Według dostępnych danych koszty druku mogą pożerać od 2 do 4 proc. całego przychodu małych biznesów.
Oczywiście wiele zależy od zakresu działalności przedsiębiorstwa oraz opracowanych narzędzi pracy. Jednak sama specyfika współczesnego biznesu sprawia, że drukarki w polskich biurach, studiach, salonach i zakładach pracy pracują niemal non stop. Dokumentacja, archiwizacja - kartka za kartką, toner za tonerem pompujemy słupek niezbędnych kosztów, np. by księgowość działała tip-top.
Koszty druku dają się we znaki przedsiębiorcom zwłaszcza po 2022 roku, kiedy ceny papieru wystrzeliły. Koszt niektórych papierowych produktów wzrósł wtedy nawet dwukrotnie, z powodu wyższych cen surowców. Dawniej marginalny, koszt zakupu papieru i ewoluował w obciążenie wynoszące do 300 - 400 zł rocznie, za każdego zatrudnionego pracownika. W średniej firmie zatrudniającej 50 osób daje to 20 tys. zł rocznie, co przekłada się na ponad 1600 zł miesięcznego wydatku.
Dlatego nie dziwi, że czołowi producenci urządzeń drukujących silnie stawiają na maszyny generujące oszczędności w firmie.
Przykładem jest tutaj Canon, z jego wyspecjalizowaną serią produktów i-SENSYS. Urządzenia drukujące i-SENSYS są projektowane z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach, a także osobach pracujących na home office. Rozwiązania Canona powiązane z chmurą, aplikacją towarzyszącą i panelem administratora to coś więcej niż tylko marketingowe frazesy. Nowoczesne narzędzia drukarki mają wymierne przełożenie na takie obszary działania firmy jak komunikacja, bezpieczeństwo, wydajność oraz... tak jest, zgadliście, oszczędność.
Część przedsiębiorców niestety wciąż nie zdaje sobie sprawy z oszczędności, jakie może przynieść nowoczesne, dobrze dopasowane do potrzeb firmy urządzenie drukujące. Dlatego postanowiłem opisać ten temat, w odniesieniu do możliwości modelu Canon i-SENSYS MF463dw, stanowiącego aktualnie nasze główne urządzenie drukujące. Zostałem zatem administratorem druku w redakcji Spider’s Web, przyjmując awans z zaszczytami. Zaraz potem wziąłem się za konfigurację Canona, szukając w nim funkcji pozwalających zaoszczędzić na druku w firmie. Oto rezultaty:
1. CZY TO ABY MUSI BYĆ NA PAPIERZE? Wysyłanie skanu dokumentu pracownikom firmy prosto na służbowego maila
Księgowi chodzący od biurka do biurka pracowników, kładąc na nich służbowe dokumenty, to obraz biznesu, ale sprzed dekady lub dwóch. Współczesne urządzenia drukujące zapewniają szyfrowane systemy komunikacji, umożliwiające przesyłanie dokumentów bez ani jednej zadrukowanej strony. Urządzenia takie jak Canon i-SENSYS MF463dw posiadają systemowe książki adresowe, które są czymś więcej niż tylko zbiorem adresów e-mail. Z ich poziomu możemy tworzyć grupy robocze - np. „kadr albo” albo „drugie piętro”, a następnie wysyłać określone treści na skrzynki wskazanych adresatów.
Przykładowo, zamiast kopiować kilkadziesiąt razy ważny dokument podpisany odręcznie przez szefa, można go zeskanować, a następnie wysłać do wszystkich zainteresowanych. Taka operacja to w zależności od konfiguracji od dwóch do sześciu dotknięć panelu drukarki. Nie dość, że oszczędzamy kilkadziesiąt kartek, to jeszcze pracownicy błyskawicznie otrzymują dokumenty.
