A Tanács határozata
(2000. március 27.)
a "Sisnet" elnevezésű kommunikációs infrastruktúrának a schengeni környezetben történő kiépítéséről és működtetéséről a Tanács főtitkárhelyettese által egyes tagállamok nevében kötött szerződéseknek a főtitkárhelyettes által történő igazgatására vonatkozó költségvetési szempontok pénzügyi szabályozásának megállapításáról
(2000/265/EK)
AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA,
tekintettel az Európai Unióról szóló szerződéshez és az Európai Közösséget létrehozó szerződéshez csatolt, a schengeni vívmányoknak az Európai Unió keretébe történő beillesztéséről szóló jegyzőkönyv (a továbbiakban: Schengeni Jegyzőkönyv) 2. cikke (1) bekezdése második albekezdésének első mondatára,
mivel:
(1) A Tanács főtitkárhelyettesét az 1999/870/EK határozat [1] feljogosítja arra, hogy a schengeni vívmányoknak az Európai Unió keretébe történő beillesztésével kapcsolatban a "Sisnet" elnevezésű kommunikációs infrastruktúrának a schengeni környezetben való kiépítésére és működtetésére vonatkozó szerződések megkötésének és igazgatásának céljából eljárjon egyes tagállamok képviseletében.
(2) A fenti szerződésekből eredő pénzügyi kötelezettségeket az Európai Unió általános költségvetése nem fedezi; ezért az Európai Közösségek általános költségvetéséről szóló 1977. december 21-i költségvetési rendelet [2] rendelkezései nem érvényesek.
(3) Ezért egyedi szabályokat kell elfogadni, amelyek meghatározzák a szerződések megkötése során felmerült költségek kifizetéséhez, a fenti szerződések megkötésekor azonnal felmerülő kötelezettségek teljesítéséhez, az érintett tagállamok által kifizetendő hozzájárulások visszaszerzéséhez, valamint a könyvek bemutatása és ellenőrzése érdekében szükséges költségvetés megállapítására és végrehajtására vonatkozó részletes eljárásokat.
(4) Az ilyen szerződések megkötésére vonatkozó szabályokat szintén meg kell határozni.
(5) Ez a határozat a schengeni vívmányok továbbfejlesztése a Schengeni Jegyzőkönyv értelmében,
A KÖVETKEZŐKÉPPEN HATÁROZOTT:
I. FEJEZET
Általános elvek
1. cikk
E pénzügyi szabályozás értelmében a költségvetésben minden egyes pénzügyi évre megbecsülik és előzetesen engedélyezik az 1999/870/EK határozatban említett szerződésekből eredő kötelezettségek teljesítéséhez szükséges bevételeket és kiadásokat.
2. cikk
Ez a pénzügyi szabályozás részletes szabályokat határoz meg a Sisnetre vonatkozó szerződések megkötését és az ilyen szerződésekhez szükséges költségvetés elkészítését és végrehajtását illetően.
3. cikk
(1) A költségvetés címekre tagolódik, amelyek a szerződések megkötését előkészítő intézkedésekre - így a Sisnettel kapcsolatos pályázati felhívások előkészítéséből eredő költségek fedezésére - előirányzott költségvetést, a Sisnet kiépítésének költségvetését és működési költségvetését tartalmazzák. Szükség esetén az egyes címek tovább tagolhatók fejezetekre és tételcsoportokra.
(2) Az egyes címek előirányzatai nem használhatók fel más címek kiadásaira.
4. cikk
A költségvetési előirányzatok a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás, különösen a gazdaságosság és költséghatékonyság elveivel összhangban kerülnek felhasználásra.
5. cikk
A bevételek csak akkor szedhetők be, illetve a kiadások csak akkor fizethetők ki, ha az egyik költségvetési tételcsoport javára, illetve terhére elszámolják azokat.
A 17. cikk sérelme nélkül a jóváhagyott előirányzatokon kívül semmilyen kiadás nem irányozható elő, illetve nem engedélyezhető.
6. cikk
(1) A 17. cikkre figyelemmel minden bevételt és kiadást teljes összegében, azaz előzetes beszámítás nélkül kell felvenni a költségvetésbe és az elszámolásba. A költségvetés minden bevétele minden kiadás forrásául szolgál.
(2) A pénzügyi év január 1-jétől december 31-éig tart.
(3) A 25. cikkben említett államok által egy pénzügyi évre annak kezdete előtt befizetett költségvetési hozzájárulások annak a pénzügyi évnek a költségvetésében kerülnek jóváírásra.
(4) Egy pénzügyi év kiadásait az adott költségvetési évben azok alapján a kiadások alapján utalják ki, amelyek elrendelése a pénzügyi ellenőrhöz legkésőbb december 31-éig megérkezett, és amelyekre a megfelelő kifizetéseket a számvitelért felelős tisztviselő a következő év január 15-ét megelőzően teljesítette.
(5) Amennyiben a 7. cikk nem rendelkezik eltérően, a jóváhagyott költségvetési előirányzatok kizárólag a rendelkezésre bocsátásuk pénzügyi évében megfelelően lekötött és kifizetett kiadások fedezésére, valamint a korábbi pénzügyi évekre vonatkozó olyan tartozások fedezésére használhatók fel, amelyekre nem vittek át előirányzatot.
