A BIZOTTSÁG HATÁROZATA
(2006. január 20.)
a tagállamok irányítási és ellenőrzési rendszerei tekintetében, valamint az Európai Menekültügyi Alap által társfinanszírozott projektek igazgatási és pénzügyi irányításának szabályai tekintetében a 2004/904/EK tanácsi határozat részletes végrehajtási szabályainak megállapításáról
(az értesítés a C(2006) 51/3. számú dokumentummal történt)
(csak a cseh, holland, angol, észt, finn, francia, német, görög, magyar, olasz, svéd, lett, litván, lengyel, portugál, szlovák, szlovén és spanyol nyelvű szöveg hiteles)
(2006/401/EK)
AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,
tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre,
tekintettel közötti időszakra az Európai Menekültügyi Alap létrehozásáról szóló (1), 2004. december 2-i 2004/904/EK tanácsi határozatra és különösen annak 13. cikke (5) bekezdésére,
mivel:
(1)
Az Európai Menekültügyi Alapból (a továbbiakban: az alap) történő támogatásnál a pénzgazdálkodás hatékonyságának és eredményességének biztosítására közös iránymutatásokat kell elfogadni a társfinanszírozott fellépések végrehajtásáért felelős hatóságok feladatainak megszervezésével kapcsolatban.
(2)
Annak biztosítására, hogy a közösségi pénzalapokat a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel összhangban használják fel, megfelelő ellenőrzési nyomvonalat biztosító irányítási és ellenőrzési rendszereket kell bevezetni, amelyek segítik a Bizottságot az ellenőrzések, különösen a szúrópróbaszerű ellenőrzések végrehajtásában.
(3)
Annak biztosítására, hogy a közösségi pénzalapokat hatékonyan és megfelelő módon használják, egységes ismérveket kell kialakítani a tagállamok által a 2004/904/EK határozat 25. cikke szerint végzett ellenőrzésekhez.
(4)
A kiadásigazoló nyilatkozatok - amelyek alapján a kiadásokra a 2004/904/EK határozat 24. cikke szerint kérik az alapból történő támogatást - egységes kezelésének biztosítására kiadásigazoló nyilatkozatmintát kell kialakítani.
(5)
Az Európai Unióról szóló szerződéshez, valamint az Európai Közösséget létrehozó szerződéshez csatolt, az Egyesült Királyság és Írország helyzetéről szóló jegyzőkönyv 3. cikkének megfelelően az Egyesült Királyság részt vesz a 2004/904/EK határozatban, és következésképpen ezen határozatban is.
(6)
Az Európai Unióról szóló szerződéshez, valamint az Európai Közösséget létrehozó szerződéshez csatolt, az Egyesült Királyság és Írország helyzetéről szóló jegyzőkönyv 3. cikkének megfelelően Írország részt vesz a 2004/904/EK határozatban, és következésképpen ezen határozatban is.
(7)
Az Európai Unióról szóló szerződéshez, valamint az Európai Közösséget létrehozó szerződéshez csatolt, Dánia helyzetéről szóló jegyzőkönyv 1. és 2. cikkével összhangban Dánia nem vesz részt a 2004/904/EK határozatban, így sem az, sem a jelen határozat nem kötelezi Dániát.
(8)
Az e határozatban előírt intézkedések összhangban vannak a 2004/904/EK határozat 11. cikke alapján létrehozott bizottság véleményével,
ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:
I. FEJEZET
HATÁLY ÉS FOGALOM-MEGHATÁROZÁSOK
1. cikk
Ez a határozat megállapítja a 2004/904/EK tanácsi határozat végrehajtásának részletes szabályait az irányítási és ellenőrzési rendszerek tekintetében, valamint az Európai Menekültügyi Alapból („az alap”) történő, a tagállamok által kezelt finanszírozás igazgatási és pénzügyi irányításának szabályai tekintetében.
2. cikk
E határozat alkalmazásában a következő fogalom-meghatározásokat kell alkalmazni:
(1)
„Felelős hatóság”: a tagállam által a 2004/904/EK határozat 13. cikkének (1) bekezdésével összhangban kijelölt tagállami funkcionális szerv vagy nemzeti közjogi szerv.
