A Tanács 58/2003/EK rendelete
(2002. december 19.)
a közösségi programok igazgatásában bizonyos feladatokkal megbízott végrehajtó hivatalokra vonatkozó alapszabály megállapításáról
AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA,
tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre és különösen annak 308. cikkére,
tekintettel a Bizottság javaslatára [1],
tekintettel az Európai Parlament véleményére [2],
tekintettel a Számvevőszék véleményére [3],
mivel:
(1) A kedvezményezettek változatos körét célzó, növekvő számú programot hoznak létre számos területen a Szerződés 3. cikkében előírt tevékenységek részeként. Általában a Bizottság felel az ilyen programok (közösségi programok) végrehajtásához szükséges intézkedések elfogadásáért.
(2) Az érintett közösségi programok végrehajtását, legalábbis részben, az Európai Unió általános költségvetésébe bevitt előirányzatokból finanszírozzák.
(3) A Szerződés 274. cikke alapján a Bizottság felelős a költségvetés teljesítéséért.
(4) Ahhoz, hogy a Bizottság teljes mértékben elszámoltatható legyen a polgárok előtt, elsődlegesen az intézményi feladataira kell összpontosítania. Ezért képesnek kell lennie, hogy a közösségi programok igazgatására vonatkozó feladatok egy részét harmadik személyekre átruházza. Ezenkívül bizonyos igazgatási feladatok kihelyezése sokkal hatékonyabb módja lehet az ilyen jellegű közösségi programok céljai elérésének.
(5) Mindamellett az igazgatási feladatok kihelyezésének a Szerződésben előírtak szerint az intézményi rendszer által megállapított határokon belül kell maradnia. Ez azt jelenti, hogy nem helyezhetők ki a Szerződés által az intézményeknek kiutalt olyan feladatok, amelyeknél a politikai döntéseknek gyakorlati megvalósítása diszkrecionális hatásköröket igényel.
(6) Továbbá a kihelyezés függ egy költség-haszon elemzéstől, amely számos szempontot vesz figyelembe, mint például a kihelyezést igazoló feladatok meghatározása, a költség és a haszon értékelése, amely magában foglalja a koordináció és ellenőrzés költségeit, a humán erőforrásra tett hatás, a hatékonyság és rugalmasság a kihelyezett feladatok végrehajtásában, a használt eljárások leegyszerűsítése, a kihelyezett tevékenységek közelsége a végső kedvezményezettekhez, a Közösségnek az érintett közösségi program támogatójaként való feltüntetése és a Bizottságon belül a megfelelő know-how-szint fenntartására vonatkozó igény.
(7) A kihelyezés egyik formája a jogi személyiséggel rendelkező közösségi szervek (végrehajtó hivatalok) használatában nyilvánul meg.
(8) A végrehajtó hivatalok intézményi egységességének biztosítása érdekében alapszabályaikat meg kell határozni, különösen a szerkezetre, feladatokra, működésre, költségvetési rendszerre, személyzetre, felügyeletre és felelősségre vonatkozó bizonyos lényeges szempontok tekintetében.
(9) Mint a különböző közösségi programok végrehajtásáért felelős intézmény, leginkább a Bizottság hivatott megállapítani, hogy helyénvaló-e és milyen mértékben egy végrehajtó hivatalra bízni az egy vagy több közösségi programra vonatkozó igazgatási feladatokat. Azonban egy végrehajtó hivatal bevonása nem menti fel a Bizottságot a Szerződés és különösen annak 274. cikke szerinti kötelezettségei alól. Ebből adódóan képesnek kell lennie az egyes végrehajtó hivatalok tevékenységének gondos felügyeletére, valamint működésük és különösen vezető szerveik felett egy tényleges ellenőrzés fenntartására.
(10) Ez azt jelenti, hogy a Bizottságnak hatáskörrel kell rendelkeznie, hogy e rendelettel összhangban felállítson és adott esetben felszámoljon egy végrehajtó hivatalt. Mivel a végrehajtó hivatalok felállításáról szóló határozat a Bizottságra ruházott végrehajtási hatáskörök gyakorlására vonatkozó eljárások megállapításáról szóló, 1999. június 28-i 1999/468/EK tanácsi határozat [4] 2. cikke értelmében egy általános hatókörű intézkedés, az ilyen döntéseket az 1999/468/EK határozattal összhangban kell elfogadni.
(11) A Bizottságnak kell kineveznie az egyes végrehajtó hivatalok operatív bizottságának tagjait és igazgatóját azért, hogy biztosítsa, hogy a saját előjogába tartozó feladatoknak a végrehajtó hivatalra történő átruházásával nem mond le annak ellenőrzéséről.
(12) A végrehajtó hivatal által ellátott tevékenységeknek teljes mértékben meg kell felelniük a Bizottság által olyan közösségi programok vonatkozásában meghatározott ütemezésnek, amelyek igazgatásába a végrehajtó hivatalt bevonták. A hivatal éves munkaprogramjának ezért a Bizottság jóváhagyásától kell függnie, és meg kell felelnie a költségvetési döntéseknek.
