A Bizottság 1663/95 EK rendelete
(1995. július 7.)
a 729/70/EGK tanácsi rendeletnek az EMOGA Garanciarészlege számla-elszámolási eljárása tekintetében történő alkalmazására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról
AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,
tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre,
tekintettel a legutóbb az 1287/95/EK rendelettel [1] módosított, a közös agrárpolitika finanszírozásáról szóló, 1970. április 21-i 729/70/EGK tanácsi rendeletre [2] és különösen annak 4. cikke (6) bekezdésére és 5. cikke (3) bekezdésére,
mivel a számla-elszámolási eljárásnak az 1287/95/EK tanácsi rendelettel hatályba léptetett reformja rendelkezik az akkreditált kifizető ügynökségek éves számláinak hitelesítésére és elszámolására vonatkozó részletes szabályok meghatározásáról;
mivel az EMOGA Garanciarészlege által finanszírozott intézkedések számának és jellegének megváltozása és az adatok rögzítési és továbbítási módszereinek megváltozása szükségessé teszi a Bizottság részére a számlák elszámolása céljából szolgáltatandó adatok jellegének és tartalmának felülvizsgálatát;
mivel a 295/88/EGK rendelettel [3] módosított 1723/72/EGK bizottsági rendeletet [4] ezért hatályon kívül kell helyezni;
mivel az EMOGA Bizottsága nem adott ki véleményt az elnök által megszabott határidőn belül,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. cikk
(1) Az egyes tagállamok által akkreditált kifizető ügynökségek számának felső határát, a 729/70/EGK rendelet 4. cikke (2) bekezdésének megfelelően a tagállam a Bizottsággal történt konzultáció után állapítja meg. A Bizottság különösen tudathatja azt, ha az ügynökségek száma a fenti rendelet 5. cikke (2) bekezdésének b) pontja szerinti határidő betartását és az Alap működtetése ellenőrzésének átláthatóságát akadályozza. A Bizottság tájékoztatja az Alap Bizottságát az egyes tagállamokban akkreditált kifizető ügynökségekről.
(2) A tagállam minden kifizető ügynökség tekintetében tájékoztatja a Bizottságot az akkreditációt kiadó és visszavonó, valamint a szükséges kiigazítások 729/70/EGK rendelet 4. cikkének (4) bekezdése szerint megengedett időtartamát meghatározó hatóságokról (a továbbiakban: az illetékes hatóság).
(3) Az illetékes hatóság minden kifizető ügynökség akkreditációja előtt meggyőződik arról, hogy az érintett szervezet igazgatási és számviteli szabályai biztosítják a 729/70/EGK rendelet 4. cikke (1) bekezdésének a) pontja szerinti garanciákat. Az akkreditáció feltételeit a tagállam határozza meg, és az illetékes hatóság alkalmazza az akkreditáció céljából, figyelembe véve a Bizottságnak e feltételekre vonatkozó, a mellékletben található iránymutatásait. Amennyiben valamely, a kifizető ügynökség működését jelentősen befolyásoló feltétel nem teljesül, ez a fenti rendelet 4. cikke (4) bekezdésének alkalmazását eredményezi.
Az akkreditációról szóló határozatot egy olyan vizsgálat alapján hozzák meg, amely kiterjed az érintett szervezet igazgatási és számviteli feltételeire, beleértve azokat is, amelyeket a Közösség kifizetett előlegekkel, megszerzett garanciákkal, intervenciós készletekkel és beszedendő összegekkel kapcsolatos érdekeinek védelme érdekében alakítottak ki. A vizsgálat az EMOGA Garanciarészlege által finanszírozott ügyletek tekintetében, különösen kitér a kifizetések teljesítésére, a kincstár védelmére, a számítógépes rendszerek biztonságára, a könyvelési adatok vezetésére, a feladatok megosztására, valamint a külső és belső ellenőrzések megfelelő voltára vonatkozó rendelkezésekre.
