AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS 390/2009/EK RENDELETE
(2009. április 23.)
a diplomáciai és konzuli képviseletek számára kibocsátott, a vízumokra vonatkozó Közös Konzuli Utasításnak a biometrikus adatok bevezetése, valamint a vízumkérelmek átvételének és feldolgozásának megszervezésére vonatkozó rendelkezései tekintetében történő módosításáról
AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA,
tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre és különösen annak 62. cikke (2) bekezdése b) pontjának ii. alpontjára,
tekintettel a Bizottság javaslatára,
tekintettel az európai adatvédelmi biztos véleményére (1),
a Szerződés 251. cikkében megállapított eljárásnak megfelelően (2),
mivel:
(1)
A kérelmezők megbízható ellenőrzésének és azonosításának biztosítására biometrikus adatokat kell feldolgozni a 2004/512/EK tanácsi határozattal (3) létrehozott vízuminformációs rendszerben (VIS), valamint jogi keretet kell biztosítani e biometrikus azonosítók gyűjtésére. A VIS alkalmazása megköveteli továbbá, hogy a vízumkérelmek átvételének megszervezésére új lehetőségeket alakítsanak ki.
(2)
A biometrikus azonosítók beillesztése a VIS-be fontos lépés azon új elemek alkalmazásának irányában, amelyek megbízhatóbb kapcsolatot teremtenek a vízum birtokosa és az útlevél között a hamis személyazonosság használatának megakadályozása érdekében. Ennélfogva alapvető követelmény, hogy a kérelmező - legalább az első kérelem benyújtásakor - személyesen megjelenjen annak érdekében, hogy a vízumot a biometrikus azonosítók VIS-ben történő nyilvántartásba vételével lehessen kiadni.
(3)
A kiválasztott biometrikus azonosítók a vízuminformációs rendszerről (VIS) és a rövid távú tartózkodásra jogosító vízumokra vonatkozó adatok tagállamok közötti cseréjéről szóló, 2008. július 9-i 767/2008/EK európai parlamenti és tanácsi rendeletben (VIS-rendelet) (4) találhatók.
(4)
Ez a rendelet a Nemzetközi Polgári Repülési Szervezet (ICAO) által megállapított megfelelő rendelkezésekre történő hivatkozással határozza meg a biometrikus azonosítók gyűjtésének szabályait. Az interoperabilitás biztosításához nincs szükség pontosabb műszaki előírásokra.
(5)
A vízum kérelmezése során a tagállamok által átvett valamennyi dokumentumot, adatot vagy biometrikus azonosítót a konzuli kapcsolatokról szóló, 1963. április 24-i bécsi egyezmény szerinti konzuli okmánynak kell tekinteni, és ennek megfelelően kell kezelni.
(6)
A kérelmezők nyilvántartásba vételének megkönnyítése és a tagállamok költségeinek csökkentése érdekében a képviseleti forma meglévő keretei mellett új szervezeti lehetőségeket kell előirányozni. Elsőként a diplomáciai és konzuli képviseletek számára kibocsátott vízumokra vonatkozó Közös Konzuli Utasítást (5) ki kell egészíteni a kérelmek átvételére és a biometrikus azonosítók felvételére vonatkozó korlátozott képviselet külön típusával.
(7)
Egyéb megoldásokat, például közös ügyintézési helyeket (co-location), közös kérelemátvevő központokat, tiszteletbeli konzulok alkalmazását és a külső szolgáltatókkal való együttműködést kell bevezetni. E megoldásokra megfelelő jogi keretet kell létrehozni, figyelembe véve különösen az adatvédelmi kérdéseket. A tagállamok az ezen jogi keretben megállapított feltételeknek megfelelően meghatározzák, hogy a szervezeti megoldás mely formáját fogják alkalmazni az egyes harmadik országokban. A szervezeti megoldással kapcsolatos részletes információkat a Bizottságnak közzé kell tennie.
(8)
Az együttműködés megszervezésekor a tagállamoknak biztosítaniuk kell, hogy a kérelmezőket a kérelmeik feldolgozásáért felelős tagállamhoz irányítsák.
(9)
Rendelkezéseket kell kidolgozni azon esetekre, amikor a tagállamok úgy határoznak, hogy az eljárás megkönnyítése érdekében együttműködnek egy külső szolgáltatóval a kérelmek átvételét illetően. Ilyen döntésre akkor kerülhet sor, ha különleges körülmények folytán vagy a helyi adottságokból kifolyólag az érintett tagállam számára a más tagállamokkal korlátozott képviselet formájában való együttműködés, a közös ügyintézési hely (co-location) vagy a közös kérelemátvevő központ létrehozása nem bizonyul megfelelő megoldásnak. Az ilyen megoldásokat a vízumkibocsátás általános elveivel összhangban kell kialakítani, tiszteletben tartva a személyes adatok feldolgozása vonatkozásában az egyének védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 1995. október 24-i 95/46/EK európai parlamenti és tanácsi irányelvben (6) meghatározott adatvédelmi követelményeket. Ezenkívül e megoldások kialakításakor és azok alkalmazása során a vízumshopping elkerülésének szükségességére is ügyelni kell.