(13) Annak biztosítása céljából, hogy a kihelyezés eredményes legyen, és a végrehajtó hivatal szakértelme teljes mértékben hasznosulhasson, lehetővé kell tenni a Bizottságnak, hogy egy vagy több közösségi program vonatkozásában az összes vagy néhány végrehajtási feladatot átruházzon a hivatalra, kivéve azokat, amelyeknél a politikai döntések gyakorlati megvalósítása diszkrecionális hatásköröket igényel. Az átruházható feladatok közé tartozik egy adott projekt élettartama során az összes vagy néhány szakasz igazgatása, a költségvetés végrehajtásához szükséges jogi aktusok elfogadása, a Bizottságnak továbbítandó információk összegyűjtése és feldolgozása, valamint javaslatok készítése a Bizottságnak.
(14) Tekintve, hogy a végrehajtó hivatal költségvetése csak a működési költségeket hivatott finanszírozni, bevétele elsősorban az Európai Unió általános költségvetése alá tartozó támogatásból áll, amelyet a költségvetési hatóság határoz meg, és amelyet azon közösségi program keretösszegéből utalnak ki, amelynek az igazgatásában a hivatal részt vesz.
(15) A Szerződés 274. cikkének alkalmazása céljából azon közösségi programok működési előirányzatait, amelyek igazgatásában egy végrehajtó hivatal is részt vesz, továbbra is az Európai Unió általános költségvetésébe kell befizetni, és e költségvetés közvetlen megterhelésével kell végrehajtani. Az ezen előirányzatokhoz kapcsolódó pénzügyi műveleteket ezért az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletről szóló, 2002. június 25-i 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelettel [5] összhangban kell végrehajtani.
(16) A végrehajtó hivatalt meg lehet bízni azon programok igazgatására vonatkozó feladatok végrehajtásával, amelyeket nem az Európai Unió általános költségvetésének forrásaiból finanszíroznak. Azonban ez még közvetve sem okozhat olyan igazgatási többletköltségeket, amelyeket az érintett általános költségvetésbe tartozó kiegészítő előirányzatokból kellene fedezni. Ilyen esetekben az érintett közösségi programokra vonatkozó alap-jogiaktusokban előírt különleges rendelkezéseknek megfelelően e rendelet alkalmazandó.
(17) A végrehajtó hivatalok igazgatásában az átláthatóság és megbízhatóság célkitűzése megköveteli, hogy működésük vonatkozásában belső és külső ellenőrzéseket hajtsanak végre. Ennek érdekében a végrehajtó hivatalok felelőséggel tartoznak tevékenységükért, és a Bizottságnak igazgatási felügyeletet kell gyakorolnia a végrehajtó hivatal felett, a Bíróság ellenőrzési hatáskörének sérelme nélkül.
(18) A nyilvánosság számára hozzáférést kell biztosítani a végrehajtó hivatal birtokában lévő dokumentumokhoz a Szerződés 255. cikkében előírtakhoz hasonló feltételek mellett és korlátok között.
(19) Minden végrehajtó hivatal behatóan és folyamatosan együttműködik a Bizottság azon közösségi programokért felelős szervezeti egységeivel, amely programok igazgatásában részt vesz. Ezen együttműködés lehető legnagyobb mértékű megkönnyítése érdekében, minden végrehajtó hivatalnak ugyanazon a helyszínen kell működnie, ahol a Bizottság és annak szervezeti egységei találhatók az Európai Unióról szóló szerződés, valamint az Európai Közösséget, az Európai Szén-és Acélközösséget és az Európai Atomenergia-közösséget létrehozó szerződésekhez mellékelt, az Európai Közösségek és az Europol intézményeinek, valamint egyes szerveinek és szervezeti egységeinek székhelyéről szóló jegyzőkönyvnek megfelelően.
(20) E rendelet elfogadása céljából a Szerződés a 308. cikkben biztosítottakon kívül egyéb hatásköröket nem ír elő,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. cikk
Tárgy
E rendelet meghatározza a végrehajtó hivatalok alapszabályát, amelyekre a Bizottság - saját ellenőrzése és felelőssége keretében - a közösségi programok igazgatására vonatkozó bizonyos feladatokat rábízhat.
2. cikk
Fogalommeghatározások
E rendelet alkalmazásában:
a) "végrehajtó hivatal": egy, e rendelettel összhangban létrehozott jogi személy;
b) "közösségi program": bármilyen olyan tevékenység, tevékenységek sorozata vagy egyéb kezdeményezés, amelyet a Bizottságnak a vonatkozó alap-jogiaktus vagy költségvetési felhatalmazás szerint, meghatározott kedvezményezettek egy vagy több kategóriájának a javára, kötelezettségvállalások foganatosítása révén kell végrehajtani.