7. cikk
(1) Az előirányzatok felhasználására vonatkozó szabályok a következők:
a) a fel nem használt előirányzatok a rendelkezésre bocsátásuk pénzügyi évének végén főszabály szerint elvesznek;
b) a január 1-je és december 31-e közötti megfelelő lekötésekből származó, december 31-én még mindig esedékes kifizetésekre vonatkozó előirányzatok csak a következő pénzügyi évre vihetők át automatikusan.
(2) Az (1) bekezdés ellenére január 31-éig a Tanács főtitkárhelyettese megfelelően indokolt kérelmeket nyújthat be a Schengeni Információs Rendszer Munkacsoporthoz (a továbbiakban: SIS-munkacsoport) a december 31-éig le nem kötött előirányzatoknak a következő pénzügyi évre történő átvitelére vonatkozóan, ha a következő pénzügyi év költségvetésében az adott fejezetekre nyújtott előirányzatok nem fedezik a szükségletet.
Az ilyen előirányzat-átvitel csak kivételes okokból javasolható.
A költségvetés végrehajtására vonatkozó jogának gyakorlása közben a főtitkárhelyettes, az igazgatási követelményeknek megfelelően, arra törekszik, hogy először az adott pénzügyi évre jóváhagyott előirányzatokat használja fel, és az átvitt előirányzatokat csak az előző előirányzatok kimerülésekor vegye igénybe.
A SIS-munkacsoport legkésőbb március 1-jéig dönt az átvitelre vonatkozó kérelmekről.
(3) Az egyik pénzügyi évről a következő pénzügyi évre átvitt előirányzatok elvesznek, ha azokat annak az évnek a végéig, amelyre átvitték, nem kötik le.
(4) Az (1) bekezdés b) pontja szerint automatikusan átvitelre kerülő előirányzatok felsorolását március 1-jét megelőzően megküldik a SIS-munkacsoport részére tájékoztatás céljából.
(5) A költségvetés végrehajtása során az átvitt előirányzatok felhasználása külön kerül feltüntetésre minden egyes költségvetési tételre a folyó pénzügyi év elszámolásában.
II. FEJEZET
A költségvetés elkészítése
8. cikk
(1) A költségvetés euróban kerül meghatározásra.
(2) A főtitkárhelyettes szeptember 30. előtt megküldi az előzetes költségvetési tervezetet a SIS-munkacsoport részére, és magyarázatot is csatol hozzá.
(3) A SIS-munkacsoport véleményt nyilvánít az előzetes tervezetről.
(4) A főtitkárhelyettes megállapítja a költségvetési tervezetet, és október 31-éig megküldi azt a 25. cikkben említett államoknak.
(5) A 25. cikkben említett, a Tanács keretein belül összeülő tagállamok az év vége előtt elfogadják a költségvetést.
(6) A költségvetést elfogadó döntés, amelyről a főtitkárhelyettes megfelelően tájékoztatja a 25. cikkben említett államokat, megjelöli azt az időpontot, amikor a fenti államok hozzájárulásai esedékessé válnak.
9. cikk
(1) Abban az esetben, ha a költségvetést a pénzügyi év elejéig nem fogadták el véglegesen:
a) havonta az előző pénzügyi év egyes költségvetési címeire jóváhagyott összes előirányzat egytizenketted részéig történhetnek kifizetések; és
b) a 25. cikkben említett államok hozzájárulásai a legutolsó megfelelően elfogadott költségvetés szerint kifizetett hozzájárulás egytizenketted részéig havonta lehívhatók.
(2) A kiadások és bevételek egytizenketted részének az utolsó megfelelően elfogadott költségvetésben szereplő összegek összesen háromtizenketted részéig történő felhasználására vonatkozó döntést a főtitkárhelyettes hozza meg, és arról értesíti a 25. cikkben említett államokat.
(3) Az utolsó megfelelően elfogadott költségvetésben rögzített összegek háromtizenkettedén felüli kifizetések engedélyezésére és hozzájárulások lehívására vonatkozó döntéseket a 25. cikkben említett államok hozzák, amelyek a Tanács keretein belül üléseznek.
(4) Az (1), (2) és (3) bekezdés értelmében hozott bármely intézkedést haladéktalanul be kell fejezni a költségvetés végleges elfogadásakor.
10. cikk
(1) A költségvetés bármilyen kiegészítése vagy módosítása ugyanolyan formában és ugyanazon eljárás keretében kerül benyújtásra, megvizsgálásra és elfogadásra, mint maga a költségvetés, amelynek a becsléseit módosítják.
(2) A számláknak a 46. cikk (1) bekezdése szerinti lezárását követő hónapban minden évben előterjesztik a költségvetés-módosítást, amelynek az a célja, hogy az előző pénzügyi év egyenlegét pozitív mérleg esetén bevételként, illetve negatív mérleg esetén kiadásként könyvelje el.
11. cikk
A költségvetés nyilvános.
III. FEJEZET
A költségvetés végrehajtása és a számvitel
12. cikk
A költségvetés végrehajtása során érvényesül az engedélyezési jog és a számvitel elválasztásának elve. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő, a számvitelért felelős tisztviselő és a pénzügyi ellenőr feladatai egymással összeegyeztethetetlenek.
13. cikk
(1) A bevételek és kiadások engedélyezésének feladatát a Tanács Főtitkárságának főigazgatója látja el. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő a költségvetést a főtitkárhelyettes nevében hajtja végre, és a jóváhagyott költségvetési előirányzatok keretein belül jogait az egyik igazgatóra átruházhatja.
