A BIZOTTSÁG 1302/2008/EK, EURATOM RENDELETE
(2008. december 17.)
a közbeszerzési eljárásban való részvételből kizárt pályázók központi adatbázisáról
AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,
tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre,
tekintettel az Európai Atomenergia-közösséget létrehozó szerződésre,
tekintettel az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletről szóló, 2002. június 25-i 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendeletre (1) és különösen annak 95. cikkére,
tekintettel a 10. Európai Fejlesztési Alapra (2) alkalmazandó pénzügyi szabályzatról szóló, 2008. február 18-i 215/2008/EK tanácsi rendeletre és különösen annak 98. cikkére,
mivel:
(1)
A Bizottság - amely felelős az Európai Unió általános költségvetésének végrehajtásáért és a Közösség által kezelt más pénzeszközökért - köteles a személyes adatok feldolgozására vonatkozó közösségi szabályokkal összhangban olyan központi adatbázist létrehozni, amelynek célja a költségvetési rendeletben meghatározott kizárási mechanizmus hatékonyabbá tétele és a Közösségek pénzügyi érdekeinek védelme. Az adatbázisnak valamennyi közösségi pénzeszköz végrehajtását le kell fednie, függetlenül az alkalmazott irányítási módtól.
(2)
A költségvetési rendelet kötelezettséget ró az intézményekre a szerződések és támogatások harmadik feleknek való odaítélésére vonatkozóan a közösségi pénzeszközök centralizált irányításával összefüggésben. Különösképpen a 93. cikk és 114. cikk (3) bekezdése kötelezettséget ró ki arra vonatkozóan, hogy a harmadik feleket ki kell zárni a közbeszerzési eljárásban való részvételből, illetve a támogatás-odaítélési eljárásból, amennyiben a 93. cikk (1) bekezdésében felsorolt egyik helyzetek egyike áll fenn esetükben. A 94. cikk és 114. cikk (3) bekezdése megtiltja a szerződés vagy támogatás olyan harmadik feleknek történő odaítélését, akiknél összeférhetetlenség vagy megtévesztés helyzete állt elő a szerződő intézmények által a beszerzési vagy támogatás-odaítélési eljárásban való részvétel feltételeként igényelt információk szolgáltatása során. A 96. cikk és a 114. cikk (4) bekezdése megteremti a lehetőséget az ajánlatkérők számára arra, hogy harmadik felekre közigazgatási vagy pénzügyi szankciót szabjanak ki, különös tekintettel a közösségi pénzeszközökből való részesülésből az érintett intézmény által meghatározott időre történő kizárásra, az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletről szóló 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról szóló, 2002. december 23-i 2342/2002/EK, Euratom bizottsági rendelet (3) 133a. cikke alapján.
(3)
Az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletről szóló 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet 185. cikkében említett szervekre vonatkozó költségvetési keretrendeletről szóló, 2002. december 23-i 2343/2002/EK, Euratom bizottsági rendelet (4) 74. és 75. cikke előírja, hogy ezek a szervek alkalmazzák a fent említett rendelkezéseket.
(4)
A közösségi programok igazgatásában bizonyos feladatokkal megbízott végrehajtó hivatalokra vonatkozó alapszabály megállapításáról szóló 58/2003/EK tanácsi rendelet alkalmazásában a végrehajtó hivatalok pénzügyi szabályzásáról szóló, 2004. szeptember 21-i 1653/2004/EK bizottsági rendelet (5) 50. cikke rendelkezik arról, hogy a végrehajtó hivatalok (a továbbiakban: végrehajtó ügynökségek) operatív költségvetésük végrehajtása során alkalmazzák a költségvetési rendelet fent említett rendelkezéseit.
(5)
Tekintve, hogy a Bizottság a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő jogkörét ruházta a végrehajtó ügynökségekre azon működési előirányzatok végrehajtása tekintetében, amelyekre alkalmazzák a költségvetési rendeletet, a bizottsági szolgálatokkal azonos hozzáférést kell biztosítani számukra a kizárt pályázók adatbázisához.
(6)
A kizárt pályázók adatbázisának célkitűzéseit az adatok felhasználásának meghatározása érdekében meg kell állapítani.
(7)
Az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) számára hozzáférést kell biztosítani a kizárt pályázók adatbázisához annak érdekében, hogy az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) által lefolytatott vizsgálatokról szóló, 1999. május 25-i 1073/1999/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (6) 1. cikkének (2) bekezdése és az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) által lefolytatott vizsgálatokról szóló, 1999. május 25-i 1074/1999/Euratom tanácsi rendelet (7) értelmében el tudja látni szabályozó vizsgálati feladatait, valamint felderítési és csalásmegelőzési tevékenységét.
