시의회의 행정을 총괄하는 사람은 시(市) 사무국장(city clerk)으로 시의회에서 2년의 임기로 선출하는데, 사무국장은 시의 모든 공식 서류와 기록을 관장하며, 시의회의 의사운영과 회의기록, 의안 및 의결문서의 보관 등 시의회의 행정사무를 총괄한다. 또한 시의회의 사무기구는 사무국장이 시의회의 승인을 얻어 부사무국장을 임명하며, 시의회의 동의 아래 필요한 사무직원이나 보좌진을 임명하는 권한을 지닌다. 부사무국장은 사무국장을 보좌하며 의회 내 상임위원회 회의에 참석하여 서기의 업무를 담당한다.
이는 시의회의 사무기구에 대한 전문적이고 효율적인 운영을 위하여 사무국장에게 인사운영과 행정책임을 부여하되, 시의회가 사무국장에 대한 직접적인 인사권을 지님과 동시에, 사무국장이 임명하는 시의회 사무직원에 대한 승인 또는 동의권을 지님으로써 시의회 사무국 전반에 대한 인적 자원관리의 통제와 감독권을 행사함을 의미한다.