(2) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő dönthet az egyes fejezeteken belüli tételcsoportok közötti átcsoportosításról. A SIS-munkacsoport hozzájárulása mellett az engedélyezésre jogosult tisztviselő dönthet az ugyanazon címen belüli fejezetek közötti átcsoportosításról. A SIS-munkacsoport ugyanolyan feltételekkel adja hozzájárulását, ahogy a költségvetésre vonatkozó véleményét meghozza.
14. cikk
A pénzügyi ellenőrzés feladatát a Tanács pénzügyi ellenőre látja el a tevékenységére vonatkozó szabályok szerint.
15. cikk
A bevételek beszedésével és a kiadások teljesítésével a Tanács Főtitkárságán működőFőigazgatóság számvitelért felelős tisztviselője foglalkozik.
16. cikk
(1) A Sisnet-szerződések megkötésével, továbbá a Sisnet kiépítésével és működtetésével kapcsolatban egy harmadik féltől az érintett államoknak a 25. cikk alapján járó bármely összeg vagy bármilyen tartozás beszedéséhez szükség van arra, hogy az engedélyezésre jogosult tisztviselő beszedési utalványt bocsásson ki. A beszedési utalványt a számvitelért felelős tisztviselő részére kell továbbítani, aki jóváhagyásra benyújtja azt a pénzügyi ellenőr részére.
(2) A pénzügyi ellenőr a jóváhagyással megerősíti, hogy:
a) a bevételt a megfelelő költségvetési tételre könyvelték;
b) a beszedési utalvány megfelelő, és egyezik a vonatkozó rendelkezésekkel;
c) a bizonylatok megfelelőek;
d) az adósnak vagy az adós állam hatáskörrel rendelkező hatóságának megnevezése helyes;
e) az esedékesség időpontját feltüntették;
f) a 4. cikkben említett hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveit alkalmazták;
g) a beszedendő összeget és annak pénznemét helyesen tüntették fel.
(3) A számvitelért felelős tisztviselő végrehajtja a megfelelően kiállított beszedési utalvánnyal kapcsolatos feladatokat.
17. cikk
Az 5. és 6. cikk ellenére:
1. az alábbi, nettó összegben átutalásra kerülő összegek vonhatók le a számlákról:
a) elfogadott ajánlatok alapján szerződő félre kiszabott bírság;
b) hibásan kifizetett összegek korrekciója, amely egy olyan kifizetésből történő előzetes levonással érhető el, amelyet ugyanazon cím, fejezet, tételcsoport és pénzügyi év tekintetében hagytak jóvá, mint amelyre a túlfizetés történt.
A számlákra vonatkozó kedvezmények, visszatérítések és árengedmények nem könyvelhetők el külön bevételként;
2. az alábbi összegek ismételten felhasználhatók abban a tételben, amelyre az eredeti kiadást terhelték:
- a költségvetésben foglalt előirányzatokból hibásan kifizetett összegek visszatérítéséből származó bevétel.
Az összegeket a bevétel beszedését követő pénzügyi év végéig kötelező felhasználni.
18. cikk
(1) Minden intézkedéshez, amely a költségvetést terhelő kiadáshoz vezethet, előzetesen szükség van az engedélyezésre jogosult tisztviselő által a számvitelért felelős tisztviselőnek benyújtott, a kiadás lekötésére vonatkozó javaslatra, amely feltünteti a kiadás célját, összegét, azt a költségvetési tételt, amelyre a kiadást terhelni kell, valamint a kifizetés címzettjét. A javaslatot a számvitelért felelős tisztviselő jóváhagyás céljából benyújtja a pénzügyi ellenőrnek.
(2) A pénzügyi ellenőr a jóváhagyással megerősíti, hogy:
a) a lekötési javaslatot az (1) bekezdés szerint bemutatták;
b) a kiadást a megfelelő költségvetési tételre terhelték;
c) az előirányzatok rendelkezésre állnak a költségvetésben;
d) a 4. cikkben említett hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveit alkalmazták;
e) a kiadás rendben van, és megfelel a vonatkozó rendelkezéseknek.
19. cikk
(1) A kiadásnak az engedélyezésre jogosult tisztviselő által történő megállapítása magába foglalja:
a) a kifizetés címzettje követelésének ellenőrzését;
b) a tartozás fennállásának és összegének meghatározását vagy ellenőrzését;
c) a kifizetés esedékessé válása feltételeinek az ellenőrzését;
d) annak ellenőrzését, hogy a beszerzések vagy szolgáltatások a megrendelésnek megfelelően történtek-e.
(2) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő az ellenőrzéseket saját felelősségére végezteti el.
20. cikk
(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő utalvány kibocsátásával engedélyezi a számvitelért felelős tisztviselő számára, hogy kifizesse a jóváhagyott kiadási tételt.
(2) Az utalvány tartalmazza:
a) azt a pénzügyi évet, amelyre a kifizetést el kell könyvelni;
b) a költségvetési címet, fejezetet és tételcsoportot;
c) a kifizetésre kerülő összeget számokkal és betűkkel kiírva, valamint a kifizetés pénznemét;
d) a kedvezményezett nevét és címét;
e) a kiadás célját;
f) a kifizetés módját;
g) a megfelelő lekötési jóváhagyások számát és dátumait.
(3) Az utalványt az engedélyezésre jogosult tisztviselő aláírja, és dátummal látja el.
(4) A számvitelért felelős tisztviselő a pénzügyi ellenőr részére jóváhagyás céljából benyújtja az utalványt a bizonylatok eredeti példányaival együtt.