(8)
A Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének biztosítania kell a kizárt pályázók adatbázisának kezelését és jogosult módosítani az adatbázisban található adatokat. Az illetékes bizottsági szolgálatnak vagy az egyéb intézményeknek kell kérelmezniük a kizárásról tájékoztató jelzés bevitelét a kizárt pályázók adatbázisába.
(9)
A kizárt pályázók adatbázisához való hozzáférésre vonatkozó szabályoknak különbséget kell tenniük a Bizottság által rendelkezésre bocsátott, a jelzésekhez való azonnali hozzáférést biztosító számviteli rendszert (a továbbiakban: ABAC) használó bizottsági szolgálatok, végrehajtó ügynökségek, intézmények, és közösségi szervek, illetve azon egyéb intézmények, végrehajtó hatóságok és szervek között, amelyeknek nincs hozzáférésük az adatbázishoz. Ezért ezeknek az intézményeknek kijelölt kapcsolattartókon, a végrehajtó hatóságoknak és szerveknek összekötő pontokon keresztül kell hozzáférést biztosítani.
(10)
Lehetővé kell tenni a kizárt pályázók adatbázisához való hozzáférés korlátozását abban az esetben, ha a végrehajtó hatóságok és szervek csak olyan erősen korlátozott mértékű decentralizáció mellett kezelik a forrásokat, amely mellett helytelen lenne a kizárt pályázók adatbázisához való hozzáférés, vagy ha a hozzáférést adatvédelmi okok miatt kell megtagadni.
(11)
A hatáskörök pontosítása céljából meg kell határozni a kapcsolattartók és összekötő pontok feladatait.
(12)
Annak kifejezésre juttatása érdekében, hogy az adatbázist az intézmények közösen használják, az adatáramlást közvetlenül a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjéhez kell irányítani.
(13)
Annak érdekében, hogy a költségvetési rendelet 93. cikkének (1) bekezdése értelmében meghozott, egy adott közbeszerzési vagy támogatási eljárásra vonatkozó kizárásról szóló döntés és a kizárás időtartamának intézmény általi meghatározása között védeni tudják a Közösségek pénzügyi érdekeit, az intézmény kérheti a kizárásról tájékoztató jelzés ideiglenes bejegyzését.
(14)
A lejárt - különös tekintettel a felszámolásra került jogalanyokra vonatkozó - jelzések elkerülése érdekében, a költségvetési rendelet 93. cikke (1) bekezdésének a) és d) pontjával összhangban kirótt kizárásról tájékoztató jelzéseket 5 év elteltével automatikusan törölni kell.
(15)
Tekintve, hogy a költségvetési rendelet 94. cikkével összhangban kirótt figyelmeztetések adott közbeszerzési vagy támogatási eljárásokra, és nem a 93. cikk (1) bekezdése szerinti általános kizárásra vonatkoznak, a bejegyzési időszakot korlátozni kell és automatikusan törölni kell.
(16)
A végrehajtó hatóságoktól és szervektől származó információkon alapuló kérelmezési eljárást, amely a közvetlen központi irányítás kivételével az összes irányítási módszerre vonatkozik, egyértelműen meg kell határozni.
(17)
Egyértelműen meg kell határozni a végrehajtó hatóságok és szervek felelősségének megoszlását az összekötő ponton és a számvitelért felelős tisztviselőn keresztül a felelős bizottsági szolgálat részére közölt adatokra vonatkozóan, beleértve az adatok helyesbítését, frissítését és eltávolítását.
(18)
Azon esetekre vonatkozó egyértelmű szabályrendszer létrehozása érdekében, ahol a végrehajtó hatóság vagy szerv nem állapította meg a kizárás időtartamát a végrehajtási szabályok 133a. cikkének (1) bekezdése szerint, meg kell határozni, hogy a kizárás időtartamára vonatkozó döntést a felelős bizottsági szolgálat dolgozza ki és azt a Bizottság fogadja el.
(19)
A kizárt pályázók adatbázisának jogosult felhasználói közötti adatáramlási folyamatot részletesen meg kell határozni, minden egyes jelzésre vonatkozóan ki kell jelölni egy kapcsolattartó személyt, aki az adott jelzéssel kapcsolatban információt nyújt a kizárt pályázók adatbázisának jogosult felhasználói számára.
(20)
Különleges rendelkezésben kell kitérni azon esetekre, ahol a harmadik felek által benyújtott bizonyíték nem egyezik meg a kizárt pályázók adatbázisában található adatokkal, annak biztosítása érdekében, hogy a kizárt pályázók adatbázisában található adatok pontosak és naprakészek.
