A Tanács határozata
(1999. május 3.)
a Tanács főtitkára nevében, az egyes tagállamok megbízásából megkötött, az igazgatási egység és a Sirene hálózat II. szakaszának help desk szervere telepítésére és működésére vonatkozó szerződéseknek a Tanács főtitkára által történő kezelésével kapcsolatos költségvetési szempontokra irányadó költségvetési rendelet megállapításáról
(1999/323/EK)
AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA,
tekintettel az Európai Unióról szóló szerződéshez és az Európai Közösség létrehozásáról szóló szerződéshez csatolt, a schengeni vívmányoknak az Európai Unió keretébe történő beillesztéséről szóló jegyzőkönyv 2. cikke (1) bekezdése második albekezdésének első mondatára,
(1) mivel a Tanács főtitkárát az 1999. május 3-i 1999/322/EK tanácsi határozat felhatalmazta, hogy a schengeni vívmányoknak az Európai Unió keretébe történő beillesztésének összefüggéseiben az egyes tagállamok képviselőjeként eljárjon az irányító egység help desk szervere és a Sirene hálózat II. szakasza telepítésével és működésével kapcsolatos szerződések kötése esetében, valamint irányítsa ezen szerződések teljesítését [1];
(2) mivel e szerződések szerint felmerülő pénzügyi kötelezettségeket nem az Európai Közösségek költségvetése viseli; mivel ezért az Európai Közösségek általános költségvetéséről szóló, 1977. december 21-i költségvetési rendelet [2] rendelkezéseit nem kell alkalmazni;
(3) mivel emiatt külön szabályokat kell megállapítani a részletes eljárások meghatározására az e szerződések szerint felmerülő kötelezettségeknek megfelelő költségvetés elkészítésére és végrehajtására, az érintett államok által fizetett hozzájárulások beszedésére, valamint az elszámolások végzésére és ellenőrzésére,
A KÖVETKEZŐKÉPPEN HATÁROZOTT:
I. FEJEZET
Általános elvek
1. cikk
Ennek a költségvetési rendeletnek az alkalmazásában a "költségvetés" az az eszköz, amely minden pénzügyi évre vonatkozóan előrejelzi és előre engedélyezi az 1999. május 3-i tanácsi határozatban említett szerződésekből származó kötelezettségek teljesítéséhez szükséges bevételeket és kiadásokat.
2. cikk
Ez a költségvetési rendelet a költségvetés elkészítéséről és végrehajtásáról szóló részletes szabályokat állapítja meg.
3. cikk
(1) A költségvetést az irányítandó szerződéseknek megfelelő címekre kell felosztani. Az 1999. május 3-i tanácsi határozat 1. cikkének (1) bekezdésében említett szerződésre vonatkozó címet a Sirene hálózat II. szakasza esetében a telepítésre és üzemeltetésre vonatkozó fejezetekre kell osztani. Amennyiben szükséges, az egyes fejezeteket cikkekre kell osztani.
(2) Az egyes címek alatt nyitott előirányzatokat nem lehet más kiadás címhez rendelni.
4. cikk
(1) Az összes bevételt és kiadást teljes mértékben be kell vezetni a költségvetésbe és a könyvelésbe, az egymáshoz történő bármilyen kiigazítás nélkül. Az összes bevétel fedezi az összes költséget.
(2) A pénzügyi év január 1-jétől december 31-ig tart.
(3) A 21. cikkben említett államok által az érintett pénzügyi év kezdete előtt befizetett bármilyen költségvetési hozzájárulást az adott év költségvetéséhez kell jóváírni.
(4) Egy pénzügyi év kiadásait az elszámolásban a kiadás alapján arra az évre kell bevezetni, amelyre a pénzügyi ellenőr legkésőbb december 31-ig felhatalmazást kapott, és amelyre a számvitelért felelős tisztviselő által tett megfelelő kifizetések a következő január 15-éig megtörténtek.
II. FEJEZET
A költségvetés elkészítése
5. cikk
(1) A költségvetést euróban kell elkészíteni.
(2) A Tanács főtitkára szeptember 30-a előtt továbbítja az előzetes költségvetési tervezetet a Schengeni Információs Rendszer munkacsoportnak, a továbbiakban "SIS munkacsoport", és magyarázó feljegyzést mellékel hozzájuk.