(5) A jóváhagyás célja annak megállapítása, hogy:
a) az utalványt megfelelően bocsátották ki;
b) az utalvány egyezik a lekötött kiadással, és annak összege helyénvaló a 4. cikkben említett hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveinek figyelembevételével;
c) a kiadást a költségvetés megfelelő tételére terhelték;
d) az előirányzatok a vonatkozó költségvetési címen vagy tételcsoportban rendelkezésre állnak;
e) a bizonylatok megfelelőek, és
f) a kedvezményezett nevét helyesen tüntették fel.
(6) Minden kiadást a 25. cikkben említett államok hozzájárulásával vagy - ennek hiányában - bankhitellel előre kell fedezni. A hozzájárulások fizetésének elmaradása esetén az előfinanszírozási kölcsön költségei a mulasztó államok között a kifizetetlen hozzájárulásuk arányában és a késedelem időtartamát figyelembe véve felosztásra kerülnek.
21. cikk
A kifizetések az 1999/323/EK tanácsi határozat [3] 17. cikkével összhangban a Tanács főtitkárának nevére nyitott bankszámlán keresztül történnek. Az e pénzügyi szabályozás szerint végrehajtott banki átutalásokhoz a főtitkárhelyettes által kinevezett két tisztviselő közös aláírása szükséges, akik közül az egyik a számvitelért felelős tisztviselő.
22. cikk
Ha a pénzügyi ellenőr megtagadja a 16., 18., vagy 20. cikkben meghatározott jóváhagyás megadását, és az engedélyezésre jogosult tisztviselő fenntartja a javaslatát, az ügy a főtitkárhelyettes elé kerül. Azoknak az eseteknek a kivételével, amikor az előirányzat rendelkezésre áll, a főtitkárhelyettes megfelelően indokolt döntéssel felülbírálhatja a jóváhagyás megtagadását, és megerősítheti a beszedési utalványt, a kiadás lekötését vagy a kifizetési utalványt. A főtitkárhelyettes minden ilyen döntésről egy hónapon belül értesíti a Számvevőszéket. A döntés a jóváhagyás elutasításának időpontjától érvényesíthető.
23. cikk
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő, a pénzügyi ellenőr, valamint a számvitelért felelős tisztviselő az Európai Közösségek tisztviselőinek személyzeti szabályzatának megfelelően fegyelmi felelősséggel tartoznak az ezen pénzügyi szabályozás rendelkezéseinek betartásáért.
24. cikk
Az elszámolások nyilvántartása kettős könyvelési módszerrel történik a naptári év alapján. Az elszámolások feltüntetnek az adott pénzügyi évre vonatkozó minden bevételt és kiadást.
IV. FEJEZET
Az államok hozzájárulásai
25. cikk
(1) A költségvetési bevételek az alábbi tagállamok pénzügyi hozzájárulásaiból állnak: Belgium, Dánia, Németország, Görögország, Spanyolország, Franciaország, Olaszország, Luxemburg, Hollandia, Ausztria, Portugália, Finnország és Svédország, valamint Izland és Norvégia.
(2) Ezeknek az államoknak a pénzügyi hozzájárulásait a költségvetés állapítja meg euróban kifejezve.
26. cikk
A 25. cikkben említett államok pénzügyi hozzájárulásaikat az alábbi képlet szerint bocsátják a főtitkárhelyettes rendelkezésére.
Az egyrészről a 25. cikkben említett tagállamok, másrészről Izland és Norvégia által fizetendő hozzájárulások mértéke évenként az egyes érintett tagállamoknak, valamint Izlandnak és Norvégiának a 25. cikkben említett valamennyi állam által elért előző évi bruttó hazai termékben (GDP) való részesedése alapján kerül kiszámításra. Az érintett tagállamok hozzájárulásának mértéke évenként kerül kiszámításra, Izland és Norvégia hozzájárulásának levonásával az említett tagállamok által fizetett HÉA-forrásoknak az Európai Közösségek összes HÉA-forrásához viszonyított aránya alapján, az előző pénzügyi év során az Unió költségvetésének utolsó módosításában meghatározottak szerint.
27. cikk
(1) A főtitkárhelyettes a 25. cikkben említett egyes államoknak levélben továbbítja a hozzájárulási kérelmeket azokon a nemzeti közigazgatási szerveken keresztül, amelyek nevéről és címéről értesítést kapott.
(2) A levél a következő adatokat tartalmazza:
a) a költségvetés elfogadásáról szóló döntés vagy - a 9. cikk alkalmazása esetén - a hozzájárulásoknak az ideiglenes egytizenketted részekben történő lehívásáról szóló döntés;
b) az egyes államok által fizetendő, a 26. cikkben foglaltaknak megfelelően euróban számított összeg;
c) a hozzájárulás kifizetéséhez szükséges adatok.
(3) A hozzájárulásokat a 21. cikkben említett bankszámlára kell befizetni.
(4) A hozzájárulásokat euróban kell befizetni.
28. cikk
(1) A 25. cikkben említett államok hozzájárulásaik 25 %-ait legkésőbb február 15-éig, április 1-jéig, július 1-jéig és október 1-jéig teljesítik.
(2) Abban az esetben, ha egy állam nem teljesíti pénzügyi kötelezettségeit, az uniós költségvetési hozzájárulások késedelmes befizetése esetén alkalmazandó kamatra vonatkozó közösségi szabályokat kell megfelelően alkalmazni azon költségek sérelme nélkül, amelyeket az érintett államnak kell viselnie a 20. cikk (6) bekezdésének megfelelően.