(21)
A bevált gyakorlatok intézményközi kicserélésére és a kizárt pályázók adatbázisának használatával kapcsolatos kérdések megtárgyalására megfelelő keretet kell kidolgozni.
(22)
A kizárt pályázók adatbázisának működtetéséhez szükséges személyes adatok feldolgozása a tagállamokra alkalmazandó, a személyes adatok feldolgozása vonatkozásában az egyének védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 1995. október 24-i 95/46/EK európai parlamenti és tanácsi rendelettel (8), illetve a teljeskörűen alkalmazandó, a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 2000. december 18-i 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelettel (9) összhangban történik.
(23)
A jelen rendelet az európai adatvédelmi biztos véleményének kellő figyelembevételével készült. Továbbá, a 45/2001/EK rendelet meghatározza, hogy az ilyen feldolgozási folyamatot az európai adatvédelmi biztosnak előzetesen meg kell vizsgálnia, majd a Bizottság adatvédelmi biztosának jóvá kell hagynia.
(24)
Az egyértelmű szabályozás érdekében az adatvédelmi rendelkezéseknek pontosan meg kell határozniuk azon személyek jogait, akiknek az adatai szerepelnek vagy szerepelhetnek a kizárt pályázók adatbázisában. A természetes és jogi személyeket tájékoztatni kell a rájuk vonatkozó adatok kizárt pályázók adatbázisába történő beviteléről,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. cikk
Tárgy
(1) Ez a rendelet központi adatbázist hoz létre (a továbbiakban: a kizárt pályázók adatbázisa) az 1605/2002/EK, Euratom rendelet (a továbbiakban: költségvetési rendelet) 95. cikke értelmében.
(2) A kizárt pályázók adatbázisában található adatokat a költségvetési rendelet 93-96. és 114. cikkének, a 2342/2002/EK Euratom rendelet 133. és 134b. cikkének, valamint a 215/2008/EK rendelet 96-99. és 110. cikkének alkalmazása céljából lehet csak felhasználni.
(3) Az OLAF felhasználhatja az adatokat az 1073/1999/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet és az 1074/1999/Euratom tanácsi rendelet értelmében folytatott vizsgálataihoz, valamint felderítési és csalásmegelőzési tevékenységeihez, többek között a kockázatelemzéshez.
2. cikk
Fogalommeghatározások
Fogalommeghatározások e rendelet alkalmazásában:
1.
„intézmények”: az Európai Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság, a Számvevőszék, az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság, a Régiók Bizottsága, az ombudsman, az európai adatvédelmi biztos, a költségvetési rendelet 185. cikkének (1) bekezdésében meghatározott végrehajtó ügynökségek és szervek;
2.
„végrehajtó hatóság vagy szerv”: a tagállamok és harmadik országok hatóságai, nemzetközi szervezetek és egyéb szervek, amelyek részt vesznek a költségvetés végrehajtásában a költségvetési rendelet 53. és 54. cikkével összhangban, kivéve a rendelet 185. cikke (1) bekezdésében meghatározott végrehajtó ügynökségeket és szerveket. A tagállamok az e rendeletben előírt feladatokat továbbadhatják egyéb nemzeti hatóságoknak, amelyek így a végrehajtó hatóságokkal vagy szervekkel egyenértékűvé válnak;
3.
„harmadik felek”: a pályázók, ajánlattevők, szerződő felek, szállítók, szolgáltatók és alvállalkozóik, valamint a támogatást kérelmezők, támogatások kedvezményezettjei, többek között a közvetlen támogatások kedvezményezettjei, a támogatások kedvezményezettjeinek szerződő felei és a költségvetési rendelet 120. cikke értelmében valamely közösségi támogatás kedvezményezettjétől pénzügyi támogatásban részesülő jogalanyok.
3. cikk
Kizárásról tájékoztató jelzés
A kizárásról tájékoztató jelzésnek a következő adatokat kell tartalmaznia:
a)
azon harmadik feleket azonosító információt, akik tekintetében a költségvetési rendelet 93. cikkének (1) bekezdésében, 94. cikkében, 96. cikke (1) bekezdésének b) pontjában és 96. cikke (2) bekezdésének a) pontjában említett helyzet állt elő;
b)
azon személyekre vonatkozó információt, akik a jogi személyek felett képviseleti, döntéshozatali vagy ellenőrzési joggal rendelkeznek, és akik tekintetében a költségvetési rendelet 93. cikkének (1) bekezdésében, 94. cikkében, 96. cikke (1) bekezdésének b) pontjában és 96. cikke (2) bekezdésének a) pontjában említett helyzet állt elő;
c)
az a) pontban említett harmadik felek és a b) pontban említett személyek kizárásának okait, valamint szükség esetén az ítélet fajtáját és a kizárás időtartamát.
