ALP hf kt. 540400-2290 , hér eftir nefnt ALP , AVIS , fyrirtækið eða bílaleigan , vinnur eða meðhöndlar persónuupplýsingar sem fyrirtækið safnar ýmist sem ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili . ALP hefur aðsetur að Holtagörðum , Holtavegi , 104 Reykjavík og er ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem veittar eru fyrirtækinu beint . ALP er vinnsluaðili upplýsinga sem veitt eru í gegnum bókunarkerfi AVIS International . [ KEM 1 ] [ HVÓ 2 ] Hægt er að senda skriflega fyrirspurn um meðferð persónuupplýsinga á netfangið personuvernd@alp.is Söfnun og meðhöndlun persónuupplýsinga AVIS safnar upplýsingum um starfsmenn , viðskiptavini eða birgja sem fyrirtækinu er skylt að varðveita í samræmi við lög og reglur , samninga , samþykki hins skráða eða vegna lögmætra hagsmuna ábyrgðaraðila . AVIS safnar persónuupplýsingum um viðskiptavini sína í þrennskonar tilgangi ; til að veita þeim aðgang að vörum og þjónustu í samræmi við ákvæði viðskiptasamninga , til að tryggja að þjónusta sé löguð að þeirra þörfum og til að miðla til þeirra upplýsingum í markaðslegum tilgangi . AVIS safnar aðeins þeim upplýsingum sem eru nauðsynlegar til að veita þjónustu hverju sinni . Kjósi viðskiptavinur að veita ekki persónuupplýsingar er möguleiki á að fyrirtækið geti ekki útvegað viðkomandi aðila vörur eða veitt þjónustu . AVIS gæti deilt upplýsingum um þig til þjónustuaðila okkar s.s. endurskoðendum , lögmönnum og vátryggjendum . AVIS deilir upplýsingum um þig til hýsingaraðila okkar vegna reksturs upplýsingakerfa . AVIS gæti deilt persónuupplýsingum með þriðja aðila til þess að hjálpa okkur með markaðsetningu eða tilboð . Einnig gæti fyrirtækið sent upplýsingar um þig til samstarfsaðila okkar þegar þú óskar eftir þjónustu hjá AVIS í öðrum löndum . AVIS gæti deilt persónuupplýsingum með þriðja aðila s.s. lögreglu eða öðrum yfirvöldum enda sé það gert til þess að uppfylla lagaskyldu eða dómsúrskurð . AVIS miðlar einungis gögnum að því marki sem nauðsynlegt er og heimilar þriðju aðilum ekki önnur not þeirra . Aðilar þeir sem taldir eru upp hér að ofan geta talist ábyrgðaraðilar eða vinnsluaðilar eftir atvikum . Hvaða upplýsingum safnar Avis ? Bókunarupplýsingar : Þegar þú bókar bíl óskum við eftir upplýsingum um nafn , heimilisfang , símanúmer og netfang . Þetta hjálpar okkur að vinna úr bókuninni , að hafa samband við þig ef einhver vandamál koma upp , senda þér rafræna staðfestingu á öllum kvittunum fyrir bókunum sem gerðar eru . Ef þú velur að greiða fyrir leiguna þegar þú bókar , verður þú beðin / n um að slá inn tegund greiðslukorts , kortanúmer og gildistíma sem gerir okkur kleift að taka greiðslu . Undirritun samnings : Þegar þú skrifar undir leigusamning , söfnum við netfangi þínu í þeim tilgangi að senda þér afrit af samningnum og ástandskýrslu bílsins . Við getum notað netfang þitt til þess að senda þér viðvaranir vegna slæmrar færðar á vegum eða hættulegra veðuraðstæðna og er þetta gert á grundvelli hagsmuna og öryggis þíns en einnig til þess að vernda lögmæta hagsmuni fyrirtækisins . Markaðsefni og sérstök tilboð : Að undangengnu sérstöku samþykki gætum við sent þér markaðsefni á því tímabili sem leigusamningurinn gildir . Í þessu skyni notum við tölvupóstfang það sem þú skráir þegar þú skrifar undir leigusamninginn . Tölvupóstfang þetta er ekki notað í neinum öðrum tilgangi . Upplýsingum sem innihalda nafn þitt og tölvupóstfang er deilt með samstarfsaðila sem sér um tölvupóstsendingar fyrir okkar hönd og gerður hefur verið vinnslusamningur við , en þeim