Chodzi o stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe. Chociaż rozporządzenie w tej sprawie zmieniło się pół roku temu, to okres przejściowy, który trwał do tej pory, miał pozwolić pracodawcom na spełnienie nowych wymogów.
- Zmodyfikowana definicja
- Zastosowanie rozporządzenia do systemów przenośnych
- Również w przypadku pracy zdalnej
- Monitor ekranowy – nie wszystko jasne
- Klawiatura oraz mysz – jako elementy odrębne
- Regulacja krzesła
- Na życzenie uchwyt na dokumenty oraz podnóżek
- Aktualizacja oceny
Niezależnie od wielkości pracodawcy i specyfiki prowadzonej działalności priorytetem jest zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy wszystkim zatrudnionym. Praca na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe także odznacza się swoimi specyficznymi zagrożeniami. Niezbędne stało się zatem opracowanie poświęconej jej specjalnej regulacji prawnej, do czego doszło już dawno – problematykę tę reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148 poz. 973; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 2367; dalej: rozporządzenie).
Rozporządzenie to doskonale spełniało swoją rolę w czasie, gdy weszło w życie, a więc kiedy dominowały komputery stacjonarne, z marginalnym udziałem komputerów mobilnych. Wraz z rozwojem technologii konieczne stało się dostosowanie jego przepisów do nowych realiów. Nowelizacja rozporządzenia weszła w życie 17 listopada 2023 r., ale pracodawcy dostali czas na dostosowanie już istniejących stanowisk pracy do nowych wymogów do 17 maja 2024 r. Czas na przeprowadzenie zmian powoli się kończy, można więc się spodziewać, że już niedługo inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy będą przeprowadzać w tym zakresie kontrole. Przypominamy dzisiaj, na co trzeba zwrócić szczególną uwagę.
Zmodyfikowana definicja
Rozporządzenie definiuje stanowisko pracy w sposób szczególny, uwzględniając jego specyfikę, w tym niezbędne elementy wyposażenia. Pod pojęciem stanowiska pracy kryje się przestrzeń pracy wraz z: monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika (jako wyposażeniem podstawowym), krzesłem i stołem oraz opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem do dokumentów i podnóżkiem.
Wydaje się, że w przypadku siedzącej pracy przed monitorem ekranowym do wyposażenia podstawowego powinny zaliczać się także krzesło oraz stół. Tymczasem niezaliczenie w szczególności krzesła do wyposażenia podstawowego stało się powodem wątpliwości wielu pracodawców, którzy uznali, że skoro krzesło nie jest wymienione jako wyposażenie podstawowe, to wymagania w zakresie bezpieczeństwa oraz ergonomii zawarte w załączniku do rozporządzenia w tym zakresie mają charakter niewiążących zaleceń i rekomendacji, a nie obowiązującego prawa. Jednak trzeba pamiętać, że to, iż zarówno stół, jak i krzesło nie zaliczają się do wyposażenia podstawowego na gruncie definicji stanowiska pracy, nie oznacza, że mogą być one dowolne (np. w zakresie regulowanych podłokietników). Zarówno stół, jak i krzesło powinny więc spełniać wymogi zawarte w załączniku do rozporządzenia.
Wśród wyposażenia opcjonalnego nowa definicja stanowiska pracy wymienia stację dysków, drukarkę, skaner, uchwyt na dokumenty oraz podnóżek. Wydaje się, że nie jest to katalog zamknięty i tym samym – w zależności od specyfiki wykonywanych obowiązków – wyposażenia opcjonalnego może być więcej. Załącznik do rozporządzenia odnosi się do uchwytu na dokumenty oraz podnóżka, które są przydzielone na życzenie. Nie odnosi się jednak do pozostałych wspomnianych elementów wyposażenia opcjonalnego. Można zatem przyjąć, że ich udostępnienie będzie zależało od oceny pracodawcy, który będzie kierował się zakresem obowiązków. Jeżeli przykładowo pracownik ma pracować wyłącznie na dokumentach elektronicznych, trudno uzasadniać potrzebę zapewnienia mu drukarki, natomiast konieczny może się okazać skaner.
