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Formar parte de una organización muchas veces significa trabajar con personas que no están en el mismo lugar, lo cual hasta hace unos años resultaba en una gran desventaja ya que esto significaba tener una muy mala o inexistente comunicación, viajes frecuentes, enormes cantidades de inversión económica y de recursos en ellos.
En la actualidad, existen herramientas que nos permiten comunicarnos instantáneamente y ayudan a los equipos a tener una comunicación efectiva sin importar en dónde estén, muchas veces incluso con solo su móvil y conexión a internet. El objetivo de estas herramientas es que equipos puedan comunicarse entre sí con las menores complicaciones posibles y que a su vez esto mejore la colaboración que hay en la empresa sin importar en dónde estén los empleados.
Algunos de los beneficios que se presentan al utilizar herramientas en las que se pueden tener reuniones y mensajería online es el poder colaborar en proyectos sin tener que cambiar de ubicación, evitar tiempos y gastos en traslados, colaborar desde cualquier lugar con solo tener internet y un dispositivo que soporte la herramienta y mejora las posibilidades de que una persona con una agenda muy ocupada pueda asistir a una reunión. Al utilizar este tipo de herramienta también se evita tener una junta saturada, algo que es muy propenso a pasar cuando se tiene a muchas personas en una sala, lo cual causa la pérdida del control sobre la atención de las personas.
Utilizar herramientas de comunicación instantánea nos ayuda a mantener a las personas involucradas en el proyecto informadas y envueltas, además de que mantiene al equipo organizado y actualizado en todos los avances que se tienen sin necesidad de dejar un lugar.
Otra de las cosas que mejora la comunicación en las reuniones en línea es que, al contrario de con la mensajería, tener comunicación visual y auditiva ayuda mucho a expresar y desarrollar mejor las ideas y mejora la brecha que hay entre la comunicación virtual y la física.
Una de las soluciones creadas para satisfacer esta necesidad en el mercado es Teams, la herramienta de Microsoft que se encargan de mantener contactados a todos los contactos de una organización y a externos que sean invitados para permitir que realicen reuniones de hasta 250 personas. Teams permite compartir archivos de la nube instantáneamente, acudir y organizar reuniones, enviar mensajes, organizar equipos, grupos de chat, entre otras funciones que permiten que los equipos se organicen y se mantengan al tanto día a día. Si te gustaría conocer más acerca de Teams, puedes obtener más información aquí.
Utilizar una herramienta que nos ayude a realizar reuniones en línea nos permite mejorar la productividad, comunicación, colaboración y organización que un equipo tiene al trabajar en un proyecto, realizar reportes y generar resultados, todo esto ahorrando grandes cantidades de tiempo y dinero. Has pensado ¿Cómo trabajaría tu empresa si utilizara una herramienta como Teams?
Strickland, J.(S.F.) Is online collaboration the future of how companies do business? HowStuffWorks.
Warren, G. (2019) The Benefits of Online Collaboration Tools. Lifewire
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