(2)
„Megbízott hatóság”: a tagállam jogának hatálya alá tartozó, közszolgálati feladatokkal rendelkező közigazgatási vagy magánjog hatálya alá tartozó szerv, amelyet a felelős hatóság a végrehajtási feladatok egészével vagy részével bíz meg a 2004/904/EK határozat 13. cikkének (1) bekezdése szerint.
(3)
„Hitelesítő hatóság”: olyan személy vagy osztály, amely működése szempontjából független a felelős hatóság bármely engedélyező osztályától és bármely, a tagállam által kijelölt megbízott hatóságtól, feladata a kiadásigazoló nyilatkozatoknak a 2004/904/EK határozat 24. cikkének (2) bekezdése szerinti hitelesítése.
(4)
„Ellenőrző hatóság”: olyan személy vagy osztály, amely működése szempontjából független a felelős hatóság bármely engedélyező osztályától és bármely, a tagállam által kijelölt megbízott hatóságtól, feladata a fellépéseknek a 2004/904/EK határozat 25. cikke (1) bekezdésének a) pontja szerinti ellenőrzése.
II. FEJEZET
IRÁNYÍTÁSI ÉS ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK
3. cikk
Általános elvek
A tagállamok által felállított irányítási és ellenőrzési rendszerek biztosítják a következőket:
(1)
az irányításban és ellenőrzésben érintett szervek és/vagy egyének feladatainak világos meghatározása, valamint a feladatok egyértelmű felosztása az egyes szerveken belül;
(2)
a kiadások irányításában, ellenőrzésében és hitelesítésében érintett szervek, osztályok és/vagy egyének feladatainak egyértelmű elkülönítése;
(3)
megfelelő erőforrások mindegyik szervnek vagy osztálynak a hozzájuk rendelt feladatok elvégzésére az alap által finanszírozott fellépések végrehajtási időszakában;
(4)
hatékony belső ellenőrzési szabályok a felelős hatóságnál és bármely megbízott hatóságnál;
(5)
megbízható számviteli, nyomon követési és pénzügyi jelentési számítógépesített rendszerek;
(6)
hatékony jelentési és nyomon követési rendszer, amennyiben a feladatok elvégzését másra bízták;
(7)
az elvégzendő feladatokkal kapcsolatos eljárások részletes útmutatóinak megléte;
(8)
a rendszer működése ellenőrzésének hatékony szabályai;
(9)
rendszerek és eljárások a megfelelő ellenőrzési nyomvonal biztosítására;
(10)
jelentési és nyomon követési eljárások a szabálytalanságok és az indokolatlanul kifizetett összegek visszanyerésének vonatkozásában.
4. cikk
A hatóságok kijelölése
(1) A tagállam kijelöli:
-
a felelős hatóságot;
-
a hitelesítő hatóságot;
-
az ellenőrző hatóságot.
(2) E határozat rendelkezéseinek sérelme nélkül a tagállam meghatározza az említett hatóságok egymással való viszonyának valamennyi szabályát, a hatóságok tevékenységük során teljes mértékben megfelelnek az érintett tagállam intézményi, jogi és pénzügyi rendszerének.
(3) A 3. cikk 2. pontjának sérelme nélkül ugyanazon a szerven belül lehet végrehajtani az irányítási, hitelesítési és ellenőrzési feladatok egy részét vagy mindegyikét.
5. cikk
A felelős hatóság
(1) A felelős hatóság az alap által támogatott többéves és éves programok eredményes, hatékony és pontos irányításáért és végrehajtásáért, valamint különösen a következőkért felelős:
a)
a többéves program előterjesztése a Bizottságnak az 1. mellékletben meghatározott mintának megfelelően;
b)
az éves program előterjesztése a Bizottságnak a 2. mellékletben meghatározott mintának megfelelően;
c)
annak biztosítása, hogy a projekteket a 2004/904/EK határozat 14. és 20. cikkében megállapított feltételekkel és kritériumokkal összhangban, valamint az e határozat 10. cikkében ismertetett egységes eljárásoknak megfelelően, az alkalmazandó közösségi és nemzeti szabályokban meghatározott további kritériumok sérelme nélkül választják ki finanszírozásra;
d)
a fellépések hatékony igazgatási, szerződési és pénzügyi irányításának biztosítása az e határozat 11. cikkében ismertetett egységes eljárásoknak megfelelően;
e)
a tranzakciók jogszerűségének és szabályszerűségének biztosítása.