Zastosowanie rozporządzenia do systemów przenośnych
Ułomnością obowiązujących przez wiele lat regulacji był brak odniesienia się do urządzeń przenośnych, takich jak laptopy. Nowe przepisy wypełniają lukę prawną, jednak nie definiują, czym systemy przenośne są. Można przyjąć, że chodzi o przenośne urządzenia komputerowe. Oczywiście teoretycznie da się również przenieść komputer stacjonarny, monitor i całą resztę wyposażenia, jednak nie jest to proste wyzwanie dla jednej osoby. Można zatem przyjąć, że systemy przenośne, o których mowa w rozporządzeniu, to przede wszystkim laptopy, ostatecznie również duże tablety.
Rozporządzenie, w tym jego załącznik, mają zastosowanie do systemów przenośnych, jednak wyłącznie przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Jeżeli zatem pracodawca stosuje systemy przenośne nieprzeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, wówczas nie ma obowiązku, aby stanowiska komputerowe były zorganizowane zgodnie z wymaganiami bhp oraz ergonomii, które wynikają z rozporządzenia. [przykład 1]
przykład 1
Ważny czas wykonywania pracy
Pracodawca zatrudnia dwóch pracowników wykonujących pracę tego samego rodzaju. Jeden i drugi wykorzystuje system przenośny (laptop), ale jeden pracownik pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy, wykorzystując system przenośny przez sześć godzin, zaś drugi pracuje na pół etatu, wykorzystując system przenośny przez dwie godziny.
W powyższym przypadku przepisy rozporządzenia, w tym w zakresie wymagań bhp oraz ergonomii, będą miały zastosowanie wyłącznie do pracownika, który wykorzystuje system przenośny przez sześć godzin. Drugi z pracowników nie może mieć roszczenia w sprawie zapewnienia mu tak samo wyposażonego stanowiska pracy jak przypadku pierwszego pracownika, w tym dodatkowych akcesoriów, wyłącznie na tej podstawie, że wykonuje pracę tego samego rodzaju. ©℗
Z załącznika do rozporządzenia wynika bardzo istotna dla systemów przenośnych zasada. Zgodnie z nią w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz. W przypadku stanowisk pracy wyposażonych w systemy przenośne, które zostały utworzone po wejściu w życie rozporządzenia (17 listopada 2023 r.), stanowiska te od samego początku powinny być wyposażone w powyższe akcesoria. Stanowiska utworzone wcześniej mogły być użytkowane z pominięciem przepisów nowego rozporządzenia przez okres sześciu miesięcy od dnia jego wejścia w życie.
W przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy pracodawca ma wybór w zakresie organizacji, w tym dostosowania stanowisk pracy. Ma prawo zastosować albo stacjonarny monitor ekranowy (przepisy nie definiują, czym jest stacjonarny monitor ekranowy), albo podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika.
Należy przyjąć, że stacjonarny monitor to nic innego jak monitor ekranowy będący osobnym urządzeniem (osobnym od komputera przenośnego – z ekranem jako zintegrowaną częścią – który nie sposób uznać za monitor stacjonarny).
Pracodawca ma pełne prawo wyboru w zakresie tego, czy zastosuje zewnętrzny monitor stacjonarny czy podstawkę unoszącą ekran systemu przenośnego. Tańszym rozwiązaniem są oczywiście podstawki, które jednak nie rozwiązują problemu mało komfortowej pracy w sytuacji, gdy system przenośny zapewnia niewielką powierzchnię roboczą ekranu. Jeżeli system przenośny ma małą przekątną ekranu i niską rozdzielczość, a pracownik miałby pracować na wielu otwartych dokumentach (oknach) w tym samym czasie, wówczas wręcz niezbędne wydaje się być zapewnienie odpowiednio dużego monitora.
Trzeba podkreślić, że pracownicy, którzy są przyzwyczajeni do pracy z wykorzystaniem systemu przenośnego bez dodatkowych akcesoriów, nie mogą odmówić korzystania z nich. Organizacja stanowiska pracy pracownika wyposażonego w system przenośny nie jest bowiem opcją na życzenie pracownika, tak jak ma to miejsce w przypadku podnóżka lub uchwytu na dokumenty (o czym w dalszej części tekstu).
Uwaga! Rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, w tym jego załącznik, mają zastosowanie do systemów przenośnych, jednak wyłącznie do przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Przepisy te stosuje się również do pracowników zdalnych.