3. cikk
Végrehajtó hivatalok létrehozása és felszámolása
(1) A Bizottság egy előzetes költség-haszon elemzést követően határozathat egy végrehajtó hivatal létrehozásáról abból a célból, hogy megbízza azt egy vagy több közösségi program igazgatására vonatkozó bizonyos feladatokkal. Meghatározza a végrehajtó hivatal működésének időtartamát.
A költség-haszon elemzés számos tényezőt vesz figyelembe, mint például a kihelyezés alapjául szolgáló feladatok meghatározása, a költség és haszon értékelése, amely magában foglalja a koordináció és ellenőrzés költségeit, a humán erőforrásra gyakorolt hatás, az Európai Unió általános költségvetési keretén belül felmerülő megtakarítások, hatékonyság és rugalmasság a kihelyezett feladatok végrehajtásában, a használt eljárások leegyszerűsítése, a kihelyezett tevékenységek közelsége a végső kedvezményezettekhez, a Közösségnek az érintett közösségi program támogatójaként való feltüntetése és a Bizottságon belül a megfelelő know-how-szint fenntartására vonatkozó igény.
(2) A végrehajtó hivatal létrehozásakor meghatározott időpontban a Bizottság működésének időtartamát az eredetileg előírt időtartamot nem meghaladó mértékben meghosszabbíthatja. Az ilyen meghosszabbítás megújítható. Amennyiben a Bizottság úgy véli, hogy a továbbiakban nem tart igényt az általa létrehozott végrehajtó hivatal szolgáltatásaira, vagy fennmaradása a továbbiakban nem felel meg a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveinek, határoz annak felszámolásáról. Ilyen esetben két felszámolót nevez ki. A Bizottság meghatározza a végrehajtó hivatal felszámolásának feltételeit. A felszámolás utáni nettó eredményt az Európai Unió általános költségvetésébe be kell vezetni. A hivatal fennállásának meghosszabbításáról, az ilyen meghosszabbítás megújításáról vagy a hivatal felszámolásáról szóló határozatot az (1) bekezdésben említett költség-haszon elemzés alapján kell meghozni.
(3) A Bizottság az (1) és (2) bekezdésben említett határozatokat a 24. cikk (2) bekezdésében megállapított eljárással összhangban fogadja el. Módosításukra ugyanezen eljárás alapján kerülhet sor. A Bizottság továbbít a 24. cikk (1) bekezdésében említett bizottsághoz minden olyan információt, amelyre ebben az összefüggésben szükség van, különösen az e cikk (1) bekezdésében említett költség-haszon elemzést és a 25. cikkben említett értékelő jelentéseket.
(4) Egy közösségi program elfogadásakor a Bizottság tájékoztatja a költségvetési hatóságot arról, hogy a program végrehajtására létre kíván-e hozni egy végrehajtó hivatalt.
(5) Az e cikk (1) bekezdése alapján létrehozott valamennyi végrehajtó hivatalnak meg kell felelnie e rendeletnek.
4. cikk
Jogállás
(1) A végrehajtó hivatal egy közszolgáltatási szereppel bíró közösségi szerv.
(2) A végrehajtó hivatal jogi személyiséggel rendelkezik. Valamennyi tagállamban a nemzeti jog értelmében a jogi személyeknek biztosított legteljesebb jogképességgel rendelkezik. Különösen ingó és ingatlan vagyont szerezhet, illetve elidegeníthet, valamint bíróság előtt eljárhat. E célból a hivatalt annak igazgatója képviseli.
5. cikk
Székhely
(1) A végrehajtó hivatalnak ugyanazon helyszínen kell működnie, ahol a Bizottság és annak szervezeti egységei találhatók, az Európai Közösségek és az Europol intézményeinek, valamint egyes szerveinek és szervezeti egységeinek székhelyéről szóló jegyzőkönyvnek megfelelően.
(2) Szervezeti egységeit a felelősségi körébe tartozó közösségi programok igazgatási igényeinek és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás kritériumainak megfelelően építi fel.
6. cikk
Feladatok
(1) A 3. cikk (1) bekezdésében meghatározott célkitűzés elérése céljából a Bizottság megbízhat egy végrehajtó hivatalt bármilyen feladattal, amely a közösségi program végrehajtásához szükséges, kivéve azon feladatokat, amelyeknél a politikai döntések gyakorlati megvalósítása diszkrecionális hatásköröket igényel.
(2) A végrehajtó hivatalt különösen a következő feladatokkal lehet megbízni:
a) egy projekt élettartama során az összes vagy néhány szakasz igazgatása az egyedi projektekkel kapcsolatban, a közösségi program végrehajtásának és az ehhez szükséges ellenőrzések végrehajtásának keretében, a vonatkozó döntések elfogadásával a Bizottság által átruházott hatáskörök alapján;
b) a bevételek és kiadások vonatkozásában jogi aktusok elfogadása, a költségvetés végrehajtásához, és a közösségi program végrehajtásához szükséges összes tevékenység véghezvitele a Bizottság által átruházott hatáskör alapján, és különösen a szerződések és támogatások odaítélésével kapcsolatos tevékenységek;
c) a közösségi program végrehajtásának irányításához szükséges összes információ összegyűjtése, elemzése és a Bizottságnak történő átadása.
