Í Stjórnarráði Íslands eru tíu ráðuneyti : Forsætisráðuneyti , Stjórnarráðshúsinu við Lækjartorg , 101 Reykjavík . Atvinnuvega - og nýsköpunarráðuneyti , Skúlagötu 4 , 101 Reykjavík . Dómsmálaráðuneyti , Sölvhólsgötu 7 , 101 Reykjavík . Félagsmálaráðuneytið , Skógarhlíð 6 , 105 Reykjavík . Fjármála - og efnahagsráðuneyti , Arnarhvoli við Lindargötu , 101 Reykjavík . Heilbrigðisráðuneytið , Skógarhlíð 6 , 105 Reykjavík . Nánari upplýsingar um ráðuneytin er að finna hér á vef Stjórnarráðsins ( undir „ Ráðuneyti “ í valmynd ) . Hvernig unnið er með persónuupplýsingar innan Stjórnarráðsins * Þessari síðu er ætlað að veita upplýsingar um þá vinnslu persónuupplýsinga sem á sér stað í Stjórnarráði Íslands . Umsóknir um styrki . Umsækjendur um störf hjá Stjórnarráðinu . Hverjir vinna með persónuupplýsingarnar ? Hvað er gert við persónuupplýsingarnar og hversu lengi eru þær geymdar ? Hver eru réttindi einstaklinga hvað varðar vinnslu persónuupplýsinga hjá Stjórnarráðinu ? Einnig er sagt frá því ef einstaklingar og fyrirtæki utan ráðuneytanna vinna með persónuupplýsingarnar fyrir þau . * Þessi persónuverndarstefna er sett fram með þeim fyrirvara að hún er enn í vinnslu og mun taka breytingum og verða uppfærð . Sem dæmi má nefna ef einstaklingur er nefndur á nafn í kvörtun eða kæru annars einstaklings vegna máls sem er til meðferðar hjá ráðuneyti . Þar sem ráðuneytin móta stefnur og áætlanir á sínu málefnasviði eru í sumum tilvikum unnar tölfræðiupplýsingar úr tölfræðigögnum sem fengin eru frá ríkisstofnunum sem heyra undir ráðuneytin . Ráðuneytin vinna að jafnaði með persónuupplýsingar til að sinna opinberu hlutverki sínu , til að gæta almannahagsmuna eða vegna lagaskyldu eða -heimildar . Þá er unnið með upplýsingar í tengslum við tölfræði - , sagnfræði - eða vísindarannsóknir , og við skjalavistun . Þegar unnið er með upplýsingar um birgja og aðra sem eiga í viðskiptum við ráðuneytin vegna kaupa á vöru eða þjónustu er það gert til þess að geta efnt samning við viðkomandi . Ráðuneytin afla einnig upplýsinga hjá ríkisstofnunum sem undir þau heyra og fer þá eftir viðkvæmni upplýsinganna hvaða leiðir eru notaðar . Leitast er við að tryggja öryggi upplýsinganna eftir fremsta megni . Í flestum tilfellum er það starfsfólk ráðuneytis sem vinnur með persónuupplýsingarnar og þær fara ekki út fyrir ráðuneytin . Ráðuneytunum er að vísu stundum skylt að deila upplýsingum með öðrum . Sem dæmi ef ráðuneyti berst kvörtun vegna afgreiðslu máls hjá ríkisstofnun sem undir það heyrir ber því samkvæmt lögum að senda þeirri stofnun gögn málsins , þar á meðal kvörtunina sjálfa . Þá eru utanaðkomandi sérfræðingar stundum fengnir til að afla persónuupplýsinga , svo sem við gerð úttekta eða skýrslna fyrir ráðuneytin , en í öðrum tilvikum fá þeir upplýsingarnar frá ráðuneytunum . Þá heldur Fjársýslan jafnframt utan um umsóknir og umsóknargögn þegar sótt er um störf hjá Stjórnarráðinu á vef Starfatorgs . Enda ber opinberum skjalasöfnum skylda til að tryggja örugga varðveislu skjala . Ráðuneytin eru opinberir aðilar og þar af leiðandi eiga réttindi einstaklinga