una narrativa es lo contrario de la monotonía. Es darle al invitado una historia del evento, con por ejemplo conferencias iniciales generalistas, temas más específicos hacia la mitad del evento y un ciclo participativo hacia el final para definir acciones a futuro.
Lo mismo puede hacerse en una exposición, proponiendo un recorrido que vaya desde los productos más masivos hacia los específicos y las apuestas a futuro.
En la sala Siranush estamos esperando su consulta, en uno de los salones históricos de la Ciudad de Buenos Aires, para ponernos a su servicio