(4) Amennyiben az illetékes hatóság meggyőződött róla, hogy a vizsgálat tárgyát képező kifizető ügynökség megfelel minden vonatkozó követelménynek, akkreditálja az ügynökséget. Egyéb esetekben az illetékes hatóság az igazgatási és számviteli rendelkezésekre vonatkozó utasításokat ad a kifizető ügynökségnek és különösen a kifizető ügynökség által az akkreditációhoz teljesítendő feltételekre vonatkozóan. Az akkreditáció ideiglenesen is megadható a fennálló probléma súlyosságától függően meghatározott időtartamra, amíg meg nem valósítják az igazgatási és a számviteli rendelkezések szükséges változtatásait.
(5) Amennyiben visszavonják az akkreditációt, a 729/70/EGK rendelet 4. cikke és ennek a cikknek a (3) és (4) bekezdése szerinti feltételekkel összhangban a tagállam egy másik kifizető ügynökséget jelöl ki és biztosítja, hogy a kedvezményezettek részére történő kifizetések ne szakadjanak meg.
(6) Az akkreditálási okirat írásbeli igazolást tartalmaz arról, hogy a szervezet kielégíti az akkreditáció feltételeit, és amennyiben szükséges, tartalmazza a módosításokra vonatkozó utasításokat és a megállapított időtartamokat. Az akkreditálási okiratot meg kell küldeni a Bizottság részére.
(7) A 729/70/EGK rendelet 4. cikkének (3) bekezdése szerinti jelentést a kifizető ügynökség első akkreditációjakor küldik meg, és ahhoz minden kifizető ügynökség tekintetében a következő információkat kell csatolni:
- a ráruházott feladatkörök,
- a feladatkörök megoszlása a szervezeti egységei között,
- kapcsolatai egyéb köz- vagy magántestületekkel, amelyek szintén részfelelősséget viselnek olyan intézkedések végrehajtásáért, amelyekkel kapcsolatban a kiadásokat az ügynökség az Alap terhére számolja el,
- azok az eljárások, amelyek szerint fogadják, elbírálják és engedélyezik a kedvezményezettek kérelmeit, valamint azok az eljárások, amelyek szerint a kifizetéseket engedélyezik, kifizetik és könyvelik,
- a belső auditokra vonatkozó rendelkezések.
A 729/70/EGK rendelet 4. cikke (4) bekezdésének alkalmazása esetén szolgáltatandó információ kiterjed minden, az igazgatási és számviteli szabályokra vonatkozó utasításra, továbbá a kifizető ügynökség által az akkreditáció visszavonásának elkerülése érdekében végrehajtandó kiigazításra, valamint a végrehajtásra engedélyezett időtartamra.
2. cikk
(1) A 729/70/EGK rendelet 4. cikke (1) bekezdésének b) pontjában említett "koordinációs testület" a Bizottság előtt a tagállam kizárólagos képviselőjeként jár el az EMOGA Garanciarészlegét érintő minden alábbi kérdésben:
- a közösségi írásos anyagok és az azokra vonatkozó iránymutatások szétküldése a különböző kifizető ügynökségek és az azokban foglaltak végrehajtásáért felelős testületek részére,
- harmonizált alkalmazásuk elősegítése,
- az e rendeletben és a 729/70/EGK rendeletben előírt adatok közlése a Bizottsággal,
- a statisztikai és ellenőrzési célból szükséges összes számviteli adatnak a Bizottság rendelkezésére tartása.
Nem szükséges megküldeni a Bizottság részére a kifizető ügynökségeknél és az engedélyező szerveknél okiratok formájában tárolt adatokat, azonban a kifizető ügynökség, illetve az engedélyező szervek kötelesek rendelkezésre tartani ezeket az információkat. A kifizető ügynökség a koordináló testület szerepét is betöltheti, feltéve hogy a két feladat elkülönül egymástól. A koordináló testület feladatai ellátása során a nemzeti eljárásokkal összhangban egyéb közigazgatási szerveket, illetve szervezeti egységeket is megkereshet, különösen a számviteli vagy műszaki szakértelemmel rendelkezőket.
