A Tanács 354/83/EGK, EURATOM rendelete
(1983. február 1.)
az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról
AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK TANÁCSA,
tekintettel az Európai Gazdasági Közösséget létrehozó szerződésre, és különösen annak 235. cikkére,
tekintettel az Európai Atomenergia-közösséget létrehozó szerződésre és különösen annak 203. cikkére,
tekintettel a Bizottság javaslatára, [1]
tekintettel az Európai Parlament véleményére, [2]
mivel feladataik ellátása során az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség intézményeinél jelentős mennyiségű dokumentum keletkezett, és mivel ezek a dokumentumok a külön jogi személyiséggel rendelkező közösségek tulajdonát képezik;
mivel a tagállamokban és a nemzetközi szervezeteknél egyaránt általános gyakorlat, hogy meghatározott év elteltével az irat- és levéltárakat a nyilvánosság számára hozzáférhetővé teszik; mivel közös szabályokat kell megállapítani az Európai Közösségek levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásával kapcsolatosan;
mivel az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség intézményeitől származó egyes iratok és egyéb irattári anyagok a tagállamok irat- és levéltáraiban találhatóak; mivel a tagállamok eltérő szabályokat alkalmaznak annak meghatározására, hogy mikor és milyen feltételek mellett bocsáthatják irat- és levéltáraikat a nyilvánosság rendelkezésére; mivel a közösségi intézményektől származó titkosított iratokat és egyéb irattári anyagokat meg kell védeni attól, hogy az e rendeletben előírtaknál kevésbé szigorú feltételekkel bocsássák azokat a nyilvánosság rendelkezésére a nemzeti irat- és levéltárakon keresztül;
mivel a közösségi irat- és levéltárak feldolgozása és kritikai elemzése, azok általános, történeti kutatásokkal kapcsolatos értékén túl, megkönnyíti a közösségi ügyekbe bevont testületek tevékenységét, és ezáltal hozzájárul a Közösség céljainak hatékonyabb megvalósításához;
mivel a szerződések nem jelölnek meg különös intézkedési jogkört az ilyen tárgyú közös szabályok megállapítása tekintetében;
mivel kizárólag bizonyos alapvető elveket szükséges megállapítani, az egyes közösségi intézmények feladata az ezen elvek belső végrehajtásához szükséges szabályok megalkotása,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. cikk
(1) Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség intézményei (a továbbiakban: intézmények) levéltárakat hoznak létre, és ezeket az e rendelet által előírt feltételek szerint az iratok és egyéb irattári anyagok keletkezési időpontjától számított 30 év elteltével megnyitják a nyilvánosság számára. E rendelet alkalmazásában a Gazdasági és Szociális Bizottságot és a Számvevőszéket az Európai Gazdasági Közösséget létrehozó szerződés 4. cikkének (1) bekezdésében, illetve az Európai Atomenergia-közösséget létrehozó szerződés 3. cikkének (1) bekezdésében említett intézményekkel azonos módon kell kezelni.
(2) E rendelet alkalmazásában:
a) közösségi irattár: az adathordozótól és a típustól függetlenül azon iratok és irattári anyagok összessége, amelyeket valamely intézmény, annak képviselője vagy alkalmazottja feladatának ellátása során készített vagy kapott, továbbá amelyek az Európai Gazdasági Közösség és/vagy az Európai Atomenergia-közösség (a továbbiakban: Európai Közösségek) tevékenységére vonatkoznak;
b) levéltár: a közösségi archívum azon része, amelyet az e rendelet 7. cikkében megállapított feltételek szerint tartós megőrzésre jelöltek ki.
(3) A nyilvánosság számára továbbra is korlátozás nélkül hozzáférhetőek mindazok az iratok és egyéb irattári anyagok, amelyek az (1) bekezdésben előírt időtartam lejárta előtt szabadon hozzáférhetőek voltak.
(4) Az (1) bekezdésben előírt 30 éves időtartam elteltét követően a levéltárakhoz való hozzáférést mindenki számára biztosítani kell, aki azt kéri, és aki magára nézve kötelezőnek fogadja el az egyes intézmények által e célra megállapított belső szabályzatot.
(5) A levéltár irataihoz másolati formában lehet hozzáférni. Az intézmények azonban az iratok és egyéb irattári anyagok eredeti példányait is rendelkezésre bocsájthatják, amennyiben a felhasználó különös, megfelelően indokolt érdekeltségét igazolja.
2. cikk
Ez a rendelet nem vonatkozik az Európai Közösségek alkalmazottainak személyi aktáira, továbbá azokra az iratokra és egyéb irattári anyagokra, amelyek magánszemélyek magán- vagy szakmai életével kapcsolatos információkat tartalmaznak.
3. cikk
(1) A nyilvános hozzáférés alól kivételt képeznek a következők:
a) azok az iratok és egyéb irattári anyagok, amelyeket az Európai Atomenergia-közösséget létrehozó szerződés 24. cikkét végrehajtó, 1958. július 31-i 3. tanácsi rendelet [3] 10. cikkének megfelelően titkosítottak, és ezt a titkosítást nem oldották fel;
b) azok a szerződések, amelyeket az Euratom Ellátási Ügynökséghez nyújtottak be, vagy amelyeket az Ügynökség kötött az Európai Atomenergia-közösséget létrehozó szerződés VI. fejezete alapján;
c) az Európai Közösségek Bíróságához határozatra benyújtott ügyek iratai és egyéb irattári anyagai.
(2) Nem nyilvánosak azok az iratok és egyéb irattári anyagok, amelyeket az egyes intézmények szabályzatának és gyakorlatának megfelelően titkosítottak vagy annál magasabb kategóriába soroltak, kivéve ha az 5. cikknek megfelelően a titkosítást feloldották.
4. cikk
(1) A 30 éves időtartam elteltével sem lehet hozzáférni azokhoz a iratokhoz és egyéb irattári anyagokhoz, amelyek abban az időpontban, amikor az intézmény tudomást szerzett róluk, szakmai vagy üzleti titoktartási kötelezettség alatt álltak, kivéve, ha az iratot vagy egyéb irattári anyagot birtokló intézmény tájékoztatja az illető személyt vagy vállalkozást azon szándékáról, hogy az iratot nyilvánosságra kívánja hozni, és az illető személy vagy vállalkozás a 9. cikkben említett végrehajtási szabályokban megállapított időtartamon belül nem él kifogással.
(2) Az (1) bekezdés azokra az iratokra és egyéb irattári anyagokra is vonatkozik, amelyeket valamelyik intézmény állított össze, és amelyek a szakmai vagy üzleti titoktartás hatálya alá tartozó információkat tartalmaznak.
5. cikk
(1) Az 1. cikk (1) bekezdésében meghatározott 30 éves időtartam betartása érdekében minden intézmény a megfelelő időben, de legkésőbb az iratok vagy egyéb irattári anyagok keletkezési időpontját követő 25. évben megvizsgálja az összes titkosított vagy annál magasabb kategóriába sorolt iratot és egyéb irattári anyagot annak eldöntése érdekében, hogy azok titkosítását fel kell-e oldani. Az első vizsgálat során a titkosítás alól fel nem oldott iratokat és egyéb irattári anyagokat időszakonként, de legalább ötévenként ismét felül kell vizsgálni.
(2) A más tagállamtól vagy intézménytől érkezett iratokat és egyéb irattári anyagokat illetően az intézmények az eredeti kibocsátó által megállapított minősítést kötelesek figyelembe venni. Ugyanakkor a közösségi irat- és levéltárakhoz való lehető legszélesebb körű hozzáférés biztosítása érdekében az intézmények és a tagállamok eljárásokat állapíthatnak meg arra vonatkozóan, hogy az iratok és egyéb irattári anyagok átminősítése közös megállapodással elfogadott szempontok szerint történjen.
6. cikk
(1) A tagállamok eltekintenek attól, hogy az 1-5. cikkben megállapítottaknál kevésbé szigorú feltételek mellett nyilvánosságra hozzák az intézményektől származó és a tagállamok nyilvános irat- és levéltáraiban található azon titkosított okiratokat és egyéb irattári anyagokat, amelyekre a titkosítást még nem oldották fel.
(2) Az (1) bekezdés a tagállamok azon irataira és egyéb irattári anyagaira is vonatkozik, amelyekben egészben vagy részben megtalálható az (1) bekezdésben említett irat tartalma.
7. cikk
Az egyes intézmények a saját irattáraikban őrzőtt valamennyi iratot és egyéb irattári anyagot legkésőbb a keletkezésük időpontját követő 15 évvel kötelesek átszállítani a levéltárba. Az egyes intézmények által a 9. cikk alapján megállapított szempontok szerint az intézmények először válogatást kötelesek elvégezni azzal a céllal, hogy a megőrzésre kerülő iratokat és egyéb irattári anyagokat elkülönítsék az ügyviteli vagy történeti értékkel nem rendelkező dokumentumoktól.
8. cikk
(1) Az egyes intézmények a levéltári dokumentumaikat az általuk legmegfelelőbbnek ítélt helyen tarthatják.
(2) Kérésre az egyes intézmények átadják a tagállamok és a többi intézmény számára - ha az illető tagállam nem az intézmény helye szerinti állam, vagy az intézmények nem ugyanabban a tagállamban találhatóak - levéltáruk teljes mikrofilmmásolatát, amennyiben az ezekhez való nyilvános hozzáférés e rendelet alapján biztosítható.
9. cikk
Az egyes intézmények e rendelet alkalmazására nézve részletes belső szabályzatot fogadhatnak el.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 1983. február 1-jén.