Fjárhagsaðstoð sveitarfélaga er oft síðasta úrræðið í velferðarkerfinu . Það má því færa rök fyrir því að umsækjendur séu á erfiðum tímum í lífi sínu þegar sótt er um slíka aðstoð . Umsóknarferlið hefur fram til þessa ekki tekið tillit til slíkra aðstæðna og ríkar kröfur verið settar á umsækjendur um að útvega mikið magn vottaðra gagna og bíða svo í óvissu um áframhald eða niðurstöðu . Umsækjandinn í forgrunni Rafvæðing fjárhagsaðstoðar er byltingarkennt verkefni innan Reykjavíkurborgar . Ákvörðun var tekin um að láta þarfir umsækjenda ráða ferðinni . Til að mæta væntingum og þörfum þeirra var umsóknarferlið ekki aðeins gert aðgengilegt á vefnum , heldur var öll upplifun umsækjenda endurhönnuð og aðrir þættir ferlisins látnir aðlagast henni . Verkefnið fól því ekki einungis í sér hönnun og þróun góðrar upplifunar heldur þurfti einnig að hópa starfsfólki Reykjavíkurborgar á bakvið nýtt vinnulag , breyta rótfestum reglum , venjum , og ferlum . Allt til að styðja við þróun á betri upplifun umsækjenda . Hröð en jafnframt árangursrík þróun . Í upphafi verkefnis var lögð mikil áhersla á að skilja þjónustuna með því að taka viðtöl við umsækjendur , skoða hvernig starfsfólk þjónustumiðstöva vinnur , greina markmið , væntingar , o.fl. í þeim dúr . Þá var þessi þekking tekin saman með markmiðum borgarinnar og búinn til skýr rammi fyrir áframhaldið . Þá var teymi myndað af sérfræðingum í þjónustunni frá Reykjavík og sérfræðingum í vöruhönnun - og þróun frá Kolibri og tók teymið þátt í hönnunarspretti þar sem útkoman var sterk sýn á breytta og betrumbætta þjónustu fjárhagsaðstoðar . Sveigjanleg og hröð vöruþróun Með sterka sýn og skýra stefnu gat vöruþróunarteymið keyrt hratt áfram í að hanna og þróa lausnir fyrir bæði umsækjendur og rafrænt þjónustuteymi sem sér um úrvinnslu umsókna . Í allri vegferðinni var sífellt verið að notendaprófa og koma lærdómi beint inn í þróunina . Meira má fræðast um aðferðir við hönnun og þróun rafrænnar fjárhagsaðstoðar í grein hér . Verkefnið var unnið yfir 8 mánaða tímabil . Þar af var 1 mánuður í Discovery-ferli sem felur í sér rannsóknir sem byggðar eru á samkennd með notendum , skilning á markmiðum og hönnunarspretti fyrir leiðandi sýn . Vöruþróunarferlið stóð svo yfir í 7 mánuði og á þeim tíma var komið upp innviðum í skýið , gefið út umsóknar - og úrvinnslukerfi , og komið yfir 50 nýjum virknisútgáfum í hendur á notendum . Stóraukin þægindi . Minna vesen þýðir betri þjónusta Í dag þarf umsækjandi ekki að eyða tíma eða orku í að skilja hver þjónustan er og hvernig hún virkar . Honum þarf ekki að kvíða fyrir heimsókninni á þjónustumiðstöð eða samtalinu við þjónustufulltrúann . Nú skráir umsækjandi sig einfaldlega inn með rafrænum skilríkjum og svarar nokkrum laufléttum spurningum og svo er birt skýr sýn um stöðu og framvindu þar á eftir . Þá er sérstaklega mikilvægt að þjónustuteymið þarf ekki lengur að handavinna pappíra ; skanna , ljósrita , og handslá inn í tölvu , eða útskýra flókið ferlið í sífellu fyrir fólki . Tíminn sem sparast fer í að veita betri velferðarþjónustu ; styðja við umsækjendur þannig að þeim sé kleift að komast fyrr af fjárhagsaðstoð og standa á eigin fótum . „ Kolibri hefur stutt Reykjavíkurborg í stafrænni umbreytingu í hinum ýmsu verkefnum . Við unnum með hugbúnaðarteymi frá Kolibri að gerð rafrænna umsókna um fjárhagsaðstoð inni á gólfi hjá okkur í 8 mánuði . Samstarfið gekk ótrúlega vel , allar áætlanir stóðust og hafði framlag Kolibri teymisins og vinnumenningin þeirra frábær áhrif á vinnustaðinn okkar . “ Þröstur Sigurðsson , skrifstofustjóri , Stafræn Reykjavík