Háskólinn á Akureyri myndar og varðveitir skjöl markvisst er sýna fram á starfsemi stofnunarinnar , styðja starfsemina og tryggja ábyrgðarskyldu gagnvart lögum , gagnvart þeim sem eiga hagsmuna að gæta , og gagnvart samfélaginu . Til skjalasafns háskólans teljast öll skjöl sem mynduð eru eða móttekin við starfsemina . Stefna í skjalastjórn er hluti af gæðakerfi háskólans . Tilgangur stefnu í skjalastjórn er að tryggja kerfisbundna meðferð og varðveislu opinberra skjala í samræmi við lög og reglur og einnig verklagsreglur sem háskólinn setur . Leiðarljós Skjöl háskólans eru áreiðanleg , heil og tiltæk , og þau endurspegla vandaða stjórnsýslu . Stefna þessi nær til allra starfseininga og starfsmanna háskólans , allra skjala sem mynduð eru eða móttekin og eru sönnun um starfsemi háskólans og til allra kerfa sem mynda og halda utan um skjöl skólans . Markmið Háskólinn á Akureyri uppfyllir ákvæði laga og reglna sem varða skjalastjórn opinberra stofnana . Háskólinn hefur heildaryfirsýn yfir gögn sem varða starfsemina . Gæði skjalasafns háskólans eru eins og best verður á kosið . Skjöl skólans eru heil , samstæð og aðgengileg . Ferill mála innan skólans er auðrekjanlegur . Starfsfók þekkir ábyrgð sem fylgir meðhöndlun skjala háskólans . Öryggi skjala háskólans er tryggt til langtímavarðveislu . Skjölum er ekki fargað án heimildar Þjóðskjalasafns Íslands . Gögn háskólans eru varðveitt í traustu rafrænu skjalastjórnarkerfi og í rafrænum skrám og upplýsingakerfum sem samþykkt eru af Þjóðskjalasafni Íslands . Háskólinn hefur skjalavistunaráætlun sem er yfirlit yfir öll kerfi sem geyma skjöl skólans . Skólinn hefur aðgengilegan málalykil og verklagsreglur með skjalastjórnarkerfinu . Einnig verklagsreglur með rafrænum skrám og gagnagrunnum . Það tryggir að skjöl eru meðhöndluð á sama hátt hjá öllum starfseiningum . Skólinn hefur skipulega fræðslu fyrir starfsfólk um skjalastjórn , lög og reglur og verklag við meðferð skjala . Meðferð skjala er liður í nýliðafræðslu og er fylgt eftir með reglulegri kennslu og þjálfun . Skólinn hefur reglur um leyfilegan frágang skjala í eigu skólans við starfslok . Rafræn kerfi sem geyma gögn háskólans uppfylla lagaskyldu um varðveislu gagna til lengri og skemmri tíma . Gögn eru afrituð reglulega og þau varin samkvæmt upplýsingaaöryggisstefnu skólans . Ábyrgð Skjalasafn Háskólans á Akureyri heyrir undir skrifstofu rektors . Rektor ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu háskólans , að unnið sé í samræmi við ákvæði laga og reglna þar um , sbr. 22. gr laga nr. 77 / 2014 um opinber skjalasöfn . Rektor ber ábyrgð á stefnu háskólans í skjalastjórn . Skjalastjóri ber faglega ábyrgð á skjalasafninu og hefur eftirlit með því að skjalavistun sé í samræmi við verklagsreglur . Hann ber ábyrgð á því að starfsfólki standi til boða fræðsla og þjálfun . Ennfremur að notkunarreglur og verklagsreglur séu aðgengilegar og uppfærðar . Forsetar fræðasviða , framkvæmdastjóri Háskólaskrifstofu og skrifstofustjóri rektorsskrifstofu bera ábyrgð á að skjalastefnu háskólans sé framfylgt hver á sínu sviði . Ábyrgðaraðilum ber að styðja við skjalastjórn og sýna gott fordæmi . Skrifstofa fræðasviðs er miðstöð skjalavörslumála á hverju fræðasviði . Skrifstofustjórar fræðasviða eru ábyrgir fyrir því að dagleg vinnsla skjala sé í samræmi við verklagsreglur , hver á sínu sviði . Forstöðumenn eininga Háskólaskrifstofu eru ábyrgir fyrir því að dagleg vinnsla skjala sé í samræmi við verklagsreglur , hver á sínu sviði . Allir starfsmenn sem mynda , móttaka og varðveita skjöl skólans í starfi sínu bera ábyrgð á að það sé gert í samræmi við stefnu og verklagsreglur . Kennslumiðstöð HA ber ábyrgð á tæknilegum hluta rafræns skjalastjórnunarkerfis og tækniþjónustu við notendur . Kerfisstjórar háskólans bera ábyrgð á öryggi gagna í rafrænum skjalavistunarkerfum og upplýsingakerfum sem og afritatöku . Allir verktakar sem starfa fyrir HA skulu tryggja að þeir uppfylli þær kröfur um meðferð skjala sem stofnunin hefur sett sér . Eftirfylgni Stefnu þessari er fylgt eftir með starfsáætlun til tveggja ára í senn . Skjalastjóri undirbýr áætlunina í samráði við skrifstofustjóra rektorsskrifstofu og skal áætlunin kynnt á fundi framkvæmdastjórnar háskólans . Stefnu þessa skal endurskoða á fimm ára fresti eða oftar ef tilefni er til .