나. 정책정보시스템의 필수 요소
○ 반응성(Responsiveness)
- 정책결정에 참여하는 결정자들의 요청에 의해 정책정보시스템에서 제공되는 정보는 무엇보다도 우선 정책결정자들이 요청한 이유에 입각한 필요한 정보이어야 함
- 구체적으로 어디에 사용될 것이며 왜 그러한 정보가 필요한지를 정확하게 파악하여 그것에 바탕을 둔 자료여야만 활용이 가능함
- 특정 정책을 다룰 경우 정책결정에 참여하는 사람들은 잘 모르고 그저 필요할 것이라고 가정해서 요구하는 경우도 있을 수 있으나, 이러한 경우라도 해당 국회의원이 관심을 가지고 있는 정책문제에 관한 구체적인 상황, 자료의 이용가능성 및 연관된 문제 등에 관하여 잘 조명하여 정말로 그 문제를 다루는데 유익한 정보를 정확하게 전달할 수 있어야 함
- 반응성을 높이기 위해 그 문제를 담당한 자문기구는 질의한 내용을 폭넓게 해석하고, 질의한 문제와 결부되어 있을지도 모를 또 다른 문제들을 찾아내어 분석함으로써 그들이 좀 더 폭넓은 시각에서 바르게 문제를 접근할 수 있는 정보를 제공해 줄 수 있어야 함
○ 시기 적절성(Timing)
- 한 정보가 의사결정시 정말 중요한 자원으로 활용되기 위해서는 무엇보다도 필요한 때에 제공될 수 있어야 함
- 아무리 중요한 정보라고 해도 필요한 시기를 놓치게 되면 해당 정책정보는 무용지물이 될 수 있음
- 특정정보는 때로는 시급한 정보일 수 있기 때문에, 의사결정자들은 시간을 다투어 필요한 정보를 요청할 수도 있음. 그러므로 정책정보시스템은 요청에 적절하고 빠른 분석과 정보를 제공하기 위하여 항상 각 분야의 변화동향을 정확히 추적하여 잠재적인 수요에 대비해야 함