(2) 개방형 표준 형식 채택의 장점
각국 정부가 이처럼 공공문서의 형식으로 ODF나 OOXML 등 개방형 표준을 채택하는 것은 다음과 같은 이유에서이다.
첫째, 공공문서의 작성, 열람과 보관이 특정기업에 고착화되는 문제를 해결할 수 있기 때문이다. 문서에 대한 권한을 공공기관과 국민이 보유하게 되면, 특정 기업이 운영을 중단하거나 사업전략을 바꾸어도 공공문서에 대한 장기적인 접근을 보장할 수 있게 된다.
둘째, 행정의 효율화와 국내 소프트웨어 산업육성·발전에 이바지할 수 있기 때문이다. 국민이 더욱 저렴하고 질 좋은 제품을 사용할 수 있도록 할 수 있는 선택권을 보장할 수 있으며, 국제적인 표준을 따르는 기술력 있는 오피스 제품 생산의 기회를 제공함으로써, 국내 시장을 넘어 해외시장으로 진출하는 계기를 마련할 수 있을 것이다.
셋째, 다양한 제작사들이 배포, 판매하는 애플리케이션들 간의 상호운용성을 향상시킴으로써, 소프트웨어들 간의 경쟁을 촉진하며, 상용소프트웨어의 업그레이드를 위한 라이선스 비용을 절약할 수 있는 이점이 있기 때문이다.