(2) A felelős hatóság eljárásokat vezet be annak biztosítására, hogy a 9. cikk követelményeivel összhangban az érintettek rendelkeznek a kiadásokra és a megfelelő ellenőrzési nyomvonalhoz szükséges ellenőrzésekre vonatkozó valamennyi dokumentummal.
(3) A felelős hatóság biztosítja, hogy az ellenőrző hatóság - a 2004/904/EK határozat 25. cikke (1) bekezdésének a) pontjában meghatározott ellenőrzések végrehajtásának céljából - minden szükséges információt megkap az alap által működtetett irányítási eljárásokról, valamint az alap által társfinanszírozott projektekről.
(4) A felelős hatóság biztosítja, hogy a hitelesítő hatóság a feladatai elvégzése céljából minden szükséges információt megkap az alap által működtetett irányítási eljárásokról, az alap által társfinanszírozott projektekről, valamint az ellenőrző hatóság által végzett ellenőrzések eredményeiről.
(5) A Bizottság által eszközölt kifizetéseket a felelős hatóság kapja, amely felel a kedvezményezetteknek való kifizetésekért. A felelős hatóság a Bizottság elé terjeszti az 5. melléklettel összhangban összeállított fizetési kérelmeket, csatolva ezekhez szükség esetén az előmeneteli vagy végső jelentést - amelyekre mintát a 3. és 4. melléklet szolgáltat -, valamint a 6. melléklettel összhangban összeállított, és a hitelesítő hatóság által megfelelőképpen hitelesített kiadásigazoló nyilatkozatot.
(6) A felelős hatóság biztosítja, hogy az alap által társfinanszírozott fellépések végrehajtási és értékelési jelentését a 2004/904/EK határozat 28. cikkében meghatározott ütemezés szerint készítik el.
6. cikk
Feladatok átruházása a felelős hatóság által
Amennyiben a felelős hatóság feladatainak egy részét vagy mindegyikét megbízott hatóságra ruházzák át, a felelős hatóság pontosan meghatározza az átruházott feladatok terjedelmét, és megállapítja az átruházott feladatok végrehajtásának részletes - a 3. cikkben meghatározott feltételeket teljesítő - eljárásait.
Ezen eljárásokhoz hozzátartozik az, hogy a felelős hatóságnak rendszeres információkat biztosítanak az átruházott feladatok eredményes végrehajtásáról, és rendelkezésére bocsátják az alkalmazott eszközök leírását.
A felelős hatóság által átruházott feladatokat jelenteni kell a megbízott hatóságnak, aki azokat visszaigazolja.
7. cikk
Az ellenőrző hatóság
(1) Az ellenőrző hatóság a 2004/904/EK határozat 25. cikke (1) bekezdésének a) pontjában meghatározott ellenőrzések megszervezésének biztosításáért felelős a nemzetközi sztenderdekkel összhangban.
(2) Az (1) bekezdésben említett ellenőrzések a társfinanszírozott projektek kockázatelemzés alapján kiválasztott jelentős mintáját ölelik fel, amely mindegyik éves programnál az összes támogatható kiadás legalább 10 %-át képviseli. A mintavételezés során figyelembe kell venni a következő követelményeket:
a)
a mintában ki kell alakítani a projekttípusok és -méretek megfelelő elegyét;
b)
figyelembe kell venni a nemzeti vagy közösségi ellenőrzések során azonosított esetleges kockázati tényezőket, valamint a költség-haszon szempontokat a korábban végzett ellenőrzések tekintetbe vételével;
c)
biztosítani kell azt, hogy a 25. cikkben meghatározott ellenőrzéseknél alkalmazott mintavételezési módszer olyan projekteket válasszon ki, amelyek mindegyik éves program esetén reprezentatívak az alapsokaság tekintetében.
