W kodeksie pracy od czasu zeszłorocznej nowelizacji mamy odrębne przepisy dotyczące dwóch różnych rodzajów szkoleń pracowników. Pierwsze to szkolenia niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy, a drugie – służące podnoszeniu kwalifikacji zawodowych. Każde z nich wiąże się z odmiennymi obowiązkami pracodawcy oraz pracownika.
Jaka jest różnica między podnoszeniem kwalifikacji a odbywaniem obowiązkowych szkoleń? Podnoszenie kwalifikacji zawodowych można zdefiniować jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika. Chodzi nie tylko o zwiększanie kwalifikacji przydatnych na obecnie zajmowanym stanowisku. Mogą to być także nowe umiejętności, przydatne na dalszym etapie kariery zawodowej.
Nie ma znaczenia rodzaj szkoły czy wybrana forma szkolenia. Podnoszenie kwalifikacji może się więc odbywać poprzez podjęcie nauki na studiach wyższych lub podyplomowych czy też wzięcie udziału w dodatkowym kursie zawodowym, seminarium itp.
Co ważne – abyśmy mogli mówić o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, kluczowe jest, żeby kształcenie pracownika wystąpiło z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy. Zatrudniający może wystąpić z propozycją skierowania podwładnego na konkretne szkolenie albo wyrazić zgodę na szkolenie zaproponowane przez pracownika. Jeżeli kształcenie się osoby zatrudnionej następuje bez jakiegokolwiek udziału pracodawcy, nie będzie to formalnie uznawane za podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
Przykład
Pracownik obsługujący polskich klientów chciałby w przyszłości pracować także z kontrahentami zagranicznymi. W tym celu zapisał się na dodatkowy kurs językowy i wcześniej uzyskał zgodę pracodawcy. Kurs odbywa się raz w tygodniu w godz. 14–16. Zatrudniający ma obowiązek zwolnić podwładnego z części dnia pracy, aby umożliwić mu udział w kursie. Pracownik za ten czas zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Natomiast wprowadzony do kodeksu pracy art. 9413 dotyczy innego rodzaju szkoleń niż kształcenie w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Ma zastosowanie do obowiązkowych szkoleń niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na danym stanowisku.
Obowiązek udziału pracownika w takim szkoleniu powinien wynikać z:
■ układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego,
■ regulaminu,
■ przepisów prawa,
■ umowy o pracę albo
■ polecenia przełożonego.
Przykład
Pracodawca w regulaminie pracy zapisał, że każdy pracownik ma obowiązek raz do roku wziąć udział w szkoleniu antymobbingowym organizowanym przez firmę. W takim wypadku obowiązek uczestnictwa w szkoleniu wynika wprost z regulaminu pracy. Dlatego zatrudniający powinien pokryć koszty takiego szkolenia i zorganizować je co do zasady w godzinach pracy. Takie szkolenie powinno być traktowane jako szkolenie obowiązkowe, nie jest natomiast podnoszeniem kwalifikacji zawodowych.
W związku z tym że udział w tych szkoleniach jest obowiązkiem pracownika, uchylanie się od niego może być podstawą do wyciągnięcia wobec pracownika konsekwencji dyscyplinarnych. W niektórych przypadkach bez odbycia takich szkoleń pracodawca nie będzie mógł nawet dopuścić pracownika do pracy – np. jeśli chodzi o szkolenia bhp. Pracownik uchylający się od udziału w takim obowiązkowym szkoleniu musi się liczyć z tym, że pracodawca może rozwiązać z nim umowę o pracę.
Obowiązki – podnoszenie kwalifikacji
Z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika są związane określone obowiązki zatrudniającego. Pracodawca powinien zapewnić kształcącemu się pracownikowi urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z pracy na czas trwania zajęć oraz czas potrzebny na dojazd. Za urlop i za czas zwolnienia od pracy zatrudniony zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Przepisy dokładnie określają wymiar urlopu szkoleniowego, który wynosi:
■ 6 dni dla pracowników przystępujących do egzaminu eksternistycznego, maturalnego, potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego,
■ 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.
Pracodawca może zawrzeć z osobą zatrudnioną umowę, która będzie określała szczegółowe prawa i obowiązki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Umowa może wskazywać konkretne warunki szkolenia się przez pracownika. Przykładowo określać termin uczestniczenia w zajęciach czy frekwencję wymaganą od zatrudnionego. Pracownikowi mogą zostać przyznane także dodatkowe świadczenia, np. pokrycie kosztów materiałów edukacyjnych czy opłacenie zakwaterowania. Jednak najważniejszą kwestią, jaką zwykle reguluje taka umowa, jest to, w jakim stopniu pracodawca ponosi koszty nauki. Zazwyczaj pokrywa całość lub znaczną ich część.