(3) A Bizottság a felhatalmazó jogi aktusban határozza meg azon feltételeket, kritériumokat, paramétereket és eljárásokat, amelyeket a (2) bekezdésben említett feladatok teljesítése során a végrehajtó hivatalnak be kell tartania, továbbá a Bizottság olyan közösségi programokért felelős szervezeti egységei által végrehajtott ellenőrzések részleteit, amelyek igazgatásában a végrehajtó hivatal részt vesz.
7. cikk
Szervezeti felépítés
(1) A végrehajtó hivatalt egy operatív bizottság és egy igazgató vezeti.
(2) A végrehajtó hivatal személyzete az igazgató alá van rendelve.
8. cikk
Operatív bizottság
(1) Az operatív bizottság öt tagból áll, akiket a Bizottság nevez ki.
(2) Az operatív bizottság tagjainak megbízatása alapvetően két év, és figyelembe veszi azon közösségi program végrehajtása tekintetében rögzített időtartamot, amelynek az igazgatását a végrehajtó hivatalra bízták. A kinevezés megújítható. Megbízatásuk lejártakor vagy lemondásuk esetén a tagok hivatalban maradnak mindaddig, amíg kinevezésüket megújítják vagy helyettesítik őket.
(3) Az operatív bizottság a tagok közül egy elnököt és egy elnökhelyettest választ.
(4) Az operatív bizottság az elnök összehívása alapján évente legalább négyszer ülésezik. Összehívható a tagok legalább egyszerű többségének, illetve az igazgatónak a kérésére is.
(5) Az operatív bizottság bármely olyan tagját, aki nem tud részt venni az ülésen, képviselheti az érintett ülésre külön felhatalmazott másik tag. Minden tag csak egyetlen másik tagot képviselhet. Amennyiben az elnök nem tud részt venni az ülésen, úgy az operatív bizottság ülését az elnökhelyettes vezeti.
(6) Az operatív bizottság döntéseit a szavazatok egyszerű többségével fogadják el. Szavazategyenlőség esetén az elnöké a döntő szavazat.
9. cikk
Az operatív bizottság feladatai
(1) Az operatív bizottság elfogadja saját eljárási szabályzatát.
(2) Az igazgató által benyújtott tervezet alapján és a Bizottság jóváhagyását követően az operatív bizottság legkésőbb minden év kezdetekor elfogadja a végrehajtó hivatal részletes célkitűzéseit és a teljesítménymutatókat magában foglaló éves munkaprogramját. A munkaprogramnak meg kell felelnie a Bizottság által meghatározott ütemezésnek azon közösségi programokat létrehozó jogi aktusokkal összhangban, amelyek igazgatásában a végrehajtó hivatal részt vesz. Egy ugyanilyen eljárást követően az éves munkaprogramot az év folyamán is módosítani lehet, különösen az érintett közösségi programokra vonatkozó bizottsági döntések figyelembevétele céljából. Az éves munkaprogramba foglalt projekteket egy, a szükséges kiadásokra vonatkozó felmérésnek kell kísérnie.
(3) Az operatív bizottság elfogadja a végrehajtó hivatal működési költségvetését a 13. cikkben meghatározott eljárás alapján.
(4) Az operatív bizottság megszerzi a Bizottság egyetértését, mielőtt a közösségitől eltérő forrásból származó ajándékok, hagyatékok és adományok elfogadásáról dönt.
(5) Az operatív bizottság dönt a végrehajtó hivatal szervezeti egységeinek a felépítéséről.
(6) Az operatív bizottság elfogadja a végrehajtó hivatal dokumentumaihoz való hozzáférési jog alkalmazásához szükséges különös rendelkezéseket, a 23. cikk (1) bekezdésével összhangban.
(7) Legkésőbb minden év március 31-éig az operatív bizottság elfogad és a Bizottságnak benyújt egy éves tevékenységi jelentést a pénzügyi és igazgatási információkkal együtt. A jelentést az 1605/2002/EK, Euratom rendelet 60. cikke (7) bekezdésének megfelelően kell elkészíteni. A jelentés a végrehajtó hivatal által vezetett közösségi programnak megfelelő működési előirányzatok végrehajtására és működési költségvetésének teljesítésére vonatkozik.
A Bizottság legkésőbb minden év június 15-éig összefoglalót küld a költségvetési hatóságnak a végrehajtó hivatalok előző évre vonatkozó éves beszámolójáról, amelyet az 1605/2002/EK, Euratom rendelet 60. cikke (7) bekezdésében említett beszámolóhoz kell csatolni.
(8) Az operatív bizottság intézkedéseket fogad el és alkalmaz a csalás és szabálytalanság elleni küzdelem érdekében.
(9) Az operatív bizottság teljesíti az e rendelet által rábízott egyéb feladatokat.
