WO/PBC/6/2 page 148
• Fournir les services nécessaires à la tenue des conférences et autres réunions, y compris la fourniture par la voie électronique d’informations sur le calendrier et le lieu des réunions, l’affectation du personnel travaillant pour les conférences, l’assistance aux délégués, la production des listes de participants et l’appui pour les exposés multimédias et la diffusion sur le Web; procéder aux préparatifs nécessaires pour la tenue des conférences et autres réunions, y compris les estimations de coûts, l’établissement des calendriers et la réservation des installations (tant au siège de l’OMPI qu’à l’extérieur), l’engagement des interprètes et des opérateurs d’enregistrements sonores, l’appui logistique et l’organisation de réceptions officielles; envoyer les invitations et les documents pour les conférences et autres réunions (sous forme électronique et sur papier, dans les langues officielles), diffuser à l’intérieur et à l’extérieur de l’Organisation et archiver les documents; distribuer le courrier dans les bâtiments occupés par le Secrétariat; utiliser davantage l’Intranet de l’OMPI pour la distribution des avis au personnel, des ordres de service, des notifications et de l’information de caractère général; fournir un service de messagers-chauffeurs pour les besoins internes et les courses à effectuer dans le secteur de Genève; expédier, par la poste et d’autres services de messagerie ainsi que par la valise diplomatique, du courrier partant, y compris les brochures du PCT (en respectant des délais stricts), les documents, les lettres, etc., en faisant en sorte que soient utilisés les moyens les plus rentables et les plus efficaces, notamment des procédures de suivi; stocker et archiver les documents imprimés, assurer la production interne de CD-ROM et d’autres systèmes de stockage, utiliser des imprimantes rapides, améliorer la publication assistée par ordinateur et l’impression en couleurs.