Focus To Assess Factors/Indicators/Sources Understanding the External Environment Administrative and legal framework Policy, legislation regulations, laws Social/cultural environment Norms, values, beliefs, attitudes in society, literacy Economic environment GDP, inflation, growth, debt, IMFconditionality, wage/price structure, community economics, hard currency access, government funding distribution External political environment Form of government, distribution of power, access to government resources, allocation decisions, political will Technological and ecological environments Infrastructure, utilities, geography, technological literacy, information technology, climate Major stakeholders Clients, donors, beneficiaries, government ministries, other institutions Measuring Organizational Performance Effectiveness Organization performance: major achievements, general level of organizational productivity defined according to the organization’s mission and values, utilization of results Staff performance: clients served, quality of services/products) Service performance: support to research community, transfer technology Efficiency Rates costs/services Staff productivity: turnover, absenteeism, outputs Administrative system efficiency Identifying Organizational Motivation History Date and process of founding, major awards/achievements, major struggles, changes in size, program and leadership, other projects and loans through IFI’s or funding agencies Mission Evolution of mission statement, organizational goals, role of mission in shaping the organization, giving it purpose and direction, articulating research/research products that are valued Culture Attitudes about working, attitudes about colleagues, clients or stakeholders, values and beliefs, underlying organizational norms that guide the organization Incentive and reward system Key factors, values, motivations to promote productivity, intellectual freedom, stimulation, autonomy, remuneration, grant access, opportunity for advancement, peer recognition, prestige Determining Organizational Capacity Strategic leadership Leadership: managing culture, setting direction, supporting resource development, ensuring tasks are done Strategic planning: scanning environment, developing tactics to attain objectives, goals, mission Niche management: area of expertise, uniqueness, recognition of uniqueness Financial management Financial planning: operating expenses, forecast future monetary needs and requirements Financial accountability: rules for member use of financial resources, transparent/verified system Determining Organizational Capacity Organization structure Governance: legal framework, decision-making process, methods for setting direction, external links Operational: roles and responsibilities, coordination of labour, coordinating systems Organizational infrastructure Facilities management: adequate lighting, clean water, electricity Technology management: equipment, information systems, hardware/software, library Human resources Planning: recruiting, selecting, staffing, orienting Developing: performance management, monitoring, evaluation Career management: career development, training Maintenance: health/safety issues, gender issues, quality of working life Program and service management Planning: identifying needs, setting objectives, costing alternatives/developing evaluation systems Implementing: adherence to schedules, coordination of activities Monitoring: projects/programs, systems for evaluating progress, communicating feedback to stakeholders Process management Problem–solving: defining problems, gathering data Decision–making: creating alternatives, deciding on solutions, monitoring decisions Communications: exchanging accurate/vital information, achieving shared understanding among organizational members Determining Organizational Capacity Process management (continued) Monitoring and evaluation: generating data, tracking progress, utilizing information, changing and improving the organization Linkages and networking Networks: type, nature, appropriate membership, utility, coordination, cost–benefit Partnerships: type, nature, sustainability Electronic linkages: communication networks, information equipment, information resources, people of all skills/backgrounds
But À évaluer Facteurs/Indicateurs/Sources Connaître le contexte extérieur Cadre administratif et juridique Politique, règlements, lois Contexte social et culturel Normes, valeurs, croyances, attitudes sociales, alphabétisme Situation économique PIB, inflation, croissance, dette, conditions du FMI, structure des salaires/prix, économie locale, accès aux devises, répartition du financement public Conjoncture politique Régime de gouvernement, répartition des pouvoirs, accès aux ressources gouvernementales, décisions budgétaires, volonté politique Situation technologique et environnementale Infrastructure, services publics, géographie, savoir technologique, technologie de l’information, climat Principaux intéressés Clients, donateurs, bénéficiaires, ministères locaux, autres institutions Mesurer lerendement organisationnel Efficacité Organisation : principales réalisations, niveau général de productivité en fonction de la mission et des valeurs de l’organisation, utilisation des résultats Personnel : clients, qualité des services/produits Services : appui au milieu de la recherche, transfert de techniques Efficience Rapport coûts/services Productivité du personnel : roulement, absentéisme, produits Efficience du système administratif Examiner la motivation organisationnelle Histoire Date et mode de création, principales récompenses/réalisations, grandes luttes, croissance, évolution des programmes et du leadership, autres projets et prêts par l’entremise d’IFI ou d’organismes de financement Mission Évolution de l’énoncé de mission, buts de l’organisation, rôle de la mission dans la définition, le but et l’orientation de l’organisation, l’élaboration de produits de recherche appréciés Culture Attitudes face au travail, attitudes à l’égard des collègues, des clients ou des intéressés, valeurs et croyances, normes sous-jacentes qui guident l’organisation Système de mesures d’encouragement et de récompenses Facteurs, valeurs et motivations encourageant la productivité, liberté intellectuelle, stimulation, autonomie, rémunération, accès aux subventions, possibilités d’avancement, reconnaissance des pairs, prestige Déterminer la capacité organisationnelle Leadership stratégique Leadership : gérer la culture, orienter, faciliter le développement des ressources, voir à la bonne marche de l’organisation Planification stratégique : étudier la conjoncture, élaborer des tactiques de poursuite des objectifs, des buts, de la mission Gestion ciblée : spécialisation, spécificité, reconnaissance de la spécificité Gestion financière Planification financière : dépenses de fonctionnement, prévision des besoins monétaires Responsabilité financière : règles d’utilisation des ressources financières, transparence/vérification Structure organisationnelle Gouvernance : cadre juridique, processus décisionnel, méthodes d’orientation, liens extérieurs Opérations : rôles et responsabilités, coordination du travail, systèmes de coordination Infrastructure organisationnelle Gestion des installations : éclairage, qualité de l’eau, électricité Gestion de la technologie : appareils, systèmes d’information, matériel /logiciels, logithèque Ressources humaines Planification : recrutement, sélection, dotation, orientation Développement : gestion du rendement, surveillance, évaluation Gestion de carrière : perfectionnement professionnel, formation Maintien : santé/sécurité, égalité entre les sexes, qualité de vie au travail Gestion des programmes et services Planification : déterminer les besoins, fixer les objectifs, évaluer le coût des solutions de rechange, créer des systèmes d’évaluation Exécution : respect des échéanciers, coordination des activités Suivi : projets/programmes, systèmes d’évaluation des progrès, informationaux groupes intéressés Gestion des activités Résolution de problèmes : définir les problèmes, rassembler les données Prise de décision : trouver des solutions de rechange, choisir des solutions, en faire le suivi Communications : échanger des renseignements exacts/essentiels, amener les membres de l’organisation à s’entendre Suivi et évaluation : produire des données, suivre l’avancement, utiliser l’information, faire évoluer et améliorer l’organisation Liens et réseautage Réseaux : genre, nature, adhésion, utilité, coordination, rapport coûts-avantages Partenariats : genre, nature, viabilité Liens électroniques : réseaux de communication, matériel d’information, ressources d’information, experts de toutes sortes