A BIZOTTSÁG HATÁROZATA
(2008. március 5.)
a „Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása” általános program keretében a 2007-2013-as időszakra a Külső Határok Alap létrehozásáról szóló 574/2007/EK europai parlamenti és tanácsi határozatnak a tagállamok igazgatási és ellenőrzési rendszerei, az igazgatási és pénzügyi irányításra vonatkozó szabályok, valamint az alap által társfinanszírozott projektek kiadásainak támogathatósága tekintetében történő végrehajtására vonatkozó szabályok megállapításáról
(az értesítés a C(2008) 789. számú dokumentummal történt)
(Csak az angol, bolgár, cseh, dán, észt, finn, francia, görög, holland, lengyel, lett, litván, magyar, máltai, német, olasz, portugál, román, spanyol, svéd, szlovák és szlovén nyelvű szöveg hiteles)
(2008/456/EK)
AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,
tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre,
tekintettel a „Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása” általános program keretében a 2007-2013-as időszakra a Külső Határok Alap létrehozásáról és a 2004/904/EK tanácsi határozat (1) hatályon kívül helyezéséről szóló, 2007. május 23-i 574/2007/EK európai parlamenti és tanácsi határozatra és különösen annak 25. cikkére, 33. cikkének (5) bekezdésére, 35. cikkének (6) bekezdésére, valamint 37. cikkének (4) bekezdésére,
mivel:
(1)
Meg kell határozni azokat a feltételeket, amelyek mellett a tagállamoknak végre kell hajtaniuk az alap szerinti intézkedéseket, különösen annak megállapítása érdekében, hogy a felelős hatóság milyen körülmények között hajthatja végre közvetlenül a projekteket. További rendelkezéseket kell megállapítani a felhatalmazott hatóságokra vonatkozóan is.
(2)
Meg kell állapítani azon eljárások és/vagy gyakorlati szabályok listáját, amelyet a különböző kijelölt hatóságoknak az alap végrehajtása céljából kell meghatározniuk, illetve követniük.
(3)
A finanszírozandó projektek kiválasztásához és jóváhagyásához vezető szakaszban meg kell határozni a felelős hatóságok végső kedvezményezettekkel szembeni kötelezettségeit, tekintettel a végső kedvezményezett és/vagy a projektpartnerek által bejelentett kiadások ellenőrzésének területeire - ideértve a visszatérítési kérelmek adminisztratív igazolását és az egyes projektek helyszíni vizsgálatát.
(4)
Az éves programok kiadásainak megfelelő ellenőrzése érdekében meg kell határozni azokat a feltételeket, amelyek mellett az ellenőrzési nyomvonal kielégítőnek tekinthető.
(5)
A projektek és rendszerek ellenőrzése az ellenőrző hatóság felelősségi körében zajlik. Annak érdekében, hogy ezek az ellenőrzések megfelelő mértékben és hatékonysággal valamennyi tagállamban azonos szabványok szerint történjenek, meg kell szabni azokat a feltételeket - ideértve a mintavételek alapját is -, amelyeknek az ellenőrzéseknek meg kell felelniük.
(6)
A tagállamoknak többéves terveikhez csatolva be kell nyújtaniuk a Bizottságnak az igazgatási és ellenőrzési rendszereik leírását is. Mivel e dokumentum azon kulcsfontosságú alapok közé tartozik, amelyekre támaszkodva a Bizottság a közösségi költségvetés közös irányításának keretében megállapítja, hogy a tagállamok a pénzügyi támogatást az alkalmazandó szabályoknak és a Közösség pénzügyi érdekeinek védelmét szolgáló elveknek megfelelően használják-e, ezért az e dokumentumba kerülő információt alapos részletességgel kell meghatározni.
(7)
A programozás szabványainak, az alap végrehajtása nyomon követésének, valamint a kiadások ellenőrzésének és hitelesítésének összehangolása érdekében egyértelműen meg kell határozni a többéves programnak, az éves programnak, az előrehaladási jelentésnek, a zárójelentésnek, a kifizetések iránti kérelmeknek, valamint az ellenőrzési stratégiának, az érvényességi nyilatkozatnak, illetve a kiadások hitelesítésének a tartalmát.
(8)
Mivel a tagállamok kötelesek a szabálytalanságok jelentésére és nyomon követésére, valamint az alap finanszírozásával kapcsolatban tévesen kifizetett összegek visszafizetésére, meg kell határozni a Bizottságnak küldött adatokra vonatkozó követelményeket.
(9)
A tapasztalatok azt mutatják, hogy az Európai Unió polgárai nincsenek kellőképpen tisztában azzal, milyen szerepet játszik a Közösség a programok finanszírozásában. Ezért helyénvaló részletesen meghatározni, hogy milyen tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó intézkedésekre van szükség e kommunikációs és tájékoztatási űr betöltéséhez.
(10)
Az átláthatóság érdekében, valamint annak biztosítása céljából, hogy az esetleges finanszírozási lehetőségekkel kapcsolatos tájékoztatás minden érdekelt félhez eljusson, meg kell határozni, hogy milyen minimális intézkedések szükségesek ahhoz, hogy a lehetséges kedvezményezetteket tájékoztassák a Közösség és a tagállamok által közösen nyújtott finanszírozási lehetőségekről. Az alapok felhasználásával kapcsolatos jobb átláthatóság érdekében nyilvánosságra kell hozni a végső kedvezményezettek jegyzékét, a projektek megnevezését, valamint a projektekhez közfinanszírozásból juttatott összegeket.
(11)
Az egyének védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 1995. október 24-i 95/46/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv (2), valamint a személyes adatok közösségi intézmények és szervezetek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 2000. december 18-i 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (3) fényében a tájékoztató és nyilvánosságot biztosító intézkedésekkel, valamint az e határozatban előírt ellenőrzési tevékenységgel összefüggésben rendelkezni kell arról, hogy a Bizottságnak és a tagállamoknak meg kell előzniük a személyes adatok illetéktelen közzétételét vagy az azokhoz való illetéktelen hozzáférést, továbbá meg kell határozni, hogy a Bizottság és a tagállamok milyen célból dolgozhatnak fel ilyen adatokat.
(12)
A tagállamok és a Bizottság közötti információcsere és a pénzügyi adatok elektronikus továbbítása leegyszerűsíti a folyamatot, növeli a hatékonyságot, fokozza az átláthatóságot, és időt takarít meg. Annak érdekében, hogy ezek az előnyök maradéktalanul hasznosíthatók legyenek, ám eközben megőrizhető legyen az adatcsere biztonsága, a Bizottság közös számítástechnikai rendszert hozhat létre.
(13)
Az alapból származó kiadások támogathatóságára vonatkozó közös szabályokat kell elfogadni annak biztosítása érdekében, hogy a tagállamok - összhangban a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével - hatékonyan hajtsák végre az alapot. A végső kedvezményezettekre és a kijelölt hatóságokra háruló adminisztratív teher csökkentése céljából a közvetett költségeknek bizonyos feltételek mellett átalányban is támogathatóvá kellene válniuk.
(14)
Részletes szabályokat szükséges lefektetni a 693/2003/EK tanácsi rendelettel (4) és a 694/2003/EK tanácsi rendelettel (5) létrehozott különleges átutazási rendszerek támogatásának végrehajtására vonatkozóan.
(15)
Az Európai Unióról szóló Szerződéshez, valamint az Európai Közösséget létrehozó Szerződéshez csatolt, Dánia helyzetéről szóló jegyzőkönyv 1. és 2. cikkével összhangban ezen határozat Dániára nem kötelező és nem alkalmazandó. Mivel az 574/2007/EK határozat az Európai Közösséget létrehozó szerződés 3. részének 4. címe alá tartozó schengeni vívmányokra épül, az említett jegyzőkönyv 5. cikkének megfelelően Dániának e határozat elfogadását követő hat hónapon belül kell döntenie arról, hogy át fogja-e ültetni a határozatot nemzeti jogába.
(16)
Ez a határozat a schengeni vívmányok rendelkezéseinek olyan továbbfejlesztését jelenti, amelyben az Egyesült Királyság nem vesz részt, összhangban a Nagy-Britannia és Észak-Írország Egyesült Királyságának a schengeni vívmányok egyes rendelkezéseinek alkalmazásában való részvételére vonatkozó kéréséről szóló, 2000. május 29-i 2000/365/EK tanácsi határozattal (6), valamint az ezt követő, a schengeni vívmányok rendelkezései egyes részeinek Nagy-Britannia és Észak-Írország Egyesült Királysága által való alkalmazásáról szóló, 2004. december 22-i 2004/926/EK tanácsi határozattal (7). A határozat ezért az Egyesült Királyságra nézve nem kötelező és nem alkalmazandó.
(17)
Ez a határozat a schengeni vívmányok rendelkezéseinek olyan továbbfejlesztését jelenti, amelyben Írország nem vesz részt, összhangban az Írországnak a schengeni vívmányok egyes rendelkezései alkalmazásában való részvételére vonatkozó kéréséről szóló, 2002. február 28-i 2002/192/EK tanácsi határozattal (8). A határozat ezért Írországra nézve nem kötelező és nem alkalmazandó.