4. cikk
A kizárt pályázók adatbázisának kezelése
(1) A Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének és beosztottjainak, akikre a költségvetési rendelet 62. cikkének alkalmazása során bizonyos feladatokat ruháztak (a továbbiakban együtt: a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője), biztosítaniuk kell a kizárt pályázók adatbázisának kezelését és meg kell tennie a megfelelő technikai előkészületeket.
A Bizottság számvitelért felelős tisztviselője az intézmények kérésének megfelelően bejegyzi, módosítja vagy megszünteti a kizárásról tájékoztató jelzést.
(2) A Bizottság számvitelért felelős tisztviselője elfogadja a technikai szempontokra vonatkozó végrehajtási intézkedéseket és meghatározza a kapcsolódó eljárásokat, többek között a biztonság területén is.
Az intézkedéseket bejelenti a bizottsági szolgálatoknak és a végrehajtó hatóságoknak, valamint szükség esetén a 6. cikk (1) bekezdése értelmében az egyéb intézmények kijelölt kapcsolattartó személyeinek és a 7. cikk (2) bekezdése értelmében a kijelölt összekötő pontoknak.
5. cikk
A kizárt pályázók adatbázisához való hozzáférés
(1) A Bizottságon és a végrehajtó ügynökségen kívüli intézmények közvetlen hozzáféréssel rendelkeznek a kizárt pályázók adatbázisában található adatokhoz a Bizottság által rendelkezésre bocsátott számviteli rendszeren (ABAC) vagy kapcsolattartó pontokon keresztül.
(2) A forrásokat megosztott irányítással kezelő végrehajtó hatóságok vagy szervek, valamint a tagállamok azon nemzeti közigazgatási szervei, amelyek centralizált közvetett irányítással kezelik a forrásokat, összekötő pontokon keresztül férnek hozzá a kizárt pályázók adatbázisában lévő adatokhoz.
(3) Azon végrehajtó hatóságok vagy szervek számára, amelyek centralizált közvetett, decentralizált vagy közös irányítással kezelik a forrásokat, összekötő pontokon keresztül kell biztosítani a kizárt pályázók adatbázisában lévő adatokhoz való hozzáférést, amennyiben igazolják az illetékes bizottsági szolgálat felé, hogy alkalmazzák a megfelelő, a 2342/2002/EK, Euratom rendelet 134a. cikke (4) bekezdésének második albekezdése alapján hozott megállapodásokban szereplő adatvédelmi intézkedéseket.
Mindazonáltal, a végrehajtó hatóságok vagy szervek számára nem szabad a kizárt pályázók adatbázisában lévő adatokhoz való hozzáférést biztosítani a következő esetekben:
a)
az illetékes bizottsági szolgálat nem kapta kézhez az első albekezdésben említett igazolást;
b)
az illetékes bizottsági szolgálat bizonyítékkal rendelkezik arra vonatkozóan, hogy a végrehajtó hatóságok vagy szervek nem alkalmazzák a megfelelő adatvédelmi intézkedéseket;
c)
az illetékes bizottsági szolgálat úgy ítéli meg, hogy a hozzáférés nem lenne helyénvaló a Bizottság előzetes ellenőrzését is magában foglaló, korlátozott mértékű decentralizáció esetében.
Abban az esetben, amikor a kizárt pályázók adatbázisában található adatokhoz való hozzáférést megtagadják, az illetékes bizottsági szolgálat meghozza a megfelelő intézkedéseket annak érdekében, hogy a Közösségek pénzügyi érdekei legalább azonos szintű védelemben részesüljenek. Ezen intézkedések keretein belül a szerződés vagy támogatás odaítélése előtt az illetékes bizottsági szolgálat megbizonyosodik arról, hogy az érintett harmadik félre vonatkozóan nem jegyeztek be kizárásról tájékoztató jelzést.
(4) A bizottsági szolgálatok és végrehajtó hatóságok hozzáférését a kizárt pályázók adatbázisában található adatokhoz a 2008/969/EK, Euratom bizottsági határozat (10) szabályozza.
