Þriðjudaginn 13. september 2016 var haldinn fundur stjórnar Samtakanna ‘ 78 í húsnæði samtakanna að Suðurgötu 3 í Reykjavík . Fundinn sátu : María Helga Guðmundsdóttir formaður , Kitty Anderson alþjóðafulltrúi via skype , Álfur Birkir Bjarnason meðstjórnandi , Unnsteinn Jóhannsson varaformaður , Júlía Margrét Einarsdóttir ritari og Benedikt Traustason gjaldkeri . Einnig sat fundinn Auður Magndís Auðardóttir framkvæmdastýra . Forföll boðaði : Guðmunda Smári Dísuson Veigarsdóttir meðstjórnandi . Auður mun fara á ráðstefnu í lok næstu viku ( fimmtudag til mánudags ) og stefnt er að því að stjórn dekki skrifstofuna á meðan . 1 . Nígeríubréf Tveir nígerískir menn koma til landsins brátt og sýslumaður hefur gefið út leyfi . Þá vantar boðsbréf ( invitation letter ) frá íslenskum aðila til að fá vegabréfsáritun til landsins frá norska sendiráðinu í Nígeríu . Annar þeirra hefur sent okkur afrit af öllum skjölum o.s.frv . Erindið barst fyrst til Pink Iceland sem segja að þetta líti út fyrir að vera allt með felldu en þau eru fyrirtæki og geta ekki gert svona bréf . Þeir áætla að koma hingað 28. október . Unnsteinn mun skoða þetta með Auði . Við verðum að ganga úr skugga um að það sé ekki hægt að herma upp á okkur að þeir hafi komið hingað á okkar vegum og við höfum verið að greiða fyrir komu fólks til landsins á röngum forsendum . 2 . Iceland Airwaves og málun listaverks á gaflinn Listamenn á vegum Iceland Airwaves hafa áhuga á að mála gaflinn á Suðurgötunni . Það er samþykkt af okkar hálfu . Nágrannar eru ekki á einu máli um það hvort málverkið fái að lifa að hátíðinni lokinni . Iceland Airwaves bjóðast til þess sjálf að mála aftur yfir þetta að hátíðinni lokinni . Unnsteinn hefur verið í sambandi við þau um þetta mál . Stjórn samþykkir að það sé vilji stjórnar að fá þetta listaverk á vegginn og að við munum skoða það að láta mála yfir það að hátíð lokinni . 3 . Aðgerðaáætlun fram að vori 3.1 Ungliðahópur – styrkjasókn , viljum við sækja um til Rvk Við erum að reyna að fá meira fjármagn fyrir að halda Hrefnu í yfirumsjón með ungliðastarfinu . Velferðarráðuneytið hefur beðið um og fengið fleiri gögn og fjárhagsáætlun en á enn eftir að svara . Þetta er í ferli hjá Reykjavíkurborg líka . Þau sýna þessu skilning en beina okkur inn á skammtímastyrki sem duga bara í nokkra mánuði . Ræddar eru leiðir til að afla frekara fjármagns . 3.2 Hugmynd framkvæmdastýru um áframhaldandi fjármögnun á stöðu fræðslustýru Frestað fram á næsta fund . 3.3 Fimmtudagskvöldin , fyrirkomulag ? Mikilvægt er að við virkjum alla í utanumhald fimmtudagskvöldanna og að passa að það sé einhver skráður af fundinum . Gott væri að við tryggjum einhverja 6 - 8 aðila sem taka að sér fimmtudagskvöldin . Þá er einhver sem ber alltaf ábyrgð á að loka húsinu á kvöldin . Kitty hefur nú þegar þreifað fyrir sér og margir hafa lýst yfir áhuga . María mun bera það undir trúnaðarráð að taka þetta að sér . 3.4 Hlutverk og ábyrgð ( UJ ) Unnsteinn sendi á okkur skjal sem við getum sett athugasemdir inn á varðandi hlutverk og ábyrgð stjórnarliða . Þetta skjal má gjarnan verða opinbert þegar það er fullunnið . Þannig getur fólk vitað hvað við erum búin að áætla hvert öðru . Ef einhver hefur mikla þekkingu á tilteknum málaflokki getur sú hin sama verið talsmanneskja þess málefnis út á við . 3.5 Félagsfundur eftir tvær vikur ? Og kall eftir áhugasömum í nefndir og ráð ( UJ ) Við þurfum að kalla félaga saman aftur fljótlega til að halda samtalinu gangandi . Eftir ca tvær vikur væri gott að boða félagsfund og óskum eftir fulltrúum til að bjóða sig fram í nefndir og ráð . Lagt er til að við stefnum að því að halda félagsfundinn 6. október og við getum boðað hann í næstu viku með tveggja vikna fyrirvara . Klukkan 12:50 bætist Guðmunda inn á fundinn via Skype . 3.6 Aðgerðaráætlun stjórnar sem opin verður öllum ( UJ ) Við viljum gera almenna aðgerðaáætlun svo fólk geti fylgst með verkefnum okkar og markmiðum . Við munum kynna hana á félagsfundinum . Einnig munum við hérleiðis setja fundargerðir inn mánaðarlega . Unnsteinn leggur til að við förum í ferðalag til Akureyrar , hittum HIN Hinsegin Norðurland og stjórnsýsluna þar , til dæmis til að ræða jafningjafræðsluna . 11 - 13. nóvember er helgin sem er lögð til í þetta mál . 3.7 Siðareglur ( ÁB ) Ákveðið er að gera drög að siðareglum og leggja fyrir félagið á félagsfundi fljótlega . Siðareglur eru ræddar . 3.8 Húsnæðismál ( MHG , GSV ) Guðmunda bendir á að það séu nokkrir hlutir varðandi viðhald , að gera fjárhagsáætlun og týna til það sem þarf að kaupa inn í húsnæðið td varðandi filmur í gluggana , glasagrindur , auka hillur og hægt væri að samþykkja það allt og að ekkert verði keypt án samþykkis . María leggur til að Guðmunda punkti þessa hluti niður svo hægt verði að senda póst á Fríðu með tillögunum og í leiðinni boðað hana á fund um húsnæðismálin . Guðmunda hringir í Fríðu og María sendir póst um framhaldið . 4 . Mál hælisleitanda eru rædd Hælisleitendur sem leitað hafa til okkar þurfa á félagslegum stuðningi að halda . Kitty hefur verið að gera þessháttar en hefur takmarkaðan tíma til að sinna því . Seinasta haust fór af stað hópur sem var að vinna í þessu máli en það hefur svolítið flosnað upp . Gott væri að setja þau mál aftur í farveg , auglýsa eftir fólki til að taka þátt í hælisleitendamálum . Við þurfum að kalla saman hóp sem er tilbúinn til að vinna í málinu . Það sem okkur vantar allra allra mest er félagsvinir . Frekari umfjöllun um málefni hælisleitenda er færð í trúnaðarbók . 5 . Fjármál og bókhald Rætt var um bókhaldsmálin og næstu skref í þeim efnum .