(18)
Izland és Norvégia vonatkozásában az 574/2007/EK határozat a schengeni vívmányok azon rendelkezéseinek továbbfejlesztését képezi az Európai Unió Tanácsa, valamint az Izlandi Köztársaság és a Norvég Királyság között, e két államnak a schengeni vívmányok végrehajtására, alkalmazására és fejlesztésére irányuló társulásáról kötött megállapodás (9) értelmében, amely az Európai Unió Tanácsa, valamint az Izlandi Köztársaság és a Norvég Királyság között, e két államnak a schengeni vívmányok végrehajtására, alkalmazására és fejlesztésére irányuló társulásáról kötött megállapodás alkalmazását szolgáló egyes szabályokról szóló, 1999. május 17-i 1999/437/EK tanácsi határozat (10) 1. cikkének A és B. pontjában említett terület alá tartozik.
(19)
Svájc vonatkozásában az 574/2007/EK határozat a schengeni vívmányok azon rendelkezéseinek továbbfejlesztését képezi az Európai Unió, az Európai Közösség és a Svájci Államszövetség által aláírt, az utóbbinak a schengeni vívmányok végrehajtására, alkalmazására és fejlesztésére irányuló társulásáról kötött megállapodás értelmében, amelyek e megállapodás Európai Közösség nevében történő aláírásáról és bizonyos rendelkezéseinek ideiglenes alkalmazásáról szóló 2004/860/EK tanácsi határozat 4. cikke (1) bekezdésében említett területekhez tartoznak.
(20)
Az e határozatban előírt intézkedések összhangban állnak az alap irányítóbizottságának véleményével,
ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:
TARTALOMJEGYZÉK
I. rész
Bevezetés
I. fejezet
Tárgy és fogalommeghatározások
1. cikk
Tárgy
2. cikk
Fogalommeghatározások
II. rész
A négy alap közös rendelkezései
1. fejezet
Kijelölt hatóságok
3. cikk
Közös hatóságok
4. cikk
Felhatalmazott hatóság
5. cikk
Feladatok kiszervezése
2. fejezet
Igazgatási és ellenőrzési rendszerek
6. cikk
Eljárási kézikönyv
7. cikk
Az alapnak a felelős hatóság általi végrehajtása
8. cikk
Azon feltételek, amelyek mellett a felelős hatóság végrehajtó szervként jár el
9. cikk
Kiválasztási- és odaítélési eljárás, amennyiben a felelős hatóság odaítélő szervként jár el
10. cikk
A végső kedvezményezettekkel kötött támogatási megállapodások, amennyiben a felelős hatóság odaítélő szervként jár el
11. cikk
Végrehajtási szerződések
12. cikk
A közösségi hozzájárulás utolsó részletének meghatározása
13. cikk
Technikai segítségnyújtás
14. cikk
Technikai segítségnyújtásra fordított kiadások közös hatóság esetében
15. cikk
A felelős hatóság által végzett ellenőrzések
16. cikk
Ellenőrzési nyomvonal
17. cikk
Rendszerellenőrzés és projektellenőrzés
18. cikk
A hitelesítő hatóság által végzett ellenőrzések
3. fejezet
Az alap felhasználásával kapcsolatban közlendő információk
19. cikk
Az arányosság elve
20. cikk
Az igazgatási és ellenőrzési rendszerek leírása
21. cikk
Az igazgatási és ellenőrzési rendszerek leírásának felülvizsgálata
22. cikk
Programozási dokumentumok
23. cikk
Az éves programok pénzügyi bontásának felülvizsgálata
24. cikk
Az éves programok végrehajtásáról szóló előrehaladási- és zárójelentés
25. cikk
Az ellenőrző hatóság által összeállított dokumentumok
26. cikk
A hitelesítő hatóság által összeállított dokumentumok
4. fejezet
A szabálytalanságok jelentése
27. cikk
Kezdeti jelentés - eltérések
28. cikk
A vissza nem fizetett összegek nyomon követéséről szóló jelentés
29. cikk
Kapcsolattartás a tagállamokkal
30. cikk
Az információ felhasználása
5. fejezet
Tájékoztatás és nyilvánosság
31. cikk
A lehetséges végső kedvezményezettek tájékoztatása
32. cikk
A végső kedvezményezettek tájékoztatása
33. cikk
A felelős hatóságnak a nyilvánosság tájékoztatásával és a nyilvánosságra hozatallal kapcsolatos feladatai
34. cikk
A végső kedvezményezetteknek a nyilvánosság tájékoztatásával és a nyilvánosságra hozatallal kapcsolatos feladatai
35. cikk
A művelet tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó intézkedéseinek technikai jellemzői
6. fejezet
Személyes adatok
36. cikk
A személyes adatok védelme
7. fejezet
Elektronikus dokumentumcsere
37. cikk
Elektronikus dokumentumcsere
38. cikk
A dokumentumcserére szolgáló számítógépes rendszer
III. rész
A külső határok alapra vonatkozó külön rendelkezések
1. fejezet
Támogathatósági szabályok
39. cikk
Támogathatósági szabályok
2. fejezet
Különleges átutazási rendszerek
40. cikk
Támogatás a különleges átutazási rendszerek végrehajtásához
IV. rész
Záró rendelkezések
41. cikk
Címzettek
MELLÉKLETEK
I. RÉSZ
BEVEZETÉS
I. FEJEZET
Tárgy és fogalommeghatározások
1. cikk
Tárgy
(1) E határozat az alábbiak tekintetében állapítja meg az alap végrehajtásának szabályait:
a)
kijelölt hatóságok;
b)
igazgatási és ellenőrzési rendszerek;
c)
a tagállamok részéről az alappal kapcsolatban a Bizottság számára közlendő információk;
d)
a szabálytalanságokra vonatkozó jelentéstétel;
e)
tájékoztatás és nyilvánosság;
f)
személyes adatok;
g)
elektronikus dokumentumcsere.
(2) Az alábbi rendelkezések az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek csalással és egyéb szabálytalanságokkal szembeni védelmében a Bizottság által végzett helyszíni ellenőrzésekről és vizsgálatokról szóló, 1996. november 11-i 2185/96/Euratom, EK tanácsi rendelet (11) sérelme nélkül alkalmazandók.
2. cikk
Fogalommeghatározások
E határozat alkalmazásában a következő fogalommeghatározásokat kell alkalmazni:
-
„alap jogi aktus”: a 2007/574/EK határozat,
-
„alap”: az alap jogi aktus által létrehozott Európai Menekültügyi Alap,
-
„négy alap”: a „Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása” általános program keretében az 573/2007/EK határozattal (12), az 574/2007/EK határozattal és az 575/2007/EK európai parlamenti és tanácsi határozattal (13), illetve a 2007/435/EK tanácsi határozattal (14) létrehozott Európai Menekültügyi Alap, a Külső Határok Alap, az Európai Visszatérési Alap, valamint a Harmadik Országok Állampolgárainak Beilleszkedését Segítő Európai Alap,
-
„felelős hatóság”: a tagállamok által az alap jogi aktus 27. cikke (1) bekezdésének a) pontja alapján kijelölt szerv,
-
„hitelesítő hatóság”: a tagállamok által az alap jogi aktus 27. cikke (1) bekezdésének b) pontja alapján kijelölt szerv,
-
„ellenőrző hatóság”: a tagállamok által az alap jogi aktus 27. cikke (1) bekezdésének c) pontja alapján kijelölt szerv,
-
„felhatalmazott hatóság”: a tagállamok által az alap jogi aktus 27. cikke (1) bekezdésének d) pontja alapján kijelölt szerv,
-
„kijelölt hatóságok”: a tagállamok által az alap jogi aktus 27. cikke alapján kijelölt valamennyi hatóság,
-
„intézkedés”: az alap jogi aktus 4. cikkében felsorolt különleges célok érdekében végrehajtott, és a 6. cikkben meghatározott, az alap keretében tett intézkedés,
-
„projekt”: a támogatások végső kedvezményezettjei által egy intézkedés egészének vagy egy részének végrehajtása érdekében felvonultatott egyedi, gyakorlati eszközök,
-
„végső kedvezményezett”: a projektek végrehajtásáért felelős jogalanyok, például nem kormányzati szervezetek, szövetségi, nemzeti, regionális vagy helyi hatóságok, egyéb közhasznú szervezetek, magán- vagy közjogi vállalatok, nemzetközi szervezetek,
-
„projektpartner”: bármely jogalany, amely a projekthez források nyújtásával illetve a közösségi hozzájárulás egy részének a végső kedvezményezett közvetítésével történő befogadásával, a végső kedvezményezettel együttműködve végrehajtja a projektet,
-
„stratégiai iránymutatások”: az alapnak a 2007/599/EK bizottsági határozattal (15) elfogadott fellépési kerete,
-
„prioritás”: a stratégiai iránymutatásokban prioritásként meghatározott intézkedéscsomag,
-
„különös prioritás”: a stratégiai iránymutatásokban különös prioritásként meghatározott intézkedéscsomag, amely - az alap jogi aktus 16. cikke (4) bekezdésével összhangban - lehetővé teszi a nagyobb arányú társfinanszírozást,
-
„közigazgatási vagy jogi ténymegállapítás”: az illetékes hatóság - legyen az közigazgatási vagy jogi - első olyan írásbeli értékelése, amely konkrét tényekre alapozva megállapítja a szabálytalanság tényét, nem érintve azt a lehetőséget, hogy ez a megállapítás a közigazgatási vagy bírósági eljárás változásainak következtében utólag felülvizsgálható vagy visszavonható,
-
„szabálytalanság”: a Közösségi jog valamely rendelkezésének egy gazdasági szereplő cselekedetéből vagy mulasztásából adódó bármiféle megsértése, amely az Európai Közösségek általános költségvetését az általános költségvetésre rótt indokolatlan kiadás formájában sérti vagy sértheti
-
„csalás gyanúja”: olyan szabálytalanság, amely alapján nemzeti szinten közigazgatási vagy bírósági eljárás kezdeményezhető annak érdekében, hogy meghatározzák a szándékos magatartás, különösen az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek védelméről szóló, az Európai Unióról szóló szerződés K.3. melléklete alapján létrejött egyezmény 1. cikke (1) bekezdésének a) pontja szerinti (16) csalás fennállását,
-
„csőd”: fizetésképtelenségi eljárások az 1346/2000/EK tanácsi rendelet (17) 2. cikkének a) pontja értelmében,
-
„támogatási megállapodás”: megállapodás vagy bármely ezzel egyenértékű jogi eszköz, amelynek alapján a tagállamok az alap projektjének végrehajtása céljából támogatást nyújtanak a végső kedvezményezettnek.