(10)
A tagállamoknak a külső szolgáltatókkal olyan jogi eszköz alapján kell együttműködniük, amely rendelkezéseket tartalmaz a szolgáltató pontos felelősségi köréről, a helyiségeibe történő közvetlen és korlátlan belépésről, a kérelmezőknek szóló információkról, a titoktartásról, valamint az együttműködés felfüggesztésének vagy felmondásának körülményeiről, feltételeiről és eljárásának menetéről.
(11)
Ez a rendelet a tagállamok számára lehetővé teszi a külső szolgáltatóval való együttműködést a kérelmek átvételét illetően, ugyanakkor a kérelmek benyújtása tekintetében az „egyablakos ügyintézés” elvét alkalmazza, továbbá a Közös Konzuli Utasítás III. részének 4. pontjában előírt személyes megjelenés általános szabályától való eltérést tesz lehetővé. Ez nem érinti a kérelmező személyes elbeszélgetésre való behívásának lehetőségét, nem érinti továbbá az ezeket a kérdéseket szabályozó jövőbeli jogi eszközöket sem.
(12)
Az adatvédelmi követelményeknek való megfelelés biztosítása érdekében konzultáció történt a 95/46/EK irányelv 29. cikkével létrehozott munkacsoporttal.
(13)
A 95/46/EK irányelv vonatkozik a tagállamokra a személyes adatok e rendeletnek megfelelően történő feldolgozása tekintetében.
(14)
A tagállamoknak fenn kell tartaniuk annak lehetőségét, hogy diplomáciai vagy konzuli képviseleteiken minden kérelmező közvetlenül benyújthassa kérelmét.
(15)
A későbbi kérelmekkel kapcsolatos eljárás megkönnyítése érdekében lehetővé kell tenni, hogy az ujjlenyomatokat a VIS-ben történő első rögzítéstől számított 59 hónapon belül át lehessen másolni. Ezen időszak lejártát követően az ujjlenyomatokat újra fel kell venni.
(16)
A biometrikus azonosítók felvételének követelménye miatt kereskedelmi közvetítőket - például utazási irodákat - többé nem lehet igénybe venni az első kérelem benyújtására, erre csak a későbbi kérelmek benyújtásakor kerülhet sor.
(17)
A Közös Konzuli Utasítást ezért ennek megfelelően módosítani kell.
(18)
A Bizottság e rendelet végrehajtásáról a VIS beindítása után három évvel és azután négyévente jelentést nyújt be.
(19)
Mivel e rendelet céljait, nevezetesen a kérelmek átvételének és feldolgozásának a biometrikus adatok VIS-be való bevitele tekintetében történő szervezését, a közös szabványok és az interoperábilis biometrikus azonosítók, valamint a közösségi vízumpolitikában részt vevő valamennyi tagállamra vonatkozó közös szabályok bevezetését a tagállamok nem tudják kielégítően megvalósítani, és ezért azok közösségi szinten jobban megvalósíthatók, a Közösség intézkedéseket hozhat a Szerződés 5. cikkében foglalt szubszidiaritás elvének megfelelően. Az e cikkben foglalt arányosság elvével összhangban ez a rendelet nem lépi túl az e célok eléréséhez szükséges mértéket.
(20)
Az Európai Unióról szóló szerződéshez és az Európai Közösséget létrehozó szerződéshez csatolt, Dánia helyzetéről szóló jegyzőkönyv 1. és 2. cikke értelmében Dánia nem vesz részt ennek a rendeletnek az elfogadásában, az rá nézve nem kötelező és nem alkalmazandó. Mivel e rendelet az Európai Közösséget létrehozó szerződés harmadik része IV. címének rendelkezései alapján a schengeni vívmányokat egészíti ki, Dánia a fenti jegyzőkönyv 5. cikkének megfelelően az e rendelet elfogadásának időpontját követő hat hónapos időszakon belül határoz arról, hogy azt nemzeti jogában végrehajtja-e.
(21)
Izland és Norvégia tekintetében ez a rendelet az Európai Unió Tanácsa, valamint az Izlandi Köztársaság és a Norvég Királyság közötti, e két államnak a schengeni vívmányok végrehajtására, alkalmazására és fejlesztésére irányuló társulásáról szóló megállapodás (7) értelmében a schengeni vívmányok azon rendelkezéseinek továbbfejlesztését képezi, amelyek az említett megállapodás alkalmazását szolgáló egyes szabályokról szóló 1999/437/EK tanácsi határozat (8) 1. cikkének B. pontjában említett terület alá tartoznak.
(22)
E rendelet a schengeni vívmányok azon rendelkezéseinek továbbfejlesztését képezi, amelyekben az Egyesült Királyság - a Nagy-Britannia és Észak-Írország Egyesült Királyságának a schengeni vívmányok egyes rendelkezései alkalmazásában való részvételére vonatkozó kéréséről szóló, 2000. május 29-i 2000/365/EK tanácsi határozattal (9) összhangban - nem vesz részt. Az Egyesült Királyság ennélfogva nem vesz részt e rendelet elfogadásában, az rá nézve nem kötelező és nem alkalmazandó.
(23)
Ez a rendelet a schengeni vívmányok azon rendelkezéseinek továbbfejlesztését képezi, amelyekben Írország - az Írországnak a schengeni vívmányok egyes rendelkezései alkalmazásában való részvételére vonatkozó kéréséről szóló, 2002. február 28-i 2002/192/EK tanácsi határozattal (10) összhangban - nem vesz részt. Írország ennélfogva nem vesz részt e rendelet elfogadásában, az rá nézve nem kötelező és nem alkalmazandó.