10. cikk
Igazgató
(1) A végrehajtó hivatal igazgatóját a Bizottság nevezi ki, amely e célból a 259/68/EGK, Euratom, ESZAK tanácsi rendeletben [6] meghatározott, az Európai Közösségek tisztviselőinek személyzeti szabályzata és az e Közösségek egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételek (a továbbiakban: személyzeti szabályzat) szerint egy tisztviselőt nevez ki.
(2) Az igazgatót alapvetően négyéves időtartamra nevezik ki, és figyelembe veszik az azon közösségi program végrehajtásához meghatározott időtartam hosszát, amelynek az igazgatását a végrehajtó hivatalra bízták. E kinevezés megújítható. Az operatív bizottságtól kapott véleményt követően a Bizottság az igazgatót a megbízatás lejárta előtt elmozdíthatja tisztségéből.
11. cikk
Az igazgató feladatai
(1) Az igazgató képviseli a végrehajtó hivatalt, és felelős annak igazgatásáért.
(2) Az igazgató előkészíti az operatív bizottság munkáját, különösen a végrehajtó hivatal éves munkaprogramjának tervezetét. Az igazgató, szavazati jog nélkül, részt vesz az operatív bizottság munkájában.
(3) Az igazgató biztosítja, hogy a végrehajtó hivatal éves munkaprogramja teljesüljön. Az igazgató felelős különösen a 6. cikkben említett feladatok végrehajtásáért és a vonatkozó döntések meghozataláért. Az igazgató a végrehajtó hivatal felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselőjeként jár el azon közösségi programokra vonatkozó működési előirányzatok végrehajtása tekintetében, amelyek igazgatásában a végrehajtó hivatal részt vesz, és amely programok költségvetésének végrehajtása a Bizottság felhatalmazó jogi aktusának tárgyát képezi.
(4) Az igazgató elkészíti az előzetes bevételi- és költségkimutatást, és, mint engedélyezésre jogosult tisztviselő, a 15. cikkben említett költségvetési rendelettel összhangban teljesíti a végrehajtó hivatal működési költségvetését.
(5) Az igazgató felelős azon jelentések elkészítéséért és közzétételéért, amelyeket a végrehajtó hivatalnak be kell nyújtania a Bizottsághoz. Idetartozik a 9. cikk (7) bekezdésében említett, a végrehajtó hivatal tevékenységeiről szóló éves beszámoló és minden egyéb, olyan általános vagy különleges jellegű jelentés, amelyek elkészítését a Bizottság kéri a végrehajtó hivataltól.
(6) Az igazgatót az Európai Közösségek egyéb alkalmazottaira alkalmazandó szabályok alapján felhatalmazzák a végrehajtó hivatal alkalmazottai tekintetében munkaszerződések megkötésére. Az igazgató felelős a végrehajtó hivatalon belül a személyzeti igazgatás vonatkozásában az összes többi ügyért.
(7) Az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendelettel összhangban az igazgató alakítja ki a végrehajtó hivatalra bízott feladatok tekintetében alkalmazott igazgatási és belső ellenőrzési rendszereket annak biztosítása érdekében, hogy az általa végrehajtott tevékenységek jogszerűek, szabályszerűek és célszerűek legyenek.
12. cikk
Működési költségvetés
(1) A végrehajtó hivatalok bevételeire és kiadásaira vonatkozó előrejelzést minden pénzügyi évre el kell készíteni, amely megegyezik a naptári évvel, és fel kell tüntetni működési költségvetésükben. Az előrejelzéseket, amelyek tartalmazzák a végrehajtó hivatal létszámtervét, meg kell küldeni a költségvetési hatóságnak az Európai Unió előzetes általános költségvetés-tervezetére vonatkozó dokumentumokkal együtt. A létszámtervet, amely csak ideiglenes munkaköröket tartalmaz, és meghatározza az érintett pénzügyi év folyamán a végrehajtó hivatal által foglalkoztatott alkalmazotti létszámot, besorolási osztályt és fokozatot, a költségvetési hatóság hagyja jóvá, és az Európai Unió általános költségvetése III. szakaszának - a Bizottság - mellékletében kell közzétenni.
(2) A végrehajtó hivatal működési költségvetésében a bevételek és kiadások egyensúlyban vannak.
(3) Az egyéb bevételek sérelme nélkül, a végrehajtó hivatal bevételei tartalmazzák a költségvetési hatóság által megállapítandó és az Európai Unió általános költségvetésébe bevezetett támogatást, amelyet az olyan közösségi program keretösszegéből utalnak ki, amelynek az igazgatásában a hivatal részt vesz.
13. cikk
A működési költségvetés elkészítése
(1) Minden évben az igazgató a végrehajtó hivatal vonatkozásában kidolgoz egy működési költségvetés-tervezetet, amely a hivatal elkövetkezendő pénzügyi évre vonatkozó működési költségeire vonatkozik, és benyújtja azt az operatív bizottságnak.
