(3) 사전 출장 승인과 출장보고서 제출
의원이 민간부문으로부터 공무출장을 후원받는 경우에는 출장일 30일 전까지 윤리위원회에 신고하여 허가를 받아야 된다. 이를 위해서 의원은 출장신고서(Traveler Forms), 후원자신고서(Trip Sponsor Forms) 및 기타 출장관련 증빙서류를 윤리위원회에 제출해야 한다. 관련서류를 허위로 기재할 경우에는 연방법 제18장 제1001조에 따라서 5년 이하의 징역 또는 25만 달러 이하의 벌금형의 처벌을 받을 수 있다.
윤리위원회는 추가정보를 의원에게 요청하거나 출장신고서나 후원자신고서의 수정을 요구할 수 있다. 관련서류를 검토한 후에 윤리위원회는 출장을 승인하거나 거부할 수 있다. 출장승인 여부를 결정할 때 고려하는 요인은 의원으로서의 공무와 관련성, 의회의 입법 및 정책활동과의 관련성, 출장 중 수행할 공무활동의 정도 등이다.
의원은 출장을 마친 날로부터 15일 이내에 출장보고서(Post-Travel Disclosure Form)를 하원 사무총장에게 제출해야 된다. 출장보고서와 함께 제출되어야 하는 서류는 사전에 제출했던 출장신고서와 후원자신고서를 비롯하여 출장 중 구체적인 활동내역, 의원에게 지급된 실제 출장경비가 포함된 후원자 보고서 등이다.