(24)
Svájc tekintetében ez a rendelet az Európai Unió, az Európai Közösség és a Svájci Államszövetség közötti, a Svájci Államszövetségnek a schengeni vívmányok végrehajtására, alkalmazására és fejlesztésére irányuló társulásáról szóló megállapodás (11) értelmében a schengeni vívmányok azon rendelkezéseinek továbbfejlesztését képezi, amelyek az 1999/437/EK határozat 1. cikkének B. pontjában említett terület alá tartoznak, összefüggésben a 2008/146/EK tanácsi határozat (12) 3. cikkével.
(25)
Liechtenstein tekintetében ez a rendelet az Európai Unió, az Európai Közösség, a Svájci Államszövetség és a Liechtensteini Hercegség közötti, a Liechtensteini Hercegségnek az Európai Unió, az Európai Közösség és a Svájci Államszövetség között létrejött, a Svájci Államszövetségnek a schengeni vívmányok végrehajtására, alkalmazására és fejlesztésére irányuló társulásáról szóló megállapodáshoz való csatlakozásáról aláírt jegyzőkönyv értelmében a schengeni vívmányok azon rendelkezéseinek továbbfejlesztését képezi, amelyek az 1999/437/EK határozat 1. cikkének B. pontjában említett terület alá tartoznak, összefüggésben a 2008/261/EK tanácsi határozat (13) 3. cikkével.
(26)
Ciprus tekintetében ez a rendelet a 2003. évi csatlakozási okmány 3. cikkének (2) bekezdése értelmében a schengeni vívmányokra épülő vagy ahhoz egyéb módon kapcsolódó jogi aktusnak minősül.
(27)
Ez a rendelet a 2005. évi csatlakozási okmány 4. cikkének (2) bekezdése értelmében a schengeni vívmányokra épülő vagy ahhoz egyéb módon kapcsolódó jogi aktusnak minősül,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. cikk
A Közös Konzuli Utasítás módosításai
A diplomáciai és konzuli képviseletek számára kibocsátott, a vízumokra vonatkozó Közös Konzuli Utasítás a következőképpen módosul:
1.
A II. rész a következőképpen módosul:
a)
az 1.2. b) pont a következő bekezdésekkel egészül ki:
„A tagállamok kizárólag a kérelmek átvétele és a biometrikus azonosítók levétele céljából korlátozott mértékben képviselhetnek egy vagy több másik tagállamot is. Az 1.2. pont c) és e) alpontjának megfelelő rendelkezéseit alkalmazni kell. Az iratok és adatok átvételét és a képviselt tagállam felé történő továbbítását a megfelelő adatvédelmi és biztonsági szabályok tiszteletben tartásával kell elvégezni.
Az egy vagy több képviselt tagállam gondoskodik arról, hogy a képviselő tagállam hatóságai teljes mértékben, titkosított formában továbbítsák az adatokat a képviselt tagállam hatóságainak, akár elektronikus úton, akár fizikailag, egy elektronikus adathordozó útján történik a továbbítás.
Azon harmadik országokban, amelyek tiltják a képviselő tagállam hatóságai által a képviselt tagállam(ok) hatóságainak elektronikus úton továbbítandó adatok titkosítását, a képviselt tagállam(ok) nem engedélyezi(k) a képviselő tagállamnak az adatok elektronikus úton való továbbítását.
Ez esetben az egy vagy több érintett képviselt tagállam gondoskodik arról, hogy a képviselő tagállam hatóságai az elektronikus adatokat fizikailag, elektronikus adathordozón, teljes mértékben titkosított formában továbbítsák a képviselt tagállam(ok) hatóságainak valamely tagállam konzuli tisztviselője útján, vagy amennyiben az ilyen továbbítás aránytalan vagy ésszerűtlen intézkedéseket tenne szükségessé, más biztonságos és védett módon, például az érintett harmadik országban az érzékeny dokumentumok és adatok továbbítása terén tapasztalattal rendelkező, bejegyzett gazdasági szereplők igénybevételével.
A továbbítás biztonsági szintje valamennyi esetben az adatok érzékeny jellegéhez igazodik.
A tagállamok, illetve a Közösség az érintett harmadik országokkal megállapodásra törekednek az érintett tagállamok hatóságai között elektronikusan továbbítandó adatok titkosítását tiltó rendelkezések megszüntetése céljából.”;
b)
a d) pont helyébe a következő szöveg lép:
„d)
Amennyiben az egységes vízum az a) és b) pont szerint kerül kiadásra, a képviseletet és korlátozott képviseletet fel kell tüntetni a 18. mellékletben foglalt, egységes vízumkiadási képviseleti táblázatban.”
2.
A III. rész a következőképpen módosul:
a)
az 1. pont helyébe a következő szöveg lép:
„1. Vízumkérelmek
1.1. Vízumkérdőívek - a kérdőívek száma
A kérelmezők számára elő kell írni az egységesített vízumkérdőív kitöltését is. Az egységes vízumot a 16. mellékletben megadott minta szerinti, egységesített nyomtatvány felhasználásával kell kérelmezni.
A vízumkérdőívet legalább egy példányban ki kell tölteni, hogy azt használni lehessen a központi hatóságokkal való egyeztetés során. Amennyiben a nemzeti hatósági eljárások megkövetelik, úgy a tagállamok több példányban is kérhetik a kérelmet.