2. KONTROLUJEMY ZUŻYCIE. Limity miesięczne i stan eksploatacji w czasie rzeczywistym
Urządzenia takie jak i-SENSYS MF463dw zapewniają dostęp do danych zużycia, zawierających wszystkie informacje dotyczące procesu drukowania w firmie. W ten sposób pracodawca jest w stanie oszacować typowe zużycie papieru, powyżej którego dochodzi do wartych zbadania anomalii. Znając realne zapotrzebowanie na druk w firmie, pracodawca/administrator może ustalać ogólne liczbowe limity druku, na przykład w okresie miesiąca. Co stanie się po przekroczeniu takiego limitu?
To już zależy od przedsiębiorcy i tego, jak skonfigurował drukarkę. Przykładowo, urządzenie może odmawiać dalszych poleceń druku. Może też drukować wszystko bez oporów, ale pracodawca otrzyma powiadomienie w aplikacji Canon PRINT Business o przekroczonym limicie. Ba, administrator druku może nawet odbierać prośby o druk po przekroczeniu limitu, a następnie indywidualnie je rozpatrywać z poziomu aplikacji.
3. DZIAŁ B, NIE PRZESADZAJCIE. Unikalne kwoty dla poszczególnych działów i pracowników
Czasem zdarza się, że opisane wyżej limity druku - chociaż pomocne w generowaniu firmowych oszczędności - nie odzwierciedlają dynamicznej specyfiki prowadzonego biznesu. Tutaj z pomocą przychodzą zaawansowane ustawienia panelu administratora w aplikacji Canon PRINT Business, dotyczące unikalnych kwot druku dla poszczególnych grup roboczych.
Dzięki temu rozwiązaniu surowsze limity mogą dotyczyć tylko poszczególnych działów, podczas gdy inne - na przykład księgowość – wciąż będzie drukować bez ograniczeń. Drukarka rozpozna kto z niej korzysta po kodzie PIN i loginie, za każdym razem weryfikując uprawnienia. W ten sposób pracodawca eliminuje sytuacje, w których działy teoretycznie niepotrzebujące licznych wydruków, z różnych powodów drenują zapasy papieru i tuszu.
4. ALE NIE W KOLORZE TO! Alokacja jakości wydruku do konkretnych grup roboczych.
Rozwinięciem dopasowanych kwot wydruku do konkretnych stanowisk jest opcja przypisania jakości wydruków dla tychże. Wszakże wewnętrza komunikacja działu kadr nie musi odbywać się w kolorze i na najlepszym papierze. Te zasoby bardziej przydadzą się działom reklamy i marketingu, przygotowującym materiały na spotkania z klientami.
Mając urządzenie drukujące takie jak Canon i-SENSYS MF463dw, administrator zyskuje możliwość wybrania, która grupa robocza może drukować w kolorze, która zawsze musi korzystać z druku dwustronnego, a która może sobie pozwolić na druk w maksymalnej jakości.
5. NAPRAWDĘ MUSISZ DRUKOWAĆ TE 400 STRON? Autoryzacja druku powyżej określonego wolumenu
Prowadząc regularne rekrutacje, pracodawcy na własnej skórze przekonują się, jak różni potrafią być ludzie. Kiedy sam byłem na stażu w jednej z katowickich korporacji, widziałem jak etatowy pracownik bez mrugnięcia okiem drukował sobie... całą książkę. Tak po prostu. Posiadał wersję pdf i doszedł do wniosku, że wygodniej będzie mu czytać w autobusie z kartek.
Nowoczesne urządzenia drukujące takie jak Canon i-SENSYS MF463dw potrafią informować, kiedy pracownik chce wydrukować spory dokument. Przykładowo, taki z ponad 200 czy 400 stronami. Podczas próby takiego druku admin otrzyma powiadomienie, zgadzając się lub odmawiając wykonania polecenia. Autoryzacja druku o wysokim wolumenie pozwala wygenerować istotne oszczędności, np. zachęcając drukującego do skorzystania z opcji druku dwustronnego albo rezygnacji z druku w kolorze.
