그러나 우리나라는 현재 공공문서 작성에 관한 세부 규정이 마련되어 있지 않은 상황이므로, 정부 차원에서 적절한 정책 목표를 설정하고, 합리적이고 기술 중립적인 공공문서의 형식을 규정하는 것이 무엇보다 필요하다. 공공문서의 형식은 다음의 요건을 충족해야 할 것이다.
첫째, 국제적인 표준화 기구에서 승인되어 널리 사용되는 형식이어야 한다. 이는 웹과 모바일을 포함한 다양한 기기 및 운영체제에서 아무런 불편 없이 공공문서를 볼 수 있는 호환성과 상호운영성을 위해 필요한 요건이다.
둘째, 사용자의 필요에 따라 선택할 수 있는 다양한 애플리케이션이 지원되어야 한다. 국제표준을 지원하는 많은 애플리케이션이 무료로 제공되고 있으므로, 국민들이 이러한 애플리케이션을 이용할 수 있는 환경을 제공하는 것이 중요하기 때문이다.
셋째, 기득권을 가진 사람이나 조직에 의해 통제되지 않고, 투명하게 공개된 절차를 통해 참가자들의 폭넓은 공감을 얻는 방식으로 관리되며, 운영체제에 독립되고 소프트웨어 제작사에 종속되지 않으며, 로열티가 없거나 최소의 로열티를 지불하고 누구나 자유롭게 구현할 수 있는 문서 형식이 되어야 한다. 이럴 경우에만 진정으로 개방된 문서 형식으로 인정받을 수 있기 때문이다.
공공문서에 개방형 표준 문서 형식을 도입하는 것은 피할 수 없는 추세로 보인다. 따라서 우리정부도 공공문서 형식 채택에 있어 공정한 경쟁 환경을 조성하고, 소비자의 선택권을 확대함과 동시에 기존 문서와의 후방호환성 등을 고려하여 부작용을 최소화하는 중·장기적인 계획을 수립해야 할 것이다.