GİRİŞ
Ülkemizde sosyal güvenlik mevzuatı sık değişmektedir. İşverenlerimiz, insan kaynakları yöneticileri ve mali müşavirlerin de bunu takip etmekte zorlandıkları bilinmektedir.
Sosyal güvenlik hakkı evrensel bir hak olup Anayasamızda “herkes sosyal güvenlik hakkına sahiptir” denilmek suretiyle, anayasal bir güvence altına alınmıştır.
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nda “kişilerin sigortalı olması zorunludur, sigorta hak ve yükümlülüklerini ortadan kaldırmak, azaltmak, vazgeçmek veya başkasına devretmek için sözleşmelere konulan hükümler geçersizdir” denilmektedir.
Anayasa ve yasa hükümlerinden görüleceği üzere, “sosyal güvenlik hakkı” vazgeçilmez olup hem hak hem de yükümlülüktür. Sorumluların bu yükümlülüğü yerine getirip getirmediğinin kontrolü ise, yasalarla yetki verilen ilgili kurum ve kuruluşlara aittir.
Kanun koyucu, kişilerin sosyal güvenliğinin sağlanması konusunda tüm vatandaşlara, kurum ve kuruluşlara sorumluluk yüklese de, bu hakkın denetimi ve kontrolü noktasında en büyük görev ve yetki, hiç kuşkusuz Sosyal Güvenlik Kurumu’na (SGK) aittir.
SGK denetimleri nedeniyle birçok sigortalı ve işveren idari yaptırımlarla karşı karşıya kaldığından ve SGK alacaklarında, Maliye alacaklarında olduğu gibi uzlaşma mekanizması olmadığından, ilgili gerçek ve tüzel kişilerin yüksek idari para cezalarına maruz kalmaması için, SGK denetimlerinde işverenlerin dikkat etmesi gereken hususlar önem arz etmektedir.
SGK’NIN DENETİM VE KONTROL YETKİSİ
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 59’uncu maddesinde: “Bu Kanunun uygulanmasına ilişkin işlemlerin denetimi, Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurları eliyle yürütülür, Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurlarının görevleri sırasında tespit ettikleri Kurum alacağını doğuran olay ve bu olaya ilişkin işlemler, yemin hariç her türlü delile dayandırılabilir. Bunlar tarafından düzenlenen tutanaklar aksi sabit oluncaya kadar geçerlidir.” denilmektedir. Sosyal Sigortalar İşlemleri Yönetmeliği’nin 114’üncü maddesinde ise; SGK’nın denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurlarının, SGK müfettişleri ve sosyal güvenlik denetmenleri olduğu belirtilmektedir.
Bireylerin sigortalılığın sağlanması noktasında, ilgili kurum ve kuruluşlardan gelen bilgi ve belgelerin yanı sıra, Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurları, genelde ihbar/şikâyet olmak üzere, bazen de rutin kontrol suretiyle işveren ve sigortalıları denetlemektedirler.
SGK’nın çalışma hayatındaki denetimleri, iki ana unsur üzerine bina edilmektedir. Bunlar “fiili tespit” ve “kaydi tespit”tir. Denetim süreçlerini ve bu süreçte dikkat edilmesi gereken hususları bu iki ana başlık altında ele alarak incelemek mümkündür.
A - Fiili Tespit (İşyerinde Yerel Denetim Yapılması)
Fiili tespit, SGK’ya gelen ihbar veya şikâyetler üzerine veya Kurum tarafından yaygın/yoğun/sektörel denetim programları kapsamında, denetim elemanlarınca işyerinde yerel denetim yapılarak çalışanların sigortalılığının yerinde kontrol edilmesidir.
Kayıt dışı istihdamla mücadele konusunda, SGK denetimlerinin büyük bir bölümünü bu fiili denetimler oluşturmaktadır.
