Schimbări importante pentru asociațiile de proprietari. Începând cu luna iulie, asociațiile de proprietari din România vor trebui să se conformeze unui nou set de reguli care vizează modernizarea și eficientizarea gestionării documentelor financiare. Modificările își propun să faciliteze procesele administrative și să asigure o mai mare transparență și eficiență în gestionarea finanțelor asociațiilor de proprietari.
Cea mai semnificativă schimbare este adoptarea sistemului RO e-Factura. Asta înseamnă utilizarea platformei electronice pentru descărcarea facturilor de la furnizori.
Prin implementarea RO e-Factura, se va simplifica gestionarea facturilor, reducând astfel erorile și economisind timp pentru administratori.
O altă schimbare importantă este obligativitatea administratorilor de bloc de a deține semnătura electronică.
Semnătura electronică este necesară pentru a putea accesa și opera în sistemul RO e-Factura.
Obținerea semnăturii electronice poate fi realizată la nivelul asociației, unde se desemnează o persoană împuternicită, de obicei administratorul sau firma de administrare. Costurile inițiale cu semnătura electronică vor fi suportate de asociațiile de proprietari, dar ulterior aceste costuri vor fi decontate de către asociație.
După obținerea semnăturii electronice, asociațiile de proprietari trebuie să își creeze un spațiu virtual pe site-ul ANAF.
Acest spațiu va fi utilizat pentru gestionarea documentelor electronice și va implica următorii pași:
Persoana care deține dreptul de semnătură electronică trebuie să aibă și o adresă de e-mail legitimă. Prin intermediul acestei adrese, se va primi o notificare automată care confirmă accesul la spațiul virtual deținut. Acesta va fi spațiul unde utilizatorul poate efectua toate operațiunile necesare, inclusiv încărcarea și descărcarea facturilor emise de furnizori.
Sistemul RO e-Factura este deja utilizat de unele companii mari, cum ar fi ENGIE, care a anunțat că de la 1 iulie va emite doar facturi prin e-Factura.
Deși mulți administratori de blocuri se tem de această tranziție, contabilii asigură că procesul nu este complicat și că odată implementat, va facilita mult gestionarea facturilor și a relațiilor cu furnizorii.
Noile reguli pentru asociațiile de proprietari impun adoptarea tehnologiei și digitalizarea proceselor administrative, începând cu utilizarea semnăturii electronice și a sistemului RO e-Factura.
Se dorește, în acest fel, o mai mare transparență și o administrare mai eficientă a blocurilor.