(2) Legkésőbb minden év március 1-jéig az operatív bizottság elfogadja - beleértve a létszámtervet - a következő pénzügyi évre vonatkozó működési költségvetés-tervezetet, és benyújtja azt a Bizottságnak.
(3) E költségvetés-tervezet alapján, és az olyan Közösségi programokra vonatkozó bizottsági ütemezés tekintetében, amely programok igazgatásában a végrehajtó hivatal részt vesz, a Bizottság az éves költségvetési eljárás részeként javaslatot tesz a végrehajtó hivatal működési költségvetésének éves támogatására.
(4) Minden pénzügyi év elején, egyidejűleg az éves munkaprogram elfogadásával, az operatív bizottság elfogadja a végrehajtó hivatal működési költségvetését a költségvetési hatóság által ily módon meghatározott éves támogatás alapján, kiigazítva a költségvetést a végrehajtó hivatalnak nyújtott különböző juttatásokkal és az egyéb forrásokból származó valamennyi pénzeszközzel.
(5) A hivatal működési költségvetése véglegesen nem fogadható el mindaddig, amíg az Európai Unió általános költségvetése véglegesen elfogadásra nem került.
(6) Amennyiben a Bizottság egy végrehajtó hivatal felállítását tervezi, úgy a költségvetési eljárással összhangban és az átláthatóság elvének figyelembevételével tájékoztatja a költségvetési hatóságot a következőkről:
a) a forrásokról a végrehajtó hivatal működéséhez szükséges munkahelyek és előirányzatok tekintetében;
b) a tisztviselőknek a Bizottságból a végrehajtó hivatalokhoz történő tervezett kiküldéséről;
c) a feladatoknak a Bizottságtól a végrehajtó hivatalok felé történő átadása révén felszabaduló igazgatási forrásokról és a felszabaduló igazgatási források újraelosztásáról.
(7) A 15. cikkben említett költségvetési rendelettel összhangban a működési költségvetés minden módosítását, beleértve a létszámtervet, az e cikkben előírt eljárásnak megfelelően elfogadott módosító költségvetésben kell benyújtani.
14. cikk
A működési költségvetés teljesítése és az annak végrehajtására vonatkozó felelősség alóli mentesítés
(1) Az igazgató teljesíti a végrehajtó hivatal működési költségvetését.
(2) A végrehajtó hivatal költségvetési eredménykimutatását össze kell vonni a Bizottságéval az 1605/2002/EK, Euratom rendelet 127. és 128. cikkében meghatározott eljárással összhangban és a következők szerint:
a) minden évben az igazgató részletes előzetes kimutatásokat nyújt be az operatív bizottságnak az előző pénzügyi évre vonatkozó összes bevétel és kiadás tekintetében, amely legkésőbb március 1-jéig továbbítja azokat a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője és a Számvevőszék felé;
b) a végső kimutatásokat legkésőbb a következő év július 1-jéig meg kell küldeni a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének és a Számvevőszéknek.
(3) A Tanács ajánlása alapján eljáró Európai Parlament a Számvevőszék beszámolójának megvizsgálását követően, legkésőbb az n + 2. év április 29-éig mentesíti a végrehajtó hivatalt a költségvetés teljesítése vonatkozásában.
E mentesítést az Európai Unió általános költségvetésének teljesítésére vonatkozó mentesítéssel együtt nyújtják.
15. cikk
A működési költségvetésre alkalmazandó költségvetési rendelet
A végrehajtó hivatal működési költségvetésére alkalmazandó szabványos költségvetési rendeletet a Bizottság fogadja el. A szabványos rendelet csak akkor térhet el az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendelettől, ha a végrehajtó hivatalok különleges működési követelményei azt szükségessé teszik.
16. cikk
A működési előirányzatokra alkalmazandó költségvetési rendelet
(1) Amennyiben a Bizottság a 6. cikk (2) bekezdésének b) pontjával összhangban a közösségi programokra vonatkozó működési előirányzatok költségvetési végrehajtása tekintetében feladatokat ruház át a végrehajtó hivatalra, úgy ezen előirányzatokat az Európai Unió általános költségvetésébe kell beállítani, és a Bizottság felelőssége keretében e költségvetés közvetlen megterhelésével kell végrehajtani.
(2) Az igazgató a végrehajtó hivatal felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselőjeként jár el e működési előirányzatok végrehajtása tekintetében, és e célból az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletben meghatározott kötelezettségeknek eleget tesz.
(3) A működési előirányzatok végrehajtására a mentesítést a Szerződés 276. cikkével összhangban, az Európai Unió általános költségvetése tekintetében biztosított mentesítés keretén belül nyújtják, amelynek az szerves részét képezi.
17. cikk
Az Európai Unió általános költségvetésétől eltérő forrásokból finanszírozott programok
Az Európai Unió általános költségvetésétől eltérő forrásokból finanszírozott programokra vonatkozó alap-jogiaktusokban meghatározott különös rendelkezések sérelme nélkül a 13. és 16. cikkek alkalmazandók.