5510 sayılı Kanun’un 86’ncı maddesine göre, fiili tespitin yapıldığı tarihten geriye dönük 1 yıl içerisinde çalışanların beyanına göre (iradeyi bozan hata, hile, tehdit halleri olmaması halinde) hizmet kazandırılması (gün ve/veya kazanç) mümkün olduğundan, yerel denetim esnasında denetim elemanlarına verilen beyanlar ve yerel denetim esnasındaki süreçlerin iyi yönetilmesi büyük önem arz etmektedir.
Yerel denetim esnasında işverenler tarafından dikkat edilecek bazı hususları kısaca aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
1-) Öncelikle; denetim kimliklerini ibraz ederek, işyerine gelme nedenlerini açıklayan denetim elemanları, işveren veya işverenin görevlendirdiği yetkili biri tarafından uygun bir üslupla karşılanmalı, denetime gelen görevlilerin görevleri gereği işyerinde bulundukları, işverene karşı bir art niyetlerinin olmadığı bilinmelidir. Denetim elemanlarının sert bir üslupla karşılanması, insan psikolojisi gereği gergin bir ortam olmasına ve denetim sürecinde iletişim sorunları yaşanmasına neden olacaktır.
2-) Denetim tarihinden geriye dönük 1 yıl içerisinde beyanlar dikkate alındığından ve tutulan tutanaklar aksi sabit oluncaya kadar geçerli olduğundan, çalışanların olası denetimlere karşı hazırlıklı olması sağlanmalıdır. Çalışanlar, sigortalılık süreleri ve ücretleri ile ilgili gerçeğe uygun olarak zaman zaman bilgilendirilmelidir. SGK sistemine ulaşamama ihtimaline karşılık işyerinde, son ayın işyeri bordrosu veya muhtasar ve prim hizmet beyannamesi bulundurulmalıdır.
3-) Sigorta açısından 1 gün dahi olsun deneme süresinin olmadığı, çalışanın emekli olmasının sigortalı olmasına engel olmadığı, çalışana sigorta yapılmamasını kendisinin istemesinin geçerli bir mazeret olmadığı, sigortalı olarak bildirilen kişilerin primlerinin ödenmesinin yeterli olmadığı fiilen çalışmaları gerektiği bilinmelidir.
4-) Denetim elemanlarının işyerine alınmamaları halinde, denetimi engelleme nedeniyle işverenin hem brüt 5 veya 10 asgari ücret tutarında cezaya maruz kalacağı hem de denetim elemanlarının kolluk kuvvetleri eşliğinde denetim yapabilecekleri bilinmelidir. Ayrıca SGK’nın denetim elemanlarının, iş mevzuatı yönünden de denetim yapabileceği unutulmamalıdır.
5-) Yerel denetim, fiili durumun bir nevi fotoğrafının çekilmesi olduğundan, denetim elemanlarınca işyerinde çalışanların kimliklerinin tespiti amacıyla, kimliklerin istenmesi gerek işverence gerekse çalışanlarca olumsuz karşılanmamalı, bu konuda denetim elemanlarına yardımcı olunmalıdır. Kimlik ibrazından kaçınmanın denetimi engelleme sayılacağı ve bu duruma neden olan kişiye, işveren veya işçi olması fark etmeksizin brüt 5 asgari ücret ceza uygulanacağı bilinmelidir.
6-) Denetim elemanları, denetim esnasında işyerindeki iş ve işleyişin aksatılmamasına azami özen gösterdikleri için, işveren tarafından işyerindeki iş ve işleyiş durdurulmamalı, rutin faaliyet devam ettirilmelidir. Çalışanların kendiliğinden veya işyeri yetkililerinin yönlendirmesiyle işyerinden ayrılmaları halinde, hem brüt 5 asgari ücret denetimi engelleme cezası hem de kimliği tespit edilemese dahi çalıştığına kanaat getirilen kişiler için “sicilsiz tahakkuk” yapılarak işveren hakkında brüt 2 asgari ücretten başlamak üzere idari para cezası uygulanacağı bilinmelidir.
