A BIZOTTSÁG 651/2008/EK RENDELETE
(2008. július 9.)
a közösségi programok igazgatásában bizonyos feladatokkal megbízott végrehajtó hivatalokra vonatkozó alapszabály megállapításáról szóló 58/2003/EK tanácsi rendelet alkalmazásában a végrehajtó hivatalok pénzügyi szabályzásáról szóló, 1653/2004/EK bizottsági rendelet módosításáról
AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,
tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre,
tekintettel a közösségi programok igazgatásában bizonyos feladatokkal megbízott végrehajtó hivatalokra vonatkozó alapszabály megállapításáról szóló, 2002. december 19-i 58/2003/EK tanácsi rendeletre (1) és különösen annak 15. cikkére,
tekintettel az Európai Parlament véleményére,
tekintettel az Európai Unió Tanácsának véleményére,
tekintettel a Számvevőszék véleményére (2),
mivel:
(1)
Az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletről szóló 1605/2002/EK, Euratom rendelet módosításáról szóló 2006. december 13-i 1995/2006/EK, Euratom tanácsi rendelet (3) elfogadását követően módosítani kell az 1653/2004/EK bizottsági rendeletet (4) annak érdekében, hogy összhangban legyen az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletről szóló 2002. június 25-i 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelettel (5) (a továbbiakban: általános költségvetési rendelet).
(2)
A meglévő hivatalok által gyűjtött tapasztalatok fényében más módosítások is szükségessé váltak.
(3)
Tisztázni kell, hogy a hatékony és eredményes pénzgazdálkodáshoz hatékony és eredményes belső ellenőrzésre van szükség. Meg kell határozni a belső ellenőrzési rendszer főbb jellemzőit és célkitűzéseit.
(4)
Anélkül kell egyszerűsíteni a hivatalok igazgatási költségvetésének közzétételét, hogy ezáltal sérülnének a költségvetési hatóság és a Számvevőszék jogai.
(5)
Azon eljárás, amely szerint az átcsoportosításokat a hivatalok igazgatóinak kell engedélyezniük, a gyakorlatban átláthatatlannak és időigényesnek bizonyult. Ezért azt ésszerűsíteni kell és fel kell gyorsítani.
(6)
A pénzügyi szabályzatot ki kell egészíteni a következőkkel is: összeférhetetlenséggel kapcsolatos helyzetek tisztázása; egyes rutinjellegű kiadási tételekhez kapcsolódó, hasonló egyedi tranzakciók előzetes ellenőrzésére vonatkozó rendelkezések; az engedélyezésre jogosult tisztviselők felelősségére vonatkozó rendelkezések; valamint a közvetlen követelés-elszámolási rendszer használata.
(7)
A költségvetési hatósággal szembeni átláthatóságot a hivatalokra a költségvetési eljárás során háruló új tájékoztatási kötelezettségeken keresztül kell biztosítani, különösen a szerződéses alkalmazottak, valamint a megállapított, esedékessé váló követelés behajtásáról való lemondás becslése tekintetében.
(8)
A költségvetésből származó pénzeszközök átlátható felhasználása érdekében szükséges, hogy az e pénzeszközök kedvezményezettjeire vonatkozó információk - a jogos köz- és magánérdekek védelméhez szükséges, meghatározott korlátokon belül - elérhetők legyenek.
(9)
A Közösségek pénzügyi érdekei védelmének megerősítése céljából a közösségi szerveknek részt kell venniük az Európai Csaláselleni Hivatal csalásmegelőzési tevékenységeiben.
(10)
Különös követelményeket kell megállapítani a bizonylatok tekintetében annak biztosítása érdekében, hogy személyes adatokat csak az adatok gyűjtése vagy további feldolgozása céljainak eléréséhez szükséges ideig tárolnak.
(11)
A Közösségek pénzügyi érdekei védelmének megerősítése céljából a hivatalok összeállítják azon követelések - az adósok nevét és a kötelezettség összegét tartalmazó - jegyzékét, amelyek esetében az adóst jogerős bírósági határozat kötelezi fizetésre, és amelyek esetében a határozat kihirdetését követő egy éven belül egyáltalán nem történt kifizetés, vagy nem történt jelentősebb kifizetés. E jegyzéket a vonatkozó adatvédelmi jogszabályok figyelembevételével teszik közzé.