1.2. Biometrikus azonosítók
a) A tagállamok a kérelmezőktől biometrikus azonosítókat, azaz arcképet és tíz ujjlenyomatot vesznek fel, összhangban az emberi jogok és alapvető szabadságok védelméről szóló európai egyezményben, az Európai Unió alap jogi chartájában és az Egyesült Nemzetek Szervezetének a Gyermek Jogairól szóló Egyezményében foglalt biztosítékokkal.
Első vízumkérelme benyújtásakor a kérelmezőnek személyesen meg kell jelennie. Ekkor a következő biometrikus azonosítókat kell felvenni:
-
fénykép, amelyet a kérelemmel egyidejűleg szkennelnek be vagy készítenek el, és
-
tíz lapos ujjlenyomat, amelyet digitálisan rögzítenek.
Amennyiben a kérelmezőtől egy korábbi kérelem kapcsán vett ujjlenyomatok első alkalommal az új kérelem időpontjánál kevesebb mint 59 hónappal korábban kerültek be a vízuminformációs rendszerbe (VIS), azokat át kell másolni a későbbi kérelembe.
Ha azonban megalapozott kétségek merülnek fel a vízumkérelmező személyazonosságát illetően, a diplomáciai vagy konzuli képviselet a fent megadott határidőn belül is ujjlenyomatot vesz.
Továbbá ha a kérelem benyújtásának időpontjában nem kerül azonnal megerősítésre, hogy a korábbi ujjlenyomatot a fent megadott határidőn belül vették, a kérelmező kérhet ujjlenyomatvételt.
A VIS-rendelet 9. cikkének 5. pontjával összhangban a kérelmekhez csatolt fényképeket minden esetben rögzíteni kell a VIS-ben. A kérelmező nem kötelezhető arra, hogy e célból személyesen megjelenjen.
A fényképre vonatkozó technikai követelmények megfelelnek az ICAO 6. kiadású 9303. sz. dokumentuma 1. részében meghatározott nemzetközi előírásoknak.
Az ujjlenyomatvétel az ICAO-szabványoknak és a Vízuminformációs Rendszer kifejlesztésével kapcsolatos biometrikus jellemzőkre vonatkozó szabványokról szóló műszaki előírások megállapításáról szóló, 2006. szeptember 22-i 2006/648/EK bizottsági határozatnak (14) megfelelően történik.
A biometrikus azonosítók felvételét a diplomáciai vagy konzuli képviselet, illetve a határokon történő vízumkiadásért felelős hatóságok képesített és szabályszerűen felhatalmazott személyzete végzi. A diplomáciai vagy konzuli képviseletek felügyelete mellett a biometrikus azonosítókat a tiszteletbeli konzul vagy a VII. rész 1.3 és 1.4 pontjában említett külső szolgáltató képesített és szabályszerűen felhatalmazott személyzete is felveheti.
Az adatokat a VIS-be csak a szabályszerűen felhatalmazott konzuli személyzet rögzítheti a VIS-rendelet 6. cikkének (1) bekezdése, 7. cikke, valamint 9. cikkének (5) és (6) bekezdése értelmében.
A téves elutasítások és azonosítások elkerülése érdekében a tagállamok biztosítják a VIS-rendelet 15. cikkében szereplő összes keresési kritérium teljes körű alkalmazását.
b) Kivételek
A következő kérelmezők mentesülnek az ujjlenyomat-adási kötelezettség alól:
-
a 12 év alatti gyermekek,
-
olyan személyek, akiknél az ujjlenyomatvétel fizikailag kivitelezhetetlen. Amennyiben lehetséges tíz ujjnál kevesebbről ujjlenyomatot venni, úgy rögzíteni kell a megfelelő számú ujjlenyomatot. Amennyiben azonban átmeneti akadályról van szó, a kérelmezőt kötelezni kell arra, hogy a következő kérelmezésnél adjon ujjlenyomatot. Az átmeneti akadály okairól a diplomáciai vagy konzuli képviseletek, valamint a határokon történő vízumkiadásért felelős hatóságok további felvilágosítást kérhetnek. A tagállamok biztosítják, hogy a kérelmező méltóságát garantáló, megfelelő eljárások állnak rendelkezésre arra az esetre, ha a felvétel során nehézségek merülnek fel. Az ujjlenyomatvétel fizikai kivitelezhetetlensége nem befolyásolhatja a vízum megadását vagy elutasítását,
-
a tagállamok kormányai vagy nemzetközi szervezetek meghívására hivatalos útra érkező állam- és kormányfők, valamint a nemzeti kormányok tagjai és az őket kísérő házastársak, továbbá hivatalos küldöttségük tagjai,
-
a tagállamok kormányai vagy nemzetközi szervezetek meghívására hivatalos útra érkező uralkodók, valamint a királyi család egyéb magas rangú tagjai.
Valamennyi ilyen esetben fel kell tüntetni a VIS-ben a »nem alkalmazandó« bejegyzést.
b)
a szöveg a következő ponttal egészül ki:
„5. A személyzet magatartása
A tagállamok diplomáciai és konzuli képviseletei biztosítják, hogy a kérelmezők udvarias bánásmódban részesüljenek.
Feladatai ellátása során a konzuli személyzetnek teljes mértékben tiszteletben kell tartania az emberi méltóságot. Valamennyi intézkedésnek arányban kell állnia az általa elérni kívánt célkitűzésekkel.