samkvæmt persónuverndarlögum ekki alltaf við og í sumum tilfellum aðeins að hluta . Rétturinn til að fá aðgang að eigin persónuupplýsingum nær ekki til : fundargerða ríkisráðs og ríkisstjórnar , minnisgreina á ráðherrafundum og gagna sem tekin hafa verið saman fyrir slíka fundi , bréfaskipta við sérfróða aðila til afnota í dómsmáli eða við athugun á því hvort mál skuli höfðað , vinnugagna . Upp að vissu marki eiga allir rétt á að persónuupplýsingum um þá sé eytt . Sá réttur á þó ekki við um vinnslu ráðuneyta á persónuupplýsingum enda eru þau opinberir aðilar . Ráðuneytin leggja þó sitt af mörkum til að tryggja að einungis þeir hafi aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa vinnu sinnar vegna . Einstaklingar eiga einnig rétt á að andmæla vinnslu persónuupplýsinga þegar hún fer fram vegna verks sem unnið er í þágu almannahagsmuna , við beitingu opinbers valds eða ef vinnsla fer fram til að gæta lögmætra hagsmuna ráðuneyta . Ef unnið er með persónuupplýsingar með samþykki einstaklings getur hann alltaf dregið það til baka . Tölvukerfi flestra ráðuneytanna eru hýst og rekin af Rekstrarfélagi Stjórnarráðsins sem er með vottun frá British Standards Institution ( BSI ) um að félagið hafi innleitt stjórnkerfi upplýsingaöryggis sem uppfyllir kröfur ÍST ISO / IEC 27001 – Stjórnunarkerfi um upplýsingaöryggi-staðalsins . Rekstrarfélagið hefur sett sér stefnu í upplýsingaöryggismálum og hvert ráðuneyti hefur sett sér öryggisstefnu . Hér er fjallað um um vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við heimsóknir á vef Stjórnarráðsins og áskriftir að vefnum . Stjórnarráðið notar Google Analytics til vefmælinga . Sú þjónusta kemur til móts við þarfir fólks sem á erfitt með að lesa , til dæmis vegna lesblindu eða sjónskerðingar . Þeir þurfa því ekki að velja þjónustuna í hvert sinni sem vefurinn er heimsóttur . * „ cookies “ - sérstök skrá sem komið er fyrir á tölvu notanda sem heimsækir viðkomandi vef og geymir upplýsingar um heimsóknina . Áskrift að efni vefsins Notendur geta skráð sig í áskrift að efni vefsins . Vefurinn og þær upplýsingar sem hann tekur á móti eru vistaðar á Íslandi hjá fyrirtæki með alþjóðlega öryggisvottun ( ISO 27001 ) . Hafa samband – ábending eða fyrirspurn Á öllum síðum vefsins er hægt að hafa samband við ráðuneytin með því að senda þeim tölvupóst . Hvaða persónuupplýsingar er unnið með og hvers vegna ? Ef boðið er upp á mat á fundum eða viðburðum gæti verið óskað eftir upplýsingum frá þátttakendum um fæðuóþol eða -ofnæmi . Sjaldgæft er að aðrir en starfsmenn ráðuneytis vinni með upplýsingar um gesti þess . Ef viðburðir eða fundir eru haldnir annars staðar má þó gera ráð fyrir að sá sem heldur viðburðinn safni upplýsingum um fundargesti . Aftur á móti eru upplýsingar á skráningarblaði í afgreiðslu ekki geymdar . Öllu myndefni þar sem hreyfing á sér stað er safnað . Myndefni úr myndavélakerfi er safnað . Hvað er gert við persónuupplýsingarnar og hversu lengi eru þær geymdar ? Vinnsla persónuupplýsinga hjá ráðuneytum í tengslum við afgreiðslu fyrirspurna byggist á því að þau fara með opinbert