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In che modo è possibile conservare la validità di un documento amministrativo informatico quando viene stampato?
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L’art. 23 del Codice dell’Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i.), riconosce alle copie analogiche di documenti informatici (es. la stampa di un certificato, un contratto, ecc.) la stessa efficacia probatoria dell’originale informatico da cui sono tratti se la loro conformità non viene espressamente disconosciuta (in giudizio). Diverso è il caso in cui la conformità all’originare informatico, in tutte le sue componenti, sia attestata da un pubblico ufficiale autorizzato. In questo caso, infatti, per negare alla copia analogica di documento informatico la stessa efficacia probatoria del documento sorgente si rende necessaria la querela di falso.
Questo regime, di carattere generale, incontra alcune deroghe rispetto alle copie analogiche di documenti amministrativi informatici.
In primo luogo l’art. 23-ter del CAD prevede che sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici possa essere apposto un contrassegno a stampa (detto anche timbro digitale o glifo) che consente di accertare la corrispondenza tra le copie analogiche stesse e l’originale informatico (in esso deve essere codificato, infatti, il documento informatico o le informazioni necessarie a verificarne la corrispondenza all’originale in formato digitale). La verifica avviene grazie ad appositi software che leggono le informazioni contenute nel timbro digitale. I software necessari per l’attività di verifica devono essere gratuiti e messi liberamente a disposizione da parte delle amministrazioni.
Inoltre, il c.d. Decreto crescita 2.0 – Decreto Legge 18 Ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla Legge 17 dicembre 2012, n. 221) ha previsto un regime semplificato per l’invio,   cittadini sprovvisti di domicilio digitale, di comunicazioni diverse dai certificati che dovranno essere utilizzati nei rapporti tra privati. In questo caso l’amministrazione può inviare al cittadino una copia analogica dei documenti stessi, sottoscritta con firma autografa sostituita a mezzo stampa, conformemente alle previsioni di legge (Decreto Legislativo 12 dicembre 1993, n. 39). L’amministrazione che invia copia cartacea della comunicazione redatta in originale informatico dovrà apporre una dicitura che specifichi che il documento informatico, da cui la copia è tratta, è stato predisposto e conservato presso l’amministrazione.