upplýsingum er síðan eytt jafnóðum og markaðsefni hefur verið sent í hvert skipti . Aðgangur á netinu : Þegar þú bókar , bjóðum við þér að búa til aðgang á netinu . Með þínu samþykki vistum við gögnin sem þú gefur okkur í viðskiptamannagrunn hjá okkur . Þetta auðveldar þér að bóka næstu leigu hratt og örugglega . Með því að eyða aðganginum þínum , eyðir þú ekki gögnum sem við höfum vistað um þig og þú getur enn skoðað og breytt þeim upplýsingum hvenær sem er , sjá kafla um þín réttindi . Avis Preferred : Ef þú skráir þig í Avis Preferred , búum við til aðgang fyrir þig á netinu . Aðgangurinn þinn mun innihalda allar þær upplýsingar sem þú skráðir í Avis Preferred meðlima eyðublaðið . Þær upplýsingar sem þú skráir á eyðublaðið eru aðgengilegar starfstöðvum AVIS um allan heim . Ef þú vilt breyta skráningunni eða eyða henni þá getur þú gert það hvenær sem er , sjá kafla um þín réttindi hér neðar . Wizard Korthafar : Ef þú ert Wizard Korthafi tengjum við viðskiptanúmerið þitt við þær upplýsingar sem við höfum vistað frá þér , sem gerir næstu leigur einfaldar og þægilegar . Þær upplýsingar sem þú skráir á eyðublaðið eru aðgengilegar starfstöðvum AVIS um allan heim . Ef þú vilt breyta skráningunni eða eyða henni þá getur þú gert það hvenær sem er , sjá kafla um þín réttindi hér neðar . Viðskiptasaga : Við munum halda rafrænar skrár yfir alla leigusamninga og önnur viðskipti hjá Avis . Frá þriðja aðila : Upplýsingar um stöðu þína á vanskilaskrá frá Creditinfo-Lánstraust hf. að undangengnu sérstöku yfirlýstu samþykki fyrir því . Frá tryggingarfélögum , lögreglu eða örðum ef um árekstur eða skemmdir á okkar bifreið er að ræða . Aðrar Upplýsingar : Upplýsingar sem fyrirtækið móttekur frá þér á grundvelli samþykkis , svo sem upplýsingar sem safnað er með vafrakökum á vefsíðu , úr þjónustukönnunum eða vegna sendinga á markaðsefni . IP tala : Við vistum ip töluna þína þegar þú heimsækir vefsíðu Avis . Þetta skilgreinir einungis netþjónustu aðilann þinn ( ISP – Internet Service Provider ) og inniheldur engar persónulegar upplýsingar um þig . Við notum þessar upplýsingar til að greina frá hvaða löndum umferð um vefsíðuna er að koma . Vafrakökur ( e.cookies ) : Vefsíðan okkar inniheldur vafrakökur . Kökur eru nokkurs konar fótspor sem eru dulkóðaðir textastrengir sem vefsíða geymir á tölvu notandans . Kökur geria okkur kleift að sérsníða vefsíðuna að þínum þörfum og veita þér betri upplifun á henni . Að auki eru kökur notaðar til að mæla notkun á ýmsum svæðum innan vefsíðunnar en það hjálpar okkur að meta hvað þarf að bæta á síðunni . Þær gerðir af kökum sem við notum eru “ lotukökur ” ( e.session cookies ) og “ viðvarandi kökur ” ( e.persistent cookies ) . Lotukökur eru tímabundnar og er sjálfkrafa eytt þegar þú yfirgefur vefsíðuna okkar . Viðvarandi kökur eru áfram í tölvunni þinn þar til þú eyðir þeim . Við notum ekki kökur til að safna upplýsingum er varða heimsóknir þínar á öðrum síðum , né til að safna persónulegum upplýsingum um þig , aðrar en þær sem þú hefur skráð hjá okkur af frjálsum vilja í gegnum samskipti við okkur á vefsíðu okkar . Í sumum tilfellum notum við einnig kökur – settar á síðuna af þriðja aðila til að hjálpa okkur að muna upplýsingar um þig þar sem þú ferð í gegnum síðuna , viðskiptamannaupplýsingar og að birta viðeigandi efni byggt á þínum valkostum . Þetta hjálpar okkur einni að greina notendahegðun á síðunni til að gera þína upplifun á vefsíðunni sem besta . Þú hefur ávalt val um að hafna kökum frá þriðja aðila og velja þær kökur sem vefsíðan okkar