7-) Denetim elemanlarının çalışabileceği uygun bir ortam hazırlanmalı, çalışanların beyanına müdahale edilmemeli, çalışanlar yanlış yönlendirilmemelidir. Aksi takdirde çalışanların yönlendirilmeleri nedeniyle denetimden sonra ikinci bir şikâyette bulunacakları unutulmamalıdır. Ayrıca çelişkili beyanlar olması durumunda denetimin daha da derinleşeceği bilinmelidir.
8-) Denetim elemanlarınca tutulan tutanaklar işveren tarafından okunarak imzalanmalı, olası yaptırımlarla karşı karşıya kalınacağı öngörülse dahi, imzadan kaçınmak yerine işveren karşı beyanlarını tutanağa yazdırmalıdır. Söz konusu karşı beyanların hem denetim elemanınca hem de denetimin dava konusu olması halinde mahkemece dikkate alınacağı, imzadan kaçınmanın sonucu etkilemeyeceği bilinmelidir.
B - Kaydi Tespit (İşyeri Defter, Kayıt ve Belgelerinin İncelenmesi)
Kaydi tespit, işyeri fiili tespitlerinde alınan beyanlara istinaden veya denetim gerekçesinin gerektirdiği haller nedeniyle, SGK’nın denetim elemanlarınca işyeri defter, kayıt ve belgelerinin incelenmesi durumudur.
5510 sayılı Kanun’un 86’ncı maddesinde: “işveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere 10 yıl süreyle, kamu idareleri 30 yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde 15 gün içinde ibraz etmek zorundadır” denildiğinden özel sektör işverenlerince işyeri kayıtlarının 10 yıl saklanması ve istenildiğinde 15 gün içinde ibraz edilmesi gerekmektedir.
Fiili tespite istinaden en fazla 1 yıllık hizmet kazandırılmasına karşılık, kaydi tespite göre özel sektör işyerlerinde 10 yıl, kamu işyerlerinde 30 yıl geriye dönük hizmet kazandırılması söz konusu olduğundan kaydi denetim süreçlerinin iyi yönetilmesi gerekmektedir. Kaydi denetim esnasında işverenler tarafından dikkat edilecek bazı hususları kısaca aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
1-) SGK denetim elemanlarınca işyeri defter, kayıt ve belgelerinin istenmesi durumunda, ilk dikkat edilmesi gereken husus, kayıt ve belge isteme yazısının işverene tebliğ tarihini takip eden 15 günlük (iş günü değil) ibraz süresinin kaçırılmamasıdır.
Takip eden 15’inci gün, resmi tatile denk gelirse tatilden sonraki ilk iş günü mesai bitimi, ibraz için son gün sayılacaktır. İdari izin sürelerinin resmi tatil sayılmadığı unutulmamalıdır.
2-) Mücbir bir sebep yoksa (yangın, sel, deprem, ağır kaza/hastalık, tutuklanma vs.) 15 günlük süre içerisinde belgeler, denetim elemanının belirttiği adrese getirilerek tutanakla teslim edilmeli veya işyerinde incelenmek üzere hazır olduğu bir dilekçe bildirilmeli veyahut makul sebepler sunularak ibraz için ek süre talep edilmelidir. Aksi takdirde işverenin, tuttuğu defter türüne göre brüt 3 asgari ücretten, brüt 12 asgari ücrete kadar idari para cezasına maruz kalacağı, 15 günlük süre geçtikten sonra verilen ek süre taleplerinin dikkate alınmayacağı, yasal süresinde verilen taleplere istinaden ek süre verilip verilmeyeceği konusunda ise takdirin, denetim elemanına ait olduğu bilinmelidir.