Feladatai ellátása során a konzuli személyzet senkivel szemben nem alkalmazhat megkülönböztetést neme, faji vagy etnikai származása, vallása vagy meggyőződése, fogyatékossága, kora vagy szexuális irányultsága alapján.”
3.
A VII. rész 1. pontja a következőképpen módosul:
„1. A vízumosztályok szervezése
1.1. A vízumkérelmek átvételének és feldolgozásának rendje
Minden tagállam maga felel a vízumkérelmek átvételének és feldolgozásának megszervezéséért. Főszabály szerint, a kérelmeket valamely tagállam diplomáciai vagy konzuli képviseletén kell benyújtani.
A tagállamok:
-
diplomáciai vagy konzuli képviseleteiket, valamint a határokon történő vízumkiadásért felelős hatóságaikat ellátják a biometrikus azonosítók felvételéhez szükséges felszereléssel, csakúgy, mint a tiszteletbeli konzuljaik hivatalát, amennyiben azokat az 1.3. pont alapján biometrikus azonosítók felvétele céljából igénybe veszik, és/vagy
-
együttműködnek egy vagy több másik tagállammal a helyi konzuli együttműködés keretében vagy más alkalmas módon, akár korlátozott képviselet, közös ügyintézési hely (co-location) vagy közös kérelemátvevő központ formájában az 1.2. pont alapján.
Különleges körülmények folytán vagy a helyi adottságokkal kapcsolatos okokból, mint például:
-
amikor a kérelmezők nagy száma miatt nem lehetséges a vízumkérelmek és az adatok időben, megfelelő körülmények között történő átvételének megszervezése, vagy
-
amikor másképp nem lehetséges az érintett harmadik ország kellő területi lefedettségének biztosítása,
és amennyiben a fent említett együttműködési formák az érintett tagállam számára nem bizonyulnak megfelelőnek, a tagállamok végső soron együttműködhetnek egy külső szolgáltatóval az 1.4. ponttal összhangban.
A kérelmező személyes elbeszélgetésre való behívására vonatkozó jog fenntartása mellett (a III. rész 4. pontjának megfelelően), a szervezési forma megválasztása nem eredményezheti azt, hogy a kérelmezőnek egynél több helyszínen kelljen személyesen megjelennie a kérelem benyújtása érdekében.
1.2. A tagállamok közötti együttműködés formái
a)
Ahol »közös ügyintézési hely« (co-location) létrehozását választják, ott egy vagy több tagállam diplomáciai és konzuli képviseleteinek személyzete dolgozza fel a másik tagállam diplomáciai és konzuli képviseletén keresztül hozzájuk címzett kérelmeket (ideértve a biometrikus azonosítókat is), továbbá használják a másik tagállam felszerelését is. Az érintett tagállamok megállapodnak a közös ügyintézési hely fenntartásának időtartamában és megszüntetésének feltételeiben, továbbá abban, hogy a vízumdíj mekkora hányadát kell megkapnia azon tagállamnak, amelynek diplomáciai vagy konzuli képviseletét igénybe veszik.
b)
Ahol »közös kérelemátvevő központok« kialakítására kerül sor, ott két vagy több tagállam diplomáciai és konzuli képviseleteinek személyzetét egy közös épületben helyezik el, ahol átveszik a hozzájuk címzett kérelmeket (beleértve a biometrikus azonosítókat is). A kérelmezőket a kérelem feldolgozásáért felelős tagállamhoz kell irányítani. A tagállamok megállapodnak az együttműködés időtartamában és megszüntetésének feltételeiben, valamint a részt vevő tagállamok közötti költségmegosztásban. A fogadó országgal fennálló logisztikai és diplomáciai kapcsolatokat érintő szerződésekért egyetlen tagállam felel.
1.3. Tiszteletbeli konzulok igénybevétele
Az 1.5. pontban említett feladatok részben, vagy egészben történő ellátására a tiszteletbeli konzulok is feljogosíthatók. A biztonság és az adatvédelem szavatolására megfelelő intézkedéseket kell hozni.
Amennyiben a tiszteletbeli konzul nem köztisztviselője egy tagállamnak, e feladatok ellátása során meg kell felelnie a 19. mellékletben megállapított követelményeknek, e melléklet C. pontjának c) alpontja rendelkezéseinek kivételével.
Amennyiben a tiszteletbeli konzul valamely tagállam köztisztviselője, az érintett tagállam biztosítja, hogy olyan követelményeknek tegyen eleget, amelyek egyenértékűek a diplomáciai vagy konzuli képviseletekre e feladatok ellátása terén vonatkozó követelményekkel.
1.4. Együttműködés a külső szolgáltatókkal
A tagállamok törekednek arra, hogy a közbeszerzésre és a versenyre vonatkozó szabályok sérelme nélkül, egy vagy több tagállammal közösen működjenek együtt a külső szolgáltatóval.
A külső szolgáltatóval való együttműködésnek a 19. mellékletben megállapított követelményekkel összhangban lévő jogi eszközön kell alapulnia.
A tagállamok a helyi konzuli együttműködés keretében információt cserélnek a külső szolgáltatók kiválasztását és a vonatkozó jogi eszközök feltételeinek kidolgozását illetően.