(3) Az ellenőrzések végzésekor az ellenőrző hatóságnak a következőkre kell tekintettel lennie:
a)
az irányítási és ellenőrző rendszerek eredményes alkalmazása, a lehetséges hiányosságok és azok súlyossága;
b)
a megfelelő ellenőrzési nyomvonal megléte;
c)
a számviteli nyilvántartások egy megfelelő számára nézve a nyilvántartások megfelelése a - felelős hatóság vagy bármely megbízott szerv, a támogatások kedvezményezettjei és adott esetben a projekt végrehajtásában résztvevő egyéb szervezetek vagy vállalatok által megőrzött - bizonylatoknak;
d)
a kiadási tételek megfelelése B(2006)51 végleges/1 bizottsági határozatban ismertetett támogathatósági követelményeknek, a nemzeti kiválasztási eljárás során meghatározott követelményeknek, a támogatási megállapodás vagy a támogatást odaítélő egyéb jogi okmány feltételeinek, és a ténylegesen elvégzett tevékenységeknek;
e)
a projekt alkalmazása, vagy szándékolt alkalmazása összhangban van a 2004/904/EK határozat 4-7. cikkében ismertetett célkitűzésekkel, és a 2004/904/EK határozat 3. cikkében meghatározott lakossági célcsoport javát szolgálja;
f)
a közösségi pénzügyi hozzájárulásokkal kapcsolatban teljesülnek a 2004/904/EK határozat 20. cikkében, vagy bármely más alkalmazandó közösségi rendelkezésben előírt feltételek, és a hozzájárulásokat mindenféle csökkentés és késedelem nélkül fizetik ki a kedvezményezetteknek;
g)
a megfelelő társfinanszírozást ténylegesen rendelkezésre bocsátották.
(4) Az éves programnak a 2004/904/EK határozat 28. cikkének (2) bekezdésében meghatározott végső végrehajtási jelentése tartalmazza az ellenőrző hatóság által lefolytatott valamennyi ellenőrzés eredményét, valamint a felelős hatóság által az észlelt rendellenességek és szabálytalanságok tekintetében végzett intézkedések lírását.
8. cikk
A hitelesítő hatóság
A hitelesítő hatóság a felelős hatóság által a 2004/904/EK határozat 24. cikkével összhangban összeállított, a 6. mellékletben megadott mintát követő kiadásigazoló nyilatkozatok hitelesítésért felel.
A hitelesítés biztosítékot szolgáltat a következőkre nézve:
(1)
a kiadásigazoló nyilatkozat helytálló, megbízható számviteli rendszerekből következik és ellenőrizhető bizonylatokon alapul;
(2)
a nyilatkozatban szereplő kiadások teljesítik az alkalmazandó közösségi és nemzeti szabályokat és olyan projektek kapcsán merültek fel, amelyeket az éves programra alkalmazandó kritériumokkal összhangban, valamint az alkalmazandó közösségi és nemzeti szabályoknak megfelelve választottak ki finanszírozásra;
(3)
a hitelesítő hatóság a hitelesítés céljából kielégítő információt kapott a felelős hatóságtól az alap által működtetett irányítási eljárásokról, az alap által társfinanszírozott projektekről, valamint a kiadásigazoló nyilatkozatokban szereplő kiadásokkal kapcsolatban lefolytatott ellenőrzésekről;
(4)
az ellenőrző hatóság által elvégzett valamennyi ellenőrzés eredményét megfelelőképpen figyelembe vették;
(5)
a feltárt szabálytalanságok eredményeképpen indokolatlanul kifizetett közösségi pénzalapok visszanyert összegeit az esetlegesen felmerült kamatokkal együtt megfelelőképpen levonták a kiadásigazoló nyilatkozatból.
9. cikk
Az ellenőrzési nyomvonal
(1) A tagállamok irányítási és ellenőrzési rendszerei megfelelő ellenőrzési nyomvonalat biztosítanak.