(12)
A számvitelért felelős tisztviselő esetében tisztázni kell az engedélyezésre jogosult tisztviselők által neki szolgáltatott pénzügyi információk alapján történő elszámolás-hitelesítésben viselt felelősségét. Ennek érdekében a számvitelért felelős tisztviselő jogosult a felhatalmazott engedélyezésre jogosult tisztviselőtől kapott információkat ellenőrizni és szükség esetén fenntartásokkal élni.
(13)
Tekintve, hogy a Bizottság az engedélyezésre jogosult tisztviselő jogkörét ruházta a hivatalokra, a működési előirányzatok igazgatók általi végrehajtására vonatkozó belső ellenőrzési kérdések az általános költségvetési rendelet 86. cikkének (3) és (4) bekezdése értelmében összeállított jelentések részét képezik. A jelentési mechanizmusok ésszerűsítése, valamint az átláthatatlan információáramlás elkerülése érdekében a belső ellenőr által a végrehajtó hivatalok igazgatási előirányzatairól készített jelentésnek az általános költségvetési rendelet 86. cikkének (3) bekezdése értelmében összeállított belső ellenőri jelentés részét kell képeznie. Ugyanezen okból a Bizottságnak a hivatalok által az 1653/2004/EK rendelet 49. cikkének (4) bekezdésével összhangban összeállított jelentéseket be kell építenie az általános költségvetési rendelet 86. cikkének (4) bekezdése értelmében összeállított és a mentesítésért felelős hatóságnak továbbított jelentésbe.
(14)
Tisztázni kell, hogy a hivatalok milyen feltételek mellett vehetik igénybe a Bizottság szolgálatait, az intézményközi európai hivatalokat, valamint az Európai Unió szerveinek az Európai Unió Szervei Fordítóközpontjának létrehozásáról szóló 2965/94/EK tanácsi rendelettel (6) létrehozott Fordítóközpontját. Be kell illeszteni egy, a szakértők kiválasztására vonatkozó, az általános költségvetési rendeletben szereplőnek megfelelő rendelkezést.
(15)
A Közösségek pénzügyi érdekei védelmének megerősítése céljából, valamint figyelembe véve, hogy hivatalok nem gyakorolhatnak bizonyos, kizárólag a közösségi intézmények számára megállapított előjogokat, a hivataloknak harmadik felekkel megkötött szerződéseikbe egyedi szerződéses feltételeket kell beilleszteniük, amely lehetővé teszi számukra bizonyos jogok gyakorlását, beleértve a szerződések és pályázati eljárások felfüggesztését és megszüntetését, valamint elévülési idő alkalmazását.
(16)
A költségvetési hatósággal szembeni átláthatóság érdekében a hivatal igazgatási költségvetésére jelentős kihatással lévő projektek esetében információszolgáltatási eljárást kell bevezetni.
(17)
Az 58/2003/EK rendelet 14. cikkének (3) bekezdése rendelkezik a legkésőbb az N+2. év április 29-éig történő mentesítésről, ugyanakkor egyértelműen kimondja, hogy a mentesítést az Európai Unió általános költségvetésének végrehajtására vonatkozó mentesítéssel együtt nyújtják. Az 58/2003/EK rendelet 14. cikke (3) bekezdésének tartalma összeegyeztethetetlenné vált az általános költségvetési rendelet felülvizsgálatát követően, amely az Európai Unió általános költségvetésének végrehajtására vonatkozó, az N+2. év május 15-e előtti mentesítésről rendelkezik. Ezért a hivatalok működési költségvetésére vonatkozó mentesítési időpontot össze kell hangolni az általános költségvetés mentesítési időpontjával.
(18)
Ezért az 1653/2004/EK rendeletet ennek megfelelően módosítani kell,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. cikk
Az 1653/2004/EK rendelet a következőképpen módosul:
1.
A 3. cikk helyébe a következő szöveg lép:
„3. cikk
A költségvetést az egységesség, a teljesség, az évenkéntiség, az egyensúly, az elszámolási egység, a globális fedezet, az egyediség, a hatékony és eredményes belső ellenőrzést szükségessé tévő hatékony és eredményes pénzgazdálkodás és az átláthatóság e rendeletben megállapított elvével összhangban kell elkészíteni és végrehajtani.”;
2.