1.5. A külső szolgáltatókkal folytatott együttműködés típusai
A külső szolgáltató az alábbiakban felsorolt egy vagy több feladat ellátásával bízható meg:
a)
általános tájékoztatás a vízumkiadás feltételeiről és a vízumkérdőívekről;
b)
az ellenőrző lista alapján a kérelmezők tájékoztatása a szükséges támogató dokumentumokról;
c)
adatok és kérelmek (beleértve a biometrikus azonosítókat is) felvétele, valamint a kérelmek továbbítása a diplomáciai vagy konzuli képviselet részére;
d)
a díj beszedése;
e)
a diplomáciai vagy konzuli képviseleten, illetve a külső szolgáltatónál való személyes megjelenés céljából adott időpontok kezelése;
f)
az úti okmányoknak a diplomáciai vagy konzuli képviselettől való átvétele (ideértve adott esetben az elutasításról szóló értesítést is), majd a kérelmezőhöz való visszajuttatása.
1.6. A tagállamok kötelezettségei
A külső szolgáltató kiválasztásánál az érintett tagállam/tagállamok alaposan megvizsgálja/megvizsgálják a szolgáltató fizetőképességét és megbízhatóságát (ideértve a szükséges engedélyeket, a kereskedelmi nyilvántartásba való bejegyzést, a vállalkozás alapító okiratát, a banki szerződéseket), valamint megbizonyosodik arról, hogy nem áll fenn összeférhetetlenség.
Az érintett egy vagy több tagállam biztosítja, hogy a kiválasztott külső szolgáltató teljesíti az 1.4. pontban említett jogi eszközben a vonatkozásukban megszabott feltételeket.
Az érintett egy vagy több tagállam felel az adatok feldolgozására vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásáért, amelyet a személyes adatok feldolgozása vonatkozásában az egyének védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 1995. október 24-i 95/46/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv (15) 28. cikkének megfelelően felügyelni kell,
A külső szolgáltatóval való együttműködés nem szűkíti le, illetve nem zárja ki az érintett tagállam(ok) nemzeti joga szerint a kérelmezők személyes adataival és a vízumkérelmek feldolgozásával kapcsolatos kötelezettségek megszegése tekintetében fennálló felelősségét. Ez a rendelkezés nem érinti az adott harmadik ország nemzeti joga szerint a közvetlenül a külső szolgáltatóval szemben foganatosítható intézkedéseket.
Az érintett egy vagy több tagállam gondoskodik arról, hogy a külső szolgáltató az adatokat teljes mértékben titkosítva továbbítsa az érintett tagállam(ok) hatóságainak, akár elektronikus úton, akár fizikailag, egy elektronikus adathordozón történik a továbbítás.
Azon harmadik országokban, amelyek tiltják a külső szolgáltató által az érintett tagállam(ok) hatóságainak elektronikusan továbbítandó adatok titkosítását, az érintett tagállam(ok) nem engedélyezi(k) a külső szolgáltatónak az adatok elektronikus úton való továbbítását.
Ilyen esetben az érintett tagállam/tagállamok gondoskodik/gondoskodnak arról, hogy a külső szolgáltató az elektronikus adatokat fizikailag, egy elektronikus adathordozón, teljes mértékben titkosított formában továbbítsa az érintett tagállam(ok) hatóságainak valamely tagállam konzuli tisztviselője útján, vagy amennyiben az ilyen továbbítás aránytalan vagy ésszerűtlen intézkedéseket tenne szükségessé, más biztonságos és védett módon, például az érintett harmadik országban érzékeny dokumentumok és adatok továbbítása terén tapasztalattal rendelkező, bejegyzett gazdasági szereplők igénybevételével.
A továbbítás biztonsági szintje valamennyi esetben az adatok érzékeny jellegéhez igazodik.
A tagállamok, illetve a Közösség az érintett harmadik országokkal megállapodásra törekednek a külső szolgáltató által az érintett tagállam(ok) hatóságainak elektronikusan továbbítandó adatok titkosítása elleni tiltó rendelkezések megszüntetése céljából.
Az érintett tagállam(ok) képzést nyújt(anak) a külső szolgáltató számára, hogy az a kérelmezőknek megfelelő szolgáltatást és kielégítő tájékoztatást tudjon nyújtani.
Kétség esetén, az érintett tagállam(ok) gondoskodnak arról, hogy amennyiben az ujjlenyomatok levételére a külső szolgáltatónál került sor, azokat a diplomáciai vagy konzuli képviseleten ellenőrizni lehessen.
A kérelmek elbírálását, az esetleges személyes elbeszélgetések és az engedélyezési eljárás lefolytatását, valamint a vízumbélyegek kinyomtatását és beillesztését kizárólag a diplomáciai vagy konzuli képviseletek végezhetik.
A külső szolgáltatók semmilyen körülmények között nem férhetnek hozzá a VIS-hez. A VIS-hez való hozzáférés kizárólag a diplomáciai vagy konzuli képviselet szabályszerűen felhatalmazott személyzete számára van fenntartva.
Az érintett tagállam(ok) szorosan figyelemmel kíséri(k) az 1.4. pontban említett jogi eszköz végrehajtását, ideértve
a)
a külső szolgáltató által a kérelmezőknek a vízumkiadás feltételeiről és a vízumkérdőívekről nyújtott általános információt;
b)
minden olyan technikai és szervezési biztonsági intézkedést, amelyekre a személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítése, véletlen elvesztése, megváltoztatása, jogosulatlan nyilvánosságra hozatala vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés elleni védelem érdekében szükség van - különösen, ha az együttműködés magában foglalja az adatoknak az érintett tagállam(ok) diplomáciai vagy konzuli képviseleteihez történő továbbítását is -, továbbá a személyes adatok feldolgozásának minden más jogellenes formája elleni védelmet is;
c)
a biometrikus azonosítók felvételét és továbbítását;
d)
az adatvédelmi rendelkezéseknek való megfelelés érdekében hozott intézkedéseket.