(2) Megfelelő az ellenőrzési nyomvonal akkor, ha lehetővé teszi a következőket:
a)
a Bizottság elé terjesztett hitelesített kiadásigazoló nyilatkozatok egyeztetése az egyedi kiadási nyilvántartásokkal és bizonylatokkal, amelyekkel a felelős hatóság és bármely megbízott hatóság különböző igazgatási szintjein, illetve a végső kedvezményezetteknél rendelkeznek;
valamint
b)
az alap keretében nyújtott közösségi finanszírozás, valamint a projekt társfinanszírozása forrásainak felosztására és átcsoportosítására irányuló ellenőrzés.
(3) A felelős hatóság eljárásokat vezet be annak biztosítására, hogy az Európai Menekültügyi Alap keretében tett egyedi kifizetésekre vonatkozó valamennyi dokumentum helyéről nyilvántartást vezetnek és a dokumentumokat ellenőrzés céljából be tudják mutatni, amennyiben az alábbiak valamelyike kéri:
a)
az ellenőrző hatóság,
b)
a hitelesítő hatóság,
c)
a Bizottság tisztviselői és meghatalmazott képviselői, ideértve az Európai Csaláselleni Hivatalt (OLAF) és az Európai Számvevőszéket is.
(4) Azt követően, hogy a Bizottság minden egyes éves program tekintetében kifizette a záró egyenleget, a felelős hatóság általánosan elfogadott adathordozókon öt éven át megőrzi a Bizottság, az Európai Csaláselleni Hivatal (OLAF) és az Európai Számvevőszék számára a - kiadásokra és az érintett projekt ellenőrzéseire vonatkozó - összes bizonylatot, azaz az eredeti példányokat, vagy az azoknak megfelelő hitelesített változatokat. Ez az időtartam bírósági eljárás esetében, vagy a Bizottság megfelelően indokolt kérelmére megszakad.
III. FEJEZET
A PROJEKTEK FELELŐS HATÓSÁG ÁLTALI IGAZGATÁSI ÉS PÉNZÜGYI IRÁNYÍTÁSÁNAK SZABÁLYAI
10. cikk
Kiválasztási és odaítélési eljárások
Az alap általi társfinanszírozásban részesítendő fellépések kiválasztására a felelős hatóság részletes eljárásokat határoz meg, amelyek többek között kiterjednek a következőkre:
a)
a kiválasztási és odaítélési eljárások megszervezése az átláthatóság és az egyenlő elbánás elveivel, illetve amennyiben szükséges, az alkalmazandó közbeszerzési szabályokkal összhangban, megtéve minden szükséges intézkedést az érdekellentétek elkerülésére;
b)
a pályázati és ajánlati felhívások meghirdetése nemzeti és regionális szinten a megfelelő csatornákon keresztül;
c)
a társfinanszírozási pályázatok átvétele, kézhezvételi igazolása, nyilvántartásba vétele és iktatása;
d)
a pályázatok alaki, kvalitatív és költségvetési elemzése és értékelése a pályázati, illetve ajánlati felhívásokban meghatározott kritériumok alkalmazásával;
e)
kapcsolattartás és ülések szervezése a kiválasztó vagy értékelő csoporttal;
f)
konzultációk az érintett szervekkel arról, hogy a javasolt fellépések és az egyéb regionális, nemzeti és közösségi pénzügyi eszközök milyen módon egészítik ki egymást;
g)
a projektek kiválasztásáról szóló döntésnek a felelős hatóság megfelelő szintjén történő meghozatala;
h)
a kiválasztási és odaítélési eljárás eredményeinek közzététele;
i)
írott információk minden egyes kérelmezőnek a kiválasztási eljárás eredményeiről, a kiválasztási döntésekkel kapcsolatos magyarázattal együtt.