6. TRZY WNIOSKI ZAMIAST JEDNEGO. Gotowe szablony druku optymalizują zużycie papieru
W wielu przedsiębiorstwach - zwłaszcza takich nastawionych na bezpośredni kontakt z klientem - nieustannie drukuje się te same dokumenty. Na przykład wnioski, formularze czy umowy wyrażające rozmaite zgody. Wtedy, drukując klientowi taki formularz i dając go do podpisu, regularnie marnujemy masę papieru.
Rozwiązaniem pozwalającym ograniczyć zużycie papieru są Skróty formularzy dostępne na urządzeniach i-SENSYS. Skróty to polecenia druku najczęściej wykorzystywanych plików, co nie tylko przyspiesza pracę, ale też może prowadzić do oszczędności. Wystarczy, że zamiast jednego formularza umieścimy na projekcie A4 dwa albo trzy, które potem rozdziela się szybkim cięciem nożyczek. Zabawa w wycinanie jest niedogodnością, lecz widziałem w życiu zbyt wiele malutkich grafików zapełniających mniej niż połowę kartki, by nie widzieć tu pola do oszczędności.
7. PRZECHODZIMY NA EKO. Tryb automatycznego wyłączenia w drukarce firmowej to must have
Papier to nie jedyny surowiec, który odczuwalnie podrożał. Innym jest energia. Gdy w perspektywie nadchodzących miesięcy wisi nad nami widmo aż dwukrotnego wzrostu cen prądu, konieczne jest szukanie oszczędności także na energetycznym odcinku frontu. Tymczasem w wielu biurach urządzenia drukujące są włączone w rybie 24/7. Co prawda oszczędni przedsiębiorcy odłączają sprzęty od kontaktu, ale kiedy firma się rozrasta kontrola nad każdym podłączonym urządzeniem staje się żmudnym zadaniem.
Tutaj pojawia się kolejna ciekawa funkcja drukarek i-SENSYS, to jest harmonogram pracy oraz zdalne włączenie i wyłączanie. Wystarczy jeden przycisk w aplikacji Canon PRINT Business, aby oddalona o dziesiątki kilometrów drukarka wyłączyła się. Świetne rozwiązanie, jeśli zapomnieliśmy odłączyć ją manualnie. Administrator ma zdalną kontrolę nad wszystkimi urządzeniami w biurze, decydując o ich włączeniu/wyłączeniu. Jeśli praca przedsiębiorstwa odbywa się w usystematyzowanych godzinach, świetnym pomysłem jest wykorzystanie grafiku działania.
Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom firmowe oszczędności to już nie tylko banały o kolorze i dwustronnym druku.
Szukając porad dotyczących oszczędności związanych w drukiem, można odnieść wrażenie, że większość autorów takich poradników zatrzymała się w 1999 roku. W sieci pełno jest banałów o dwustronnym druku oraz oszczędzania na kolorowych tuszach. Tymczasem urządzenia drukujące na dobre weszły w erę chmury, zdalnego dostępu oraz elastycznej konfiguracji, o jakiej dawniej można było wyłącznie pomarzyć.
Przydział jakości druku do konkretnych działów, autoryzacja drukowanych treści, przesyłanie skanowanych dokumentów przez książkę adresową na służbowe maile - to rozwiązania, o których powinni wiedzieć polscy pracodawcy. Mądrości z lat 90, chociaż wciąż aktualne, nie oddają specyfiki współczesnego biznesu, z jego wyzwaniami oraz możliwościami.
W charakterze oszczędności można także rozpatrywać ceny nowoczesnych urządzeń drukujących dla biznesu, znacznie przystępniejsze niż kilka lat temu. Testowany Canon i-SENSYS MF463dw to topowa pozycja oferująca kompletny pakiet możliwości nie tylko dla małych, ale także średnich firm. Tymczasem maszyna kosztuje około 1800 zł. Nieźle jak na biurowy sprzęt na długie lata.