또한 숭례문 관리는 여러 단계의 위임-대리 방식으로 관리되고 있어서 사고발생시 관리에 대한 책임소재가 애매한 상황이었다. 숭례문의 관리주체는 문화재청이었지만 문화재청은 광역자치단체인 서울시에 관리를 위임하였고, 서울시는 중구청에 관리를 위임한 상태였다. 위탁관리자인 서울시 중구청은 숭례문광장을 새롭게 조성하여 개방한 2005년 7월에는 숙직시스템으로 숭례문을 관리하였으나 경비업체에 위탁관리한 후에는 숙직시스템을 유지하지 않았다. 이로 인해 유사시 인력으로 즉각적인 대응조치를 취하기에는 어려운 상황이었다.
위탁관리업체는 숭례문 야간감시를 위해 4개의 CCTV를 설치하였으나, 방화범이 접근할 수 있는 통로에는 CCTV가 설치되지 않아 야간 무단 출입자를 검거⋅차단할 수 없는 상태였다. 이러다 보니 숭례문 화재는 방화자가 계획적으로 방화한지 3분 뒤에서야 택시기사에 의해 발견･신고 되었다.
결과적으로 화재 당시 숭례문의 위탁관리자인 중구청은 야간감시시스템을 숙직에 의한 인적감시에서 무인카메라를 통한 체제로 변경하여 방화를 제어할 수 없었고, 무인 감시 카메라의 개수와 설치위치가 방화범을 통제하기에 적절치 못한 것으로 나타났다.