(2) A tagállamok a Bizottsággal közlik a koordináló testület nevét, tájékoztatja létesítő okiratára vonatkozóan, valamint a működését érintő igazgatási, számviteli és belső ellenőrzési feltételekre vonatkozóan.
(3) Az (1) bekezdésben említett számviteli adatok formáját és tartalmát az Alap Bizottságával folytatott konzultációt követően a Bizottság határozza meg, és e rendelet hatálybalépésétől számított három hónapon belül megküldi a tagállamoknak. Minden módosításról a módosítást eredményező eseménytől számított három hónapon belül tájékoztatja a tagállamokat, amelyek pedig a Bizottság által az Alap Bizottságával folytatott konzultációt követően meghatározandó határidőn belül végrehajtják az információs rendszereikkel kapcsolatos esetleges módosításokat.
3. cikk
(1) A 729/70/EGK rendelet 5. cikke (1) bekezdésének b) pontjában említett tanúsítványt az a hivatal vagy szerv (a továbbiakban: tanúsító testület) adja ki, amely működése szempontjából a kifizető ügynökségektől és a koordináló testületektől független, valamint megfelelő szakértelemmel rendelkezik.
A tanúsítvány az eljárások vizsgálatán és az ügyletekből kiválasztott mintán alapul. A tanúsítvány a kifizetések közösségi szabályoknak való megfelelőséget csak abban a tekintetben mondja ki, hogy a kifizető ügynökség igazgatási struktúrája alkalmas annak biztosítására, hogy a kifizetés teljesítése előtt a közösségi szabályoknak való megfelelőség ellenőrzésére sor kerüljön.
A tanúsító testület vizsgálatait a nemzetközileg elfogadott könyvvizsgálati szabványok alapján végzi. Az ellenőrzéseket mind az egyes pénzügyi évek folyamán, mind pedig azok lezárásakor el kell végezni. A tanúsító testület a következő év január 31-ig kiállítja a tanúsítványt, és jelentést készít az észrevételeiről, amelyben különösen közli, hogy kellően megbizonyosodott-e arról, hogy a Bizottságnak megküldendő számlák valódiak, teljesek és pontosak, valamint, hogy a belső ellenőrzési eljárások megfelelően működtek.
(2) Amennyiben több kifizető ügynökséget akkreditáltak, a tagállam támaszkodhat azokra az igazolásokra, amelyeket az érintett kifizető ügynökségek számláit hitelesítő hivatalok vagy szervek adtak ki, azzal a feltétellel, hogy meggyőződik arról, hogy az elvégzett könyvvizsgálatok hatóköre és szabályai megfeleltek az (1) bekezdésben megállapított követelményeknek.
(3) Az (1) bekezdésben említett jelentés a következőket állapítja meg:
- a kifizető ügynökség eljárásai, különös tekintettel az akkreditáció feltételeire, megfelelő biztosítékot nyújtanak-e arra, hogy az Alap terhére elszámolt műveletek megfelelnek a közösségi szabályoknak, valamint a rendszerek fejlesztésére milyen ajánlások fogalmazódtak meg,
- az e rendelet 4. cikke (1) bekezdésének a) pontjában említett éves beszámolók összhangban vannak-e a kifizető ügynökség könyveivel és nyilvántartásaival,
- az 5. cikk szerinti költségkimutatások és az intervenciós műveletek kimutatásai az Alap terhére elszámolt műveletek valós, teljes és pontos leírását adják-e,
- a Közösség pénzügyi érdekei megfelelő védelemben részesülnek-e a kifizetett előlegek, a megszerzett garanciák, az intervenciós készletek és a beszedendő összegek tekintetében,
- a kifizető ügynökségnek címzett, a rendszerek fejlesztésére vonatkozó ajánlások nyomán történtek-e lépések.