II. RÉSZ
A NÉGY ALAP KÖZÖS RENDELKEZÉSEI
1. FEJEZET
Kijelölt hatóságok
3. cikk
Közös hatóságok
A tagállamok a négy alap közül kettő vagy több számára is kijelölhetik ugyanazt a felelős hatóságot, ellenőrző hatóságot vagy hitelesítő hatóságot.
4. cikk
Felhatalmazott hatóság
(1) A feladatok átruházása megfelel a hatékony és eredményes belső ellenőrzést előíró hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének, biztosítja továbbá a megkülönböztetés tilalmának és a közösségi finanszírozás átláthatóságának elveivel való összhangot. Az átruházott végrehajtási feladatok nem idézhetnek elő összeférhetetlenséget.
(2) A felelős hatóság által a felhatalmazott hatóságra átruházott feladatok alkalmazási körét, valamint az átruházott feladatok végrehajtásának részletes szabályait hivatalosan, írásban rögzíteni kell.
A felhatalmazási okiratnak legalább az alábbiakról kell említést tennie:
a)
a vonatkozó közösségi jogszabályokra történő hivatkozások;
b)
a felhatalmazott hatóságra átruházott feladat;
c)
a felhatalmazott hatóság jogai és kötelezettségei, valamint az általa vállalt felelősség;
d)
a felhatalmazott hatóság kötelezettsége, hogy feladatainak végrehajtásához igazított szervezeti struktúrát, valamint igazgatási és ellenőrzési rendszert hozzon létre és tartson fenn;
e)
a hatékony és eredményes pénzgazdálkodásra, valamint az átruházott feladatok jogszerűségére és szabályosságára vonatkozóan nyújtandó biztosíték.
(3) A Bizottsággal való kommunikáció kezelése - amelyről az alap jogi aktus 27. cikke (1) bekezdésének a) pontja tesz említést - nem ruházható át. A felhatalmazott hatóság a felelős hatóság útján kommunikál a Bizottsággal.
(4) Ha a felhatalmazott hatóság nem a tagállam jogának hatálya alá tartozó, közszolgálati feladatokkal rendelkező közigazgatási vagy magánjog hatálya alá tartozó szerv, a felelős hatóság nem ruházhat át végrehajtói hatáskört, amennyiben az nagyfokú, politikai döntéssel járó mérlegelést igényel.
(5) A felhatalmazott hatóságra történő hatáskör-átruházás nem érinti a felelős hatóság felelősségét, amely az átruházott feladatokért továbbra is felelősséggel tartozik.
(6) Amennyiben a felelős hatóság feladatokat ruházott át a felhatalmazott hatóságra, e határozatnak a felelős hatóságra vonatkozó valamennyi rendelkezése értelemszerűen a felhatalmazott hatóságra is vonatkozik.
5. cikk
Feladatok kiszervezése
A kijelölt hatóságok kiszervezhetnek néhány feladatot, azonban az alap jogi aktus 29., 31. és 32. cikkében meghatározott feladataikkal összhangban továbbra is felelősséggel tartoznak a kiszervezett feladatokért.
2. FEJEZET
Igazgatási és ellenőrzési rendszerek
6. cikk
Eljárási kézikönyv
Az alap jogi aktus 33. cikkének (2) bekezdésével összhangban, valamint tekintettel az arányosság elvére, a tagállamok az alábbiakra vonatkozó eljárásokat és gyakorlati szabályokat megállapító kézikönyvet állítanak össze:
a)
a kijelölt hatóságok működése;
b)
a feladatok megfelelő elkülönítését biztosító szabályok;
c)
indokolt esetben a felhatalmazott hatóságok felügyelete és egyéb kiszervezett feladatok figyelemmel kísérése;
d)
többéves és éves tervek kidolgozása;
e)
ellenőrzési stratégia és éves ellenőrzési tervek kidolgozása;
f)
projektek kiválasztása, támogatások odaítélése, valamint a projektek figyelemmel kísérése és pénzügyi irányítása;
g)
szabálytalanságok kezelése, pénzügyi korrekciók és beszedések;
h)
ellenőrzések előkészítése és végrehajtása;
i)
vizsgálati jelentések és nyilatkozatok készítése;
j)
kiadások igazolása;
k)
a program értékelése;
l)
jelentéstétel a Bizottságnak;
m)
ellenőrzési nyomvonal.
7. cikk
Az alapnak a felelős hatóság általi végrehajtása
(1) Az alap végrehajtása érdekében a felelős hatóság odaítélő és/vagy végrehajtó szervként járhat el.
(2) A felelős hatóság az éves nyílt ajánlatkérések alapján rendszerint odaítélő hatóságként jár el azokban az esetekben, amikor az ő feladata a projektek végrehajtása.
Ezen ajánlatkérésekre sem a felelős hatóság, sem a felhatalmazott hatóság nem pályázhat.
Megfelelően indokolt esetben - a korábbi ajánlatkéréseket követően vagy vészhelyzet miatt kiválasztott többéves projekteknek az alap jogi aktus 16. cikkének (6) bekezdése szerinti továbbfolytatását is ideértve - a támogatások ajánlatkérés nélkül is odaítélhetők.
(3) A felelős hatóság végrehajtó szervként jár el azokban az esetekben, amikor azért dönt a projektek közvetlen végrehajtása mellett, mert a projektek jellemzői nem teszik lehetővé a más módon történő végrehajtást, így például jogi monopolhelyzetben vagy biztonsági okokból kifolyólag. Ezekben az esetekben a végső kedvezményezettre vonatkozó szabályok értelemszerűen alkalmazandók a felelős hatóságra is.
8. cikk
Azon feltételek, amelyek mellett a felelős hatóság végrehajtó szervként jár el
(1) Az érintett éves program keretében meg kell határozni, és közölni kell a Bizottsággal azokat az indokokat, amelyek alapján a felelős hatóság a projektek végrehajtása során végrehajtó szervként járt el.
(2) A felelős hatóság a projektek végrehajtása során biztosítja az értékarányosság elvének érvényesülését és az összeférhetetlenség megelőzését.
(3) A felelős hatóság a 7. cikk (3) bekezdésével összhangban meghatározott projekteket a technikai alkalmassága, nagy fokú szakosodása vagy igazgatási hatásköre miatt illetékes bármely nemzeti hatósággal közösen és/vagy közvetlenül hajthatja végre. Az érintett éves programban a végrehajtásban részt vevő főbb nemzeti hatóságokat is meg kell határozni.
(4) Egy projektnek az alap keretein belüli társfinanszírozására vonatkozó közigazgatási határozat tartalmazza azokat az információkat, amelyek a társfinanszírozott termékek és szolgáltatások nyomon követéséhez, valamint a felmerült kiadások ellenőrzéséhez szükségesek. A támogatási megállapodásokra vonatkozóan a 10. cikk (2) bekezdésében meghatározott valamennyi lényeges rendelkezésnek szerepelnie kell egy ezzel egyenértékű jogi eszközben is.
(5) Az éves program végrehajtásáról szóló zárójelentés tájékoztatást tartalmaz a feladatok megfelelő elkülönítésének, továbbá az Európai Közösségek pénzügyi érdekei hatékony ellenőrzésének és megfelelő védelmének biztosítása érdekében alkalmazott eljárásokra és gyakorlatokra vonatkozóan, valamint magyarázatot nyújt az összeférhetetlenség elkerülésének módjával kapcsolatban.
(6) Ha az alapból társfinanszírozott projektek esetében várhatóan rendszeresen a felelős hatóság lesz a végrehajtó szerv:
a)
az ellenőrző hatóság nem lehet a felelős hatósággal azonos szerv, kivéve amennyiben biztosítják ellenőrzésének függetlenségét, valamint ha jelentést tesz más szervnek is azon kívül, amelynek keretén belül a felelős hatóság működik;
b)
a felelős hatóságnak az alap jogi aktus 29. cikkében meghatározott feladatait nem érintheti, ha a felelős hatóság a projekteket közvetlenül is végrehajtja.