6. cikk
Az intézményeken belüli kapcsolattartó pontok és jogosult felhasználók
(1) A Bizottságon és a végrehajtó ügynökségeken kívüli összes intézménynek ki kell jelölnie egy kapcsolattartót, aki az összes, kizárt pályázók adatbázisával kapcsolatos kérdésért felelős, valamint meg kell adniuk a felelős személyek nevét a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének.
(2) A kapcsolattartók hozzáférést biztosíthatnak a kizárt pályázók adatbázisában található információhoz a jogosult felhasználók számára, akik az intézmények alkalmazottai, és akik számára az adatbázishoz való hozzáférés elengedhetetlen fontosságú feladataik megfelelő elvégzéséhez. Minden egyes kapcsolattartó nyilvántartást vezet a jogosult felhasználókról és kérésre ezt hozzáférhetővé teszi a Bizottság számára.
A jogosult felhasználók aktív módon online is hozzáférhetnek a kizárt pályázók adatbázisához.
(3) Az intézménynek rendelkeznie kell megfelelő biztonsági intézkedésekről annak érdekében, hogy jogosulatlan személyek ne olvashassák el vagy másolhassák le az adatbázisban található információkat.
7. cikk
A végrehajtó hatóságokon és szerveken belüli összekötő pontok és jogosult felhasználók
(1) Az összekötő pontok felelősek a Bizottsággal való kapcsolattartásért az összes, kizárt pályázók adatbázisával kapcsolatos kérdéssel összefüggésben.
(2) Minden tagállamnak ki kell jelölnie egy összekötő pontot a megosztott irányítással felhasznált forrásokra vonatkozóan az 53. cikk b) pontja értelmében és a nemzeti közigazgatási szervek által, centralizált közvetett irányítással kezelt forrásokra vonatkozóan a költségvetési rendelet 54. cikke (2) bekezdésének c) pontja értelmében. Kivételes és kellően megalapozott esetekben a Bizottság jóváhagyhatja tagállamonként egynél több összekötő pont kijelölését.
(3) Minden egyes harmadik ország, amely a költségvetési rendelet 53. cikkének b) pontja értelmében decentralizált igazgatással kezeli a forrásokat, az illetékes bizottsági szolgálat kérésére összekötő pontot jelöl ki.
Mindes egyes végrehajtó szerv - kivéve a nemzeti közigazgatási szerveket -, amely a rendelet 53. cikke c) pontja értelmében közös irányítással, vagy az 54. cikk (2) bekezdésének b), c) vagy d) pontja értelmében centralizált közvetett irányítással kezeli a forrásokat, az illetékes bizottsági szolgálat kérése összekötő pontot jelöl ki.
Mindazonáltal, az illetékes bizottsági szolgálat nem kérheti összekötő pont kijelölését, ha ilyen összekötő pont már létezik.
Abban az esetben, ha a felelős bizottsági szolgálat visszavonja valamely összekötő pont hozzáférését a kizárt pályázók adatbázisához, erről tájékoztatja a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjét.
(4) Minden egyes tagállam, valamint a (3) bekezdésben említett minden egyes hatóság és szerv megadja az összekötő pontokért felelős személyek nevét a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének. A Bizottság számvitelért felelős tisztviselője közzéteszi az összekötő pontokkal rendelkező harmadik országokat és végrehajtó szerveket a Bizottság belső internetes oldalán.
(5) Az összekötő pontoknak biztosítaniuk kell a kizárt pályázók adatbázisához való hozzáférést a végrehajtó hatóságok vagy szervek számára.
A végrehajtó hatóságok vagy szervek kijelölhetnek jogosult felhasználókat saját alkalmazottjaik közül. Ezen jogosult felhasználók számát korlátozni kell azokra, akiknek a megfelelő munkavégzéshez elengedhetetlen az adatbázishoz való hozzáférés. Minden egyes végrehajtó hatóság vagy szerv nyilvántartást vezet a jogosult felhasználókról és kérésre ezt hozzáférhetővé teszi a Bizottság számára.
A költségvetés vagy az Európai Fejlesztési Alap végrehajtásával kapcsolatos szerződések odaítélése céljából a jogosult felhasználók aktív módon online is hozzáférhetnek a kizárt pályázók adatbázisához. Amennyiben az online hozzáférésre nincs lehetőség, a jogosult felhasználók letöltött adatokkal dolgozhatnak. Az utóbbi esetben az adatokat legalább havonta egyszer frissíteni kell.
(6) Azon hatóságnak vagy szervnek, amely kijelölte az összekötő pontot vagy a jogosult felhasználókat, rendelkeznie kell megfelelő biztonsági intézkedésekről annak érdekében, hogy jogosulatlan személyek ne olvashassák el vagy másolhassák le az adatbázisban található információkat.
