Pracodawcy postulują, by więcej wniosków i oświadczeń pracowników można było składać e-mailowo. Resort pracy zapowiada pogłębioną analizę kodeksu pracy w celu ewentualnej zmiany przepisów.
Pracodawcy RP chcą ujednolicenia form czynności wymaganych przez kodeks pracy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ma się przyjrzeć sprawie. Czasem przepisy kodeksu wskazują, że dana czynność ma być dokonana „na papierze” albo „na piśmie”, innym razem że „w formie pisemnej”. A sformułowania te bywają też różnie interpretowane przez sądy. Odrębnie w kodeksie pojawia się też „postać pisemna”. Podobnie niektóre regulacje mówią o „formie elektronicznej”, a jeszcze inne – o „postaci elektronicznej”.
– Chcemy, aby po pierwsze, ujednolicić nazewnictwo, a po drugie, aby pracownik mógł składać określone dokumenty w formie dokumentowej, np. przez e-mail, i aby takie uprawnienie dotyczyło wszystkich pracowników, a nie tylko, jak to ma miejsce obecnie, pracowników wykonujących pracę zdalną – wskazuje Katarzyna Siemienkiewicz, ekspertka ds. prawa pracy Pracodawców RP.
Organizacja zastrzega, że uproszczenie w kierunku szerszego stosowania formy dokumentowej nie odnosiłoby się do nawiązywania i rozwiązywania umów o pracę. W tym zakresie jest pożądany większy formalizm.
Utrudnienia dla firm
Zdaniem Pracodawców RP zmiany są konieczne, bo obecne zróżnicowanie pojęciowe znacząco utrudnia firmom funkcjonowanie (patrz: infografika). A sam kodeksowy wymóg zachowania formy pisemnej jest źródłem m.in. problemów organizacyjnych, w tym trudności w przekazywaniu dokumentów osobom pracującym w innych lokalizacjach niż osoby reprezentujące pracodawcę (np. z działów kadr).
Jak wskazuje dr Magdalena Zwolińska, adwokat, partner w HR Legal Solutions, postulat Pracodawców RP należy ocenić pozytywnie.
– Obecne rozwiązania ze względu na różnorodność przewidzianych w kodeksie form powodują wiele problemów natury organizacyjnej związanych m.in. z potrzebą uzyskania własnoręcznego bądź kwalifikowanego podpisu, który wciąż jest rzadkością wśród pracowników. Należy umożliwić pracownikom korzystanie z postępu technologicznego – przekonuje. Jej zdaniem ujednolicenie form zdecydowanie wpłynęłoby na ich lepsze zrozumienie nie tylko przez pracowników, lecz także pracodawców.
– Ponadto nowe rozwiązania zapewniłyby pracownikom, którzy wykonują pracę poza siedzibą pracodawcy, np. pracownikom zdalnym, bezpośredni dostęp do dokumentów w formie elektronicznej, co równocześnie zmniejszyłoby ryzyko ich zagubienia oraz wpłynęłoby na szybszy obrót dokumentacji pracowniczej – zauważa dr Zwolińska.
W odpowiedzi na pytanie DGP, czy ministerstwo rozważa wprowadzenie takich zmian do kodeksu, resort informuje, że zapoznał się z propozycjami Pracodawców RP. Zastrzega również, że podjęcie prac legislacyjnych wymagałoby dokładnej analizy. Jednocześnie resort przyznaje, że kodeksowa nomenklatura jest niejednolita.
– Terminologia w zakresie form czynności prawnych w odniesieniu do dokonywania różnych czynności prawnych i faktycznych jest zróżnicowana. W związku z powyższym postulowany przez Pracodawców RP kierunek zmian kodeksu pracy zostanie poddany pogłębionej analizie – wskazuje MRPiPS.
Niepełna satysfakcja
Pracodawcy nie są jednak usatysfakcjonowani.
– Nie takiej odpowiedzi się spodziewaliśmy. Nie wiemy bowiem, kiedy możemy się spodziewać propozycji zmian ze strony ministerstwa. Jednak sam fakt przyznania nam racji, że kodeks posługuje się szerokim zakresem pojęć, napawa nas nadzieją, że tym tematem resort się zajmie – komentuje Katarzyna Siemienkiewicz. – Oczywiście zdajemy sobie sprawę, że proponowane przez nas zmiany nie są priorytetowe. Uważamy jednak, że resort powinien je wprowadzić przy okazji najbliższej nowelizacji kodeksu pracy – wskazuje.
Ekspertka zwraca przy tym uwagę, że resort odnosi się w zasadzie tylko do kwestii ujednolicenia nazewnictwa, ale milczy w sprawie upowszechnienia postaci elektronicznej. Organizacja domaga się, aby nastąpiło to poprzez wyraźne odesłanie do przepisów o formie dokumentowej w kodeksie cywilnym.
– Ujednolicenie nazewnictwa pozwoli na zniwelowanie wątpliwości interpretacyjnych. Równolegle jednak w naszej ocenie zmiany powinny iść w kierunku uproszczenia regulacji, a sposobem na to jest umożliwienie składania ich w postaci elektronicznej, czyli de facto e-mailem. Niestety do tej ostatniej kwestii ministerstwo w ogóle się nie odnosi – mówi Katarzyna Siemienkiewicz. I zapowiada, że Pracodawcy RP dalsze kroki będą kierować do Ministerstwa Cyfryzacji.
– Zmiany muszą iść w kierunku ułatwień dla pracowników i pracodawców. Problem jest systemowy i wymaga przyjrzenia się całemu k.p. – stwierdza Siemienkiewicz.
Stanowisko przesłane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na prośbę DGP stanowi odpowiedź na postulaty ujednolicenia regulacji i uproszczenia komunikacji między stronami stosunku pracy, zgłoszone w ostatnim czasie przez Pracodawców RP. Organizacja ta w kwietniu wystąpiła do MRPiPS z oficjalnym apelem w sprawie zmian legislacyjnych w kodeksie pracy (k.p.). Zgłoszone propozycje dotyczą z jednej strony ujednolicenia form składanych przez pracownika oświadczeń woli, wniosków i zgód, z drugiej zaś – ich elektronizacji w większym zakresie, niż to ma miejsce obecnie. ©℗