Ⅲ. 원본 종이문서 폐기와 전자화문서
1. 원본 종이문서 폐기의 고려사항
전자문서법에서 전자화문서(digitized document)는 종이문서나 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 문서를 말한다(제5조 제2항). 전자화문서는 일본 ‘e-문서법’에서 사용하고 있는 용어(電子化文書)로서, 종이문서 등 대상문서를 스캐너 등의 광학기기로 주사(走査)하여 대상문서와 동일한 내용과 형태로 변환하여 작성한 전자문서를 말한다(이해완, 2006). 원본 종이문서(전자화대상문서)와 전자화문서의 내용·형태의 동일성 요건, 전자화문서의 작성 방법·절차를 정하고 있는 전자화문서 제도는 관계 법령에서 의무로 규정한 문서의 보관을 용이하게 하여 종이문서 보관에 소요되는 사회적 비용을 줄이기 위한 것이다. 특히 종이문서와 전자화문서의 이중보관에 과도한 비용이 드는 등 사회적 손실을 야기하고 있어서 전자화문서가 공인전자문서센터에 보관되는 경우에 원본 종이문서를 폐기할 수 있도록 하려는 데 있다.