8. cikk
Az intézmények kérelmei
(1) A kizárásról tájékoztató jelzések bejegyzésére, helyesbítésére, frissítésére vagy törlésére vonatkozó kérelmeket a bizottság számvitelért felelős tisztviselőjéhez kell intézni.
Ilyen kérelmeket csak az intézmények nyújthatnak be. E célból az illetékes bizottsági szolgálatok és végrehajtó ügynökségek a 2008/969/EK, Euratom határozat mellékletében közzétett sablont, az egyéb intézmények kapcsolattartói pedig e rendelet I. mellékletében közzétett sablont használják.
(2) A felelős bizottsági szolgálat vagy végrehajtó ügynökség a kizárásról tájékoztató jelzés bejegyzésére vonatkozó minden egyes kérelemben igazolja, hogy a közölt információ a 45/2001/EK rendelettel összhangban került megállapításra és továbbításra, valamint a jelzésekre vonatkozóan kapcsolattartót jelöl ki, aki eleget tesz az e rendelet 12. cikkében megállapított kötelezettségeknek.
A kizárásról tájékoztató jelzés bejegyzésére vonatkozó kérelem benyújtásakor a kapcsolattartók igazolják, hogy a közölt információ a 45/2001/EK rendelettel összhangban került megállapításra és továbbításra. A kapcsolattartók eleget tesznek a jelzésekkel foglalkozó kapcsolattartó személyek kötelezettségeinek.
(3) Bármely intézmény kérheti kizárásról tájékoztató jelzés ideiglenes bejegyzését a kizárás időtartamára vonatkozó határozat elfogadásáig.
(4) Az illetékes bizottsági szolgálat vagy egyéb intézmény, amely benyújtotta a kizárásról tájékoztató jelzés ideiglenes bejegyzésére vonatkozó kérelmet, felelős az e jelzés helyesbítésére, frissítésére vagy törlésére vonatkozó kérelmekért.
9. cikk
A végrehajtó hatóságoktól és szervektől származó információkon alapuló kérelmek
(1) Az összekötő pontok közlik a végrehajtó hatóságoktól vagy szervektől származó, a költségvetési rendelet 93. cikkének (1) bekezdésében említett kizárási helyzetekre vonatkozó információt a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjével, aki továbbítja ezt az információt a programért, fellépésért vagy jogalkotási tevékenységért felelős bizottsági szolgálathoz. Az összekötő pontok emellett továbbítják a végrehajtó hatóság vagy szerv arra vonatkozó igazolását is, hogy az általuk közölt információ a 95/46/EK irányelvben rögzített elvekkel összhangban került megállapításra és továbbításra.
E célból az összekötő pontok az e rendelet II. mellékletében közzétett sablont használják.
(2) Az (1) bekezdésben említett információ kézhezvétele után az illetékes bizottsági szolgálat kérelmezi a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjénél a kizárásról tájékoztató jelzés bevitelét a kizárt pályázók adatbázisába a végrehajtó hatóság vagy szerv által megállapított időtartamra, amelynek maximumát a költségvetési rendelet 93. cikkének (3) bekezdése rögzíti.
Amennyiben az időtartam nincs meghatározva, a 10. cikk (2) bekezdésével összhangban az illetékes bizottsági szolgálat ideiglenes bejegyzést kérelmez a Bizottság határozatának meghozataláig. Az illetékes bizottsági szolgálat a lehető legrövidebb időn belül a Bizottsághoz utalja az ügyet határozathozatalra.
(3) A végrehajtó hatóság vagy szerv felelős a közölt adatokért. A végrehajtó hatóság vagy szerv az összekötő ponton keresztül haladéktalanul értesíti az illetékes bizottsági szolgálatot minden olyan esetben, amikor a továbbított információt helyesbíteni, frissíteni vagy törölni kell.
E célból a végrehajtó hatóságok vagy szervek, valamint az összekötő pontok a II. mellékletben közzétett sablont használják.
A frissített információ kézhezvételekor az illetékes bizottsági szolgálat kérelmezi a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjénél az adott kizárásról tájékoztató jelzés helyesbítését, frissítését vagy törlését.
10. cikk
A kizárt pályázók adatbázisába való bejegyzés időtartama
(1) A költségvetési rendelet 93. cikke (1) bekezdésének b), c), e) és f) pontja szerinti kizárásról tájékoztató jelzéseket a kérelmet benyújtó intézmény által meghatározott és a kérelemben megjelölt időtartamra kell bejegyezni.