(7) Amennyiben várhatóan a felhatalmazott hatóság lesz az alapból társfinanszírozott projektek végrehajtó szerve, e felhatalmazott hatóság nem lehet az egyetlen végső kedvezményezettje azon előirányzatoknak, amelyek kezelését átruházták rá.
9. cikk
Kiválasztási- és odaítélési eljárás, amennyiben a felelős hatóság odaítélő szervként jár el
(1) A 7. cikk (2) bekezdésében meghatározott ajánlatkéréseket oly módon kell közzétenni, hogy a lehetséges kedvezményezettek körében a lehető legnagyobb nyilvánosságot biztosítsák. Az ajánlatkérések tartalmának bármely módosítását ugyanolyan feltételek mellett szintén közzé kell tenni.
Az ajánlatkérésekben a következőket határozzák meg:
a)
a célkitűzések;
b)
a kiválasztási kritériumok, amelyek megfelelnek az alap jogi aktus 16. cikke (5) bekezdésének, valamint a vonatkozó igazoló dokumentumoknak;
c)
a közösségi, valamint - adott esetben - a nemzeti finanszírozásra vonatkozó rendelkezések;
d)
az ajánlatok benyújtására vonatkozó rendelkezések és a benyújtás végső időpontja.
(2) A projektek kiválasztásának és a támogatások odaítélésének céljából a felelős hatóság biztosítja, hogy a lehetséges kedvezményezettek tájékoztatást kapjanak a projektek végrehajtásával kapcsolatos alábbi különös feltételekről:
a)
a kiadások támogathatóságára vonatkozó szabályok;
b)
a végrehajtás határideje; valamint
c)
a megőrzendő és közlendő pénzügyi és egyéb információk.
A felelős hatóság az odaítélésről szóló döntés meghozatala előtt meggyőződik arról, hogy a végső kedvezményezett és/vagy a projektpartnerek rendelkeznek-e az e feltételek teljesítéséhez szükséges kapacitásokkal.
(3) A felelős hatóság biztosítja, hogy az odaítélt projekttámogatások az ajánlatkérésekben meghatározott kritériumokat alkalmazó alaki, technikai és költségvetési elemzés és minőségi értékelés tárgyát képezték. Az egyéb projektek elutasításának indokait rögzíteni kell.
(4) A tagállamok meghatározzák, hogy mely szerv rendelkezik a projektek odaítélésére vonatkozó hatáskörrel, továbbá minden esetben - különösen akkor, ha a pályázók nemzeti szervek - biztosítják az összeférhetetlenség elkerülését.
(5) Az odaítélésről szóló döntésben fel kell tüntetni legalább a végső kedvezményezett és/vagy a projektpartnerek nevét, a projekt lényeges részleteit, valamint működési célkitűzéseit, az alapból társfinanszírozott legmagasabb összeget, valamint az összes támogatható költség legnagyobb társfinanszírozási arányát.
(6) Minden egyes kérelmezőnek írásbeli tájékoztatást kell küldeni a kiválasztási eljárás eredményeiről, a kiválasztási döntések magyarázatával együtt. Amennyiben a nemzeti jogszabályok előírják, említést kell tenni a vonatkozó felülvizsgálati eljárásról.
10. cikk
A végső kedvezményezettekkel kötött támogatási megállapodások amennyiben a felelős hatóság odaítélő szervként jár el
(1) A felelős hatóság többek között az alábbiakra vonatkozó részletes projektirányítási eljárásokat határoz meg:
a)
a támogatási megállapodások aláírása a kiválasztott végső kedvezményezettekkel;
b)
a megállapodások, valamint bármely módosításuk nyomon követése a projektek adminisztratív nyomonkövetési rendszerének (levelezés, módosítások és emlékeztető levelek kiadása és nyomon követése, jelentések átvétele és feldolgozásuk stb.) kialakítása révén.
(2) A támogatási megállapodásnak többek között az alábbiakat kell meghatároznia:
a)
a támogatás legnagyobb összege;
b)
az alap jogi aktus 16. cikkének (4) bekezdésével összhangban a közösségi hozzájárulás legnagyobb százalékos aránya;
c)
a támogatott projekt részletes leírása és ütemezése;
d)
adott esetben a feladatoknak, illetve a velük kapcsolatos költségeknek az a része, amelyre a végső kedvezményezett harmadik felekkel alvállalkozói szerződést kíván kötni;
e)
a projekt megállapodás szerinti előzetes költségvetési és finanszírozási terve, ideértve a kiadások támogathatóságára vonatkozó szabályok tekintetében a 11. mellékletben meghatározott közvetett költségek meghatározott százalékát is;
f)
a megállapodás végrehajtására vonatkozó ütemterv és rendelkezések (jelentési kötelezettségek, módosítások és megszűnés);
g)
a projekt működési célkitűzései és az alkalmazandó mutatók;
h)
a támogatható költségek meghatározása;
i)
a támogatás kifizetésével kapcsolatos feltételek és számviteli követelmények;
j)
az ellenőrzési nyomvonalra vonatkozó feltételek;
k)
az adatvédelemre vonatkozó lényeges rendelkezések;
l)
a nyilvánosságra vonatkozó lényeges rendelkezések.
(3) Megfelelő esetben a végső kedvezményezettek gondoskodnak arról, hogy valamennyi projektpartnerre az övékkel azonos kötelezettségek vonatkozzanak. A partnerek a végső kedvezményezett közvetítésével vállalnak felelősséget, és ez utóbbi felel végső soron a szerződési feltételeknek saját maga és valamennyi projektpartner általi betartásáért.
A végső kedvezményezettek megőrzik az érintett projekttel kapcsolatban a partnereknél felmerült bevételeket és kiadásokat igazoló számviteli dokumentumok hiteles másolatait.
(4) A támogatási megállapodások kifejezett rendelkezést tartalmaznak arra vonatkozóan, hogy a dokumentumokra és helyszíni vizsgálatokra támaszkodva a Bizottság és a Számvevőszék gyakorolja az ellenőrzési hatáskört valamennyi végső kedvezményezett, projektpartner és alvállalkozó felett.
11. cikk
Végrehajtási szerződések
Az alkalmazandó közösségi és nemzeti közbeszerzési szabályok sérelme nélkül, a támogatási megállapodások meghatározzák, hogy a projektek végrehajtása során a végső kedvezményezettek és/vagy a projektpartnerek - pályázati eljárást követően - a legelőnyösebb ajánlatnak ítélik oda a beszerzési szerződést, valamint figyelmet fordítanak az összeférhetetlenség elkerülésére. Ugyanakkor - az alkalmazandó közösségi és nemzeti közbeszerzési szabályok sérelme nélkül - az 5 000 EUR értéket el nem érő szerződések ajánlati felhívás nélkül, egyetlen ajánlat alapján is odaítélhetők.
12. cikk
A közösségi hozzájárulás utolsó részletének meghatározása
A végső kedvezményezett részére történő utolsó kifizetés kiszámítása szempontjából az egyes projektekhez nyújtott összes közösségi hozzájárulás az alábbi három összeg közül a legalacsonyabb:
a)
a támogatási megállapodásban megállapított legmagasabb összeg;
b)
az érintett projekt összes támogatható költségének az alap jogi aktus 16. cikkének (4) bekezdésében meghatározott százalékkal (azaz 50 %-kal vagy 75 %-kal) való szorzatából származó legnagyobb társfinanszírozás; valamint
c)
a 11. melléklet I.3.3. pontjában meghatározott non-profit elv alkalmazásából származó összeg.
13. cikk
Technikai segítségnyújtás
(1) Az alap jogi aktus 17. cikkében meghatározott, a Bizottság kezdeményezésére történő technikai segítségnyújtás 100 %-ig finanszírozható az alapból.
(2) Az alap jogi aktus 18. cikkében meghatározott, a tagállamok kezdeményezésére történő technikai segítségnyújtás 100 %-ig finanszírozható az alapból.
(3) A Bizottság vagy a tagállamok kezdeményezésére történő technikai segítségnyújtás - az 1. fejezet III. részében meghatározott támogathatósági szabályoktól függően - beszerzési szerződések, szakértői díjak és/vagy igazgatási kiadások formájában történhet.
14. cikk
Technikai segítségnyújtásra fordított kiadások közös hatóság esetében
(1) Amennyiben két vagy több alapnak egy vagy több kijelölt hatósága közös, a technikai segítségnyújtási kiadásoknak az egyes érintett éves programokban szereplő előirányzatai részben vagy teljesen összevonhatók.
(2) A technikai segítségnyújtás kiadásait lehetőleg egyszerű és arányos elosztási formula alapján kell felosztani az érintett alapok között. A formula alkalmazása nem járhat az egyes érintett éves programok technikai segítségnyújtási kiadásai maximális összegének növekedésével.
15. cikk
A felelős hatóság által végzett ellenőrzések
(1) Azok az ellenőrzések, amelyeket a felelős hatóság az alap jogi aktus 29. cikke (1) bekezdésének g) pontja értelmében végez vagy végeztet el, adott esetben a projektek igazgatási, pénzügyi, technikai és fizikai szempontjaira terjednek ki.