geymir á tölvunni þinni . Kökur geta ekki skaðað tölvuna þína , forrit eða tölvuskrár . Vafrakökur geta eingöngu geymt texta , sem er alltaf nafnlaus og vanalega dulkóðaður . Avis mun aldrei geyma neinar persónuupplýsingar í vafrakökum . Hvernig notar Avis upplýsingarnar þínar ? Deiling gagna í markaðslegum tilgangi Avis mun ekki veita upplýsingar um þig til annarra fyrirtækja í markaðstilgangi , annarra en samstarfsaðila okkar . Þar sem við erum hluti af alþjóðlegum hópi sem starfar fyrir Avis Budget á alþjóðavísu , munum við í einhver skipti deila upplýsingum um þig með öðrum fyrirtækjum sem starfa einnig undir Avis Budget ( staðsett innan og utan Evrópu ) er varða starfsemi okkar sem bílaleigu og þjónustu okkar . Í slíkum tilvikum ábyrgjumst við að flutningur gagna til landa utan EES-svæðisins eigi sér aðeins stað í samræmi við ákvæði þar að lútandi í gildandi persónuverndarlöggjöf . Persónulegar upplýsingar um þig sem þú veitir þegar þú bókar bíl hjá okkur verða ekki notaðar markaðslegum tilgangi nema að veittu sérstöku samþykki þar að lútandi . Bókunarupplýsingar og upplýsingar af leigusamning Við notum þessar persónuupplýsingar til þess að uppfylla lagalega skyldu okkar , vegna lögmætra hagsmuna okkar og til þess að framfylgja viðskiptasamning okkar . Við gætum deilt persónuupplýsingum eins og nafni , bílnúmeri þess ökutækis sem þú ert með á leigu ásamt yfirliti yfir þær aukavörur sem þú hefur keypt til þriðja aðila sem sér um símsvörun fyrir okkur . Slíkar upplýsingar eru aðeins aðgengilegar meðan á leigu stendur og eru alltaf geymdar á okkar netþjónum . Avis mun aldrei gefa upplýsingar um þig til þriðja aðila sem ekki eru samstarfsaðilar eða þjónustuaðilar okkar . Avis keppnir á netinu Ef þú skráir þig í leiki á síðunni okkar , biðjum við þig um að skrá ákveðnar persónuupplýsingar svo við getum haft samband við þig ef þörf krefur . Skilmálar og nákvæmar upplýsingar fyrir hverja keppni geta verið breytilegar . Ef verðlaun eru veitt í gegnum þriðja aðila , þurfum við að veita þeim aðila einnig gögnin . Skoðanakannanir Avis á netinu Þegar þú tekur þátt í skoðanakönnun á netinu getur þú verið beðinn um að veita ákveðnar upplýsingar , t.d. aldur eða tekjur svo eitthvað sé nefnt . Það er alltaf val að veita slíkar upplýsingar . Niðurstöður skoðanakannana er alltaf nýttar til að bæta þjónustu Avis bílaleigu við viðskiptavini og ekki í neinum öðrum tilgangi . Þáttaka í skoðunarkönnunum er alltaf valkvæð . Lögmætir hagsmunir til verndar eigna AVIS Fyrirtækið hefur lögmæta hagsmuni af því að vinna persónuupplýsingar um þig vegna tjónstilkynninga frá þér eða frá þriðja aðila , s.s. tryggingarfélögum eða lögreglu í þeim tilgangi að vernda eignir fyrirtækisins eða koma í veg fyrir tap á fjármunum . Tjónstilkynningar sem þú fyllir út hjá okkur geta verið sendar tryggingarfélögum eða lögreglu á Íslandi . Fréttabréf eða póstsendingar í markaðslegum tilgangi Ef þú hefur veitt samþykki þitt fyrir því þá gæti AVIS sent þér markaðsefni eða fréttatilkynningar á tölvupóstfang þitt . Slíkt samþykki er ávallt hægt að afturkalla með því að senda tölvupóst á personuvernd@avis.is eða á avis@avis.is Hversu lengi geymum við upplýsingar um þig ? Við geymum upplýsingarnar þínar eins lengi og þörf er á eða lög kveða á um . Í vissum tilfellum þurfum við að geyma upplýsingar um þig í allt að sjö ár eftir að þú átt í viðskiptum við okkur skv. lögum um bókhald nr. 145 / 1994 . Afmarkaðar lágmarksupplýsingar um viðskiptasögu geta verið geymdar ótímabundið til þess að vernda lögmæta hagsmuni