나. 주주총회 참석률 제고를 위한 소집통지제도 개선 및 정족수 부담 완화 방안
□ 주주들이 적극적으로 주주총회에 참석하도록 독려하기 위해서는, 정기주주총회의 의안을 충분히 검토하고 의결권을 행사할 수 있도록 소집통지 관련 제도를 개선할 필요가 있음
□ 2020년 개정 「상법 시행령」에서는 주주총회의 내실화를 위해 주주총회 소집통지시 사업보고서와 감사보고서도 함께 제공하도록 하였으나(제31조제4항), 주주총회 1주 전에 이를 제공하도록 함으로써 주주가 실질적으로 이를 검토할 시간이 촉박함
◦ 더욱이 외국인 주주가 상임대리인을 통해 의결권을 행사하려면 1주일 전에는 이미 의결권 행사내용을 통보하여야 하고, 국민연금과 같은 기관투자자의 경우에는 1주일 내에 내부 검토를 거쳐서 의결권을 행사하기에는 물리적 어려움이 있음
□ 따라서 주주들에게 충분한 의안검토 자료가 사전에 제공될 수 있도록, 현행법상 소집통지시기인 2주 전까지 감사보고서와 사업보고서를 주주들에게 통지 또는 공고할 수 있도록 하는 방안을 검토할 필요가 있음
□ 또한 회사와 주주간의 소통 강화 및 적극적인 의결권 행사 권유를 위해, 회사가 주주의 전자우편(이메일) 주소 등을 확보할 수 있도록 주주명부 관련 제도를 개선할 필요가 있음
◦ 「상법」]에서는 주주의 동의가 있으면 소집통지를 전자문서로 발송하도록 허용하고 있고(제363조), 개정 「상법 시행령」에서도 감사보고서와 사업보고서를 주주들에게 전자문서로 발송하도록 하고 있으나(제31조제4항), 회사가 주주의 동의를 받을 수 없고 주주의 전자우편 주소를 알기도 어려움
- 상장회사의 주주는 증권회사를 통해 회사의 주식을 매수하므로 회사가 주주의 동의를 직접 받을 방법이 없고, 증권회사가 주주와 계좌를 개설할 때 약관을 통해 주주의 동의를 사전에 받는 것도 허용되지 않는 상황임
- 전자주주명부를 채택한 회사의 경우에만 주주의 전자우편주소를 알 수 있는데(「상법」 제352조의2), 전자주주명부를 채택한 회사는 유가증권 상장회사의 6.9%(53개사), 코스닥 상장회사의 20.82%(260개사)에 불과함