V. FEJEZET
A szerződések odaítélése
29. cikk
(1) Az áruk adásvételére vagy bérletére, illetve szolgáltatások nyújtására vonatkozó szerződéseket írásban kell megkötni.
(2) Minden olyan szerződés, amelynek a becsült értéke eléri vagy meghaladja az árubeszerzésre irányuló közbeszerzési szerződések odaítélési eljárásainak összehangolásáról szóló, 1993. június 14-i 93/36/EGK tanácsi irányelvben [4] vagy a szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződések odaítélési eljárásainak összehangolásáról szóló, 1992. június 18-i 92/50/EGK tanácsi irányelvben [5] meghatározott határértéket, azután kerül odaítélésre, hogy az ezen irányelvek, illetve az azokkal kapcsolatban hozott későbbi módosítások (a továbbiakban: a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó tanácsi irányelvek) rendelkezéseinek megfelelő pályázatot kiírták.
(3) Azok a szerződések, amelyeknél az adott beszerzés becsült értéke nem haladja meg a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó tanácsi irányelvekben meghatározott határértéket, történhetnek szabadkézi vétellel. Mindazonáltal ilyen esetekben a 25. cikkben említett tagállamok, amennyire csak lehetséges, minden megfelelő eszközzel kötelesek versenyeztetni azokat a vállalkozókat, szállítókat, akik képesek a beszerzés tárgyát képező szállítás vagy szolgáltatás elvégzésére.
(4) Az ajánlati felhívást általában a Tanács Főtitkársága teszi közzé valamennyi tagállamban, a 25. cikkben említett tagállamok nevében.
(5) Az ajánlati felhívást, valamint a kiválasztás és odaítélés kritériumait a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó tanácsi irányelvek rendelkezései határozzák meg és szabályozzák, kiegészítve ennek a pénzügyi szabályozásnak a rendelkezéseivel.
(6) Az ajánlati felhívást a Tanács Főtitkársága állítja össze a 25. cikkben említett tagállamok nevében, és az különösen a következőkre terjed ki:
a) meghatározza az ajánlatok benyújtására vonatkozó eljárást, és szabályozza azok bemutatásának módját, ideértve különösen a szabványos válasznyomtatványok használatára vonatkozó követelményeket;
b) hivatkozik az adott szállítási vagy szolgáltatási szerződésre alkalmazandó általános feltételekre és szükség esetén arra a dokumentumra, amely a kifejezetten az adott szerződésre vonatkozó feltételeket tartalmaz;
c) olyan rendelkezést tartalmaz, amelynek értelmében az ajánlattétel a vonatkozó feltételek elfogadását jelenti;
d) vizsgálati feltételek, amelyeket részletesen meg kell határozni, ha adott esetben helyszíni vizsgálat válik szükségessé;
e) meghatározza az ajánlat érvényességi idejét, amely alatt az ajánlattevő semmilyen formában nem változtathat ajánlatán;
f) meghatározza a szerződés feltételeinek be nem tartása esetén alkalmazandó büntetéseket;
g) meghatározza azokat az adatokat, amelyeknek szerepelniük kell a számlákon (vagy a vonatkozó bizonylatokon);
h) megtilt minden kapcsolatot a főtitkárhelyettes és személyzeti állománya, a 25. cikkben említett tagállamok kormányának képviselői, Izland és Norvégia kormányának képviselői, valamint az ajánlattevők között az adott ajánlati felhívással kapcsolatos ügyekben, kivéve, ha ez különleges kivételként alábbi feltételek szerint történik:
a leadási határidő lejártát megelőzően:
i. az ajánlattevők kérésére:
kizárólag az ajánlati felhívás jellegének tisztázása céljából további információ továbbítható az összes ajánlattevő részére;
ii. a főtitkárhelyettes kérésére:
ha a 25. cikkben említett tagállamok, illetve Izland és Norvégia vagy a Tanács Főtitkársága hibát, pontatlanságot, hiányt vagy bármely más elírást észlelnek az ajánlati felhívás szövegében, a Főtitkárság az eredeti pályázati felhívással megegyező módon megfelelően tájékoztathatja az érintetteket;
iii. az ajánlatok felnyitását követően a 25. cikkben említett tagállamok, Izland vagy Norvégia, illetve a Tanács Főtitkársága kérésére a Főtitkárság kapcsolatba léphet az ajánlattevővel, ha az ajánlattal kapcsolatban pontosításra van szükség, vagy ha az ajánlatban található nyilvánvaló elírásokat ki kell javítani.
30. cikk
A 29. cikk (6) bekezdésének h) pontjában megállapított feltételek szerinti kapcsolatfelvételről minden esetben "Kiegészítő feljegyzés"-t kell készíteni, és a kapcsolatfelvételt a későbbiekben a 36. cikkben említett tanácsadó bizottság számára benyújtandó jelentésben meg kell említeni.
31. cikk
Minden nemzetiségi alapon történő megkülönböztetés a tagállamok, valamint Izland és Norvégia állampolgárai között a főtitkárhelyettes által a 25. cikkben említett tagállamok nevében megkötött szerződések tekintetében tilos.
32. cikk
Abban az esetben, ha a tervezett szerződésre általános feltételeket kell alkalmazni, azokat csatolni kell az ajánlati felhíváshoz. Ugyancsak csatolni kell minden olyan dokumentumot, amely az adott szerződésre vonatkozó különös feltételeket tartalmaz.
33. cikk
Az ajánlattevők az ajánlatokat választásuk szerint benyújthatják:
a) postai úton:
ebben az esetben az ajánlati felhívásban rendelkezni kell arról, hogy a benyújtás szempontjából az ajánlat postára adásának a postai bélyegzővel igazolt napja az irányadó. A postai úton benyújtott ajánlatokat ajánlott küldeményként kell feladni; vagy
b) személyesen közvetlenül a Tanács Főtitkárságán vagy az ajánlattevő által megbízott képviselő útján, ideértve a magán-futárszolgálatokat:
ebben az esetben az ajánlati felhívásban rendelkezni kell arról a napról, ameddig az ajánlatokat be kell nyújtani, valamint meg kell nevezni a Tanács Főtitkárságán belül azt az osztályt, ahova dátummal és aláírással ellátott átvételi elismervény ellenében azokat kézbesíteni kell.
Az időpontnak mindkét esetben azonosnak kell lennie.
A titoktartás biztosítása és a nehézségek elkerülése érdekében az ajánlati felhívásnak az alábbi rendelkezést kell tartalmaznia:
"Az ajánlatokat zárt borítékban kell benyújtani, amely egy második lezárt borítékban kerül elhelyezésre. A belső boríték az ajánlati felhívásban megnevezett címzett szervezeti egység nevén kívül tartalmazza a "Ajánlati felhívás - a postaszolgálat nem bonthatja ki" megjegyzést. Öntapadós borítékok használata esetén a borítékokat ragasztószalaggal is le kell zárni, és a feladó köteles úgy aláírni a borítékot, hogy aláírása a ragasztószalagot keresztezze."
34. cikk
Minden ajánlatot ki kell bontani.
Az ajánlatokat a főtitkárhelyettes által erre a célra felállított bizottság egyszerre nyitja fel. A bizottság a Tanács Főtitkársága különböző igazgatóságainak három magas rangú vezetőjéből áll. A pénzügyi ellenőrt tájékoztatni kell az ajánlatok felnyitásáról. A pénzügyi ellenőr vagy képviselője megfigyelőként jelen van.
A bizottság jelentést készít az ajánlatok felnyitásáról, és azt a bizottság minden tagja aláírja.
Minden egyes ajánlat minden lapját a bizottság legalább egy tagja aláírja. A beérkezett ajánlatok felnyitásáról a bizottság jegyzőkönyvet készít, amelyben felsorolja különösen az egyes ajánlattevőktől az ajánlati felhívással kapcsolatban beérkezett dokumentumokat.
35. cikk
A 25. cikkben említett tagállamok, valamint Izland és Norvégia minden egyes ajánlatot kiértékelnek. A Tanács Főtitkárságán az engedélyezésre jogosult tisztviselő által kinevezett illetékes tisztviselő vagy annak szintén az engedélyezésre jogosult tisztviselő által kinevezett helyettese a fenti államok által egyhangúlag elfogadott jelentést nyújt be a 36. cikkben említett tanácsadó bizottság részére.
A jelentés különösen az alábbiakat tartalmazza:
a) bármely ajánlat elutasításának indokolása;
b) minden egyes ajánlat technikai és pénzügyi értékelése, valamint az egységárak összehasonlító áttekintése;
c) indokolás arról, hogy miért javasolják az adott ajánlattevő kiválasztását.
36. cikk
Az ajánlati felhívás közzétételét követően a 25. cikkben említett tagállamok nevében a főtitkárhelyettes, valamint Izland és Norvégia megfelelő képviselői által megkötendő szerződéseket először a beszerzésekkel és szerződésekkel foglalkozó tanácsadó bizottság elé kell terjeszteni véleményezésre.
37. cikk
A 36. cikkben említett tanácsadó bizottság tagja a 25. cikkben említett valamennyi tagállam egy-egy képviselője, valamint Norvégia és Izland egy-egy képviselője. A 25. cikkben említett tagállamok, valamint Izland és Norvégia gondoskodnak arról, hogy a kiválasztott képviselők megfelelő szakismerettel rendelkezzenek az informatika és/vagy a pénzügyek és/vagy a jog területén. A képviselők nem vehetnek részt az iratoknak a tanácsadó bizottsághoz történő továbbítást megelőző értékelésében. A pénzügyi ellenőr képviselője megfigyelőként jelen van.
A tanácsadó bizottság egyszerű többséggel elnököt és alelnököt választ képviselői közül.
A tanácsadó bizottság véleményt nyilvánít az ajánlattevő kiválasztására szolgáló eljárás szabályszerűségéről és általánosságban a szerződés javasolt feltételeiről.
Az e fejezet tárgyát képező bármely üggyel kapcsolatos egyéb probléma az említett tanácsadó bizottság elé utalható véleményezés céljából.
A tanácsadó bizottság mindent megtesz annak érdekében, hogy véleményét konszenzussal fogadja el. Ha ilyen konszenzusra nincs lehetőség, a tanácsadó bizottság a véleményét képviselőinek egyszerű többségével fogadja el. Az eljárások akkor érvényesek, ha rendelkezésre áll a határozatképességhez szükséges 11 fős létszám. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt.
A Tanács Főtitkársága titkársági feladatok tekintetében szükség esetén segítséget nyújt a tanácsadó bizottságnak.
