AZ EURÓPAI MUNKAHELYI BIZTONSÁGI ÉS EGÉSZSÉGVÉDELMI ÜGYNÖKSÉG IGAZGATÁSI TANÁCSÁNAK DÖNTÉSE
(2004. március 4.)
az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférést illető 1049/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet végrehajtásáról
(2004/508/EK)
AZ IGAZGATÁSI TANÁCS,
tekintettel a 2003. június 18-i 1654/2003/EK tanácsi rendeletre, amely az Európai Munkahelyi Biztonsági és Egészségvédelmi Ügynökséget létrehozó 2062/94/EK rendeletet (1) módosította,
ELFOGADTA EZT A RENDELET:
1. cikk
Kedvezményezettek
1. A betekintési jog az Ügynökség birtokában lévő dokumentumokra vonatkozik, azaz az általa készített, számára elküldött és birtokolt dokumentumokra.
2. Az Unió polgárai, valamint valamely tagállamban lakóhellyel, illetve bejegyzett ügynökséggel rendelkező természetes vagy jogi személy ezeknek a részletes szabályoknak megfelelően gyakorolja az Európai Munkahelyi Biztonsági és Egészségvédelmi Ügynökség (a továbbiakban „az Ügynökség”) dokumentumaiba való betekintés - az Európai Parlament, Tanács és Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó 1049/2001/EK rendelet 2. cikkének (1) bekezdésében biztosított - jogát.
3. Az 1049/2001/EK rendelet 2. cikkének (2) bekezdése értelmében a harmadik országok nem valamely tagállamban honos állampolgárait, illetve valamely tagállamban bejegyzett ügynökséggel nem rendelkező jogi személyeket, az 1049/2001/EK rendelet 2. cikkének (1) bekezdésében említett kedvezményezettekkel azonos feltételekkel illeti meg az Ügynökség dokumentumaihoz való hozzáférési jog.
2. cikk
Hozzáférés iránti kérelmek
1. Az Ügynökség minden nem nyilvános dokumentumához való hozzáférés iránti kérelmet elektronikus úton (docrequest@ osha.eu.int), levélben (European Agency for Safety and Health at Work, Documentation, Gran Via, 33, E-48009 Bilbao, Spain) vagy faxon [(00-34) 944794383] kell elküldeni az Ügynökség részére. Az Ügynökség a kérelem iktatásától számított tizenöt munkanapon belül válaszol a hozzáférés iránti első és megerősítő kérelmekre. Összetett vagy jelentős terjedelmű anyag iránti kérelmek esetén a határidő tizenöt munkanappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbítását indokolni kell, és erről a kérelmezőt előzetesen értesíteni kell.
2. Amennyiben egy kérelem az 1049/2001/EK rendelet 6. cikkének (2) bekezdésében említettek értelmében nem kellően pontos, az Ügynökség olyan kiegészítő információt kér a kérelmezőtől, amely lehetővé teszi azt, hogy megállapítsák, milyen dokumentumok szükségesek még; a válaszadásra előírt határidőt csak attól az időponttól számítják, amikor az Ügynökség ezt az információt megkapta.
3. Minden, akár csak részben kedvezőtlen döntésben az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkében felsorolt kivételek valamelyike alapján indokolni kell az elutasítást, és tájékoztatni kell a kérelmezőt a rendelkezésére álló jogorvoslati lehetőségekről.
3. cikk
Az első kérelmek kezelése
1. E döntés 8. cikkének sérelme nélkül, a kérelem iktatását követően haladéktalanul átvételi elismervényt kell küldeni a kérelmezőnek, kivéve ha a válasz postafordultával megküldhető.
Az átvételi elismervény és a válasz elküldése írásban történik, lehetőleg elektronikus úton.
2. A kérelmezőt a kérelmére adott válaszról az illetékes szervezeti egység vezetője értesíti.
3. Minden, akár csak részben kedvezőtlen válaszban tájékoztatni kell a kérelmezőt, hogy a válasz kézhezvételétől számított tizenöt munkanapon belül joga van megerősítő kérelmet benyújtani az Ügynökséghez, helyzetének újratárgyalása céljából.
4. Ha az előírt határidőn belül az Ügynökség hibájából nem képes választ adni, a kérelmező megerősítő kérelemre jogosult.
4. cikk
A megerősítő kérelmek kezelése
1. A megerősítő kérelmekre vonatkozó döntés hatásköre az Ügynökség igazgatóját illeti meg. Az ilyen döntésekről az Igazgatási Tanácsot értesítenie kell.
2. A döntésről a kérelmezőt írásban, lehetőség szerint elektronikus úton értesítik, tájékoztatva őt arról, hogy joga van keresetet benyújtani az Elsőfokú Bírósághoz, illetve panasszal fordulni az európai ombudsmanhoz.
5. cikk
Konzultációk
1. Ha az Ügynökséghez a birtokában levő, de egy harmadik féltől származó dokumentum iránti hozzáférési kérelem érkezik, az Ügynökség ellenőrzi, hogy az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkében megállapított kivételek egyike alkalmazandó-e a dokumentumra.
2. Amennyiben e vizsgálatot követően az Ügynökség úgy ítéli meg, hogy az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkében megállapított kivételek valamelyike értelmében a hozzáférést meg kell tagadni, az elutasító választ anélkül kell megküldenie a kérelmezőnek, hogy a dokumentum szerzőjeként szereplő harmadik féllel konzultálna.