vald en einnig er kveðið á um almenna skyldu ríkisstarfsmanna til að veita almenningi aðstoð og leiðbeiningar samkvæmt lögum um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins , nr. 70 / 1996 , og í stjórnsýslulögum , nr. 37 / 1993 , er lögð skylda á stjórnvöld að veita þeim sem til þeirra leita aðstoð og leiðbeiningar um mál sem þau sinna . Það getur þó verið að upplýsingar séu skráðar til þess að geta svarað fyrirspurn . Ef önnur ríkisstofnun sinnir málinu þá sendir ráðuneytið fyrirspurnina þangað og starfsfólk þess afgreiðir hana , hafi fyrirspurnin verið send í almennum pósti eða tölvupósti . Upplýsingum og gögnum er ekki eytt og þeim er að endingu skilað til Þjóðskjalasafns Íslands til varðveislu . Það fer eftir málaflokki hvaða upplýsinga er óskað eftir . Þessum upplýsingum er safnað til að hafa eftirlit með úthlutun fjár úr ríkissjóði . Í einhverjum tilvikum er um lagaskyldu að ræða . Í einhverjum tilvikum sjá ráðuneytin um umsýslu sjóða sem eru að öðru leyti sjálfstæðir eða skila ráðherra tillögu um úthlutun . Hvað er gert við persónuupplýsingarnar og hversu lengi eru þær geymdar ? Upplýsingum og gögnum málsins er ekki eytt og þeim er að endingu skilað til Þjóðskjalasafns Íslands til varðveislu . Vinnsla persónuupplýsinga hjá ráðuneytum í tengslum við afgreiðslu umsókna um leyfi byggist á lagaskyldu samkvæmt ákvæðum sérlaga . Það er sjaldgæft að unnið sé með viðkvæmar persónuupplýsingar í tengslum við umsóknir um leyfi en ef það er gert þá er það með samþykki viðkomandi eða vegna þess að ráðuneytin fara með opinbert vald og ber í einhverjum tilvikum lagaskylda til að afgreiða leyfisumsóknir . Í einhverjum tilvikum sjá ráðuneytin um umsýslu nefnda sem annars eru sjálfstæðar um veitingu leyfa eða skila ráðherra tillögu . Í þeim tilvikum taka ráðuneytin á móti umsóknum og umsóknargögnum og senda nefndarmönnum . Sé umsókn og fylgigögn send í bréfapósti eru þau skönnuð og sett inn á málið og þau síðan geymd í skjalasafni ráðuneytisins . Þegar mál er kært eru persónuupplýsingar skráðar til að geta tekið kæruna til meðferðar , rannsakað hana , haft samband við kæranda og til að geta sinnt lögbundnu hlutverki ráðuneytisins . Ráðuneytin vinna með upplýsingar eins og : Í einhverjum tilvikum er unnið með fjárhagsupplýsingar einstaklinga og jafnvel persónuupplýsingar eins og kynþátt eða þjóðernislegan uppruna , stjórnmálaskoðanir , trúarbrögð eða heimspekilega sannfæringu eða þátttöku í stéttarfélagi , heilsufarsupplýsingar eða upplýsingar er varða kynlíf einstaklings eða kynhneigð . Samskiptaupplýsingar koma frá einstaklingi og Þjóðskrá Íslands . Starfsfólk ráðuneytis vinnur með upplýsingarnar til að taka kæru til meðferðar . Stjórnsýslukæra og þau gögn sem henni fylgja eru síðan send þeirri ríkisstofnun sem tók ákvörðunina sem hefur verið kærð og vinnur því starfsfólk hennar einnig með upplýsingarnar . Ef önnur ríkisstofnun á að sinna málinu er ráðuneytum skylt samkvæmt lögum að senda stjórnsýslukæruna og gögn sem henni fylgja þangað og starfsfólk stofnunarinnar afgreiðir hana . Sé kæra og fylgigögn send í bréfapósti