3) 의견수렴을 위한 정보의 간단명료한 제공
□ 의견을 수렴하고자 하는 정책 및 규제의 내용은 명확하고 간결하게 서술되어 응답자들이 쉽게 이해할 수 있어야 함.
◦ 내용은 평이한 언어를 사용하고 꼭 필요한 경우에만 전문용어를 사용하되 용어해설을 첨부해야 하며, 복잡한 개념의 설명은 가능한 한 명확히 해야 함.
◦ 서면 의견수렴을 위해서는 두 페이지를 넘지 않는 개요를 제공해야 함.
- 문서가 전문적인 내용을 담고 있다고 해도 모두가 이용하기 쉽도록 서술되어야 함.
· 즉, 개요를 읽은 응답자가 해당 규제가 자신들에게 어떤 영향을 줄 것인지는 물론 본문을 모두 읽어야 하는지를 신속히 결정할 수 있어야 함.
□ 의견수렴 정보는 종이 형태와 전자식 방법으로 모두 입수할 수 있도록 제공되어야 함.
◦ 특히 의견수렴이 시행된 날부터 인터넷을 통해 쉽게 찾을 수 있어야 함
◦ 또한 의견수렴절차가 모든 이해관계자들의 주의를 끌도록 해야 함.
◦ 따라서 인터넷의 사용 등 이해관계자 단체별로 가장 적합한 방법을 사용하여 의견수렴의 시작을 알리도록 해야 함
□ 응답절차를 간단하게 하고, 다양한 분야의 사람들을 대상으로 하며, 신중하게 대답하도록 하기 위해, 가능하다면 응답자들이 전자식 방법으로 응답할 수 있도록 해야 함.
◦ 따라서 사람들이 쉽게 접근할 수 있는 전자파일 형태로 문서를 제공해야 할 것임.
◦ 즉, 이용자 비용이 효율적인 의견수렴의 장애가 되어서는 안 됨.
◦ 단, 인터넷 또는 전자파일에 대한 접근이 용이하지 않은 응답자에 대한 고려도 반드시 있어야 할 것임.
□ 한편, 응답자들이 의견수렴절차에 대한 불만을 제기하거나 의견수렴절차를 개선시킬 수 있는 방안을 제시할 수 있도록 정부부처의 연락처를 제공해야 함.
◦ 동 연락처는 의견수렴을 실시하는 부서 외의 행정담당자이거나, 의견수렴 실시 부서의 책임자(co-ordinator)가 되는 것이 바람직함.