11. cikk
A fellépések igazgatási, szerződési és pénzügyi irányításának eljárásai
(1) A felelős hatóság meghatározza a fellépések irányításának részletes eljárásait, amelyek kiterjednek többek között a következőkre:
a)
a kiválasztott kedvezményezettekkel való szerződések, támogatási megállapodások vagy bármely ezzel egyenértékű formájú jogi okmány aláírása;
b)
a projektek igazgatási nyomon követési rendszerének kialakításán keresztül a megállapodások, illetve azok módosításainak utókövetése (levelezés, módosítások és emlékeztető levelek kiadása és nyomon követése, jelentések átvétele és azok feldolgozása, stb.);
c)
a projektekről szóló tevékenységi és pénzügyi jelentések elemzése, a társfinanszírozott termékek és szolgáltatások leszállításának ellenőrzése, ideértve szükség esetén a helyszíni ellenőrzéseket;
d)
a projektek nyilatkozatokban feltüntetett kiadásai tényleges felmerülésének, illetve az ilyen kiadások támogathatóságának ellenőrzése a B(2006)51 végleges/1 bizottsági határozatban és a nemzeti szabályokban megállapított feltételekkel összhangban;
e)
a kifizetési kérelmek kézhezvételének, ellenőrzésének és jóváhagyásának feltételei, a kiadások engedélyezése, kifizetése és könyvelése;
f)
a fel nem használt, illetve a kedvezményezettek által nem támogatható kiadásokra használt pénzalapok visszanyerése;
(2) Az (1) bekezdés a) pontjában említett szerződések vagy támogatási megállapodások többek között a következőket határozzák meg:
a)
a támogatás összege, a projekt támogatható költségei és az összes projektköltség százalékos arányának maximuma;
b)
a támogatott projekt részletes leírása és ütemezése;
c)
a projekt megállapodás szerinti előzetes költségvetési terve és finanszírozási terve;
d)
ütemterv és a megállapodás végrehajtásának rendelkezései (jelentési kötelezettségek, módosítások, megszűnés, …);
e)
a támogatható költségek meghatározása;
f)
a támogatás kifizetésével kapcsolatos feltételek és számviteli követelmények.
(3) A felelős hatóság kialakítja az éves programok keretében zajló projektek részletes számviteli nyilvántartásai rögzítésének és karbantartásának számítógépes rendszerét, és gondoskodik a projektek végrehajtására vonatkozó megfelelő adatok gyűjtéséről a pénzügyi irányítás, a nyomon követés, az ellenőrzés és az értékelés céljából.
IV. FEJEZET
ELLENŐRZÉS
12. cikk
A tagállamok felelőssége
(1) A tagállamok az alap által finanszírozott fellépéseknél a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás biztosításáért, valamint az ügyletek jogszerűségéért és szabályszerűségéért felelnek. Gondoskodnak arról, hogy a felelős hatóságok - ideértve a megbízott, hitelesítő, ellenőrző hatóságokat és bármely egyéb érintett szervet - megfelelő iránymutatást kapjanak az irányítási és ellenőrzési rendszerek működtetését illetően, amelyek biztosítják a közösségi pénzalapok eredményes és pontos felhasználását.
(2) A tagállamok biztosítják, hogy az irányítási és ellenőrzési rendszereket a 3-11. cikk követelményeivel összhangban alakítsák ki. Felelősek annak biztosításáért, hogy a rendszerek hatékonyan működjenek az alap által finanszírozott fellépések végrehajtási időszakának egésze során.
(3) A 2005. évi programra irányuló javaslat előterjesztésekor a tagállamok benyújtják a Bizottságnak a rendszerek leírását, amely kiterjed a felelős hatóság, a megbízott hatóságok, valamint a hitelesítő és ellenőrző hatóságok szervezeti felépítésére és eljárásaira, a 3-11. cikkben megállapított követelményekkel összhangban.
(4) A tagállamok biztosítják az irányítási és ellenőrzési rendszerek leírásának naprakésszé tételét, amennyiben a rendszereken és eljárásokon lényeges változtatásokat eszközölnek.
13. cikk
A Bizottság felelőssége
(1) A 12. cikk (3) bekezdésében előírt leírás átvételét követő 12 hónapon belül a Bizottság elvégzi a tagállam által felállított irányítási és ellenőrzési rendszerek dokumentumelemzését, valamint a végrehajtási eljárások, az ellenőrzési rendszerek, a számviteli eljárások, és a felelős hatóság és bármely megbízott hatóság által követett beszerzési és támogatásfelosztási eljárások helyszíni ellenőrzését. A Bizottság tájékoztatja a tagállamot a rendszerekben talált hibákról és hiányosságokról, valamint a szükséges helyesbítő intézkedésekről.