(3) A SIS munkacsoport a költségvetési tervezetről véleményt nyilvánít.
(4) A főtitkár készíti el a költségvetés tervezetet és azt október 31-éig továbbítja a 21. cikkben említett államoknak.
(5) A 21. cikkben említett tagállamok a Tanács keretében tartott ülésükön az év vége előtt elfogadják a költségvetést.
(6) A költségvetés elfogadásáról szóló határozat, amelyről a főtitkár megfelelően értesíti a 21. cikkben említett államokat, megjelöli azt a pontot, amelytől ezen államok hozzájárulása esedékessé válik.
6. cikk
(1) Amennyiben a költségvetést a pénzügyi év elején még nem fogadták el véglegesen:
- a kifizetéseket havonta az előző pénzügyi év minden egyes költségvetési címére engedélyezett teljes előirányzat egy tizenketted részéig lehet teljesíteni;
- a 21. cikkben említett államok hozzájárulásait havonta a legutóbb megfelelően elfogadott költségvetés alapján kifizetett hozzájárulások egy tizenketted részéig lehet lehívni.
(2) A kiadás és bevétel tizenketted részének felhasználásáról szóló minden egyes határozatot, a legutolsó megfelelő módon elfogadott költségvetésben szereplő összegek összesen három tizenketted részéig a főtitkár hoz meg, aki levélben továbbítja azt a 21. cikkben említett államok számára.
(3) A legutolsó megfelelő módon elfogadott költségvetésben szereplő összegek összesen három tizenketted részének korlátja feletti bármilyen kifizetést engedélyező és hozzájárulásra felszólító határozatot a 21. cikkben említett tagállamok hoznak meg a Tanács keretében tartott ülésük során.
(4) Az előző bekezdéseknek megfelelően meghozott bármilyen intézkedés azonnal megszűnik a költségvetés végleges elfogadásával.
7. cikk
(1) Minden kiegészítő vagy módosító költségvetési tervezetet ugyanabban a formában és ugyanolyan eljárások alkalmazásával kell benyújtani, megvizsgálni és elfogadni, mint annak a költségvetésnek az esetében, amelynek az előirányzatait módosítja.
(2) A módosító költségvetést évente kell benyújtani, az elszámolások lezárását követő egy hónapon belül, a 25. cikk (1) bekezdésében meghatározott módon, azzal a céllal, hogy pozitív mérleg esetén az előző pénzügyi év bevételeként, negatív mérleg esetén annak kiadásaként jelenjen meg a mérlegben.
8. cikk
A költségvetés nyilvánosságra hozható.
III. FEJEZET
A költségvetés és a számvitel végrehajtása
9. cikk
A költségvetést azzal az elvvel összhangban kell végrehajtani, hogy az engedélyezésre jogosult tisztviselő és a számvitelért felelős tisztviselő két különböző személy. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő, a számvitelért felelős tisztviselő, valamint a pénzügyi ellenőr feladatai kölcsönösen összeférhetetlenek.
10. cikk
(1) A bevétel és kiadás engedélyezésére jogosult tisztviselő feladatát a Tanács főtitkárságának egyik főigazgatója látja el. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő a költségvetés végrehajtását a főtitkár nevében végzi és az előírt előirányzatok keretén belül hatáskörét átruházhatja egy igazgatóra.
(2) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő dönthet az egyes fejezeteken belüli cikkek közötti áthelyezésekről. A SIS munkacsoport beleegyezésével dönthet az azonos címen belüli cikkek közötti áthelyezésekről. A SIS munkacsoport ugyanolyan feltételekkel adja a beleegyezését, melyek szerint a költségvetéssel kapcsolatos véleményét elfogadja.
11. cikk
A pénzügyi ellenőr feladatát a Tanács pénzügyi ellenőre látja el, az utóbbi feladataira alkalmazandó szabályokkal összhangban.
12. cikk
A bevételek bevételezését és a kiadások kifizetését a Tanács főtitkársága "A" Főigazgatóságának egy számvitelért felelős tisztviselője végzi.