Az ellenőrzések biztosítják, hogy a feltüntetett kiadások valósak és a projekt céljából indokoltak, hogy a támogatott projekteket a támogatási megállapodással összhangban kivitelezték, hogy a közösségi hozzájárulás - különösen az alap jogi aktus 16. cikkében meghatározott pénzügyi struktúra tekintetében - megfelel a szabályoknak, hogy a végső kedvezményezett visszatérítési kérelmei megfelelőek, továbbá hogy a projektek és a kiadások megfelelnek a közösségi és nemzeti szabályoknak, valamint nem lettek több közösségi vagy nemzeti rendszer keretében vagy több programozási időszakban kétszeresen finanszírozva.
Az ellenőrzések kiterjednek továbbá:
a)
a végső kedvezményezettek által megküldött minden egyes visszatérítési kérelem adminisztratív és pénzügyi ellenőrzésére;
b)
a végső kedvezményezettek által bejelentett kiadások, bevételek és célhoz kötött bevételekből fedezett költségek célirányosságának, pontosságának és támogathatóságának ellenőrzésére legalább a támogatási megállapodáshoz csatolt költségvetés valamennyi tételére vonatkozó igazoló dokumentumok reprezentatív mintáján;
c)
az egyedi projektek olyan helyszíni ellenőrzéseire, amelyeket legalább a projektek típusait és méreteit megfelelően reprezentáló mintán és bármely korábban azonosított kockázati tényező figyelembevételével végeznek el annak érdekében, hogy a felelős hatóság által megállapított kockázatra tekintettel megfelelően biztosítsák az alapul szolgáló ügyletek jogszerűségét és szabályosságát.
Nem kell elvégezni az a) és b) pontban megjelölt ellenőrzéseket, amennyiben a végső kedvezményezett köteles az a) és b) pontban említett valamennyi szempontra kiterjedő, független könyvvizsgálótól származó könyvvizsgálói igazolást benyújtani.
(2) Minden egyes ellenőrzésre vonatkozóan meg kell őrizni az elvégzett tevékenységet, a vizsgálat időpontját és eredményeit, valamint a feltárt hibákkal kapcsolatban hozott intézkedéseket tartalmazó dokumentumokat. A felelős hatóság biztosítja, hogy a projekt lezárását követő ötéves időszakon belül az elvégzett ellenőrzésekkel kapcsolatos valamennyi igazoló dokumentum a Bizottság és a Számvevőszék rendelkezésére álljon. Ez az időszak megszakad peres eljárások vagy a Bizottság kellően indokolt kérelme esetén.
(3) Amennyiben a felelős hatóság az éves programnak a 7. cikk (3) bekezdésében meghatározott végrehajtó szerveként jár el, az (1) bekezdésben említett ellenőrzéseket a feladatok megfelelő elkülönítésének elvével összhangban kell végrehajtani.
16. cikk
Ellenőrzési nyomvonal
(1) Az alap jogi aktus 29. cikke (1) bekezdésének k) pontja alkalmazásában az ellenőrzési nyomvonal akkor tekinthető megfelelőnek, ha teljesíti a következő feltételeket:
a)
lehetővé teszi a Bizottság részére hitelesített összegek egyeztetését a hitelesítő hatóság, a felelős hatóság, a felhatalmazott hatóságok és az alapból finanszírozott projektek végső kedvezményezettjeinek birtokában lévő részletezett számviteli nyilvántartásokkal és igazoló dokumentumokkal;
b)
lehetővé teszi a közforrásból származó hozzájárulásnak a végső kedvezményezett számára történt kifizetésére, valamint az alap keretében nyújtott közösségi finanszírozás elosztására és átcsoportosítására, illetve a projekt társfinanszírozásának forrásaira vonatkozó ellenőrzést;
c)
lehetővé teszi az éves program céljára meghatározott kiválasztási kritériumok alkalmazásának ellenőrzését;
d)
megfelelő esetben minden egyes projekt tekintetében tartalmazza a technikai leírásokat és a finanszírozási tervet, az odaítélésre vonatkozó dokumentumokat, a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó dokumentumokat, valamint az elvégzett vizsgálatokról és ellenőrzésekről készült jelentéseket.
(2) A felelős hatóság gondoskodik arról, hogy nyilvántartást vezessenek az alap keretében történt egyedi kifizetésekre vonatkozó valamennyi dokumentum tárolási helyéről.
17. cikk
Rendszerellenőrzés és projektellenőrzés
(1) Az alap jogi aktus 32. cikke (1) bekezdésének a) és b) pontjában említett ellenőrzéseket a tagállamok által létrehozott igazgatási és ellenőrzési rendszereken, valamint az ellenőrző hatóság által jóváhagyott módszerrel kiválasztott projektmintákon kell elvégezni.
A mintavételi módszer a következő:
a)
a minta megfelelő mértékben tartalmaz különféle típusú és nagyságú projekteket;
b)
figyelembe kell venni a nemzeti vagy közösségi ellenőrzések során azonosított valamennyi kockázati tényezőt, valamint az ellenőrzések költség-haszon szempontjait.
A mintában a végrehajtó szervként eljáró felelős hatóság által végrehajtott projekteknek is legalább arányosan szerepelniük kell.
A minta kiválasztására alkalmazott módszert dokumentálni kell.
(2) 2013-at megelőzően az igazgatási és ellenőrzési rendszerek alábbi eljárásainak mindegyikét legalább egyszer ellenőrizni kell: programozás, feladatok átruházása, a projektek kiválasztása és odaítélése, figyelemmel kísérése, kifizetés, kiadások hitelesítése, jelentéstétel a Bizottság felé, a lehetséges szabálytalanságok felderítése és kezelése, valamint a programok értékelése.
(3) A projektek ellenőrzését a helyszínen, a végső kedvezményezettnél és/vagy a projektpartnereknél található dokumentáció és nyilvántartások alapján kell elvégezni. Az ellenőrzések során megvizsgálják, hogy:
a)
a projekt megfelel-e az éves programra vonatkozó kiválasztási kritériumoknak, a támogatási megállapodásnak megfelelően hajtották-e végre, és funkcionalitása, felhasználása és a kitűzött célok elérése tekintetében teljesíti-e a rá vonatkozó valamennyi feltételt;
b)
a bejelentett kiadások egyeznek-e a végső kedvezményezettnél és/vagy a projektpartnereknél található számviteli nyilvántartásokban és igazoló dokumentumokban szereplő adatokkal, továbbá ezek a nyilvántartások egyeznek-e a felelős hatóság vagy bármely felhatalmazott szerv által őrzött igazoló dokumentumokkal;
c)
a kiadási tételek megfelelnek-e a 11. cikkben megállapított, a nemzeti kiválasztási eljárás során meghatározott támogathatósági követelményeknek, a támogatási megállapodás feltételeinek és a ténylegesen elvégzett tevékenységeknek; valamint - adott esetben - az egyéb közösségi és nemzeti szabályoknak;
d)
a projekt alkalmazása, vagy szándékolt alkalmazása összhangban van-e az alap jogi aktus 3., 4., 5., 6. és 18. cikkében megállapított célkitűzésekkel, fellépéssel vagy intézkedésekkel, valamint - adott esetben - lefedi-e a célcsoportot;
e)
a végső kedvezményezettnek részére a köz- vagy magán hozzájárulást az alap jogi aktus 16. cikkének (2) bekezdésével összhangban fizették-e ki;
f)
létezik-e megfelelő ellenőrzési nyomvonal;
g)
nem áll-e fenn összeférhetetlenség, valamint biztosították-e a megfelelő költség-haszon arányt, különösen azokban az esetekben, amikor a felelős hatóság a projekt végrehajtó szerveként jár el.
(4) Az alap jogi aktus 32. cikke (1) bekezdésének b) pontja céljából kizárólag a (3) bekezdésnek megfelelő ellenőrzés alkalmazási körén belüli kiadásokat lehet ellenőrzött kiadásként feltüntetni. Amennyiben az ellenőrzést a projekt lezárását megelőzően hajtották végre, a lefedettségi arány kiszámításánál kizárólag a valójában ellenőrzött kiadásokat kell figyelembe venni.
(5) Ha az észlelt problémák a rendszerből adódónak tűnnek, és így a többi projektre nézve is kockázatot jelenthetnek, az ellenőrző hatóság gondoskodik további vizsgálatok, ideértve szükség esetén további ellenőrzések elvégzéséről annak érdekében, hogy a problémák mértéke megállapítható legyen. A szükséges megelőző és kiigazító intézkedéseket az illetékes hatóságok hozzák meg.
(6) Az ellenőrző hatóság a következtetéseket a Bizottságnak bejelentett kiadások ellenőrzésének eredményei alapján vonja le, majd az éves vizsgálati jelentésben közli következtetéseit a Bizottsággal. Az olyan éves programok esetében, amelyeknél az előre látható hibaarány eléri a közösségi támogatás 2 %-ának megfelelő lényegességi küszöbértéket, az ellenőrző hatóság elemzi e hiba jelentőségét, és megteszi a szükséges intézkedéseket, többek között megfelelő javasatokat tesz, amelyeket legalább az éves vizsgálati jelentésben közöl.
