In receiving an allegation or complaint, DIAND shall gather all relevant information available from the complainant, as follows: if the information is provided verbally, (i.e., by telephone or in person) the employee shall document the allegation or complaint using the Record of Allegation / Complaint Form (see Appendix E) confirm with the complainant the accuracy of the information once the above form is completed if the complainant wishes to remain anonymous, information such as name, address and telephone number should not be recorded in writing and the complainant must be advised if the information is provided in writing, the record will be classified as "Protected B" and treated accordingly, numbered copies will be made on a need to know basis only if the employee receiving the allegation/complaint is not the Coordinator, he/she will immediately refer the allegation/complaint to the appropriate Regional or National Allegations and Complaints Coordinator
Lors de la réception d’une allégation ou d’une plainte, le ministère devra rassembler toutes les informations disponibles provenant du plaignant incluant ce qui suit, sans toutefois y être limitées : si l’information est fournie verbalement (p. ex. par téléphone ou en personne), l’employé devra documenter l’allégation ou la plainte sur le registre d’allégation / plainte (voir appendice E) confirmer avec le plaignant l’exactitude de l’information une fois le formulaire indiqué ci-dessus rempli si le plaignant souhaite conserver l’anonymat, il ne faut pas enregistrer par écrit les renseignements tels que le nom, l’adresse et le numéro de téléphone et le plaignant doit en être avisé si l’information est fournie par écrit, le document sera classifié « protégé B » et manipulé de façon à rencontrer les exigences de cette classification , des copies numérotées seront faites seulement en cas de nécessité absolue si l’employé n’est pas le coordonnateur des allégations et plaintes, il devra référer l’allégation ou la plainte au coordonnateur régional ou national approprié