A jelentéshez csatolni kell a könyvvizsgálatot végző személyzet létszámára és képesítésére, az elvégzett munkára, a megvizsgált ügyletek számára, a valóságnak való megfelelés és a megszerzett bizonyosság szintjére, a feltárt gyengeségekre és a fejlesztési ajánlásokra, valamint a tanúsító testület és egyéb, a kifizető ügynökségen kívüli és belüli könyvvizsgáló testületek működésére vonatkozó információkat, amelyekből a tanúsító testületnek a jelentés tárgykörére vonatkozó megállapításai részben vagy egészben származnak.
4. cikk
(1) A 729/70/EGK rendelet 5. cikke (2) bekezdésének b) pontja szerinti számla-elszámolás alkalmazása céljából a tagállamok megküldik a Bizottság részére:
a) az Alap Garanciarészlegére terhelt kiadások éves beszámolóit, és a fenti rendelet 5. cikkének (1) bekezdése alapján az egyes hivatalok, illetve szervek által készített jelentéseket;
b) a tanúsító testület vagy testületek által készített tanúsítványokat és jelentéseket.
(2) Az (1) bekezdésben említett okiratokat négy példányban kell megküldeni a Bizottság részére az érintett pénzügyi év végét követő év február 10-ig.
(3) A Bizottság kérésére vagy a tagállam saját kezdeményezésére további, az érintett számlák elszámolására vonatkozó információt lehet küldeni a Bizottság részére a Bizottság által a fenti információk szolgáltatásához szükséges munka mennyiségének figyelembevételével meghatározott határidő leteltéig. Ezeknek az információknak a hiányában a Bizottság azoknak az információknak az alapján számolja el a számlákat, amelyek a határidő leteltekor a rendelkezésére állnak.
(4) A Bizottság indokolt esetekben elfogadhat az információk megküldésére vonatkozó halasztási kérelmet, amennyiben azt a határidő lejárta előtt nyújtják be.
5. cikk
(1) A 4. cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett számlák a következőket tartalmazzák:
a) közösségi költségvetési tételenként és altételenként összesített kiadások;
b) az intervenciós műveletek összefoglalása és nyilatkozat a készleteknek a pénzügyi év végén meglévő mennyiségéről és helyéről;
c) a kiadásokra vonatkozó információk, vagy annak megerősítése, hogy minden ügylet részletes adatait számítógépes adatállomány tartalmazza, amely a Bizottság rendelkezésére áll;
d) annak megerősítése, hogy az intervenciós raktározás keretében minden készletmozgás részletei szerepelnek a kifizető ügynökség nyilvántartásában;
e) az éves beszámolókban kimutatott kiadások és az azonos időszakra, a 2776/88/EGK rendelet [5] 3. cikkének (5) bekezdésében említett dokumentumokban kimutatott, továbbá ugyanannak a rendeletnek a 9. cikke (7) bekezdése szerint korrigált kiadások közötti különbségek magyarázata.
(2) Az e rendelet 4. cikke (1) bekezdésének a) pontjában említett jelentés a következő információt tartalmazza a koordináló testületről és minden kifizető ügynökségről:
- bármely, a vizsgált pénzügyi évre vonatkozó kivételes ügylet vagy műszaki nehézség,
- az előző jelentés óta megvalósított bármely jelentős módosítás az 1. cikk (7) bekezdése szerinti információkban.
6. cikk
Az EMOGA Garanciarészlege által finanszírozott kiadásokra és behajtandó összegekre vonatkozó bizonylatokat a Bizottság rendelkezésére kell tartani azt az évet követő legalább három éven keresztül, amelyben a Bizottság elszámolja az érintett pénzügyi év számláit, és abban az esetben, ha a számla-elszámolási határozat az Európai Közösségek Bírósága előtti eljárás tárgyát képezi, a bizonylatokat az eljárás lezárását követő egy éven keresztül a Bizottság rendelkezésére kell tartani.
