2. 문서 형식 공개의 의미와 동향
(1) 기술의 진화와 공공문서
정보통신기술의 발전으로 전자문서가 종이문서를 대체하고, 웹2.0으로 진화하면서, 웹상에서 공공문서에의 자유로운 접근과 이용, 그리고 장기적인 보관이 그 어느 때 보다 중요하게 되었다. 무엇보다도 공공문서는 단순히 특정 공공기관 소유의 문서가 아니라 국가와 국민의 자산이기 때문이다. 따라서 모든 국민의 접근과 활용이 시공에 구애됨 없이 용이해야 할 것이다.
이를 위해서는 공공문서의 형식이 공개된 표준에 따르는 것이 매우 중요하다. 이메일의 경우 전 세계적으로 통용되는 국제 표준을 사용하여 애플리케이션이나 컴퓨터 운영체제에 관계없이 주고받는 것이 가능하다. 그러나 전자문서는 특정 제조회사의 기술에 종속되면서 호환성과 상호운용성 등의 측면에서 문제가 야기되고 있다.
이러한 점을 감안하여 공공문서의 형식을 개방형 표준으로 규정함으로써 공공문서의 개방성과 호환성을 확보하고, 자유로운 사용과 장기보관으로 문서이용의 지속성을 담보해야할 것이다. 여기서 말하는 공공문서의 요건은 문서가 최종적으로 저장되는 파일의 포맷이 구비해야 할 요건을 말하는 것이지, 문서 작성 프로그램(애플리케이션)의 성능이나 기종을 말하는 것은 아니다. 따라서 문서 작성 프로그램과 관련된 문제는 이 글의 논의의 대상이 아니다.