Şefik Ergönül
İHRACAT SOHBETLERİ
Yakın geçmişte ciddi bir sorun yaşayan dostlarımızdan birisi ile yaptığımız tartışmaların, sohbetlerimize katılan siz dostlarımıza ışık tutması açısından eski bir sohbeti yeniden yayınlamak istedim.
İletişimdeki önemli varsayımlardan birisi de mesajın, muhatabımız tarafından bilgisi, tecrübesi, endişeleri, beklentileri, kültür yapısı, o anki ruh hali ve bunlar gibi birçok etmen tarafından etkilenmesinden sonra, algılandığıdır.
Başka bir deyişle, muhatabımızın bizi yanlış anlamasını sağlayacak birçok şey bizi pusuda beklemektedir.
Yeni tasarladığı gömleğin denemelerini yaptırmak isteyen tasarımcı, yeşil renkli bir gömlek kumaşı istemişti.
Gelen kumaşa baktı ve derin bir iç geçirdikten sonra bağırdı;
“Hangi zevkten yoksun kişi getirdi bu kumaşı?”
Firmanın gedikli satın alma sorumlusu da sinirli bir tavırla ortaya çıkıp
“Ben getirdim, yanlış bir şey mi var diye sordu.”
Tasarımcının hiddeti geçmemiş olsa gerek, yine aynı tonlama ile sordu
“Allah aşkına başka bir renk bulamadınız mı, bu ne biçim renk kardeşim?
“Cevap çok sade, çok basit ve aynı zamanda çok açıktı.
“Siz yeşil istemediniz mi, bu da yeşil işte!”
Bu tartışmayı tasarımcılardan kumaşçılara, matbaacılardan reklam ajanslarına, evimizi boyayan ustadan bizlere kadar genişletebiliriz.
Olayın kahramanları kim olursa olsun, aynı noktada buluşacaktır.
Anlaşamamış olmak noktasında.
Sorun nedir?
Sorun üzerinde anlaşmaya varılmış bir referans noktasının (kavramının) belirlenmemiş olmasıdır.
Yeşil, ama nasıl yeşil? Koyu, açık, çağla, sarısı bol, yosun, mavimsi!
İnanıyorum ki yazımı burada noktalasam sayfanın sonuna kadar sizler yeşilin tonları ile ilgili seçenekler yazabilirsiniz.
Çözüm nedir?
Özellikle her tür boya üreten ve boya ile çalışan işletmelerimiz buna renk referansları ile çözüm bulmuşlar. Kullanıcı kendisine verilen renk seçim listesinden istediğini belirlediğinde, yukarıdaki tartışmanın önü alınmış oluyor.
Renk seçim listesine GÖRE iletişim kuruluyordu. Her şeyin çözümü bu kadar kolay mı oluyor?
Tabii ki hayır, ancak bu örnek sanırım referans noktası ile ilgili kavrama açıklık getirmiştir.
Başka bir örnek vereyim ki bu oldukça yakın bir zamanda karşılaştığım bir olaydır. Paslanmaz çelikten mutfak gereçleri imalatı yapan bir işletme ihracata yönelmeye çalışıyordu. Kurulan temaslardan bir tanesi de oldukça olumlu bir seyir izlemişti.
İşletmenin internet sitesi üzerinden yapılan ürün sunumları sonucunda da istenilen modellerde anlaşma sağlanmıştı.
Yapılan haberleşmelerde gelinen nokta ise fiyat pazarlığının bağlanmasıydı.
Her şey bu noktada başladı. Bir türlü anlaşma zemini oluşturulamıyordu.
Muhtemel alıcı ile yapılan tartışmalarda, batılı rakiplerinden bazılarının bile kendilerinden daha uygun fiyatlarla piyasada olduklarını öğrenmişlerdi. Muhtemel alıcıdan hedef fiyat istemenin bu aşamada pek uygun olmayacağını düşünerek ki bu düşüncenin altında müşterinin kendilerini yanıltabileceği endişesi de vardı, sadece kendilerinden daha uygun fiyat veren rakiplerin hangi firmalar olduğunu öğrenmeye çalıştılar.
Gelen cevaptaki isimler firmada neşeli bir şaşkınlık yaratmıştı.
Her ne kadar bu batılı firmalar, GTİP (gümrük tarife istatistik pozisyonu) aynı olan aynı gereçleri üretiyor idiyse de, kullanıcının eline geçen nihai ürün çok farklı idi.