(2) A 2004/904/EK tanácsi határozat 26. cikke rendelkezéseinek sérelme nélkül a Bizottság felülvizsgálja a tagállamok által felállított eljárásokat és rendszereket, amennyiben jelentős változtatásokat eszközölnek.
14. cikk
Együttműködés a tagállamok ellenőrző hatóságaival
(1) A Bizottság együttműködik a tagállamok által kijelölt ellenőrző hatóságokkal azok megfelelő ellenőrzési terveinek és módszereinek összehangolása során, és azonnal továbbítja az irányítási és ellenőrzési rendszerek ellenőrzéseinek eredményeit, hogy az ellenőrzési erőforrásokat a lehető legjobban használják fel, és elkerüljék a munka indokolatlan megkettőzését.
(2) A Bizottság és az ellenőrző hatóságok rendszeresen, évente legalább egyszer találkoznak, hogy a 2004/904/EK határozat 28. cikkének (2) bekezdése szerint bemutatott éves jelentések részét képező ellenőrzések eredményeit együtt vizsgálják meg, és megosszák nézeteiket az irányítási és ellenőrzési rendszerek javításával kapcsolatos egyéb kérdésekről.
V. FEJEZET
AZ EURO HASZNÁLATÁVAL KAPCSOLATOS SZABÁLYOK
15. cikk
Többéves és éves programok
(1) A 2004/904/EK határozat 16. cikkében említett többéves és éves programtervezeteket euróban kell a Bizottság elé terjeszteni.
(2) Azok a tagállamok, amelyekben a többéves és éves programtervezeteik benyújtásának napján nem az euro a pénznem, az e határozat 1. és 2. mellékletében található pénzügyi információkat euróban és nemzeti pénznemben egyaránt benyújtják. A nemzeti pénznem euróra történő átváltására használt árfolyam az Európai Unió Hivatalos Lapjának C sorozatában közzétett napi árfolyam azon hónap utolsó munkanapján, amelyik a többéves vagy éves programtervezet Bizottságnak való benyújtásának hónapját előzi meg.
16. cikk
Jelentések, kiadásigazoló nyilatkozatok, kifizetési kérelmek
(1) A 2004/904/EK határozatban említett előmeneteli jelentéseket, végső végrehajtási jelentéseket, kiadásigazoló nyilatkozatokat és kifizetési kérelmeket euróban kell a Bizottságnak benyújtani.
(2) Azok a tagállamok, amelyekben nem az euro a pénznem a jelentések benyújtásának napján, a 3., 4. és 6. mellékletében található pénzügyi információkat euróban és nemzeti pénznemben egyaránt benyújthatják a Bizottságnak. Ebben az esetben a nemzeti pénznemben felmerült kiadások tekintetében a nemzeti pénznem euróra történő átváltására használt árfolyam az Európai Unió Hivatalos Lapjában közzétett napi árfolyam azon hónap utolsó munkanapján, amelyik a kiadás felelős hatóság számláin való könyvelésének hónapját előzi meg.
(3) Amikor az euro az előző bekezdésben ismertetett átváltási eljárást alkalmazó tagállam pénznemévé válik, ezt az átváltási eljárást továbbra is alkalmazni kell a felelős hatóság által könyvelt valamennyi kiadásra a nemzeti pénznem és az euro közötti rögzített árfolyam hatályba lépéséig.