13. cikk
(1) A 21. cikknek megfelelően fennálló, bármilyen összegű tartozás beszedése esetén az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek beszedési megbízást kell kiadnia. A beszedési megbízásokat továbbítani kell a számvitelért felelős tisztviselőnek, aki jóváhagyásra benyújtja ezeket a pénzügyi ellenőrnek.
(2) Ennek a jóváhagyásnak a célja, annak biztosítása, hogy:
- a bevételt megfelelő költségvetési tételre könyvelték,
- a beszedési megbízás szabályszerű és összhangban áll a vonatkozó rendelkezésekkel,
- az alátámasztó bizonylatok szabályszerűek,
- az adós állam hatáskörrel rendelkező hatóságának leírása megfelelő,
- a feltüntetett határidő megfelelő,
- az összeg és a pénznem megfelelő.
(3) A számvitelért felelős tisztviselő felelősséget vállal a beszedési megbízások megfelelő elkészítéséért.
14. cikk
(1) A költségvetés számára valószínű kiadásokat magában foglaló összes intézkedéssel kapcsolatban az engedélyezésre jogosult tisztviselő először a kiadásról szóló kötelezettségvállalási javaslatot nyújt be a számvitelért felelős tisztviselőnek, bemutatva a célt, az adott összeget, a költségvetési tételt, amelyre a kiadást terhelik, valamint a hitelezőt. A javaslatot a számvitelért felelős tisztviselő jóváhagyásra benyújtja a pénzügyi ellenőrnek.
(2) Ennek a jóváhagyásnak a célja, annak biztosítása, hogy:
- a kötelezettségvállalási javaslatot az (1) bekezdéssel összhangban nyújtották be,
- a kiadást megfelelő költségvetési tételre könyvelték,
- az előirányzatok a költségvetésben rendelkezésre állnak,
- a kiadás szabályszerű és megfelel a vonatkozó szabályoknak.
15. cikk
(1) A kiadások engedélyezésre jogosult tisztviselő általi jóváhagyásának célja, hogy:
- igazolja a hitelező követelését,
- meghatározza vagy igazolja az esedékes összeg meglétét és összegét,
- ellenőrizze a kifizetés esedékessé válásának feltételeit,
- ellenőrizze a beszerzések vagy szolgáltatások teljesítésének szabályszerűségét.
(2) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő az ellenőrzéseket saját felelősségére végeztetheti.
16. cikk
(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő fizetési megbízással (meghatalmazással) engedélyezi a számvitelért felelős tisztviselőnek, hogy az igazolt kiadási tételt kifizesse.
(2) Az engedélyezés megállapítja:
- a pénzügyi évet, amelyre a kifizetést kell terhelni,
- a költségvetési címet, fejezetet és cikket,
- a kifizetendő összeget, számokkal és szövegesen, valamint a kifizetés pénznemét,
- a hitelező nevét és címét,
- a kiadás célját,
- a kifizetés módját,
- a vonatkozó kötelezettségvállalási jóváhagyások számait és dátumait.
(3) A fizetési megbízást az engedélyezésre jogosult tisztviselő keltezi és írja alá.
(4) A számvitelért felelős tisztviselő a fizetési megbízást az eredeti alátámasztó bizonylatokkal együtt jóváhagyásra benyújtja a pénzügyi ellenőrnek.
(5) Ennek a jóváhagyásnak a célja, annak biztosítása, hogy:
- a fizetési megbízást megfelelően állították ki,
- a fizetési megbízás megfelel a kiadási kötelezettségvállalásnak és az összege helyes,
- a kiadást a költségvetés megfelelő tételére terhelték,
- az előirányzatok az érintett költségvetési cím vagy cikk alatt rendelkezésre állnak,
- a alátámasztó bizonylatok szabályszerűek, valamint,
- hogy a hitelező megnevezése és leírása helyes.
(6) A 21. cikkben említett államok hozzájárulásainak, vagy ezek hiányában a bankhitelnek bármilyen kiadást előzetesen fedeznie kell. Hozzájárulások befizetésének hiányában az előfinanszírozási hitel költségeit a fizetési késedelemben lévő államok között kell elosztani, a ki nem fizetett hozzájárulásaik arányában, figyelembe véve a késedelem hosszát.