Również w przypadku pracy zdalnej
Dużo wątpliwości nowe przepisy budziły w kontekście możliwości wykonywania pracy w trybie zdalnym i hybrydowym. Należy pamiętać, że obecnie miejscem pracy nie musi być wyłącznie teren zakładu pracy. Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).
Przyjmując, że przeważająca część pracowników zdalnych wykorzystuje systemy przenośne, powstał kluczowy dla pracodawców zatrudniających pracowników zdalnych dylemat: czy należy wobec nich zastosować analogiczne rozwiązania jak w przypadku pracowników pracujących na terenie zakładu pracy. Należy w tym miejscu zauważyć, że z art. 6724 par. 1 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465) dotyczącego pracy zdalnej jednoznacznie wynika, że obowiązkiem pracodawcy jest zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Uwzględniając powyższe, należy więc przyjąć, że w przypadku gdy w ramach pracy zdalnej wykorzystywane są systemy przenośne przeznaczone do użytkowania na stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, to stanowisko pracy pracownika zdalnego powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz. Taki wniosek można wysnuć z tego, że rozporządzenie zawiera zamknięty katalog wyłączeń, a więc przypadków, gdy nie ma ono zastosowania. Wśród tych wyłączeń nie ma stanowisk pracy pracowników zdalnych, a tym samym należy przyjąć, że powinny być one zorganizowane zgodnie z przepisami rozporządzenia.
Monitor ekranowy – nie wszystko jasne
Sama definicja monitora ekranowego się nie zmieniła. Nadal jest on określany jako urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu. Uproszczone zostały natomiast parametry dotyczące ergonomii monitorów ekranowych. Problematyczną kwestią mogą być jednak wymogi dotyczące parametrów obrazu, który powinien być w szczególności stabilny, bez migotania lub innych form niestabilności. Przy czym przepisy nie definiują, czym jest migotanie, co może stwarzać problemy, zwłaszcza w przypadku monitorów ekranowych wykorzystujących efekt szybkiego migotania związanego z podświetleniem ekranu. Jeżeli urządzenia wykorzystują tego typu technologię, nie można wykluczyć dolegliwości pracowników takich jak bóle głowy czy problemy w obszarze narządu wzroku. Tym samym warto zweryfikować, najlepiej u producenta urządzeń, czy stosowane w procesach pracy monitory wykorzystują efekt mrugania (migotania) ekranu.
Warto zauważyć, że przepisy rozporządzenia zupełnie nie odnoszą się do parametrów monitorów ekranów w zakresie ich wielkości, proporcji ekranu, rozdzielczości wyświetlanego obrazu, co dotyczy również stosowanych systemów przenośnych. Pracodawca w przypadku doboru konkretnej wielkości monitora powinien jednak kierować się zakresem obowiązków pracownika.
Klawiatura oraz mysz – jako elementy odrębne
Zasadą jest, że klawiatura oraz mysz powinny stanowić osobne elementy wyposażenia podstawowego stanowiska pracy. Oznacza to, że powinny one stanowić urządzenia niezależne od siebie, czyli takie, które można niezależnie przemieszczać oraz niezależnie umieścić w obrębie stanowiska pracy.
Odrębność klawiatury oraz myszy od pozostałych elementów wyposażenia ma zastosowanie nie tylko w przypadku korzystania z komputerów stacjonarnych, gdzie kwestia niezależności klawiatury oraz myszy nie budzi większej wątpliwości, lecz również w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. [przykład 2]
przykład 2
Touchpad nie zastąpi myszy
Pracodawca zapewnia klawiaturę wyposażoną w płytkę dotykową z przyciskami, która niejako posiada funkcję myszy komputerowej. Pracodawca uznał, że skoro klawiatura posiada manipulator, to nie musi zapewniać myszy.
Postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe. Nie można bowiem uznać, że usytuowana w obrębie klawiatury płytka dotykowa jest osobnym elementem wyposażenia. W takiej sytuacji pracodawca ma prawo pozostawić na stanowisku pracy taką klawiaturę, jednak niezbędnym będzie doposażenie stanowiska w zewnętrzną myszkę.