18. cikk
A hitelesítő hatóság által végzett ellenőrzések
(1) Azokban az esetekben, amikor az ellenőrző hatóság minősített vagy kedvezőtlen véleményt ad az igazgatási és ellenőrzési rendszer működéséről, a hitelesítő hatóság ellenőrzi, hogy ezt az információt elküldték-e a Bizottságnak. Biztosítja továbbá, hogy a felelős hatóság megfelelő cselekvési tervet hajt végre abból a célból, hogy visszaállítsa az igazgatási és ellenőrzési rendszer hatékony működését, továbbá hogy értékelje a hibás működésnek a kiadásigazoló nyilatkozatra gyakorolt hatását.
(2) Ha az éves program végrehajtására vonatkozó zárójelentés kibocsátása céljából az ellenőrző hatóság nem érvényesíti a kifizetési kérelmet vagy a visszatérítési nyilatkozatot, a hitelesítő hatóság biztosítja a megfelelő kifizetési kérelem vagy visszatérítési nyilatkozat haladéktalan kiállítását.
3. FEJEZET
Az alap felhasználásával kapcsolatban közlendő információk
19. cikk
Az arányosság elve
(1) Az alap jogi aktus 10. cikke (2) bekezdésének megfelelően, az érintett tagállam a részére nyújtott közösségi támogatás összegével arányos mértékben továbbítja a Bizottságnak az alap felhasználásával kapcsolatban az e fejezetben említett dokumentumokban rendelkezésre álló információkat, amelyek - adott esetben - összefoglaló formájában is megadhatók.
(2) Azonban a Bizottság kérésére a tagállam mégis részletesebb információkat közöl. A Bizottság akkor kérheti ezeket az információkat, ha szükségesnek látszanak az alap jogi aktus, valamint a költségvetési rendelet szerinti kötelezettségeinek hatékony teljesítéséhez.
20. cikk
Az igazgatási és ellenőrzési rendszerek leírása
(1) Az alap jogi aktus 33. cikkének (4) bekezdésében és 34. cikkének (2) bekezdésében említett igazgatási és ellenőrzési rendszerek leírását az 1. mellékletben található mintának megfelelően kell benyújtani.
(2) A felelős hatóság érvényesíti a felhatalmazott hatóságok bármelyike által végrehajtott rendszerek leírását. Minden egyes kijelölt hatóság megerősíti a vele kapcsolatban álló igazgatási és ellenőrzési rendszerek leírásának pontosságát. Ezenfelül az ellenőrző hatóság szintén megerősíti a leírás teljességét.
(3) A leírás vizsgálata során a Bizottság pontosításokat kérhet, valamint intézkedéseket javasolhat annak érdekében, hogy az előbbi megfeleljen az alap jogi aktusban meghatározott rendelkezéseknek. Szükség esetén a Bizottság tisztviselői vagy felhatalmazott bizottsági képviselők helyszíni látogatásokat tehetnek.
(4) Ha a négy közül két vagy több alap végrehajtó hatósága azonos, illetve amennyiben két vagy több alapra azonos rendszerek vonatkoznak, - adott esetben a sajátos jellemzők kiemelésével - a közös igazgatási és ellenőrzési rendszer leírása is benyújtható.
21. cikk
Az igazgatási és ellenőrzési rendszerek leírásának felülvizsgálata
(1) A felelős hatóság:
a)
az éves program benyújtásakor jelentést tesz arról, hogy változtattak-e az igazgatási és ellenőrzési rendszeren;
b)
legkésőbb az ilyen változtatás hatálybalépésekor értesíti a Bizottságot valamennyi lényeges változtatásról;
c)
a Bizottság kérésére, több lényeges változtatás esetén átdolgozott leírást nyújt be.
(2) Azok a változtatások lényegesek, amelyek hatással lehetnek a feladatok elkülönítésére, a kiválasztási, odaítélési, és kifizetési mechanizmusok hatékonyságára, valamint a Bizottsággal történő kommunikációra. A lényeges változtatások közé tartozik különösen a kijelölt hatóságok egyikének, a számviteli rendszernek, valamint a kifizetési és a hitelesítési eljárásnak a megváltoztatása.
(3) Az igazgatási és ellenőrzési rendszerek felülvizsgálata a 20. cikkben meghatározottal azonos eljárás szerint történik.
22. cikk
Programozási dokumentumok
(1) A tagállamok a 2. mellékletben szereplő mintának megfelelően benyújtják a Bizottságnak az alap jogi aktus 21. cikkében említett többéves programot.
(2) A tagállamok a 3. mellékletben szereplő mintának megfelelően benyújtják a Bizottságnak az alap jogi aktus 23. cikkében említett éves programokat.
(3) A többéves programhoz csatolt pénzügyi tervben a stratégiai iránymutatásokban meghatározott módon, prioritásonkénti bontásban szerepeltetik a költségvetésben előirányzott összegeket.
Az éves programokhoz csatolt pénzügyi tervekben az alap jogi aktus (3) cikkének (1) bekezdésében meghatározott tevékenységi kategóriák szerinti bontásban - a prioritásokra történő hivatkozással ellátva - szerepeltetik a költségvetésben előirányzott összegeket.
23. cikk
Az éves programok pénzügyi bontásának felülvizsgálata
(1) A Bizottság által az alap jogi aktus 23. cikkének (4) bekezdése alapján jóváhagyott éves program felülvizsgálata érdekében az érintett tagállam a referenciaévet követő év május 1-jét megelőzően benyújtja a Bizottságnak a felülvizsgált éves program tervezetét. A Bizottság megvizsgálja, és az alap jogi aktus 23. cikkének (4) bekezdésében meghatározott eljárás szerint a lehető leghamarabb jóváhagyja a felülvizsgált programot.
(2) A pénzügyi bontásban az éves program (1) bekezdés szerinti felülvizsgálatának mellőzésével eszközölt változtatások nem haladhatják meg az alapból származó teljes hozzájárulás 10 %-át, valamint kizárólag kivételes körülmények között engedélyezhetők, amennyiben a felelős hatóságon kívül álló okok azt indokolják. Az éves program végrehajtásáról szóló előrehaladási jelentésben és/vagy zárójelentésben megfelelő magyarázatot kell adni ezekre a változtatásokra.
24. cikk
Az éves programok végrehajtásáról szóló előrehaladási- és zárójelentés
(1) A tagállamok a 4. mellékletben szereplő mintának megfelelően benyújtják a Bizottságnak az alap jogi aktus 41. cikkének (4) bekezdésében említett, az éves program végrehajtásáról szóló előrehaladási jelentéseket, valamint a kifizetési kérelmeket.
(2) A tagállamok az 5. mellékletben szereplő mintának megfelelően benyújtják a Bizottságnak az alap jogi aktus 42. cikke (1) bekezdésének b) pontjában említett, az éves program végrehajtásáról szóló zárójelentéseket, valamint a kifizetési kérelmeket.
(3) Az előrehaladási jelentésekhez csatolt pénzügyi tervekben a stratégiai iránymutatásokban meghatározott módon, prioritásonkénti bontásban, illetve az alap jogi aktus 3. cikkének (1) bekezdésében meghatározott módon, tevékenységi kategóriák szerinti bontásban egyaránt szerepeltetik a költségvetésben előirányzott összegeket.
25. cikk
Az ellenőrző hatóság által összeállított dokumentumok
(1) Az alap jogi aktus 32. cikke (1) bekezdésének c) pontjában említett ellenőrzési stratégiát a 6. mellékletében megadott mintával összhangban kell megállapítani.
(2) Az ellenőrző hatóság 2009-től minden év február 15-ig éves ellenőrzési tervet nyújt be, kivéve ha a Bizottság által legutóbbiként elfogadott mindkét éves program 1 millió EUR alatti éves közösségi hozzájárulásnak felel meg. Az ellenőrzési tervet a 6. mellékletben megadott mintával összhangban, az ellenőrzési stratégia mellékleteként kell megállapítani. Az alap jogi aktus 32. cikke (2) bekezdésének rendelkezése szerint közös ellenőrzési stratégia esetében éves közös ellenőrzési tervet kell benyújtani.
(3) A vizsgálati jelentés, valamint az alap jogi aktus 32. cikke (3) bekezdésének a) és b) pontjában említett vélemény az ellenőrzési stratégiával összhangban elvégzett rendszerellenőrzésen és projektellenőrzésen alapulnak, és a 7.A. és 7.B. mellékletben szereplő minta alapján kell azokat elkészíteni.
(4) Az alap jogi aktus 32. cikke (3) bekezdésének c) pontjában említett nyilatkozat érvényessége az ellenőrző hatóság által végzett valamennyi ellenőrzési tevékenységen, illetve szükség esetén további ellenőrzéseken alapul. Az érvényességi nyilatkozatokat a 7.C. mellékletben szereplő minta alapján kell elkészíteni.