eru þau skönnuð og sett inn á málið og þau síðan geymd í skjalasafni ráðuneytisins . Hvers vegna er Stjórnarráðinu heimilt að vinna með persónuupplýsingarnar ? Persónuupplýsingar vegna samninga um kaup á vöru og þjónustu koma yfirleitt beint frá viðkomandi fyrirtæki , tengiliði þess eða einstaklingi . Þegar kaup á vöru eða þjónustu eru útboðsskyld samkvæmt lögum um opinber innkaup , nr. 120 / 2016 , annast Ríkiskaup innkaupin og vinnur ákveðnar persónuupplýsingar í tengslum við þau . Þá geta fjölmiðlar átt rétt á því að fá upplýsingar um innkaup ráðuneyta á grundvelli upplýsingalaga . niðurstöður úr atvinnuviðtali , svo sem stigagjöf og minnispunkta , Þá er leitað upplýsinga frá umsagnaraðilum eða meðmælendum um þá umsækjendur sem til greina kemur að ráða . Þegar unnið er með viðkvæmar persónuupplýsingar í tengslum við starfsumsóknir er það gert til að ráðuneytin geti uppfyllt skyldur sínar samkvæmt vinnulöggjöf og kjarasamningum , svo sem til að greiða í lífeyrissjóð og stéttarfélag . Hvernig er persónuupplýsinganna aflað eða þær fengnar ? Ýmsir aðrir vinna þó með gögnin fyrir hönd ráðuneytanna , sem dæmi ráðningarstofur . Það er mismunandi eftir ráðuneytum hvaða ráðningarstofa eða ráðgjafi er fenginn til aðstoðar . Ef umsækjandi fær starf hjá Stjórnarráðinu eru upplýsingar um hann geymdar í mannauðskerfi ríkisins . Upplýsingum og gögnum er ekki eytt og þeim er að endingu skilað til Þjóðskjalasafns Íslands til varðveislu . Það getur verið mismunandi hvers vegna ráðuneytunum er heimilt að vinna með persónuupplýsingar í tengslum við skipun nefnda . Í einhverjum tilvikum er skipað í nefndir á grundvelli lagaskyldu og í öðrum tilvikum á grundvelli verkskipulagsvalds ráðherra og er það þá hluti af opinberu valdi ráðherra . Starfsfólk ráðuneytanna vinnur með persónuupplýsingar vegna skipunar nefndarmanna og starfa þeirra og þeim er ekki miðlað til þriðja aðila , fyrir utan Fjársýslu ríkisins sem greiðir út þóknun að beiðni ráðuneytanna . Séu gögn send í bréfapósti eru þau skönnuð og sett inn á málið og þau síðan geymd í skjalasafni ráðuneytisins . Upplýsingar um kynlíf manna og kynhneigð . Vinnsluaðili : Einstaklingur eða lögaðili , stjórnvald eða annar aðili sem vinnur með persónuupplýsingar á vegum ábyrgðaraðila . Almannahagsmunir eða opinbert vald : vinnslan sé nauðsynleg vegna verks sem unnið er í þágu almannahagsmuna eða við beitingu opinbers valds sem ábyrgðaraðili fer með . Einstaklingur gert opinberar : vinnslan taki einungis til upplýsinga sem hinn skráði hefur augljóslega sjálfur gert opinberar . Réttarkrafa : vinnslan sé nauðsynleg til að unnt sé að stofna , hafa uppi eða verja réttarkröfur . Skjalavistun : vinnslan sé nauðsynleg vegna skjalavistunar í þágu almannahagsmuna og fari fram á grundvelli laga sem kveða á um viðeigandi og sértækar ráðstafanir til að vernda grundvallarréttindi og hagsmuni hins skráða , einkum þagnarskyldu . Skjal : Hvers konar gögn , jafnt rituð sem í öðru formi , er hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til , borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings .