Ayşe Nazmiye UÇA / Datassist Bordro Servisi Yönetim Kurulu Başkanı
Bir İnsan Kaynakları teknolojileri firması olan Datassist farklı şehirlerde çalışmayı oldukça uzun bir süredir deneyimliyor. Geçtiğimiz hafta Uydu Genel Merkezimizi Çanakkale'de açarak yeni bir çalışma biçimine geçtik.
Bu da çalışma kültürümüzü yeniden şekillendirme konusunda arayışlar demek. Datassist içinde uzun yıllardır Asenkron(Eşzamansız) çalışan, bazıları farklı ülkede ve şehirlerde olan ekiplerimiz var. Buna rağmen Genel Merkez ve operasyon söz konusu olunca daha ilk aydan yaşanan iletişim hataları ve birbirimizin ayağına basma durumları bana konuya daha metodik bakmamı öğütledi. Bu arayış içinde Asenkron çalışma konusu fazlasıyla odağımda.
Asenkron çalışma tam olarak nedir?
Asenkron çalışma aslında bir uzaktan çalışma biçimi ancak, kişilerin birbirleriyle gerçek zamanlı olarak etkileşime girmek zorunda kalmadan çalışabilecekleri anlamına gelir. Bir anlamda hepimiz belirli zamanlarda bu şekilde çalışıyoruz. Artık çalışmak için iş kıyafetimizi giymemiz, toplu taşımaya binmemiz, ofise gitmemiz ve toplu bir
şekilde ya da yalnız çalışmamız gerekmiyor. Belli bir projeyi, görevi veya iş öğesini kendi başımıza yapıyoruz. “Asenkron” ve “uzaktan çalışma” birbiri içine giren çalışma şekli ve kolayca birbiri yerine kullanıyorlar. Ama şimdilik; önümüzdeki dönemde Asenkron çalışma çok kullanılan bir çalışma biçimi olacak.
Aslında bir anlamda “uzaktan çalışma” işi nerede yaptığınızı, asenkron çalışma ise işin nasıl yaptığımızı açıklar. Yaygın internet erişimi ve uzaktan çalışma modellerinin gelişimi ile halihazırda bir
çok işi de asenkron yapmaya başladık. Bu durum haliyle daha az toplantı daha az telefon için hazır bulunabilme ve anında cevap verme zorunluluğunda olmama anlamına gelmeye başladı. Yani en azından bazı çalışanların toplantılara katılmaları veya canlı etkileşimde bulunmaları beklenmiyor. Onlar kendilerine verilmiş olan görevleri kendi programlarına göre halletme özgürlüğüne sahipler.
Asenkron çalışma ve uzaktan çalışma:
Fark nedir?
Uzaktan çalışmak, işinizi iş arkadaşlarınızla aynı yerde bulunmadığınız bir yerde yapmak anlamına gelir. Asenkron çalışmak, iş arkadaşlarınızla aynı anda oturum açmanıza gerek kalmadan işinizi yapmak anlamına gelir.
Asenkron çalışmanın artıları ve eksileri
Yeni jenerasyon çalışanların esneklik, hibrit ya da tamamen evden çalışma istekleri malum. Ancak bu onların acil işler için aranmalarını ve aslında bir e-posta ile çözülebilecek toplantılara katılma zorunluluğunu ortadan kaldırmıyor. Asenkron çalışmaya gelince çalışanların belli bir yüzdesinin isteği bu doğrultuda.
Asenkron çalışma neler kazandırabilir?
Uzaktan olsun olmasın belli bir programa göre çalışan kişiler iş arkadaşları, müşteriler, tedarikçiler ve üstleri tarafından sık sık kesintiye uğruyorlar. Hele bu bizim gibi ülkelerde çok daha sorgusuz bir şekilde yapılabiliyor. Bu da doğal olarak çalışanların işlerinde derinleşmelerini ve odaklanmalarını zorlaştırıyor. Asenkron çalışma, gerçek zamanlı iletişimi keserek; acil konu, toplantı gibi çalışanın dikkatini gerçek yapılacak işlerden uzaklaştıran diğer kesintiler demek. Çalışana kendi hayatını yönetme ve işini istediği zaman diliminde yapması konusunda esneklik kazandırır. Çalışanların belirli bir programa göre çalışması ve diğer çalışanlarla birlikte aktif olmaları bekleniyorsa, kendi içlerinde esnekliğe sahip olamazlar. Asenkron çalışmak, insanlara kendilerine en uygun zamanda çalışma özgürlüğü verir. Ayrıca, dağıtılmış ekiplerin önemli ölçüde farklı saat dilimlerindeki ekip üyeleriyle daha kolay işbirliği yapmasına da olanak tanır.
Asenkron çalışma, e-postalar, kayıtlı videolar, belgeler ve daha fazlası gibi kolayca yeniden ziyaret edilebilen iletişim araçları üzerine kurulduğundan, doğru bir dokümantasyon gerektirir. Çalışanların işten ayrılması sonucunda yaşanan panik, kişiye bağlı olma ve yedekleme konularına önceden hazırlık demektir.
Kayıplar neler olabilir?
İzole olarak çalışan kişiler işverenleri ile daha gevşek bağlara sahip olmaya eğilimli oluyorlar tabi ki, ancak Eşzamanlı olarak çalıştıklarında iş arkadaşları ile sıcak bağ ve arkadaşlıklıklar oluşmaya devam ediyor. İş arkadaşlarının olmaması çalışanı şirkete bağlayan unsurların azalmasına neden oluyor.
Acil veya önemli bir iş karşısında hızla ulaşılamayan çalışan, işlerin uzamasına ve aksamasına yol açabilir. Sabırsız bir yöneticiyi çileden çıkarabilir. Kesinlikle hizmete ve müşteriye dokunan konularda bu çalışma biçiminden uzak durmak en iyisidir.
Doğrudan iletişimde oluşan bir mimik, bir hareket ile alınan hızlı geri dönüş gibisi yok. Hızlı işlerde hatanın bir domino taşı gibi etrafı yıkma olasılığı var. Zamanı, çıktısı ve planı belirlenmiş bir işte kimin ne yaptığını görmek ve eşzamansız olabilmek mümkün.
Asenkron çalışma biçimi için öneriler
▶Anlık İletişim: E-postaya ek olarak; Discord, Slack gibi anlık iletişim uygulamaları, asenkron çalışma biçiminde yaşanacak iletişim sorunlarını minimize eder ve ekip içindeki bilgi akışında süreklilik sağlar.
▶Dokümantasyon: Ekip içinde kullanılan dosyaların gerektiğinde ekipteki herkes tarafından erişilebilir olması gerekir. Google Drive, One Drive gibi bulut depolama uygulamaları bunun için iyi bir çözüm olacaktır.
▶Proje Yönetimi: Trello, Asana, Jira gibi proje yönetim araçları, görevlerin ve iş süreçlerinin takibini kolaylaştırır.