Dev projelerin başarı hikayelerine karşı arka plandaki zorluklar sıklıkla göz ardı edilir. Prof. Bent Flyvbjerg ve Dan Gardner’ın kaleme aldığı “How Big Things Get Done: The Surprising Factors Behind Every Successful Project, from Home Renovations to Space Exploration” (Büyük İşler Nasıl Yapılır: Ev Yenilemeden Uzay Keşfine Kadar Her Başarılı Projede Karşılaşılan Sürpriz Faktörler) adlı kitap, işte bu gerçekleri anlatıyor. 16 bin projeyi analiz eden yazarlar, başarılı projelerin ardında 5 kritik yaklaşım olduğunu ortaya koyuyor.
Dünya genelinde projelerin yüzde 70’i müşteriye ya da muhatabına ulaşamadan başarısız oluyor. Doğru yönetim ise bu oranı 20 puan azaltabiliyor. Bent Flyvbjerg ve Dan Gardner’ın kaleme aldığı “How Big Things Get Done: The Surprising Factors Behind Every Successful Project, from Home Renovations to Space Exploration” (Büyük İşler Nasıl Yapılır: Ev Yenilemeden Uzay Keşfine Kadar Her Başarılı Projede Karşılaşılan Sürpriz Faktörler) adlı kitap, devasa ölçekteki projelerin gerçekleştirilme sürecindeki zorlukları, başarısızlıkları ve bu süreçlerde sıkça göz ardı edilen gerçekleri ele alıyor. Prof. Bent Flyvbjerg, dünya çapında tanınan bir akademisyen ve büyük projelerin planlanması, karar verme süreçleri ve başarısızlık nedenleri üzerine çalışan bir uzman. Oxford Üniversitesi Said Business School’da öğretim üyesi olan Flyvbjerg, bu alandaki derin bilgisiyle kitabın ana hatlarını oluşturdu. Kitabın diğer yazarı Dan Gardner ise risk algısı, karar verme süreçleri ve psikolojisi üzerine yazdığı eserlerle tanınan bir gazeteci ve yazar.
16 BİN PROJE
Yazarlar, kitap için 1910’dan günümüze kadar 136 ülkede gerçekleştirilen 16 binden fazla projeyi analiz etti. Bunun sonucunda devasa projelerin büyük çoğunluğunun bütçe ve zaman sınırını aşma eğiliminde olduğu ortaya çıktı. Sadece bu değil yazarlar, devasa projelerle ilgili başka gerçekleri de rakamlarla ortaya koydu. Örneğin bu projelerin yüzde 90’ından fazlası, bütçe ve zaman çizelgesini aştı. Daha da çarpıcı olanıysa sadece yüzde 1’inin planlandığı gibi zamanında tamamlanıp beklenen faydayı sunması oldu. Özellikle BT projeleri, maliyet aşımında korkunç bir istatistiğe sahip. BT projelerinin yüzde 18’inin maliyetinin öngörülenin yüzde 50 üzerinde olduğu ve ortalama süre aşımının yüzde 447’ye ulaştığı da ortaya çıkan başka bir gerçek. Peki devasa projeler nasıl başarıya ulaşır? Yazarlar, yaptıkları analizlerde büyük projeleri başarıya taşıyan 5 kritik yaklaşımı ele alıyor. Bu yaklaşımlar ise şöyle…
1 SAĞDAN SOLA DÜŞÜNME
Yazarların ortaya koyduğu sağdan sola düşünme yöntemi, büyük projeleri başarıya götüren ilk yaklaşım. Buna göre bir proje, son hedefe odaklanmalı ve bu hedefe nasıl ulaşılacağı planlanmalı. Yazarlara göre mutfak yenileme projelerinden daha büyük ve karmaşık olanlara kadar tüm ölçekteki projeler için de bu yaklaşım son derece değerli. Bent Flyvbjerg ve Dan Gardner’a göre projeler, genellikle belirli bir teknolojiyi veya çözümü uygulama konusunda yanılgıya düşebiliyor. Ancak asıl mesele, bu teknolojinin gerçekten gerekli olup olmadığını sorgulamakta yatıyor. Örneğin yüksek hızlı trenler göz alıcı tasarımlarıyla çoğu kişiyi etkilese de asıl görevinin insan ve mal taşımak olduğunu anlatan yazarlar, bu temel hedefin daha az maliyetle veya farklı bir teknoloji kullanarak daha etkin şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilemeyeceğini tartışmak gerektiğini söylüyorlar. Örnek olarak da Kaliforniya’nın yüksek hızlı tren projesinin başlangıçta tahmin edilen 33 milyar dolarlık maliyetinin 80 milyar dolara fırlamasını gösteriyorlar. Yazarlardan Flyvbjerg, “Berlin Brandenburg Havalimanı, başlangıçtaki hedefine ulaşmada ciddi zorluklar yaşadı ve açılışı, planlanan tarihten yıllar sonra gerçekleşebildi. Bu, proje yönetimindeki eksikliklerin, maliyet ve zaman açısından nasıl büyük sonuçlar doğurabileceğinin çarpıcı bir örneği” diye konuşuyor. 