E célból az érintett tagállam(ok) diplomáciai vagy konzuli képviseletei rendszeresen előre nem bejelentett, helyszíni ellenőrzést végeznek a külső szolgáltatónál.
1.7. Szolgáltatási díj
A külső szolgáltató a 12. melléklet alapján fizetendő díjon felül szolgáltatási díjat számíthat fel. A szolgáltatási díjnak arányban kell állnia a külső szolgáltató részéről az 1.5. pontban említett egy vagy több feladat ellátása során felmerült költségekkel.
Ezt a szolgáltatási díjat az 1.4. pontban említett jogi eszköz határozza meg pontosan.
A helyi konzuli együttműködés keretében a tagállamoknak biztosítaniuk kell, hogy a kérelmezőkkel szemben felszámított szolgáltatási díjak megfelelően tükrözzék a külső szolgáltató által nyújtott szolgáltatásokat, és igazodjanak a helyi körülményekhez. Ezenfelül a tagállamoknak törekedniük kell a szolgáltatási díjak összehangolására.
A szolgáltatási díj nem haladhatja meg a 12. mellékletben meghatározott vízumdíj felét, függetlenül a vízumdíj fizetése alóli, a 12. mellékletben előírt lehetséges mentességektől.
Az érintett tagállam(ok) fenntartják annak lehetőségét, hogy diplomáciai vagy konzuli képviseletein minden kérelmező közvetlenül benyújthassa kérelmét.
1.8. Tájékoztatás
A nyilvánosság számára a tagállamok diplomáciai és konzuli képviseletein pontos tájékoztatást kell kifüggeszteni arról, hogyan lehet időpontot igényelni és a kérelmet benyújtani.
1.9. A szolgáltatás folyamatossága
A tagállamok a más tagállamokkal vagy a külső szolgáltatókkal folytatott együttműködés megszüntetése esetén biztosítják a teljes körű szolgáltatás folyamatosságát.
1.10. Határozat és közzététel
A tagállamok tájékoztatják a Bizottságot arról, milyen módon kívánják megszervezni az állomáshelyeken a kérelmek átvételét és feldolgozását. A Bizottság gondoskodik a megfelelő közzétételről.
A tagállamok a Bizottság rendelkezésére bocsátják az 1.4. pontban említett jogi eszköz egy példányát.
4.
A VIII. rész 5.2. pontja a következőképpen módosul:
a)
a cím helyébe a következő szöveg lép:
b)
a cím és az 5.2. pont a) alpontja között a szöveg a következő mondattal egészül ki:
„A III. rész 1.2. pontja szerinti későbbi kérelmeknél a tagállamok engedélyezhetik diplomáciai vagy konzuli képviseleteik számára, hogy együttműködést folytassanak kereskedelmi közvetítőkkel (azaz adminisztratív szolgáltatásokat nyújtó magánvállalkozásokkal és szállítási vállalkozókkal vagy utazási irodákkal, mint például utazásszervezőkkel és ügynökeikkel).”
5.
A szöveg a következő melléklettel egészül ki:
„19. MELLÉKLET
A külső szolgáltatókkal való együttműködés esetén az erre vonatkozó jogi eszközben feltüntetendő minimumkövetelmények jegyzéke
A.
A külső szolgáltató feladatai ellátása során az adatvédelem vonatkozásában:
a)
minden esetben megakadályozza az adatok mindennemű jogosulatlan elolvasását, lemásolását, módosítását vagy törlését, különösen a kérelmek feldolgozásáért felelős tagállam diplomáciai vagy konzuli képviseletéhez való továbbítás során;
b)
az érintett tagállam(ok)tól kapott utasításoknak megfelelően továbbítja az adatokat:
-
elektronikus úton, titkosított formában, vagy
-
fizikailag, védett módon;
c)
a lehető leghamarabb továbbítja az adatokat:
-
a fizikailag továbbított adatok esetében legalább hetente egyszer,
-
az elektronikus úton továbbított, titkosított adatok esetében legkésőbb a felvételük napjának végén;
d)
az adatokat továbbításukat követően haladéktalanul törli, és biztosítja, hogy kizárólag a kérelmező neve és elérhetőségének adatai maradjanak meg időpont-egyeztetés céljára, valamint adott esetben az útlevél száma, az útlevélnek a kérelmezőhöz való visszajuttatásáig;
e)
biztosít minden olyan technikai és szervezési biztonsági intézkedést, amelyekre a személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítése, véletlen elvesztése, megváltoztatása, jogosulatlan nyilvánosságra hozatala vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés elleni védelem érdekében szükség van - különösen, ha az együttműködés magában foglalja az adatoknak az érintett tagállam(ok) diplomáciai vagy konzuli képviseleteihez történő továbbítását is -, továbbá a személyes adatok feldolgozásának minden más jogellenes formája elleni védelmet is;
f)
az adatokat kizárólag a kérelmezők személyes adatainak az érintett tagállam(ok) nevében történő feldolgozásával összefüggő célokra használja fel;
g)
legalább a 95/46/EK irányelvben foglaltakkal egyenértékű adatvédelmi normákat alkalmaz;
h)
ellátja a kérelmezőket a VIS-rendelet 37. cikkében előírt információkkal.