okkar , svo sem að verja réttarkröfur okkar . Í öðrum tilfellum , t.d. þegar upplýsingar eru skilgreindar sem viðkvæmar persónuupplýsingar þá geymum við þær í skemmri tíma . Um leið og ekki er lengur þörf fyrir persónuupplýsingar þínar og engar málefnalegar ástæður eru lengur fyrir hendi til áframhaldandi geymslu persónuupplýsinga eyðum við þeim eða gerum ópersónugreinanlegar . Þú getur ávallt leitað til okkar til þess að fá að vita hvaða upplýsingar við höfum um þig og óskað eftir breytingu , eyðingu eða takmörkun vinnslu í þeim tilfellum sem þú hefur rétt til , sjá kafla um þín réttindi . Hvernig passar Avis uppá gögnin þín ? Öryggi persónuupplýsinga skiptir okkur afar miklu máli . Þegar þú skráir viðkvæmar upplýsingar ( svo sem greiðslukortanúmer ) í einhverju skráningarferli eða bókun , dulkóðum við upplýsingarnar með því að nota secure socket layer tæknina ( SSL ) . [ KEM 20 ] Við beitum öllum viðeigandi öryggisráðstöfunum til að vernda allar persónuupplýsingar sem okkur eru veittar . Engin aðferð á netinu er þó 100% örugg og þó við fylgjum ströngustu reglum og stöðlum getum við ekki tryggt fullkomið öryggi . Með þetta í huga , biðjum við þig um að skrá hvergi viðkvæmar kortaupplýsingar í neina reiti á síðunni okkar , nema að sá reitur sé sérstaklega merktur fyrir slíkar upplýsingar . Síðustu fjórir stafirnir í greiðslukortanúmerinu þínu eru sérstaklega dulkóðaðir í gagnagrunni okkar og eru eingöngu sýnilegir völdum starfsmönnum sem nauðsynlega þurfa að sjá þau og einungis þegar sækja þarf greiðslu fyrir veitta þjónustu eða þegar einhverjar breytingar eru gerðar á aðgangi eða bókunum . Persónuupplýsingar eru geymdar á Íslandi eða innan Evrópska efnahagssvæðisins ( EES ) , t.d. á Írlandi en einungis að því gefnu að viðkomandi hýsingaraðili sé vinnsluaðili á vegum ALP hf . Ef upp kemur öryggisbrestur sem hefur áhrif á persónuupplýsingar munum við tilkynna slíkt til Persónuverndar og eftir atvikum til þín eftir því sem lög mæla fyrir um . Þín réttindi Þér er velkomið að sjá upplýsingar sem við geymum um þig hvenær sem er og að uppfæra þau , óska eftir því að þeim verði eytt eða takmarka notkun okkar ( vinnslu ) á þeim eða afturkalla samþykki þitt í þeim tilfellum sem við byggjum vinnslu á samþykki þínu . Afturköllun þýðir þó ekki að vinnsla sem fór fram áður en samþykki var afturkallað sé ólögmæt . Í ákveðnum tilvikum takmarka önnur lög þennan rétt eins og t.d. lög um bókhald , rekstur bílaleigu , okkar skylda til þess að framfylgja samning okkar við þig eða aðrir lögmætir hagsmunir okkar . Til að fá upplýsingar um þær persónulegar upplýsingar sem við vinnum eða koma á framfæri beiðni um breytingu , eyðingu eða takmörkun vinnslu , vinsamlega hafðu samband við personuvernd@avis.is og taktu fram nafn og heimilisfang og annað hvort ökuskírteinisnúmer eða fæðingardag ( til staðfestingar ) . Skráning í fréttabréf sent með tölvupósti . Valfrjálst er að veita þessar upplýsingar en þær eru notaðar til að sérsníða innihald fréttabréfsins svo það henti þér sem best . Óskir þú eftir því að draga samþykki þitt til baka þá getur þú sent tölvupóst á netfangið personuvernd@avis.is Upplýsingar um börn Þjónusta AVIS er ekki í boði fyrir einstaklinga yngri en 17 ára og söfnum við því ekki vísvitandi upplýsingum um börn . Breytingar á þessari stefnu Persónuverndarstefna AVIS er endurskoðuð reglulega . AVIS áskilur sér rétt til þess að breyta persónuverndarstefnunni hvenær sem er , án fyrirvara . Gildandi útgáfa er ávallt aðgengileg á www.avis.is og er útgáfudagsetning ávallt sýnileg .