A 9. cikk negyedik bekezdése a következő mondattal egészül ki:
„A közösségi szerv legkésőbb az N+1. év június 1-jéig tájékoztatja a Bizottságot az átvitt célhoz kötött bevételek végrehajtásáról.”;
3.
A 10. cikk második bekezdése helyébe a következő szöveg lép:
„A rendszeres igazgatási kiadásokra azonban minden év november 15-től előzetes kötelezettségvállalást lehet tenni a következő pénzügyi évre meghatározott előirányzatok terhére. E kötelezettségvállalások nem haladhatják meg a szóban forgó költségvetési sor operatív bizottság által folyó pénzügyi évre meghatározott előirányzatainak egynegyedét. Ezek a kötelezettségek nem kapcsolódhatnak olyan új kiadásokhoz, amelyeket a legutolsó szabályszerűen elfogadott költségvetés alapján még nem hagytak jóvá.”;
4.
A 18. cikk első bekezdésének helyébe a következő szöveg lép:
„A működési költségvetésben az előirányzatok átcsoportosításáról az igazgató dönt. Előzetesen tájékoztatja az operatív bizottságot, amely elutasíthatja az átcsoportosítást. Az operatív bizottság jóváhagyását követően, vagy amennyiben az információnyújtást követő három héten belül nem érkezik válasz, az igazgató végrehajthatja a tervezett átcsoportosításokat.”;
5.
A II. cím 7. fejezete a következő 19a. cikkel egészül ki:
„19a. cikk
(1) A költségvetést a hatékony és eredményes belső ellenőrzéssel összhangban hajtják végre.
(2) A költségvetés végrehajtásának alkalmazásában a belső ellenőrzés a végrehajtási lánc minden szintjén alkalmazandó folyamat, amelynek célja ésszerű mértékű bizonyossággal szolgálni a következő célkitűzések eléréséről:
a)
a műveletek hatékonysága, eredményessége és gazdaságossága;
b)
a jelentések megbízhatósága;
c)
az eszközök és információk megőrzése;
d)
a csalás és szabálytalanságok megelőzése és felderítése;
e)
az alapul szolgáló műveletek jog- és szabályszerűségéhez kapcsolódó kockázatok megfelelő kezelése, figyelembe véve a programok többéves jellegét, valamint az érintett kifizetések jellegét.”;
6.
A 20. cikk a következőképpen módosul:
a)
a második bekezdés helyébe a következő szöveg lép:
„A költségvetést és a költségvetés-módosításokat véglegesen elfogadott formájukban tájékoztatásképpen megküldik a költségvetési hatóságnak, a Számvevőszéknek és a Bizottságnak, valamint közzéteszik az érintett hivatal internetes honlapján. A költségvetés és a költségvetés-módosítások összefoglalóját a jóváhagyástól számított három hónapon belül közzéteszik az Európai Unió Hivatalos Lapjában.
Az összefoglaló tartalmazza az öt fő bevételi és az öt fő kiadási tételt, valamint azon szerződéses alkalmazottak létszámtervét és teljes munkaidős egyenértékben kifejezett számának becslését, amelyekre előirányzatokat állítottak be a költségvetésbe, továbbá a kirendelt nemzeti szakértők létszámtervét és számának becslését. Ugyancsak tartalmazza az előző évre vonatkozó számadatokat.”;
b)
a szöveg a következő bekezdésekkel egészül ki:
„A hivatal internetes honlapján hozzáférhetővé teszi a költségvetéséből származó forrásokból részesülő kedvezményezettekre - így többek között az 50b. cikk alapján szerződtetett szakértőkre - vonatkozó információkat. A közzétett információnak könnyen elérhetőnek, átláthatónak és átfogónak kell lennie. Ezen információkat a bizalmas kezelés követelményeinek, különösen a személyes adatoknak a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 2001. december 18-i 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendeletben (7) rögzített védelme, valamint a biztonsági követelmények kellő figyelembevétele mellett teszik hozzáférhetővé.
Amennyiben az információt csak név nélkül teszik közzé, a hivatal kérésre megfelelő módon információt nyújt az Európai Parlamentnek az érintett kedvezményezettekről.
7.