Güzel bir tesadüf eseri olarak da, en kuvvetli rakip olarak belirtilen firmanın ürünlerinden birkaç parça da firmada mevcuttu.
Masanın üzerine kendi ürünlerini ve rakip firmanın ürünlerini yan yana koydular.
Kısa bir sessizlik oldu ve herkesin birbirine soru işareti ile bakmasına neden olan ses Genel Müdürden geldi. “Arkadaşlar biz bu müşteri ile farklı şeyler konuşuyoruz. Aynen bir şarkıda söylendiği gibi konuşuyoruz ama anlaşamıyoruz.”
Gerçekten de aynı malzemeden ve aynı şekil ve ölçüde yapılmış olmalarına karşın, masanın üzerinde çok farklı ürünler duruyordu. Zira ürünlerin son hale getirilmesi için bu firmanın yaptığı bir sürü işlemi yabancı rakipleri çok yetersiz seviyede yaparak, kendi piyasasında çok yüksek olan işçilik ücretlerinden tasarruf etmeye çalışmıştı. Bu ürünlerin de fiyatlarının aynı olamayacağını da anlamak için uzman olmaya gerek bile yoktu.
Sadece bakmak yeterli oluyordu. Karar acilen numune göndermek oldu.
Bir süre sonra gelen cevapta da, gönderilen örneklerin çok beğenildiğini ve fiyat değerlendirmelerinde bunun çok önemli olacağını bildiriyorlardı.
Şimdi ellerinde referans olarak alınacak olan örnekler vardı ve yapılan kıyaslamalar eldeki örneklere GÖRE yapılacaktı.
Başka bir olayda da ihracatı yapılmak üzere çalışılan makine parçalarının GTİP numaralarının yanlış verilmesinden dolayı az kalsın iş bozuluyordu. Çünkü yanlış verilen GTİP numarası ile ithalat yapmaya çalışan alıcı daha fazla gümrük vergisi ödemek zorunda kalacaktı.
Şans eseri gönderilen ön seri sevkiyatında bu yanlış ortaya çıkarıldı, doğru GTİP numarası saptanarak gerekli değişiklikler yapıldı ve alıcın zarar etmesi engellendi.
Artık alıcı maliyetlerini bu GTİP numarasına GÖRE yapacaktı.
Yukarıda verdiğim her üç örnekte de sorun, ne ad verirseniz verin (anlaşmazlık, uyuşmazlık, tartışma) neye GÖRE karar verileceğinin belirsiz oluşudur.
Bir de bu olayları yabancı dilde iletişim kurduğunuz kişilerle yaşadığınızı düşünmek, bence yeteri kadar endişe verici.
Düşünün ki işletme sahibi yabancı dil bilmiyor ve tercüman yardımı ile iletişim kuruyor. Varsayalım tercümanımız İngilizce biliyor.
Alıcımız da aynı sorundan muzdarip ve o da İngilizce bilen bir tercüman yardımı alıyor.
Siz Türkçe ifade ediyorsunuz, tercümanınız sizin ifadenizi İngilizce olarak alıcının tercümanına iletiyor. O da alıcınızın diline çeviriyor.
Üç farklı dil ve dört farklı kişi.
Dört değişik karakter, dört değişik bilgi seviyesi, dört farklı iletişim tarzı.
SONUÇ…
Hata yapılma olasılığının yükselmesi.
İyi de hal böyle ise ne yapacağız da hatalardan uzak olacağız?
Alırken de satarken de ürün özelliklerini en ince ayrıntılarına kadar belirlemeliyiz. Uygulanabilecek toleransları tanımlamalıyız.
Ölçümlerin ne şekilde yapılacağını detaylandırmalıyız.
Uluslararası normlar, GTİP numaraları, malzeme numaraları (tanımlamaları) gibi referans olarak alınabilecek ortak iletişim noktalarını açıklıkla belirtmeliyiz ki neye GÖRE pazarlık ettiğimizi her iki taraf ta bilsin.
“Ben öyle dememiştim” ifadesinin cevabı, çok rahatlıkla “Ben öyle anlamamıştım” olacaktır.
Tanımlamalarınız açık, net anlaşılır olsun. Anlaşıldığınızı teyit ettirin. Merak etmeyin ayıp olmaz. Aksine davranışla zarar ederseniz daha çok ayıp olur.