17. cikk
A kifizetések a Tanács főtitkársága nevében egy külön erre a célra nyitott bankszámlán keresztül történnek. A banki átutalási megbízáson a főtitkár által kinevezett két tisztviselő együttes aláírása szükséges, akik közül az egyik a számvitelért felelős tisztviselő.
18. cikk
Abban az esetben, ha a pénzügyi ellenőr a 13., 14. vagy 16. cikkben megállapított jóváhagyást megtagadja és az engedélyezésre jogosult tisztviselő fenntartja javaslatát, az ügyet a főtitkárhoz kell utalni. Azokat az eseteket kivéve, ahol az előirányzatok rendelkezésre állása kétséges, a főtitkár megfelelően indokolt döntéssel felülbírálhatja a visszautasítást és megerősítheti a beszedési megbízást, kiadási kötelezettségvállalást vagy fizetési megbízást. A főtitkár egy hónapon belül tájékoztatja a Számvevőszéket bármilyen ilyen jellegű döntésről. A határozat a visszautasítás dátumától végrehajtható.
19. cikk
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő, a pénzügyi ellenőr, valamint a számvitelért felelős tisztviselő fegyelmi eljárással kapcsolatos felelőssége a költségvetési rendelet rendelkezései teljesítésének elmulasztása esetén az Európai Közösségek tisztviselőinek személyzeti szabályzatában megállapítottakkal azonos.
20. cikk
Az elszámolás a kettős könyvvitel módszerével, naptári év alapján történik. Tartalmazza a pénzügyi év összes bevételét és kiadását.
IV. FEJEZET
Az államok hozzájárulásai
21. cikk
(1) A költségvetési bevétel a következő tagállamok pénzügyi hozzájárulásaiból áll: Belgium, Dánia, Németország, Görögország, Spanyolország, Franciaország, Olaszország, Luxemburg, Hollandia, Ausztria, Portugália, Finnország és Svédország, valamint Izland és Norvégia.
(2) Ezeknek az államoknak a pénzügyi hozzájárulásait a költségvetésben, euróban kifejezve kell megállapítani.
22. cikk
A 21. cikkben említett államok a következő szabállyal összhangban biztosítják pénzügyi hozzájárulásaikat a főtitkárnak:
Egyrészt a 21. cikkben említett tagállamok, másrészt Izland és Norvégia ("a többi állam") által fizetett hozzájárulások mértékét éves szinten kell kiszámítani az egyes érintett tagállam és a többi államnak a 21. cikkben említett államok előző évi teljes bruttó hazai össztermékének (GDP) részesedése alapján. Az érintett tagállamok hozzájárulásainak mértékét évente kell kiszámítani, figyelembe véve a többi állam hozzájárulásait, az egyes tagállamok által fizetett HÉA forrásoknak az Európai Közösségek összes HÉA forrásához viszonyított értéke alapján, az a Közösségek költségvetésének az előző pénzügyi évre vonatkozó utolsó módosításában megállapítottak szerint.
23. cikk
(1) A főtitkár a 21. cikkben említett egyes államoknak a hozzájárulások iránti igényeket levélben továbbítja, a nemzeti közigazgatásokon keresztül, amelyeknek részleteiről tájékoztatták.
(2) A szóban forgó levél a következőket tartalmazza:
- a költségvetés elfogadásáról szóló határozatot, illetve a 6. cikk alkalmazása esetén az ideiglenes tizenkettedeken keresztül fizetendő hozzájárulásokról szóló határozatot,
- az egyes államok által fizetendő összeget, euróban számítva, a 22. cikkben említett mértékkel összhangban,
- a hozzájárulások kifizetéséhez szükséges részleteket.
(3) A hozzájárulásokat a 17. cikkben említett bankszámlára kell befizetni.
(4) A hozzájárulásokat euróban kell befizetni.
24. cikk
(1) A 21. cikkben említett államoknak hozzájárulásuk 25 %-át legkésőbb február 15-éig, április 1-jéig, július 1-jéig, és október 1-jéig kell befizetni.
(2) Amennyiben egy állam nem tesz eleget pénzügyi kötelezettségeinek, a közösségi költségvetés hozzájárulásainak késedelmes befizetése esetén alkalmazható kamatokról szóló hatályos közösségi szabályokat kell megfelelően alkalmazni.