Istotną wątpliwością jest możliwość stosowania zintegrowanej klawiatury systemu mobilnego, w przypadku gdy będzie on podłączony do zewnętrznego monitora stacjonarnego. Nie będzie właściwym postępowaniem niezapewnienie pracownikowi klawiatury zewnętrznej i zobowiązanie go do pracy z wykorzystaniem klawiatury laptopa nawet przy wyłączonym ekranie. Klawiatura laptopa nie jest bowiem klawiaturą stanowiącą odrębny element wyposażenia podstawowego stanowiska pracy. Jest to klawiatura zintegrowana, będąca częścią systemu mobilnego. ©℗
Regulacja krzesła
Jak już wspomniano wcześniej, mimo że krzesło nie zostało zaliczone do podstawowych elementów wyposażenia stanowiska pracy wyposażonego w monitor ekranowy, musi ono spełniać kryteria zawarte w załączniku do rozporządzenia. Oznacza to, że powinno posiadać nie tylko stabilną, co najmniej pięciopodporową podstawę, regulację wysokości siedziska i jego odpowiednie wyprofilowanie, ale również regulowane podłokietniki.
Regulacja podłokietników budzi najwięcej emocji wśród pracodawców. Należy bowiem zauważyć, że wcześniej przepisy wymagały, aby krzesło komputerowego stanowiska pracy było wyposażone w podłokietniki, jednak nie musiały one być regulowane. Tak więc krzesła posiadające podłokietniki bez regulacji będą musiały być wymienione na takie, które regulacje posiadają, chyba że będzie istniała możliwość zastąpienia podłokietników nieregulowanych podłokietnikami regulowanymi i takie krzesło jako całość będzie spełniało wymagania w zakresie bezpieczeństwa oraz ergonomii.
Przepisy zobowiązują pracodawców do zapewnienia krzesła wyposażonego w regulowane podłokietniki, nie wskazując jednak zakresu takiej regulacji. Oznacza to, że w zupełności wystarczającą opcję będzie regulacja podłokietników w zakresie góra-dół lub w innej płaszczyźnie (np. przód-tył).
Mechanizmy regulacji wysokości siedziska i pochylenia oparcia powinny być łatwo dostępne i proste w obsłudze oraz tak usytuowane, aby regulację można było wykonywać w pozycji siedzącej. Warto zwrócić uwagę, że powyższa zasada nie dotyczy bezpośrednio podłokietników, co oznacza, ich regulacja może się odbywać dopiero po zejściu z krzesła.
Na życzenie uchwyt na dokumenty oraz podnóżek
Do opcjonalnych elementów wyposażenia stanowiska pracy wyposażonego w monitor zaliczyć należy w szczególności uchwyt na dokumenty oraz podnóżek. Oba elementy powinny być zapewnione na życzenie pracownika. W przypadku uchwytu na dokumenty warunkiem jego zapewnienia jest nie tylko życzenie pracownika, lecz również konieczność korzystania z dokumentów. Problematyczne może być jednak to, że dokumenty nie zostały zdefiniowane w zakresie ich formy – wydaje się, że twórcom przepisu chodziło o dokumenty w tradycyjnej formie papierowej.
Aktualizacja oceny
Na stanowiskach pracy wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca musi przeprowadzić ocenę warunków pracy. Szczegółowy jej zakres wynika z rozporządzenia. Należy jednak pamiętać, że jest to ocena odrębna od oceny ryzyka zawodowego. Ma ona bowiem charakter szczególny, przeznaczony do przypadków, kiedy w procesach pracy funkcjonują stanowiska wyposażone w monitory ekranowe.
Jeżeli pracodawca przeprowadził ocenę komputerowych stanowisk pracy przed wejściem w życie zmian w rozporządzeniu, nie oznacza to, że nie będzie jej musiał ponowić w związku z dostosowaniem stanowisk pracy do nowych wymagań. Z przepisów bowiem jednoznacznie wynika, że ocena warunków pracy powinna być przeprowadzana w szczególności dla nowo tworzonych stanowisk oraz po każdej zmianie organizacji i wyposażenia stanowisk pracy. Na podstawie oceny pracodawca jest obowiązany podejmować działania mające na celu usunięcie stwierdzonych zagrożeń i uciążliwości. ©℗