2006’da tamamlanması planlanan Berlin Brandenburg Havalimanı 2020 yılında tamamlanırken 2 milyar Euro olarak öngörülen maliyetin 7 milyar Euro’yu aştığı tahmin ediliyor.
2 LEGO PRENSİBİ
Bent Flyvbjerg ve Dan Gardner, büyük projelerin yönetiminde “Lego Prensibini” benimsemenin hayati önemde olduğunu söylüyor. Projelerin küçük ve yönetilebilir parçalara ayrılmasının karmaşıklığı azalttığını ve yönetim sürecini kolaylaştırdığını anlatan yazarlar, Empire State Binası’nın sadece bir yıldan biraz fazla sürede tamamlanmasının bu yaklaşımın etkinliğine güzel bir örnek teşkil ettiğini vurguluyorlar. Flyvbjerg ve Gardner’a göre her bir modülün ayrı ayrı tamamlanması projenin hızla ilerlemesini ve olası sorunlara çabuk çözümler üretilmesini sağlıyor. “Projeler büyüdükçe ve karmaşıklaştıkça detaylı planlama ve modüler yaklaşımın önemi daha da artıyor” diyerek Elon Musk’ın Tesla ve SpaceX gibi projelerinde de modülerleşme prensibini başarıyla uyguladığına dikkat çekiyorlar. Tesla’nın Gigafactory’sinin küçük modüler birimlerden oluşması ve SpaceX’in Falcon roketlerinin modüler tasarımı, onlara göre bu yaklaşımın nasıl yenilikçi sonuçlar doğurabileceğinin bir ispatı. Norveç’teki küçük ölçekli hidroelektrik projeleri ve Madrid Metro’sunun genişlemesi gibi örneklerle de modülerleşmenin maliyet ve zaman yönetimi üzerindeki olumlu etkilerini anlatan Flyvbjerg ve Gardner, büyük hedeflere ulaşmak için küçük parçaların stratejik olarak nasıl birleştirileceğinin önemine vurgu yapıyor.
3 KRİTİK DENEYİMLER
Bent Flyvbjerg ve Dan Gardner, önceki deneyimlerden yararlanmanın projelerin başarılı bir şekilde yönetilmesinde kritik bir rol oynadığını söylüyor. Özellikle Olimpiyat Oyunları gibi büyük ölçekli etkinliklerin organizasyonunda geçmişten alınan derslerin önemine dikkat çekiyorlar. Gardner, “Her Olimpiyat oyunu, geçmişte yapılmış olanlardan öğrenilecek çok şey sunuyor” diyerek 1976 Montreal Oyunları’nın aşırı mali yükünü, tekrarlanan hatalardan kaçınmanın ve öğrenilen derslerin uygulanmasının gerekliliğinin somut bir örneği olduğuna dikkat çekiyor. Londra’da düzenlenen 2012 Olimpiyat Oyunları’nın çevresel sürdürülebilirlik ve yeşil bina standartlarına büyük önem vererek önceki oyunlardan alınan dersleri başarıyla uyguladığını anlatan Flyvbjerg, “Londra Olimpiyatları sürdürülebilirlik konusunda geçmiş oyunlardan edinilen deneyimlerin uygulanmasıyla öne çıktı” diyor. Big Dig gibi karmaşık inşaat projelerinin de gelecek için değerli öğrenme fırsatları sunduğunu anlatan Gardner, “Big Dig’in karşılaştığı zorluklar, benzer büyüklükteki projeler için kıymetli dersler içeriyor” şeklinde konuşuyor. Uluslararası havalimanı inşaatları da deneyim paylaşımının önemli olduğu projeler arasında. İstanbul Havalimanı da dünyanın dört bir yanındaki benzer projelerden edinilen deneyimler göz önüne alınarak lojistik planlaması ve inşaat süreci yönetimi optimize edilmiş bir proje.