(5) Amennyiben a vizsgálat hatásköre korlátozott, illetve az észlelt szabálytalan kiadások mértéke miatt nem lehet az alap jogi aktus 32. cikke (3) bekezdésének b) pontjában említett éves vélemény, illetve az ugyanazon cikk c) pontja szerinti nyilatkozat céljából nem minősített véleményt kiadni, úgy az ellenőrző hatóság erről indokolást ad, és felbecsüli a probléma mértékét és pénzügyi hatásait.
26. cikk
A hitelesítő hatóság által összeállított dokumentumok
(1) Az alap jogi aktus 41. cikkének (4) bekezdésében említett második előfinanszírozási kifizetés iránti kérelemmel kapcsolatos hitelesített kiadásigazoló nyilatkozatot a 8. mellékletben szereplő formátumban kell kiállítani és továbbítani a Bizottságnak.
(2) Az alap jogi aktus 42. cikke (1) bekezdésének a) pontjában említett utolsó kifizetés iránti kérelemmel kapcsolatos hitelesített kiadásigazoló nyilatkozatot a 9. mellékletben szereplő formátumban kell kiállítani és továbbítani a Bizottságnak.
4. FEJEZET
A szabálytalanságok jelentése
27. cikk
Kezdeti jelentés - eltérések
(1) A tagállamok a 4. és 5. mellékletben szereplő mintákkal összhangban jelentenek a Bizottságnak minden olyan szabálytalanságot, amely az éves programok végrehajtásáról szóló előrehaladási- vagy zárójelentések első közigazgatási vagy bírósági ténymegállapításainak tárgyát képezte.
A jelentésben a következőket kell feltüntetni:
a)
az alap, az éves program, valamint az érintett projekt;
b)
a megszegett rendelkezés;
c)
az első olyan információ beérkezésének időpontja és forrása, amely szabálytalanság elkövetésének gyanújához vezetett;
d)
a szabálytalanság elkövetése során alkalmazott gyakorlatok;
e)
adott esetben a gyakorlat okot ad-e a csalás gyanújára;
f)
a szabálytalanság felderítetésének módja;
g)
az érintett közösségi hozzájárulás összege.
A fentiektől eltérően - a csalás gyanúját kivéve - nem kell jelenteni azokat az eseteket:
a)
amelyek az Európai Közösségek közös költségvetésére terhelhető 10 000 EUR-nál alacsonyabb összegekre vonatkoznak;
b)
amikor a szabálytalanság csupán abban áll, hogy a társfinanszírozott éves programban szereplő valamely projekt részben vagy egészében véve a végső kedvezményezett csődje miatt nem került végrehajtásra;
c)
amelyeket a végső kedvezményezett önként hozott a felelős hatóság tudomására, még mielőtt a felelős hatóság maga fedezte volna fel, akár a közforrásból való hozzájárulás kifizetése előtt, akár azt követően;
d)
amelyeket a felelős hatóság még azelőtt tárt fel és orvosolt, hogy a végső kedvezményezett részére bármilyen kifizetés történt volna a közforrásból való hozzájárulásból, és mielőtt az érintett költség bekerült volna a Bizottságnak benyújtott kiadásigazoló nyilatkozatba.
(2) A Bizottság kérésére a tagállamok minden esetben további részleteket adnak meg az alábbiakkal kapcsolatban:
a)
adott esetben érintett az egyéb tagállamok és harmadik országok;
b)
a szabálytalanság elkövetésének időszaka vagy időpontja;
c)
a szabálytalanságról szóló hivatalos jelentést kidolgozó nemzeti hatóságok vagy szervek, valamint a közigazgatási vagy igazságügyi nyomon követésért felelős hatóságok;
d)
a szabálytalanságról szóló első közigazgatási vagy jogi tényállás megállapításának napja;
e)
a szabálytalanságban részes természetes és jogi személyek vagy bármely egyéb résztvevő személyazonossága, kivéve azokat az eseteket, ahol ez az információ a szabálytalanságok elleni küzdelem céljából nem bír jelentőséggel az érintett szabálytalanság jellege miatt;
f)
az összköltségvetés és a közforrásból a projekthez jóváhagyott hozzájárulás, valamint a társfinanszírozás megoszlása a közösségi és a nemzeti támogatások között;
g)
a szabálytalanság által érintett közforrásból származó hozzájárulás és a veszélyeztetett közösségi hozzájárulás ennek megfelelő összege;
h)
amennyiben személyek vagy egyéb szervezetek részére nem történt kifizetés a g) pontban említett közforrásból való hozzájárulásból, úgy az az összeg, amely jogosulatlanul került volna kifizetésre, ha a szabálytalanságot nem derítették volna fel;
i)
adott esetben a kifizetések felfüggesztése, valamint a behajtás lehetőségei;
j)
a szabálytalan kiadások jellege.
(3) Amennyiben a (2) bekezdés szerinti információk egy része, különösképpen a szabálytalanság elkövetése során alkalmazott gyakorlatokra, valamint a felderítésének módjára vonatkozó információk nem állnak rendelkezésre, akkor a tagállamok a szabálytalanságokról szóló következő jelentések továbbításakor lehetőség szerint megadják a hiányzó információkat a Bizottság számára.
28. cikk
A vissza nem fizetett összegek nyomon követéséről szóló jelentés
(1) A tagállamok a 27. cikk szerinti bármely korábbi jelentésre hivatkozással tájékoztatják a Bizottságot az előzőleg bejelentett szabálytalanságokkal kapcsolatosan megindított eljárásokról, valamint az ezekből eredő jelentős változásokról. Ezeket az információkat az éves programok végrehajtásáról szóló előrehaladási- és zárójelentésben a 4. és 5. mellékletben szereplő minták alapján kell megadni.
A jelentésben meg kell jelölni a visszafizetett vagy várhatóan visszafizetésre kerülő összegeket.
(2) A Bizottság kérésére a tagállamok minden esetben további részleteket adnak meg az alábbiakkal kapcsolatban:
a)
a tagállam által a jogosulatlanul kifizetett összegek visszafizetésének garantálására tett átmeneti intézkedések;
b)
a jogosulatlanul kifizetett összegek visszafizetése, valamint szankciók kivetése céljából megkezdett bírósági és közigazgatási eljárások;
c)
a visszafizetési eljárás elmaradásának okai;
d)
a büntetőeljárás esetleges elmaradásának okai.
A tagállamok jelentik a Bizottságnak az ilyen eljárások megszüntetésére vonatkozó valamennyi közigazgatási és bírósági döntést, illetve azok főbb pontjait, és különösen azt, hogy a tényállások csalás gyanúját keltik-e.
29. cikk
Kapcsolattartás a tagállamokkal
(1) A Bizottság megfelelő kapcsolatot tart fenn az érintett tagállamokkal abból a célból, hogy megkapja a 27. cikk szerinti szabálytalanságokkal, és a visszafizetésnek a 28. cikkben említett eljárások szerinti lehetőségeivel kapcsolatban nyújtott kiegészítő tájékoztatást.
(2) Az (1) bekezdésben említett kapcsolattartástól függetlenül, a Bizottság tájékoztatást ad a tagállamoknak azokban az esetekben, amikor a szabálytalanság jellege arra enged következtetni, hogy ugyanolyan vagy hasonló gyakorlatok feltételezhetően a többi tagállamban is előfordulhatnak.
30. cikk
Az információ felhasználása
(1) A Bizottság kockázati elemzések végzése céljából a tagállamok által e határozat szerint közölt bármely általános vagy operatív jellegű információt felhasználhat, és a szerzett információk alapján jelentéseket készíthet, valamint korai előrejelző rendszereket fejleszthet ki a veszélyek hatékonyabb felismerésére.
(2) A Bizottság rendszeresen tájékoztatja az érintett tagállamokat az (1) bekezdés alapján közölt információk felhasználásáról.
5. FEJEZET
Tájékoztatás és nyilvánosság
31. cikk
A lehetséges végső kedvezményezettek tájékoztatása
(1) A felelős hatóság biztosítja, hogy a többéves és éves programokkal kapcsolatos kulcsfontosságú következtetéseket az érintett pénzügyi hozzájárulások részleteivel együtt széles körben terjesszék, valamint hogy azok minden érdekelt fél rendelkezésére álljanak.
A felelős hatóság azonban dönthet úgy, hogy a közbiztonság érdekében bizalmasan kezeli a többéves vagy éves programokban meghatározott belső igazgatási rendelkezéseket, valamint az alap végrehajtására vonatkozó bármely egyéb információt.
(2) A felelős hatóság legalább az alábbi információkat közli a lehetséges végső kedvezményezettekkel:
a)
azon feltételek, amelyeket teljesíteni kell az adott éves program keretében történő finanszírozás támogathatóságához;
b)
a finanszírozási kérelmek elbírálási eljárásainak leírása, valamint az érintett időszakok;
c)
a finanszírozandó projektek kiválasztási kritériumai;
d)
azok a kapcsolattartók, akik az éves programokra vonatkozó információkat közölhetik.
Ezenkívül a felelős hatóság tájékoztatja a lehetséges végső kedvezményezetteket a 33. cikk (2) bekezdésének b) pontja szerinti közzétételről.
32. cikk
A végső kedvezményezettek tájékoztatása
A felelős hatóság tájékoztatja a végső kedvezményezetteket, hogy a finanszírozás elfogadása egyben annak elfogadását is jelenti, hogy az érintett végső kedvezményezett felkerül a végső kedvezményezettek 33. cikk (2) bekezdése b) pontja szerint közzétett listájára.
