전자화문서는 단순히 스캐너 장비로 생성한 스캐닝문서(scanned document)와 차이가 있다. 스캐너는 복사기 또는 팩스기처럼 작동하는 컴퓨터 장비의 일종으로 종이문서나 사진을 이미지에 광선을 반사하고 문서 표면에 반사된 빛을 측정하여 격자로 분할 후 0 또는 1로 나타내는 방식이다(Fred Galves, 2000).
그러나 전자문서법에서 말하는 전자화문서는 ‘전자화문서의 작성 절차 및 방법에 관한 규정’(이하 ‘전자화고시’라 한다)에 따라 생성한 전자문서를 말한다. 전자화문서는 종이문서나 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 문서이기 때문에 문서의 원본성 문제가 발생한다. 만들어질 때부터 전자적으로 작성된 전자문서는 전자문서 자체가 원본이지만 전자화문서는 종이문서나 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서라는 원본이 존재한다. 전자화문서는 전자문서의 일종이기는 하지만 작성될 때부터 전자문서인 경우와 차이가 있다. 그 효력에 있어서 전자화문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 종이문서의 보관을 갈음할 수 있다. 여기서 갈음할 수 있다함은 법령에서 의무화하고 있는 문서의 보관 또는 보존을 대체할 수 있다는 의미이다.