7. cikk
(1) A számlák elszámolásával kapcsolatos, a 729/70/EGK rendelet 5. cikke (2) bekezdésének b) pontja szerinti határozat meghatározza az egyes tagállamoknál a kérdéses pénzügyi év során felmerült azon kiadásokat, amelyeket az EMOGA-val szemben elszámolhatónak ismernek el, a későbbiekben a fent említett cikk (2) bekezdésének c) pontjával összhangban hozott határozat sérelme nélkül.
A fenti határozat eredményeképpen az egyes tagállamoktól behajtandó vagy azoknak kifizetendő összegek a kérdéses pénzügyi évre vonatkozó kifizetett előlegeknek az előző albekezdés alapján elismert költségekből történő levonásával határozhatók meg. Ezek az összegek levonandók vagy hozzáadandók a számlák elszámolásáról szóló határozat hatálybalépését követő hónaptól számított második hónappal kezdődően kifizetendő előlegekhez.
(2) A Bizottság a pénzügyi év végét követő március 31-ig közli az érintett tagállammal a szolgáltatott információk ellenőrzésének eredményeit, valamint az általa javasolt módosításokat.
(3) Amennyiben az érintett tagállamnak tulajdonítható okokból a Bizottság a következő év április 30-ig nem tudja elszámolni a tagállam számláit, a Bizottság értesíti a tagállamot azokról a további vizsgálatokról, amelyeket a 729/70/EGK rendelet 9. cikke alapján kíván végezni.
8. cikk
(1) Amennyiben valamely vizsgálat hatására a Bizottság úgy értékeli, hogy egy felmerült kiadás nem felelt meg a közösségi szabályoknak, tájékoztatja az érintett tagállamot a megállapításairól, a jövőbeli megfelelőség érdekében meghozandó korrekciós intézkedésekről, valamint a 729/70/EGK rendelet 5. cikke (2) bekezdésének c) pontja alapján általa kizárásra javasolható kiadás becsült összegéről. A tájékoztatásban hivatkozni kell erre a rendeletre. A tagállam két hónapon belül adhat választ, és a Bizottság ennek alapján módosíthatja álláspontját. Indokolt esetben a Bizottság a válaszadási határidőt meghosszabbíthatja.
A válaszadási határidő lejárta után a Bizottság kétoldalú megbeszélést kezdeményez, és mindkét fél törekszik megállapodásra jutni a megteendő intézkedések tekintetében. A Bizottság ezután hivatalosan eljuttatja a tagállamhoz következtetéseit, amelyekben hivatkozik a 94/442/EK bizottsági határozatra [6].
(2) A 729/70/EGK rendelet 5. cikke (2) bekezdésének c) pontjában említett határozatot az egyeztető testületnek a 94/442/EK határozatban megállapított rendelkezések szerint készített jelentése vizsgálatát követően kell meghozni.
(3) A 729/70/EGK rendelet 5. cikke (2) bekezdésének c) pontja szerinti közösségi pénzügyi támogatásból történő levonásra a fenti cikk szerinti határozatot követő második hónap kiadásaira vonatkozó előlegből kerül sor. A tagállam kérésére azonban, és amennyiben a levonások mértéke ezt indokolttá teszi, valamint az Alap Bizottságával folytatott konzultációt követően a Bizottság más időpontot is kijelölhet.
9. cikk
Az 1723/72/EGK rendelet 1995. október 16-án hatályát veszti.
A fent említett rendeletet azonban az 1995-ös pénzügyi évig bezárólag továbbra is alkalmazni kell a Garanciaalap számláinak elszámolására.
10. cikk
Ez a rendelet az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő hetedik napon lép hatályba.
Ezt a rendeletet az 1995. október 16-án kezdődő pénzügyi évtől kell alkalmazni.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 1995. július 7-én.