(2) A 8. cikk (3) bekezdésével összhangban benyújtott kérelem alapján kiadott kizárásról tájékoztató jelzést ideiglenesen három hónapos időtartamra kell bejegyezni. Az ideiglenes bejegyzés kérelemre egy alkalommal megújítható.
Mindazonáltal a 9. cikk (2) bekezdésének második albekezdésében említett kérelmek alapján kiadott kizárásról tájékoztató jelzés ideiglenes bejegyzése kivételes esetekben további három hónappal meghosszabbítható.
(3) A költségvetési rendelet 93. cikke (1) bekezdésének a) vagy d) pontja alapján kiadott, kizárásról tájékoztató jelzéseket ötéves időtartamra kell bejegyezni.
(4) A költségvetési rendelet 94. cikkének a) és b) pontja alapján kiadott, egy adott eljárásban szerződés vagy támogatás odaítéléséből való kizárást hat hónapos időtartamra kell bejegyezni.
11. cikk
A kizárásról tájékoztató jelzések törlése
A kizárásról tájékoztató jelzéseket automatikusan törölni kell a 10. cikkben megjelölt határidő lejárta után.
A bejegyzést kérelmező intézménynek a határidő lejárta előtt kérnie kell a kizárásról tájékoztató jelzés törlését, amennyiben a harmadik félre vonatkozóan nem áll fenn tovább a kizárásra okot adó helyzet, különös tekintettel a 10. cikk (3) bekezdésében meghatározott esetekre, vagy ha a kizárás bejegyzése után nyilvánvaló hibákat fedeztek fel.
12. cikk
Együttműködés
(1) Az e rendelet 8. cikkének (2) bekezdésében említett, jelzésekkel foglalkozó kapcsolattartó írásban vagy elektronikus úton megadja mindazon rendelkezésre álló vonatkozó információt, amelyek ahhoz szükségesek, hogy a kérelmező intézmény a költségvetési rendelet 93. cikke (1) bekezdésének megfelelően meghozhassa a kizárásra vonatkozó döntéseket, illetve hogy a végrehajtó hatóság vagy szerv ennek figyelembevételével dönthessen a költségvetés végrehajtásával kapcsolatos szerződések odaítéléséről.
(2) Amennyiben az intézmény rendelkezésére álló igazolások vagy bizonyítékok nem felelnek meg a már bejegyzett kizárásról tájékoztató jelzéseknek, az érintett intézmény azonnali hatállyal értesíti a jelzésekkel foglalkozó kapcsolattartó személyt. Ilyen esetben a jelzésekkel foglalkozó kapcsolattartó személy és szükség esetén az érintett összekötő személy megteszi a megfelelő lépéseket.
(3) Amennyiben a végrehajtó hatóság vagy szerv rendelkezésére álló igazolások vagy bizonyítékok nem felelnek meg a már bejegyzett kizárásról tájékoztató jelzéseknek, a hatóság vagy a szerv az összekötő ponton keresztül elküldi az információt a jelzésekkel foglalkozó kapcsolattartó személy részére. Ilyen esetben a jelzésekkel foglalkozó kapcsolattartó személy és szükség esetén az érintett összekötő személy megteszi a megfelelő lépéseket.
(4) A Bizottság számvitelért felelős tisztviselője és egyéb intézmények kapcsolattartói rendszeresen kicserélik a bevált gyakorlatokat.
A kizárt pályázók adatbázisával kapcsolatos kérdéseket a végrehajtó hatóság vagy szerv és az illetékes bizottsági szolgálat közötti megbeszélések keretein belül kell megtárgyalni.
13. cikk
Adatvédelem
(1) Az ajánlati felhívásban és az ajánlattételi felhívásban, illetve ezek hiányában a szerződések és támogatások odaítélése előtt az intézmények és végrehajtó hatóságok vagy szervek értesítik a harmadik feleket azokról az őket érintő adatokról, amelyek bekerülhetnek a kizárt pályázók adatbázisába, valamint azokról a jogi személyekről, amelyek felé ezen adatokat közölhetik. Abban az esetben, ha a harmadik felek jogi személyek, az intézmények és végrehajtó hatóságok vagy szervek értesítik a jogi személyek felett képviseleti, döntéshozatali vagy ellenőrzési joggal rendelkező személyeket is.
(2) A kizárásról tájékoztató jelzés bejegyzését kérelmező intézmény felelős azon természetes és jogi személyekkel való kapcsolattartásért, akiknek az adatai bekerülnek a kizárt pályázók adatbázisába (a továbbiakban: érintett adatalany).
Az intézmények értesítik az érintett adatalanyt a rá közvetlenül vonatkozó bármely kizárásról tájékoztató jelzés aktiválásáról, frissítéséről és törléséről, valamint közlik az indokokat.