3. Az Ügynökség a szerzőként szereplő harmadik féllel folytatott konzultáció nélkül jóváhagyja a kérelmet, ha
a)
a kért dokumentum szerzője révén, vagy az 1049/2001/EK rendelet vagy hasonló rendelkezések értelmében korábban már nyilvánosságra került;
b)
a dokumentum tartalmának felfedése vagy részbeni felfedése nyilvánvalóan nem érintené az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkében említett érdekek egyikét sem.
4. Minden egyéb esetben konzultálni kell a szerzőként szereplő harmadik féllel. Különösen akkor, ha a hozzáférés iránti kérelem valamely tagállamból származó dokumentumra irányul, az Ügynökség konzultál a származás szerint illetékes hatósággal, amennyiben:
a)
a dokumentum az 1049/2001/EK rendelet alkalmazásának időpontja előtt került a Bizottsághoz;
b)
a tagállam kérte a Bizottságot, hogy az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkének (5) bekezdésével összhangban a tagállam előzetes hozzájárulása nélkül ne hozza nyilvánosságra a dokumentumot.
5. A szerző - a megkérdezett harmadik fél - válaszára biztosított határidő nem lehet öt munkanapnál rövidebb, viszont annak lehetővé kell tennie, hogy az Ügynökség is betartsa saját válaszadási határidejét. Amennyiben az előírt határidőn belül nem érkezik válasz, illetve a harmadik fél nem lelhető fel, vagy nem azonosítható, a Bizottság az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkében említett kivételekre vonatkozó szabályokkal összhangban hoz döntést, figyelembe véve azonban a rendelkezésére álló információ alapján a harmadik fél jogos érdekeit.
6. Ha az Ügynökség a dokumentum szerzőjének kifejezett véleménye ellenére hozzáférést kíván biztosítani egy dokumentumhoz, értesíti a szerzőt arról a szándékáról, hogy tíz munkanap elteltével nyilvánosságra hozza a dokumentumot, és felhívja annak figyelmét a nyilvánosságra hozatal megakadályozására rendelkezésére álló jogorvoslati lehetőségekre.
6. cikk
A betekintési jog gyakorlása
1. A dokumentumokat a kérelemtől függően levélben, faxon vagy - ha lehetséges - elektronikus úton kell küldeni. Ha a dokumentumok terjedelmesek vagy nehezen kezelhetők, a kérelmezőt fel lehet kérni arra, hogy a helyszínen tanulmányozza azokat. A tanulmányozás költségmentes.
2. Ha a dokumentumot már közzétették, a válasz a publikálás hivatkozásainak és/vagy a dokumentum hozzáférési helyének, illetve, adott esetben, az Ügynökség honlapján (www.agency.osha.eu.int) megtalálható internetcímeinek közléséből áll.
3. Ha a kért dokumentumok terjedelme meghaladja a húsz oldalt, a kérelmezőnek oldalanként 0,10 euró díj és a szállítási költség számítható fel. Az egyéb eszközök költségét esetenként kell meg határozni, de az nem haladhatja meg az ésszerű összeghatárt.
7. cikk
A dokumentumokhoz való hozzáférést megkönnyítő intézkedések
1. Az 1049/2001/EK rendeletből eredő polgári jogok hatékony érvenyesülése érdekében, az Ügynökség betekintést nyújt a dokumentumok nyilvántartásába. A nyilvántartás elektronikus úton hozzáférhető.
2. A nyilvántartás tartalmazza a dokumentum címét (azokon a nyelveken, amelyeken az hozzáférhető), és egyéb, a dokumentum azonosítását segítő hivatkozásokat.
3. A segítséget nyújtó oldal (minden hivatalos nyelven) tájékoztatja a közönséget arról, hogy a dokumentumhoz hogyan lehet hozzáférni. Ha a dokumentumot már közzétették, az eredeti szöveghez vezető kapcsolat megtalálható az oldalon.
8. cikk
A közönség számára közvetlenül hozzáférhető dokumentumok
1. Ez a cikk kizárólag az 1049/2001/EK rendelet hatálybalépésének időpontját követően készült vagy kézhez vett dokumentumokra vonatkozik.
2. A következő dokumentumokat kérésre automatikusan rendelkezésre kell bocsátani, és, a lehetőségekhez mérten, elektronikus formában közvetlenül hozzáférhetővé kell tenni:
a)
harmadik felektől származó, szerzőjük által már közzétett vagy közzétételre jóváhagyott dokumentumok;
b)
korábbi kérelmet követően már közzétett dokumentumok.
9. cikk
Jelentések
Az Ügynökség évente az éves jelentés részeként, a jelen döntés végrehajtására vonatkozó információt, különösen az Ügynökség dokumentumaihoz való hozzáférés iránti kérelmek számára, a visszautasítások számára és az ilyen - az 1049/2001/EK rendelet 17. cikkének 1. bekezdésének értelmében kiküldött - visszautasítások okaira vonatkozó statisztikákat közzé teszi.
10. cikk
Hatálybalépés
Ez a döntés elfogadása napján lép hatályba és azt az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában kell közzétenni.
Kelt Bilbaóban, 2004. március 4-én.