A 21. cikk helyébe a következő szöveg lép:
„21. cikk
A hivatalok legkésőbb minden év március 5-ig megküldik a Bizottságnak a hivatal igazgatója által készített és az operatív bizottság által elfogadott, az N+1. évi bevételekre és kiadásokra vonatkozó előzetes összefoglaló kimutatást, és az azt megalapozó általános irányvonalakat, valamint munkaprogram-tervezetüket.
A hivatal előzetes összefoglaló kimutatása tartalmazza a következőket:
a)
létszámterv, amely meghatározza a költségvetési előirányzatok határain belül engedélyezett ideiglenes álláshelyek számát besorolási fokozat és osztály szerint;
b)
a személyi állomány változásakor egy nyilatkozat, amely indokolja az új álláshelyekre vonatkozó igényeket;
c)
a készpénzkifizetések és -bevételek negyedéves becslése;
d)
a hivatalban dolgozó szerződéses alkalmazottak és kirendelt nemzeti szakértők létszáma és az N+1. évre vonatkozó becsült létszáma;
e)
a célhoz kötött bevételek becslése;
f)
a különböző tevékenységek tekintetében az előzetesen kitűzött összes cél eléréséről, valamint a mutatókkal mért új célokról szóló információk;
Az értékelés eredményeit meg kell vizsgálni és a közösségi szerv javasolt költségvetésének N. évi költségvetési évével összehasonlított növekedése vagy csökkenése valószínű előnyeinek bemutatására kell felhasználni.”;
8.
A 22. cikk a következőképpen módosul:
a)
az első bekezdés helyébe a következő szöveg lép:
„Az általános költségvetés elfogadási eljárásának részeként a Bizottság elküldi a hivatal előzetes kimutatását a költségvetési hatóságnak, és javaslatot tesz a hivatalnak nyújtandó támogatás összegére, valamint a hivatal személyzetének a Bizottság által szükségesnek ítélt létszámára. A Bizottság rendelkezésre bocsátja a hivatal létszámterv tervezetét és azon szerződéses alkalmazottak teljes munkaidős egyenértékben kifejezett létszámának becslését, amelyekre előirányzatokat javasoltak.”
b)
a harmadik bekezdés a következő mondattal egészül ki: „A létszámtervet az általános költségvetés III. szakaszának - Bizottság - mellékletében kell közzétenni.”;
9.
A 23. cikk 1. pontjának b) pontja helyébe a következő szöveg lép:
„b)
az előző pénzügyi év bevételei és az N-2. évi bevételek, a célhoz kötött bevételeket is beleértve;”
10.
A 24. cikk (1) bekezdésének második albekezdésében az „A3 besorolási osztály alatt” kifejezés helyébe az „AD13 besorolási osztály alatt” lép;
11.
A 25. cikk a következő albekezdéssel egészül ki:
„Az engedélyezésre jogosult tisztviselő által a csalás és szabálytalanságok megelőzése és felderítése tekintetében viselt kötelezettségeinek sérelme nélkül, a hivatalok részt vesznek az Európai Csaláselleni Hivatal csalásmegelőzési tevékenységeiben.”;
12.
A 27. cikk első bekezdésének helyébe a következő szöveg lép:
„Az e cím 2. fejezetében meghatározott minden pénzügyi szereplőnek és a költségvetés végrehajtásában, pénzgazdálkodásban, könyvvizsgálatban vagy ellenőrzésben érintett minden személynek tilos bármilyen olyan intézkedést hoznia, amely révén saját érdekei szembekerülhetnek a hivatal vagy a Közösségek érdekeivel. Ha ilyen eset áll elő, a szóban forgó szereplőnek tartózkodnia kell az intézkedéstől, és az ügyről jelentést kell tennie felettesének. Az igazgató jelentést tesz az operatív bizottságnak.”;
13.
A 29. és 30. cikk helyébe a következő szöveg lép:
„29. cikk
(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő felel a bevételek és a kiadások - a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének megfelelő - végrehajtásáért, továbbá a jogszerűség és a szabályszerűség követelményeinek való megfelelés biztosításáért. A költségvetés végrehajtására vonatkozó mentesítő határozat dátumától számított öt évig megőrzi a végrehajtott műveletekkel kapcsolatos bizonylatokat. Lehetőség szerint törölni kell a bizonylatokban található olyan személyes adatokat, amelyek a költségvetési mentesítés, ellenőrzés és könyvvizsgálat szempontjából nem szükségesek. A forgalmi adatok megőrzésével összefüggésben minden esetben a 45/2001/EK rendelet 37. cikkének (2) bekezdése alkalmazandó.