33. cikk
A felelős hatóságnak a nyilvánosság tájékoztatásával és a nyilvánosságra hozatallal kapcsolatos feladatai
(1) A felelős hatóság gondoskodik arról, hogy a tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó intézkedéseket a lehető legszélesebb médialefedettségre törekedve, megfelelő területi szinten különféle kommunikációs formák és módszerek segítségével hajtsák végre.
(2) A felelős hatóság legalább a következő tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó intézkedéseket szervezi meg:
a)
2008-tól évente legalább egy nagyszabású tájékoztató kampány a többéves program indításának vagy az éves program(ok) eredményeinek bemutatására;
b)
évenkénti - legalább egy internetes honlapon történő - közzététel a végső kedvezményezettek listájáról, a projektek elnevezéséről, valamint azokról az összegekről, amelyeket számukra közforrásból és közösségi finanszírozásból juttattak. A honlap címét közölni kell a Bizottsággal.
34. cikk
A végső kedvezményezetteknek a nyilvánosság tájékoztatásával és a nyilvánosságra hozatallal kapcsolatos feladatai
(1) A végső kedvezményezett feladata, hogy a (2), (3) és (4) bekezdésben előírt intézkedések útján tájékoztassa a nyilvánosságot az alaptól kapott támogatásról.
(2) A végső kedvezményezett köteles nagy méretű, állandó jellegű, feltűnő táblát felállítani legkésőbb az alábbi feltételeknek megfelelő bármely projekt elvégzését követő három hónapon belül:
a)
a projekthez történő teljes közösségi hozzájárulás meghaladja a 100 000 EUR-t; valamint
b)
a művelet fizikai tárgy megvásárlásából, infrastruktúra vagy építkezési projektek finanszírozásából áll.
A táblán fel kell tüntetni a projekt jellegét és elnevezését. Ezenfelül a 35. cikkben előírt információ a tábla legalább 25 %-át foglalja el.
(3) Ha a projekt az alap által társfinanszírozott éves program keretében finanszírozásban részesül, a végső kedvezményezett biztosítja, hogy a projektben résztvevők értesüljenek erről a finanszírozásról.
(4) Az ilyen projektekkel kapcsolatos bármilyen dokumentumban, legyen az jelenléti ív vagy egyéb tanúsítvány, szerepelnie kell arra utaló megállapításnak, hogy a projektet az alap társfinanszírozta.
35. cikk
A műveletre vonatkozó tájékoztatás és nyilvánosság technikai jellemzői
A végső kedvezményezettek, a lehetséges végső kedvezményezettek és a lakosság felé irányuló valamennyi tájékoztató és nyilvánosságot biztosító intézkedés tartalmazza a következőket:
1.
az Európai Unió jelképe a 10. mellékletben megjelölt grafikus szabványoknak megfelelően, az Európai Unióra tett utalással együtt;
2.
az alapra történő hivatkozás;
3.
a felelős hatóság által kiválasztott jelmondat, amely kiemeli a közösségi hozzájárulás révén teremtett többletértéket.
Kis reklámcélú árucikkek, vagy a négy alap közül kettőhöz vagy többhöz kapcsolódó reklámcélú árucikkek esetében az 1. és 3. pont nem alkalmazandó.
6. FEJEZET
Személyes adatok
36. cikk
A személyes adatok védelme
(1) A tagállamok és a Bizottság minden szükséges intézkedést megtesz az alap jogi aktus 29. cikke (1) bekezdésének h) pontjában említett információ, a Bizottság helyszíni ellenőrzései során összegyűjtött információk, valamint a 4. fejezetben említett információk illetéktelen közzététele vagy az azokhoz történő jogosulatlan hozzáférés megakadályozása érdekében.
(2) A 4. fejezetben említett információk másoknak nem küldhetők el a tagállamok vagy a közösségi intézményeken azon alkalmazottain kívül, akiknek e hozzáférésre munkaköri feladatuk ellátásához szükségük van, kivéve ha az ilyen információt benyújtó tagállam ehhez kifejezetten hozzájárult.
7. FEJEZET
Elektronikus dokumentumcsere
37. cikk
Elektronikus dokumentumcsere
A 3. fejezetben említett dokumentumok megfelelően aláírt papíralapú változatán túl, lehetőség szerint elektronikus úton is meg kell küldeni az információkat.
38. cikk
A dokumentumcserére szolgáló számítógépes rendszer
(1) Ha a Bizottság a közte és az egyes tagállamok között folytatandó, az alap végrehajtására irányuló biztonságos adatcsere érdekében számítógépes rendszert fejleszt ki, erről tájékoztatnia kell a tagállamokat, valamint kérésükre be kell őket vonnia az ilyen számítógépes rendszerek kifejlesztésébe.
(2) A Bizottság és a kijelölt hatóságok, továbbá azok a szervek, amelyekre feladatokat ruháztak át, rögzítik a 3. fejezet szerinti dokumentumokat az (1) bekezdésben említett számítógépes rendszerben.
(3) Ezenfelül felkérhetik a tagállamokat, hogy önként közöljék a 27. és 28. cikk szerinti információkat a Bizottság által kezelt, a Strukturális Alapok feltárt szabálytalanságainak összegyűjtésére szolgáló, már meglévő külön rendszer alkalmazásával.
(4) A közös számítástechnikai rendszer és a nemzeti, regionális és helyi számítástechnikai rendszerek közötti kapcsolódási felület költségei, valamint a nemzeti, regionális és helyi rendszereknek a közös rendszer szerinti technikai követelményekhez való hozzáigazításának költségei az alap jogi aktus 18. cikke alapján támogathatók.
III. RÉSZ
A KÜLSŐ HATÁROK ALAPRA VONATKOZÓ KÜLÖN RENDELKEZÉSEK
1. FEJEZET
Támogathatósági szabályok
39. cikk
Támogathatósági szabályok
(1) A 11. cikkben ismertetett szabályokat kell alkalmazni annak megállapítására, hogy támogathatók-e az alap jogi aktus 37. cikkének (4) bekezdésében említett éves programok keretében finanszírozott intézkedések kiadásai.
(2) Ezek a szabályok a végső kedvezményezettekre alkalmazandók, illetve a projektpartnerekre is értelemszerűen alkalmazni kell őket.
(3) A tagállamok az e határozatban meghatározottaknál szigorúbb nemzeti támogathatósági szabályokat is alkalmazhatnak.
A Bizottságnak kell értékelnie, hogy az alkalmazandó nemzeti támogathatósági szabályok megfelelnek-e ennek a feltételnek.
2. FEJEZET
Különleges átutazási rendszerek
40. cikk
Támogatás a különleges átutazási rendszerek végrehajtásához
(1) A alap jogi aktus 6. cikkében említett különleges átutazási rendszerek végrehajtásához nyújtott támogatás a Litván Köztársaság többéves programjának keretében valósul meg, és a Litván Köztársaság éves programjai alapján hajtják végre.
Ebből következően az alap jogi aktusnak és e határozatnak az éves programok végrehajtására vonatkozó szabályai értelemszerűen vonatkoznak a különleges átutazási rendszerek végre hajtásához nyújtott támogatásra. Az alap minden olyan többletköltség terhét viseli, amely az ilyen átutazásokra vonatkozó közösségi vívmányok különös rendelkezéseinek végrehajtása miatt keletkezett.
(2) Minden éves programban az erre a támogatásra elkülönített összeget az alap jogi aktus 6. cikkének megfelelően és az alap jogi aktus 14. cikke (2) bekezdésében lefektetett előirányzatok határain belül állapítják meg.
(3) Az elmaradt díjak tekintetében az intézkedés annak az évnek január 1-jétől december 31-ig tart, amelyre az éves programot jóváhagyó finanszírozási határozat vonatkozik.
A többletköltségek tekintetében az intézkedés annak az évnek január 1-jétől kezdődik, amelyre az éves programot jóváhagyó finanszírozási határozat vonatkozik:
a)
a kifejezetten a különleges átutazási rendszerek végrehajtásán dolgozó alkalmazottak fizetése esetében az adott év december 31-ig;
b)
minden más többletköltség esetében a következő év december 31-ig.
(4) Az éves programokban erre a támogatásra elkülönített összeg nem használható fel más tevékenység finanszírozására.
IV. RÉSZ
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
41. cikk
Címzettek
Ennek a határozatnak a Belga Királyság, a Bolgár Köztársaság, a Cseh Köztársaság, a Németországi Szövetségi Köztársaság, az Észt Köztársaság, a Görög Köztársaság, a Spanyol Királyság, a Francia Köztársaság, az Olasz Köztársaság, a Ciprusi Köztársaság, a Lett Köztársaság, a Litván Köztársaság, a Luxemburgi Nagyhercegség, a Magyar Köztársaság, a Máltai Köztársaság, a Holland Királyság, az Osztrák Köztársaság, a Lengyel Köztársaság, a Portugál Köztársaság, Románia, a Szlovén Köztársaság, a Szlovák Köztársaság, a Finn Köztársaság és a Svéd Királyság a címzettjei.
Kelt Brüsszelben, 2008. március 5-én.