B.
A külső szolgáltató feladatai ellátása során az alkalmazottak magatartása vonatkozásában:
a)
biztosítja a személyzet megfelelő képzését;
b)
biztosítja, hogy személyzete feladatainak végrehajtása során:
-
udvariasan fogadja a kérelmezőket,
-
tiszteletben tartsa a kérelmezők emberi méltóságát és integritását,
-
a kérelmező személyekkel szemben nemi, faji vagy etnikai származási alapon, továbbá vallás vagy meggyőződés, fogyatékosság, életkor vagy szexuális irányultság alapján ne alkalmazzon megkülönböztetést, és
-
tiszteletben tartsa a bizalmas adatkezelés elveit, melyek egyébiránt a személyzet munkaviszonyának megszűnését vagy a jogi eszköz felfüggesztését vagy megszűnését követően is alkalmazandók;
c)
biztosítja a társaságnál dolgozó alkalmazottak személyazonosságáról történő mindenkori tájékoztatást;
d)
igazolja, hogy alkalmazottai nem szerepelnek a bűnügyi nyilvántartásban, továbbá rendelkeznek a szükséges szakértelemmel.
C.
A külső szolgáltató, feladatai ellátásának ellenőrzésével kapcsolatban:
a)
az érintett egy vagy több tagállam erre jogosult személyzete számára mindenkor, előzetes értesítés nélkül hozzáférést biztosít helyiségeihez, különösen szemle céljára;
b)
vizsgálati célra lehetőséget biztosít az időpont-egyeztetési rendszeréhez való külső hozzáférésre;
c)
biztosítja a megfelelő felügyeleti eszközök alkalmazását (pl. tesztelési célú kérelmezői fellépés, webkamera);
d)
hozzáférést biztosít az adatvédelmi előírásoknak való megfelelés bizonyítékaihoz, ideértve a jelentéstételi kötelezettséget, a külső auditot és a rendszeres helyszíni ellenőrzéseket is;
e)
az érintett egy vagy több tagállamnak késedelem nélkül jelenti a biztonsági előírások megsértését, illetve a kérelmezők által az adatokkal való visszaéléssel vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáféréssel kapcsolatban tett panaszokat, továbbá együttműködik az érintett egy vagy több tagállammal annak érdekében, hogy a panaszos kérelmezők számára megoldást találjanak és gyors magyarázattal szolgáljanak.
D.
Általános követelményként, a külső szolgáltató:
a)
a kérelem feldolgozásáért felelős tagállam(ok) utasításai alapján jár el;
b)
megfelelő korrupcióellenes intézkedéseket vezet be (pl. rendelkezések az alkalmazottak javadalmazására vonatkozóan; együttműködés a feladattal megbízott alkalmazottak kiválasztásában; páros feladatvégzés szabálya; rotációs elv);
c)
teljes mértékben tiszteletben tartja a jogi eszköz rendelkezéseit, amelynek felfüggesztési vagy megszűnési záradékot is tartalmaznia kell különösen a megállapított szabályok megsértése esetére, továbbá felülvizsgálati záradékot abból a célból, hogy a jogi eszköz a legjobb gyakorlatokat tükrözze.”
2. cikk
Jelentéstétel
A Bizottság három évvel a VIS működésének megkezdése után, majd ezt követően négyévenként jelentést nyújt be az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak e rendelet végrehajtásáról, amely kiterjed a biometrikus azonosítók felvételének és felhasználásának végrehajtására, a választott ICAO-szabvány megfelelőségére, az adatvédelmi szabályok teljesítésére, a külső szolgáltatókkal való együttműködés tapasztalataira - különös tekintettel a biometrikus adatok felvételére -, valamint az ujjlenyomat átmásolására vonatkozó 59 hónapos szabály betartására és a vízumkérelmek átvételének és feldolgozásának megszervezésére. A jelentésnek a VIS-rendelet 17. cikkének 12., 13. és 14. pontja, valamint 50. cikkének (4) bekezdése alapján tartalmaznia kell továbbá azokat az eseteket, amelyekben ujjlenyomat vételére ténylegesen nem volt lehetőség vagy jogi okokból nem kellett ujjlenyomatot venni, összehasonlítva azon esetek számával, amelyekben ujjlenyomatot vettek. A jelentésnek tájékoztatást kell tartalmaznia azokról az esetekről is, amikor olyan személynek, aki ténylegesen nem tudott ujjlenyomatot adni, visszautasították a vízumkérelmét. A jelentéshez szükség esetén az ezen rendelet módosítására vonatkozó megfelelő javaslatokat kell mellékelni.
Az első jelentés annak kérdésével is foglalkozik, hogy a 12 év alatti gyermekek ujjlenyomata kellően megbízható-e azonosítás és ellenőrzés céljára, továbbá - a Bizottság égisze alatt végzett tanulmány eredményei alapján - különösen azzal, hogy az ujjlenyomat hogyan változik a korral.
3. cikk
Hatálybalépés
Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban, az Európai Közösséget létrehozó szerződéssel összhangban.
Kelt Strasbourgban, 2009. április 23-án.