Upplýsinga - og skjalastjórn – krafa samtímans Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Ragna Kemp Haraldsdóttir skrifa um upplýsinga og skjalastjórn . Stjórnun og miðlun upplýsinga er samofin daglegu starfi á vinnustöðum , bæði opinberum stofnunum og einkafyrirtækjum . Lífsferill skjals frá því það verður til , berst að , er vistað , skoðað , því breytt , það sam - þykkt og loks sett í varanlega vistun , eða því eytt , er lært ferli sem fagmenntuðum skjalastjórum er tamt . Án kerfisbundinnar skjalastjórnar er aukin hætta á að skjöl rati í rangar hendur , eyðileggist eða glatist , jafnvel þótt vinnulag segi til um að viðkomandi skjal eigi að vera til einhvers staðar á sameiginlegu drifi sem stundum er í daglegu tali nefnt „ svarthol “ . Staðreyndin er sú að starfsfólk vinnur daglega með upplýsingar í hvaða formi sem þær eru og óháð mikilvægi þeirra s.s. fjárhagsáætlanir jafnt sem ritaðan texta , samninga , tilboðs - eða útboðsgögn og samskipti í gegnum tölvupóst , vefsíður eða samskiptamiðla . Á sama tíma takmarkast vinnustaðurinn sjaldnast við ákveðið skrifstofuhúsnæði heldur tengist starfsfólk einnig starfi sínu í gegnum fartölvur , síma og önnur snjalltæki óháð stað og stund . Starfið fer fram hér á landi eða erlendis , í flugvél eða lest , að degi eða nóttu – og það sem verra er – í óvissu um net - og upplýsingaöryggi viðkomandi stað - ar . Upplýsingarnar eru samt sem áður eign vinnustaðarins og hluti af skjalasafni hans . Þær þurfa því að rata heim og vistast sem slíkar . Hættan er nefnilega sú að einungis lítill hluti þeirra skjala , sem starfsfólkið vinnur með í daglegu starfi , óháð staðsetningu , rati í sameiginlegan gagnagrunn vinnustaðarins hvort sem það er í rafrænt skjalastjórnarkerfi , vel skipulagt sameiginlegt drif , skjalasafn pappírsskjala eða skýjalausn . Starf skjalastjórans hefur því náð nýrri vídd þar sem markmiðið er að halda utan um öll skjöl sem varða starfsemi fyrirtækis eða stofnunar , óháð formi og staðsetningu , á sem öruggastan hátt . Ýmis lög kveða á um meðhöndlun og aðgengi að skjölum og upplýsingum og má þar nefna lög nr. 77 / 2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga , upplýsingalög nr. 140 / 2012 og lög um opinber skjalasöfn nr. 77 / 2014 . Samkvæmt þeim síðast nefndu ber skilaskyldum aðilum að skila skjalasöfnum sínum til Þjóðaskjalasafns Íslands að tilskyldum tíma liðnum . Skilaskyldir aðilar hafa lengst af skilað skjalasöfnum sínum á pappír og munu að öllum líkindum flestir gera það áfram . Rafrænu skilin eru hins vegar í sjónmáli og í apríl á þessu ári birti Þjóðskjalasafn áætlun um móttöku rafrænna gagna . Þá hefur Sandgerðisbær , fyrst sveitarfélaga , fengið heimild til þess að skila gögnum á rafrænu formi til langtímavarðveislu . Þrátt fyrir þessi framfaraskref kemur fram í nýlegri könnun Þjóð - skjalasafns að stofnanir ríkisins uppfylli lagaskyldu í skjalavörslu misvel . Samkvæmt niðurstöðunum þyrfti að leggja meiri áherslu á skjalastjórn í stofnunum , ekki síst að innleiða rafræn skjalastjórnarkerfi , sem styður jafnframt við rafræna stjórnsýslu og þjónustu . Í niðurstöðum könnunarinnar kom enn fremur fram að í þeim stofnunum sem skjalastjórar störfuðu var skjalastjórn í betra horfi en hjá þeim þar sem enginn sérstakur starfsmaður bar ábyrgð á þessum þætti . Stjórnendur gera sér í auknum mæli grein fyrir mikilvægi kerfisbundinnar skjalastjórnar í rekstrinum . Almennt aðgengi að upplýsingum þarf að vera einfalt og verklag í takt við lög og reglur og vönduð og samræmd vinnubrögð . Mikilvægt skref í þá átt að tryggja samræmi , öryggi og rekjanleika upplýsinga er að fá til starfa fagmenntaðan sérfræðing á sviði upplýsinga - og skjalastjórnar . Atvinnulífið allt starfar í umhverfi þar sem upplýsingar og skjöl gegna lykilhlutverki hvað varðar traust , rekjanleika , sönnunarbyrði , gæðastýringu og gagnsæi . Sívaxandi þörf er fyrir sérfræðinga sem búa yfir færni og þekkingu til þess að stjórna , afla , skipuleggja , varð - veita og miðla upplýsingum á skilvirkan og árangursríkan hátt . Þeir verkþættir ættu að vera í höndum fagmenntaðra skjalastjóra . Námslínan upplýsinga - og skjalastjórn og rafræn samskipti hjá skipulagsheildum er kennd innan Upplýsingafræði við Háskóla Íslands ( sjá heimasíðu HÍ ) . Námið er á framhaldsstigi ; meistaranám , diplómanám á meistarastigi og doktorsnám . Skipulag námsins tekur mið af þeim hröðu breytingum sem verða í upplýsingaumhverfi fyrirtækja og stofnana . Námslínan er kennd bæði í staðnámi og fjarnámi og hafa nemendur stundað námið víðs vegar að bæði hér og erlendis . Atvinnuhorfur sérfræð - inga í upplýsinga - og skjalastjórn hafa verið góðar . Ástæða er þó til þess að vekja athygli á greininni enda líður varla sá dagur að ekki birtist frétt í fjölmiðlum landsins sem tengist með einum eða öðrum hætti upplýsingum , skjölum og upplýsingagjöf og hvað þar mætti betur fara .