Değerli okurlar, bu konu ne yazık ki halen çok yaygın bir şekilde baş ağrıtmaya devam ediyor.
Bu soruya cevabınız, “Fatura aldım, sevk irsaliyesi, taşıma irsaliyesi de var, ödemelerin hepsi banka kanalıyla yapıldı, dolayısıyla bir sorunumuz yok” şeklindeyse, büyük bir sorunla karşı karşıya kalabilirsiniz. Ne yazık ki normalde yetmesi gereken bu belgeler sadece başlangıç, olmazsa zaten olmaz noktasını oluşturuyor ama yeterli değil. Zincirleme incelemelerde teşhis sizden önce konulmuş oluyor Çoğu zaman, size mal tedarik eden firmada yapılan bir inceleme oluyor.
Bu incelemede tedarikçinin alım faturaları sorunlu ise, tedarikçi sahte fatura düzenleyicisi olarak kabul edilerek rapor düzenlenmişse, o tedarikçiden mal alan, satan tüm şirketler sahte belge kullanan olarak incelemeye alınıyor. İnceleme sırasında çoğu zaman sadece o (sahte belge düzenleyicisi teşhisi konmuş) tedarikçiden almış olduğunuz belgeler kayıtlarınızda var mı yok mu ona bakılıyor.
Sizin açıklamalarınız, inceleme elemanları gözünde sadece sizin o belgeleri bilerek kullanıp kullanmadığınızı anlamak, dolayısıyla savcılığa suç duyurusunda bulunup bulunmamaya karar vermek için önem taşıyor.
Çoğunlukla önemiyle orantısız yönetiliyor Bu konularda kötü bir tecrübe yaşamamışsanız, elinizdeki belgelerin verdiği güven veya eskilerin tabiriyle “Ham yemedim ki karnım ağrısın” rahatlığıyla inceleme aşamasında sadece fatura, irsaliyeler ve banka ödeme dekontlarını, bazen kantar fişlerini ibraz ederek konuyu kapadığınızı düşünüyorsunuz. Şayet henüz tedarikçi nezdinde sahte belge düzenleyicisi şeklinde bir rapor yoksa, vergi daireleri bu tür açıklamaları kabul ederek iade süreçlerinde sorun yaratmayabiliyor. Ancak bir vergi inceleme raporu (VTR) var ve siz o nedenle inceleniyorsanız durumun çok ağır sonuçları olabiliyor.
Peki başka hangi belgeler işe yarar?
Değerli okurlar, bir problemle karşı karşıya kaldıktan sonra ne varsa onunla yetinerek sorunu izaha çalışıyorsunuz. Oysa hazırlık baştan itibaren olmalı ki sorun çıktığında zorluk çekmeden savuşturabilelim. Aşağıda bu tür sorunları savuşturmada işe yaradığını tecrübe ettiğim belge ve açıklamaları listelemeye çalıştım.
1. Sipariş sürecine ilişkin e-postalar dahil yazışmalar.
2. İhale ile temin edilmişse ihale sürecine ilişkin her türlü yazışma.
3. Kalite kontrol süreci çalışmaları.
4. Tedarikçi kabul aşaması yazışma, belgeleri.
Şirketin ortakları,
Vergi levhası, muhtasar-KDV beyan tahakkuk/ ödeme makbuz ve kira kontratı örneği.
c. Varsa vergi dairesinin yaptığı yoklama fişlerinin bir örneği,
d. Araç listesi, üretim, depolama kapasitesini ortaya koyan belgeler.
e. Avukatından alınmış yazı.
f. YMM’sinden alınmış bir yazı.
g. Muhasebecisinden alınmış bir yazı.
h. Bankacısından alınmış bir yazı.
ı. Organize sanayi bölgesi vb. bir yerde ise bölge yönetiminden alınmış yazı.
i. Ticaret odası, sanayi odası, mesleki teşekkül, oda veya birlikten alınmış yazı.
j. Web sitesi, e posta adres, cep telefonları.
k. Şirkete ve iş yapma kapasitesine dönük görseller.
l. Kapasite raporu, teşvik belgesi vb. belge ve raporlar.
m. Kalite standardı belgeleri
n. Ruhsat, izin vb. belgeler.
5. Taşıma belgesi. Taşıyan aracın plakası. Ruhsat fotokopisi. Taşıyan şoförün ehliyet fotokopisi. Malı teslim alan ve veya edenin isim ve imzaları.
6. Kantar fişleri.
7. Depo/ mal teslim makbuzu/tutanağı.
8. Reddedilen, iade edilen ürünlere ilişkin belgeler. İade, iskonto, prim faturaları.
9. Satıcının sorumluluğunda olan bir kısım tamir, bakım vb. işler. 10. YMM’nizin satıcı şirket tutanakları.
11. Güvenlik kamera kayıtları, fotoğraf, video vb. görseller. Bir sahte belge kullanma hele de düzenleme iddiası, şüphesi ile karşı karşıya kalındığında benim tavsiyem; yangın alarmı düğmesine basar gibi aşağıdaki birim ve kişiler haberdar edilmeli ve konu öncelikli-önemli iş olarak sevk ve idare edilmelidir.
1. Şirket yönetim kurulu,
2. Bir grup şirketi ise grup merkezinde bu tür konular için önceden belirlenmiş kişiler (örneğin grup CFO’su, hukuk bölüm başkanı, vergi direktörü vb.),
3. Şirketin CFO ‘su,
4. Şirketin YMM’si,
5. Şirketin avukatı, bilgilendirilmelidir. Şirketinizin bu tür durumların nasıl yönetileceğine dair bir protokolünün de bulunması faydalı olacaktır.