(2) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő a Bizottság által saját szervezeti egységei számára elfogadott minimumszabályokkal összhangban - figyelembe véve az igazgatási környezettel összefüggő különös kockázatokat és a finanszírozott tevékenységek jellegét - létrehozza a feladatainak teljesítéséhez megfelelő szervezeti struktúrát, valamint a belső igazgatási és ellenőrzési rendszereket és eljárásokat, beleértve adott esetben az utólagos ellenőrzéseket is.
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatai természetének és körének függvényében hivatalán belül létrehozhat a tevékenységeihez kapcsolódó kockázatok kezelésében segédkező szakértői és tanácsadói posztot.
A tranzakció engedélyezése előtt a tranzakciót kezdeményező tisztviselőtől független tisztviselőknek ellenőrizniük kell a tranzakció műveleti és pénzügyi aspektusait.
Az előzetes ellenőrzés céljából a fizetésekkel, nyugdíjakkal és a kiküldetési és egészségügyi költségtérítésekkel kapcsolatos rendszeres kiadások egymáshoz hasonló külön műveleteinek sorozatát az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő egyetlen műveletnek tekintheti. Ilyen esetben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő - kockázatértékelésétől függően - megfelelő utólagos vizsgálatot hajt végre.
Az előzetes és utólagos ellenőrzések, valamint a tranzakciók kezdeményezése elhatárolt funkciók.
(3) Az 58/2003/EK rendelet 9. cikkének (7) bekezdésével összhangban az engedélyezésre jogosult tisztviselő minden év március 15-ig éves tevékenységi jelentés formájában számol be az operatív bizottságnak feladatai teljesítéséről; a jelentés pénzügyi és igazgatási információkat tartalmaz annak alátámasztásául, hogy a jelentésben szereplő adatok megbízható és valós képet alkotnak a helyzetről, hacsak a bevételek és kiadások meghatározott területeihez kapcsolódó fenntartásokban másként nem szerepel.
30. cikk
(1) Az operatív bizottság kinevez egy számvitelért felelős tisztviselőt, aki kirendelt tisztviselő vagy a hivatal által közvetlenül felvett ideiglenes személyzet tagja, és aki a következőkért felel:
a)
a kifizetések megfelelő végrehajtása, a bevételek beszedése és a megállapított követelések behajtása;
b)
a hivatal beszámolóinak elkészítése a VI. címmel összhangban;
c)
könyvvezetés a VI. címmel összhangban;
d)
a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által meghatározott rendelkezésekkel összhangban a számviteli szabályok és módszerek megállapítása és számlatükör elkészítése;
e)
a számviteli rendszer megállapítása és érvényesítése, és - adott esetben - az engedélyezésre jogosult tisztviselő által a számviteli információ biztosítása vagy igazolása érdekében lefektetett rendszerek érvényesítése; a számvitelért felelős tisztviselő jogosult ellenőrizni az érvényesítési kritériumok betartását;
f)
pénztárkezelés.
(2) Mielőtt az operatív bizottság elfogadja a beszámolót, a számvitelért felelős tisztviselő záradékkal látja el azt, tanúsítva, hogy megfelelő bizonyossággal rendelkezik arról, hogy a beszámoló megbízható és valós képet ad a hivatal pénzügyi helyzetéről.
Ennek érdekében a számvitelért felelős tisztviselő megbizonyosodik róla, hogy a beszámolót az érvényes számviteli szabályokkal, módszerekkel és számviteli rendszerekkel összhangban állították össze, valamint hogy a beszámolóban minden bevétel és kiadás szerepel.
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő továbbít minden olyan információt, amelyre a számvitelért felelős tisztviselőnek feladatai elvégzéséhez szüksége van.
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő továbbra is teljes mértékben felel az általa kezelt pénzeszközök megfelelő felhasználásáért, valamint az ellenőrzése alatt álló kiadások jogszerűségéért és szabályszerűségéért.