4 SİMÜLASYON
Yazarlar, başarılı projelerin arkasındaki önemli bir diğer sırrın simülasyon ve tekrar olduğunu vurguluyor. Bu metodolojinin Bilbao’daki Guggenheim Müzesi, Los Angeles’taki Walt Disney Konser Salonu, Prag’daki Dans Eden Ev gibi eserlerin mimarı Frank Gehry ve animasyon stüdyosu Pixar tarafından kullanıldığını ifade eden Gardner, “Gehry, binalarının tasarımlarını dijital simülasyonlar aracılığıyla detaylı bir şekilde test ederken, Pixar film yapım sürecindeki senaryo ve story board aşamalarında sürekli olarak geri bildirim alıp gerekli düzenlemeleri yaparak projelerin daha detaylı ve güvenilir bir şekilde planlanmasını sağladı” diyor. Simülasyon ve tekrar metodunun başka bir etkili uygulaması da havacılık endüstrisinde görülüyor. Boeing ve Airbus gibi uçak üreticileri, yeni uçak modellerinin tasarım ve test süreçlerinde yoğun bir şekilde simülasyon teknolojilerinden yararlanıyor. Ünlü video oyunu şirketi Blizzard Entertainment’ın geliştirme sürecine dikkat çeken Gardner, “Blizzard, oyunlarını piyasaya sürmeden önce geniş beta test süreçleri aracılığıyla simülasyon ve tekrar yöntemini kullanır. Bu, oyunların kullanıcılar tarafından karşılaşılabilecek her türlü senaryoda test edilmesini ve olası hataların düzeltilmesini sağlıyor” diyor.
5 GERÇEK BİR TAKIM
Dan Gardner, büyük projelerin başarısının temelinde, gerçek bir takım oluşturulmasının yattığını vurguluyor ve Londra Heathrow Havalimanı Terminal 5’in inşasını bu anlayışın önemli bir örneği olarak gösteriyor. Gardner, “Projede liderlik yapan ekip içinde psikolojik güven ortamı oluşturularak ve projenin öncelikleri net bir şekilde belirlenerek tüm katılımcılar aynı hedef doğrultusunda birleştirilebildi” diyor. Terminal 5’in inşasının gerçek bir takım ruhu ve ortak hedeflere odaklanmanın projenin zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlamadaki kritik rolüne dikkat çeken Gardner, büyük spor etkinliklerinin organizasyonunda da benzer prensiplerin uygulanabileceğini düşünüyor ve ekliyor. “Dünya Kupası gibi büyük spor etkinliklerinin organizasyonunda farklı görev ve sorumlulukları olan ekip üyelerinin, ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere bir araya gelmesi, etkinliğin başarısında belirleyici bir rol oynadı.” Gardner’ın vurguladığı gibi büyük projelerin başarılı bir şekilde tamamlanması için sağlam planlamayı, net hedeflerin belirlenmesini, tekrar ve güçlü ekip çalışmasını gerektiriyor. Bu unsurlar, projelerin başarı şansını ciddi bir şekilde artırıyor.
BAŞARISIZLIĞI GETİREN 8 HATA
Risk değerlendirmesindeki başarısızlıklar: “Big Dig” projesi, ABD tarihindeki en büyük ve en maliyetli karayolu projesi olarak biliniyor. Şehir merkezindeki trafiği yer altına almayı amaçlayan proje, tahmin edilen 2,8 milyar dolarlık maliyetin 15 milyar dolara ulaşmasıyla ünlü. Proje risk değerlendirmesinde yapılan hataların ciddi sonuçlar doğurabileceğini ortaya koydu.
Projede yaşanan zorluklar: Sydney Opera Evi, başlangıçta 7 milyon Avustralya doları maliyetle ve 4 yıl içinde tamamlanması planlanan bir projeyken tasarım değişiklikleri ve inşaat sırasında karşılaşılan teknik zorluklar nedeniyle maliyeti 102 milyon Avustralya dolarına çıktı ve 14 yıl sürdü. Mimari bir başyapıt olmasının yanı sıra proje yönetiminde yaşanabilecek zorlukların da simgesel bir örneği.
Planlama süreçlerindeki hatalar: İskoçya Parlamento Binası’nın, başlangıçta 40 milyon İngiliz sterlini olarak tahmin edilen maliyeti 430 milyon İngiliz sterlinine ulaştı. 1997’de başlayan bu proje maliyet ve zaman aşımının planlama ve proje yönetimi süreçlerinde yapılan hataların net bir örneği olarak görülür.
Finansal ve teknik zorluklar: İngiltere ile Fransa arasındaki bağlantıyı sağlayan Eurotunnel’in (Manş Tüneli) başlangıçta 4,7 milyar sterlin olarak tahmin edilen maliyeti 9,5 milyar sterline ulaştı. Çevresel endişeler ve teknik sorunlar gibi zorluklar maliyetlerin artmasına neden oldu.
Teknolojik yenilik riskleri: Denver Uluslararası Havalimanı, özellikle yenilikçi ancak problemli bagaj taşıma sistemi nedeniyle tahmin edilenden 16 ay geç tamamlandı ve maliyeti neredeyse iki katına; 4,8 milyar dolara çıktı.
Yönetim hataları: Berlin Brandenburg Havalimanı planlanan açılış tarihinden neredeyse 9 yıl sonra planlanan maliyetin 3 katıyla tamamlandı. Dünyanın en büyük yolcu uçağı olan Airbus A380 proje maliyeti ve zamanlaması açısından büyük zorluklarla karşılaştı ve başlangıçtaki maliyet tahminlerinin çok üzerine çıktı.
Pazar kabulünün zorlukları: Google Glass, giyilebilir teknoloji alanında devrim yapmayı hedeflerken yüksek fiyatı ve gizlilikle ilgili endişeler nedeniyle benimsenmedi. Microsoft Zune, taşınabilir medya oynatıcı pazarında Apple’a rakip olma amacıyla piyasaya sürüldü ancak beklenen pazar payını elde edemeyerek üretimden kaldırıldı.
Maliyet kontrolü: Soçi Olimpiyatları, başlangıçta 12 milyar dolar olarak tahmin edilen maliyetin 51 milyar dolara ulaşmasıyla tarihin en pahalı Olimpiyat Oyunları olarak tarihe geçti. Bu durum altyapı geliştirme, inşaat ve proje yönetiminde yaşanan zorluklardan kaynaklandı. James Webb Uzay Teleskobu da başlangıçta 500 milyon dolar olarak planlanan bütçenin 10 milyar doları aştığı bir proje.
BAŞARILI PROJELERİN SIRRI
MÜKEMMEL PLANLAMA Apple Park, Steve Jobs’un vizyonu etrafında şekillenen, inovasyon ve sürdürülebilirliği merkeze alan Apple’ın yeni genel merkezinin adı. Yenilenebilir enerji kullanımının önceliklendirildiği, açık alanların genişliği ve çalışan iş birliğini teşvik eden tasarımıyla öne çıkıyor. Her aşamada uygulanan titiz planlama ve geri bildirim süreçleri, bu projeyi başarıya ulaştıran temel unsurlar.
ULUSLARARASI İŞ BİRLİĞİ Dubai’de bulunan ve dünyanın en yüksek binası unvanına sahip olan Burj Khalifa, karmaşık planlama ve inşaat süreçlerinin başarıyla yönetilmesinin bir simgesi. Uluslararası ekiplerin iş birliği, yenilikçi mühendislik çözümleri ve titiz risk yönetimiyle karakterize edilmiş önemli bir proje.
YENİLİKÇİ ÜRETİM Tesla Gigafactory, elektrikli araç bataryalarının ve diğer sürdürülebilir enerji çözümlerinin üretimini amaçlayan devasa tesisler. Tesla, bu fabrikalarıyla modüler tasarım ve esnek üretim süreçlerini benimseyerek maliyetleri düşürmeyi ve üretim kapasitesini artırmayı başardı. Yenilikçi üretim teknikleri ve sürdürülebilirlik ilkelerinin büyük ölçekli projelere nasıl entegre edilebileceğinin öncü örneklerinden biri.
PAYDAŞ KATILIMI 2012 Londra Olimpiyatları sürdürülebilirlik, güvenlik ve katılımcı memnuniyetini önceliklendiren, karmaşık lojistik ve çok sayıda paydaşın yönetimini gerektiren büyük bir projeydi. Etkin risk yönetimi, iş birliği ve topluluğun projeye aktif katılımı sayesinde büyük ölçekli etkinliklerin yönetiminde başarılı bir örnek olarak tarihe geçti.
“MALİYET TAHMİNLERİ AŞIRI İYİMSER”
GERÇEK DIŞI BEKLENTİLER Prof. Bent Flyvbijerg, projelerde karşılaşılan en büyük sorunu, baştan itibaren gerçekçi olmayan beklentilere sahip olmak şeklinde tanımlıyor ve şunları anlatıyor: “Gerçekçi olmayan beklentiler yanlış bir algı oluşturur. Projenin onaylanmasını sağlamak için maliyetleri düşük gösterme eğilimi, sıkça karşılaşılan bir durum. Bu, sonrasında beklenenden çok daha yüksek maliyet aşımına ve ciddi gecikmelere yol açar. Araştırmalar, projelerin maliyetlerinin genellikle yüzde 50-100 arttığını gösteriyor. Ayrıca ne kadar çok plan yaparsak geleceği o kadar az tahmin edebiliriz. Planlama belirsizlikleri azaltmak amacıyla yapılır, ancak ironik bir şekilde daha fazla planlama daha fazla belirsizlik yaratır. Bu durum, projelerin yönetiminde büyük bir paradoks oluşturur.
” EN PAHALI HATA “Araştırmalar insanların riskleri değerlendirirken yüzde 60’tan fazla bir oranda yanılgıya düşebileceklerini ortaya koyuyor” diyen Dan Gardner’a göre projelerin risk değerlendirmesi yapılırken karar vericilerin ve proje yöneticilerinin yüzde 60’lık bu yanılgı potansiyelini aklında tutması ve mümkün olduğunca objektif bir yaklaşım sergilemesi gerekiyor. Gardner, “Aşırı iyimserlik nedeniyle maliyet tahminlerinin gerçek maliyetlerden ortalama yüzde 70 daha düşük olduğu gözlemleniyor. Maliyet tahminleri ve zaman çizelgeleri konusunda aşırı iyimser olmak, projelerin gerçek maliyetleriyle karşılaşıldığında büyük bir hayal kırıklığına neden olabilir” diye konuşuyor. Proje maliyet tahminlerindeki sapmaların sıkça gözlemlenen bir sorun olduğuna da dikkat çeken Gardner, “Bu sapmalar projelerin maliyetini yüzde 45’e varan oranda artırabilir. Bir projenin başlangıç maliyet tahmini ile nihai gerçekleşen maliyet arasındaki fark, sıklıkla milyonlarca, hatta bazen milyarlarca dolara mal olabilir” diye ekliyor.
Türkiye ve dünya ekonomisine yön veren gelişmeleri yorulmadan takip edebilmek için her yeni güne haber bültenimiz “Sabah Kahvesi” ile başlamak ister misiniz?