3-) İşyeri kayıtları bizzat işveren tarafından ibraz edilebileceği gibi teftiş verme yetkisini haiz, vekâlet verilen kişilerce de ibraz edilebileceği, vekalet olmamakla birlikte işverenin imza sirküleri ile birlikte kayıt ibrazı konusunda yazılı olarak görevlendirdiği kişilerin de (işyeri sigortalısı, mali müşavir veya 3’üncü kişiler) işyeri kayıtlarını ibraz edebileceği ancak incelenen kayıtların sadece işveren veya vekalet verdiği kişiler tarafından geri teslim alınabileceği bilinmelidir.
4-) SGK incelemelerinde, defter ve işyeri bordrosunun (çarşaf bordro) esas olduğu, bu iki ana unsurun, 5510 sayılı Kanun’un 102’nci maddesinin (e) bendinde sayılan şartları taşıması gerektiği, aksi takdirde bu kayıtların geçersiz sayılarak geçersiz sayılan her ay için defter ve bordro yönünden ayrı ayrı, brüt asgari ücretin yarısı (1/2) tutarında idari para cezasına maruz kalınacağı bu nedenle işyeri kayıtlarının denetim elemanına teslim edilmeden ön kontrol yapılarak teslim edilmesinin önemli olduğu bilinmelidir.
5-) SGK incelemelerinde esas olan kaydın defter ve bordro olması nedeniyle, işyeri defterinin 1 sayfa yaprağının eksik olmasının veya bir aya ait bordronun eksik olmasının, eksik ibraz sayılacağı ve işverenin hiç kayıt ibraz etmemiş gibi idari para cezasına maruz kalacağı bilinmelidir.
6-) Personel özlük dosyalarının, ücret hesap pusulalarının, iş sağlığı ve güvenliğine ilişkin belgelerin ve kanunen tutulması zorunlu olmayan belgelerin ibraz edilmemesi nedeniyle işveren hakkında idari para cezası uygulanmayacağı bilinmelidir.
7-) Ücret hesap pusulası, gider pusulası, ücret makbuzu gibi belgelerin ücret tediye bordrosunda bulunması gereken şekil şartlarını taşıması şartıyla, ücret tediye bordrosu yerine ibraz edilebileceği ve bu durumda işverenin, bordro ibraz etmiş gibi değerlendirileceği bilinmelidir.
8-) İstenilen defter ve belgeler zamanaşımına uğramışsa (örneğin; özel sektör işyerinin 2012 yılının defter ve belgeleri, takip eden 10’uncu yılın sonu olan 31.12.2023 tarihinde zamanaşımına uğramış sayılır) işverenin bu belgeleri ibraz edip etmemekte serbest olduğu, bu belgelerin ibraz edilmemesi ve zamanaşımına uğradığının belirtilmemesi halinde, işveren hakkında ibraz etmeme cezası uygulanmayacağı, zamanaşımının denetim elemanınca re’sen dikkate alınacağı bilinmelidir.
SONUÇ
Yukarıda anlatıldığı üzere, SGK’nın denetimlerinde dikkat edilmesi gereken bazı hususlar, sahada karşılaşılan durumlar da göz önünde bulundurularak mevzuat çerçevesinde açıklanmaya çalışılmıştır.
Dikkat edilmesi gereken hususlar bunlarla sınırlı olmayıp her denetim süreci kendine özgü durumlar içerebilir. Bu süreçte işveren ve sigortalıların iyi niyetle ve mevzuat çerçevesinde hareket etmeleri olumlu sonuçlar doğuracaktır.
Sosyal güvenlik hakkının sağlanması konusunda, işveren ve sigortalıların idari yaptırımlarla karşı karşıya kalmamaları önemli olduğu kadar, kayıt dışı istihdamın azaltılması ve sürdürülebilir bir sosyal güvenlik sisteminin hayata geçirilmesi bakımından, toplumun her kesiminin üzerine düşen görevleri titizlikle yerine getirmesi de önem arz etmektedir.