A számvitelért felelős tisztviselő jogosult ellenőrizni a kapott információt, valamint további, a beszámoló aláírásával való ellátása céljából szükségesnek ítélt ellenőrzéseket végezni.
Amennyiben szükséges, a számvitelért felelős tisztviselő fenntartásokkal él, pontosan megmagyarázva azok jellegét és hatályát.
A számvitelért felelős tisztviselő az engedélyezésre jogosult tisztviselőtől megkapja az elszámolások elkészítéséhez szükséges mindazon információkat - amelyek megbízhatóságát az engedélyezésre jogosult tisztviselő garantálja -, amelyek hiteles képet adnak a hivatal vagyonáról és a költségvetés végrehajtásáról.
(3) Ha e rendelet másképp nem rendelkezik, kizárólag a számvitelért felelős tisztviselő jogosult a pénzeszközök és azzal egyenértékű eszközök kezelésére. Megóvásukért ő felel.”;
14.
A IV. cím 2. fejezete a következő 30a. cikkel egészül ki:
„30a. cikk
A számvitelért felelős tisztviselő feladatainak teljesítésekor bizonyos feladatokat átruházhat azon beosztottaira, akik az ideiglenes személyzet tagjai.”;
15.
A 34. cikk a következőképpen módosul:
a)
az (1) bekezdés helyébe a következő szöveg lép:
„(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselőt a személyzeti szabályzatban megállapított kártérítési kötelezettség terheli.”;
b)
a szöveg a következő (1a) bekezdéssel egészül ki:
„(1a) A kártérítés-fizetési kötelezettség különösen akkor alkalmazandó, amikor:
a)
az engedélyezésre jogosult tisztviselő - szándékosan vagy súlyos gondatlanságból - behajtandó követelések megállapításáról dönt vagy beszedési utalványokat bocsát ki, kiadásokra kötelezettséget vállal vagy kifizetési utalványt ír alá anélkül, hogy e rendeletnek megfelelne;
b)
az engedélyezésre jogosult tisztviselő - szándékosan vagy súlyos gondatlanságból - elmulasztja egy követelést megalapozó dokumentum kiállítását, későn állítja ki a beszedési utalványokat vagy elmulasztja azok kiállítását, illetve késlelteti olyan kifizetési utalvány kiállítását, amelynek következtében az adott intézménynek polgári jogi felelőssége keletkezik harmadik felekkel szemben.”;
16.
A 35. cikk (1) bekezdése a következő bekezdéssel egészül ki:
„Az igazgató éves tevékenységi jelentésében név nélkül hivatkozik a testület véleményére és ismerteti a meghozott nyomon követő intézkedéseket.”
17.
A 38. cikk (3) bekezdése helyébe a következő szöveg lép:
„A hivatal által gazdasági szereplőkkel megkötött szerződések rendelkeznek arról, hogy a terhelési értesítésben megállapított esedékességkor vissza nem fizetett bármely követelés a 2342/2002/EK (8), Euratom bizottsági rendelettel összhangban kamatozik. A szerződésekben kifejezetten utalni kell a hivatalt megillető késedelmi kamat feltételeire, a késedelmi kamat mértékét is beleértve.
18.
A 40. cikk első bekezdésének helyébe a következő szöveg lép:
„Amennyiben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő egy megállapított, esedékessé váló követelés egészének vagy egy részének behajtásáról való lemondást tervezi, biztosítja, hogy a lemondás szabályosan és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás, valamint az arányosság elvének megfelelően történjen. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő jelentést tesz az operatív bizottságnak arról, hogy szándékában áll lemondani egy esedékessé váló követelés behajtásáról. Minderről az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek indoklással ellátott határozatban kell nyilatkoznia. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő ezt a döntést csak abban az esetben ruházhatja át, amennyiben a követelések összege nem haladja meg az 5 000 eurót. A lemondó határozat megállapítja, milyen lépések történtek a beszedés biztosítására, és megadja az alapjául szolgáló jogi és ténybeli indokokat.”;
19.
A 42. cikk helyébe a következő szöveg lép:
„42. cikk
A fizetési határidő meghosszabbítását csak abban az esetben engedélyezheti a számvitelért felelős tisztviselő az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselővel együtt, ha ezt az adós indoklással kellő módon ellátott írásban kérelmezi, és vállalja azt, hogy a terhelési értesítésben rögzített határidőtől számított halasztás teljes időszakára kamatot fizet, valamint pénzügyi garanciát vállal a hivatal jogainak védelme érdekében az adósság, úgy az alapösszeg, mint a kamatok fedezetére.”
20.
A IV. cím 4. fejezete a következő 42a. és 42b. cikkel egészül ki:
„42a. cikk
A számvitelért felelős tisztviselő jegyzéket vezet az esedékes behajtandó összegekről. E jegyzékben a hivatal követeléseit a beszedési utalvány kiállítási időpontja szerint kell csoportosítani. Jelzi továbbá a megállapított követelések behajtásáról való teljes vagy részleges lemondásra vonatkozó határozatokat. A jegyzéket csatolják a hivatal költségvetési és pénzgazdálkodásáról szóló jelentéséhez. A hivatal összeállítja a működési költségvetéséhez kapcsolódó azon követelések - az adósok nevét és a kötelezettség összegét tartalmazó - jegyzékét, amelyek esetében az adóst jogerős bírósági határozat kötelezi fizetésre, és amelyek esetében a határozat kihirdetését követő egy éven belül egyáltalán nem történt kifizetés, vagy nem történt jelentősebb kifizetés. E jegyzéket a vonatkozó adatvédelmi jogszabályok figyelembevételével kell közzétenni.
42b. cikk
A hivatal harmadik felekkel szembeni, valamint harmadik felek hivatallal szembeni követeléseire ötéves elévülési időszak vonatkozik. Az elévülési időszakot rögzíteni kell a hivatal által megkötött szerződésekben.”;
21.
A 47. cikk az első bekezdés után a következő bekezdéssel egészül ki:
„Amennyiben az igénybevett szolgáltatások vagy az áruszállítások kifizetése időszakos fizetéssel történik, az engedélyezésre jogosult tisztviselő kockázatértékelést követően elrendelheti közvetlen követelés-elszámolási rendszer alkalmazását.”;
22.
A 49. cikk a következőképpen módosul:
a)
a második bekezdés negyedik mondata helyébe a következő szöveg lép:
„A belső ellenőr a Bizottságnak a költségvetési rendelet 86. cikkének (3) bekezdése értelmében benyújtott éves jelentésében feltünteti a hivatalokkal kapcsolatban végrehajtott ellenőrzések számát és típusát, a tett ajánlásokat és az ajánlások alapján tett lépéseket. Ezen információkat az érintett hivatalnak is megküldik.”
b)
a negyedik bekezdés helyébe a következő szöveg lép:
„A hivatal igazgatója évente összeállítja a belső ellenőr által végrehajtott belső ellenőrzések számáról és típusáról, a tett ajánlásokról és az ajánlások alapján tett lépésekről szóló összefoglaló jelentését. Az operatív bizottság előzetes tájékoztatása után továbbítja a jelentést a Bizottságnak. A Bizottság e jelentést belefoglalja az általános költségvetési rendelet 86 cikkének (4) bekezdése értelmében vett jelentésébe.”;
23.
Az 50. cikk helyébe a következő szöveg lép:
„50. cikk
(1) A hivatal működésével kapcsolatos közbeszerzések tekintetében az általános költségvetési rendelet, illetve a 2342/2002/EK Euratom rendelet vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni e cikk (3)-(5) bekezdésére figyelemmel.
(2) Kérésükre a hivatalok ajánlatkérőként bevonhatók a bizottsági vagy intézményközi szerződések odaítélési eljárásába.
(3) Az olyan árubeszerzés, szolgáltatásnyújtás vagy munkavégzés esetén, amelyeket a Bizottság, intézményközi hivatalok vagy a Fordítóközpont nyújtani képesek, a hivatalok először ezen intézményekhez fordulnak. Ugyanez vonatkozik azokra az esetekre, amikor e szervek gazdasági szereplőkkel kötött szerződések révén képesek ellátni e feladatokat, és jelentős, az egyszerű közvetítői vagy tanácsadói szerepen túlmutató pótlólagos szolgáltatásokat nyújtanak. A hivatal megállapodást köt e szervekkel.
