Az Európai Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság, a Számvevőszék, a Gazdasági és Szociális Bizottság és a Régiók Bizottságának határozata
(2000. július 20.)
az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványai Hivatalának szervezéséről és működéséről
(2000/459/EK, ESZAK, Euratom)
AZ EURÓPAI PARLAMENT,
AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA,
A BIZOTTSÁG,
A BÍRÓSÁG,
A SZÁMVEVŐSZÉK,
A GAZDASÁGI ÉS SZOCIÁLIS BIZOTTSÁG,
A RÉGIÓK BIZOTTSÁGA,
tekintettel az Európai Unióról szóló szerződésre,
tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre,
tekintettel az Európai Szén- és Acélközösséget létrehozó szerződésre,
tekintettel az Európai Atomenergia-közösséget létrehozó szerződésre,
mivel:
(1) A tagállamok kormányai képviselőinek a Közösségek bizonyos intézményeinek és szervezeti egységeinek ideiglenes helyéről szóló 1965. április 8-i határozata [1] 8. cikke előírta az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványai Hivatalának (a továbbiakban: "a Hivatal") Luxembourgban történő elhelyezését. A nevezett rendelkezés a 80/443/EGK, Euratom, ESZAK határozattal módosított [2] 69/13/Euratom, ESZAK, EGK határozattal [3] került végrehajtásra.
(2) A legutóbb a 2779/98/EK, ESZAK, Euratom tanácsi rendelettel [4] módosított, az Európai Közösségek általános költségvetéséről szóló 1977. december 21-i pénzügyi rende let [5] különös rendelkezéseket állapít meg a Hivatal működésével kapcsolatban.
(3) A Hivatalra irányadó szabályokat úgy kell átdolgozni, hogy figyelembe vegyék a kinevezéssel megbízott hatóságra ruházott hatáskörök tekintetében a megváltozott gyakorlatot.
(4) Jelentős technikai fejlődés ment végbe a kiadványok közzététele területén, amelyet a Hivatal működésénél figyelembe kell venni.
(5) A 69/13/Euratom, ESZAK, EGK határozat lényegesen módosult. A határozatot az érthetőség érdekében az elkészített új módosításokkal át kell dolgozni.
A KÖVETKEZŐKÉPPEN HATÁROZTAK:
1. cikk
Az "Európai Közösségek Hivatalos Kiadványai Hivatalának" (a Hivatal) feladata az Európai Közösségek intézményei és az intézmények felelősségének keretében működő szervezeti egységek kiadványainak a lehető legkedvezőbb technikai és pénzügyi feltételekkel történő közzététele.
2. cikk
E határozat alkalmazásában:
1. "közzététel": kiadványok bármilyen alakban vagy formában, bármilyen eszközzel, a jelenben vagy a jövőben történő készítése és terjesztése;
2. "intézmények": az Európai Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság, a Számvevőszék, a Gazdasági és Szociális Bizottság és a Régiók Bizottsága;
3. "testületek, hivatalok és ügynökségek": a szerződések által vagy azok keretében létrehozott testületek, hivatalok és ügynökségek.
3. cikk
(1) A Hivatal végrehajtja vagy szerződéses megbízottakkal végrehajtatja a következő feladatokat:
a) az Európai Közösségek Hivatalos Lapjának (Hivatalos Lap) közzététele;
b) az Európai Közösségek intézményei és azok szervezeti egységei egyéb kiadványainak közzététele, a (2) és (3) bekezdések sérelme nélkül;
c) kiadványok közzététele a testületek, hivatalok és ügynökségek kérésére.
(2) Minden intézmény készíthet és terjeszthet belső ügyviteli dokumentumokat.
(3) Az intézmények, testületek, hivatalok és ügynökségek kivételes körülmények között másként is közzétehetnek kiadványokat, mint a Hivatalon keresztül, abban az esetben, ha annak bevonása észrevehetően megnövelné a költségeket, vagy amikor a Hivatal technikai okoknál fogva képtelen egy kiadvány nagyon rövid határidővel történő elkészítéséből és terjesztéséből eredő sürgős követelmények teljesítésére. Ebben az esetben haladéktalanul értesítik az irányítóbizottságot.
(4) A Hivatal feladatainak végrehajtása a következőket foglalja magában:
a) dokumentumok összegyűjtése a közzétételhez;
b) szövegek és egyéb elemek elkészítése és ellenőrzése, az intézmények, testületek, hivatalok és ügynökségek útmutatása alapján;
c) szerződések kötése a szerződéses megbízottakkal;
d) sürgős dokumentumok vagy kis példányszámú sorozatok nyomtatása,
e) az elkészített munka ellenőrzése;
f) minőség-ellenőrzés ;
g) a szerződéses felekkel kötött szerződések pénzügyi ellenőrzése;
h) elfogadás a minőség és mennyiség tekintetében;
i) az elszámolások ellenőrzése, beleértve a fizetésre való felhatalmazás tanúsítását és az igazolások kibocsátást a pénzügyi rendeletnek megfelelően;
j) a kiadványok katalógusba vétele és archiválása;
k) az értékesítés irányítása;
l) a kiadványok terjesztése.
A Hivatal biztosítja az intézmények, testületek, hivatalok és ügynökségek számára a közzétételi projektekhez szükséges összes megfelelő technikai, pénzügyi és kereskedelmi információt és segítséget nyújt az általános típusszerződések kidolgozásában.
(5) A közzétételről szóló döntések joga kizárólag az egyes intézmények, testületek, hivatalok és ügynökségek hatáskörébe tartozik.
4. cikk
(1) A Hivatal részére egy irányítóbizottságot kell létrehozni. A bizottságban minden intézménynek egy szavazata van.
(2) Az irányítóbizottság az elnök kezdeményezésére vagy az intézmények kérésére ülésezik. Az irányítóbizottság legalább hat havonta ülésezik.
(3) Az irányítóbizottság a döntéseit egyszerű többséggel hozza, kivéve ha azt másként határozták meg. A 3. cikk (5) bekezdésében foglaltak sérelme nélkül, ha az irányítóbizottságnak kifejezetten az egyik intézménytől származó szöveg közzétételével kapcsolatos döntést kell meghoznia, akkor a többségbe az érintett intézmény szavazata is beletartozik.
5. cikk
(1) Az intézmények, testületek, hivatalok és ügynökségek közös egyetértésével az irányítóbizottság:
a) egyhangú döntéssel meghatározza a Hivatal működését irányító szabályokat;
b) egyhangú döntéssel meghatározza az általános értékesítésre és szabad terjesztésre vonatkozó iránymutatásokat;
c) a Hivatal gördülékeny működésének javítására vonatkozó bármilyen javaslatát előterjeszti az intézmények, testületek, hivatalok és ügynökségek felé;
d) a költségvetési eljárás keretében a Hivatal Igazgatója által elkészített tervezet alapján felbecsüli a Hivatal bevételeit és kiadásait, és elküldi azokat a Bizottsághoz abból a célból, hogy elkészítsék a Bizottság becsléseit a bevételekről és kiadásokról; ugyanakkor javaslatot tehet a Bizottságnak bármilyen, a Hivatal létszámtervében szükségesnek tartott kiigazításra;
e) meghatározza azokat a kiegészítő szolgáltatásfajtákat, amelyeket a Hivatal fizetés ellenében az intézményeknek, testületeknek, hivataloknak és ügynökségeknek teljesíthet, valamint az ezekhez kapcsolódó költségeket;
f) meghatározza azokat a szolgáltatásfajtákat, amelyekre a Hivatal alvállalkozókat alkalmazhat;
g) az igazgató által elkészített tervezet alapján, az analitikai elszámolások tükrében; éves éves irányítási beszámolót készít, külön kitérve a Hivatal által végrehajtott munkához és az általa nyújtott szolgáltatáshoz kapcsolódó összes bevételi és kiadási rovatra; minden évben május 1-ig megküldi az intézményeknek az éppen véget ért pénzügyi évre vonatkozó jelentését;
h) a 6. cikkben előírtak szerint részt vesz bizonyos tisztviselők kinevezésében.
(2) A Hivatalos Lap tekintetében az irányítóbizottság hatáskörébe a következők tartoznak:
a) biztosítja, hogy minden intézményben az illetékes hatóságok meghozzák azokat az alapvető határozatokat, amelyeket a Hivatalos Lapot használó intézmények közösen alkalmaznak, és biztosítja az elfogadott határozatok megfelelő végrehajtását;
b) előterjeszti minden, a Hivatalos Lap szerkezetének és megjelenítésének javítására vonatkozó javaslatát;
c) a közzétételre kerülő szövegek megjelenítésének összehangolására vonatkozó javaslatokat nyújt be az intézmények felé;
d) megvizsgálja a Hivatalos Lap közzétételekor a mindennapi tevékenységek során felmerülő nehézségeket és kibocsátja a Hivatal számára szükséges utasításokat, valamint a nehézségek megoldása céljából megfelelő ajánlásokat terjeszt elő az intézmények részére;
e) egyhangú döntést hoz, hogy az intézményeken kívülről származó kiadványok elhelyezhetők-e a Hivatalos Lapban és milyen feltételekkel. Ez a rendelkezés azonban nem vonatkozik a közösségi jogszabályok szerint közzétett kiadványokra;
f) a pénzügyi rendelet 133. cikkének megfelelően felkéri a Bizottságot egy bankszámla megnyitására abból a célból, hogy kezelje a működési alapokat a Hivatalos Lap közzétételénél alvállalkozásba kiadott alapvető műveletek finanszírozására.
(3) Az intézményeknek történő előterjesztést követően az irányítóizottság egyhangú döntéssel elfogadja eljárási szabályzatát. Tagjai közül egy elnököt nevez ki.
6. cikk
(1) A kinevezéssel megbízott hatóságra ruházott hatáskört a tisztviselők vagy egyéb alkalmazottak tekintetében az A 1, A 2, A 3 és LA 3 kategóriákban a Bizottság gyakorolja az alábbiakban leírtak szerint.