38. cikk
A tanácsadó bizottság kidolgozza saját eljárási szabályzatát, amely megfelel az Európai Unió beszerzésekkel és szerződésekkel foglalkozó tanácsadó bizottsága eljárási szabályzatának.
39. cikk
A tanácsadó bizottság kizárólag tanácsadói minőségben véleményt nyilvánít az alábbiakról:
a) minden szállítási vagy szolgáltatási szerződéstervezet, ideértve azokat a tanulmányokat, amelyek becsült értéke eléri vagy meghaladja a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó tanácsi irányelvekben meghatározott küszöbértékeket;
b) az a) pontban foglalt szerződésekhez kapcsolódó kiegészítő megállapodás tervezete, ha lényeges változtatásokkal jár, különösen, ha az ilyen kiegészítő megállapodás hatására az eredeti szerződésben foglalt összeg megváltozna;
c) minden olyan kiegészítő megállapodás tervezete, amelynek hatására a már megkötött szerződésben foglalt összeg az a) pontban meghatározott küszöbértékeket meghaladná;
d) a szerződések odaítélése vagy teljesítése során felmerülő kérdések (pl. rendelések lemondása, késedelmi bírságok elengedésére vonatkozó kérelem, eltérések a szerződés előírásaitól és általános feltételeitől), ha az ügy kellőképpen súlyos ahhoz, hogy véleményt kérjenek;
e) a 25. cikkben említett tagállamok bármelyike, továbbá Izland vagy Norvégia, illetve a tanácsadó bizottság valamelyik tagja vagy a főtitkárhelyettes kérésére azok a szerződéstervezetek, amelyek az a) pontban meghatározott küszöbértékeknél alacsonyabb összegre irányulnak, ha úgy ítélik meg, hogy ezek a szerződések elvi vagy különleges kérdésekkel foglalkoznak.
40. cikk
A tanácsadó bizottsághoz a 39. cikk b)-e) pontja szerint véleményezésre benyújtott iratoknak tartalmazniuk kell a 25. cikkben említett tagállamok, valamint Izland és Norvégia által egyhangúlag jóváhagyott jelentést.
41. cikk
A tanácsadó bizottság véleményét annak elnöke írja alá. A tanácsadó bizottság beavatkozása miatti késedelmek elkerülése érdekében a 25. cikkben említett tagállamok, valamint Izland és Norvégia, amennyiben szükségesnek ítélik, megfelelő határidőt szabhatnak a vélemény benyújtására. A véleményről tájékoztatni kell a főtitkárhelyettest és a 25. cikkben említett tagállamokat, valamint Izlandot és Norvégiát. A fenti vélemény megfelelő mérlegelését követően a 25. cikkben említett tagállamok, valamint Izland és Norvégia egyhangúlag végleges döntést hoznak az ügyben. A döntés meghozatalát követően az adott ügy tárgyát képező szerződést vagy szerződéseket a 25. cikkben említett tagállamok nevében a főtitkárhelyettes, valamint Izland és Norvégia megfelelő képviselői kötik meg.
42. cikk
A Tanács Főtitkársága minden ajánlattevőt értesít az ajánlatukkal kapcsolatban hozott döntésről.
43. cikk
(1) A szerződések számla ellenében köthetők, ha az áruk vagy szolgáltatások értéke előreláthatólag nem haladja meg a 2000 EUR értéket.
(2) A szerződés teljesülésének biztosítása érdekében a szállítók, vállalkozók vagy szolgáltatók szavatossági záradék útján előzetes biztosítéknyújtásra kötelezhetők. Az ilyen biztosítéknak nem csak a szavatosság teljes idejére kell vonatkoznia, hanem elegendő időt kell hagynia a szavatosság igénybevételére. A biztosíték alapvetően egy, a Tanács Főtitkársága nevében kifejezetten erre a célra nyitott bankszámlára euróban befizetett összegből áll. Ez az összeg csak első osztályú hitelintézetnél helyezhető el látra szóló vagy rövid lejáratú betéti számlán euróban.
(3) A biztosíték összege az általános kereskedelmi feltételek szerint kerül meghatározásra.
(4) A fenti biztosíték nyújtása kötelező akkor, ha az adott szerződés értéke eléri vagy meghaladja a közbeszerzési eljárásokról szóló tanácsi irányelvekben meghatározott küszöbértékeket.
(5) A biztosíték a számvitelért felelős tisztviselő által elfogadott harmadik fél által vállalt készfizető kezességgel helyettesíthető. A kezesség alapvetően euróra szól, és ugyanazok a szabályok vonatkoznak rá, mint a (2) bekezdésben említett biztosítékra.
(6) Nem teljesítés vagy késedelmes teljesítés esetén a főtitkárhelyettes a megfelelő összegnek a biztosítékból történő levonása útján gondoskodik arról, hogy a 25. cikkben említett tagállamok, valamint Izland és Norvégia méltányos kártérítésben részesüljenek minden kár, kamat és költség tekintetében, függetlenül attól, hogy a biztosítékot közvetlenül a szállító, a szolgáltató vagy harmadik személy nyújtotta-e.
44. cikk
A biztosítéknyújtásról szóló szerződés keretében elrendelt első kifizetés szokásos bizonylatait ki kell egészíteni a biztosíték befizetésekor kibocsátott, a számvitelért felelős tisztviselő által hitelesített elismervény másolatával, vagy a biztosítékot nyújtó intézmény vagy a kezességet vállaló harmadik fél nyilatkozatának a számvitelért felelős tisztviselő által hitelesített másolatával.