18. cikk
Személyzet
(1) A végrehajtó hivatal személyzete egyrészt olyan közösségi tisztviselőkből áll, akiket az intézmények ideiglenes alkalmazottként helyeznek a végrehajtó hivatal felelős pozícióiba, másrészt azt a végrehajtó hivatal által közvetlenül foglalkoztatott egyéb ideiglenes alkalmazottak, továbbá a végrehajtó hivatal által megújítható szerződésekkel felvett egyéb alkalmazottak alkotják. A magánjog vagy a közjog által szabályozott szerződés jellegét, időtartamát, az alkalmazottak hivatallal szemben fennálló kötelezettségeinek mértékét, valamint a megfelelő jogosultsági feltételeket a végrehajtandó feladatok különleges jellege alapján kell meghatározni, és annak meg kell felelni a személyzeti szabályzatnak, valamint az érvényes nemzeti jogszabályoknak.
(2) Az állandó tevékenységek fenntartásával és a tisztviselő kihelyezésének jellegétől függetlenül, a küldő intézmény:
a) a kihelyezés időtartama alatt nem tölti be a kihelyezés által megüresedett álláshelyet;
b) az átalánycsökkentésnél figyelembe veszi a végrehajtó hivatalhoz áthelyezett tisztviselők kiadásait.
Az (1) bekezdés és a (2) bekezdés első albekezdése által érintett összes álláshely száma nem haladhatja meg a Bizottság által a végrehajtó hivatalra ruházott feladatok teljesítéséhez szükséges álláshelyek számát.
(3) Az operatív bizottság - a Bizottsággal egyetértésben - szükség esetén elfogadja a szükséges végrehajtási szabályokat a hivatalon belüli személyzeti igazgatás vonatkozásában.
19. cikk
Kiváltságok és mentességek
Az Európai Közösségek kiváltságairól és mentességeiről szóló, 1965. április 8-i jegyzőkönyv vonatkozik a végrehajtó hivatalra és személyzetére, amennyiben az a személyzeti szabályzat hatálya alá tartozik.
20. cikk
Ellenőrzés
(1) A végrehajtó hivatalokra bízott közösségi programok végrehajtását a Bizottság ellenőrzi. Az ellenőrzés a 6. cikk (3) bekezdésével összhangban általa elfogadott eljárásokat követi.
(2) A végrehajtó hivatalokban a belső könyvvizsgáló feladatát a Bizottság belső könyvvizsgálója látja el.
(3) A Bizottság és a végrehajtó hivatal saját hatáskörén belül biztosítja a belső könyvvizsgáló javaslatainak végrehajtását.
(4) Az 1999. április 28-i 1999/352/EK, ESZAK, Euratom bizottsági határozattal [7] felállított Európai Csaláselleni Hivatal (OLAF) ugyanazon jogköröket élvezi a végrehajtó hivatalok és azok alkalmazottai tekintetében, mint amelyeket a Bizottság szervezeti egységei tekintetében élvez. Amint a végrehajtó hivatal felállításra kerül, aláírja az Európai Parlament, az Európai Unió Tanácsa és az Európai Közösségek Bizottsága közötti, az Európai Csaláselleni Hivatal (OLAF) belső vizsgálatairól szóló, 1999. május 25-i intézményközi megállapodást [8]. Az operatív bizottság formálissá teszi ezen elismerést, és elfogadja az OLAF által lefolytatott belső vizsgálatok elősegítéséhez szükséges rendelkezéseket.
(5) A Számvevőszék a Szerződés 248. cikkével összhangban ellenőrzi a végrehajtó hivatal kimutatásait.
(6) A végrehajtó hivatal minden jogi aktusának és főként az általa elfogadott döntéseknek és megkötött szerződéseknek kifejezetten rendelkezniük kell arról, hogy a Bizottság belső könyvvizsgálója, az OLAF és a Számvevőszék helyszíni vizsgálatokat folytathat az összes olyan vállalkozó és alvállalkozó dokumentumai vonatkozásában, akik a közösségi pénzeszközökből részesültek, beleértve a végső kedvezményezettek telephelyein lefolytatott vizsgálatokat is.
21. cikk
Felelősség
(1) A végrehajtó hivatal szerződéses felelősségét a szóban forgó szerződésre alkalmazandó jog szabályozza.
(2) A szerződésen kívüli felelősség esetében a végrehajtó hivatal a hivatal vagy annak alkalmazottai által feladataik teljesítése során okozott kárt a tagállamok jogában közös általános elveknek megfelelően jóváteszi. A Bíróság ítélkezik az ilyen károkra vonatkozó kártérítéssel kapcsolatos viták esetén.
(3) A személyzetnek a végrehajtó hivatallal szembeni személyes felelősségét a rájuk vonatkozó szabályok szabályozzák.