(4) Az általános költségvetési rendelet 101. cikkének értelmében az ajánlati felhívás rögzíti, hogy a hivatal a szerződés aláírása előtt elállhat a beszerzéstől vagy törölheti az odaítélési eljárást anélkül, hogy a pályázók vagy ajánlattevők bármifajta ellentételezésre jogot formálhatnának.
(5) Az általános költségvetési rendelet 103. cikkének értelmében a hivatal által indított ajánlati felhívás rögzíti, hogy az említett cikkben meghatározott feltételek mellett a hivatal felfüggesztheti az eljárást és bármilyen szükséges intézkedést meghozhat, az eljárás megszüntetését is beleértve.
Az általános költségvetési rendelet 103. cikkének értelmében a hivatal által megkötött szerződések kiköti, hogy a hivatal az említett cikkben foglalt feltételek mellett meghozhatja az ugyanezen cikkben meghatározott intézkedéseket.”;
24.
A szöveg a következő VA. és VB. címmel egészül ki:
„VA. CÍM
A KÖZÖSSÉGI SZERVEK KÖLTSÉGVETÉSÉRE JELENTŐS KIHATÁSSAL LÉVŐ PROJEKTEK
50a. cikk
Az operatív bizottság a lehető leghamarabb értesíti a költségvetési hatóságot bármely olyan projekt végrehajtására vonatkozó szándékáról, amelyek jelentős pénzügyi kihatással járnak működési költségvetésének finanszírozására, különös tekintettel az ingatlannal kapcsolatos projektekre, például épületek bérlésére vagy megvételére. Erről tájékoztatja a Bizottságot.
Ha a költségvetési hatóság bármely ága véleményt kíván kibocsátani, a projektről szóló tájékoztatás átvételétől számított két héten belül értesíti az érintett hivatalt erről a szándékáról. Válasz hiányában a hivatal lebonyolíthatja a tervezett ügyletet.
E véleményt a második bekezdés értelmében vett értesítéstől számított két héten belül továbbítani kell az érintett hivatalnak és a Bizottságnak.
VB. CÍM
SZAKÉRTŐK
50b. cikk
A 2342/2002/EK, Euratom rendelet 256a. cikke értelemszerűen alkalmazandó a fix összeg alapján fizetett, az intézmények munkáját különösen a következőkben segítő szakértők kiválasztási eljárására: az ajánlatok és támogatási kérelmek vagy közbeszerzési pályázatok értékelése, valamint a költségvetésből finanszírozott projektek nyomonkövetéséhez és végső értékeléséhez történő technikai segítségnyújtás. A hivatalok a szakértők Bizottság által összeállított jegyzékét is használhatják.”;
25.
Az 51. cikk helyébe a következő szöveg lép:
„51. cikk
A hivatal beszámolói tartalmazzák a pénzügyi kimutatásokat és a költségvetés végrehajtásáról szóló kimutatásokat. E beszámolókhoz csatolják az adott év költségvetési és pénzgazdálkodásáról szóló jelentést, amely többek közt tájékoztatást nyújt az előirányzatok felhasználásának mértékéről, valamint összefoglaló információkat tartalmaz a különböző költségvetési jogcímek közötti előirányzat-átcsoportosításról.”
26.
Az 57. cikk a következőképpen módosul:
a)
az a) pont helyébe a következő szöveg lép:
„a)
az operatív bizottság a pénzügyi év végét követően március 1-jéig értesíti a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjét és a Számvevőszéket az év folyamán a költségvetési és pénzgazdálkodásról szóló jelentéssel kiegészített előzetes beszámolóról, valamint ugyanezen időpontig megküldi az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak a költségvetési és pénzgazdálkodásról szóló jelentést.”
b)
a c) pontban az „október 31-ig” kifejezés helyébe a „november 15-ig” kifejezés lép;
27.
A 66. cikk első bekezdésének helyébe a következő szöveg lép:
„Az Európai Parlament a Tanács javaslata alapján minősített többséggel eljárva az N+2. év május 15-e előtt mentesíti az igazgatót az N. évi működési költségvetés végrehajtása alól. Az igazgató tájékoztatja az operatív bizottságot az Európai Parlament mentesítő határozathoz kapcsolódó állásfoglalásban foglalt észrevételeiről.”;
28.
A 68. cikket el kell hagyni.
2. cikk
E rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában történő kihirdetését követő huszadik napon lép hatályba.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 2008. július 9-én.