45. cikk
A 43. cikk (6) bekezdésében említett nem teljesítés vagy késedelmes teljesítés esetének kivételével a biztosíték visszaadására vagy a készfizető kezes szabadulására a főtitkárhelyettes intézkedése nyomán kerül sor az adott szerződés vagy az adott kezesség feltételeinek megfelelően..
VI. FEJEZET
Az elszámolások benyújtása és ellenőrzése
46. cikk
(1) A költségvetés végrehajtási időszakának végét követő két hónapon belül a főtitkárhelyettes elkészíti a bevételek és kiadások elszámolását, valamint a mérleget, és továbbítja azokat az SIS-munkacsoport részére.
(2) A bevételek és kiadások elszámolása az előző pénzügyi évre vonatkozó minden bevételt és kiadás eredményező ügyletet tartalmaz. Az elszámolás benyújtása a költségvetéssel azonos formában és azonos felbontás szerint történik.
(3) Az elszámoláshoz csatolni kell:
a) egy áttekintést a 25. cikkben említett minden egyes állam helyzetéről a pénzügyi hozzájárulás tekintetében, és
b) az előirányzatok átviteléről készült kimutatást.
(4) A mérleg az előző pénzügyi évi december 31-i állapot szerint mutatja be a költségvetési eszközöket és forrásokat.
47. cikk
(1) A Számvevőszéket felkérik az elszámolás ellenőrzésére.
(2) A bevételek és kiadások elszámolását és a mérleget a főtitkárhelyettes a 46. cikk (1) bekezdésében meghatározott időszakot követő 15 napon belül eljuttatja a Számvevőszékhez.
(3) A számvevőszéki ellenőrzés célja a bevételek és a kiadások jogszerűségének és rendeltetésszerűségének megállapítása az igazgatandó szerződések, a költségvetés és e pénzügyi szabályozás tekintetében.
(4) A főtitkárhelyettes minden eszközt a Számvevőszék rendelkezésére bocsát, amelyet az feladatai ellátásához szükségesnek tart.
48. cikk
A bevételek és kiadások elszámolását, a mérleget és a Számvevőszék jelentését - szükség esetén a főtitkárhelyettes véleményével együtt - július 1-jéig kell benyújtani a 25. cikkben említett államok részére. A 25. cikkben említett, a Tanács keretein belül ülésező tagállamok mentesítik a főtitkárhelyettest a költségvetés végrehajtására vonatkozó felelősség alól.
VIII. FEJEZET
Záró rendelkezések
49. cikk
A Schengeni Információs Rendszerre vonatkozó schengeni vívmányok rendelkezéseinek alkalmazása egy, a 25. cikkben felsorolt államok között nem szereplő államra (a továbbiakban "egyéb állam") a következőket teszi szükségessé:
a) a 25. cikkben említett államok hozzájárulási arányának újrafelosztása a 26. cikk szerint;
b) a 25. cikkben említett államok hozzájárulásainak kiigazítása az egyéb állam által a Sisnet működéséhez fizetendő hozzájárulásnak a folyó pénzügyi év egészére nézve történő megállapítása érdekében;
c) a 25. cikkben említett államok hozzájárulásainak kiigazítása az egyéb államra a Sisnet korábbi kiépítési költségéből jutó arány megállapítása érdekében. Ez az arány az egyéb állam által fizetett HÉA-forrásoknak az Európai Közösség teljes HÉA-forrásához viszonyított aránya alapján kerül kiszámításra azokra a korábbi pénzügyi évekre, amelyekben a Sisnet kiépítéséhez szükséges költségek felmerültek. A százalékos arányt a 25. cikkben említett államoknak megküldött "jóváírási értesítés" rögzíti a 26. cikk szerint kiszámított részesedésükkel arányos összeg feltüntetésével. Az egyéb államok dönthetnek úgy, hogy az adott összeget a költségvetési hozzájárulásukhoz bocsátják rendelkezésre, illetve annak visszatérítését kérik.
50. cikk
(1) Ez a pénzügyi szabályozás vonatkozik a költségvetés elfogadására az 1999/870/EK határozat 1. cikke szerint végzett bármely tevékenységből adódó kötelezettségek elvégzéséhez szükséges bevételeknek és kiadásoknak a tekintetében arra a pénzügyi évre vonatkozóan, amelyben ez a rendelet életbe lép.
(2) A 8. cikktől eltérően az (1) bekezdésben említett költségvetéssel kapcsolatban a Tanács főtitkárhelyettese a pénzügyi szabályozás elfogadását követően a lehető legrövidebb időn belül eljuttatja az előzetes költségvetési tervezetet a SIS-munkacsoporthoz. A SIS-munkacsoport véleményének rendelkezésre bocsátása és a költségvetési tervezet kialakítása után a 25. cikkben említett, a Tanács keretein belül ülésező tagállamok késedelem nélkül elfogadják a költségvetést.
(3) A 28. cikktől eltérően az (1) bekezdésben említett költségvetéssel kapcsolatban a 25. cikkben említett tagállamok hozzájárulásaikat a 25. cikkben említett tagállamok által e költségvetés elfogadásakor meghatározott ütemterv szerint kötelesek befizetni.
51. cikk
(1) Ez a határozat az elfogadásának napján lép hatályba.
(2) Ezt a határozatot az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában ki kell hirdetni.
Kelt Brüsszelben, 2000. március 27-én.