또한 도시계획위원회의 효율적 운영을 위해 위원회 개최 준비, 심의 운영, 심의결과 공지, 후속 조치까지 전 과정에 걸친 절차를 데이터베이스화해 관리할 필요가 있다. 뉴욕시 도시계획위원회는 홈페이지에 2021년 전체 회의 일정, 다음 회의 일정 및 안건, 이전 회의 결과 및 녹화된 회의(유튜브)를 공개하고 있으며, 또한 1938년부터 현재까지 도시계획위원회 보고서를 지역별, 안건유형별, 기간별 등을 기준으로 검색이 가능하다.
서울은 도시·건축위원회 통합관리운영 시스템을 구축하고, 도시계획위원회, 도시·건축공동위원회, 도시재정비위원회, 도시재생위원회, 건축위원회 등 5개 위원회의 회의 정보(위원회 유형, 개최일시, 장소, 안건 수), 안건 목록 정보(안건 수, 상정부서, 심의유형, 안건이력 등), 위원회별 운영기준 및 매뉴얼, 지침 및 세부기준, 관련 연구보고서 등을 제공한다. 도시계획위원회 위원은 시스템을 통해 안건 검토, 사전검토의견 등록, 관련 자료 확인, 심의결과 등록 등이 가능하며, 일반인은 심의기준·심의결과·심의일정 등을 확인할 수 있다.
도시재정비위원회·도시재생위원회 등 도시계획 분야와 연계된 다수의 법정 위원회의 증가, 위원회 심의 안건 수 증가에 따른 운영 과정의 효율성 제고의 필요성 및 코로나 19 등으로 비대면 회의의 증가와 4차산업혁명으로 인한 기술개발을 고려할 때, 효율적인 위원회 운영을 위해 통합관리시스템의 구축은 필요하다고 판단된다.