V. FEJEZET
Az elszámolások elkészítése és ellenőrzése
25. cikk
(1) A főtitkár a költségvetés végrehajtási időszakának végétől számított két hónapon belül eredménykimutatást, valamint mérleget készít és továbbítja őket a SIS Munkacsoportnak.
(2) Az eredménykimutatás tartalmazza az összes, az előző pénzügyi évre vonatkozó bevételi és kiadási tranzakciót. Ugyanolyan formában kell benyújtani és ugyanazokat az alfejezeteket kell tartalmaznia, mint a költségvetésnek.
(3) A következőket kell mellékelni az eredménykimutatáshoz:
- a 21. cikkben említett egyes államok helyzetét mutató bevételi kimutatást, ami a pénzügyi hozzájárulását illeti, valamint
- előirányzat átvitelt tartalmazó kiadási kimutatást.
(4) A mérleg a költségvetési eszközöket és forrásokat mutatja az előző év december 31-i állapotnak megfelelően.
26. cikk
(1) Az elszámolások ellenőrzésére a Számvevőszéket kell felkérni.
(2) A főtitkár a Számvevőszék számára a 25. cikk (1) bekezdésében megállapított időszakot követő 15 napon belül továbbítja az eredménykimutatást és a mérleget.
(3) A Számvevőszék által végzett ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy minden bevétel beérkezett és minden kiadás kifizetésre került, jogszerű és szabályszerű módon, összhangban a teljesítendő szerződésekkel, a költségvetéssel és ezzel a költségvetési rendelettel.
(4) A főtitkár minden általa szükségesnek ítélt eszközt biztosít a Számvevőszék számára, hogy az elvégezhesse feladatát.
27. cikk
Az eredménykimutatást, a mérleget és a Számvevőszék jelentését, szükség esetén a főtitkár megjegyzéseivel kiegészítve, július 1-jéig kell benyújtani a 21. cikkben említett államoknak. A 21. cikkben említett tagállamok a Tanács keretében tartott ülésükön a főtitkárt mentesítik a költségvetés végrehajtására vonatkozó felelősség alól.
VI. FEJEZET
Záró rendelkezések
28. cikk
A schengeni vívmányok Schengeni Információs Rendszerével kapcsolatos rendelkezések bevezetése a 21. cikkben említett államokon kívüli többi államban, a továbbiakban "másik állam", a következőkkel jár:
- a 21. cikkben említett államok hozzájárulási arányainak újraszabályozásával, a 22. cikkben megállapítottak szerint,
- a 21. cikkben említett államok hozzájárulásainak módosításával, a másik államnak a Sirene II. szakaszának műveleteihez kifizetendő hozzájárulásának megállapítása érdekében, a folyó pénzügyi év egészére nézve,
- a 21. cikkben említett államok hozzájárulásainak módosításával, a Sirene II. szakaszának telepítési költségeinek a másik állam által viselt részarányának megállapítása érdekében. Ezt a hányadot a másik állam által fizetett HÉA forrásnak az Európai Közösségek összes HÉA forrásához viszonyított aránya alapján kell kiszámítani, azokra a korábbi pénzügyi évekre vonatkozóan, amelyekben a Sirene II. szakaszának szükséges telepítési költségei felmerültek. A százalékos hozzájárulás a 21. cikkben említett államoknak szóló "jóváírási értesítés" tárgya, a 22. cikkel összhangban kiszámított fejenkénti részesedéssel arányos összeg. A másik államok választhatnak a vonatkozó összeg üzemeltetési költségvetési részükhöz való elkülönítéséről, vagy kérhetik annak visszatérítését.
29. cikk
Ezt a költségvetési rendeletet értelemszerűen kell alkalmazni az előírt bevétel és kiadás végrehajtására, amelyek az 1999. május 3-i tanácsi határozat 1. cikkében említett szerződések alapján felmerülő kötelezettségek teljesítéséhez szükségesek, annak a pénzügyi évnek a fennmaradó időszakára, amelyben ez a rendelet hatályba lép.
30. cikk
(1) Ez a költségvetési rendelet azonnali hatállyal lép hatályba.
(2) Ezt a határozatot az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában ki kell hirdetni.
Kelt Brüsszelben, 1999. május 3-án.