22. cikk
A jogi aktusok jogszerűsége
(1) A végrehajtó hivatal bármely jogi aktusát, amely harmadik személyeket sért, a közvetlenül vagy személyesen érintett személyek bármelyike vagy egy tagállam a jogszerűség felülvizsgálata céljából a Bizottság elé terjesztheti.
A közigazgatási aktusokkal szembeni jogorvoslatokat a Bizottság elé kell terjeszteni attól a naptól számított egy hónapon belül, hogy az érdekelt fél vagy érintett tagállam tudomást szerzett a vitatott jogi aktusról.
Az érdekelt fél vagy az érintett tagállam, valamint a végrehajtó hivatal érveinek meghallgatását követően, a Bizottság beterjesztésük napjától számított két hónapon belül határozatot hoz a közigazgatási jogorvoslatokról. A Bizottság azon kötelezettségének sérelme nélkül, hogy döntését és indokolását írásbeli válasz formájában közölje, amennyiben a Bizottság a megadott határidőn belül ezt elmulasztja, úgy azt a jogorvoslat hallgatólagos elutasításának kell tekinteni.
(2) Saját kezdeményezése alapján a Bizottság a végrehajtó hivatal bármely jogi aktusát felülvizsgálhatja. A hivatal által felhozott érvelések meghallgatását követően a felülvizsgálat napjától számított két hónapon belül dönt.
(3) Amennyiben az (1) és (2) bekezdéssel összhangban egy jogi aktus a Bizottsághoz kerül, úgy a Bizottság felfüggesztheti a szóban forgó jogi aktus végrehajtását, vagy ideiglenes intézkedéseket írhat elő. Végső döntésében a Bizottság jóváhagyhatja a végrehajtó hivatal határozatát, vagy dönthet arról, hogy a hivatalnak részben vagy egészben módosítania kell azt.
(4) A végrehajtó hivataloknak megfelelő időn belül meg kell hozniuk a szükséges intézkedéseket, hogy megfeleljenek a Bizottság határozatának.
(5) A közigazgatási jogorvoslat elutasításának tekintetében a Bizottság kifejezett vagy hallgatólagos határozatának megtámadására vonatkozó keresetet a Szerződés 230. cikkével összhangban a Bíróság elé lehet terjeszteni.
23. cikk
A dokumentumokhoz való hozzáférés és a titkosság
(1) A végrehajtó hivatalokra a nyilvánosságnak az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz történő hozzáféréséről szóló, 2001. május 30-i 1049/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet [9] vonatkozik a birtokában lévő dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelem esetén.
Az operatív bizottság a végrehajtó hivatal felállítását követően legkésőbb hat hónapon belül elfogadja az e rendelkezések végrehajtásához szükséges különös előírásokat.
(2) Az operatív bizottság tagjai, az igazgató, a személyzet tagjai és a végrehajtó hivatal tevékenységeibe bevont összes személy számára - még feladataik megszűnése után is - tilos olyan információk közzététele, amelyekre a szakmai titoktartás kötelezettsége vonatkozik.
24. cikk
Bizottság
(1) A Bizottságot egy bizottság (a továbbiakban: a végrehajtó hivatalok bizottsága) segíti.
(2) Amennyiben hivatkozás történik e bekezdésre, úgy az 1999/468/EK határozat 5. és 7. cikkét kell alkalmazni.
Az 1999/468/EK határozat 5. cikkének (6) bekezdésében meghatározott időtartamot három hónapban állapítják meg.
(3) A bizottság elfogadja eljárási szabályzatát.
25. cikk
Értékelés
(1) Minden végrehajtó hivatal működésének első három éve vonatkozásában a Bizottság egy külső értékelési jelentést készít, és nyújt be a végrehajtó hivatal operatív bizottságának, az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak és a Számvevőszéknek. A jelentésnek tartalmaznia kell egy, a 3. cikk (1) bekezdésében említett költség-haszon elemzést.
(2) Az értékelést a későbbiekben ugyanilyen feltételekkel minden harmadik évben meg kell ismételni.
(3) Az értékelési jelentés alapján a végrehajtó hivatal és a Bizottság minden szükséges lépést megtesz a felmerült problémák megoldására.
(4) Amennyiben az értékelés alapján a Bizottság úgy találja, hogy egy végrehajtó hivatal fenntartása a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás miatt a továbbiakban nem indokolt, úgy a Bizottság határoz a felszámolásról.
26. cikk
Ideiglenes intézkedések
A már létrehozott végrehajtó hivatalok tekintetében:
a) a 9. cikk (7) bekezdésében említett éves tevékenységi jelentést első ízben a 2003-as pénzügyi évre kell elkészíteni;
b) a végső kimutatások továbbításának vonatkozásában a 14. cikk (2) bekezdésének b) pontjában említett határidő első ízben a 2005-ös pénzügyi évre vonatkozik;
c) a 2005-ös évet megelőző pénzügyi évek vonatkozásában a végső kimutatások továbbításának határideje szeptember 15-e.
27. cikk
Hatálybalépés
Ez a rendelet az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő tizedik napon lép hatályba.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 2002. december 19-én.