VI. FEJEZET
SZÁMLAELSZÁMOLÁS
17. cikk
Számlaelszámolás
(1) Az alap általi társfinanszírozásról szóló éves határozatban meghatározott költségek támogathatóságának záró napját követő kilenc hónapon belül a felelős hatóság a következő dokumentumokat nyújtja be a Bizottságnak:
a)
a 4. mellékletben meghatározott mintával összhangban összeállított végső jelentés az éves program végrehajtásáról;
b)
a 6. mellékletben meghatározott mintával összhangban összeállított, a hitelesítő hatóság által hitelesített végső kiadásigazoló nyilatkozat;
c)
az ellenőrző hatóság által az elvégzett ellenőrzésekről összeállított jelentés;
d)
az 5. mellékletben meghatározott mintával összhangban összeállított kifizetési kérelem vagy esedékes visszatérítési nyilatkozat.
(2) Az (1) bekezdésben említett kilenc hónapos időszak megszakad, amennyiben a Bizottság határozatot fogad el az érintett éves program társfinanszírozási kifizetéseinek felfüggesztéséről, a 2004/904/EK határozat 26. cikke (2) bekezdésének rendelkezéseivel összhangban. Az időszak tovább folytatódik attól a naptól kezdve, amikor a 2004/904/EK határozat 26. cikkének (3) bekezdésében említett bizottsági határozatról értesítették a tagállamot.
(3) A 2004/904/EK határozat 26. cikke rendelkezéseinek sérelme nélkül az (1) bekezdésben említett dokumentumok kézhezvételét követő hat hónapon belül a Bizottság tájékoztatja a tagállamot az alap terhére elszámolható kiadások összegéről, valamint az esetleges pénzügyi korrekciókról, amely a nyilatkozatban feltüntetett kiadások és az alap terhére elszámolható kiadások közötti különbözetből adódik. A tagállamnak három hónap áll rendelkezésre megjegyzések megtételére.
(4) A tagállamok megjegyzéseinek beérkezését követő három hónapon belül a Bizottság dönt az alap terhére elszámolható kiadások összegéről, és visszanyeri a véglegesen elismert kiadások és a tagállamoknak már kifizetett összegek közötti különbözetet.
(5) Amennyiben a felelős hatóság az (1) bekezdésben előírt dokumentumokat az esedékes határidőig a megfelelő formában elmulasztja rendelkezésre bocsátani, a Bizottság automatikusan törli az alap általi társfinanszírozást a társfinanszírozásról szóló határozat által felölelt időszakra nézve, és beszedési megbízást ad ki a társfinanszírozásról szóló határozat szerint előfinanszírozásként már kifizetett valamennyi összegre, valamint visszavon minden, még ki nem fizetett összeget.
(6) Az (5) bekezdésben meghatározott automatikus törlési eljárás az érintett projektek összegére nézve felfüggesztésre kerül, amennyiben az (1) bekezdésben meghatározott dokumentumok benyújtásakor tagállami szinten bírósági eljárás, vagy halasztó hatályú közigazgatási fellebbviteli eljárás folyik. A benyújtott részleges végső jelentésben a tagállam részletes információkkal szolgál az ilyen projektekről, és hathavonta előremeneteli jelentéseket is küld róluk. A bírósági eljárás vagy a közigazgatási fellebbviteli eljárás lezárását követő 3 hónapon belül a tagállam benyújtja az (1) bekezdésben előírt dokumentumokat az érintett projektekre nézve.
VII. FEJEZET
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
18. cikk
Záró rendelkezések
A tagállamok az e határozatban előírtaknál szigorúbb nemzeti ellenőrzési szabályokat is alkalmazhatnak.
19. cikk
E szerződés címzettjei a Belga Királyság, a Cseh Köztársaság, a Németországi Szövetségi Köztársaság, az Észt Köztársaság, a Görög Köztársaság, a Spanyol Királyság, a Francia Köztársaság, Írország, az Olasz Köztársaság, a Ciprusi Köztársaság, a Lett Köztársaság, a Litván Köztársaság, a Luxemburgi Nagyhercegség, a Magyar Köztársaság, a Máltai Köztársaság, a Holland Királyság, az Osztrák Köztársaság, a Lengyel Köztársaság, a Portugál Köztársaság, a Szlovén Köztársaság, a Szlovák Köztársaság, a Finn Köztársaság, a Svéd Királyság, valamint Nagy-Britannia és Észak-Írország Egyesült Királysága.
Kelt Brüsszelben, 2006. január 20-án.