Zawarcie umowy szkoleniowej jest konieczne jedynie w sytuacji, gdy pracodawca będzie chciał zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez określony czas po zakończeniu kształcenia. Taki okres nie może być dłuższy niż trzy lata. Jeżeli pracownik nie wywiąże się z tego zobowiązania, pracodawca może od niego żądać zwrotu całości lub odpowiedniej części poniesionych kosztów.
Szkolenia obowiązkowe
Natomiast w przypadku szkoleń obowiązkowych istotne jest, że ich odbycie przez pracownika jest obowiązkiem, a koszt w całości pokrywa pracodawca. Pracownik nie może być obciążany w żaden sposób kosztami takiego szkolenia. Zatem pracodawca nie może narzucić pracownikowi, że takie szkolenie sfinansuje jedynie częściowo, a pozostałe koszty szkolenia poniesie pracownik.
Zasadą jest, że takie obowiązkowe szkolenia odbywają się w godzinach pracy. Natomiast szkolenia organizowane po godzinach lub w dniu wolnym są wliczane do czasu pracy. Oznacza to, że za czas szkolenia należy się czas wolny albo wynagrodzenie i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Osoba odbywająca szkolenie w godzinach pracy nie ma obowiązku odpracowywania godzin poświęconych na szkolenie.
Przykład
Pracodawca zorganizował dla pracowników szkolenie z obsługi nowego systemu informatycznego wprowadzanego w spółce. Szkolenie miało trwać sześć godzin, dlatego pracodawca zdecydował, że odbędzie się ono w sobotę, która jest zazwyczaj dniem wolnym od pracy. Pracownik ma obowiązek wziąć udział w tym szkoleniu, jednak w związku z tym, że czas szkolenia jest zaliczany do czasu pracy, pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi w zamian innego dnia wolnego od pracy do końca okresu rozliczeniowego.
Pracodawca nie może wymagać od pracownika zawarcia umowy dotyczącej tego szkolenia. Zakazane jest też zobowiązanie pracownika z powodu uczestnictwa w szkoleniu do pozostawania w zatrudnieniu przez określony czas czy też domaganie się od pracownika zwrotu kosztów takiego szkolenia, gdyby pracownik po jego zakończeniu rozwiązał umowę z pracodawcą.
Nierówny dostęp do szkoleń
Przepisy bardzo wyraźnie zakazują dyskryminowania pracownika w zakresie dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Zakazana w tym zakresie jest dyskryminacja zarówno bezpośrednia, jak i pośrednia. Różnicowanie przez pracodawcę sytuacji pracownika z uwagi na któreś z kryteriów dyskryminacyjnych nie może więc skutkować pominięciem przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe.
Co ważne, dopuszczalne jest jednak odmienne traktowanie pracowników w tym zakresie, jeżeli pracodawca kierował się obiektywnymi powodami. Różnicowanie będzie więc uzasadnione, np. gdy jakość pracy pracowników jest znacząco różna, przez co szkolenia takie są oferowane tym najlepiej pracującym. Podobnie w niektórych przypadkach na takie różnicowanie pozwala staż pracy.
Które przepisy stosować?
Nie zawsze rozróżnienie między podnoszeniem kwalifikacji zawodowych a obowiązkowym szkoleniem może być jasne. Kluczowy dla dokonania takiego rozróżnienia może być sposób skierowania pracownika na szkolenie.
Gdy pracodawca jedynie występuje z inicjatywą co do dalszego rozwoju pracownika lub też sam pracownik występuje z taką inicjatywą, a pracodawca wyraża na to zgodę, wtedy mamy do czynienia z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Mają wtedy zastosowanie odpowiednie przepisy kodeksu pracy oraz najczęściej jest zawierana umowa dotycząca podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
Natomiast kiedy obowiązek odbycia szkolenia dotyczy ogółu pracowników zajmujących dane stanowisko i jest wyrażony w układzie zbiorowym pracy, regulaminie obowiązującym u pracodawcy lub też obowiązek ten wynika z umowy o pracę, niewątpliwie mamy do czynienia ze szkoleniem niebędącym podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Czas takiego szkolenia jest wtedy zrównany z wykonywaniem pracy przez pracownika. Obowiązek odbycia takiego szkolenia może także powstać na skutek polecenia wydanego przez przełożonego. ©℗