A Bizottság az irányítóbizottság támogató véleménye nélkül nem nevez ki tisztviselőket az A 1, A 2, A 3 és LA 3 kategóriákban. Az A 1 és A 2 kategóriák esetében a véleménynek egyhangúnak kell lenni.
Az irányítóbizottságot szorosan be kell vonni minden olyan eljárásba, amelyet az A 1, A 2, A 3 és LA 3 kategóriába tartozó tisztviselők vagy egyéb alkalmazottak kinevezése előtt le kell folytatni, különös tekintettel az álláshirdetések kiírására, a kérelmek vizsgálatára és a felvételi bizottság kinevezésére.
(2) A kinevezéssel megbízott hatóságra ruházott hatásköröket az (1) bekezdésben említettektől eltérő tisztviselők vagy egyéb alkalmazottak tekintetében a Bizottság gyakorolja. A Bizottság ezeket a hatásköröket átruházhatja a Hivatal igazgatójára.
A Bizottság vagy amennyiben a kinevezéssel megbízott hatóság hatásköreit átruházták rá, a Hivatal igazgatója tájékoztatja az irányítóbizottságot az (1) bekezdésben említettektől eltérő tisztviselőkkel vagy alkalmazottakkal kapcsolatos minden kinevezésről, aláírt szerződésről, megindított előléptetésről vagy fegyelmi eljárásról. Abban az esetben, ha a Bizottság ezen tisztviselők vagy alkalmazottak tekintetében a kinevezéssel megbízott hatóság hatásköreit nem ruházta át a Hivatal igazgatójára, akkor a szóban forgó aktusokat az igazgató javaslatai alapján a Bizottság fogadja el.
(3) Az (1) és (2) bekezdésekben említett hivatali tevékenységekkel kapcsolatos igazgatási eljárásokat és a mindennapos személyzeti ügyviteli feladatokat, különösen a nyugdíjba vonulás, a betegbiztosítás, a munkahelyi balesetek, fizetések és szabadságok tekintetében ugyanúgy kell végrehajtani, mint a Bizottság Luxembourgban szolgáló alkalmazottai esetében.
(4) A Hivatal álláshirdetéseit idejében el kell juttatni az összes közösségi intézmény tisztviselőjéhez.
7. cikk
(1) A Hivatal részére felosztott költségvetési előirányzatok, amelyek teljes összege külön címben kerül feltüntetésre a Bizottságra vonatkozó költségvetési fejezeten belül, az adott fejezet mellékletében kerülnek részletesen meghatározásra.
Ezt a mellékletet a bevétel-és költségkimutatással azonos formában, a költségvetési fejezetekkel megegyező felbontásban kell elkészíteni.
(2) A Hivatalnál betöltött tisztségeket a Bizottság alkalmazottait feltüntető táblázat mellékletében kell felsorolni.
(3) Minden intézmény, testület, hivatal vagy ügynökség engedélyezésre jogosult tisztviselőként jár el költségvetésében a "közzétételi kiadások" címben szereplő költségvetési összegek tekintetében. A kiadványok ingyenes terjesztésének költségeit az érintett intézmény, testület, hivatal vagy ügynökség viseli. Az irányítóbizottság együttműködési eljárásokat állapít meg a Hivatal és az intézmények, testületek, hivatalok és ügynökségek közötti elszámolás vonatkozásában.
(4) A Hivatal által díjazás ellenében nyújtott szolgáltatások az irányítóbizottság által meghatározott módon kerülnek kiszámlázásra. A pénzügyi év végén az irányítóbizottság tájékoztatja a költségvetési hatóságot az így beszedett összegek bontásáról a költségvetési cím mellékletén belül.
(5) A Hivatal külön elszámolást vezet a Hivatalos Lap és a kiadványok értékesítésére vonatkozóan. Az értékesítésből származó nettó bevételeket a pénzügyi év végét követően át kell adni az intézményeknek, testületeknek, hivataloknak és ügynökségeknek.
"Az értékesítésből származó nettó bevételek" jelentése: a számlák összértéke az ügyvitel, a visszatérítések és a költségek levonása után.
8. cikk
Az irányítóbizottság felügyelete alatt, annak hatáskörén belül a Hivatal igazgatója felel a Hivatal megfelelő működésért. Titkári szolgáltatásokat nyújt az irányítóbizottságnak, a Bizottságnak jelenti feladatainak teljesítését, és benyújtja számára a Hivatal működésének javítására szolgáló javaslatait. A Hivatal személyzete tekintetében gyakorolja a munkáltatói jogokat. Abban az esetben, ha az igazgató nincs jelen vagy nem áll rendelkezésre, feladatait, a helyettesítésekre vonatkozó szabályok alóli kivételként az irányítóbizottság által kijelölt egyik hivatali tag végzi el.
9. cikk
A 69/13/Euratom, ESZAK,EGK határozat hatályát veszti.
A hatályon kívül helyezett határozatra vonatkozó hivatkozásokat az e határozatra vonatkozó hivatkozásként kell tekinteni.
Kelt Brüsszelben és Luxembourgban, 2000. július 20-án.