Az intézmény válaszol az érintett adatalanyok hibás vagy hiányos személyes adataival kapcsolatos kérelmeire, illetve az adatalanyok bármely más kérelemére vagy kérdésére.
Az érintett adatalanyok a végrehajtó hatóságok vagy szervek által nyújtott információval kapcsolatos kérelmeit vagy kéréseit ezen hatóságok vagy szervek kezelik. Az illetékes bizottsági szolgálat továbbítja ezen kérelmeket és kérdéseket az érintett összekötő pontnak és erről értesíti az érintett adatalanyt.
(3) A (2) bekezdésben említett tájékoztatási követelmény megsértése nélkül a megfelelően azonosított természetes személyek tájékoztatást kérhetnek arról, hogy a kizárt pályázók adatbázisa tartalmaz-e adatokat rájuk vonatkozóan.
A Bizottság számvitelért felelős tisztviselője írásban vagy elektronikus úton tájékoztatja az érintett adatalanyt arról, hogy az adott személy szerepel-e a kizárt pályázók adatbázisába. Amennyiben a személy szerepel a rendszerben, a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője megküldi a kizárt pályázók adatbázisában található adatokat az adott adatalanyra vonatkozóan. Erről értesíti a jelzést kérelmező intézményt.
(4) A (2) bekezdésben említett tájékoztatási követelmény megsértése nélkül jogi személy felhatalmazott képviselője tájékoztatást kérhet arról, hogy a kizárt pályázók adatbázisa tartalmaz-e a jogi személyre vonatkozó adatokat.
A Bizottság számvitelért felelős tisztviselője írásban vagy elektronikus úton tájékoztatja az érintett adatalanyt arról, hogy az adott jogi személy szerepel-e a kizárt pályázók adatbázisába. Amennyiben a személy bejegyzésre került, a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője megküldi a kizárt pályázók adatbázisában található, az adott adatalanyra vonatkozó adatokat. Továbbá értesíti erről a jelzést kérelmező intézményt.
(5) A törölt jelzések csak könyvvizsgálati vagy nyomozási célból tehetők hozzáférhetővé és nem lehetnek hozzáférhetőek az adatbázis használói számára.
A kizárásról tájékoztató jelzésben szereplő, természetes személyekre vonatkozó személyes adatok azonban a jelzés törlését követően csak öt évig lehetnek a fent említett célokból hozzáférhetőek.
14. cikk
Átmeneti rendelkezések
(1) A végrehajtó hatóságoktól vagy szervektől származó információk kizárólag a 2009. január 1-je után meghozott ítéleteket érinthetik.
(2) Azon jelzéseket, amelyeket a költségvetési rendelet 95. cikke alapján e rendelet alkalmazási időpontja előtt jegyeztek be és ezen időpontban még aktívak, érvényes kizárásról tájékoztató jelzésnek kell tekinteni és közvetlenül be kell jegyezni a kizárt pályázók adatbázisába.
(3) Amennyiben egy érintett harmadik felet nem értesítettek a (2) bekezdésben említett kizárásról tájékoztató jelzés bejegyzéséről, akkor a bejegyzést kérelmező bizottsági szolgálat vagy az intézmény értesíti a harmadik felet arról, hogy adatai a rendelet alkalmazásának időpontjától számított egy hónapon belül bekerültek a kizárt pályázók adatbázisába.
(4) E rendelettel összhangban továbbra is a (2) bekezdésben említett kizárásról tájékoztató jelzés bejegyzésére vonatkozó kérelmet benyújtó illetékes bizottsági szolgálat vagy egyéb intézmény felelős ezen jelzés módosításért vagy törléséért.
(5) A bizottsági szolgálat vagy végrehajtó ügynökség által a költségvetési rendelet 93. cikke (1) bekezdésének b) és e) pontjaival összhangban, 2007. május 1-je előtt meghozott kizárási döntésekre vonatkozóan a kizárás időtartamának figyelembe kell vennie a bűnügyi nyilvántartások nemzeti jog szerinti elévülési idejét.
Ilyen esetben a kizárás időtartama a bírósági ítéletről szóló értesítés kézhezvételétől számított legfeljebb négy év lehet. Ezen időszak leteltét követően az illetékes bizottsági szolgálat vagy végrehajtó ügynökség kérelmezi a jelzés törlését.
15. cikk
Hatálybalépés
Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő huszadik napon lép hatályba.
Ezt a rendeletet 2009. január 1-jétől kell alkalmazni.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 2008. december 17-én.