Kjarninn í hugmyndafræði Mentors er að allir nemendur eiga að fá tækifæri til að hámarka hæfni sína . Með vinnsluaðila er átt við þann sem vinnur persónuupplýsingar á vegum ábyrgðaraðila samkvæmt vinnslusamningi . Grundvallarstefna Mentors við vinnslu persónuupplýsinga Mentor er umhugað um persónuvernd og það er markmið fyrirtækisins að öll vinnsla persónuupplýsinga , hvort sem Mentor telst vinnsluaðili eða ábyrgðaraðili , sé í samræmi við gildandi lög og reglur um persónuvernd og vandaða vinnsluhætti með persónuupplýsingar . • Upplýsingakerfið InfoMentor auðveldi notendum að uppfylla kröfur um persónuvernd og að vinnslan sem kerfið býður upp sé í samræmi við lögmætar heimildir til vinnslu . Ábyrgð , trúnaður og virðing fyrir réttindum og frelsi einstaklinga og friðhelgi einkalífs er leiðarljós Mentors í allri meðferð persónuupplýsinga . Í InfoMentor kerfið er mögulegt að skrá og halda utan um ýmsar grunnupplýsingar um nemendur og aðstandendur þeirra svo sem nafn , heimilisfang og símanúmer og ýmsar upplýsingar tengdar námi og skólagöngu nemenda . Einnig er hægt að skrá í kerfið nauðsynlegar upplýsingar um starfsfólk . Mentor miðlar engum upplýsingum úr InfoMentor kerfinu nema fram komi beiðni frá ábyrgðaraðila eða að skýr lagaheimild sé fyrir hendi , sbr. t.d. 5. gr. laga um Hagstofu Íslands nr. 163 / 2007 . Eyðing gagna í InfoMentor kerfinu er aðeins framkvæmd að beiðni ábyrgðaraðila . Ábyrgðaraðila ber , þegar ekki er lengur fyrir hendi málefnalegar ástæður til varðveislu gagna í kerfinu , að tilkynna InfoMentor hvaða rafrænu gögn úr hugbúnaðinum skal ónýta eða farga . Allar aðgerðir starfsmanna Mentor eru rekjanlegar . Þá eru allir starfsmenn fyrirtækisins bundnir þagnarskyldu . Þar kemur fram nafn og netfang viðkomandi tengiliðs . Mentor skráir þessar upplýsingar til að geta sent tengiliðum í gegnum tölvupóst sérstakar upplýsingar , leiðbeiningar og annað efni sem snýr að InfoMentor kerfinu . Þegar við á eru eftirfarandi persónuupplýsingar skráðar : Skóli eða stofnun Mentor miðlar engum persónuupplýsingum til þriðja aðila sem fyrirtækið skráir vegna þjónustu við notendur InfoMentor kerfisins . Hér getur verið um að ræða skráningu á póstlista , skráningu tengda námskeiðum , beiðni um að fá kynningu á upplýsingakerfum , þátttaka í sérfræðingahópi á samfélagsmiðlum eða þátttaka í kennslufræðilegu mati á vefsíðu InfoMentors . Mentor safnar þessum upplýsingum í gegnum heimasíðu sína www.infomentor.is og vefsíðuna www.socratesss.com / is . Tilgangurinn með söfnun þessara persónuupplýsinga er að gera Mentor kleift að vera í samskiptum við og geta þjónustað viðskiptavini . Nafn og netfang einstaklings sem hefur áhuga á kynningu á InfoMentor kerfinu . Nafn , netfang , stafsheiti og skólastofnun hjá einstaklingi sem skráir sig á námskeið / ráðstefnu eða annan viðburð hjá InfoMentor . Persónugögnum sem safnað er í tengslum við póstlista er eytt að beiðni einstaklingsins og getur hann sjálfur afskráð sig með því að smella neðst á þar til gerðan hlekk í fréttabréfi . Að öðrum kosti geta einstaklingar sent inn beiðni á netfangið info@infomentor.is og óskað eftir afskráningu af póstlistanum eða óskað eftir að persónuupplýsingum sé eytt vegna annarra skráninga hjá Mentor . Öllum persónuupplýsingum um viðkomandi er þá eytt úr kerfinu . 5 . Fyrirtækið er með skriflega öryggisstefnu og framkvæmir áhættumat á allri vinnslu með persónuupplýsingar . Aðgangur starfsmanna InfoMentors að upplýsingum Aðgangsheimildir starfsmanna að kerfinu InfoMentor byggjast á hlutverki og starfssviði þeirra innan fyrirtækisins . Upplýsingar um notendur InfoMentors kerfisins eru aðgangsstýrðar og skal starfsmaður einungis leita eftir þeim upplýsingum sem hann þarf á að halda í starfi sínu . Forstöðumaður öryggisdeildar hefur eftirlit með því að aðgangur starfsmanna að upplýsingum sé í samræmi við þau verkefni sem viðkomandi starfsmaður eða starfseining innan fyrirtækisins er að sinna . Ef starfsmaður lætur af störfum er öllum aðgangi lokað án tafar . 5.2 . Þagnarskylda helst eftir að starfsmaður hefur látið af starfi . 5.3 . Viðbrögð við öryggisbrotum Mentor , hvort sem fyrirtækið telst ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili , leggur áherslu á skýrar verklagsreglur um viðbrögð ef til öryggisbrots kemur við meðferð persónuupplýsinga . Mentor sem vinnsluaðili mun tilkynna ábyrgðaraðila , skólastjóranda og tengilið án tafar ef upp kemur öryggisbrot . Ábyrgðaraðili skal síðan tilkynna Persónuvernd og hinum skráðu brotið eftir atvikum í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf . Mentor aðstoðar ábyrgðaraðila eftir þörfum vegna þessa . 6 . Réttur einstaklinga vegna vinnslu persónuupplýsinga Mentor sem vinnsluaðili leggur áherslu á að InfoMentor kerfið sé hannað og þróað með rétt skráðra einstaklinga í huga og að kerfið búi yfir aðgerðum sem geta auðveldað viðskiptavinum sem eru ábyrgðaraðilar að uppfylla skyldur sínar gagnvart þeim sem skráðir eru í kerfið . Sem ábyrgðaraðili leggur InfoMentor áherslu að tryggja allan þann rétt sem skráðir einstaklingar eiga samkvæmt gildandi persónuverndarlögum . Allir þeir sem Mentor skráir persónuupplýsingar um eiga rétt á að vita hvaða persónuupplýsingar eru skráðar um viðkomandi hjá fyrirtækinu . Í þessari persónuverndarstefnu hefur verið gerð grein fyrir hvaða upplýsingum er safnað hjá InfoMentor og í hvaða tilgangi .